2021-11-02 rekenkamerrapport participatie incl bestuurlijke reactie

Het college van B en W heeft op 14 november 2018 een opiniërend raadsvoorstel in het kader van de Centrumvisie voorgelegd aan de gemeenteraad.

•

Op 14 mei 2019 begon het participatieproces met een grote inloopbijeenkomst. Inwoners en ondernemers waren onder andere via een brief uitgenodigd voor deze bijeenkomst.

•

Daarna gingen kleinere Visiegroepen van start, die in totaal vier keer bijeengekomen zijn.

•

Tijdens het evenement ‘Rollend Teylingen’ zijn de organisatoren van het proces de drie centra ingegaan om met bewoners en bezoekers te praten.

•

Het burgerpanel is ingeschakeld en ook jongeren hebben een enquête ingevuld.

•

In Voorhout, Warmond en Sassenheim heeft een passantenonderzoek plaatsgevonden en vanuit alle kernen konden mensen op verschillende momenten meepraten op de website www.centrumvisieteylingen.nl.

•

In het najaar van 2019 zijn er gesprekken gevoerd met partijen die veel genoemd werden in het participatieproces en die belangrijk zijn voor het slagen van de Centrumvisie.

•

Als afsluiting van het proces zijn in september 2020 per kern webinars gegeven om bij belanghebbenden te toetsen of hetgeen wat is opgeschreven is zoals verwacht.33

•

Op 17 december 2020 is de Centrumvisie inclusief de geactualiseerde detailhandelsvisie vastgesteld door de raad.34

•

Het college heeft het uitvoeringsprogramma vastgesteld en de gemeenteraad heeft in maart 2021 budget vrijgemaakt.35

Het plan was om in april 2020 te toetsen. Door COVID-19 heeft dit later plaatsgevonden dan gepland. Zie https://www.sab.nl/centrumvisie-teylingen/ 34 Raadsvoorstel Besluitvormend Centrumvisie (17 december 2020). 35 Teylingen.nl (z.d.). via: https://www.teylingen.nl/centrumvisieteylingen 33

64061 – Openbaar

22

Figuur 4. Participatieproces en -vormen Centrumvisie (bron: Centrumvisie Teylingen, oktober 2020) Naast de participatievormen in figuur 4 was er een interactieve website opgezet die zich meeontwikkelde met de visie (www.centrumvisieteylingen.nl). Via onder meer social media en offline communicatie (kranten) werd naar deze website verwezen.36 Een (nog) uitgebreidere beschrijving van het participatietraject (met inhoudelijke aandachtspunten per kern) is te vinden in de daadwerkelijke Centrumvisie Teylingen.37 Op sociale media en op de website van de gemeente is bekendgemaakt dat de Centrumvisie vastgesteld is en dat het college aan de slag gaat met het uitvoeringprogramma. Na vaststelling van het uitvoeringsprogramma in maart 2021 en de raadsbespreking over beschikbare middelen zal er een doorkijkje worden gegeven naar wat er in 2021 gerealiseerd gaat worden. Ook wordt duidelijk gemaakt op welke onderdelen participatie plaatsvindt met bewoners en/of ondernemers.38

6.3.2 Bevindingen documenten Input Het opstellen van een Centrumvisie als belangrijke basis voor de ontwikkeling van de drie dorpskernen (één visie per kern, maar in één document) vormde een van de speerpunten binnen het raadsprogramma Vitaal Teylingen. In dit raadsprogramma was al opgenomen dat ‘de Centrumvisie tot stand moeten komen in samenspraak met ondernemers, inwoners en bezoekers’.39 Het doel van die visie is om de huidige en toekomstige problemen, kansen en uitdagingen in de centra spelen integraal te kunnen afwegen. Hiervoor wordt, met de Centrumvisie als basis, een uitvoeringsprogramma opgesteld, waarmee de ‘respectievelijke aanpassingen van bestaande beleidsplannen volgen en zal eventueel nieuw beleid worden vastgesteld’40 (denk bijvoorbeeld aan het parkeerbeleid, bestemmingsplan, laad- en losplaatsen, venstertijden, wellicht autoluwe of autovrije gedeelten, andere verkeerscirculatie, aanpassing openbaar groen, uitstallingenbeleid, detailhandelbeleid, etc.). Een belangrijk onderdeel van de Centrumvisie is dat het college dit in ‘participatie met alle key stakeholders, zoals ondernemers, bewoners, bezoekers, gemeenteraad, city management, politie en nooddiensten, etc.’41 heeft aangepakt. Het opiniërend raadsvoorstel in het kader van de Centrumvisie werd onder andere gebruikt om input op te halen bij de gemeenteraad op de volgende punten42: •

‘Welke onderdelen moeten in de centrumvisie worden opgenomen (scope)?

•

Op welke wijze wil de raad betrokken worden tijdens de totstandkoming van de Centrumvisie (proces)?

Rapport Overmorgen. (23 januari 2019). Plan van aanpak Centrumvisie en Detailhandelvisie ‘Samenwerken aan aantrekkelijke en toekomstbestendige centra’. 37 Centrumvisie Teylingen. (oktober 2020). 38 Teylingen.nl (z.d.). via: https://www.teylingen.nl/centrumvisieteylingen 39 Raadsprogramma (2018-2022). ‘Vitaal Teylingen: samen maken we de toekomst’, p. 23. 40 Raadsvoorstel opiniërend Centrumvisie Teylingen (14 november 2018). p. 2. 41 Raadsvoorstel opiniërend Centrumvisie Teylingen (14 november 2018). p. 2. 42 Raadsvoorstel opiniërend Centrumvisie Teylingen (14 november 2018). p. 3. 36

64061 – Openbaar

•

23

Welke criteria zou u willen meegeven waar de marktpartij op geselecteerd dient te worden om ervoor te zorgen dat het juiste bureau wordt gekozen en de kans het grootst is op een goede, gedragen en inspirerende visie (succesfactoren)?’43

De gemeenteraad is in een vroeg stadium betrokken bij het project: tijdens het voorbereiden van de uitvraag voor het selecteren van het bureau voor de uitvoering van het traject tot de Centrumvisie (inclusief actualisatie van de Detailhandelvisie), maar ook bij het kennisnemen van de thema’s die voor de raad urgent zijn om mee te nemen in de Centrumvisie. Voor het college is het van belang dat de inhoud politiek breed gedragen wordt. De bevoegdheid van het selecteren van een bureau, op basis van een door hen op te stellen plan van aanpak (PvA), ligt bij het college. Bureaus zijn uitgenodigd op basis van de criteria die met de raad zijn besproken. 44 Op basis van het eerdergenoemde opiniërend raadsvoorstel wordt aangegeven dat ‘aan de samenleving de uitgangspunten en een financieel kader goed duidelijk [gemaakt worden]’. 45 Vervolgens wordt besloten dat: ‘de uitkomsten van de behandeling in de commissie Duurzaam, Economie en Bestuur van 14 november 2018 aan het college worden meegegeven, waarbij onder andere is afgesproken aan de raad een plan van aanpak voor te leggen inclusief verwachtingenpatroon, tijdplan en keuze van het participatieniveau.’46 Het belang om het participatietraject te beginnen met heldere kaders/verwachtingen, werd aangegeven door raadsleden. Ook de communicatie naar de inwoners en ondernemers toe werd belangrijk geacht.

47 Tot slot geldt dat ontwikkeling van de Centrumvisie in cocreatie met de omgeving een belangrijk uitgangspunt was. Deze aanpak is bewust gekozen als leerervaring in het kader van de Omgevingswet. 48

Throughput Het bureau dat de gunning heeft gewonnen, heeft vervolgens een plan van aanpak gemaakt met daarin een participatiestrategie. Het plan is vervolgens ter informatie verstuurd naar de gemeenteraad. De gemeenteraad is daarna uitgenodigd voor een startbijeenkomst met inwoners. De raad is steeds op de hoogte gehouden over de stand van zaken door middel van raadsbrieven, -notities -memo’s. Voorbeelden zijn: •

een raadsbrief waarin de raad geïnformeerd over de bureauselectie en planning49

•

een raadsmemo over de bureauselectie en dat het plan van aanpak toegezonden zal worden50

•

de notitie (met daarin ook informatie over ‘visie per kern’, de memo over de planning en wat nodig is in het proces tot aan besluitvorming (hierin worden te zetten stappen beschreven, wordt uiteengezet van wie er draagvlak nodig is en wordt vermeld dat de raad geïnformeerd wordt, deze zich opiniërend moet uitspreken en dat versies van de visies geagendeerd zullen worden).51

Daarnaast is er een werksessie en hebben er meerdere opiniërende sessies met de raad plaatsgevonden. Bij de laatste visiegroep en de laatste sessie met bewoners heeft de raad als toehoorder deelgenomen. Een ander

Raadsvoorstel opiniërend Centrumvisie Teylingen (14 november 2018). Raadsvoorstel opiniërend Centrumvisie Teylingen (14 november 2018). 45 Commissie DEB. (14 november 2018). Startnotitie Centrumvisie via: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Teylingen/fedbce2b331b-4fed-a5b9-90b0f28e9320 46 Gemeenteraadsvergadering. (29 november 2018), via: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Teylingen/74b927b2-2852-44c2b8c5-f6beda3456b8 47 Schriftelijke vragen aan de voorzitter van de raad (21 december 2018). 48 Centrumvisie Teylingen. (oktober 2020) p. 3. 49 Zoals de wethouder ook had beloofd tijdens de vergadering van de commissie DEB van 14 november 2018: Raadsbrief Centrumvisie gemeente Teylingen (11 december 2018). 50 Raadsmemo plan van aanpak bureau project Centrumvisie (13 maart en 10 april 2019 (commissie DEB), 23 maart 2019 (ingekomen stukken)). 51 Notitie Centrumvisie ten behoeve van commissiebehandeling augustus/september 2020’(24 september 2020) en Planning Centrumvisie Teylingen (20 december 2019). 43 44

64061 – Openbaar

24

initiatief betrof een activiteit op straat, waarbij burgers de raadsleden konden benaderen om het over de Centrumvisie te hebben. Deze activiteit ging uiteindelijk niet door vanwege te weinig aanmeldingen.52 Ook zou besproken worden welke rol de raad gedurende het participatieproces wenst te vervullen. Omdat de raad nog te weinig op de hoogte zou zijn van de Omgevingswet en deze discussie daardoor lastig met elkaar te voeren zou zijn, is de sessie met de raad over de rol van de raad niet doorgegaan. Tijdens raadssessies heeft de raad aandachtspunten kunnen meegeven over de mate van participatie.53 Participatie werd al vroeg ingezet bij de Centrumvisie, omdat de raad het voornemen had de inhoud van de visie te baseren op input vanuit de samenleving.54 Het was de ambitie van de raad om de keuzes samen met de samenleving te maken.

Output In het besluitvormende raadvoorstel wordt bij ‘argumenten’ het volgende over de kaders genoemd:55 ‘Het is de bevoegdheid van de raad om kaders vast te stellen; Met de Centrumvisie wordt de ambitie die is opgenomen in het raadsprogramma Vitaal Teylingen 2018 verwezenlijkt. Er zijn kaders voor het vitaal en aantrekkelijk maken van de drie dorpscentra, waarmee integrale oplossingen worden geboden voor de problemen, kansen en uitdagingen in de centra.’ In het raadsvoorstel staat benoemd dat er een intensief participatietraject is doorlopen en dat bij deelnemers de verwachting bestaat dat de Centrumvisie ongewijzigd vastgesteld kan worden.56 In de Centrumvisie zelf staan per kern de ideeën uit de samenleving beschreven.57 De gemeenteraad reageerde positief op het doorlopen participatieproces. Raadsleden noemden onder andere dat er ‘voldoende aanbod’ was met betrekking tot participatie en dat er ‘zorgvuldig’ was geparticipeerd. Ook zou de raad goed meegenomen zijn in het gehele proces.58 In zowel de Centrumvisie als het raadsvoorstel staat het uiteindelijke participatieniveau niet genoemd. Ook is een uitvoeringsprogramma inclusief begroting uitgewerkt, met daarin de te nemen stappen en acties om de voorliggende visie daadwerkelijk te kunnen realiseren.59,60 Dit uitvoeringsprogramma wordt gezien als een dynamisch document.

Uitgevoerde acties kunnen uit het uitvoeringsprogramma gehaald worden en nieuwe acties kunnen worden toegevoegd. Het uitvoeringsprogramma inclusief begroting staat als product los van de Centrumvisie (vastgesteld in maart 2021).61 De ambitie in het raadsprogramma is met de Centrumvisie ook daadwerkelijk gerealiseerd. Voor het vitaal en aantrekkelijk maken van de drie dorpscentra heeft de raad kaders opgesteld, waarmee integrale oplossingen worden geboden voor de problemen, kansen en uitdagingen in de centra. 62

Bleek uit de feitelijke check van een conceptrapportage bij de ambtelijke organisatie. Aantekeningen raadssessie over de Centrumvisie (17 februari 2020). 54 Centrumvisie Teylingen. (oktober 2020); zie ook commissie DEB. (14 november 2018). Startnotitie Centrumvisie via: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Teylingen/fedbce2b-331b-4fed-a5b9-90b0f28e9320 55 Raadsvoorstel besluitvormend Centrumvisie. (17 december 2020). p. 2. 56 Raadsvoorstel besluitvormend Centrumvisie. (17 december 2020). pp. 1-2. 57 Centrumvisie Teylingen (oktober 2020). pp. 20-23. 58 Aantekeningen Commissie Centrumvisie definitief (30 november 2020). 59 Kadernota Vitaal Teylingen (2020-2023). 60 Centrumvisie Teylingen. (oktober 2020). p. 3 & 41. 61 Raadsvoorstel besluitvormend Centrumvisie. (17 december 2020). 62 Idem. 52 53

64061 – Openbaar

25

Na vaststelling van het uitvoeringsprogramma en de raadsbespreking over beschikbare middelen zal besproken worden wat er in 2021 gerealiseerd gaat worden en op welke onderdelen geparticipeerd gaat worden met bewoners en/of ondernemers.63

6.3.3 Bevindingen enquête en interviews Tijdens het onderzoek hebben wij voor de casus Centrumvisie zeven respondenten (2 ambtenaren, 3 ondernemers en 2 inwoners) gesproken, hebben 21 respondenten een enquête ingevuld (10 ambtenaren, 8 bewoners, 2 namens het bedrijfsleven en 2 namens een maatschappelijke organisatie. Eén iemand gaf aan bewoner en vertegenwoordiger van het bedrijfsleven te zijn) en hebben we gesproken met een afvaardiging van de gemeenteraad. Respondenten hebben wij gevraagd of het doel van het participatietraject duidelijk was en welke verwachtingen zij hadden van het participatietraject. Een ruime meerderheid van de enquêterespondenten gaf aan dat het doel van het participatietraject bij de start duidelijk was (score 4,4 op een schaal van 1 tot en met 5). Participanten verwachtten met name betrokken te worden bij het opstellen van de visie en ruimte te krijgen om daarvoor input te leveren. Toch hebben de participanten ook een bepaalde mate van onduidelijkheid ervaren. Duidelijke door de gemeenteraad gestelde kaders over het proces ontbraken in dit project, zo blijkt uit de interviews. De raadsleden onderschrijven dit en gaven (in lijn met de eerdere bevinding uit de aantekeningen van de raadssessies) aan dat de raad eerder aandachtspunten voor de Centrumvisie heeft meegegeven dan kaders.

De raad heeft bij de Centrumvisie een meer ‘trechterende’ dan ‘kaderstellende’ rol vervuld. Daarmee gaf de raad aan gedurende het project meer als participant meegenomen te zijn. Dit beeld komt overeen met de bevindingen uit de documentenstudie (6.3.2). De score uit de vragenlijst bij de vraag of de participatiekaders duidelijk waren, was eveneens laag (2,36). Gedurende het onderzoek kwam echter wel naar voren dat het doel goed gedefinieerd was en voor een deel van de respondenten was ook de reikwijdte duidelijk: over welke straten gaat het precies. Andere respondenten geven aan dat andere afbakeningen onduidelijker waren: bijvoorbeeld over onderwerpen of over oplossingen en ideeën die per definitie onmogelijk waren. De gemeente communiceerde goed over wat er moest gebeuren. Maar teleurstellingen van participanten over ervaringen met de gemeente in het verleden speelden wel een rol bij de verwachtingen jegens de gemeente. Een concreet voorbeeld dat werd gegeven, betreft de eerdere detailhandelvisie waarvan respondenten het idee hadden dat deze nooit is afgemaakt. Voor participanten was het doel dus duidelijk, maar de speelruimte voor participatie niet altijd even duidelijk. Wat zijn de kaders? Mogen we het overal over hebben? En wat is de status van bijvoorbeeld de detailhandelvisie?

Throughput Het proces om te komen tot de Centrumvisie is over het algemeen als goed ervaren. Een groot deel van de vragenlijstrespondenten gaf de toegankelijkheid van het participatieproces een hoge score (4,24). Dat participanten tevreden waren over de kwaliteit en toegankelijkheid van het proces, kwam onder andere door het gemaakte onderscheid tussen de drie kernen en door de verschillende creatieve participatiemogelijkheden (van online panels en ‘Rollend door Teylingen’ tot een fotowedstrijd en spontane straatgesprekken). Participanten konden op meerdere manieren hun ideeën en opvattingen delen. Uit de interviews bleek dat de website een goed ondersteuningsmiddel vormde tijdens het proces. Gedurende het proces is extra aandacht besteed aan het betrekken van relevante stakeholders. Zo werd verteld dat deelnemers aan de visiegroepen zelf andere belangrijke participanten aandroegen. Hoewel het aanvankelijk

63

Idem.

64061 – Openbaar

26

lastig was om vastgoedeigenaren aangehaakt te krijgen, is dat later wel gelukt via de ondernemersvereniging en werden twee avonden georganiseerd die speciaal gericht waren op ondernemers en vastgoedeigenaren. Waar participanten minder tevreden over waren, is met name de duur van het proces. In de vragenlijst scoorde de Centrumvisie op dit vlak het laagst (3,03) in vergelijking met andere vragen over de tevredenheid over het proces. Het was een lang traject met meerdere participatievormen en -momenten. Uit de interviews is gebleken dat sommige participanten gaandeweg zijn afgehaakt. COVID-19 zorgde eveneens voor vertraging. De gemeente heeft veel verdiepende gesprekken met verschillende actoren gehouden (zie voorbeeld over vastgoedeigenaren). Deze zijn goed voor de kwaliteit van het proces (het wordt toegankelijker, participanten krijgen extra tijd en aandacht), maar werken ook enigszins frustrerend als het gaat om het tempo van het proces. Ook is de gemeenteraad gedurende het proces meer betrokken door de projectorganisatie dan aanvankelijk gepland. Betrokken ambtenaren merkten dat de raad het lastig vond zich een beeld te vormen van de Centrumvisie. Verder bleek uit de interviews dat de gemeenteraad zelf om een extra bijeenkomst gevraagd had. De algemene tevredenheid over het participatietraject wordt gemiddeld beoordeeld met een 3,77.

De algemene reflecties van respondenten komen overeen met deze score. Doorgaans vonden geïnterviewden het een zorgvuldig georganiseerd proces. Uit de interviews en vragenlijst komen meerdere punten naar voren die de nadere aandacht verdienen. Een ervan is dat het lastig was om een gevoel van eigenaarschap of regie te creëren/faciliteren. Zowel interview- als vragenlijstrespondenten merkten op dat sommige participanten afhaakten. In de interviews werd ook gezegd dat sommige bijeenkomsten wat vrijblijvend waren, dat participanten vooral meningen aan het geven waren of dat het soms wat veel eenrichtingsverkeer was. Tot slot gaven interviewrespondenten aan het lastig te vinden als er later in het proces nog nieuwe participanten (gedreven door bijvoorbeeld NIMBY (‘not in my backyard’)-motieven) aanhaken om een tegengeluid te laten horen.

Output Het was niet voor iedereen duidelijk welke activiteit of welke input tot welke uitkomsten heeft geleid. De betrokkenheid ervaren interviewrespondenten als een meerwaarde, maar een deel van hen verwachtte andere opbrengsten van het participatietraject. Zo wordt met name gesteld dat er wel sprake was van een betrokken gemeente die luisterde naar de participanten, maar dat de gemeente het eigen plan toch vooropstelde. Participanten zagen de eigen input onvoldoende terug in de Centrumvisie. De Centrumvisie oogt verder ietwat vrijblijvend, omdat het voor sommige respondenten nog wat abstract is. Tegelijkertijd is deze abstractie ook wel inherent aan een visie,64 gaven enkele van hen aan. Een belangrijk aspect binnen deze casus is de nuance dat de procesvoering was uitbesteed aan een extern bureau. Dit bracht zowel voordelen als nadelen met zich mee. Een voordeel is de onafhankelijkheid van het bureau en de meerwaarde die het levert voor het structureren van de bijeenkomsten. Participanten ervoeren echter als nadeel dat bij het externe bureau kennis over Teylingen ontbrak. Bovendien zorgde deze structuur bij participanten zo nu en dan voor verwarring.

Outcome De totstandkoming van de Centrumvisie begon met wat oud zeer, met name bij de ondernemers. Het participatieproces had daarmee ook een bijdrage kunnen leveren aan een betere relatie tussen ondernemers en gemeente. Respondenten geven aan dat hier niet echt sprake van was.

Niet in de laatste plaats omdat de Centrumvisie ook opgenomen moet worden in de Omgevingsvisie. Hoe concreter de Centrumvisie, hoe dwingender en hoe minder ruimte deze overlaat voor andere visies. 64

64061 – Openbaar

27

Tegelijkertijd zijn er ook positieve outcomes aan te wijzen. Zo hebben participanten nieuwe contacten opgedaan en zijn zij in algemene zin relatief tevreden over het participatieproces. Uiteraard zijn er kritische noten geplaatst bij dit proces, maar het veelzijdige karakter ervan heeft in zekere mate een algemeen prettige indruk achtergelaten.

6.3.4 Deelconclusie en algemene reflecties In de casus Centrumvisie heeft in termen van throughput veel plaatsgevonden door alle verschillende activiteiten en participatievormen. Als we het geheel bezien, gaat de Centrumvisie om de beleidsvoorbereiding/-vorming. Het doel van het participatietraject over de Centrumvisie, namelijk het komen tot een visie, draaide met name om het ‘samen denken’ (in het kader van de vier niveaus van samenwerking, zie ook de Visie op participatie65). Op basis van de vragenlijst en interviews merken wij ten eerste op dat de Centrumvisie enerzijds groot en uitdagend was (bijvoorbeeld omdat het drie kernen betreft) en anderzijds heel zorgvuldig georganiseerd. Er is veel tijd besteed aan de voorbereiding en er is veel energie gestoken in de procesvoering (bijvoorbeeld de extra bijeenkomsten, onder meer om de gemeenteraad te informeren). Ondanks de grootte en omvang van het project, deden zich bij de totstandkoming van de Centrumvisie bekende issues voor die horen bij de organisatie van participatieprocessen. Denk aan vragen als ’hoe creëer en behoud je eigenaarschap?’ en dilemma’s als ‘zorgvuldigheid van het proces versus snelheid/tempo’. Ten tweede signaleren we dat ondanks het feit dat de raad betrokken was bij het participatieproces, er geen sprake was van een specifieke kaderstelling voor het proces.

Dat ‘de Centrumvisie tot stand moeten komen in samenspraak met ondernemers, inwoners en bezoekers’, was uiteindelijk het enige harde kader. Daarnaast blijkt uit de documentenstudie en de interviews dat onduidelijk was waarom de Centrumvisie participatief tot stand moest komen (los van het feit dat participatie het uitgangspunt is in de gemeente Teylingen). Een specifiek motief om ontwikkeling van de Centrumvisies participatief aan te pakken, ontbrak. Het participatief ontwikkelen van ‘denkproducten’ – zoals visies, beleid, strategieën, et cetera – leidt bijna altijd tot vragen over hoe nu verder. Dat participanten deze vragen stellen, is gebruikelijk en ook geen probleem (het wijst er zelfs op dat ze betrokken zijn/interesse hebben). Wat dergelijke vragen met name laten zien, is dat een participatieproces niet klaar is zodra het volgens planning is afgerond. Het wijst op de noodzaak om daadwerkelijk verder te gaan en actie te ondernemen, en om duidelijk te communiceren wat er na afloop van het proces wel en niet gaat gebeuren. Tot slot merken wij op dat de verschillende ingezette participatievormen van meerwaarde zijn geweest en hebben bijgedragen aan het gevoel dat het een toegankelijk proces is geweest. ‘Rollend door Teylingen’ was creatief, de website droeg bij aan de bekendheid en de sessies werden als prettig ervaren.

65

HLTsamen. (2020). ‘Visie op participatie’.

64061 – Openbaar

28

6.4 Adoptiegroen 6.4.1 Casusbeschrijving De gemeente Teylingen wil actief ondersteuning bieden aan inwoners die zelf de handen uit de mouwen willen steken en bijvoorbeeld stukken openbaar groen willen onderhouden.66 Adoptiegroen is er voor de inwoners van Teylingen die graag zelf een stukje gemeentegroen willen onderhouden/indelen met de buurt (denk aan een boomspiegel, een groenstrook of een perkje). Hiervoor stelt Adoptiegroen een subsidie beschikbaar per vierkante meter. Via de website van de gemeente Teylingen kunnen inwoners een aanvraag voor adoptiegroen doen. Hiervoor moeten zij inloggen in een webapplicatie, daarin de locatie aangeven en een plan bijvoegen. Daarna, zo geeft de gemeente aan, ‘maken we een afspraak om samen met u het plan te bespreken en waar nodig advies te geven.’67 Vervolgens wordt met de inwoners een onderhoudsafspraak gemaakt.

6.4.2 Bevindingen documenten Input Adoptiegroen draagt bij aan meerdere doelstellingen op het snijvlak van participatie en openbare ruimte/buitenruimte/groen. Enkele voorbeelden: ‘Participatie zorgt ook voor meer betrokkenheid bij de buitenruimte, zeker als dit gecombineerd wordt met het door de bewoners zelf te beheren en onderhouden van openbaar groen, speelplaatsen en boomspiegels.’68 En: ‘Naast het oppakken van de verbeterpunten door de gemeentelijke diensten kunnen onze bewoners op een eenvoudige manier een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de openbare ruimte. Zelf een stukje groen bijhouden of de speelplaats schoonhouden zijn voorbeelden van initiatieven die onze wijkregisseur kan faciliteren.’69 Voor adoptiegroen heeft de gemeenteraad geen specifieke kaders vastgesteld. In algemene zin gelden er wel kaders voor de openbare ruimte.70 Verder moeten adoptiegroenaanvragers voldoen aan bepaalde voorwaarden, die duidelijk vermeld staan op de gemeentelijke webpagina over Adoptiegroen:

Teylingen.nl. (2020). Adoptiegroen. Via: https://www.teylingen.nl/groen/meedoen-met-groen https://www.teylingen.nl/groen/meedoen-met-groen 68 Programmabegroting 2018-2021, p. 41. 69 Ibid., pp. 42-43. 70 Vitaal Teylingen Begroting 2020-2023 (versie 3 oktober), p. 42. Daar staan 25 ‘kaderstellende stukken’ genoteerd. 66 67

64061 – Openbaar

29

‘Voor het zelf beheren van openbaar groen is een goed plan nodig. Het is belangrijk dat u overlegt met uw

buren en andere omwonenden en dat u goed nadenkt over het onderhoud. Het plan moet draagvlak hebben in de buurt. Alle afspraken over het beheer en onderhoud legt de gemeente vast in een onderhoudsafspraak. De onderhoudsafspraak vormt samen met de algemene regels het kader voor adoptiegroen door bewoners. Regels adoptiegroen: 1.

Als u een stuk openbaar groen opnieuw wilt inrichten, dient u online een verzoek in. U maakt een plan dat u aan ons voorlegt. Samen met u bespreken wij dit plan. Wij houden hierbij bijvoorbeeld rekening met:

2.

-

verkeersveiligheid,

-

openbaar karakter,

-

beplantingskeuze (soort/hoogte),

-

inpassing in het omliggende groen,

-

paden,

-

materiaal.

U zorgt voor draagvlak in de buurt. Bijvoorbeeld door samen met uw buren het plan te maken of het plan met hen te bespreken.

3.

De locatie blijft eigendom van de gemeente. Het groen houdt een openbaar karakter en blijft voor iedereen toegankelijk. U mag geen verhardingen, opstallen, hekwerken, hagen of andere vormen van afscheidingen plaatsen en ook geen speeltoestellen.

4.

De gemeente bespreekt de kans van slagen van uw aanvraag.

5.

De gemeente heeft vrij toegang voor bijvoorbeeld onderhoud aan bomen of aangrenzende percelen. Bomen blijven in beheer van de gemeente. Snoeien of kappen is dan ook onze verantwoordelijkheid.

6.

De gemeente gebruikt geen chemische bestrijdingsmiddelen in het openbaar groen. U mag bij het onderhoud van uw stuk adoptiegroen ook geen chemische bestrijdingsmiddelen gebruiken.

7.

Aanplant van invasieve planten/woekeraars is niet toegestaan.

8.

In het stuk groen mogen geen graafwerkzaamheden plaatsvinden dieper dan 30 cm. Dit in verband met mogelijke aanwezige kabels en leidingen. Nutsbedrijven hebben altijd toegang voor het onderhoud en vervangen van kabels en leidingen.

9.

De gemeente kan advies geven bij de keuze en wijze van onderhoud van het groen.

10. Als wij constateren dat u het groen slecht of niet meer onderhoudt nemen wij het groenonderhoud weer op in ons beheer. Als we een onderhoudsafspraak hebben vragen wij u om alsnog het onderhoud uit te voeren. Als het onderhoud na twee weken niet is uitgevoerd nemen wij het groenonderhoud weer op in het onderhoudsschema. 11. Zowel u als de gemeente kan het groenonderhoud door de bewoner op elk moment beëindigen met een opzegtermijn van een maand. Bewoner en gemeente melden dit aan elkaar.’71 Tot slot mogen de maximale kosten per initiatief € 500 bedragen.72 Dit staat niet op de webpagina van de gemeente en ook niet in het Draaiboek Adoptiegroen (een intern document). 73

Throughput Zie paragraaf 6.4.1 voor een beschrijving van hoe het proces is voorgeschreven. Om het groen te kunnen adopteren, wordt een onderhoudsafspraak opgesteld tussen gemeente en initiatiefnemers. ‘Hierin legt de gemeente het beheer en onderhoud vast, samen met de inwoner. De

Zie: https://www.teylingen.nl/groen/meedoen-met-groen Vitaal Teylingen Kadernota (2021-2024). p. 13. 73 Gemeente Teylingen. (z.d.) Draaiboek Adoptiegroen. 71 72

64061 – Openbaar

30

onderhoudsafspraak vormt samen met de algemene regels en voorwaarden het kader voor adoptiegroen.’ 74 De onderhoudsafspraak heeft een vast format, waarin onder andere staat dat de onderhoudsafspraak bedoeld is om te zorgen dat de inwoners die een groenstrook onderhouden bekend zijn bij de gemeente. 75 In de onderhoudsafspraak staat een lijst met acties waar de initiatiefnemer zich aan committeert en een lijst met acties waar de gemeente verantwoordelijk voor is.

Output Interne documenten laten zien dat er tal van actieve initiatieven Adoptiegroen zijn (8 in Warmond, 14 in Sassenheim en 35 in Voorhout). Dezelfde documenten geven tevens aan dat er inmiddels ook inactieve initiatieven Adoptiegroen zijn (3 in Warmond, 6 in Sassenheim en 11 in Voorhout). De overzichten betreffen initiatieven tussen 2011 en 2019.76 In de Kadernota 2021-2024 geeft de gemeente aan de activiteiten die mogelijk gemaakt worden door Adoptiegroen te willen doorzetten.77 Nadat het groen geadopteerd is, inventariseert de gemeente de stukken openbaar groen die initiatiefnemers onderhouden. In het Draaiboek Adoptiegroen staat aangegeven dat aangewezen medewerkers een jaarlijkse check doen in het voorjaar aan de hand van de eerdergenoemde interne overzichten. In het draaiboek staat wat de medewerker moet doen in verschillende gevallen. Als het onderhoud als goed wordt ervaren, krijgen initiatiefnemers een brief waarin dat wordt vermeld. Als het benodigde onderhoud niet voldoende is, krijgen de initiatiefnemers ook een brief waarin dat staat vermeld en vraagt de gemeente of de initiatiefnemers het onderhoud willen voortzetten of dat ze het geadopteerde groen weer aan de gemeente Teylingen willen teruggeven.78

6.4.3 Bevindingen enquête en interviews Tijdens het onderzoek zijn vijf respondenten (twee ambtenaren en drie inwoners) gesproken en hebben zeventien respondenten (veertien bewoners, twee namens het bedrijfsleven en één collegelid) een enquête ingevuld. Ook is tijdens het groepsinterview met een afvaardiging van de raad gesproken over het project Adoptiegroen.

Input Uit de interviews blijkt dat Adoptiegroen min of meer het uithangbord van de gemeente Teylingen moet zijn. Het is een teken dat de gemeente op een laagdrempelige manier wil samenwerken met de inwoners. Een tweede waarneming is dat projecten over het algemeen gemeld worden op eigen initiatief van de inwoners. Uit de interviews blijkt dat in de praktijk aanvragen doorgaans via diverse ingangen binnenkomen bij de afdeling Buitenruimte of bij de accountmanagers van Teylingen. Ten derde geven participanten aan dat de verwachtingen van de gemeente voorafgaand aan het proces duidelijk waren. Zelf hadden participanten geringe verwachtingen van het project: meestal niet meer dan het kunnen onderhouden van een stukje groen, dit mooier maken en zelf kunnen kiezen wat zij daarin wilden doen. De meeste vragenlijstrespondenten noemden de verwachtingen over het doel (4,2) en de beoogde resultaten (4,1) voorafgaand aan het proces duidelijk. Uit het groepsinterview met een deel van de raad kwam naar voren dat de raad – in de onderzochte periode – niet specifiek betrokken was bij Adoptiegroen. Vanuit de raad zijn ook geen kaders meegegeven voor dit project. Een

Gemeente Teylingen. (z.d.) Draaiboek Adoptiegroen. Format Onderhoudsafspraak. (z.d.). 76 Zie ook InTeylingen.nl. (2020). Steeds meer Adoptiegroen in Teylingen. Via: https://www.inteylingen.nl/nieuws/steeds-meeradoptiegroen-in-teylingen.html 77 Vitaal Teylingen Kadernota (2021-2024). p. 13. 78 Projectmedewerker Buitenruimte. (z.d.). ‘Beoordeling adoptiegroen Teylingen’. 74 75

64061 – Openbaar

31

van de reflecties uit dit groepsinterview was dat voor zoiets als Adoptiegroen kaderstelling en betrokkenheid van de raad ook niet noodzakelijk hoeft te zijn.

Throughput De participanten ervaren Adoptiegroen als een prima regeling die goed werkt. Als er doorgevraagd wordt naar de participatiegraad, vinden zij Adoptiegroen erg instrumenteel georiënteerd. Zij ervaren geen prikkel tot een bredere outcome, bijvoorbeeld een betere relatie met de gemeente, meer burgerschap of het activeren van andere doelgroepen. Daarom zien de participanten Adoptiegroen niet altijd als een participatieproces, maar eerder als een onderlinge afspraak/overeenkomst met de gemeente. Inwoners die groen adopteren, zijn doorgaans zelf al gedreven en willen iets geregeld krijgen samen met de gemeente. Sommige participanten gaven aan dat zij het groen ook zo hadden onderhouden als het Adoptiegroenproject van de gemeente er niet zou zijn geweest. Participanten toonden zich met name tevreden over de toegankelijkheid van Adoptiegroen. Op dit punt werd binnen het onderzoek hoog gescoord (4,2). Dit kwam met name doordat de ambtenaar/contactpersoon met wie zij in contact kwamen goed aanspreekbaar was. Ook uit de interviews blijkt dat Adoptiegroen als zeer toegankelijk wordt ervaren. De duur van het proces werd genoemd als minder goed punt. Hier waren respondenten minder positief over (3,0). Uit de interviews kwam met name naar voren dat de participanten directe opvolging van gemaakte afspraken vanuit de gemeente misten.

Ook was er niet altijd sprake van een jaarlijkse check van hoe het groen ervoor stond. Uit interviews met de ambtelijke organisatie blijkt dat deze opvolging en check wel geplande onderdelen van Adoptiegroen zouden moeten zijn. Een ander kritiekpunt van respondenten is dat de gemeente inwoners iets gerichter mag aanspreken met dit soort regelingen. Een van de respondenten was bijvoorbeeld gevraagd het groen te onderhouden, terwijl dat niet paste bij zijn takenpakket. Dit soort voorbeelden schetsen het risico op het overvragen van participanten. En, zoals eerder opgemerkt, melden zich met name inwoners die al het idee hadden om iets met groenonderhoud te doen. Andere inwoners worden nu niet voldoende aangesproken.

Output Als meerwaarde van Adoptiegroen noemen respondenten vooral een ‘mooiere buurt/wijk’. Zij zijn hier tevreden mee, omdat dit ook het doel was van hun deelname. Adoptiegroen slaagt er dus in om actieve inwoners die wat willen doen te faciliteren.

Outcome De voornaamste outcome van Adoptiegroen is dat dit project de inwoners stimuleert zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het opknappen en onderhouden van hun buurt/wijk. De gemeente treedt vooral op als facilitator en de participanten ervaren dit als positief, omdat de gemeente hun initiatief steunt. Voor een groot deel van de adoptiegroenprojecten geldt de samenwerking als een goede ervaring. Adoptiegroen is daarmee weliswaar het uithangbord voor een prima samenwerking, maar nog niet voor initiatieven: inwoners melden zich namelijk niet specifiek voor Adoptiegroen.

64061 – Openbaar

32

6.4.4 Deelconclusie en algemene reflecties Adoptiegroen is een manier van ‘samen doen’ (in termen van de Visie op participatie79) en gaat over de ‘uitvoering van beleid’ in termen van het beleidsproces (deelvraag 2). Adoptiegroen is een algemene regeling met verschillende subprojecten. Inwoners komen niet specifiek bij de gemeente voor de regeling Adoptiegroen. Ze komen met ‘een’ idee of vraag. Adoptiegroen is daarmee in de praktijk echt een faciliterend middel in plaats van een actief uitnodigend middel. Wat Adoptiegroen ‘doet’ is het structureren van participatieve vraagstukken. Het zorgt voor een overzichtelijk vraagstuk over groenbeheer en regelt ook hoe dat vraagstuk organisatorisch vorm moet krijgen. Deze overzichtelijkheid maakt het makkelijk om tot concrete resultaten te komen. Maar door die instrumentele oriëntatie blijft het daar ook bij. Adoptiegroen creëert minder snel grotere effecten of outcomes. Het project faciliteert dat wanneer een vraag of idee binnenkomt vanuit de inwoners, de gemeente dit kan oppakken via één van de groenregelingen. Het is voor inwoners en initiatiefnemers duidelijk waar ze aan moeten voldoen en wat ze van de gemeente mogen verwachten, als ze via de website in aanraking komen met Adoptiegroen.

De onderhoudsafspraak en de lijst met regels vormen samen (zie citaat in het blauwe tekstblok op pagina 28) ‘het kader’ waarbinnen de uitvoering of het beheer moet plaatsvinden. In de casus Adoptiegroen is geen sprake van specifieke kaderstelling door de gemeenteraad. Wegens de aard van Adoptiegroen zou specifieke kaderstelling vanuit de raad ook niet noodzakelijk zijn. Net als bij de Centrumvisie heeft Adoptiegroen geen duidelijk groter motief waarom participatie plaatsvindt.80 Adoptiegroen is een mooie casus met veel concrete resultaten, zonder dat actief gestreefd lijkt te worden naar meerwaarde buiten de initiatieven zelf. Adoptiegroen is een interessant opstapje om als gemeente meer ervaring op te doen met het instrumenteel faciliteren van burgerinitiatieven. Adoptiegroen kan goed laten zien dat het faciliteren mogelijk is en ook lukt. Daarbij zorgt het project voor belangrijke ervaringen om grootschaliger vormen van inwonersinitiatieven ook goed te faciliteren.

6.5 Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan 6.5.1 Casusbeschrijving De Platanenlaan en de Essenlaan tussen de Rusthofflaan en de Platanenlaan in de kern Sassenheim moeten integraal heringericht worden, omdat de openbare ruimte in verval is geraakt. Het herinrichtingsontwerp van de Platanenlaan en Essenlaan is door een ingenieursbureau vervaardigd in participatie met bewoners van de straten.81 De ontwerpen zijn tot stand gekomen in een participatietraject dat bestond uit meerdere activiteiten: •

De bewoners van de Platanenlaan en de Essenlaan (tussen Rusthofflaan en Platanenlaan) werd op 15 februari 2016 per brief gevraagd mee te denken over de herinrichting.

•

In de bewonersbrief van 26 september 201682 werd ten eerste toegelicht dat er op maandag 10 oktober persoonlijke gesprekken mogelijk waren. In dezelfde brief werden bewoners van deze straten uitgenodigd voor de informatieavond van 10 oktober en om mee te denken als ontwerpambassadeur.

HLTsamen. (2020). ‘Visie op participatie’. Bij een vergelijke regeling, ‘Groeninitiatieven’, is bijvoorbeeld wel een groter motief genoemd: ‘Het heeft onder meer als doel het vergroten van de sociale cohesie. Het komt tot stand met draagvlak van de omwonenden.’ Teylingen.nl (z.d.). Groeninitiatieven. Via: https://www.teylingen.nl/groen/meedoen-met-groen/groeninitiatieven 81 Raadsvoorstel Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan Z-17-007421 (1 juni 2017). 82 Gemeentewerken. (26 september 2016). ‘Informatieavond Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan’ 170230. 79 80

64061 – Openbaar

•

33

Tijdens de (eerste) bewonersavond op 10 oktober werd een presentatie gegeven. 83 Inwoners konden zich tijdens deze avond door middel van een aanmeldformulier aanmelden als ontwerpambassadeur.84

•

Op 7 november 2016 werd een nieuwe bewonersbrief verstuurd. Hierin stond dat de laatste reactieformulieren ontvangen waren, de wijkwandeling geweest was, de informatieavond had plaatsgevonden en dat de ontwerpsessies met ontwerpambassadeurs achter de rug waren.85 Daarnaast werden de inwoners uitgenodigd voor een inloopbijeenkomst (de tweede bewonersavond) op 21 november 2016.

•

Tijdens de inloopbijeenkomst op 21 november 2016 werden de uitgewerkte ontwerpen van de Platanenlaan en de Essenlaan gepresenteerd.

•

Op 28 februari 2017 kregen de inwoners een brief waarin stond staat dat de te verwachten werkzaamheden uitgesteld werden, omdat er onderzoek nodig was naar beschermde dieren- en plantensoorten).86 In de brief werd ook aangekondigd dat het college van B en W medio maart over het voorlopig ontwerp zou besluiten.

•

Op 18 april 2017 heeft het college van B en W het ontwerp-participatieplan over de herinrichting van de Platanenlaan en de Essenlaan vastgesteld.87

•

In een raadvoorstel (datum voorstel 10 april 2017, collegebesluit op 18 april en datum raadsvergadering 1 juni 2017) wordt de raad gevraagd kennis te nemen van de ontwerpen, een krediet beschikbaar te stellen en bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen.

•

Na het vaststellen van het krediet hebben bewoners in ieder geval nog drie verschillende brieven 88,89,90 gekregen en is er een presentatie91 gegeven over de uitvoering. Het college van B en W heeft het participatieplan over de herinrichting definitief vastgesteld op 26 september 2017.92

•

Ongeveer een jaar na het besluit is de herinrichting af.93 De formele oplevering was op 21 september 2018 en de feestelijke opening vond plaats op 14 november 2018.

6.5.2 Bevindingen documenten Input Ter voorbereiding op de herinrichting is een projectplan opgesteld waarin onder andere de vraag, het doel en de organisatie beschreven staan.94 Het uiteindelijke projectplan heeft een ambtelijk akkoord gekregen op 24 augustus 2016. Het vraagstuk staat als volgt omschreven: ‘De openbare ruimte van de gehele Platanenlaan en de Essenlaan tussen de Rusthofflaan en de Platanenlaan in de kern Sassenheim integraal herinrichten.’ En het ontwerp moest participatief met bewoners en relevante stakeholders tot stand komen. Het doel is te komen tot ‘een efficiënt, veilig en duurzaam ingerichte openbare ruimte van de Platanenlaan en de Essenlaan. De inrichting kan vervolgens 25 jaar zonder noemenswaardig onderhoud mee.’ Voor dit project heeft een extern ingenieursbureau invulling gegeven aan het integrale participatie- en communicatieproces met gemeente, bewoners en relevante actoren/stakeholders. De bedoeling van dit participatie- en communicatieproces was te komen tot een gedragen definitief ontwerp. Voor het organiseren van

Gemeente Teylingen. (10 oktober 2016). ‘1e bewonersbijeenkomst Herinrichting Platanenlaan en Essenlaan’. Inschrijfformulier ontwerpambassadeur Essenlaan/Platanenlaan. (2016). 85 Gemeentewerken. (7 november 2016). ‘Inloopbijeenkomst ontwerpen herinrichting Platanenlaan/Essenlaan’ 172487. 86 TM Beleid en Inrichting Buitenruimte. (28 februari 2017). ‘Voortgang Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan’ Z-17-004543. 87 Collegebesluit vaststellen ontwerp participatieplan (18 april 2017) Z-17-007421. 88 TM Beleid en Inrichting Buitenruimte. (19 juni 2017). ‘Vleermuiskasten’. Z-17-013834. 89 TM Beleid en Inrichting Buitenruimte. (3 november 2017). Zienswijze ‘Ontwerp participatieplan herinrichting Platanenlaan/Essenlaan’ Z-17-012040. 90 Collegebesluit definitief vaststellen participatieplan (26 september 2017) Z-17-018719. 91 Gemeente Teylingen. (6 december 2017). ‘Bewonersbijeenkomst Uitvoeringsfase Herinrichting Platanenlaan en Essenlaan’. 92 TM Beleid en Inrichting Buitenruimte. (23 november 2017). ‘Informatieavond Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan’ Z-17028208. p. 2. 93 https://www.inteylingen.nl/nieuws/nieuwe-bomen-voor-de-essenlaan-en-platanenlaan.html 94 Definitief aangepast projectplan Herinrichting Platanenlaan en Essenlaan (2016). 83 84

64061 – Openbaar

34

de bewonersparticipatie is de participatieladder als uitgangspunt genomen.95 Uiteindelijk is er niet expliciet voor een trede op de participatieladder gekozen, maar is in het projectplan wel de keuze voor de voorgestelde aanpak (niet met een blanco schetsvel de participatie met zoveel bewoners aangaan) uitgelegd.

Figuur 5. Participatieladder (bron: projectplan Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan, 2016) Over de planning staat het volgende beschreven: ‘De voorbereiding en participatie staan gepland voor 2016 en de realisatie staat gepland voor 2017’.96 In het projectplan wordt de ambtelijke inzet geschat op 510 uren, waarvan onder andere 20 uren voor communicatie. Interne en externe stakeholders staan expliciet benoemd. Interne stakeholders zijn het college van B en W, de portefeuillehouder, het projectteam, de adviseurs en de dagelijkse en operationele beheerders. Externe stakeholders zijn bewoners en ondernemers, afval- en reinigingsdiensten, netbeheerders, (woningbouw)verenigingen, omgevingsdienst, nood- en hulpdiensten en de directe omgeving. De gemeenteraad staat niet genoemd als stakeholder. Een belangrijke voorwaarde voor de participatie was dat het volgens de beschrijving van ‘een participatieplan’ zou moeten, omdat dan bomen verwijderd zouden kunnen worden zonder kapvergunning. ‘Met een participatieplan wordt bedoeld: het samen met de direct omwonenden opnieuw inrichten van de buitenruimte. Dit kan gaan over alleen de bomen in de straat, maar het kan ook een complete nieuwe inrichting zijn van de gehele buitenruimte: een integrale aanpak.’97 Vervolgens staat genoemd: ‘Verder geldt: •

Het wateroverlastprobleem in de Platanenlaan (tussen Lindenlaan en Sporthoflaan) wordt onderzocht in samenwerking met het Hoogheemraadschap van Rijnland.

•

De 30 km/h-zone blijft behouden, dit houdt in dat er rijbaan en trottoirs aanwezig zijn (en de verharding bestaat uit elementenverharding en de voorrangssituatie op de kruisingen gelijkwaardig is dus rechts voorrang heeft.

•

De hoofdriolering inclusief alle huis- en kolkaansluitingen worden niet vervangen.

•

De ondergrondse nutsvoorzieningen worden niet verlegd.

•

Het realiseren van extra parkeerplaatsen vanwege een hogere parkeerdruk in de aanliggende straten, het ontwerp wordt met bewoners in participatie gemaakt.

•

De openbare ruimte wordt ontworpen conform het politiekeurmerk veilig wonen.

•

Locatiebepaling van lichtmasten is niet voor participatie open, dit wordt berekend en ontworpen op basis van geldende richtlijnen.

Definitief aangepast projectplan Herinrichting Platanenlaan en Essenlaan (2016). Definitief aangepast projectplan Herinrichting Platanenlaan en Essenlaan (2016). p. 4. 97 Ibid., p. 9. 95 96

64061 – Openbaar

•

35

De afbakening van het gebied staat vast.’

De raad heeft geen specifieke kaders meegegeven of vastgesteld voor dit participatieproces. De bewoners van de Platanenlaan en de Essenlaan (tussen Rusthofflaan en Platanenlaan) werd op 15 februari 2016 per brief gevraagd om mee te denken over de herinrichting. De gemeente kreeg veertig reactieformulieren en deze reacties zijn meegenomen als input voor de planvorming.98

Throughput De geplande communicatiemomenten en communicatiemiddelen zijn in het plan als volgt opgenomen: •

Bewonersbrief uitnodiging bewonersavond op maandag 26 september.

•

Schouw/wandeling/persoonlijke gesprekken op locatie op woensdag 12 oktober in de middag.

•

Eerste bewonersavond (gezamenlijk) op woensdag 12 oktober in de avond.

•

Ontwerpsessie met ontwerpambassadeurs Essenlaan op dinsdag 25 oktober in de avond.

•

Ontwerpsessie met ontwerpambassadeurs Platanenlaan op woensdag 26 oktober in de avond.

•

Bewonersavond presentatie schetsontwerp (gezamenlijk) op donderdag 27 oktober in de avond.

In de bewonersbrief van 26 september 201699 werd ten eerste toegelicht dat er op maandag 10 oktober persoonlijke gesprekken mogelijk waren: ‘Enkele vertegenwoordigers van de gemeente en het ontwerpbureau lopen rond in de buurt om met bewoners in gesprek te gaan en samen te kijken naar wensen en knelpunten.’ Ten tweede werden inwoners bedankt die een reactie hadden gegeven op de brief van 15 februari 2016 die uitnodigde tot suggesties over de herinrichting (voorafgaand aan het participatieproces). Ten derde werden inwoners via de brief uitgenodigd voor de informatieavond. De avond werd als volgt aangekondigd: ‘Tijdens deze avond praten we graag met u verder over eerder ingebrachte suggesties en ideeën van bewoners. Zo bedenken we samen slimme oplossingen voor een optimale leefomgeving.’ Tot slot werden de inwoners uitgenodigd om mee te denken als ontwerpambassadeur. De taakomschrijving van de ontwerpambassadeur luidde als volgt: ‘Als ontwerpambassadeur vertaalt u, samen met het ontwerpbureau, de wensen en knelpunten van bewoners naar een ontwerp voor de straat dat voldoet aan de randvoorwaarden van de gemeente. U behartigt de belangen voor (een deel van) de straat.’ Tijdens de (eerste) bewonersavond op 10 oktober werd een presentatie gegeven. 100 De wethouder deed de introductie van de presentatie en daarna werd de scope uitgelegd (waar gaat het geografisch over).

Vervolgens werden de kaders en uitgangspunten getoond, werden de uitkomsten (in dit geval aandachtspunten over bomen, parkeren en snelheid) van de belevingsscan gedeeld en werden er nog twee sheets ‘vervolgproces – verwachtingen richting inwoners’ gedeeld, met daarop de planning. Inwoners konden zich aanmelden als ontwerpambassadeur door middel van een aanmeldformulier tijdens de bewonersavond.101 De kaders werden als volgt aangegeven in de presentatie102: •

‘Wetgeving, gemeentelijk beleid en technische eisen.

•

Bestaande bomen vervangen door nieuwe bomen met behoud van laanstructuur.

•

Hergebruik verhardingsmaterialen, mits deze technisch voldoen.

•

Verkeersveilige inrichting (30 km/h-zone blijft behouden).

•

Hoofdriolering en huis-/kolkaansluitingen worden niet vervangen.

•

Kabels en leidingen worden niet verlegd.

Ibid., p. 8. Gemeentewerken. (26 september 2016). ‘Informatieavond Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan’ 170230. 100 Gemeente Teylingen. (10 oktober 2016). ‘1e bewonersbijeenkomst Herinrichting Platanenlaan en Essenlaan’. 101 Inschrijfformulier ontwerpambassadeur Essenlaan/Platanenlaan (2016). 102 Ibid., p. 5. 98 99

64061 – Openbaar

•

Realiseren extra parkeerplaatsen (hogere parkeerdruk omgeving).

•

Wateroverlastprobleem Platanenlaan/Lindenlaan onderzoeken.’

36

In een raadsvoorstel (datum voorstel 10 april 2017, datum raadsvergadering 1 juni 2017) wordt de raad gevraagd kennis te nemen van de ontwerpen, een krediet beschikbaar te stellen en bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen.103 In het raadsvoorstel worden de gehanteerde kaders en uitgangspunten opgesomd. Deze kaders zijn hetzelfde als de bovengenoemde, plus één extra kader: ‘Onderzoek lokaal hergebruik vrijkomende boomstammen.’ Daarnaast wordt in het raadsvoorstel gesteld dat de herinrichting ‘kadert binnen het coalitieakkoord 2014-2018 en het collegeprogramma 2015-2019 (programma 4 Leefomgeving).’ In het coalitieakkoord104 staat onder andere: •

‘Het intensieve contact met inwoners, o.a. via wijkavonden, wijkschouwen, meedenkbijeenkomsten en spreekuren op afspraak, wordt voortgezet. De gemeente blijft luisteren naar wat de inwoners van Teylingen te vertellen hebben.

•

De gemeente laat inwoners meedenken bij de invulling van de buitenruimte, omdat ze mede verantwoordelijk zijn voor de eigen wijk. Ook wordt nadrukkelijk aandacht gegeven aan het betrekken van jongeren bij het bedenken, de organisatie en de uitvoering van projecten in de wijk.

•

De huidige kwaliteit in de groene leefomgeving wordt gehandhaafd.

•

De gemeente zorgt voor duurzame (her)inrichting van de leefomgeving bij nieuwe ontwikkelingen.’

Output Het college van B en W heeft het ontwerp-participatieplan over de herinrichting van de Platanenlaan en de Essenlaan vastgesteld. Dit ontwerp-participatieplan bestaat uit het participatieontwerp Essenlaan en participatieontwerp Platanenlaan. In het raadsvoorstel staat kort wat de output van het participatieproces is geweest, namelijk het participatieontwerp Essenlaan en participatieontwerp Platanenlaan.105 In het raadsvoorstel staat een korte beschrijving van het gevoerde participatieproces: ‘De participatie is in 2016 gestart. We zijn begonnen met een belevingsscan, wijkwandelingen en een informatieavond. Daarna zijn er meerdere ontwerpsessies geweest met ontwerpambassadeurs van beide straten. Vervolgens is er een inloopbijeenkomst geweest waarbij de schetsontwerpen aan de bewoners zijn gepresenteerd.’106 De raad besluit op 1 juni 2017 kennis te namen van het ontwerp-participatieplan. In het raadsvoorstel staat niet genoemd in hoeverre er draagvlak was voor de participatieontwerpen. Ook mogelijke outcomes (wat het participatieproces in bredere zin teweeggebracht heeft) of andere beschrijvingen van de meerwaarde van het participatieproces werden niet genoemd.

6.5.3 Bevindingen enquêtes en interviews Tijdens het onderzoek zijn met vijf respondenten (een ambtenaar, een ingenieur en drie inwoners) gesprekken gevoerd en hebben zeven respondenten (van de tien participanten die hun gegevens hadden achtergelaten om ontwerpambassadeur te zijn) een enquête ingevuld. Tot slot is er ook tijdens het groepsinterview met een afvaardiging van de raad gesproken over deze case.

Raadsvoorstel Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan Z-17-007421 (1 juni 2017), pp. 1 en 4. Coalitieakkoord 2014-2018. ‘Zorgzaam regisseren, dichtbij mensen.’ p. 10. 105 Raadsvoorstel Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan Z-17-007421 (1 juni 2017), p. 1. 106 Ibid., pp. 2-3. 103 104

64061 – Openbaar

37

Input Uit de gesprekken met inwoners blijkt dat er bij de start van het participatieproces uitvoerig en duidelijk gecommuniceerd is met de inwoners. De belevingsscan die is gedaan om een eerste beeld op te halen van wat er leeft in de straten wordt gezien als een goede voorbereiding. Zowel de projectleiders als de participanten vonden de communicatie en voorbereiding op het participatietraject prettig. De communicatie en voorbereiding droegen bij aan goed verwachtingsmanagement. Deze beelden komen overeen met de reacties op de enquête: ook daaruit blijkt dat het doel van het participatieproces (4,6) en de op te leveren resultaten (4,4) duidelijk waren voor betrokkenen. Uit het groepsinterview met een deel van de raad kwam naar voren dat de raad niet specifiek betrokken was bij de herinrichting van de Platanenlaan en de Essenlaan. Vanuit de raad zijn ook geen specifieke kaders meegegeven voor de herinrichting. Uit de interviews blijkt ook nog dat inwoners het nodig vonden dat de straten heringericht zouden worden. Er deden zich namelijk meerdere problemen voor: zo was er sprake van wateroverlast, beschadigde weg/stoepdelen en de verkeersveiligheid moest beter. Inwoners hadden dus een duidelijke prikkel om mee te doen aan het participatieproces.

Throughput Voor de eerste ontwerpbijeenkomst hadden de gemeente en het ingenieursbureau voorontwerpen opgesteld en gepresenteerd aan de bewoners. Een interessante bevinding is dat een van de participanten zelf een voorontwerp had gemaakt in samenspraak met de inwoners, vóór de eerste ontwerpbijeenkomst. Dit illustreert mooi dat de herinrichting leefde in de straten. De ontwerpen van de ontwerpambassadeurs, de gemeente en de ingenieur werden gepresenteerd tijdens een inloopbijeenkomst waar alle inwoners van de Platanenlaan en Essenlaan welkom waren.107 De ontwerpambassadeurs konden tijdens die inloopbijeenkomst hun medebewoners van de lanen uitleg geven over de ontwerpen.

Gemeentewerken. (7 november 2016). ‘Bewonersbrief inloopbijeenkomst ontwerpen herinrichting Platanenlaan/Essenlaan’ 172487. 107

64061 – Openbaar

38

Een van de intenties binnen dit participatietraject was om inwoners bij het ontwerp van de straten ook zelf letterlijk te laten puzzelen met onderdelen, om zo meer bewustwording te creëren van de complexiteit van herinrichtingsprojecten. Deze manier van werken wierp ook zijn vruchten af: sommige bewoners zagen dat de punten die zij hadden ingebracht en/of belangrijk vonden lastig in het ontwerp te passen waren. Vervolgens ontstond er dan ook echt een gesprek tussen participanten onderling en tussen participanten en de gemeente/het ingenieursbureau. Deze manier van participatief werken liet buurtbewoners inzien dat het niet vanzelfsprekend is dat (vanuit individuele belangen) al het gewenste ook mogelijk is. Hoewel het merendeel van de respondenten positief is over het proces (een score van 4,1 in de enquête), geven sommige respondenten aan dat de gemeente ook wel ‘eens met een stoel in de voortuin had mogen gaan zitten om te kijken hoe het er aan toe gaat in de straat’. Zij stelden dat de gemeente net iets meer had kunnen openstaan voor wat er in de praktijk leeft bij de inwoners. De verkeersproblematiek werd hierbij als voorbeeld genoemd: participanten vonden dat de gemeente onvoldoende in beeld had hoe die dagelijks werd en wordt ervaren door de inwoners.

Er wordt aangegeven dat de gemeente de verkeersproblematiek iets teveel had onderschat op basis van haar meer ambtelijke of theoretische kennis.

Output Uiteindelijk heeft de herinrichting plaatsgevonden op basis van het participatieproces. Ontwerptechnisch, zo blijkt uit de interviews, heeft het participatieproces niet tot vernieuwende of innovatieve inzichten geleid. Niet iedereen geeft aan tevreden te zijn met het eindresultaat, bijvoorbeeld omdat er in de uitvoering minder parkeerplekken zijn gekomen dan in eerste instantie beloofd was. Het belangrijkste resultaat van dit participatietraject is het draagvlak bij de inwoners. Het participatieproces over de herinrichting leefde in de buurt. Dit bleek uit de hoge de opkomst en de goede interactie (namelijk positieve en stevige discussies) tijdens de bijeenkomsten. Respondenten geven aan dat het hele participatieproces rond de herinrichting van de Platanenlaan en Essenlaan een stuk menselijker gemaakt werd door het goede contact tussen de bewoners en tussen bewoners en gemeente. Interview- en enquêterespondenten zijn doorgaans positief over het proces (een score van 4,1 voor de ‘kwaliteit van het proces’). Uit de enquête komt met name naar voren dat respondenten het minst tevreden zijn over de lengte van het proces (3,2). De sfeer van de bijeenkomsten binnen het participatietraject werd als prettig ervaren. Over het algemeen waren de participanten positief over hoe de gemeente en het ingenieursbureau het participatieproces hadden georganiseerd.

Respondenten geven aan dat ze tijdens het proces het gevoel kregen te maken te hebben met een betrokken gemeente die naar hen luisterde. Interviewrespondenten geven aan dat het project echt samen werd uitgevoerd.

Outcome Geïnterviewde participanten merken op dat de gehanteerde werkvormen hebben geleid tot mooie inzichten. De combinatie van het puzzelen en de goede uitleg tijdens bijeenkomsten zorgde bijvoorbeeld dat participanten zich realiseerden dat een van hun suggesties toch echt onmogelijk was. Daardoor ontstond het inzicht dat herinrichten meer is dan ideeën aandragen en meningen geven. Ook heeft dit proces participanten duidelijk gemaakt dat niet iedereen hetzelfde denkt over de (her)inrichting van de straat. Zo kwamen de participanten erachter dat zij het niet alleen oneens kunnen zijn met de gemeente, maar dat bewoners van dezelfde straat ook andere opvattingen hebben dan zijzelf. Dat maakte participanten meer bewust, waardoor ze anders gingen nadenken over de onderlinge belangentegenstellingen en de mogelijkheden voor de straten. De uiteindelijke keuze kan niet altijd aansluiten bij ieder individu en soms moeten er compromissen gesloten worden.

64061 – Openbaar

39

Tot slot geven participanten aan dat zij meer contact hadden gelegd met andere buurtbewoners die zij normaal niet zo snel spreken. De buurt is meer betrokken geraakt bij elkaar.

6.5.4 Deelconclusie en algemene reflecties Bij het project Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan zijn vooral klassieke participatiemiddelen ingezet. Als we kijken naar de plaats van participatie in de beleidscyclus (deelvraag 2), valt de Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan onder beleidsvoorbereiding/-vorming. De aard van de activiteit in dit participatieproces was ‘samen denken’ (in termen van de Visie op participatie). Terugkijkend op het participatietraject rondom de herinrichting van de Platanenlaan en Essenlaan, is op te merken dat er veelvuldig met de bewoners is gecommuniceerd en geparticipeerd door middel van meerdere klassieke instrumenten (bijeenkomsten, brieven en ontwerpen). De diverse ingezette instrumenten maakten het totale proces laagdrempeliger, waarbij inwoners op verschillende manieren invloed konden uitoefenen op het herontwerp. Het activeren van de bewoners om zelf ook bij te dragen aan het ontwerp en de ontwerpen te presenteren aan medebewoners, zorgde ervoor dat bewoners 1) elkaar en 2) elkaars belangentegenstellingen tegenkwamen in het proces. Dit leidde tot een interessante dynamiek waarin bewoners uitgedaagd werden om echt met elkaar in gesprek te gaan. Door deze manier van werken ontstond er wederzijds begrip en een goede onderlinge sfeer tussen de participanten.