2021-11-02 rekenkamerrapport participatie incl bestuurlijke reactie

De casus Herinrichting Platanenlaan/Essenlaan laat zien dat met een gerichte participatieaanpak het goed lukt om samen met inwoners tot breed gedragen herinrichtingsontwerpen te komen. Er was geen sprake van specifieke kaderstelling door de gemeenteraad.

40

64061 – Openbaar

7. Bijlage 2: enquête Algemeen Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in? [multiple choice] Betrokken ambtenaar •

Participant (individuele inwoner)

•

Participant (bedrijfsleven)

•

Participant (maatschappelijke organisatie)

•

Collegelid

•

Raadslid

Bij welk van de onderstaande projecten was u betrokken? [multiple choice] •

Case 1

•

Case 2

•

Case 3

Welke vorm van burgerparticipatie was van toepassing op dit project? [meerdere opties mogelijk] Deelname aan fysieke bijeenkomsten •

Deelname aan digitale bijeenkomsten (via bijvoorbeeld ZOOM of Microsoft Teams)

•

Indienen van zienswijzen

•

Invullen van een enquête

•

Anders, namelijk…

Verwachtingen voorafgaand aan het participatieproces Was bij de start het doel van het participatieproces duidelijk? [1= niet duidelijk / 5= duidelijk] Was het bij de start duidelijk tot welke concrete resultaten het participatieproces moest leiden? [1= niet duidelijk / 5 = duidelijk] Bent u bekend met de participatiekaders van de gemeente Teylingen [1= niet bekend / 5= wel bekend] Zijn deze kaders sturend geweest voor het participatieproces? En zo ja, hoe? En zo nee, waarom niet? •

Ja (vul in het tekstvak in hoe deze kaders sturend zijn geweest voor het participatieproces)

•

Nee (vul in het tekstvak in waarom deze kaders niet sturend zijn geweest voor het participatieproces)

Zijn de onderstaande ambities tot uitdrukking gekomen in het participatieproces [1= niet het geval / 5 = wel het geval]: •

Bij alles wat het gemeentebestuur van Teylingen doet, is participatie het uitgangspunt.

•

Teylingen wil niet altijd eerst een plan maken, maar hoort graag wat inwoners, ondernemers en instellingen denken dat nodig is.

•

Wanneer inwoners of ondernemers met plannen en ideeën komen, fungeert het college als partner (cocreatie), regisseur of facilitator.

Welke verwachtingen had u vooraf van het participatieproces? [open vraag] Verloop van het participatieproces

41

64061 – Openbaar

Bent u tevreden over het verloop van het participatieproces op de volgende onderdelen [1 = niet tevreden / 5= wel tevreden]: Kwaliteit van het participatieproces • Aantal participanten • Hoe lang het proces duurde • Toegankelijkheid om mee te doen • Mate van invloed die de participanten hadden Wilt u een toelichting geven op uw antwoord bij vraag 9? [open vraag] Op welk(e) onderdeel/onderdelen heeft de participatie plaatsgevonden? [meerdere opties mogelijk] Agendavorming/beleidsvoorbereiding (samen denken) •

Beleidsbepaling (samen besluiten)

•

Beleidsuitvoering (samen doen)

•

Evaluatie (samen leren)

Wat vond u goed gaan tijdens het participatieproces? [open vraag] Wat vond u niet/minder goed gaan tijdens het participatieproces? [open vraag] Resultaten en effecten van het participatieproces Tot welke resultaten heeft het participatieproces geleid? [open vraag] Toelichting: denk bij een resultaat aan tastbare dingen zoals een gezamenlijke agenda, de verdeling van een buurtbudget of het daadwerkelijk onderhoud van een parkje. Bent u tevreden over de resultaten van het participatieproces? [1= niet tevreden / 5= wel tevreden] Welke waarde heeft het participatieproces gehad? [open vraag] Toelichting: denk bij waarde aan positieve effecten zoals meer begrip voor elkaar, een mooiere buurt of een gedragen toekomstbeeld. Bent u tevreden over de waarde die het participatieproces heeft gehad? [1= niet tevreden / 5= wel tevreden] Tot slot Waar bent u het meeste trots op als u terugkijkt naar het participatieproces? [open vraag] Wat kon beter als u terugkijkt naar het participatieproces? [open vraag] Wilt u nog iets meegeven? [open vraag]

42

64061 – Openbaar

8. Bijlage 3: interviewleidraad Topic

Vragen Vanuit welke rol/op welke manier bent u betrokken bij deze casus?

Verwachtingen voorafgaand aan het participatieproces

Was het doel van dit project bij de start duidelijk voor iedereen? In hoeverre zijn de participatiekaders sturend geweest voor het participatieproces? Wat waren uw verwachtingen van het participatieproces?

Verloop van het participatieproces

Hoe zijn de participanten betrokken bij dit project? Hoe verliepen de verschillende participatievormen/-momenten? Wat (welke onderdelen van het participatietraject) vond u goed gaan? Wat kunt u vertellen over de duur en doorloop van het traject? Wat kon beter als u terugkijkt naar het participatieproces? Waarom was er sprake van ontevredenheid over de doorlooptijd?

Resultaten en effecten van het participatieproces

Hoe tevreden bent u als u terugkijkt naar het participatieproces en waarom? Welke waarde heeft het participatieproces gehad? Wat zijn de vooruitzichten voor dit project met betrekking tot participatie? Hoe zag de vertegenwoordiging van doelgroepen eruit? Wat is van de participatiemomenten terug te zien in het eindresultaat?

Tot slot

Wilt u nog iets meegeven?

43

64061 – Openbaar

Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke sector en het bedrijfsleven met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten. Ons bureau zit vol inspirerende en eigenwijze individuen die allen dezelfde passie delen: organiseren. Ingewikkelde vraagstukken omzetten in werkbare constructies. Door ons brede werkterrein en onze brede expertise kunnen opdrachtgevers ons inschakelen voor uiteenlopende opdrachten. En zijn we in staat om met multidisciplinaire teams alle aspecten van een vraagstuk aan te pakken.

Berenschot B.V. Van Deventerlaan 31-51, 3528 AG Utrecht Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916 www.berenschot.nl /berenschot

Rekenkamercommissie gemeente Teylingen T.a.v Mevrouw R. Quapp (voorzitter)

Verzenddatum

zaaknummer

afdeling

Postbus 149

29 oktober 2021

Z-21-215128

Strategie

2215 ZJ Voorhout gemeente@teylingen.nl www.teylingen.nl

Onderwerp

uw kenmerk

Reactie onderzoeksrapport participatie

behandeld door

Daniëlle Otsen-Boering

T 14 0252 F 0252 – 783 599 Post Teyli ngen

Bestuurscentrum bijlage

telefoon

Raadhuisplein 1

14 0252

Voorhout Gemeentekantoor Wilhelminalaan 25

Geachte leden van de rekenkamercommissie, Met belangstelling heeft het college kennis genomen van uw onderzoek “De doeltreffendheid van de participatieaanpak in de gemeente Teylingen”. Wij waarderen de wijze waarop u met het onderzoek een bijdrage levert aan de verbetering van participatie in Teylingen. Namens het college, dank ik u hartelijk voor de grote hoeveelheid informatie die u heeft verwerkt en de grondige wijze waarop u dit onderzoek heeft uitgevoerd. Zoals u in uw aanbiedingsbrief al aangeeft is het betrekken van de omgeving bij het maken en uitvoeren van beleid een van onze prioriteiten. Daar hebben wij de afgelopen periode aan gewerkt. Naast veel projecten op het gebied van de buitenruimte, waarvan u een aantal casussen heeft meegenomen in uw rapport, is er de afgelopen jaren ook veel tijd en energie gestoken in participatie bij het maken van beleid binnen andere domeinen. De kadernota Veiligheid is hier een voorbeeld van. Het college kan zich vinden in uw omschrijvingen en conclusies, wij zien hierin een bevestiging dat wij op de goede weg zitten. Ook verheugt het ons dat u de sterke punten van de huidige werkwijze heeft gezien en benoemt in het rapport. Graag gaan wij hierbij in op uw conclusies en de aanbevelingen die u aan ons heeft gedaan.

Faciliteer kennisdeling in de organisatie In uw rapport benadrukt u de noodzaak tot het stimuleren van kennisdeling zodat de gemeente in staat is goede participatie processen te organiseren die bijdragen aan de grote ambities voor participatie. De afgelopen jaren is er binnen HLTsamen veel kennis en ervaring opgedaan met participatie. Bij een groot aantal projecten zowel binnen het fysieke als het sociale domein is er samengewerkt met de omgeving. Zoals dat bij elke nieuwe ontwikkeling gaat zaten daar successen bij en ook leermomenten.

Sassenheim

Afgelopen voorjaar is er binnen de organisatie een programma Participatie ingericht. Een overkoepelend programma met als doel de ambities uit het collegewerkprogramma verder te vertalen naar een gezamenlijke (bestuurlijke) visie en concrete handvatten voor inwoners, raden, colleges en medewerkers. Onder het programma zijn lopende en nieuwe projecten geclusterd om het vraagstuk integraal en overkoepelend op te pakken. Zo is het programma Omgevingswet en participatie als onderdeel hiervan ook betrokken. Een van die projecten bestaat uit het ophalen van de “lessons learned” bij het bestuur en in de organisatie met als doel deze informatie mee te nemen als input voor de verschillende projecten. Ook wordt deze informatie opgeslagen in een toolbox zodat kennisdeling in de organisatie mogelijk wordt. Binnen het programma van de Omgevingswet wordt er sinds 2020 gewerkt met intaketafels. Door met de verschillende partijen om tafel te gaan worden vraagstukken breed besproken en informatie gedeeld. Met behulp van deze reeds ingezette acties wordt er ingezet op het faciliteren van kennisdeling in de organisatie. Vanuit het project “lessons learned” wordt er in het laatste kwartaal van 2021 een sessie met de gemeenteraad ingepland voor het verder ophalen van ervaringen en adviezen zoals dat in 2019 en 2020 is gedaan met de raadswerkgroep Communicatie.

Om verder tegemoet te komen aan uw aanbevelingen nemen we de vraag: “hoe kunnen we deze kennisdeling borgen voor de langere termijn” op binnen het programma als aanvullend vraagstuk. Word (nog) beter in het goed laten aansluiten van participatieprocessen op het vraagstuk. In uw rapport geeft u aan dat er veel goed gaat binnen de participatieprocessen in Teylingen. Onze inwoners zijn zeer betrokken en onze medewerkers zetten extra stappen om de processen goed te begeleiden. Echter is de diversiteit in soorten participatie beperkt en sluiten deze niet altijd aan op het vraagstuk. Door een betere match tussen vraagstuk en in te zetten middelen en de vraag: “waarom participatie in een project van meerwaarde is” kunnen grotere successen behaald worden. Uw conclusies en aanbevelingen sluiten aan op de ervaring die de afgelopen jaren is opgedaan en komt op het moment dat we aan de slag zijn met het opstellen van een (omgevingswetproof) participatiebeleid en bijbehorende middelen. Afgelopen zomer is er een begin gemaakt met het schriftelijk opstellen van dit participatiebeleid. Dit is een vervolg en aanvulling op eerdere acties zoals de sessies met de raadswerkgroep communicatie over het thema participatie en de betekenis voor Teylingen en de sessies met de raad vanuit de Omgevingswet.

Ook sluit het opstellen van het participatiebeleid aan op de eerder opgestelde interne visie (voor HLT), de bijbehorende ambtelijke toolbox en de resultaten die tijdens de Corona pandemie geboekt zijn op het gebied van digitale participatie. In het laatste kwartaal van dit jaar gaan wij graag het gesprek met de raad aan over het meegeven van kaders voor dit beleid. Onderdeel hiervan is een gesprek over “welke soorten participatie” Teylingen wil inzetten. We hadden dit graag eerder opgepakt zoals toegezegd in de programmabegroting 2020-2023. Als gevolg van de Corona pandemie en de prioritering van vraagstukken hierdoor en de focus op digitale participatie om de lopende participatietrajecten zoveel mogelijk door te kunnen laten gaan heeft dit helaas vertraging opgelopen. Door het inrichten van het programma Participatie en het integraal oppakken van de projecten hieronder is er een nieuwe impuls gegeven aan het nakomen van de toezegging.

Het “hoe” wordt mogelijk gemaakt door een toolbox waarin onder andere verschillende werkvormen staan opgenomen. Deze is reeds voorhanden en wordt verder aangevuld. Verdere borging moet nog plaatsvinden met een looptijd tot eind 2022. Door het opstellen van beleid samen met het verder aanvullen en borgen van de middelen wordt er gewerkt aan het uitbreiden van het gebruik van soorten participatie en het aansluiten van de processen op het vraagstuk. Werk aan een doorleefde manier van denken over participatie in Teylingen. Participanten hebben behoefte aan duidelijkheid, blijkt uit het onderzoek. Dit geldt niet alleen voor participanten maar ook voor de medewerkers binnen HLTsamen en voor het college en de gemeenteraad. Het opstellen van het hierboven genoemde participatiebeleid waar mee gestart is draagt bij aan duidelijkheid van toekomstige participatietrajecten. De afgelopen jaren is er veel waardevolle kennis en ervaring opgedaan met het werken met participatie binnen alle domeinen, hierdoor is er input opgehaald voor gedeelde beelden en opvattingen. Nu is het tijd deze te vertalen naar kaders in het beleid samen met de raad en de omgeving. Uw aanbeveling “Organiseer intern een programma om samen met de gemeenteraad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie tot overeenstemming te komen over hoe de gemeente Teylingen denkt over en kijkt naar participatie” bevestigt dit.

In aansluiting op de activiteiten die er vanuit het programma participatie al zijn gestart en als reactie op uw aanbevelingen zal het college op korte termijn (in overleg met de agendacommissie en afhankelijk van de mogelijkheden) met de raadsleden in gesprek gaan. Er kan dan een toelichting worden gegeven op de reeds ingezette acties en gesproken worden over de wensen om samen met de huidige of nieuwe gemeenteraad te komen tot een vastgesteld participatiebeleid. Wij zijn als college graag bereid om onze zienswijze nader toe te lichten en deze met u en de gemeenteraadsleden te bespreken. Met vriendelijke groet, namens het college van Teylingen

Drs. C.G.J. Breuer Burgemeester