2024-09-26 IC17 - Bijlage bij de brief aan de raad Vastgestelde jaarverantwoording 2023 Zeeuws Archief
Tekst van het document
tuin, ICT e.d. Ega lisatiereserve
Er kunnen verschillen optreden tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage
waarmee het prijspeil van de totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt. lndien het vastgestelde percentage hoger is dan de reële prijsstijgingen, wordt het meerdere niet teruggevorderd van het Zeeuws Archief. Evenmin wordt in geval van een indexeringspercentage dat lager is dan de reële prijsstijgingen nadere compensatie verleend. Om verschillen meerjarig te kunnen opvangen, heeft het Zeeuws Archief een egalisatiereserve gevormd. Risico's Sinds 1 januari 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en
instandhouding van het pand in plaats van het Rijksvastgoedbedrijf. Het Zeeuws Archief ontvangt hiervoor een bijdrage van OCW voor het beheer en onderhoud. ln 2021 heeft OCW een evaluatíe uitgevoerd en uitgesproken bovenstaande regeling te continueren. De daadwerkelijke afspraken hierover worden 2024 afgerond. De minister van OCW heeft in 2018 een stelselherziening van de RHC's aangekondigd. ln 2020 is gecommuniceerd dat de miníster per 1 januari 2024 uittreedt uit de gemeenschappelijke regeling
Jaarverantwoording 2023
46
lnmiddels is dat uitgesteld naar 1 januari 2025. Het beheer van de analoge archieven wordt gedelegeerd aan de RHC's door een delegatiebepaling in de nieuwe Archiefwet. Die treedt naar verwachting in werking op 1 januari 2025. Kengetallen De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting, jaarrekening en de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van het Zeeuws Archief inzichtelijker te maken. ln onderstaande tabel zijn voor het Zeeuws Archief drie van de vijf verplichte kengetallen opgenomen. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn niet van toepassing.
Jaarverslag 2023
Verloop van de kengetallen Realisatie
Kengetallen
netto schuldquote
2022
Begroting 2023
Realisatie
2023
-806,96% -293,34% -'J.Lr4,80%
solva biliteítsratio
35,79%
14,70%
32,83%
structurele exploitatieru imte
'J.,95%
-1,,93%
2,I7yo
Het kengetalvoor de netto schuldquote bijde realisafie2022 is aangepast ten opzichte van de jaarverantwoording 2022. Hierin is voor 2022 een netto schuldquote opgenomen van -25,92Yo. De formule waarmee dit kengetal wordt berekend isin 2022 echter niet juist gehanteerd. Voor deze jaarverantwoording is samen met de accountant nagegaan of de formule nu wel juist is gehanteerd Dit leidt tot een zeer lage netto schuldquote die komt door onze zeer goede liquiditeitspositie. Het Zeeuws Archief heeft één geldlening die per I juli2O25 volledig is afgelost. De lopende uitgaven, inclusief rente en aflossing van de lening, worden gefinancierd met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Middelburg, de gemeente Veere en overige bijdragen. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Zeeuws Archief aan haar financiële
verplichtingen kan voldoen. Hiertoe wordt de omvang van het eigen vermogen (de reserves en het resultaat van het Zeeuws Archief) gerelateerd aan de totale omvang van het vermogen (het eigen en het vreemde vermogen). Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe groter het deelvan de activa dat is gefinancierd met eigen middelen en hoe groter de financiële weerbaarheid van het Zeeuws Archief is. Een solvabiliteitsratio van 25% - 40% wordt als gezond gezien. Ten opzichte van voorgaande periodes is de ratio nagenoeg gelijk gebleven. De structurele exploitatieruimte geeft weer hoeveel structurele ruimte er is om de eigen lasten te dragen, ook als bijvoorbeeld de baten afnemen of lasten in de toekomst gaan toenemen. De ruimte
wordt berekend door het structurele saldo (verschiltussen structurele baten en lasten)te delen door het totaal aan jaarlijkse baten. Voorbeelden van structurele baten zijn de bijdragen van de GRpartners en de inkomsten van de dienstverleningsovereenkomsten. Bij structurele lasten gaat het om de lasten die worden gemaakt voor het uitvoeren van structureel beleid en overhead. Een positief
laarverantwoording 2023
47
kengetal betekent dat sprake is van een positief saldo tussen de structurele baten/lasten inclusief de
structurele onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves.
Jaa rvera ntwoord ing 2O23
48
Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Het Zeeuws Archief is gehuisvest aan het Hofplein te Middelburg in een monumentaal pand met een moderne vleugel. Het pand wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en sinds l januari 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor onderhoud, beheer en instandhouding van het pand in plaats van het RVB. Hiertoe is eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het RVB. Van OCW heeft het Zeeuws Archief in 2O23 een bijdrage van € l-.954.787,- ontvangen ten behoeve van huur, beheer, onderhoud en instandhouding. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief in 201-9 een eenmalig bedrag ontvangen voor achterstallig onderhoud waarvan in 2023 geen gebruik is gemaakt' De huurovereenkomst met het RVB had een looptijd van drie jaar en isin2022 stilzwijgend verlengd, waarbij de huur enkel eenzijdig op gezegd kan worden door het Zeeuws Archief. Een evaluatie door OCW heeft in 202L plaatsgevonden en heeft ook in 2022 geleid tot een voortzetting van de overeenkomst. Definitieve stappen naar aanleiding van de evaluatie dient OCW nog te zetten.
Voor het preventief en correctief onderhoud is in mei 201"9 voor drie jaar (met twee keer L jaar verlengingsmogelijkheid)via een Europese aanbesteding een contract afgesloten met Kuijpers. Zolang Kuijpers de afgesproken KPI's behaalt, wordt dit bedrijf ook ingeschakeld voor projecten onder € 25.000,-. Bij grotere projecten worden meerdere offertes aangevraagd. Voor het beheer en onderhoud vanaf l januari 2024 heeft in 2023 een meervoudige onderhandse aanbesteding voor 1 kalenderjaar plaatsgevonden die door de firma Kuijpers is gewonnen.ln 2O24 vindt een Europese aanbesteding plaats voor een langdurig onderhoudscontract voor drie jaar (met twee keer l jaar verlengingsmogelijkheid
).
Naast het preventief onderhoud en het algemeen beheer van het vastgoed en het verhelpen van storingen is in 2023 een aantal projecten uitgevoerd en in gang gezet. Waarbij het Zeeuws Archief altijd kijkt naar de meest duurzame maatregelen .Zo zijn de appendages gei'soleerd en is in2023 gestart met het vervangen van de verlichting met Ledverlichting (466 armaturen) waardoor het Zeeuws Archief zo goed als volledig is overgestapt op Ledverlichting. Naar aanleiding van de pilot met het uitzetten van de ventilatoren in de depots buiten kantooruren volledig is opdracht gegeven dit volledig te automatiseren. Hiervoor moesten extra opnemers geplaats worden in het depot en moest de software in het gebouwbeheersysteem aangepast worden. Verder zijn er regelbare thermostaatknoppen geplaatst op alle verwarmingen, waardoor de instelling van de temperatuur per
kamer beter en centraal geregeld kan worden. Hiervoor moesten ook aanpassingen in het gebouwbeheersysteem worden gedaan. Ook is een elektrische laadpaal bij het Zeeuws Archief geplaatst. Hiervan wordt gebruik gemaakt door een auto-deelbedrijf. De betreffende auto kan gereserveerd worden voor het maken van dienstreizen. Bouwkundíge projecten in2023 waren het vervangen van de keuken en het schilderen van de achtergevel.
ln 2022 is aan een gespecialiseerd extern bedrijf opdracht gegeven onderzoek te doen naar isolatie van het Van de Perrehuis. Ook is in 2022 aan een gespecialiseerd extern bedrijf opdracht gegeven om onderzoek te doen naar de mogelijkheden voor het Zeeuws Archief om in de toekomst over te stappen naar een andere vorm van warmtegebruik. ln 2023is de rapportage besproken waarin diverse installatieoplossingen worden beschreven, inclusief de bijbehorende investeringen en het rendement dat van de investering verwacht mag worden. Hierbij ís rekening gehouden met de isolatie mogelijkheden in het Van de Perrehuis. ln 2024 wordt een besluit genomen in relatie tot de benodigde vergunningen.
Jaarverantwoording 2023
49
Door de genomen maatregelen de afgelopen jaren en ook in2023 ziet het energiegebruik er in de periode 2021.-2023 als volgt uit: Energieverbruik Elektra Energieverbrui k Elektra Te ru
elektra zon nelen e Ie ktra r KWh incl. belastin n en btw Kosten elektra incl. btw Waarvon Netwerkkosten elektra incl. btw leve
2021
2022
2023
405.266 KWh
267.829KWh 12.476KWh
225.4t2KWh
O KWh
10.500 KWh
€ €
41.550,00 €
37.894,34
€
94.474,00
€
2L.575,22
€
74.207,15
€
1-4.838,20
€
15.800,18
€
1r.926,65
€
L6.884,00
0,10 €
0,L4 €
0,42
Gas
Energie Gasverbruik Pri s
r m3 incl. belasti
Koste n
88.772m3 n en btw
60.477 m3
incl. btw
€ €
6s.228,00 €
tMoorvon belastingen
€
45.362,24
Netwerkkosten gas incl. btw
€
0,74 €
60.169 m3
0,76 €
L,59
45.982,11,
€
9s.958,00
€
33.1-19,L5
€
35.750,19
2.439,36 €
2.565,68
€
3.007,81
lndiendemaatregelennietgenomenzoudenzijn,danzoudendekostenvoorelektra in2O23€ 76.000 hoger uitvallen. De inventaris van de depots, de kantoren, het infocentrum, de expositieruimte en het
restauratieatelier is eigendom van het Zeeuws Archief. Dit geldt ook voor de ICT-apparatuur.
ln2023 is het meubilair in de studiezaalvolledig vervangen en is in de studiezaaleen extra boekenkast op maat geplaatst. Verder is een aantal nieuwe bureaustoelen aangeschaft en een goede camera voor het maken van multimedia-filmpjes. Voor de pilot met de ventilatoren is extra meetapparatuur aangeschaft die in volgende jaren gebruikt zullen worden voor handmatige metingen in de diverse depots. Op het gebied van automatisering zijn ten behoeve van het e-Depot en data science zwaardere laptops en een desktop aangeschaft. Verder zijn er laptops, monitoren, en dockingstations aa ngeschaft. Deze investeringen worden geactiveerd en lineair afgeschreven. Er wordt pas afgeschreven als de
investering volledig is afgerond.
Jaarverantwoording 2023
50
Pa ragraaf Verbonden partijen Het Zeeuws Archief is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: r het ministerie van OCW
r r
de gemeente Middelburg de gemeente Veere
Verder heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) afgesloten met: o de provincie Zeeland r het waterschap Scheldestromen r de gemeente Terneuzen . de gemeente Vlissingen o de gemeente Schouwen-Duiveland e de gemeente Kapelle o de gemeente Tholen ln de DVO's is vastgelegd dat de samenwerking periodiek wordt geëvalueerd. Doel is om zicht te krijgen op de uitvoering van de afspraken zoals die zijn overeengekomen, met aandacht voor de manier waarop de uitvoering verloopt en hoe de partners dit ervaren. De DVO met de gemeente Schouwen-Duiveland is in 2023 voor het eerst tussentijds geëvalueerd. De bevindingen van de evaluatie zijn positief. De evaluatie van de samenwerking met de provincie Zeeland is voorbereid Deze wordt afgerond in2024.
Het Zeeuws Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN/BRAlN, Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Orga nisaties WSGO'
Jaarverantwoording 2023
51
Pa ragraaf fina ncierÍng
Wetteliik kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het uitzetten van gelden en afsluiten van leningen met een prudent karakter. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Dit statuut is in 201-6 vastgesteld en zal in 2024 worden geactualiseerd. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk heeft in 2023 per kwartaal plaatsgevonden en vanuit de gemeente Middelburg maandelijks. De gemeente Veere heeft in april2023 in een keer het jaarlijks voorschot uitbetaald. De salariskosten zijn door de gemeente Middelburg maandelijks halverwege de volgende maand in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief binnen twee weken aan de gemeente Middelburg betaald. De huurkosten zijn door RVB per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archíef
betaald. Kasgeldlimiet
Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor openbare lichamen is dit percentage bepaald op minimaal 8,2To. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor het
Zeeuws Archief dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 615.793 (8,2%van € 7.509.674 o.b.v. de begroting 2023) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar lange termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. Het Zeeuws Archief voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief geen kortlopende leningen. Renterisico Het renterisico op de vaste schuld is de mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten verandert door wijzigingen in het percentage op leningen en uitzettingen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van L jaar of langer. Het renterisico is afhankelijk van of de geldverstrekker de rente kan wijzigen op basisvan de leningsvoorwaarden (renteherziening)en of we bijafloopvan de lening een nieuwe lening aan moeten gaan waardoor we een andere rente krijgen (herfinanciering). De renterisiconorm 2023 is voor het Zeeuws Archief 20%van het begrotingstotaal per l januari, dus 20%van€7.509.674,- = € 1.501-.934,-. Het Zeeuws Archief zit hier ruim onder met de lening waar 31 december 2023 nog€ 137.055,- van over was.
Leningen Per 1 juli 2000 is een annuiteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per l juli 2025 afloopt: * 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueelte betalen bedrag van 7 4.775,89 Euro.
J a a
rvera ntwoord ing 2023
52
Financiering van de investeringsuitgaven ln 2O23 is geïnvesteerd in ICT-middelen, audiovisuele middelen, meubilair en apparatuur voor restauratie en behoud. Het Zeeuws Archief beschikte in2023 over voldoende liquide middelen en hoefde voor deze investeringsuitgaven geen lening aan te gaan.
Uitzettingen Vanaf december 2Ot3 zijn decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen verplicht om bij het Rijk te gaan schatkistbankieren op grond van de wet verplicht schatkistbankieren van 4 juli 201-3 (ingangsdatum l-4 december 2013). Dat heeft gevolgen voor de uitzettingen van het Zeeuws Archief. Sinds 1 juli2O2Ldienen (tijdelijke)extra middelen boven een bedrag van € 1.000.000,- (gerekend op kwartaalbasis) bij de schatkist te worden ondergebracht. ln 2023 ontving het Zeeuws Archief € 189.852,- aan rente.
Jaa rvera ntwoording 2O23
53
Pa ragraaf bed rijfsvoeri ng Personeel en organisotie Personeel Per 31 december 2023 werkten in totaal 63 personen bij het Zeeuws Archief met een vast of tijdelijk
dienstverband. Deze vervulden op dat moment 51,04 fte. Dit betreft 42,59 fle met een vast dienstverband en 8,44 fte met een tijdelijk dienstverband, waarvan 6,22 fle met kans op een vast dienstverband. De totale salarislasten voor vast en tijdelijk personeel bedroegen in 2023 € 3.961.102,-. Daarnaast is voor een bedrag van €225.5L5,- aan uitzendkrachten/gedetacheerden ingehuurd voor receptie- en behoudswerkzaamheden, depotwerkzaamheden locatie Zierikzee, metamorfozeprojecten en voor een coórd inator publieksbereik. De salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Middelburg. Jaarlijks brengt de gemeente
Middelburg hiervoor door middel van een factuur kosten in rekening. Verder wordt voor de uitkering van een bovenwettelijke uitkering gebruik gemaakt van de diensten van VismaRaet. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden maar ook voor werkplekonderzoeken en overige a rbo-aa ngelegen heden. Het ziekteverzuimpercentage onder de medewerkers met een vast en tijdelijk dienstverband bij het Zeeuws Archief bedroeg in 2023 L,97% gecorrigeerd voor langdurig zieken (inclusief langdurig zieken is het percentage 5,93%). De ziekmeldíngsfrequentie bedroeg in2023'J.,r3.
Vriiwillieers ln2023 verrichtten vrijwilligers zowelop locatie in Middelburg en Zierikzee, als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties (waaronder de gemeentelijke kunstverzamelingen), vertalen van teksten in het Engels, scannen van archiefstukken, transcriberen van oude handschriften, genealogische informatie toegankelijk maken en inlichtingen verstrekken, educatie-activiteiten, beantwoorden van reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en beschrijven van beeldmateriaal en onderhoud van scheepsmodellen. De vrijwilligers werden begeleid door medewerkers van het Zeeuws Archief. lnterne communicatie Het team lnterne Communicatie heeft bijgedragen aan een goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling. Door de groeivan het Zeeuws Archief naar 70 medewerkers en gO vrijwilligers is de behoefte aan interne communicatie groot. o Teams en project-/werkgroepen bevorderen de samenwerking en kennisdeling. o Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (APl) worden tenminste vier maal per jaar gehouden. Hierin informeren directie en medewerkers elkaar over voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, actueel nieuws, projecten, activiteiten, plannen, werkprocessen, etc. o SharePoint wordt actief gebruikt voor de onderlinge informatievoorziening over actueel nieuws, activiteite n, werkafspra ke n en personeelsza ken.
o Er is een Lief en Leed beleid. o Mï-Klein (wekelijks): de agenda, hoofdpunten en notulen worden gepubliceerd. o MT-Groot (maandelijks): het verslag wordt gepubliceerd. o Er is een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. o Er worden activiteiten voor vrijwilligers georganiseerd, zoals de vríjwilligersdag. Daarnaast ontvangen vrijwilligers een kaart op de landelijke vrijwilligersdag en worden zij uitgenodigd voor de eindejaa rsbijeenkomst.
Jaarverantwoording 2023
54
.
Er worden activiteiten voor het personeel georganiseerd, zoals het personeelsuitje, BBQ en de
eindejaa rsbijeenkomst.
o Er is een zomerkrant van en voor collega's. o Er zijn interne gesprekgroepen georganiseerd, met als thema slavernij. o Er is een personeelsvereniging. Medezegqenschap ln 2023 heeft de directeur regelmatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief Bestuu rl ijke org a n isatie
Het dagelijks bestuur bestaat uit de heer drs. A.J. Koppejan, voorzitter en rijksbestuurder, mr. E. Smit, wethouder Middelburg en de heer mr. R.J. van der Zwaag, burgemeester Veere, in mei opgevolgd door burgemeester drs. F. Schouwenaar. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer drs. F.W. Weisglas, rijksbestuurder, mevrouw mr. M.M.D. VermueVermue, rijksbestuurder en door de heer mr. ing. R.A.J. Schonis, wethouder Middelburg.
Huisvesting Zie paragraaf onderhoud kapitaalgoederen
d Uit de programmarekening blijken de gerealiseerde lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen bij geen van de drie programma's te zijn overschreden en ook niet bij de overhead B eg rot i n g s re chtm ati g h ei
Jaarverantwoording 2023
55
JaarrekenÍng 2023
Jaarverantwoording 2023
56
BALANS PER 31 DECEMBER 2023
(voor bestemming van het resultaat)
3r-12-2023
3t-12-2022
€
€
515.325
450.288
ACTIVA
Vaste activa
Materiële vaste activa Vlottende activa uitzettingen met een rentetypische looptiid korter don 7 joar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist
r82.949
357.272
6.470.173 s0.030
5.322.972
6.703.L52
s.686.048
Liquide middelen
10s.980
1L4.864
Overlopende activa
L32.307
342.649
7.457.763
6.s93.849
Overige vorderingen
TOTAAT ACTIVA
s.805
PASSIVA
Vaste passiva Eigen Vermogen Algemene reserve Bestem mingsreserve personeel Bestem min gsreserve behoud Bestemmin gsreserve bedrijfsvoeri ng Bestemmingsreserve programma's en digitalisering Ega lisatiereserve
Onverdeeld resultaat
Voorzíeningen
181.328
181.328
335.905 209.665
335.905 209.665 341-.998
341.998 1.178.886
952.034
198.495
198.495
2.335
1"40.665
2.44a.612
2.360.090
2.97r.4L9
2.373.373
Voste schulden met een rentetypische looptiid van één jaor oÍ langer
25-jarige annurteitenlening
Totaal vaste passiva
r-37.055
199.803
137.055
199.803
5.557.086
4.933.26s
223.370
754.556
223.370
754.556
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter don één joar Overige schulden
Jaa rvera ntwoording 2023
57
Overlopende possiva Nog te betalen bedragen
31-12-2023
3r-72-2023
€
€
866.259
184.153
332.840 478,208
336.881 384.994
1.677.307
906.029
7.457.763
6.593.849
De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een
specifiek bestedingsdoel. Overige vooruit ontvangen bedragen
TOTAAL PASSIVA
iaarverantwoording 2023
58
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2023
2e wijziging
Begroting
begroting 2023
Realisatie 2023
Realisatie
2023
2022
€
€
€
€
Progrommo beheer Totale lasten Totale baten
820.294 -6L.L14
881.005
1.033.665 -61.075
783.528
-63.300
Saldo
759.180
8r7.705
972.590
722.65t
Progrommo informotie en kennis Totale lasten Totale baten
2.000.458
2.058.451
-7s.280
1.865.256 -20.000
1.967.259
-7t.L58
Saldo
r.929.299
1.983.171
1.845.266
1.635.382
t.293.722
1.313.096
1,.217.455
1.195.685
-r2.525 1.28r.t98
-12.550
-9.000
-L2.169
1.300.546
1.208.45s
1.183.516
4.t14.474
4,252.552 -15 1.130
4.116.386 -90.07s
3.946.472
-144.797
4.O26.3tL
3.541.549
-1.336.9s1
-1.388.240
-1.161,.945
-1.855.163
-s0.000 -500.785 -79.099 -144.290 -36.204 -695.767
-150.000
BATEN EN LASTEN
P rogra m m o pub I ieksberei
-60.877
-33L.817
k
Totale lasten Totale baten Saldo So ldo uitvoeri ng progra m ma's
Totale lasten Totale baten Saldo
Overzicht a I ge me n e d ekki ngsm i dd elen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud
3.969.677 4.tO1.422
-404.923
-1.566.165 -r.954.787 -50.000 -553.452 -89.296 -159.465 -39.6s8 -682.257
-7.566.L64 -7.954.786 -s0.000
-r21,.21,6
-12L.216
-1,21,.21,6
-T2T,2L6
-349.744
-339.557
DVO Terneuzen
-373.513 -40.364 -38.118 -433.199
-373.513
-34.653 -394.362
DVO Terneuzen: e-Depot
-rt3.t51
-3s.692 -406.193 -103.926 -264.836 -462.818 -64.020
-257.r23
Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000
Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Waterschap e-depot
DVO Kapelle
DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot
Overige algemene dekkingsmiddelen I
ncidentele baten
-282.835 -494.272 -7L.284 -55.105 -720.1,27 0
-7.839.469
Jaarverantwoording 2023
-553.452
-89.296 -159.465 -39.658 -682.257
-520.015 -79.099 -149.831
-36.204 -675.s02
-40.364 -38. L18
-433.799 -r73.757 -282.835 -494.272 -71,.284
-1,03.926
-449.338 -64.020
-55.105
-48.308
-48.308
-552.296
-1,81 .325
U
0
-295.960 -92.682
7.671.636 -6.649,120 -7.055.199
59
2e wijziging
Realisatie 2023
begroting 2023 €
Begroting 2023 €
Realisatie 2022 €
€
Overzicht overhead Sala rislasten overhead
977.960
987.871
861 .210
817.096
Overige personeelslasten Huu r Rijksgebouwendienst
1,67.296
193.105
t58.704
I28.345
391.758 329.559
380.347 23s.816
L.224.98-/
1,.331.572
337.909 68.023
294.951
H u isvestingsla
sten
Huisvestingslasten beheer en onderhoud Orga nisatielasten
Afschrijvi ngslaste n Rentelasten
lncidentele lasten
390.177
390.177
364.096 L.417.873 305.649 69.27r
367.448 L41,L.253 296.952 70.544
10.139
10.139
10.L39
13.810
0
0
0
0
3.696.462
69.341"
3.72L.489 3.382.290 3.27t.278
Ve n n ootsch o p sb e I o sti n g
0
0
L.000
5.707
Onvoorzien
0
0
L0.000
0
173.330
-t51.275
-770.478
236.665
0
s0.000
0
0
0
0
0
96.000 0
TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN Toevoeg i n gen a a n reserves
Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestem mingsreserve behoud Bestemmingsreserve progra mmagelden en digitaliseri ng Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Ega lisatiereserve
Onttre kki n g en o o n rese rve s Algemene reserve Bestemmi ngsreserve personeel Bestemmingsreserve behoud
0
0
0
I 70.995
170.995
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
L70.995
2 20.995
0
96.000
0
0
0
0
0
-80.000
-87.273
0
0
0
0
Bestem mingsreserve bedrijfsvoering
0
0
Ega lisatiereserve
0
0
-98.304 -75.000 -86.s00
Bestemmingsreserve progra mmagelden e n digita liseri ng
0
-292.2 70
-423.46r
0
0
-372.270
-770.478
0
2.335
0
0
140.665
RESULTAAT
Jaarverantwoording 2023
0 U
GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPATING ALGEMEEN
Activiteiten Het openbaar lichaam Het Zeeuws Archief heeft, conform artikel 2lid 2 van de regeling Het Zeeuws Archief ten doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezamenlijkheid te behartigen. Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is voor wat betreft de waardering van de activa en passiva opgemaakt op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. De waardering en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van hístorische kosten. Tenzij bij
het betreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA
Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met per categorie vastgestelde lineaire afschrijvingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen een nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Bestemmingsreserves Personeel
Dit betreft een reserve ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken,
eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, verva ngi ng tijdens ouderscha psverlof, verlofspa ren e.d. Behoud
Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet besteed wordt, wordt aan deze bestemming toegevoegd.
Bedriifsvoering Dit betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief
Jaarverantwoording 2O23
6I
Programma's Dit betreft een reserve ten behoeve van de diverse programma's voor werkzaamheden díe in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren.
Disitalisering De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uít te kunnen
voeren. Egalisatiereserve Dit betreft een fonds om schommelingen tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt te kunnen opvangen.
Voorziening beheer en onderhoud gebouw De voorziening beheer en onderhoud gebouw wordt op basis van het MOlp gevormd voor verplichtingen waarvan het waarschijnlijk is dat zij zullen moeten worden afgewikkeld en waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. De omvang van de voorziening wordt bepaald door de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de betreffende verplichtingen en verliezen per balansdatum af te wikkelen. De voorziening wordt gewaardeerd tegen nominale waarde. Voorziening spaarverlof ln de cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties is geregeld dat een werknemer zonder fiscale gevolgen maximaal 3.600 uur verlof mag sparen bovenop het wettelijke verlof waar ze recht op hebben. Dit verlof kan een werknemer op een later moment inzetten voor bijvoorbeeld een sabbatical of om eerder te stoppen met werken. Voor het gespaarde spaarverlof is een voorziening getroffen die wordt aangewend op het moment dat een medewerker het spaarverlof opneemt. De voorziening wordt gewaardeerd tegen nominale waarde op basis van de daadwerkelijke aantal gespaarde uren x tarief.
Jaarverantwoord ing 2Q23
62
GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET RESULTAAT
Algemeen De lasten en baten worden toegerekend aan het boekjaar, ongeacht of zij tot uitgaven en
ontvangsten in het boekjaar hebben geleid. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong hebben voor het einde van het boekjaar, worden in de jaarrekening verwerkt indien zij bekend zijn op het moment van opmaken van de jaarrekening. Baten
Onder baten worden verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en diensten, onder aftrek van kortingen en dergelijke. Tevens worden hieronder verstaan de over het verslagjaar verstrekte bijdragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Bijzondere baten en lasten Bijzondere baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve van incidentele aard zijn. Pensioenen Het Zeeuws Archief heeft een pensioenregeling. Deze regeling wordt gefinancierd door afdrachten aan een pensioenuitvoerder (ABP). De pensioenverplichtingen worden gewaardeerd volgens de 'verplichting aan de pensioenuitvoerder benadering'. ln deze benadering wordt de aan de
pensioenuitvoerder te betalen premie als last in de winst-en-verliesrekening verantwoord. De dekkingsgraad van het betrokken bedrijfstakpensioenfonds bedraagt op 31 december 2023 volgens opgave van het fonds l-10,5%. Op basis van het uitvoeringsreglement heeft de gemeenschappelijke regeling bij een tekort in het fonds geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen anders dan door hogere toekomstige premies'
I a a rve ra
ntwoo r din g 2O23
63
TOELICHTING OP DE BATANS PER 31 DECEMBER 2022
ACTIVA VASTE ACTIVA
Materiële vaste activa
Boekwaarde per 1- januari Aa nschaffingswaa rde
1.744.697
Cumulatieve afschrijvingen en waardevermi nderingen
-1,.294.410 450.287
Mutoties nvesteringen Afschrijvingen I
2r9.564 -153.529 66.036
Boekwoarde per 31 december Aanschaffingswaa rde
L.867.073
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
-1,.350.748
516.325 ln de cumulatieve aanschafwaarden en afschrijvingen zijn geheel afgeschreven activa niet meer begrepen Afs c h rijv i n g s p e rce nta g es
Materiële actíva
/o
4-70-20
VLOTTENDE ACTIVA
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
3t-t2-2023
3t-L2-2022
€
€
a. Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen
r82.949
357.272
182.949
357.272
b. Uitzettingen in's Rijks schatkist Schatkistre ke n i ng
6.470.L73
5.322.972
6.470.t73
5.322.972
r-83.317
1,35.477
Drempelbedrag is € 1.000.000,- per kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis bulten 's Rijks schatkist aangehouden middelen: Kwartaal L Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4
243.372
1,28.272
1L4.699 215.484
260.367
50.030
5.805
470.817
c. Overige vorderingen
Debiteuren Stand per 31 december Af: voorziening voor oninbaarheid
Overige vorderingen
Jaarverantwoording 2023
0
0
50.030
5.805
0
0
64
Liouide middelen ING betaalrekening Betalingen onderweg Creditca rd Kas
Overlopende octiva Nog te ontvangen bijdrage kosten PO en OMC Nog te ontvangen opbrengsten zakelijke dienstverlening
31-t2-2023
3L-72-2022
€
€
104.939
trz.823
0
0
-192
-43
7.233
2.085
10s.980
tL4.864
429
27.879
16.545
L43.702
Eindafrekening Metamorfoze lndisch erfgoed Nog te ontvangen huur depots en huur kantoorruimte Overig nog te ontvangen bedragen
19.705
0
9.678
7.854
1.369
564
Archief 2020
L.815
1.815
Vooruitbetaald bouw vitrines expositieruimte Vooruitbetaald huur kopieera pparatuur Vooruitbetaald licenties
0
46.77r
4.655
4.257
39.419
35.481
Vooru itbetaa ld automatiseringskosten
4.395
2.336
Vooruitbetaa ld verzekeringen Vooru itbetaa ld digita liseringskosten Vooruitbetaald beveiliging Vooru itbetaa ld personeelskosten
24.736
22,252
0
35.708
3.987
974
3.976 3.624
Vooruitbetaald arbo Vooruitbetaa ld a bon neme nten/contributie
2.801
2.155
379
2.268
Overige vooruitbetaalde bedragen
L.4r9
2.008
L32.307
342.649
Eigen vermogen Algemene reserve Saldo per 1 januari
L8 1,.328
L8L.328
Vastgestelde resu ltaatverdeling Dotatie
0
0
0
0
Onttrekking Saldo per 31 december
0
0
18 t.328
181.328
Bestemmingsreserve personeel Saldo per L januari
33 5.905
239.905
Vastgestelde resu ltaatverdeli ng
0
0
Dotatie
0
96.000
0
0
335.905
335.905
209 .6 65
209 665
Vastgestelde resu ltaatverdeling Dotatie
0
0
0
0
Onttrekki ng
0
0
209.665
209.655
Onttrekki ng Saldo per 31 december
Bestemmingsreserve behoud Saldo per 1 januari
Saldo per 31 december
Jaa rvera ntwoording 2O23
65
3t-t2-2023 3L-t2-2022 Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Saldo per 1 januari Vastgeste lde resu ltaatverdeli ng
Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
€
€
34 1.998
347 998
0
0
0
0
0
0
341.998
341.998
Saldo per 1 januari
9s2.034
932.442
Vastgestelde resu ltaatverdeling Dotatie Onttrekking
55.857
19.592
170.995
0
Bestemmingsreserve programma's en digitalisering
Saldo per 31 december
0
0
1.178.886
952.034
Egalisatiereserve Saldo per 1 januari
198.495
198 .495
Vastgestelde resu ltaatverdeling Dotatie
0
0
0
0
Onttrekking
0
0
Saldo per 3L december
198.495
198.49s
Onverdeeld resultaat
2.335
140.565
Saldo Eigen vermogen
2.444.6t2
2.360.090
Jaarverantwoording 2023
66
3t-t2-2023
3t-L2-2022
€
€
2.373.373
1.801.587
Voorzieningen Voorziening Beheer en onderhoud Saldo per L januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
Voorziening verlofsparen Saldo per L januari Dotatie
L.954.787
1.855.163
-7.441.549
-r.283.377
2.886.511
2.373.373
31-t2-2023
3L-t2-2022
€
€
0
0
84.808
0
0
0
84.808
0
2.97t.419
2.373.373
25-jarige annu'i'teitenlening, rentepercentage 6,O2Yo Saldo per 1 januari
199.803
Af lossing
-62.748
258.988 -59.185
Saldo per 37 december
137.055
199.803
Totaal schulden op lange termijn
137.055
199.803
Onttrekki ng Saldo per 31 december Saldo Voorzieningen
Vaste schulden met een rentetypische looptiid von één iaar of longer
Schulden op lange termijn De annuiteitenlening is verstrekt door de nv Bank Nederlandse Gemeenten en is aangegaan op l juli 2000. Jaarlijks wordt per l juli afgelost.
De langlopende deel (> 5jaar) van de 25-jarige lening bedraagt per 3L december 2023 € nihil. De aflossingsverplichting voor het komende boekjaar bedraagt per 31" december 2023 € 66'525 De resterende looptijd van de annuiteitenlening is 2 jaar De totale rentelast voor deze lening bedraagt over 2023 € 10'L39.
J aa
rvera ntwoor ding 2023
67
3t-L2-2022
31-12-2022
€
€
0
0
0
0
VLOTTENDE PASSIVA
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden
Crediteuren Stand per 31 december
223.370
754.556
223.370
754.556
L19.292
L42.273
0
-5.707 6.014
Nog te betalen digitaliseringskosten
4.125 29.562
Nog te betalen onderhoudskosten gebouw
2.r33
0
Nog te betalen accountantskosten
15.125
1,4.520
Overlopende possiva Nog te betalen omzetbelasting
Nog te betalen vennootschapsbelasting Nog te betalen rentelasten annuiteitenlening
0
Nog te betalen vacatiegeld
3.481
7.428
Nog te betalen energiekosten december
17.095
Ll.320
0
2.1,49
Nog te betalen kosten uitzendkrachten Nog te betalen kosten website Nog te betalen inhuur externe bureaus
Nog te betalen kosten archiefbank Nog te betalen salariskosten
Overige nog te betalen bedragen
448
1.038
1.064
4.090
0
5.354
667.I89
0
6.745
r.674
866.259
184.1s3
De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel
(Werkzaamheden huisvesting)
Cultuur Historisch Fonds Middelburg Tentoonstelling Veere Vooruitontva ngen projectgeld Meta morfoze Zeeuwse fa mil ie Arch ieven vooru itontva ngen projectgeld Meta morfoze zeeuwse Ambachtsheerl ijkheden Vooruitontvangen projectgeld Lokaal besturen tussen bezetter en burger Vooruitontva ngen sa la risgara nties Vooruitontvangen zakelijke dienstverlening Vooruitontvangen bijdrage Yara Sluiskil Vooruitontvangen bijdrage NA tbv ontwikkeling RHC,s
332.840
336.881
332.840
336.881
3.798
5.591
612 54.680
1-12.899
612
158.871
0
L46.881
177.O22
57.453 9.600
72.967 9.600
40.661,
0
5.652
6.303
478.208
384.994
Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen M ee rja rig e verp I ichti ng
Het zeeuws Archief heeft eind 20L8 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar en wordt
stilzwijgend verlengd. De huur bedraagt €390.177,- per jaar (prijspeil 2023). Het zeeuws Archief heeft per L juli 2020 een overeenkomst afgesloten voor de huur van printers en kopieermachines. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 72 maanden. De huur bedraagt € i"6.943 per jaar inclusief btw.
Jaarverantwoording 2023
68
TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING
2e wijziging
Realisatie 2023
Realisatie 2022
Begroting 2023
begroting 2023
€
€
€
€
lnrichting depot en klimaatbeheersing
51 .522
57.449
51.533
56.457
50.699 122.954
51.191
Conserveren en restaureren
75
s00
500
0
100.061
155.71.3
1s9.054
99.73r
209.191
270.119
333.207
L95.248
Doorbelaste sa la riskosten
611-.103
6r"0.886
700.458
588.280
ïotaal lasten progrdmmo beheer
820.294
881.005
1.033.665
783.528
-77.461
-19.355
-17.450
-43.653
-43.945
-43.625
-17.393 -43.484
Programma beheer Losten
Sta d hu iscollecties
e-Depot
44.326
Boten
Stadhuiscollectie gemeente Middelburg Stadhuiscollectie gemeente Veere e-Depot
Totaol baten programma beheer
0
0
0
0
-67.1r4
-63.300
-61.075
-60.877
-67.LL4
-63.300
-61.075
-60.877
0
U
lncidentele baten en losten
0
Saldo programma beheer
759.180
817.705
972.590
722.651
107.583
1,L5.277
101.030
106.767
61.685
50.626 235.404
4.500 209.3L1 48.500
250.792
1,L6.247
12L.265
273.750 46.318
r38.784 t25.823
Programma informatie en kennis Losten
Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Primair toegankelijk maken Nader toegankelijk maken Digita lisering Dienstverle ningsovereenkomsten Zakelij ke dienstverlening
54.523
5.495 L6.397
537
0
0
247.004
6t1,.427
648.624
582.379
595.188
Doorbelaste sala riskosten
1.389.031 1..409.828 L.282.887 t.372.07r
Totaol losten progrommo informatie en kennis
2.000.4s8 2.058.45L 1.865.266
1-.967.259
Boten Opbrengsten zakelijke dienstverlening
Totoal boten programmd informotie en kennis lncidentele baten en losten Soldo programmo informotíe en kennis
Jaa rverantwoordine 2023
-7L.1_58
-75.280
-20.000
-33r.877
-7 1.1 58
-75.280
-20.000
-331.877
-71.1"58
-7s.280
-20.000
-331.877
0
0
U
0
1.929.299 7.983.777 7.845.266
7.635.382
69
2e wijziging
Realisatie 2023
begroting
Begroting 2023
2023
€
€
Realisatie 2022 €
€
Programma publieksbereik Lo ste n prog ro mma p ubl ieksbe reik
nfoce ntru m
I57.stt
1,57.925
120.343
1,86.315
Website
7L5.827
123.712
I23.425
Educatie
7.L30
10.459
14.000
I
Externe communicatie
Doorbelaste sa la riskosten Totaol lasten progromma publieksberelk
30.247
22.993
29.988
89.165 4.105 15.542
310.714
315.088
287.757
295.r27
983.008
998.007
929.697
900.ss8
1.293.722 1.31"3.096 1.217.455 J..1"95.685
Boten p rog ro m m a p ubl ieksbe rei k nfocentru m
-9.279
-10.250
-9.000
Website
0
U
0
0
Educatie
-2.4r4
-2.300
0
-1.661
I
Externe communicatie
Totool baten programma publieksbereik lncidentele baten en lasten So ldo p rog ra m ma pu blieksbe re ik
Jaa rverantwoord ing 2O23
-9.551
-831
0
0
-9s6
-12.525
-12.550
-9.000
-1.2.169
-12.525
-12.550
-9.000
-72.L69
0
0
0
0
7.287.198 7.300.546 7.208.455
70
1.183.576
2e wijziging
Realisatie 2023
Begroting 2023
begroting 2023
Realisatie
2022 €
€
€
overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrogen Bijdrage Nationaal Archief
1.566.L65 -r.566.164 -1.336.951 -1.388.240
Bijdrage Nationaal Archief: huur/beheer en onderhoud Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000
1.954.787
-L.954.786
-s0.000
-50.000
Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot
-553.452
-553.452 -89.296
Bijdrage Veere
-89.296 -L59.465
-159.465
Bijdrage Veere: e-Depot
-39.658
DVO Provincie Zeeland
-682.257
-39.658 -682.257
DVO Provincie Zeeland: e-Depot
-tzt.2t6
-r2r.2\6
DVO Waterschap
-373.513 -40.364
-373.513 -40.364
DVO Waterschap e-depot
-L.76L.945 -50.000 -500.785
-1.855.1,63 -L50.000 -520.01.5
-79.099
-79.099
-144.290 -36.204
-149.831
-36.204 -675,502
-695.767
-12r.216
-127.216 -349.744
-339.557
0
DVO Kapelle
-38.1 18
-38.118
-35.692
-34.653
DVO Terneuzen
-433.799
-433.799
-406.1"93
-394.362
DVO Terneuzen: e-Depot
-rr3.757
-LL3.757
-703.926
-r03.926
DVO Vlissingen
-282.835 -494.272 -7L.284 -s5.105
-282.835 -494.272
-264.836
-7t.284
-64.020 -48.308
-257.123 -449.338 -64.020
DVO Schouwen-Duivela nd DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot
-55.105
-462.8r8
-48.308
7.119.342 -7.1.19.340 -6.46r.195 -6.666.557 Depotverhuur Gemeente Middelburg Gemeente Veere
vzG iustid Su ikeru nie
-9,700
-LO.67r -2.603
-10.670 -2.602
-9.991 -2.437
-781,
-781,
-73r
-7r0 .L,T84
-2.366
-1,,302
-1,.302
-1,.219
-259
-259
-242
-235
Zeeuwse Ombudsman
-335
-260
-244
-237
Veiligheidsregio Zeela nd
-967
-967
-905
-879
-16.9 L6
-1,6.841,
15.769
-15.310
-L3.342 -39.232
-13.038 -39.232
-72.208 -36.735
-11.853
RIAS
Art in Print
-t7.278
-L7.2t8
-16.r78
-r5.707
-69.852
-69.548
-65.1,22
-63.226
-189.853
-178.000
0
-16.829
-776.84r -L9.7!3 -246.952
-L29.568 -20.962 -L37.377
-76.000 -30.000 -434
-145.609
-443.506
-287.901
-L06.434
-200.596
0
0
0
-92.682
Verhuur kontoorruimte Walcherse archeologische dienst
Rentebaten Rêntebaten Overige baten Verrekening BTW Eindafrekening projecten Overige baten en lasten
lncidentele boten en lasten
Jaarverantwoording 2023
-35.666
-59.904 4.91,6
71
Tota a I ove rzic ht o lg e me n e dekki ng s m id de Ie n
7.839.469 -7.677.636 -6.649.720 -7.055.799 2e wijziging
Realisatie 2023
begroting 2023
Begroting
Realisatie
2023
2022
€
€
22.4t6
25.000
0
0
8.s69
16.000
16.000
L4.3r2
€
€
Overzicht overhead Ove ri g e p e rso n e e I s ko ste n
Uitzendkrachten Bovenwettelijke u itkering Dotatie voorziening verlofspa ren Doorbelaste kosten
0
10.000
0
0
-15.514
- 15.514
-15.648
-16.914
Verzorging sa la risadmi nistratie
26.388
27.500
24.726
24.878
ARBO
t2.775
1,2.400
9.057
12.368
653
1.650
1.650
0
33.287
62.500 6.s00
34.354 4.794 27.837
Ondernemingsraad Opleidingskosten, incl. reiskosten Bedrijfshu lpverlening
6.343
Reiskosten woon-werkverkeer
30.194
32.084 2.720 28.750
lnhuur externe bureaus
6.r92
6.600
0
0
Overige
3s.993
45.915
25.100
26.775
1,67.296
193.105
L58.704
r28.345
390.r77
390.17-t
391.758
380.347
390.I77
390.777
391.758
380.347
28.8r9
Huur Huur aan Rijksgebouwdienst H uisvestingskosten
Onderhoud tuin Onderhoud kantine Zakelijke lasten
4.t28
4.100
s.000
3.729
10.370
10.250
8.000
8.978
1.009
1.009
900
882
Gas
99.743
103.750
1"13.450
49.439
Electra
1,r2.947
100.000
75.950
50.454
Water
969
1000
L.000
803
Schoonmaak
1,L0.929
Lt4.700
103.903
r.01.008
Beveiliging
24.000
26.639
21.355
20.s25
364.096
36]-448
329.ss9
235.816
870.259
928.OL4
425.125
733.842
1.503
1.502
1.368
1.558
26.873
25.504
24.386
7.954.787
26.450 7.954.786
1.761,.945
1.855.163
-1..441,.549
-L499.499
-988.9s5
-1,.283.377
H u i svesti ng skoste n be h eer e n on de rh oud
Onderhoud gebouw en installaties Automatiserings- en licentiekosten Assu ra ntiekosten
Dotatie voorziening beheer en onderhoud Onttrekking voorziening beheer en onderhoud
1..41,I.873 1,.413..253 7.224.987
I.33L572
Orgonisatiekosten Huur en onderhoud kantoormachines
16.940
16.579
Ka ntoorbenodigdheden
2.615 27.329
3.500
Telefoon- en portokosten Automatiserings-, internet- en licentiekosten
24.3I9
14.616 3.575 22.700
2L.25r
1,3.752
t.978
1 68.18 1
L79.679
159.148
1.44.237
Reisdeclaraties medewe rkers Re presentatie koste n
L8.371,
15.000
7.500
r.2.053
6.8r2
6.000
5.381
Kosten bestuur Zeeuws Archief
7.1,87
4.000
4.000 4.500
Assu ra ntiekosten
tl.21,2
11.000
9.680
10.343
Acco u nta nt
28.849 2.208
20.000
18.000
Overige inhuur externe bureaus
U
25.425 41.960
Cultuur historische activiteiten Middelburg
5.708
5.899
75.000 5.16s
Ba n kkosten
1.781,
2.000
L.900
1..987
Overige
8.398
8.976
1,2.126
7.849
305.649
296.9s2
337.909
294.95L
Jaa rvera ntwoord ing 2O23
3.372
5.363
72
2e wijziging
Realisatie 2023
Realisatie
Begroting 2023
begroting 2023
2022
€
€
€
€
L0.139
10.139
10.139
13.810
10.139
10.139
10.139
13.810
ng
14.288
1,4.320
13.635
14.209
Kantine inrichting Automatisering Software Diverse apparatuur
1.502
2.148
L.295
44.880
45.7rO
45.0r4
2.584 44.786 2.904
Rentelosten 25-jarige annuiteitenlening Ov e ri g e o fs ch rijvi n g s ko ste n Ka ntoorinrichti
Doo rbelaste sa la riskoste n
Totao I ove rzicht overheod
1.23r
1.237
L.231,
7.371,
7.t35
6.849
4.859
69.271
70.544
68.023
69.341
977.960
987.871,
861.210
817.096
3.696.462 3.727.489 3.382.287
3.277.277
ven nootscha psbelasti ng
0
0
1.000
5.707
Ven nootscha psbelasting
0
0
1.000
5.707
Onvoorzien
0
0
10.000
0
173.330
-15L.275
-770.478
236.665
0
50.000
0
0
U
96.000
Totaal saldo van baten en lasten Reserves
Dotatie aan algemene reserve Dotatie aan bestemmingsreserve personeel Dotatie aan bestemmingsreserve behoud Dotatie aan bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering Dotatie aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering
0
0
0
1 70.995
1_70.995
0
0
0
0
0
0
Dotatie aan egalisatiereserve Dotatie aan bestemmingsfonds huurbijdrage Onttrekking algemene reserve Onttrekki ng aa n bestemmi ngsreserve personeel Onttrekking aan bestemmingsreserve behoud Onttrekki ng aa n bestemmingsreserve programmagelde n en
0
0
0
0
0
0
U
0
0
0
-80.000
0
0
n
-87.2L3 -98.304
digitalisering Onttrekki ng aa n bestemmingsreserve bed rijfsvoering Onttrekking egalisatiereserve ivm niet gecomp. huurverhoging
0
-292 270 0
0
0
-423.461 -7s.000 -86.s00
0
0
Onttrekking aa n bestemmingsfonds huurbijd rage
0
0
0
0
L 70.99s
-Lsr.275
-770.478
96.000
2.335
0
0
140.655
Resultaat
Jaa rvera ntwoording 2023
0
0
0 0
73
NADERE TOETICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING
ln deze toelichting wordt nader ingegaan op de verschillen tussen de realisatie 2023 en de 2e wijzigíng begroting 2023.
Progromma beheer De lasten van het programma beheer zijn bij conserveren en restaureren lager omdat de ingehuurde uitzendkrachten minder uur gewerkt hebben dan begroot. Bij het e-Depot zijn de lasten lager omdat de kosten voor een ingehuurde trainee per L oktober verschoven zijn naar de salarislasten. Daarnaast schuiven de lasten voor de verschillende werkzaamheden voor de verdere implementatie van het e-Depot en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten door naar 2024. Programma informotie en kennis De lasten voor primair toegankelijk maken zijn lager omdat er minder grote werkopdrachten aan De Ree zijn opgedragen dan begroot. Voor wat betreft de lasten voor nader toegankelijk zijn er geen credits aangeschaft voor Transkribus en het inhuren van De Ree voor bepaalde bewerkingsacties op het gebied van beeld. De lasten voor digitalisering zÍjn lager dan begroot omdat het aantal daadwerkelíjk gemaakte scans
lager was dan begroot. De lasten voor dienstverleningsovereenkomsten zijn lager dan begroot door minder schoonmaakkosten op de locaties Zierikzee, Terneuzen en Vlissingen en minder ingekocht materiaal voor conservering en restauratie. Ook zijn er geen automatiseringskosten gemaakt. De opbrengsten voor zakelijke dienstverlening zijn lager omdat materiële verzorging van een project
naar 2024 is doorgeschoven. P rog ra m m a pu bl ie ksbere i
k
De lasten voor de website zijn lager dan begroot door lagere kosten voor werkzaamheden aan de
website zelf. De lasten voor externe communicatie zijn hoger dan begroot door extra aanschaf van promotiemiddelen. Algemene dekkinssmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn hoger dan begroot door eenmalige extra baten: o ln 2022 is overlegd met de belastinginspecteur over de optimalisatie van de BTw-positie. Dit
o
heeft fe brua ri 2023 geresu lteerd in toegezegde teruggaven over de ja ren 2Ot7 en ZO:r9. ln 2023 zijn ook de teruggaven over de jaren 2Ot8,2O2O,2O2I en 2022 berekend. Dit heeft geresulteerd in een teruggave van € 3L6.188,-, terwijl in de begroting rekening is gehouden met € 200.000,Door de nieuwe afspraken met de belastinginspecteur over de BTW-positie is duidelijk geworden dat het Zeeuws Archief ongeveer 4O%van de 2I% betaalde BTW kan terugvorderen. ln 2023 heeft dit geresulteerd in een bedrag van € 176.84!,-.ln de begroting was rekening gehouden met een lager percentage en een lager bedrag nl. € I29.567,-
Daarnaast zijn de rentebaten ongeveer € 10.000 hoger dan begroot. Vorig jaar ontving het Zeeuws Archief over heel 2022 € 16.829 rente en in 2023 € 189.853. Overige personeelskosten De overige personeelskosten zijn lager dan begroot omdat er geen dotatie aan de voorziening verlofsparen gedaan hoeft te worden omdat het saldo van de voorziening voldoende is voor het aantal verlofspaaruren dat daadwerkelijk is gespaard tot en met 31 december 2023. Verder liep de uitbetaling van een bovenwettelijke uitkering eerder af dan begroot. Daarnaast zijn de overige Jaa rvera ntwoord ing,2O23
74
personeelskosten lager dan begroot omdat het werven van personeel via een bepaald bedrijf niet plaats heeft gevonden. sten Ten opzichte van de 2e wijziging begroting zijn de totale salarislasten ongeveer € 50.000,- lager dan begroot. Dit komt met name door medewerkers die uit dienst zijn gegaan en niet direct vervangen Sala
konden worden. De totale salarislasten bedragen in 2023 € 3.967.LO2,-. Deze zijn verdeeld over de drie programma's en over overhead. Begroot was een bedrag van € 4.006.591,-.
JaarverantwooÍding 2023
75
WET NORMERING TOPINKOMEN Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in werking getreden. Bij het Zeeuws Archief is voor de topfunctionaris en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Hetzelfde geldt voor de leden van het algemeen en
dagelijks bestuur: naam
functie
beloning plus
beloningen
Totaal
belastbare
betaalbaar onkoste nve rgoeding op term ijn*
2023 R Schonis
Iid AB
É Smit
lid AB en DB
M.M.D. Verrrue
Iid AB
Schouw ernaar
lid AB en DB
F.W. Weisglas
Iid AB
A.J. Koppejan
voorzitter AB en DB
J.L. Kool Blokland
directeur
€ € €
2023
2023
n.v.t.
n.v.t.
2.102 n.v.t. 2.589 3.706
166.558 €
lndividueel toepasse lijke bezoldigingsmaxim um
beloning plus
beloningen
betaalbaar onkostenvergoeding op term ijn*
2022
2023 22.300
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t. € n.v.t. € n.v.t. € 2.589 € n.v.t. € 3.706 €
22.300
n.v.t.
n.v.t.
22.300
n.v.t.
22.300 € 33.450 € 223.000 €
1.428
€ 189.999 €
*Betref w t erkgeversdeel pens ioenvoorziening
De duur en omvang van het dienstverband van de directeur was van L-1,-2O23 ï/m 31.-12-2023 o.b.v. l-,0 fte
2022
2022
n.v.t. €
23.442
Totaal
belastbare
1.944
117.O20 €
n.v.t
n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. € n.v.t. € 23.012
7
n.v.t n.v.t. 1.428
13M €fi0.032
VERANTWOORDELIJKHEID DAGELIJKS BESTUUR De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden
opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. ln deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuurtoe in hoeverre bijde in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en financiële verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 11 december
2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en
bedraagt 3Yovan de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 239.458.
Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
VASTSTELLING VAN DE JAARREKENING
Deze jaarrekening is opgesteld door het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief en wordt vergezeld van een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het dagelijks bestuur van het Zeeuws
Archief heeft de jaarverantwoording tijdens de vergadering 15 april2O24 behandeld en naar de partners van de regeling gestuurd.
RESULTAATBESTEMMING Re g e I i n g res u lta otbe ste m m i n g
Artikel 22van de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief bepaalt dat een batig saldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de gemeenten en de minister. ln de gewijzigde regeling 'Zeeuws Archief' staat in artikel 22lid 1, dat de reserve in enig jaar niet meer bedraagt dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen en in artikel 22lid3 dat het negatief eigen vermogen in enig jaar niet meer bedraagt dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar. Voorstel bestemming von het resultaat 2023 Gezien het behaalde resultaat vóór bestemming stelt het dagelijks bestuur voor niet te onttrekken aan de bestemmingsreserve personeel en de bestemmingsreserve programmagelden, zoals was opgenomen in de 2' wijziging begroting 2023. Evenmin wordt gedoteerd aan de algemene reserve, zoals was opgenomen in de 2" wijziging begroting 2023. Het dagelijks bestuur stelt voor het positieve saldo van € 2.335,- als volgt te verdelen:
o Toevoegen aan de algemene reserve een bedrag van € 2.335,-
Jaa rvera ntwoord ing 2023
78
y MooRE DRV
Moore DRV Stationspaík 28 4462 DZGoes Postbus 117 4460 AC Goes
T +31 113 200900 E goes@moore-dÍv.nl www.moore.drv.nl
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het algemeen bestuur van gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief
Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel Wij hebben de jaarreken ing 2023 van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief te Middelburg gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van zowel de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2023 alsmede van het vermogen van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief op 31 december 2023 in overeenstemming met het Éesluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De jaarrekening bestaat uit:
1. het overzicht van baten en lasten over 2023: 2. de balans per 31 december 2023', en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële
verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het algemeen bestuur over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2023.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse
cohtrolestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 11 december 2023 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de
jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta)40 , de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
lnformatie ter ondersteuning van ons oordeel
Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies.
Materialiteit
Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 78.109. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor iouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado .
X MooRE DRV Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2023 .
Wij houden ook rekening met afwrlkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij tijdens onze controle
geconstateerde afiruijkingen boven de € 1.465 rapporteren alsmede kleinere aÍwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn.
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd ln overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6 sub a WNT en artikel 5 lid 1 sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sfrake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede oí de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie
De jaarstukken omvatten andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zrln wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip,
verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informaiie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur voor de jaarrekening Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en gehouw weergeven vàn de
jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het algemeen bèstuur is ook verantwoordelijk
voor
de financièle rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving,
waaronder de verordening 'controle op het financiële beheer eb op de inrichting van de finaÀciële organisatie', opgenomen bepalingen, en voor het getrouw toelichten van de fiÀanciële rechtmatigheid in de jaarrekening. ln dit kader is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het algemeen bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekéning en de naleving"van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zondeiafwijkingen va-n materieel belang als gevolg van fouten of fraude Bij het opmaken van de jaarrekening moet het algemeen bestuur de veronderstellingen inzake de financièle risico's in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico's vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Het algemeen bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico's kunnen worden opgevangen toelichten ln de jaarrekening.
X MooRE DRV Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.