2021-09-23 bijlage 1 2020 Jaarstukken aan-z 1 april 2021

Enkelvoudige vraag

1 tot 2 maanden

2.

Meervoudige vraag

1 t/m 4 maanden

3.

Complexe vraag

1 t/m 6 maanden

4.

Uitloop

langer dan 6 maanden

5.

Maatwerk

specifieke afspraken over de doorlooptijd

Samen

met

de

klant

stellen

we

een

ondersteuningsplan

op

en

ondertekenen

we

een

hulpverleningsovereenkomst. Zo brengen we helder in kaart wat de situatie is en aan welke doelen er gewerkt wordt. Dit doen we om de eigen kracht en mogelijkheden van onze klant te vergroten, hen te motiveren om een steunend netwerk te betrekken en zo op lange termijn de zelfredzaamheid te vergroten. In 2020 hebben we aan 492 volwassenen ondersteuning geboden.

Hulpvragen in 2020: 492 stuks 4. Uitloop 3%

3. Complexe vraag 20%

5. Maatwerk 5%

1. Enkelvoudige vraag 41%

2. Meervoudige vraag 31%

28

Voedselbankaanvragen In maart 2020 besloot de Voedselbank Zeeuws-Vlaanderen als gevolg van de uitbraak van de coronapandemie om te stoppen met het uitdelen van het voedselbankpakket. Dit vanwege de risico’s voor de gezondheid van hun vrijwilligers en ook omdat ze weinig aanvoer van voedingsmiddelen hadden, aangezien er massaal ‘gehamsterd’ werd. aan-z, de gemeente Terneuzen en Voedselbank Zeeuws-Vlaanderen zijn toen overgestapt op het werken met voedselbonnen. Er is een crowdfunding opgezet om deze voedselbonnen te bekostigen. In totaal is hiervoor 120.000 euro opgehaald en hebben de voedselbonnen 112.000 euro gekost. Het restbedrag is in december gebruikt voor een aanvullende actie van winterschoenen voor kinderen van de Voedselbank. Bijzonderheden in 2020 Vanwege de coronamaatregelen vonden er vanaf maart 2020 veel hulpverleningsgesprekken telefonisch of via videobellen plaats bij nieuwe hulpvragers aangezien face-to-face gesprekken alleen mogelijk waren in noodsituaties. Om in te spelen op de afstand die er ontstond met onze klanten en de toenemende eenzaamheid, hebben alle sociaal werkers telefonisch contact onderhouden met hun klanten. Niet enkel in het kader van de geboden hulpverleningstrajecten maar meer specifiek ook om hen een luisterend oor te bieden. In 2020 zagen we opnieuw veel hulpvragen die te maken hadden met het vinden van een woning.

Het is ook in de gemeente Terneuzen moeilijk geworden om binnen een redelijke termijn een geschikte woning te vinden. Hiernaast zagen we ook veel klanten die schulden hebben. Door een goede samenwerking met ‘schuldhulpverlening’ vanuit de gemeente Terneuzen konden we mensen doorverwijzen en ondersteunen om zich daar aan te melden. Mantelzorgondersteuning Mantelzorgers kunnen bij aan-z terecht voor informatie, advies en ondersteuning. aan-z biedt: 

Themabijeenkomsten en mantel(ont)zorgmiddagen



Alzheimercafé / Praatcafé dementie



Ondersteuning vanuit de Wmo



Ondersteunende gesprekken



Themabijeenkomsten en mantel(ont)zorgmiddagen

Tijdens themabijeenkomsten en mantel(ont)zorgmiddagen biedt aan-z mantelzorgers informatie over relevante onderwerpen en/of een ontspannende activiteit. Mantelzorgers ontmoeten elkaar en hebben de gelegenheid om ervaringen uit te wisselen. Zo bieden we ook het Alzheimercafé in Terneuzen en het Praatcafé dementie in Meetjesland aan. Veel van deze dagen en activiteiten hebben in 2020 geen doorgang kunnen vinden als gevolg van Corona. In september heeft één activiteit plaatsgevonden. Dit was een wandeling in het braakmanbos, waar tien mantelzorgers aan hebben deelgenomen.

29

Mantelzorgcompliment Als erkenning en blijk van waardering voor hun inzet ontvingen 300 mantelzorgers in de gemeente Terneuzen op 10 november, tijdens de ‘Dag van de mantelzorg, het mantelzorgcompliment. Het mantelzorgcompliment bestond uit een bakkersbon ter waarde van 15 euro, die kon worden besteed bij lokale bakkers. In 2020 zou de tweede editie van de mantelzorgmarkt plaatsvinden. Helaas kon de markt vanwege de coronamaatregelen niet plaatsvinden. Om de ‘Dag van de mantelzorg’ niet onopgemerkt voorbij te laten gaan en mantelzorg onder de aandacht brengen, boden we alle betrokken organisaties uit de gemeente Terneuzen advertentieruimte. In plaats van een kraampje op de markt toonden de organisaties in het ZVA wat zij mantelzorgers kunnen bieden. Maaltijdverstrekking tafeltje-dek-je Tafeltje-dek-je is het aan huis bezorgen van gezonde, verse maaltijden voor kwetsbare mensen en 55+’ers die niet in staat zijn om zelf voor een warme maaltijd te zorgen. Op deze manier leveren we een bijdrage aan de doelstelling dat mensen zo lang mogelijk in goede gezondheid, veilig en met behoud van een goede kwaliteit van leven, zelfstandig thuis kunnen blijven wonen. In totaal zijn er 28 routes, waarvan twaalf in België en zestien in de gemeente Terneuzen.

Aantal klanten maandelijks 520 500 480 460 440 420 400

512 482 455

482

477

474

481

473

468

472

490

444

In 2020 maakten 475 klanten gebruik van tafeltje-dek-je, waarvan 232 klanten in Nederland en 243 klanten in België. In totaliteit werden er 51.884 maaltijden in Nederland en 49.229 maaltijden in België bezorgd. Vanaf maart 2020 boden we voor klanten uit de gemeente Terneuzen ook de mogelijkheid om koel-vers-maaltijden af te nemen. Het is nu voor alle klanten van tafeltje-dek-je in de gemeente Terneuzen mogelijk om zeven dagen per week maaltijden af te nemen.

4.2 Wmo Eerstelijnsloket Wmo Het in 2019 gevormde Wmo-team heeft in 2020 geresulteerd in aanzienlijk kortere wachttijden voor de burger na het doen van een Wmo-melding. Burgers worden hierdoor sneller geholpen. Het gespecialiseerde Wmo-team zorgt ervoor dat de burgers van Terneuzen vakkundig en adequaat worden geholpen. Op basis van regelmatig afstemmingsoverleg met de gemeente wordt onder andere nieuw beleid gevormd. Dit wordt vastgelegd in de beleidsregels, het besluit en de verordening. De korte lijnen die met de

30

beleidsmedewerkers van de gemeente zijn ontstaan, leiden tot snelle afstemming van de lopende zaken en eventuele onduidelijkheden. In 2020 hebben we ons ingezet voor het vergroten van de zichtbaarheid van aan-z. Voor de Wmo ontwikkelden we een Wmo-folder om burgers beter te kunnen informeren. Een onderdeel van de folder is een stappenplan waarin het Wmo-proces helder wordt beschreven. Zo is het voor de klant simpel en overzichtelijk welk proces er doorlopen wordt en wat de klant van aan-z kan verwachten.

Vanwege de coronamaatregelen moesten de Wmo-consulten de keukentafelgesprekken anders vormgeven. Zo zijn er telefonische vraagverhelderingen afgenomen. Indien noodzakelijk ontvingen we klanten op onze kantoorlocaties of vond er een huisbezoek plaats. Hierbij is steeds rekening gehouden met de op dat moment geldende coronamaatregelen. Door deze plotselinge veranderingen hebben we getoond dat we ons flexibel kunnen opstellen en zoeken naar creatieve oplossingen. Zo heeft het ons inzicht gegeven hoe Wmo-meldingen ook telefonisch en middels videobellen opgepakt kunnen worden. Het heeft ons creatief gemaakt om ook in de toekomst te kijken naar een blijvende inzet hiervan. Op deze wijze kunnen we onze klanten snel en adequaat ondersteunen. In 2020 zijn er in totaal 1615 Wmo-meldingen gedaan bij aan-z.

31

Op basis van deze meldingen zijn er in totaal 2.035 besluiten genomen. Soorten besluit

Aantal

Collectief vervoer

4

Verhuiskosten

8

Beschermd wonen

31

Bezwaar Wmo

13

Losse douche- /toiletstoel

10

Traplift

30

Roerende woonvoorziening

32

Woning aanpassing

42

Rolstoel & aanpassing

116

Vervoersvoorziening

149

Begeleiding

373

Heronderzoek

364

Huishoudelijke hulp

442

Beëindiging Wmo-voorziening

421

Totaal

2.035

Welkomboerderijen In 2020 werkte aan-z samen met zes welkomboerderijen, waarvan er vijf in Nederland gevestigd zijn en één in België. In totaal maakten 24 klanten gebruik van de Nederlandse welkomboerderijen. Het betreft de inwoners van de drie gemeenten: Terneuzen (12), Hulst (11) en Sluis (1). De Belgische welkomboerderij had tot aan maart 2020 één klant. Vanwege het coronavirus waren de welkomboerderijen een periode gesloten voor de dagbesteding. De welkomboerderijen hebben de deelnemers destijds alternatieve vormen van contact en activiteiten aangeboden, zoals telefonisch contact met mantelzorgers en deelnemers. Ook is er eten gekookt en rondgebracht en zijn er digitaal knutselactiviteiten georganiseerd.

32

In juni 2020 heeft het Algemeen bestuur van aan-z besloten om de samenwerking met de Nederlandse welkomboerderijen per 1 januari 2021 stop te zetten. Dit besluit is genomen om tegemoet te komen aan het verzoek van de gemeente om te voorkomen dat aan-z enerzijds indiceert en anderzijds zelf (langdurige) zorg aanbiedt. De samenwerking met de Belgische welkomboerderij blijft intact, want hier is geen sprake van mogelijke belangenverstrengeling. aan-z heeft werkinhoudelijke en organisatorische ondersteuning geboden in deze overgangsfase. Drie welkomboerderijen hebben besloten via een andere contractant verder te gaan. Financieel overzicht Wmo Wmo 2019

2020

2020

2020

werkelijk

begroot primitief

begroot na wijz.

werkelijk

Lasten

2.212.247

1.503.526

2.206.549

2.186.084

20.465

V

Baten

2.242.693

1.586.231

2.227.486

2.210.839

-16.647

N

Saldo

30.446

82.705

20.937

24.755

3.818

V

Lasten

910.974

902.518

983.354

1.087.626

-104.272

N

Baten

778.542

765.878

765.878

796.811

30.932

V

Saldo

-132.432

-136.640 Saldo

-290.816

135.205

V

Exploitatie

Verschil

V/N

Alphahulp (Zo-net B.V.)

Maaltijdverstrekkingen

Mantelzorg Lasten

9.340

3.337

5.469

5.392

77

V

Baten

2.832

1.700

1.700

3.638

1.938

V

Saldo

-6.508

-1.637

-3.769

-1.753

2.016

V

Lasten

133.723

142.110

146.920

151.379

-4.459

N

Baten

166.398

150.000

150.000

144.617

-5.383

N

Saldo

32.674

7.890

3.080

-6.762

-9.842

N

26.179

55.476

30.420

25.283

5.138

V

Welkomboerderijen

Welzijn Nieuwe Stijl Lasten Baten

2.412

0

0

0

0

N

Saldo

-23.767

-55.476

-30.420

-25.283

5.138

V

Lasten

719.037

751.140

789.316

763.834

25.482

V

Baten

13.800

10.000

10.000

12.000

2.000

V

Saldo

-705.237

-741.140

-779.316

-751.834

27.482

V

494.403

523.871

432.561

391.650

40.911

V

Algemeen Maatschappelijk Werk

Eerstelijnsloket Wmo Lasten Baten

165.000

130.000

241.365

241.365

0

N

Saldo

-329.403

-393.871

-191.196

-150.285

40.911

V

Lasten

4.505.902

3.881.978

4.594.590

4.611.248

-16.658

N

Baten

3.371.676

2.643.809

3.396.429

3.409.270

12.841

V

Saldo

-1.134.226

-1.238.169

-1.198.161

-1.201.978

-3.817

N

Totaal Wmo

33

4.3 Jeugd en Gezin Eerstelijns loket Jeugd In 2020 kwamen maandelijks gemiddeld 1300 telefoontjes binnen bij het loket Jeugd en Gezin. Binnen ons loket bieden we informatie en advies aan ouders, jongeren en ketenpartners. We verhelderen de vraag, informeren en adviseren en/of ondersteunen direct. Indien nodig pakken we de vraag vanuit ons team op en plannen we een brede vraagverheldering in met de klant. Tevens verwijzen we klanten, waar nodig, door. Vraagverheldering jeugdhulp We dragen er zorg voor dat de jeugdwet wordt uitgevoerd. Door middel van een brede vraagverheldering brengen we de situatie in kaart en zoeken we naar een passend antwoord. We gaan hierbij oplossingsgericht te werk en gebruiken hierbij de GIZ methode. In 2020 hebben we 339 vraagverhelderingen afgenomen. Toegang tot jeugdhulp Wanneer tweedelijns jeugdhulp nodig is, zorgen we ervoor dat deze op een juiste wijze wordt afgegeven. Voor de tweedelijns jeugdhulp toetsen we verlengingsaanvragen en adviseren we in de meest passende vorm van hulpverlening. In 2020 waren er 1942 lopende indicaties voor tweedelijns jeugdhulp. Onderwerpen

Aantallen

Jeugdbescherming

121

Vervoersdiensten

29

Dagbehandeling

153

Act. Preventief justitieel kader

79

Maatwerkarrangementen jeugd

22

Verblijf (incl. behandeling)

26

Verblijf (exc. Behandeling)

150

Jeugdhulp ambulant

615

Kindergeneeskunde

177

Landelijk ingekochte zorg

3

Jeugdhulp crisis

2

Jeugd-ggz

541

Persoonlijke verzorging

6

Jeugdreclassering

18

Totaal

1.942

34

Kortdurende Jeugdhulp In 2020 waren er in totaal 489 lopende casussen binnen team Jeugd en Gezin. Hiervan zijn er 339 nieuwe casussen in 2020 aangemaakt. Wanneer er uit de vraagverheldering blijkt dat er een hulpvraag ligt voor aan-z, bieden we vanuit jeugd en gezin diverse vormen van hulpverlening aan. Zo hebben we Integrale Vroeghulp (IVH), Lichte opvoedondersteuning, schoolmaatschappelijk werk, casusregie regulier, casusregie intensief en procesregie. Onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal hulpverleningstrajecten dat we in 2020 geleverd hebben, dit waren er in totaal 293.

De in- en uitstoom van casussen verloopt divers. Op 1 januari 2020 startten we met een caseload van 174 casussen en op 31 december 2020 sloten we het jaar af met 184 casussen.

35

Familienetwerkberaden Met de inzet van familienetwerkberaden bieden we in complexe casuïstiek ondersteuning. Het doel is het aanspreken van de eigen kracht van ouders/verzorgers en het vergroten van de netwerken rondom de gezinnen. In afstemming met de betrokkenen brengen we de veiligheid in kaart en stellen we gezamenlijke doelen. Als gevolg van de coronamaatregelen waren fysieke bijeenkomsten moeilijk te organiseren. We hebben getracht om waar mogelijk wel digitaal af te stemmen met gezinnen en betrokkenen. In 2020 hebben er 14 fysieke familienetwerkbijeenkomsten plaatsgevonden. Aanwezigheid op alle basisscholen in de gemeente Terneuzen In 2020 heeft aan-z met het team Jeugd en Gezin meer focus gelegd op preventieve dienstverlening. We hebben ons meer gepositioneerd op het gebied van lichte opvoedondersteuning. Ondanks de coronamaatregelen en de daarbij horende lockdowns is het gelukt om in 2020 aan iedere basisschool in Terneuzen een sociaal werker van Jeugd en Gezin te verbinden. In totaal waren we aanwezig op 23 basisscholen. Op deze manier hebben scholen een vast aanspreekpunt en heeft het team Jeugd en Gezin van aan-z een gezicht binnen de school. We werken samen met de leerkrachten rondom opvoedvragen en ook ouders kunnen laagdrempelig vragen stellen. We signaleren gezamenlijk de behoeften van de kinderen en bevorderen het persoonlijk welzijn van de kinderen.

We bieden bijvoorbeeld aandacht aan thema’s zoals leren omgaan met boosheid of een echtscheiding van de ouders. In 2021 zullen we onze betrokkenheid bij de scholen verder uitbreiden en bekijken we met de scholen welke behoeften er zijn onder jeugdigen en ouders. We zullen de mogelijkheid bekijken om bijvoorbeeld informatieavonden te organiseren en een groepsaanbod te creëren voor kinderen die te maken hebben met dezelfde problemen. Hiernaast draaien we op twee basisscholen een intensieve pilot om zorg en onderwijs meer met elkaar te verbinden. Binnen het speciaal basisonderwijs hebben we onze gedragsdeskundige gekoppeld aan de (Onderwijszorgarrangementen) OZA-groep. Dit om zorgopstapeling te voorkomen en kinderen onderwijs en zorg dichtbij huis te bieden. In 2020 hebben we hulp geboden aan 38 kinderen binnen de scholen. De hulpvragen zijn zeer divers. We ondersteunen kinderen in het verwerken van de echtscheiding van ouders of een verlies, leren ze omgaan met boosheid, angsten en leggen we uit wat bijvoorbeeld ADHD en autisme inhoudt. Online actief Sinds het najaar van 2020 is het team Jeugd en Gezin actief op Instagram. We bieden informatie en advies over opgroeien en opvoeden voor alle ouders/opvoeders in de gemeente Terneuzen. We steken hierbij in op het normaliseren van opvoedvragen.

Onderwerpen die aan bod kwamen zijn onder andere: opvoeden is multitasken, mediawijsheid, qualitytime met het gezin, het bedritueel, geweldloos verzet, voorlezen en week van de pleegzorg. We gaven ouders ook tips in coronatijd over bijvoorbeeld thuiswerken met kinderen, thuisonderwijs en het houden van een dagritme. Ons bereik in 2020 was een totaal van 125 volgers en 200 likes.

36

Samenwerking in de keten Het team Jeugd en Gezin heeft diverse overlegvormen met ketenpartners. Er vindt wekelijks een overleg plaats met Veilig thuis, waarin we bespreken welke meldingen er zijn binnengekomen en welke actie passend is. Daarnaast hebben we een structureel overleg met de Praktijk Ondersteuner Jeugd van de huisartsen jeugd vanuit de huisartsen. Dit met de doelstelling om een soepele doorverwijzing mogelijk te maken en kennis met elkaar te delen. In 2020 was fysiek afspreken met ouders, jongeren en ketenpartners niet altijd mogelijk. In deze periode heeft aan-z laten zien flexibel te zijn en is het gelukt middels videobellen vraagverhelderingsgesprekken te voeren en opvoedondersteuning te bieden. Op de momenten dat we niet op de scholen aanwezig konden zijn, spraken we digitaal af met kinderen of gingen een rondje buiten wandelen, zodat de hulp aan de kinderen ook gewoon door kon gaan. Vaart in veiligheid Het team Jeugd en Gezin van aan-z zet in samenwerking met de gemeente Terneuzen in op het project ‘Vaart in Veiligheid’. aan-z, Intervence, de Raad voor de kinderbescherming en Veilig Thuis trekken hier samen in op. De doelstelling is om de veiligheidsketen in te korten en te werken volgens het principe ‘één gezin, één plan en één regisseur’. We zijn begin november 2020 gestart met de pilot.

In de pilot zijn in 2020 vier casussen opgepakt waarvan twee door aan-z, waar we 32 uur aan hebben besteed. Toekomstkansen Hiernaast wil de gemeente Terneuzen graag meer grip krijgen op de uitgaven van de tweedelijns jeugdhulpverlening. Gemeente Terneuzen zet in op nieuw beleid en een nieuwe verordening waardoor aan-z kritischer kan zijn ten aanzien van indicering voor jeugdhulpverlening. Daarnaast kan aan-z een grote bijdrage leveren aan het grip houden op de kosten wanneer procesregie verder uitgebreid wordt. Zo zouden we startbijeenkomsten kunnen houden met een gezin en de jeugdhulpaanbieder en evaluatiegesprekken, om te

37

toetsen of de beoogde resultaten binnen de gestelde termijn behaald worden. De verwachting is dat door te investeren in aan-z, bezuinigingen in de tweedelijns jeugdhulpverlening gerealiseerd kunnen worden. Financieel overzicht Jeugd en Gezin Jeugd en gezin 2019

2020

2020

2020

werkelijk

begroot primitief

begroot na wijz.

werkelijk

Lasten

847.691

452.231

700.467

Baten

0

775.981

872.102

Saldo

-847.691

323.750

470

230.251

Exploitatie

Verschil

V/N

685.198

15.269

V

873.732

1.630

V

171.635

188.534

16.899

V

13.160

12.944

216

V

Jeugd en gezin

Jeugdmaatschappelijk werk Lasten Baten

195

0

0

0

0

N

Saldo

-275

-230.251

-13.160

-12.944

216

V

Lasten

81.880

105.898

53.547

51.780

1.767

V

Baten

60.042

46.830

46.830

35.970

-10.860

N

Saldo

-21.838

-59.068

-6.717

-15.810

-9.093

N

25.000

25.000

0

25.000

V

Schoolmaatschappelijk werk

Individuele (maatwerk)voorzieningen Jeugd Lasten

9.270

Baten

0

0

0

0

0

N

Saldo

-9.270

-25.000

-25.000

0

25.000

V

Lasten

939.311

813.379

792.173

749.922

42.251

V

Baten

60.237

822.811

918.932

909.702

-9.230

N

Saldo

-879.074

9.432

126.759

159.780

33.021

V

Totaal jeugd

Op ‘totaal jeugd’ zijn er geen noemenswaardige afwijkingen. Er zijn iets lagere baten schoolmaatschappelijk werk door minder uren inzet in verband met ziekte. Verder is de individuele maatwerkvoorziening jeugd niet aangewend. Er zijn er geen noemenswaardige afwijkingen ten opzichte van het uitvoeringsplan.

Exploitatie

2019

2020

2020

2020

werkelijk

begroot primitief

begroot na wijz.

werkelijk

Verschil

V/N

Totaal Programma Maatschappelijke Ondersteuning Lasten

5.445.213

4.695.358

5.386.763

5.361.170

25.593

V

Baten

3.431.914

3.466.620

4.315.361

4.318.972

3.611

V

Saldo

-2.013.299

-1.228.738

-1.071.402

-1.042.198

29.204

V

38

Medewerker en samenwerkingspartner aan het woord

Sinds 2020 heeft iedere basisschool in de gemeente Terneuzen een vast aanspreekpunt binnen aan-z. Bij deze medewerker kan de school terecht voor vragen over het opvoeden en opgroeien van kinderen. Cindy Berghuis (aan-z) en Saskia Rentmeester (Kindcentrum De Oude Vaart) vertellen hierover: Cindy: "Alle medewerkers van team Jeugd en Gezin zijn verbonden aan één of meerdere basisscholen in de gemeente Terneuzen. Ik ben contactpersoon op vier basisscholen, waaronder ‘De Oude Vaart’. Het doel is scholen een vast aanspreekpunt geven, zodat we samen preventiever en meer wijkgericht kunnen werken. In het verleden merkten we bijvoorbeeld op dat leerkrachten het lastig vinden om ouders het advies te geven om hulp te zoeken bij aan-z als er sprake is van opvoedproblemen. Maar ook voor ouders was er een drempel om contact met ons op te nemen. Om te voorkomen dat aanmeldingen pas binnenkomen als de situatie problematisch is, richten we ons op preventieve programma’s en preventieve hulpverlening.

Cindy Berghuis

39

Medewerker en samenwerkingspartner aan het woord

Ik hoor van de scholen positieve geluiden. Ze voelen zich gesteund, omdat we voor hen beschikbaar en goed bereikbaar zijn. Daar doen we het voor!"

"Ik kan gezinnen in een vroeg stadium lichte opvoedondersteuning bieden, waardoor intensieve hulpverlening soms wordt voorkomen. Dat is een goed teken!" Cindy Berghuis | sociaal werker Jeugd en Gezin vervolg: "Mijn werkzaamheden verschillen per school. Bij de ene school sluit ik aan bij het zorgoverleg en heb ik individueel contact met kinderen. Op andere scholen nemen ze contact op bij behoefte aan overleg. Het contact met de vier scholen verloopt goed. Ik ervaar kortere lijntjes, waardoor ik sneller betrokken ben bij gezinnen. Doordat ik nu in een vroeg stadium contact heb met een gezin, zijn ze vaak met kortdurende en lichte opvoedondersteuning al geholpen. Hierdoor kan intensieve hulpverlening of een doorverwijzing naar een psycholoog soms voorkomen worden. En dat is een goed teken! Een veel voorkomende hulpvraag is het begeleiden van kinderen van gescheiden ouders. Ik bedacht me dat het een meerwaarde zou hebben als we die kinderen samenbrengen en individuele begeleiding omzetten naar groepsbegeleiding. We kregen er als team meteen de ruimte om ons daar in te scholen. Dat vind ik één van de leukste dingen van mijn werk.

Saskia: "Ik ben intern begeleider van het Kindcentrum De Oude Vaart, waardoor ik nu veel contact heb met aan-z. Het heeft echt een meerwaarde dat Cindy als contactpersoon aanwezig is op onze school. We krijgen op school veel hulpvragen op diverse vlakken. Er was al een nauwe samenwerking met de GGD. Zij wezen ons er op dat het goed is om hulpvragen sneller over te dragen naar de juiste hulpverlening. Toen we het aanbod kregen om vanuit aan-z een sociaal werker te koppelen aan de school, was dat voor ons echt een uitkomst. De vragen die binnenkomen verdelen we in verschillende categorieën, zoals school gerelateerde vragen, opvoedvragen en medische vragen. Voor de opvoedvragen kunnen we direct bij aan-z terecht. Als school hebben we soms een moeilijke ingang in de thuissituatie van leerlingen. Het is fijn dat aan-z ons hierin kan ondersteunen en meedenkt als het nodig is. Als er nieuwe leerlingen worden ingeschreven, noemen we aan-z al. Als er dan opvoedproblemen of -vragen zijn, komt het niet uit de lucht vallen als we over aan-z beginnen. Het feit dat de ouders aan-z al kennen, maakt het voor ons makkelijker om aan de ouders voor te stellen aan-z te betrekken. We (de school, de GGD en aan-z) hebben allen hetzelfde doel voor ogen en het is prettig dat er vanuit verschillende deskundigheden meegekeken wordt. aan-z sluit ook aan bij het preventieoverleg op school.

Tijdens dit overleg bespreken we meer wijk gerelateerde actiepunten. Een tijdje geleden liepen we er tegenaan dat er veel meiden rondhingen in de wijk. Dat waren kwetsbare meisjes waar we ons zorgen om maakten. In samenwerking met aan-z is toen ‘de meidengroep’ opgericht. In de meidengroep wordt door middel van activiteiten gesproken over maatschappelijke, actuele of intieme onderwerpen. Op deze manier haken wij en aan-z aan op actiepunten uit de wijk. Het is heel prettig samenwerken op deze manier!" 40

5. Overzicht algemene dekkingsmiddelen In dit hoofdstuk volgt een uiteenzetting van de financiële lasten en baten. De paragrafen bieden een uiteenzetting van het weerstandsvermogen en risicobeheersing. Financiële lasten en baten 2019

2020

2020

2020

werkelijk

begroot primitief

begroot na wijz.

werkelijk

Lasten

0

75.153

75.153

0

Baten

0

0

0

Saldo

0

-75.153

-75.153

Lasten

7.006

0

Baten

0

0

Saldo

-7.006

Lasten Baten Saldo

Exploitatie

Verschil

V/N

75.153

V

0

0

N

0

75.153

V

0

0

0

N

0

0

0

N

0

0

0

0

N

0

0

0

0

0

N

0

0

0

0

0

N

0

0

0

0

0

N

Onvoorziene lasten

Financiële lasten en baten

Oninbare debiteuren

Mutatie reserves Lasten

83.190

0

0

0

0

N

Baten

73.853

128.190

92.645

55.341

-37.304

N

Saldo

-9.337

128.190

92.645

55.341

-37.304

N

90.196

75.153

75.153

0

75.153

V

Baten

73.853

128.190

92.645

55.341

-37.304

N

Saldo

-16.343

53.037

17.492

55.341

37.849

V

Totaal Algemene dekkingsmiddelen Lasten

Een aantal onvoorziene posten is dit jaar verwerkt. Het totale bedrag is in lijn met de begroting en aangewend onder de overhead. De onttrekking uit de bestemmingsreserve ‘transitie bedrijfsvoering’ omvat de aanwending van het desbetreffende deel van het projectbudget in 2020. Er staat nog een aantal onderdelen open voor 2021. Dit is de volledige inrichting van de verkoopfacturatie in Exact, de interne controlefunctie rondom rechtmatigheid en het digitalisering- en archiveringstraject.

5.1 Financiële kengetallen In het kader van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen met ingang van de begroting 2016 en de jaarrekeningstukken 2015 verplicht een uniforme basisset van financiële kengetallen op te nemen in het jaarverslag. De BGTS aan-z conformeert zich hieraan. In de onderstaande tabel zijn de kengetallen opgenomen die van toepassing zijn. Het doel van deze kengetallen is dat er een oordeel over de structureel en reëel sluitende begroting kan worden onderbouwd. De kengetallen zijn gebaseerd op de jaarrekeningen 2018 en 2019 en de begroting en jaarrekening 2020.

41

Netto schuldpositie Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Realisatie 2018 Realisatie 2019 Begroting 2020 Realisatie 2020 -0,58% 0,85% 0,95% 1,85% -0,58%

0,85%

0,95%

2,22%

6,66% -6,03%

25,52% -0,79%

25,52% 2,08%

25,66% 6,13%

Netto schuldquote (NSQ) De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van aan-z ten opzichte van de eigen middelen. De NSQ geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven (netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen). Op die manier wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. De solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin aan-z in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. De solvabiliteitsratio is de omgekeerde debet ratio. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Deze ratio stijgt (positief) ten opzichte van 2019 van 25,52 % naar 25,66 % door met name het positieve resultaat van 294.154 euro. Het eigen vermogen van aan-z bestaat uit de reserves (zowel de algemene reserve als de bestemmingsreserves) en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte bestaat uit het saldo van de structurele baten en structurele lasten.

Daarbij wordt het saldo opgeteld van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en dit uitgedrukt in een percentage. Doordat in 2020 het resultaat deels door Corona hoger uitvalt, stijgt de exploitatieruimte ten opzichte van 2019 van 2,08% naar 6,10% Beoordeling De kengetallen geven een goed beeld van de huidige financiële positie van aan-z in termen van solvabiliteit en weerbaarheid en de plotse verandering hiervan. Zoals eerder aangegeven heeft aan-z nauwelijks eigen middelen meer om financiële tegenvallers op te vangen en is ze daardoor als organisatie niet wendbaar. In samenspraak met de gemeente Terneuzen worden de (toekomstige) begrotingen opgesteld om hierop te anticiperen. Dat betekent dat te allen tijden reëel wordt begroot, hetgeen ook het uitgangspunt is van toezichthoudende organen.

42

5.2 Algemene beleidsindicatoren Onderstaand worden de maatschappelijke effecten, die met de verschillende programma’s worden beoogd of gerealiseerd, toegelicht aan de hand van beleidsindicatoren. Bijgevoegd de algemene beleidsindicatoren: naam indicator

realisatie 2020

realisatie 2019

0,75

0,71

Formatie

Eenheid Fte 1.000 inwoners

Bezetting

Fte 1.000 inwoners

0,75

0,71

Apparaatskosten

Kosten per inwoner

€ 25

€ 24

Externe inhuur

Kosten als % van totale loonsom

8,7%

13,2%

€ 428.984 25,0%

€ 636.201 24,0%

Totale kosten inhuur externen Overhead

Kosten als % van totale lasten

De kosten voor externe inhuur is in 2020 afgenomen ten opzicht van het jaar 2019 en betreffen met name project gerelateerde kosten.

43

6. Paragrafen 6.1 Paragraaf financiering In het Besluit Begroting en Verantwoording is de verplichting tot het opstellen van financieringsparagrafen in de toelichting op de begroting en het jaarverslag opgenomen. De Wet Fido stelt regels voor het financieringsgedrag van decentrale overheden. Het gaat met name om regels voor het beheersen van financiële risico’s, zowel op aangetrokken als op uitgezette middelen en voor het beheer van treasury. Schatkistbankieren Begin april 2015 is aan-z begonnen met schatkistbankieren op basis van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden. In de jaarrekening wordt in een tabel de berekening weergegeven op basis van alle bankrekeningen die aan-z beheert. Decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen (onder Nederlands recht) zijn verplicht om hun overtollige middelen in 's Rijks schatkist aan te houden. Om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen is er een drempelbedrag, afhankelijk van het begrotingstotaal, dat buiten de schatkist mag worden gehouden. Het drempelbedrag is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen. Indien het begrotingstotaal hoger is dan € 500 miljoen is de drempel gelijk aan € 3,75 miljoen plus 0,2% van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. De drempel is nooit lager dan € 250.000.

6.2 Paragraaf bedrijfsvoering (overzicht overhead) De bedrijfsvoering van aan- z is in 2020 verder geoptimaliseerd. In 2020 lag de focus met name op de verdere automatisering van de financiële rapportages, het opzetten van interne controle processen en het formaliseren en duidelijk vastleggen van (met name de IT-) processen. Tevens is gewerkt aan het onderdeel rechtmatigheid. Dit leidde tot het formaliseren van een aantal contracten met leveranciers en duidelijke kaders rondom aanbesteding. Hierdoor is aan-z op het gebied van rechtmatigheid verder in control gekomen. In 2020 is ook de functie IT, die voorheen door derden werd uitgevoerd, intern geïmplementeerd. Dit heeft geleid een betere integratie tussen IT, stafafdelingen als Support en het primaire proces.

6.2.1 Bestuur In 2020 kwam het Algemeen Bestuur zeven keer bijeen. Het bestuur van aan-z is samengesteld uit politieke mandatarissen van de participerende gemeenten. Het Algemeen Bestuur bestond in 2020 uit de volgende personen: 

Voorzitter: Paula Stoker (gemeente Terneuzen), tevens voorzitter Dagelijks Bestuur



Vice-voorzitter: Hilde Baetslé (gemeente Assenede), tevens lid Dagelijks Bestuur



Bestuursleden: o

Paul Balcaen (gemeente Terneuzen)

o

Jan Paul Casteleijn (gemeente Terneuzen)

o

Marijke Hemelsoet (gemeente Terneuzen)

o

Christine Bax (gemeente Wachtebeke)

o

Inge de Gussem (gemeente Kaprijke)

o

Tom Lacres (gemeente Sint-Laureins)

44

In november 2020 is Paula Stoker teruggetreden als bestuursvoorzitter. Vanuit het College van B en W is een tijdelijk vervanger benoemd, namelijk wethouder Ben van Assche. De laatste vergadering van het Algemeen Bestuur op 17 november 2020 heeft onder zijn voorzitterschap plaatsgevonden.

6.2.2 Personeel en organisatie De huidige cao Sociaal Werk loopt van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2021. In juni 2019 hebben Sociaal Werk Nederland, FNV Zorg & Welzijn en CNV Zorg & Welzijn het onderhandelaarsakkoord gesloten. Nadat de leden van de partijen in juli 2019 hebben ingestemd met het bereikte resultaat, is het akkoord op 9 september 2019 ondertekend. Belangrijke thema’s zijn vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Werkdruk, veiligheid en verzuim blijven belangrijke aandachtspunten voor de sector. Deze punten hangen ten dele samen en worden mede door externe factoren veroorzaakt, zoals door de druk op de gemeentelijke budgetten waardoor met steeds minder personeel hetzelfde of meer werk wordt verricht. Met de grote wijziging van de cao sinds 2015 wordt meer aandacht gegeven aan eigen regelruimte en duurzame inzetbaarheid. Deze cultuuromslag, waarin werknemer en werkgever gezamenlijk blijven investeren in duurzame inzetbaarheid, blijven sociale partners onder de aandacht brengen. Loon Per 1 juli 2020 zijn de salarisbedragen structureel verhoogd met 3,25%. Vanaf 1 september 2019 wordt de pensioenpremie in de sector gelijk verdeeld over de werknemer en de werkgever. Organisatie aan-z telde in 2020 in totaal gemiddeld 86 medewerkers en 66,97 fte. De gemiddelde leeftijd is 44,4 jaar. De indienstratio bedroeg 13,3% en de uitdienstratio was 14,14%.

Aantal werknemers per maand F unc ti es

A antal fte

Directie

1,0

Manager dienstverlening

1,0

Manager bedrijfsvoering

1,0

Bedrijfsbureau

1,7

Finance & control

2,5

Communicatie

0,9

P&O

1,0

Support

8,0

Team Axel

5,3

Team Wmo

5,9

Team Terneuzen Noord

4,6

Team Terneuzen Zuid

5,0

Team Sas van Gent

6,2

Team Jeugd en Gezin

12,3

Team Jeugdpreventie

7,9

Team Vrijwilligers

0,9

zo-net

1,8

Totaal

67,0

45

Organisatiestructuur Voor de primaire dienstverlening werken we met vijf gebiedsteams, twee jeugdteams, een Wmo-team en een team Vrijwilligers. Op deze manier wordt wijk- en signaalgericht werken en kennis van het vak optimaal ingezet. Team Support is voor een belangrijk deel van haar activiteiten ook betrokken op de primaire dienstverlening, ter ondersteuning van de sociaal werkers. Om de klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn, delen de teams intern wekelijks actuele data in dagstarts en worden doelgerichte overleggen ingezet. Sinds 2020 zijn de dagstarts ingericht vanuit de verschillende specialismen binnen aanz (individuele klantondersteuning, welzijn- en vrijwilligerswerk, Wmo, jeugdpreventie en jeugd en gezin). De opdeling per discipline biedt een toegevoegde waarde gezien het

specifieke

karakter en de dynamiek van iedere werksoort. De dagstarts geven een goed beeld van de stand van zaken en zorgen ervoor dat de lopende caseload meer

als

teamverantwoordelijkheid

wordt

gedragen. Binnen het team zo-net is een tweetal medewerkers werkzaam dat de planning en de administratieve ondersteuning verzorgt voor de circa 100 hulpen bij huishouden die werkzaam zijn voor zo-net. Talentmanagement Binnen aan-z staat talentmanagement hoog op de agenda. Talentmanagement gaat over het investeren in medewerkers binnen aan-z. Het doel is het behalen van optimaal rendement op talent. Talentmanagement is nooit het doel op zich. Talentmanagement is een middel om strategische doelen te behalen en als organisatie te kunnen voortbestaan. aan-z vindt het belangrijk dat de organisatie talent bindt, boeit en behoudt. Vanuit de benadering van het potentieel worden medewerkers geïdentificeerd die talent en motivatie in huis hebben. Talent is de combinatie van kwaliteit en competenties, waarmee medewerkers een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan de toekomstbestendigheid van de organisatie. Bij het ontstaan van iedere vacature stellen we deze eerst intern open om de medewerkers van aan-z een kans te bieden. Een succes voorbeeld is de aanstelling van de coördinatoren. Interne medewerkers die de ambitie en de nodige competenties bleken te hebben, zijn na een zorgvuldige werving- en selectieprocedure doorgestroomd naar deze functie. De coördinatoren zijn ondersteund in hun ontwikkeling in de nieuwe functie door opleiding en coaching.

Thuiswerken Wij hebben in afstemming met de ondernemingsraad van aan-z een thuiswerkprotocol opgesteld. Hierin liggen de mogelijkheden, rechten en plichten vast om thuis te kunnen werken. In coronatijd is het evident dat dit gebeurt, maar ook na deze periode handhaven wij het thuiswerken. Wij blijven medewerkers na de coronaperiode deze mogelijkheid bieden, maar zullen het niemand opleggen. Collegiaal contact, elkaar helpen, inspireren en enthousiasmeren blijft essentieel bij aan-z.

46

Ziekteverzuim Ook in 2020 waren werkplezier versterken, werkdruk verlagen, veiligheid verhogen, (werk gerelateerd) verzuim vermijden en goede begeleiding belangrijke thema’s binnen aan-z. De analyse en bewustwording is van belang, evenals het ondernemen van adequate stappen, op basis van een planmatige aanpak waarbij er minimaal aan de Wet Verbetering Poortwachter wordt voldaan. Het primaire doel van het ziekteverzuimbeleid is om naar een meer gezonde en vitale organisatie te ontwikkelen. Een tweede doelstelling van het ziekteverzuimbeleid van aanz is het voorkomen en verder terugdringen van het ziekteverzuim door een adequate begeleiding en advisering van betrokken partijen. Het verzuimpercentage in 2019 was gemiddeld 7,3%. Eén van de speerpunten in 2020 was om het ziekteverzuimpercentage positief te beïnvloeden. Dit is gelukt. In 2020 is het gemiddelde ziekteverzuimpercentage gedaald naar 5,2%. Verzuim 2020

In 2020 hebben we op diverse thema’s beleid ontwikkeld en geïmplementeerd, onder andere: 

het opleidingsbeleid De doelstellingen van het opleidingsbeleid van aan-z en zo-net zijn: o

optimalisering maatschappelijke ondersteuning aan de burgers door voldoende opgeleide en competente medewerkers;



o

medewerkers flexibel mee laten bewegen met ontwikkelingen in en rond de organisatie;

o

medewerkers ontwikkelen zodat ze duurzaam en breed inzetbaar zijn;

o

ontwikkel- en doorstroommogelijkheden creëren (talentmanagement);

o

boeien, binden en aantrekken van medewerkers.

het persoonlijk ontwikkelingsplan Het persoonlijk ontwikkelingsplan beoogt een verdergaande ontwikkeling van zowel medewerker als organisatie. Het belangrijkste doel van het bijbehorende jaargesprek is de afstemming tussen de ontwikkelingswensen en kwaliteiten van de medewerker en de ontwikkeling en doelstelling van de organisatie.

47



het beleid ongewenst gedrag Binnen aan-z worden agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedrag op welk niveau dan ook, niet geaccepteerd. Dit beleid beoogt willekeur en/of een onzorgvuldige behandeling binnen aan-z te voorkomen en op een adequate wijze te bestrijden. Doel van dit beleid is om een veilige werkomgeving te creëren en vooral te behouden.

De ontwikkeling en implementatie van voorgenoemde beleidstukken heeft een bijdrage geleverd aan de veiligheid, het werkplezier, de motivatie en de binding van medewerkers binnen aan-z. De positieve daling van het ziekteverzuimpercentage is daar een logisch gevolg van.

6.2.3 Marketing en communicatie In 2020 is een start gemaakt met het vergroten van de zichtbaarheid van aan-z. Vanaf maart verschoof het accent naar communicatie over de coronamaatregelen en de gevolgen hiervan voor de dienstverlening. Een ander thema waar veel aandacht aan is besteed, is de communicatie over zo-net naar de stakeholders. Het betreft de overgang van hulp bij huishouden van algemene voorziening naar maatwerkvoorziening en de daaruit beoogde stopzetting van de activiteiten hulp bij huishouden vanuit zo-net. Wij zijn samen aan-z. Ook op afstand. Al jaren zien we een verschuiving van offline naar online kanalen. Met de intrede van Covid-19 werd online communicatie nog belangrijker. In de eerste maanden van 2020 waren bijeenkomsten, zoals de informatiebijeenkomst voor ouderen ‘zelfstandig ouder worden’ in samenwerking met KBO/PCOB, nog mogelijk. Toen de dienstverlening als gevolg van de coronamaatregelen werd beperkt tot het noodzakelijke en de mogelijkheid tot face-to-face contact afnam, zochten we meer online de verbinding met elkaar, vrijwilligers en klanten. ‘Wij zijn samen aan-z’ is onze slogan en deze was ook in 2020 -toen we in vooral op afstand (samen)werkten- ons motto. Intern werden online dagstarts en tools zoals het chatprogramma Slack geïntroduceerd.

We communiceerden veel via intranet, deelden videoboodschappen en investeerden in persoonlijk contact met medewerkers en vrijwilligers. De fysieke informatiesessies voor de medewerkers van zo-net zijn vervangen door digitale nieuwsbrieven en de ‘Dag van de mantelzorg’ werd via de media en attenties in de brievenbus vormgegeven. De focus in de communicatie lag op de bereikbaarheid van aan-z, juist in periodes waarin bijvoorbeeld de kantoorlocaties moesten sluiten. We zochten contact en deelden persoonlijke videoboodschappen, tips en adviezen voor de lichamelijke en mentale gezondheid en (online) welzijnsactiviteiten om beweging te stimuleren. Voor jong en oud. Bestaande online kanalen zoals de website en facebookpagina van aan-z zijn intensiever ingezet. Ook de Instagrampagina van JIP Terneuzen is in 2020 flink gegroeid. De online aanwezigheid van aan-z nam in 2020 toe. Ook op social media. In juli is de Facebookpagina van Kids2Fun uitgebreid met een Instagramaccount, waar beeldmateriaal en de agenda van nieuwe activiteiten voor kinderen tot en met 12 jaar in de gemeente Terneuzen wordt gedeeld. Een aantal maanden later, in oktober, lanceerden we de Instagrampagina Jeugd en Gezin aan-z. Ouders/verzorgers in de gemeente Terneuzen vinden hier informatie en advies over het opgroeien en opvoeden van kinderen. Sinds december heeft aan-z ook een bedrijfspagina op LinkedIn.

48

Steeds meer zichtbaar. Zowel online als offline. Hoewel de inzet van online kanalen belangrijk is, vergaten we ook de offline middelen niet. Er is op verschillende manieren geïnvesteerd in de zichtbaarheid van aan-z. Zowel in het straatbeeld, in de media als in drukwerk. De felrode t-shirts van aan-z en hoodies van JIP Terneuzen en Kids2Fun zorgen ervoor dat de doelgroep ons voortaan in één oogopslag herkent.

De samenwerking met lokale media is versterkt met als doel de inwoners van ons werkgebied te laten zien wat aan-z voor hen kan betekenen. Er is geïnvesteerd in advertenties en in de media verschenen meer krantenartikelen, radio-interviews en televisiefragmenten over aan-z, bijvoorbeeld over de onderwerpen tafeltje-dek-je, de vakantieboeken voor kinderen, jongerenjacht en pitstop. Ook het drukwerk werd onder de loep genomen. Er is een start gemaakt om het bestaande materiaal in een nieuw jasje te steken. Een jas die past bij de huidige dienstverlening van aan-z. Voorbeelden hiervan zijn banners en folders. Naast het herzien van verouderd drukwerk werd geïnvesteerd in nieuw materiaal. De focus hierbij lag op aandacht hebben voor de ander. Een voorbeeld hiervan is de kerstkaartenactie eind december. Tijdens de feestdagen werden alle 70+’ers in de gemeente Terneuzen verrast met een kerstkaart namens Gemeente Terneuzen en aan-z. Juist zo’n klein gebaar kan in tijden van afstand en weinig contacten een verschil maken.

6.2.4 Huisvesting In 2020 lag de focus op flexibel werken. Noodzakelijke dienstverlening op locatie en anders thuis. We hebben als aan-z het thuiswerken zoveel mogelijk gefaciliteerd. Ook hebben we de werkplekken ‘coronaproof’ gemaakt. Van de nieuwe sfeervolle herinrichting van de kantoorlocaties, die begin 2020 is afgerond, hebben we gedurende het jaar minder intensief gebruik kunnen maken. Het jaar 2020 stond, vanwege de impact van het coronavirus, vooral in het teken van thuiswerken. Denk daarbij niet alleen aan ICT-voorzieningen zoals een eigen toetsenbord en muis, maar ook plexiglas schermen bij de balie, in spreekkamers en tussen de bureaus. We creëerden een goede, veilige werkomgeving, waarbij we ook in coronatijd de verbinding hielden met elkaar en onze klanten.

49

6.2.5 Facilitaire voorzieningen Het facilitair beheer van aan-z is in 2019 reeds in eigen beheer genomen en in 2020 verder vorm gegeven. Zo is het inkoopproces meer gecentraliseerd, in 2020 wordt de facilitaire inkoopfunctie door één persoon uitgevoerd. Tevens is er een inkoop- en bestelproces geformaliseerd, waarin is vermeld tot welke bedragen er mandaat ligt bij coördinatoren en MT-leden om bestellingen te mogen autoriseren. Door de bundeling van de inkoopfunctie is verdere standaardisatie in facilitaire producten mogelijk geworden en een beter voorraad beheer gerealiseerd. Het postproces is in 2020 verder geoptimaliseerd, inkomende en uitgaande post wordt ingeschreven. Verdere doorontwikkeling is mogelijk, met als doel de fysieke interne poststromen te beperken en documenten slim te digitaliseren en archiveren. Dit is één van de projecten die in 2021 verder wordt vormgegeven.

6.2.6 IT Het IT-beheer is sinds 2019 onder verantwoordelijkheid van aan-z uitgevoerd en sinds april 2020 volledig in eigen beheer. Het IT-beheer omvat: 

systeembeheer



onderhoud hardware



helpdesk



applicatiebeheer



telefonie



beleid en advies

In 2020 is de verdere professionalisering van ICT binnen aan-z gerealiseerd. In 2019 is de volledige backoffice omgeving van aan-z vervangen. De in gebruik zijnde omgeving voldoet aan de noodzakelijke capaciteit. In 2020 is deze omgeving verder aangepast om zodoende de beschikbaarheid continuïteit te kunnen waarborgen. Ook is er extra aandacht besteed aan het verder verbeteren en optimaliseren van de toegangsbeveiliging voor de systemen. De flexibiliteit en schaalbaarheid van onze ICT-infrastructuur is tijdens de coronacrisis optimaal ingezet om het thuiswerken van veel collega’s te kunnen faciliteren, zodat we ook hier beschikbaar konden zijn voor klanten en medewerkers. ICT beveiligingsplan Het ICT beveiligingsplan heeft in 2020 steeds meer vorm gekregen. Op deze wijze wordt er verder gewerkt aan een duidelijke structuur die zichtbaar is en getoetst kan worden op opzet, bestaan en werking. In de 1 e helft van 2021 wordt het integrale IT- beleidsdocument afgerond. Eigen platform voor videobellen Door de coronacrisis heeft aan-z versneld een keuze gemaakt om videobellen in te voeren. Op deze wijze zijn zowel klanten als collega’s dichtbij en worden de drempels van fysieke afstand minder ervaren. Er is gekozen voor een Nederlandse aanbieder BIT.nl zodat we voldoen aan de AVG-eisen die worden gesteld ten behoeve van de privacy.

Follow-me printing In het eerste kwartaal is een start gemaakt met de inrichting van follow-me printing. Hiervoor zijn twee nieuwe printers aangeschaft. Follow-me printing zorgt ervoor dat printopdrachten vanaf iedere aangesloten printer worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen we printopdrachten altijd naar hetzelfde centrale punt versturen en ze

50

ophalen van iedere printer binnen het netwerk (in Axel en Terneuzen). De printopdracht wordt pas afgedrukt nadat de gebruiker zich heeft geïdentificeerd met bijvoorbeeld zijn persoonlijke toegangsdruppel. Zodoende blijft gevoelige informatie niet onbeheerd bij de printer liggen. IT-oplossing tafeltje-dek-je en keukens aan-z verzorgt de complete administratieve afhandeling voor de maaltijdvoorziening tafeltje-dek-je. De werkzaamheden voeren we uit voor de gemeente Terneuzen en 5 Belgische gemeenten. In 2020 is besloten dit proces verder te optimaliseren en met behulp van slimme software de administratieve taken te automatiseren. Er is gekozen voor een integrale oplossing, die geschikt is voor aan-z, de betreffende keukens en de betrokken vrijwilligers. Dankzij goede samenwerking tussen alle disciplines in 2020 wordt deze software in het eerste kwartaal van 2021 in gebruik genomen. Telefonie In 2020 zijn we gestart met een verdere optimalisatie van de telefonische bereikbaarheid. Er wordt middels maandelijkse rapportages actief gemonitord op terugbelverzoeken. Ook wordt er gestuurd op de reactietijd van onze medewerkers. Door actieve sturing en inzicht worden de processen steeds verder verbeterd. Het belangrijkste doel is op een professionele wijze de hulpvraag van onze klanten te verbinden met de juiste medewerker.

6.2.7 AVG De bescherming van de persoonsgegevens van de betrokkenen is een permanent aandachtspunt voor aan-z, waarbij het management en de medewerkers ieder hun eigen verantwoordelijkheid dragen. Alle klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat zijn of haar persoonsgegevens voldoende beschermd worden. In 2020 lag de nadruk op de verdere toepassing van een gestructureerd kader en het optimaliseren van de processen. Naast voorlichting en advisering hierover, werd er ook kritisch gekeken naar technische en organisatorische maatregelen rondom informatiebeveiliging. Op basis hiervan is:   

een interne ICT-beheerder aangesteld die zorgt voor een optimale applicatie-integratie en harmonisatie van alle businessprocessen; informatiebeveiligingsbeleid en andere relevante protocollen aangescherpt; gezocht naar een andere leverancier die een effectieve oplossing voor veilige digitale communicatie kan garanderen die voldoet aan wettelijke eisen.

Voor 2021 ligt de focus op de handhaving van reeds geïmplementeerde processen en werkwijze. Het uitvoeren van Data Protection Impact Assessment (DPIA), de implementatie van de noodzakelijke maatregelen en de opvolging hiervan. Ook ‘awareness binnen de organisatie’ staat hoog op de agenda voor het komende jaar.

6.2.8 Interne controle Interne controle is onmisbaar binnen iedere bedrijfsvoering. Dit is tevens van groot belang voor de rechtmatigheidsverantwoording die het DB vanaf 2021 moet afgeven. De controles op rechtmatigheid en doelmatigheid leveren een belangrijke bijdrage aan de beheersing van primaire kosten en overheadskosten en daarmee de duurzaamheid van toegankelijke en goede dienstverlening. Daarnaast helpen controles de kwaliteit inzichtelijk te maken en te verbeteren.

51

In 2020 is een interne controlefunctie ingevuld en een interne controleaanpak ontwikkeld. Tevens zijn prioriteiten bepaald en noodzakelijke processen ingericht. Bij de inrichting van de controleprocessen is zoveel mogelijk rekening gehouden met: 

een interne risicoanalyse uitgevoerd en uitgebreid besproken en geprioriteerd in het MT (Q3);



de meest recente resultaten uit de interim-controle (2020) en de jaarrekeningcontrole (2019);



de meest significante processen (in overleg met de accountant);



overige relevante interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

Naast de inrichting van het interne controleproces en de noodzakelijke hulpmiddelen hiervoor, zijn ook de eerste controles uitgevoerd. Deze waren gericht op: 

aanbestedingen: 

daar waar geen contracten aanwezig waren, zijn deze opgesteld en ondertekend;



checklist en aanpak rondom rechtmatigheid geïntroduceerd, zodat aan-z vroegtijdig op rechtmatigheid kan toetsen en hier aan voldoet.



logging fiattering inkoopfacturen (wijze van declareren en goedkeuren): 

uitkomsten lieten enkele afwijkingen zien, vooral in de vakantieperiode. Er zijn maatregelen getroffen om dit in de toekomst te voorkomen.



logging wijzigingen bankrekeningnummers en mutaties: 



uitkomsten laten geen afwijkingen zien.

analyse en vastlegging van controle brutosalariskosten t.o.v. voorgaande maand voor uitbetaling nettoloon: 

er zijn geen wijzigingen naar voren gekomen die onrechtmatig lijken te zijn.

Voor 2021 is er een interne controleplanning opgesteld, waarbij een compleet scala van controleactiviteiten is opgenomen op basis van geselecteerde prioriteiten. Ieder onderdeel wordt op grond van een vastgestelde selectie en frequentie uitgevoerd. Daarnaast zijn er enkele thema’s opgenomen die cruciaal zijn om het proces van interne controle kwalitatief goed te laten doorlopen. Extra focus in 2021 krijgt de nieuw wetgeving rondom rechtmatigheid en de bijbehorende controle-aanpak.

6.2.9 Klachtenbehandeling aan-z vindt het belangrijk dat klanten de mogelijkheid hebben om onvrede of een klacht gericht op haar handelen bij aan-z neer te kunnen leggen. Hiervoor is de klachtenregeling opgesteld. Deze geeft weer hoe het proces van klachtafhandeling verloopt. Eind 2020 hebben we deze klachtenregeling vernieuwd en vanaf 2021 zullen we de nieuwe klachtenregeling hanteren. De klachtenregeling is gebaseerd op het uitgangspunt dat (potentiële) klachten zo vroeg mogelijk worden herkend. Het streven is om deze op informele wijze af te handelen en formele klachten waar mogelijk te voorkomen. De klachtenregeling heeft tot doel:

• • •

een effectieve en laagdrempelige afhandeling van onvrede en klachten te bieden; vroegtijdige signalering van mogelijke fouten en of verbeterpunten; klanten die een klacht hebben te helpen;

52

•

de kwaliteit van de dienstverlening van aan-z te bevorderen.

Klachten over afgegeven of afgewezen beschikkingen betreffende de Jeugdwet of Wmo gaan rechtstreeks naar de gemeente Terneuzen. Deze worden niet door aan-z behandeld. Klachten omtrent het gedrag/bejegening van en door medewerkers van aan-z worden wel in behandeling genomen door aan-z conform deze klachtenregeling. Klachtenoverzicht 2020 In 2020 zijn er bij aan-z drie klachten binnengekomen, die naar tevredenheid door de klachtenfunctionaris opgepakt zijn opgepakt. Er was in 2020 nog één klacht die doorliep vanuit 2019. Deze is in 2020 door de onafhankelijke klachtencommissie behandeld. Hiernaast zijn er nog twee klachten welke tevens contacten hadden met de Zeeuwse Ombudsman. Beide klachten zijn in 2020 naar tevredenheid besproken. In 2021 zullen we hierover ook nog verder afstemmen met betrokkenen.

6.2.10 Salariskostenverdeling Onderstaand de salariskostenverdeling naar product op basis van de capaciteitsplanning 2020.

PERSONEELSKOSTENVERDELING 1 - Welzijn en preventie 648000 - Jeugdpreventie algemeen 648001 - Jeugdpreventie - ITM 648002 - Combinatiefuncties brede school Co. 667001 - Alarmering 667002 - Welzijnsactiviteiten / Cursussen 667004 - Tijdelijk huisverbod 667021 - Vrijwilligerswerk 667030 - Combinatiefuncties gezonde actieve leefstijl 667031 - Combinatiefuncties Weerbaarheid 2 - Maatschappelijke ondersteuning 600103 - Jeugd & Gezin 666201 - Hulp bij huishouden (via zo-net BV) 667010 - Maaltijden 667011 - Mantelzorg 667012 - Welkomboerderijen 667032 - Formulierenbrigade (WNS) 667050 - Algemeen Maatschappelijk Werk 667051 - Jeugd Maatschappelijk Werk 667052 - Schoolmaatschappelijk Werk 667101 - WMO 9 - Bedrijfsvoering 600101 - Organisatiekosten

Personeelslasten totaal

2020

begroting 2020

246.174 103.998 24.135 5.705 403.378 43.004 102.243 43.442 110.142 1.082.221

254.573 107.547 24.958 5.899 415.667 44.471 105.732 44.925 113.900 1.117.672

684.172 114.091 215.018 2.194 19.747 19.747 761.339 12.726 51.780 391.650 2.272.463

697.467 117.984 222.354 2.269 20.420 20.420 787.316 13.160 53.547 432.561 2.367.498

73.880 494.403 2.404.387

1.135.830 1.135.830

1.137.418 1.137.418

1.249.204 1.249.204

4.490.514

4.622.588

4.708.773

2019

147.869 13.563 2.335 652.380 33.900 111.621 23.756 69.758 1.055.182 847.691 158.065 86.196 2.898 7.279 15.205 718.771

53

De totale personeelskosten zijn ten opzichte van 2019 met 218k gedaald. Deze daling wordt met name veroorzaakt door lagere reiskosten in verband met corona (53k) en lagere opleidingskosten, eveneens corona gerelateerd (46k). Tevens is er bespaard op personeelskosten doordat er geen aanvullende IT-inzet ingehuurd moest worden en waren er incidentele bijdrages in verband met zwangerschapsverlof, dat in coronatijd met inzet van eigen medewerkers is opgevangen. Lagere pensioenlasten (2019 en 2020) heeft geresulteerd in een correctie in 2020 (20k). De loonstijging vanuit de cao en hogere loontredes zijn opgevangen door besparingen op personeel (gezamenlijk 99k).

6.2.11 Organisatiekosten Organisatiekosten uitvoeringsorganisatie 2019

2020

2020

2020

werkelijk

begroot primitief

begroot na wijz.

werkelijk

Lasten

1.624.324

1.642.227

1.570.178

1.652.258

Baten

4.680.385

4.149.633

4.099.663

4.143.109

43.446

V

Saldo

3.056.060

2.507.406

2.529.485

2.490.851

-38.634

N

Lasten

118.633

138.487

108.487

104.679

3.808

V

Baten

0

0

0

0

0

N

Saldo

-118.633

-138.487

-108.487

-104.679

3.808

V

Lasten

437.362

128.190

0

0

0

N

Baten

520.552

0

0

0

0

N

Saldo

83.190

-128.190

0

0

0

Lasten

0

0

122.645

89.803

32.842

V

Baten

0

0

0

0

0

N

Saldo

0

0

-122.645

-89.803

32.842

Lasten

0

0

35.545

11.992

23.553

V

Baten

0

0

0

11.992

11.992

V

Saldo

0

0

-35.545

0

35.545

Lasten

0

0

596.313

442.392

153.921

V

Baten

0

0

596.313

442.371

-153.942

N

Saldo

0

0

0

-21

-21

Lasten

0

0

45.000

27.169

17.831

V

Baten

0

0

0

0

0

N

Saldo

0

0

-45.000

-27.169

17.831

Lasten

2.180.320

1.908.904

2.478.168

2.328.294

149.874

V

Baten

5.200.937

4.149.633

4.695.976

4.597.472

-98.504

N

Saldo

3.020.617

2.240.729

2.217.808

2.269.178

51.370

V

Exploitatie

Verschil

V/N

-82.081

N

Organisatiekosten

Huisvestingskosten

Transitie bedrijfsvoering aan-z

Project transitie bedrijfsvoering (va 2020)

Project onderzoek BGTS & fiscaal

Project Zo-net transitie

Project Corona maatregelen

Totaal Paragraaf Bedrijfsvoering

54

6.2.12 Procesmanagement De meeste bedrijfsvoeringsprocessen en processen van de primaire dienstverlening worden in een interne applicatie vastgelegd. De leidinggevenden en coördinatoren van aan-z zorgen ervoor dat dit voor hun aandachtsgebied correct wordt beschreven, gemonitord en zo nodig verbeterd. Procesmanagement is geïntegreerd in het taak- en verantwoordelijkheidsgebied van de manager bedrijfsvoering en de kwaliteitsadviseur. Nieuwe applicaties en processen, denk aan het interne controle proces en de nieuwe financiële applicaties, hebben een update gehad in de applicatie. Hierdoor is ‘real-time’ inzichtelijk hoe de processen zijn ingericht. In 2021 wordt er geïnvesteerd in een cursus voor een aantal betrokkenen, zodat wijzigingen in de processen direct bijgewerkt kunnen worden voor het eigen team. Tevens worden verdere wensen en aanbevelingen op het gebied van processen geïnventariseerd.

6.3 Paragraaf verbonden partijen De Besloten Vennootschap zo-net voert de ‘labels’ zo-net en zo-lekker. Onder zo-net wordt de dienst ‘hulp bij huishouden’ aan klanten aangeboden en onder zo-lekker vinden de keukenactiviteiten plaats voor de gemeente Terneuzen. zo-lekker is opgezet ten behoeve van de door aan-z geïndiceerde maaltijden (Wmo) voor de regio Terneuzen. zo-net BV Onderdeel

Toelichting

Vestigingsplaats

Terneuzen

Programma

Maatschappelijke ondersteuning

Doel en openbaar

-

belang

Het bieden van huishoudelijke hulp in de ruimste zin, het oprichten en verwerven van, het deelnemen in, het samenwerken met, het besturen van, alsmede het (doen) financieren van andere ondernemingen, met welke rechtsvorm dan ook;

-

het verstrekken en aangaan van geldleningen, het beheren van en het beschikken over registergoederen en het stellen van zekerheden, ook voor schulden van anderen;

-

het verrichten van alle verdere handelingen die met het bovenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn

Eigen Vermogen

Het gestort aandelenkapitaal bestaat uit 1 aandeel van € 1,00 nominaal

Vreemd Vermogen

n.v.t.

Partners

Benelux Groepering voor Territoriale Samenwerking aan-z (enig aandeelhouder)

Bestuurlijk belang

Vertegenwoordiging gemeente: Ben van Assche

Eigen vermogen

01-01-2020 € 16.686 31-12-2020: € 27.012

Vreemd vermogen

-

Veranderingen in

Vanuit de BV zo-net worden nog steeds twee activiteiten verricht: ‘hulp bij huishouden’ en

2020

(onder het label zo-lekker) de productie van warme maaltijden. Voor beide activiteiten worden de resultaten apart bijgehouden. Echter, de jaarrekening van zo-net betreft een consolidatie van cijfers van beide activiteiten.

55

Door stijgende kosten en een ruimhartig beleid tot en met 2019 heeft de gemeenteraad in haar vergadering van december 2019 besloten te stoppen met de algemene voorziening hulp bij huishouden van zo-net. Vanaf 1 januari 2020 is hulp bij huishouden alleen als maatwerkvoorziening beschikbaar, waarvan zo-net na formalisering van de transitie naar een andere aanbieder van huishoudelijke hulp, niet meer de uitvoerder is (beleid Gemeente Terneuzen). Het ligt voor de hand dat na de transitie uiteindelijk alleen de keukenactiviteiten (zo-lekker) onderdeel uitmaken van de BV. Financieel resultaat

Nihil

2020 Financieel belang

aan-z is de enige aandeelhouder

Risico’s

De kosten van zo-net zijn te hoog / onbeheersbaar. De transitie van algemene voorziening naar maatwerkvoorziening voor bestaande klanten verloopt niet goed of vertraagt door het aanbestedingstraject van de gemeente Terneuzen.

6.3.1 zo-net: hulp bij huishouden Ook in coronatijd hebben de medewerkers van zo-net hun dienstverlening zoveel mogelijk voortgezet. Slechts enkele weken heeft de huishoudelijke hulp stil gelegen. Direct in de ‘eerste coronagolf’ is weer gestart om bij de schrijnende gevallen de noodzakelijke huishoudelijke hulp te leveren. De rest van het jaar is steeds getoetst langs de lat van noodzakelijkheid en zijn deze uren hulp bij onze klanten geleverd. Na de formele keukentafelgesprekken die in september 2020 zijn afgewikkeld met bijbehorende indicatie, zijn deze geïndiceerde uren het verdere jaar geleverd. Juist in deze tijd van eenzaamheid is met name het contactmoment door onze klanten als heel waardevol ervaren. Op 16 juni 2020 is de ondernemingsraad van zo-net officieel geïnstalleerd. De OR is het orgaan dat de belangen van de zo-net medewerkers behartigt en het overleg voert met de bestuurder. Wij zijn tevreden dat de officiële oprichting, in tegenstelling tot een eerdere poging, nu wel succesvol is afgerond. De ondernemingsraad van zonet wordt betrokken bij de voorgenomen transitie. Zij denkt mee en brengt advies uit. De OR wordt hierbij ondersteund door twee ervaren OR-leden van aan-z alsmede een vaste adviseur. Medewerkers zijn frequent op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen middels een digitale nieuwsbrief en, toen het nog kon, bijeenkomsten.