2021-05-25 a. Bestuurlijke fusie JB West en Intervence - Ontwerpbesluit

We hebben vastgesteld dat er op dit moment de overgang van cliëntregistratiesysteem IJ/GGW naar nieuw (landelijk systeem) WIJZ is bevroren en dat er ook achterstanden zijn in vervangen van laptops en dergelijke. In bijlage 4 hebben we het IT-integratieplan uitgewerkt. Na afronding van het plan kunnen alle medewerkers van Intervence tijd- en plaats-onafhankelijk werken in de beveiligde infrastructuur van JB west. Deze infrastructuur wordt eind van 2021, mede ondersteund door FOX IT en Microsoft Nederland, voorgedragen voor een externe NEN 7510-certificering. Daarmee voldoet deze omgeving aan de hoge kwaliteitseisen zoals voorgeschreven door de Inspectie (IGJ), Jeugdzorg Nederland en Ministerie van VWS. 6

Circa € 200.000,- van de beoogde besparing op indirecte personeelskosten was al eerder ingang gezet maar niet geeffectueerd doordat betreffende medewerkers langdurig ziek waren.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

25/119

14

In Tabel 26 van deze bijlage hebben we een samenvatting opgenomen van de noodzakelijke investerings- en transitiekosten ad € 480.000. Daarbij hebben wij ook vastgesteld dat we van de in de balans opgenomen post ad € 196.000 in verband met de overgang van het cliëntregistratiesysteem IJ naar WIJZ € 155.000 in één keer moeten afschrijven. Met de eenmalige investerings- en transitiekosten kan een besparing van € 392.000 worden gerealiseerd per jaar. Jeugdbescherming west neemt de systeembeheerder van Intervence over maar de tijdelijke medewerker automatisering niet. Onderdeel (bedragen x €000) Inhuur persoon Inzet personeel B&B Generieke licenties Applicatie licenties WIJZ jaarlijkse bijdrage Sub totaal Lease/ afschrijvingskosten IT Totaal

2020

2022

Besparing

240 0 176 123 109 648 70 718

10 100 40 40 83 273 53 326

230 -100 136 83 26 375 17 392

tabel 10 Besparing op de reguliere ICT kosten

De besparing wordt gerealiseerd door het niet inhuren van expertise bij derden en schaalgrootte waarbij in veel licenties na een basisbedrag staffels worden gehanteerd. Huisvesting In de vertrouwelijke bijlage 77 hebben we voor het eigendomspand in Middelburg het scenario uitgewerkt van het wel of niet overnemen van het pand. We hebben in de business case het minst complexe scenario uitgewerkt, dat we het pand meenemen en achterstallig onderhoud gaan uitvoeren. Het alternatieve scenario is dat wij geen eigenaar worden en dat het pand voor de bestuurlijke fusie is afgerond, is verkocht. Dit alternatieve scenario heeft een beperkt positief effect op onze exploitatie, maar betekent wel een materiële verbetering van het vermogen en de liquiditeit. Overzicht van effecten (bedragen x €000) Verbetering vermogenspositie Verbetering liquiditeitspositie Eenmalige transitiekosten

Pand niet naar JB west 566 711 Pm

Pand wel in overdracht 0 0 250

Structurele exploitatiekosten

168

156

tabel 11: Samenvatting scenario keuzes eigendom pand in Middelburg

In de bijlage geven wij ook aan dat het in beide scenario’s financieel verstandig is om op korte termijn zaken te doen met een partij die graag een aanzienlijk deel wil huren voor een periode van 2 tot 3 jaar. Overige bedrijfskosten Op deze kosten posten kan ook synergie worden gehaald in abonnementen, accountant en advieskosten. We schatten in dat deze synergie pas in 2022 gerealiseerd kan worden. We hebben op

7

In verband met mogelijke strategische informatie voor mogelijke kopers en onder huurders is deze bijlage als vertrouwelijk bestempeld en geen standaard onderdeel van de business case.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

26/119

15

dit moment nog geen aanpassing gedaan in het telefooncontract. Dit is een langjarig contract waarbij ook goed gekeken moet worden naar dekking van bereik in de regio8. Onderdeel (bedragen x €000) Telefoonkosten (+data) Accountant Advieskosten Overige kosten Totaal

2020 Intervence 168 57 51 155 431

2022

Besparing

115 15 0 141 271

53 42 51 14 160

tabel 12 Besparing over overige bedrijfskosten en indirecte personeelskosten.

In de telefoonkosten 2020 zit ook de aanschaf van nieuwe devices en eenmalige extra data kosten in verband met Corona. Onder de overige kosten zijn onder andere de volgende categorieën opgenomen: porti, kantoorbenodigdheden, copiers, verzekeringen, leden bijdrage Jeugdzorg Nederland en cliëntenraad opgenomen. Uitvoering transitieplan Om de gehele transitie ook in goede banen te leiden is het ook noodzakelijk dat er budget beschikbaar is om dat uit te voeren. Op basis van onze huidige inschatting hebben we de volgende kosten begroot. Onderdeel (bedragen x €000) Implementatie bestuurlijke fusie Training driehoek (zie paragraaf 3.3) Advies en onvoorziene kosten

€ 117 50 100 267

tabel 13: Overige transitiekosten

8

Wordt meegenomen in vervolg onderzoek.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

27/119

16

3. Exploitatie 2022 3.1. Inleiding In het jaar 2022 realiseren we met de genoemde transitie naar de stichting Jeugdbescherming west Zeeland een stabiele, financieel onafhankelijke gecertificeerde instelling, die onderdeel uitmaakt van de Jeugdbescherming west groep. De JB west groep bestaat verder uit stichting Jeugdbescherming west Haaglanden (GI), stichting Jeugdbescherming west Zuid-Holland (GI) en stichting Jeugdbescherming west Beleid & Bedrijfsvoering (ondersteunende diensten). Een GI wordt van overheidswege gecertificeerd om maatregelen in het kader van de jeugdreclassering en jeugdbescherming te mogen uitvoeren. Een GI is derhalve géén jeugdhulpaanbieder en géén private zorgpartij die op een markt actief is. Wij interveniëren en begeleiden in opdracht van de gemeenten gezinnen in situaties die gaan over de acute en blijvende veiligheid van kinderen. Dit is een maatschappelijke opdracht die is ingebed in een juridische opdracht van de rechter. We vinden het voor het realiseren en vasthouden van de veiligheid belangrijk dat de gemeentelijke wijkteams als procesregisseur voor het geheel betrokken blijft tijdens onze aanpak. Wij delen onze expertise actief zodat we gezamenlijk op tijd zicht hebben op de veiligheid van kinderen en escalaties voorkomen kunnen worden. Daarnaast adviseren wij de gemeenten over passend zorgaanbod.

Dat doen wij vanuit de overtuiging dat door vroeg ingrijpen met de juiste aanpak onveilige situaties voor kinderen voorkomen worden.

3.2. Ontwikkeling maatregelen in tijd Overzicht ontwikkeling maatregelen 2015- 2022 In de onderstaande tabel wordt de ontwikkeling weergegeven van de door Intervence uitgevoerde of uit te voeren maatregelen als gemiddelde van het aantal jeugdigen van de Zeeuwse gemeenten over de periode 2016 tot en met 2020, aangevuld met onze prognose voor 2021 en 2022 zoals opgenomen in de business case: Maatregel Preventieve JB OTS < 1 jaar OTS > 1 jr. Voogdij Reguliere JR Totaal

2016 499 166 155 196 91 1.107

2017 411 151 184 200 95 1.040

2018 379 158 199 188 93 1.017

2019 246 144 217 178 94 879

2020 150 137 216 165 88 756

2021* 74 173 216 160 82 705

2022* 182 222 160 82 646

tabel 14: ontwikkeling maatregelen over de periode 2015-2022 Inkoopregio Zeeland (*onze prognose)

In de afgelopen zes weken van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat er in de regio weinig direct beschikbare managementinformatie voor ons beschikbaar is over de ontwikkeling van maatregelen. Derhalve zijn wij in onze business case uitgegaan van een redelijk stabiele ontwikkeling van het aantal wettelijke maatregelen en hebben we geen preventieve zaken meer opgenomen vanaf 1 januari 2022.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

28/119

17

In fase 2 van het onderzoek willen we dit graag verder met IJZ uitwerken en daarbij antwoord krijgen op de volgende vragen: - Kan er op basis van de ontwikkeling van alle GI inzet over de afgelopen 5 jaar een prognose worden gemaakt voor de komende jaren? - Wat is de veiligheidsstatus van alle preventieve zaken die de afgelopen maanden zijn overdragen aan de wijkteams? - Zijn er wachtlijsten bij ketenpartners en hoe spelen we daar gezamenlijk op in? - Hoe ontwikkelt zich de productie bij de andere GI’s die werkzaam zijn in de provincie Zeeland? Om met elkaar effectief wachtlijstvrij te kunnen werken is het noodzakelijk dat de organisaties in de jeugdzorgketen goed op elkaar aansluiten en informatie hierover altijd actueel is.

3.3. Toelichting op onze werkwijze Onze werkwijze Als GI hebben wij continu zicht op de veiligheid van de kinderen en handelen in geval van onveiligheid. We gaan daarbij uit van de kansen en mogelijkheden van kind(eren) en hun ouders en omgeving. De Gezinsgerichte Aanpak (GGA) is onze werkwijze voor casemanagement ten behoeve van gezinnen waar kinderen onveilig opgroeien en waarvan de ouders niet kunnen of (nog) niet willen veranderen, ongeacht of er sprake is van een jeugdbeschermings- of jeugdreclasseringsmaatregel of preventieve inzet. Binnen de GGA werkt de jeugdbeschermer altijd met Functional Family Parole (FFP). In de onderstaande afbeelding wordt deze werkwijze weergegeven. Centraal hierbij staat altijd het kind met onze missie ‘ieder kind blijvend veilig’. De methode bestaat uit 3 fases en wij werken hieraan volgens onze 9 principes.

Afbeelding 2 Werkwijze JB west Meer informatie; https://jeugdbeschermingwest.nl/wie-zijn-wij/onze-werkwijze/

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

29/119

18

Onze inrichting van het primaire proces Alle uitvoerende teams bestaan bij voorkeur uit 8 tot 10 jeugdbeschermers (gemiddeld 9 fte). Zij worden begeleid en ondersteund door een teammanager, een gedragswetenschapper en een gespreksbegeleider. Zij geven met de jeugdbeschermers, volgens onze methodiek, uitvoering aan de begeleiding van de gezinnen. Dit wordt de driehoek genoemd. Voor zowel de teammanager als de gedragswetenschapper geldt dat zij 2 basisteams aansturen en begeleiden. De ervaring leert dat de kwaliteit van de casuïstiekbespreking samenhangt met het inregelen van deze duurzame driehoek. Als de driehoek niet intact is zien we dat meestal direct terug in de kwaliteit van het uitgevoerde werk. De teammanager, de gedragswetenschapper, de gespreksbegeleider en de jeugdbeschermers hebben ieder een eigen rol in de wekelijkse casuïstiekbesprekingen. De teammanager faciliteert en bewaakt het proces (het “waarom”) en is onder andere verantwoordelijk voor de planning van de wekelijkse casuïstiekbesprekingen en de agenda van de te bespreken zaken. De gedragswetenschapper zorgt er in de casuïstiekbespreking voor dat de veiligheid besproken wordt, zowel de acute als de blijvende veiligheid.

Verder brengt de gedragswetenschapper zijn of haar aanvullende expertise in om te komen tot een goede probleemanalyse (het “wat”): • Wat is het gezinspatroon en wat zijn mogelijke onderliggende factoren die het patroon in stand houden? • Wat zijn de (mogelijke) onderliggende factoren die het gedrag verklaren? • Wat is er nodig om tot een relevante diagnose (doorverwijzen) van relevante problematiek te komen en welke hulpverlening sluit hierbij aan? De gespreksbegeleider, een rol die door één van de jeugdbeschermers uitgevoerd wordt, ondersteunt de eigen teamleden in de toepassing van de instrumenten van FFP in concrete situaties (het ‘hoe’). De gespreksbegeleider is de supervisor op het methode integer handelen volgens de gezinsgerichte aanpak en FFP. Aanvullend hierop heeft JB west de rol ‘begeleider persoonlijke ontwikkeling’, die is belegd bij een jeugdbeschermer. Deze rol richt zich op de persoonlijke ontwikkeling van nieuwe, startende en relatief onervaren jeugdbeschermers en staat los van de methode. Overgang van Intervence naar JB west Intervence werkt met de methode ‘generiek gezinsgericht werk’ en de medewerkers zijn getraind in FFP. Deze methode en werkwijze sluit aan bij de gezinsgerichte aanpak waar JB west mee werkt. Bij Intervence zijn er in de afgelopen jaren wel een aantal wijzigingen doorgevoerd in de structuur die van belang is bij deze methode.

Deze wijzigingen zijn onder andere voortgekomen vanuit de beschikbaarheid van professionals (managers) en financiële argumenten. Concreet betekent dit dat bij Intervence de regiomanager niet aansluit bij de casuïstiek. De rol van de manager als voorzitter, procesbegeleider en ten aanzien van het “waarom” van de methode, wordt door andere deelnemers ingevuld of niet vormgegeven. Dit verschilt in de huidige situatie per team. De genoemde driehoek ter ondersteuning en borging van de kwaliteit in de teams, wordt vormgegeven door de gedragsdeskundige, de supervisor en de werkcoach. De rol gespreksbegeleider wordt bij Intervence supervisor genoemd. De rol van supervisor bij Intervence heeft slechts wat kleine verschillen met die van gespreksleider bij JB west (vooral door de afwezigheid van de teammanager bij de casuïstiek en in de voorbereiding).

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

30/119

19

Daarnaast is er bij Intervence in ieder team voorzien in de rol van werkcoach. Deze rol is nog in ontwikkeling, deze richt zich op het inwerken en ondersteunen bij het leren van het werk. Deze rol heeft een groot raakvlak met de rol begeleider persoonlijke ontwikkeling bij JB west. Intervence noemt de uitvoerende professionals Gezinsmanagers. Bij JB west heten deze professionals jeugdbeschermers. Voor deze business case concluderen wij dat er vooral overeenkomsten zijn in de opzet en werkwijze tussen Intervence en JB west. Om dit goed op elkaar af te stemmen zullen wij een aantal functienamen en gebruikte terminologie aanpassen. Het belangrijkste verschil is de vormgeving en borging van de driehoek, een absolute voorwaarde voor onze methodiek en onze werkwijze. Dit vraagt om een aanpassing in de huidige structuur en in de werkverdeling tussen verschillende functies. De regiomanager (teammanager bij JB west) zal aan gaan sluiten bij de casuïstiek. De nieuwe driehoek zal getraind moeten worden bij het vormgeven van deze taak volgens de methode. We zullen dit in overleg doen met de professionals, zodat de werkdruk, vitaliteit en het primair proces niet onder druk komt. De kosten hiervoor schatten wij op € 50.000. Met dit bedrag is rekening gehouden in de business case.

3.4. Samenwerking met de wijk- en jeugdteams Hoe zien wij deze samenwerking In de regio’s waar JB west momenteel actief is hebben wij intensieve samenwerkingsafspraken met de wijk- en jeugdteams met als doelstelling: • Het voorkomen van de inzet van zware en dure jeugdhulp doordat door tijdige inzet van de GI-expertise escalaties worden voorkomen9; • Het eerder afsluiten van JBJR-maatregelen door de blijvende betrokkenheid van de wijk- en jeugdteams waardoor continuïteit geboden wordt; • Het hele gezin in beeld blijft bij het wijk- / jeugdteam, inclusief de betrokken jongere of het kind.

9 Voorbeelden van zware, dure jeugdhulp zijn primair Behandeling met verblijf en wonen en secundair Dagbehandeling en

dagbesteding, Ambulante jeugdzorg en Jeugdhulp op school.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

31/119

20

Onderstaand is de samenwerking tussen het gemeentelijke wijk-/jeugdteam en de GI weergegeven:

Afbeelding 3 Samenwerking met gemeentelijke wijk-/jeugdteams

De professionals van de wijk- en jeugdteams en de GI werken in een eerder stadium intensief samen in die gezinnen waar sprake is van onveiligheid. De samenwerking met de wijkteams kan hierbij op verschillende manieren vormgegeven worden door bijvoorbeeld consultatie en advies (bijv. collegiale consultatie, meegaan op huisbezoek, regie voeren tijdens een raadsonderzoek etcetera.) Voor de provincie Zeeland zullen wij in de volgende fase onderzoeken hoe we deze kennis ook kunnen inzetten in Zeeland. Dat doen wij niet alleen, maar samen met het lokale veld. Onze ervaring is dat als je intensief samenwerkt het aantal ondertoezichtstellingen (OTS) en ook de duur ervan afneemt, inclusief de voorlopige ondertoezichtstellingen (VOTS) en dat er minder tijdrovende en kostbare overdrachtsmomenten zijn. De pilot Vaart in Veiligheid kan bij dit onderzoek meegenomen worden. Overgang van Intervence naar JB west In de regio Zeeland willen wij op bovengenoemde wijze samenwerken met de Jeugd- en wijkteams met als toekomstperspectief Vaart in Veiligheid in alle Zeeuwse sub-regio’s (Zeeuws-Vlaanderen, Oosterschelde en Walcheren) en gemeenten. Dit betekent dat wij formatie willen inzetten in elke sub-regio zodat onze expertise beschikbaar is voor de jeugd- en wijkteams.

In de business case hebben wij rekening gehouden met de inzet van 6 fte per 1 januari 2022 die zijn verdeeld over de drie sub regio’s Zeeuws-Vlaanderen, Oosterschelde en Walcheren. Wij gaan er daarbij vanuit dat deze inzet zal worden gefinancierd via een lumpsumfinanciering in de vorm van een subsidie en dat deze meebeweegt met de ontwikkeling van wettelijke maatregelen. We gaan uit van een bedrag van € 900.000 voor 2022. In de cijfermatige uitwerkingen vindt u dit bedrag terug in de opbrengsten onder het kopje ‘Kennis en Innovatie’.

3.5. Vaart in Veiligheid In de regio Zeeland zijn vooruitstrevende plannen gemaakt voor het opnieuw inrichten van de jeugdbeschermingsketen (onderdeel van landelijk actieprogramma Zorg voor de Jeugd, actielijn 5 (een van de 6 pilots) met als geformuleerd projectresultaat: “Eén klantroute, opgezet vanuit de werkwijze 1 Gezin, 1 Plan, van eerste vraag tot en met maatregel en het afschalen daarvan, één vloeiende lijn, waarbinnen de veiligheid van het kind centraal staat en de perspectieven van het kind, de ouder en de professional als belangrijke uitgangspunten worden Business case Jeugdbescherming west Zeeland

32/119

21

meegenomen. Dit doen we door ons te richten op een ander werkproces in de veiligheidsketen, gekoppeld aan de lokale toegang, het CJG en de wijkteams.”10 De ervaringen uit deze pilot heeft als input gefungeerd voor het landelijke toekomstscenario Kind- en Gezinsbescherming11. De komende jaren zullen wij in deze beweging blijven investeren en zullen wij ook beschikbare formatie inzetten om dit tot een succes te brengen. Vanuit JB west ondersteunen wij deze transitie volledig, dit wordt het nieuwe toekomst perspectief van de Jeugdbescherming. In fase twee komen we hier uitgebreid op terug.

3.6. Samenwerking in inzet zorgaanbod Essentieel voor onze gezinnen is dat er op tijd passend zorgaanbod is. De gezinnen waar wij verantwoordelijk voor zijn hebben vaak problemen op meerdere levensgebieden, een integrale samenwerking met zorgaanbieders, WMO, onderwijs, huisvesting, schuldhulpverlening is daarin noodzakelijk. In de laatste inspectierapporten (november 2019 en september 2020) is geconstateerd dat lang niet altijd tijdig en passend zorgaanbod voor onze gezinnen beschikbaar is. Om daar met elkaar een verbetering in te krijgen is het van het belang dat wij goed aangeven wat er nodig is en dat we gezamenlijk met alle netwerkpartners onderzoeken wat de mogelijkheden zijn. Wij zullen actief met de zorgaanbieders contact leggen en samen met IJZ bekijken welk aanbod er eventueel aanvullend nodig is voor onze gezinnen. In de afgelopen maanden is daar in alle regio’s in geïnvesteerd door middel van de doorbraakaanpak en wij sluiten aan bij de ervaringen van Zeeland. Binnen JB west zijn we gestart met een beweging om het aantal uithuisplaatsingen drastisch te verminderen. Dat doen we om omdat we weten dat elke uithuisplaatsing zeer traumatisch is zowel voor de kinderen als voor de ouders. Soms is het nodig maar we denken dat we samen met de zorgaanbieders echt alternatieven kunnen bedenken die voorkomen dat er een uithuisplaatsing nodig is.

Wij zijn een samenwerking aangegaan met Peter Dijkshoorn (Jeugd en Kinderpsychiater en oud-bestuurder van Accare) van het OZJ om de ‘beweging naar 0’ uithuisplaatsingen te faciliteren, zowel binnen onze eigen organisatie als met externe partijen zoals de gemeenten en zorgaanbieders. Dit willen wij ook graag introduceren in Zeeland.

3.7. Vitale organisatie/medewerkers Jezelf als instrument, ook bij Intervence. We willen vitaliteit terug de organisatie in krijgen en het verzuimpercentage moet fors omlaag. Van 12,5% verzuim in februari 2021 naar de JB west-norm van max. 4,65% verzuim over de gehele organisatie. Dat is mogelijk wanneer Intervence gaat meeliften en gebruikmaken van door ons opgedane kennis en ervaring in het voorkomen en daarmee vanzelf duurzaam terugdringen van verzuim. Ook staan experts klaar om onze aanpak en interventies bij de integratie in de processen op te nemen. Onze strategie is gericht op het bevorderen van eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het professionele handelen zodat men beter in staat is verantwoordelijkheid te nemen voor zichzelf, voor elkaar en voor het werk als een aantal factoren in een organisatie gewaarborgd zijn. Deze factoren creëren onderling respect en openheid om in vrijheid de keuzes te maken die passen bij persoonlijke waarden en belangen. Het betreft hier culturele randvoorwaarden als: samenwerking,

10

citaat uit: Vaart in Veiligheid projectplan 3e versie 8 juni 2020 van Dwarsdoen en de samenwerkingspartijen Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis Zeeland, Intervence en Jeugdhulp Zeeland 11 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2021/03/30/tk-bijlage-toekomstscenario-kind-engezinsbescherming

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

33/119

22

respect en vertrouwen. Maar ook de borging van de psychologische basisbehoeften autonomie, verbinding en competentie en een gebalanceerde werkstijl. Dit bouwen aan een gezonde basis begint bij het ontzorgen in de werving en selectie welke we uitbesteden aan een betrouwbare partner gespecialiseerd in het zoeken en vinden van jeugdzorgwerkers. Assessments op de zgn. VONK-competenties maken o.a. deel uit van de selectieprocedure. Werkdrukbeleving en de effecten van interventies meten we af door periodiek bij medewerkers uitgezette en ingevulde vragenlijsten te analyseren en waar nodig gericht in te zetten op reeds bestaande of nieuw in te zetten interventies. De afgelopen weken hebben wij medewerkers gesproken en we krijgen van hen terug dat ze positief zijn dat JB west dit onderzoek doet. Ze hopen dat er snel duidelijkheid komt over de positie van Intervence, dat er afspraken worden gemaakt voor de komende jaren en dat er rust komt voor de professionals en de gezinnen omdat iedereen weet waar zij aan toe zijn. In de laatste week van maart 2021 is met JB west een onderzoek bij de medewerkers van Intervence gehouden. Tussen haakjes staan ter vergelijking de laatste scores van JB west: - Een algemene tevredenheid van 7,4 (6,6) - In totaal ervaart 79% (71%) een hoge werkdruk waarbij 21% (27%) ook daar daadwerkelijk hinder van ondervindt.

- De organisatie stimuleert mij om gezond te leven 79% (85%) waarvan 30% (46%) deels antwoordt - 40% maakt zich op dit moment zorgen over de komende veranderingen, 43% heeft deels en 55% geheel vertrouwen in een toekomstbestendige jeugdbescherming in Zeeland.

3.8. Concept-begroting 2022 Onderstaand is de concept-begroting 2022 opgenomen nadat de gehele transitie is afgerond. Onderdeel (bedragen x €000)

2022

Inkomsten: Maatregelen regionaal Maatregelen buiten de regio Kennis en innovatie Overige inkomsten (m.n. huur)

5.908 145 900 102

Directe personeelskosten Indirecte personeelskosten Afschrijvingskosten Apparaatskosten Directe kosten Bijzondere cliëntkosten

4.798 861 88 786 313 164

waarvan indirect

indirect als % omzet

-102 7.057

7.010 47 -11 36

Bedrijfsresultaat Financiële baten en lasten Resultaat

Risico buffer 15%

861 88 786

Garantieomzet 6.953

1.633 -11 1.622

23%

Risicobuffer 1.043

tabel 15 Conceptbegroting 2022 Jeugdbescherming west Zeeland

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

34/119

23

Deze conceptbegroting 2022 van stichting Jeugdbescherming west Zeeland is gebaseerd op een aantal veronderstellingen die hieronder zijn toegelicht. Berekening van aantal maatregelen in de regio We zijn in de berekening uitgegaan van geharmoniseerde dagtarieven van de wettelijke producten van JB west 2021 inclusief een indexatie van 1,5% voor 2022. Hierbij zijn we er van uit gegaan dat de indexatie van de tarieven door de gemeenten jaarlijks de OVA (Overheidsbijdrage in de Arbeidskostenontwikkeling) volgt. Deze harmonisatie is nodig vanuit de gewenste bovenregionale samenwerking naar aanleiding van de inspectierapporten en het daaruit voortgevloeide Verbeterplan 2020-2021 dat per 1 januari 2021 heeft geleid tot harmonisatie van de tarieven van de wettelijke producten tussen onze vier inkoopregio's. Hiermee wordt derhalve niet alleen aangesloten bij de tarieven in onze andere inkoopregio's, maar wordt ook discussie voorkomen over bijzondere omstandigheden in de provincie Zeeland. Denk hierbij aan reiskosten en pupilgelden. Bovendien sluit dit aan bij de uitkomsten van het Berenschot kostprijsonderzoek van juni 2018. Daarnaast hebben wij de ook in onderstaande tabel de effecten opgenomen t.o.v. de tarieven van IJZ in 2021 (ook 1,5% geïndexeerd). Alsmede ook het effect op de omzet als de genoemde 2% risicoopslag wordt gehanteerd. Maatregel Voogdij OTS < 1 OTS > 1 Jeugdreclassering

Aantallen 160 182 222 82 646

Omzet Omzet in business case Effect

Business case € 19,39 € 29,21 € 26,77 € 22,17

Tarief IJZ € 18,86 € 30,26 € 25,38 € 22,38

BC + 2% risico opslag € 19,78 € 29,79 € 27,30 € 22,61

5.908

5.840 5.908 68

6.026 5.908 118

tabel 16 Tarieven business case versus IJZ (per dag)

Hieruit blijkt dat de geharmoniseerde tarieven van IJZ nauwelijks afwijken van JB west. Met ingang van 2021 heeft JB west van alle regio’s ook de 2% risico-opslag gekregen om weerstandsvermogen op te gaan bouwen/in stand te houden. Uitgangspunten voor berekening directe kosten We hebben zoals in voorgaande paragraaf aangegeven dat we als uitgangspunt kiezen voor 6 volwaardige teams te hebben van 9 fte en een minimumbezetting van 54 fte aan jeugdbeschermers. Maatregel

Voogdij OTS < 1 OTS > 1 Jeugdreclassering Verzuim Verloop

Caseload

24,5 16,0 17,5 20,4 4,65% 12,50%

Uren per week per maatregel 1,47 2,25 2,06 1,76 In fte’s 2,5 6,8

tabel 17 Normen direct personeel

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

35/119

24

Door de beperkte omvang van de Stichting JB west Zeeland lopen we met deze normen een groot risico. De andere twee uitvoerende stichtingen (Haaglanden en Zuid-Holland) zijn circa 3x zo groot. Bij een hoger verzuim dan 2,5 fte of een verloop van meer dan 2 fte per kwartaal moeten we, als we de werkdruk niet willen laten oplopen, meer kosten gaan maken. Hierbij realiseren we ons dat naast de aandacht voor eigen vitaliteit en begeleiding deze cijfers ook worden beïnvloed door de complexiteit van casuïstiek en de privé-situatie waarin medewerkers verkeren. Zie hiervoor het in paragraaf 3.5 genoemde percentage werkdrukbeleving. Het realiseren van een gezonde bedrijfsvoering kan door het verhogen van de tarieven met risicoopslag en/of het kunnen terugvallen op een weerstandsvermogen. Hiermee kunnen kleine schokken in de bedrijfsvoering opgevangen worden door de Stichting JB west Zeeland zelf. Wij willen daarom de volgende afspraken maken: - Op de huidige tarieven een risico-opslag van 2% op te nemen om daarmee risico’s op te vangen en als deze zich niet voordoen deze gebruiken om een risicobuffer in stand te houden. Met deze afspraak realiseren we dan dezelfde tarieven als onze andere 4 inkoopregio’s. Deze tarieven gaan dan na de aanbesteding ook voor de andere gecertificeerde instellingen gelden in deze regio.

- Een start risicobuffer van 15% van de omzet (als budgetratio één van de indicatoren in het onderzoek van de Jeugdautoriteit en gebaseerd op de normen van het Waarborgfonds). Deze laatste is ook voor de centrale systeemverantwoordelijke van belang om zekerheid te hebben van een regionale stabiele GI. Risico op dekking van indirecte kosten Uit bovenstaande cijfers blijkt dat we met de huidige tarieven een break-even resultaat kunnen bereiken bij een percentage van 23% als verhouding indirecte kosten en omzet. Een groot deel van de indirecte kosten (vanaf 1 juli 2021 bij Stichting B&B JB west ondergebracht) is constant en niet variabel met de omzet en daarom is een minimumomzet noodzakelijk van € 7,0 miljoen voor de komende vijf jaar. Als deze omzet onder dit niveau daalt lopen de andere inkoopregio’s van JB west een dekkingsverlies. Het laten meebewegen van de kosten van B&B plaatsen wij in het totaal van alle afspraken met al onze inkoopregio’s. Daarbij moeten we met elkaar helder hebben wat de totale omzetontwikkeling op langere termijn is van alle inkoopregio’s samen. Om dit financiële risico te dekken willen wij dan ook over een periode van 5 jaar zekerheid over een geïndexeerd omzetniveau van € 7,0 miljoen. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en overige subsidiedeel kan per jaar verschillen.

Hiermee hebben de Zeeuwse gemeenten de zekerheid dat voor alle vergoedingen ook daadwerkelijk inhoudelijke tegenprestaties worden geleverd (rechtmatigheid).

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

36/119

25

4. Overige onderwerpen 4.1. Opstellen detailplannen van aanpak Nadat we de vragen zoals samengevat in hoofdstuk 1 met elkaar hebben besproken of zoveel eerder als we zekerheid hebben dat we de volgende stap kunnen gaan maken zullen wij in zes weken tijd een aantal deelproducten gaan opleveren. Onderstaand zijn deze op hoofdlijnen weergegeven. Externe omgevingsanalyse Het maken van een externe omgevingsanalyse waarin met zorgaanbieders, Raad voor de Kinderbescherming, rechtbank, collega GI’s, Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland en de wethouders van de 13 gemeenten een helder beeld wordt geschetst wat wij van elkaar mogen verwachten in inhoudelijke samenwerking, het productievolume en dergelijke. Cliëntperspectief Tijdens de eerste fase hebben we twee keer gesproken met de cliëntenraad van Intervence. In fase twee gaan we een plan maken hoe de cliëntenraad geïntegreerd wordt binnen JB west. De clientenraad van JB west heeft positief gereageerd op het onderzoeken van de mogelijkheid tot overname, ze hopen dat het gaat lukken omdat ze denken dat dit goed is voor de cliënten in Zeeland. Belangrijk is dat de belangen van de cliënten van Zeeland goed vertegenwoordigd worden. Vanzelfsprekend bepalen we in fase 2 ook wanneer de cliënten van Intervence geïnformeerd kunnen worden over de toekomst, dat zal met prioriteit gebeuren.

Integratie gezinsgericht werken en kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) Het verder ontwikkelen van de gezinsgerichte aanpak (GGA/FFP). Het neerzetten van het fundament voor de professionals in de vorm van een werkende driehoek van gedragswetenschapper, gespreksbegeleider en teammanager. Op basis van gesprekken, inzicht in de werkelijke kwaliteit van de dossiers en assessments zullen we een analyse maken van huidige talenten en ontwikkel-potentieel van de bestaande functionarissen. Deze groep wordt opgeleid als de “change agent” voor de inhoudelijke doorontwikkeling en de managers worden voorbereid op hun rol als het managementteam voor deze regio met belangrijke portefeuilles als kwaliteit, bedrijfsvoering en extern. Alvorens Intervence overgaat naar het KMS van JB west is het vereist dat er een interne audit wordt uitgevoerd waarin we toetsen in hoeverre het huidige KMS van Intervence voldoet aan het KMS van JB-West. Daar waar dat niet het geval is, dient te worden bepaald hoe daar alsnog aan te voldoen (een integratieplan). De overname van Intervence vereist vanuit de accreditatieregels een ‘uitbreidingsaudit’ uitgevoerd door het Keurmerkinstituut. Deze audit dient plaats te vinden kort nadat de overgang van het KMS daadwerkelijk plaatsgevonden heeft. IT-integratieplan Het maken van een IT-migratieplan rondom WIJZ, front- en backoffice systemen.

Hierbij zal de organisatie direct voldoen aan het kwaliteitsniveau NEN 7510 (informatiebeveiligingsnorm voor de zorg) van Jeugdbescherming west. Een dergelijke overgang betreft niet alleen techniek maar ook het ontwikkelen van het juiste gedrag bij medewerkers, hier zal in voldoende mate in geïnvesteerd moeten worden. In de volgende fase zal onderzocht worden wat hierin precies nodig is.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

37/119

26

Het uitwerken van een huisvestingsvisie en -plan. Het pand in Middelburg zal verbouwd en heringericht moeten worden tot een ontmoetings/werkplekfunctie voor professionals en ondersteunende lokale functies. Dossierarchivering We zullen een onderzoek doen naar alle archieven (klant, personeel en financieel ed.) om vast te stellen dat deze voldoen aan de daarvoor geldende richtlijnen van de Archiefwet 1995. In ons onderzoek ten behoeve van deze business case hebben wij geen aanwijzingen gevonden dat dit niet geval zou zijn. Bij een bestuurlijke fusie behoeft er ook geen formele overdracht plaats te vinden. Mochten we naar aanleiding van dit blijken dat de huidige archiefvoering niet voldoet aan de vereisten en hier extra kosten aan verbonden zijn om dit op orde te krijgen, dan zullen we u daarvan direct op de hoogte stellen en zullen deze kosten onderdeel worden van de business case. Vitaliteitsscan Het maken van een vitaliteitsscan waarin we zicht krijgen op de weerbaarheid van de het huidige bestand aan professionals. Integratieplan voor de interne beleids- en financiële processen. Dit vormt de basis voor het sociaal plan dat wij met de vakbonden zullen bespreken.

We zullen alle processen stroomlijnen en zorgen dat er een scenario aanwezig is dat bij vroegtijdig vertrek van nietgeplaatste medewerkers de continuïteit van de intern beleids- en financiële proces wel geborgd blijft. Juridische en fiscale due diligence Mede in het kader van de bestuurlijke aansprakelijkheid zullen we voor de bestuurlijke fusie een externe jurist en fiscalist vragen deze due diligence uit te voeren. Als voorbeelden van juridische aandachtspunten kunnen worden genoemd: mogelijke claims (bijvoorbeeld van cliënten) en risico's op basis van gesloten overeenkomsten, uitgevoerde zorg, ingehuurd personeel of werknemers, data/privacy issues, samenwerkingsverbanden, wijze van financiering en compliance met geldende regelgeving en de eventuele goedkeuring door het ACM van de bestuurlijke fusie. Wat betreft de goedkeuring door de ACM en/of Nza gaan we er vooralsnog van uit dat hier geen sprake van is omdat niet wordt voldaan aan de grootte criteria (totale omzet blijft onder de € 55 miljoen en de omzet van Intervence ligt niet boven de € 10 miljoen). Fiscale risico's kunnen zijn gelegen in de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de loonheffing, sociale verzekeringen, schenkbelastingen en overdrachtsbelastingen.

Communicatie en cultuurplan Het maken van een communicatie- en cultuurplan om Intervence en JB west beter met elkaar te laten kennis maken en in- en externe partijen mee te nemen in deze transitie.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

38/119

27

Conform eerder gemaakte afspraken zullen we deze plannen opnieuw ter toetsing voorleggen aan de Inspectie GJ en Jeugd Autoriteit. De kosten voor het maken van deze plannen is opgenomen in de bedragen zoals genoemd in hoofdstuk 2. Mochten we naar aanleiding van deze plannen en de verdere onderzoeken onze kostenramingen substantieel moeten bijstellen, dan zullen we u daarvan direct op de hoogte stellen. Deze kostenramingen vormen geen bindende verplichtingen voor Jeugdbescherming west.

4.2. Belangrijkste strategische risico’s In deze paragraaf hebben we de op dit moment de belangrijkste strategische risico’s opgenomen die voor Jeugdbescherming west spelen. Het risico dat bestaande begeleiding bij gezinnen/ jeugdigen van Intervence wegvalt Voor de gezinnen die op dit moment worden begeleid door de professionals van Intervence is het onzeker of hun vaste jeugdbeschermer blijft. Deze zorg hebben wij ook terug gehoord in de gesprekken met de cliëntenraad en in het advies van een groep cliënten. We zullen na de afronding van de fase 2 met elkaar moeten bespreken welke communicatie we opzetten voor deze groep van gezinnen/jeugdigen zodat in ieder geval het proces van het realiseren van acute en blijvende veiligheid van de kinderen ongestoord doorgang kan vinden. Het risico dat we in de complexiteit van de regels afdwalen van de bedoeling In ons werk met jeugdigen en gezinnen zeggen we vaak: “Als er gemakkelijke oplossingen waren geweest, waren wij niet betrokken bij deze gezinnen”. Om tot een oplossing te komen in onze gezinnen vraagt altijd een goede gezamenlijke analyse maar bovenal een gezamenlijke gedefinieerde haalbare eindsituatie. Daarna komt de creativiteit, professionaliteit en ondersteuning om stappen te gaan zetten. Het verdragen dat iets soms langer duurt of dat er een terugval is, is een basisvereiste voor elke jeugdbeschermer.

Dit geldt ook voor het oplossen van de continuïteit van de regionale GIfunctie in Zeeland; dit is complex en vraagt ook creativiteit, flexibiliteit en professionaliteit van alle betrokken partijen. Het risico dat we onvoldoende samenwerken en daarmee het gezamenlijk doel niet bereiken. De gemeenten zijn onze opdrachtgever en onze belangrijkste strategische partner in de regio. Daarom vinden wij het belang elkaar goed te leren kennen, elkaar te begrijpen en ook in alle transparantie alles met elkaar te kunnen bespreken. We merken dat op dit moment door de complexiteit van het proces, de grote hoeveelheid partijen, de media-aandacht en de onduidelijkheid over wie waar over gaat het risico bestaat dat we tegenover elkaar staan en tegen elkaar blijven praten in plaats van met elkaar en voor elkaar oplossingen te zoeken. Het risico dat we de vitaliteit van medewerkers uit het oog verliezen. Door alle ontwikkelingen ervaren ook de medewerkers een onzekere tijd. Dit kan zich uiten in een mindere vitaliteit met verzuim tot gevolg of (ongewenst) vertrek uit de organisatie. Het is in ons aller belang om snel met een positieve en gezamenlijke boodschap te komen om deze onzekerheid weg te nemen. Daarnaast willen wij ook met elkaar het principe toepassen dat we niet over, maar met mensen, functies of organisatie praten.

Het risico dat we onduidelijk of onvoldoende communiceren over planning en besluitvorming We hebben de afgelopen periode gezien dat, naast het inhoudelijke besluitvormingsproces over bepaalde keuzes, vooral onrust is ontstaan over onduidelijkheid van wanneer zaken worden besproken. Wij willen graag een bijdrage leveren om met elkaar een goede besluitvormingskalender

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

39/119

28

op te stellen zodat iedere betrokkene weet wanneer we met elkaar iets moeten bespreken en besluiten. Daarnaast helpt dit ook in de juiste voorbereiding op de besluitvorming. Dit alles met in achtneming van het het feit dat dit document een afronding is van fase 1. Indien uit de verdergaande analyse blijkt dat de mogelijke kosten hoger of lager zijn zal de business case op deze onderdelen worden aangepast ten behoeve van de uiteindelijke contractuele afspraak.

4.3. Wie hebben we betrokken bij deze business case We hebben de afgelopen zes weken intensief samengewerkt met een groot aantal mensen en organisaties om dit plan mogelijk te maken en iedereen mee te nemen in zijn of haar belangrijke aandachtpunten. We hebben, naast een aantal leveranciers, en adviseurs gesproken met: - Alle groepen van functionarissen bij Intervence en vooral met een aantal medewerkers uit de ondersteunende diensten. Daarnaast ook met het MT, de bestuurder en Raad van Toezicht.; - De cliëntenraad, de ondernemingsraad en we gaan nog in gesprek met een afvaardiging van een groep ouders van Intervence die een advies hebben gegeven. - De betrokken wethouders, inkoopbureau en beleidsondersteuners van de kopgroep; - De medewerkers van de Jeugdautoriteit, de Inspectie GJ en het Ministerie van VenJ; - De regiobestuurder en kaderleden van vakbond FNV; - De wethouders en beleidsmedewerkers van onze huidige 4 inkoopregio’s; - Onze eigen Ondernemingsraad en Raad van Toezicht; - Zorgaanbieders en justitiële ketenpartners; - Vertegenwoordiger van KMI. We danken iedereen voor deze inzet. De positieve reacties en de feedback die wij hebben gekregen in deze gesprekken maakt het ook dat we nog steeds enthousiast zijn om dit proces tot een succesvol eind te brengen

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

40/119

29

Bijlage 1

Financieel historisch perspectief 2015-2020

In deze bijlage is de ontwikkeling van het resultaat en het eigen vermogen in de periode 2015 (start nieuwe stelstel) tot en met 2020 weergegeven. Bedragen afgerond x € 1 miljoen

2015

2016

2017

2018

2019

2020

Zorgprestaties Detachering en overig Som opbrengsten12

9,6 0,9 10,5

8,2 0,5 8,7

7,6 0,4 8,0

7,7 0,5 8,2

7,3 0,5 7,8

6,5 0,1 6,6

20152020 -3,1 -0,8 -3,9

Directe personele kosten13 Indirecte personele kosten Ov. Bedrijfskn. + afschrijvingskn. Som kosten

6,8 1,2 2,1 10,1

5,7 1,2 1,7 8,6

5,7 1,2 1,7 8,6

5,8 1,4 2,2 9,5

4,9 2,1 2,1 9,1

4,6 1,3 1,9 7,8

-2,2 0,1 -0,2 -2,3

Bedrijfsresultaat Extra bijdrage gemeente Nettoresultaat

0,5

0,2

-0,6

-1,2

0,5

0,2

-0,6

-1,2

-1,3 0,8 -0,5

-1,2 0,6 -0,6

-1,6 0,6 -1,0

Directie kosten in % opbrengst Indirecte kosten in % opbrengst

65% 32%

66% 33%

66% 36%

70% 43%

58% 59%

70% 47%

+5% +15%

tabel 18 Exploitatie (bron formele jaarverslagen Intervence)

Het bedrijfsresultaat is in de periode 2015 – 2017 omgeslagen van een positief resultaat van € 0,5 miljoen naar een negatief resultaat van € 0,5 miljoen. Vervolgens is er sprake van een negatief bedrijfsresultaat (exclusief de incidentele bijdragen gemeentes) van circa € 1,2 miljoen per jaar vanaf het jaar 2018. Bedragen afgerond x € 1 miljoen Eigen vermogen inclusief reserves (=weerstandsvermogen) Stand 1/1 Resultaat boekjaar Stelselwijziging14 Stand 31/12

2015

2016

2017

2018

2019

2020

20152020

1,5 0,5 0,0 2,0

2,0 0,2 0,0 2,2

2,2 -0,6 0,0 1,6

1,6 -1,2 0,0 0,4

0,4 -0,5 0,4 0,3

0,3 -0,6 0,0 -0,3

1,5 -2,2 0,4 -0,3

Norm 15% omzet Afwijking

1,6 +0,4

1,3 +0,7

1,2 +0,4

1,2 -0,8

1,2 -0,8

1,0 -0,9

Tabel 19 Eigen vermogen ontwikkeling (bron formele jaarrekeningen van Intervence)

De structurele verliessituatie heeft ervoor gezorgd dat de afgelopen vijf jaar het weerstandsvermogen per saldo met € 1,8 miljoen is afgenomen waardoor er inmiddels sprake is van een negatief eigen vermogen en een te laag weerstandsvermogen om tijdelijke fluctuaties in het resultaat op te vangen.

12

In de jaarrekening is de extra bijdrage van de 13 gemeentes opgenomen in de reguliere omzet en in deze tabel is deze voor vergelijkbaarheid over de jaren opgenomen na presentatie van het bedrijfsresultaat. 13 We hebben de directe en indirecte kosten in 2019 aangepast omdat er € 0,4 miljoen langdurig verzuim in indirecte kosten was opgenomen. 14 De wijziging in waarderingsgrondslag voor de voorziening grootonderhoud is direct verwerkt in het vermogen.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

41/119

30

Bijlage 2

Financiële positie per 31 december 2020

De financiële positie per 31 december 2020 zoals opgenomen in de conceptjaarrekening 2020 is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de bestuurder van Intervence. Wij hebben gesproken met de accountant van Intervence over de grondslagen en uitgangspunten voor het opstellen van de jaarrekening. Daarbij is vastgesteld dat de grondslagen ongewijzigd gebaseerd blijven op een continuïteitsveronderstelling van de bestaande activiteiten. De accountant zal conform de reguliere afspraken de controle op de cijfers uitvoeren voor 1 juni 2021 en een daarbij een controleverklaring verstrekken. Wij hebben voor deze business case voldoende aan het eigen uitgevoerde onderzoek maar maken een voorbehoud voor issues op het gebied van waardering en resultaatbepaling die mogelijk nog uit de accountantscontrole naar voren komen. Onderstaande tabel is afgeleid uit de concept jaarrekening (in € 000): Activa Materiele vaste activa

2020 1.243

2019 1.296

Passiva Eigen vermogen

2020 -283

2019 331

Debiteuren en overige vorderingen

740

731

Voorzieningen

426

445

Langlopende schulden

742

771

Kortlopende schulden

1.599 2.484

1.870 3.417

Liquide middelen

501 2.484

1.390 3.417

Tabel 20 Samenvatting concept balans per 31 december 2020 (bron concept jaarrekening 2020)

Materiele vaste activa De materiële vaste activa bestaat uit verschillende onderdelen. In onderstaand overzicht is deze gespecificeerd en toegelicht (in € 000): Materiële vaste activa Gebouwen

€ 915

Auto’s

28

Inventaris Activa in uitvoering

82 196

Computers-inventaris

23

Toelichting Onder langlopende schulden staat een hypotheek ad € 304 (+ € 18 kort) als mede een egalisatiereserve € 431 die gerealiseerd zijn aan het gebouw. Auto’s voor professionals, is als onderwerp geparkeerd tot tweede fase plannen van aanpak. Moeten wel vervangen worden. Geen onderzoek naar gedaan Betreft WIJZ kosten. De geactiveerde WIJZ-kosten zijn een risicopost in bijlage 4 gaan we hier verder op in. Geen onderzoek naar gedaan wordt geheel afgeschreven in 2021 voor overdracht.

1.243 Tabel 21 Specificatie van boekwaarde materiële vaste activa per 31 december 2020 (bron conceptjaarrekening 2020)

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

42/119

31

Debiteuren De debiteuren bestaan uit vorderingen op debiteuren, inkooporganisatie Zeeland en overige vorderingen (bedragen in €000): Debiteuren en overige vorderingen Debiteuren algemeen

€ 285

Vordering IJZ

396

Overige vorderingen/activa

59 740

Toelichting Dit betreft voornamelijk p x q zorgpresentatie die buiten regionaal worden gefactureerd. Wij gaan er van uit dat dit bedrag geheel zal worden ontvangen door Intervence voor 1 juli 2021 Wij gaan er van uit dat deze vorderingen uit 2019 terecht zijn opgenomen en voor 1 juli door IJZ zijn voldaan aan Intervence.

Tabel 22 Specificatie van debiteuren. (bron: specificatie concept jaarrekening 2020)

Bij Intervence was het, gezien de hoge administratieve last, gebruikelijk om 1x per jaar de buitenregionale pxq omzet te declareren. Daarmee komt geld later binnen en bestaat er een risico op oninbaarheid. Voorziening langdurig verzuim Naast de voorziening jubileum uitkering (€ 26.000) is er alleen een voorziening voor langdurig verzuim opgenomen. Voor medewerkers waarvan zeker is dat ze niet zullen terugkeren in het reguliere arbeidsproces en uitstromen in de WIA wordt ter grootte van het salaris en eventueel uit te betalen en niet terug te vorderen transitievergoeding een voorziening gevormd. Hierdoor komen deze kosten niet meer ten laste van de reguliere exploitatie. Onderstaand meerjarenoverzicht laat het verloop van deze voorziening over de jaren zien (in €000): 2017 Stand 1/1 Dotatie in jaar Onttrekking Saldo 31/12

2018 0 59 0 59

2019 59 32 -25 65

2020 65 404 -65 404

Totaal 404 240 -244 400

735

Tabel 23 Verloop voorziening langdurig verzuim (bron jaarrekeningen en info salaris adm).

In totaal is er de afgelopen 4 jaar € 735.000 gedoteerd aan deze voorziening. Ultimo 2020 zijn er nog 9 mensen (8,3 fte) waarvan 2 (1,8 fte) ondersteunend personeel opgenomen in de voorziening.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

43/119

32

Bijlage 3

Mobiliteitsplan

Aanleiding en uitgangspunt Het uitgangspunt van de noodzakelijke transformatie naar de vorm van een JB westregiostructuur vraagt een zo kort mogelijke overgangsperiode om frictiekosten te drukken en de continuïteit te kunnen waarborgen. Uitwerking Op basis van de huidige inventarisatie (1 maart 2021) is er een analyse gemaakt van het aanwezige personeel. Deze zal opnieuw worden gemaakt op het moment dat wij het mobiliteitsplan ter instemming voorleggen aan OR en ter bespreking met de vakbonden conform hetgeen afgesproken is in artikel 3.10 van de nu geldende CAO.

Aanwezige formatie - minus eerder vertrek Direct personeel & Huisvesting

Passende functie

Geen passende functie

(vallen buiten mobiliteit)

(Maatwerk naar B&B regio Zeeland)

(Maatwerk naar andere werkgever)

Afbeelding 4 Opbouw mobiliteitsplan

Functiegroep

Primair proces Bestuur/MT Beleidsondersteuning Bedrijfsvoering Totaal aantal Totaal fte Extra inzet bij JB west Besparing

Stand 1 mrt

Eerder vertrek

74 7 6 8 95 79,1

-8 -2 -2 0 -12 -10,6

Vervalt met tijd contract 0 0 -1 -2 -3 -1,8

Vervalt met vast contract

Bij

Plan

Waarvan naar B&B

0 -3 0 0 -3 -3,0

5 0 1 0 6 5,4

71 2 4 6 83 69,1

0 0 2 3 5 4,1

Jaarlijkse besparing

767 -294 473

tabel 24 Mobiliteitsplan 2021 in aantallen en fte op basis van inventarisatie per 1 maart 2021

De 12 mensen die vertrekken voor de datum van 1 juli hebben betrekking op uitstroom naar de WIA15 (9), beoogd vervroegd pensioen (1) en de door medewerker zelf opgezegde arbeidscontracten (2). Er vervallen 6 functies waarvan drie met tijdelijke contracten. Hieruit blijkt dat de organisatie al duidelijk heeft voorgesorteerd op verdere afslanking en geen nieuwe vaste contracten meer heeft afgesloten. Mocht uit nieuwe informatie blijken dat deze veronderstellingen wijzigen zullen wij het mobiliteitsplan hier op wijzigen tot dat wij definitieve overeenstemming hebben bereikt over de bestuurlijke fusie16. Primair proces Het direct uitvoerend personeel van Intervence is afgezet tegen de norm van JB west. Waarbij de omzet/productie van maart 2021 (51,3 fte jeugdbeschermers) gebruikt is als referentie. Hierbij is verondersteld dat de werving van jeugdbeschermers door blijft gaan per 1 maart zodat deze formatie blijft aansluiten bij de beoogde productieontwikkeling.

15

Betreft medewerkers die op basis van medische gronden na 2 jaar uitstromen in de Wet Inkomen naar Arbeidsvermogen. 16 Dit risico is opgenomen in de risico matrix onder punt x in hoofdstuk 5

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

44/119

33

Al het personeel werkzaam in het primaire proces blijft ongewijzigd in functie en valt buiten het mobiliteitsplan. Het Centraal Secretariaat en de Jurist Primair proces vallen in de nieuwe structuur en werkwijze onder teamondersteuning. Wel zullen de functiebenamingen worden aangepast aan functienamen van het functiehuis JB west. Management/RvB Jeugdbescherming west werkt in haar organisatiemodel met teammanagers. Deze zijn naast de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor het team ook als regionaal MT verantwoordelijk voor bedrijfsvoering, kwaliteit en externe relaties. De bestaande regiomanagers worden geplaatst in de functie van teammanager. De overige managementfuncties van Intervence zullen verdwijnen en worden overgenomen door bestaande functies bij B&B van JB west. Beleidsondersteuning De beleidsondersteuning wordt uitgevoerd via het bedrijfsonderdeel B&B van JB west. Als uitzondering op het bestaande model zullen we HR en Kwaliteit integreren maar blijft de plaatsingsregio Zeeland. Communicatie wordt wel centraal geregeld en vervalt in Zeeland. Met de kracht en efficiency van JB west gebundeld werken we samen verder aan het terugdringen van verzuim en verloop. De teammanagers zullen daarnaast worden ondersteund door een nieuwe functie van beleidsmedewerker/accountmanager voor deze regio.

De bij B&B geïntegreerde medewerkers kunnen naast werkzaamheden voor de regio ook ingezet worden voor werkzaamheden binnen B&B. Bedrijfsvoering Door het aanhouden van locatie Middelburg blijft het pandpersoneel behouden. Deze drie hieraan gekoppelde functies zijn ook in deze categorie opgenomen. We bieden de ICT-beheerder, salarisadministrateur en financieel administratief medewerker een passende functie aan bij B&B van JB west waarbij gezien de aard van de werkzaamheden deze ook grotendeels lokaal uitgevoerd kunnen worden. Alle registratie- en administratieve systemen worden centraal ingericht vanwege efficiëntie. Alle overige functies, die allen met tijdelijke contracten zijn opgevuld, komen op de locatie Zeeland te vervallen en worden overgenomen door B&B bij JB west. Uitwerking Het bestaande sociaalplan 2019-2021 (getekend op 15 oktober 2019) en eisen gesteld in het ultimatum van de vakbonden zijn door de zittende bestuurders ondertekend, zijn van toepassing op dit plan. Wij stellen daarom ook voor om gebruik te maken van de maatwerkmogelijkheid in artikel 1.5 in het sociaalplan zodat we:

17

•

De 5 medewerkers die wij willen plaatsen bij B&B van JB west krijgen direct een contract voor onbepaalde tijd op basis van dezelfde inschaling en anciënniteit. Daartegenover vervallen dan de aanspraken uit het sociaalplan.

•

De 3 medewerkers met een vast contract waar de functie komt te vervallen willen we direct een individueel maatwerktraject kunnen aanbieden. De verwachte datum van boventalligheid is 1 juli 2021. Direct na overeenstemming met de OR en vakbonden17 gaan we starten met het individuele traject per medewerker. We willen met deze medewerkers een vaststellingsovereenkomst aangaan met een wederzijdse inspanningsverplichting die binnen 6 maanden (waarvan de laatste drie vrijgesteld van werk) moet leiden tot het vinden van een nieuwe baan elders. Is er na deze zes maanden geen baan gevonden dan wordt het

Wij overleggen met de FNV. De andere bonden laten zich hier in vertegenwoordigen.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

45/119

34

contract met wederzijds goedvinden beëindigd en de afgesproken transitievergoeding (regeling conform CAO Jeugdzorg) uitgekeerd.

Frictiekosten mobiliteit Met deze mobiliteitsregeling gaan de volgende eenmalige frictiekosten gepaard (in €000): Onderdeel Transitievergoeding (basis CAO JZ regeling 1-5-2016) Loondoorbetaling bij 3 maanden vrijgesteld van werk Mobiliteitsbijdrage tot € 5.000 per medewerker (x 3) Mobiliteitscentrum, begeleiding en juridische ondersteuning Kwalitatieve frictie Totale kosten

€ 155 80 15 10 100 360

Tabel 25 berekening frictiekosten mobiliteitsplan (afgeronde bedragen)

De loondoorbetaling van 1 juli tot 1 oktober is in de reguliere exploitatiekosten opgenomen omdat tegen over deze betaling ook prestaties geleverd worden. Bij eerder vertrek zal deze loonruimte nodig zijn om deze activiteiten wel doorgang te laten vinden voordat ze zijn overgedragen aan JB west. De kwalitatieve frictiekosten zijn opgenomen voor de mogelijkheid om geplaatste medewerkers, die niet over de juiste competenties beschikken een passend traject te kunnen bieden.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

46/119

35

Bijlage 4

Overgang naar IT-infrastructuur JB west

Het uitgangspunt bij deze bestuurlijke fusie is dat alle informatie- en registratiesystemen overgaan naar de infrastructuur van JB west. Op deze wijze blijft een kwalitatief hoogwaardige ondersteuning mogelijk en kunnen toch schaal- en synergievoordelen gerealiseerd worden. Om dit mogelijk te maken is het nodig dat de conversie van primair cliëntsysteem IJ/GGW naar het nieuwe (landelijk) cliëntregistratiesysteem WIJZ wordt afgerond, dat de overige applicaties worden geconverteerd of aanvullend worden uitgerold en dat ook de hardware aangepast wordt aan de standaard van JB west. In onderstaand overzicht staan de hiermee gepaard gaande kosten samengevat: Onderdeel (bedragen x €000) Extra kosten afronden overgang naar WIJZ Conversie overige applicaties Hardware Onvoorzien en coördinatiekosten 1 fte 6 mnd. (€ 50.000) Totale kosten Eenmalige afschrijving van bouw- en ontwikkelkosten WIJZ

Conversiekosten 0 185 45 50 280

Achter stallig 70 0 80 50 200 155

Tabel 26 Overzicht transitiekosten IT-infrastructuur

Primaire systeem WIJZ De overgang van IJ/GGW naar WIJZ als primair dossier is afgelopen jaar bij Intervence stopgezet en deze moet worden afgemaakt. Op dit moment werkt Intervence met een versie van IJ + een technische schil om IJ om gezinsgericht werken mogelijk te maken. Intervence heeft ervoor gekozen om de aanschaf (bijdrage in centrale bouw Jeugdzorg Nederland) ad € 105.000 en de gemaakte implementatiekosten in 2019 ad € 91.000 (uren) te activeren in 2019. Overige kosten zijn direct in de exploitatie genomen. Op basis van onze eerste inventarisatie hebben we vastgesteld dat het afmaken van de conversie en het inpassen in WIJZ bij JB west in totaal nog circa € 70.000 gaat kosten. We hebben geoordeeld dat de bijdrage in de centrale bouw geen meerwaarde heeft voor JB west en hebben deze daarom in een keer afgeschreven. Ten aanzien van de gemaakte implementatie uren hebben wij een grove inschatting gemaakt dat circa € 50.000 (betreft projectmanagement, afstemming JZN, andere keuze inrichting, opbouw kennis) hiervan niet voor ons bruikbaar zijn. Een aandachtspunt is dat voor de rechtbank in de regio West-Brabant/Zeeland in september 2021 de communicatie met de Rechtbanken (project ARC) gekoppeld wordt aan WIJZ. Een workaround met IJ of handmatige oplossingen zijn mogelijk kostbaar en geeft veel extra administratieve lasten.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

47/119

36

Overige ondersteunende systemen Ten aanzien van de ondersteunende systemen is het voornemen om de conversie en implementaties te gaan uitvoeren. Daarmee komen al deze systemen in de Cloud te staan en is er geen lokale hardware et cetera meer nodig. In onderstaand overzicht zijn de hiermee gepaard gaande kosten samengevat (bedragen x €000): Functionaliteit Databestanden, MSteams en website HR en salarissystemen

Collabris (productieinformatie) Financiële systemen Registratiesysteem Beveiligd mailen Totaal

Toelichting Overzetten naar JB west Microsoft omgeving. Contract met Openline loopt tot 1 november. Geen afkoopkosten Werken beide met Beaufort/Youforce. Alleen conversie noodzakelijk. Contracten opzeggen/integreren Inrichten van Plusport (opleidingen), Mobility Concept (vervoer) en Appical (begeleiding nieuwe medewerkers) Werken beide met Collabris. Uitzoeken of opnieuw inrichten voordeliger is dan conversie. Overdragen data en archiveren oude systemen. Uitbreiding inrichting Final/Factflow bij JB west Uitbreiden van Topdesk naar Zeeland Omzetten van Crypthare naar Zivver

€ 85 40

25 25 5 5 185

Tabel 27 Overzicht conversie of implementatie van alle overige applicaties

Technische infrastructuur (hardware) Om alle functionaliteiten die WIJZ en de applicaties bieden te gebruiken dient ook de hardware (en de ontsluiting van de hardware) te worden aangepast. Daarbij hebben wij vastgesteld dat alle laptops technisch en economisch verouderd zijn en toe zijn aan vervanging. Om integratie en beveiligingsrisico’s te voorkomen kiezen wij er voor de gehele infrastructuur te vervangen. Normaal zouden de kosten gespreid worden over de verschillende jaren. Daarom hebben wij onze business case bij deze vervanging 2 jaar afschrijvingskosten opgenomen als kosten voorgaande jaren en nemen we 1 jaar op in de reguliere exploitatie. In onderstaand overzicht zijn de hiermee gepaard gaande kosten samengevat (x €000): Functionaliteit Printers, scanners Werkplekken Ontsluiting Implementatie Totaal

Toelichting Plaatsing van 4 multifunctionals op alle locaties Uitrol van 60 schermen en 100 laptops Af: 2 jaar toekomstige afschrijvingskosten Verbindingen in netwerk, switches etc. Eenmalig kosten inrichting, uitrol en licenties

€ 50 190 -160

€

80 15 30 125

tabel 28 Kosten hardware

De visie van Jeugdbescherming west op IT Onze IT-infrastructuur moet het tijd- en plaatsonafhankelijk werken volledig en 24/7 in de week mogelijk maken. We hebben alle noodzakelijke kennis in huis en huren voor projecten en innovaties specifieke kennis in. We hebben de aanbeveling van Jeugdzorg Nederland en Ministerie van VWS opgevolgd om de gehele organisatie eind dit jaar NEN 7510 te laten certificeren. We werken op dit moment hierbij nauw samen met FOX-IT en Microsoft. Daarmee voldoen we aan de strengste eisen die gesteld worden aan een zorgorganisatie.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

48/119

37

Bijlage 5

Vitaliteit personeel

We hebben in het kader van het hoge verzuim specifiek gekeken naar de ontwikkeling van het verzuim en de mogelijke financiële impact van verzuim op onze business case. Algemene toelichting op verzuim Onderstaande verzuimcijfers laten zien dat het verzuim in periode 2017 – 2019 boven het landelijke gemiddelde ligt en dat het in 2020 sterk is gestegen en daarnaast is opvallend dat een groot deel van verzuim ook direct langdurig verzuim betreft. Verzuimcijfers 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

% 5,0 6,6 6,7 5,2 8,1 7,2 6,4 12,5

> 6 wkn % 3,5 4,8 5,0 3,7 6,6 5,7 4,9 11,2

Freq 1,5 1,5 1,4 1,2 1,2 1,3 1,0 0,8

Tabel 29 Verzuimcijfers

Langdurig verzuim instroom WIA Per 1 maart 2020 zijn er 12 medewerkers ziek, waarvan 3 kortdurend verzuim waaronder 1 afwezig in verband met zwangerschap. De negen medewerkers die langdurig uitgevallen zijn betreffen 7 gezinsmanagers en 2 medewerkers ondersteuning. Start Jan – juni 2019 Juli – dec 2019 Jan - juni 2020

Instroom

Twee jaar tot 1 juli 1 4 4 9

Twee jaar Aug – dec 1 0 0 1

0 4 0 4

Twee jaar 2022 0 0 4 4

Tabel 30 Ontwikkeling langdurig verzuim

Ten aanzien van deze gegevens zien we: - Geen nieuwe instroom in het lang verzuim na juni 2020 (slechts 3 kortdurend verzuim wat inhoudelijk beheersbaar is) - De verwachting is dat 4 medewerkers met 100% verzuim uitstromen naar de WIA (deze zijn ook voorziening in de jaarrekening). Hierbij bestaat een loondoorbetalingsrisico als er onvoldoende gedaan is aan mogelijk re-integratie. Op basis van onze Quick scan en toelichting van de HR-adviseur schatten wij dit risico laag in. - De andere 5 medewerkers hebben maatwerk in re-integratie in bestaand of ander werk. Deze kosten zijn voorzien in de exploitatiekosten 2021. In onze business case zijn alle verwachte niet inzetbare uren op de oorspronkelijke functie opgenomen als improductief. Voor zover het de vier medewerkers betreft die zullen uitstromen zijn deze kosten als in 2020 genomen in de voorziening langdurig zieken.