2021-05-25 a. Bestuurlijke fusie JB West en Intervence - Ontwerpbesluit

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

49/119

38

Het eigenrisicodragerschap voor de UWV-kosten (WGA-risico) is in oktober 2020 op advies van Robidus opnieuw herverzekerd. Dit omdat Intervence als kleine organisatie met een relatieve hoge instroom in de WIA deze kosten niet zelfstandig kan dragen. De herverzekeringspremie bij Avero/ Achmea bedraagt 1,07% over het WIA-loon en dekt alle instroom gestart na 1 januari 2018. Het contract heeft een einddatum van 31 december 2021. JB west zal dit contract moeten voortzetten omdat de schadelast voor de huidige instroom nog hoog is. Dit verhoogt wel de werkgeverslasten met circa € 50.000 per jaar. Beleidsplan rondom vitaliteit Er is een basaal arbobeleidsplan met daarbij een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) welke in de arbo-commissie periodiek wordt besproken. We zien op dit moment hier geen actuele risico’s in. Intervence maakt gebruik van de diensten van de Arbo-unie voor de functie van bedrijfsarts en oriënteert zich op mogelijke inzet van een arbeidsconsultant. Het contract met de arbodienstverlener is kortlopend en loopt eind 2021 af. Op dit moment hebben wij geen verder onderzoek naar integratie of verbetering uitgevoerd ingeval van overname door JB west. Dit nemen wij in het vervolgonderzoek fase 2 mee.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

50/119

39

Bijlage 6

Toetsingskader inspectie

In deze bijlage is o.b.v. de brief van de Inspectie Gezondheid en Jeugd (kenmerk IJZ/2020-12-KR) een reactie gegeven op de daarin genoemde aandachtspunten. De vragenlijst is geschoond voor onderwerpen die te maken hadden met overdracht naar andere GI’s en afbouw van Intervence. Cliëntperspectief Inspraak/betrokkenheid van cliënten (zowel bij het maken van het plan als bij uitvoering ervan). Betrokkenheid en draagvlak cliëntenraad.

Geen achteruitgang in reistijd en mate van bereikbaarheid van kantoren/ gespreksruimtes van de GI voor cliënt. Voortgang behandeling van klachten van cliënten bij Intervence. Medewerkers perspectief Inspraak/betrokkenheid van medewerkers (zowel bij het maken van het plan als bij de uitvoering ervan) Sociaal plan voor personeel (14 medewerker Intervence langdurig ziek, staf/ondersteuning) Voldoende mate van draagvlak en medezeggenschap van de ondernemingsraden en medewerkers van alle betrokken GI’s. Geen extra belasting in de vorm van bureaucratie voor medewerkers (denk aan het actieplan (ont)regel de zorg Inwerken van nieuwe medewerkers bij de beoogd overnemende GI’s ten aanzien van (interne)werkprocessen Kwaliteitszorg Facilitering van medewerkers opdat zij cf geldende wet- en regelgeving, werkprocessen, richtlijnen jeugdhulp en beroepscode kunnen blijven werken. Ketenpartners & stakeholders Afstemming met (jur.) netwerkpartners zoals de Raad voor de Kinderbescherming, en kinderrechters Afstemming met (inhoudelijke) netwerkpartners over bereikbaarheid en aanwezigheid, (voortzetting van) samenwerkingsafspraken/ -convenanten, geldigheid beschikkingen of jeugdhulpbepalingen Afstemming met het KMI

Reactie Jeugdbescherming west We hebben twee keer met de cliëntenraad gesproken en we gaan nog een keer apart spreken met een afvaardiging van cliënten. Daarbij is vooral behoud van de locaties (dicht bij) en het behoud van relatie medewerker/ gezin genoemd. Beide realiseren we met deze business case. We handhaven de huidige locaties en daarmee is er geen achteruitgang in bereikbaarheid. Met het behouden van de jurist (overgang naar B&B van JB west) blijft dit proces doorlopen. We zijn 3 dagen naar Zeeland gegaan om ook met medewerkers te spreken en hun input te vragen. Zie hiervoor de bijlage rondom mobiliteit en langdurig verzuim. We hebben twee keer met OR gesproken en ook twee keer met de vakbonden. Vooral de transparantie en ingebrachte oplossingen en kennis rondom de bedrijfsprocessen werd gewaardeerd. Door samenwerking met B&B van JB west is er de mogelijkheid om administratieve lasten te verlagen (mobility-app, nalatenschappen en vermogensdesk, pupillen administratie en zorgcoördinatie). De nieuwe organisatie gaat meedoen in ons inwerkprogramma. Dit in samenwerking met Advizo (werving en selectie) en JBRA (opleidingen) Met integratie in B&B van JB west wordt dit volledig geïntegreerd in de bedrijfsprocessen.

We hebben deze partners gesproken. In fase 2 zullen we hier verder op gaan investeren. Bestaande contacten blijven gehandhaafd. We hebben met belangrijkste netwerkpartner kennis gemaakt en informatie over de regio gedeeld. We hebben met het KMI gesproken en in ons gesprek geconcludeerd dat dit voor wat de certificaatstatus van Intervence en JB west betreft een overzichtelijke en beheersbare overgang betekent. Gezamenlijk is een traject uitgewerkt dat waarborgt dat er voor wat het de certificatiestatus geen complicaties optreden

Tabel 31 Toetsingskader inspectie

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

51/119

40

Bijlage 7

Toekomstige huisvesting (vertrouwelijke bijlage)

Deze bijlage is verwijderd in verband met concurrentie gevoelige informatie

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

52/119

41

CONCEPT

Addendum op de business case d.d.15 april 2021 Den Haag, 28 april 2021

Aanleiding Naar aanleiding van het feit dat het KMI certificaat van Briedis Jeugdbeschermers is ingetrokken en aan hen een tijdelijk certificaat is verstrekt voor de duur van 6 maanden, waarbinnen de jeugdbescherming afgebouwd en overgedragen dient te worden, is ons gevraagd om een doorrekening te maken van het effect op de business case als per 1 januari 2022 alle gezinnen van Briedis uit Zeeland ondergebracht worden bij dan Jeugdbescherming west Zeeland. Mocht de feitelijk overdracht veel sneller moeten plaatsvinden dan de nu verwachte duur van zes maanden dan verwijzen wij op dit moment naar de notitie taskforce. Omdat er dan eerder directe actie nodig is en de situatie dan op een andere manier moet worden opgepakt. Effect Briedis op omzetgarantie We gaan ervan uit dat er 55 gezinnen ( 80% van de 70 gezinnen die een maatregel hebben conform de brief van Inspectie G&J) van Briedis uiteindelijk overgaan naar JB west Zeeland. Daarmee ontstaat dan de volgende situatie. BC 15 april Omzet maatregelen Extra omzet maatregelen Kennis en innovatie Sub totaal Omzet buiten regio Overige omzet (huur) Totale omzet

5.908 0 900 6.808 146 102 7.056

Handhaven BC 5.908 512 900 7.320 146 102 7.569

Verlagen kennis & innovatie 5.908 512 450 6.870 146 102 7.119

tabel 1 Uitwerking omzet Briedis in business case 15 april bedragen x € 1.000,-

53/119 Addendum op de business case Intervence d.d. 15 april 2021.

Concept versie 0.9

1

CONCEPT Nadere analyse totale ontwikkeling wettelijke maatregelen Zeeland In onderstaande drie overzichten hebben we een eerste analyse gemaakt van de ontwikkelingen van de maatregelen in Zeeland over de afgelopen jaren.

Betreft CBS-statline1 2015 = 100

Eigen analyse maatregelen2

2022

2021

2020

01-sep-19

01-dec-18

01-jun-17

01-mrt-18

01-sep-16

01-dec-15

Nederland

1.150 1.100 1.050 1.000 950 900 850 800 2019

Zeeland

2018

125 120 115 110 105 100 95 90

Verdeling maatregelen over GI’s2

We zien in ieder geval twee tendensen: • Er is een stijging zichtbaar van 200 (+22%) wettelijke maatregelen (wat aansluit bij de info van het CBS). Naast deze cijfers hebben wij begrepen dat het aantal preventieve maatregelen uitgevoerd door de GI’s daalt door overdracht naar de wijkteams van 450 in 2018 naar verwachting 0 in 2022.Onderzocht zou moeten worden of hier een relatie in ligt of niet. Als er een relatie is zou een verdere stijging van de wettelijke maatregelen niet onlogisch zijn3. • De daling van het aandeel Intervence (-12%) in periode 2018 – 2021 is voornamelijk overgenomen door Briedis (+ 7%) en deels ook door de WSG (+3%). De totale inkoopwaarde maatregelen bedraagt in 2021 circa € 10,8 milj. en deze zal niet veranderen door de overdracht naar Intervence / JB west Zeeland.

Keuze voor handhaven of verlagen van Kennis en Innovatie. Op basis van de (beperkte doorrekening) adviseren wij u om het bedrag van Kennis en Innovatie op het niveau van de business case te houden. Hierbij zouden wij alle GI’s vragen een gezamenlijk plan (als onderdeel van Vaart in Veiligheid) te maken waarin een inspanningsverplichting wordt vormgegeven voor alle partijen om jaarlijks het volume terug te brengen met bijvoorbeeld gemiddeld 20 gezinnen. In vier jaar tijd kan dan de helft van de eerdere volume stijging worden teruggebracht en in totaal een besparing van € 0,8 miljoen per jaar worden gerealiseerd over alle GI’s.

Effecten en risico’s op de bedrijfsvoering Om de overdracht van Briedis te realiseren zullen ook extra inspanningen verricht moeten worden. Om deze exact te bepalen is het noodzakelijk zicht te hebben in de wijze waarop de overdracht gaat plaatsvinden. Zo zal helder moeten zijn: - Of er wel of niet ook (ervaren) personeel over gaat van Briedis naar Intervence; 1

Alle GI’s zijn verplicht om periodiek hun aantal wettelijke maatregelen door te geven aan het CBS. Eigen zeer grove inschatting van totaal aantal wettelijke maatregelen in Zeeland op basis van onze analyse van niet volledig betrouwbare bronnen 3 Het afbouwen en zelfs verdwijnen van preventieve maatregelen (drang) kan tot een stijging leiden van andere (wettelijke) maatregelen, vooral van OTS < 1 jaar. Dit effect zien wij ook in andere inkoopregio’s. 2

54/119 Addendum op de business case Intervence d.d. 15 april 2021.

Concept versie 0.9

2

-

CONCEPT Of de dossiers snel zijn om te zetten naar WIJZ en inhoudelijk compleet zijn; en Hoeveel extra overdrachtstijd nodig is om te zorgen dat de voortgang in de gezinnen niet in gevaar komt (ons principe van 100% schone overdracht).

Er van uitgaande dat er geen personeel overkomt (de medewerkers van Briedis wonen niet in Zeeland en hebben eerder gekozen voor het ondernemerschap) zullen hogere kosten worden gemaakt om Briedis mensen tijdelijk te contracteren en/of zullen nieuwe mensen moeten worden opgeleid. Als we uitgaan van circa € 40.000,- extra kosten aan het werven, opleiden, inwerken en lagere caseload per fte moet u in ieder geval rekenen op een extra kostenpost van circa € 0,20 miljoen. Daarnaast is in deze situatie projectmanagement en implementatie ondersteuning nodig van 2 fte voor een half jaar. Deze kosten bedragen circa € 0,1 miljoen. Onze eerste inschatting komt dan op een extra kostenpost van circa € 0,3 miljoen in de periode sept – dec 2021. Een verfijndere inschatting kan gedaan worden wanneer samen met Briedis en Intervence een uitgewerkt overdrachtsplan kan worden opgesteld. Indien de overdracht eerder en/of op een andere manier vorm krijgt zal er opnieuw naar de impact op de bedrijfsvoering gekeken moeten worden. We maken u er wel op attent dat dit model gebaseerd is op een aantal veronderstellingen en de scenario’s daar vervolgens ook op gebaseerd zijn. Wij blijven vasthouden aan het uitgangspunt van € 7 miljoen mocht de overdracht van Briedis niet haalbaar blijken te zijn. Ons voorstel is dan ook om de komende tijd met elkaar dit model te verfijnen.

Graag vernemen wij van u of u zich herkent in het door ons uitgewerkte model waarin we het niveau van kennis en innovatie handhaven met daarbij de inspanningsverplichting om samen met de gemeentes en de andere GI’s het totaal aantal maatregelen in Zeeland te gaan verlagen. Als u kiest om deze maatregelen in 2022 onder te brengen bij JB west Zeeland dan zullen wij de verlies prognose in periode juli – december 2021 verhogen met € 0,3 miljoen tot € 0,67 miljoen. Namens de Raad van Bestuur van Jeugdbescherming west Astrid Rotering

Joost van der Hulst Concept niet ondertekend.

55/119 Addendum op de business case Intervence d.d. 15 april 2021.

Concept versie 0.9

3

Betreft: Van Aan

: :

d.d.

:

Toelichting op Vaart in Veiligheid en samenwerking lokale toegangsorganisaties Astrid Rotering en Joost van der Hulst Jack Werkman (voorzitter bestuurscommissie Jeugd Zeeland) en Olga Idema (programmamanager Jeugd) 17 mei 2021

Aanleiding Woensdag 12 mei 2021 heeft de bestuurscommissie Jeugd van Zeeland ingestemd met de Business Case (BC) van JB west (dd 15 april 2021) met de volgende voorbehouden: 1. onder voorbehoud van de uitkomst van de vrijwillige transparantie 2. onder voorbehoud van de uitkomst van besluitvorming van de gemeenteraden voor financiering. 3. onder voorbehoud van schriftelijke instemming JB west van mondeling toegezegde kaders voor uitwerking in fase 2 (o.a. Vaart en Veiligheid, samenwerking lokale toegangsorganisaties en evaluatiemoment). U heeft ons gevraagd om te reageren op deze voorbehouden. Onderdelen ad1 en ad2 Gegeven ad1 en ad2 zijn wij akkoord dat de definitieve besluitvorming voor 4 juni 2021 is (i.p.v. 15 mei). Mondeling hebben we afgesproken dat we de trajecten met de medezeggenschapsraden (ondernemings- en cliëntenraden) en de vakbonden al wel opstarten zodat er geen onnodig tijdverlies optreedt. De inhoud van de vrijwillige transparantie ligt bij de bestuurscommissie. Doch worden wij graag meegenomen in de formulering van de publicatie van de vrijwillige transparantie zodat deze straks ook aansluiten op de overeenkomst die we gezamenlijk gaan opstellen. Onderdeel ad 3 Vaart In Veiligheid In de BC van 15 april 2021 hebben wij het volgende geschreven over Vaart in Veiligheid (pag. 21 en 22).

“In de regio Zeeland zijn vooruitstrevende plannen gemaakt voor het opnieuw inrichten van de jeugdbeschermingsketen (onderdeel van landelijk actieprogramma Zorg voor de Jeugd, actielijn 5 (een van de 6 pilots) met als geformuleerd projectresultaat: “Eén klantroute, opgezet vanuit de werkwijze 1 Gezin, 1 Plan, van eerste vraag tot en met maatregel en het afschalen daarvan, één vloeiende lijn, waarbinnen de veiligheid van het kind centraal staat en de perspectieven van het kind, de ouder en de professional als belangrijke uitgangspunten worden meegenomen. Dit doen we door ons te richten op een ander werkproces in de veiligheidsketen, gekoppeld aan de lokale toegang, het CJG en de wijkteams.”1

1

citaat uit: Vaart in Veiligheid projectplan 3e versie 8 juni 2020 van Dwarsdoen en de samenwerkingspartijen Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis Zeeland, Intervence en Jeugdhulp Zeeland

56/119

1

De ervaringen uit deze pilot heeft als input gefungeerd voor het landelijke toekomstscenario Kind- en Gezinsbescherming2. De komende jaren zullen wij in deze beweging blijven investeren en zullen wij ook beschikbare formatie inzetten om dit tot een succes te brengen. Vanuit JB west ondersteunen wij deze transitie volledig, dit wordt het nieuwe toekomst perspectief van de Jeugdbescherming.”

Hoe zien wij onze bijdrage aan de pilot Vaart in Veiligheid? In onze BC zijn we er van uit gegaan dat 6 fte (€0,9 milj.) ingezet kan worden voor kennis en expertise voor de wijkteams én voor de pilot Vaart in Veiligheid (ViV). In het addendum van 28 april 2021 hebben wij aanvullende informatie gegeven hoe extra budget voor kennis en expertise vorm te geven, als onze wettelijke productie (> €7 milj.) door de extra gezinnen die naar ons toe kunnen komen gezien de verwachte afbouw van Briedis, er uit kan zien. Als u kiest voor de minimale variant, 3 fte (€0,45 milj.) beschikbaar, zullen we samen naar andere financiële bronnen moeten zoeken om onze gezamenlijke ambities te kunnen realiseren. Op het moment dat bestuurlijke fusie (vooralsnog 1 juli 2021) een feit is willen wij met prioriteit onze bijdrage gaan leveren aan ViV. In het tweede half jaar van 2021 kan dat op basis van de afspraken die gemaakt zijn met Intervence en vanaf 2022 met de nieuwe afspraken. Wij willen dat doen in samenspraak met alle betrokken partijen en met elkaar kijken waar we nu staan met ViV, wat zijn de overeenkomsten en de verschillen met het al eerder genoemde Toekomst scenario kind- en gezinsbescherming en wat is er voor nodig om weer goed in te voegen. Dit kunnen wij natuurlijk niet alleen doen vanuit de JBwest Zeeland maar juist in samenspraak en verbinding met alle betrokken partijen.

Van belang is dat de verantwoordelijke van de organisaties met elkaar overeenstemming hebben wat ze gaan doen en wat dat betekent voor de organisaties. Van tevoren moeten we ook afspraken maken hoe een ieder gefaciliteerd wordt, wat we daar voor gaan leveren en wat we doen als het niet lukt om ons aan de gemaakte afspraken te houden. Dit traject kan alleen maar slagen als alle partijen (Veilig Thuis, Raad voor de Kinderbescherming, lokale toegangsorganisaties en de GI’s) onderschrijven wat de doelen zijn. Wij maken u er nog op attent dat, op dit moment de gemeente, ook de mogelijkheid heeft om extra middelen aan te vragen voor de pilot. Er is €15 milj. gereserveerd in het incidentele budget van €631 milj. dat het rijk beschikbaar stelt voor de knelpunten in het jeugdzorg domein. Wij geloven in het Toekomst scenario kind- en gezinsbeschermers, sterker nog Astrid Rotering (RvB JB west) heeft meegedacht en geschreven aan het kabinetsvoorstel. Het netwerk wat zij daarin heeft opgebouwd kan ingezet worden voor Zeeland. Om deze revolutionaire beweging te realiseren is het van belang dat zowel het rijk als de gemeenten hier capaciteit voor organiseren. In samenspraak met de gemeente bepalen we hoeveel capaciteit door JB west Zeeland wordt ingezet. De ervaringen die zijn opgedaan in ViV zijn daarin vanzelfsprekend leidend.

2

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2021/03/30/tk-bijlage-toekomstscenario-kind-engezinsbescherming

57/119

2

Samenwerking lokale toegangsorganisaties In de BC hebben wij het volgende geschreven (pag. 20/21): “In de regio’s waar JB west momenteel actief is hebben wij intensieve samenwerkingsafspraken met de wijken jeugdteams met als doelstelling: • Het voorkomen van de inzet van zware en dure jeugdhulp doordat door tijdige inzet van de GIexpertise escalaties worden voorkomen 3; • Het eerder afsluiten van JBJR-maatregelen door de blijvende betrokkenheid van de wijk- en jeugdteams waardoor continuïteit geboden wordt; • Het hele gezin in beeld blijft bij het wijk- / jeugdteam, inclusief de betrokken jongere of het kind.

Onderstaand is de samenwerking tussen het gemeentelijke wijk-/jeugdteam en de GI weergegeven:

De professionals van de wijk- en jeugdteams en de GI werken in een eerder stadium intensief samen in die gezinnen waar sprake is van onveiligheid. De samenwerking met de wijkteams kan hierbij op verschillende manieren vormgegeven worden door bijvoorbeeld consultatie en advies (bijv. collegiale consultatie, meegaan op huisbezoek, regie voeren tijdens een raadsonderzoek etcetera.) Voor de provincie Zeeland zullen wij in de volgende fase onderzoeken hoe we deze kennis ook kunnen inzetten in Zeeland. Dat doen wij niet alleen, maar samen met het lokale veld. Onze ervaring is dat als je intensief samenwerkt het aantal ondertoezichtstellingen (OTS) en ook de duur ervan afneemt, inclusief de voorlopige ondertoezichtstellingen (VOTS) en dat er minder tijdrovende en kostbare overdrachtsmomenten zijn.”

Wij gaan graag in gesprek met de gemeenten hoe zij de samenwerking met ons zien. Dat kan op vele verschillende manieren, we kunnen bijvoorbeeld afspraken maken over uren inzet maar we kunnen dat ook doen op basis van duidelijke geformuleerde activiteiten, dat is aan de gemeente ofwel aan het samenwerkingsverband van de gemeenten. Als het ons lukt om eenduidige afspraken te maken die gelden voor alle gemeenten kunnen we meteen de verbinding met ViV borgen en voorkomen we extra administratieve en bureaucratische lasten. Dit heeft wel onze voorkeur.

3 Voorbeelden van zware, dure jeugdhulp zijn primair Behandeling met verblijf en wonen en secundair Dagbehandeling en

dagbesteding, Ambulante jeugdzorg en Jeugdhulp op school.

58/119

3

De intensiteit van deze samenwerking is mede afhankelijk van het in te zetten budget, dat naast de uitvoering van de wettelijke maatregelen (pxq), vrijgemaakt kan worden, zoals hierboven beschreven. Wij zijn er echter wel van overtuigd dat de expertise van de jeugdbescherming niet alleen ingezet moet worden voor het uitvoeren van de wettelijke opdracht maar juist ook kennis en expertise naar voren brengen zodat escalaties voorkomen worden. De bedoeling van de Jeugdwet is ook dat het inzetten van gedwongen overheidsbemoeienis (inzetten van de jeugdbescherming) alleen maar gebeurt als het ook echt nodig is, het voorkomen daarvan is een belangrijk uitgangspunt. Verantwoorden en Evalueren De opdrachtgever van JB west Zeeland zijn de gemeenten en daar hoort goed opdrachtnemerschap van JBwest Zeeland bij. De komende tijd zullen wij samen met de gemeenten het opdrachtgever/nemerschap verder vormgeven. Vragen als: wat bedoelen we hier nu precies mee, wie heeft welke rol en verantwoordelijkheid, wat kunnen we van elkaar verwachten, hoe ziet de escalatieladder eruit etc., zijn dan onderwerp van gesprek. Wat in ieder geval bij goed opdrachtnemerschap hoort is dat wij ons verantwoorden over de activiteiten die wij uitvoeren van het beschikbaar gestelde budget. Ons voorstel is om 4 keer per jaar een zogenaamd Q gesprek te voeren. De input voor de Q is gesprek is tweeledig: 1.

Kwantitatieve gegevens: ✓ productie (wettelijke taken (pxq) en kennis en expertise), ✓ verzuim ✓ in- en uitstroom medewerkers 2. Kwalitatieve gegevens, ✓ De samenwerking met onze justitie partners en de zorgaanbieders (voldoende zoargaanbod) ✓ Signaleren van trends in de regio ✓ Voortgang ViV ✓ Etc. Het voorstel is om deze gesprekken twee keer per jaar ambtelijk te doen en 2 keer per jaar bestuurlijk. Tijdens de bestuurlijke overleggen kunnen we naast terugkijken en verantwoorden ook evalueren hoe het gaat en wat de kwartaal analyses betekenen voor de afspraken voor de komende jaren. De overeenkomst die nu wordt opgesteld, in het verlengde van de BC, wordt de inzet van JB west Zeeland over 2022 afgesproken (zowel de wettelijke taken, waarbij we op basis van een gezamenlijke prognose de pxq bepalen als de inzet in ViV en in de lokale toegangsorganisaties). De afspraak voor de komende 5 jaar is, met uitzondering dat als we gezamenlijk concluderen dat er sprake is van extreme ontwikkelingen die invloed hebben op de wettelijke maatregelen (pxq), dat de minimale omzet €7 milj. is.

59/119

4

Aanvullende informatie notitie businesscase JB west.

Beste Olga e.a., Dank je wel voor je mail. In deze mail geven we een antwoord op de vagen die je aan ons hebt gesteld. Hopelijk wordt het weer wat scherper zo. Fijn dat we zo met elkaar in gesprek zijn en ik zie er naar uit als we daar meer tijd voor gaan krijgen en de tijd gaan nemen over de grote onderwerpen die er spelen in Zeeland. Dat we kunnen aanscherpen wat een ieder precies bedoelt en wat er in de uitvoering nodig is om de ambities te realiseren. Over de punten 1, (4) en 5 het volgende.

1. ViV: wij begrijpen dat als er met partijen (financiële en inhoudelijke) afspraken zijn gemaakt over de pilot dat wij daar bij gaan aansluiten en dat gaan we ook doen. We weten nu nog niet precies wat er in de uitvoering gebeurt maar daar kan jij mij snel over bijpraten. Belangrijk is dat we steeds met elkaar leren hoe het loopt welke aanscherpingen nodig zijn. Wij willen aansluiten bij de afspraken van Zeeland maar wij willen ook, zoals je zelf schrijft, toewerken naar een scenario wat in de nieuwe kabinetsperiode eventueel wordt vastgesteld. Dat is wat ons betreft een organisch proces. Daarnaast zouden wij graag samen met alle betrokken partijen en onder regie van (jou) de gemeente willen optrekken naar het rijk en bezien of we misschien een proeftuin/ontwikkel hub kunnen worden en de daarmee samenhangende middelen beschikbaar worden voor Zeeland. Lijkt ons een mooie uitdaging maar daar moeten we het nog maar eens over hebben hoe jij dat ziet. 2. Bij ons was niet scherp dat jullie elke 6 weken een voortgangsgesprek hebben met Intervence. Als dat de afspraak is zullen wij dat nakomen. Wij willen dan wel goed afspreken wat er dan besproken wordt. 4 keer per jaar zullen wij Q rapportages maken.

De komende maanden gaan we verder met elkaar in gesprek hoe we opdrachtgever- en opdrachtnemerschap gaan vormgeven en daar hoort dan ook bij dat we vastleggen hoe vaak we elkaar waarover spreken, ook dat is wat ons betreft een organisch proces en begrijpen heel goed dat we eerst moeten bouwen aan een wederzijds vertrouwen. Hopelijk heb ik je hiermee voor nu voldoende geïnformeerd en als er vragen zijn weet je ons te vinden.

Met vriendelijke groet, Joost en Astrid

Astrid Rotering Raad van Bestuur Jeugdbescherming west.

60/119

Advies bestuurlijke kopgroep Intervence Onderwerp: businesscase Intervence Steller: Ambtelijke kopgroep Intervence Beslispunten: 1) Instemmen met de businesscase van JB west indien kan worden voldaan aan de volgende voorwaarden: a) JB west brengt de cliënten van Briedis onder in de vernieuwde organisatie, gelijktijdig met de uitvoering van het implementatieplan voor de overname van Intervence; b) JB west levert een concretere onderbouwing voor Vaart in Veiligheid, samenwerking met de lokale wijkteams, de landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming en de in te voeren regionale teams; c) JB west levert een concretere beschrijving van de samenwerking met de gemeentelijke toegangen op het moment dat de gewenste omzet van € 7 miljoen wordt bereikt en extra financiële bijdragen van de gemeenten voor de omzetgarantie niet langer nodig zijn; d) acceptatie van de businesscase vindt alleen plaats onder voorbehoud (uitkomst) van vrijwillige transparantie; e) gunning aan JB west Zeeland kan plaatsvinden vanaf 4 juni 2021, mits de gemeenteraden tot financiering van de businesscase besluiten; f) Bestuurlijke fusie om te komen tot JB west Zeeland is mogelijk vanaf 1 oktober 2021. 2) Een bestuurlijk vertegenwoordiger zoeken die zich richt op het waarborgen van steun of het garant staan van het Ministerie i.v.m.

het onrechtmatig handelen en compensatie van of garant staan voor de hieruit voortkomende financiële gevolgen. 3) Via de colleges van B&W aan de 13 Zeeuwse gemeenteraden een voorstel tot financiering van de overname van Intervence door JB west voor te leggen. Context: JB west heeft op verzoek van de 13 Zeeuwse wethouders Jeugd een businesscase geschreven om Intervence over te nemen. Hiermee krijgen de Zeeuwse kwetsbare jongeren en gezinnen die jeugdbescherming of –reclassering nodig hebben een betere continuïteit van zorg. Daarvoor zijn de wethouders volgens de Jeugdwet hoofdelijk aansprakelijk. Maar deze businesscase plaatst de wethouders voor een zwaar dilemma. Instemmen met overname van Intervence door JB west betekent namelijk ook afwijken van de regels voor aanbestedingen. Net als ieder ander dienen overheden zich te houden aan de wet- en regelgeving. De gemeenten hebben ook de zorgplicht voor hun jongeren. In de jeugdbescherming en – reclassering wordt gewerkt met kwetsbare jongeren en hun gezinnen. Zij hebben recht op veiligheid, zorg en hulp. De vorm van jeugdhulp wordt niet voor niets de Intensive Care van de jeugdhulp genoemd. De Raad voor de Kinderbescherming en de Rechtbank zien daar op toe en gecertificeerde instellingen voeren het werk uit. Daarbij staat veiligheid van de jongere en het gezin altijd voorop. Er is in heel Nederland een tekort aan jeugdbeschermers.

Door de problemen bij Intervence en door het beëindigen van het keurmerk van Briedis, zijn er honderden Zeeuwse kinderen waarvoor de continuïteit van zorg zwaar onder druk staat. Er móet dus iets gebeuren. Op korte termijn. Daar dringt het ministerie van Justitie en Veiligheid ook op aan. Overname van Intervence door JB west moet rust brengen en duidelijkheid voor alle betrokkenen: jongeren, gezinnen én medewerkers. De wethouders Jeugd zijn bevoegd om te besluiten over de businesscase, maar moeten voor de financiering daarvan instemming van de 13 Zeeuwse gemeenteraden vragen. De planning is dat 61/119 uiterlijk vrijdag 4 juni 2021 alle raadsbesluiten genomen zijn. Daarna kan de bestuurlijke fusie van Intervence en JB west plaatsvinden.

Zie ook bijlage 1 voor de businesscase van JB west en bijlage 2 voor een toelichting op de historie. Advies: De veiligheid van kwetsbare jongeren en gezinnen die jeugdbescherming en –reclassering nodig hebben en de kwaliteit en continuïteit van hun zorg is van het grootste belang. Het advies is daarom om, ondanks zwaarwegende juridische en financiële bedenkingen, onder voorwaarden in te stemmen met overname van Intervence door JB west. Deze voorwaarden dammen de risico’s enigszins in en betekenen dat JB west enkele inhoudelijke onderwerpen in de businesscase concreter beschrijft. De Bestuurscommissie wordt geadviseerd via de colleges van B&W aan de 13 Zeeuwse gemeenteraden een voorstel tot financiering van deze overname voor te leggen. Argumenten: Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor de instandhouding van de GIfunctie. De gemeenten zijn niet verantwoordelijk voor de instandhouding van een GI-organisatie, maar hebben dus wel de wettelijke verplichting om ervoor te zorgen dat de continuïteit van de zorg niet in het geding is of komt. Op dit moment zijn er vier gecertificeerde instellingen (GI’s) in Zeeland gecontracteerd: Leger des Heils, William Schrikker Stichting, Intervence en Briedis. De problemen bij Intervence spelen al enkele jaren en de problemen bij Briedis komen daar nu nog eens bovenop.

Het Keurmerk Instituut heeft in april 2021 namelijk besloten het certificaat van Briedis in te trekken en om te zetten naar een beëindigingscertificaat. Briedis biedt aan zo’n 74 jeugdigen jeugdbescherming en in 14 gezinnen casusregie (vrijwillig kader). Briedis moet hen binnen zes maanden overdragen naar een andere GI (die periode kan eventueel nog verlengd worden met een half jaar). Bij Intervence gaat het om ca. 505 jeugdigen die jeugdbescherming ontvangen, 64 gezinnen casusregie (vrijwillige kader) en 86 jongeren die jeugdreclassering krijgen. Voor al deze jongeren en gezinnen is continuïteit van zorg in het geding. Daarom is het noodzakelijk om nú in te grijpen. De bestuurlijke fusie/overname van Intervence door JB west en het onderbrengen van de cliënten van Briedis in deze vernieuwde organisatie, moet hen én de medewerkers rust en continuïteit van zorg gaan bieden. Vanuit de beleidskant wordt geadviseerd een aantal onderdelen van de businesscase door JB west nader te laten uitwerken en dit als voorwaarde te stellen bij het instemmen met de businesscase. Het betreft de samenwerkingsafspraken in het Samenwerkingsprotocol met de gemeenten en de gecontracteerde GI’s, Vaart in Veiligheid, de samenwerking met de lokale wijkteams, de landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming en de in te voeren regionale teams.

Het advies is ook JB west concreter te laten benoemen hoe de samenwerking met de gemeentelijke toegangen wordt vormgegeven wanneer de gewenste omzet van € 7 miljoen wordt gehaald en extra financiële bijdragen van de gemeenten niet langer nodig zijn. Zie bijlage 3 voor de beleidsmatige onderbouwing. Bestuurlijk vertegenwoordiger De overname van Intervence door JB west voldoet niet aan de Aanbestedingswet. Maar als JB west Intervence niet overneemt, wordt niet voldaan aan de zorgplicht die volgt uit de Jeugdwet. Linksom of rechtsom nemen de Bestuurscommissie en de Zeeuwse gemeenten dus een onrechtmatig besluit. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg voor kwetsbare Zeeuwse jongeren en gezinnen de hoogste prioriteit moeten hebben, is het van belang de risico’s goed in beeld te hebben en waar mogelijk te beperken. Zie ook: Risico’s. Het advies is om de Bestuurscommissie richting het ministerie van Justitie en Veiligheid te laten vertegenwoordigen door een ervaren oud-bestuurder. 62/119 Deze bestuurlijk vertegenwoordiger richt zich op het waarborgen van steun of het garant staan van het Ministerie i.v.m. het onrechtmatig

handelen en compensatie van of garant staan voor de hieruit voortkomende financiële gevolgen. Zie ook: Financiën. Consequenties, inclusief risico’s: De businesscase van JB west heeft een houdbaarheidsdatum. Niet direct instemmen met de businesscase zou als gevolg kunnen hebben dat JB west het aanbod intrekt en de zorgcontinuïteit rondom de beschermingstaken op de korte termijn niet gegarandeerd is. Dit is van invloed op de veiligheid van de Zeeuwse jeugd in kwetsbare situaties. Andere gecertificeerde instellingen zijn niet in staat of bereid om een businesscase voor overname van Intervence te schrijven. Dit geeft JB west een monopoliepositie en zet de Zeeuwse gemeenten voor een voldongen feit. Het juridisch advies is om niet in te stemmen met overname van Intervence door JB West, omdat dit ingaat tegen het uitgangspunt van mededinging en het gelijkheidsbeginsel. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg van het grootste belang zijn, is bekeken hoe de juridische risico’s van overname enigszins beperkt kunnen worden. Het advies is daarom gebruik te maken van de zogenoemde vrijwillige transparantie vooraf. Dit is niet opgenomen in de businesscase van JB west. Vrijwillige transparantie is echter in het belang van beide partijen. Hierbij krijgt de markt middels een vooraankondiging de gelegenheid om bezwaren kenbaar te maken en beperkt mogelijk de juridische risico’s.

Dit heeft wel als gevolg dat JB west niet eerder dan 1 oktober 2021 met Intervence kan fuseren in JB west Zeeland. Nadat de Bestuurscommissie op 12 mei een besluit heeft genomen, kan het voornemen gepubliceerd worden. Vervolgens kan dan in principe vanaf 4 juni 2021 gegund worden aan JB west Zeeland, dus nadat alle Zeeuwse gemeenteraden budget beschikbaar hebben gesteld. Zie bijlage 4 voor de juridische onderbouwing. Financiën: Met betrekking tot financiën is het advies om niet in te stemmen met overname van Intervence door JB west vanwege de hoogte van de financiële risico’s. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg van het grootste belang zijn, is bekeken wat de financiële gevolgen van zowel accepteren als niet accepteren van de businesscase van JB west zijn en hoe we die zoveel mogelijk kunnen beperken. Accepteren businesscase Eenmalig - Claims à € 210.000.000 (is een maximumpositie); - Transitiekosten € 3.800.000; - Risicobuffer à € 750.000 (Overige GI’s); - Harmonisatie tarieven1 alle GI’s à € 240.000 – 395.000. Waarvan reeds circa € 185.000 in de transitiekosten van € 3.800.000 is opgenomen (pagina 7 van de businesscase). Daar bovenop komen de kosten voor het kwijtschelden van de schulden die Intervence de afgelopen jaren heeft opgebouwd. Overigens geldt dat ook in de situatie dat Intervence failliet zou gaan of zou worden geliquideerd.

Het zijn dus geen extra kosten die samenhangen met deze businesscase. Structureel - De komende 5 jaar wordt € 7 miljoen betaald zonder enige invloed op wat hiervoor wordt geleverd. Veel gemeenten hebben te maken met een taakstelling in het Sociaal Domein (waaronder Jeugdwet). - Als er meer zaken in het vrijwillig kader kunnen blijven zonder op te hoeven schalen naar het gedwongen kader zoals wij graag willen, dan stijgen de kosten in het vrijwillig kader terwijl die in het gedwongen kader niet dalen. Het financi:ele effect in euro’s is op dit moment lastig in te63/119 schatten. 1

T.o.v. de huidige situatie kent het effect van Harmonisatie van tarieven een structureel verloop.

Niet accepteren van de businesscase Eenmalig - In ieder geval € 1,2 miljoen aan achtergestelde lening, naar de reeds aanwezig zijnde schuld van Intervence aan de Zeeuwse gemeenten van circa € 1,5 miljoen. Zie bijlage 5 voor de financiële onderbouwing. Uitvoering/Planning De ambtelijke kopgroep begeleidt het besluitvormingsproces. Communicatie: Om de regie zelf in handen te houden, vindt communicatie direct plaats nadat de Bestuurscommissie op 12 mei een besluit heeft genomen. Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten:  Er zijn verschillende belanghebbenden en zij worden op het juiste moment meegenomen in de voortgang. Ontwikkelingen gaan snel en er moet daardoor ook snel, maar vooral zorgvuldig geschakeld worden tussen alle partijen. Interne en externe communicatie zijn op elkaar afgestemd. Intern (colleges, gemeenteraden) gaat voor extern. Ook in de externe communicatie wordt de juiste volgorde betracht: eerst direct betrokkenen zoals medewerkers GI’s, cliënten, Ministerie, JA, Inspecties, GI’s, daarna media.  Pro-actief, open en transparant communiceren op basis van feiten. Meenemen in proces en duiding geven over vervolg.  Woordvoeringslijn vooraf afstemmen met JB west, Intervence en het ministerie van J&V, met begrip en erkenning van elkaars rollen en verantwoordelijkheden. Zie bijlage 6 voor de communicatiekalender op 12 mei, woordvoeringslijn en persbericht.

Bijlagen: De juridische en financiële gevolgen van het onrechtmatig handelen worden door de adviseurs als zeer risicovol beoordeeld. Daarom is het advies om een aantal bijlagen, met bedrijfsgevoelige informatie als onderbouwing, als vertrouwelijk te behandelen. Dit betreft bijlagen 3 en 4. Proces rondom dit advies: Medewerkers van verschillende Zeeuwse gemeenten, de programmamanager Jeugd, de directeur van de Inkooporganisatie en de advocaat van de Inkooporganisatie hebben gezamenlijk in adviesgroepen de bouwstenen opgesteld die aan de basis van dit advies liggen. Planning Ambtelijke kopgroep: donderdag 6 mei 2021 Bestuurlijke kopgroep: vrijdag 7 mei 2021 Transformatieoverleg jeugd: maandag 10 mei 2021 Bestuurscommissie: woensdag 12 mei 2021

64/119

Bijlage 1. Business case Jeugdbescherming west Zeeland

Business case Jeugdbescherming west Zeeland April 2021

Raad van Bestuur Jeugdbescherming west 15 april Dit document is met veel zorgvuldigheid in een korte tijd tot stand gekomen. Gezien de aard van het document vragen wij uw terughoudend te zijn in het verspreiden (slechts op basis van ‘need tot know’). Dit document bevat geen contractuele verbindingen voor Jeugdbescherming west. Mochten er vragen zijn over de inhoud of de gebruikte uitgangspunten vragen wij u met ons contact op te nemen.

65/119

Inhoudsopgave Introductie en management samenvatting ......................................................... 3 1.1........Introductie ............................................................................................................................. 3 1.2........Waar staan we in het proces?................................................................................................ 4 1.3........Management samenvatting transitieperiode ........................................................................ 5 1.4........Managementsamenvatting contractering 2022 .................................................................... 6 1.5........Samenvatting van (strategische) risico’s................................................................................ 7 1.6........Afsluitend ............................................................................................................................... 8 2. Uitwerking business case ................................................................................. 10 2.1........Opbouw................................................................................................................................ 10 2.2........Financiële uitgangssituatie...................................................................................................

10 2.3........Nieuwe structuur door te kiezen voor bestuurlijke fusie .................................................... 11 2.4........Reguliere exploitatiekosten 2021 ........................................................................................ 12 2.5........Transitieplan ........................................................................................................................ 14 3. Exploitatie 2022 .................................................................................................. 17 3.1........Inleiding................................................................................................................................ 17 3.2........Ontwikkeling maatregelen in tijd ......................................................................................... 17 3.3........Toelichting op onze werkwijze ............................................................................................. 18 3.4........Samenwerking met de wijk- en jeugdteams ........................................................................ 20 3.5........Vaart in Veiligheid ................................................................................................................ 21 3.6........Samenwerking in inzet zorgaanbod .....................................................................................

22 3.7........Vitale organisatie/medewerkers.......................................................................................... 22 3.8........Concept-begroting 2022 ...................................................................................................... 23 4. Overige onderwerpen ........................................................................................ 26 4.1........Opstellen detailplannen van aanpak ................................................................................... 26 4.2........Belangrijkste strategische risico’s ........................................................................................ 28 4.3........Wie hebben we betrokken bij deze business case............................................................... 29 1.

Bijlagen: Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7

Financieel historisch perspectief 2015-2020................................................................. 30 Financiële positie per 31 december 2020 ..................................................................... 31 Mobiliteitsplan ........................................................................................................... 33 Overgang naar IT-infrastructuur JB west ...................................................................... 36 Vitaliteit personeel ..................................................................................................... 38 Toetsingskader inspectie ............................................................................................ 40 Toekomstige huisvesting (vertrouwelijke bijlage) ........................................................ 41

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

66/119

2

1. Introductie en management samenvatting 1.1. Introductie Op 12 februari jl. heeft Jeugdbescherming west het verzoek gekregen om een onderzoek uit te voeren naar een mogelijke overname van de activiteiten van de Stichting Intervence. Deze rapportage is een uitwerking van fase 1 van de aanpak van het transitieproces, zoals we hebben beschreven in onze brief van 11 september 20201. De reden dat wij op dit verzoek zijn ingegaan is dat wij graag willen dat Zeeland een robuuste jeugdbeschermingsorganisatie heeft. Dat de kwaliteit en het behoud van de professionals, waar Intervence de afgelopen jaren in heeft geïnvesteerd, wordt voortgezet, dat de gezinnen dezelfde professionals behouden en we daarmee de zorgcontinuïteit borgen en dat we de innovaties die in Zeeland gaande zijn, zoals Vaart in Veiligheid, verdiepen en continueren. Last but not least, de professionals van Intervence zijn getraind in dezelfde methodiek (Funtional Family Parole (FFP)) als JB west en dat betekent dat we methodisch aansluiten en elkaar kunnen versterken. De gehele business case is vanuit deze waarden opgesteld.

Deze uitwerking van fase 1 geeft een oplossing voor de Zeeuwse gemeenten om op structurele wijze te komen tot een kwalitatief goede en betaalbare regionale jeugdbeschermingsorganisatie die voor de dertien gemeenten zorgt voor de uitvoering van de jeugdbeschermings- en jeugdreclasseringsmaatregelen rondom kwetsbare jongeren en gezinnen. Het borgt daarnaast de blijvende kennisoverdracht naar de wijkteams ter voorkoming van verdere escalaties binnen de gezinnen. In dit plan worden bovengenoemde activiteiten (via een bestuurlijke fusie) ondergebracht bij Jeugdbescherming west. Hiermee halen de samenwerkende gemeenten ook landelijke kennis en expertise binnen en kunnen via een gemeenschappelijke ondersteuning kosten worden bespaard. Met dit plan zetten we een streep onder het verleden en maken we een nieuwe start. Niet alleen in financiële zin, maar ook met de regio oppakken van de problemen waar het feitelijk om draait: de gezinnen en jeugdigen die aandacht en zorg nodig hebben. Echter, alleen met een nieuwe naam, een nieuw logo en een nieuw bestuur verandert er nog niets. Het is niet aan ons om vast te stellen of dit het beste alternatief is.

In dit plan geven we geen uitgebreide analyse van het verleden, maar geven we vooral op basis van een financiële analyse een perspectief voor de toekomst waarbij we inzetten op:  Het behouden van de bestaande relatie tussen gezinnen en jeugdbeschermers.  Het maximaal faciliteren van de jeugdbeschermers zodat ze inhoudelijk ondersteund worden om op een vitale en kwalitatief hoogstaande wijze te kunnen werken en ontwikkelen. Je kunt immers pas voor een ander zorgen als je voor jezelf zorgt.  Het steeds doorontwikkelen van onze werkwijze en de samenwerking in de keten, zoals Vaart in Veiligheid. (Paragraaf 3.5)  Het met perspectief en behoud van de continuïteit van de ondersteunende functies; deze enerzijds ombouwen en anderzijds afbouwen en centraliseren. Zodat deze weer past bij het nieuwe perspectief en het volume aan werk.  Een goed, transparant en voorspelbaar financieel beheer.

1

Brief d.d. 11 september met ref 2020.699 RvB/NM inzake Reactie op GI-functie in Zeeland.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

67/119

3

De voorliggende business case past binnen de huidige afspraken en bedrijfsvoering zoals deze is uitgewerkt met onze bestaande inkoopregio’s. We zouden dan ook graag zien dat de dertien gemeenten in Zeeland aansluiten bij ons bovenregionale bestuurlijke netwerk zodat daar naast transparantie tussen alle partijen ook innovatieve ideeën met elkaar gedeeld kunnen worden.

1.2. Waar staan we in het proces? In genoemde brief van 11 september 2020 hebben wij aangegeven dat we in dit transitieproces onderstaande vier belangrijke stappen zien: 1. De financiële consequenties in beeld brengen op basis van een business case en een integraal stappenplan (periode van 6 weken na start formele opdracht). 2. Gezamenlijke uitwerking in deelplannen (periode van 6 weken na principe overeenstemming stap 1). 3. Implementatie binnen de bestaande organisatie. 4. Overdracht van verantwoordelijkheid welke samengaat met de wijziging van de naam Intervence naar Jeugdbescherming west Zeeland en vastlegging in nieuwe contractafspraken. Met het opleveren van deze business case hebben we stap 1 afgerond. Op dit moment zijn er vijf onderwerpen die mogelijk op een kritiek tijdpad liggen. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen:  De totale en bindende afspraken over de bestuurlijke fusie kunnen wat ons betreft pas plaatsvinden als wij voldoende zekerheid hebben over de aanbesteding en subsidieafspraken voor 2022 en volgende jaren. De ervaring leert dat dergelijke trajecten al snel een lange doorlooptijd hebben.  Het afstemmen van het mobiliteitsplan (als uitwerking van het sociaal plan) vraagt tijd met vakbonden, instemming van de OR en afstemming met de cliëntenraad. Hiervoor is minimaal zes weken nodig.

Dus dat vraagt besluitvorming vóór uiterlijk 15 mei om de beoogde fusiedatum van 30 juni 2021 te halen.  Er heeft zich een interessante onderverhuurder gemeld voor een belangrijk deel van leegstand in het pand in Middelburg. Besluitvorming moet voor 1 mei plaatsvinden.  Door het digitaliseren van de rechtspraak moet het huidige cliëntinformatiesysteem (IJ) voor 1 september omgezet zijn naar WIJZ. Hiertoe moeten we uiterlijk 1 juli starten met de conversie. Alternatieven zijn omslachtig in de uitvoering en niet wenselijk.  Mogelijke benodigde toestemming van het ACM en/of NZa voor de bestuurlijke fusie. Vooralsnog gaan we er van uit dat hiervan geen sprake van zal zijn omdat niet voldaan wordt aan de grootte criteria (totale omzet blijft onder de € 55 miljoen en Intervence heeft een omzet die lager is dan € 10 miljoen). In fase 2 zien we in ieder geval twee belangrijke toets momenten om deze business case verder te valideren:  We zullen onze externe jurist en fiscalist vragen om een juridische en fiscale due diligence uit te voeren om vast te stellen dat er geen materiële contractuele en andere juridische en fiscale2 risico’s aanwezig zijn bij Intervence.

Voor een dergelijk onderzoek is het van groot belang dat de benodigde documentatie en personen aan de zijde van Intervence snel en efficiënt beschikbaar zijn;  We geven u het advies om een onafhankelijke accountant te selecteren die, gegeven de afspraken die wij maken, zich een oordeel vormt over de eindbalans per 30 juni 2021. Wij 2

Fiscale risico's kunnen zijn gelegen in de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de loonbelasting en werknemersverzekeringen, schenkbelasting en overdrachtsbelasting.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

68/119

4

merken op dat Intervence en Jeugdbescherming west gebruikmaken van hetzelfde accountantskantoor en partner.

Graag bespreken met we met u welke maatregelen en afspraken we op dit moment kunnen maken om deze risico’s te vermijden, op te lossen of te accepteren.

1.3. Management samenvatting transitieperiode Bij het realiseren van deze oplossing is Jeugdbescherming west zich ervan bewust dat het beschikbare geld voor de jeugdzorg als gevolg van opgelegde taakstellingen en andere beleidskeuzes bij alle gemeenten schaars is. Wij begrijpen dat de 13 gemeenten zicht willen hebben op een zinnige, waarde-gedreven en transparante besteding van middelen. Deze begrijpelijke behoefte van de gemeenten sluit, zonder zorgvuldige afstemming, niet zonder meer aan bij onze wens naar meer ruimte voor de professional, minder administratieve lasten en financiële weerbaarheid. Wij zien het als onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om dit vraagstuk en de daarbij horende dilemma’s met elkaar, als GI en de gemeenten, op te pakken. Inrichtingskeuzes In de voorliggende business case hebben wij twee inrichtingskeuzes gemaakt. Indien er besloten wordt tot een andere keuze heeft dit invloed op de berekende bedragen en risico’s. 1. Gezien de bestuurlijke complexiteit van het op korte termijn verkopen van het pand aan de Roozenburglaan (Middelburg) hebben wij gekozen om dit pand voorlopig te behouden en noodzakelijk achterstallig onderhoud te gaan uitvoeren. 2.

We hebben, op basis van een afweging van vooral de risico’s voor cliënten en medewerkers, gekozen voor een bestuurlijke fusie en niet voor het oprichten en overdragen van activiteiten naar een nieuwe stichting. Om aanvullende zekerheid te krijgen op mogelijk onbekende juridische aansprakelijkheden zullen wij in fase 2 alleen een juridische en fiscale due diligence laten uitvoeren.

Graag bespreken we met u of u zich kunt vinden in bovengenoemde uitgangspunten rondom het pand en de keuze voor een bestuurlijke fusie.

Realiseren van synergievoordelen en berekenen verlies tot 31 december 2021 De belangrijkste overweging om de JB west groep te vragen deze overname te onderzoeken is gelegen in het feit dat wij een GI zijn met een grotere omvang. De JB west groep is in staat de indirecte kosten (overhead) te verlagen als gevolg van schaalvoordelen bij inkoop van algemene diensten en het gezamenlijk gebruik maken van een opgebouwde en bestaande kennis- en ITinfrastructuur. In paragraaf 2.2 berekenen we dat een besparing van circa € 1,2 miljoen op de kosten noodzakelijk is. Deze € 1,2 miljoen gaat in de business case gerealiseerd worden door:  Op het primaire proces een besparing te realiseren van circa € 0,2 miljoen doordat verzuim en verloop in 2022 berekend is op onze normen.  Een besparing op indirecte kosten te realiseren van € 1,0 miljoen welke in onderstaande tabel is samengevat. Business case Jeugdbescherming west Zeeland

69/119

5

Indirecte kosten (x €000)

2020

2022

Indirecte personeelskosten3 IT-integratie Huisvestingskosten (inclusief onderverhuur) Overige bedrijfskosten Subtotaal Verlies 2021 Totaal

1.333 718 201 432 2.684

860 326 189 271 1.646

Beoogde Besparing 473 392 12 161 1.038

Eenmalige kosten 360 635 250 267 1.512 952 2.464

tabel 1 Totaaloverzicht besparing indirecte kosten en te maken éénmalige transitiekosten

Overbrugging van lopende verliezen tot 31 december 2021 Omdat pas in de tweede helft van 2021 de eerste besparingen zichtbaar worden in de exploitatie hebben wij in paragraaf 2.2 berekend dat het verlies in 2021 lager zal zijn dan 2020, maar nog altijd circa - € 0,95 miljoen zal bedragen (- € 0,58 miljoen in periode januari – juni 2021 en - € 0,37 in periode juli – december 2021).

Graag krijgen we de bevestiging dat, in het verlengde van de overbruggingsovereenkomst, u dit verlies tot 30 juni 2021 zult afrekenen met de huidige organisatie (Intervence) en dat wij (Jbwest) volledig worden gecompenseerd voor de te maken transitiekosten en het verlies in de periode juli tot en met december 2021.

1.4. Managementsamenvatting contractering 2022 In hoofdstuk 3 geven wij u een beeld van de nieuwe GI Jeugdbescherming west Zeeland, zijnde de voortzetting van Stichting Intervence. Op basis van zowel inhoudelijke (beschikbaarheid in breed gebied) als financiële gronden (noodzakelijk volume om kosten te dekken) komen wij tot een vast omzetvolume van € 7,04miljoen, een niveau dat in 2022 past bij 54 fte jeugdbeschermers. Ondanks de besparing van € 1,2 miljoen in de directe en indirecte kosten blijft er vooral na integratie een risico aanwezig in de beheersing van de directe kosten. Bij een omzet van € 7,0 miljoen is de organisatie nog steeds zeer kwetsbaar voor risico’s als gevolg van verzuim, verloop en de beschikbaarheid van ervaren of op te leiden jeugdbeschermers. Deze risico's zijn niet in de regio zelf op te vangen. We hebben daarom een voorstel uitgewerkt om te komen tot een risicobuffer. Dit hadden we in de brief van 11 september 2020 ook al aangekondigd. Hiermee kunnen (kleine) schokken in de bedrijfsvoering opgevangen worden door de Stichting JB west Zeeland zelf. Wij willen daarom de volgende twee afspraken maken: - De tarieven voor de wettelijke maatregelen worden per 1 januari 2022 geharmoniseerd naar het niveau van de reeds geharmoniseerde tarieven in onze andere 4 inkoopregio's, inclusief een risico-opslag van 2%.

Deze risico-opslag is bedoeld om risico’s op te vangen en, als deze zich niet voordoen, te gebruiken om een extra risicobuffer op te bouwen. Deze 3

Circa € 200.000 van de van de beoogde besparing op indirecte personeelskosten was al eerder ingang gezet maar niet geëffectueerd doordat betreffende medewerkers langdurig ziek waren. 4 Welke wel jaarlijks wordt geïndexeerd in lijn met de OvA.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

70/119

6

-

geharmoniseerde tarieven gaan na de aanbesteding ook voor de andere gecertificeerde instellingen gelden in deze regio; Een beperkte start risicobuffer van 15% van de omzet (budgetratio conform één van de indicatoren in het onderzoek van de Jeugdautoriteit gebaseerd op de norm van het Waarborgfonds) per 1 juli 2021. Deze buffer is ook voor de systeemverantwoordelijke van belang om zekerheid te hebben dat de continuïteit van de wettelijke taak van een regionale GI-functie voor de gehele provincie met beperkt inwonersaantal zeker gesteld is.

Deze risicobuffers vormen één geheel met de gevraagde omzetgarantie van € 7,0 miljoen voor de jaren 2022 tot en met 2026 en moeten in combinatie worden bezien en niet als losstaande elementen.

Om de toekomstige financiële risico's te dekken willen wij over een periode van 5 jaar zekerheid over dit omzetniveau. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en een subsidiecomponent kan per jaar verschillen. Deze omzetgarantie voor de jaren 2022 tot en met 2026 is onderdeel van de door ons gevraagde risicobuffer en moet in samenhang worden gezien met de 2% risico-opslag in de tarieven en de start risicobuffer in het eigen vermogen (15% van de omzet).

Effect op resultaat 2022 Op basis van bovenstaande uitgangspunten hebben we het verwachte resultaat voor 2022 berekend. Daarbij hebben we er in de tarieven al (zie hoofdstuk 3) rekening mee gehouden dat we de geharmoniseerde tarieven van al onze regio’s hebben overgenomen en laten daarbij het effect van de 2% risico-opslag zien op de tarieven van de maatregelen. Opbouw verwacht resultaat (bedragen luiden in €000) Resultaat voor harmonisering Harmonisering Resultaat na harmonisering Risico-opslag 2% (voor met name directe kosten) Verwacht resultaat

2022 -32 68 36 118 154

In % omzet -0,5% 1,0% 0,5% 1,7% 2,2%

tabel 2 Opbouw verwacht resultaat

Graag bespreken wij met u dit scenario en mogelijke andere scenario’s. Waarbij, wat ons betreft, ook een afspraak gemaakt kan worden dat als er gedurende een periode minder risico’s zijn opgetreden en het vermogen boven een bepaald niveau komt wij dit verrekenen in de subsidie afrekening van het betreffende jaar.

1.5. Samenvatting van (strategische) risico’s In paragraaf 4.2 van dit document sluiten we af met een risicoanalyse (inclusief oplossingsrichtingen) op strategisch niveau en benoemen we alle partijen die wij hebben gesproken en betrokken hebben om tot afronding van deze fase te komen. Samengevat komen wij tot de volgende vijf risico’s:  Het risico dat bestaande begeleiding bij gezinnen/ jeugdigen van Stichting Intervence wegvalt. Business case Jeugdbescherming west Zeeland

71/119

7

   

Het risico dat we in de complexiteit van de regels afdwalen van de bedoeling. Het risico dat we als GI en gemeenten onvoldoende samenwerken en daarmee het gezamenlijk doel niet bereiken. Het risico dat we de vitaliteit van medewerkers uit het oog verliezen. Het risico dat we onduidelijk of onvoldoende communiceren over planning en besluitvorming.

Graag bespreken wij of u onze strategische risico’s herkent en of deze volledig zijn en hoe we samen bewaken dat we deze risico’s kunnen beheersen.

De positieve reacties en de feedback die wij hebben gekregen in alle gevoerde gesprekken maakt dat we nog steeds enthousiast zijn om dit proces tot een succesvol einde te brengen.

1.6. Afsluitend Recapitulerend gaat het hierbij dus over de volgende financiële injectie: (Bedragen x € 1 miljoen) Eenmalige transitiekosten Dekking verlies januari – juni Intervence Dekking verlies juli – december Stg Jbwest Zeeland Opbouw risicobuffer Totaal

Bijdrage in kosten 1,5 0,6 0,4 0,3 2,8

Risico buffer

1,0 1,0

Totaal 1,5 0,6 0,4 1,3 3,8

tabel 3 Samenvatting financiële injectie

Indien gekozen wordt voor de variant om het pand te verkopen vóór de bestuurlijke fusie met Jeugdbescherming west wijzigen deze cijfers. Zie hiervoor de nadere toelichting in bijlage 7.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

72/119

8

Op basis van de uitwerking van deze business case is het daarom nodig om met elkaar antwoord te geven op onderstaande vragen. # 1

Samenvatting vragen Graag bespreken we met u welke maatregelen en afspraken we op dit moment kunnen maken om een aantal risico’s die door tijdsdruk ontstaan kunnen vermijden, oplossen of accepteren.

2

Graag bespreken we met u of u zich kunt vinden in bovengenoemde uitgangspunten rondom het pand en de keuze voor de bestuurlijke overdracht.

3

Graag krijgen we de bevestiging dat, in het verlengde van de overbruggingsovereenkomst, u dit verlies tot 30 juni 2021 zult afrekenen met de huidige organisatie (Intervence) en dat wij (Jbwest) volledig worden gecompenseerd voor de te maken transitiekosten en het verlies in de periode juli tot en met december 2021.

4

Om de toekomstige financiële risico’s te dekken willen wij over een periode van 5 jaar zekerheid over een stabiel omzetniveau. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en een subsidiecomponent kan per jaar verschillen. Graag bespreken wij met u op welke wijze de noodzakelijke risicobuffer vormgegeven gaat worden.

5

6

Graag bespreken wij met u of u onze strategische risico’s herkent en of deze volledig zijn en hoe we samen bewaken dat we deze risico’s kunnen beheersen.

tabel 4: Samenvatting vragen

Deze business case is 1 maand geldig. Na 15 mei zullen wij opnieuw moeten bekijken of de uitgangspunten nog valide zijn. Indien deze datum niet gehaald wordt zullen wij de beoogde overgangsdatum ook van 30 juni moeten verschuiven naar 30 september. Daarnaast betreft dit document de afronding van fase 1 en moeten we gezamenlijk ook fase 2, zoals beschreven in hoofdstuk 4, doorlopen om te komen tot de contractuele overdracht.