2021-05-25 a. Bestuurlijke fusie JB West en Intervence - Ontwerpbesluit
Tekst van het document
Gemeenteraad Ontwerpbesluit
Zitting van 3 juni 2021 Samenleving - Maatschappelijke Ontwikkeling zaaknummer: 345599
2021_Raad_00099 - Bestuurlijke fusie Jeugdbescherming West en Intervence voor de uitvoering van de GI functie in Zeeland Portefeuillehouder Sonja Suij Overeenstemming met Team Financiën Besluit Besluitpunt 1 De gemeenteraad besluit een incidentele bijdrage van maximaal € 668.494 beschikbaar te stellen voor de kosten om de bestuurlijke fusie Jeugdbescherming West en Intervence mogelijk te maken en dit eenmalig te bekostigen uit de algemene reserve.
Wat is de aanleiding? Al lange tijd zijn de Zeeuwse gemeenten en Intervence in gesprek over de dienstverlening en de bekostiging van de door Intervence geleverde diensten. In 2019 is daarvoor een bestuursakkoord gesloten met de Raad van Toezicht, de Zeeuwse gemeenten en het Ministerie van Justitie en Veiligheid. In dat bestuursakkoord is afgesproken dat Intervence gedurende twee jaar (2019 en 2020) een instandhoudingsbijdrage zou krijgen, waarna de organisatie de zorg binnen de gestelde financiële kaders zelfstandig zou moeten uitvoeren. In totaal betaalden de Zeeuwse gemeenten in twee jaar een bedrag voor de instandhoudingsbijdrage van € 1.442.000 (€ 838.000 over 2019 en € 604.000 over 2020). Ook zijn in 2019 de tarieven voor de diensten verhoogd. Een onderdeel van de afspraken in het bestuursakkoord februari 2019 was ook dat de Zeeuwse gemeenten de GI Intervence structureel gingen bevoorschotten, op basis van toen geldende productiecijfers. Bij de verrekening van 2019 bleek dat Intervence tot en met april 2020 een bedrag van € 1.218.000 te veel bevoorschot was en dit bedrag moet terugbetalen aan de Zeeuwse gemeenten. Dit omdat de geleverde productie afweek van het bevoorschotte bedrag. Intervence beschikte niet over voldoende eigen middelen dit terug te betalen.
Het bedrag dat terugbetaald moest worden, is in de afgelopen maanden gedeeltelijk verrekend met de bevoorschotting. De hoogte van het restantbedrag is op dit moment nog niet exact te geven.
1/119
In november 2020 zijn de resultaten van het scenario-onderzoek gepresenteerd in de Bestuurscommissie Inkoop Jeugd (hierna Bestuurscommissie). Op basis daarvan heeft de Bestuurscommissie besloten het contract van Intervence voor het jaar 2021 definitief niet te verlengen. Het besluit van de Bestuurscommissie hield in dat nieuwe casussen voortaan zouden worden uitgevoerd door de drie andere in Zeeland gecontracteerde GI’s: Briedis, Leger des Heils en William Schrikker Stichting. De Inspecties en Jeugdautoriteit hebben echter geoordeeld dat dit onvoldoende perspectief bood voor de jongeren en de gezinnen, maar ook voor de medewerkers van Intervence. Zij hebben de Minister van Rechtsbescherming (S. Dekker) en de staatssecretaris van VWS (P. Blokhuis) geadviseerd niet in te stemmen met dit scenario. Tegelijkertijd hebben zij het advies gegeven om de terugvaloptie van Jeugdbescherming west (hierna JB west) te onderzoeken. Op verzoek van de Bestuurscommissie Jeugd heeft JB west daarom bijgevoegde businesscase aangeleverd. Er is de afgelopen maanden intensief over de zorgen rondom de GI Intervence gesproken met de Raad van Toezicht en de directeur-bestuurder van Intervence, Ministerie van J&V en het landelijke Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd. U bent daar op verschillende momenten over geïnformeerd.
Duidelijk is geworden dat de schaalgrootte van een kleine regionale GI als Intervence een belangrijk aandachtspunt is. Dat maakt de organisatie kwetsbaar en daarmee ook de kwaliteit en de continuïteit van de zorg. Inzetten op de schaalgrootte, op de manier zoals JB west georganiseerd is, betekent een kwaliteitsverbetering, maar ook een kostenbesparing. Intervence heeft zelf ook aangegeven tevreden te zijn met deze overnamepartner. Zij stellen: “De raad van toezicht en raad van bestuur van Intervence staan achter het besluit ‘een bestuurlijke fusie van Intervence met Jeugdbescherming west’ dat door de dertien Zeeuwse wethouders jeugd is genomen”. De Bestuurscommissie heeft, het ambtelijk advies en de aangegeven risico’s in overweging nemend, op 12 mei 2021 besloten om inhoudelijk in te stemmen met de businesscase en daarmee met de bestuurlijke fusie van JB west en Intervence. De Bestuurscommissie heeft de colleges van de 13 Zeeuwse gemeenten daarop geadviseerd om de benodigde financiële middelen voor de uitvoering van de businesscase beschikbaar te stellen. Het college adviseert de raad om in te stemmen met dit advies.
Wat willen we bereiken? Met de bestuurlijke fusie tussen JB west en Intervence geven we vorm aan een duurzame GI functie in Zeeland. De precaire situatie rondom het zelfstandig functioneren van een regionale GI in Zeeland wordt daarmee beëindigd en de continuïteit van zorg geborgd. Dit moet rust en duidelijkheid brengen voor alle betrokkenen: jongeren, (pleeg)gezinnen, medewerkers van Intervence en gemeenten. De verwachting is ook dat we een professionaliseringsslag bereiken wanneer de bestuurlijke fusie tot stand komt.
2/119
Argumenten 1.1 Begin 2020 is geconstateerd dat de financiële situatie bij Intervence dermate zorgwekkend was, dat besloten is tot een scenario-onderzoek naar de uitvoering van de GIfunctie in Zeeland in relatie tot de rol die Intervence daarin kan hebben. Dit met als doel om op basis van de juiste feiten een beslissing te kunnen nemen door de 13 Zeeuwse gemeenten over de contractering van Intervence vanaf 2021. Op 26 november 2020 zijn de resultaten van het scenario-onderzoek gepresenteerd in de Bestuurscommissie. Op basis daarvan heeft de Bestuurscommissie besloten het contract van Intervence voor het jaar 2021 definitief niet te verlengen. Nadat de organisatie zelf in juni 2020 een verlenging had afgewezen, in afwachting van de uitkomst van het scenarioonderzoek. Tegelijkertijd met bovenstaand besluit heeft de Bestuurscommissie ook besloten om nieuwe maatregelen voortaan uit te laten voeren door de drie andere in Zeeland gecontracteerde GI’s: Briedis, Leger des Heils en William Schrikker Stichting (scenario 3b).
Daarop hebben de Inspectie en Jeugdautoriteit in hun oordeel over de uitwerking van dit scenario aan de Minister voor Rechtsbescherming en de staatssecretaris van VWS gesteld dat: “Ondanks de inspanningen van de door de gemeenten aangestelde transitiemanager en de drie overnemende GI’s, moeten de inspecties constateren dat het plan van aanpak onvoldoende garanties biedt voor een duurzame transitie van de jeugdbescherming in Zeeland. Het plan is hiervoor onvoldoende concreet, realistisch en volledig en bevat te veel risico’s die niet of niet voldoende afgedekt zijn. Gezien de beperkte voortgang van het proces sinds het moment dat de drie scenario’s op tafel kwamen en de besluitvorming in december en de risico’s die steeds groter worden naar mate de onzekerheid voor medewerkers van Intervence langer duurt, hebben de inspecties geen vertrouwen dat het plan op korte termijn dusdanig uitgewerkt kan worden dat er wel sprake is van een toekomstbestendig en realistisch scenario.” Tegelijkertijd stelden de Inspecties dat “In het plan van aanpak is een terugval scenario beschreven. Omdat het terugval scenario niet is uitgewerkt kunnen de inspecties dit scenario niet inhoudelijk beoordelen. In het plan van aanpak staat beschreven dat bij de terugval sprake is van een beoogde overname door Jeugdbescherming west (JB west).
JB west wil met haar expertise, middels een integrale ‘going concern’ overname, inhoudelijke vernieuwing in de Zeeuwse jeugdbescherming brengen. De inspecties zouden graag zien dat deze optie serieus wordt onderzocht als duurzame en realistische oplossing voor cliënten en medewerkers”. 1.2 Op basis van het oordeel en advies van de Inspecties heeft de Bestuurscommissie JB west gevraagd om onderzoek te doen naar de mogelijkheden van overname van Intervence en daarvoor een businesscase op te leveren. Gezien de eerder gestelde voorwaarde (september 2020) heeft JB west daarvoor een bedrag van € 35.000 beschikbaar gekregen. Dit bedrag is onderdeel van de totale kosten die gemaakt zijn voor de organisatie van de GI-functie in Zeeland. De businesscase van JB west beschrijft hoe zij de bestuurlijke fusie met Intervence vorm willen geven. De raad is hierover ook geïnformeerd tijdens de digitale informatieve raadsbijeenkomsten van 10 en 11 mei jl.
3/119
De Inspectie en de Jeugdautoriteit hebben ook de businesscase beoordeeld. Zij “constateren dat fase 1 van de business case voldoende garanties biedt voor een toekomstbestendige jeugdbescherming in Zeeland en minimale risico’s bevat voor de continuïteit van zorg aan cliënten. Voor zover mogelijk in fase 1, zijn de beschreven uitgangspunten voldoende concreet en realistisch en dragen deze bij aan een duurzame jeugdbescherming in Zeeland. De inspecties adviseren dan ook om zo spoedig mogelijk in te stemmen met de uitgangspunten zoals opgenomen in de business case fase 1 en door te gaan met de uitwerking van fase 2". Op 12 mei 2021 heeft de Bestuurscommissie in haar overleg het ambtelijk advies op de businesscase van JB west besproken. Dit advies beschrijft de risico’s op basis waarvan de ambtenaren de Bestuurscommissie adviseren om onder voorwaarden in te stemmen met de businesscase. Voor de onderbouwing van het ambtelijk advies verwijzen wij naar de bijlagen. De Bestuurscommissie heeft, de voor- en nadelen van het ambtelijk advies in overweging nemende, op 12 mei 2021 besloten: 1. In te stemmen met de businesscase van JB west; a. onder voorbehoud van de uitkomst van de vrijwillige transparantie b. onder voorbehoud van de uitkomst van besluitvorming van de gemeenteraden voor financiering c.
onder voorbehoud van schriftelijke instemming JB west van de mondeling toegezegde kaders voor uitwerking in fase 2 (o.a. Vaart en Veiligheid, samenwerking lokale toegangsorganisaties en evaluatiemoment). 2. Via de colleges van B&W aan de 13 Zeeuwse gemeenteraden een voorstel tot financiering van de bestuurlijke fusie met Intervence door JB West voor te leggen.
Kanttekeningen 1.1 De Bestuurscommissie heeft op 12 mei 2021 haar besluit genomen op basis van de zorgen rondom de continuïteit van de zorg. De jeugdbescherming en -reclassering moet worden gezien als de Intensive Care van de Jeugdhulp. Langer uitstellen van het besluit zou de continuïteit van de zorg in gevaar kunnen brengen. Ook de kwaliteit van de zorg bij Intervence was een aandachtspunt, zoals ook gebleken is uit het interne onderzoek van Intervence voor scenario 1 en 2 (Rapport EHdK Bedrijfsplan Intervence september 2020, wat de raad eerder heeft ontvangen). Zeeland scoort relatief hoog in het aantal wettelijke maatregelen, waarbij het hoge aantal spoedmaatregelen zorgelijk is te noemen. Het onderzoek naar de mogelijke oorzaak hiervan zal z.s.m. opgestart worden vanuit JB west, de Programmamanager Jeugd en het landelijke Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd. 1.2 Daarnaast heeft de Bestuurscommissie besloten om het besluit en daarmee het voornemen de opdracht te gunnen aan JB west via vrijwillige transparantie vooraf openbaar te maken, waardoor de risico’s, zoals beschreven in de financiële én juridische paragraaf van het ambtelijk advies, ook kleiner worden (voorbehoud 1a). De uitslag van de vrijwillige transparantie is nog niet bekend, het voornemen om met JB west in zee te gaan zal op korte termijn worden gepubliceerd op Tenderned. Na publicatie krijgen 4/119
ander instellingen in Nederland een periode van 20 dagen om bezwaar te maken c.q. een kort geding aanhangig te maken. Als bijlage doen wij u de brief van Jeugdzorg Nederland toekomen. Hierin stellen zij in het voorstel dat door de Bestuurscommissie is uitgewerkt een belangrijke bevestiging te zien van een aanpak gebaseerd op een kwalitatief goede hulpverlening aan de gezinnen en kinderen die dat nodig hebben en gericht op continuïteit van de zorgrelaties in de jeugdzorg en jeugdhulpverlening. Op basis van de besluitvorming door de Bestuurscommissie heeft JB west (in de bijlage) antwoord gegeven op het gestelde voorbehoud over de samenwerkingsafspraken in het Samenwerkingsprotocol met de gemeenten en de gecontracteerde GI’s, Vaart in Veiligheid, de samenwerking met de lokale wijkteams, de landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming en de in te voeren regionale teams. Daarmee voldoen ze aan de voorbehoud 1c uit het besluit van de Bestuurscommissie. Daarmee is een aantal risico’s verminderd, maar niet volledig verdwenen. 1.3 Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor de instandhouding van de GI-functie. De gemeenten zijn niet verantwoordelijk voor de instandhouding van een GI-organisatie, maar hebben dus wel de wettelijke verplichting om ervoor te zorgen dat de continuïteit van de zorg niet in het geding is of komt.
De onrechtmatigheid in de besluitvorming van de Bestuurscommissie kan niet worden weggenomen. De Bestuurscommissie moest de afweging maken om óf onrechtmatig te handelen in het kader van de aanbestedingsregels óf niet rechtmatig te handelen in het kader van de verplichting omtrent het organiseren van de continuïteit van de zorg vanuit de Jeugdwet. De Bestuurscommissie is van mening dat de verantwoordelijkheid vanuit de Jeugdwet betreffende het organiseren van passende jeugdhulp in hun besluitvorming leidend moet zijn. Er is in heel Nederland een tekort aan jeugdbeschermers. Door de problemen bij Intervence én door het beëindigen van het KMI keurmerk van Briedis zijn er honderden Zeeuwse kinderen waarvoor de continuïteit van zorg zwaar onder druk staat. Er móet dus iets gebeuren. En wel op korte termijn. Daar dringt het ministerie van Justitie en Veiligheid ook op aan.
Wat mag het kosten? Ter kennisneming leggen wij aan u voor dat de businesscase naast de incidentele bijdrage ook structurele financiële consequenties tot gevolg heeft. In ieder geval zal de komende vijf jaren naast de p*q een omzetgarantie worden geboden tot een bedrag van € 7 miljoen per jaar. Daarnaast worden de tarieven voor alle instellingen geharmoniseerd. In de businesscase stelt JB west een aantal financiële voorwaarden. Het effect van alle financiële voorwaarden werken we uit in deze paragraaf. De meest in het oog springende is de voorwaarde tot het sluiten van een contract voor 5 jaar, met een gegarandeerde, minimale omzetwaarde van € 7 miljoen per jaar. Die omzet wordt, zoals u in de businesscase kunt lezen, opgebouwd uit een omzet uit uitgevoerde maatregelen (pxq). Dit deel is, wat methodiek betreft, gelijk aan de huidige wijze van financieren van alle GI’s die in Zeeland werkzaam zijn. Als dit omzetdeel lager is dan de gewenste € 7 miljoen, vraagt JB west een aanvulling via
5/119
een nog te bepalen, andere financieringswijze tot het afgesproken minimale bedrag. De werkzaamheden die JB west uitvoert als tegenprestatie bevinden zich meer op het gebied van consultatie, advies en samenwerking / ondersteuning van de gemeentelijke toegangen. Dit betreft een aanvulling die als vernieuwend gezien moet worden, de inzet zoals beschreven vanuit de GI past binnen het Zeeuwse beleid (zoals Vaart in Veiligheid). Dit betekent overigens ook dat, mocht er behoefte zijn aan die adviesfunctie terwijl er voldoende maatregelen zijn om de € 7 miljoen omzet te halen, er extra betaald moet worden voor de aanvullende werkzaamheden. De € 7 miljoen is daarmee een minimum. Geen maximum. Intervence heeft de afgelopen jaren, op basis van pxq, een omzet gehaald voor het uitvoeren van wettelijke maatregelen die ligt tussen de € 6 mln en de € 6,5 mln. Als we daarvan uitgaan zal de jaarlijkse aanvulling voor JBwest tussen de € 500 K en € 1 mln liggen. Een goede inschatting maken van de werkelijkheid wordt nog ingewikkelder door het verliezen van het KMI certificaat door Briedis. Die ontwikkeling maakt het mogelijk dat JB west in de toekomst meer maatregelen toegewezen zal krijgen dan Intervence in het verleden. Daardoor zal mogelijk de “pxq” omzet hoger zijn en daarmee de aanvulling tot € 7 miljoen lager uitvallen.
Omdat het effect hiervan nog te onzeker is, is hiermee geen rekening gehouden in de berekening van de kosten van dit raadsvoorstel. Dit besluit heeft dezelfde looptijd als het contract en geldt dus voor vijf jaar. Daarnaast heeft JB west de voorwaarde om in Zeeland met dezelfde tarieven te werken als in haar andere regio’s. Door een afgesproken risico-opslag van 2% liggen die tarieven iets hoger dan de huidige Zeeuwse prijzen. Omdat wij binnen de aanbestedingsregels niet met verschillende tarieven voor dezelfde werkzaamheden mogen werken, betekent dit dat wij ook voor de overige in Zeeland werkzame GI’s onze tarieven iets moeten verhogen. In de berekening van de met dit voorstel samenhangende kosten, hebben wij rekening gehouden met een aanpassing van de tarieven voor alle uit Zeeland toegewezen maatregelen. Ook de maatregelen die door een andere GI dan JB west worden uitgevoerd. Omdat de aantallen per jaar fluctueren, zien we hier een financieel effect voor heel Zeeland tussen € 240K en € 395K. De prijswijziging geldt vanaf de periode 2022 en is daarmee structureel van aard. Voor de overname van Intervence vraagt JB west een financiële tegemoetkoming van € 3,8 mln. Met die financiële tegemoetkoming kunnen zij de transitiekosten betalen, het verlies 2021 van Intervence opvangen en een risicobuffer aanleggen.
Op die manier verwacht JB west te voorkomen dat zij in dezelfde situatie terechtkomt als Intervence in het verleden en flexibel genoeg is om tegenvallers zelf op te vangen zonder om extra geld van de gemeenten te moeten vragen. JB west heeft dit bedrag berekend op basis van de nu bij haar bekende informatie. Er volgt nog een due diligence (“boekenonderzoek”) en een onderzoek op fiscaal en juridisch gebied. Omdat nog niet bekend is wat er uit die onderzoeken volgt, houden we een bandbreedte aan van minimaal € 3,8 en maximaal € 5 mln. De toekenning van de risicobuffer van 15% van de garantieomzet ad € 1mln aan JB west kan leiden tot een aanvraag voor een vergelijkbare risicobuffer van andere, in Zeeland werkzame, GI’s. Als dat gebeurt, kan de aanvraag oplopen tot € 750K (voor
6/119
uitleg hierover verwijzen we naar het ambtelijke advies in de bijlage). Wij achten de kans dat dit gebeurt overigens klein. De hoogte van potentiële claims is aanzienlijk. Door de route van vrijwillige transparantie die wordt gelopen en de afstemming met Jeugdzorg Nederland, achten wij die kans nagenoeg nihil dat het risico zich manifesteert. Daarom hebben wij de financiële gevolgen hiervan niet in dit raadsvoorstel opgenomen. In januari (en voor sommige raden in februari) is de raad gevraagd om in te stemmen met kosten voor de liquidatie van Intervence van € 2 mln en de transitie naar William Schrikker Stichting, Leger des Heils en Briedis voor € 1,2 mln. Een totale kostenpost van € 3,2 mln. Daarmee bent u toen akkoord gegaan. Door de ontwikkeling richting een bestuurlijke fusie met JB west worden deze kosten niet volledig gemaakt. In haar businesscase houdt JB west al rekening met een vergoeding van het verlies van Intervence van € 1 mln. Van de toegekende € 2 mln is nu nog maar 1 mln nodig. Het andere miljoen zit in de businesscase van JB west. Omdat het verlies dat in 2021 door Intervence gemaakt wordt nog niet volledig is in te schatten, is het te risicovol om uit te gaan van een grotere besparing dan de net genoemde € 1 mln.
Daarnaast is u in bovenstaande besluit gevraagd om in te stemmen met een post van € 1,2 miljoen voor de overdracht van de maatregelen van Intervence naar de andere in Zeeland gecontracteerde GI’s. Dit bedrag is nog niet volledig gebruikt en dat zal ook niet gebeuren. Wel zijn er kosten gemaakt voor bijvoorbeeld juristen (opstellen van de intentie- en overbruggingsovereenkomsten); de onafhankelijke procesbegeleider en projectondersteuning. Een deel van die kosten is gemaakt door de GI’s. Een ander deel loopt via de exploitatie van de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland. Het totaal van die kosten zal naar verwachting maximaal € 900K zijn. Daarmee wordt nog een “besparing” t.o.v. het eerdere besluit gerealiseerd van € 300K.
Concreet vragen wij u een totaal budget beschikbaar te geven van Zeeuws breed: Minimaal Maximaal Incidenteel (2021) Overnamekosten € € 3.800.000 5.000.000 Risicobuffer andere GI's Claims
€ €
€ 750.000 PM
€ € 3.800.000 5.750.000
Afhankelijk van due dilligence Risico beperkt door vrijwillige transparantie Risico beperkt door vrijwillige transparantie Basis van huidig raadsvoorstel excl. besluit januari
Rekening houdend met het besluit van
7/119
januari: Besparing op besluit januari
€ € 1.300.000 1.300.000
Voorzichtige aanname
€ € 2.500.000 4.450.000
Structureel (5 jaar) vanaf 2022 Omzetgarantie € € 500.000 1.000.000
Harmonisatie tarieven
€ € 240.000 395.000
Op basis van huidige omzet Intervence tussen € 6 mln. en € 6,5 mln. (niet pxq en zonder effect Briedis) Inclusief risicoopslag
€ € 740.000 1.395.000
Tabel 1: Totaaloverzicht incidentele en structurele kosten overname JB west (inclusief bandbreedte)
Per gemeente betekent dit: (exclusief rekening te houden met het besluit van januari) Gemeente
Minimaal
01. Borsele
5,63%
€
02. Goes
9,83%
€
03. Kapelle
2,68%
€
04. Noord-Beveland
2,22%
€
05. Reimerswaal
6,03%
€
06. Schouwen-Duiveland 7,41% 07. Tholen 7,46%
€ €
Maximaal € 213.976 323.779 € 373.491 565.151 € 101.909 154.204 € 84.266 127.507 € 229.291 346.953 € 281.525 425.992 283.304 €
8/119
08. Middelburg
16,01%
€
09. Veere
3,95%
€
10. Vlissingen
12,73%
€
11. Hulst
6,44%
€
12. Sluis
4,59%
€
13. Terneuzen
15,02%
€
100,00%
€
428.684 € 608.354 920.535 € 150.206 227.285 € 483.593 731.753 € 244.873 370.531 € 174.365 263.841 € 570.849 863.785 € 3.800.000 5.750.000
Tabel 2: Overzicht incidentele bijdrage 2021 (per gemeente)
Boven op het besluit van januari betekent dit per gemeente:
01. Borsele
5,63%
€
02. Goes
9,83%
€
03. Kapelle
2,68%
€
04. Noord-Beveland
2,22%
€
05. Reimerswaal
6,03%
€
06. Schouwen-Duiveland 7,41%
€
07. Tholen
7,46%
€
08. Middelburg
16,01%
€
09. Veere
3,95%
€
10. Vlissingen
12,73%
€
11. Hulst
6,44%
€
12. Sluis 13. Terneuzen
4,59% 15,02%
€ €
€ 140.773 250.577 € 245.718 437.378 € 67.045 119.340 € 55.438 98.680 € 150.849 268.511 € 185.214 329.680 € 186.384 331.764 € 400.233 712.414 € 98.820 175.899 € 318.153 566.313 € 161.100 286.759 € 114.714 204.190 375.559 €
9/119
100,00%
€
668.494 € 2.500.000 4.450.000
Tabel 3: Overzicht incidentele bijdrage 2021(per gemeente), bovenop besluit januari
De verwachte extra structurele kosten vanaf 2022[1]:
01. Borsele
5,63%
€
41.669
02. Goes
9,83%
€
72.732
03. Kapelle
2,68%
€
19.845
04. Noord-Beveland
2,22%
€
16.410
05. Reimerswaal
6,03%
€
44.651
06. Schouwen-Duiveland 7,41%
€
54.823
07. Tholen
7,46%
€
55.170
08. Middelburg
16,01%
€
118.469
09. Veere
3,95%
€
29.251
10. Vlissingen
12,73%
€
94.173
11. Hulst
6,44%
€
47.686
12. Sluis
4,59%
€
33.955
13. Terneuzen
15,02%
€
111.165
100,00% €
€ 78.552 € 137.111 € 37.411 € 30.934 € 84.174 € 103.349 € 104.003 € 223.330 € 55.141 € 177.530 € 89.894 € 64.010 € 209.562
€ 740.000 1.395.000
Tabel 4: Overzicht verwachte extra structurele kosten vanaf 2022 (per gemeente)
Een verdere specificatie van de berekeningen vindt u in het ambtelijk advies.
10/119
[1] Hier wordt nu geen besluit over gevraagd, maar we willen het wel inzichtelijk maken.
Wat gaan we ervoor doen? In de businesscase heeft JB west gesteld dat het besluit voor 15 mei 2021 genomen moet zijn. Deze periode is in afstemming met JB west verlengd tot 4 juni 2021. Uitgaande van de bestuurlijke fusie van Intervence en JB west uiterlijk per 1 oktober 2021 betekent dit dat: In week 20 de colleges van de 13 Zeeuwse gemeenten het besluit genomen moeten hebben over het advies van de Bestuurscommissie om “via de colleges van B&W aan de 13 Zeeuwse gemeenteraden een voorstel tot financiering van de bestuurlijke fusie met Intervence door JB west voor te leggen”. De afstemming vanuit JB west met Ondernemingsraad, vakbonden en Cliëntenraad/cliënten van Intervence alvast start, uitgaande van het voorbehoud van de besluitvorming van colleges en raden. De gemeenteraden uiterlijk 4 juni 2021 een besluit genomen moeten hebben. De uitslag van de vrijwillige transparantie in de eerste helft van juni 2021 bekend moet zijn. Om de regie zelf in handen te houden, vindt communicatie over de bestuurlijke fusie van JB west met Intervence plaats onder verantwoordelijkheid van de Bestuurscommissie. Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten: Er zijn verschillende belanghebbenden en zij worden op het juiste moment meegenomen in de voortgang. Ontwikkelingen gaan snel en er moet daardoor ook snel, maar vooral zorgvuldig geschakeld worden tussen alle partijen.
Interne en externe communicatie zijn op elkaar afgestemd. Intern (colleges, gemeenteraden) gaat voor extern. Ook in de externe communicatie wordt de juiste volgorde betracht: eerst direct betrokkenen zoals medewerkers GI’s, cliënten, Ministerie, JA, Inspecties, GI’s, daarna media. Pro-actief, open en transparant communiceren op basis van feiten. Meenemen in proces en duiding geven over vervolg. Woordvoeringslijn vooraf afstemmen met JB west, Intervence en het ministerie van J&V, met begrip en erkenning van elkaars rollen en verantwoordelijkheden. Woordvoerder namens de Bestuurscommissie is dhr. J Werkman (voorzitter) of diens vervanger dhr. A. Vader (plaatsvervangend voorzitter).
Bijlagen 1. Bijlage 1 21 04 15 BC JBw Zeeland definitief.pdf 2. Bijlage 2 21 04 28 Addendum op business case 15 april versie 09.pdf 3. Bijlage 3 21 05 14 toelichting samenwerking ViV en Lokale toegangsorganisatie.pdf 4. Bijlage 4 21 05 17 Aanvullende informatie businesscase nav vragen.pdf 5. Bijlage 5 Ambt. advies mbt businesscase JB west compleet (incl. bijlagen).pdf 6. Bijlage 6 21 05 17 JN aan dhr. Werkman overname Intervence.pdf
11/119
Business case Jeugdbescherming west Zeeland April 2021
Raad van Bestuur Jeugdbescherming west 15 april Dit document is met veel zorgvuldigheid in een korte tijd tot stand gekomen. Gezien de aard van het document vragen wij uw terughoudend te zijn in het verspreiden (slechts op basis van ‘need tot know’). Dit document bevat geen contractuele verbindingen voor Jeugdbescherming west. Mochten er vragen zijn over de inhoud of de gebruikte uitgangspunten vragen wij u met ons contact op te nemen.
12/119
Inhoudsopgave 1.
Introductie en management samenvatting .................................................................... 3 1.1........Introductie ............................................................................................................................. 3 1.2........Waar staan we in het proces? ............................................................................................... 4 1.3........Management samenvatting transitieperiode ........................................................................ 5 1.4........Managementsamenvatting contractering 2022 .................................................................... 6 1.5........Samenvatting van (strategische) risico’s................................................................................ 7 1.6........Afsluitend ............................................................................................................................... 8 2. Uitwerking business case ............................................................................................ 10 2.1........Opbouw................................................................................................................................ 10 2.2........Financiële uitgangssituatie...................................................................................................
10 2.3........Nieuwe structuur door te kiezen voor bestuurlijke fusie .................................................... 11 2.4........Reguliere exploitatiekosten 2021 ........................................................................................ 12 2.5........Transitieplan ........................................................................................................................ 14 3. Exploitatie 2022 ......................................................................................................... 17 3.1........Inleiding................................................................................................................................ 17 3.2........Ontwikkeling maatregelen in tijd ......................................................................................... 17 3.3........Toelichting op onze werkwijze ............................................................................................. 18 3.4........Samenwerking met de wijk- en jeugdteams........................................................................ 20 3.5........Vaart in Veiligheid ................................................................................................................ 21 3.6........Samenwerking in inzet zorgaanbod .....................................................................................
22 3.7........Vitale organisatie/medewerkers.......................................................................................... 22 3.8........Concept-begroting 2022 ...................................................................................................... 23 4. Overige onderwerpen................................................................................................. 26 4.1........Opstellen detailplannen van aanpak ................................................................................... 26 4.2........Belangrijkste strategische risico’s ........................................................................................ 28 4.3........Wie hebben we betrokken bij deze business case .............................................................. 29 Bijlagen: Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7
Financieel historisch perspectief 2015-2020 ................................................................ 30 Financiële positie per 31 december 2020..................................................................... 31 Mobiliteitsplan ........................................................................................................... 33 Overgang naar IT-infrastructuur JB west ..................................................................... 36 Vitaliteit personeel ..................................................................................................... 38 Toetsingskader inspectie ............................................................................................ 40 Toekomstige huisvesting (vertrouwelijke bijlage) ........................................................ 41
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
13/119
2
1. Introductie en management samenvatting 1.1. Introductie Op 12 februari jl. heeft Jeugdbescherming west het verzoek gekregen om een onderzoek uit te voeren naar een mogelijke overname van de activiteiten van de Stichting Intervence. Deze rapportage is een uitwerking van fase 1 van de aanpak van het transitieproces, zoals we hebben beschreven in onze brief van 11 september 20201. De reden dat wij op dit verzoek zijn ingegaan is dat wij graag willen dat Zeeland een robuuste jeugdbeschermingsorganisatie heeft. Dat de kwaliteit en het behoud van de professionals, waar Intervence de afgelopen jaren in heeft geïnvesteerd, wordt voortgezet, dat de gezinnen dezelfde professionals behouden en we daarmee de zorgcontinuïteit borgen en dat we de innovaties die in Zeeland gaande zijn, zoals Vaart in Veiligheid, verdiepen en continueren. Last but not least, de professionals van Intervence zijn getraind in dezelfde methodiek (Funtional Family Parole (FFP)) als JB west en dat betekent dat we methodisch aansluiten en elkaar kunnen versterken. De gehele business case is vanuit deze waarden opgesteld.
Deze uitwerking van fase 1 geeft een oplossing voor de Zeeuwse gemeenten om op structurele wijze te komen tot een kwalitatief goede en betaalbare regionale jeugdbeschermingsorganisatie die voor de dertien gemeenten zorgt voor de uitvoering van de jeugdbeschermings- en jeugdreclasseringsmaatregelen rondom kwetsbare jongeren en gezinnen. Het borgt daarnaast de blijvende kennisoverdracht naar de wijkteams ter voorkoming van verdere escalaties binnen de gezinnen. In dit plan worden bovengenoemde activiteiten (via een bestuurlijke fusie) ondergebracht bij Jeugdbescherming west. Hiermee halen de samenwerkende gemeenten ook landelijke kennis en expertise binnen en kunnen via een gemeenschappelijke ondersteuning kosten worden bespaard. Met dit plan zetten we een streep onder het verleden en maken we een nieuwe start. Niet alleen in financiële zin, maar ook met de regio oppakken van de problemen waar het feitelijk om draait: de gezinnen en jeugdigen die aandacht en zorg nodig hebben. Echter, alleen met een nieuwe naam, een nieuw logo en een nieuw bestuur verandert er nog niets. Het is niet aan ons om vast te stellen of dit het beste alternatief is.
In dit plan geven we geen uitgebreide analyse van het verleden, maar geven we vooral op basis van een financiële analyse een perspectief voor de toekomst waarbij we inzetten op: • Het behouden van de bestaande relatie tussen gezinnen en jeugdbeschermers. • Het maximaal faciliteren van de jeugdbeschermers zodat ze inhoudelijk ondersteund worden om op een vitale en kwalitatief hoogstaande wijze te kunnen werken en ontwikkelen. Je kunt immers pas voor een ander zorgen als je voor jezelf zorgt. • Het steeds doorontwikkelen van onze werkwijze en de samenwerking in de keten, zoals Vaart in Veiligheid. (Paragraaf 3.5) • Het met perspectief en behoud van de continuïteit van de ondersteunende functies; deze enerzijds ombouwen en anderzijds afbouwen en centraliseren. Zodat deze weer past bij het nieuwe perspectief en het volume aan werk. • Een goed, transparant en voorspelbaar financieel beheer.
1
Brief d.d. 11 september met ref 2020.699 RvB/NM inzake Reactie op GI-functie in Zeeland.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
14/119
3
De voorliggende business case past binnen de huidige afspraken en bedrijfsvoering zoals deze is uitgewerkt met onze bestaande inkoopregio’s. We zouden dan ook graag zien dat de dertien gemeenten in Zeeland aansluiten bij ons bovenregionale bestuurlijke netwerk zodat daar naast transparantie tussen alle partijen ook innovatieve ideeën met elkaar gedeeld kunnen worden.
1.2. Waar staan we in het proces? In genoemde brief van 11 september 2020 hebben wij aangegeven dat we in dit transitieproces onderstaande vier belangrijke stappen zien: 1. De financiële consequenties in beeld brengen op basis van een business case en een integraal stappenplan (periode van 6 weken na start formele opdracht). 2. Gezamenlijke uitwerking in deelplannen (periode van 6 weken na principe overeenstemming stap 1). 3. Implementatie binnen de bestaande organisatie. 4. Overdracht van verantwoordelijkheid welke samengaat met de wijziging van de naam Intervence naar Jeugdbescherming west Zeeland en vastlegging in nieuwe contractafspraken. Met het opleveren van deze business case hebben we stap 1 afgerond. Op dit moment zijn er vijf onderwerpen die mogelijk op een kritiek tijdpad liggen. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen: • De totale en bindende afspraken over de bestuurlijke fusie kunnen wat ons betreft pas plaatsvinden als wij voldoende zekerheid hebben over de aanbesteding en subsidieafspraken voor 2022 en volgende jaren. De ervaring leert dat dergelijke trajecten al snel een lange doorlooptijd hebben. • Het afstemmen van het mobiliteitsplan (als uitwerking van het sociaal plan) vraagt tijd met vakbonden, instemming van de OR en afstemming met de cliëntenraad. Hiervoor is minimaal zes weken nodig.
Dus dat vraagt besluitvorming vóór uiterlijk 15 mei om de beoogde fusiedatum van 30 juni 2021 te halen. • Er heeft zich een interessante onderverhuurder gemeld voor een belangrijk deel van leegstand in het pand in Middelburg. Besluitvorming moet voor 1 mei plaatsvinden. • Door het digitaliseren van de rechtspraak moet het huidige cliëntinformatiesysteem (IJ) voor 1 september omgezet zijn naar WIJZ. Hiertoe moeten we uiterlijk 1 juli starten met de conversie. Alternatieven zijn omslachtig in de uitvoering en niet wenselijk. • Mogelijke benodigde toestemming van het ACM en/of NZa voor de bestuurlijke fusie. Vooralsnog gaan we er van uit dat hiervan geen sprake van zal zijn omdat niet voldaan wordt aan de grootte criteria (totale omzet blijft onder de € 55 miljoen en Intervence heeft een omzet die lager is dan € 10 miljoen). In fase 2 zien we in ieder geval twee belangrijke toets momenten om deze business case verder te valideren: • We zullen onze externe jurist en fiscalist vragen om een juridische en fiscale due diligence uit te voeren om vast te stellen dat er geen materiële contractuele en andere juridische en fiscale2 risico’s aanwezig zijn bij Intervence.
Voor een dergelijk onderzoek is het van groot belang dat de benodigde documentatie en personen aan de zijde van Intervence snel en efficiënt beschikbaar zijn; • We geven u het advies om een onafhankelijke accountant te selecteren die, gegeven de afspraken die wij maken, zich een oordeel vormt over de eindbalans per 30 juni 2021. Wij 2
Fiscale risico's kunnen zijn gelegen in de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de loonbelasting en werknemersverzekeringen, schenkbelasting en overdrachtsbelasting.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
15/119
4
merken op dat Intervence en Jeugdbescherming west gebruikmaken van hetzelfde accountantskantoor en partner.
Graag bespreken met we met u welke maatregelen en afspraken we op dit moment kunnen maken om deze risico’s te vermijden, op te lossen of te accepteren.
1.3. Management samenvatting transitieperiode Bij het realiseren van deze oplossing is Jeugdbescherming west zich ervan bewust dat het beschikbare geld voor de jeugdzorg als gevolg van opgelegde taakstellingen en andere beleidskeuzes bij alle gemeenten schaars is. Wij begrijpen dat de 13 gemeenten zicht willen hebben op een zinnige, waarde-gedreven en transparante besteding van middelen. Deze begrijpelijke behoefte van de gemeenten sluit, zonder zorgvuldige afstemming, niet zonder meer aan bij onze wens naar meer ruimte voor de professional, minder administratieve lasten en financiële weerbaarheid. Wij zien het als onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om dit vraagstuk en de daarbij horende dilemma’s met elkaar, als GI en de gemeenten, op te pakken. Inrichtingskeuzes In de voorliggende business case hebben wij twee inrichtingskeuzes gemaakt. Indien er besloten wordt tot een andere keuze heeft dit invloed op de berekende bedragen en risico’s. 1. Gezien de bestuurlijke complexiteit van het op korte termijn verkopen van het pand aan de Roozenburglaan (Middelburg) hebben wij gekozen om dit pand voorlopig te behouden en noodzakelijk achterstallig onderhoud te gaan uitvoeren. 2.
We hebben, op basis van een afweging van vooral de risico’s voor cliënten en medewerkers, gekozen voor een bestuurlijke fusie en niet voor het oprichten en overdragen van activiteiten naar een nieuwe stichting. Om aanvullende zekerheid te krijgen op mogelijk onbekende juridische aansprakelijkheden zullen wij in fase 2 alleen een juridische en fiscale due diligence laten uitvoeren.
Graag bespreken we met u of u zich kunt vinden in bovengenoemde uitgangspunten rondom het pand en de keuze voor een bestuurlijke fusie.
Realiseren van synergievoordelen en berekenen verlies tot 31 december 2021 De belangrijkste overweging om de JB west groep te vragen deze overname te onderzoeken is gelegen in het feit dat wij een GI zijn met een grotere omvang. De JB west groep is in staat de indirecte kosten (overhead) te verlagen als gevolg van schaalvoordelen bij inkoop van algemene diensten en het gezamenlijk gebruik maken van een opgebouwde en bestaande kennis- en ITinfrastructuur. In paragraaf 2.2 berekenen we dat een besparing van circa € 1,2 miljoen op de kosten noodzakelijk is. Deze € 1,2 miljoen gaat in de business case gerealiseerd worden door: • Op het primaire proces een besparing te realiseren van circa € 0,2 miljoen doordat verzuim en verloop in 2022 berekend is op onze normen. • Een besparing op indirecte kosten te realiseren van € 1,0 miljoen welke in onderstaande tabel is samengevat.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
16/119
5
Indirecte kosten (x €000)
2020
2022
Indirecte personeelskosten3 IT-integratie Huisvestingskosten (inclusief onderverhuur) Overige bedrijfskosten Subtotaal Verlies 2021 Totaal
1.333 718 201 432 2.684
860 326 189 271 1.646
Beoogde Besparing 473 392 12 161 1.038
Eenmalige kosten 360 635 250 267 1.512 952 2.464
tabel 1 Totaaloverzicht besparing indirecte kosten en te maken éénmalige transitiekosten
Overbrugging van lopende verliezen tot 31 december 2021 Omdat pas in de tweede helft van 2021 de eerste besparingen zichtbaar worden in de exploitatie hebben wij in paragraaf 2.2 berekend dat het verlies in 2021 lager zal zijn dan 2020, maar nog altijd circa - € 0,95 miljoen zal bedragen (- € 0,58 miljoen in periode januari – juni 2021 en - € 0,37 in periode juli – december 2021).
Graag krijgen we de bevestiging dat, in het verlengde van de overbruggingsovereenkomst, u dit verlies tot 30 juni 2021 zult afrekenen met de huidige organisatie (Intervence) en dat wij (Jbwest) volledig worden gecompenseerd voor de te maken transitiekosten en het verlies in de periode juli tot en met december 2021.
1.4. Managementsamenvatting contractering 2022 In hoofdstuk 3 geven wij u een beeld van de nieuwe GI Jeugdbescherming west Zeeland, zijnde de voortzetting van Stichting Intervence. Op basis van zowel inhoudelijke (beschikbaarheid in breed gebied) als financiële gronden (noodzakelijk volume om kosten te dekken) komen wij tot een vast omzetvolume van € 7,04miljoen, een niveau dat in 2022 past bij 54 fte jeugdbeschermers. Ondanks de besparing van € 1,2 miljoen in de directe en indirecte kosten blijft er vooral na integratie een risico aanwezig in de beheersing van de directe kosten. Bij een omzet van € 7,0 miljoen is de organisatie nog steeds zeer kwetsbaar voor risico’s als gevolg van verzuim, verloop en de beschikbaarheid van ervaren of op te leiden jeugdbeschermers. Deze risico's zijn niet in de regio zelf op te vangen. We hebben daarom een voorstel uitgewerkt om te komen tot een risicobuffer. Dit hadden we in de brief van 11 september 2020 ook al aangekondigd. Hiermee kunnen (kleine) schokken in de bedrijfsvoering opgevangen worden door de Stichting JB west Zeeland zelf. Wij willen daarom de volgende twee afspraken maken: - De tarieven voor de wettelijke maatregelen worden per 1 januari 2022 geharmoniseerd naar het niveau van de reeds geharmoniseerde tarieven in onze andere 4 inkoopregio's, inclusief een risico-opslag van 2%.
Deze risico-opslag is bedoeld om risico’s op te vangen en, als deze zich niet voordoen, te gebruiken om een extra risicobuffer op te bouwen. Deze 3
Circa € 200.000 van de van de beoogde besparing op indirecte personeelskosten was al eerder ingang gezet maar niet geëffectueerd doordat betreffende medewerkers langdurig ziek waren. 4 Welke wel jaarlijks wordt geïndexeerd in lijn met de OvA.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
17/119
6
-
geharmoniseerde tarieven gaan na de aanbesteding ook voor de andere gecertificeerde instellingen gelden in deze regio; Een beperkte start risicobuffer van 15% van de omzet (budgetratio conform één van de indicatoren in het onderzoek van de Jeugdautoriteit gebaseerd op de norm van het Waarborgfonds) per 1 juli 2021. Deze buffer is ook voor de systeemverantwoordelijke van belang om zekerheid te hebben dat de continuïteit van de wettelijke taak van een regionale GI-functie voor de gehele provincie met beperkt inwonersaantal zeker gesteld is.
Deze risicobuffers vormen één geheel met de gevraagde omzetgarantie van € 7,0 miljoen voor de jaren 2022 tot en met 2026 en moeten in combinatie worden bezien en niet als losstaande elementen.
Om de toekomstige financiële risico's te dekken willen wij over een periode van 5 jaar zekerheid over dit omzetniveau. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en een subsidiecomponent kan per jaar verschillen. Deze omzetgarantie voor de jaren 2022 tot en met 2026 is onderdeel van de door ons gevraagde risicobuffer en moet in samenhang worden gezien met de 2% risico-opslag in de tarieven en de start risicobuffer in het eigen vermogen (15% van de omzet).
Effect op resultaat 2022 Op basis van bovenstaande uitgangspunten hebben we het verwachte resultaat voor 2022 berekend. Daarbij hebben we er in de tarieven al (zie hoofdstuk 3) rekening mee gehouden dat we de geharmoniseerde tarieven van al onze regio’s hebben overgenomen en laten daarbij het effect van de 2% risico-opslag zien op de tarieven van de maatregelen. Opbouw verwacht resultaat (bedragen luiden in €000) Resultaat voor harmonisering Harmonisering Resultaat na harmonisering Risico-opslag 2% (voor met name directe kosten) Verwacht resultaat
2022 -32 68 36 118 154
In % omzet -0,5% 1,0% 0,5% 1,7% 2,2%
tabel 2 Opbouw verwacht resultaat
Graag bespreken wij met u dit scenario en mogelijke andere scenario’s. Waarbij, wat ons betreft, ook een afspraak gemaakt kan worden dat als er gedurende een periode minder risico’s zijn opgetreden en het vermogen boven een bepaald niveau komt wij dit verrekenen in de subsidie afrekening van het betreffende jaar.
1.5. Samenvatting van (strategische) risico’s In paragraaf 4.2 van dit document sluiten we af met een risicoanalyse (inclusief oplossingsrichtingen) op strategisch niveau en benoemen we alle partijen die wij hebben gesproken en betrokken hebben om tot afronding van deze fase te komen. Samengevat komen wij tot de volgende vijf risico’s: • Het risico dat bestaande begeleiding bij gezinnen/ jeugdigen van Stichting Intervence wegvalt.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
18/119
7
• • • •
Het risico dat we in de complexiteit van de regels afdwalen van de bedoeling. Het risico dat we als GI en gemeenten onvoldoende samenwerken en daarmee het gezamenlijk doel niet bereiken. Het risico dat we de vitaliteit van medewerkers uit het oog verliezen. Het risico dat we onduidelijk of onvoldoende communiceren over planning en besluitvorming.
Graag bespreken wij of u onze strategische risico’s herkent en of deze volledig zijn en hoe we samen bewaken dat we deze risico’s kunnen beheersen.
De positieve reacties en de feedback die wij hebben gekregen in alle gevoerde gesprekken maakt dat we nog steeds enthousiast zijn om dit proces tot een succesvol einde te brengen.
1.6. Afsluitend Recapitulerend gaat het hierbij dus over de volgende financiële injectie: (Bedragen x € 1 miljoen) Eenmalige transitiekosten Dekking verlies januari – juni Intervence Dekking verlies juli – december Stg Jbwest Zeeland Opbouw risicobuffer Totaal
Bijdrage in kosten 1,5 0,6 0,4 0,3 2,8
Risico buffer
1,0 1,0
Totaal 1,5 0,6 0,4 1,3 3,8
tabel 3 Samenvatting financiële injectie
Indien gekozen wordt voor de variant om het pand te verkopen vóór de bestuurlijke fusie met Jeugdbescherming west wijzigen deze cijfers. Zie hiervoor de nadere toelichting in bijlage 7.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
19/119
8
Op basis van de uitwerking van deze business case is het daarom nodig om met elkaar antwoord te geven op onderstaande vragen. # 1
Samenvatting vragen Graag bespreken we met u welke maatregelen en afspraken we op dit moment kunnen maken om een aantal risico’s die door tijdsdruk ontstaan kunnen vermijden, oplossen of accepteren.
2
Graag bespreken we met u of u zich kunt vinden in bovengenoemde uitgangspunten rondom het pand en de keuze voor de bestuurlijke overdracht.
3
Graag krijgen we de bevestiging dat, in het verlengde van de overbruggingsovereenkomst, u dit verlies tot 30 juni 2021 zult afrekenen met de huidige organisatie (Intervence) en dat wij (Jbwest) volledig worden gecompenseerd voor de te maken transitiekosten en het verlies in de periode juli tot en met december 2021.
4
Om de toekomstige financiële risico’s te dekken willen wij over een periode van 5 jaar zekerheid over een stabiel omzetniveau. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en een subsidiecomponent kan per jaar verschillen. Graag bespreken wij met u op welke wijze de noodzakelijke risicobuffer vormgegeven gaat worden.
5
6
Graag bespreken wij met u of u onze strategische risico’s herkent en of deze volledig zijn en hoe we samen bewaken dat we deze risico’s kunnen beheersen.
tabel 4: Samenvatting vragen
Deze business case is 1 maand geldig. Na 15 mei zullen wij opnieuw moeten bekijken of de uitgangspunten nog valide zijn. Indien deze datum niet gehaald wordt zullen wij de beoogde overgangsdatum ook van 30 juni moeten verschuiven naar 30 september. Daarnaast betreft dit document de afronding van fase 1 en moeten we gezamenlijk ook fase 2, zoals beschreven in hoofdstuk 4, doorlopen om te komen tot de contractuele overdracht.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
20/119
9
2. Uitwerking business case 2.1. Opbouw Dit hoofdstuk geeft een overzicht van alle stappen die we hebben genomen om uiteindelijk in 2022 te komen tot een kwalitatief en financieel beheersbare GI in Zeeland.
Startsituatie
Exploitatie 2021
Transitieplan
Exploitatie 2022
(par. 2.2)
(par 2.3)
(par 2.4)
(hfd 3)
Afbeelding 1 Fases in business case
We hebben er op dit moment voor gekozen om voor de berekeningen de feitelijke overgangsdatum van 30 juni 2021 te kiezen. In onze onderliggende modellen is het mogelijk om dit te verschuiven naar bijvoorbeeld 30 september of 31 december 2021. Onze doelstelling is om de transitie- en overbruggingsfase zo kort mogelijk te houden teneinde een voortzetting van de huidige verliesgevende situatie zo beperkt mogelijk te houden en zo snel mogelijk tot een financieel stabiele situatie te komen.
2.2. Financiële uitgangssituatie Historisch perspectief In bijlage 1 van dit document hebben wij de jaarrekeningen van Intervence over de jaren 2015 – 2020 naast elkaar gezet. De daaruit afgeleide ontwikkeling van exploitatie, resultaat en weerstandsvermogen in miljoenen wordt zichtbaar in onderstaande grafieken. Resultaat 1,0 0,5 (0,5) (1,0) (1,5) (2,0)
Exploitatie
Na extra bijdrage IJZ
12,5 10,0 7,5 5,0 2,5 -
15 16 17 18 19 20 grafiek 1
Opbrengst Dir personeel Indirecte kn
Weerstandsvermogen 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 (0,5)
15 16 17 18 19 20 grafiek 2
Norm 15%
15 16 17 18 19 20 grafiek 3
In grafiek 1 is zichtbaar dat vanaf 2017 een structureel verlies van circa € 1,2 miljoen per jaar is geleden door Intervence. De incidentele instandhoudingsbijdrage in 2019 (€ 0,8 miljoen) en 2020 (€ 0,6 miljoen) vanuit IJZ waren niet toereikend om een verlies volledig te dekken. In grafiek 2 wordt zichtbaar dat alleen de directe kosten (via sturing op caseload) hebben meebewogen met de (dalende) omzet. Door de lagere omzet in combinatie met de gelijkblijvende (door incidentele posten zelfs een licht stijgende) indirecte kosten is er een structureel verlies ontstaan. Daarmee wordt zichtbaar in grafiek 3 dat het weerstandsvermogen jaarlijks steeds verder gaat afwijken van de norm van 15% van de omzet en in 2020 (- € 0,3 miljoen) zelfs negatief wordt.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
21/119
10
De opdracht waar we gezamenlijk voor staan is een scenario uit te werken in de vorm van een bestuurlijke fusie met een grotere GI waarmee schaalvoordelen (minimaal € 1,2 miljoen) kunnen worden gerealiseerd met behoud van de lokale verbinding en noodzakelijke centrale ondersteuning zodat een regionale GI-functie in Zeeland in stand kan worden gehouden. Vergelijking met kostprijsnormen Sinds het uitgevoerde kostprijsonderzoek door Berenschot (juni 2018) volgen wij (Jeugdbescherming west) jaarlijks de opbouw en ontwikkeling in onze kostprijs (exclusief risico- en vermogensopslag). Als we deze kostprijsnorm doorrekenen op het omzetniveau 2015 en 2020 van een zelfstandig Intervence wordt direct zichtbaar dat er door de omzetdaling € 1,2 miljoen dekkingsverlies is ontstaan op de indirecte kosten. Bedragen x € 1 miljoen Omzet Directe personele kosten Sub totaal Indirecte personele kosten Indirecte overige kosten (+ afschr. kosten)
Norm In % 100,0 % 70,6 % 29,4 % 13,8 % 15,6 % 0,0 %
Vergelijking 2015 Norm Werk Afwijk 10,5 10,5 0,0 7,4 6,8 0,6 3,1 3,7 0,6 1,4 1,2 0,2 1,7 2,0 -0,3 0,0
0,5
0,5
Norm 6,6 4,7 1,9 0,9 1,0 0,0
Vergelijking 2020 Werk Afwijk 6,6 0,0 4,6 0,1 2,0 0,1 1,3 -0,4 1,9 -0,9 -1,2
-1,2
tabel 5 Opbouw kostprijs in procenten
Niveau indirecte kosten De indirecte personeelskosten van een GI kennen een ondergrens die niet afhankelijk is van een bepaald omzetniveau. Relatief (hoogopgeleide) deskundigen zijn nodig omdat, naast het normenkader dat het Keurmerkinstituut (KMI) toetst, een GI aan strikte (wettelijke) eisen moet voldoen. Denk bij de bedrijfsprocessen aan informatiebeveiliging volgens NEN 7510, AVG, ARBO, CAO, Wet Poortwachter en CBS-rapportages en bij de financiële aspecten aan BW 2 Titel 9 inzake jaarverslag en jaarrekening, DIGIMV, Governance Code zorg, aanbestedingsregels, Wet UBO, CBScijfers. Daarnaast is het noodzakelijk dat de jeugdbeschermers worden ondersteund bij opleiding, intervisie, juridische zaken, vermogensbeheer van pupillen, omgang met social media, omgang met agressie, mediation, klachtenbemiddeling en bij tuchtzaken van het SKJ. Al deze noodzakelijke functies vragen een diversiteit aan (relatief hoogopgeleide) deskundigheid ter ondersteuning van onze professionals in het primaire werkveld. Besparing op overige indirecte kosten is voor een GI alleen mogelijk door schaalvoordelen te realiseren bij inkoop en hier het voordeel te hebben dat bepaalde vaste kosten niet afhankelijk zijn van een zeker omzetniveau.
2.3. Nieuwe structuur door te kiezen voor bestuurlijke fusie In onze business case gaan we ervan uit dat de Stichting Intervence door een wisseling van Raad van Bestuur en Raad van Toezicht en daaropvolgende statutenwijziging onderdeel wordt van Jeugdbescherming west. De daar onder vallende stichtingen zijn zelfstandige entiteiten en worden door de wet als groep beschouwd omdat er sprake is van één Raad van Bestuur en één Raad van Toezicht.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
22/119
11
Jeugdbescherming west
Jeugd bescherming
Jeugdbescherming
Jeugbescherming west
Jeugbescherming
west
west
west
Haaglanden
Zuid Holland
Beleid & Bedrijfsvoering
Zeeland
Figuur 1 Overzicht juridische structuur
Al onze stichtingen zijn recent vrijgesteld van vennootschapsbelasting omdat aangetoond is dat er geen winststreven is. De fiscale eenheid voor btw zal worden uitgebreid met Jeugdbescherming west Zeeland. Alle beleid- en bedrijfsvoeringsactiviteiten worden uitgevoerd in een aparte (bestuurs)stichting en op basis van de omzet worden deze kosten met vaste percentages doorbelast aan de uitvoerende stichtingen. Medewerkers hebben een arbeidscontract per stichting. Er wordt op het niveau van Jeugdbescherming west één jaarverslag en één geconsolideerde jaarrekening uitgebracht naast het feit dat iedere stichting zijn eigen jaarrekening met accountantsverklaring heeft. De verschillende gevolgen van een bestuurlijke fusie ten opzichte van het oprichten van een nieuwe stichting (waarna activiteiten via een zogenaamde activa-passiva transactie worden overgedragen) hebben wij onderstaand op een rij gezet: Bestuurlijke fusie met bestaande entiteit • Geen effect voor gezinnen (rondom afgegeven beschikkingen rechtbank) • Arbeidsrechtelijk blijft al het personeel in dienst en moet conform CAO zelfstandig mobiliteitsplan worden gemaakt. • Wat langere transitieperiode nodig als contracten niet opgezegd kunnen worden.
Oprichten en overdragen • Juridisch vraagstuk of alle beschikkingen in bulk gemandateerd moeten worden of dat deze een voor een omgezet moeten worden. • Nemen alleen beschreven risico’s over de rest blijft achter in oude Stichting. Dit vraagt minder onderzoek maar meer juridische beschrijving van feiten. • Snel “opnieuw” beginnen. Want niet bruikbare verplichtingen blijven achter. • Extra kosten faillissement (curator) afbouw en direct nemen van verliezen (bijv. bij niet overnemen eigendom pand). • De bestaande stichting verdwijnt na faillissement en er berust bij de gemeente dan een (juridische) verplichting de resterende schulden af te financieren. Bij overname zijn daar aanvullende afspraken voor nodig zodat anderen niet benadeeld worden.
2.4. Reguliere exploitatiekosten 2021 De maatregelen die in paragraaf 2.5 beschreven zijn moeten ervoor zorgen dat het verlies per maand gaat afnemen naar een licht positief resultaat in 2022. Onderstaand is zichtbaar hoe de indirecte kosten vanaf 1 juli gaan afnemen.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
23/119
12
Intervence
juli - sept
okt-dec
133 96
80
JAN
FEBR
MRT
94
APR
100 72
MEI
87
82
90 48
JUNI
JULI
AUG
SEPT
OKT
36
33
NOV
DEC
tabel 6 Maandelijks geprognotiseerd verlies (hogere verlies in februari komt door minder productie dagen)
(bedragen X €000) Operationeel verlies Gemiddeld per maand
Prognose jan – juni 575 96
Prognose juli -sept 259 86
Prognose okt-dec 118 39
Totaal 2021 952
tabel 7 Resultaatontwikkeling per fase in 2021
We hebben op basis van ons financiële model een prognose gemaakt van resultaat over 2021. Deze hebben we voor de periode januari – februari getoetst bij de financiële administratie van Intervence. We zien over 2021 een lichte daling van de kosten in de periode juli – sept, maar pas na oktober wordt de daling zichtbaar door het mobiliteitsplan. Het effect van de IT-besparing wordt pas echt zichtbaar in 2022. In deze exploitatie voor het eerste halfjaar is uitgegaan van: • Een stabiele ontwikkeling van wettelijke maatregelen in combinatie met een lineaire afname van de preventieve maatregelen van 104 in januari naar 79 in juni waarmee de reguliere p x q financiering door IJZ als opbrengst is afgenomen. • De formatie is conform onze normen gecorrigeerd voor een hoger verzuim (8% i.p.v. 4,65%) voor zover dit niet in de voorziening langdurige zieken is opgenomen. Alsmede een hoger verloop van jeugdbeschermers (15% in plaats van onze norm van 10%). • De huidige verplichtingen rondom IT, facilitair en overige bedrijfsvoering voor zowel het personeel als externe verplichtingen conform de indeling van Intervence. Kostensoort (x €000) Opbrengsten5 Directe personeelskosten Indirecte personeelskosten Overige directe kosten Cliëntgebonden kosten Algemene bedrijfskosten + rente lasten Afschrijving materiële vaste activa Resultaat
Prognose jan -juni 3.212 2.300 553 150 82 630 72 3.787 -575
Ref 50 % 2020 3.305 2.327 634 138 81 651 84 3.915 -610
tabel 8 Berekening van de exploitatiekosten jan – juni
5
In de opbrengsten vergelijking 2020 is geen rekening gehouden de extra bijdrage van de gemeente van € 606.000 x 50%.
Business case Jeugdbescherming west Zeeland
24/119
13
2.5. Transitieplan Met de start van Jeugdbescherming west Zeeland start ook de fase van integratie in het kwaliteitsmanagementsysteem en de bedrijfsvoering van de afdeling Beleid & Bedrijfsvoering van Jeugdbescherming west. Dit is in deze fase vormgegeven middels een mobiliteitsplan, een ITintegratieplan, een huisvestingsplan en overige inkoopbesparingen. De integratie van het kwaliteitsmanagementsysteem volgt in de daarop volgende fase. Onderstaand is zichtbaar dat een besparing van € 1,0 miljoen mogelijk is. Indirecte kosten
2020
2022
Indirect personeelskosten6 IT-integratie Huisvestingskosten (inclusief onderverhuur) Overige bedrijfskosten Sub totaal
1.333 718 201 432 2.684
860 326 189 271 1.646
Beoogde Besparing 473 392 12 161 1.038
Eenmalige kosten 360 635 250 267 1.512
tabel 9 Besparingsmogelijkheden op indirecte kosten.
Mobiliteitsplan (afname indirecte formatie) Met de overname van Intervence door JB west zal de organisatiestructuur van Intervence worden aangepast naar het model van JB west. De nieuwe organisatiestructuur zal geen impact hebben op de ondersteuning en begeleiding van gezinsmanagers/jeugdbeschermers en gedragsdeskundigen/gedragswetenschappers. In bijlage 3 zijn de contouren van het mobiliteitsplan uitgewerkt waarbij in tabel 24 is berekend dat er jaarlijks € 473.000 bespaard wordt op de indirecte formatie. Hiertoe worden de functies van zes (met name management) medewerkers opgeheven. De betreffende activiteiten worden overgenomen door bestaande functies bij B&B van JB west. Om dit plan uit te voeren is een éénmalige investering nodig zoals berekend in Tabel 25 van € 360.000. We hebben de hoofdlijnen van het mobiliteitsplan overlegd met de vakbond FNV en ze kunnen zich daar goed in vinden. Doordat al geanticipeerd is om nieuwe medewerkers alleen een tijdelijk contract te geven blijft het aantal gedwongen ontslagen beperkt. We bieden daarnaast een vijftal medewerkers een gelijke baan aan bij JB west. We moeten dan alleen gedwongen afscheid nemen van drie RvB/MT leden. Deze zijn ieder door ons op de hoogte gesteld en begrijpen deze keuze. Overgang naar IT-infrastructuur van JB west Met de overgang naar JB west zal ook de gehele IT-infrastructuur overgaan naar JB west.