Bijlage - Onderzoeksrapport Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
Tekst van het document
Daar hebben we ook even de tijd voor nodig om inhoudelijk mee aan de slag te gaan“ (Ambtelijke reactie, 26 februari 2024). Op 29 februari 2024 wordt ambtelijk bevestigd, dat dergelijke overzichten voor 2022 en 2023 handmatig moeten worden samengesteld.
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
29
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Op de vraag om een handmatig overzicht te verstrekken, wordt op 15 maart 2024 het volgende schriftelijke antwoord gegeven: “Bij het beantwoorden van de vragen van de rekenkamer richten we ons primair op gegevens die centraal beschikbaar zijn via onze huidige digitale processen en systemen. Hoewel ons wervings- en selectieproces tot het tweede kwartaal van 2023 nog niet gedigitaliseerd was, zijn we sinds 2023 operationeel met de software van Ubeeo. Hierdoor kunnen we meer gegevens genereren over vacatures en doorlooptijden. Specifieke gegevens voor 2023 zoals gevraagd door de rekenkamer kunnen we echter vanuit HR niet op een betere manier verstrekken dan hoe het bij eerdere beantwoording reeds aangeleverd is. Hoewel het in theorie mogelijk is om handmatig informatie op te vragen bij teams, is het vanwege recente personeelswisselingen waarschijnlijk dat dit geen volledig en feitelijk beeld zal geven van moeilijk vervulbare vacatures in de periode voor het tweede kwartaal van 2023” (Schriftelijke beantwoording, 15 maart 2024). De gemeente vult hierop het volgende aan: “Met de invoering van het ATS van Ubeeo streven we vanzelfsprekend naar voortdurende verbetering van onze digitale processen, registratie en datakwaliteit. Een integraal (en door de directie gedragen) digitaal HR-proces is cruciaal voor het leveren van nauwkeurige output op diverse thema’s.
Hoewel onze HR-processen tot 2021 nauwelijks waren gedigitaliseerd, hebben we de afgelopen jaren aanzienlijke vooruitgang geboekt om de basis van al onze digitale en integrale HR-processen te verbeteren. De software van Ubeeo is onderdeel van de overeenkomst met huidige leverancier ADP en komt oorspronkelijk voort uit de uitvraag die we in 2020 al hebben gedaan inzake een nieuw integraal e-HRM pakket. Tijdens die aanbesteding en latere implementatie was er bij HR al de wens en het inzicht om de processen rondom werving en selectie op termijn te digitaliseren en centraliseren. Het ontbreken van specifieke gegevens voor 2022 is te wijten aan het handmatige karakter van onze vorige registratieprocessen in de backoffice. Sinds de invoering van het ATS in 2023 hebben we meer gegevens beschikbaar, hoewel de rapportage en het dashboard nog niet volledig aan onze wensen voldoen. We zijn echter bezig met verbeteringen in samenwerking met de leverancier. Het technische issue in het eerder aangeleverde rapport van het jaar 2023 is inmiddels opgelost en een nieuwe versie van het rapport kan daarom aan de rekenkamer worden verstrekt” (Ambtelijke reactie, 15 maart 2024).
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
30
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Hierop wordt het volgende overzicht als voorbeeld verstrekt:
(Ambtelijke reactie, 15 maart 2024) Het overzicht is nadrukkelijk bedoeld als illustratief voorbeeld en heeft geen betrekking op de daadwerkelijke vacatures binnen de gemeente. De volgende toelichting wordt bij dit overzicht verstrekt: “Het terugtrekken van vacatures in het systeem kan verschillende (niet volledig te achterhalen) redenen hebben en kan zeker in de beginfase van het gebruik van deze nieuwe software invloed hebben op onze data. Dit aspect moet worden meegenomen bij het analyseren van de beschikbare informatie” (Ambtelijke reactie, 15 maart 2024). De gemeente staat de volgende vervolgacties voor: “Het uitvoeren van een grondige organisatie brede analyse van de vacatures vanaf 2023 vergt tijd en inspanning, maar we zijn uiteraard van plan dit in de toekomst op te pakken nu het proces daadwerkelijk gecentraliseerd en gedigitaliseerd is. We blijven ook voortdurend bezig met het verbeteren van de registraties, het rapportageproces en onze dashboards in samenwerking met de leverancier en interne stakeholders. Ons voornemen is om inzage in lastig vervulbare vacatures (volgens definitie A&O) vanaf het tweede kwartaal 2024 eveneens structureel mee te laten nemen in de Managementrapportages (Maraps) om sturing en overzicht op vacatures via die route ook beter te borgen vanuit de ketens zelf.
Met betrekking tot de keuze van integrale software (bedrijfsvoering) hebben we vanuit HR al in een eerder stadium gesignaleerd dat er met de verschillende softwareleveranciers bij diverse afdelingen ook nog veel kansen liggen om de dataverzameling op organisatieniveau te verbeteren. Deze inzichten en adviezen vanuit HR zullen nadrukkelijk worden meegenomen in het aanbestedingstraject voor de aanschaf/implementatie van een nieuw salaris- & e-HRM-pakket in 2026. Zoals opgenomen in het ketenplan Bedrijfsvoeren 2024-2025. We doen de vervanging deze keer integraal met Financiën en JVZ waarbij we eerst naar de processen kijken, dan de organisatie en daaropvolgend de systemen” (Ambtelijke reactie, 15 maart 2024).
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
31
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
De gemeente heeft ten tijde van dit onderzoek dus geen operationeel geautomatiseerd systeem waaruit kan worden afgeleid hoe lang individuele vacatures openstaan. Wel levert de gemeente voor 2023 een excelsheet op, waaruit het een en ander kan worden opgemaakt. Voor het jaar 2022 kan een dergelijk overzicht niet worden verstrekt. Op basis van deze sheet kan de rekenkamer zelf traceren hoe lang een individuele vacature heeft opengestaan. Het blijkt namelijk, dat de sluitingsdatum geïnterpreteerd kan worden als de vervuldatum, aldus de ambtelijke reactie: “Ik heb dit net nog even gecheckt bij onze procesbeheerder. Het veld met de sluitingsdatum kan in dit geval hetzelfde geïnterpreteerd (worden, red.) als de vervuldatum. Betreft de einddatum van proces (niet einddatum publicatie). Zoals in eerdere beantwoording al aangegeven zijn wij na de eerst indruk nog niet tevreden met de standaardrapportages en dashboard in dit systeem. We gaan de komende periode samen met de leverancier/procesbeheerders kijken of en hoe we dit kunnen verbeteren” (Ambtelijke reactie, 18 maart 2024). Op de aanvullende vraag van de rekenkamer of de sluitingsdatum de datum betreft van contractondertekening of de datum waarop de start van de werkzaamheden plaatsvinden, wordt het volgende antwoord gegeven: “De sluitingsdatum heeft betrekking op de startdatum” (Ambtelijke reactie, 18 maart 2024).
In de excelsheet die wordt verstrekt door de ambtelijke organisatie, wordt een kolom opgenomen waarin het aantal teruggetrokken vacatures wordt aangegeven (Withdrawn). Op de vraag wat deze kolom inhoudt, wordt het volgende antwoord gegeven: “Het terugtrekken van een vacature betekent dat de vacature teruggetrokken is zonder dat deze ingevuld is. Dat kan in principe diverse redenen hebben” (Ambtelijke reactie, 26 februari 2024). Een bewerking van de gemeentelijke sheet levert dan het volgende beeld op: Vacature
Job Status
Startdatum Vacature
Sluitdatum Vacature
Tijd waarin de vacature openstaat
Managementondersteuner Keten Omgeving
Fulfilled
17-01-2023
01-05-2023
104,00
Instructietester
Withdrawn
19-01-2023
19-01-2023
0,00
Test
Withdrawn
26-01-2023
26-01-2023
0,00
Salarisadministrateur
Fulfilled
27-01-2023
12-05-2023
105,00
Adviseur Planeconomie
Approved
01-02-2023
05-03-2024
398,00
Senior Landschapsarchitect/ Landschapsontwerper
Withdrawn
01-02-2023
31-07-2023
180,00
Maatschappelijk werker gebiedsteam
Fulfilled
03-02-2023
01-05-2023
87,00
Adviseur Ruimtelijke Ontwikkeling
Withdrawn
07-02-2023
25-05-2023
107,00
Projectleider (Omgevingswet en Novex)
Fulfilled
21-02-2023
22-06-2023
121,00
Gebiedsteammedewerker Participatie
Fulfilled
02-03-2023
01-06-2023
91,00
Portfoliomanager Ruimtelijke Ontwikkeling
Fulfilled
07-03-2023
14-08-2023
160,00
Schoonmaakmedewerker sportaccommodaties
Fulfilled
07-03-2023
01-05-2023
55,00
Beleidsmedewerker Economie
Withdrawn
07-03-2023
18-07-2023
133,00
Medewerker Centrale Toegang Gebiedsteams
Withdrawn
08-03-2023
04-04-2023
27,00
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
32
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Trajectbegeleider RMC
Fulfilled
09-03-2023
01-05-2023
53,00
Medewerker Registratie Kinderopvang en Peuterspeelzalen
Fulfilled
28-03-2023
01-06-2023
65,00
Gebiedsteammedewerker Jeugd
Fulfilled
29-03-2023
01-09-2023
156,00
Beleidsadviseur Cultuur
Fulfilled
31-03-2023
08-06-2023
69,00
Beleidsadviseur Dienstverlenen
Fulfilled
09-05-2023
01-09-2023
115,00
Manager Vastgoed
Fulfilled
25-04-2023
01-09-2023
129,00
Gegevensbeheer basisregistraties
Fulfilled
02-05-2023
01-08-2023
91,00
Catering medewerker
Fulfilled
02-05-2023
01-07-2023
60,00
Inkomensconsulent Gebiedsteams
Fulfilled
02-05-2023
20-06-2023
49,00
Teamsecretaresse Sociaal Domein
Withdrawn
03-05-2023
28-06-2023
56,00
Medewerker Vergunningen (APV en bijzondere wetten)
Fulfilled
03-05-2023
01-07-2023
59,00
Programmamanager voor de programma's Ontmoeten en Dichtbij & Iedereen doet mee
Withdrawn
09-05-2023
19-07-2023
71,00
Senior Handhaver
Fulfilled
12-05-2023
01-08-2023
81,00
Griffiemedewerker
Fulfilled
12-05-2023
01-09-2023
112,00
Raadsadviseur
Fulfilled
12-05-2023
28-08-2023
108,00
Medewerker Bodem
Fulfilled
12-05-2023
04-09-2023
115,00
Manager Data, Informatie en Analyse
Fulfilled
17-05-2023
01-09-2023
107,00
Team stad
Withdrawn
23-05-2023
23-05-2023
0,00
Procesleider (Energietransitie)
Fulfilled
21-06-2023
01-11-2023
133,00
Projectsecretaris
Fulfilled
27-06-2023
01-10-2023
96,00
Senior Beleidsadviseur Openbare Ruimte
Approved
20-06-2023
05-03-2024
259,00
Integraal Handhaver / BOA
Fulfilled
02-06-2023
07-08-2023
66,00
Manager Communicatie
Fulfilled
19-06-2023
01-09-2023
74,00
Manager Beleid Sociaal Domein
Withdrawn
07-06-2023
04-07-2023
27,00
BRP Specialist
Fulfilled
13-06-2023
26-09-2023
105,00
Assistent Hovenier
Approved
09-06-2023
05-03-2024
270,00
Beleidsadviseur Jeugd
Fulfilled
09-06-2023
01-09-2023
84,00
Beleidsadviseur Publieke Gezondheid
Fulfilled
12-06-2023
01-09-2023
81,00
Beleidsadviseur Sociaal Domein
Withdrawn
12-06-2023
14-07-2023
32,00
Hovenier
Withdrawn
09-06-2023
05-07-2023
26,00
Adviseur openbare orde & veiligheid
Fulfilled
09-06-2023
12-10-2023
125,00
Adviseur openbare orde en fysieke veiligheid
Fulfilled
13-06-2023
15-02-2024
247,00
Consulent schulddienstverlening
Fulfilled
16-06-2023
01-10-2023
107,00
Procesbeheerder Sociaal Domein (24 uur)
Fulfilled
16-06-2023
01-09-2023
77,00
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
33
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Business Controller Openbare Ruimte & Omgeving
Fulfilled
23-06-2023
01-11-2023
131,00
Senior Medewerker Bodem
Withdrawn
11-07-2023
15-10-2023
96,00
(tijdelijke) teammanager keten Omgeving
Fulfilled
27-06-2023
23-10-2023
118,00
Procesleider (Vitaal Landschap)
Withdrawn
04-07-2023
15-11-2023
134,00
Manager Beleid Sociaal Domein
Fulfilled
29-06-2023
01-10-2023
94,00
Medewerker Vergunningen (APV en bijzondere wetten)
Approved
09-02-2024
05-03-2024
25,00
Beleidsadviseur Onderwijs
Fulfilled
30-06-2023
01-10-2023
93,00
Maatschappelijk werker gebiedsteam
Fulfilled
30-06-2023
01-10-2023
93,00
Medewerker Centrale Toegang Gebiedsteams
Fulfilled
04-07-2023
01-09-2023
59,00
Beiaardier Martinikerk Sneek
Fulfilled
04-07-2023
01-09-2023
59,00
Teammanager Bestuurszaken/Bestuurssecretaris
Fulfilled
04-07-2023
07-09-2023
65,00
Projectleider
Fulfilled
18-07-2023
01-02-2024
198,00
Procesleider (Medior, Energietransitie)
Fulfilled
14-07-2023
01-11-2023
110,00
Projectleider (Medior)
Fulfilled
18-07-2023
15-10-2023
89,00
Contractmanager Sociaal Domein
Fulfilled
11-07-2023
05-03-2024
238,00
Allround Monteur
Approved
14-07-2023
05-03-2024
235,00
Procesleider (Medior)
Fulfilled
18-07-2023
01-01-2024
167,00
Strategisch adviseur Sociaal Domein
Fulfilled
04-08-2023
01-12-2023
119,00
Beleidsmedewerker Economie
Withdrawn
18-07-2023
02-10-2023
76,00
Medewerker SROI
Fulfilled
20-07-2023
26-09-2023
68,00
Manager Ondersteuning Sociaal Domein
Fulfilled
20-07-2023
01-11-2023
104,00
Projectondersteuner
Fulfilled
19-07-2023
14-11-2023
118,00
Medewerker Ruimtelijke Ontwikkeling
Fulfilled
07-08-2023
21-11-2023
106,00
Salarisadministrateur
Withdrawn
11-08-2023
12-09-2023
32,00
Subsidiecoördinator
Fulfilled
09-08-2023
01-01-2024
145,00
Subsidiecoördinator aandachtsgebied evenementen
Withdrawn
09-08-2023
16-10-2023
68,00
Manager Gebiedsteam Bolsward e.o.
Fulfilled
16-08-2023
01-02-2024
169,00
Coördinator brugbediening en havenbeheer
Approved
16-08-2023
05-03-2024
202,00
HR Manager
Fulfilled
23-08-2023
01-01-2024
131,00
Salarisadministrateur
Fulfilled
24-08-2023
01-12-2023
99,00
Bestuursadviseur
Fulfilled
31-08-2023
15-01-2024
137,00
Medewerker Beschikken Wmo/Jeugd
Withdrawn
30-08-2023
07-11-2023
69,00
Juridisch medewerker Omgeving
Fulfilled
08-09-2023
12-10-2023
34,00
Beleidsmedewerker Burgerzaken
Fulfilled
12-09-2023
08-01-2024
118,00
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
34
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Adviseur Wonen
Fulfilled
21-09-2023
08-01-2024
109,00
Secretaresse Gebiedsteams
Fulfilled
27-09-2023
01-12-2023
65,00
Communicatieadviseur
Fulfilled
04-10-2023
08-01-2024
96,00
Medewerker gebiedsteam aandachtsgebied Wet Inburgering
Fulfilled
20-09-2023
16-01-2024
118,00
Inkoopadviseurs
Withdrawn
05-10-2023
06-11-2023
32,00
Beleidsadviseur Participatie
Fulfilled
29-09-2023
01-01-2024
94,00
Gebiedsteammedewerker specialisme EPA
Fulfilled
06-10-2023
01-02-2024
118,00
Beleidsadviseur Sport
Fulfilled
13-10-2023
01-12-2023
49,00
Vaktechnisch specialist vaste en beweegbare bruggen
Approved
12-10-2023
05-03-2024
145,00
Allround medewerker Schoon (Chauffeur)
Approved
13-10-2023
05-03-2024
144,00
Toezichthouder Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
Withdrawn
10-10-2023
16-11-2023
37,00
WABO vergunningverlener(s)
Fulfilled
13-10-2023
01-02-2024
111,00
Kommunikaasje adviseur Frysk
Fulfilled
16-10-2023
08-01-2024
84,00
Medewerker beleidsuitvoering sport
Fulfilled
26-10-2023
23-11-2023
28,00
Meewerkend voorman Technische Dienst Water
Approved
18-10-2023
05-03-2024
139,00
Directiesecretaresse
Fulfilled
27-10-2023
01-01-2024
66,00
Medewerker Centrale Toegang Gebiedsteams (28 - 32 uur)
Fulfilled
24-10-2023
08-01-2024
76,00
Medewerker Beheer Wmo en Jeugd
Fulfilled
23-10-2023
21-12-2023
59,00
Trekkerchauffeur Groen
Approved
27-10-2023
05-03-2024
130,00
Beleidsmedewerker Klimaatadaptatie
Approved
09-11-2023
05-03-2024
117,00
Coördinator BHV, Agressie en Geweld
Fulfilled
03-11-2023
17-11-2023
14,00
Integraal Handhaver / BOA Water
Fulfilled
03-11-2023
16-11-2023
13,00
Adviseur Ruimtelijke Ontwikkeling
Approved
26-02-2024
05-03-2024
8,00
Inkoopadviseurs
Withdrawn
03-11-2023
27-12-2023
54,00
Consulent Inkomen
Fulfilled
10-11-2023
05-03-2024
116,00
Vakspecialist Waterbouw/ Waterbodem
Approved
21-12-2023
05-03-2024
75,00
Beleidsadviseur Werk & Re-integratie
Fulfilled
17-11-2023
30-01-2024
74,00
Ondersteuner Verkeer en Vervoer
Approved
15-02-2024
05-03-2024
19,00
Monteur elektrische installaties
Fulfilled
22-11-2023
01-02-2024
71,00
Vergunningverlener Milieu
Fulfilled
28-11-2023
05-01-2024
38,00
Medewerker SWF Tichtby
Fulfilled
06-12-2023
05-01-2024
30,00
Allround Monteur
Approved
29-11-2023
05-03-2024
97,00
Gebiedsteammedewerker WMO
Fulfilled
29-11-2023
01-03-2024
93,00
Beleidsmedewerker Water
Approved
29-11-2023
05-03-2024
97,00
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
35
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Accountmanager Ondernemen
Approved
01-12-2023
05-03-2024
95,00
Procesleider (sr)
Withdrawn
01-12-2023
01-12-2023
0,00
WABO vergunningverlener
Fulfilled
06-12-2023
22-12-2023
16,00
Procesleider (Vitaal Landschap)
Fulfilled
06-12-2023
01-02-2024
57,00
Coördinator SWF Tichtby
Fulfilled
06-12-2023
15-02-2024
71,00
Beleidssecretaris
Fulfilled
07-12-2023
30-01-2024
54,00
Juridisch Adviseur Omgeving
Withdran
21-12-2023
20-02-2024
61,00
Toezichthouder Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
Approved
08-12-2023
05-03-2024
88,00
Specialist Arbo, Gezondheid en Vitaliteit
Fulfilled
29-01-2024
05-03-2024
36,00
Gebiedsteammedewerker Jeugd
Fulfilled
11-12-2023
01-03-2024
81,00
Gebiedsteammedewerker WMO
Fulfilled
15-12-2023
05-03-2024
81,00
Werkvoorbereider Wegen en Verkeer (36 uur)
Approved
04-01-2024
05-03-2024
61,00
Junior Stedenbouwkundig Ontwerper
Fulfilled
18-12-2023
05-02-2024
49,00
Handhaver en Toezichthouder Participatiewet
Fulfilled
18-12-2023
05-03-2024
78,00
Functioneel beheerder Integraal Beheer Sociaal Domein
Fulfilled
19-12-2023
15-02-2024
58,00
Trekkerchauffeur Groen
Approved
21-12-2023
05-03-2024
75,00
Senior Landschapsarchitect/ Landschapsontwerper
Approved
12-01-2024
05-03-2024
53,00
Portfolio Planner Ruimtelijke Ontwikkeling (Keten Omgeving)
Fulfilled
15-01-2024
20-02-2024
36,00
Informatieadviseur
Approved
19-01-2024
05-03-2024
46,00
2 Medewerkers administratie en financieel beheer
Fulfilled
29-01-2024
05-03-2024
36,00
Praktijkbegeleider Sociaal Domein
Approved
22-01-2024
05-03-2024
43,00
Gebiedsteammedewerker Jeugd (2 x 28 uur)
Approved
22-01-2024
05-03-2024
43,00
Zweminstructeur Vitaloo Bolsward
Approved
01-02-2024
05-03-2024
33,00
Adviseur Informatiebeheer
Approved
19-02-2024
05-03-2024
15,00
Doorstroomcoach
Approved
30-01-2024
05-03-2024
35,00
Gebiedsteammedewerker Schulddienstverlening
Approved
08-02-2024
05-03-2024
26,00
Beleidsadviseur Dienstverlenen
Approved
01-02-2024
05-03-2024
33,00
Vergunningverlener Bouw
Approved
01-02-2024
05-03-2024
33,00
Beleidsadviseur Circulaire Economie
Approved
26-02-2024
05-03-2024
8,00
Vakspecialist Waterbodem
Approved
08-02-2024
05-03-2024
26,00
Beleidsmedewerker Water
Approved
29-02-2024
05-03-2024
5,00
Secretaresse Gebiedsteams
Approved
09-02-2024
05-03-2024
25,00
Programma ondersteuner
Approved
14-02-2024
05-03-2024
20,00
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
36
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Managementondersteuner Keten Omgeving
Approved
15-02-2024
05-03-2024
19,00
Strategisch Adviseur Public Affairs
Approved
22-02-2024
05-03-2024
12,00
Allround medewerker Schoon
Approved
28-02-2024
05-03-2024
6,00
Manager Belastingketen
Approved
26-02-2024
05-03-2024
8,00
Medewerker Ruimtelijke Ontwikkeling
Approved
29-02-2024
05-03-2024
5,00
Integraal Handhaver / BOA
Approved
01-03-2024
05-03-2024
4,00
Beleidsadviseur Sociaal Domein, thema Ontmoeten
Approved
01-03-2024
05-03-2024
4,00
Vanuit de gemeente wordt in het ambtelijk wederhoor aangegeven, dat de aangeleverde sheet enige vervuiling bevat. Zo is de functie van Intructietester een test functie om te bezien of het systeem werkte. Daarnaast wordt ambtelijk gesteld, dat enkele functies die zijn betiteld als teruggetrokken intern zijn vervuld (Ambtelijk wederhoor, 9 juli 2024). Tot slot wordt ambtelijk het volgende opgemerkt in dit verband: “Alle cijfers hier zijn onder voorbehoud van invoering van een nieuw registratiesysteem (ATS) in 2023. Alle gebruikers hebben hier eerst een periode aan moeten wennen. 2023 is dus een jaar dat er nog behoorlijk wat getest is in het systeem. Het is daardoor mogelijk dat de data vanuit het systeem niet volledig corresponderen met de praktijk” (Ambtelijk wederhoor, 9 juli 2024). Later wordt hieraan toegevoegd, dat de term ‘Withdrawn’ verwarrend is en levert de organisatie een nieuw bestand aan. Dit bestand is opgeschoond voor testfuncties. Op basis van dit PDF bestand is echter niet te traceren hoe lang nu welke vacature precies openstaat. De term Withdrawn komt in dit bestand niet meer voor, maar nu is niet duidelijk in hoeverre de term Fulfilled enkel betrekking heeft op externe invulling of dat hier ook interne vervulling onder wordt verstaan. Ook is niet duidelijk wat precies onder de term Approved wordt verstaan.
Op 19 juli wordt de organisatie verzocht het aangeleverde bestand van meer duiding te voorzien. 23 juli 2024 wordt daarop een nieuw bestand aangeleverd. Nu wordt enkel nog gewerkt met de termen Fulfilled en Not Fulfilled. De termen Approved en Withdrawn komen in dit bestand niet meer voor. Aangegeven wordt, dat de term Fulfilled inhoudt, dat de vacature vervuld is, maar dat geen onderscheid gemaakt kan worden tussen interne dan wel externe vervulling. De term Not Fulfilled houdt in, dat de vacature in de genoemde periode niet is vervuld. In een aantal gevallen is de vacature later nogmaals uitgezet en toen wel vervuld, of staat dat nog te gebeuren (Schriftelijke reactie, 23 juli 2024). Het bestand heeft ook betrekking op vacatures die in 2024 worden opengesteld. Op basis van het bestand dat op 23 juli 2024 wordt opgeleverd en als enkel de functies worden bezien die in 2023 worden opengesteld, kan het volgende worden geconstateerd. In totaal worden in 2023 120 functies opengesteld. 11 daarvan worden niet vervuld, 109 functies worden wel vervuld. Met uitsluiting van de vacatures die niet worden vervuld, is de gemiddelde tijd tussen openstelling van de vacature en de startdatum 101 dagen. De functies die relatief snel worden ingevuld zijn van zeer verschillende aard. Zo start een Integraal Handhaver al na 13 dagen. Een Juridisch Medewerkers Omgeving start na 34 dagen.
Een Medewerker Beleidsuitvoering Sport kan na 28 starten.
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
37
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Soms wordt een vacature binnen de gemiddelde tijd vervuld, terwijl de vervulling van een soortgelijke vacature langer op zich laat wachten. Een Allround Monteur start na 97 dagen, terwijl een andere Allround Monteur pas na 235 start. Een Gebiedsteammedewerker Jeugd start na 81 dagen, terwijl een andere Gebiedsteammedewerker Jeugd pas na 156 dagen kan starten. Ook de vacatures die relatief na lange tijd worden ingevuld, zijn zeer verschillend van aard. Een Contractmanager Sociaal Domein wordt na 238 vervuld, een Projectleider na 198 dagen. Een Adviseur Planeconomie gaat na 398 dagen van start, terwijl een Assistent Hovenier na 270 dagen van start kan gaan. Een ander bestand van de gemeente over 2023 laat zien, dat tot medio mei 2023 60 vacatures zijn opengesteld. 10 daarvan werden direct extern uitgezet. Aangezien dit overzicht niet geheel 2023 beslaat, biedt een soortgelijk overzicht over 2022 een beter beeld. In 2022 worden 157 vacatures opengesteld. In 55 gevallen wordt de functie direct enkel extern uitgezet. Dit overzicht kan echter misleidend zijn: ook bij vacatures waarin staat aangegeven dat deze direct extern worden uitgezet, wordt soms aangegeven dat intern geen reacties zijn binnengekomen. Hieruit kan worden opgemaakt, dat de vacature eerst intern is uitgezet. Als hiervoor gecorrigeerd wordt, zijn 17 vacatures direct extern uitgezet.
3.3 De aangegeven knelpunten De respondenten geven aan dat de gemeentelijke organisatie veel last heeft van de krapte op de arbeidsmarkt (Interview, 14 februari 2024). Later wordt in dit verband gesteld: “Het woord veel is in deze context weinig helder / onderbouwd. Wellicht hebben respondenten dit genoemd. Het klopt echter niet geheel. Op sommige functies komen best veel reacties” (Ambtelijk wederhoor, 9 juli 2024). De gemeente krijgt er steeds meer taken bij en moet voldoen aan steeds meer wettelijke bepalingen. Hier is niet altijd voldoende capaciteit en kennis voor in huis. Het blijkt, dat het vinden van geschikt vast personeel een vrij grote uitdaging is en de gemeente moet dan noodgedwongen omzien naar extern personeel. Ook het behouden van personeel is lastiger. De nieuwe generatie ambtenaren blijft doorgaans minder lang bij één werkgever en dit vertaalt zich naar een hogere uitstroom. De organisatie laat geen taken liggen, maar probeert met deze beperkingen de taken zo goed mogelijk uit te voeren. Dit kan wel betekenen, dat taken minder snel worden uitgevoerd, aldus de respons (Interview, 14 februari 2024). Respondenten geven aan, dat met name vacatures bij Inkoop, Ruimtelijke Ontwikkeling en Juridische Zaken moeilijk te vervullen zijn (Interview, 3 juni 2024).
Aanvullend wordt het volgende gesteld in dit verband: “We zien binnen Ruimtelijke Ontwikkeling een groot aantal moeilijk vervulbare vacatures. Het gaat veelal om functies waar enige senioriteit gevraagd wordt. Op deze posities zijn op te leiden medewerkers nog wel te vinden maar de specialisten met veel ervaring niet meer. Deze functies hangen ook met elkaar samen en zijn nodig om de vraagstukken binnen SWF te beantwoorden. We hebben het hier bijvoorbeeld over; Senior Adviseur RO, Senior Landschapsarchitect/ontwerper, Adviseur RO, Planeconoom, Stedenbouwkundige, Adviseur Bodem. Binnen Water en Wegen is het lastig om de werkvoorbereiders/directievoerders te vinden met specialistische kennis. Binnen Bedrijfsvoeren zie je dit ook terug in specialisten op het gebied
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
38
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
van ICT. En ook Juristen met veel ervaring zijn lastig in te vullen en worden nu door middel van inhuur opgelost. Bij het Sociaal domein zie je vooral dat men op zoek is naar posities die met name allround ervaren moeten bezitten. De functies die erg moeilijk in te vullen zijn Gedragswetenschapper en Praktijkbegeleider” (Schriftelijke reactie, 12 juni 2024). In de bestuursrapportages en andere rapportages wordt in 2022 en 2023 op sommige onderdelen melding gemaakt van krapte op de arbeidsmarkt. In sommige gevallen wordt de krapte op de arbeidsmarkt als argument opgevoerd om tot inhuur over te gaan: “Door de krapte op de arbeidsmarkt is het lastig om aan nieuw personeel te komen. Daarnaast kiezen veel vakspecialisten er tegenwoordig voor om juist op inhuurbasis te willen werken. Dit is iets waar alle gemeenten mee te maken hebben. Omdat het werk wel door moet gaan en de kwaliteit op orde moet blijven is werken op inhuurbasis een goed werkbare oplossing” (Bestuursrapportages, januari-maart, 2023, april-juni, 2023, juliseptember, 2023). Bij het project IJlsterkade wordt gesteld dat de markt te maken heeft met een stijging van de bouwkosten als gevolg van onder andere de krapte op de arbeidsmarkt (Bestuursrapportages, januari-maart, 2023, april-juni, 2023, juli-september, 2023).
Deze passage wordt in een andere bestuursrapportage opgevoerd bij het project De Potten (Bestuursrapportage, november-december, 2022). Bij het project Hemmen III wordt gesteld dat vanwege personeelstekorten bij adviesbureaus en ook bij aannemers een kans is op vertragingen. Dit speelt breder bij ruimtelijke ontwikkelingen, zo vermelden de bestuursrapportages en maandrapportages (Bestuursrapportages, november-december, 2022, januari-maart, 2023, april-juni, 2023, juli-september, 2023, Maandrapportage Omgeving, december 2023). Ook elders wordt verwezen naar de krappe arbeidsmarkt. Zo wordt bij het versnellen van de woningmarkt en het opstellen van de Woon-zorgvisie het volgende opgemerkt: “De versnelling geeft grote druk op de nodige capaciteit. Gekoppeld aan een gespannen arbeidsmarkt resulteert dit in langere doorlooptijden van projecten” (Bestuursrapportage, november-december, 2022). Bij het ontwikkelen en organiseren van lichte ondersteuning Jeugd wordt het volgende gesteld: “We blijven investeren in de inzet van de POH GGZ Jeugd, omdat zij lichte ondersteuning bieden en er daardoor minder doorverwijzingen plaatsvinden. Het streven is een dekking van 100% (bij elke huisartsenpraktijk een POH GGZ Jeugd). De situatie op de arbeidsmarkt maakt het lastig 100% dekking te bereiken” (Bestuursrapportages, januari-maart, 2023, april-juni, 2023, juliseptember, 2023).
Een andere bestuursrapportage vermeldt bij de BOA’s het volgende: “Het werven van personeel is lastig met de huidige arbeidsmarkt. We signaleren de trend dat om ons heen een hogere salarisschaal wordt geboden voor een gelijkende functie” (Bestuursrapportage, januari-maart, 2023). Ook in de maandrapportages van de ketens wordt melding gemaakt van krapte op de arbeidsmarkt. Zo vermeldt de maandrapportage van Omgeving over december 2023 het volgende: “Het blijft lastig om vacatures in de domeinen VTH en RO in te vullen. Consequentie is dat er extern moet worden ingehuurd met de daarbij horende hogere kosten. De kosten voor inhuur zijn ruim hoger dan begroot” (Maandrapportage Omgeving, december 2023). Een groot deel van de inhuur wordt aangewend voor de lopende programma’s. De kostenoverschrijdingen als gevolg van externe inhuur heeft ook de aandacht vanuit HR. Het betreft dan een overschrijding van € 1.950.000. Op de post salarissen is sprake van een onderschrijding als gevolg van het feit dat vacatures niet altijd direct ingevuld kunnen worden. Het betreft een onderschrijding van € 897.000. Per saldo laat de post salarissen en inhuur dan een overschrijding zien van € 1.053.000, zo stelt deze maandrapportage
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
39
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
(Maandrapportage Omgeving, december 2023, p. 5). Ook in deze maandrapportage wordt bij het project IJlsterkade melding gemaakt van stijgende bouwkosten als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt. Andere rapportages laten eenzelfde patroon zien. Zo is bij de keten Openbare Ruimte sprake van een onderschrijding op salarissen van € 748.000 en een overschrijding op inhuur van € 1.044.000 (Managementrapportage Openbare Ruimte, december 2023). Het team Water maakt in 2023 veel gebruik van inhuur voor brugwachters en havenbeheer. De inhuur is in 2023 fors hoger dan het beschikbare budget. Dit komt met name door hogere tarieven in verband met CAO afspraken, zo vermeldt deze managementrapportage. De maandrapportage van het Sociaal Domein geeft inzicht in de bezetting. Van de begrote formatie van in totaal 265,9 fte. zijn er in 2023 262,2 fte. vervuld. 3,67 fte. is in 2023 onvervuld. Men rapporteert een onderschrijding op directe salarislasten van € 1.046.707 en een onderschrijding op indirecte salarislasten van € 157.434. Aan de andere kant rapporteert men een overschrijding op inhuur van € 1.897.644, zodat in 2023 sprake is van een totale overschrijding van € 693.502 (Maandrapportage Sociaal Domein, november/december 2023). De overzichten uit deze maandrapportage laten zien dat het beeld binnen de keten Sociaal Domein per afdeling kan verschillen.
Zo laat Integraal Beheer een onderbezetting zien van meer dan 5 fte., terwijl in het buitengebied SWF juist sprake is van een overbezetting.
Men zou een relatie verwachten tussen onderbezetting en inhuur. Deze relatie is echter niet duidelijk te leggen. Zo leidt de relatief hoge onderbezetting bij Integraal Beheer niet direct tot een hoge inhuur (€ 5.022). Aan de andere kant staat de overbezetting bij het buitengebied SWF een additionele inhuur van € 369.347 niet in de weg. De maandrapportage geeft geen nadere toelichting op de bovenstaande data.
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
40
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Ook in deze maandrapportage wordt bij het ontwikkelen en organiseren van lichte ondersteuning Jeugd gewezen op de situatie op de arbeidsmarkt, welke het lastig maakt 100% dekking te realiseren (Maandrapportage Sociaal Domein, november/december 2023). In de managementrapportage van Bedrijfsvoeren, Klantcontacten en Strategie & Programma’s van december 2023, wordt eveneens gewezen op de krapte op de arbeidsmarkt. Zo wordt bij de bevoegdheden van de BOA’s opgemerkt dat het werven van personeel lastig is met de huidige arbeidsmarkt. Omliggende gemeenten bieden een hogere salarisschaal voor een vergelijkbare functie, zo wordt gesteld. Bij de afdeling Belastingen wordt gesteld dat de personeelskosten lager zijn dan begroot als gevolg van vacatureruimte: niet alle vacatures zijn ingevuld. Bij Strategie & Programma’s is te zien, dat op de post salarissen € 6.765 onderschrijding wordt verwacht, maar dat op ingeleend personeel een overschrijding van € 97.237 wordt verwacht (Managementrapportage, Bedrijfsvoeren, Klantcontacten en Strategie & Programma’s, december 2023). De managementrapportages van de ketens Openbare Ruimte, Bedrijfsvoeren, Klantcontacten, Strategie & Programma’s en het Sociaal Domein worden in het DT van 14 februari 2024 vastgesteld. In het DT voorstel zelf wordt geen melding gemaakt van arbeidskrapte (DT, 14 februari 2024).
De jaarstukken 2023 vermelden in dit verband het volgende:
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
41
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
(Jaarstukken 2023, aangeleverd in ambtelijk wederhoor, 19 juli 2024)
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
42
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Hoofdstuk 4 Het gevoerde personeelsbeleid 4.1 Algemeen Voor de behandeling van de programmabegroting 2022 worden technische vragen ingediend. Eén van die vragen verwijst naar het tekort aan arbeidskracht. “Op dit moment is er een groot tekort aan arbeidskracht. Hoe aannemelijk is het dat dit tekort aan arbeidskracht roet in het eten gaat gooien v.w.b. de ambitie op personele inzet? Welke gevolgen zou dit kunnen hebben? Is hier rekening mee gehouden in het gereserveerde bedrag?” (Technische vraag, t.b.v. behandeling programmabegroting, d.d. 26 oktober 2021). Het college beantwoordt deze vraag als volgt: “De realisatie van de ambities is onlosmakelijk verbonden met de nodige personele inzet. De schaarste op de arbeidsmarkt speelt ook ons parten. Onze opgaven en projecten alsmede de gehele dienstverlening vragen om gemotiveerd en kwalitatief goed personeel, om continuïteit in de bedrijfsvoering en niet in de laatste plaats om tevreden inwoners. Op allerlei terreinen worden we geconfronteerd met de spanning op de arbeidsmarkt waardoor verschillende functies lastig in te vullen zijn. Met als gevolg dat soms ambities lastig zijn te realiseren en de dienstverlening soms in de knel komt. Verder valt op te merken dat we alle creativiteit en vindingrijkheid betrachten om mee te gaan met de ontwikkelingen van de markt als het gaat om vraag en aanbod.
Uiteraard met inachtneming van een goed HR beleid in de context van de geldende CAO regelgeving” (Beantwoording technische vraag, 26 oktober 2021). Ook op andere momenten vraagt de raad aandacht voor de krapte op de huidige arbeidsmarkt. Zo wordt tijdens de raadsvergadering van 2 februari 2023, bij de behandeling van de actualisatie van de programmabegroting 2023, met 27 stemmen voor en met 6 stemmen tegen, een motie aangenomen die betrekking heeft op Open Hiring. In de motie wordt het volgende gesteld: “Het arbeidsvraagstuk heeft voor de gemeente Súdwest-Fryslân als werkgever hoge prioriteit. De kloof tussen vraag en aanbod moet dan ook snel worden overbrugd gezien de krapte op de huidige arbeidsmarkt. De traditionele wervings- en sollicitatieprocedures zijn vaak ingewikkeld en duren lang. Onder meer het concept Open Hiring kan een positieve bijdrage leveren om talent te vinden en binden voor onze werkgevers in Súdwest-Fryslân, waardoor ons arbeidspotentieel (nog) beter wordt benut. Overwegende dat: •
•
•
Open Hiring de sollicitatieprocedure verkort en drempels verminderd. Uit diverse onderzoeken blijkt dat mensen die om welke reden dan ook moeite hebben met de gebruikelijke wijze van sollicitatieprocedures (bijvoorbeeld door laaggeletterdheid, leeftijd, herinstromers, afkomst, een beperking, geen opleiding, gat in de CV of sollicitatievrees) met Open Hiring gemakkelijker en met meer (zelf)vertrouwen tot de arbeidsmarkt kunnen toetreden; met Open Hiring de werkgever onbewuste vooroordelen uit sluit en kansen creëert bij aanhoudende personeelstekorten. Open Hiring kan dan ook een bijdrage leveren aan een meer inclusieve arbeidsmarkt (o.a. bewustwording van eigen wervingsstrategie), bevordert het social werkgeverschap en maakt maatschappelijke impact; in het huidige regeerakkoord opgenomen staat dat ook de overheid aan de slag moet gaan met de mogelijkheden van Open Hiring;
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
43
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
•
de gemeente Súdwest-Fryslân geen invloed heeft op het selectieproces van andere werkgevers. Wel kan Súdwest-Fryslân als werkgever zijnde een van de eerste gemeenten zijn die zelf aan de slag gaat met het concept Open Hiring. En zodoende een voorbeeld geven en aanjager zijn voor Open Hiring. Dit om andere werkgevers in Súdwest-Fryslân voor deze laagdrempelige en kansrijke wijze van werving te enthousiasmeren. Immers goed voorbeeld doet volgen.
Verzoekt het college: •
•
In het kader van de arbeidsmartkpositionering en de nog uit te voeren campagne, een pilot te starten om binnen de gemeente Súdwest-Fryslân aan de slag te gaan met Open Hiring. Na een jaar deze pilot te evalueren en de raad hierover actief te informeren” (Motie, 2 februari 2023, behandeld bij agendapunt 7, Actualisatie Programmabegroting 2023).
Respondenten geven aan dat de gemeente nog niet over een integraal arbeidsmarktbeleid beschikt. Wel gaan verschillende notities in op de arbeidsmarkt. Zo beschikt de gemeente over een procesbeschrijving voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Een strategische personeelsplanning is in wording, aldus de respons (Interview, 14 februari 2024). Om de krapte op de arbeidsmarkt het hoofd te bieden, staat de gemeente verschillende oplossingen voor. Bij de toelichting op het faciliteren van de landbouwsector naar toekomstbestendig ondernemen wordt in een aantal bestuursrapportages en een maandrapportage gesteld, dat de gemeente inzet op een hechtere samenwerking tussen de Friese gemeenten, de provincie en het Wetterskip, waarbij de beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel binnen deze samenwerking met nadruk een aandachtspunt is (Bestuursrapportages, april- juni, 2023, juli-september, 2023, Maandrapportage Omgeving, december 2023). Een andere bestuursrapportage verwijst naar het project van strategische personeelsplanning: “Naast meer projectmatige aanpak van procesoptimalisaties zetten we ook in op een cultuur waarin medewerkers zelf het voortouw nemen tot verbeteringen in de dienstverlening en de organisatie van hun eigen werk.
Monitoring en managementinstrumenten ondersteunen hierbij, capaciteitsplanningen (strategische personeelsplanning) en managementrapportages zijn hiervoor ingezet” (Bestuursrapportage, november-december 2022).
4.2 Het organisatieplan 2023-2026 In 2022 wordt door het DT een organisatieplan 2023-2026 vastgesteld (Sociaal Jaarverslag 2022). Dit plan vervangt het organisatieplan 2020-2023. In dit plan worden focus op de medewerker en een veerkrachtige organisatie als strategische hoofdlijnen opgevoerd. De ambitie om regie te hebben op het huidige werk en zicht op het werk in de toekomst, wordt in dit organisatieplan verwoordt als toekomstbeeld (Organisatieplan 2023-2026, p. 8). In het plan wordt een aantal externe ontwikkelingen benoemd die de VNG op de gemeente af ziet komen. Eén van die ontwikkelingen betreft arbeidsmarkt en levenslang leren. Deze ontwikkeling wordt niet verder toegelicht (Organisatieplan 2023-2026, p. 9). Wel wordt als algemene doelstelling geformuleerd, dat men inzicht en focus wil creëren in opgaven en randvoorwaarden, onder andere met een strategische personeelsplanning (Organisatieplan 2023-2026, p. 11). In het organisatieplan wordt geconstateerd dat “in het werk de focus ligt op het hier en nu en hoofdzakelijk op de korte termijn. Uitbreiding in formatie lijkt dan de
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
44
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
oplossing in plaats van te kijken naar het verbeteren van werkprocessen en hanteren van data in analyses. Daarbij kijken we vooral intern naar de eigen organisatie en wordt weinig kennis van buiten naar binnen gehaald. Dit doen we wel op inhoud (waarbij overigens wel een sterkere verbinding met de beleidsontwikkeling gelegd kan worden), maar managementnetwerken zijn veelal onbekend en worden nauwelijks benut. Hier liggen grote kansen voor benchmarking en andere manieren van werken en organiseren” (Organisatieplan 2023-2026, p. 12). De focus op de medewerker wordt in het organisatieplan als volgt uitgewerkt: “SúdwestFryslân heeft de ambitie om in 2026 de beste werkgever te zijn. Niet voor het bordje op de gevel maar om ons er continu bewust van te zijn dat de werknemer ons belangrijkste kapitaal is. Aandacht voor het welzijn van onze mensen heeft prioriteit en we creëren de beste omstandigheden die optimaal functioneren mogelijk maakt. In de praktijk betekent dit dat we ervoor zorgen dat alle factoren voor onze medewerkers aanwezig zijn om prettig te kunnen werken. Daarnaast willen we graag medewerkers die het belangrijk vinden om een goede bijdrage te leveren aan het succes van Súdwest-Fryslân. Het gaat om geven en nemen van waarde; een samenspel tussen de organisatie en alle medewerkers.
Wij denken dat als we die stap extra zetten om de beste werkgever te worden, onze medewerkers Súdwest-Fryslân beoordelen als goede en professionele werkgever. Door aandacht te besteden aan goed werkgeverschap zijn onze medewerkers gemotiveerder, gelukkiger en blijven zij langer bij Súdwest-Fryslân. Goed werkgeverschap zorgt bovendien voor een blijvend hoge betrokkenheid, minder stress én meer werkgeluk. En dat niet alleen: we zijn daarmee in staat om onszelf te positioneren als aantrekkelijke werkgever voor potentiële nieuwe medewerkers” (Organisatieplan 2023-2026, p. 14). De ambitie van een veerkrachtige organisatie wordt als volgt uitgewerkt: “We leven in een tijd van continue veranderingen, uitdagingen en onzekerheid. Dit vraagt om een robuuste organisatie die waar nodig flexibel is. Een organisatie die snel leert en verder kijkt dan alleen de eigen missie. Die zowel weerbaar als wendbaar is. De organisatie is geen rotsblok, maar vindt de goede koers om te varen en doet dit op een krachtige manier. We kijken niet alleen naar onszelf, maar ook over de schutting. Veerkrachtig is wat we willen zijn” (Organisatieplan 2023-2026, p. 14). Het organisatieplan gaat niet expliciet in op krapte op de arbeidsmarkt. Het organisatieplan gaat vergezeld van een routekaart en dient vertaald te worden naar de uitvoering in onder andere ketenplannen.
Het organisatieplan wordt eind 2023 vertaald naar ketenplannen die per keten voor de jaren 2024 en 2025 worden vormgegeven. In deze ketenplannen krijgen onderdelen van het personeelsbeleid verder gestalte. Zo verwoorden de ketens in navolging van het organisatieplan de volgende ambitie: “We hebben regie op het huidige werk en zicht op het werk in de toekomst” (Ketenplan 2024-2025, Bedrijfsvoeren, Ketenplan 2024-2025, Dienstverlenen/Klantcontacten, Ketenplan 2024-2025, Omgeving, Ketenplan 2024-2025, Openbare Ruimte, Ketenplan 2024-2025, Sociaal Domein). In alle ketenplannen wordt analoog aan het organisatieplan een focus op de medewerker en een veerkrachtige organisatie als ambitie aangemerkt. In het ketenplan Bedrijfsvoeren wordt de ontwikkeling op de arbeidsmarkt niet aangemerkt als relevante ontwikkeling. Focus op de medewerkers wordt in het ketenplan Bedrijfsvoeren onder andere voorzien van de actie, dat minimaal één keer per jaar een strategische personeelsplanning wordt opgesteld. De ambitie van een veerkrachtige organisatie wordt onder andere voorzien van de actie dat in een krapper wordende arbeidsmarkt vindplaatsgericht wordt georganiseerd met behoud van personeel, innovatieve manieren van (samen) werken en actieve arbeidsmarktcommunicatie en bewerking. Deze
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
45
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
actie staat in de planning voor het tweede kwartaal van 2024 (Ketenplan 2024-2025, Bedrijfsvoeren). Ook in het ketenplan van Dienstverlenen/Klantcontacten worden de speerpunten focus op medewerkers en een veerkrachtige organisatie opgevoerd. Deze keten beoogt eveneens minimaal eens per jaar een strategische personeelsplanning vorm te geven (Ketenplan 2024-2025, Dienstverlenen/Klantcontacten). De focus op de medewerker en een veerkrachtige organisatie is ook terug te zien in het ketenplan Omgeving. De keten Omgeving beoogt naast een strategische personeelsplanning, in te zetten op continu maatwerk en scholing, het voeren van gesprekken met het Huis van Inzetbaarheid en het vervullen van vacatures en inhuren op standaard taken (Ketenplan 2024-2025, Omgeving). De focus op de medewerker wordt in de keten Openbare Ruimte vertaald naar het afronden van een functiewaarderingstraject. Het inzicht in de strategische personeelsplanning dient gekoppeld te worden aan opgaven (Ketenplan 2024-2025, Openbare Ruimte). De ambitie van een veerkrachtige organisatie wordt in de keten Sociaal Domein vertaald naar de ambitie zicht te hebben op externe inhuur en hierop regie te voeren (Ketenplan 2024-2025, Sociaal Domein). Desgevraagd wordt gesteld, dat de strategische personeelsplanning na de zomer door de ketens wordt opgepakt (Interview, 3 juni 2024).
Veel ketens geven aan in te zetten op de mogelijkheden die digitalisering en ICT bieden voor procesoptimalisatie.
4.3 Externe inhuur Op 14 februari 2024 stelt het directieteam de ambitie en het toetsingskader externe inhuur vast. In de notitie wordt verwezen naar de strategische hooflijn uit het organisatieplan 20232026, die betrekking heeft op een veerkrachtige en stabiele organisatie. “Onze ambities inzake externe inhuur zijn erop gericht om de eigen organisatie krachtiger te maken en zoveel mogelijk kennis in huis te vergroten. Nieuw hierbij is dat externe inhuur zo min als mogelijk wordt ingezet en dat directie en teammanagers inhuur terugbrengen via hun strategische personeelsplanning”, zo staat in de notitie verwoord (Toetsingskader externe inhuur, 2024). Binnen de huidige organisatievisie hebben teammanagers een totaalbudget voor personele uitvoering. Dit budget kan zowel aan salariskosten als aan externe inhuur worden besteed en fungeert als totale norm. Geconstateerd wordt, dat landelijk de gemiddelde inhuur in 2022 17% van de loonsom bedraagt, terwijl dat in SWF 17,6% is. Gemeenten zien externe inhuur als een oplossing voor moeilijk vervulbare vacatures, vooral in de context van een krappe arbeidsmarkt (Toetsingskader externe inhuur, 2024). Om externe inhuur zover als mogelijk terug te dringen, worden enkele afspraken in de notitie opgevoerd: •
•
• •
Arbeidsovereenkomsten hebben altijd de voorkeur boven externe inhuur voor structureel werk. Het doel is structureel werk uit te voeren met medewerkers met vaste of tijdelijke arbeidsovereenkomsten binnen de gemeentelijke organisatie. We spannen ons actief in om externe inhuur te verminderen. Dit omvat ook de aanmoediging om seizoensgebonden, specialistische en projectmatige externe inhuur waar mogelijk te verminderen of bij voorkeur helemaal af te schaffen. Payrolling als contractvorm wordt afgeschaft (uiterlijk per 1/1/2028). Jaarlijks wordt een financieel overzicht van uitgaven aan externe inhuur verstrekt aan de ondernemingsraad.
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
46
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
•
We monitoren ontwikkelingen over 2023, 2024 en 2025 en evalueren de noodzaak van eventuele normen rondom externe inhuur na deze periode (Toetsingskader externe inhuur, 2024).
Bij inhuur kan het zowel gaan om tijdelijke vervanging als voor inhuur van specialistische kennis die ontbreekt in de organisatie. In alle gevallen krijgt de ingehuurde kracht een plaats in de hiërarchie van de organisatie. Onder de definitie van externe inhuur valt in dit toetsingskader niet: •
• • •
•
•
• •
Alle vormen van uitbesteding en outsourcing waarin sprake is van resultaatopdrachten of waarbij resultaatafspraken worden gemaakt, zonder dat er door de opdrachtgever op inzet van specifieke capaciteit wordt gestuurd. Anders gezegd: alle vormen waarin een product of opdracht compleet in de markt wordt gezet. Inhuur van deskundigheid voor de uitoefening van wettelijke taken (bijv. tolken). Onderzoeks- en adviesopdrachten aan externe onderzoeksbureaus. Uitbesteding of outsourcing van werkzaamheden op het gebied van facilitaire dienstverlening (onder andere catering, schoonmaak, bewaking, beveiliging) en algemeen verzorgende functies (groenvoorziening, afvalverwerking, onderhoud gebouwen). Uitbesteding van dienstverlening aan de gemeentelijke organisatie binnen het concern of aan een intergemeentelijke samenwerkingsverband, bijvoorbeeld in de vorm van shared services. Ontwikkelen, bouwen, aanleggen, onderhouden en exploiteren van infrastructurele werken, inclusief ICT, zoals (spoor)wegen, gebouwen, netwerken, technische installaties, hardware en software. Inlenen van personeel vanuit (publieke) organisaties zonder winstoogmerk (bijvoorbeeld een andere gemeente of stichting). Ook wel collegiale doorlening genoemd.
Medewerkers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst, trainees/stagiaires, werkervaringsplaatsen, aangezien tijdelijke aanstellingen met name worden ingezet als opmaat naar een vast contract. Het is de invulling van structurele formatie/capaciteit, geen flexibele inzet (Toetsingskader externe inhuur, 2024).
Als uitgangspunt geldt, dat altijd eerst intern de mogelijkheden moeten worden verkend om het werk met eigen medewerkers uit te voeren. Als werkgever streeft de gemeente voor vaste medewerkers naar meer interne flexibiliteit, minder externe inhuur en naar een sterk regionaal ‘overheidsmerk’ op de arbeidsmarkt. Een ander uitgangspunt is, dat het de verantwoordelijkheid van het management is om steeds te zoeken naar een goede balans tussen vaste formatie en inhuur door middel van strategische personeelsplanning. Externe inhuur wordt enkel ingezet bij pieken in de werkzaamheden, een hoog verzuimpercentage of voor incidentele en/of specialistische werkzaamheden. De drie redenen worden voorzien van drie verschillende kostensoorten: inhuur extra capaciteit (piek), inhuur ten behoeve van vaste formatie (ziek) en inhuur specifieke deskundigheid (specifiek). Intern kunnen medewerkers gevonden worden via de ‘Werkplaats’. Het kan hier gaan om medewerkers die in het kader van interne mobiliteit afspraken hebben gemaakt met hun leidinggevende. Ook boventalligen en re-integrerende medewerkers maken hier deel van uit. Als extra flexibele schil wordt gestreefd om via samenwerking in de regio tot meer mobiliteit door collegiale doorlening te komen. Om de rechtmatigheid te borgen dient gebruik te worden gemaakt van afgesloten raamovereenkomsten dan wel het dynamisch aankoopsysteem.
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
47
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
De verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid voor externe inhuur ligt bij de teammanager. Vanwege het belang om te sturen op tarieven en het volume van externe inhuur, gelden de volgende aanvullende regels: •
•
•
Uurtarieven boven de € 150,- excl. BTW en contracten met een geprognosticeerde waarde boven de € 100.000,- excl. BTW dienen altijd vooraf ter goedkeuring aan de ketendirecteur te worden voorgelegd Voormalige medewerkers van de gemeente zijn gedurende een jaar na de ontslagdatum uitgesloten van externe inhuur. Hier mag alleen na voorafgaande toestemming van de directie van af worden geweken Externe inhuur vindt plaats voor een totale aaneengesloten inleenperiode van maximaal 2 jaar. Alleen na voorafgaande (schriftelijke) toestemming van de directie is een langere periode van inhuur mogelijk (Toetsingskader externe inhuur, 2024).
Respondenten geven aan dat de gemeente tevens over een personeelshandboek beschikt en dat de overzichten van regels op dit moment geïnventariseerd en geactualiseerd worden (Interview, 14 mei 2024). Dit personeelshandboek is vanaf 1 januari 2020 in werking getreden en bevat een vrij groot aantal regelingen op het gebied van personeelsbeleid. Zo zijn de beloning/uitvoeringafspraken in het handboek opgenomen, maar ook de procedure voor integriteitsmeldingen, de leidraad arbeidsgeschillen, regelingen voor parkeren, reis- en verblijfkosten, studiefaciliteiten, verlof, etc. Ook bevat het personeelshandboek protocollen op het gebied van agressie, gedrag en multimedia. Met betrekking tot extra belonen is op basis van de Cao Gemeenten de mogelijkheid om een extra periodiek, een functioneringstoelage of een gratificatie toe te kennen. De volgende uitgangspunten staan in het personeelshandboek opgenomen: “De gemeente voert een terughoudend beleid als het gaat om extra beloningen; er moet echt sprake zijn van een bijzonderheid. Beloningen worden op elkaar afgestemd om zoveel mogelijk willekeur te voorkomen. Het mag niet afhankelijk zijn van team, manager en/of budget of iemand een extra beloning ontvangt. Het functioneren/de bijzonderheid moet zoveel mogelijk leidend zijn. Extra beloningen moeten uit te leggen en transparant zijn” (Personeelshandboek, p. 47).
Het personeelshandboek maakt geen melding van arbeidsmarkttoelagen. Aangegeven wordt, dat de gemeente geen ander formeel beleid voert dat specifiek betrekking heeft op de arbeidsmarkt (Interview, 3 juni 2024).
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
48
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Hoofdstuk 5 De gemeentelijke praktijk 5.1 Algemeen De gemeente is zeker ambitieus op het terrein van de arbeidsmarkt. Het streven is, om in 2026 de beste werkgever binnen de overheid te zijn, zo geven respondenten aan. Op dit moment wordt gewerkt aan de actualisatie van de taakomschrijvingen. Ook worden stagiaires ingezet, met als doel om deze stagiaires na het behalen van hun opleiding een vast contract aan te bieden. Gesteld wordt dat in de periode februari tot en met juli 2024 25 stagiaires actief zijn binnen de gemeente. Dat aantal verschilt per half jaar. De gemeente heeft ook wel eens 35 stagiaire gehad. Er is nog geen evaluatie van het werken met stagiaire beschikbaar (Schriftelijke reactie, 12 juni 2024). Daarnaast werkt men met trainees. “We hebben in SWF twee groepen trainees gehad. De eerste groep trainees (gestart in september 2016) bestond uit 8 personen. Deze trainees zijn na hun traineeperiode van 2 jaar, alle 8 in vaste dienst gekomen van SWF per september 2018. De tweede groep trainees bestond uit 6 personen (januari 2019). Van deze groep is één trainee uitgestroomd naar een andere baan tijdens de traineeperiode. Een tweede trainee is na afloop van de tweejarige periode uit dienst gegaan, omdat er geen match bleek te zijn.
De overige 4 trainees hebben aansluitend aan de traineeperiode allemaal een functie binnen SWF gevonden en per januari 2021 een vast dienstverband gekregen” (Schriftelijke reactie, 12 juni 2024). De gemeente beschikt over een opleidingsbudget en jaarlijks worden ontwikkelgesprekken gevoerd met medewerkers. Een strategische personeelsplanning is in wording, zo wordt aangegeven. Ook kunnen arbeidsmarkttoelagen verstrekt worden, maar hier wordt niet veel gebruik van gemaakt, aldus de respons (Interview, 14 februari 2024). Men is over het algemeen huiverig om gebruik te maken van de mogelijkheden tot beloningsdifferentiatie (Interview, 3 juni 2024). De gemeente contracteert medewerkers op verschillende manieren: vast, tijdelijk, ingehuurd, via pay roll, etc. (Interview, 14 februari 2024). Aan de andere kant wordt aangegeven, dat men de indruk heeft dat externe inhuur aan de hoge kant is en dat teveel wordt ingehuurd op moeilijk invulbare vacatures. Men beoogt externe inhuur terug te dringen (Interview, 14 mei 2024). Dit streven wordt tevens door andere respondenten bevestigd. Met zou graag inzetten op vast personeel en afscheid nemen van duurdere inhuur, maar dit is niet altijd mogelijk. De gemeentelijke ambities maken, dat soms moet worden ingehuurd, zeker waar het moeilijk vervulbare vacatures betreft (Interview, 3 juni 2024).
Ook wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van de Fryske Flekspool. Hierin werken SWF, Leeuwarden, het Wetterskip en de provincie samen. Medewerkers binnen deze Flekspool kunnen ook ingezet worden bij de andere participanten, hoewel zij nu nog wel bij één van de participanten op de loonlijst staan. Te denken is dan aan het realiseren van bijvoorbeeld een warmtenet (Interview, 14 februari 2024). Aangegeven wordt, dat de Flekspool als succesvol wordt ervaren en dat mogelijkheden onderzocht worden om meer in regionaal of provinciaal verband samen te werken (Interview, 3 juni 2024). Het Medewerker-tevredenheidsonderzoek (MTO) is nogal gedateerd en nagedacht wordt om in 2024 een nieuw MTO te laten uitvoeren.
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
49
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Naar aanleiding van de motie met betrekking tot Open Hiring onderneemt de gemeente actie. De managementrapportage uit december 2023 van de keten Bedrijfsvoering vermeldt in dit verband het volgende. “In 2023 is een onderzoek uitgevoerd naar de invoering van Open Hiring als wervingsmethode. Open Hiring heeft tot doel om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, door alle drempels die solliciteren met zich mee kan brengen, weg te halen: de toekomstig medewerker die denkt de functie aan te kunnen mag beginnen. Dit onderzoek kwam mede voort uit een motie die in december 2022 in de gemeenteraad was aangenomen hierover. Uit onderzoek is gebleken dat de functies die zich lenen voor Open Hiring vooral bij Openbare Ruimte en Facilitair zitten. Deze teams zijn al heel actief in het werven van mensen uit de doelgroep zoals hiervoor omschreven. Facilitair heeft afspraken met Empatec (Sociale werkvoorziening) en Openbare Ruimte heeft een leerwerktraject voor medewerkers die graag in de buitendienst aan de slag willen. Hier gaat geen strenge selectieprocedure aan vooraf. Actieve info hierover is in januari 2024 geformuleerd en komt in het eerste kwartaal in de gemeenteraad” (Managementrapportage Bedrijfsvoering, december 2023). Respondenten stellen in dit verband, dat Open Hiring zich meer leent voor uitvoerende functies.
Hier komen al bijzonder veel reacties op binnen. Voor meer specialistische functies gelden vaak specifieke diploma-eisen en dit soort functies lenen zich dan minder voor Open Hiring, aldus de respons in dit verband (Interview, 14 mei 2024). Ten uitvoer van een toezegging, wordt de raad in dit verband op 8 maart 2024 als volgt geïnformeerd: “Vanzelfsprekend staat gemeente Súdwest-Fryslân voor een inclusieve arbeidsmarkt. Kandidaten met een afstand tot de arbeidsmarkt zijn van harte welkom. Open hiring kan een geschikte werkwijze zijn voor het invullen van bepaalde functies binnen de gemeente, zoals bv. medewerker groen of medewerker schoon. De doorstroom in deze functies is binnen onze gemeente echter beperkt. Tot op heden kunnen wij voor deze functies goed aan geschikte kandidaten komen. Binnen de teams Openbare Ruimte en Facilitair maken wij bijvoorbeeld al gebruik van de inzet van medewerkers van Empatec. Ook werven wij in samenwerking met Aeres MBO voor leerwerktrajecten. Zodra wij krapte ervaren bij de vervulling van vacatures medewerker groen of medewerker schoon gaan wij deze via Open Hiring vacant stellen. Zo kan wellicht in de toekomst aanvullend worden bijgedragen aan een nog inclusievere arbeidsmarkt. Daarnaast gaan we verder verkennen of er ook andere manieren zijn om onze arbeidsmarktvraagstukken op te lossen.
Hierbij wordt ook vanuit het gedachtengoed van Open Hiring naar varianten gekeken” (Schriftelijke reactie toezegging, 8 maart 2024).
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
50
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
5.2 Het Sociaal Jaarverslag In het sociaal jaarverslag 2022 worden de volgende gegevens gepresenteerd. De bezetting ontwikkelt zich als volgt:
(Sociaal Jaarverslag, 2022) Met betrekking tot de mobiliteit wordt in het sociaal jaarverslag 2022 het volgende opgemerkt: “In de cijfers zien we dat de mobiliteit van de eigen medewerkers verder is toegenomen. Dit is vanuit de WERKplaats ondersteund met loopbaangesprekken. We zien ook dat medewerkers zelf beter slagen in het zoeken en vervolgens vinden van een nieuwe baan.
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
51
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Dit houdt verband met de krapte op de arbeidsmarkt. Het is eenvoudiger om een (vergelijkbare) baan te vinden in de regio waar je woont. Minder hoeven reizen, is één van de redenen om van baan te wisselen. Als we onze cijfers over 2022 vergelijken met de landelijke benchmark (50.000 -100.000) zien we dat: Onze instroom lager ligt (Súdwest-Fryslân 12% t.o.v. benchmark 16,6%). Onze doorstroom hoog is (Súdwest-Fryslân 16,5% t.o.v. benchmark 6,5%). Onze uitstroom bijna gelijk is (Súdwest-Fryslân 7,2% t.o.v. benchmark 7.3%) (Sociaal Jaarverslag, 2022).
Ondanks het feit dat de instroom lager ligt ten opzichte van de benchmark, zijn er meer indiensttreders dan uitdiensttreders:
Als reden voor uitstroom komt eigen verzoek/andere baan het meest voor:
Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân
52
Rekenkamer Súdwest-Fryslân
Met betrekking tot externe inhuur wordt in het sociaal jaarverslag 2022 het volgende opgemerkt: “Het inhuurpercentage is ten opzichte van 2021 gestegen van 14,7%, naar 17,6%, maar is nog steeds lager dan de landelijke benchmark (18%). Het percentage gaat over de totale uitgaven voor leveranciers van externe inhuur en is dus inclusief de jaarlijks terugkerende inhuur van seizoenskrachten voor onze bruggen, havens en groenvoorziening. In opdracht van de Raad heeft de Rekenkamer in 2021 een onderzoek gedaan naar de praktijk van de externe inhuur. De aanbevelingen van de Rekenkamer zijn in 2022 verder uitgewerkt in een definitieve visie op externe inhuur en een integraal beleidskader. Het is onze bedoeling dat dit beleid in 2023 een concrete invulling en uitwerking krijgt in de dagelijkse praktijk” (Sociaal Jaarverslag, 2022).
Het sociaal jaarverslag 2022 gaat expliciet in op de arbeidsmarkt: “Vanaf november 2022 is team HR voor een tijdelijke periode versterkt met een professioneel recruiter. De recruiter kon zich volledig richten op het schrijven van wervende vacatureteksten en het begeleiden van de communicatie van deze vacatures. Er is budget vrijgemaakt om op moeilijk vervulbare vacatures wervingscampagnes te voeren, waarmee de doelgroep beter bereikt werd. Dat is na een aantal maanden terug te zien in het vervullen van deze vacatures. Daarnaast is in 2022 een start gemaakt met de vormgeving van een eigen professionele ‘werkenbij’ website voor de gemeente Súdwest-Fryslân. Met de nieuwe website positioneren we ons als goede, aantrekkelijke werkgever voor iedereen die graag bijdraagt aan maatschappelijke taken. De website bevat verhalen van medewerkers, passend beeldmateriaal en natuurlijk de vacatures die actueel zijn. Dit is een continu proces. Het reageren op vacatures is laagdrempelig voor