Bijlage II - Jaarverslag Odyssee 2020

Conclusie van dit onderzoek is dat de inspectie aangeeft dat zij een helder en eerlijk beeld over de stand van zaken op obs De Wyken hebben gekregen. Geconcludeerd wordt dat de school nog niet op het gewenste niveau functioneert, maar op de goede weg is. De inspectie sprak waardering uit voor de manier waarop het gesprek vanuit bestuur in samenwerking met directeur is vormgegeven.

PASSEND ONDERWIJS “Ieder kind krijgt bij ons passend onderwijs. Van zeer moeilijk lerend tot hoogbegaafd, van heel bewegelijk tot erg rustig. Het is niet alleen een beleidsmaatregel, maar vooral onze mindset.” Om de uitvoering van Passend Onderwijs op de scholen optimaal te ondersteunen is Odyssee met Stichting Gearhing en basisschool De Opbouw, de stichting Experisecentrum Passend Onderwijs Zuid West Friesland gestart. Gezamenlijk geven ze uitvoering aan de ondersteuningsstructuren en de financiële waarborg daarvan. Uitgangspunt is de invoering van Passend Onderwijs en de daarbij behorende vraag: hoe wordt specifieke kennis en expertise op het gebied van integrale leerlingenondersteuning ingezet, zodat • de specifieke expertise efficiënt en doelmatig wordt gebruikt; • zoveel mogelijk leerlingen en leerkrachten van kennis en specifieke kennis te laten profiteren; • de inzet van specifieke expertise leidt tot verhoging van kennis en vaardigheden op schoolniveau. • leerlingen, bij voorkeur, een passend onderwijsaanbod krijgen op de eigen basisschool.

23

In de praktijk betekent dit dat door betrokken instituten uitvoering wordt gegeven aan: • Leerlingondersteuning (lichte zorg) vanuit het expertisecentrum • Coördinatie van de leerlingondersteuning • Zorg en Adviesteam • Commissie van toewijzing (CVT) • Bezwarencommissie plaatsing VO Financiële uitgangspunten Het samenwerkingsverband passend onderwijs Friesland sluist de ondersteuningsmiddelen door naar de deelnemende schoolbesturen. De schoolbesturen Odyssee, de Opbouw en de Gearhing sluizen een deel van deze financiële middelen door naar het Expertisecentrum. Welke begeleiding heeft een leerling nodig en welke leerstijl past bij hem of haar? Dit zijn veelal complexe begeleidingsvragen. Het Expertisecentrum biedt niet alleen leerlingen, maar ook leerkrachten en ouders ondersteuning. Het Expertisecentrum gelooft in het versterken van de eigen kracht. Het Expertisecentrum wil door kortdurende ondersteuning leerkrachten, ouders en leerlingen, leren het zelf te doen. Om de juiste ondersteuning te kunnen bieden, heeft het Expertisecentrum specifieke kennis en expertise verzameld. Het Expertisecentrum streeft ernaar om op basis van de ondersteuningsbehoeften vanuit de school, het juiste, passende ondersteuningsaanbod te bieden. Via het Expertisecentrum kunnen de scholen snel inspelen op speciale onderwijsbehoeften van leerlingen binnen de muren van de eigen school.

Het brede aanbod van Expertise draagt bij aan het mogelijk maken van Passend Onderwijs. De Experts werken vanuit onze eigen scholen, met uitzondering wordt externe hulp ingevlogen. De Experts zijn creatief, enthousiast, gemotiveerd en werken handelingsgericht. Niet denken in problemen, maar in oplossingen! Doelstelling van het Expertisecentrum Het Expertisecentrum is opgericht met het doel: een samenhangend geheel van zorgvoorzieningen te kunnen realiseren binnen en tussen (basis)scholen, in samenwerking met speciale scholen voor basisonderwijs, zodat zoveel mogelijk leerlingen een ononderbroken leerproces kunnen doormaken. Door het verzamelen van specifieke kennis en expertise wil het Expertisecentrum, leerlingen, leerkrachten en ouders de juiste ondersteuning bieden. In hoofdlijnen biedt het Expertisecentrum: advies, zorgcoördinatie / koppeling vraag en aanbod van de zorgondersteuning, begeleiding, coaching en training van kinderen, leerkrachten en ouders. In 2020 is één van de stichtingsdeelnemers: De Opbouw, organisatorisch ondergebracht bij de Bisschop Moller Stichting. De overgebleven partners gaan in 2021 verder met het fusieproces, de toekomst van de stichting zal in het fusieproces worden meegenomen.

2021 Speerpunten voor domein Passend Onderwijs in 2021 zijn: • • • •

Pedagogisch meesterschap Optimalisatie passende onderwijsvormen Optimalisatie Expertisecentrum Digitaal onderwijs (samenwerking domein kwaliteit)

Speerpunten voor domein Kwaliteit in 2021 zijn: • • • •

Verstevigen kwaliteitszorg Versterken onderwijskundig leiderschap Impuls aanbod; Frysk, leesonderwijs en burgerschap Digitaal onderwijs (samenwerking domein passend onderwijs) 24

2.2 PERSONEEL & PROFESSIONALISERING De medewerkers binnen Odyssee bepalen voor een groot deel het succes van de stichting. Of het nu gaat om kwaliteit, professionaliteit of vitaliteit, het zijn de medewerkers die met hun kennis, vaardigheden en energie veranderingen doorvoeren. Ze zijn daarnaast de ‘influencers’ van onze leerlingen, zij maken het verschil. Om die reden is een helder en stevig geborgd strategisch en integraalbeleid van essentieel belang. Het strategisch HRM-beleid fungeert daarbij als kompas en focus voor Stichting Odyssee en haar medewerkers.

STRATEGISCHE KOERS DOMEIN PERSONEEL

Odyssee heeft een cultuur /Leer/werkklimaat

DE EIGENHEID VAN ODYSSEE Odyssee heeft een duidelijk DNA, we zijn een schoolorganisatie met een eigen wijze van handelen. Het authentieke karakter van de medewerkers zorgt voor wendbaarheid op alle facetten en thema’s in het onderwijs. We hebben een duidelijk toekomstbeeld en kunnen dit verbinden met de speerpunten in het nu. Odyssee is wendbaar, stoer en we hebben lef, we zien het avontuur en durven te pionieren. Vitaliteit, kwaliteit en professionaliteit is ons visitekaartje. We stralen rust en daadkracht uit omdat we weten wat we willen en waar we voor staan.

waarin iedereen plezier heeft en zich optimaal kan ontwikkelen Dit betekent: • Een professionele cultuur met professioneel gedrag • Veiligheid, samen met respect voor verschillen • Betrokkenheid en commitment met aandacht voor iedereen • Eigenwijsheid en energiek waarbij we elkaar versterken • Open en nieuwsgierig met kritische blik op kwaliteit • Integrale verantwoording voor elke school

Het gevoel van Odyssee vind je terug in de verbinding met onze partners, sprekers en teamdagen, van de opleidingen die wij volgen tot de providersboog van coaches rondom vitaliteit. We versterken elkaar door een constante dialoog met elkaar te hebben en houden. Onze medewerkers en schoolteams stralen bewust zijn uit. Vanuit verbinding, samenwerking en transparantie ontwikkelen wij een duidelijke mentaliteit: wij zijn een energiek Odyssee. Alleen op deze wijze staan wij in onze kracht, zowel de medewerkers als onze leerlingen Vanuit deze visie hebben wij voor HRM voor het jaar 2020 speerpunten ontwikkeld.

DOELEN EN RESULTATEN In 2020 heeft het domein HRM zich met name gericht op het “in control” zijn. De onderdelen hierbij waren: 1. Behalen taakstelling 1 – normaliseren personele inzet schooljaar 2019-2020 – Voor de scholen is het verschil tussen de beschikbare formatie op basis van het leerlingenaantal en de daadwerkelijk ingezette formatie in kaart gebracht. De verschillen hierin zijn ‘taakstellingen’ genoemd. Voor taakstelling 1, het lopende schooljaar, zijn de mogelijkheden minimaal. In geval van natuurlijk verloop en interne mobiliteit worden gesprekken gevoerd met begeleiding (proces, inhoud, juridische gevolgen en administratieve afhandeling) vanuit domein Personeel. 2. Behalen taakstelling 2 – normaliseren personele inzet schooljaar 2020-2021 – Om structurele uitgaven verder te normaliseren is meer invloed uit te oefenen op schooljaar 20-21. De ondersteuning zoals benoemd bij het vorige onderdeel is vergelijkbaar 3. Vervangingsbeleid 2020 – ambitie in 2020 is meer grip op het proces ‘vervanging’ te verkrijgen, zodat kosten beheersbaar blijven, vervangingen ingevuld, geen klassen naar huis worden gestuurd en de druk op coördinatie in de scholen acceptabel wordt. Met behulp van een plan van aanpak wordt hieraan gewerkt. In 2020 wordt tevens de overgang naar Eigen Risico Dragerschap voor 2021 voorbereid 4.

AFAS / Systemen in control – Om integraal management goed uit te kunnen voeren, is betrouwbare, actuele managementinformatie van groot belang. De overgang naar AFAS in 2019 en de inzichten van het administratiekantoor Concent zullen worden samengevoegd naar optimalisering van systemen en kennis van gebruik. De effecten hiervan worden verwerkt in de AO/IC en ook zal naar de effecten ervan op de taakverdeling binnen het Servicebureau worden gekeken. 25

5. Ziekteverzuim in control – Het ziekteverzuimpercentage van Odyssee is in 2019 naar beneden landelijk niveau. Vanuit dit onderdeel wordt extra aandacht gegeven aan ziekteverzuim met als doel het percentage laag te houden De speerpunten in 2020 zijn allemaal behaald. De taakstellingen zijn door alle scholen uitgevoerd en het vervangbeleid en het proces daaromheen is uitgerold. Door de inzet van AFAS zijn onze personeelsprocessen in control. Ook het ziekteverzuim is geëindigd onder het landelijk gemiddelde. We hebben een zuiver verzuimcijfer wat ook verwerkt wordt in AFAS. Door de doorontwikkeling in ons personeelsinformatiesysteem AFAS dekken wij veel risico’s af.

WERKDRUK –VITALITEIT – DUURZAAM INZETBAAR Odyssee vindt dat de kern van werkgeluk ligt in het hebben van oprechte aandacht voor individuele medewerkers. In 2020 hebben wij hier binnen de stichting een beleid op geschreven, in de praktijk hanteerden wij thema's zoals vitaliteit en duurzame inzetbaarheid al. Wij richten ons als organisatie op een beleid van maatwerk dat ervoor zorgt dat medewerkers in alle levensfasen met plezier hun werk beleven. Als organisatie zijn wij onderdeel van iemands levensloop en daarin willen wij een positief en leerzame indruk achterlaten, voor henzelf en ook voor de maatschappij. Wij zien werkgeluk en duurzame inzetbaarheid als twee thema’s die sterk met elkaar in verbinding staan. Op het moment dat een medewerker een gevoel van werkgeluk ervaart, zet deze persoon makkelijker vanuit zichzelf acties in om duurzaam inzetbaar te zijn en te blijven. Vanuit dat perspectief richten wij ons binnen Odyssee op het werkgeluk van de medewerkers en zo ook op de duurzame inzetbaarheid. Wij hebben als doel dat al onze medewerkers werken vanuit erkende kwaliteiten en vanuit daar worden ze zo effectief en efficiënt mogelijk ingezet binnen de Odyssee. We willen sterker maken wat sterk is. Hierbij spelen “mobiliteit”, “vitaliteit” en “eigenaarschap” een sterke rol. Als de mobiliteit groter wordt, ontstaat er beweging op alle niveaus binnen Odyssee.

Als de vitaliteit verhoogd wordt, neemt het ziekteverzuim af en als we het eigenaarschap nadrukkelijker leggen waar het hoort, vergroten we de betrokkenheid. Professionele deskundigheid wordt vergroot door middel van de dialoog, waarbij ontwikkelgesprekken richtinggevend zijn. Werkgeluk, en het streven ernaar, wordt dan binnen Odyssee vanzelf een ‘way of life’. Het thema vitaliteit is in 2020 nog specifieker omschreven. Ook hebben wij onze visie opgemaakt. Gezonde en vitale medewerkers zijn productiever, stressbestendiger, gemotiveerder en verzuimen minder. We vinden het bij Odyssee belangrijk dat medewerkers zowel fysiek als mentaal lekker in hun vel zitten, omdat dit invloed heeft op de manier waarop ze hun werk doen. Wat we willen bereiken is dat medewerkers zich meer bewust worden van hun eigen lichaam en daar goed voor willen zorgen. Het vitaliteitsbeleid maakt onderdeel uit van het duurzame inzetbaarheidsbeleid van Odyssee en is gericht op het voorkomen en verminderen van verzuim van personeel. STRATEGISCHE KOERS RONDOM VITALITEIT BINNEN ODYSSEE Odyssee wil de inzetbaarheid van de medewerkers verbeteren. Een vitaal persoon zit lekker in zijn vel, is fysiek fit, competent en beschikt over de souplesse om zich aan veranderingen aan te passen. Vitaliteit ziet Odyssee als een belangrijke voorwaarde om demotivatie, disfunctioneren en uitval te voorkomen.

De kwaliteit van onderwijs wordt voor een belangrijk deel bepaald door de kwaliteit en vitaliteit van de leerkracht voor de klas. Odyssee wil de kwaliteiten en talenten van personeel zo goed mogelijk inzetten, zodat medewerkers vitaliteit en betrokkenheid kunnen behouden gedurende hun loopbaan. Werken vanuit je talenten maakt personeel gelukkiger, duurzaam inzetbaar en geeft bevlogenheid Hoe hoger de werkbevlogenheid van leerkrachten, hoe hoger de invloed op de leerling prestaties en hoe lager de kans dat medewerkers verzuimen of het onderwijs vroegtijdig verlaten.

26

Doel vitaliteitsbeleid Het vitaliteitsbeleid heeft als doel om vitale medewerkers te hebben met een grote werkbevlogenheid. Wij willen hierdoor arbeidsongeschiktheid en hoge werkdruk voorkomen en het ziekteverzuim tot een minimum beperken. Dat was een belangrijk doel in 2020 waar wij de komende jaren op doorontwikkelen. Een (blijvende) daling van het verzuim kan alleen gerealiseerd worden met een andere attitude van leidinggevenden en medewerkers. Een andere manier van kijken; sturen op inzetbaarheid i.p.v. op ziek zijn. Dat is niet iets wat je kunt bereiken met een eenmalige workshop of sturen op kpi’s en regels. Een ander denkkader vraagt om een ander handelingskader. Als je er anders tegenaan kijkt worden er andere vaardigheden van je gevraagd om te kunnen sturen op inzetbaarheid. Niet de beperkingen, maar juist de mogelijkheden van de medewerker worden centraal gesteld. De eigen verantwoordelijkheid en het belang van medewerkers bij blijvend gezond werken zijn belangrijk geworden. Motivatie en vitaliteit spelen een grotere rol. Het gaat niet om minder afwezigheid, het gaat erom, samen (leiding en medewerker) een vitale en betrokken arbeidsrelatie op te bouwen, waarbij de wederzijdse verwachtingen met plezier en energie worden ingevuld.

Het streven in 2020 was om ziektepercentage te behouden in ieder geval onder het landelijk gemiddelde voor de onderwijssector primair onderwijs. Dit is gelukt en het voortschrijvend verzuim ziet er, ondanks COVID ook goed uit. Oprechte aandacht en maatwerk richting onze medewerkers was hierbij het sleutelwoord in 2020. Uitkeringen na ontslag In 2020 is € 133.000,- uitgegeven aan beëindiging dienstverbanden. Gevoed door de opvatting dat Odyssee als goed werkgever gekend wil zijn, wordt iedere ontslagprocedure zeer zorgvuldig doorlopen. Odyssee biedt aan betrokkene altijd ondersteuning door een advocaat aan te bevelen. Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst dient correct en evenwichtig te verlopen, zo oordeelt Odyssee. We stellen vast dat de door Odyssee gearrangeerde gang-van-zaken rond ontslag naar tevredenheid van betrokken partijen verloopt. Het Participatiefonds aanvaardt de claims die Odyssee aanbrengt. Besteding Bestedingscategorie Personeel

Besteed bedrag € 473.730

Materieel

€ 942

Professionalisering Overig

€0 €0

Toelichting De werkdrukmiddelen zijn voor het overgrote deel ingezet in extra handen voor de klas. Dit wordt op verschillend manieren ingericht: • ondersteuning primair proces met behulp van vakleerkrachten gym • ondersteunen van organisatorische verandering • tijdelijk toevoegen van een extra leerkracht • tijdelijk toevoegen van onderwijsassistent ter ondersteuning van het primair proces. • extra administratieve kracht of conciërge • extra ambulante tijd faciliteren • faciliteren van administratietijd voor leerkrachten rondom piekmomenten De werkdrukmiddelen zijn ingezet voor de aanschaf van devices voor leerkrachten. Op de betreffende school worden de devices ingezet in het primaire proces voor het analyseren van resultaten. -

27

2021 In 2021 ontwikkelen wij door op de speerpunten vanuit 2020: • • • •

AFAS doorontwikkelen - verstevigen control personeelsprocessen, data gestuurd werken Hospitality, merk versterken, storytelling – voldoende sollicitanten (samenwerking Marcom) Doorontwikkelen van integrale processen – doorvertaling in instrumenten tbv wendbaarheid Vooruitlopen op 2021/2022 m.b.t. fusie en pabo

2.3 MARKETING EN COMMUNICATIE Communicatie heeft de afgelopen jaren steeds meer aandacht gekregen binnen Stichting Odyssee en nu is tijd voor de volgende stappen in professionaliseren en intensivering. Om deze reden krijgt marketingcommunicatie (vanaf nu Marcom) vanaf dit jaar haar eigen domein en daarmee ook een domein jaarplan. Binnen de scope van dit plan vallen onderdelen als; interne communicatie, oudercommunicatie, communicatie tussen scholen, wervingscommunicatie richting ouders en & potentiële medewerkers en merkpositionering. Het onderdeel Corporate communicatie op bestuursniveau komt te vallen onder het domein Organisatie.

Odyssee heeft cultuur en leer/werkklimaat waarin iedereen plezier heeft en zich optimaal kan ontwikkelen

Dit betekent: • Een professionele cultuur met professioneel gedrag • Veiligheid, samen met respect voor verschillen • Betrokkenheid en commitment met aandacht voor iedereen • Eigenwijsheid en energiek waarbij we elkaar versterken • Open en nieuwsgierig met kritische blik op kwaliteit • Integrale verantwoording voor elke school

Stichting Odyssee is een prachtige stichting met een duidelijk DNA en authentiek karakter. De diversiteit binnen de stichting en daarmee ook de scholen en leerlingen is groot en dit maakt het krachtig. Het wordt tijd dat Odyssee aan een groter publiek laat zien wie zij is, onder medewerkers, potentiële medewerkers, ouders, kinderen en eventuele stakeholders. Met als doel dat je als medewerker, ouder én kind trots bent dat je onderdeel bent van Odyssee.

DOELEN EN RESULTATEN MARKETING EN COMMUNICATIE Onderzoek 2020 Het in 2020 uitgevoerde onderzoek onder medewerkers en ouders is ingezet met als doel de mooie verhalen van stichting Odyssee naar boven halen. Dit is gelukt! En als bijvangst hebben we gezamenlijk als organisatie veel geleerd van de ideeën en verbeterpunten die aangedragen werden op het gebied van communicatie. Ook hebben we gezien hoe communicatie bij kan dragen aan het bereiken van strategische speerpunten zoals onder andere; meer transparantie, het bevorderen van interne mobiliteit en, leren van elkaar. Kortom, een mooi startpunt voor het domein Marcom.

Van geschreven kernwaarden naar gevoel en gedrag

Dit betekent: • Teams omarmen de kernwaarden van Odyssee • Met elkaar in gesprek gaan over kernwaarden, gedrag, profiel en uitstraling • Team voelt zich integraal verantwoordelijk en zoekt actief naar samenwerking • Team maakt goed gebruik van Servicebureau • Het team / de school heeft een duidelijke visie en profiel en draagt deze actief uit • Team heeft keuzes gemaakt over hoe ze zich willen presenteren, met behulp van passende communicatiemiddelen

2021 Het domein Marketing en communicatie zal in 2021 een steviger basis krijgen. Dit volgt uit het onderzoek gedaan in 2020. Ook met het oog op de fusie is het bouwen naar een sterke stichting en een sterk merk van groot belang. Speerpunten in 2021 zijn:

28

• •

Professionele communicatie - aan professionalisering van interne en externe communicatie en hiervoor de benodigde digitale systemen goed ingericht Werknemersreis - aandacht voor ‘de reis’ die medewerkers bij Odyssee maken vanaf werving tot aan vertrek. Zodat zij trotse ambassadeurs worden van het merk Odyssee en we voldoende kandidaten vinden voor onze vacatures. Met oog voor de identiteit en de uitingen van de verschillende scholen.

2.4 HUISVESTING & FACILITAIR DOELEN EN RESULTATEN HUISVESTING EN FACILITAIR

Odyssee heeft een gezonde/passende bestuurs/organisatiegrootte

Het is belangrijk dat medewerkers en leerlingen zich veilig voelen op de plek waar ze verblijven en werken. Leerlingen en medewerkers dienen in optiek van Odyssee onvoorwaardelijk goed gefaciliteerd te zijn zodat men zich kan richten op zijn of haar kerntaken. Om dit te verwezenlijken zijn er actuele en adequate onderhoudsplannen. Een van de belangrijkste facetten van dit domein is het verbeteren van het binnenklimaat (ventilatie, temperatuur, akoestiek). De fysieke- en sociale veiligheid voldoet aan de daaraan te stellen (wettelijke) veiligheidsvoorschriften. De uitstraling aan binnenkant en buitenkant moet in balans zijn.

Dit betekent: • een gezonde verhouding primair proces – overhead • onafhankelijkheid van externe leveranciers • bestuurlijke invloed in de regio • Gezonde financiën en gebouwen • Een goed functionerend, modern Servicebureau • Dat we de uitdagingen en verplichtingen die op ons af komen goed op kunnen vangen, zoals bijvoorbeeld wegvallen vervangingsfonds, eigen risico-dragerschap, doordecentralisatie (onderhoud) gebouwen

DOMEIN HUISVESTING EN FACILITAIR EFFICIËNTER MAKEN Ambitie 2020: Gekoppeld aan de ambitie kritisch op kwaliteit willen we in 2020, door efficiënter werken, een besparing realiseren met behoud van voldoende kwaliteit. Hierbij wordt tevens ingezet op duurzame oplossingen. Er wordt gezocht naar een optimale balans tussen besparing, kwaliteit en duurzaamheid, door het gesprek met elkaar te voeren om weloverwogen keuzes te maken. Toelichting: Het doel wordt bereikt door regievoering op contracten te verbeteren en een heldere taakverdeling tussen directeuren en Servicebureau te realiseren. Ook wordt besparing gerealiseerd op actualiseren van contracten (in samenwerking met de Gearhing, zie 2) monitoring van kwaliteit, kwantiteit (energie) en verbeteren samenwerking tussen domeinen en externe leveranciers. Proces: 4 – Resultaat: 3 Om een heldere taakverdeling tussen het Servicebureau en de directeuren te realiseren, is er een Handleiding verantwoordelijkheid onderhoud en demarcatielijst opgesteld waarin dit beschreven staat. Dit document wordt waar nodig geactualiseerd met juiste partijen waarmee samen wordt gewerkt. Ook is er sinds oktober 2020 ondersteuning voor het domein ingeroepen. Hierdoor zijn veel acties afgerond en wordt doorlopend gewerkt aan een efficiënter domein.

FUSIE GEARHING Ambitie 2020: op 1 januari 2021 is de fusie een feit en is de huisvesting van het nieuwe (fusie) servicebureau volledig op orde. Toelichting: we zorgen ervoor dat aan alle voorwaarden is voldaan als het gaat om goede werkplekken (rekening houdend met ARBO normen) werkruimtes met de juiste verlichting om te werken, goede infrastructuur (data) en een gezellige kantine. Daarnaast zal er met de werkgroep huisvesting een tijdspad uitgezet worden over afronding van de verbouwing en het verloop van de verhuizing en wat er wel/ niet nieuw aangeschaft moet worden. Verdere acties (invlechting) gaan uitgezet worden op het gebied van strategisch (vastgoed) huisvestingsplan, contract/ facilitair/ gebouw beheer en duurzaamheid. Proces: 3 – Resultaat: 2 29

De gesprekken met betrekking tot de fusie hebben enige tijd stilgelegen. In oktober zijn de gesprekken met beide besturen weer opgestart. De concrete acties met betrekking tot de fusie worden in Q1 2021 opgepakt, nu er duidelijkheid is over de voortzetting van de fusie. Op het Servicebureau zijn diverse werkzaamheden uitgevoerd zodat het servicebureau van Gearhing te kunnen verwelkomen (bouwkundige aanpassingen en schilderwerkzaamheden). Daarnaast is het contact met de collega van huisvesting en facilitair van Gearhing dit jaar altijd goed onderhouden. DUURZAAMHEID Ambitie 2020: beleidsplan maken waarin duurzaamheid een prominente plaats krijgt binnen de nieuwe (fusie) organisatie. Proces: 3 – Resultaat: 3 Doordat de fusiegesprekken enige tijd stil hebben gelegen en er een werkgroep was samengesteld uit Gearhing en Odyssee mensen is hierin nog geen voortgang te melden. Wel is er uitgesproken door de werkgroep dat er eerst een ambitie/visie geformuleerd worden op bestuurlijk (na de fusie) niveau op het gebied van duurzaamheid. Waarna er een regisseur/kwartiermaker aangewezen wordt om de kar te trekken. Dit punt is opgenomen in de speerpunten bestuur breed voor 2021.

DOELEN EN RESULTATEN ICT Goede ICT-voorzieningen zijn cruciaal om scholen optimaal te kunnen laten presteren. Daarbij is het voor een innovatieve stichting van groot belang om juist dit domein op orde te hebben. Voor het domein ICT is de Ambitie 2020: Avontuurlijk en passend onderwijs voor alle leerlingen. OPTIMALISEREN VAN HET GEBRUIK VAN DE ICT-OMGEVING (ÉÉN CLOUDINRICHTING) Ambitie 2020: Binnen de organisatie is er één Cloud inrichting. Het werken en verwerken in de Cloud omgeving wordt stichting breed gehanteerd. Proces: 3 – Resultaat 2 Door de ontwikkeling van het Covid-19 virus en hierdoor de tijdelijke sluiting van de scholen zijn er veel ontwikkelingen in een stroomversnelling geraakt. Dit is onder andere het opzetten van een vertrouwde digitale omgeving voor de leerlingen en het inrichten en ondersteunen van het Microsoft Teams platform. Er wordt door de scholen op verschillenden manieren digitaal lesgegeven en informatie verstrekt met ouders en leerlingen. Door deze ontwikkelingen is de ambitie niet gehaald en wordt ook meegenomen in de speerpunten van 2021, maar het gebruik van de Cloudomgeving is door het intensiever thuiswerken wel meer gestimuleerd. Professionalisering van ICT stijgt, maar er is nog ruimte voor winst. De kennis van medewerkers kan worden verbeterd waarnaast ook de Cloudomgeving verder moet worden doorontwikkeld.

OPTIMALISEREN VAN HARDWARE DE BINNEN DE SCHOLEN Ambitie 2020: Veel oude werkstations zijn vervangen en er in kaart gebracht waar nog een vervanging moet worden doorgevoerd. Proces: 3 – Resultaat: 3 Een deel van de verouderde hardware is vervangen, zo zijn er geen Windows 7 werkstations meer aanwezig en zijn de meeste verouderde digiborden vervangen. Ook is de wifi en de telefonie inrichting in de hele organisatie vernieuwd. Het vernieuwde wifiplatform is Cloudbased ingericht waardoor Odyssee minder afhankelijk is van externe partijen. De randvoorwaarden voor een goede ICT-basis zijn op bijna scholen aanwezig. FUSIE GEARHING Ambitie 2020: Bij het ingaan van de fusie is de ICT-omgeving goed op elkaar aangepast. Proces: 3 – Resultaat: 3 De samenwerking van domein ICT en ICT-coördinators van Gearhing verloopt steeds beter. De domeinvoorzitter ICT is nu beter gepositioneerd. Er zijn bij Gearhing op het gebied van ICT-infrastructuur en hardware verschillende wijzigingen doorgevoerd, zo is er nu binnen de hele organisatie een nieuw en stabiele wifiomgeving. De werkstations zijn allemaal overgezet naar de nieuwe Windows 10 omgeving en eind januari 2021 zijn alle scholen ook over naar de nieuwe systeembeheerder. 30

PRIVACY Ambitie 2020: Kwaliteit van de privacy inrichting optimaliseren en waarborgen (eind 2020 scholen eigen beheerdersomgeving). Proces 2 – Resultaat: 2 Er is voor iedere school een omgeving aangemaakt waar de scholen zelf de juiste AVG-informatie kunnen vinden, ook kunnen de registratie documenten hier worden gearchiveerd. Het is nog niet verder uitgezet naar de scholen. Door het thuisonderwijs is het noodzakelijk dat er actief/goed wordt gecontroleerd of Odyssee door het thuisonderwijs blijft voldoen aan de privacywetgeving. NIEUW SYSTEEMBEHEER Medio 2020 wordt duidelijk dat geen vertrouwen is in huidige leverancier en dat er op korte een overstap moet worden gemaakt naar een nieuwe leverancier. Proces 3 – Resultaat: 4 Een werkgroep Systeembeheer is samengesteld volgens de richtlijnen die staan beschreven in het in inkoopbeleid. Hierna is een meervoudig onderhands aanbesteding traject opgestart met een bestek en toetsingscriteria. Na verdieping op de voorstellen van vier leveranciers is per 31 augustus overgestapt naar ICT-Partners Noord. Om stabiliteit te waarborgen is vervroegd de overstap gedaan en is vanaf eind augustus de migratie in drie weken gerealiseerd. Alle ICT-coördinators hebben toegang gekregen tot het servicesysteem om vragen/meldingen te plaatsen, hier is snel reactie op waardoor dit tot positieve reacties leidt binnen het domein.

DUURZAAMHEID EN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN Het belang van duurzaamheid wordt benadrukt in het strategisch plan van Odyssee. In 2020 is in een gezamenlijke werkgroep met Gearhing onderzocht op welke manier met de harde kant van de duurzaamheid moet worden omgaan (de gebouwen) en de zachte kant (bewustwording bij leerlingen en leerkrachten). In een pilot is een Duurzaam Meerjaren Onderhoudsplan opgesteld om te onderzoeken hoe duurzaamheid een onderdeel kan zijn van het meerjarig onderhoud en hoe de duurzaamheid van het gebouw verbeterd kan worden. Met behulp van beschikbare energierapporten wordt aan een plan van aanpak per school gewerkt. Alternatieve energiebronnen als zonnepanelen, zijn daarbij onderzocht. In 2021 is het thema duurzaamheid een speerpunt voor de organisatie en maken we beleid op welke manier we duurzaamheid opnemen in beleid.

2021 Op het gebied van huisvesting, ICT en facilitair zijn de volgende speerpunten voor 2021 gedefinieerd: • • • • •

(her)Inrichting administratieve / digitale omgeving domein Huisvesting en Facilitair Fusie Gearhing Binnenklimaat Doorontwikkelen Microsoft 365 omgeving ICT-beleid herschrijven en vaststellen

2.5 FINANCIEEL BELEID In 2020 is het financieel beleid van Odyssee nader uitgewerkt. Goed financieel beleid bepaalt onder meer het succes en de kwaliteit van de organisatie. Niet alleen de beschikbaarheid van voldoende middelen, maar ook een inhoudelijk onderbouwd en op doelen afgestemd systeem van toedeling en inzetten van middelen is hierin noodzakelijk. Odyssee hecht grote waarde aan beleidsrijk begroten. De middelen worden verdeeld op 31

Odyssee heeft een gezonde/passende bestuurs/organisatiegrootte Dit betekent: • een gezonde verhouding primair proces – overhead • onafhankelijkheid van externe leveranciers • bestuurlijke invloed in de regio • Gezonde financiën en gebouwen • Een goed functionerend, modern Servicebureau • Dat we de uitdagingen en verplichtingen die op ons af komen goed op kunnen vangen, zoals bijvoorbeeld wegvallen vervangingsfonds, eigen risico-dragerschap, doordecentralisatie (onderhoud) gebouwen

basis van plannen en kansen. Dit betekent dat middelen op een proactieve manier worden verdeeld. Door risico’s en de consequenties tijdig in beeld te hebben, zijn we in staat flexibel en proactief te acteren en gehoor te geven aan plannen en kansen. In de begroting 2021 en de (meerjaren)begroting 2021-2024 zijn de financiële ambities en uitgangspunten van de stichting beschreven.

DOELEN EN RESULTATEN NIEUW HANDBOEK AO/IC EN VERBETERDE PROCESSEN Ambitie 2020: In 2020 zal er een nieuw handboek AO/IC geschreven zijn en de processen die daarin beschreven worden zullen binnen het SB correct en proactief uitgevoerd worden. Verantwoordelijkheid, rollen gekoppeld aan functionarissen zullen een uitwerking zijn van het nieuwe handboek ao/ic. Controle op het houden van afspraken en het inzetten van budgetten maakt daar onderdeel van uit. Financiële prestaties zullen tenminste eenmaal per kwartaal worden gewogen. Onder andere zal er met maandafsluitingen gewerkt gaan worden en zal er bij elke kwartaalrapportage een samenvatting van de resultatenrekening zitten. Toelichting: Door de overstap naar Afas alsmede doordat diverse processen onduidelijk of ondoorzichtig verliepen wordt i.v.m. voorgaande jaren in 2020 (wat betreft de financiële- en salarisadministratie) anders gewerkt. Verantwoordelijkheid voor prestaties behoort op uiteenlopende niveaus te worden herkend en genomen te worden. Voor deze opdracht is externe expertise ingezet. Proces: 4 – Resultaat: 3 Voor de toelichting op dit speerpunt wordt verwezen naar de toelichting bij Speerpunt Odyssee in control op pagina 13. Verder is in 2020 een nieuw financieel beleidsplan opgesteld voor stichting Odyssee.

Dit beleidsplan geeft uitleg over hoe wij binnen Odyssee kijken naar de financiën, zodat we ook op termijn een financieel gezonde organisatie zijn, die dingen mogelijk maakt voor de leerlingen. AFAS IN GEBRUIK EN OPTIMALISEREN Ambitie: In 2020 zal Afas volledig en optimaal functioneren en levert alle benodigde personele en financiële informatie, benodigd voor accurate aansturing van Odyssee. De medewerkers op het SB kunnen begin 2020 goed overweg met de systemen Insite en Profit, systemen die onder de merknaam Afas draaien. Door Odyssee gewenste kengetallen zijn door dashboards zichtbaar. Toelichting: In 2019 is de organisatie overgegaan naar Afas. In de loop van 2020 vindt vervolmaking van gebruiksmogelijkheden plaats. Training en doorontwikkeling zijn daarvan onderdeel. Proces: 3 – Resultaat: 3 Afas functioneert zoals het moet en de minimale vereisten om te werken met AFAS zijn gereed. AO/IC en verbeterde processen maken dat de SB medewerkers weten hoe te werken met het systeem. Doorontwikkeling blijft een speerpunt, zodat binnen Odyssee steeds beter gewerkt kan worden met het systeem. Binnen het SB zijn daar taakverdelingsafspraken over gemaakt. Verder betreft dit een speerpunt voor 2021. FUSIE GEARHING Zie Odyssee speerpunt. De fusie met Gearhing wordt vanuit domein Financiën voorbereid in 2020.

Hierbij worden voor domein Financiën de volgende werkzaamheden verwacht: boekenonderzoek beide organisaties, selectie financieel/personeelsadministratie systeem, voorbereiden gezamenlijke begroting en voorbereiding gezamenlijke administratie. De planning wordt begin 2020 gemaakt. Proces: 2 – Resultaat: 2 Gesprekken met de controller zijn opgestart en verlopen zoals verwacht. Halverwege april heeft een eerste verkenning plaatsgevonden van de verschillende ERP systemen. In dit overleg is getoond hoe binnen Odyssee en Gearhing gewerkt wordt met het financieel systeem. Hieraan is, in afwachting van besluitvorming rondom de vervolgplanning van de fusie, verder geen vervolg gegeven. Verder beperkten de gesprekking zich tot het Due Diligence onderzoek. Dit Due Diligence onderzoek is in oktober opgeleverd aan beide Raden van Toezicht. Uitkomst van het Due Diligence onderzoek geeft dat aan beide kanten geen.

32

TREASURY Stichting Odyssee heeft een Treasurystatuut, dat voldoet aan de actuele ‘Regeling beleggen, belenen en derivaten OCW 2016’. Net als vorig jaar heeft het Treasurystatuut als primaire doelstelling om de geldmiddelen risicomijdend weg te zetten, waarbij een zo hoog mogelijk rendement wordt nagestreefd. Dit betekent dat de Rabobank is gekozen als huisbankier van Odyssee en de overtollige liquide middelen op de spaarrekening worden gezet. In het afgelopen jaar zijn geen wijzigingen in het beleid doorgevoerd en is de uitvoering overeenkomstig voorgaand jaar. Odyssee heeft, overeenkomstig voorgaande jaren, geen leningen en derivaten (inclusief renteswaps) uitstaan. ALLOCATIE MIDDELEN De allocatie van middelen geschiedt met de opvatting: het primaire proces staat voorop. Het geld moet maximaal renderen als het gaat om het realiseren van onderwijs voor de kinderen op de Odysseescholen. De inzet van de baten leidt naar het grootst mogelijke effect ten gunste van de leerlingen. Het onderwijs moet maximaal worden gefaciliteerd zodat de best mogelijke onderwijskwaliteit gerealiseerd wordt.

Wij komen tot een integrale Odysseebegroting door: • Centrale en schoolbudgetten in samenhang te begroten; • Centrale budgetten voor 1) meerschoolse (collectieve) uitgaven, 2) het servicebureau, 3) budgetten waarvoor risico's beter centraal kunnen worden gedragen en 4) Odysseeprojecten; • Schoolbudgetten te onderscheiden voor (stuurbare) personele en materiële budgetten en schoolprojecten; Volgens afspraak zetten we tot 1 augustus 2020 de inkomsten in op basis van de 1 oktobertelling 2018 in. Vanaf 1 augustus 2020 was de 1 oktobertelling 2019 maatgevend. Daarenboven kwamen de gemeentelijke subsidies; denk aan de subsidies vanwege, wat vroeger heette, Melkert banen. En andere gemeentelijke subsidies of incidentele baten. OCenW berekent de Odyssee baten aan de hand van de brinnummers die tot het Odysseebestuur behoren; elk brinnummer genereert baten, waaronder ook de onderwijsachterstandsmiddelen. Ter dekking van collectieve Odysseeactiviteiten, wordt een percentage van de baten ingehouden per brinnummer. De aan de scholen toegedeelde baten worden door de teams, onder verantwoordelijkheid van de directeur, op de best mogelijke manier ingezet.

2021 De speerpunten voor domein Financiën zijn voor 2021 de volgende: • Door ontwikkelen van AFAS om efficiënte en effectieve bedrijfsvoering te borgen • Door ontwikkelen van de stuurinformatie zodat we op termijn meer data gestuurd kunnen werken • Fusie Gearhing

33

2.6 RISICO’S EN RISICOBEHEERSING Risico’s leiden onontkoombaar naar beslag op beschikbare financiële middelen; delen van inkomsten moeten in meer of mindere mate worden ingezet om risico’s te beheersen als de reserves te klein zijn. Een belangrijk mechaniek om risico’s te beheersen is het strikt hanteren van budgetten. Dus: er is een te besteden budget vastgesteld, met het oog op een bepaald doel en daar niet van afwijken, leidt naar beheersing van risico’s. Budgetten of begrotingsposten zijn niet heilig maar dienen, nadrukkelijker dan tot op heden, als leidraad te worden gebruikt. Kortom, een budget is er om te handhaven. De AO/IC zal op dit punt worden aangescherpt. Risicofactoren kunnen overal vandaan komen: - Risico’s voortvloeiend uit algemeen geldende wet- en regelgeving. - Risico’s voortvloeiend uit beleid van OCW - Risico’s voortvloeiend uit lokaal beleid - Risico’s als gevolg van afwijkende gemiddelden (kengetallen) - Risico’s uit de schoolomgeving - Risico’s binnen de school De vraag: ‘welke risico's gelden?’ is van alledag. De dynamiek van de samenleving leidt er toe dat antwoorden geen eeuwigheidswaarde bezitten. Dat het aantal leerlingen in Friesland krimpt, is een wetenschap en daarom geen risico. Het risico wordt gevormd door de wel of niet juiste inschatting van de krimp.

En is een veel grotere krimp dan geprognosticeerd de grootste aanleiding voor het laten rinkelen van de alarmbellen. Immers, op grond van veronderstelde toekomstige inkomsten, geeft aanleiding voor het aantrekken van personeel. Eenmaal aangetrokken personeel leidt naar langlopende verplichtingen. Als er geen lopende financiële dekking tegenover de verplichtingen aan personeel staan, moet een beroep worden gedaan op reserves. We leven in de veronderstelling dat we 1,5% krimp per jaar te verwerken krijgen. Met het oog op de veronderstelde krimp van het aantal leerlingen en de daaraan gepaard gaande terugloop van baten moeten de te betalen salarissen terug worden gedrongen. Odyssee kan teruglopende baten opvangen door het (natuurlijk) verloop van personeel. Een substantieel financieel risico vormt de gebouwen van Odyssee. 1 januari 2015 is de last van het totale gebouw, de instandhouding c.q. het binnen en buitenonderhoud, totaal belegd bij de schoolbesturen. Odyssee bezit gebouwen die “links-en-rechts” gebreken tonen, waarvan de herstel-/renovatiekosten eerder door de gemeente overheid werd gedragen. Vanaf 1 januari 2015 draagt het schoolbestuur die kosten. De baten die via het rijk binnenkomen zijn daarom gestegen maar lijkt het er op dat de extra baten niet opwegen tegen de extra lasten. In het kader van de fusie met Gearhing is in 2020 een Due Diligence onderzoek uitgevoerd.

De uitkomsten van dit onderzoek wordt binnen Odyssee gebruikt ter ondersteuning van de risicoanalyse. Verder worden de risico’s twee keer per jaar besproken met de Raad van Toezicht. RISICO FACTOREN Een paar items vragen bijzondere aandacht: • De kwaliteit van het onderwijs dient op orde te zijn en te blijven zodat de beoordeling door de Onderwijsinspectie voldoende blijft, maar ook dat de leerlingen blij zijn en ouders tevreden. Organisatorische rust is daarvoor een belangrijke voorwaarde alsook personeel dat deskundig is en enthousiast wil en kan werken. • Het gemeentelijk beleid ten aanzien van de achterstandsbestrijding bestaat niet en bestaat daarom, cynisch genoeg, geen risico op dalende inkomsten. Maar vergen de in omvang groeiende achterstanden tot onvermijdbaar grotere inspanningen. • Het thuisnabij onderwijs dat vorm krijgt in de vorm van Passend Onderwijs leidt naar een extra belasting c.q. extra kosten voor Odyssee. Ongewis is en blijft of de stijgende inspanningen vanwege 34

• • •

•

•

•

•

het Passend Onderwijs één op één worden gedekt door baten vanuit het samenwerkingsverband. Belasting en belastbaarheid van Odyssee en daarbinnen het personeel in het bijzonder, zal gemonitord worden zodat input ontstaat voor een adequaat personeelsbeleid. De leerlingprognoses moeten jaar na jaar worden geactualiseerd. Het aantal leerlingen is onlosmakelijk verbonden met de omvang van de baten, nu en in de toekomst. Leerlingprognoses verdienen daarom nauwgezet en deskundig te worden opgesteld. Is de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand evenwichtig? Het verdient naar idee van Odyssee de voorkeur een personeelsbestand te realiseren dat evenwichtig is samengesteld voor wat betreft leeftijd: een gelijkmatige verspreiding van leeftijd van 20 tot 67 jaar verdient de voorkeur. Het samenstel van de leerlingpopulatie leidt naar de veronderstelling dat Odyssee te maken krijgt met een terugloop van het aantal leerlingen. Dit geldt voor de som der delen, de afzonderlijke scholen. Het mobiliteitsbeleid zal hierop worden aangepast. Hoe dan ook vindt actieve stimulans plaats om te komen tot een geregelde overgang van school naar school.

Het regeringsbeleid en de waardering die coalitiepartners uitspreken voor het onderwijs; in hoeverre zijn er bezuinigingen te verwachten als gevolg van de nieuwe financieringssystematiek die 2022 gaat gelden? Vooralsnog gaan wij er van uit dat de gemiddelde baten per leerling gelijk blijven. OCenW beleidsontwikkeling op dit terrein zal met de grootst mogelijke nauwgezetheid gevolgd moeten worden zodat indien nodig maatregelen genomen kunnen worden met het oog op een langjarig financiële gezonde bedrijfsvoering. Is het personeelsbeleid van Odyssee adequaat? Goed personeelsbeleid betekent immers een laag ziekteverzuim. Eén procent stijging of daling van het ziekteverzuim leidt in de toekomst naar 100k euro extra uitgaven dan wel besparingen. Het beleid rondom duurzame inzetbaarheid is daarom nog meer van belang. Een van de items die vorm moet krijgen, is de verzuimbestrijding. Die zal worden geactualiseerd. Hoe staan de risico’s ervoor op het terrein van de materiële zaken? Denk aan onderhoud, meubilair, ICT en OLP. Een goede inventarisatie is hierbij een vereiste. Meerjarige planningen zijn onmisbaar. Meerjaren onderhouds- en investeringsplannen die in relatie staan met de uitbreiding van bezittingen zullen in een langjarig perspectief moeten worden ontwikkeld. Externe regeldruk neemt toe.

De nieuwe signaleringswaarden voor de vermogensposities, instemmingsrecht op de begroting door de (G)MR, de voorgenomen wijziging in waardering van de onderhoudsvoorziening en ook de vereenvoudiging van de bekostiging brengen met zich mee dat de bedrijfsvoering aangepast moet worden, waarbij dit niet altijd tot een verbeterd inzicht zal leiden.

35

3. VERANTWOORDING FINANCIËN Dit hoofdstuk bevat de verantwoording over de financiële staat van het bestuur. Het geeft de belangrijkste financiële gegevens weer en is los van de jaarrekening te lezen. De eerste paragraaf gaat in op ontwikkelingen in meerjarig perspectief, de tweede paragraaf geeft een analyse van de staat van baten en lasten en de balans en in de laatste paragraaf komt de financiële positie van het bestuur aan bod.

3.1 ONTWIKKELINGEN IN MEERJARIG PERSPECTIEF LEERLINGEN Onderstaand wordt de leerling ontwikkeling weergegeven op basis van de inschatting van de directeuren van de scholen. In de tabel is een lichte daling van het leerlingenaantal zichtbaar. Deze daling past bij de leerlingenontwikkeling in de regio, die zich kenmerkt door lichte krimp. In 2020 kent het leerlingenaantal een krimp van 0,98% ten opzichte van 2019. Deze daling wordt met name veroorzaakt door het sluiten van de Master Sperkhem per 1 augustus 2020. De verwachting is dat het SBO en (V)SO de komende jaren na genoegen gelijk blijven qua leerlingenaantallen. Het BaO daarentegen laten een daling zien, waarbij aangegeven moet worden dat de prognoses voor het BaO met name voorzichtig zijn ingeschat.

FTE In onderstaande tabel wordt de verdeling van de fte’s binnen stichting Odyssee weergegeven. De verwachting is dat het aantal fte’s en de verdeling ervan passend meebeweegt met het leerlingenaantal. Hierin worden geen beleidswijzigingen voorzien.

Note: Voor de directie geldt dat Odyssee in schooljaar 20-21 1,6 fte directie inhuurt. Voor schooljaar 21-22 zal 0,6 fte minder directie worden ingehuurd.

36

MEERJARENBEGROTING Onderstaand is de meerjarenbegroting van Odyssee opgenomen.

Naast de projecten die Odyssee in 2021 uitvoert, zal Odyssee ook in de jaren hierna jaarlijks zo’n € 200.000 aan projectgelden beschikbaar stellen. Deze projectgelden zijn vanaf 2022 begroot onder de rubriek 4.4 Overige instellingslasten. De middelen zullen worden gebruikt om extra impulsen te geven aan het strategisch beleidsplan van Odyssee. MEERJARENBALANS Onderstaand is de meerjarenbalans van Odyssee opgenomen. De cijfers zijn opgesteld aan de hand van de werkelijke balans eind 2020 en het effect van de meerjarenbegroting.

AFSLUITENDE OPMERKING Ondanks dat met bovenstaande cijfermatige opstellingen richting is gegeven aan het financieel beleid zoals Odyssee dit de komende jaren verantwoord vindt, dient vermeld te worden dat de fusie met Gearhing aanstaande is. Een nieuwe (grotere) stichting brengt andere kansen en risico’s met zich mee dan wanneer Odyssee als stichting zou voortbestaan. In 2021 zal het financieel beleid vanuit het oogpunt van de nieuwe stichting vormgegeven worden, waarna het bovenstaande beeld in werkelijkheid wellicht anders uit zal pakken. 37

3.2 BATEN & LASTEN EN BALANS FINANCIEEL BELEID In 2020 heeft Odyssee haar financieel beleidsplan nader uitgewerkt. Onze missie op financieel gebied is de baten optimaal in te zetten om het onderwijsproces te faciliteren en daarin proactief en flexibel te acteren. Dat bereik je niet alleen door een goede begroting neer te leggen. Juist door marges zo gering mogelijk te maken, dit te bespreken en samen na te denken over risico’s en kansen die zich gedurende een jaar kunnen voordoen, proberen wij medewerkers mede- eigenaar te maken van de financiën. Het volgen van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven is noodzakelijk. AFAS ondersteund ons in bij het voeren van een transparante (financiële) bedrijfsvoering. Directies, servicebureau en CvB hebben realtime inzicht wat ons in staat stelt flexibel te zijn en waar nodig tussentijds bij te sturen. PLANNING- EN CONTROLCYCLUS Odyssee wil tot haar kenmerk maken dat de PDCA-cyclus een gebruikelijk cyclus is, waarbij het strategisch beleidsplan leidend is. De begroting komt tot stand door de schoolbegrotingen en de begrotingen voor collectief beleid, collectieve risico’s en het servicebureau, welke binnen de gestelde kaders zijn opgesteld, te consolideren. In het licht van de PDCA-cyclus zijn gedurende het jaar voortgangsgesprekken aan de orde, worden prognoses getoetst en indien nodig bijsturingsmaatregelen genomen.

Over de eerste 3 kwartalen worden kwartaalrapportages opgesteld. Vanaf november 2019 gebruiken we de diensten van Concent. Odyssee ambieert een hoogwaardig verloop van het begrotingsproces en daarbij kunnen reflecteren op hetgeen te doen gebruikelijk is bij andere schoolbesturen. Via Concent krijgen we daaromtrent beelden en hebben we daarvan gebruik gemaakt voor de begroting 2020 en verder. De belangrijkste processen en verantwoordelijke functies zijn in 2020 beschreven in het handboek AO/IC. Dit handboek zal doorlopend worden geactualiseerd. TREASURYBELEID In 2016 is het treasurystatuut aangepast en vastgesteld, rekening houdend met de geldende wettelijke kaders, welke in 2016 zijn gewijzigd (Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016). Het treasurystatuut wordt in 2020 geëvalueerd en eventueel aangepast. In het treasurystatuut zijn de algemene grondslagen en beginselen van het treasurybeleid van Odyssee vastgelegd.

De doelstellingen van het treasurybeleid zijn: – Het beheren en beheersen van financiële risico’s die aan de financiële posities en geldstromen zijn verbonden – Het reduceren van financieringskosten – Het zorg dragen voor de tijdige beschikbaarheid van de benodigde middelen tegen acceptabele condities – Het minimaliseren van de kosten van het verkrijgen van financiële middelen – Het optimaliseren van het rendement van de financiële middelen Odyssee heeft in 2019, conform het treasurystatuut, de tijdelijk overtollige middelen uitsluitend geplaatst op een deposito en op spaarrekeningen. AFSLUITING Het exploitatieresultaat over 2020 bedraagt € 148.199. In de begroting was rekening gehouden met een tekort van € 280.546. Het exploitatieresultaat laat dus een positieve afwijking zien t.o.v. de begroting van € 428.745. De baten zijn € 823.935 hoger en de lasten € 395.260 hoger dan begroot. In het resultaat over 2020 zijn de eenmalige CAO-uitkeringen van februari opgenomen ad. € 439.315 en de correctie van bijzondere en aanvullende bekostiging (€ 11.862 positief, i.v.m. SBO/SO). De bijbehorende baten zijn in het resultaat van 2019 opgenomen.

38

Exploitatie 3. Baten 3.1 Rijksbijdragen OCW 3.5 Overige overheidsbijdragen 3.5 Overige baten Totale baten 4. Lasten 4.1 Personele lasten 4.2 Afschrijvingen 4.3 Huisvestingskosten 4.4 Overige instellingslasten Totale lasten

Werkelijk 2020

Totaal Begroting 2020

% tot baten

Werkelijk 2019

€ € € €

15.900.122 475.607 764.348 17.140.077

92,8% 2,7% 4,5% 100,0%

€ € € €

15.379.143 335.407 601.592 16.316.142

€ € € €

16.918.754 295.916 714.572 17.929.242

€ € € € €

14.039.991 400.515 1.490.261 1.059.681 16.990.448

82,6% 2,4% 8,8% 6,2% 100,0%

€ € € € €

13.718.763 428.675 1.377.849 1.069.901 16.595.188

€ € € € €

14.679.086 498.728 1.874.241 1.190.906 18.242.961

Saldo baten en lasten 5. Financiële baten en lasten 5.1 Financiële baten 5.4 Financiële lasten Saldo financiële baten en lasten

€

149.629

0%

€

-279.046

€

-313.719

€ € €

2.635 4.065 -1.430

0,0% 0,0% 0,0%

€ € €

0 1.500 -1.500

€ € €

9.215 1.756 7.459

Resultaat

€

148.199

0%

€

-280.546

€

-306.260

TOELICHTING OP DE BATEN RIJKSBIJDRAGEN OCW Vanwege het uitblijven van een CAO-akkoord is de begroting voor 2020 opgesteld op basis van de 1e bekostigingsregeling 2019-2020 (+1%) en de oude CAO. Voorafgaand aan het definitief vaststellen van de begroting zijn de begrote loonkosten omgezet naar de nieuwe CAO en is bekostiging zo aangepast dat het begrote resultaat ongeveer gelijk bleef aan de oorspronkelijke begroting (2e bekostigingsregeling 2019-2020 + 3%). De werkelijke Rijksbijdragen betreffen de definitieve bekostiging over schooljaar 2019-2020 en de actuele bekostiging over schooljaar 2020-2021 (o.b.v. de 2e bekostigingsregeling van 4 september). De werkdrukmiddelen zijn verhoogd van € 220,08 naar respectievelijk € 229,21 en € 251,38 per leerling voor schooljaar 2019-2020 en 2020-2021. In de definitieve bekostiging voor personeels- en arbeidsmarkt heeft voor de reguliere basisscholen een correctie plaatsgevonden van de bijzondere en aanvullende bekostiging van eind 2019 (€ 25.245 negatief). Voor het SBO/SO is dat in een aparte bekostiging verrekend, zie toelichting onder Niet-geoormerkte baten. Ten opzichte van de begroting zijn er geen wijzigingen in de regeling materiële bekostiging. In 2020 is € 17.387 aan personele groeibekostiging ontvangen welke niet was begroot. Geoormerkte baten Onder de geoormerkte baten is de subsidie voor doorstroom PO-VO verantwoord.

Werkelijk ontvangen subsidie is € 13.333 hoger dan begroot. Niet-geoormerkte baten De Prestatiebox is verhoogd van € 196,47 naar respectievelijk € 199,94 en € 203,68 per leerling voor schooljaar 2019-2020 en 2020-2021. De Prestatiebox is een geldstroom die een aantal jaren geleden in het leven is geroepen en gericht is op de verbetering van de onderwijskwaliteit. Onder de personele lasten vallen de bestedingen in het kader van de Prestatiebox. De bekostiging voor onderwijsachterstanden is begroot naar de achterstandsscore voor schooljaar 2019-2020. Per schooljaar 2020-2021 is deze score gewijzigd. De middelen 39

worden, conform het financieel beleidsplan, op de scholen ingezet die de middelen ontvangen. Het financieel beleidsplan van Odyssee voorgelegd aan het Directie Overleg en de GMR heeft ingestemd met het plan. Scholen gebruiken de middelen met name voor formatieve inzet. Gevolg is extra ondersteuning voor de leerlingen en kleinere groepen. Subsidies voor studieverlof vallen € 6.201 hoger uit dan begroot. Verder is de bekostiging voor asielzoekers € 79.740 hoger, hiertoe is een bestemmingsreserve gevormd. Voor het SBO/SO is de correctie van de bijzondere en aanvullende bekostiging € 37.107 positief. Bij de reguliere basisscholen is de correctie ingehouden op de definitieve bekostiging voor personeels- en arbeidsmarktbeleid 2019-2020. OVERIGE OVERHEIDSBIJDRAGEN

31-12-2020

Overige overheidsbijdragen Vergoedingen gymlokaal Vergoedingen SOZA Zorg voor leerlingen ESF gelden Vrijval subsidie nieuwbouw Vrijval 1e inrichting

€ € € € € €

52.097 62.019 16.807 14.990 250.000 16.108

Subsidie Fries Bijdrage schoolzwemmen Bijdrage buitenonderhoud Bijdrage servicekosten Coördinatie en activiteiten brede school Overig

€ € € € € €

9.824 14.025 12.764 9.588 9.000 8.384

Totaal

€

475.607

OVERIGE BATEN Overige baten Verhuur onroerende zaken Detachering Ontvangsten STEC NHL Stenden: WCP vergoeding Afrekening Tienerschool Subsidies Loyalis Vrijval cultuurgelden Ouderbijdragen Loonkostenvoordeel 2019 Afdeling/schoolcommissie Participatiefonds eenmalige uitkering Vervangingsfonds: uitkering na bezwaar Overig Totaal

31-12-2020 € 128.249 € 319.052 € 56.540 € 8.966 € 143.243 € 7.000 € 13.352 € 1.314 € 12.459 € 4.896 € 34.780 € 11.058 € 23.439 € 764.348

Toelichting: De overige overheidsbijdragen zijn € 156.245 hoger dan begroot. Met name de vergoeding SOZA, zorg voor leerlingen, ESF en vrijval 1e inrichting zorgen voor een afwijking ten opzichte van de begroting. Deze opbrengsten waren in de begroting te voorzichtig ingeschat of per abuis niet begroot. Verder leidt de herrubricering van de post vergoeding gymlokaal vanuit de overige baten naar de overige overheidsbijdragen tot een afwijking.

Toelichting: De overige baten zijn € 162.700 hoger dan begroot. Met name de detacheringsbaten, eenmalige uitkering van het participatie- en vervangingsfonds, vrijval cultuurgelden en loonkostenvoordeel 2019 zorgen voor een afwijking ten opzichte van de begroting. Deze baten kennen veelal een incidenteel karakter.

De private baten waren niet begroot, maar de private lasten ook niet. Het private resultaat is € 260 negatief. PERSONELE LASTEN Personele lasten In 2020 bedragen de personele lasten 81,8% van de totale lasten. Onder de personele lasten zijn de loonkosten € 121.179 hoger dan begroot. De personele inzet is gemiddeld 7,59 fte hoger. Daarenboven zijn de kosten voor externe inhuur met € 545.000 bijna € 317.000 hoger dan begroot. Externe inhuur voor ziektevervanging (gedekt door vervangingsfonds of UWV-gelden) en onvoorziene omstandigheden gedurende 2020 hebben ertoe geleid dat de externe inhuur hoger is dan 40

begroot. Verder geldt dat in de loonkosten de eenmalige CAO-uitkering van februari ad € 439.000 is verwerkt, waar deze in de begroting niet waren meegenomen. De loonkosten zijn oorspronkelijke begroot o.b.v. de oude CAO en met een werkgeverslast van 1,67. In de nieuwe CAO zijn een aantal looncomponenten opgenomen in het brutoloon, waardoor de werkelijke werkgeverslasten over 2020 lager uitkomen op ca 1,64. In december is de eindejaarsuitkering eenmalig verhoogd met 0,7% in verband met de hogere bekostiging over 2020 (ten opzichte van de aanname bij de caoonderhandelingen voor 2020). Vervangingsfonds De loonkosten voor ziektevervanging waren over 2020 € 63.637 hoger dan de vergoeding door het Vervangingsfonds. Gedurende 2020 is de voorziening voor duurzame inzetbaarheid VO afgewikkeld. De herrekening van de voorziening voor jubilea per eind 2020 resulteert in een vrijval van € 16.021. De overig personele lasten zijn € 103.000 lager dan begroot, lagere besteding op Arbo, coaching en kosten beëindiging dienstverbanden. AFSCHRIJVINGEN In totaal zijn de afschrijvingen € 28.160 lager dan begroot. Investeringen in ICT en leermiddelen blijft achter ten opzichte van begroting, mede als gevolg van COVID-19. HUISVESTINGSLASTEN De dotatie aan de onderhoudsvoorziening (MJOP) is conform begroting. Verder geldt een ruime overschrijding op schoonmaakkosten.

Als gevolg van COVID-19 is de schoonmaakfrequentie verhoogt en zijn incidentele metingen uitgevoerd in de gebouwen. OVERIGE INSTELLINGSLASTEN De overige instellingslasten blijven € 18.000 binnen budget. Maar zijn daarbinnen diverse afwijkingen te zien. Met name de ICT-migratie, migratie van telefonie/wifi en de inzet van een communicatiebureau, welke niet begroot waren, zorgen voor een vertekend beeld van in totaal € 101.290. Verder heeft een vrijval van de post dubieuze debiteuren ad € 60.000 plaatsgevonden, doordat de afnemer wel aan de verplichting heeft voldaan. WERKDRUKMIDDELEN In 2020 is € 474.672 ontvangen aan werkdrukmiddelen. In de administratie is € 216.834 aangemerkt aan besteding hiervan.

41

FINANCIËLE POSITIE In het onderstaand overzicht wordt de balans ultimo 2020 en 2019 weergegeven. Hierna volgt een toelichting op de balans.

42

MATERIËLE VASTE ACTIVA Zie jaarrekening pagina 61. De boekwaarde van de activa is gedaald met € 189.047 door lagere investeringen dan afschrijvingen op alle onderdelen. De afschrijvingen zijn € 28.160 lager dan begroot. VORDERINGEN 1.5.1 Debiteuren: Stijging heeft betrekking op uitgestuurde facturen detacheringen ad € 48.000. Inmiddels zijn de bedragen bijna volledig ontvangen. Opvallende openstaande post: STEC, afrekening 2019 ad € 34.000 (factuurdatum 29 januari 2020). Verrekening heeft nog niet plaatsgevonden door een onvoorziene omstandigheid. Stichting beschikt over voldoende liquiditeiten om de vordering te kunnen voldoen. 1.5.6 Overige overheden: In 2019 vordering Brede School ad € 18.000 en vergoeding gymlokaal Sinne ad € 16.000. In 2020, zijn deze bedragen reeds ontvangen. 1.5.7.1 Personeel: De stijging ten opzichte van 2019 wordt vooral veroorzaakt door de hogere afrekening van de Tienerschool. Verder bestaat de vordering per 31-12-2020 afrekening betreffende STEC en afrekeningen detachering. Voor al deze bedragen zijn facturen uitgestuurd in 2021. Ook staat er nog een vordering op het Vervangingsfonds betreffende december 2020 en nog te ontvangen externe declaraties. 1.5.7.2 Huisvesting: Deze bestaat post uit positieve afrekeningen voor energie ad € 11.000 en de afrekening Brede School Duinterpen ad € 32.000, waarvoor Odyssee penvoerder is.

Eindafrekening wordt in maart opgesteld. 1.5.7.3 Organisatie: Dit betreft een vordering op STEC, betreffende een bijdrage voor de licenties van Lexima. Hiervoor is in 2021 een factuur gestuurd. 1.5.7.9 Overig: In 2019 was hier een vordering op het praktijkonderwijs opgenomen. In 2020 zijn hier de openstaande creditfacturen van de crediteuren verantwoord. OVERLOPENDE ACTIVA 1.5.8.1 Vooruitbetaalde kosten: lager dan in 2019 doordat de kosten voor het expertisecentrum, deelname jan-jul 2020 ad € 52k in 2019 is betaald. In 2020 is de factuur voor 2020/2021 pas in 2021 ontvangen. Het gedeelte over augustus-december 2020 is dan ook terug te vinden bij de schulden. LIQUIDITEIT Het saldo van de liquide middelen is per 31-12-2020 gedaald met € 216.279 ten opzichte van 2019, zie kasstroomoverzicht pagina 60 jaarrekening. Aan de ene kant zorgen het positieve resultaat, de lagere investeringen dan afschrijvingen en de positieve mutatie van de voorzieningen voor een positieve kasstroom. Alleen veroorzaken de mutaties in vorderingen en schulden een hogere negatieve kasstroom, waardoor deze in totaal € 216.279 negatief is. Overige baten Rabobank Lopende Rekening Rabobank Lopende rekening Harlingen Rabobank Vermogens rekening Rabobank iDeal Rabobank Harlingen (doel reserveren) Rabobank lopende rekening 't Wad Rabobank lopende rekening 't Noorderlicht Rabobank Bedrijfsspaarrekening Totaal

31-12-2019 € 1.175.989 € 500.657 € 3.885.987 € 826 € 602.369 € 6.774 € 549 € 17.815 € 6.190.966

43

€ € € € € € € € €

31-12-2020 970.190 999.997 1.000.000 997.197 1.000.000 6.377 926 1.000.000 5.974.687