Bijlage - Eindrapportage onderzoek subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

Zo wordt een (meerjaren)begroting en een dekkingsplan verstrekt, een inhoudelijk activiteitenplan, een plan van aanpak, een inhoudelijk tentoonstellingsconcept, de statuten, een KvK uittreksel, een openingsbalans, een ANBI-beschikking, etc. De meerjarenbegroting die wordt aangeleverd, ziet er samengevat als volgt uit:

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

64

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

In het interne dossier van de gemeente, wordt een andere meerjarenbegroting aangetroffen. Dit betreft de meerjarenbegroting die in 2021 voor de subsidieaanvraag 2022 wordt ingediend. Hoewel deze meerjarenbegroting een jaar later wordt ingediend, valt op, dat het jaar 2021 op begrotingsbasis verschillen vertoont van de oorspronkelijk ingediende begroting.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

65

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Meerjaren begroting De Tiid 2020-2024 2018-2020

2020

2021

2022

2023

personeel

€ 40.000

€ 142.015

€ 147.055

€ 149.996

materieel

€ 36.000

€ 124.299

€ 309.318

€ 291.470

€0

€0

€0

€ 266.314

€ 456.373

€ 441.466

€ 69.050

€ 70.431

€ 71.840

€0

€0

€0

€ 116.010

€ 12.240

€ 12.485

2024

personeelslasten

investeringen totaal:

€ 76.000

activiteitenlasten personeel (publiek/edu/marcom) materieel (kleine) presentaties div. bijeenkomsten en activiteiten totaal: totaal structurele lasten

€ 5.000

€ 5.100

€ 5.202

€0

€ 190.060

€ 87.771

€ 89.527

€ 76.000

€ 456.374

€ 544.145

€ 530.993

€ 76.000

€ 274.455

€ 278.984

€ 283.587

€ 5.000

€ 16.000

€ 16.320

structurele baten subsidie fondsen, sponsoring opbrengsten, omzet

€ 48.000

€ 162.984

€ 164.925

€ 76.000

€ 327.455

€ 457.968

€ 464.832

personeel

€ 105.000

€0

€ 20.000

€ 20.400

materieel

€ 1.140.000

zomertentoonstelling

€0

€ 200.000

€ 204.000

wintertentoonstelling restauratie en verbouw De Tiid

€0

€ 90.000

€ 91.800

totaal structurele baten

incidentele lasten

totaal incidentele lasten

€ 16.200.000 € 16.200.000

€ 1.245.000

€0

€ 310.000

€ 316.200

subsidie

€ 14.850.000

€ 217.000

€0

€ 5.000

€ 5.100

fondsen

€ 1.250.000

€ 695.000

€0

€ 117.500

€ 119.850

sponsoring

€ 100.000

€ 310.000

€0

€ 30.000

€ 30.600

€ 23.000

€0

€ 157.350

€ 160.497

€0

€ 309.850

€ 316.047

incidentele baten

opbrengsten, omzet overig totaal incidentele baten

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

€0 € 16.200.000

€ 1.245.000

66

€0

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

totale lasten (struct. + incident.) totale baten (struct. + incident.)

€ 16.200.000

€ 1.321.000

€ 456.374

€ 854.145

€ 847.193

€ 16.200.000

€ 1.321.000

€ 327.455

€ 767.818

€ 780.879

€0

resultaat structureel

€0

€0

€ -128.919

€ -86.177

€ -66.161

€0

resultaat incidenteel

€0

€0

€0

-€ 150

-€ 153

€0

totaal:

€0

€0

€ -128.919

€ -86.327

€ -66.314

€0

(Intern dossier, gemeente SWF)

De gemeente neemt op 15 december 2020 een voorlopig besluit met betrekking tot de subsidie over 2021. Op grond van artikel 4:23 lid 3c van de Awb wordt € 270.000 toegekend voor het uitvoeren van de activiteiten zoals beschreven in de aanvraag. Achteraf zal een inhoudelijke en financiële verantwoording opgeleverd moeten worden, inclusief een controleverklaring. Deze verantwoording moet voor 1 juni 2022 binnen zijn (Brief SWF, 15 december 2020). Op 22 juni 2022 geeft de stichting per mail aan, dat door ziekte en personeelsgebrek bij de accountant de jaarrekening en de accountantsverklaring over 2021 per 10 juli 2022 worden opgeleverd (Mail stichting, 22 juni 2022). Desgevraagd geeft de gemeente hierop de volgende reactie: “De definitieve verantwoording over 2021 is nog niet ontvangen en daarmee is deze subsidie over 2021 ook nog niet vastgesteld. Er is hierover tussentijds verschillende keren contact geweest met de aanvrager. Op 21/8/22 zijn diverse conceptstukken ontvangen (begroting 2023, MJB 23-26 en jaarrapportage 21) en op 31/8/22 bijgaande mail. Hoewel we de definitieve verantwoording elk moment verwachten, willen we dit ook afronden. Insteek is dat de aanvrager binnenkort een brief ontvangt met daarin een laatste termijn waarop de gegevens binnen moeten zijn (conform artikel 16 lid 4 Asv).

Mocht dit dan nog niet binnen zijn, dan kan het college overgaan tot ambtshalve vaststelling” (Ambtelijke reactie, 9 september 2022). Een analyse van de emailwisseling leert, dat de vertraging tevens te wijten is aan ziekte bij de Raad van Toezicht. In oktober 2022 wordt deze ambtelijke reactie bevestigd. De gemeente stuurt op 7 oktober 2022 een brief naar HCW de Tiid, waarin eenmalig de mogelijkheid wordt geboden om de verantwoording alsnog in te leveren. De gemeente constateert dat de volgende gegevens nog ontbreken voor de verantwoording over 2021:    

Een overzicht van de activiteiten die u heeft uitgevoerd naar ons toesturen (inhoudelijk verslag). Een overzicht van de inkomsten en uitgaven naar ons toesturen (financieel verslag). Een balans van het afgelopen tijdvak insturen met een toelichting. Een accountantsverklaring naar ons toesturen. Het gaat hier om een controleverklaring die is opgesteld door een onafhankelijk accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

67

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

In de brief wordt voorts het volgende gesteld: “U moet de gegevens voor 1 november 2022 inleveren. Als u de verantwoording te laat inlevert, dan kunnen we niet bepalen welke kosten voor subsidie in aanmerking komen. We moeten dan zonder uw gegevens bepalen hoe hoog de subsidie is. Het kan zijn dat dit bedrag lager is dan het bedrag dat u voorlopig heeft ontvangen. U moet er rekening mee houden dat u dan een deel moet terugbetalen” (Brief SWF, 7 oktober 2022). Op 31 oktober 2021 dient de stichting een aanvraag in voor een jaarlijkse subsidie 2022 voor € 278.984. 31 oktober 2021 publiceert de stichting eveneens het activiteitenplan 2022. In dit plan worden de voorgenomen activiteiten beschreven, maar wordt ook ingegaan op de exploitatie. Gesteld wordt, dat de belangrijkste inkomstenbron een basissubsidie is van de gemeente SWF van € 274.000 per jaar. Ook de diverse doelgroepen en de manier waarop deze bereikt kunnen worden, komen aan de orde in dit plan, evenals de doelstellingen van de stichting. Het plan is voorzien van een risico-inventarisatie (Activiteitenplan 2022, 31 oktober 2021). Op 6 december 2021 verzendt de gemeente het voorlopig besluit op de aanvraag voor een subsidie voor het jaar 2022. Het betreft een aanvraag voor subsidie voor jaarlijkse activiteiten.

De aanvraag past in het beleid van de gemeente, namelijk de begroting 2022 en daarom wordt een voorlopige subsidie van € 274.455 verstrekt op grond van artikel 4:23 lid 3c van de Awb. Gevraagd wordt om in de verantwoording inzicht te geven in de verdeling van de subsidie over de bedrijfstaak, de publiekstaak en de collectietaak. Tevens vraagt de gemeente actie te ondernemen om de tekorten te verkleinen. De verantwoording dient voor 1 juni 2023 binnen te zijn bij de gemeente, waarbij tevens een accountantsverklaring wordt gevraagd (een controle verklaring). Het voorschot van 100% wordt in vier termijnen uitbetaald: in januari, april, juli en oktober 2022 (Brief SWF, 6 december 2021). Op 19 april 2022 besluit het college in te stemmen met het uitbetalen van het restant van de exploitatiesubsidie 2022 in één geheel, in plaats van in de resterende termijnen, zodat die middelen kunnen worden aangewend voor het verbeteren van de liquiditeit van de stichting. Het college besluit eveneens de stichting te verzoeken om de financiële gegevens van de structurele exploitatie en de meerjarenbegroting te overleggen. Door corona kent de stichting een moeilijke opstart en loopt nu voor de tweede keer aan tegen een liquiditeitsprobleem.

In de periode september 2021 tot en met januari 2022 zijn er onvoldoende inkomsten, de investeringen vallen hoger uit dan begroot en de investeringen voor de nieuwe programmering zijn doorgezet. De huur- en servicekosten, ICT en websiteafname kunnen niet betaald worden (in totaal staat € 88.239,06 open aan facturen) en de stichting verzoekt de gemeente om te helpen bij dit probleem. Door in te stemmen met het uitbetalen van het restant van de exploitatiesubsidie 2022, wordt de liquiditeit van de stichting verbeterd en kunnen de openstaande facturen aan de gemeente betaald worden. Het restant bedraagt € 137.227,50 (Collegevoorstel, 19 april 2022). 4 mei 2022 verstuurt de gemeente een brief aan de stichting, waarin het besluit van het college om het restant van de exploitatiesubsidie 2022 in één keer uit te betalen, staat verwoord. De gemeente verzoekt de stichting nogmaals om de financiële gegevens van de structurele exploitatie en de meerjarenbegroting te overleggen (Brief SWF, 4 mei 2022). De stichting geeft op 22 juni 2022 per mail aan, dat de meerjarenbegroting 2022-2027 op 10 juli 2022 zal worden opgeleverd (Mail stichting, 22 juni 2022).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

68

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

5.4 Advendo Korpsen Sneek, vanaf 2018 De Vereniging Advendo Korpsen wordt op 16 maart 1946 opgericht, getuige een KvK uittreksel (Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel). Op 26 oktober 2017 vraagt Advendo een subsidie aan voor de jaarlijkse activiteiten. Deze aanvraag heeft betrekking op het jaar 2018 (Gemeente SWF, ontvangstbevestiging, 26 oktober 2017). In het aanvraagformulier wordt het aantal leden, het aantal repetities en het aantal optredens binnen en buiten de gemeente aangegeven over het jaar 2017 (Aanvraagformulier 2018). Advendo levert voor het jaar 2017 daarnaast een uitgebreider overzicht aan van het aantal optredens. Naast de datum, het soort optreden en de locatie, wordt daarbij ook aangegeven of het optreden zelf is georganiseerd, of geld verkregen wordt voor het optreden, of het een openbaar optreden betreft en hoeveel bezoekers aanwezig zijn of verwacht worden (Overzicht aantal optredens). Deze lijst wordt traceerbaar gecontroleerd door de gemeente, getuige een aangeleverde controlestaat. De subsidieregeling vermeldt de volgende verdeling: “Muziek 1. Een bedrag van € 5.000 wordt in gelijke verhouding verdeeld. Dit gebeurt volgens het aantal internationale optredens in het jaar voordat het bedrag wordt ontvangen. Het gaat hier om maximaal € 500 per optreden tot maximaal € 2.500 per vereniging. 2.

Hierna wordt 75% van wat over is in gelijke verhouding verdeeld volgens het aantal leden. 3. De overige 25% wordt in gelijke verhouding verdeeld volgens het aantal optredens in het jaar voordat het bedrag wordt ontvangen” (Subsidieregeling, artikel 4.5.5). De gemeente berekent vervolgens het bedrag aan subsidie voor Advendo:

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

69

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Advendo zou op basis van de bovenstaande verdeling voor het jaar 2018 aanspraak kunnen maken op € 21.480,52 aan subsidie (Gemeente SWF, Muziekberekening, 2018). Op 4 december 2017 wordt de subsidie voor het jaar 2018 definitief vastgesteld op € 21.480,52 (Brief SWF, 4 december 2017). Als toelichting wordt het volgende in deze brief gesteld: “Het subsidiebedrag voor het jaar 2018 is gebaseerd op de verdeelsleutel waarbij het subsidiebedrag van € 110.360,-- (incl. index) wordt verdeeld volgens het aantal leden (75%) en het aantal optredens (25%). Deze aantallen kunnen per vereniging per jaar verschillen. Uw subsidie kan dat daardoor ook” (Brief SWF, 4 december 2017). Op 27 oktober 2018 vraagt Advendo een subsidie aan voor de jaarlijkse activiteiten. Deze aanvraag heeft betrekking op het jaar 2019 (Gemeente SWF, ontvangstbevestiging, 5 november 2018). In het aanvraagformulier wordt het aantal leden, het aantal repetities en het aantal optredens binnen en buiten de gemeente aangegeven voor het jaar 2018 (Aanvraagformulier 2019). Een uitgebreid overzicht van optredens wordt tevens voor het jaar 2018 verstrekt door Advendo. Deze lijst wordt traceerbaar gecontroleerd door de gemeente, getuige een aangeleverde controlestaat. De controle van deze lijst leidt tot een correctie op het aantal optredens, getuige een email van de gemeente, d.d.

19 november 2018: “Goedemiddag meneer X, We hebben de aanvraag van Advendo Korpsen Sneek voor een jaarlijkse subsidie voor 2019 getoetst aan de subsidieregels.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

70

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

We zijn van plan om mee te nemen in de subsidieberekening: 331 leden, 47 optredens en 1 buitenlands optreden. 4 optredens kunnen we niet meerekenen voor de subsidie. Voor 3 optredens kreeg u niet betaald en 1 optreden was niet openbaar. U krijgt voor een optreden betaald als: • u geld krijgt van degene die u heeft gevraagd om te komen optreden. • u entree, een vrijwillige bijdrage na afloop van het optreden of geld uit een verloting krijgt van bezoekers van het optreden. In de bijlage stuur ik u het document mee waarin onze subsidieregels staan. De regeling voor muziek, zang en toneel vindt u in paragraaf 4.5 en een aanvulling daarop in de toelichting. We geven u de mogelijkheid om op ons voornemen te reageren. Wilt u reageren? Dan ontvangen we uw reactie graag zo snel mogelijk en in ieder geval voor 24 november 2018. Heeft u hierover nog vragen? Neem dan contact met mij op. Met vriendelijke groet, Y” (Email gemeente, 19 november 2018). Op basis van de verdeelsystematiek zou Advendo voor het jaar 2019 aanspraak kunnen maken op € 21.433,40 aan subsidie (Gemeente SWF, Muziekberekening, 2019). Op 11 december 2018 stelt de gemeente de subsidie voor het jaar 2019 definitief vast op € 21.433,40 (Brief SWF, 11 december 2018). In deze brief wordt dezelfde toelichting gegeven als een jaar eerder, zij het, dat het totale subsidieplafond is vastgesteld op € 121.610.

Op 25 oktober 2019 vraagt Advendo een subsidie aan voor de jaarlijkse activiteiten. Deze aanvraag heeft betrekking op het jaar 2020 (Gemeente SWF, ontvangstbevestiging, 29 oktober 2019). Ook hier worden in het aanvraagformulier het aantal repetities, het aantal optredens binnen en buiten de gemeente en het aantal leden aangegeven (Aanvraagformulier 2020). Advendo levert tevens een uitgebreid overzicht aan van optredens gedurende het jaar 2019. Dit overzicht levert bij de gemeente enkele vragen op, die op 28 oktober 2019 als volgt op de mail worden gezet: “Goedemiddag meneer X, We hebben de aanvraag voor een jaarlijkse subsidie 2020 voor Advendo Korpsen Sneek van u gekregen. Ik heb een aantal vragen over de optredens die u heeft opgegeven in de bijlage: • Een aantal optredens die u heeft opgegeven zijn op eenzelfde datum en plaats en zoals ik kan inschatten voor hetzelfde publiek: carnavalsoptocht 2 maart, concert 27 april, streetparade + taptoe 14 september, concert en stageoptreden 26 oktober, Sinterklaasoptocht Sneek. Klopt dit? • U noemt in het overzicht negen keer een special optreden. Wat houdt dit in en voor wie waren/zijn die optredens? • Van 4 t/m 7 juli hebben jullie drie keer in het buitenland opgetreden (verschillende landen).

Betrof het hier één reis waarbij jullie de verschillende landen hebben aangedaan? Ik ontvang uw antwoorden graag zo snel mogelijk en in ieder geval voor 4 november 2019 van u. Daarna neem ik uw aanvraag verder in behandeling. Alvast bedankt voor uw medewerking.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

71

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Heeft u hierover nog vragen? Neem dan contact met mij op. Met vriendelijke groet, Y” (Mail gemeente SWF, 28 oktober 2019). Op 30 oktober 2019 reageert Advendo via de mail als volgt: “Geachte mevrouw Y, Namens het bestuur van de Vereniging Advendo Korpsen verzorg ik o.a. de aanvragen van subsidies en heb ik van de manager van Advendo de volgende antwoorden ontvangen. A. B.

C. D.

E. F.

2 maart 2019 1 x optreden Advendo in binnenstad Sneek 1 x optreden Jong Advendo in binnenstad Sneek (zelfde publiek) 27 april 2019 1 x Advendo in Katwijk 1 x Jong Advendo in Sneek (langs 3 rusthuizen) 1 x Music Kids in Sneek (langs 2 andere rusthuizen + COA) 14 september 2019 1 x optreden Advendo in Klimmen (L) 1 x optreden Jong Advendo in Klimmen (L) zelfde publiek 26 oktober 2019 1 x optreden Advanced Lawei Drachten 1 x optreden Slag & Vlag zelfde locatie en publiek 1 x optreden TBrass zelfde locatie (ander publiek) Div. overig/special Dit zijn optredens anders dan een taptoe of streetparade! (systeembenoeming, bijvoorbeeld 100 jaar KLM etc.) Buitenland 4 t/m 7 juli optreden Jong Advendo in Italië afzonderlijke trip 4 t/m 7 juli optredens Advendo in Parijs (F) en Brugge (B) dit was in één trip

We hopen uw vragen hiermee voldoende te hebben beantwoord. Met vriendelijke groet, best regards, mit freundlichen Grüßen. Namens het bestuur van de Vereniging Advendo Korpsen, X” (Reactie Advendo per mail, 30 oktober 2019). Op basis van de verdeelsystematiek zou Advendo voor het jaar 2020 aanspraak kunnen maken op € 22.848,53 aan subsidie (Gemeente SWF, Muziekberekening, 2020). Op 24 december 2019 stelt de gemeente de subsidie voor het jaar 2020 definitief vast op € 22.848,53 (Brief SWF, 24 december 2019). Ook hier wordt dezelfde toelichting als in eerdere jaren gegeven, maar nu wordt het totale subsidieplafond niet benoemd: “Het subsidiebedrag voor het jaar 2020 is gebaseerd op de verdeelsleutel waarbij het budget wordt verdeeld volgens het aantal leden (75%) en het aantal optredens (25%). Deze aantallen kunnen per vereniging per jaar verschillen. Uw subsidie kan dat daardoor ook” (Brief SWF, 24 december 2019). Eind augustus 2020 verstuurt de gemeente een brief aan Advendo, waarin wordt aangegeven dat de gemeente het voornemen heeft om de subsidie voor 2021 op hetzelfde bedrag vast te stellen als in 2020. Aangezien Advendo hier niet op reageert, neemt de gemeente op 7 oktober 2020 een aanvullend besluit om Advendo voor het jaar 2021 € 23.239,24 aan subsidie te verstekken (Aanvullend besluit subsidie 2021, 7 oktober 2020).

De subsidie behoeft niet verantwoord te worden, zo schrijft de gemeente in deze brief. Verwezen wordt naar artikel 18 van de algemene subsidieverordening, de hardheidsclausule. Een soortgelijk aanvullend besluit wordt genomen op 25 oktober 2021. In dit besluit wordt de subsidie voor 2022 vastgesteld op €

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

72

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

23.622,69, het geïndexeerde bedrag van 2021. Ook nu hoeft de subsidie niet verantwoord te worden (Aanvullend besluit subsidie 2022, 25 oktober 2021).

5.5 Stichting Kom Nei Wommels Kom Nei Wommels (de projectgroep Wommels Beweegt) dient op 8 november 2021 een subsidie Ut de Mienskip aan voor het project Wommels Beweegt, getuige de ontvangstbevestiging van de gemeente (SWF, Ontvangstbevestiging, 22 november 2021). In het aanvraagformulier wordt gesteld, dat een begroting en een activiteitenplan moet worden meegestuurd met de aanvraag. Tevens wordt in het aanvraagformulier het volgende gesteld: “Hoeveel subsidie kunt u aanvragen? Voor het opstarten/aanjagen van een initiatief geldt dat: • de subsidie afhankelijk is van het werk dat wordt uitgevoerd, de kosten die worden gemaakt en hoeveel andere partijen bijdragen. • de subsidie maximaal 75% is van de subsidiabele kosten tot maximaal € 10.000,--.

Voor het uitvoeren van een initiatief geldt dat: • de subsidie minimaal € 15.000,-- is en maximaal € 75.000,-- en is afhankelijk van het werk dat wordt uitgevoerd, de kosten die worden gemaakt en hoeveel andere partijen bijdragen. • de subsidie maximaal 50% is van de subsidiabele kosten. • vrijwilligersuren kunnen voor € 20,-- p/uur p/vrijwilliger worden meegeteld bij de inkomsten uitgaven.

Tot wanneer kunt u de subsidie aanvragen? Er is geen datum waarop de aanvraag bij ons binnen moet zijn. We behandelen aanvragen op volgorde van ontvangst. Er is een subsidieplafond vastgesteld. Dit betekent dat u geen subsidie krijgt als het geld op is. Uw aanvraag moet vóór de start van de activiteit bij ons binnen zijn” (Aanvraagformulier, subsidie Út de Mienskip 2019-2021). Kom Nei Wommels voegt bij het aanvraagformulier een projectplan toe: Wommels Beweegt. In dit projectplan wordt ingegaan op de aanleiding, het draagvlak, de planning en de begroting. De totale kosten bedragen € 268.789,40 (Wommels Beweegt, oktober 2021). Getuige een emailwisseling tussen de projectgroep Wommels Beweegt en de gemeente, vraagt de projectgroep € 75.000 subsidie aan (Emailwisseling, 8 november 2021). Op 24 december 2021 richt de gemeente een brief aan stichting Kom Nei Wommels. Hierin wordt gesteld, dat gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid het besluit op de subsidieaanvraag uit te stellen met 10 weken. De gemeente heeft namelijk nog enkele vragen, die in de bijlage worden opgenomen. Graag ontvangt de gemeente antwoorden op deze vragen, uiterlijk op 7 maart 2022.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

73

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De vragen uit de bijlage luiden als volgt: “Begroting 1. Is in de begroting rekening gehouden met de steeds stijgende prijzen van materialen zoals ijzer en beton die door de leverancier worden doorberekend aan de afnemer? Wat staat hierover in de offerte(s)? 2. Indien de gemeente instemt met verlichting (dat is nog niet bekend) en deze wordt aangesloten op de straatverlichting, zijn de kosten voor de aansluiting op de straatverlichting dan meegenomen in de begroting? Indien de gemeente instemt met verlichting via zonnepanelen (dat is nog niet bekend), zijn de kosten hiervan dan meegenomen in de begroting? 3. In de begroting staat geen bijdrage van de kaatsvereniging, klopt dat? Zo ja is daar een reden voor? Leveren zij een bijdrage via het vrijwilligerswerk? 4. De post onvoorzien is te klein. Het advies is deze post te verhogen tot 5% van de totale begroting. 5. Heeft u de gemeente gevraagd of het geraamde bedrag voor de vergunningen voldoende is? U kunt dit doen via het sturen van een mail naar omgevingwabo@sudwestfryslan.nl of u kunt het X vragen. 6. In de begroting staan 16 uren voor het plaatsen van een bankje bij de jeu de boulebaan. Klopt dit? 7. In de gemeentelijke subsidieregeling staat dat voor een uur zelfwerkzaamheid maximaal € 10,91 mag worden gerekend. Zou u het door u gebruikte bedrag van € 22,00 per uur willen aanpassen?

Draagvlak 8. Graag ontvangen wij de handtekeningenlijsten van de omwonenden. Hebben alle omwonenden via ondertekening ingestemd met het plan? Zo nee hoeveel % heeft ingestemd? Zijn deze handtekeningen afgegeven op basis van de laatste versie van het projectplan Wommels Beweegt die u voor subsidie heeft ingediend bij de gemeente? 9. Staan de tennisvereniging en de kaatsvereniging achter het project Wommels Beweegt? Waar blijkt dit uit? 10. Staat dorpsbelang achter het projectplan Wommels Beweegt? Waar blijkt dit uit?

Divers 11. Welke intentie heeft de kaatsvereniging ten aanzien van eigendom, beheer en onderhoud van de kaatsmuur? Dezelfde vraag geldt ook voor Patyna/Woonzorg m.b.t. de buitenfittness (tenzij dit onderdeel in deze fase wordt geschrapt). 12. X heeft in zijn mail aan Y d.d. 21 oktober 2021 de volgende vraag gesteld “Graag ontvang ik een hoogtemeting zodat het te overbruggen hoogteverschil tussen parkeerterrein en kaatsveld inzichtelijk is. Daarnaast een passende oplossing ter beoordeling van dit hoogteverschil ”. De gevraagde informatie heeft X nog niet van u ontvangen. Zou u hem de gevraagde informatie willen mailen? (Heeft u vragen over deze vraag? Neem dan vanaf 3 januari 2021 contact op met X)” (Bijlage brief SWF, 24 december 2021).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

74

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Wommels Beweegt verzoekt de gemeente om de vragen al eerder door te mailen, opdat zo snel mogelijk kennis van de vragen kan worden genomen en zo snel mogelijk tot beantwoording kan worden overgegaan. De gemeente komt hieraan tegemoet en op 23 december 2021 worden de vragen door Wommels Beweegt beantwoord. Desgevraagd wordt gesteld, dat de antwoorden op de vragen intern zijn besproken met inhoudelijk betrokken collega’s. Ambtelijk wordt geconcludeerd dat de beantwoording voldoende is (Ambtelijke reactie, 9 september 2022). Het college neemt op 22 maart 2022 een voorlopig besluit op de aanvraag. Daarbij wordt de voorlopige subsidie vastgesteld op € 75.000. De gemeente geeft hierbij de volgende toelichting: “Uw aanvraag past in het beleid van de gemeente, namelijk de subsidieregeling Út de Mienskip. Uw initiatief voor het realiseren van een kaatswand, multifunctionele sportkooi en twee jeude-boulebanen heeft als totaliteit een bovenlokaal karakter. U heeft verder aannemelijk gemaakt dat deze voorzieningen gebruikt gaan worden voor uiteenlopende activiteiten en doelen en door verschillende groepen bewoners uit Wommels en omstreken. Daarom geven we een voorlopige subsidie van maximaal € 75.000,00 volgens paragraaf 5.8 van onze subsidieregelingen.

Deze subsidie is bedoeld voor het uitvoeren van de activiteiten zoals beschreven in uw subsidieaanvraag “Wommels Beweegt ontmoeten-bewegen-verbinden januari 2022”. U moet aangeven hoe u de subsidie besteedt” (SWF, Voorlopig besluit, 22 maart 2022). Er wordt een aantal voorwaarden verbonden aan dit voorlopige besluit. De eerste daarvan luidt: “De uitvoering van uw project mag niet van start gaan voordat u voor alle drie onderdelen (kaatswand, multifunctionele sportkooi en twee jeu-de-boulebanen) het in totaal benodigde subsidiebedrag hebt ontvangen. (...) Na voltooiing van uw project moet u aangeven hoe u de subsidie heeft besteed en of u aan alle regels (voorwaarden) heeft voldaan. Dit is de verantwoording. Wat moet u hier voor doen? • U moet een foto- en een financieel verslag (dit is een overzicht van de inkomsten en uitgaven) naar ons toesturen. • Uit dit financieel verslag blijkt dat de subsidie is besteed aan de realisering van uw projectplan “Wommels Beweegt ontmoeten-bewegen-verbinden januari 2022”. In het financieel verslag staat ook hoeveel andere partijen hebben bijgedragen aan uw project zoals beschreven in uw projectplan “Wommels Beweegt ontmoeten-bewegen-verbinden januari 2022”. • De verantwoording moeten we voor 1 april 2024 van u ontvangen” (SWF, Voorlopig besluit, 22 maart 2022).

Uit het bovenstaande kan worden opgemaakt, dat geen controleverklaring wordt gevraagd door de gemeente.

5.6 De aanvraag in de praktijk Om het aanvragen van subsidies in de gemeentelijke praktijk van SWF te analyseren, is een experiment uitgevoerd, waarbij de onderzoeker zelf een aanvraag indient voor een subsidie. Dit experiment is op 2 september 2022 uitgevoerd.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

75

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Op de site van de gemeente (sudwestfryslan.nl) staat geen specifiek thema Subsidie4. Als echter in de zoekbalk Subsidies wordt ingevoerd, kan worden doorgeklikt op het thema Subsidies. Op het scherm (homepage, subsidies, subsidies) verschijnt dan de volgende tekst: “Om de initiatieven van onze inwoners te ondersteunen, geven we diverse subsidies. Zo hebben wij subsidies voor activiteiten op het gebied van sport, jeugd en onderwijs, kunst en cultuur, milieu, toerisme, cultureel erfgoed en duurzaamheid. Voor een digitale subsidieaanvraag heb je DigiD (als persoon) of E-Herkenning (als organisatie) nodig. Wil je subsidie aanvragen en staat het digitale aanvraagformulier er niet bij? Vraag het subsidieformulier op door een mailtje te sturen naar subsidie@sudwestfryslan.nl” (Site Subsidies, gemeente SWF). Op deze site worden vervolgens veel gestelde vragen beantwoord en een thematische lijst gepresenteerd: regelingen en aanvraagformulieren. De thema’s betreffen: Algemeen, Bestuur, Cultuur, Duurzaamheid, Erfgoed en monumenten, Leefbaarheid, Ondernemers, Onderwijs, Sport en Toerisme. Als nu bijvoorbeeld wordt doorgeklikt naar het thema Sport, dan wordt duidelijk dat de gemeente 6 subsidiemogelijkheden binnen de sport kent. Contact kan worden opgenomen met een verenigingsadviseur.

Als hierop wordt doorgeklikt, dan is aan de emailadressen af te lezen, dat deze adviseurs werkzaam zijn bij sportfryslan en dus niet bij de gemeente zelf. Daarnaast worden andere sportsubsidiemogelijkheden aangegeven, bijvoorbeeld op het gebied van verduurzamen van sportaccommodaties, het stimuleren van bouw en onderhoud van sportaccommodaties, het sporten met een beperken, etc. Als hierop wordt doorgeklikt wordt duidelijk, dat deze andere subsidies niet door de gemeente worden verstrekt, maar bijvoorbeeld door het ministerie van VWS, het Foppe Fonds, NOC-NSF, etc. Als nu op één van de zes gemeentelijke subsidies wordt doorgeklikt, kan Sportevenementen als voorbeeld dienen. Bij het doorklikken verschijnt de volgende tekst: “Deze regeling kun je aanvragen als je een sportevenement (breedtesport of topsportevenement) voor het eerst organiseert wordt. Het evenement moet in de gemeente plaatsvinden. Het mag ook een bestaand evenement zijn maar dan moeten er nieuwe onderdelen in zitten of aangepast aan mensen met een lichamelijke/verstandelijke beperking. Aanvraag Sportevenementen Regeling Sportevenementen Voor sommige sportevenementen heb je een vergunning nodig. Organiseer je een klein evenement? Dan hoef je alleen maar een melding te doen. Stuur je vraag naar vergunningenapv@sudwestfryslan.nl” (Site Sportevenementen, gemeente SWF).

Als nu het aanvraagformulier wordt aangeklikt, komt het volgende scherm naar boven: Waar kun je subsidie voor aanvragen? Via dit formulier vraag je een eenmalige subsidie aan voor het organiseren van een sportevenement. 4 Ambtelijk wordt in het hoor/wederhoor aangeven, dat het thema Subsidie geen zogenaamde ‘toppagina’

is (ambtelijk hoor/wederhoor, 13 oktober 2022).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

76

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Tot wanneer kun je de aanvraag insturen? Er is geen datum waarop de aanvraag bij ons binnen moet zijn. We behandelen aanvragen op volgorde van ontvangst. Er is wel een subsidieplafond vastgesteld. Dit betekent dat je geen subsidie krijgt als het geld op is. Met welke regels moet je rekening houden? Hieronder staan de belangrijkste regels: Het evenement moet helemaal of voor een groot deel plaatsvinden in de gemeente. Als de aanvrager geen sportvereniging is, moet er tijdens het evenement worden samengewerkt met een lokale sportvereniging. Het evenement moet voor het eerst worden georganiseerd, tenzij: het bestaande evenement zo wordt aangepast dat mensen met een lichamelijke / verstandelijke beperking mee kunnen doen, en/of het bestaande evenement nieuwe sportieve elementen wil uitproberen, waarin het meedoen van inwoners voorop staat. Wat doen we met de aanvraag? We toetsen de aanvraag aan de subsidieregels. Als je hieraan voldoet, berekenen we hoeveel subsidie je krijgt. Wanneer krijg je antwoord? Meestal ontvang je binnen 4 weken een beslissing van ons. Je krijgt een brief waar het besluit in staat. Bij wie kun je terecht met vragen? Bel of mail ons via 14 0515 of subsidie@sudwestfryslan.nl Onder aan het formulier is aangegeven, dat de aanvraag door een rechtspersoon gedaan moet worden: dit vakje is namelijk aangekruist.

Als nu op Volgende wordt doorgeklikt, wordt eerst een eHerkenning gevraagd. De site vermeldt het volgende: “Via eHerkenning krijg je toegang tot een groot aantal digitale diensten van overheidsorganisaties. eHerkenning zorgt ervoor dat bedrijven 'herkend' worden, zodat een overheidsorganisatie weet met welk bedrijf zij te maken heeft, en ook of een medewerker gemachtigd is om namens dat bedrijf te handelen. Heb je vragen over het gebruik van eHerkenning of wilt u een eHerkenningsmiddel aanschaffen? Neem dan contact op met een erkende aanbieder. Deze zijn op de website van eHerkenning te vinden. Je hebt voor dit formulier een inlogmiddel nodig van minimaal betrouwbaarheidsniveau 2. Het inlogscherm van eHerkenning kan geopend worden door op de 'volgende stap' knop te klikken” (Site gemeente SWF, Subsidies, Sportevenementen). De keuze bestaat dan uit een aantal EHerkenningsopties, zoals KPN, Z login, etc. De onderzoeker beschikt echter niet over deze herkenningsopties. Gelukkig staat op de site een andere website vermeld om een inlogmiddel aan te vragen. Op deze andere site komt echter eerst het leveranciersoverzicht te zien van de aanbieders van EHerkenningsopties. Als op deze

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

77

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

site wordt teruggeklikt op home, verschijnt een optie om de herkenning direct aan te vragen. Het blijkt nu, dat hier kosten aan verbonden zijn. Zo biedt KPN een herkenning aan voor € 45 per jaar. Reconi biedt hetzelfde betrouwbaarheidsniveau aan voor € 40,95 per jaar. Vermoedelijk wordt deze vorm van herkenning gevraagd omdat enkel rechtspersonen deze subsidie kunnen aanvragen. Op een eerder scherm staat immers het volgende vermeld: “Voor een digitale subsidieaanvraag heb je DigiD (als persoon) of E-Herkenning (als organisatie) nodig”. Om dit vermoeden te bevestigen is vervolgens dezelfde actie uitgevoerd voor het aanvragen van een subsidie Versterken artistiek klimaat (onder het thema Cultuur). Bij deze regeling kan naast een rechtspersoon ook een natuurlijk persoon worden aangeklikt. Nu verschijnt een DigiD scherm. Aangezien de onderzoeker over een DigiD beschikt, kan nu toegang worden verkregen tot de volgende procedurestap. Het blijkt dan, dat een aantal gegevens van de natuurlijke persoon al zijn opgenomen in het aanvraagformulier, zoals het BSN nummer, de naam en het adres. Telefoonnummer en emailadres dienen nog verplicht te worden toegevoegd, evenals de bankgegevens. Het volgende scherm verschijnt dan:

Gegevens over de subsidieaanvraag

Hoeveel subsidie vraag je aan?

In welke plaats is de activiteit?

Op welke locatie is de activiteit?

Startdatum activiteit?

Einddatum activiteit?

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

78

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Voor welke doelgroep is de activiteit bedoeld?

0/500

Omschrijf om welke vernieuwende activiteiten het gaat en wat je wilt bereiken met de activiteiten.

0/500

Waarom is de activiteit belangrijk voor de gemeente en haar inwoners?

0/500

Bijlagen  Selecteren van meerdere bijlagen mogelijk (max 5).  Bijlagen in de formaten pdf, jpeg, jpg, png, bmp, tiff of gif zijn toegestaan.

Stuur de volgende bijlagen mee:   

Een begroting met toelichting. Bij de inkomsten noem je ook de gevraagde bijdrage van maximaal 50% tot maximaal € 5.000,-Een financieringsoverzicht waarin de inkomsten en uitgaven zijn vermeld. Vermeld ook de inkomsten die van andere organisaties/personen verwacht. De vrijwilligersuren kun je bij de inkomsten én uitgaven opvoeren voor € 11,06 per uur per vrijwilliger (=peiljaar 2022). NB. De bijdrage is maximaal 70% van de kosten waarvoor we subsidie geven, tot maximaal € 500,--.

Bijlage(n) Er zijn nog geen bestanden ge-upload.

Verklaring Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

79

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Met het versturen van de aanvraag geef je aan: 1. De gegevens die je voor deze aanvraag hebt ingevuld kloppen. Als we onderzoek doen, kun je ons dat laten zien. 2. Je gebruikt de subsidie voor de activiteit waarvoor je subsidie aanvraagt. 3. Je geeft de gemeente toestemming om jouw gegevens alleen te mogen gebruiken voor het behandelen van de subsidieaanvraag. * Ik verklaar dat dit formulier naar waarheid is ingevuld.

Daarna kan controle en afsluiting plaatsvinden en het formulier wordt dan ingezonden (Actie uitgevoerd op 2 september 2022). Deze actie is herhaald voor de regeling jaarlijkse subsidie vrijwillig jeugdwerk. Bij deze subsidie verschijnt het volgende scherm:

Gegevens over de subsidieaanvraag

Geef aan welke én hoe vaak je activiteiten organiseert in het lopende kalenderjaar. Geef ook aan hoeveel deelnemers er mee doen in de leeftijd van 4 tot en met 23 jaar.

Activiteit 1 Verwijder blok activiteit 1

Begindatum activiteit 1 2022-09-15

Wijzig

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

80

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Einddatum activiteit 1 2022-09-16

Wijzig

Naam activiteit 1 Controlcafe

Wijzig

Aantal (verwachte) deelnemers (jeugd 4-23 jaar) aan activiteit 1 500

Wijzig

Ik wil nog een activiteit opvoeren

Bijlagen

 Selecteren van meerdere bijlagen mogelijk (max 5).  Bijlagen in de formaten pdf, jpeg, jpg, png, bmp, tiff of gif zijn toegestaan.

Stuur eventuele bijlage(n) mee die van belang zijn voor de beoordeling van de aanvraag van deze subsidie.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

81

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Bijlage(n) Er zijn nog geen bestanden ge-upload.

Verklaring

Met het versturen van de aanvraag geef je het volgende aan: 1. De gegevens die je voor deze aanvraag hebt ingevuld kloppen. Als we onderzoek doen, kun je ons dat laten zien. 2. Je gebruikt de subsidie voor de activiteit waarvoor je subsidie aanvraagt. 3. Je geeft de gemeente toestemming om jouw gegevens alleen te mogen gebruiken voor het behandelen van de subsidieaanvraag.

* Ik verklaar dat dit formulier naar waarheid is ingevuld.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

82

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoofdstuk 6 Hoe heeft het college invulling gegeven aan de aanbevelingen van de rekenkamer met betrekking tot subsidies? 6.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt bezien hoe het college invulling heeft gegeven aan de aanbevelingen die de rekenkamer in een eerder onderzoek heeft gedaan. Dit eerdere onderzoek betreft het onderzoek naar financiële belangen uit 2017. Hoewel dit onderzoek een andere insteek kent (een financieel belang behoeft geen subsidierelatie te impliceren en lang niet iedere subsidie levert een financieel belang op), sluit dit onderzoek af met enkele aanbevelingen die specifiek betrekking hebben op subsidies. Deze aanbevelingen worden in dit hoofdstuk nagelopen.

6.2 Het onderzoek Financiële Belangen Het onderzoek Financiële Belangen van de rekenkamer leidt in 2017 tot de volgende aanbevelingen met betrekking tot subsidies. 

  

“De algemene subsidieverordening kan op zijn minst een passage wijden aan de informatievoorziening richting de gemeenteraad met betrekking tot subsidieverstrekking. Het verdient aanbeveling hierbij aan te sluiten op de praktijk, waarin een onderscheid wordt gemaakt tussen gevoelige en minder gevoelige dossiers. Bij gevoelige dossiers kan de informatievoorziening uitgebreider en frequenter worden vormgegeven. Bij minder gevoelige dossiers kan in de jaarverantwoording worden aangegeven hoe succesvol een bepaalde regeling nu precies is geweest (zoals bij de startersleningen). Zowel het treasurystatuut als de subsidieverordening kunnen ingaan op de vraag wat er gebeurt als derden zich niet aan de overeengekomen afspraken houden. Het verdient aanbeveling om in de jaarrekening een integrale lijst van alle verstrekte subsidies op te nemen, onderverdeeld naar programma” (Financiële belangen, 2017).

Deze aanbevelingen worden in het onderzoeksrapport van context voorzien. Ten aanzien van specifiek subsidies wordt tijdens het onderzoek gesteld, dat men minder behoefte heeft aan meer grip op deze materie. Het is logisch en goed dat het college hier bewegingsruimte heeft. Zij moet immers kunnen inspringen en kunnen reageren op actuele ontwikkelingen. Ten aanzien van het sociaal domein wordt zelfs gepleit voor meer bewegingsruimte om tekorten op een post te dekken met overschotten op een andere post om op die manier de totale kwaliteit te borgen. Het vaststellen van de subsidieplafonds laat men liever bij het college, ook omdat men anders het gevaar loopt in een zeer gedetailleerde discussie te verzanden, zo wordt door de respondenten gesteld. Wel wordt vrij universeel de wens geuit voor een lijst van daadwerkelijk verstrekte subsidies in de jaarrekening. Op dit moment worden de subsidies in de jaarrekening per onderdeel verantwoord, zodat het totale inzicht moeilijk is te verkrijgen (Financiële belangen, 2017). Op 5 april 2018 wordt het onderzoeksrapport Financiële belangen vastgesteld door de gemeenteraad. De raad besluit die avond:

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

83

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Besluit: 1. kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen zoals verwoord in het rapport 'Onderzoek Financieel Belang' van de rekenkamer; 2. het college opdracht te geven om de onder punt 1. genoemde aanbevelingen uit te voeren; 3. het college opdracht te geven om vóór 5 april 2019 te rapporteren over de uitvoering van het onder besluitpunt 2 gestelde.

6.3 Opvolging van de aanbevelingen: de memo van 29 mei 2019 Het college besluit op 14 mei 2019 de raad actief te informeren over de opvolging van de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport Financiële belangen. De memo wordt op 29 mei 2019 aangeboden aan de leden van de raadscommissie (Memo opvolging aanbevelingen, 29 mei 2019). Met betrekking tot de aanbeveling om een passage te wijden aan de informatievoorziening richting de gemeenteraad in de algemene subsidieverordening, wordt het volgende gesteld in de memo: “Er wordt momenteel hard gewerkt aan een nieuwe Algemene Subsidieverordening. Deze aanbeveling zal hierin meegenomen worden. Verwachting is dat besluitvorming hierover in de raad van oktober zal plaatsvinden” (Memo opvolging aanbevelingen, 29 mei 2019). Op de aanbeveling om bij minder gevoelige dossiers in de jaarverantwoording aan te geven hoe succesvol een bepaalde regeling nu precies is, stelt het college het volgende: “In het jaarverslag rapporteren wij over de realisatie van de speerpunten welke in de programmabegroting zijn vastgesteld. Afhankelijk daarvan wordt aangegeven hoe succesvol een bepaalde regeling is geweest.

In de programmarekening wordt alleen op afwijkingen per programma groter dan € 100.000,- gerapporteerd conform financiële verordening en afhankelijk daarvan wordt aangegeven hoe succesvol een bepaalde regeling is geweest” (Memo opvolging aanbevelingen, 29 mei 2019). De aanbeveling om zowel het treasurystatuut als de subsidieverordening in te laten gaan op de vraag wat er gebeurt als derden zich niet aan de overeengekomen afspraken houden, wordt als volgt opgepakt door het college: “Bij de actualisatie van het treasurystatuut zal dit punt meegenomen worden. Verwachting is dat besluitvorming in de tweede helft van het jaar zal plaatsvinden. Voor wat betreft het punt over de subsidieverordening kan het volgende worden gezegd: Het ontwerp van de nieuwe Algemene Subsidieverordening is bijna klaar. Er moeten intern nog een aantal punten afgestemd worden, voordat deze op route kan worden gezet. Bovenstaande punt is hierin meegenomen. Verwachting is dat de behandeling van de Algemene Subsidieverordening op 4 juli in de raad zal worden behandeld” (Memo opvolging aanbevelingen, 29 mei 2019). De aanbeveling om in de jaarrekening een integrale lijst van alle verstrekte subsidies op te nemen, is volgens het college opgepakt door bij de jaarstukken over 2018 een bijlage te verstrekken (Memo opvolging aanbevelingen, 29 mei 2019).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

84

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

6.4 Opvolging van de aanbevelingen: de algemene subsidieverordening van 19 december 2019 Het raadsvoorstel om de algemene subsidieverordening 2020 vast te stellen, d.d. 19 december 2019, gaat eveneens in op de aanbevelingen uit het rapport Financiële belangen. In het voorstel wordt in dit verband het volgende gesteld: “Uw raad nam op 5 april 2018 de aanbevelingen uit het rapport over. Voorstel is nu uitvoering te geven aan aanbeveling 2 door een nieuw artikel 20 in de Asv op te nemen. Dit artikel regelt de informatieplicht van het college aan de gemeenteraad. Voorstel is hieraan vorm te geven door jaarlijks bij de jaarrekening een lijst te voegen met: a. een overzicht van het aantal per subsidieregeling verstrekte subsidies tot € 10.000; b. een overzicht van de ontvangers van een subsidie vanaf € 10.000 met vermelding van de hoogte van het subsidiebedrag; c. een overzicht van de ontvangers van een incidentele subsidie als bedoeld in artikel 4:23, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht. De aanbeveling van de Rekenkamer is gebaseerd op het bedrag van € 5.000 waarvan de huidige Asv uitgaat. De verhoging van dit bedrag naar € 10.000 sluit aan bij het verhoogde bedrag voor de directe vaststelling en uitbetaling van subsidie (artikel 13). Het nieuwe artikel 20 gaat dus uit van € 10.000 als omslagpunt bij de informatieplicht.

Tot dit bedrag geeft het overzicht per subsidieregeling alleen het aantal verstrekte subsidies weer. Het overzicht benoemt vanaf € 10.000 de ontvangers van een subsidie en de hoogte van het subsidiebedrag concreet” (Raadsvoorstel algemene subsidieverordening, 19 december 2019). Artikel 20 van de voorgestelde verordening luidt als volgt: “Het college informeert jaarlijks de gemeenteraad over de subsidies die zijn verstrekt in het voorgaande jaar. De informatie wordt uitgebracht in de vorm van een lijst die als bijlage bij de jaarrekening wordt opgenomen. Deze lijst bevat in ieder geval: a. een overzicht van het aantal per subsidieregeling verstrekte subsidies tot € 10.000; b. een overzicht van de ontvangers van een subsidie vanaf € 10.000 met vermelding van de hoogte van het subsidiebedrag; c. een overzicht van de ontvangers van een incidentele subsidie als bedoeld in artikel 4:23, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht” (Concept algemene subsidieverordening, raadsvoorstel, 19 december 2019). Dit artikel 20 houdt echter geen stand tijdens de raadsvergadering. Tijdens de raadsvergadering wordt een amendement aangenomen, waarin wordt voorgesteld artikel 20 te laten vervallen. Als toelichting wordt in het amendement het volgende gesteld: “Artikel 20 regelt het opnemen van een lijst met verstrekte subsidies in de jaarrekening.

Dit vloeit voort uit een aanbeveling uit het rapport ‘Financieel Belang’ van de rekenkamer. In de subsidieverordening wordt voorgesteld om bij verstrekte subsidies boven de C 10.000 de ontvanger (met naam) te vermelden en bij verstrekte subsidies onder de C 10.000 alleen het aantal subsidieontvangers te vermelden. Voorheen lag deze grens op C 5.000. De wijziging van de voornoemde grens is besproken in de Auditcommissie. De Auditcommissie concludeert dat er een andere informatiebehoefte bestaat. Veel interessanter is namelijk om te weten welke organisaties/initiatieven subsidie hebben ontvangen. Het gaat hierbij niet om de hoogte van de

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

85

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

ontvangen bedragen, maar om de spreiding en de benutting van subsidies. Daarmee ontstaat bij raadsleden een beter inzicht in het subsidiegebruik binnen de gemeente Súdwest-Fryslân. Een dergelijke lijst is door de organisatie eenvoudig samen te stellen en kan via Actieve info aan de raad beschikbaar worden gesteld. Hiermee is het niet langer nodig om nog een lijst op te nemen in de jaarrekening” (Amendement, 19 december 2019). Op basis van dit amendement verstrekt het college nadien jaarlijks een lijst van subsidies. Op 26 mei 2020 wordt een dergelijke lijst voor het eerst verstrekt. Het betreft de subsidies over 2019. Deze lijst biedt inzicht in de verstrekte subsidies, waarbij naast de hoogte, de grondslag, de status en het programma tevens de subsidieontvanger wordt vermeld. Op 15 juni 2021 wordt een soortgelijke lijst verstrekt voor de subsidies die in 2020 zijn verstrekt. Op 5 april 2022 wordt de lijst verstrekt voor de subsidies die in 2021 zijn verstrekt. De aanbeveling om in de subsidieverordening in te gaan op de vraag wat er gebeurt als derden zich niet aan de overeengekomen afspraken houden, wordt als volgt uitgewerkt in het raadsvoorstel met betrekking tot de algemene subsidieverordening: “Verordeningtechnisch hoort een regeling die ingaat op deze vraag, niet thuis in de Asv.

Het is een taak van ons college derden in de uitvoering van de subsidieverordening aan te spreken op de naleving van afspraken. Leidt dit niet tot het gewenste resultaat, dan hebben wij de mogelijkheid de subsidie in te trekken of terug te vorderen. Deze bevoegdheden zijn nu in de nieuwe Asv ook opgenomen in artikel 9” (Raadsvoorstel algemene subsidieverordening, 19 december 2019). Artikel 9 van de algemene subsidieverordening stelt, dat het college de subsidie onder meer kan weigeren als de aanvraag niet voldoet aan regels die zijn gesteld om voor subsidie in aanmerking te komen, als de subsidieverstrekking in strijd zou zijn met een wettelijk voorschrift of in de bij de betrokken subsidieregeling bepaalde gevallen (artikel 9 lid 1 onderdeel d, e en f). In dit artikel wordt niet expliciet verwezen naar de situatie waarbij men zich niet aan de overeengekomen afspraken houdt. De aanbeveling om bij minder gevoelige dossiers in de jaarverantwoording aan te geven hoe succesvol een bepaalde regeling nu precies is, komt niet meer terug in het raadsvoorstel met betrekking tot de algemene subsidieverordening. Op 26 mei 2020, 15 juni 2021 en 5 april 2022 besluit het college om via actieve informatie de raad te informeren over de subsidies die in respectievelijk 2019, 2020 en 2021 zijn verstrekt.

De directe aanleiding daartoe is het amendement, dat bij de behandeling van de nieuwe algemene subsidieverordening 2020 is aangenomen. In dit amendement heeft de raad aangegeven graag geïnformeerd te worden over: 1. Welke organisaties subsidies krijgen. 2. Hoe de spreiding van subsidies over de gemeente is. 3. Hoe de benutting van de subsidiebudgetten is (Collegevoorstel, 5 april 2022).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

86

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoofdstuk 7 Welke rol speelt de gemeenteraad met betrekking tot het verstekken van subsidies? 7.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de gemeenteraad zich opstelt ten aanzien van subsidies. Aangezien subsidies, zowel specifiek als algemeen, redelijk frequent onderwerp van gesprek zijn in de raadszaal, wordt in dit hoofdstuk volstaan met enkele illustraties. Daartoe is gebruik gemaakt van een documentenanalyse, maar zijn tevens raadsvergaderingen en commissievergaderingen uitgeluisterd. Ook wordt in dit hoofdstuk beschreven hoe de gemeenteraad geïnformeerd is de afgelopen jaren met betrekking tot subsidies in het algemeen.

7.2 Specifieke subsidies Raadsleden verzoeken soms expliciet om informatie met betrekking tot specifieke subsidies. Voor de behandeling van de jaarstukken 2018 worden schriftelijke vragen gesteld door een fractie. Eén van de vragen betreft de subsidie aan het ondernemersfonds. Gevraagd wordt waarom deze subsidie niet is opgenomen in het overzicht “subsidies boven de € 5.000”. Hierop wordt als volgt geantwoord: “Voor het geven van subsidie is een wettelijke grondslag nodig (zie artikel 4:23 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht), zoals een verordening/subsidieregeling maar ook de bijlage bij de begroting (4:23 lid 3c Awb). Dit zijn de 2 kaders waar we structurele subsidierelaties/regelingen in terug vinden en waar we ook over gerapporteerd hebben. Er is nog een 3e kader mogelijk, namelijk het geven van een losse incidentele/eenmalige subsidie. Dit kan volgens artikel 4:23 lid 3d van de Algemene wet bestuursrecht e/o artikel 1c van onze Algemene subsidieverordening. Dit is iets wat nieuw/buiten beleid valt en een eenmalig karakter heeft. Hier moet dan natuurlijk wel dekking voor zijn. Het is mogelijk om een eenmalige subsidie voor maximaal 4 jaar te geven, bijvoorbeeld als het gaat om een project dat langer loopt. Het ondernemersfonds heeft in 1e instantie een eenmalige subsidie ontvangen voor de projectduur van 3 jaar (dus volgens het 3e kader).

Inmiddels is bekend dat het fonds is verlengd en een structureler karakter heeft/krijgt. Dit betekent dat we het nu per 2020 wél gaan opnemen in de bijlage van de begroting. Dit is de reden waarom hij er eerst niet in stond. Het subsidieoverzicht wordt uiteraard jaarlijks geactualiseerd. Omdat we deze gegevens voor de cyclus tijdig moeten aanleveren, en er richting het einde van het jaar soms nog wel eens wat veranderd, kan het zijn dat er in de tussentijd al weer iets is gewijzigd. Zo is het raadsbesluit van 12 november 2018 over het ondernemersfonds bijvoorbeeld niet verwerkt in de bijlage subsidieontvangers voor 2019. Voor 2020 nemen we deze nu wel mee vanwege het structurele karakter” (Beantwoording schriftelijke vragen jaarrekening 2018, 20, 21 en 22 mei 2019). Ten tijde van de behandeling van de begroting 2020 (november 2019) worden eveneens vragen gesteld met betrekking tot de subsidie voor het ondernemersfonds. Geconstateerd wordt namelijk, dat de subsidie niet in het overzicht is opgenomen. Hierop wordt als volgt geantwoord:

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

87

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

“Op dit stuit is noch net dúdlik hoe heech de subsydzje presys wêze sil. Dêrom is der gjin bedrach opnommen mar wol de systematyk. De subsydzje is ôfhinklik fan de wearde fan de pannen wêr’t it om giet en it feroaret troch de jierlikse herwaardering dy’t fanút de wet WOZ foarskreaun is. Foar 2019 is de mearopbringst rûst op € 988.000. De definitive subsydzje foar it belestingjier 2019 sil pas by de ôfrekken yn april 2020 bekend wêze. Foar belestingjier 2020 sil it om in fergelykber bedrach gean” (Beantwoording schriftelijke vragen begroting 2020, 31 oktober 2020). Ook bij andere subsidies nemen raadsleden in sommige gevallen een actieve positie in. Zo wordt tijdens de raadsvergadering van 28 mei 2020 een motie ingediend met betrekking tot het zwembad De Rolpeal, hoewel dit onderwerp niet is geagendeerd. Dit zwembad ontvangt subsidie van de gemeente en de motie richt zich op de opening van het zwembad. Aan de andere kant wordt door raadsleden voorgesteld de subsidie voor LSC voor kleedgelegenheden over te hevelen naar de hamerstukken tijdens de vergadering van 23 april 2020. Dit voorstel wordt echter niet overgenomen en de subsidie wordt vervolgens besproken in de betreffende raadsvergadering. Op 28 februari 2019 wordt de subsidie voor het MFC It Joo op verzoek van een raadslid geagendeerd en vrij uitgebreid besproken. Daarbij wordt een amendement ingediend.

Op 6 april 2017 wordt het aanwijzen en subsidiëren van de lokale omroep eveneens vrij uitgebreid besproken. Daarbij wordt een motie ingediend en aangenomen (Raadsvergaderingen SWF).

7.3 Behandeling van de algemene subsidieverordening Tijdens de vergadering van de commissie Bestuur en Financiën, d.d. 2 december 2019, wordt de algemene subsidieverordening besproken. Vanuit de auditcommissie wordt een amendement aangekondigd met betrekking tot de informatievoorziening richting de raad. Vervolgens worden kritische vragen gesteld over de bevoegdheid van de auditcommissie. Tevens wordt door sommige commissieleden doorgevraagd op de informatievoorziening richting de raad. Het gaat dan met name om informatie met betrekking tot de subsidieontvangers. Hier hebben sommige commissieleden immers wel behoefte aan. Andere commissieleden stellen juist, dat de lijst die verstrekt wordt aan de raad ook niet al te lang moet zijn. Het college, bij monde van de wethouder, constateert dat een informatiebehoefte bestaat en wil graag tegemoet komen aan de wens om eens per jaar een overzicht te verstrekken van bedragen en subsidieontvangers. De voorzitter concludeert, dat de algemene subsidieverordening en het amendement als bespreekpunt voor de komende raad van 19 december 2019 geagendeerd kunnen worden (Commissie B&F, 2 december 2019). Tijdens de bespreking van de algemene subsidieverordening 2020, d.d. 19 december 2019 wordt een amendement ingediend.

De algemene subsidieverordening bepaalt in artikel 20, dat een lijst met verstrekte subsidies moet worden opgenomen in de jaarrekening. Deze lijst is destijds aanbevolen door de rekenkamer naar aanleiding van het onderzoek naar financiële belangen. De lijst zou alle verstrekte subsidies boven de € 10.000 dienen te bevatten. “De Auditcommissie concludeert dat er een andere informatiebehoefte bestaat. Veel interessanter is namelijk om te weten welke organisaties/initiatieven subsidie hebben ontvangen. Het gaat hierbij niet om de hoogte van de ontvangen bedragen, maar om de spreiding en de benutting van subsidies. Daarmee ontstaat bij raadsleden een beter inzicht in het subsidiegebruik binnen de gemeente Súdwest-Fryslân. Een dergelijke lijst is door de organisatie eenvoudig samen te stellen en kan via actieve info aan de raad beschikbaar worden gesteld. Hiermee is het niet langer nodig om

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

88

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

nog een lijst op te nemen in de jaarrekening”, aldus het amendement (Amendement, 19 december 2019). Tevens wordt in ditzelfde amendement voorgesteld de uiterlijke indientermijn van de verantwoording van subsidie te verschuiven van 1 mei naar 1 juni. Het amendement wordt in de raadsvergadering van 19 december 2019 aangenomen. Het college heeft kritisch gekeken naar het amendement, aldus de wethouder tijdens deze raadsvergadering van 19 december 2019. Het college acht het amendement een verbetering ten opzichte van de eerdere voorstel en omarmt het amendement. Het amendement wordt in de raadsvergadering van 19 december 2019 unaniem aangenomen (Raadsvergadering, 19 december 2019). Over de algemene subsidieverordening wordt verder niet meer gesproken tijdens deze raadsvergadering.

7.4 Informatievoorziening richting de gemeenteraad Op 26 mei 2020 wordt in het kader van de actieve informatievoorziening en in navolging van het bovengenoemde amendement, de raad geïnformeerd over de subsidies die in 2019 zijn verstrekt. In de toelichting op het overzicht wordt het volgende gesteld: “Subsidieaanvragen worden na binnenkomst centraal geregistreerd in de Subsidie Beheer Applicatie (SBA) en betaald via de koppeling tussen SBA en Key2finance. De aanvragen worden decentraal afgehandeld, vaak via SBA. Dit betekent dat er in principe een aardig dekkend beeld is van de subsidies die worden gegeven. Dit is zeker niet 100% sluitend. Het is nog steeds mogelijk dat er ‘financiële bijdragen’ worden gegeven via de Corsa lijn die niet als subsidie worden herkend. Het is de bedoeling dit op termijn beter te ondervangen door aanvragen centraal te behandelen en het subsidieloket intern beter te positioneren” (Actieve informatievoorziening, 26 mei 2020 , Collegebesluit, 26 mei 2020). Op 15 juni 2021 wordt in het kader van de actieve informatievoorziening en in navolging van het bovengenoemde amendement, de raad geïnformeerd over de subsidies die in 2020 zijn verstrekt.

In de toelichting op dit overzicht wordt het volgende gesteld: “Subsidieaanvragen worden na binnenkomst centraal geregistreerd in de Subsidie Beheer Applicatie (SBA) en betaald via de koppeling tussen SBA en Key2finance. Bijgaand overzicht geeft veel inzicht in wat er zoal in- en uitgaat. Tegelijkertijd zijn er veel variabelen en dit maakt het niet altijd mogelijk om direct conclusies te trekken. Vanzelfsprekend kan op gerichte vragen gericht antwoord worden gegeven” (Actieve informatievoorziening, 15 juni 2021). Het collegebesluit om de raad actief te informeren wordt op 22 juni 2021 genomen (Collegebesluit, 22 juni 2021). Op 5 april 2022 wordt in het kader van de actieve informatievoorziening en in navolging van het bovengenoemde amendement, de raad geïnformeerd over de subsidies die in 2021 zijn verstrekt. In de toelichting op het overzicht wordt het volgende gesteld: “Subsidieaanvragen worden na binnenkomst centraal geregistreerd in de Subsidie Beheer Applicatie (SBA) en betaald via de koppeling tussen SBA en Key2finance. De aanvragen worden decentraal afgehandeld, vaak via SBA. Dit betekent dat er een aardig dekkend beeld is van de subsidies die worden gegeven. Dit is niet helemaal 100% sluitend. Het blijft uiteraard mogelijk dat er ‘financiële bijdragen’ worden gegeven via de Corsa lijn die niet als subsidie worden herkend.

Bijgaand overzicht geeft veel inzicht in wat er zoal in- en uitgaat. Tegelijkertijd zijn er veel variabelen en dit maakt het niet altijd mogelijk om direct conclusies te trekken. Vanzelfsprekend kan op gerichte vragen gericht antwoord worden gegeven” (Actieve informatievoorziening, 5 april 2022).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

89

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

In commissieverband of tijdens de raadsvergaderingen worden geen vragen gesteld over de subsidieoverzichten die in het kader van de actieve informatievoorziening aan de raad worden verstrekt. Naast de bovenvermelde informatievoorziening wordt de raad tevens geïnformeerd over specifieke subsidies, doorgaans tijdens het agendapunt mededelingen.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

90

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoofdstuk 8 Analyse 8.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de bevindingen uit de eerdere hoofdstukken nader geanalyseerd. Daarbij worden eerst enkele specifieke thema’s belicht. Zo wordt ingegaan op de ontwikkeling van de subsidies, het procesverloop, het gevoerde beleid, de wettelijke grondslag en de acties van het college tijdens de coronaperiode. Tevens worden de bevindingen uit de casestudies geanalyseerd. Dit hoofdstuk sluit af met een slotanalyse, waarbij het normenkader wordt afgezet tegenover het gevoerde proces van subsidieverlening.