Bijlage - Eindrapportage onderzoek subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

46

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Het proces kan op hoofdlijnen als volgt worden weergegeven:

*Gebruikte afkortingen proces op hoofdlijn: A=Aanvraag VC=Volledigheidscheck MA=Medeadvies VW=Verwijzing eerder besluit AG=Aanvullende gegevens Coll=College U=Uitstel nemen besluit

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

47

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

W=Weigering Verl=Verlening Vast=Vaststelling NB=Niet in Behandeling nemen Rap=rappel / herinnering Vera=Verantwoording Ambt=ambtshalve Bet=Betaling AB=Aanvullend besluit Ia=Intrekking aanvraag Bev=Bevestiging AI=Aankondiging Intrekking Ib=Intrekking besluit Ing=Ingebreke stelling B=Bezwaar Inf=Informeel contact Mot=Motivering uitwerken Com=Commissie bezwaarschriften Gvast=Gewijzigde Vaststelling

Desgevraagd wordt de volgende toelichting op het bovenstaande proces gegeven: Het proces start met de subsidieaanvraag. Voor een jaarlijkse subsidie moet deze aanvraag voor 1 november voorafgaand aan het jaar bij de gemeente binnen zijn. De diverse subsidieregelingen kunnen overigens andere uiterste aanvraagdata voorschrijven. Een aanvraag voor een projectsubsidie dient vier weken voordat het project begint bij de gemeente binnen te zijn. De aanvraag kan digitaal worden gedaan, maar ook in hard copy. In beide gevallen komt de aanvraag binnen bij de postkamer. Deze zet de aanvraag vervolgens door naar het subsidieloket. Dit subsidieloket registreert de aanvraag en koppelt de aanvraag aan een subsidieregeling of aan een andere bepaling (artikel 4:23 lid 3c of 3d Awb). Hiertoe wordt gebruik gemaakt van SBA: de subsidie beheer applicatie. Daarna wordt de aanvraag doorgezet naar een vakafdeling. Daar wordt de aanvraag inhoudelijk beoordeeld. Deze vakafdeling krijgt ondersteuning van een subsidieondersteuner: dit is een collega die doorgaans ondersteuning verleent op het gebied van subsidies voor meerdere teams. De aanvraag wordt op volledigheid gecheckt en in sommige gevallen worden door de gemeente aanvullende gegevens opgevraagd. Het besluit op de aanvraag wordt op basis van de mandaatregeling genomen.

Als de subsidieaanvraag binnen het beleid valt (bijvoorbeeld op basis van een subsidieregeling of op basis van artikel 4:23 lid 3c), dan kan de teammanager het besluit afdoen. Hier geldt geen limiet voor. Dergelijke besluiten kunnen tot € 10.000 in ondermandaat genomen worden door een medewerker van het team. Als de subsidieaanvraag buiten het beleid valt (op basis van artikel 4:23 lid 3d), dan kan de teammanager dit besluit tot € 10.000 zelf afdoen, mits hiervoor budget beschikbaar is. Aanvragen buiten het beleid en boven de € 10.000 worden genomen door het college. Subsidies onder de € 10.000 kunnen direct worden vastgesteld. In overige gevallen wordt eerst een besluit op de aanvraag genomen (de verlening).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

48

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Als eerst een besluit tot verlening is gegeven, zal de subsidie nadien moeten worden vastgesteld. Dit is een separaat besluit. Bij het vaststellen wordt dezelfde mandaatstructuur aangehouden als bij het verlenen. In een enkel geval zal eerst een raadsbesluit genomen moeten worden (als de begroting bijvoorbeeld geen budgettaire ruimte biedt). Soms wordt gebruik gemaakt van een aanvullend besluit. Een voorbeeld hiervan is het besluit om de hardheidsclausule toe te passen in verband met de coronacrisis. Het college neemt dan een aanvullend besluit op de eerdere subsidiebeschikkingen (Ambtelijke respons, 11 juli 2022). Het proces levert desgevraagd geen grote knelpunten op. Wel wordt aangegeven, dat in het verleden de aanvrager digitaal een beter inzicht had in het gehele subsidiedossier. Naar aanleiding van de bevindingen van een ethical hacker, bleek deze structuur echter ontoereikend beveiligd te zijn. De gemeente heeft daarop de structuur aangepast en beter beveiligd, maar het gevolg is wel, dat de aanvrager geen toegang meer heeft tot de digitale subsidieportal. Bovendien stopt de leverancier van de applicatie met de ondersteuning. De gemeente zoekt daarom nu naar een nieuwe applicatie (Ambtelijke respons, 11 juli 2022).

Desgevraagd wordt hier het volgende aan toegevoegd: “Ontwikkelingen van dit moment zijn dat we ons aan het oriënteren zijn op een andere subsidieapplicatie (deze wordt uitgefaseerd), positionering van ons subsidieloket én actualisatie van het ondermandaat. We zijn nu met dit laatste bezig omdat recentelijk het Mandaatbesluit ook is bijgewerkt. Verder wordt de laatste hand gelegd aan het weer digitaal kunnen aanvragen van alle subsidies (m.b.v. Digid/Eherkenning). Het digitaal besluiten op subsidieaanvragen is op dit moment helaas niet mogelijk omdat we onze subsidieportal vanuit veiligheidsoogpunt offline moesten halen/houden” (Ambtelijke respons, juni 2022). De subsidieapplicatie kent een koppeling met de financiële administratie (K2F) en via de subsidieapplicatie kunnen betaalopdrachten gegenereerd worden. Dit wordt vanuit een centraal punt binnen het subsidieloket geregisseerd, zodat de gemeente het totaaloverzicht behoudt. Aangegeven wordt, dat het kan voorkomen, dat subsidies aangemerkt worden als financiële bijdrage en daardoor niet als subsidie worden herkend. Dit probleem kan zich voordoen, aangezien de teammanagers als budgethouder functioneren en in eerste instantie verantwoordelijk zijn voor de codering van uitgaven.

Achteraf wordt weliswaar een controle uitgevoerd door het team Financiën, maar niet valt uit te sluiten dat bijdragen worden verstrekt die eigenlijk als subsidie moeten worden aangemerkt. Deze bijdragen worden dan ook niet als subsidie behandeld en geregistreerd. De afgelopen jaren zijn de nodige acties ondernomen om het subsidieproces te optimaliseren. Zo heeft men een lean traject ingezet en heeft men ook andere acties ondernomen om het proces te dereguleren (Ambtelijke respons, 11 juli 2022).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

49

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoofdstuk 5 Hoe verloopt het proces van subsidieverstrekking in de praktijk? 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk zullen vier casestudies worden gepresenteerd. Bij de selectie van de cases is het onderscheid tussen structurele en incidentele subsidies relevant en gekozen is voor twee structurele en twee incidentele subsidies. Tevens moesten de vier subsidies betrekking op uiteenlopende activiteiten. Bij de totstandkoming van deze presentatie is gebruik gemaakt van een documentenanalyse. Daarbij is niet alleen de formele besluitvorming bezien, maar is tevens de wat informelere communicatie geanalyseerd, zoals die op basis van email verkeer getraceerd kon worden. Tevens wordt een verslag gegeven van een uitgevoerd experiment, waarbij de rekenkameronderzoeker zelf een subsidie heeft aangevraagd bij de gemeente.

5.2 Waterland van Friesland In mei 2013 wordt door de raad de visie Toerisme en Recreatie vastgesteld. Daarin wordt de doelstelling geformuleerd om samen met de gemeente De Fryske Marren de regiomarketing, de informatievoorziening en het gastheerschap centraler te regisseren en te coördineren en te bewegen naar één samenwerkingsverband (Raadsvoorstel, 5 oktober 2017). Ambtelijk wordt op dit punt de volgende toelichting gegeven: “In 2013 wordt het Toeristisch Huis voor het eerst aangehaald als één van de 28 ingediende voorstellen van de gemeente Súdwest-Fryslân ten behoeve van het provinciale investeringsprogramma “Wurkje foar Fryslân”. Na veel gesprekken tussen de gemeenten Súdwest-Fryslân en De Fryske Marren en ondernemers uit beide gemeenten, gaat in december 2015 een laatste verzoek van de gemeenten naar beide ondernemerscollectieven (brief u15.012263). In die brief wordt gevraagd of de ondernemers gezamenlijk een regionaal marketingplan willen opstellen met inachtneming van een aantal spelregels. De ondernemers zijn hiermee akkoord gegaan en hebben besloten om in januari 2016 van start te gaan met de bouw van het Toeristisch Huis” (Ambtelijke reactie, 5 september 2022). Deze reactie kan geverifieerd worden aan de hand van de beschikbaar gestelde documenten.

Op 14 december 2015 vindt overleg plaats tussen twee wethouders van de gemeente SWF en De Fryske Marren en (vermoedelijk) de ondernemerscollectieven. Afgesproken wordt, dat de gemeenten de randvoorwaarden op schrift stellen. Dit gebeurt op 17 december 2015 in de vorm van een brief van beide gemeenten aan (vermoedelijk) de ondernemerscollectieven. Gesteld wordt dat het doel is om een sterk toeristisch samenwerkingsverband op te tuigen (Brief gemeente SWF en De Fryske Marren, 17 december 2015). Op 13 januari 2016 maken de ondernemers kenbaar, dat zij gezamenlijk een regionaal marketingplan willen opstellen met inachtneming van de geformuleerde spelregels. Het college wordt conform geïnformeerd op 26 januari 2016 (Collegevoorstel, 26 januari 2016). Tijdens de raadsvergadering van 10 november 2016 verhoogt de raad de toeristenbelasting. Van de extra inkomsten wordt gelijktijdig € 200.000 gereserveerd voor de regiomarketing in Zuidwest Friesland. Om daadwerkelijk aanspraak te kunnen maken op deze gereserveerde structurele middelen, moet de raad eerst nader worden ingelicht, aldus het raadsbesluit van 10 november 2016 (Raadsvoorstel, 5 oktober 2017).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

50

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

11 april 2017 formuleren beide gemeenten een visie voor de sector toerisme en recreatie en geven de sector voor de komende jaren enkele opdrachten mee. Als kader wordt daarbij meegegeven dat gestreefd moet worden naar één bestuur voor marketing, promotie en gastheerschap in de regio Zuidwest Friesland, waarbij de stichting regiomarketing Zuidwest Friesland optreedt als specifieke organisatie van, voor en door ondernemers. Tevens wordt de integratie van beide VVV organisaties in de regio voorgestaan. Om aanspraak te kunnen maken op structurele middelen bij de gemeenten, zal op 14 juni 2017 een gezamenlijk informerende raadscommissie worden georganiseerd, waarin de stichting de contouren van hun aanpak presenteert. Vervolgens werkt de stichting verder aan een plan van aanpak. Na aanbieding van dit plan zal door beide gemeenten een besluit worden genomen over de hoogte van het beschikbaar te stellen bedrag (Visie, beide gemeenten, 11 april 2017). Deze visie, het kaderdocument, wordt in de collegevergadering van 18 april 2017 vastgesteld (Collegevoorstel, 1 mei 2018). Op 14 juni 2017 wordt te Joure door de stichting regio marketing Zuidwest Friesland een presentatie voor beide gemeenteraden verzorgd (Presentatie SRM ZWF, 14 juni 2017, Raadsvoorstel, 5 oktober 2017).

Uit deze presentatie van de stichting regio marketing Zuidwest Friesland valt op te maken, dat de gemeente SWF voor 2017 eenmalig € 139.938 beschikbaar stelt om de regiomarketing organisatie op te zetten. Ambtelijk wordt op dit punt het volgende toegelicht: De provincie en beide gemeenten geven een eenmalige bijdrage voor het opstarten van de regiomarketing in zuidwest Friesland. Gemeente SWF geeft een subsidie van € 150.000. Hierop wordt € 7.061,97 in mindering gebracht voor uitgaven van de werkgroep Toeristisch Huis die door de gemeente zijn betaald en € 3.000 t.b.v. afdracht aan provincie voor inzet Gebiedsagenda, waarna een bedrag van € 139.938,03 overblijft. De gemeente De Fryske Marren betaalt eveneens een subsidiebijdrage. Daarnaast wordt voor deze professionaliseringsslag een eenmalige bijdrage van € 40.000 van de provincie ontvangen. Dit bedrag wordt door de provincie eerst overgemaakt naar gemeente SWF, die het weer doorbetaalt aan het Toeristisch Huis (Ambtelijke reactie, 5 september 2022). Deze reactie kan geverifieerd worden aan de hand van de beschikbaar gestelde documenten. De gemeente SWF stelt € 139.938 beschikbaar (€ 150.000 minus € 7.061,97 factuur uitgaven werkgroep en minus € 3.000 ten behoeve van de afdracht aan de provincie inzet Gebiedsagenda).

Om daarover te beschikken kan in 2016 80% in twee termijnen vrijgemaakt worden (dit is € 111.950) en in 2017 de resterende 20% (dit is € 27.988). Vanuit De Fryske Marren wordt € 6.000 beschikbaar gesteld, terwijl vanuit de provincie Fryslân € 40.000 via de gemeente SWF beschikbaar wordt gesteld. In totaal is dan minimaal € 185.938 beschikbaar (Brief gemeente SWF en De Fryske Marren, 17 december 2015). Ook de bijdrage van € 40.000 vanuit de provincie Fryslân kan geverifieerd worden (Brief Provincie aan gemeente SWF, 7 oktober 2015). Vervolgens wordt op 24 september 2018 een brief verzonden aan de stichting Regio Marketing Zuidwest Friesland, waarin een definitieve subsidie voor de jaren 2016 en 2017 wordt vastgesteld op € 190.000 in totaal. Het betreft hier een incidentele subsidie, gelet op het feit dat de subsidie gebaseerd is op artikel 4:23 lid 3d van de Algemene wet bestuursrecht (Brief SWF, 24 september 2018). Op verzoek van de gemeente levert de stichting regio marketing Zuidwest Friesland (SRM Zuidwest Friesland) op 1 augustus 2017 een document op, waarin inzicht wordt gegeven in de inhoud van het te schrijven plan van aanpak. Medio oktober zal dit plan gepresenteerd worden, zo staat te lezen in het document. Zowel het bestuur van de stichting als de besturen van de

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

51

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

beide VVV’s hebben de wens om marketing, gastheerschap en informatievoorziening te organiseren binnen één organisatie. De wens is om in het jaar 2019 één organisatie te bewerkstelligen, waarbij in het jaar 2018 de beide VVV’s samengaan (Werkstappen document SRM ZWF, 1 augustus 2017). Tijdens de presentatie van 14 juni 2017 wordt dit als volgt gevisualiseerd:

Presentatie, 14 juni 2017, stichting regio marketing Zuidwest Friesland.

Op basis van de presentatie op 14 juni 2017 en het overzicht van de werkstappen van 1 augustus 2017, wordt voor de raad van 5 oktober 2017 een raadsvoorstel geconcipieerd. De raad besluit hierop om voor de komende vier jaar (dus vanaf 2018 tot en met 2021) jaarlijks € 225.000 beschikbaar te stellen voor de activiteiten van stichting regiomarketing Zuidwest-Friesland met inachtneming van de afspraken die nader in het raadsvoorstel worden toegelicht. De dekking van deze middelen vindt plaats door € 200.000 ten laste te brengen van de (meer)opbrengst toeristenbelasting en € 25.000 ten laste te brengen van de huidige post Overige Openluchtrecreatie (Raadsvoorstel, 5 oktober 2017). Op hoofdlijnen zal het plan van aanpak, dat in oktober 2017 gereed is, gericht zijn op het voorbereiden van branding en marketing acties in 2017, het samengaan van de VVV’s van beide gemeenten in 2018 en het realiseren van één organisatie onder één bestuur in 2019. De stichting regio marketing vervult hierbij een coördinerende rol: “Op dit moment is het van belang dat er ruimte en vertrouwen gegeven wordt aan de Stichting Regiomarketing Zuidwest Friesland om aan het succes te werken. Niet alleen bij de overheden maar ook bij de ondernemers zelf. Dat is niet in één jaar geregeld. Het draagvlak bij de ondernemers is nog nooit zo sterk geweest als nu. Het is nu of nooit”, zo stelt het raadsvoorstel.

De Fryske Marren neemt een vergelijkbaar besluit op 5 juli 2017 en stelt eveneens € 225.000 structureel beschikbaar, zij het, dat in 2018 nog een deel (€ 150.000) rechtstreeks naar de VVV DFM gaat (Raadsvoorstel, 5 oktober 2017, Collegevoorstel, 1 mei 2018). Het raadsvoorstel van 5 oktober 2017 voorziet tevens in een structurele communicatie tussen de gemeenten en de stichting: “Vanaf oktober 2017 zullen per kwartaal tussentijdse meetings georganiseerd worden tussen het bestuur van SRM ZWF en de portefeuillehouders van beide gemeenten. Eventuele andere vormen van monitoring en evaluatie zijn mede afhankelijk van

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

52

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

de ínhoud van het plan van aanpak dat oktober 2017 gereed is. Eens per jaar worden via actieve info de jaarlijkse inspanningen en resultaten gerapporteerd aan beide gemeenteraden (Raadsvoorstel, 5 oktober 2017). Het concept van het plan van aanpak wordt op 29 november 2017, samen met de begroting, ingediend bij de gemeenten. Dit plan van aanpak wordt desgevraagd als subsidieaanvraag voor het jaar 2017 aangemerkt. De gemeente geeft hierop de volgende toelichting: “In de bijlage vind je een mail d.d. 29-11-2017 van de aanvrager waaruit blijkt dat het PvA voor de aanvraag is ingestuurd. Dit is, gelet op de overige besluitvorming in college/raad, beschouwd als de aanvraag” (Ambtelijke reactie, 9 september 2022). Hoewel er nog enkele aanpassingen nodig zijn, wordt in overleg met de wethouder besloten eind 2017 de eerste subsidiebijdrage van € 225.000 alvast als voorschot aan de stichting uit te betalen. Dit voorschot heeft betrekking op het jaar 2017, getuige de brief die de gemeente verstuurt aan de stichting op 21 december 2017. In deze brief wordt aangegeven dat de definitieve afspraken, met daarin de subsidieverplichtingen, in het bestuurlijk overleg van 30 januari 2018 worden vastgelegd (SWF, Brief voorlopig besluit op aanvraag subsidie, 21 december 2017).

De constatering dat in december 2017 een voorschot met betrekking tot het jaar 2017 wordt uitbetaald, wordt bevestigt in een brief die de gemeente verstuurt op 16 mei 2018. Hierin wordt namelijk aangegeven, dat de subsidiebijdrage voor het jaar 2017 al ontvangen is (SWF, Brief subsidieverlening 2017 en 2018, 16 mei 2018). Gesprekken tussen de gemeenten en SRM ZWF hebben tot resultaat dat in maart 2018 de definitieve versie van het plan en de begroting opgeleverd wordt (Collegevoorstel, 1 mei 2018). Het voorschot wordt derhalve uitgekeerd vooruitlopend op de beschikking. Op basis van het plan van aanpak, dat in maart 2018 in zijn definitieve versie wordt opgeleverd, besluit het college voor het jaar 2017 € 225.000 aan subsidie te verlenen (Collegevoorstel, 1 mei 2018). Hiermee wordt het voorschotbesluit van eind 2017 met terugwerkende kracht bekrachtigd. Het college verwacht de verantwoording over het jaar 2017 (samen met de verantwoording voor 2018) uiterlijk op 1 mei 2019 binnen te hebben. Deze verantwoording bestaat uit een inhoudelijk verslag, een financieel verslag, een balans en een accountantsverklaring (SWF, Brief subsidieverlening 2017 en 2018, 16 mei 2018).

In het collegevoorstel van 1 mei 2018 wordt de subsidieverstrekking over 2017 als volgt onderbouwd: “De gemeenteraad heeft besloten voor een periode van vier jaar een bedrag van € 225.000 per jaar beschikbaar te stellen. Het plan van aanpak en de geconstateerde inspanningen van SRM ZWF zijn reden om uitvoering te geven aan dit besluit van de raad en de organisatie voor de jaren 2017 en 2018 een subsidie van € 225.000 te verlenen” (Collegevoorstel, 1 mei 2018). De stichting levert voor het jaar 2017 een jaarrekening 2017 aan. Het concept van deze jaarrekening komt op 14 maart 2018 binnen en wordt door de gemeente gecontroleerd, getuige een interne mailwisseling. De definitieve jaarrekening betreft een samenstellingsverklaring die op 19 april 2018 wordt opgeleverd door de accountant. De jaarrekening over 2017 toont een positief resultaat van € 794. De inkomsten ad € 343.938 bestaan volledig uit de subsidiebijdrage van gemeenten (Jaarrekening 2017, 19 april 2018). Niet duidelijk wordt, welke gemeenten dat precies zijn en welke gemeente welk bedrag aan subsidie verstrekt voor dat jaar. Tevens wordt een inhoudelijk jaarverslag over 2016 en 2017 opgeleverd door de stichting (Jaarverslag SRM ZWF, 2016/2017).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

53

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De subsidie voor het jaar 2017 is niet definitief vastgesteld. Ambtelijk wordt dit als volgt toegelicht: “Zoals we tot op heden kunnen nagaan is de subsidie voor het jaar 2017 per abuis niet definitief vastgesteld. Dit had wellicht direct gekund bij de verlening voor 2017/2018 op 30 mei 2018 (u18.004008). Immers, het jaar 2017 was toen al achter de rug. Of anders bij de vaststelling van 2018 (u19.007376). De collega’s ondernemen inmiddels stappen om dit alsnog af te hechten (zie onderstaande mail)” (Ambtelijke reactie, 9 september 2022). Een analyse van de interne emailwisseling leert, dat in september 2022 actie ondernomen wordt om de subsidie voor het jaar 2017 alsnog vast te stellen. Op 21 september 2022 wordt de subsidie voor het jaar 2017 definitief vastgesteld op € 225.000 (Brief SWF, 21 september 2022). Het raadsbesluit van 5 oktober 2017, waarna in het collegevoorstel van 1 mei 2018 naar verwezen wordt, luidt letterlijk als volgt: “Voor de komende vier jaar jaarlijks € 225.000,beschikbaar te stellen voor de activiteiten van Stichting Regiomarketing Zuidwest-Friesland met inachtneming van de afspraken die nader in dit voorstel worden toegelicht”. Dit besluit heeft dus betrekking op de periode 2018 en verder.

Beide raden hebben aldus vanaf 2018 geld beschikbaar gesteld voor een subsidie voor een periode van vier jaar en reserveren deze gelden in hun meerjarenbegrotingen (Collegevoorstel, 11 mei 2021). In een later collegevoorstel wordt dit als volgt geformuleerd: “In oktober 2017 heeft de gemeenteraad van Súdwest-Fryslân besloten om vier jaar lang jaarlijks € 225.000 beschikbaar te stellen voor de activiteiten van SRM ZWF, onder voorwaarde dat de stichting een plan van aanpak zou opleveren” (Collegevoorstel, 1 mei 2018). Afgesproken wordt dat in 2021 zal worden besloten over het vervolg van de subsidie voor de langere termijn (Collegevoorstel, 11 mei 2021). Op 13 maart 2018 dient de stichting regio marketing Zuidwest Friesland een subsidieaanvraag in voor de eenmalige activiteit die deze stichting in 2018 organiseert, getuige de ontvangstbevestiging van de gemeente (Brief SWF, 14 maart 2018). De stichting vraagt voor 2018 € 225.000 subsidie aan (Aanvraagformulier 2018). Op 15 maart 2018 levert de stichting regio marketing Zuidwest Friesland het definitieve plan van aanpak op (Collegevoorstel, 11 mei 2021). In dit plan wordt ingegaan op de partners, de beoogde activiteiten, de organisatie en de relatie met de gemeenten: “Met de gemeenten is er een opdrachtgever - opdrachtnemer relatie, waarbij de gemeenten De Fryske Marren en Súdwest-Fryslân gezamenlijk één opdracht verstrekken.

Daarmee wordt SRM ZWF gefaciliteerd om de marketing van de gehele regio (langdurig) uit te voeren. (..) Er is ook een (structureel) ambtelijk overleg met de gemeente SWF, met deelname van de beleidsadviseur R&T, Accountmanagers ondernemen en ondersteuning R&T. Dit (afstemmings)overleg wordt uitgebreid met deelname van de gemeente De Fryske Marren. (..) Daarnaast vindt er elk kwartaal een bestuurlijk overleg plaats tussen SRM ZWF en de gemeenten De Fryske Marren en Súdwest-Fryslân” (Plan van Aanpak, stichting regio marketing Zuidwest Friesland, p. 7-8, 15 maart 2018). In 2018 is de boodschap richting de gemeenten, dat een algemene boodschap uit algemene middelen betaald dient te worden en dat ondernemers zeker gaan aanhaken en bijdragen als de overheid een eerste stap zet (Koersdocument Waterland, 2020). Naar aanleiding van dit definitieve plan van aanpak, besluit het college om voor het jaar 2018 € 225.000 te verlenen (Collegevoorstel, 1 mei 2018). De dekking en de bijdrage van De Fryske Marren worden als volgt weergegeven in dit voorstel: “In 2018 gaat van de gemeente De Fryske Marren € 150.000 naar gastheerschap en informatie (VVV DFM) en € 75.000 naar SRM ZWF. Van de gemeente Súdwest-Fryslân gaat € 225.000 naar SRM ZWF. In totaal gaat van beide gemeenten dus een bijdrage van € 450.000 naar gastheerschap, informatievoorziening en regiomarketing.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

54

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De subsidiebijdrage van Súdwest-Fryslân komt ten laste van de post Overige Openluchtrecreatie. Deze post is met ingang van 2017 structureel met € 200.000 verhoogd vanuit de extra inkomsten uit de toeristenbelasting. De resterende € 25.000 komt uit de bestaande middelen van Overige Openluchtrecreatie” (Collegevoorstel, 1 mei 2018). Het college verwacht de verantwoording over het jaar 2018 (samen met de verantwoording voor 2017) uiterlijk op 1 mei 2019 binnen te hebben. Deze verantwoording bestaat uit een inhoudelijk verslag, een financieel verslag, een balans en een accountantsverklaring (SWF, Brief subsidieverlening 2017 en 2018, 16 mei 2018). 30 april 2019 verzendt VVV Waterschap van Friesland per mail het jaarverslag en de jaarrekening over 2018 aan de gemeente. De jaarrekening bevat een samenstellingsverklaring van de accountant. Het resultaat over 2018 bedraagt € 249 positief. De netto omzet van € 300.000 betreft de subsidiebijdrage van de gemeenten (Jaarrekening 2018, p. 18). Op 26 juli 2019 laat de gemeente in een brief aan VVV Waterland weten, dat de subsidie voor 2018 definitief is vastgesteld op € 225.000, op grond van artikel 4:23 lid 3c Awb (Brief gemeente, 26 juli 2019).

De stichting regiomarketing Zuidwest Friesland dient op 25 september 2018 een subsidieaanvraag in voor 2019 voor de jaarlijkse activiteiten, getuige de ontvangstbevestiging van de gemeente (Brief SWF, 25 september 2018). De stichting vraagt voor 2019 een subsidie van € 225.000 (Aanvraagformulier 2019). Op 1 januari 2019 wordt de VVV Waterland van Friesland opgericht (Subsidieaanvraag 2022, jaarplan 2022, Informatie raad, 4 mei 2020). VVV Waterland komt tot stand door een fusie van de Stichting Regiomarketing Zuidwest-Friesland en de twee VVV organisaties (Collegevoorstel, 11 mei 2021). Vanaf 1 januari 2019 wordt een gezamenlijke website in de lucht gehouden en wordt ook het aantal bezoekers van deze site bijgehouden. De begroting van VVV Waterland laat in 2019 een tekort zien van € 30.000 (Collegevoorstel, 11 mei 2021). Uit een intern document valt op te maken, dat de begroting voor 2019 uitkomt op een tekort van € 66.000 (Dossier Waterland, intern document gemeente SWF). Op 19 december 2018 kent het college voor het jaar 2019 een voorlopige subsidie toe van € 225.000 volgens artikel 4:23 lid 3c van de Awb. In de toekenning van de voorlopige subsidie over 2019 stelt de gemeente als voorwaarde, dat voor 1 mei 2020 verantwoording moet worden afgelegd over het jaar 2019.

Deze verantwoording beslaat een inhoudelijk verslag, een financieel verslag, een balans en een accountantsverklaring (Brief gemeente, 19 december 2018). VVV Waterland mailt op 30 april 2020, dat het financiële rapport van de accountant nog zal volgen. 27 mei 2020 gunt de gemeente VVV Waterland tot 1 september 2020 de tijd om aanvullende gegevens in te leveren (Brief gemeente, 27 mei 2020). 30 april 2020 mailt VVV Waterland de verantwoording over 2019 naar de gemeente. Gesteld wordt in deze mail, dat de accountant in verband met drukte het financieel verslag zo spoedig mogelijk oplevert. “Dit was nav contact met jullie akkoord bevonden heb ik van hem begrepen”, zo mailt de VVV Waterland. Bij het jaarverslag wordt een toevoeging bijgesloten, waarin wordt ingegaan op de specifieke beschikkingspunten van beide gemeenten. In het geval van de gemeente SWF betreft het de bijlage bij de subsidiebeschikking 2019, waarin de verplichtingen worden omschreven. De toevoeging stelt dat de informatie in het jaarverslag een weergave geeft van de in de bijlage genoemde verplichtingen. Eén punt wordt echter nader toegelicht: het aangaan van een duurzame relatie met onderwijs c.q. beroepsopleidingen en studenten in de regio (Toevoeging jaarverslag 2019). In het jaarverslag wordt aangegeven, dat

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

55

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

€ 231.264 van de gemeente is ontvangen. Het totaal aan subsidies beslaat 51% van de totale inkomsten. In de begeleidende brief wordt aangegeven dat het jaar 2019 wordt afgesloten met een negatief resultaat van € 30.000 (Jaarverantwoording 2019, 30 april 2020). 5 juni 2020 levert de accountant de jaarrekening 2019 op (Jaarrekening 2019, 5 juni 2020). Deze wordt op 23 juni 2020 aangeboden aan de gemeente (Brief VVV Waterland, 23 juni 2020). Deze jaarrekening bevat een samenstellingsverklaring. Het exacte resultaat over het jaar 2019 wordt gesteld op € 30.142 negatief. In de jaarrekening wordt aangegeven dat in totaal voor € 553.430 aan subsidies is ontvangen. De gemeente SWF verstrekt voor € 231.264 aan subsidies (Jaarrekening 2019, 5 juni 2020). Het college besluit op 4 mei 2020 kennis te nemen van het jaarverslag 2019 van VVV Waterland en in te stemmen met het voorgestelde proces over de verlenging van de subsidie aan Waterland. Tevens besluit het college om de gemeenteraad hierover door middel van actieve informatievoorziening te informeren. Het jaarverslag van VVV Waterland wordt positief beoordeeld, getuige het collegevoorstel: “Het jaarverslag van Waterland van Friesland laat zien dat het afgelopen jaar veel werk is verricht en veel is bereikt om te voldoen aan de kaders die door het college zijn opgesteld.

Het belangrijkste doel uit de kaders om toe te werken naar één organisatie voor gastheerschap, informatievoorziening en marketing is ruimschoots bereikt. Op 1 januari 2019 is de stichting Regiomarketing Zuidwest Friesland een fusie aangegaan met bestaande VVV organisaties” (Collegevoorstel, 4 mei 2020). Op 8 oktober 2020 richt de gemeente een brief aan VVV Waterland, waarin de subsidie voor het jaar 2019 definitief wordt vastgesteld op € 231.264, op grond van artikel 4:23 lid 3c Awb (Brief gemeente, 8 oktober 2020). In het collegevoorstel van 4 mei 2020 wordt voorgesteld om de subsidie aan VVV Waterland via de programmabegroting 2020 eerst met een jaar te verlengen en in 2021 te besluiten over het vervolg van de subsidie voor de langere termijn. 4 mei 2020 informeert het college de raad in lijn met het raadsbesluit van 5 oktober 2017. Hierin wordt onder meer het volgende gesteld. “Op 5 oktober 2017 heeft de gemeenteraad besloten om voor een periode van vier jaar jaarlijks € 225.000,- beschikbaar te stellen voor de activiteiten van Stichting Regiomarketing Zuidwest Friesland. Het college heeft toen aangegeven dat zij eens per jaar via actieve info de jaarlijkse inspanningen en resultaten zal rapporteren aan beide gemeenteraden. De afgelopen jaren hebben wij u geïnformeerd in gezamenlijke informatieve bijeenkomsten.

Over 2019 doen wij dit schriftelijk aan de hand van het jaarverslag. De subsidie past de komende jaren binnen de financiële kaders van de begroting. Wij willen u via de programmabegroting 2021 voorstellen om de subsidie aan Waterland van Friesland eerst met een jaar te verlengen. De subsidieperiode wordt daardoor gelijk getrokken met de subsidietermijn van de Fryske Marren. In het bestuurlijk overleg met Waterland van Friesland en de Fryske Marren is dit als wens naar voren gebracht. In het najaar van 2020 komt Waterland van Friesland met een uitgebreidere evaluatie over de afgelopen 4 jaar en komt zij met een nieuwe meerjarenvisie/ plan. Besluitvorming over het vervolg van de subsidie kan dan in een breder kader worden genomen. Immers in 2020 zijn er veel nieuwe ontwikkelingen in toerisme en recreatie: onderzoek vitale logiesaccommodaties provincie, cultuurtoerisme, visie provincie, en wordt er meer duidelijk over herstelprogramma’s na de coronacrisis. Bovendien zijn eind 2020 de vier eerste jaren pas om, en pas dan is een meer volledige terugblik mogelijk. In onze subsidiebeschikking 2020 hebben wij de evaluatie en de meerjarenvisie als verplichting opgenomen. Uiterlijk begin 2021 leggen wij u een voorstel voor, over het vervolg van de subsidie voor de langere termijn”. Bij deze memo wordt het jaarverslag

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

56

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

van de VVV Waterland als bijlage toegevoegd (Informatie raad, 4 mei 2020, Jaarverslag 2019 VVV Waterland). Op 25 september 2019 dient VVV Waterland een subsidieaanvraag voor het jaar 2020 in voor de jaarlijkse activiteiten, getuige de ontvangstbevestiging van de gemeente op 4 oktober 2019 (Brief SWF, 4 oktober 2019). VVV Waterland vraagt € 231.264 voor het jaar 2020 (Aanvraagformulier 2020). 17 december 2019 verzendt de gemeente het voorlopige besluit aan VVV Waterland. De subsidie voor 2020 wordt voorlopig vastgesteld op € 231.264, op grond van artikel 4:23 lid 3c van de Awb. Voor 1 mei 2021 zal de verantwoording bij de gemeente binnen moeten zijn. Deze verantwoording betreft een inhoudelijk verslag, een financieel verslag, een balans en een accountantsverklaring. Aan deze subsidie is een aantal verplichtingen verbonden, die vermeld worden in de bijlage bij de brief van de gemeente. Zo worden in deze bijlage de beoogde activiteiten op het gebied van marketing, gastheerschap, informatievoorziening, productontwikkeling en kennisdeling benoemd. Tevens wordt de volgende verplichting opgevoerd: “VVV Waterland van Friesland geeft uitvoering aan het Plan van Aanpak van SRM ZWF zoals dat in maart 2018 is ingediend bij de gemeenten.

Daarnaast stelt u in 2020 een meerjarenplan (2021-2024) op met een heldere visie op de ontwikkelingen op het gebied van recreatie en toerisme in onze regio en levert dit in de eerste helft van 2020 aan ons op” (Voorlopig besluit op aanvraag subsidie 2020, 17 december 2019). De begroting van VVV Waterland laat voor 2020 een tekort zien van € 34.000 (Collegevoorstel, 11 mei, 2021). Een begroting voor het jaar 2020 die in het dossier is aangetroffen, vermeldt een overschot van € 200 (Dossier Waterland, intern document gemeente SWF). Het jaarverslag over 2020 van Waterland vermeldt, dat in 2020 € 227.491 van de gemeente De Fryske Marren en € 235.219 van de gemeente SWF is ontvangen. 2020 sluit af met een verlies van € 35.000, volgens het jaarverslag (Jaarverslag 2020, Waterland). In het jaarverslag wordt gesteld, dat een financieel jaarverslag separaat wordt opgemaakt en zal worden gedeeld met de stakeholders. Daarnaast gaat dit jaarverslag in op de visie van Waterland en de activiteiten die Waterland in 2020 heeft uitgevoerd. Het jaarverslag vermeldt tevens het aantal bezoekers van de website, het aantal leden, etc. (Jaarverslag 2020, Waterland). Op 30 april 2021 worden het jaarverslag en het financieel verslag 2020 aangeboden aan de gemeente, getuige een mail van VVV Waterland.

In de aanbiedingsbrief bij het financiële rapport 2020 wordt melding gemaakt van een tekort van € 30.000. Het financiële verslag vermeldt een tekort van € 34.217 (Financieel verslag 2020, VVV Waterland, 30 april 2021). Het financiële verslag maakt geen melding van de subsidie van de gemeente. Wel valt uit dit verslag op te maken, dat nog € 20.000 aan subsidie van de provincie Fryslân ontvangen dient te worden. Het financieel verslag bevat een samenstellingsverklaring van de accountant (Financieel verslag 2020, VVV Waterland, 30 april 2021). Aan de verantwoording wordt een toevoeging bijgevoegd, waarin wordt ingegaan op de verplichtingen die de gemeente in de bijlage bij de beschikking heeft geformuleerd. Hierin wordt gesteld dat “De informatie in het jaarverslag geeft een weergave van de in de bijlage genoemde verplichtingen” (Toevoeging jaarverslag 2020, Waterland). In 2020 heeft de VVV Waterland van Friesland ruim € 100.000 aan extra inkomsten gegenereerd van ondernemers via het aanklikmodel (Koersdocument Waterland, 2020). 25 november 2021 wordt de subsidie voor VVV Waterland voor het jaar 2020 definitief vastgesteld op € 235.219 (inclusief indexatie) (Brief gemeente, 25 november 2021).

Op 29 oktober 2020 dient VVV Waterland een subsidieaanvraag in voor het jaar 2021 voor het uitvoeren van jaarlijkse activiteiten, getuige de ontvangstbevestiging van de gemeente (Brief gemeente, 30 oktober 2020). VVV Waterland vraagt voor 2021 € 235.218 aan subsidie

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

57

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

(Aanvraagformulier 2021). Uit een intern document valt op te maken, dat de begroting voor het jaar 2021 uitgaat van een tekort van € 441,50 (Dossier Waterland, intern document gemeente SWF). 1 december 2020 besluit het college kennis te nemen van het concept koersdocument. Dit concept wordt op 10 december 2020 gepresenteerd aan beide gemeenteraden. In het collegevoorstel wordt gesteld, dat de subsidietoezegging van de raad in 2020 afloopt. De raad wordt in november 2020 bij de behandeling van de programmabegroting 2021 voorgesteld de subsidie eerst met een jaar te verlengen (Collegevoorstel, 1 december 2020). Op 24 december 2020 verstuurt de gemeente een brief aan VVV Waterland, waarin staat vermeld dat de gemeente de voorlopige subsidie voor het jaar 2021 heeft vastgesteld op € 235.219, op grond van artikel 4:23 lid 3c van de Awb. De verantwoording over 2021 zal voor 1 juni 2022 binnen moeten zijn bij de gemeente en bevat een inhoudelijk verslag, een financieel verslag, een balans en een accountantsverklaring. Expliciet wordt hierbij aangegeven dat het hierbij om een controleverklaring gaat. Daarnaast zijn enkele verplichtingen aan de subsidie verbonden.

Deze verplichtingen worden weergegeven in de bijlage en betreffen de beoogde activiteiten op het gebied van marketing, gastheerschap, informatievoorziening, productontwikkeling en kennisdeling (Voorlopig besluit op aanvraag subsidie 2021, 24 december 2020). 1 februari 2022 verstuurt VVV Waterland een mail naar de gemeente. Hierin wordt aangegeven, dat de afgelopen twee jaren de subsidie verantwoord is met een samenstellingsverklaring van een accountant. Voor die tijd kon zelfs volstaan worden met een samenstellingsverklaring van een boekhouder: “Vroeger, toen onze subsidie onder de 2 ton zat hadden wij alleen een samenstellingsverklaring van een boekhouder. Nu kijkt er dus ook een account naar die vele extra checks doet. Een accountantsverklaring (controleverklaring, red.) is praktisch niet mogelijk en zou al snel zo'n 15 duizend euro kosten (in plaats van 4). Dit komt omdat wij vele artikelen in de winkels hebben die fysiek door de accountant moeten worden gecontroleerd. Bij de samenstellingsverklaring wordt er vooral gekeken of de subsidie goed wordt besteed en of de geld stromen netjes in orde zijn. Het rapport van 2020 laat dit ook uitvoerig zien. Het is dus zeker een zware controle”, zo mailt VVV Waterland. 8 februari 2022 reageert de gemeente per mail als volgt: “Onze gemeente heeft per 2020 een nieuwe Subsidieverordening 2020.

Deze heeft als uitgangspunt dat we een controleverklaring opvragen wanneer het subsidiebedrag > € 50.000,-- is (art.15 lid 3d). In de brieven voor 2021 en 2022 staat dit dan ook duidelijker benoemd (zie bijlagen). Dit betekent concreet dat we vóór 1 juni 2022 van jullie een controleverklaring verwachten m.b.t. 2021” (Mailwisseling, 1 februari en 8 februari 2022). Op 28 april 2022 mailt VVV Waterland de financiële verantwoording over de ontvangen subsidie (de jaarrekening) en het jaarverslag voor het jaar 2021. De jaarrekening gaat vergezeld van een samenstellingsverklaring van de accountant en dus niet van een controleverklaring. Het jaar 2021 sluit af met een negatief resultaat van € 43.213. In de jaarrekening wordt niet aangegeven hoeveel subsidie van de beide gemeenten is ontvangen. Het jaarverslag vermeldt in dit verband, dat van de gemeente SWF € 239.100 aan subsidie is ontvangen. Het totaal aan subsidies beloopt 43% van de totale inkomsten (Jaarverantwoording 2021, 28 april 2022). De gemeente stelt de subsidie voor 2021 nog niet definitief vast. Op 21 juli 2022 stuurt de gemeente een brief aan VVV Waterland, waarin wordt aangegeven dat gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid het besluit uit te stellen tot ultimo 28 oktober 2022 (Brief SWF, 21 juli 2022).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

58

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Naar aanleiding van het koersdocument, waarvan het concept op 1 december 2020 door het college is vastgesteld, wordt een bespreekstuk geagendeerd voor de collegevergadering van 11 mei 2021. Het college besluit hierop om de ambities van het koersdocument te omarmen, bij de integrale afwegingen van de begrotingscyclus 2022 de denklijn uit het advies te volgen met betrekking tot de wens over de vervolgsubsidie, de bestuurlijke kwartaaloverleggen voor te zetten en de gemeenteraad door middel van actieve informatie op de hoogte te brengen en hen ook de komende vier jaar actief op de hoogte te houden van de ontwikkelingen (Collegevoorstel, 11 mei 2021). De denklijn houdt concreet in, dat een akkoord wordt gevraagd met het verlengen van de huidige subsidie van € 235.000 voor de komende vier jaar en een akkoord wordt gevraagd met een extra bijdrage van € 230.000, waarvan de gemeente een verhoging van € 150.000 voor haar rekening neemt en De Fryske Marren € 80.000. Deze extra bijdrage van € 150.000 kan gefinancierd worden door een administratieve verhoging van zowel de post baten toeristenbelasting als de post uitgaven openluchtrecreactie/subsidies. Het blijkt namelijk, dat de daadwerkelijke baten aan toeristenbelasting jaarlijks hoger liggen dan de begrote baten en uit dit overschot kan de € 150.000 gedekt worden, aldus het collegevoorstel.

Het aandeel van de gemeente in de verhoging wordt als volgt toegelicht in het collegevoorstel: “Gezien de verschillen in omvang van beide gemeenten wordt voor de verhoging van de subsidie een verdeelsleutel voorgesteld die recht doet aan deze verschillen in de toeristische sector. Voor de verhoging van € 230.000 wordt een verdeelsleutel van 35% - 65% voorgesteld. Voor SúdwestFryslân betekent dit een subsidieverhoging van € 150.000 en voor De Fryske Marren van € 80.000. Deze verdeling is gebaseerd op de verhouding van de werkgelegenheid in de toeristische sector (2.200 vs 3.900 toeristische banen) en van aantal toeristische overnachtingen (781.000 vs 1.870.000 overnachtingen). Ook andere kencijfers geven een vergelijkbare verhouding aan” (Collegevoorstel, 11 mei 2021). De subsidieverhoging en het bedrag van de uiteindelijke subsidie worden niet in het dictum bij het collegevoorstel opgenomen, hetgeen ook in lijn ligt met het besluit dat een en ander via de begroting 2022 zal worden uitgewerkt. Conform het collegebesluit wordt de raad op 11 mei 2021 actief geïnformeerd. Aangegeven wordt in deze memo, dat het college opteert voor verhoging, maar dat een en ander via een begrotingsvoorstel de raad zal worden voorgelegd. “Wij opteren daarbij voor de komende vier jaar voor een verhoging van de gezamenlijke subsidie.

De ontwikkelingen in de toeristische sector vragen erom dat de organisatie kan doorgroeien en belangrijke acties uit het koersdocument kan uitvoeren om de ambities waar te maken. In beide gemeenten is een bedrag van ongeveer € 235.000 in de meerjarenbegroting opgenomen. Deze bestaande subsidie wordt gezien als noodzakelijk voor de basisinfrastructuur waarbij de beide gemeenten ieder 50% voor hun rekening blijven nemen. De verhoging In Súdwest-Fryslân kan worden gedekt uit een overschot op de begroting van toeristenbelasting. Met uitzondering van het coronajaar 2020, laat de jaarrekening sinds 2017 een gemiddeld overschot zien van ongeveer € 225.000,- op een begroting van € 2.122.215,-. Zoals aangegeven komt hiervoor separaat via begroting(en) een voorstel naar de raden” (Actieve informatievoorziening, 11 mei 2021). VVV Waterland dient op 28 oktober 2021 een subsidieaanvraag in voor een jaarlijkse subsidie 2022. In totaal vraagt VVV Waterland € 389.100 van de gemeente. Bij de aanvraag wordt tevens een jaarplan 2022 geleverd. Het jaarplan 2022 laat een sluitende begroting zien voor het jaar 2022. Het totaal aan inkomsten bedraagt € 1.230.000, waarvan gemeenten € 700.000 aan subsidies bijdragen (Subsidieaanvraag, jaarplan 2022, 28 oktober 2021).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

59

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Dit jaarplan 2022 wordt in een bestuurlijk overleg tussen VVV Waterland en de gemeente op 1 december 2021 besproken. Tijdens dit overleg stelt de gemeente enkele vragen over dit jaarplan (Brief VVV Waterland, 24 december 2022). In de brief van de gemeente, die op 21 december 2021 wordt verzonden, staat te lezen: “Zoals besloten in het bestuurlijk overleg met VVV Waterland op 1 december, ziet de gemeente graag een aanvulling op het jaarplan 2022 (of de aanvraag) tegemoet. Daarom stellen we de behandeling van uw aanvraag uit. De wet geeft aan dat we voor 1 januari een besluit moeten nemen op uw aanvraag en de subsidiebeschikking moeten versturen. We mogen dit uitstellen als we niet de nodige informatie hebben om een beslissing te kunnen nemen. U heeft nog niet alle gevraagde informatie ingeleverd. Daarom onderbreken we de beslistermijn. We stellen de periode voor het nemen van het besluit uit tot 1 februari 2022” (Gemeente SWF, Brief inleveren van extra informatie, 21 december 2021). De aanvullende gegevens betreffen een gespecificeerde begroting voor 2022 en een nadere toelichting op de aanvraag aan de hand van de vragen die de gemeente als bijlage bij de brief meestuurt. De vragen uit de bijlage richten zich op de kerntaken van VVV Waterland, maar ook op de wens van VVV Waterland om door te groeien naar DMMO en DMDO.

VVV Waterland reageert hierop met een brief aan de gemeente, d.d. 24 december 2021 (Brief VVV Waterland, 24 december 2022). Het uitstel van de gemeente komt als verrassing voor VVV Waterland. Ook beklaagt VVV Waterland zich over het feit dat “ondanks herhaalde pogingen vanuit onze kant om het jaarplan ambtelijk te bespreken, hierover nog geen overleg is geweest. Ook in het laatste bestuurlijk overleg is er naast het mondeling stellen van vragen met geen woord gesproken over het uitstellen van het subsidiebesluit, terwijl dat wel de plek was geweest om dit te bespreken” (Brief VVV Waterland, 24 december 2021). VVV Waterland verzoekt de gemeente de begrote subsidie alsnog voorlopig te beschikken en zoals gewoonlijk in januari uit te keren, gelet op de liquiditeit van de organisatie. Ook spreekt VVV Waterland de wens uit om op korte termijn een overleg in te plannen tussen de verantwoordelijke ambtenaren van de beide gemeenten en de directeur van VVV Waterland. De gestelde vragen zullen voor 6 januari 2022 beantwoord worden (Brief VVV Waterland, 24 december 2022). Op 29 december 2021 richt VVV Waterland een brief aan de gemeente. De brief bevat de gevraagde aanvullende informatie met betrekking tot het jaarplan 2022. “Hopelijk hebben we met deze beantwoording voldaan aan uw verwachtingen en kunt u op basis van deze informatie tot beschikking overgaan.

De begroting, die helaas per abuis bij de oorspronkelijke aanvraag niet goed was meegezonden, is uitgebreider dan u van ons gewend bent. (..). Ik hecht er belang aan nogmaals aan te geven dat m.i. deze exercitie voorkomen had kunnen worden wanneer er gedurende het jaar frequenter ambtelijk overleg had plaatsgevonden. Gelukkig is er voor 2022 al actie ondernomen om deze overleggen te plannen” (Brief VVV Waterschap van Friesland, 29 december 2021). De brief bevat een bijlage waarin de vragen van de gemeente worden beantwoord. De begroting voor het jaar 2022 gaat uit van een tekort van € 977,00. Deze begroting wordt in een andere bijlage van een nadere specificatie voorzien. De subsidie van de gemeente wordt daarbij becijferd op € 389.100. 27 januari 2022 concipieert de gemeente een brief, waarin het voorlopig besluit op een de subsidieaanvraag voor 2022 wordt vermeld. De gemeente verstrekt de VVV Waterland een voorlopige subsidie van € 389.100 op basis van artikel 4:23 lid 3c van de Awb. De verantwoording zal voor 1 juni 2023 binnen moeten zijn bij de gemeente en bevat naast een inhoudelijk en financieel verslag tevens een balans en een controleverklaring. VVV Waterschap van Friesland zal moeten voldoen aan de kritische prestatie indicatoren, die in de bijlage zijn opgenomen. In deze bijlage worden de beoogde activiteiten benoemd op het gebied van verbinden,

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

60

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

gastvrijheid, informatievoorziening, marketing en organisatorische verbeteringen. Met betrekking tot dat laatste punt staat opgenomen dat er een structureel ambtelijk overleg dient plaats te vinden tussen VVV Waterland en de twee gemeenten (Voorlopig besluit op aanvraag subsidie 2022, 27 januari 2022).

5.3 Stichting HCW De stichting HCW wordt op 5 december 2019 opgericht, getuige de oprichtingsacte (Oprichtingsacte, HCW). De voorzitter van de Raad van Toezicht, Stichting HCW/De Tiid, verzoekt het college op 17 februari 20202 om een bijdrage voor de aanloopkosten 2020 voor de stichting. Bij de aanvraag wordt een begroting 2020 bijgevoegd. Het budget aanloopkosten voor 2020 zal € 151.000 bedragen. Het beschikbare budget voor 2019 is echter niet helemaal benut. Daarom doet de stichting tevens het verzoek om het resterende budget 2019 (€ 52.000) te bestemmen voor het budget 2020 en ook dat resterende budget ter beschikking te stellen aan de stichting. Daarnaast vraagt de stichting een aanvullende budget van € 90.000 om de kosten van de nieuwe externe kwartiermaker te kunnen bekostigen. In totaal vraagt de stichting een aanloopkostenbudget van € 293.000 voor 2020 (Brief RvT, Stichting, februari 2020). Het aanvullende budget is gebaseerd op een offerte van Blueyard. Daarin wordt voor de kwartiermaker € 90.000 als lumpsum geoffreerd. Daarnaast wordt in de offerte melding gemaakt van de inzet van twee ondersteunende medewerkers. Deze inzet zal op urenbasis gefactureerd worden. Om nu al inzicht te geven in het benodigde budget, wordt een initieel plafond geoffreerd van € 20.000 (Offerte Blueyard, 6 februari 2020).

Dezelfde dag als de dagtekening van de aanvraag, 17 februari 2020, wordt een concept collegevoorstel voorbereid, getuige een interne mail. Het college wordt voorgesteld het budget aanloopkosten ad € 293.000 toe te kennen. In het concept 3 voorstel is nog geen dekking aangegeven. Inhoudelijk wordt in het voorstel het volgende gesteld: “De verbouw van het huidige stadhuis Bolsward naar CHC De Tiid is een groot en omvangrijk project en een belangrijke ontwikkeling voor onze gemeente en voor Bolsward. Een goed verloop van de bouw en een uiteindelijk gezonde exploitatie is van groot belang. Op 5 december 2019 is als belangrijke stap in het proces de stichting HCW opgericht. De stichting gaat over het nietgemeentelijke deel van het Cultuur-Historisch Centrum en zal worden bestuurd door een directeur-bestuurder die verantwoordelijk is voor de inhoudelijke gang van zaken in het CHC (inhoudelijk, organisatorisch, financieel en personeel)” (Concept collegevoorstel, 17 februari 2020). 17 maart 2020 wordt het definitieve collegevoorstel geagendeerd voor de collegevergadering. Het college besluit een budget beschikbaar te stellen voor de aanloopkosten en vooruitlopend op het raadsbesluit over de dekking in te stemmen met het afgeven van een subsidiebeschikking van € 241.000. Deze besluiten wijken in zekere zin af van het voorstel. Het voorstel luidde namelijk:

2 De aanvraag heeft geen authentieke datum, maar via een interne emailwisseling, d.d. 1 april 2021, kan

getraceerd worden, dat de aanvraag op 17 februari 2020 is binnengekomen bij de gemeente. 3 In het ambtelijk hoor/wederhoor wordt hierbij het volgende aangegeven: “Een collegevoorstel wordt bijna altijd in samenspraak met diverse collega’s gemaakt. Een persoon maakt een aanzet, daarna wordt vanuit verschillende disciplines aangevuld waaronder collega’s van beleid, subsidies, juridische zaken en financiën. In het concept voorstel (allereerste versie) was dit allemaal nog niet gebeurd. Een concept heeft dus geen enkele status”.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

61

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

“a. Een budget beschikbaar te stellen voor de aanloopkosten Stichting CHC DeTiid; b. Dit budget voor €151.000,- te dekken uit de reguliere begroting; c. Aan de raad voor te stellen om het budget voor € 90.000,- te dekken uit de algemene reserve; d. Vooruitlopend op het raadsbesluit in te stemmen met het afgeven van een subsidiebeschikking voor € 241.000; e. Kennis te nemen van het voornemen om een aanvullend budget van € 52.000 beschikbaar te krijgen, middels resultaatsbestemming, via het raadsvoorstel van de jaarstukken. Indien deze wordt toegekend in te stemmen met het afgeven van een aanvullende subsidiebeschikking voor dit bedrag. Het totaal budget komt hiermee op € 293.000; f. De Raad van Toezicht over het besluit te informeren middels bijgevoegde (concept) brief waarin eveneens wordt ingegaan op de randvoorwaarden van de RvT (mail 16 januari j.l.); g. In te stemmen met uitgaande brief; h. In te stemmen met het raadsvoorstel” (Collegevoorstel, 17 maart 2020). De voorgestelde dekking van dit bedrag (€ 151.000 uit de reguliere begroting, € 52.000 via de resultaatbestemming vorig jaar en € 90.000 uit de algemene reserve) wordt niet meer in het uiteindelijke besluit van het college opgenomen (Collegevoorstel, 17 maart 2020). In het voorstel wordt de dekking als volgt vormgegeven: “SWF heeft bij de besluitvorming over het HCW rekening gehouden met aanloopkosten.

Voor het jaar 2020 is een bedrag van € 151.000,beschikbaar en in 2019 is er nog een restantbedrag van € 52.000,- waarvan de stichting vraagt dit ook beschikbaar te stellen. Het restantbedrag willen we, conform vorig jaar, via resultaatbestemming in de jaarrekening 2019 toevoegen aan het budget voor aanloopkosten, waarmee het budget voor aanloopkosten € 203.000,- bedraagt. In het raadsvoorstel over de jaarstukken zal dit punt meegenomen worden. Voor de externe kwartiermaker vraagt de stichting €90.000,- aanvullend budget omdat in die kosten niet was voorzien. Deze kosten kunnen worden gedekt uit de Algemene Reserve. Op dit moment heeft de Algemene Reserve voldoende omvang. Door de negatief begrote jaarrekeningresultaten van de komende jaren komt de Algemene Reserve onder druk te staan. De externe kwartiermaker kan uit de Algemene Reserve gedekt worden. Deze middelen zijn hiermee niet meer beschikbaar voor ontwikkelingen die meegenomen worden in de integrale afweging in het komende begrotingsproces. Vanuit Financiën is het advies om dit voorstel in een bredere context in samenhang met het voorstel voor de investeringslijst te bekijken” (Collegevoorstel, 17 maart 2020). Op 26 maart 2020 wordt het voorlopig besluit op de subsidieaanvraag voor 2020 op schrift gesteld (verzonden op 1 april 2020).

De gemeente is voornemens de aanvraag te honoreren, maar vanwege besluitvorming in de gemeenteraad kan de subsidie op dit moment niet volledig worden toegekend. Vooralsnog wordt een voorlopige subsidie toegekend van € 241.000, op grond van artikel 1 lid g van de algemene subsidieverordening (dit betreft een incidentele subsidie die voor maximaal vier jaar kan worden toegekend volgens dit artikel). Het resterende bedrag van € 52.000 kan pas worden toegekend op het moment dat de raad hierover een besluit heeft genomen. Achteraf zal een financieel verslag en een inhoudelijke verantwoording opgeleverd moeten worden. Een controleverklaring wordt niet expliciet gevraagd door de gemeente. Dit moet voor 1 april 2021 bij de gemeente binnen zijn. Op basis van deze verantwoording wordt de subsidie definitief vastgesteld. De wens om activiteiten ten behoeve van de uitvoering van de visie museale ontwikkeling door de gemeente te laten financieren, wordt vooralsnog niet gehonoreerd. Hier wordt op dit moment onderzoek naar verricht (Brief SWF, 26 maart 2020).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

62

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Bij het vaststellen van de jaarrekening op 2 juli 2020, heeft de gemeenteraad tevens besloten de € 52.000 te bestemmen voor de stichting. In een aanvullende beschikking, d.d. 9 september 2020, stelt het college dan ook een voorlopige subsidie van € 52.000 voor de aanloopkosten 2020 ter beschikking. Deze subsidie is een aanvulling op de reeds toegekende subsidie, waarmee de totaal toegekende subsidie een bedrag van € 293.000 betreft (Aanvullende beschikking, 9 september 2020). 30 maart 2021 is de verantwoording van de stichting over het jaar 2020 nog niet binnen, getuige een interne mail binnen de gemeente. Een interne mailwisseling, d.d. 1 april 2021, wijst uit, dat per 1 april 2021 de verantwoording over 2020 binnen is bij de gemeente (Interne mailwisseling SWF, 1 april 2021). Deze verantwoording over 2020 is getraceerd in het interne dossier van de gemeente en is gedateerd op 1 april 2021. De verantwoording gaat inhoudelijk in op de geleverde prestaties en de activiteiten die verricht zijn in 2020, zoals het opstellen van een ambitiedocument en een visiedocument. Tevens is gewerkt aan draagvlak en samenwerking en is een exploitatiemodel opgesteld. In 2020 is tevens gewerkt aan fondsenwerving, de realisatie van een tentoonstellingsontwerp en de werving van een nieuwe directeur-bestuurder. De verantwoording biedt tevens inzicht in de financiën.

Uiteindelijk wordt in 2020 € 290.841 uitgegeven en wordt over 2020 een restant van € 2.159 overgehouden (Verantwoording 2020 stichting HCW, 1 april 2021). De financiële verantwoording over 2020 wordt op 14 mei 2021 door de stichting genuanceerd, getuige een mail van de stichting. In deze mail wordt gesteld, dat de stichting op dat moment bezig is met het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag over 2020. Deze zullen de week daarop besproken worden met de raad van toezicht. Een administratie- en accountantskantoor is opdracht gegeven de jaarrekening op te maken en te voorzien van een accountantsverklaring. Dit zal een samenstellingsverklaring worden. De mail verwoordt dit als volgt: “Wij hebben administratie- en accountantskantoor X opdracht gegeven de jaarrekening op te maken en te voorzien van een accountantsverklaring, in dit geval een 'samenstellingsverklaring'. Dat is overigens alleen over 2020 het geval, vanaf volgend jaar zullen we opdracht geven voor een 'controleverklaring', zoals dat in de voorlopige beschikking van 14dec over de exploitatiesubsidie vanaf 2021 wordt gevraagd” (Mail stichting, 14 mei 2021). De jaarrekening over 2020 zal afwijken van het overzicht dat op 1 april 2021 is verstrekt.

In de mail wordt in dit verband het volgende voorbeeld gegeven: “Twee facturen voor investeringen (website en online-app) moeten conform de wettelijke regels op 2021 geboekt worden. Anders dan in mijn overzicht leidt (dit, red.) tot een positief resultaat over 2020 van ca. € 15k, wat impliceert dat de aanloopkosten niet volledig gebruikt zijn. Het bedrag wordt geboekt op een bestemmingsfonds, waaruit de kosten in 2021 geboekt worden. De facturen zijn al betaald, en in de jaarrekening over 2021 zal zichtbaar zijn dat dat bedrag aan het daartoe bestemde doel is uitgegeven” (Mail stichting, 14 mei 2021). Op 19 april 2022 besluit het college de gegeven subsidie voor de aanloopkosten van de stichting voor 2020 vast te stellen conform de verlening. Normaliter worden verantwoordingen ambtelijk afgedaan, maar op 23 februari 2021 wordt door het college besloten om de hardheidsclausule toe te passen bij subsidieverantwoordingen over het jaar 2020 en 2021, in verband met de coronamaatregelen. Het college besluit tegelijkertijd om de verantwoording over de aanloopkosten van De Tiid langs het college te laten gaan. Voorgesteld wordt om de subsidie

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

63

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

conform de verlening vast te stellen en het restant van € 2.159 door de stichting te laten inzetten voor de verdere realisatie van de museuminrichting (Collegevoorstel, 19 april 2022). Op 17 mei 2022 verstuurt het college het definitief besluit om de subsidie voor de aanloopkosten van € 293.000 definitief vast te stellen (Brief SWF, 17 mei 2022). De stichting dient op 29 oktober 2020 een aanvraag in voor een jaarlijkse subsidie voor 2021. In totaal wordt voor 2021 € 270.000 aangevraagd. 30 oktober 2020 wordt intern binnen de gemeente al opgemerkt dat het hier een pro forma aanvraag betreft en dat deze zo spoedig mogelijk moet worden aangevuld met achterliggende stukken (Interne mailwisseling SWF, 30 oktober 2020). Intern binnen de gemeente wordt op 18 november 2020 geconstateerd dat nog niet alle benodigde financiële en inhoudelijke stukken binnen zijn, zoals een begroting en een inhoudelijk dekkingsplan. Omdat het hier de eerste aanvraag betreft voor een jaarlijkse subsidie, heeft de gemeente ook een afschrift van de statuten en een KvK inschrijving nodig (Interne mailwisseling SWF, 18 november 2020). De gemeente mailt op 18 november 2020 de stichting met het verzoek om deze stukken voor 30 november 2020 aan te leveren. Op 29 november 2020 verstrekt de stichting alle gevraagde gegevens.