Bijlage - Eindrapportage onderzoek subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

2.2.3 Grip op subsidies en administratieve organisatie Om het verstrekken van subsidies gecontroleerd te laten verlopen, is het eerst van belang dat de administratieve organisatie op orde is (Rekenkamercommissie Zoetermeer, maart 2021). Zo moet bekend zijn welke subsidieregelingen zijn vastgesteld en welke subsidies op basis van welke wettelijke grondslag wordt verstrekt. Daarnaast is het van belang, dat een actuele en volledige financiële administratie gevoerd wordt van de verstrekte subsidies, afgezet tegen de geprognosticeerde bedragen (Anderson, 2006). De norm dat jaarlijks een juist en volledig overzicht kan worden verstrekt van alle verstrekte subsidies, wordt tevens in het kader van IV3 gesteld. Daarnaast is een dergelijke administratie noodzakelijk om de plafonds en/of de begrote budgetten te bewaken (Anderson en Klaassen, 2012). Het is overigens dan wel belang, dat periodiek een daadwerkelijke bewaking plaatsvindt van de plafonds en/of de vastgestelde budgetten. Tevens is het van belang, dat de gemeente inzicht heeft in het proces van subsidieverstrekking. Daarmee wordt bedoeld, dat de gemeente weet hoeveel aanvragen in een bepaalde periode binnen zijn gekomen, hoeveel aanvragen in die periode zijn afgehandeld en hoeveel aanvragen nog open staan. Daarnaast dient men inzicht te hebben in mogelijke bezwaar- en beroepsschriften die zijn ingediend.

Een en ander houdt tevens in, dat de subsidiedossiers op orde dienen te zijn en dat de vastgestelde termijnen niet overschreden worden (Rekenkamercommissie Houten, oktober 2021).

2.2.4 Toegankelijkheid en duidelijkheid Het aanvragen van een subsidie dient niet gepaard te gaan met een te hoge administratieve lastendruk voor de aanvrager (Rekenkamercommissie Zoetermeer, maart 2021). De aanmeldformulieren dienen eenvoudig op te vragen te zijn en ook begrijpelijk geformuleerd te zijn. De aanvraag zelf moet eenvoudig kunnen worden ingediend. Dit betreft zowel het proces van indienen als het toevoegen van additionele informatie. De communicatie vanuit de gemeente dient duidelijk te zijn. Als de aanvrager een reactie krijgt van de gemeente, dient deze reactie begrijpelijk te zijn (Algemene Rekenkamer, augustus 2022).

2.2.5 Controle op verantwoording Nadat een subsidie is verstrekt, is het van belang dat de gemeente tussentijds of achteraf controleert in hoeverre de subsidieontvanger heeft voldaan aan de voorwaarden die de gemeente vooraf heeft gesteld (Algemene Rekenkamer, augustus 2022, Rekenkamercommissie De Wolden, maart 2021, Rekenkamer Krimpen aan den IJssel, augustus 2021). Als bijvoorbeeld gesteld wordt, dat de verantwoording gepaard moet gaan van een controleverklaring, kan de subsidieontvanger niet volstaan met een samenstellingsverklaring en hier zal de gemeente op

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

24

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

moeten toezien. Ook worden vaak verdeelsleutels gehanteerd op basis waarvan het totaal aan beschikbare budget onder de subsidieontvangers wordt verdeeld. Ook hier is het van belang dat de informatie die betrekking heeft op deze verdeelsleutels afdoende worden gecontroleerd. Tijdens de casestudies die ten behoeve van dit onderzoek worden uitgevoerd, zal moeten blijken, dat de gemeente zichtbaar deze controles daadwerkelijk uitvoert.

2.2.6 Normenkader De bovenstaande uitwerking kan als volgt worden geoperationaliseerd: Normveld

Operationele norm

Wettelijke grondslag Een ASV is door de raad vastgesteld.

De gemeenteraad heeft een algemene subsidieverordening vastgesteld.

De subsidie kan verstrekt worden op basis van een subsidieregeling die door het college is vastgesteld.

Bij het vaststellen van de subsidie dient verwezen te worden naar de betreffende subsidieregeling.

Of

De maximale subsidie en de subsidieontvanger zijn in de begroting vermeld.

De maximale subsidie en de subsidieontvanger zijn in de begroting of in de toelichting opgenomen. Bij het vaststellen van de subsidie dient verwezen te worden naar artikel 4:23 lid 3c Awb.

Of

De subsidie is incidenteel van aard, dat wil zeggen voor ten hoogste vier jaar.

Bij het vaststellen van de subsidie dient verwezen te worden naar artikel 4:23 lid 3d Awb.

Communicatie richting raad De informatieverstrekking dient aan te sluiten op de informatiebehoefte van de gemeenteraad.

Aan de hand van commissie- en raadsvergaderingen dient geconstateerd te worden, dat raadsleden niet ontevreden zijn over de verstrekte informatie.

Subsidieregelingen

Bekend moet zijn welke subsidieregelingen zijn vastgesteld en geldig zijn.

Grip op subsidies

Bekend moet zijn welke subsidie op basis van welke regeling is verstrekt. Financiën

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

De gemeente beschikt over een actueel en volledig overzicht van verstrekte subsidies,

25

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

afgezet tegen de begrote bedragen en/of de plafonds. De gemeente voert een periodieke bewaking uit van de begrote bedragen en/of de plafonds. Proces

De gemeente dient inzicht te hebben in het aantal aanvragen dat in een bepaalde periode is binnengekomen, dat in deze periode is afgehandeld en dat nog open staat. De gemeente dient inzicht te hebben in de stand van zaken met betrekking tot mogelijke bezwaar- en beroepsschriften. Dossiers dienen op orde te zijn en termijnen dienen niet overschreden te worden.

Toegankelijkheid en duidelijkheid Aanvraag

De aanvraagformulieren dienen eenvoudig opgevraagd te kunnen worden en duidelijk te zijn. De aanvraag en de additionele informatie dient eenvoudig ingediend te kunnen worden.

Communicatie gemeente

De gemeente dient begrijpelijk te communiceren met de aanvrager.

Controle op verantwoording De gemeente controleert in hoeverre voldaan is aan de voorwaarden die de gemeente heeft gesteld.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

Tijdens de casestudies van dit onderzoek zal deze controle zichtbaar dienen te worden.

26

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoofdstuk 3 Ontwikkeling van subsidies 3.1 Inleiding Dit hoofdstuk presenteert een beeld van de verstrekte subsidies vanaf het jaar 2018, een en ander in navolging van de tweede deelvraag van dit onderzoek. Het gaat daarbij niet alleen om de subsidiebedragen, maar tevens om het aantal aanvragen dat in een bepaald jaar is binnengekomen alsmede de manier waarop deze aanvragen zijn afgedaan. Voor dit beeld is gebruik gemaakt van informatie die het college actief heeft verstrekt aan de raad. Daarnaast is de interne administratie van de gemeente geraadpleegd.

3.2 Overzicht van het procesverloop In 2019 wordt de raad nog niet actief geïnformeerd over de verstrekte subsidies in 2018. De nieuwe algemene subsidieverordening (inclusief het amendement) is in die tijd immers nog niet vastgesteld. Desgevraagd kan echter het totaaloverzicht van subsidies over 2018 verstrekt worden. Daarbij worden enkele opmerkingen geplaatst: 1. “In het overzicht vind je 838 subsidies die definitief zijn vastgesteld en 7 die voorlopig zijn gegeven. Die laatste moeten nog definitief worden vastgesteld. Dat is pas nu omdat het gaat om meerjarige subsidies en/of uitstel vanwege corona. 2. We hebben in 2018 3 bezwaren ontvangen. Hiervan is er 1 ingetrokken a.g.v. nieuw besluit en 2 zijn ongegrond verklaard. 3. Naast dit overzicht zijn er in ieder geval 33 geweigerd, 7 niet in behandeling genomen en 11 waarvan de aanvraag/subsidie is ingetrokken. Door stapsgewijze invoering van de subsidieapplicatie kan het zijn deze aantallen iets hoger zijn. 4. Op 1 januari 2018 heeft de herindeling plaatsgevonden met vml. Gemeente Littenseradiel. Dit heeft uiteraard geleid tot meer subsidies en een hoger totaalbedrag aan subsidies. In 2018 werd doorgaans nog het beleid van vml. Gemeente Littenseradiel gehanteerd. Per 2019 werd in veel gevallen al het beleid van SWF toegepast.

In sommige gevallen is sprake van een afbouwperiode (over meerdere jaren), met name bij de sport/speelvoorzieningen. 5. Wanneer er lege velden bij de relatie staat, heeft dat te maken met AVG” (Ambtelijke respons, juni 2022). In de lijn van het amendement wordt de raad op 26 mei 2020 actief geïnformeerd over de subsidies die in 2019 zijn verstrekt. In de toelichting worden de volgende data gepresenteerd: “Voor het jaar 2019 zijn totaal 709 subsidieaanvragen zijn ontvangen. De status hiervan is:  490 definitief vastgesteld  98 voorlopig verleend  60 verantwoording ontvangen, opnieuw in behandeling  34 geweigerd  10 niet in behandeling genomen  9 ingetrokken  verwezen naar eerder genomen besluit  om aanvullende gegevens gevraagd  1 uitstel van beslissing

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

27

Rekenkamer Súdwest-Fryslân



1 staat op betalen 2021



Verder zijn er in 2019 4 bezwaren ontvangen (waarvan 2 ingetrokken, 1 ongegrond en 1 loopt nog)” (Actieve informatievoorziening, 26 mei 2020).

Op 15 juni 2021 wordt in het kader van de actieve informatievoorziening de raad op de hoogte gesteld de verstrekte subsidies in 2020. In de toelichting wordt het volgende gesteld: “In 2020 waren er 950 (lopende) aanvragen. Er zit een verschil tussen het aantal aanvragen en het aantal betalingen. Dit komt o.a. doordat er subsidies voor meerdere jaren worden gegeven. Daardoor hoeven sommige subsidieontvangers niet ieder jaar een aanvraag te doen, maar 1x per 2, 3 of 4 jaar. De status van de aanvragen is als volgt:  746 zijn definitief vastgesteld. Dit kan direct zijn gebeurd of na ontvangst van de verantwoording;  150 zijn voorlopig gegeven. Dit betekent dat de verantwoording is ontvangen of nog volgt;  26 zijn geweigerd.  18 zijn ingetrokken. Dat gebeurt meestal nog vóórdat er een betaling plaatsvindt;  7 zijn niet in behandeling genomen. Dit gebeurt wanneer de aanvraag incompleet blijft of te laat wordt ontvangen.  bij 2 zijn nog aanvullende gegevens opgevraagd om tot een goede beoordeling te komen;  bij 1 is de status uitbetalen 2022.



Verder zijn er in 2020 2 bezwaren ontvangen. Deze zijn beide ingetrokken” (Actieve informatievoorziening, 15 juni 2021).

Op 5 april 2022 wordt het volgende door het college gerapporteerd in het kader van de actieve informatievoorziening. “In 2021 waren er 836 (lopende) dossiers. Er zit een verschil tussen het aantal aanvragen en het aantal betalingen. Dit komt o.a. doordat er subsidies voor meerdere jaren worden gegeven. Daardoor hoeven sommige subsidieontvangers niet ieder jaar een aanvraag te doen, maar 1x per 2, 3 of 4 jaar (maatwerk). Uiteraard draagt het weigeren van subsidie ook bij aan dit verschil. De status van de subsidiedossiers was d.d. 27/1/22 als volgt:        

566 zijn definitief vastgesteld. Dit kan direct zijn gebeurd of na ontvangst van de verantwoording; 154 zijn voorlopig gegeven. Dit betekent dat de verantwoording is ontvangen of nog volgt; 18 zijn geweigerd; 6 zijn ingetrokken. Dat gebeurt meestal nog vóórdat er een betaling plaatsvindt; 4 zijn niet in behandeling genomen. Dit gebeurt wanneer de aanvraag incompleet blijft of te laat wordt ontvangen; bij 2 zijn nog aanvullende gegevens opgevraagd om tot een goede beoordeling te komen; bij 86 is de status uitbetalen 2023. Het gaat hier om subsidies die voor meerdere jaren zijn gegeven (hetzij voorlopig, hetzij definitief). Verder zijn er in 2021 2 bezwaren ontvangen. Dit is gelijk aan 2020. Deze zijn beide ingetrokken” (Actieve informatievoorziening, 5 april 2022).

De overzichten worden in de toelichtingen van de volgende nuances voorzien:  Er zijn bepaalde budgetten waarbij het vooraf niet duidelijk is of het geld als subsidie wordt

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

28

Rekenkamer Súdwest-Fryslân







 

uitgegeven of op een andere manier wordt ingezet (inkoop/dienst). Dat is afhankelijk van wat er zich voor doet. Denk hierbij aan het kernenfonds, duurzaamheid en kunstbeleid. Dit geldt ook voor de post ‘overige goederen en diensten’. Dat kan wat een vertekend beeld geven, omdat dus niet alle uitgaven t.l.v. die budgetten per definitie subsidies zijn. In bepaalde gevallen (w.o. peuters, onderwijsachterstanden en zorg voor leerlingen) wordt er in x-jaar een voorschot gegeven van 90%. Vervolgens wordt deze subsidie een jaar erna vastgesteld op basis van de verantwoording en wordt meestal de laatste 10% overgemaakt. Dit betekent dat het bedrag waar een dergelijke organisatie voor 2019 recht op heeft, niet gelijk is aan het bedrag wat in 2019 daadwerkelijk wordt overgemaakt. De overgemaakte bedragen bestaan dan voor 90% uit het subsidiebedrag 2019 en 10% uit het subsidiebedrag 2018. Veel subsidies zijn conform raadsbesluit geïndexeerd, maar ook een deel niet. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat er volgens overeenkomst niet wordt geïndexeerd. Soms is index niet nodig (b.v. bij afbouw/tijdelijke subsidie) en soms leidt index bij subsidieregelingen tot onpraktische afrondingen. Verder kan het zo zijn dat het indexbedrag niet voldoende substantieel is om dit direct in een regeling te verwerken.

Bij structurele indexatie leidt dit op termijn wel tot verhogingen van het subsidiebedrag óf de mogelijkheid om extra aanvragen te honoreren. Er kunnen afwijkingen ontstaan door terugboeking (bv. Vanwege opheffing of omdat activiteiten toch niet door gaan) of nabetaling (bv. Betaling restantbedrag). Het is niet zo dat het subsidieplafond gelijk is aan het budget op een bepaalde post. Het gebeurt bijvoorbeeld regelmatig dat het subsidieplafond lager is dan de budgetpost. Op deze manier blijft er namelijk eenmalig budget beschikbaar om eenmalige dingen op te kunnen vangen. (Actieve informatievoorziening, 26 mei 2020, 15 juni 2021, 5 april 2022).

Navraag leert, dat de definitieve subsidiebedragen de voorlopige subsidiebedragen niet overlappen. Wat is opgenomen in de excel sheets is daadwerkelijk uitbetaald. Mocht bij een definitieve subsidie een bedrag worden genoemd, dan is dat bedrag dus additioneel ten opzichte van de voorlopige subsidie. Dit maakt, dat dus geen dubbeltellingen kunnen voorkomen over de jaren heen (Ambtelijke respons, 13 juni 2022). Op de vraag hoeveel aanvragen jaarlijks binnenkomen, wordt het volgende antwoord gegeven: “Voor wat betreft het aantal concrete aanvragen dat is ontvangen het volgende. Het aantal aanvragen is lager dat het aantal lopende dossiers c.q. betalingen in de exceloverzichten, omdat we bijvoorbeeld subsidies geven voor 2,3 of 4 jaar. In dergelijke gevallen is er dan maar 1 aanvraag nodig. Bij nabetaling o.b.v. verantwoording ontstaan er ook 2 betaalregels o.b.v. 1 aanvraag. Verder hebben we vanwege corona in de afgelopen jaren aanvullende besluiten genomen op eerder ontvangen aanvragen. Hierdoor is het daadwerkelijk ontvangen aantal aanvragen ook lager dan het aantal betalingen. Hierbij de aantallen: a. b. c. d. e.

2018: 819 2019: 709 2020: 618 2021: 395 2022: tot op heden (05-07-22) zijn er 262 aanvragen ontvangen.

Zoals in de collegeadviezen/info raad aangegeven zijn de subsidies die zijn gegeven via Duurzaam Bouwloket + Coronafonds hierin niet meegenomen” (Ambtelijke reactie, 5 juli 2022).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

29

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Ten tijde van het onderzoek (zomer 2022) kan uiteraard nog geen overzicht verstrekt worden voor het jaar 2022. Wel kan een overzicht van geprognosticeerde subsidies worden verstrekt. Bij dit overzicht worden de volgende opmerkingen geplaatst: 1. “Alle subsidies die we jaarlijks geven staan in het overzicht, inclusief indexatie. Uiteraard verstrekken we de komende maanden nog eenmalige subsidies. 2. Als het gaat om jaarlijkse subsidies, dan staan bij de subsidiebedragen de daadwerkelijk betaalde/ontvangen bedragen inclusief eventuele kwartalen/maanden die nog moeten komen. De bevoorschotting kan 100% zijn, maar is ook wel 90% of lager. 3. Omdat het jaar 2022 nog niet is afgerond, heb ik niet gekeken naar de uitnutting van de budgetten in Key2. Dat vergt wat meer tijd en dit wijzigt nog. Als je hierover gerichte vragen hebt, dan kan ik laten weten wat de stand van zaken is. 4. Jaarlijkse verantwoordingen moeten bij ons vóór 1 juni binnen zijn. Dit betekent dat deze subsidies nog niet allemaal definitief zijn afgerekend. 5. In het kader van AVG heb ik bepaalde cellen leeg gemaakt. 6. Bij zwembaden is indexatie verschillend geregeld vanwege oude overeenkomsten. Soms wordt er niet geïndexeerd, soms volgens CPI en soms volgens het percentage dat de raad jaarlijks bepaald” (Ambtelijke respons, juni 2022).

3.3 Overzicht van verstrekte subsidies Als de overzichten die aan de raad zijn verstrekt naast elkaar worden gezet, ontstaat het volgende beeld: Subsidies geïndexeerd op jaarbasis

2018

2019

2020

2021

2022

Begeleide participatie

198.000

192.000

141.809

205.333

193.876

Cultureel erfgoed

83.355

104.028

485.195

283.153

246.445

5.391.454

5.716.448

5.797.565

5.682.884

5.866.767

Economische ontwikkeling

988.080

1.136.150

1.199.962

1.244.498

1.420.099

Economische promotie

408.698

460.506

366.162

390.096

534.286

Maatwerkdienstverlening 18-

69.592

169.051

246.583

388.657

190.756

Maatwerkvoorzieningen (WMO)

165.238

107.668

350.927

117.184

191.491

Media

55.750

57.302

58.282

59.244

60.452

Milieubeheer

46.293

46.253

46.908

122.168

49.902

Musea

611.609

625.627

930.042

838.133

800.363

1.829.254

1.516.874

1.588.920

1.367.564

1.763.908

25.823

25.603

27.115

34.238

32.588

8.078

8.135

8.137

8.267

Cultuurpresentatie, -productie en -participatie

Onderwijsbeleid en leerlingenzaken Openbaar basisonderwijs Openbare orde en veiligheid

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

30

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Riolering Samenkracht en burgerparticipatie

101.647

63.223

45.517

895.690

1.158.636

1.119.005

892.769

861.327

1.289.802

1.598.813

1.730.978

2.037.381

1.366.352

Sportbeleid en activering

248.242

105.024

969.883

874.966

927.171

Volksgezondheid

135.595

123.866

128.227

94.348

99.797

15.297.346

14.703.975

14.659.364

Sportaccommodaties

Bestuur

11.375

Openbaar groen en (openlucht) recreatie

6.620

Wonen en bouwen Totaal

1.000 50.000

12.449.094

13.214.302

In het ambtelijk wederhoor worden hier de volgende opmerkingen aan toegevoegd: 1. De Begeleide participatie betreft vluchtelingenhulp. Hier hoort voor 2018 een bedrag bij van € 198.000,--. 2. Bij Riolering staan inderdaad voor 2018/2019 geen bedragen. De regeling groene daken is per 2020 van kracht. 3. De grote stijging bij sportbeleid/activering is vanwege de subsidie aan Sport-Fryslân voor de Buurtsportcoaches. 4. Bij Openbare orde staat in 2018 geen bedrag. Deze bijdrage aan ijswegencentrales hebben we per 2019 als subsidie ingeregeld. 5. De bedragen voor 2022 zijn uiteraard nog aan verandering onderhevig (eenmalige subsidies), omdat het jaar nog niet voorbij is.

3.4 De begroting 2022 In de begroting 2022 worden voor een aantal subsidies per subsidie ontvanger de maximum bedragen aangegeven, die voor 2022 zijn begroot. Voor 2022 staan de volgende subsidieverstrekkingen begroot (Programmabegroting 2022, p. 126 e.v.).

Naam organisatie 1. Programma Sociaal

Max. bedrag 2022

Onderwijs St. Fultura Sneek

28.566,00

Kids First COP groep Grou, vliegende keep tutor

25.000,00

Sport St. Friese Elfsteden wandeltochten, Wommels

3.045,00

St. Sport Fryslân, Heerenveen (sportdag spec. Onderwijs)

1.271,00

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

31

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

St. Sport Fryslân, Buurt Sport Coaches (incl. rijksbijdrage)

855.319,00

St. Topsport Noord, Regionaal Trainings Centrum

30.000,00

St. KWS Sneek, organisatie Sneekweek

5.302,00

Sintrale Kommisje Skûtsjesilen, Sneek

5.144,00

Dutch Youth Regatta, Workum

2.572,00

Stifting Spulwike Littenseradiel, Reduzum

3.430,00

St. De Freulepartij, Wommels

2.057,00

Optisport t.b.v. zwembad It Rak, Sneek

859.320,00

Waterpark Mounewetter, Witmarsum

110.647,00

Zwembad De Klomp, Wommels

61.285,57*

Sportcomplex De Rolpeal, Workum

544.500,00

Schoolzwemmen SO & SBO scholen (max. € 275,-- p/leerling p/schooljaar):

30.046,00

SO Sinne en SO Piet Bakkerschool, Sneek SBO de Wetterwille en SBO de Súdwester, Sneek

Cultuur Cultureel Kwartier Sneek, te weten: a. Theater Sneek & Poppodium Het Bolwerk b.

Kunstencentrum Atrium

c.

Vers! Festival & Kunstbende

d.

Cultuurcoach Educatie, Cultuurcoach Sociaal Domein & Cultuurnetwerk

e.

Muziekexpressie gehandicapten

f.

Schoolorkesten

St. Mar en Fean Bolsward, te weten: a. Bibliotheken b.

Strandbibliotheek

c.

Digi-taalhuizen Bolsward, Sneek, Wommels en Workum

3.173.329,00

2.105.813,00

Lokale Omroep SWF (peiljaar 2021, bedrag p/wooneenheid 2022 volgt)

59.520,00

Federatie Muziek en Zangverenigingen SWF

7.292,00

Vereniging Ondernemend Sneek (VOS), Út Sneek

3.086,00

St. Nijefurd concerten

2.778,00

St. Zeilvaartcollege Workum

2.315,00

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

32

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

St. Liereliet, Int. Shantyfestival Workum

721,00

Oranjecomité koningdag, Bolsward

2.211,00

Koninginnevereniging, Makkum

1.000,00

Ondernemersvereniging Woudsend, Friese Sleepbootdagen

1.029,00

Heechspanning, Heeg

2.572,00

Heamiel Bolsward

1.544,00

Bolstjurrich, Bolsward

1.544,00

St. Friesland Pop Leeuwarden, kleine prijs van Friesland

1.286,00

PKN Sneek, orgelconcerten Martinikerk

1.286,00

Visserijdagen Makkum / Stavoren

1.286,00

Stifting Berne-Iepenloftspul, Easterwierrum

1.286,00

Tsjillen in Bolsward

1.286,00

St. BOP Bolsward (w.o. ParkBOP en Bolsward Live)

1.286,00

Sneek Promotion, straattheater, openingsact/slotconcert Sneekweek

7.841,00

St. B.O.O.G., Bolsward

7.474,00

Stichting cultureel nut, Workum

6.650,00

Vereniging culturele gelden vml. Gemeente Wymbritseradiel

5.144,00

Kulturele Kommissie Hielpen

3.039,00

Stifting kulturele kommisje De Spylder, Warns

3.039,00

Stifting de Súdwester, Koudum

2.329,00

Activiteitencommissie, Stavoren

1.216,00

Cultureel Podium, Makkum

1.544,00

Stichting Koepelconcerten, Witmarsum

515,00

Gerben Rypma Stifting, Blauwhuis

515,00

Kulturele Kommisje Easterwierrum

1.003,00

St. Cultuurplein Súdwest-Fryslân, netwerkorganisatie SWF & UITfestival

7.572,00

Stichting Historische Kring, Woudsend

1.029,00

Stichting Âld Makkum e.o.

1.029,00

Stichting Historisch Koudum

1.029,00

Arghis, Wommels

1.029,00

Histoaryske Kommisje “De Easterwierrumer

1.029,00

Archief- en Documentatiecentrum RK Frl., Bolsward

1.029,00

Stichting Filmhuis, Sneek

1.029,00

Fotoclub ’t Filter, Sneek

1.029,00

Draaiorgel Omke Romke, Bolsward

1.145,00

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

33

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

St. Literaire Activiteiten Sneek (LAS)

823,00

Het Friese Museumdorp (vh. Ald Faers Erf Route)

27.582,00

Stichting Ald Molkwar, bakkerswinkeltje

2.057,00

Toankamer ‘t Ponthuis

2.057,00

Stichting HCW De Tiid, Bolsward

274.455,00

Het Fries Scheepvaart Museum, Sneek

347.373,00

Museum Warkums Erfskip, Workum

5.660,00

Museum Hindeloopen, Hindeloopen

76.412,00

Museum Hindeloopen Conservator, Hindeloopen (stop per 01-01-2023)

35.767,00

Het Nationaal Modelspoor Museum, Sneek

35.047,00

Stifting It Tsiispakhûs, Wommels

2.788,00

Afûk, Leeuwarden

7.471,00

Stichting Fers t.b.v. Tomke Project, Leeuwarden

5.507,00

Stichting Tresoar Leeuwarden, Grutte Gysbert Priis (2023, 2025 e.v.)

2.000,00

Stichting De Tiid Bolsward, Lytse Gysbert Priis (2023, 2025 e.v.)

1.500,00

Voorliggend veld MFC Maggenheim, Makkum

86.592,00

Wijkplatform Sperkhem-Tuindorp Sneek

3.401,00

Wijkplatform Noorderhoek Sneek

3.401,00

Wijkplatform Lemmerweg Oost Sneek

3.401,00

Wijkplatform Lemmerweg West Sneek

3.401,00

Stads-, dorps- en wijkbelangen en vergelijkbare verenigingen uit de gemeente

90.000,00

(€ 1.000,-- p/vereniging) St. Patyna Bolsward t.b.v. dienstencentrum Waldrikhiem Workum

19.807,00

St. Speel-o-theek Sneek

2.534,00

Mindup t.b.v. inloopvoorziening Sneek

32.411,00

WIL B.V., De Keats Sneek

30.513,00

Stichting Aanzet

53.508,00

St. Slachtofferhulp (€ 0,33 p/inwoner)

29.696,00

St. Vrijwillige Palliatieve Terminale Zorg ZWF (VPTZ)

10.657,00

Humanitas ZWF te Bolsward

13.185,00

Humanitas project Homestart

42.693,00

Humanitas Noord, begeleide omgangregeling (BOR)

10.165,00

St. Stjoer (=vh. St. Support Friesland), maatjesproject

19.127,00

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

34

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

St. Solidair Friesland, project budgetmaatje

20.678,00

St. Present Sneek

8.790,00

Stipepunt Easterein

1.544,00

Tûmba antidiscriminatiebureau, uitvoering wettelijke taken

72.009,00

Tûmba antidiscriminatiebureau, uitvoering LHBTI beleid

10.000,00

COC Friesland, uitvoering LHBTI beleid

10.000,00

Belangenbehartiging Uitkeringsgerechtigden en Gehandicapten Sneek

5.671,00

Vluchtelingenwerk Noord-Nederland

210.000,00

St. Weekendschool SWF, Sneek

61.625,00

St. Kinderwoud KOV, project AZC 0-2 jaar

36.594,00

St. Kinderwoud KOV, project AZC 2-4 jaar

119.947,00

St. Timpaan Welzijn Gorredijk, gezinsgerichte programma’s (2021: € 127.063,00)

p.m.

St. Scala Oosterwolde, gezinsgerichte programma’s (2021: € 101.650,00)

p.m.

SVW Fultura Sneek, project zomerkans

15.000,00

St. Kinderwoud KOV, 3e PM-er

120.000,00

Verloskundig Centrum Sneek, centering pregnancy

8.234,00

Verloskundige Praktijk Rûnom Koudum, centering pregnancy

1.423,00

Lichte ondersteuning St. Leergeld Sneek e.o.

56.579,00

St. Urgente Noden (SUN) Leeuwarden

13.721,00

Voedselbanken (rato verdeling o.b.v. huishoudens d.d. 1 juli 2021)  Sneek-Wymbritseradiel, 57 hh te weten: € 6.772,--

12.000,00

2.



Bolsward, 28 hh te weten: € 3.327,--



Zuid West Friesland Balk, 16 hh te weten € 1.901,--

Programma Ruimte

Leefomgeving Sneek Promotion, regulier programma

126.364,00

VVV Waterland van Friesland, Joure

389.100,00

Stichting Skûtsje Klaas van der Meulen, Woudsend

1.544,00

Stichting Skûtsje Súdwesthoek, Stavoren

1.544,00

Stichting Skûtsje De Sneker Pan, Sneek

1.544,00

Stichting Ondernemersfonds Súdwest-Fryslân (2019-2023), via percentage meeropbrengst opslag OZB raadsbesluit d.d. 12-11-2018.

1.218.325,00

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

35

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Stichting Erfgoed, Natuur & Landschap Joure

47.924,00

Stichting Behoud van Monumenten SWF

150.267,00

Scheepstimmerwerf De Hoop, Workum

15.000,00

Boerderijenstichting Fryslân, Leeuwarden

250,00

Stichting Âlde Fryske Tsjerken, Leeuwarden

455,00

3.

Programma Bestuur

Veiligheid Ijswegencentrale’s (€ 23,31 p/km1 te onderhouden schaatsroute)  Nijefurd 

Bolsward-Wonseradeel



Sneek-Wymbritseradiel-Ijlst



Rauwerderhem



Baarderadeel



Hennaarderadeel

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

1.865,00 2.215,00 2.541,00 490,00 373,00 653,00

36

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoofdstuk 4 Welk beleid hanteert de gemeente ten aanzien van het verstrekken van subsidies? 4.1 Inleiding Om het formeel vastgestelde beleid van de gemeente inzichtelijk te maken, is allereerst een documentenanalyse uitgevoerd. Daarbij zijn de eerdere onderzoeksbevindingen, de algemene subsidieverordeningen, de kadernota subsidies, de subsidieregelingen, maar tevens de diverse collegevoorstellen en besluiten nader geanalyseerd. Tevens is de Algemene wet bestuursrecht geraadpleegd voor dit hoofdstuk. Daarnaast zijn interne documenten geanalyseerd, zoals procesbeschrijvingen en is tevens een interview afgenomen om het proces van subsidieverstrekking in formele zin in beeld te brengen.

4.2 De algemene subsidieverordening uit 2011 De rekenkamer heeft in eerder onderzoek het subsidiebeleid als volgt beschreven (Financiële belangen, 2017). “Ten aanzien van subsidies wordt in de gemeenteraadsvergadering van maart 2011 de algemene subsidieverordening geagendeerd. Deze verordening is ontleend aan de modelverordening van de VNG en wordt zonder al te veel discussie (één motie ingediend, maar deze is niet overgenomen) vastgesteld. Artikel 2 van de verordening stelt, dat de raad een aantal beleidsterreinen aanwijst, welke voor subsidiëring in aanmerking komt. Deze terreinen worden in de verordening opgenomen en betreffen feitelijk alle programma’s van de gemeente. Vervolgens zal door het college een en ander nader uitgewerkt moeten worden, zo vervolgt artikel 2 (ASV, maart 2011). Op grond van artikel 3 is het college bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met in achtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen en/of het subsidieplafond. Artikel 4 vult het vaststellen van het subsidieplafond nader in. Dit kan jaarlijks per beleidsterrein door het college worden ingesteld.

De begroting fungeert in deze als ultiem plafond: een subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld, wordt slechts verleend onder de voorwaarde dat voldoende middelen op de begroting beschikbaar worden gesteld, zo stelt artikel 4 lid 5” (Financiële belangen, 2017). Op 24 mei 2012 stelt de gemeenteraad de kadernota subsidies vast. Het doel van deze kadernota is het omzetten van het subsidiebeleid van de vijf voormalige gemeenten tot een uniform subsidiebeleid van SWF. Gesteld wordt in de toelichting op de kadernota, dat subsidieverstrekking wordt ingezet als middel om vorm en inhoud te geven aan de realisatie van het gewenste beleid, waarbij de uitvoering geschiedt door derden. Het subsidiekader bewerkstelligd een eenduidige wijze van subsidieverstrekking (Raadsvoorstel kadernota subsidies, 24 mei 2012). De kaders hebben geen directe invloed op de subsidieverstrekking aan individuele organisaties, maar worden verder uitgewerkt in de beleidsnotities. Subsidies zullen doelgericht moeten worden ingezet om daarmee de effectiviteit te verhogen. Exploitatie- en waarderingssubsidies kunnen niet meer ingezet worden, zo vervolgt de toelichting (Raadsvoorstel kadernota subsidies, 24 mei 2012). Deze kadernota kent de algemene subsidieverordening als basis:

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

37

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

“De Algemene Subsidie Verordening (ASV), vastgesteld op 3 maart 2011 is een procedureverordening waarmee een brede juridische basis is gelegd. In de algemene subsidieverordening staan op hoofdlijnen de procedures omschreven waarbinnen de subsidieverstrekking zich moet afspelen. Hierin valt onder meer te lezen welke termijnen gehanteerd moeten worden, welke weigeringsgronden er zijn, welke eisen worden gesteld aan de verantwoording, et cetera. Beleidsinhoudelijk is nog niets vastgelegd en wordt het beleid van de voormalige fusiegemeenten gehanteerd” (Kadernota subsidies, 2012, p. 7). Het opstellen van de subsidiekaders is dan een vervolgstap op het vaststellen van de Algemene Subsidieverordening. Ook in de kadernota wordt gesteld dat de concrete, beleidsmatige invulling nog plaats moet vinden met het opstellen van nadere regels (Kadernota subsidies, 2012, p. 8). Hoewel niet in de nota staat aangegeven wie die regels moeten opstellen, ligt het in het verlengde van de algemene subsidieverordening, dat hier het college aan zet is. Een subsidie wordt in de kadernota gedefinieerd als een aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt, met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en diensten (Kadernota subsidies, 2012, p. 9).

Hiermee wordt aangesloten op artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht Na het vastleggen van deze basis formuleert de nota enkele kaders. Zo moeten de gesubsidieerde activiteiten of producten direct dan wel indirect ten goede komen aan de inwoners van de gemeente. De activiteiten of producten dienen een bijdrage te leveren aan één of meer door de raad vastgestelde beleidsdoelen, welke verwoord zijn in de vastgestelde beleidskader, waarbij het resultaat van de subsidie zoveel mogelijk SMART omschreven zijn. De subsidie kent de vorm van een activiteitensubsidie, een investeringssubsidie, een projectsubsidie of een budgetsubsidie. Ook in deze nota wordt de begroting als financieel ultiem plafond opgevoerd: subsidie wordt verstrekt met in achtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen. Daar waar gerede kans is dat meer aanbieders aanspraak kunnen maken op subsidie met als mogelijk gevolg een overschrijding van het begrotingsbudget, zal, indien mogelijk, een subsidieplafond worden ingesteld. Mede omdat in de gefuseerde gemeente meer aanvragers zijn van subsidie moet voorkomen worden dat een open einde regeling ontstaat en de gemeente verplicht is alle aanvragen te honoreren en daarmee budgetten overschrijdt (Kadernota subsidies, 2012, p. 10 en 11).

Daarnaast zal het evenredigheidsbeginsel moeten worden toegepast en zal stapeling van subsidies moeten worden voorkomen. Tevens moet sprake zijn van een evenwichtige verhouding tussen de verwachte resultaten en de gevraagde gemeentelijke bijdrage. Met uitzondering van budgetsubsidies zal de gemeente bijdragen in de kosten en wordt verwacht van de subsidieaanvragers dat zij cofinanciering zoeken. Subsidieaanvragen worden ingediend bij een digitaal subsidieloket. Tevens voert de kadernota inhoudelijke kaders op. Subsidies kunnen worden verstrekt voor die activiteiten, projecten of investeringen waarbij wordt aangesloten bij en samengewerkt met relevante voorzieningen en/of organisaties. Het betreft vooral die activiteiten, projecten en investeringen die een langere levensduur bewerkstelligen, de ruimtelijke kwaliteit bevorderen of proefondervindelijk hebben aangetoond effectief te zijn. Tevens worden duurzame ontwikkeling en preventieve werking als inhoudelijke kaders opgevoerd, alsmede het ondersteunen van bepaalde doelgroepen zodat een grotere mate van zelfredzaamheid ontstaat. Subsidies kunnen ook verstrekt worden ten behoeve kwetsbare groepen, het aanjagen van gewenste ontwikkelingen of ten behoeve van innovatieve projecten (Kadernota subsidies, 2012, p. 14 en 15).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

38

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De nadere regels waar de kadernota naar verwijst, worden jaarlijks in oktober geactualiseerd (of frequenter indien nodig, zo wordt ambtelijk tijdens het onderzoek naar financiële belangen gesteld) en gelden dan voor het jaar daarop. Zo worden op 1 december 2016 de regels voor 2017 gepubliceerd, nadat zij op 18 oktober 2016 in het college zijn vastgesteld (inclusief de subsidieplafonds). Per beleidsterrein wordt aangegeven in deze nadere regels welke activiteiten gesubsidieerd worden, hoeveel subsidie per activiteit beschikbaar is en wat het totale subsidieplafond is. Desgevraagd wordt hier tijdens het onderzoek naar financiële belangen het volgende over opgemerkt: “De nadere regels worden meestal 2-3 keer per jaar gewijzigd vastgesteld en gepubliceerd. Dit gebeurt in ieder geval voor 1 november vanwege de vaststelling van de subsidieplafonds en de indientermijn van jaarlijkse subsidies. In 2016 is dit op 31 oktober gebeurd. Verder is op 1 december 2016 een geactualiseerde versie gepubliceerd en ook op 8 augustus 2017. De nadere regels worden bekendgemaakt via www.officiëlebekendmakingen.nl. De gemeenteraad ontvangt niet apart een afschrift. De meest actuele versie staat op de website. Het college stelt de subsidieplafonds vast (via de nadere regels). Dit staat in artikel 4 van de Algemene subsidieverordening” (ambtelijke reactie, Financiële belangen, 2017).

4.3 De algemene subsidieverordening uit 2019 De algemene subsidieverordening wordt eind 2019 geactualiseerd en op 19 december 2019 door de gemeenteraad vastgesteld. Artikel 2 van deze verordening bepaalt, dat de raad vaststelt, dat voor de programma’s Sociaal, Ruimte en Bestuur subsidie kan worden verstrekt. Voor de beleidsterreinen die onder deze programma’s vallen, kan het college bij nadere regeling (een subsidieregeling) vaststellen welke activiteiten in aanmerking komen voor subsidie (artikel 3). De verstrekking van subsidies dient wel met in achtneming van de in de programmabegroting opgenomen financiële middelen of het subsidieplafond te geschieden (artikel 4 lid 1). In artikel 5 lid 1 van de verordening wordt bepaald, dat het college subsidieplafonds kan vaststellen. In dat geval wordt met een subsidieregeling de wijze van verdeling bepaald door het college. Een subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld, wordt onder voorbehoud verleend (artikel 5 lid 4). De verordening bevat tevens de termijnen die voor de aanvraag en besluitvorming gehanteerd worden. In lijn met de kadernota wordt voor de aanvraagtermijn het onderscheid tussen activiteitensubsidie, budgetsubsidie, projectsubsidie en investeringssubsidie gehanteerd (artikel 7). Artikel 9 bevat enkele weigeringsgronden.

Een subsidie kan geweigerd worden als de activiteiten niet in overwegende mate gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen (art. 9 lid 1). Ook als de aanvrager zonder subsidieverlening over voldoende gelden kan beschikken of als de subsidieverlening niet past binnen het beleid van de gemeente of niet voldoet aan gestelde regels, kan dit een weigeringsgrond opleveren. Een subsidieverstrekking mag uiteraard niet in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. Daarnaast kan het college de subsidie ook weigeren, als de subsidie minder dan € 100 bedraagt, als de activiteit al is gestart voordat de gemeente de aanvraag heeft ontvangen, als de aanvrager winst wil maken, als het onduidelijk is of de activiteit op langere termijn ook uitgevoerd of betaald kan worden, als de uitgaven van de activiteit hoger zijn dan de inkomsten, als de eigen

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

39

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

bijdrage in verhouding niet groot is, als de kosten te hoog zijn in verhouding tot de activiteit, als vergelijkbare activiteiten al worden uitgevoerd, etc. (artikel 9 lid 2). De subsidieontvanger dient het college onverwijld te informeren als de activiteiten niet tijdig of geheel zullen worden uitgevoerd of als niet aan de gestelde verplichtingen voldaan kan worden of als bijvoorbeeld de rechtspersoon ontbonden wordt (artikel 11). Bij subsidies hoger dan € 50.000 kan de ontvanger verplicht worden tussentijds verantwoording af te leggen. Tevens kan bij dit soort subsidies de ontvanger verplicht worden een egalisatiereserve of een voorziening te vormen (artikel 12a en 12b). De Algemene wet bestuursrecht hanteert een standaardprocedure waarbij eerst een subsidie wordt verleend (afdeling 4.2.3, Awb) en nadien de subsidie wordt vastgesteld (afdeling 42.5, Awb). Deze procedure is echter niet dwingend voorgeschreven en bij wettelijk voorschrift kan hiervan worden afgeweken. Van deze mogelijkheid maakt de gemeente gebruik. Subsidies tot en met € 10.000 kunnen bijvoorbeeld direct door het college worden vastgesteld (artikel 13, lid 1). Voor subsidies die meer bedragen dan € 10.000 zal de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in moeten dienen (artikel 14 lid 1 en artikel 15 lid 1).

Deze aanvraag dient vergezeld te gaan van een verantwoording (artikel 14 lid 2 en artikel 15 lid 3). Artikel 18 geeft het college de bevoegdheid om van de verordening of de subsidieregeling af te wijken. Het moet dan wel gaan om gevallen waarbij het vasthouden aan de regels zou leiden tot onevenredige gevolgen. Het raadsvoorstel om de algemene subsidieverordening 2020 vast te stellen, licht enkele wijzigingen ten opzichte van de vorige verordening toe. Zo heeft de VNG de model-Asv in 2016 geactualiseerd en deze inhoudelijke en redactionele aanpassingen zijn meegenomen in de nieuwe verordening. Te denken is dan aan verwijzingen naar Europese regelgeving. Ook de mogelijkheid om de subsidieontvanger de verplichting op te leggen een egalisatiereserve of een (onderhouds)voorziening te vormen is nieuw. Overeenkomstig de begroting, worden in artikel 2 van de verordening de programma’s sociaal, ruimte en bestuur vermeld. De grens voor directe vaststelling (zonder verantwoording) wordt in de nieuwe verordening verhoogd van € 5.000 naar € 10.000. Met deze verhoging worden de administratieve lasten gereduceerd. Het college stelt subsidies tot € 10.000 voortaan direct vast en een verzoek daartoe van de ontvanger is niet nodig (Raadsvoorstel, Algemene subsidieverordening 2020, 19 december 2019).

4.4 Collegebesluiten Van de mogelijkheid om subsidieplafonds vast te stellen (artikel 5 Algemene subsidieverordening), maakt het college gebruik. Zo stelt het college op 19 oktober 2021 de subsidieregeling 2022 vast die betrekking heeft op het jaar 2022. De subsidieregeling bevat conform de verordening bepalingen voor de programma’s Sociaal, Ruimte en Bestuur (Subsidieregeling 2022, 2021). In deze regeling worden de plafonds niet per programma, maar per regeling vastgesteld. Zo is het budget voor reguliere peuteropvang € 680.000 voor het jaar 2022 (artikel 2.1.4). De budgetten kunnen daarbij aanzienlijk verschillen. Zo is het budget voor de productie van boeken en films € 6.090 (artikel 4.1.3) en voor vernieuwende activiteiten op het gebied van zang en muziek € 5.000 (artikel 4.6.4). Het budget voor het opstarten van een initiatief met een bovenlokaal karakter bedraagt € 700.000, zij het dat dit budget geldt voor de jaren 2019 tot en met 2022.

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

40

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De voorwaarden die het college stelt verschillen per regeling. Zo wordt soms als voorwaarde gesteld dat er draagvlak voor het initiatief moet zijn (artikel 5.3.3). Soms stelt het college als voorwaarde, dat de activiteit samen met twee of meer organisaties uit de gemeente wordt uitgevoerd (artikel 4.4.3), of dat het evenement helemaal of voor een groot deel dient plaats te vinden in de gemeente (artikel 3.3.3). Ook een minimaal aantal activiteiten en deelnemers wordt als voorwaarde gesteld (artikel 5.1.3). Ook stelt de subsidieregeling soms aanvullende weigeringsgronden. Zo kan het college bijvoorbeeld de subsidieverlening voor peuteropvang weigeren wanneer een evenwichtige spreiding van voorzieningen naar het oordeel van het college onvoldoende is gewaarborgd (artikel 2.1.6) of als de aanvrager in de afgelopen drie jaar voor dezelfde of vergelijkbare activiteit subsidie heeft gekregen (artikel 4.7.7). De subsidieregeling stelt in sommige gevallen tevens een externe bijdrage als voorwaarde (bijvoorbeeld de ouderbijdrage voor de peuteropvang, artikel 2.1.8). Ook wordt soms als voorwaarde gesteld, dat de betreffende activiteit met minimaal twee andere partijen moet worden georganiseerd, waarbij minimaal één partij uit de gemeente moet komen (artikel 4.3.5). Voor enkele subsidies wordt als voorwaarde gesteld dat niemand mag worden uitgesloten van de activiteit (artikel 4.4.6).

Bij muziek, zang en toneel wordt een minimum aantal leden of spelers, een minimaal aantal repetities per jaar en een minimum aantal optredens per jaar in de gemeente als voorwaarden gesteld (artikel 4.5.3). De verdeling van het totaalbudget per regeling kan verschillen. Zo wordt het totaal van de subsidiebedragen voor peuteropvang evenredig gekort, als het totaal van de te verlenen subsidies meer bedraagt dan het budget (artikel 2.1.5 lid 6). Bij de vroegschoolse educatie worden alle aanvragen vooraf beoordeeld. De aanvragen die volgens het college het meeste helpen het doel van het budget te bereiken, krijgen als eerste subsidie, totdat het budget op is (artikel 2.2.5 lid 1). Voorschoolse educatie kent weer een andere systematiek. Daarbij wordt eerst het ontvangen activiteitenplan beoordeeld. Vervolgens wordt de individuele subsidie bepaald door het budget voor 2022 naar rato te verdelen over de VVE-aanbieders op basis van het aantal gerealiseerde VVE plaatsen in 2020 (artikel 2.4.6). Bij sportopleidingen wordt de subsidie verdeeld op volgorde van ontvangst en de verstrekking vindt plaats tot het budget op is. Wel geldt een maximale subsidie van € 500 per cursist (artikel 3.1.4).

Deze systematiek wordt tevens toegepast bij het organiseren van sportevenementen (artikel 3.3.5) en bij topsportactiviteiten (artikel 3.6.5), maar ook bij het produceren van boeken of films (artikel 4.1.4). Soms is de verdeling complexer. Bij folkloristische activiteiten is een plafond van € 8.389 vastgesteld voor 2022. Dit bedrag wordt vervolgens gesplitst in drie onderdelen (artikel 4.2.5). Ieder onderdeel kent dan weer een eigen verdeelsleutel. Door de situatie rondom het coronavirus gaan veel activiteiten niet door. Daarom wordt het college op 31 maart 2020 een uniforme aanpak rondom alle gemeentelijke subsidies voorgesteld. Het doel van het voorstel is, om organisaties die gemeentelijke subsidie ontvangen zo snel mogelijk duidelijk te geven over de subsidies door middel van een integrale aanpak (Collegevoorstel, 31 maart 2020). De aanpak heeft betrekking op zowel eenmalige als jaarlijkse subsidies. In het collegevoorstel worden drie situatie onderscheiden: “Situatie 1 De activiteit gaat in verband met het coronavirus niet door. Als de activiteit later kan worden uitgevoerd, kan men daar de (al gegeven) subsidie voor inzetten;

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

41

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Als de activiteit niet kan worden uitgevoerd en er zijn al wel kosten gemaakt die hoger dan of gelijk zijn aan het subsidiebedrag, dan mag men de subsidie houden; Als activiteiten niet worden uitgevoerd en er zijn minder kosten gemaakt dan de subsidie hoog is, zal men (een gedeelte van) de subsidie terug moeten betalen; Situatie 2 In het geval de activiteiten na 1 juni plaats vinden en er nog geen besluit is genomen. Als activiteiten ná 1 juni plaats vinden en er nog geen besluit is genomen op de aanvraag, dan verlenen we in principe de subsidie en verstrekken nog geen voorschot totdat duidelijk is of de activiteit doorgaat. Hierover nemen we een standaardtekst op in onze brieven. Situatie 3 In het geval van jaarlijkse subsidie, waarbij de activiteiten het gehele jaar door plaatsvinden. Het voorstel is om in principe jaarlijkse subsidies in stand te houden zoals ze nu zijn (geen terugvordering in verband met het niet uitvoeren van activiteiten). We houden compensatiemaatregelen van het Rijk in de gaten” (Collegevoorstel, 31 maart 2020). Daarnaast wordt maatwerk voorgesteld in het geval organisaties die een jaarlijkse subsidie ontvangen en die een gemeentelijk pand huren liquiditeitsproblemen ondervinden. Daarbij is te denken aan het uitbetalen van het van het derde en het vierde kwartaal, of het uitstellen van huurbetalingen.

Ook valt te overwegen de organisaties meer tijd te geven voor het verantwoorden van hun subsidie of om extra subsidie beschikbaar te stellen om exploitatietekorten te voorkomen. Aangezien organisaties lastig met elkaar te vergelijken zijn, zal hiertoe in overleg getreden worden met de betreffende partijen (Collegevoorstel, 31 maart 2020). Ook doen zich knelpunten voor op het gebied van verantwoording. Instellingen geven massaal aan, dat de verantwoording in een hectische tijd moet worden afgelegd en voorgesteld wordt om de verantwoordingstermijn over 2019 te verlengen van 1 mei 2020 naar 1 september 2020. De wettelijke basis wordt gevonden in artikel 20 van de algemene subsidieverordening van 2022 (Collegevoorstel, 31 maart 2020). Het college stemt in met het voorstel en besluit de gemeenteraad via actieve informatievoorziening in kennis te stellen. Dit gebeurt diezelfde dag op 31 maart 2020. Op 18 augustus 2020 maakt het college gebruik van de mogelijkheid om van de verordening of de subsidieregeling af te wijken (artikel 18, Algemene subsidieverordening). Het college besluit om de hardheidsclausule bij de jaarlijkse subsidies voor 2021 toe te passen in die gevallen waarbij het uitvoeren van het vastgestelde beleid leidt tot onredelijkheid in verband met corona.

Gesteld wordt in het collegevoorstel, dat in maart 2020 het college besloot om maatwerk toe te passen met betrekking tot de reeds verstrekte jaarlijkse subsidies in verband met corona. Normaliter moeten belanghebbenden voor 1 november 2020 hun aanvraag voor het jaar 2021 indienen (vgl. artikel 7 lid 1, Algemene subsidieverordening). Aangezien het indienen van een aanvraag 6 tot 8 weken kan duren, is het van belang dat de belanghebbende voor 1 september weten op welke manier de aanvraag moet worden ingediend. Als de hardheidsclausule wordt gebruikt, is het doen van een aanvraag niet nodig, maar de belanghebbenden dienen dit dan wel voor 1 september te weten, aldus het collegevoorstel (Collegevoorstel, 18 augustus 2020). Doorgaans worden jaarlijkse subsidies gegeven op basis van een verdeelsleutel. Hierbij wordt gebruik gemaakt van gegevens in het voorgaande jaar; in dit geval het jaar 2020. Als deze regels

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

42

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

strikt gevolgd zouden worden, dan zou dit, gelet op het effect van de coronamaatregelen, leiden tot een andere verdeling. Veel activiteiten konden immers in 2020 geen doorgang vinden. Tegelijkertijd lopen de vaste lasten van de subsidieontvangers wel door. Het stopzetten van subsidies voor het jaar 2021 acht men niet realistisch (Collegevoorstel, 18 augustus 2020). Naast subsidies die worden verstrekt op basis van een verdeelsleutel, bestaan ook subsidies waarbij de subsidieontvangers jaarlijks standaard hetzelfde bedrag ontvangen. Het gaat hier om de doelgroep die met naam en toenaam in de bijdrage van de begroting staat opgenomen. Voorgesteld wordt om bij subsidies met een verdeelsleutel voor 2021 dezelfde verdeling aan te houden als voor het jaar 2020. De subsidieontvangers hoeven de subsidie niet aan te vragen, maar kunnen wel een zienswijze indienen. Het college neemt daarop een aanvullend besluit op het besluit over het jaar 2020. Ten aanzien van subsidies zonder verdeelsleutel wordt voorgesteld om deze vaste jaarlijkse subsidies in stand te houden. Mochten activiteiten in 2021 onverhoopt niet doorgaan door coronamaatregelen, dan mogen de belanghebbenden de subsidie in 2021 behouden (Collegevoorstel, 18 augustus 2020). Het collegebesluit van 18 augustus 2020 wordt niet actief gecommuniceerd richting de raad.

Van de mogelijkheid om van de verordening of de subsidieregeling af te wijken (artikel 18, Algemene subsidieverordening), maakt het college eveneens op 23 februari 2021 gebruik. Eerder stemt het college al in met maatwerk rondom aangevraagde en reeds verstrekte subsidies in 2020, met het verlengen van de termijn voor indiening van verantwoordingen over 2019 en met het gebruik van de hardheidsclausule in het jaar 2021 in verband met corona. Ook stemt het college eerder op 31 maart 2020 in met de werkwijze rondom subsidies. Deze werkwijze behelst, dat in principe jaarlijkse subsidies in stand worden gehouden en dat niet wordt teruggevorderd als activiteiten niet worden uitgevoerd. Het collegevoorstel van 23 februari 2021 wijst op het gegeven dat er ook eenmalige subsidies kunnen zijn. Daarnaast voorziet men, dat ook het jaar 2021 in het teken zal blijven staan van de coronamaatregelen. Het eerdere besluit van 31 maart 2020 wordt daarom niet voldoende geacht. Het collegevoorstel geeft hierbij de volgende toelichting: “Zoals bovenstaand is te lezen, is er al besloten om in principe jaarlijkse subsidies niet terug te vorderen wanneer activiteiten niet door zijn gegaan. Echter zijn er ook eenmalige subsidies waarbij de verantwoording er door de coronamaatregelen anders uit gaan zien. Daarnaast wijst alles erop dat het jaar 2021 ook in het teken zal blijven staan van de maatregelen.

Daarom is het eerdere besluit op situatie 3 niet langer voldoende om alle subsidies goed af te kunnen handelen. Zodoende ontvangt u van ons dit advies, zodat we in één keer alles zo goed mogelijk hebben afgedekt. Als bijlage bij vindt u een lijst met subsidies waar dit advies betrekking op heeft. In deze lijst staan twee opties wat betreft besluitvorming: 1. Of het college geeft mandaat aan de teammanager voor toepassing van de hardheidsclausule; 2. Of het college besluit later zelf over de verantwoording, eventueel met toepassing van de hardheidsclausule. We vragen het college om in te stemmen met de besluitvorming die in deze lijst staat. Wat betreft de jaarlijkse subsidies die op deze lijst staan, vragen we het college om zowel voor 2020 als 2021 toe te stemmen met de toepassing van de hardheidsclausule zoals in deze lijst staat” (Collegevoorstel, 23 februari 2021). Bij het collegevoorstel wordt een lijst met subsidies gevoegd, waarbij het college kan aangeven het besluit te mandateren of het besluit zelf te nemen. Voor subsidies die mogelijk nog niet op

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

43

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

de lijst staan, wordt voorgesteld af te stemmen met een portefeuillehouder om te bezien of deze besluiten alsnog langs het college zouden moeten of dat deze in mandaat kunnen worden genomen (Collegevoorstel, 23 februari 2021). Het voorstel richt zich niet zozeer op de verantwoordingsvorm, maar op de situatie dat de activiteiten die voor subsidie in aanmerking komen, wegens de coronamaatregelen niet uitgevoerd kunnen worden. Het voorstel stelt in dit verband: “Indien de activiteiten van de subsidierelatie niet zijn doorgegaan zoals verwacht vanwege corona dan kan het onredelijk zijn om de subsidie lager vast te stellen. In veel gevallen is de subsidie een belangrijke inkomstenbron voor instellingen en organisaties. Het verlagen van deze bijdragen kan ervoor zorgen dat instellingen en organisaties het erg lastig krijgen. Dit kan resulteren in meer aanvragen op ons gemeentelijk coronafonds, waaruit we dan vervolgens alsnog een bijdrage moeten leveren. Hiermee snijden we onszelf in de vingers. Ook geeft het een ongewenst bureaucratisch signaal af” (Collegevoorstel, 23 februari 2021). In lijn met de algemene subsidieverordening wordt in het collegevoorstel van 23 februari 2021 gesteld, dat subsidies hoger dan € 10.000 moeten worden verantwoord. Bij een verantwoording wordt gecontroleerd of de activiteiten conform de voorwaarden zijn uitgevoerd.

Mocht dit niet het geval zijn, dan kan de gemeente de subsidie lager vaststellen en zelfs tot nihil vaststellen. Het is echter op grond van artikel 18 van de algemene subsidieverordening ook mogelijk om de hardheidsclausule toe te passen (Collegevoorstel, 23 februari 2021). In de lijst die bij het collegevoorstel van 23 februari 2021 wordt bijgevoegd, wordt per subsidieontvanger aangegeven op welk onderwerp de subsidie betrekking heeft, welke subsidieregeling aan de orde is en wat het voorstel voor besluitvorming betreft. Het voorstel voor besluitvorming kan daarbij zijn dat het besluit in mandaat wordt overgelaten aan de HHC, maar ook dat het besluit later door het college wordt genomen. De lijst vermeldt niet het subsidiebedrag per subsidieontvanger (Bijlage collegevoorstel, 23 februari 2021). Op de vraag hoe deze lijst tot stand is gekomen, wordt het volgende gesteld: “Als het gaat om de toepassing van de hardheidsclausule, hebben we gekeken naar welke groepen we hebben waarbij we logischerwijs kunnen verwachten dat ze niet/deels aan criteria en/of weigeringsgronden kunnen voldoen. In die gevallen zou dat dan betekenen dat de subsidie een stuk lager uitvalt of geweigerd moet worden. Denk hierbij met name aan regelingen waarbij de subsidie is gebaseerd op aantal optredens, uitvoeringen en/of activiteiten” (Ambtelijke reactie, 5 juli 2022).

Via actieve informatievoorziening wordt de raad geïnformeerd over het collegebesluit van 23 februari 2021 om deze hardheidsclausule toe te passen indien het door de coronamaatregelen onredelijk is te vragen subsidies over het jaar 2020 en 2021 te verantwoorden. Het collegebesluit verwijst naar een lijst, waarin de subsidieontvangers die in aanmerking komen voor deze hardheidsclausule zijn opgenomen, maar deze lijst wordt niet verstrekt aan de raad. Desgevraagd wordt gesteld, dat de raadsleden nadien ook niet gevraagd hebben naar deze lijst (Ambtelijke reactie, 5 juli 2022). Gesteld wordt in de toelichting van de actieve informatievoorziening, dat in april en mei 2021 veel organisaties hun gekregen subsidie voor het jaar 2020 moeten verantwoorden. Daaruit moet duidelijk worden dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Omdat het jaar 2020 niet altijd toeliet om alle activiteiten uit te voeren, zoals afgesproken in verband met de coronamaatregelen, zullen deze verantwoordingen er in de meeste gevallen anders uit gaan zien. Ook het jaar 2021 zal naar alle waarschijnlijkheid nog in het teken staan van de coronamaatregelen. Daarom heeft het college besloten ook in te stemmen met deze werkwijze voor het jaar 2021 (Actieve informatievoorziening, 23 februari 2021).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

44

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Op 17 augustus 2021 besluit het college in te stemmen met het gebruik van de hardheidsclausule voor het jaar 2022 en de jaarlijkse subsidies voor 2022 vast te stellen in lijn met 2021. Nieuwe coronavarianten zorgen voor onzekerheden en er is geen garantie dat de coronamaatregelen in 2022 volledig worden ingetrokken, aldus het collegevoorstel (Collegevoorstel, 17 augustus 2021). Het gaat hier om de jaarlijkse subsidies en voorgesteld wordt om de subsidie voor 2022 vast te stellen in lijn met het subsidiebedrag dat in 2021 is gegeven. De procedure die wordt voorgesteld, is om een aanvullend besluit te nemen op de subsidieaanvraag voor het jaar 2020. De subsidieontvangers hoeven dan geen aparte aanvraag meer in te dienen voor het jaar 2022. Na 1 oktober 2021 volgt dan een definitief besluit met een begrotingsvoorbehoud. Deze besluiten moeten uiterlijk 1 januari 2022 worden genomen. Ook in dit collegevoorstel wordt een onderscheid gemaakt tussen subsidies waarbij gewerkt wordt met een verdeelsleutel en subsidies waarbij de belanghebbende een standaard bedrag ontvangt. Bij de subsidies waarbij gewerkt wordt met een verdeelsleutel wordt gebruik gemaakt van gegevens uit het voorgaande jaar (in dit geval 2021). Omdat de meeste activiteiten in 2021 geen doorgang hebben gevonden, is sprake van onredelijkheid als het beleid onverkort wordt toegepast.

De subsidie zou dan namelijk geweigerd moeten worden. Bij de subsidies waarbij de belanghebbende jaarlijks een standaard bedrag krijgt, worden plannen ingediend voor activiteiten in het jaar 2022. Het is echter onzeker of deze plannen doorgang kunnen vinden, zodat het geven van subsidie ook hier bij onverkorte toepassing van het beleid zou worden geweigerd. Voorgesteld wordt om de subsidie voor 2022 vast te stellen in lijn met het subsidiebedrag dat in 2021 is gegeven (Collegevoorstel, 17 augustus 2021). Het gaat hier om jaarlijkse subsidies: “Dit advies gaat over jaarlijkse subsidies. Het grote verschil tussen jaarlijkse en eenmalige subsidies is dat jaarlijkse subsidies niet zomaar kunnen worden stopgezet of worden verminderd. Geeft men langer dan drie jaar een bepaald bedrag aan een belanghebbende, dan mag de belanghebbende erop vertrouwen dat deze subsidie structureel is” (Collegevoorstel, 17 augustus 2021). Het collegebesluit van 17 augustus 2021 wordt niet actief gecommuniceerd richting de raad. 18 augustus 2021 worden de brieven voor de subsidieontvangers van jaarlijkse subsidies vormgegeven en deze worden op 20 augustus 2021 verzonden. In de brieven wordt aangegeven dat de jaarlijkse doorgaans wordt berekend op basis van recente gegevens of plannen voor het komend jaar. Deze gegevens zijn echter niet representatief, hetgeen tot onredelijke situaties kan leiden.

Daarom heeft het college het voornemen om de subsidie voor 2022 op hetzelfde bedrag vast te stellen als 2021. Als de subsidieontvanger van mening is, dat deze werkwijze onredelijk is, dan wordt de mogelijkheid geboden voor 1 oktober 2021 te reageren. Een aanvraag voor 2022 is niet meer nodig en voor 1 november 2021 wordt een aanvullend besluit genomen (Brief gemeente, 18 augustus 2021). Dit aanvullend besluit wordt op 28 oktober 2021 op schrift gesteld en diezelfde dag verzonden. In dit besluit wordt het subsidiebedrag kenbaar gemaakt. Daarbij wordt een voorbehoud gemaakt dat de gemeenteraad in de begroting 2022 genoeg geld heeft vrijgemaakt voor deze subsidie. Het besluit staat open voor bezwaar en de belanghebbende subsidieontvanger wordt hierop gewezen. Sommige besluiten vinden hun grondslag in paragraaf 5.1, 5.5 of 5.6 van de gemeentelijke regelingen. Andere besluiten vinden hun grondslag in artikel 4.23 lid 3c Awb, of in paragraaf 4.5 van de gemeentelijke regelingen. Ook komt een verwijzing naar paragraaf 4.2 van de gemeentelijke regelingen voor (Brief gemeente, 28 oktober 2021). Desgevraagd wordt gesteld, dat ten tijde van dit onderzoek, een collegevoorstel wordt voorbereid om ook de hardheidsclausule ook voor het jaar 2023 toe te passen en ook hiertoe een aanvullend besluit te nemen (Ambtelijke respons, 11 juli 2022).

Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân

45

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

4.5 Samenhang bepalingen De diverse bepalingen met betrekking tot subsidies kunnen als volgt in relatie worden gebracht met elkaar:

4.6 Ambtelijke proces In het raadsvoorstel dat als toelichting op de kadernota subsidies dient, wordt aangegeven dat een gemeentelijke werkgroep Subsidie blijft bestaan, waarin juridische als wel inhoudelijke expertise vertegenwoordigd is. Deze werkgroep zal de implementatie van de subsidiekaders en de uitvoering van de subsidieverstrekking monitoren. Tevens wordt onderzocht of een digitaal subsidieloket haalbaar is (Raadsvoorstel kadernota subsidies, 24 mei 2012).