Bijlage 1 - onderzoeksrapport Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

uitzondering hierop vormt het onderdeel duurzaamheid waar in de nieuwe instructies expliciet aandacht voor wordt gevraagd, overigens zonder in te gaan op de specifieke criteria die aan duurzaamheid worden gesteld. De gemeente beschikt over een actueel (jaarlijks vastgesteld) toezichtsplan.

Op basis van het integraal veiligheidsplan 2019-2022 (IVP) wordt in 2021 een jaaruitvoeringsplan 2021 opgesteld. Het IVP vormt het beleidskader voor openbare orde en veiligheid (Jaarverslag VTH 2022, p. 9). In het IVP worden ‘Overlast, gewelde op het snijvlak van Zorg & Veiligheid’, ‘Veilig uitgaan en evenementen’, ‘Jeugd en Veiligheid’ en ‘Ondermijning’ als prioriteit aangemerkt. Dit plan wordt na afloop van het jaar geëvalueerd. Voor 2022 wordt een uitvoeringsprogramma Vergunningen, Toezicht en Handhaving opgesteld. Dit uitvoeringsprogramma betreft een nadere uitwerking van het VTH-beleid, dat door het college op 16 juni 2020 wordt vastgesteld. De prioriteiten uit het IVP en het VTH beleid komen voor een groot deel met elkaar overeen en de gemeente heeft de uitvoeringsplannen zoveel mogelijk op elkaar afgestemd (Jaarverslag VTH 2022, p. 9). Het uitvoeringsprogramma VTH 2022 voert evenementen (type B, B+/C) als prioriteit op. De inzet is daarbij dat alle bij evenementenaanvragen gemelde tenten (> 150 p.) en tribunes, podia en andere bouwsels constructief getoetst zijn (Jaarverslag VTH 2022, p. 6). Daarnaast zijn de hogere risico evenementen, waaronder de Sneekweek, gecontroleerd. Een evenement B betreft 500 tot 5.000 bezoekers, een evenement B+/C betreft meer dan 5.000 bezoekers (Jaarverslag VTH 2022, p. 8).

Deze categorisering is opmerkelijk, aangezien de uitvoeringsregels uitgaan van een categorisering naar A-, Ben C-evenementen. In de prioriteringslijst van het uitvoeringsprogramma 2023 staan tevens de evenementen B en B+ vermeld. Vanwege hun samenhang worden Evenement B en Evenement B+/C in het uitvoeringsprogramma niet als separate prioriteiten benoemd, maar samengevoegd tot Evenement B, B+ en C.

Duidelijk moet zijn wie welke verantwoordelijkheid heeft.

In het koersdocument van november 2019 valt de beoogde verantwoordelijkheidsverdeling met betrekking tot evenementen af te leiden. De gemeente vervult vooral een rol als vergunningverlener en facilitator (Koersdocument, p. 1). Openbare orde en risicobeheersing zijn de afgelopen jaren meer onder een vergrootglas gekomen met de nodige gevolgen voor de regelgeving ten aanzien van omgevingskwaliteit en vergunningen. Het ontbeert de organisatoren vaak aan kennis en middelen om hier 64

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

adequaat dan wel tijdig op te anticiperen. De samenwerking tussen de organisatoren en de gemeente kan beter hierop worden ingericht (Koersdocument, p. 2).

Operationele norm voor uitvoering Vanuit de gemeente wordt toezicht uitgeoefend op de naleving van gemeentelijke bepalingen.

Toezicht en handhaving wordt vormgegeven op basis van het evenementenoverleg, dat eens in de twee weken plaatsvindt. Hieraan nemen de politie, het team Veiligheid, het team Vergunningen, het team Toezicht en Juridische Zaken deel. Tijdens dit overleg worden de komende evenementen besproken en wordt besloten of en waarop gecontroleerd gaat worden. Deze afwegingen zijn gebaseerd op eerdere ervaringen met het evenement, de grootte, signalen uit de omgeving, informatie die de deelnemers aan het overleg hebben, maar ook op onderzoeken. Bij grotere evenementen wordt dit evenementenoverleg opgeschaald naar het veiligheidsteam, waar dan ook andere partijen, zoals de brandweer, de veiligheidsregio, etc. aanschuiven. Het toezicht wordt uitgeoefend door BOA’s die daarbij zowel in uniform als under cover het evenement kunnen bezoeken. Tijdens de controle van het evenement zelf wordt gewerkt met een checklist waarop staat aangegeven waar men naar moet kijken. Zo voert iedere BOA dezelfde controle uit. Deze checklist kan wel worden aangepast per evenement, aangezien aan sommige evenementen speciale voorwaarden zijn verbonden. Aangegeven wordt, dat evenementen niet de hoogste prioriteit hebben binnen de handhaving. Zeer effectief is de schouw, die door een interdisciplinair team de dag voor het evenement gehouden wordt.

Hierbij komen vaak zaken aan het licht die verbetering behoeven en dan heeft de organisator nog de tijd om een en ander te herstellen. Dit soort schouws zouden vaker gehouden moeten worden, zo is de beleving. Om onvergunde evenementen te traceren, maakt men gebruik van signalen van de politie en omwonenden, maar men scant ook de social media: op die manier komt de gemeente erachter, dat niet vergunde evenementen georganiseerd worden. Dit probeert men te achterhalen voordat het evenement daadwerkelijk plaatsvindt. Aan de hand van de casestudies wordt duidelijk, dat de gemeente aanvragen daadwerkelijk en vrij nauwgezet controleert. 65

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Het toezichtsplan wordt conform uitgevoerd.

Uit de vergelijking van de uitvoeringsprogramma’s en de realisaties valt op te maken, dat voor advies constructies in 2022 minder uur is besteed dan geraamd, terwijl men voor 2023 toch het geraamde aantal uur uit 2022 handhaaft. Het omgekeerde komt men tegen bij de controle op evenementen. Dit blijkt in 2022 meer uur gekost te hebben. De planning voor 2023 wordt hier echter niet op aangepast. Zeer opmerkelijk is de inzet op het gebied van aanvragen en maatwerk. Hier sluit de realisatie in 2022 goed aan op de raming, maar vervolgens raamt men voor 2023 800 uur minder in, terwijl men uitgaat van hetzelfde aantal aanmeldingen of aanvragen (400). Op het gebied van toezicht heeft men bijna 500 uur meer nodig in 2022 dan geraamd. Ook hier wordt de planning voor 2023 niet op aangepast.

Op basis van dit toezicht wordt door de gemeente gehandhaafd.

Het toezicht wordt uitgeoefend door BOA’s die daarbij zowel in uniform als under cover het evenement kunnen bezoeken. Het komt in een zeer enkel geval voor, dat op basis van eerdere ervaringen een last onder dwangsom wordt opgelegd om de organisator aan te zetten zich aan de voorwaarden te houden. Het platleggen van vergunde evenementen komt eigenlijk niet voor. Wel kunnen tijdens het evenement zaken worden opgemerkt die zich niet verhouden tot de vergunningsvoorwaarden. Men kaart deze items dan aan bij de politie en Juridisch Zaken en deze zaken worden ook meegenomen in de evaluatie. Deze evaluatie kan dan weer bepalend zijn voor de mogelijk vergunningstraject voor het volgend jaar. Ook kan het voorkomen dat tijdens het evenement zelf een last onder dwangsom wordt opgelegd. Soms zijn de zaken van minder zwaarwegend belang, bijvoorbeeld het plaatsen van een bord met leeftijdsaanduidingen. Dan wordt geen last onder dwangsom opgelegd, maar eerder een waarschuwing gegeven om het gebrek te herstellen. Een niet vergund evenement kan worden platgelegd en in de praktijk wordt dit ook daadwerkelijk gedaan. Men probeert bij een niet vergund evenement in eerste instantie om alsnog de vergunning te verstrekken. Als dit niet mogelijk is, vindt een stopgesprek plaats met de organisator.

Tijdens dit gesprek kan een last onder dwangsom worden opgelegd met als doel het evenement niet te laten plaatsvinden.

De uitvoering dient voldoende draagvlak te hebben bij raadsleden,

Het college betrekt op gezette tijden de raad. Tevens worden de uitvoeringsregels ter inzage gelegd, opdat belanghebbenden hun zienswijze naar voren kunnen 66

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

collegeleden en externe betrokkenen (organisatoren).

brengen. Dit geldt tevens voor het duurzame evenementenbeleid. In positieve zin valt op, dat de uitvoeringsregels evenementen niet enkel worden vastgesteld door de burgemeester, hoewel deze hiertoe wel bevoegd is, maar worden voorgelegd aan het gehele college. Een en ander hangt samen met het gegeven, dat het evenementenbeleid tevens aspecten bevat die de portefeuilles van andere collegeleden raken (Collegeadvies, 28 januari 2020).

Ambtenaren die het beleid uitvoeren zijn voldoende gecommitteerd en toegerust. Voldoende opleiding, werkervaring en capaciteit aanwezig.

De interne samenwerking zou verder geoptimaliseerd kunnen worden. Nu gebeurt het wel, dat strengere regels vanuit het Rijk worden vertaald door andere afdelingen. De medewerkers die zich bezig houden met evenementenvergunningen worden hier dan in een vrij laat stadium mee geconfronteerd en dienen deze strengere regels dan door te voeren in het evenementenbeleid. Dit kan tot onbegrip leiden bij de organisatoren. Hoewel de burgemeester bevoegd is om een evenementenvergunning te verstrekken, zijn in de praktijk ook andere collegeleden hierbij betrokken (vanuit economische gastvrijheid en cultuur & sport).

Voldoende middelen zijn beschikbaar om het beleid uit te kunnen voeren: ICT voorzieningen, administraties, overige middelen.

De gemeente beschikt over minder dan 20 fte. handhavers en toezichthouders. Op basis van het handhavings- en uitvoeringsprogramma dat jaarlijks wordt geactualiseerd, vindt de prioritering van deze capaciteit plaats. Voor een gemeente met de grootste omvang van Nederlandse gemeenten wordt de totale capaciteit als beperkt ervaren, zeker als men zich realiseert dat een evenement als de Sneekweek al heel veel capaciteit vergt (interview, 20 juni 2023). Tijdens de interviews en de schriftelijke communicatie tijdens het onderzoek ontstaat de indruk, dat ambtenaren inhoudelijk zeer goed geëquipeerd zijn.

De voorwaarden die gesteld worden aan een vergunning, dienen realistisch te zijn. De gegevens die de gemeente opvraagt, dienen eveneens realistisch te zijn.

De vergunningsvoorwaarden worden door de organisatoren als lastig ervaren. Men heeft met name moeite met voorwaarden op het gebied van duurzaamheid. Dit wordt ook bevestigd in de enquête en de vraaggesprekken die met organisatoren zijn gevoerd. Respondenten die op vrijwilligersbasis werken vinden het over het algemeen lastiger om aan de voorwaarden te voldoen dan respondenten die beroepshalve evenementen organiseren. Ook bij jaarlijks terugkerende evenementen heeft men minder problemen om aan de voorwaarden te voldoen. Sommige vergunningsvoorwaarden zijn vatbaar voor verschillende interpretaties. Zo kan men met de 67

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

voorwaarde dat “men verplicht is de mogelijke maatregelen te nemen om de veiligheid van deelnemers te waarborgen” (Casestudie Fietstocht), verschillende kanten op. Hoewel organisatoren niet altijd in staat zijn om gelijk de documenten goed in te dienen bij de gemeente, houdt de gemeente hier wel aan vast. Ook door andere adviserende instanties wordt toegezien op de voorwaarden. Sommige voorwaarden zijn feitelijk niet uitvoerbaar. De oktoberfeest casus illustreert deze constatering. Dit feest staat gepland op 7 oktober 2022. Op 28 september 2022 adviseert de politie dat het door de organisatie aangestelde en erkende beveiligingsbedrijf zijn inzet op het evenement minimaal 14 dagen voor de start van het evenement dient aan te melden bij de afdeling Korpscheftaken van de politie Eenheid Noord Nederland. Dit advies is niet uitvoerbaar, gelet op de geplande startdatum van het evenement. Op de vraag hoe de voorwaarde van aanmelden zich verhoudt tot de startdatum van het evenement en hoe het advies van de politie is verwerkt in de uiteindelijk verstrekte vergunning, wordt het volgende antwoord gegeven: “Dit is vaak een standaardvoorschrift vanuit politiezijde. Zowel de organisatie als het beveiligingsbedrijf weet dat dit moet plaatsvinden” (Ambtelijke reactie, 26 juni 2023). Ook andere voorwaarden zijn niet uitvoerbaar.

Zo wordt op 5 oktober 2022 de vergunning verstrekt voor het oktoberfeest, dat op gepland staat op 7 oktober 2022. Als voorwaarde wordt gesteld, dat alle omwonenden en ondernemers uiterlijk 7 dagen voor aanvang geïnformeerd dienen te worden. Gelet op het feit dat het evenement 2 dagen later plaatsvindt, is niet te voldoen aan deze voorwaarde. Op de vraag hoe deze voorwaarde zich verhoudt tot het draaiboek, wordt het volgende antwoord gegeven: “Er zal aandacht aanbesteed zijn via sociaal media en wat vaak gebeurt via het dorpskrantje” (Ambtelijke reactie, 26 juni 2023). Deze constatering wordt bevestigd in de vraaggesprekken die zijn gevoerd met enkele organisatoren. Het tijdstip dat de vergunning werd verstrekt verhoudt zich in de ogen van de respondenten zelden aan sommige voorwaarden. De duurzaamheidscriteria zijn soms onduidelijk geformuleerd. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van drinkbekers. Desgevraagd komen de respondenten tijdens de vraaggesprekken hier niet uit. Sommigen gaven aan, dat op basis van pagina 2 van de duurzaamheidscriteria bekers gemaakt mogen worden van karton, hardcups en PET. 68

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Anderen stellen dat op basis van diezelfde pagina de bekers ook van PLA gemaakt mogen zijn. Weer anderen stellen, dat op basis van pagina 3 de drinkbekers van PET of rPET gemaakt moeten zijn. De vraag is dan wel, hoe pagina 3 (enkel PET of rPET) zich verhoudt tot de mogelijkheid om gesloten systemen voor drinkbekers te gebruiken die gemaakt zijn van PLA, karton of hardcups, zoals die op pagina 2 geboden wordt.

69

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoofdstuk 4 Conclusies en aanbevelingen 4.1 Conclusies Op basis van de bevindingen en de analyse daarvan, kunnen de volgende conclusies worden getrokken: 













De termijnen die gelden voor het aanvragen van een vergunning, lopen niet synchroon met de termijnen uit de APV. Als men bijvoorbeeld 15 weken voor het evenement een aanvraag indient, kan de aanvraag op grond van de nieuwe termijnen geweigerd worden, maar op grond van de APV niet. Desgevraagd wordt in dit verband gesteld, dat de APV op dit punt dient te worden aangepast. Dit zal in de zomer van 2023 gebeuren (Interview, 17 mei 2023). In het koersdocument van 12 november 2019 wordt een evenementenvisie aangekondigd. Ook in het collegeadvies van 14 februari 2023 wordt deze visie aangekondigd. Niet duidelijk is, hoe ver men hiermee is of wanneer deze visie te verwachten is. Aan de hand van de uitvoeringsregels, maar ook op basis van andere documenten, wordt duidelijk, dat de gemeente een balans zoekt tussen enerzijds het belang en de functie van evenementen en anderzijds de mogelijke negatieve consequenties van evenementen. In de inleiding op de uitvoeringsregels wordt bijvoorbeeld het belang van evenementen onderschreven, maar wordt ook gewezen op de keerzijde van evenementen. Het evenementenbeleid is vertaald naar uitvoeringsregels. Daarnaast wordt op 26 januari 2021 het duurzame evenementenbeleid vastgesteld door het college. De vraag rijst dan, hoe deze twee beleidsuitingen zich tot elkaar verhouden.

Als de instructies voor het draaiboek vergeleken worden met het evenementenbeleid, kan geconcludeerd worden, dat het evenementenbeleid criteria stelt, die niet in de instructies voor het draaiboek of in de uitvoeringsregels staan vermeld. In de uitvoeringsregels van 2023 worden de criteria die het duurzame evenementenbeleid stelt, overigens wel als bijlage opgenomen. Geconcludeerd kan worden, dat als de regionale handleiding voor een A-evenement wordt vergeleken met de gemeentelijke handleiding (waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen de categorieën), de gemeentelijke handleiding minder informatie vraagt dan de regionale handleiding. De uitvoeringsregels gaan uit van een driedeling: A-, B- en C-evenementen. Het duurzame evenementenbeleid hanteert echter een tweedeling: een light versie en een reguliere versie. Voor de light versie gelden lichtere criteria dan voor de reguliere versie. Bij het onderscheid tussen de light en de reguliere versie, speelt het aantal bezoekers (meer of minder dan 500) een doorslaggevende rol. Zo kan een evenement dat wordt betiteld als B-evenement volstaan met lichte criteria indien men minder dan 500 bezoekers per dag verwacht, terwijl men voor een regulier A-evenement moet voldoen aan de reguliere criteria als men meer dan 500 bezoekers per dag verwacht.

De criteria hebben betrekking op het beleid dat de organisatoren voeren, de communicatie, het afval, de energievoorziening, het watergebruik, het groen en de mobiliteit. Dit kan zeer verwarrend werken voor de aanvrager, aangezien in de procesbeschrijving die behoort bij de uitvoeringsregels geen melding wordt gemaakt van een reguliere versie en een light versie. Het onderscheid tussen regulier en light is echter van groot belang. De criteria voor de reguliere versie zijn namelijk op ieder aspect scherper geformuleerd dan bij de light versie en soms worden bij de reguliere criteria aspecten toegevoegd. Als bijlage bij de uitvoeringsregels is een procesbeschrijving opgenomen. Hierin wordt zeer concreet aangegeven uit welke stappen het proces bestaat en wie waarvoor verantwoordelijk 70

Rekenkamer Súdwest-Fryslân













is. Op basis van de geleverde documenten wordt duidelijk, dat in regionaal verband een werkgroep is opgericht. Deze werkgroep beoogt het proces van evenementenvergunning in regionaal verband te harmoniseren. Als de conceptprocesbeschrijving van de regionale werkgroep vergeleken wordt met de gemeentelijke procesbeschrijving, kan geconstateerd worden dat de gemeente op hoofdlijnen de processtappen volgt die ook regionaal worden geadviseerd. Geconcludeerd kan verder worden dat het stroomschema, de toelichting en de tabel uit de procesbeschrijving niet geheel corresponderen met elkaar. Tijdens het experiment, waarbij de onderzoeker zelf een evenement heeft aangemeld voor de evenementenkalender en vervolgens de stap aanmelden of aanvragen heeft genomen, komt met betrekking tot de risicoscan de volgende constatering naar boven. Als de risicoscan wordt ingevuld voor een kleine demonstratie in februari 2024 op de Markt te Sneek, komt men uiteindelijk uit op een risicoscore van 6,29. Dit valt binnen de bandbreedte van 3,70 – 6,46 en aldus wordt het evenement als een regulier evenement aangemerkt (categorie A). Opmerkelijk is echter, dat bij exact dezelfde invulling van de risicoscan die moet worden ingevuld bij de stap aanmelden of aanvragen, de score nu uitkomt op 6,2 en niet op 6,29. Ook deze score kwalificeert overigens als A-evenement.

Geconcludeerd kan worden dat over het algemeen de nieuwe instructies voor het draaiboek een versoepeling inhouden ten opzichte van de oude instructies. Een uitzondering hierop vormt het onderdeel duurzaamheid waar in de nieuwe instructies expliciet aandacht voor wordt gevraagd, overigens zonder in te gaan op de specifieke criteria die aan duurzaamheid worden gesteld. De gemeente beschikt over een adequaat VTH uitvoeringsprogramma, waar evenementen hoog worden geprioriteerd, zij het, dat de uitvoeringsprogramma’s een categorisering voor evenementen hanteren (B, B+ en C) die niet overeenkomt met de uitvoeringsregels (A, B en C). Het daadwerkelijke toezicht en handhavingstraject verloopt adequaat. De gemeente maakt gebruik van eerdere ervaringen, under cover BOA’s, social media, signalen van omwonenden, etc. om onvergunde evenementen te traceren. Tijdens de controle van een vergund evenement wordt gewerkt met een checklist waarop staat aangegeven waar men naar moet kijken. Zo voert iedere BOA dezelfde controle uit. Deze checklist kan wel worden aangepast per evenement, aangezien aan sommige evenementen speciale voorwaarden zijn verbonden. Zeer effectief bij vergunde evenementen is de schouw, die door een interdisciplinair team de dag voor het evenement gehouden wordt.

Hierbij komen vaak zaken aan het licht die verbetering behoeven en dan heeft de organisator nog de tijd om een en ander te herstellen. Als de realisatiecijfers uit 2022 worden geanalyseerd, kunnen vraagtekens worden geplaatst bij de ureninschatting zoals opgenomen in het uitvoeringsprogramma 2023. De gemeente handhaaft daadwerkelijk in de zin dat soms een last onder dwangsom wordt opgelegd. Het college betrekt op gezette tijden de raad. Tevens worden de uitvoeringsregels ter inzage gelegd, opdat belanghebbenden hun zienswijze naar voren kunnen brengen. Dit geldt tevens voor het duurzame evenementenbeleid. In positieve zin valt op, dat de uitvoeringsregels evenementen niet enkel worden vastgesteld door de burgemeester, hoewel deze hiertoe wel bevoegd is, maar worden voorgelegd aan het gehele college. Een en ander hangt samen met het gegeven, dat het evenementenbeleid tevens aspecten bevat die de portefeuilles van andere collegeleden raken (Collegeadvies, 28 januari 2020). Het is niet altijd eenvoudig om aan de voorwaarden te voldoen die gesteld worden aan de vergunningverlening, zo kan op basis van de enquête en op basis van de gevoerde gesprekken geconstateerd worden. Respondenten vinden het vooral moeilijk om te voldoen aan de 71

Rekenkamer Súdwest-Fryslân



duurzaamheidscriteria. Zo wordt bijvoorbeeld bij het aanmelden op de site gevraagd of gebruik wordt gemaakt van afvalbakken om de drinkbekers gescheiden in te zamelen en of de aanvrager gevraagd heeft aan de afvalverwerker hoe ze plastic stromen daadwerkelijk kunnen verwerken. Dit blijkt nog redelijk lastig. Respondenten geven aan vaak niet bekend te zijn met de afvalverwerker: dit is namelijk soms een andere organisatie dan de organisatie die het afval inzamelt. Respondenten die daadwerkelijk contact hadden opgenomen met de afvalverwerker, kregen in alle gevallen te horen dat ze zich hier geen zorgen over hoefden te maken. Ook de verwerking van PLA vormde geen probleem. De vraag rijst dan, in hoeverre het zinvol is, om het benaderen van de afvalverwerker als eis te stellen. De eis dat drinkbekers van PET, rPET, karton en/of PLA op een manier moeten worden ingezameld die 90% inzameling garandeert, is in de ogen van de respondenten volstrekt onrealistisch. De duurzaamheidscriteria zijn soms onduidelijk geformuleerd. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van drinkbekers. Desgevraagd komen de respondenten tijdens de vraaggesprekken hier niet uit. Sommigen gaven aan, dat op basis van pagina 2 van de duurzaamheidscriteria bekers gemaakt mogen worden van karton, hardcups en PET. Anderen stellen dat op basis van diezelfde pagina de bekers ook van PLA gemaakt mogen zijn.

Weer anderen stellen, dat op basis van pagina 3 de drinkbekers van PET of rPET gemaakt moeten zijn. De vraag is dan wel, hoe pagina 3 (enkel PET of rPET) zich verhoudt tot de mogelijkheid om gesloten systemen voor drinkbekers te gebruiken die gemaakt zijn van PLA, karton of hardcups, zoals die op pagina 2 geboden wordt.



Op rekeningbasis kan geen specificatie van het proces van evenementenvergunningen worden verstrekt: “De jaarrekeningcijfers is ééb grote bulk. Er wordt niet gespecificeerd op product” (Ambtelijke reactie, 4 mei 2023). De jaarstukken 2021 maken melding van minder inkomsten uit evenementenleges als gevolg van corona (Jaarstukken 2021, p. 70). Aan de andere kant zijn hierdoor ook minder kosten gemaakt (Jaarstukken 2021, p. 104). Op basis van de jaarstukken kan niet worden opgemaakt wat de gerealiseerde lasten en baten zijn voor evenementenvergunningen op rekeningbasis.



De acht stappen uit de procesbeschrijving worden in de praktijk goed gevolgd. Zo start men idealiter met het aanmelden. Het beoordelen van de aanvragen leidt in de praktijk vaak tot het opvragen van additionele informatie. Dit hangt samen met het gegeven dat de regels, ook vanuit Rijksniveau, jaarlijks worden verzwaard, zodat ook de criteria waar een aanvraag aan moet voldoen navenant worden aangescherpt. Aan de andere kant “doen organisatoren veel, maar schrijven minder op”, zo wordt aangegeven. Vanuit de gemeente wordt gepoogd om het belang van een goede documentatie te internaliseren bij de organisatoren. Op basis van de risicoscan weten organisatoren over het algemeen goed in welke categorie zijn of haar evenement valt. Hoewel het draaiboek nieuwe stijl geen onderscheid meer maakt tussen de categorieën, vormt dit voor de aanvraag geen probleem. Er kan namelijk worden aangevinkt welke onderdelen van toepassing zijn voor het betreffende evenement. Opmerkelijk is, dat het onderscheid tussen minder of meer dan 500 personen, zoals dat in het duurzame evenementenbeleid wordt gemaakt, niet bekend is bij iedere medewerker die werkzaam is op het gebied van evenementenvergunningen. Tevens wordt aangegeven, dat het beleid met betrekking tot duurzaamheid begrippen hanteert die zeer moeilijk toe te passen en te handhaven zijn binnen het evenementenbeleid.

Tijdens het digitaal aanmelden van een evenement komen de aspecten van duurzaamheid echter wel terug, zo wijst het experiment uit. Aan de hand van de casestudies wordt duidelijk, dat kleine evenementen snel kunnen worden afgedaan door de gemeente. Bij grotere evenementen laten de casestudies een verdeeld beeld zien. In één casus acteerde de gemeente minder snel, in een andere casus zeer snel.





72

Rekenkamer Súdwest-Fryslân







De enquêteresultaten laten een verband zien tussen het profiel van het evenement en de behandeltijd. Hierbij is wel opmerkelijk, dat kleine evenementen een relatief lange behandeltijd vergen. De behandeltijd die de gemeente nodig heeft om tot een besluit te komen wordt door de organisatoren in de vraaggesprekken als lang ervaren, maar blijft wel binnen de wettelijke termijn, zo wordt aangegeven. Tijdens het behandelingsproces worden soms door de gemeente additionele vragen gesteld. Dit wordt door de respondenten als negatief ervaren. De casestudies wijzen op dit punt uit, dat het stellen van aanvullende vragen het proces kan vertragen. Op basis van de casestudies kan geconcludeerd worden dat advies soms laat in het proces wordt ingewonnen en dat het inwinnen van advies niet altijd vlekkeloos verloopt. De enquête wijst uit, dat de informatie over het aanvragen van een evenementenvergunning op de site van de gemeente niet voor iedere respondent duidelijk is. Ook wordt de procedure niet altijd als eenvoudig aangemerkt. Op de open vraag in de enquête wat de ervaring was met de procedure worden verschillende reacties gegeven, maar in lijn met de stelling die in dit verband is voorgelegd, ervaart men de procedure overwegend als lang en ingewikkeld. De vraaggesprekken die zijn gevoerd met enkele organisatoren geven een genuanceerder beeld.

Voor de meeste respondenten was duidelijk welke procedure gevolgd moest worden en ook is de informatie op de site helder. Het experiment, waarbij de onderzoeker zelf een evenement heeft aangemeld voor de evenementenkalender en verder heeft aangemeld, toont aan dat de aanvraag redelijk eenvoudig digitaal is in te dienen. Het contact met de gemeente wordt tijdens de vraaggesprekken met organisatoren overwegend als positief ervaren. De leges worden als hoog ervaren. Veel evenementen zijn nauwelijks kostendekkend en leges trekken het plaatje dan net de verkeerde kant op, zo geven respondenten aan. De uiteindelijke vergunning kan een verzameling zijn van verschillende vergunningen. Het combineren van verschillende elementen in één vergunning heeft zonder meer een positief effect op de doelmatigheid waarmee het proces doorlopen wordt.

4.2 Aanbevelingen Naar aanleiding van de bovenstaande conclusies, kunnen de volgende aanbevelingen worden geformuleerd. 



Aanbevolen kan worden om één vorm van evenementenbeleid op te stellen, waarin de uitvoeringsregels en het duurzame evenementenbeleid worden geïntegreerd. De uitvoeringsregels en het duurzame evenementenbeleid staan nu nog teveel los van elkaar. Vervolgens kan worden aanbevolen dit beleid (dus inclusief de uitgangspunten van het duurzame evenementenbeleid) te vertalen naar geactualiseerde instructies voor het draaiboek. Bij de wording van één vorm van evenementenbeleid verdient het aanbeveling om met één categorisering te werken. Nu hanteert het duurzame evenementenbeleid een andere categorisering dan de uitvoeringsregels. Aanbevolen wordt, de urenraming uit het VTH-uitvoeringsprogramma 2023 ofwel te herzien, ofwel van een betere onderbouwing te voorzien. Uit de vergelijking van de uitvoeringsprogramma’s en de realisaties valt op te maken, dat voor advies constructies in 2022 minder uur is besteed dan geraamd, terwijl men voor 2023 toch het geraamde aantal uur uit 2022 handhaaft. Het omgekeerde komt men tegen bij de controle op evenementen. Dit blijkt in 2022 meer uur gekost te hebben. De planning voor 2023 wordt hier echter niet op aangepast. Zeer opmerkelijk is de inzet op het gebied van aanvragen en maatwerk.

Hier sluit de realisatie in 2022 goed aan op de raming, maar vervolgens raamt men voor 2023 800 uur minder in, terwijl men uitgaat van hetzelfde aantal aanmeldingen of aanvragen (400). Op het 73

Rekenkamer Súdwest-Fryslân







gebied van toezicht heeft men bijna 500 uur meer nodig in 2022 dan geraamd. Ook hier wordt de planning voor 2023 niet op aangepast. Overwogen kan worden om op rekeningbasis de uitgaven en de inkomsten, gemoeid met evenementenvergunningen, te specificeren. Op dit moment biedt de jaarrekening geen inzicht in de baten en lasten die verband houden met het verstrekken van evenementenvergunningen. Een sterker vooroverleg tussen de gemeente en de organisator zou de doelmatigheid van het proces kunnen verbeteren. Nu wordt informatie doorgaans onvolledig aangeleverd, zodat aanvullende informatie moet worden opgevraagd. Soms is zelfs een aanvullende vergunningaanvraag nodig. Dit kost de gemeente en de organisator veel tijd. Deze tijd kan men besparen door vooraf tijdens een gesprek met de organisator stap voor stap door het formulier heen te gaan en de organisator te helpen met het invullen hiervan. Het proces van vergunningsbehandeling zou op sommige onderdelen geoptimaliseerd kunnen worden. Zo wordt de behandeltijd als lang ervaren en kan ook het stellen van aanvullende vragen het proces vertragen. De informatie op de site is niet altijd voor iedere organisator duidelijk, terwijl ook de procedure niet altijd als eenvoudig wordt aangemerkt. Bij een optimalisatieslag verdient het aanbeveling om input van organisatoren mee te nemen.

74

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Bestuurlijke reactie

75

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

76

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

77

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Nawoord rekenkamer De rekenkamer heeft met genoegen kennis genomen van de reactie van het college op het onderzoeksrapport. De rekenkamer is verheugd dat de conclusies uit het onderzoek onderschreven worden. Zeer blij is de rekenkamer met het voornemen van het college om het duurzaamheidsbeleid en de uitvoeringsregels voor evenementen meer op elkaar af te stemmen, dan wel samen te voegen. Met betrekking tot de aanbeveling om de uitgaven en de inkomsten te specificeren, constateert de rekenkamer dat het college deze aanbeveling niet overneemt. Het feit dat de kosten voornamelijk bestaan uit ambtelijke inzet en het feit dat deze inzet jaarlijks voorafgaand aan het jaar verwerkt worden in de legesberekening, vormen voor de rekenkamer geen argumenten om de gemeenteraad deze informatie te onthouden. In de huidige werkwijze wordt de gemeenteraad namelijk geen inzicht geboden in de kosten en de opbrengsten gemoeid met evenementenvergunningen. Het organiseren van inloopbijeenkomsten om organisatoren te informeren, wordt door de rekenkamer toegejuicht en de rekenkamer is blij dat deze bijeenkomsten worden gecontinueerd. Wel vraagt de rekenkamer zich af in hoeverre de inloopspreekuren zullen zorgen voor een optimalisatie van het interne proces, zoals het college bij de vijfde aanbeveling stelt. De rekenkamer zal dit uiteraard met belangstelling volgen.

De rekenkamer ziet de opvolging van de aanbevelingen zeer graag tegemoet en heeft er vertrouwen in, dat de acties, zoals beschreven in de reactie van het college, zullen leiden tot een nog doelmatiger en doeltreffender manier van vergunningverlening voor evenementen.

78

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Lijst van bestudeerde documenten Lijst van gemeentelijke documenten algemeen Gemeente Súdwest-Fryslân, Evenementenkalender 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Evenementen, site gemeente. Gemeente Súdwest-Fryslân, Uitvoeringsregels, 7 juli 2020. Gemeente Súdwest-Fryslân, Algemene Plaatselijke Verordening 2021, 13 december 2018. Gemeente Súdwest-Fryslân, Collegebesluit, Algehele herziening Algemene Plaatselijke Verordening, 18 september 2018. Gemeente Súdwest-Fryslân, Duurzame evenementenbeleid, 26 januari 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Onderzoek Rekenkamer Ambtelijke beantwoording deelvragen, 10 mei 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Collegebesluit, Eerste wijziging APV 2018, 25 mei 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Raadsvoorstel, Verordening tot eerste wijziging van de APV, 8 juli 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Raadsvoorstel, Verordening tot tweede wijziging van de APV, 23 december 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Raadsvoorstel, APV, 13 december 2018. Gemeente Súdwest-Fryslân, Collegebesluit, Tweede wijziging APV, 9 november 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Besluitenlijst digitale raadsvergadering, 7 juli 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Besluitenlijst digitale raadsvergadering, 23 december 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Besluitenlijst raadsvergadering, 13 december 2018. Gemeente Súdwest-Fryslân, Collegeadvies, Uitvoeringsregels evenementen, 28 januari 2020.

Gemeente Súdwest-Fryslân, Burgemeestersadvies, Uitvoeringsregels evenementen, 28 januari 2020. Gemeente Súdwest-Fryslân, Collegeadvies, Duurzaamheidscriteria voor evenementen, 10 november 2020. Gemeente Súdwest-Fryslân, Collegeadvies, Duurzaamheidscriteria voor evenementen, 26 januari 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Handleiding voor draaiboek A-evenement, bijlage bij uitvoeringsregels. Gemeente Súdwest-Fryslân, Handleiding voor draaiboek B- en C-evenement, bijlage bij uitvoeringsregels. Gemeente Súdwest-Fryslân, Handleiding Schrijven van een draaiboek voor evenementen (nieuw draaiboek), bijlage bij uitvoeringsregels. Gemeente Súdwest-Fryslân, Procesbeschrijving, bijlage bij uitvoeringsregels. Gemeente Súdwest-Fryslân, Collegevoorstel, Koersdocument Evenementen, 12 november 2019. Gemeente Súdwest-Fryslân, Raadsvoorstel, Koersdocument Evenementen, 19 december 2019. 79

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Gemeente Súdwest-Fryslân, Koersdocument Evenementen, 19 december 2019. Gemeente Súdwest-Fryslân, Jaarstukken 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Uitvoeringsprogramma Vergunningen, Toezicht en Handhaving 2023. Rekenkamer Súdwest-Fryslân, Onderzoek Vergunningverlening, 2014. Gemeente Súdwest-Fryslân, Informatie raad, Jaarverslag Uitvoeringsprogramma Vergunningen, Toezicht en Handhaving 2022, 11 april 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Jaarverslag Uitvoeringsprogramma Vergunningen, Toezicht en Handhaving 2022. Gemeente Súdwest-Fryslân, Evaluatie Jaaruitvoeringsplan 2021. Veiligheidsregio Fryslân, Criteria & Handleiding Draaiboek voor evenementen, november 2017. Gemeente Súdwest-Fryslân, Uitvoeringsregels, 19 juli 2023 gepubliceerd.

Buurtbarbecue Gemeente Súdwest-Fryslân, Melding klein evenement, 3 augustus 2020. Gemeente Súdwest-Fryslân, Mail additionele vragen, 30 juli 2020. Mailverkeer organisator en gemeente: 23 juli 2020, 30 juli 2020, 30 juli 2020. Organisator, Samenvatting een melding melden of aanvragen, 11 juli 2020. Organisator, Coronaplan buurt barbecue, 23 juli 2020.

Fietstocht Organisatie X, mail, 12 februari 2019. Organisatie X, Aanvraagformulier, 13 februari 2019. Gemeente Súdwest-Fryslân en Organisatie X, mailverkeer, 22 maart 2019. Gemeente Súdwest-Fryslân, Interne mails. Gemeente Súdwest-Fryslân, Verklaring van geen bedenkingen, 26 april 2019. Organisatie X, routekaarten.

Festival Mailwisseling tussen gemeente, politie en organisatie, juli en augustus 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Ontvangstbevestiging en verzoek om aanvulling, 3 augustus 2021. Organisatie, aangepast draaiboek, 12 augustus 2021. Aanvraag ontheffing Alcoholwet. Gemeente Súdwest-Fryslân, Evenementenvergunning, 13 augustus 2021. 80

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Organisatie, Coronaplan, ongedateerd. Organisatie, Buurtbrief, ongedateerd. Organisatie, Huisregels, ongedateerd. Organisatie, Aanvullingen draaiboek, ongedateerd.

Oktoberfeest TenTech BV, Tentenboek, 8 maart 2017-10 mei 2022. Samenvatting Tijdelijk schenken van zwak alcoholhoudende dranken, 27 september 2022. Draaiboek oktoberfest Witmarsum 2022. Algemene Voorwaarden, Ljochtkuier 2022. Inzet verkeersregelaars, 19 juli 2022. Interne mailwisseling, gemeente Súdwest-Fryslân. Mailwisseling, Gemeente Súdwest-Fryslân – Organisatie. Aanmeldformulier, 3 maart 2022. Mailwisseling gemeente Súdwest-Fryslân – Politie. Gemeente Súdwest-Fryslân, Evenementenvergunning, 5 oktober 2022. Gemeente Súdwest-Fryslân, Administratie adviezen.

Lijst van overige documenten Rekenkamercommissie De Waddeneilanden, Onderzoek naar de verlening van evenementenvergunningen op de Waddeneilanden, 4 oktober 2016. Algemeen Dagblad, V. Schildkamp, Haaksbergen mocht vergunning nooit verlenen, 18 februari 2015. Parool, J. Roele, Vergunningen voor evenementen vaak te laat openbaar, 12 november 2022. Gemeenteblad, Uitvoeringsregels evenementen, 13 februari 2020. Gemeenteblad, Uitvoeringsregels evenementen, 14 juli 2020. Gemeenteblad, Uitvoeringsregels evenementen, 12 maart 2021.

Literatuur Adviescommissie Uitvoering Toeslagen (2019) Omzien in Verwondering, Interim-advies. Den Haag, 14 november 2019. Blom R (2020) Mixed Feelings? Comparing the Effects of Perceived Red Tape and Job Goal Clarity on HRM Satisfaction and Organizational Commitment Across Central Government, Government Agencies, and Businesses. Public Personnel Management 49 (3): 421-443.

81

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Bozeman B (1993) A Theory of Government “Red Tape”, Journal of Public Administration Research and Theory 3(3): 273-303. Bozeman B (2012) Multidimensional Red Tape: A Theory Coda, International Public Management Journal 15(3): 245-265. Bozeman B, DeHart-Davis L (1999) Red Tape and Clean Air: Title V Air Pollution Permitting Implementation as a Test Bed for Theory Development. Journal of Public Administration Research and Theory 9(1): 141–177. Bozeman B, Feeney MK (2011) Rules and Red Tape: A Prism for Public Administration Theory and Research. Armonk, NY: M.E. Sharpe. Bozeman B, Feeney MK (2011a) Rules and Red Tape. Armonk, NY: M.E. Sharpe Publishing. Brewer G, Walker RM (2010) The Impact of Red Tape on Governmental Performance: An Empirical Analysis, Journal of Public Administration Research and Theory 20(1): 233–257. Brewer GA, Walker RM (2010) Explaining Variations in Perceptions of Red Tape: A ProfessionalismMarketization Model. Public Administration 88(2): 418–438. Buchanan B (1975) Red-Tape and the Service Ethic: Some Unexpected Differences Between Public and Private Managers. Administration and Society 6: 423-444. Budding T, Ormel E (2018) Betere vergelijkbaarheid en meer transparantie verslaggeving gemeenten? Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie 92 (11/12): 391-400. Commissie BBV (2016) Wijzigingsbesluit BBV, maart 2016, inclusief Nota van Toelichting.

Commissie BBV (2017) Notitie Rente. https://commissiebbv.nl Commissie BBV (2020) Besluit Begroting en Verantwoording op hoofdlijnen verklaard. DeHart-Davis L (2008) Green Tape: A Theory of Effective Organizational Rules. Journal of Public Administration Research and Theory 19(2): 361-384. DeHart-Davis L, Pandey SK (2005) Red Tape and Public Employees: Does Perceived Rule Dysfunction Alienate Managers? Journal of Public Administration Research and Theory 15(1): 133–148. Kaufman H (1977) Red Tape: Its Origins, Uses and Abuses. Brookings (Washington, D.C.). Kaufmann W, Feeney M (2014) Beyond the Rules: The Effect of Outcome Favourability on Red Tape Perceptions. Public Administration 92(1): 178–191. Kaufmann W, Haans R (2021) Understanding the Meaning of Concepts Across Domains Through Collocation Analysis: An Application to the Study of Red Tape. Journal of Public Administration Research and Theory 31(1): 218–233. Meyer M (1979) Change in Public Bureaucracies. Cambridge University Press (Londen). Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Directie Bestuur & Financiën, reactie BZK op verzoek VNG, Verzoek nadere toelichting over wijze van rentetoerekening in vernieuwd BBV, 15 juni 2017. Moynihan DP, Pandey SK (2007) The Role of Organizations in Fostering Public Service Motivation. Public Administration Review 67(1): 40–53.

Sharma A, Gautam H, Richa Chaudhary R (2020) Red Tape and Ambidexterity in Government Units. International Journal of Public Administration 43(8): 736-743.

82

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Torenvlied R, Akkerman A (2012) Effects of Managers’ Work Motivation and Networking Activity on their Reported Levels of External Red Tape. Journal of Public Administration Research and Theory 22(3): 445–471. Van Loon NM, Leisink PL, Knies E, Brewer G. (2016) Red tape: Developing and validating a new jobcentered measure. Public Administration Review 76(4): 662–673. Welch EW, Pandey SK (2007) E-Government and Bureaucracy: Toward a Better Understanding of Intranet Implementation and its Effect on Red Tape. Journal of Public Administration Research and Theory 17(3): 379–404. Wu H, Leung S (2017) Can Likert Scales be Treated as Interval Scales? Journal of Social Service Research, 43(4): 527-532.

83

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Bijlage I Verslag van bevindingen Voorwoord In deze bijlage zal het beleid met betrekking tot evenementenvergunningen, zoals dat is vastgesteld door de gemeente, van een nadere analyse worden voorzien. Daarbij worden eerst de relevante bepalingen van de Algemene plaatselijke verordening geanalyseerd. Vervolgens zullen het koersdocument en de uitvoeringsregels besproken worden. Dit hoofdstuk licht verder de diverse handleidingen toe die gebruikt kunnen worden om de benodigde draaiboeken vorm te geven. Deze bijlage gaat tevens in op het proces van het verstrekken van evenementenvergunningen, zoals dat uit de diverse documenten, de interviews, de enquête, de vraaggesprekken en het experiment te destilleren is.

1. Het gemeentelijk beleid 1.1 Inleiding In een ambtelijke reactie wordt met betrekking tot het beleid het volgende gesteld: “De grondslag voor de evenementenvergunning is gelegen in artikel 2:24 en 2:25 van de Algemene plaatselijke verordening (APV). Ook is hierin, artikel 2:24 lid 3, het een en ander geregeld voor kleinschalige evenementen, ook wel de melding klein evenement genoemd. Om een goede uitvoering te geven aan de hoofdregel in de APV hebben we een aantal beleidsstukken (vastgesteld door het college / burgemeester), namelijk:  Uitvoeringsregels evenementen. Hierin is terug te lezen hoe wij een aanvraag voor een evenementenvergunning behalen. Hoe meer impact een evenement heeft, hoe zwaarder deze getoetst wordt.  Regels geluid bij evenementen. Hierin staan, naast algemene regels, verschillende locatieprofielen benoemd van evenementenlocaties die veel gebruikt worden. Op deze locatieprofielen staat o.a. vermeld waar het podium mag en kan staan en wat het dichtstbijzijnde geluidsgevoelige object is.  Duurzaamheidsbeleid” (Ambtelijke reactie, 10 mei 2023).

1.2 Algemene Plaatselijke Verordening 2021 Op 18 september 2018 besluit het college in te stemmen met de voorstellen tot wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en met verwerking daarvan in een algeheel herziene APV. De directe aanleiding hiervoor is de beoogde harmonisatie van de APV’s van de gemeenten SúdwestFryslân en Littenseradiel. Daarnaast worden door de VNG inhoudelijke en redactionele wijzigingen geadviseerd en worden er tevens vanuit de ambtelijke organisatie suggesties voor wijzigingen gedaan. Het ontwerp van de herziene APV wordt van 21 september 2018 tot en met 19 oktober 2018 ter inzage gelegd voor inwoners en andere belanghebbenden, hoewel dit niet verplicht is (Collegevoorstel, 18 september 2018). Met betrekking tot evenementen bevat de APV de volgende bepalingen. Op basis van artikel 2:25 lid 1 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is het verboden om zonder (of in afwijking van) een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Op de aanvraag voor een vergunning wordt in beginsel binnen acht weken na de datum van ontvangst van de aanvraag besloten. 84

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Deze termijn kan voor ten hoogste acht weken worden verdaagd (art. 1:2 lid 1 en 2 APV). Aan een vergunning kunnen voorwaarden worden verbonden (art. 1:4 lid 1 APV). De openbare orde en veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu kunnen gronden zijn om de vergunning te weigeren, terwijl tevens de vergunning kan worden geweigerd als de aanvraag minder dan vier, acht of veertien weken voor de datum van het evenement is ingediend (art. 1:8 lid 1, 2, 3 en 4 APV). Voor aan te wijzen categorieën van evenementen kan de vergunning geweigerd worden als de aanvraag daarvoor minder dan veertien weken voor de beoogde datum van het evenement is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet meer mogelijk is (art. 1:8 lid 4 APV). Onder een evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van bioscoop- en theatervoorstellingen, markten, kansspelen, het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen, betogingen en activiteiten als bedoeld in de Wet openbare manifestaties, speelgelegenheden (ex. Art.

2:39 APV), sportwedstrijden en andere reguliere activiteiten in en op een daarvoor bestemde locatie, niet zijnde vechtsportevenementen (hiervoor kan de burgemeester een categorie aanwijzen en dan vallen deze vechtsportevenementen onder de definitie van een evenement) (art. 2:24 lid 1 APV). Ook herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten op de weg, feesten, muziekvoorstellingen, wedstrijden op de weg of het ijs, straatfeesten of een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijd vallen onder de definitie van een evenement (art. 2:24 lid 2 APV). Een klein evenement betreft een eendaags evenement waarbij het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 150 personen, waarbij de activiteiten plaatsvinden tussen 10.00 en 23.00 uur en waarbij geen versterkte omroepactiviteiten plaatsvinden en geen versterkte muziek ten gehore wordt gebracht. Daarnaast mogen de activiteiten niet plaatsvinden op een rijbaan, een (brom)fietspad, een parkeerplaats en geen overlast veroorzaken voor het verkeer en de hulpdiensten. Tot slot mogen slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 vierkante meter (art. 2:24 lid 3 APV).

Geen vergunning is vereist voor kleine evenementen, maar dan moet de organisator ten minste 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan een melding hebben gedaan aan de burgemeester, waartoe een vastgesteld formulier dient (art. 2:25 lid 4 en 5 APV). 13 december 2018 wordt deze APV conform door de raad vastgesteld (Raadsvoorstel, 13 december 2018, Besluitenlijst raadsvergadering, 13 december 2018). Op 25 mei 2021 besluit het college in te stemmen met een wijziging van de APV. Aanleiding hiervoor is de wijziging van de modelverordening van de VNG, enkele interne voorstellen, een aantal redactionele verbeteringen, noodzakelijke wijzigingen en de beoogde deregulering (Collegebesluit, 25 mei 2021). De VNG adviseert om geen specifiek artikel met betrekking tot lachgasgebruik in de verordening op te nemen, aangezien het niet mogelijk is dit artikel strafrechtelijk te handhaven. Bij evenementen waarvoor een vergunningplicht geldt, is het mogelijk een verbod op lachgas als voorschrift in de vergunning op te nemen (Collegebesluit, 25 mei 2021). Om de uitvoering van de definitie van evenementen in het kader van deregulering te vereenvoudigen, wordt een aantal bepalingen in lid 3 van art. 2:24 APV aangepast om duidelijk te maken wanneer een klein eendaags evenementen is toegestaan zonder vergunning.

In de gewijzigde APV wordt onder een klein evenement een eendaags evenement verstaan, waarbij het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 150 personen, de activiteiten plaatsvinden tussen 10.00 en 23.00 uur, sprake is van achtergrondmuziek waarbij het geluidsniveau niet meer dan 60 decibel bedraagt, gemeten op de dichtstbijzijnde gevel, de activiteiten niet plaatsvinden op een (brom)fietspad, op een parkeerterrein of in een voetgangersgebied en geen overlast veroorzaken of anderszins een belemmering vormen voor het doorgaande verkeer, het openbaar vervoer en de 85

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

hulpdiensten (van een belemmering is in ieder geval sprake wanneer niet ten minste een vrije doorgang wordt gelaten van 3,5 strekkende meter), slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 vierkante meter per object (Nieuw artikel 2:24 lid 3 APV, Raadsvoorstel, 8 juli 2021). Ook straatartiesten hebben geen evenementenvergunning nodig om op te kunnen treden. Een bepaling hierover is aan lid 1 van art. 2:24 APV toegevoegd (art. 2:24 lid 1 h). Op aangeven van de VNG besteedt de gewijzigde APV tevens aandacht aan zichtbare uitingen van verboden organisaties. Hiertoe wordt onder meer art. 2:26 aangevuld met een tweetal leden: “Het is verboden bij een evenement zichtbaar goederen te dragen, bij zich te hebben of te vervoeren die uiterlijke kenmerken zijn van een organisatie die bij rechterlijke uitspraak of bestuurlijk besluit verboden is verklaard of is ontbonden vanwege een doel of werkzaamheid in strijd met de openbare orde” (art. 2:26a lid 2 APV). “Het verbod in het tweede lid geldt niet voor zover in het daarin geregelde onderwerp wordt voorzien door het Wetboek van Strafrecht” (art. 2:26a lid 3 APV) (Collegebesluit, 25 mei 2021, Raadsvoorstel, 8 juli 2021). Deze eerste wijziging van de APV wordt op 7 juli 2021 behandeld in de raad en conform vastgesteld (Raadsvoorstel, 8 juli 2021, Besluitenlijst digitale raadsvergadering, 7 juli 2021).

Op 9 november 2021 besluit het college in te stemmen met een tweede wijziging van de APV (Collegebesluit, 9 november 2021). Op instignatie van de algemene ledenvergadering van de VNG heeft de VNG actie ondernomen om het mogelijk te maken het lachgasverbod alsnog als separaat artikel toe te voegen. Deze tweede wijziging heeft geen directe gevolgen voor het evenementenbeleid, met uitzondering van een redactionele wijziging: de Drank en Horecawet wordt vervangen door de Alcoholwet. De tweede wijziging wordt tijdens de raadsvergadering van 23 december 2021 conform vastgesteld (Raadsvoorstel, 23 december 2021, Besluitenlijst digitale raadsvergadering, 23 december 2021). Op 22 juni 2023 wordt de derde wijziging op de APV door de raad vastgesteld. Met betrekking tot evenementen wordt voorgesteld de nieuwjaarduik toe te voegen aan de definities van ‘evenement’. Daarnaast bestaat de wens om de administratieve voorwaarden voor bepaalde herdenkingsplechtigheden, waaronder 4-mei herdenkingen, te vereenvoudigen. Het voorstel is daarom om in artikel 2:25 op te nemen dat de burgemeester in nadere regels bepaalde evenementen (waaronder bepaalde herdenkingsplechtigheden) kan aanwijzen waarvoor een eenvoudigere procedure kan worden gevolgd. Alle wijzigingsvoorstellen worden door de raad overgenomen (Raadsvoorstel, 22 juni 2023, Raadsvergadering en besluitenlijst, 22 juni 2023).

1.3 Het koersdocument 12 november 2019 besluit het college in te stemmen met het koersdocument Evenementen en besluit dit koersdocument ter instemming voor te leggen aan de gemeenteraad (Collegevoorstel, 12 november 2019). Het organiseren van evenementen vraagt om een visie, een integrale aanpak van alle producten, begeleiding en communicatie rond evenementen en een kritische beschouwing op huidige processen, vergunning, subsidies en eventlocaties, aldus het collegevoorstel. In het koersdocument staat hoe de visie wordt opgebouwd (Collegevoorstel, 12 november 2019). Tot dusver zijn alle aspecten die samenhangen met evenementen nog niet samengekomen in één integrale benadering en visie. Het document gaat in op de manier waarop die integrale benadering wordt opgebouwd, waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het participatietraject. De gemeenteraad stemt op 19 december 2019 in met het koersdocument (Raadsvoorstel, 19 december 2019).

86

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Gesteld wordt in het koersdocument, dat op jaarbasis bijna 400 evenementenvergunningen worden verstrekt, waarvan 90% terugkerend is (Koersdocument, p. 1). De gemeente vervult vooral een rol als vergunningverlener en facilitator (Koersdocument, p. 1). Openbare orde en risicobeheersing zijn de afgelopen jaren meer onder een vergrootglas gekomen met de nodige gevolgen voor de regelgeving ten aanzien van omgevingskwaliteit en vergunningen. Het ontbeert de organisatoren vaak aan kennis en middelen om hier adequaat dan wel tijdig op te anticiperen. De samenwerking tussen de organisatoren en de gemeente kan beter hierop worden ingericht (Koersdocument, p. 2). Tevens wordt de ambitie verwoord om toe te werken naar de vorming van een evenementenfonds in combinatie met privaat geld (Koersdocument, p. 2). In de loop van het visietraject zal antwoord op veel vragen verkregen moeten worden. Zo beoogt de gemeente op één kaart een duidelijk overzicht te creëren van de 400 vergunningen, een overzicht van spreiding in de tijd, inzicht in de rol van de gemeente, hoe inwoners met een goed idee geholpen kunnen worden, etc. (Koersdocument, p. 3).

Op 1 januari 2021 zal een duidelijke rolverdeling in het sterker positioneren van evenementen te zien moeten zijn, zal de mienskip de gemeentelijke dienstverlening met een 8 beoordelen en zal een mooie samenwerking zijn ontstaan op het gebied van relatiemarketing en fondsvorming (Koersdocument, p. 3). Met betrekking tot de dienstverlening heeft de directie op 30 oktober 2019 besloten tot het samenstellen van een kernteam evenementen dat in 2020 vorm gaat geven aan een evenementenloket. Het doel is het verbeteren van de dienstverlening richting de organisatoren (Koersdocument, p. 6). De visie zal op 2 juli 2020 vastgesteld worden in de gemeenteraad, aldus het koersdocument (Koersdocument, p. 7). Zover komt het niet. In 2023 is nog geen visie bekend. Ambtelijk wordt in dit verband het volgende aangegeven: “Voor wat betreft de Visie. Voor zover ik weet, is in 2020 alle aandacht gegaan naar corona en moet dit nog steeds worden opgepakt. Ik zal volgende week nog even navraag doen bij een collega, mocht het dan toch anders zitten dan kom ik hierover nog even op de lijn” (Ambtelijke reactie, 28 april 2023). In het ambtelijk wederhoor wordt in dit verband aangegeven dat onlangs nieuwe overleggen zijn ingepland om dit weer op gang te brengen (Ambtelijk wederhoor, 15 september 2023).

1.4 Uitvoeringsregels evenementen Op 11 februari 2020 stemmen de burgemeester en het college in met de concept uitvoeringsregels evenementen. Hoewel het vaststellen van beleidsregels met betrekking tot evenementen een bevoegdheid is van de burgemeester op basis van art. 174 Gemeentewet, bevat het evenementenbeleid tevens aspecten die de bevoegdheid en of de portefeuilles van het college raken. Te denken is daarbij aan milieuaspecten en aspecten op het gebied van economie, toerisme en handhaving. Daarom worden de uitvoeringsregels tevens voorgelegd aan het gehele college (Collegeadvies, 28 januari 2020, Burgemeestersadvies, 28 januari 2020). Het collegevoorstel bevat de volgende toelichting: “In januari 2015 hebben burgemeester en het college van B&W het evenementenbeleid ‘voor een evenwichtig vermaak’ vastgesteld. Dit beleid geeft een nadere invulling van de algemene afwegingscriteria openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en bescherming van het milieu. Daarmee werd de afgelopen jaren een duidelijk kader geboden voor het toetsen en beoordelen van vergunningaanvragen. Inmiddels zijn we 5 jaar verder. Landelijke ontwikkelingen, regionale samenwerking en ervaringen geven aanleiding om dit beleid te actualiseren.

Met LF2018 als vliegwiel zijn regionaal standaarden ontwikkeld zoals een model aanvraagformulier, een model vergunning, een handleiding voor een draaiboek draaiboek en een procesbeschrijving. De beleidsregels zijn vereenvoudigd en de regionale modellen zijn aangepast voor 87

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Súdwest-Fryslân. Deze documenten zijn online beschikbaar en leiden de organisator stapsgewijs door het proces” (Collegeadvies, 28 januari 2020). De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het eerdere beleid betreffen de volgende. Hoewel iedere gemeente bevoegd is om zelf evenementenbeleid vast te stellen zijn er grote voordelen om regionaal hetzelfde beleid te hanteren, opdat een organisator die in meerdere gemeenten evenementen organiseert, steeds met hetzelfde proces en uitgangspunten te maken heeft. Verder beoogt men van een omvangrijke beschrijving naar enkele korte regels te komen, waarbij het risicoprofiel doorslaggevend is voor de belasting bij de organisator. Tevens wordt een verplichting om een draaiboek aan te leveren ingevoerd en dient de organisator aan te geven hoe de verkeers- en publieksstromen worden geregeld, inclusief de bereikbaarheid en beschikbaarheid voor en van hulpdiensten. Aan de huidige vergunningen zijn vaak ‘pagina’s vol voorschriften’ verbonden. Dit wordt vervangen door een korte vergunning met daaraan gekoppeld het goedgekeurde draaiboek van de organisator. Het onderdeel geluid wordt in separaat beleid uitgewerkt (Collegeadvies, 28 januari 2020). In het ambtelijk wederhoor wordt in dit verband het volgende gesteld: “Inmiddels is dit weer aangepast en worden er wel weer voorschriften/voorwaarden verbonden aan de vergunningen.

Dit ook in het kader om op de juiste manier handhavend op te kunnen treden” (Ambtelijk wederhoor, 15 september 2023). Vanaf 13 februari 2020 worden de uitvoeringsregels ter inzage gelegd, opdat belanghebbenden hun zienswijze naar voren kunnen brengen (Gemeenteblad, 13 februari 2020). Aangezien geen zienswijzen worden ingediend over het ontwerp, besluiten de burgemeester en het college de uitvoeringsregels op 7 juli 2020 ongewijzigd vast te stellen (Gemeenteblad, 14 juli 2020). In het collegeadvies wordt melding gemaakt van een evenementenloket, waarmee het voor organisatoren duidelijker en gemakkelijker wordt om een aanvraag voor een evenementenvergunning in te dienen (Collegeadvies, 28 januari 2020). Ambtelijk wordt aangegeven dat dit loket nooit is gerealiseerd (Ambtelijk wederhoor, 15 september 2023). In de inleiding op de uitvoeringsregels wordt het belang van evenementen onderschreven, maar wordt ook gewezen op de keerzijde van evenementen. “In veel gevallen ervaren omwonenden van de evenementenlocatie overlast van geluid of verkeer. Tal van evenementen zijn in de afgelopen jaren gegroeid qua omvang en trekken zeer veel bezoekers. Dit vergt een bijzondere inspanning van organisatoren maar ook van de gemeente en hulpdiensten om de veiligheid van bezoekers en deelnemers te waarborgen” (Uitvoeringregels, 2020, p. 3).

Als wettelijke basis voor de vergunningverlening wordt de APV opgevoerd. Gesteld wordt, dat de APV onderscheid maakt in meldingsplichtige evenementen en vergunningsplichtige evenementen. Dit onderscheid is gemaakt in het kader van de deregulering. Organisatoren van kleine evenementen kunnen volstaan met het doen van een melding en hoeven niet de gehele vergunningsprocedure te doorlopen (Uitvoeringsregels, 2020, p. 3). De vier weigeringsgronden uit de APV (openbare orde en veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu) worden ook in deze uitvoeringsregels aangehaald. De uitvoeringsregels fungeren als beleidsregel en geven een nadere invulling aan de afwegingscriteria openbare orde en veiligheid, gezondheid en milieu. De burgemeester heeft een bestuurlijke bevoegdheid op het gebied van openbare orde en veiligheid (art. 172 en 174 Gemeentewet). De ruimtelijke aanvaardbaarheid van evenementen komt aan bod in een bestemmingsplan c.q. een omgevingsvergunning. Dit betreft een bevoegdheid van de gemeenteraad c.q. het college (Uitvoeringsregels, 2020, p. 4). De uitvoeringsregels hanteren een onderscheid tussen buitenevenementen en binnenevenementen. Bij buitenevenementen geldt, dat als buitenevenementen voldoen aan de criteria van art. 2:24 lid 3 APV, volstaan kan worden met een melding. Dit betreft de kleine evenementen.

Als buitenevenementen hier niet aan voldoen, moet een vergunning worden aangevraagd. Voor een 88