Bijlage 1 - onderzoeksrapport Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

binnenevenement in een gebouw dat bestemd is voor dat evenement, is een vergunning vereist als er over een periode van 24 uur meer dan 2.000 bezoekers komen. Als het binnenevenement plaatsvindt in een gebouw dat niet is bestemd voor dat evenement, is een vergunning vereist als er meer dan 150 bezoekers komen. Als er meer dan 50 en minder dan 150 bezoekers komen, kan worden volstaan met een melding (Uitvoeringsregels, 2020, p. 5). Uiterlijk 20 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt dient het evenement aangemeld te worden bij de gemeente. Daarbij dient tevens een risicoscan ingevuld te worden. Evenementen die later worden aangevraagd moeten passen in de reeds vastgestelde kalender, aldus de uitvoeringsregels (Uitvoeringsregels, 2020, p. 6). Later wordt gesteld dat voor buitenevenementen een vergunning kan worden aangevraagd nadat de evenementenkalender voor het betreffende jaar is vastgesteld. Er wordt geen vergunning voor het evenement verleend als er op die tijd en locatie al een evenement wordt georganiseerd dat op de evenementenkalender staat (Uitvoeringsregels, 2020, p. 9). In het ambtelijk wederhoor wordt gesteld dat men altijd probeert om tot een oplossing te komen (Ambtelijk wederhoor, 15 september 2023). De risicoscan bestaat uit een kwantitatief deel dat door de aanvrager wordt ingevuld en gecontroleerd wordt door de gemeente.

Dit kwantitatieve deel wordt beoordeeld aan de hand van een scoreschema. De gemeente betrekt vervolgens ook kwalitatieve aspecten die op basis van deskundigheid en ervaring beoordeeld worden. Op basis van het risicoprofiel dat aldus ontstaat worden evenementen onderverdeeld in drie categorieën: een A-evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s onwaarschijnlijk is, een B-evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s aannemelijk is en een Cevenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s zeer waarschijnlijk is. Tevens bevatten de uitvoeringsregels bepalingen met betrekking tot de geluidbelasting, waarbij verwezen wordt naar de beleidsnota ‘Regels geluid bij evenementen’. Ook worden regels gesteld met betrekking tot de opbouw- en afbouwtijden en de eindtijden van het evenement. Voor het daadwerkelijk verstrekken van alcoholhoudende dranken is een ontheffing van de Drank- en Horecawet nodig als voor de locatie geen Drank- en Horecawetvergunning is verleend. Mocht het evenement zich niet verhouden tot het geldende bestemmingsplan, dan zal tevens een omgevingsvergunning moeten worden aangevraagd om af te wijken van het bestemmingsplan.

In de vergunning zelf kunnen onder meer voorschriften worden gesteld met betrekking tot het terrein, het milieu, de constructies en de brandveiligheid, de bereikbaarheid, het informeren van omwonenden, de gezondheid, de openbare orde en veiligheid en de verkoop en het gebruik van lachgas (Uitvoeringsregels, 2020, p. 9). Op 14 februari 2023 stelt het college de nieuwe uitvoeringregels vast en deze geactualiseerde uitvoeringsregels worden op 19 juli 2023 gepubliceerd (Uitvoeringsregels, 19 juli 2023). De wijziging heeft met name betrekking op de indieningstermijn. Het collegevoorstel stelt in dit verband het volgende: “Gebleken is dat de indieningstermijnen voor het aanvragen van een evenementenvergunning te kort zijn om binnen de gestelde termijn een besluit op de aanvraag te nemen. Het uitzetten van een adviesaanvraag duurt minimaal twee weken en daarna moet dit worden verwerkt en beoordeeld. Vaak vindt er ook nog een overleg plaats met de organisatoren om het evenement door te bespreken. Bij dit overleg schuift indien nodig ook vaak een adviserende instantie aan. Dit overleg is van toegevoegde waarde om het evenement af te stemmen en indien nodig aan te passen zodat het evenement doorgang kan vinden. In de praktijk komt het erop neer dat een evenementenvergunning vlak voor het evenement wordt vergund.

Hierdoor is er geen ruimte meer voor belanghebbenden om op tijd bezwaar aan te tekenen tegen het besluit. Tevens is het voor organisatoren onzeker omdat zij graag ruim van te voren een besluit op de aanvraag willen ontvangen om alles goed voor te bereiden. Vaak wordt er dan ook contact opgenomen over de voortgang van hun aanvraag. 89

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Geadviseerd wordt om de termijnen als volgt te wijzigen: A-evenement uiterlijk 6 weken voorafgaand aan het evenement; B-evenement uiterlijk 12 weken voorafgaand aan het evenement; C-evenement uiterlijk 16 weken voorafgaand aan het evenement” (Collegeadvies, 14 februari 2023).

1.5 Procesbeschrijving De eerste bijlage bij de uitvoeringsregels betreft een procesbeschrijving. Dit proces start bij het aanmelden van een evenement en eindigt met het evalueren van het evenement na afloop. In het beleid van de gemeente wordt uitgegaan van drie behandelclassificaties: “1. Regulier evenement (A) De voor publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid. 2. Aandacht evenement (B) De voor publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid. 3. Risicovol evenement (C) De voor publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid” (Bijlage bij uitvoeringsregels, procesbeschrijving, p. 1).

In de inleiding van de procesbeschrijving wordt de relatie tussen de kwantitatieve risicoscan, de risicoclassificatie en de gekozen behandelclassificatie uiteengezet: “De kwantitatieve risicoscan is geen kritiek informatieproduct. De risicoscan kan weliswaar fungeren als hulpmiddel bij het bepalen van de behandelclassificatie, maar niet als risicoclassificatie. De scan is namelijk gebaseerd op een eenvoudig model waarbij aan de hand van een aantal variabelen wordt ingeschat of ze het risico op het verstoren van de openbare orde en veiligheid verhogen. Een optelling van de gegeven score aan die variabelen levert de risicoclassificatie op. Een goede risicoclassificatie moet gebaseerd zijn op het identificeren, analyseren en beoordelen van mediërende relaties tussen variabelen binnen het organisatie-, publieks-, activiteiten-, en omgevingsprofiel. Dergelijke complexe analyses zijn element van het risicoprofiel en het (integraal) vervaardigen daarvan is afhankelijk van de gekozen behandelclassificatie” (Bijlage bij uitvoeringsregels, procesbeschrijving, p. 2). Hieruit kan worden opgemaakt, dat de kwantitatieve risicoscan de input vormt voor de risicoclassificatie en dat de risicoclassificatie weer de input vormt voor het risicoprofiel.

Over het onderscheid tussen de risicoclassificatie, het risicoprofiel en de behandelclassificatie wordt ambtelijk het volgende gesteld: “De behandelclassificatie hangt af van de risicoscan. Elke organisatie doet deze scan. Dit kan bij het aanmelden voor de kalender of bij het aanvragen van het evenement. Uit de risicoscan komt een score. Dit kan zijn melding, A, B. of C. (van geen risico, tot verhoogd/zeer groot risico). Dit heet de risicoclassificatie. De letter bepaalt de behandeling van de aanvraag, dus 90

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

de behandelclassificatie. Het risicoprofiel kan worden ingevuld op onderdelen, waarbij je goed inzichtelijk hebt waar het risico zit. Bijv. de doelgroep (hooligans, mensen met een beperking), locatie (te klein voor aantal verwachte bezoekers, niet voldoende nooduitgangen)” (Ambtelijke reactie, 26 april, 2023). Uiterlijk 20 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt dient het evenement aangemeld te worden bij de gemeente. In het voorjaar van 2023 wijzigt de gemeente deze datum en moet men voor 1 september voorafgaand aan het jaar het evenement melden. De aanmeldperiode loopt dus van 1 april tot 1 september (Ambtelijk wederhoor, 15 september 2023). Hiertoe dient het aanmeldingsformulier en de kwantitatieve risicoscan ingevuld te worden. De gemeente beoordeelt de aangemelde evenementen en maakt op basis van het evenementenbeleid een afweging of het evenement op de evenementenkalender wordt geplaatst. De uitkomst van de risicoscan is daarvoor medebepalend. Het aanmeldingsproces wordt in de procesbeschrijving als volgt weergegeven:

Uit het bovenstaande schema wordt duidelijk, dat in deze fase de risicoclassificatie plaatsvindt. Vervolgens dient een vergunningaanvraag ingediend te worden. “Het doel van de aanvraag is inzicht te krijgen in de feiten en gegevens over het activiteitenprofiel, publieksprofiel, ruimtelijk profiel, organisatieprofiel, de risico-inschatting en het draaiboek. Daarbij is het van belang of het evenement wel of niet op de evenementenkalender is geplaatst. Als het evenement op de evenementenkalender is geplaatst kan volstaan worden met het aanvraagformulier evenementenvergunning en een draaiboek conform de criteria en handleiding voor evenementendraaiboeken. Als het evenement niet tijdig op de evenementenkalender geplaatst is moet het uitgebreidere aanvraagformulier evenementenvergunning met de kwantitatieve risicoscan worden ingevuld en tevens voorzien worden van het draaiboek” (Bijlage bij uitvoeringsregels, procesbeschrijving, p. 4). Voor het aanvragen gelden andere termijnen dan voor het aanmelden: “A- Evenement: 3 weken voorafgaand aan het evenement B- Evenement: 8 weken voorafgaand aan het evenement C- Evenement: 14 weken voorafgaand aan het evenement Een aanvraag bestaat in ieder geval uit een aanvraagformulier, een risicoscan en een draaiboek” (Bijlage bij uitvoeringsregels, procesbeschrijving, p. 4). 91

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Per juli 2023 zijn deze termijnen vervangen: A- Evenement: 6 weken voorafgaand aan het evenement B- Evenement: 12 weken voorafgaand aan het evenement C- Evenement: 16 weken voorafgaand aan het evenement (Uitvoeringsregels 2023, Bijlage I, 2023).

Deze laatste regel bevreemdt, aangezien in stap 1 (de aanmelding) al een risicoscan moet worden opgeleverd. Vermoedelijk heeft deze regel enkel betrekking op evenementen die niet op de evenementenkalender zijn geplaatst, maar de vraag rijst dan of voor deze evenementen de aanmelding wordt overgeslagen en dat dus in deze stap de risicoscan moet worden opgeleverd. Ambtelijk wordt deze gedachte bevestigd: “Wanneer de organisatie zijn evenement aanmeld(t) voor de kalender doen ze bij de aanmelding ook de risicoscan. Wanneer men zich niet heeft aangemeld of niet tijdig, dan moeten ze de risicoscan doen tezamen met de aanvraag. Dit hebben we slim verwerkt in het digitale aanmeldformulier en digitale aanvraagformulier” (Ambtelijke reactie, 26 april 2023). Over de verhouding tussen aanmelden en het aanvragen van een vergunning (stap 1 en stap 2) wordt ambtelijk het volgende gesteld: “De evenementenkalender is bedoeld om regionaal de inzet van hulpdiensten goed te regelen. Plus om te voorkomen (hier wordt vermoedelijk juist borgen bedoeld, red.) dat grote evenementen waarbij veel inzet van hulpdiensten vereist is goed te spreiden. Tot vorig jaar moest men inderdaad voor 20 oktober het evenement aanmelden voor de evenementenkalender.

Of het evenement nu is aangemeld of niet, de organisatie van het evenement moet altijd nog tijdig een aanvraag doen om ook daadwerkelijk een positief besluit van ons te ontvangen over hun aanvraag voor het mogen houden van het evenement. Als een organisatie zich niet aanmeldt voor de kalender, kan er nog altijd een aanvraag worden gedaan. Kans bestaat dan alleen dat het evenement niet kan op de door jouw gewenste locatie of dag” (Ambtelijke reactie, 26 april 2023).

Het proces verloopt in deze stap als volgt:

In ieder geval moet in deze tweede stap een draaiboek worden opgeleverd. In de derde stap wordt de behandelaanpak bepaald. Dit gebeurt op basis van de risicoclassificatie.

92

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Het procesverloop in deze stap ziet er als volgt uit:

Nu moet eigenlijk bij de aanvraag al een draaiboek worden ingediend. De omvang van dit draaiboek is afhankelijk van het type evenement (A, B of C). Het kan dus zijn dat het draaiboek gebaseerd is op een lichter type dan de uiteindelijke beoordeling in stap 3. Als het evenement door de vergunningverleners hoger geclassificeerd wordt dan de organisator in eerste instantie heeft aangegeven betekent dit dat het draaiboek niet volledig is en dat deze moet worden aangevuld. Op de vraag hoe de aanvrager nu in stap 2 al weet welk type draaiboek moet worden ingeleverd, wordt ambtelijk het volgende gesteld: “Door het doen van de risicoscan weten ze welk draaiboek ze moeten gebruiken. Naast dat men bij het aanmelden of aanvragen deze kan doen, is er ook een losse 93

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

risicoscan op onze website. Deze kan de organisatie doen zodat ze weten welk draaiboek ze moeten aanleveren. Noot: ruim 80% van onze evenementen zijn terugkerend. De meeste organisaties weten daarom allang wat voor soort evenement ze organiseren. Daarnaast hebben we dit jaar een paar aanpassingen gedaan. Zo is er nu nog maar 1 handleiding draaiboek. Zo hoeft men niet meer te kiezen welke ze moeten gebruiken, maar moet iedereen gebruik maken van dezelfde handleiding” (Ambtelijke reactie, 26 april 2023). Bij een A evenement kan de vergunningverlener nu direct een beschikking afgeven. Bij een B en C evenement volgt processtap 4. De vierde stap betreft de vormgeving van de advisering. Het doel van deze processtap is dat de relevante Openbare Orde en Veiligheidsdiensten (OOV-diensten), waaronder de gemeentelijke OOV adviseur, hun advies geven over de te behalen prestaties bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid bij een evenement. Dit advies vindt gevraagd of ongevraagd plaats. De gevraagde monodisciplinaire of integrale advisering is gebaseerd op de behandelclassificatie. Een OOV-dienst kan ongevraagd adviseren wanneer hij een risicovolle situatie signaleert bij een op de evenementenkalender vermeld evenement, ongeacht de vastgestelde behandelclassificatie.

Om invulling te geven aan deze processtap wordt de aanvraag voor een B of C evenement voor advies naar de OOV-diensten gezonden. Deze diensten geven binnen 10 werkdagen advies. Op verzoek van één of meerdere diensten wordt een aanvraag geagendeerd voor het kernteam veiligheid. Dit team bestaat uit vertegenwoordigers van alle OOV-diensten (de gemeente, de politie, de GHOR en de brandweer) onder voorzitterschap en regie van de gemeentelijke OOV adviseur. Dit team komt periodiek bijeen, bespreekt de geagendeerde aanvragen en voert een multidisciplinaire risicoanalyse uit. Dit team brengt gevraagd of ongevraagd advies uit aan de burgemeester. Andere aanvragen worden besproken in het gemeentelijke evenemententeam. Dit team bestaat uit vertegenwoordigers van gemeentelijke teams die bij evenementen betrokken zijn, onder voorzitterschap van de medewerker vergunningverlening. In dit team zijn in ieder geval de volgende taken vertegenwoordigd: vergunningverlening, verkeer, toezicht, handhaving, kabinet, ondersteuning, en OOV. Tevens sluit de politie bij dit overleg aan. Het procesverloop in deze stap ziet er als volgt uit:

94

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Aan de hand van dit procesverloop valt op te maken dat een onderscheid wordt gemaakt tussen monodisciplinaire en multidisciplinaire advisering. Deze laatste vorm van advisering wordt in het eerste schema integrale advisering genoemd. De multidisciplinaire advisering wordt uitgevoerd door 95

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

het kernteam veiligheid. Uiteindelijk wordt in alle gevallen door het team Vergunningen van de gemeente beoordeeld in hoeverre het mono- of multidisciplinaire advies wordt overgenomen als voorschrift bij de vergunning. In de vijfde stap wordt dan een besluit op de aanvraag genomen, terwijl de zesde stap de voorbereiding van de OOV-diensten betreft. Op basis van het actuele risicoprofiel stellen de OOVdiensten de operationele strategie vast. Als de risico’s die overblijven na de inzet van alle mogelijke maatregelen zodanig is dat de uitvoering door één of meer OOV-diensten noodzakelijk wordt geacht dan worden afspraken gemaakt over de inzet van een veiligheidsteam tijdens het evenement. Partijen stellen een draaiboek overheid op waarin afspraken, scenario’s en procedures staan vermeld. In de zevende stap wordt het toezicht, de handhaving en de integrale operationele uitvoering van de OOV-diensten vormgegeven. In deze stap wordt het toezicht uitgeoefend, worden de vergunningsvoorschriften gehandhaafd en worden de veiligheidsdiensten operationeel ingezet. Deze taken starten al tijdens de opbouw van het evenement (uitvoeren van een schouw). Gemeentelijke toezichthouders zijn primair verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de vergunningvoorschriften. Aan de hand van het risicoprofiel worden prioriteiten gesteld.

Geconstateerde overtredingen kunnen bestuursrechtelijk worden gehandhaafd. Het veiligheidsteam kan deelnemen aan de schouw en komt tijdens het evenement op gezette tijden bijeen om samen met een vertegenwoordiger van de organisator het verloop van het evenement te bespreken, eventuele onveilige situaties te beoordelen en multidisciplinair met de organisator op te lossen. Van de uitvoering wordt verslag gedaan en dit verslag gaat ter verantwoording naar het bevoegd gezag. Tot slot worden alle processtappen in de achtste stap geëvalueerd (Bijlage bij uitvoeringsregels, procesbeschrijving). Met betrekking tot het proces in formele zin geeft de gemeente in een schriftelijke reactie het volgende aan: “Een aanvraag komt binnen via de post of digitaal via een webformulier. Het streven is om binnen twee weken de aanvraag te toetsen op volledigheid. Na deze toetsing wordt er een ontvangstbevestiging verzonden en indien nodig begeleid met een verzoek tot aanvulling. Zodra de aanvraag compleet is, wordt deze inhoudelijk getoetst en waar nodig worden adviesvragen uitgezet naar de interne en externe partners. Bij grotere evenementen wordt de aanvraag besproken in het evenementen- of veiligheidsoverleg. De meeste evenementen worden in de periode april t/m augustus georganiseerd.

In deze periode is de behandelvolgorde niet altijd de volgorde van binnenkomst, maar wordt er ook gekeken naar de datum van het evenement. Het kan hierdoor voorkomen dat een organisatie langer moet wachten op ons besluit. De aanvrager wordt hiervan op de hoogte gebracht. Als de vergunning kan worden verleend, wordt deze verstuurd naar de aanvrager. Bij B en C evenementen of bij evenementen met verkeersafsluitingen, worden de vergunningen ook gepubliceerd op www.officielebekendmakingen.nl. Het proces wordt doorlopen volgens onze uitvoeringsregels, welke zijn gebaseerd op de richtlijn HEV2018; Proces model evenementenveiligheid van het instituut Fysieke Veiligheid. Bij zeer kleine en enkelvoudige evenementen wordt in overleg met de aanvrager bepaald welke gegevens wel of niet van toepassing zijn, gelet op inspanningen wederzijds. Dit ontslaat de aanvrager niet van het aanleveren van een draaiboek, waarin duidelijk moet worden opgenomen wat georganiseerd wordt en hoe. Dit jaar zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd, zoals:

96

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

 Per 1 april 2023 is onze internetpagina verbeterd met nieuwe informatie, e-formulieren en handleidingen.  In gebruik name nieuw zaaksysteem (CLO). Bij het inrichten van dit zaaksysteem zijn meerdere verbeteringen doorgevoerd: o De aanvrager krijgt nu binnen 2 werkdagen een ontvangstbevestiging i.p.v. na 2 werkweken. o De processtappen zijn beter uitgewerkt in de vorm van taken voor de behandelend ambtenaar. o De gehele communicatie met de aanvrager verloopt via e-mail.  In 2023 zijn en worden er veelvuldig informatieavonden georganiseerd om aanvragers het belang van een goed draaiboek bij te brengen en tevens praktische uitleg te geven over de invulling van de gestelde regels” (Ambtelijke reactie, 10 mei 2023). “Vanwege de overstap naar een nieuw zaaksysteem zal er beter gemonitord worden op onderdelen zoals doorlooptijden, uitkomsten en aantal vergunningen. Op basis van deze gegevens zullen gerichtere procesverbeteringen worden voorgesteld en doorgevoerd” (Ambtelijke reactie, 10 mei 2023). Hierop wordt in het ambtelijk wederhoor het volgende aangevuld: “De communicatie wordt ook steeds meer telefonisch gedaan als het gaat om uitleggen over nut en noodzaak van het draaiboek en/of tekeningen. Maar ook in een meer helpende vorm” (Ambtelijk wederhoor, 15 september 2023).

Bij de uitvoeringsregels zoals deze in juli 2023 geactualiseerd worden, wordt tevens een nieuwe procesbeschrijving als bijlage toegevoegd. De deadline voor het aanmelden blijft hierin staan op 20 oktober (Bijlage I, procesbeschrijving, p. 3). Zoals boven aangegeven, zijn de indieningstermijnen verlengd. Voor het overige zijn geen wijzigingen doorgevoerd.

1.6 Draaiboeken In de bijlagen bij de uitvoeringsregels zijn tevens handleidingen opgenomen om een draaiboek vorm te geven. Als een evenement niet gecategoriseerd kan worden als klein evenement, moet de organisator een vergunning aanvragen. Het doel van de aanvraag voor een evenementenvergunning is inzicht te krijgen in de feiten en gegevens over het activiteitenprofiel, publieksprofiel, ruimtelijk profiel, organisatieprofiel, de risico-inschatting en het draaiboek (Handleiding voor draaiboek, Aevenement, p. 2). In de handleiding wordt gesteld, dat de aanvraag voor een evenementenvergunning in de categorie A-evenement uiterlijk 3 weken voorafgaand aan het evenement ingediend moet worden. De organisator van een A-evenement dient in het draaiboek op verschillende aspecten in te gaan. Zo moet beschreven worden hoe de organisatie eruit ziet, wat voor soort evenement het betreft, de datum en tijdstip van het evenement, het activiteitenprofiel, de locatie en de doelgroep. Tevens moet minimaal één plattegrond te worden ingediend (en bij gebruikmaking van tenten twee plattegronden). Daarbij moeten de plattegronden op een schaal van 1:200 worden vormgegeven en voorzien worden van een legenda en een noordpijl. Aangegeven moet worden hoe met de toegankelijkheid en aanwezigheid van sanitaire voorzieningen voor minder validen rekening wordt gehouden.

Daarnaast zal in de plattegrond aangegeven moeten worden hoe de calamiteitenroutes lopen, waar zich de brand- en rookwerende scheidingsconstructies bevinden, welke draairichting de doorgangen hebben, waar zich de noodverlichting en de brandblusvoorzieningen bevinden, etc. Voor tenten, podia en tribunes dienen constructietekeningen en certificaten aangeleverd te worden. Daarbij dient de richtlijn voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag voor een evenementenvergunning gevolgd te worden. Als meer dan 150 personen gelijktijdig aanwezig zijn in 97

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

een tent, dient een tentenboek te worden opgeleverd. Ook moeten de bak- en braadkramen aangegeven worden en de wijze van bereiding (elektra, gas, etc.). Verder moet aangegeven worden hoe de organisator met het afval omgaat, waarbij de reiniging en de vuilverwerking beschreven dient te worden. Als er wegen moeten worden afgezet, dient dat eveneens beschreven te worden en datzelfde geldt voor de parkeergelegenheid. Ook zal de organisator een omwonendenbrief moeten opstellen, om op die manier te voorzien in een goede communicatie en zullen huisregels opgesteld moeten worden voor de bezoekers van het evenement. Minimaal twee EHBO hulpverleners zullen aanwezig moeten zijn en daarnaast geldt een norm van één hulpverlener per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers. Per 150 bezoekers zal minimaal een toilet aanwezig moeten zijn, terwijl per 250 bezoekers minimaal een beveiliger aanwezig dient te zijn. Tevens moet het draaiboek een scenario analyse te bevatten, waarin wordt aangegeven hoe mogelijke risico’s worden ingeschat en beheerst (Handleiding voor draaiboek, A-evenement). De uitvoeringsregels bevatten tevens een handleiding voor een draaiboek voor een B- of een Cevenement (Handleiding voor draaiboek, B- of C-evenement). De aanvraag voor de evenementenvergunning in de categorie B-evenement dient uiterlijk 8 weken voorafgaand aan het evenement ingediend te worden.

Een aanvraag voor een C-evenement uiterlijk 14 weken. Het draaiboek voor een B- of een C-evenement verschilt niet van elkaar. Aan B- of C-evenementen worden hogere eisen gesteld dan aan A-evenementen. Bij de beschrijving van de organisatie dient tevens een organogram te worden geleverd (Hoofdstuk 1). Waar bij een Aevenement kan worden volstaan met 2 plattegronden (evenemententerrein en inrichting tenten), wordt bij een B- of C-evenement tevens een plattegrond vervoer gevraagd, waarin een verkeers- en parkeerplan worden uitgewerkt. Bij het onderdeel brandveiligheid (Hoofdstuk 4) dienen de locaties, het type stof en de opslagwijze van brandgevaarlijke stoffen vermeld te worden. Ook moet worden aangegeven of er mogelijk vlammenwerpers worden ingezet, waarbij onder meer de minimale afstand tot het publiek en de artiesten moet worden aangegeven. Als overnacht wordt, moet aangegeven worden welke faciliteiten zijn getroffen ten behoeve van de brandveiligheid en hoe het toezicht wordt uitgeoefend tijdens de overnachting. Bij het onderdeel logistiek (Hoofdstuk 6) dienen bij afsluitingen of omleidingen voldoende bevoegde en herkenbare verkeersregelaars aangesteld te worden. Bij het onderdeel communicatie dient beschreven te worden hoe de diverse disciplines (organisatie met commandopost, EHBO, Beveiliging, Overig) met elkaar in verbinding staan.

Bij het onderdeel gezondheid (Hoofdstuk 9) dient een omschrijving gegeven te worden van de faciliteiten met betrekking tot hygiëne indien overnacht wordt, waarbij een norm van 1 toilet op 60 bezoekers geldt. Bij het onderdeel openbare orde en veiligheid moet een netto capaciteitsberekening van het evenemententerrein worden aangeleverd, waarbij wordt uitgegaan van 2,4 bezoeker per m2. Tevens moet worden aangegeven op welke wijze voorkomen wordt dat er een te grote publieksdrukte ontstaat. Daarnaast moet worden aangegeven hoe de landelijke richtlijnen van het drugsbeleid worden gehandhaafd. Bij bepaalde evenementen is de kans aanwezig dat er (rivaliserende) groepen aanwezig zijn. Om problemen op het gebied van openbare orde en veiligheid te voorkomen, moet een inschatting worden gemaakt of hiervan sprake kan zijn en moet beschreven worden hoe hiermee wordt omgegaan (bijvoorbeeld het opnemen in de huisregels dat het dragen van verenigingsuitingen niet is toegestaan) (Handleiding voor draaiboek, B- of C-evenement). Voor het onderdeel milieu worden voor het draaiboek voor een B- of een C-evenement dezelfde eisen gesteld als voor een A-evenement (Hoofdstuk 5). In een enkel geval worden voor het draaiboek voor een A-evenement eisen gesteld die niet voor het draaiboek voor een B- of een C-evenement gelden.

Zo moet voor een A-evenement aangegeven worden hoe voorkomen wordt dat er geparkeerd wordt op plaatsen die niet op de tekening zijn aangegeven. Tevens moet worden aangegeven hoe, en wanneer, parkeerplaatsen worden afgezet indien deze onderdeel zijn van het evenemententerrein (of wanneer daar activiteiten plaatsvinden waardoor deze plaatsen niet bereikbaar zijn) (Handleiding 98

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

voor draaiboek, A-evenement, p. 7). Deze eisen komen niet specifiek terug in het draaiboek voor een B- of een C-evenement. Ambtelijk wordt aangegeven, dat in 2023 nog maar met één draaiboek wordt gewerkt: “We dit jaar een paar aanpassingen gedaan. Zo is er nu nog maar 1 handleiding draaiboek. Zo hoeft men niet meer te kiezen welke ze moeten gebruiken, maar moet iedereen gebruik maken van dezelfde handleiding” (Ambtelijke reactie, 26 april 2023). Dit draaiboek wordt als bijlage toegevoegd bij de uitvoeringsregels van juli 2023. Een eerste punt dat opvalt bij de analyse van deze nieuwe handleiding is de aanmeldingstermijn: van 1 april tot 1 september kan een evenement voor de evenementenkalender worden aangemeld (Nieuw draaiboek, p. 6). Vanaf 1 september wordt de evenementenkalender besproken en uiterlijk 1 december wordt de evenementenkalender vastgesteld. Tevens zijn de termijnen voor het indienen van een aanvraag verlengd. Een A-evenement dient 6 weken voorafgaande aan het evenement te worden aangevraagd (was 3 weken), een B-evenement 12 weken (was 8 weken) en een C-evenement 16 weken (was 14 weken) (Nieuw draaiboek, p. 6). De nieuwe handleiding bevat een stappenplan, waarbij duidelijk wordt wat het onderscheid is tussen het aanmelden en het aanvragen (Nieuw draaiboek, p. 6).

De instructies voor het nieuwe draaiboek vertonen veel overeenkomsten met de eerdere instructies voor een A-, B- of C-evenement, maar wijken daar soms ook vanaf. Bij hoofdstuk 1 behoeft geen organogram te worden ingeleverd, zoals bij de instructies voor een B-, of C-evenement, wel worden de contactgegevens gevraagd van de EHBO, de beveiliging, de verkeersregelaars, de catering en de muziek: deze gegevens werden eerder niet verlangd (Nieuw draaiboek, p. 7). Bij hoofdstuk 2 worden dezelfde gegevens opgevraagd als bij de eerdere instructies. Deze gegevens hebben betrekking op het soort evenement, de datum en de tijd van het evenement, de locatie en het publiek. Daarnaast wordt in de nieuwe instructie een activiteitenprofiel gevraagd, waarbij beschreven moet worden wat er op welke dag en op welke locatie en tijdstip precies gedaan wordt en hoe de veiligheid geborgd wordt (Nieuw draaiboek, p. 7 en 8). Daarbij wordt doorverwezen naar nadere regels, als bijvoorbeeld een braderie of een tentfeest georganiseerd wordt. Minimaal één plattegrond wordt in hoofdstuk 3 gevraagd (evenemententerrein) en afhankelijk van de situatie dient daarnaast een plattegrond inrichting tenten te worden ingestuurd. De eisen voor deze plattegronden komen overeen met de eerdere instructies voor A-, B- of C-evenementen.

Voor tenten en andere bouwwerken dienen net als bij de eerdere handboeken constructietekeningen en certificaten aangeleverd te worden. Daarbij dient de richtlijn voor constructieve toetsingscriteria evenementenvergunning gevolgd te worden. De informatie die verder moet worden opgeleverd met betrekking tot de brandveiligheid en de constructies, komt overeen met de instructie voor een B- of een C-evenement. Bij het onderdeel brandveiligheid dienen bijvoorbeeld de locaties, het type stof en de opslagwijze van brandgevaarlijke stoffen vermeld te worden. Als de activiteit plaatsvindt in een gebouw met meer dan 150 personen, dan moet een melding brandveilig gebruik worden gedaan. Deze melding werd in eerdere instructies niet gevraagd. Op het gebruik van vlammenwerpers behoeft niet meer specifiek te worden ingegaan. Ook wordt niet meer specifiek ingegaan op evenementen waarbij overnacht wordt. Voor kermisattracties worden extra eisen gesteld (Nieuw draaiboek, p. 13). Verder moet aangegeven worden hoe de organisator met het afval omgaat, waarbij de reiniging en de vuilverwerking beschreven dient te worden. De instructies op het gebied van milieu wijken niet af van de eerdere constructies. Wel wordt in de nieuwe instructie aandacht gevraagd voor het onderdeel duurzaamheid. In hoofdstuk 6 wordt net als in de eerdere instructies een afzettingsplan en een omleidingsplan gevraagd.

Als gebruik wordt gemaakt van vrijwilligers die worden ingezet als verkeersregelaars, dan 99

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

moeten zij voldoen aan de bepalingen in de Regeling verkeersregelaars. Dit houdt onder meer in, dat deze personen een instructie gevolgd moeten hebben. Via verkeersregelaarsexamen.nl kunnen de verkeersregelaars uitgenodigd worden om deel te nemen aan de instructie. Deze instructie was nog niet expliciet verwoord in de eerdere handleidingen. In hoofdstuk 6 wordt tevens een derde plattegrond gevraagd waarin een verkeersplan/parkeerplan wordt weergegeven als er afsluitingen of omleidingen zijn. Dit geldt met name voor de grote evenementen met veel deelnemers of bezoekers. Beschreven moet worden hoe voorkomen wordt dat geparkeerd wordt op plaatsen die niet op de tekening zijn aangegeven. Het onderdeel parkeren kwam in de handleiding voor B- en C-evenementen terug in Hoofdstuk 3, bij de plattegrond Vervoer (Handleiding voor draaiboek, B- en C-evenement, p. 6). De omwonendenbrief dient net als in eerdere handleidingen ter goedkeuring aan de gemeente voorgelegd te worden. Bij het onderdeel communicatie behoeft niet meer aangegeven te worden hoe de diverse disciplines met elkaar in verbinding staan. Bij het onderdeel geluid wordt net als in eerdere handleidingen verwezen naar de separate regels met betrekking tot geluid, zij het dat in de nieuwe handleiding de algemene geluidstijden uit deze regels expliciet worden benoemd.

Niet meer wordt gevraagd naar de technieken die worden toegepast om hinder door muziekgeluid zo veel mogelijk te beperken. De eerdere handleidingen vragen hier nog wel om. Bij het onderdeel gezondheid wordt niet meer specifiek ingegaan op evenementen waarbij overnacht wordt, een instructie die in de handleiding voor een B- of C-evenement nog wel staat vermeld. Minimaal twee EHBO hulpverleners zullen aanwezig moeten zijn en daarnaast geldt een norm van één hulpverlener per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers. Per 150 bezoekers zal minimaal een toilet aanwezig moeten zijn. Deze eisen komen overeen met de eerdere handleidingen. Bij het onderdeel openbare orde en veiligheid behoeft geen netto capaciteitsberekening te worden opgeleverd, zoals nog wel wordt gevraagd bij B- en C-evenementen. Op het voorkomen van te grote publieksdrukte wordt niet meer expliciet ingegaan. Het aantal beveiligers dat definitief moet worden ingezet, wordt in overleg met de politie bepaald. Dit is afhankelijk van het risicoprofiel en de grootte van het evenemententerrein. De eerdere handleidingen gaan nog uit van één beveiliger per 250 bezoekers, hoewel ook in deze eerdere handleidingen wordt gesteld, dat afhankelijk van het risicoprofiel en de grootte van het terrein dit kan worden aangepast.

Tevens moet het draaiboek, net als bij de eerdere instructies, een scenario analyse te bevatten, waarin wordt aangegeven hoe mogelijke risico’s worden ingeschat en beheerst. Aangegeven moet worden hoe wordt voorkomen dat alcoholhoudende dranken worden verstrekt of doorgegeven aan personen jonger dan 18 jaar. Ook deze instructie staat in de eerdere handleidingen opgenomen. Niet meer behoeft te worden aangegeven hoe de landelijke richtlijn van het drugsbeleid worden gehandhaafd. Ook behoeft niet te worden ingegaan op de kans dat rivaliserende groepen aanwezig zijn (Nieuw draaiboek). De nieuwe instructies melden tot slot, dat mogelijk meer ontheffingen nodig zijn. Deze ontheffingen kunnen betrekking hebben op kampeerontheffingen, de zondagswet, Natura 2000-gebieden, etc. (Nieuw draaiboek, p. 21).

1.7 Evenementenbeleid In aanvulling op de uitvoeringsregels wordt in 2020 het evenementenbeleid geactualiseerd. Het college stelt op 26 januari 2021 het duurzame evenementenbeleid definitief vast (Gemeenteblad, 12 maart 2021). Het duurzame evenementenbeleid wordt mede geactualiseerd op basis van een aantal duurzaamheidscriteria. Op 10 november 2020 stemt het college in met de aangepaste 100