Bijlage 1 - onderzoeksrapport Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân

Op het gebied van toezicht vermeldt het VTH jaarverslag 2022 het volgende: Met toezicht zijn, via het integrale evenementenoverleg, afspraken gemaakt over het toezicht bij evenementen. Dit gebeurt ook in overleg met politie. Daarbij is ook meer ingestoken op controle (schouw) voorafgaand aan een evenement. Door de genoemde toename van het aantal evenementen is hierop ook door toezicht meer inzet gepleegd dan van te voren werd verwacht. Hieronder valt ook de inzet tijdens de Sneekweek en de jaarwisseling” (VTH Jaarverslag 2022, p. 26). Het team toezicht, handhaving en de BOA’s hebben in 2022 1.395 uur besteed aan toezicht op evenementen (begroot was 900). 13 vergunningcontroles zijn uitgevoerd, waarbij 2 overtredingen zijn geconstateerd. 138 registraties algemeen toezicht Sneekweek zijn gedaan en 132 registraties jaarwisseling interventies, carbidschieten en vuurbulten en gedaan (VTH Jaarverslag 2022, p. 25). Het aantal uitgebrachte adviezen en schouws is als volgt weer te geven, waarbij duidelijk is te zien hoe de coronamaatregelen doorwerken hierop (Evaluatie IVP 2021, p. 14):

44

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Evenementenveiligheid 60 50 40 30 20

10 0 2017

2018

2019

Aantal geleverde adviezen

2020

2021

Aantal uitgevoerde schouws

Aan de hand van de casestudies wordt duidelijk, dat de gemeente aanvragen daadwerkelijk en vrij nauwgezet controleert. Zo wordt de aangeleverde tekening voor een buurtbarbecue gecheckt door de gemeente en geconstateerd wordt, dat deze niet juist is (de huisnummering klopte namelijk niet). Ook worden draaiboeken, coronaplannen en technische tekeningen daadwerkelijk gecontroleerd, zo wijst de festival casus uit. Als het VTH Jaarverslag 2022 naast het VTH uitvoeringsprogramma 2023 wordt gelegd, valt het volgende op:

Evenementenaanvragen, advies constructies (team vergunningen, cluster constructies) Controles evenementen (team toezicht en handhaving, cluster Wabo bouw/ro toezicht) Evenementen (aanvragen, maatwerk) (Team vergunningen, cluster APV/bz wetten) Toezicht evenementen, inzet vuurwerk/carbid (team toezicht en handhaving, BOA’s)

VTH uitvoeringsprogramma 2022 Aantal Uur/st Totaal 40

Gerealiseerd 2022 Aantal 20

Uur/st 0,5

Totaal 10

10

3

30

13

4,3

56

400

5

2.000

405

4,5

1.815

900

1.395

VTH uitvoeringsprogramma 2023 Aantal Uur/st Totaal 55 0,7 39

30

400

3

1.200

900

45

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hieruit valt op te maken, dat voor advies constructies in 2022 minder uur is besteed dan geraamd, terwijl men voor 2023 toch het geraamde aantal uur uit 2022 handhaaft. Het omgekeerde komt men tegen bij de controle op evenementen. Dit blijkt in 2022 meer uur gekost te hebben. De planning voor 2023 wordt hier echter niet op aangepast. Zeer opmerkelijk is de inzet op het gebied van aanvragen en maatwerk. Hier sluit de realisatie in 2022 goed aan op de raming, maar vervolgens raamt men voor 2023 800 uur minder in, terwijl men uitgaat van hetzelfde aantal aanmeldingen of aanvragen (400). Op het gebied van toezicht heeft men bijna 500 uur meer nodig in 2022 dan geraamd. Ook hier wordt de planning voor 2023 niet op aangepast. In het ambtelijk wederhoor is geen additionele informatie verstrekt met betrekking tot deze bevindingen.

3.3.2

Draagvlak

Het college betrekt op gezette tijden de raad. Zo wordt op 13 december 2018 de APV voorgelegd aan de raad. Nadien worden ook de wijzigingen van de APV voorgelegd aan de raad (op 8 juli 2021 en op 23 december 2021). Het koersdocument Evenementen wordt eveneens voorgelegd aan de gemeenteraad (op 19 december 2019). In positieve zin valt op, dat de uitvoeringsregels evenementen niet enkel worden vastgesteld door de burgemeester, hoewel deze hiertoe wel bevoegd is, maar worden voorgelegd aan het gehele college. Een en ander hangt samen met het gegeven, dat het evenementenbeleid tevens aspecten bevat die de portefeuilles van andere collegeleden raken (Collegeadvies, 28 januari 2020). De uitvoeringsregels worden op 13 februari 2020 ter inzage gelegd, opdat belanghebbenden hun zienswijze naar voren kunnen brengen. Ook wordt het nieuwe duurzame evenementenbeleid op 10 november 2020 zes weken ter inzage gelegd voordat het college dit beleid op 26 januari 2021 definitief vaststelt. Het VTH jaarverslag 2022 wordt op 11 april 2023 door het college vastgesteld en als actieve informatie aangeboden aan de raad (Informatie raad, 11 april 2023). Dit VTH jaarverslag 2022 geeft met betrekking tot evenementen de volgende toelichting: “De coronamaatregelen zijn in de eerste periode meer losgelaten, waardoor evenementen georganiseerd konden worden.

De nieuwe uitvoeringsregels evenementen bleken hierbij voor veel organisatoren onbekend. Aanvragen waren vaak onvolledig. Dit heeft veel inzet gevraagd van de gemeente. Veel organisatoren zijn vrijwilligers. Het is belangrijk om aan de voorkant te investeren en ruime indieningstermijnen aan te houden. In 2023 worden hiervoor infoavonden gehouden en wordt gewerkt aan verbeteren van informatieverstrekking” (VTH Jaarverslag, p. 26).

3.3.3 Commitment uitvoerders De interne samenwerking zou verder geoptimaliseerd kunnen worden. Nu gebeurt het wel, dat strengere regels vanuit het Rijk worden vertaald door andere afdelingen. De medewerkers die zich bezig houden met evenementenvergunningen worden hier dan in een vrij laat stadium mee geconfronteerd en dienen deze strengere regels dan door te voeren in het evenementenbeleid. Dit kan tot onbegrip leiden bij de organisatoren. Hoewel de burgemeester bevoegd is om een evenementenvergunning te verstrekken, zijn in de praktijk ook andere collegeleden hierbij betrokken (vanuit economische gastvrijheid en cultuur & sport). Collegeleden zijn daarbij soms coulanter dan de ambtenaren. “Organisatoren weten over het algemeen goed hun weg te vinden naar collegeleden en dit heeft zeker effect”, wordt in dit verband wel gesteld. Raadsleden stellen soms vragen over het 46

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

evenementenbeleid, maar dit komt niet vaak voor. Geen gevallen zijn bekend waarbij raadsleden zich uitlieten over een individuele aanvraag (interview, 17 mei 2023).

3.3.4

Beschikbare middelen

De gemeente beschikt over minder dan 20 fte. handhavers en toezichthouders. Op basis van het handhavings- en uitvoeringsprogramma dat jaarlijks wordt geactualiseerd, vindt de prioritering van deze capaciteit plaats. Voor een gemeente met de grootste omvang van Nederlandse gemeenten wordt de totale capaciteit als beperkt ervaren, zeker als men zich realiseert dat een evenement als de Sneekweek al heel veel capaciteit vergt (interview, 20 juni 2023). Tijdens de interviews en de schriftelijke communicatie tijdens het onderzoek ontstaat de indruk, dat ambtenaren inhoudelijk zeer goed geëquipeerd zijn.

3.3.5 De vergunningsvoorwaarden De vergunningsvoorwaarden worden door de organisatoren als lastig ervaren. Zeker de paracommerciële organisatoren, die veelal draaien op vrijwilligers, hebben moeite om alle formulieren goed in te vullen en om te voldoen aan de voorwaarden die de gemeente stelt. Men heeft met name moeite met voorwaarden op het gebied van duurzaamheid. Het gebruik van glas was al verboden, maar binnenkort wordt ook het gebruik van plastic bekers niet meer toegestaan. Dit houdt dan in, dat met speciale bekers gewerkt moet worden, waar statiegeld op komt te staan. Het probleem is echter dat de productie van dergelijke bekers niet op orde is en men dus moeilijk aan dit soort bekers komt. Sommige vergunningsvoorwaarden zijn vatbaar voor verschillende interpretaties. Zo kan men met de voorwaarde dat “men verplicht is de mogelijke maatregelen te nemen om de veiligheid van deelnemers te waarborgen” (Casestudie Fietstocht), verschillende kanten op. Andere voorwaarden zijn echter concreter geformuleerd. “De organisatie moet ervoor zorgdragen dat de deelnemers zich voorzien van reflecterende middelen bij wedstrijden in de mist en/of schemer” (Casestudie Fietstocht), is een voorwaarde die veel minder ruimte voor verschillende interpretaties biedt.

Hoewel organisatoren niet altijd in staat zijn om gelijk de documenten goed in te dienen bij de gemeente, houdt de gemeente hier wel aan vast. Zo wordt in de festival case gevraagd naar een aangepast draaiboek, een coronaplan en een situatietekening. Hier wordt vervolgens vrij strikt op toegezien: “De door u ingediende documenten voldoen niet aan de huidige maatregelen (zie punten hierboven). Op de huidige situatietekening bijvoorbeeld is er sprake van een binnen-situatie. Zo ook het draaiboek en coronaplan. Ik verzoek u het bijgaande draaiboek in te vullen volgens de maatregelen die per 14 augustus 2021 ingaan. De ontbrekende gegevens moeten uiterlijk 5 augustus in mijn bezit zijn. Uw aanvraag wordt op grond van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht buiten behandeling gesteld als ik alle gegevens niet binnen deze termijn heb ontvangen. Dan kan ik namelijk de gevraagde vergunning voor u in orde maken” (team Vergunningen, 3 augustus 2021). Later herhaalt de gemeente het verzoek om een aangevuld en gewijzigd draaiboek aan te leveren. Uiteindelijk worden alle gevraagde plannen, tekeningen en draaiboeken correct en naar tevredenheid opgeleverd. Ook de oktoberfeest casus laat zien, dat het maken van een goed draaiboek niet altijd eenvoudig is.

Het draaiboek dat bij de aanvraag wordt ingediend, wordt door de gemeente als prima aangemerkt, maar de gemeente mist hierin de uitwerking van enkele scenario’s met betrekking tot 47

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

extreme weersomstandigheden, ordeverstoring, etc. Het tentenboek dat wordt aangeleverd, beslaat 357 pagina’s. Soms probeert een organisator de voorwaarden wat op te rekken. De festival case kan hierbij als illustratie dienen. Zo stelt de gemeente dat in verband met de coronamaatregelen het toegestane aantal bezoekers 2/3 bedraagt van het originele aantal volgens de aanvraag. Enkele dagen later mailt de organisatie, dat men uitgaat van 100% van de capaciteit. De gemeente mailt daarop terug, dat men uitgaat van 2/3 van de normale capaciteit. De case studies maken duidelijk, dat de organisatoren zich uiteindelijk wel neerleggen bij de voorwaarden en hier ook daadwerkelijk aan voldoen. Ook door andere adviserende instanties wordt toegezien op de voorwaarden. Zo wordt voor het festival het maximaal aantal bezoekers gesteld op 750 bezoekers. De politie heeft echter via Facebook achterhaald, dat de organisatie adverteert met 1.200 bezoekers en wijst de gemeente hier dan ook op. Sommige voorwaarden zijn feitelijk niet uitvoerbaar. De oktoberfeest casus illustreert deze constatering. Dit feest staat gepland op 7 oktober 2022.

Op 28 september 2022 adviseert de politie dat het door de organisatie aangestelde en erkende beveiligingsbedrijf zijn inzet op het evenement minimaal 14 dagen voor de start van het evenement dient aan te melden bij de afdeling Korpscheftaken van de politie Eenheid Noord Nederland. Dit advies is niet uitvoerbaar, gelet op de geplande startdatum van het evenement: rekening houdend met een termijn van 14 dagen en een startdatum van 7 oktober, zou de aanmelding 23 september 2022 hebben moeten plaatsvinden, terwijl dit advies op 28 september 2022 wordt uitgebracht. Op de vraag hoe de voorwaarde van aanmelden zich verhoudt tot de startdatum van het evenement en hoe het advies van de politie is verwerkt in de uiteindelijk verstrekte vergunning, wordt het volgende antwoord gegeven: “Dit is vaak een standaardvoorschrift vanuit politiezijde. Zowel de organisatie als het beveiligingsbedrijf weet dat dit moet plaatsvinden. De coördinatoren van de politie, nemen vaak zelf al contact op met de organisatie. Overigens zijn dit werkzaamheden/taken die bij korpscheftaken horen. Wat deze werkzaamheden of taken inhouden kunnen wij geen antwoord op geven. Er is telefonisch contact geweest met de aanvrager. Wat hier is besproken is niet herleidbaar. De opschaling van de beveiliging is niet mee genomen in de voorwaarden van de vergunning.

Uit een evaluatieverslag geeft de organisatie aan dat er 12 beveiligers waren. De overige voorwaarden zijn standaard voorwaarden die op onze website staan vermeld (https://pdc.sudwestfryslan.nl/wp-content/uploads/2023/03/Informatie-envoorwaarden-evenementen-2022-tg.pdf). Dit is inmiddels veranderd. De voorwaarden staan weer in de vergunning” (Ambtelijke reactie, 26 juni 2023). Uit deze reactie wordt duidelijk, dat de gemeente ervan uitgaat dat de organisatie weet dat aan deze voorwaarde voldaan moet worden. Ook wordt duidelijk dat deze voorwaarde niet is meegenomen in de uiteindelijke vergunningsvoorwaarden, hetgeen overigens klopt als de uiteindelijke vergunning nader wordt geanalyseerd. Ook andere voorwaarden zijn niet uitvoerbaar. Zo wordt op 5 oktober 2022 de vergunning verstrekt voor het oktoberfeest, dat op gepland staat op 7 oktober 2022. Als voorwaarde wordt gesteld, dat alle omwonenden en ondernemers uiterlijk 7 dagen voor aanvang geïnformeerd dienen te worden. Gelet op het feit dat het evenement 2 dagen later plaatsvindt, is niet te voldoen aan deze voorwaarde. Het draaiboek maakt onderdeel uit van de vergunning. Hierin staat in hoofdstuk 7 echter dat geen omwonendenbrief verstrekt wordt.

Op de vraag hoe deze voorwaarde zich verhoudt tot het draaiboek, wordt het volgende antwoord gegeven: “Er zal aandacht aan besteed zijn via sociaal media en wat vaak gebeurt via het dorpskrantje https://www.oarsasoarswytmarsum.nl/ https://www.facebook.com/p/Oktoberfest-Witmarsum-100064047761090/ 48

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

https://www.grootbolsward-ijsselmeerkust.nl/grootbolswardijsselmeerkust/cultuuretuitgaan/tiende-oktoberfest-witmarsum” (Ambtelijke reactie, 26 juni 2023) Deze reactie maakt evenwel niet duidelijk hoe nu aan de voorwaarde voldaan kan worden. Ook gaat men ervan uit dat er via social media aandacht aan besteed is, terwijl men er tevens vanuit gaat, dat aandacht via social media gelijk kan worden gesteld met een omwonendenbrief. Deze constatering wordt bevestigd in de vraaggesprekken die zijn gevoerd met enkele organisatoren. Het tijdstip dat de vergunning werd verstrekt verhoudt zich in de ogen van de respondenten zelden aan sommige voorwaarden. “Dan krijg je twee dagen van tevoren een vergunning, maar daarin staat letterlijk dat ik acht dagen van tevoren een bewonersbrief had moeten versturen, die dan ook nog eerst door de gemeente moet worden goedgekeurd….”, zo stelt een respondent in dit verband. De enquête wijst uit, dat het niet voor iedere respondent eenvoudig is om te voldoen aan de voorwaarden die de gemeente stelt aan de vergunning:

Het is eenvoudig om te voldoen aan de voorwaarden die de gemeente stelt aan de vergunning 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Geheel oneens

Oneens

Neutraal

Eens

Geheel eens

Op de vraag in hoeverre men gemakkelijk kan voldoen aan de voorwaarden die gesteld worden aan de vergunning, wordt door de enquêterespondenten verschillend gereageerd. “Nee, verre daarvan. Nu moet de vergunning van vorig jaar voor dit jaar weer worden aangepast in verband met duurzaamheid”, zo antwoordt een respondent. “Werd nogal wat geëist voor een tamelijk klein evenement”, geeft een andere respondent terug. Andere respondenten kunnen makkelijker voldoen aan de voorwaarden. Het kan zijn, dat hier een onderscheid gemaakt moet worden tussen professionele organisaties en vrijwilligers. “Hier kan gemakkelijk aan worden voldaan, omdat het ons vak is. Voor een vrijwilligersorganisatie is dat ingewikkelder”, zo stelt een respondent in dit verband. Deze bevinding sluit aan op de respons uit de interviews. Dit beeld wordt bevestigd tijdens de vraaggesprekken die met organisatoren zijn gevoerd. Niet iedere respondent vindt het makkelijk om te voldoen aan de voorwaarden die aan de vergunning worden verbonden: vier van de vijf respondenten vonden het moeilijk om aan de voorwaarden te voldoen. Deze perceptie richt zich met name op de duurzaamheidscriteria. “Die duurzaamheidscriteria horen niet thuis in een evenementenvergunning”, zo stelt een respondent. “Ik kan dus eigenlijk geen bier 49

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

meer tappen. Ik begreep nog wel dat glas gevaarlijk is, dus ga je over op plastic. Nu mag plastic eigenlijk ook niet meer en adviseert de gemeente om met speciale statiegeld-bekers te gaan werken. Het probleem is echter, dat de productie van die dingen giga achterloopt. Die bekers zijn dus echt nergens te verkrijgen”, aldus een andere respondent. De mate waarin aan de voorwaarden kan worden voldaan, hangt ook hier samen met de ervaring die men heeft. Respondenten die op vrijwilligersbasis werken vinden het over het algemeen lastiger om aan de voorwaarden te voldoen dan respondenten die beroepshalve evenementen organiseren. Ook bij jaarlijks terugkerende evenementen heeft men minder problemen om aan de voorwaarden te voldoen. De beoordeling van de voorwaarden hangt in zekere zin samen met de mate waarin men de voorwaarden zinvol acht. “Het is gewoon niet makkelijk om je aan voorwaarden te houden als je daar volstrekt het nut niet van inziet”, stelt een respondent in dit verband. Het is niet altijd eenvoudig om aan de voorwaarden te voldoen die gesteld worden aan de vergunningverlening, zo kan op basis van de enquête en op basis van de gevoerde gesprekken geconstateerd worden. Respondenten vinden het vooral moeilijk om te voldoen aan de duurzaamheidscriteria.

Zo wordt als eis gesteld dat drinkbekers gescheiden worden ingezameld door de afvalverwerker en worden verwerkt tot nieuwe grondstof. In de duurzaamheidscriteria wordt deze eis als volgt toegelicht: “Let op: veel afvalverwerkers geven aan dat ze PLA, karton en PET stromen gescheiden kunnen inzamelen en verwerken. PLA kan bijvoorbeeld wel gescheiden worden ingezameld door (de, red.) afvalverwerker, maar er zijn momenteel nog geen afvalverwerkingsinstallaties in Nederland voor PLA. Vraag daarom goed door bij jouw afvalverwerker in hoeverre ze PLA of PET stromen ook daadwerkelijk kunnen verwerken. Indien dit niet het geval is, dan adviseren we je op hardcups over te stappen”. In dit verband wordt bij het aanmelden op de site gevraagd of gebruik wordt gemaakt van afvalbakken om de drinkbekers gescheiden in te zamelen en of de aanvrager gevraagd heeft aan de afvalverwerker hoe ze plastic stromen daadwerkelijk kunnen verwerken. Dit blijkt nog redelijk lastig. Respondenten geven aan vaak niet bekend te zijn met de afvalverwerker: dit is namelijk soms een andere organisatie dan de organisatie die het afval inzamelt. Respondenten die daadwerkelijk contact hadden opgenomen met de afvalverwerker, kregen in alle gevallen te horen dat ze zich hier geen zorgen over hoefden te maken. Ook de verwerking van PLA vormde geen probleem.

De vraag rijst dan, in hoeverre het zinvol is, om het benaderen van de afvalverwerker als eis te stellen. De criteria zelf zijn niet altijd consistent geformuleerd. Onder Afval wordt bijvoorbeeld in de light versie gesteld dat drinkbekers gemaakt zijn van karton, hardcups, PET (bij voorkeur rPet) of een biologisch afbreekbaar materiaal. Later wordt gesteld, dat bij gebruik van drinkbekers van PLA het evenement gescheiden afvalbakken neerzet en/of een statiegeldsysteem toepast dat garandeert dat 90% van de bekers wordt ingezameld (Duurzaamheidscriteria site, p. 2). PLA blijkt niet de afkorting voor plastic te zijn. PLA staat voor Polylactic Acid en is een bioplastic. Technisch betreft het nog steeds plastic, maar PLA wordt geproduceerd uit hernieuwbare bronnen. De vraag rijst, waarom PLA niet in de materiaallijst voor drinkbekers op pagina 2 van de duurzaamheidscriteria is opgenomen. Dit geldt evenzeer voor de reguliere versie. In de light en reguliere versie dient het evenement één van de volgende gesloten systemen voor de drinkbekers te gebruiken: “Drinkbekers van single use PET of rPET die tijdens het evenement als aparte afvalstroom worden ingezameld en tot nieuwe grondstof worden verwerkt. 50

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Drinkbekers van biologisch afbreekbaar materiaal (bijvoorbeeld PLA) en/of karton die als aparte afvalstroom worden ingezameld tijdens het evenement en tot nieuwe grondstof worden verwerkt. Hardcups die tijdens het evenement worden ingezameld, afgewassen en worden hergebruikt (of worden ingezameld door een externe partij)” (Duurzaamheidscriteria site, p. 2). In deze opsomming wordt wel weer melding gemaakt van PLA. Vervolgens wordt gesteld, dat alleen drinkbekers van PET of rPET zijn toegestaan, mits deze gescheiden worden ingezameld (Duurzaamheidscriteria site, p. 3). Dit verhoudt zich minder goed tot de passage, waarin staat dat drinkbekers gemaakt kunnen zijn van karton, hardcups, PET (bij voorkeur rPet) of een biologisch afbreekbaar materiaal. Desgevraagd komen ook de respondenten tijdens de vraaggesprekken hier niet uit. Sommigen gaven aan, dat op basis van pagina 2 bekers gemaakt mogen worden van karton, hardcups en PET. Anderen stellen dat op basis van diezelfde pagina de bekers ook van PLA gemaakt mogen zijn. Weer anderen stellen, dat op basis van pagina 3 de drinkbekers van PET of rPET gemaakt moeten zijn. De vraag is dan wel, hoe pagina 3 (enkel PET of rPET) zich verhoudt tot de mogelijkheid om gesloten systemen voor drinkbekers te gebruiken die gemaakt zijn van PLA, karton of hardcups.

Tevens is bijzonder, dat de criteria die betrekking hebben op het scheiden van afval op locatie, niet ingaan op de plastic bekers. De passage die hierop betrekking heeft onderscheidt namelijk de volgende afvalfracties: restafval, glas, blik, papier, plastic metaal en drankkartonnen en voedselresten (Duurzaamheidscriteria, p. 7). De eis dat drinkbekers van PET, rPET, karton en/of PLA op een manier moeten worden ingezameld die 90% inzameling garandeert, is in de ogen van de respondenten volstrekt onrealistisch. “Dit is ten eerste niet te meten en ten tweede niet te doen”, zo geeft een respondent in dit verband aan. Ook is lang niet altijd helder wat nu precies het energieverbruik is. De criteria stellen als eis dat aan het einde van het evenement een format moet worden ingevuld en ingestuurd (bij een volgende vergunningsaanvraag) waarbij het energieverbruik staat aangegeven. Zeker als gebruik wordt gemaakt van zowel vaste stroompunten als batterijen en aggregaten, is niet duidelijk wat het totale energieverbruik is, aldus de respons.

51

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

3.3.6 Het proces in de praktijk Het aantal verstrekte evenementenvergunningen laat zich als volgt in beeld brengen:

Aantal verstrekte evenementen vergunningen 300 250 200

150 100 50 0 2019

2020

2021

2022

Volgens de geleverde gegevens komt het aantal verstrekte evenementenvergunningen in 2022 uit op 283. Het VTH jaarverslag 2022 maakt echter melding van 405 verstrekte evenementenvergunningen. Het aantal geweigerde vergunningen bedraagt slechts 1 of 2 stuks in die jaren. Op de vraag in hoeverre deze data correct zijn, wordt ambtelijk het volgende antwoord gegeven: “Ja dat klopt. Naast dat er 2 jaar Corona bij zit en er dus nauwelijks evenementen hebben plaatsgevonden, lukt het ons ook wel eens als we van mening zijn dat iets echt niet kan dat de organisatie de aanvraag intrekt. Hierdoor hoeven wij niet een weigering te maken. Maar ook dat komt maar zelden voor” (Ambtelijke reactie, 28 april 2023). Ambtelijk wordt hier de volgende toelichting op gegeven: Het gebeurt niet vaak dat een evenement geweigerd wordt. Vergunningen worden over het algemeen laat verstrekt en de tijd om alles perfect te regelen is dan kort. De bezwaren die men dan nog heeft zijn over het algemeen niet zwaar genoeg om de vergunning te weigeren. Bovendien wordt door meerdere partijen geadviseerd en het kan dus gebeuren dat hoewel het team Toezicht en de politie twijfels hebben, het evenement toch vergund wordt (Interview, 20 juni 2023). Op rekeningbasis kan geen specificatie van het proces van evenementenvergunningen worden verstrekt: “De jaarrekeningcijfers is 1 grote bulk.

Er wordt niet gespecificeerd op product” (Ambtelijke reactie, 4 mei 2023). De jaarstukken 2021 maken melding van minder inkomsten uit evenementenleges als gevolg van corona (Jaarstukken 2021, p. 70). Aan de andere kant zijn hierdoor ook minder kosten gemaakt (Jaarstukken 2021, p. 104). Op basis van de jaarstukken kan niet worden opgemaakt wat de gerealiseerde lasten en baten zijn voor evenementenvergunningen op rekeningbasis. De acht stappen uit de procesbeschrijving worden in de praktijk goed gevolgd. Zo start men idealiter met het aanmelden. Hoewel dit geen verplichte stap is, wordt hier wel op aangedrongen. Op basis 52

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

van de aanmeldingen kunnen de veiligheidsdiensten immers een inschatting en planning maken van de benodigde capaciteit. Het beoordelen van de aanvragen leidt in de praktijk vaak tot het opvragen van additionele informatie. Dit hangt samen met het gegeven dat de regels, ook vanuit Rijksniveau, jaarlijks worden verzwaard, zodat ook de criteria waar een aanvraag aan moet voldoen navenant worden aangescherpt. Aan de andere kant “doen organisatoren veel, maar schrijven minder op”, zo wordt aangegeven. Vanuit de gemeente wordt gepoogd om het belang van een goede documentatie te internaliseren bij de organisatoren. Op basis van de risicoscan weten organisatoren over het algemeen goed in welke categorie zijn of haar evenement valt. Hoewel het draaiboek nieuwe stijl geen onderscheid meer maakt tussen de categorieën, vormt dit voor de aanvraag geen probleem. Er kan namelijk worden aangevinkt welke onderdelen van toepassing zijn voor het betreffende evenement. Opmerkelijk is, dat het onderscheid tussen minder of meer dan 500 personen, zoals dat in het duurzame evenementenbeleid wordt gemaakt, niet bekend is bij iedere medewerker die werkzaam is op het gebied van evenementenvergunningen. Tevens wordt aangegeven, dat het beleid met betrekking tot duurzaamheid begrippen hanteert die zeer moeilijk toe te passen en te handhaven zijn binnen het evenementenbeleid.

Aspecten op het gebied van duurzaamheid leveren over het algemeen ook veel vragen op bij de organisatoren. Tijdens het digitaal aanmelden van een evenement komen de aspecten van duurzaamheid echter wel terug, zo wijst het experiment uit. Zo wordt eerst digitaal gevraagd naar een risicoscan. Vervolgens wordt gevraagd een situatietekening te uploaden. Daarnaast wordt gevraagd om constructiegegevens, een draaiboek, machtigingen en een tentboek (enkel als er een tent aanwezig is). Het betreft hier een verplicht veld, want doorklikken naar de volgende stap is niet mogelijk zonder een bestand te kiezen. De onderzoeker laadt nu een foto op van het gemeentehuis. Dit blijkt te werken, zodat de onderzoeker nu bij de duurzaamheidscriteria aankomt. Er wordt gevraagd of er een persoon aangewezen is die verantwoordelijk is voor het thema duurzaamheid. Tevens wordt gevraagd of er tijdens het evenement drinken wordt aangeboden en welk afvalvrij bekersysteem wordt gebruikt. Ook wil de site weten van welk materiaal de drinkbekers zijn gemaakt. De onderzoeker vult hier Plastic in. Vervolgens wordt gevraagd naar het recyclepercentage en of er gebruik wordt gemaakt van een statiegeldsysteem.

Ook wordt gevraagd of gebruik wordt gemaakt van afvalbakken om de drinkbekers gescheiden in te zamelen en of de onderzoeker gevraagd heeft aan de afvalverwerker hoe ze plastic stromen daadwerkelijk kunnen verwerken. Aangezien de onderzoeker ervan uitgaat, dat de bekers gewoon in de gemeentelijke afvalbakken worden gedeponeerd en aangezien de onderzoeker niet weet wie de afvalverwerker van de gemeente is, worden deze vragen ontkennend ingevuld. Tevens wil de site weten of er tijdens het evenement ook afvalfracties worden gescheiden. Omdat de onderzoeker onbekend is met de term afvalfractie, wordt ook hier Nee ingevuld. Logischerwijs wil de site nu weten waarom dit niet van toepassing is. Uiteindelijk meldt de site het volgende: “In onze gemeente mag er geen gebruik worden gemaakt van plastic producten. Denk aan ballonnen, confetti, rietjes, borden, bestek en overige producten van wegwerp plastics (single use plastics). Je mag wel gebruik maken van een alternatief duurzaam materiaal”. Vervolgens moet worden aangegeven hoe het evenemententerrein schoon wordt opgeleverd. Daarna wordt geadviseerd om gebruik te maken van vaste stroompunten. Dat is duurzamer dan het inhuren van externe energiebronnen. Ook wordt gevraagd naar de maatregelen die getroffen worden om de flora en fauna te beschermen en ook hier wordt een toelichting gevraagd waarom dat niet van toepassing is.

De nieuwe termijn van 16 weken moet nog worden aangepast in de nieuwe APV en naar verwachting zal dit in de zomer van 2023 plaatsvinden. Het vervroegen van de aanmeldingsdeadline van 20 oktober naar 1 september is met het oog op de regionale afstemming van de veiligheidsdiensten gebeurd. 53

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De procesbewaking is gebaseerd op de evenementenkalender. Actief wordt gebeld met organisatoren die wel op de kalender staan, maar nog geen aanvraag hebben ingediend, met het verzoek de aanvraag tijdig in te dienen. Ook wordt de kalender van verleden jaar geraadpleegd om een inschatting te maken van mogelijke aanvragen voor evenementen die nog niet op de huidige kalender staan. Een nieuw systeem (TLO) is in gebruik genomen, waarmee de termijnbewaking wordt geborgd. Dit systeem geeft meldingen af als termijnen verstreken dreigen te raken. Daarnaast wordt gewerkt met een fysiek bord, waarop alle evenementen en de procedurele voortgang staat weergegeven. Aan de hand van de casestudies wordt duidelijk, dat kleine evenementen snel kunnen worden afgedaan door de gemeente. Zo wordt op 11 juli 2020 een buurtbarbecue aangemeld en op 3 augustus 2020 stuurt de gemeente een brief naar de organisator waarin wordt gesteld dat het evenement voldoet aan de voorwaarden voor een klein evenement. Bij grotere evenementen is de gemeente soms minder snel. Zo reageert de gemeente op 22 maart 2019 op een aanvraag die op 13 februari 2019 binnen is gekomen. De gemeente verzoekt in deze reactie om betere routekaarten aan te leveren. Vervolgens wordt pas een maand later, op 24 april 2019, advies ingewonnen van andere ambtelijke teams. Andere cases laten evenwel zien, dat de gemeente snel reageert.

Bij het festival worden in de week van 15 tot 20 juli 2021 de coronamaatregelen van Rijkswege aangescherpt. Hierover worden de organisatoren van het festival gelijk (op 20 juli 2021) geïnformeerd. Tevens laat de festival case zien, dat de gemeente een zeer nauw contact onderhoudt met de organisatoren. Zo wordt op 15, 20, 22, 26 en 29 juli 2021 en op 3, 4, 5, 6 en 9 augustus 2021 gemaild tussen de gemeente en de organisatie. Ook vindt in die periode telefonisch contact plaats tussen de gemeente en de organisatie. Deze festival casus maakt ook duidelijk, dat de gemeente het proces snel weet te voeren. De vergunningaanvraag voor een festival op 15 augustus 2021 wordt uiteindelijk op 29 juli 2021 ontvangen. 13 augustus 2021 wordt de vergunning verstrekt. De enquêteresultaten laten een verband zien tussen het profiel van het evenement en de behandeltijd. Hierbij is wel opmerkelijk, dat kleine evenementen een relatief lange behandeltijd vergen: Weken behandeling tussen 2 en 4 Klein evenement A-evenement

3

tussen 4 en 6

tussen 6 en 8

3

4

3

5

tussen 8 en 12

langer dan 12

6

B-evenement

4

C-evenement

5

De behandeltijd die de gemeente nodig heeft om tot een besluit te komen wordt door de organisatoren in de vraaggesprekken als lang ervaren, maar blijft wel binnen de wettelijke termijn, zo wordt aangegeven. Soms worden tijdens het proces additionele vragen gesteld. Zo laat de festival casus zien, dat in eerste instantie vrij gedetailleerd wordt gecommuniceerd over het draaiboek, het coronaplan en de tekeningen en over de voorwaarden die gesteld worden aan het festival. Pas later wordt door de gemeente gevraagd naar het schenken van zwak-alcoholische dranken. Aan de andere kant was dit 54

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

ook niet in de oorspronkelijke aanvraag opgenomen. Het gevolg is echter wel, dat per relatief laat in het proces een ontheffing van de Alcoholwet moet worden ingediend. Gelukkig kan dit echter digitaal. Opmerkelijk in de oktoberfeest casus is, dat volgens de administratie van de gemeente het evenementenoverleg op 25 september 2022 akkoord geeft op de aanvraag, maar dat de gemeente op 26 september 2022 de organisatie nog additionele vragen mailt. Zo mist de gemeente de contactpersoon en het telefoonnummer van het beveiligingsbedrijf en de EHBO. Verder vraagt de gemeente zich af of er ook verlichting is op het terrein, of de toiletten worden schoongemaakt en of er taxistandplaatsen aanwezig zijn. Verder wordt gevraagd hoe de veiligheid van fietsers is geregeld en wordt aandacht gevraagd voor het afstandscriterium van vijf meter voor bakwagens ten opzichte van de tent (Mail SWF organisatie). Ook in de oktoberfeest casus valt op, dat nadat deze vragen zijn beantwoord, de gemeente vervolgens wederom additionele vragen stelt. Zo verzoekt de gemeente op 26 september 2022 om een aanvraagformulier tijdelijk schenken alcohol in te vullen en in te dienen. Het stellen van additionele vragen levert ook bij de enquêterespondenten de nodige reacties op: De ervaringen met het contact met de gemeente zijn positief.

Deze ervaringen worden wel weer negatief beïnvloed door de gegevens die de gemeente opvraagt. “Redelijk, steeds weer nieuwe aanvulling nodig”, zo stelt een respondent. “Op zich prima, maar keer op keer aanpassingen nodig om de vergunning rond te krijgen. De gemeente, gevoed door diverse afdelingen en de overheid, heeft zich ook te houden aan wijzigingen”, zo antwoordt een andere respondent. “Op zichzelf genomen correct, maar het hele vergunninggedoe is veel te uitgebreid”, aldus weer een andere respondent. Een volgende respondent vat het als volgt samen: “Moeizaam, maar wel vriendelijk”. Tijdens de vraaggesprekken die met de organisatoren zijn gevoerd, komt eenzelfde beeld naar voren. “Zeer ingewikkeld en steeds werd weer andere aanvullende informatie gevraagd”, zo stelt een respondent. Een andere respondent sluit hierop aan: “De gemeente kan beter vooraf in één keer aangeven welke informatie nu nodig is, dan is dat maar duidelijk voor ons”. Advies wordt soms laat ingewonnen. Voor het festival dat gepland staat op 15 augustus 2021, wordt pas op 6 augustus 2021 advies ingewonnen bij de politie. Aan de andere kant komt de aanvraag voor deze vergunning pas op 29 juli 2021 binnen. Hoewel de politie al op 9 augustus 2021 reageert, levert advies ook doorgaans een aantal additionele voorwaarden op. Zo stelt de politie dat de eindtijd vervroegd dient te worden van 1.00 h. naar 0.00 h.

Daarnaast dient een extra beveiliger ingeschakeld te worden en dient beter aangegeven te worden hoe men omgaat met verdovende middelen. Deze additionele voorwaarden dienen niet alleen doorgevoerd te worden. Ook het draaiboek zal hierop moeten worden aangepast (Mail team Vergunningen, 9 augustus 2021). Dit geldt ook voor intern ambtelijk advies. Zo wordt de aanvraag voor het oktoberfeest onderworpen aan een constructiecontrole. Deze wordt een maand nadat de aanvraag binnen is gekomen uitgevoerd. Ook hier levert de controle additionele voorwaarden op. Zo moeten vanaf windkracht 8 beheersmaatregelen getroffen worden en dient de organisator zich op de hoogte te stellen van de voorspelde weersomstandigheden. Deze casus wijst uit, dat ook vanuit het team Verkeer soms additionele voorwaarden worden gesteld, bijvoorbeeld het inzetten van een verkeersregelaar. De oktoberfeest casus laat tevens zien, dat het inwinnen van advies niet altijd vlekkeloos verloopt. Zo mailt de gemeente dat “het wat mis loopt rondom de advisering van het oktoberfeest”. De stukken staan al een poosje op de intranetagenda, maar per abuis is dit niet meegenomen op de agenda. Recent is nog een aanvulling gedaan over een ljochtkuier en na overleg met het team verkeer is ook deze aanvulling meegenomen in de vergunning.

De gemeente vraagt de politie om hier nog naar te kijken en eventuele aandachtspunten mee te geven (Mail gemeente aan politie, 28 september 2022). De aanvraag is op 21 juli 2022 ontvangen, de aanvulling op 29 augustus 2022. Diezelfde dag brengt de politie advies uit, maar dit advies bevat vrij veel additionele voorwaarden. De politie constateert 55

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

namelijk een aantal risico’s en benoemt een aantal mogelijke maatregelen om deze risico’s op een aanvaardbaar niveau te brengen. Zo dient een contactpersoon aangewezen te worden die altijd bereikbaar is voor de gemeente, de politie, de brandweer en andere relevante instanties. Glas- en blikwerk moeten bij de ingang worden ingenomen en hiertoe dienen bij de ingang containers te worden geplaatst. Een calamiteitenroute moet worden vrijgehouden zodat hulpverleningsdiensten hierdoor het terrein ongehinderd kunnen bereiken. De route mag niet als vluchtroute voor publiek worden gebruikt. De bezoekers mogen geen rijbanen, ingangen, brandkranen, waterwinplaatsen en vulpunten blokkeren. Verder dient de organisatie voldoende gecertificeerde verkeersregelaars aan te stellen. Een nadere analyse van de oktoberfeest casus met betrekking tot de advisering, brengt enkele constateringen aan het licht. Uit een intern verslag (Info GISVG) blijkt dit evenement niet besproken te zijn in het EV overleg. Dit wordt tevens duidelijk aan de hand van een mail, d.d. 19 september 2022. In de administratie van de gemeente (Adviezen) staat echter vermeld, dat het evenementenoverleg van 25 september akkoord is gegaan met dit evenement. In eerste instantie wordt hier de volgende reactie op gegeven: “In het Verslag van het evenementenoverleg d.d.

6 september 2022 staat het volgende genoemd: ‘Tijdens de Oktoberfesten zal er worden gecontroleerd. De Politie geeft aan nog geen advies te kunnen geven van Oktoberfest Witmarsum. Waarschijnlijk komt er geen advies meer. Graag aandacht hiervoor. Zet adviezen tijdig uit’” (Ambtelijke reactie, 26 juni 2023). Later wordt desgevraagd gesteld, dat per abuis het Oktoberfest niet op de agenda van 6 september 2023 is geplaatst. Doorvragen levert het volgende antwoord op: “Het Oktoberfest zou 6 september 2023 in het evenementenoverleg behandeld worden. Per abuis is deze toen niet op de agenda gezet. Toen we daarachter kwamen, hebben we dit gelijk rechtgezet. Dit door deze op de eerstvolgende agenda te zetten en alvast voor advies uit te zetten” (Ambtelijke reactie, 27 juni 2023). Tijdens het evenementenoverleg d.d. 18 oktober 2022 wordt Oktoberfest Witmarsum besproken en geconstateerd dat een evaluatie noodzakelijk is (Ambtelijke reactie, 26 juni 2023). Het agenderen voor het evenementenoverleg loopt dus niet altijd vlekkeloos. Deze casus brengt ook een andere constatering aan het licht. De politie geeft op 11 september 2022 akkoord, zo blijkt uit de administratie (Adviezen). Op 28 september 2022 brengt de politie echter opnieuw advies uit. In dat advies worden mogelijke maatregelen benoemd om de risico’s op een aanvaardbaar niveau te brengen.

Op de vraag of de politie twee keer advies heeft uitgebracht wordt het volgende antwoord gegeven: “Na de ontvankelijkheidstoets en inhoudelijke toets worden adviezen uitgezet voor advies. In een aantal gevallen wordt een evenement in het evenementenoverleg besproken. Per abuis is Oktoberfest niet op de agenda van 6 september geplaatst. Daarom is er direct advies uitgevraagd en is Oktoberfest besproken in het overleg van 25 september 2022. De adviserende partijen gaven aan akkoord te zijn. Het definitieve advies volgt dan nog. Het advies van de politie is dan waarschijnlijk 28 september 2022 ontvangen” (Ambtelijke reactie, 26 juni 2023). Aan de hand van deze reactie kan geconstateerd worden dat de politie kennelijk toch twee keer advies heeft uitgebracht. Het eerste advies komt binnen op 11 september 2022 waarin de politie aangeeft akkoord te zijn, het tweede advies komt binnen op 28 september 2022, waarin de politie vrij veel additionele voorwaarden stelt. De oktoberfeest casus laat tevens zien, dat een aanvullende aanvraag het proces kan vertragen. De aanvraag voor het oktoberfeest komt op 21 juli 2022 binnen. 29 augustus 2022 brengt de constructeur advies uit met betrekking tot de tent. Vervolgens wordt op 29 augustus 2022 een aanvulling op de aanvraag ontvangen. Het betreft een loop van 13 kilometer.

Deze aanvulling wordt weliswaar administratief gekoppeld door de gemeente aan de oorspronkelijke aanvraag, maar dient uiteraard wel weer beoordeeld te worden. Het gevolg is dan, dat de politie pas op 28 september 2022 akkoord 56

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

kan geven. Ook het team Verkeer kan pas op 22 september 2022 akkoord geven op de aanvulling. Uiteindelijk kan het evenementenoverleg pas op 25 september 2022 akkoord geven. De enquête wijst uit, dat de informatie over het aanvragen van een evenementenvergunning op de site van de gemeente niet voor iedere respondent duidelijk is:

De informatie over het aanvragen van een evenementenvergunning op de site van de gemeente is duidelijk 16

14 12 10 8 6 4 2 0 Geheel oneens

Oneens

Neutraal

Eens

Geheel eens

Ook wordt de procedure niet altijd als eenvoudig aangemerkt:

De procedure om een vergunning aan te vragen is eenvoudig 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Geheel oneens

Oneens

Neutraal

Eens

Geheel eens

Op de open vraag in de enquête wat de ervaring was met de procedure worden verschillende reacties gegeven, maar in lijn met de stelling die in dit verband is voorgelegd, ervaart men de procedure overwegend als lang en ingewikkeld. “Hopeloos lang en onzinnig”, “Ongelofelijk omslachtig, niet meer leuk om iets te organiseren”, “Veel te ingewikkeld voor een sinterklaasintocht”, “Te uitgebreid”, “Lang voor een klein evenement, moest een heel draaiboek maken voor een evenement

57

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

voor 150 man”, zijn antwoorden die op deze open vraag onder andere worden gegeven. Ook positieve reacties worden gegeven: “ Prima, duidelijk”, aldus een respondent. De vraaggesprekken die zijn gevoerd met enkele organisatoren geven een genuanceerder beeld. Voor de meeste respondenten was duidelijk welke procedure gevolgd moest worden en ook is de informatie op de site helder. Twee respondenten ervaren de procedure als gemakkelijk, maar deze respondenten organiseren het evenement jaarlijks en hebben dus eerder ervaring met de procedure opgedaan. De drie respondenten die in 2022 of 2023 voor het eerst het evenement organiseerden, waren negatiever over de procedure. “Zeer ingewikkeld en steeds werd weer andere aanvullende informatie gevraagd”, zo stelt een respondent. Een andere respondent sluit hierop aan: “De gemeente kan beter vooraf in één keer aangeven welke informatie nu nodig is, dan is dat maar duidelijk voor ons”. Het experiment, waarbij de onderzoeker zelf een evenement heeft aangemeld voor de evenementenkalender en verder heeft aangemeld, toont aan dat de aanvraag redelijk eenvoudig digitaal is in te dienen. Wel bevreemden sommige elementen in het proces. Zo dient op een goed moment een situatietekening ingediend te worden. Hierbij dient aangegeven te worden of men de situatietekening digitaal wil laten intekenen of niet.

Opmerkelijk is alleen, dat bij zowel ja als nee de site verder niet reageert. Het is in deze stap dus niet mogelijk om een tekening op te laden. Daarna wordt men doorgeleid naar de risicoscan. Opmerkelijk hierbij is, dat men dan moet aangeven om wat voor soort evenement het gaat, maar dat men uit een limitatieve lijst kan kiezen die niet zo uitgebreid is. Men kan namelijk kiezen tussen popconcerten, festivals, markten, wandelmarsen, tourritten, optochten, beurzen, sportevenement, grote party’s, demonstraties, vliegshows, auto-evenementen en vuurwerkshows. Een samenzijn van rekenkamers (het evenement dat door de onderzoeker werd aangemeld) kan echter niet makkelijk worden ondergebracht binnen één van deze opties. Uiteindelijk is gekozen voor een kleine demonstratie. Ook de termijnen bevreemden soms gedurende het experiment. In de draaiboekinstructie nieuwe stijl worden de volgende termijnen gehanteerd: 6 weken voor een A-evenement, 12 weken voor een Bevenement en 16 weken voor een C-evenement (Nieuw draaiboek, p. 6). Als bij het aanmelden voor de evenementenkalender de risicoscan wordt ingevuld voor een kleine demonstratie in februari 2024 op de Markt te Sneek, komt men uiteindelijk uit op een risicoscore van 6,29. Dit valt binnen de bandbreedte van 3,70 – 6,46 en aldus wordt het evenement als een regulier evenement aangemerkt (categorie A).

Minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement zal de vergunning moeten worden aangevraagd, zo stelt de site, hetgeen zich niet goed verhoudt tot de termijn van 6 weken uit de draaiboekinstructie. Bijzonder is echter, dat bij de volgende stap (het aanmelden of het aanvragen) gesteld wordt dat voor het indienen van een vergunningaanvraag een termijn geldt van 6 weken, hetgeen zich weer goed verhoudt tot de nieuwe draaiboekinstructies. Het invullen van de melding voor de evenementenkalender heeft 30 minuten gekost. Het invullen van de melding van het evenement of het aanvragen van de vergunning heeft 43 minuten gekost. Dit is echter exclusief het draaiboek. Het contact met de gemeente wordt tijdens de vraaggesprekken met organisatoren overwegend als positief ervaren. “Streng en formeel, maar netjes en behulpzaam”, zo geeft een respondent terug. “Ik heb het idee dat zij er ook niets aan kunnen doen, al die voorwaarden verzinnen ze zelf immers niet, die komen uit Den Haag en de gemeente probeert daar ook zo goed mogelijk mee om te gaan”, stelt een andere respondent. “Mijn contactpersoon is snel en behulpzaam. Vertragingen waren er zeker, maar dat kwam dan met name omdat van 1000 bevoegde instanties advies moest worden ingewonnen”, geeft weer een andere respondent terug.

Eén respondent is minder tevreden: “Ik had van tevoren al geen medewerking verwacht, maar ik heb gewoon actieve tegenwerking ervaren. Van begin af aan was duidelijk, dat ze dit evenement eigenlijk helemaal niet zagen zitten….”. 58

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De leges worden als hoog ervaren. Veel evenementen zijn nauwelijks kostendekkend en leges trekken het plaatje dan net de verkeerde kant op. “Naast leges moet je je ook beseffen dat het voldoen aan al die voorwaarden heel veel geld kost en nee, dan kom je dus eigenlijk niet meer uit”, zo wordt in dit verband gesteld. De uiteindelijke vergunning kan een verzameling zijn van verschillende vergunningen. Zo betreft de vergunning die verstrekt wordt voor het festival de organisatie van het festival (art. 2:25 lid APV), een ontheffing van het verbod om geluidshinder te veroorzaken (art. 4:6 APV), een ontheffing van het verbod om openbare vermakelijkheden op zondag te houden (art. 4 lid 3 Zondagswet), een ontheffing van het verbod om op zondag lawaai te maken (art. 3 lid 3 Zondagswet) en een ontheffing van het verbod voor het verstrekken van zwak-alcoholische dranken (art. 35 lid 1 Alcoholwet). Ook de oktoberfeest casus laat dit zien. De uiteindelijke vergunning betreft het organiseren van een evenement, een ontheffing van het verbod om geluidshinder te veroorzaken, het afsluiten van wegen, het houden van vermakelijkheden op zondag, het lawaai maken op zondag en het tijdelijk verstrekken van zwak-alcoholische dranken. Het combineren van verschillende elementen in één vergunning heeft zonder meer een positief effect op de doelmatigheid waarmee het proces doorlopen wordt.

De oktoberfeest casus wijst uit, dat een evenement soms kan worden opgeschaald. Zo komt het aanvraagformulier van 21 juli 2022 uit op een A-evenement, maar op basis van de in rekening gebrachte leges, kan geconstateerd worden dat de gemeente het evenement aanmerkt als Bevenement. Uit de samenvatting “Een evenement melden of aanvragen” blijkt namelijk, dat het hier om een A-evenement gaat (regulier). De politie merkt dit evenement aan als een B-evenement op basis van de behandelaanpak (Advies Oktoberfest, 28 september 2022). Ook op basis van de leges die in rekening worden gebracht blijkt het hier om een B-evenement te gaan (Evenementenvergunning, 5 oktober 2022). Op de vraag hoe de opschaling van A- naar B-evenement heeft plaatsgevonden, wordt het volgende antwoord gegeven: “De organisatie heeft zijn evenement waarschijnlijk zelf geclassificeerd als een A- evenement. De behandelend ambtenaar kijkt hier naar. Waarschijnlijk zal toen de opschaling gedaan zijn, maar ook middels ervaringen uit voorgaande edities” (Ambtelijke reactie, 26 juni 2023). 3.3.7 Procesaanbevelingen Een sterker vooroverleg tussen de gemeente en de organisator zou de doelmatigheid van het proces kunnen verbeteren, aldus de ambtelijke repons. Nu wordt informatie doorgaans onvolledig aangeleverd, zodat aanvullende informatie moet worden opgevraagd. Soms is zelfs een aanvullende vergunningaanvraag nodig.

Dit kost de gemeente en de organisator veel tijd. Deze tijd kan men besparen door vooraf tijdens een gesprek met de organisator stap voor stap door het formulier heen te gaan en de organisator te helpen met het invullen hiervan. Hoewel een onderscheid gemaakt kan worden tussen professionele organisatoren en vrijwilligers, wordt het proces in de praktijk als gecompliceerd ervaren. De respondenten geven in de enquête de volgende suggesties met betrekking tot de procedure:

59

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Een veel simpeler procedure voor zo'n klein evenement. De hele X is niet veel meer dan 2x een kaatspartij (waarvoor geen vergunning nodig is) en twee dorpsavonden in het dorpshuis (waar geen vergunning voor nodig is) en een paar spelletjes en kramen buiten. En daar zijn dan wel heeel veeel regels voor. Ik ben de eerste keer 8 uren bezig geweest met het aanvragen van de vergunning. We kregen een en ander 2x retour. Toen ben ik er nog 2 uren mee bezig geweest. Op zich is het maken van een draaiboek nuttig. Denk aan parkeerwachters, brandveiligheid, EHBO e.d. Maar dat kan allemaal veel simpeler. vrijstelling geven voor kleine evenementen die in de dorpen worden georganiseerd, anders wordt er geen feest meer gehouden, vanwege de moeilijkheden die de vergunning geeft Het moet veel makkelijker, teveel papieren en voorwaarden dit moet veel makkelijke in te vullen wezen. Alle draaiboeken die je aan moet leveren, daar moet je bijna iemand voor inhuren om te maken. Te omslachtig allemaal. Gemakkelijker maken als ze willen dat er reuring blijft in dorpskernen. Nu worden vele dingen zoals rommelmarkten etc. niet meer georganiseerd omdat de eisen, procedures te omslachtig of te veel zijn. De organisatoren reageerden in de vraaggesprekken graag op de vraag of zij aanbevelingen hebben voor de gemeente. Zo zou de gemeente fysiek hulp kunnen verlenen bij het maken van situatietekeningen.

Ook zou men graag zien dat de gemeente beter samenwerkt met andere gemeenten. Evenementen die grensoverschrijdend zijn moeten nu bij verschillende gemeenten het hele traject doorlopen en dit zou veel eenvoudiger kunnen, aldus de respons. Ook is het onderscheid eendaags en meerdaags niet altijd handig. Voor een meerdaags evenement kan men met één vergunning uit de voeten, maar dan moeten die dagen wel aansluiten op elkaar. Stel nu dat je iedere eerste zondag van de maand hetzelfde evenement organiseert, dan wordt dit dus niet als meerdaags evenement aangemerkt en moet je iedere keer een vergunning zien te bemachtigen, aldus de respons. Het tijdstip van vergunningverstrekking is doorgaans te laat in de ogen van de respondenten. Gezien het late tijdstip (soms een dag voordat het evenement gehouden wordt), kun je dan eigenlijk niets meer aanpassen of doen, terwijl dat dan wel in de voorwaarden staat. Op zo’n manier is het feitelijk onmogelijk om je aan de voorwaarden te houden. “De gemeente zou eigenlijk al hun activiteiten in dit verband één week naar voren moeten halen, dan klopt het weer”, zo adviseert een respondent. “Gelukkig heb ik nog nooit een controleur gezien, dus zo erg is het ook weer niet als je niet voldoet aan sommige voorwaarden”, zo stelt een andere respondent.

Met betrekking tot het proces wordt ambtelijk het volgende aangegeven: “Dit jaar zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd, zoals:  Per 1 april 2023 is onze internetpagina verbeterd met nieuwe informatie, e-formulieren en handleidingen.  In gebruik name nieuw zaaksysteem (CLO). Bij het inrichten van dit zaaksysteem zijn meerdere verbeteringen doorgevoerd: o De aanvrager krijgt nu binnen 2 werkdagen een ontvangstbevestiging i.p.v. na 2 werkweken. o De processtappen zijn beter uitgewerkt in de vorm van taken voor de behandelend ambtenaar. o De gehele communicatie met de aanvrager verloopt via e-mail.  In 2023 zijn en worden er veelvuldig informatieavonden georganiseerd om aanvragers het belang van een goed draaiboek bij te brengen en tevens praktische uitleg te geven over de invulling van de gestelde regels” (Ambtelijke reactie, 10 december 2023). “Vanwege de overstap naar een nieuw zaaksysteem zal er beter gemonitord worden op onderdelen zoals doorlooptijden, uitkomsten en aantal vergunningen. Op basis van deze gegevens zullen 60

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

gerichtere procesverbeteringen worden voorgesteld en doorgevoerd” (Ambtelijke reactie, 10 december 2023). Ook in sommige documenten worden verbeteringen ten aanzien van het proces aangekondigd: - “Door middel van de nieuwe uitvoeringsregels voor evenementen is het proces ten aanzien van vergunningverlening vereenvoudigd. Belangrijke instrumenten zijn de evenementenkalender, het vergunningenproces, het veiligheidsplan, toezicht en handhaving, verkeer-, constructieve en brandveiligheid. - Door middel van meer (proactief) klantcontact in het vergunningenproces kan beter maatwerk worden geleverd, hetgeen de kwaliteit en handhaafbaarheid van de vergunning ook ten goede komt. - Door middel van een integraal evenementenoverleg wordt van tevoren afgestemd op welke wijze actief toezicht kan en zal worden gehouden bij evenementen. - De duurzaamheidscriteria evenementen worden geïmplementeerd in het werkproces waardoor evenementen op een positieve wijze gestimuleerd worden om te verduurzamen en de negatieve impact van het evenement op het milieu zo veel mogelijk wordt beperkt. - Alle ontvangen meldingen Besluit brandveilig Gebruik Basishulpverlening Overige Plaatsen (BGBOP) voor evenementen worden naast een toets op ontvankelijkheid ook inhoudelijk getoetst aan de weten regelgeving op gebied van brandpreventie.

- Alle bij evenementenaanvragen gemelde tenten (>150 p) en tribunes/podia zonder tentboekje/constructieve berekening en constructies met potentieel gevaar voor de omgeving op constructieve veiligheid worden getoetst. - De huidige regels over geluid bij evenementen zullen worden geëvalueerd. Als op basis daarvan een wijziging/bijstelling van het beleid gewenst is, dan zal dat voorafgaand aan het evenementenseizoen worden voorgelegd aan college. Daarbij of daarna kan ook beschouwd worden of en hoe (evt. steekproefsgewijs) controles op de naleving van de geluidsvoorschriften uitgevoerd kunnen worden” (Uitvoeringsprogramma, 2023, p. 13).

3.3.8 Slotanalyse Op basis van de bovenstaande analyse, kan het normenkader nu als volgt worden afgezet tegenover het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke praktijk. Operationele norm

Analyse

Operationele norm voor beleid Per evenementencategorie dient duidelijk te zijn welke regels gelden. Deze regels dienen consistent ten opzichte van elkaar te zijn en adequaat gecommuniceerd te worden.

Het evenementenbeleid is vertaald naar een aantal uitvoeringsregels, die in 2023 zijn geactualiseerd. Voor 1 september kan men een evenement aanmelden voor het volgend jaar, hoewel in de procesbeschrijving nog uit wordt gegaan van de oude deadline (20 oktober). In het draaiboek nieuwe stijl en in de uitvoeringsregels van 2023 gelden de volgende termijn voor het aanvragen: 6 weken voor een A-evenement, 12 weken voor een Bevenement en 16 weken voor een C-evenement (Nieuw 61

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

draaiboek, p. 6). Deze termijnen lopen niet synchroon met de APV termijnen (nl. 4, 8 of 14 weken). Als men 15 weken voor het evenement een aanvraag indient, kan de aanvraag op grond van de nieuwe termijnen geweigerd worden, maar op grond van de APV niet. Desgevraagd wordt in dit verband gesteld, dat de APV op dit punt dient te worden aangepast. Dit zal in de zomer van 2023 gebeuren (Interview, 17 mei 2023). In het koersdocument van 12 november 2019 wordt een evenementenvisie aangekondigd. Ook in het collegeadvies van 14 februari 2023 wordt deze visie aangekondigd. Niet duidelijk is, hoe ver men hiermee is of wanneer deze visie te verwachten is. Op basis van een kwantitatieve en kwalitatieve risicoscan, wordt een evenement gecategoriseerd. Het evenementenbeleid is vertaald naar uitvoeringsregels, maar daarnaast is het duurzame evenementenbeleid vastgesteld. In het duurzame evenementenbeleid worden criteria geformuleerd, die niet in de uitvoeringsregels of in de instructies voor het draaiboek staan vermeld. In de uitvoeringsregels van 2023 worden de criteria die het duurzame evenementenbeleid stelt, overigens wel als bijlage opgenomen en wordt hiernaar verwezen.

Geconstateerd kan worden, dat als de regionale handleiding voor een A-evenement wordt vergeleken met de gemeentelijke handleiding (waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen de categorieën), de gemeentelijke handleiding minder informatie vraagt dan de regionale handleiding. Begrippen die gehanteerd worden, zijn duidelijk en eenduidig.

Om de uitvoering van de definitie van evenementen in het kader van deregulering te vereenvoudigen, wordt een aantal bepalingen in lid 3 van art. 2:24 APV aangepast om duidelijk te maken wanneer een klein eendaags evenementen is toegestaan zonder vergunning. Sommige uitvoeringsregels hanteren begrippen die vragen kunnen oproepen. Zo rijst de vraag wat precies het verschil is tussen een markt en een braderie. Tevens rijst de vraag hoe het aantal bezoekers van een braderie vooraf kan worden ingeschat, hetgeen wel van belang is om te bepalen of sprake is van een klein evenement of een regulier evenement. De uitvoeringsregels gaan uit van een driedeling: A-, B- en Cevenementen. Het duurzame evenementenbeleid hanteert echter een tweedeling: een light versie en een reguliere versie. 62

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Het onderscheid dat in de uitvoeringsregels gemaakt wordt tussen risicoclassificatie en behandelclassificatie is niet duidelijk. Bij beide wordt het evenement immers een letter toegekend (A, B of C) die bepalend is voor de behandeling.

De gemeente beschikt over een gedegen procesontwerp.

De eerste bijlage bij de uitvoeringsregels betreft een procesbeschrijving. Dit proces start bij het aanmelden van een evenement en eindigt met het evalueren van het evenement na afloop. In het beleid van de gemeente wordt uitgegaan van drie behandelclassificaties: een regulier evenement (A-evenement), een aandacht evenement (Bevenement) en een risicovol evenement (C-evenement). Geconstateerd kan worden dat het stroomschema, de toelichting en de tabel uit de procesbeschrijving niet geheel corresponderen met elkaar. In de toelichting wordt gesteld dat een OOV-dienst kan adviseren ongeacht de behandelclassificatie, dus ook bij A-evenementen. In de tabel zijn A-evenementen echter enkel onderworpen aan monodisciplinaire advisering. Verder laat het stroomschema zien dat C-evenementen ook in aanmerking kunnen komen voor monodisciplinaire advisering, terwijl in de tabel staat vermeld dat integrale advisering hier verplicht is. Een cruciaal element in het proces betreft de risicoscan. Deze bestaat uit een kwantitatief en een kwalitatief deel. De uiteindelijke categorisering wordt bepaald aan de hand van de kwalitatieve analyse in combinatie met de kwantitatieve score. Als de kwalitatieve analyse verzwarende punten toekent, worden de kwantitatieve bandbreedtes smaller en wordt het evenement in een hogere categorie geplaatst.

Mocht de kwalitatieve analyse bijvoorbeeld 2 punten opleveren, dan valt men al met 7,4 kwantitatieve punten in de categorie C-evenement. Als de kwalitatieve analyse 0 punten oplevert, dan komt men pas vanaf 10.4 punten in de categorie C-evenement. De scan is ontwikkeld op basis van een landelijke scan, maar daarnaast op basis van een regionale afstemming. Als de gemeentelijke scantelling wordt vergeleken met de regionale scantelling, valt op, dat de gemeente soms een andere onderverdeling hanteert en ook soms categorieën toevoegt. Ook worden soms minder en soms weer meer punten toegekend. Op veel criteria loopt de telling echter synchroon. Geconcludeerd kan worden dat over het algemeen de nieuwe instructies voor het draaiboek een versoepeling inhouden ten opzichte van de oude instructies. Een 63