Document · PDF

Bijlage 1 - onderzoeksrapport Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân

Raadsvergadering 8 februari 2024, gemeente Súdwest-FryslânBij agendapunt: Rekkenkeamer | Undersykrapport Evenemintenfergunningen yn Súdwest-Fryslân40.533 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 5

De procesbeschrijving en de handleidingen draaiboeken oude stijl gaan uit van uiterlijk drie, acht of veertien weken. Men zou in de oude situatie dus tijdig (drie weken vooraf) een aanvraag in kunnen dienen, die op grond van art. 1:8 lid 1 APV als te laat wordt beoordeeld. Nu wordt in het draaiboek nieuwe stijl en in de uitvoeringsregels van 2023 deze termijn opgerekt: 6 weken voor een A-evenement, 12 weken voor een B-evenement en 16 weken voor een C-evenement (Nieuw draaiboek, p. 6). Ook deze termijn lopen niet synchroon met de APV termijnen. Als men 15 weken voor het evenement een aanvraag indient, kan men immers op grond van de nieuwe termijnen geweigerd worden, maar op grond van de APV niet. Desgevraagd wordt in dit verband gesteld, dat de APV op dit punt dient te worden aangepast. Dit zal in de zomer van 2023 gebeuren (Interview, 17 mei 2023).

3.2.2

Reflectie op het beleid

Als de uitvoeringsregels naast de APV worden gelegd valt op, dat de uitvoeringsregels een onderscheid maken tussen buitenevenementen en binnenevenementen. Voor buitenevenementen die niet aan te merken zijn als kleine evenementen dient een vergunning te worden aangevraagd en in die zin wordt voor buitenevenementen de APV gevolgd. Bij binnenevenementen wordt echter gesteld, dat als het 21

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

evenement plaatsvindt in een gebouw dat bestemd is voor dat evenement, een vergunning pas is vereist als er over een periode van 24 uur meer dan 2.000 bezoekers komen. De APV legt hier de grens bij 150 bezoekers (art. 2:24 lid 3 APV). Als het evenement plaatsvindt in een gebouw dat niet is bestemd voor dat evenement, dan wordt de grens van 150 personen wel gehanteerd. Bij minder dan 150 bezoekers kan volstaan worden met een melding en is dus sprake van een klein evenement (Uitvoeringsregels, 2020, p. 5). In het koersdocument van 12 november 2019 wordt een aanzet gegeven om tot een visie, een integrale aanpak, begeleiding en communicatie rond evenementen te komen. De visie zal op 2 juli 2020 vastgesteld worden in de gemeenteraad, aldus het koersdocument (Koersdocument, p. 7). Zover komt het echter niet. In 2023 is nog geen visie bekend. Ambtelijk wordt in dit verband het volgende aangegeven: “Voor wat betreft de Visie. Voor zover ik weet, is in 2020 alle aandacht gegaan naar corona en moet dit nog steeds worden opgepakt. Ik zal volgende week nog even navraag doen bij een collega, mocht het dan toch anders zitten dan kom ik hierover nog even op de lijn” (Ambtelijke reactie, 28 april 2023).

Het collegeadvies dat wordt aangeboden bij de nieuwe uitvoeringsregels van 2023, merkt hierover het volgende op: “Momenteel is er een interne werkgroep bezig met het verbeteren van de toegankelijk binnen onze gemeente. Toegankelijkheid bij evenementen maakt hier ook onderdeel van uit en de werkgroep zal organisatoren van evenementen informeren om toegankelijkheid bij evenementen te stimuleren. Op basis hiervan zal advies worden uitgebracht hoe de gemeente dit in de toekomst verder kan oppakken. Het advies van de werkgroep wordt in de actualisatie van de evenementenvisie meegenomen. Dit onderwerp wordt dus separaat opgepakt en wordt dus niet uitgebreid in deze actualisatie meegenomen” (Collegeadvies, 14 februari 2023). Niet duidelijk is echter, wanneer deze evenementenvisie te verwachten is. Aan de hand van de uitvoeringsregels wordt duidelijk, dat de gemeente een balans zoekt tussen enerzijds het belang en de functie van evenementen en anderzijds de mogelijke negatieve consequenties van evenementen. In de inleiding op de uitvoeringsregels wordt het belang van evenementen onderschreven, maar wordt ook gewezen op de keerzijde van evenementen. “In veel gevallen ervaren omwonenden van de evenementenlocatie overlast van geluid of verkeer. Tal van evenementen zijn in de afgelopen jaren gegroeid qua omvang en trekken zeer veel bezoekers.

Dit vergt een bijzondere inspanning van organisatoren maar ook van de gemeente en hulpdiensten om de veiligheid van bezoekers en deelnemers te waarborgen” (Uitvoeringregels, 2020, p. 3). Het zoeken naar de juiste balans komt ook tot uitdrukking in andere documenten. Zo wordt in het VTH uitvoeringsprogramma 2023 in dit verband het volgende opgemerkt: “De gemeente SúdwestFryslân heeft een aantrekkelijk horeca- en evenementenprofiel. Tegelijk brengen deze kwaliteiten veiligheidsrisico’s met zich mee, op het vlak van openbare orde, fysieke veiligheid (b.v. brand- en waterveiligheid), overlast en alcohol- en drugshandhaving. Daarnaast hebben evenementen, bijvoorbeeld door energieverbruik, (zwerf)afval of uitstoot van vervoer, invloed op het milieu en de leefomgeving, De veiligheid en duurzaamheid rond evenementen is verankerd in ons evenementenbeleid en bijbehorende procedures” (Uitvoeringsprogramma 2023, p. 12). De gemeente beoogt een optimale balans tussen de positieve effecten van horeca en de veiligheidsrisico’s die zij met zich meebrengen. In de uitvoeringsregels wordt verwezen naar een risicoscan. De risicoscan bestaat uit een kwantitatief deel dat door de aanvrager wordt ingevuld en gecontroleerd wordt door de gemeente. Dit kwantitatieve deel wordt beoordeeld aan de hand van een scoreschema.

De gemeente betrekt vervolgens ook kwalitatieve aspecten die op basis van deskundigheid en ervaring beoordeeld worden. Op basis van het risicoprofiel dat aldus ontstaat worden evenementen onderverdeeld in drie categorieën: een A-evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s onwaarschijnlijk is, een B22

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s aannemelijk is en een C-evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s zeer waarschijnlijk is. Het evenementenbeleid is vertaald naar uitvoeringsregels. Daarnaast wordt op 26 januari 2021 het duurzame evenementenbeleid vastgesteld door het college. De vraag rijst dan, hoe deze twee beleidsuitingen zich tot elkaar verhouden. Zo wordt in het duurzame evenementenbeleid gesteld dat het evenement een medewerker/vrijwilliger heeft aangewezen die verantwoordelijk is voor duurzaamheid op het evenement. Deze eis komt niet voor in de nieuwe draaiboekinstructie. Ook de eisen ten aanzien van het hergebruik of de recycling van drinkbeker wordt niet expliciet genoemd in de draaiboekinstructie. Dit geldt eveneens voor de eisen ten aanzien van afvalscheiding en het gebruik van plastic. Eenzelfde constatering betreft de gestelde eisen ten aanzien van energie en groen. Ter illustratie kan de eis ten aanzien van vaste stroompunten dienen. In het duurzame evenementenbeleid wordt hierover het volgende opgemerkt: “Indien er geen (of niet voldoende) vaste stroompunten beschikbaar zijn dan maakt het evenement gebruik van batterijen. Bij voorkeur gevoed door groene stroom. Indien dit niet voor 100% van de stroombehoefte mogelijk is moet het evenement gebruik maken van aggregaten met gebruik GTL/HVO diesel” (Duurzaam evenementenbeleid, p. 4).

Deze eis komt niet terug in de draaiboekinstructie. In de uitvoeringsregels van 2023 worden de criteria die het duurzame evenementenbeleid stelt, overigens wel als bijlage opgenomen. Tijdens de interviews wordt duidelijk, dat men bij de vormgeving van het gemeentelijk beleid zo veel mogelijk aansluit op het regionale beleid. Dit regionale beleid is verwoord in de Criteria en Handleiding Draaiboek voor evenementen, november 2017. In dit beleid wordt dezelfde categorisering aangehouden naar A-, B- en C-evenementen als de categorisering die de gemeente hanteert. Ook deze regionale categorisering is gebaseerd op een risico-inschatting (Criteria, 2017, p. 6). De onderstaande analyse betreft een vergelijking tussen de nieuwe gemeentelijke handleiding en de regionale handleiding voor een A-evenement. Op sommige onderdelen wijkt de gemeentelijke nieuwe handleiding voor het draaiboek af van de regionale handleiding. Zo wordt in de regionale handleiding voorgeschreven, dat organisatorisch hooguit twee aanspreekpunten dienen te zijn (Draaiboek regio, p. 6). De gemeentelijke handleiding vraagt een aanspreekpunt voor EHBO, Beveiliging, Verkeersregelaars, Catering, Muziek en belangrijke contactpersonen die niet eerder genoemd zijn (Draaiboek gemeente, p. 7).

Later wordt in de regionale handleiding echter weer een lijst met mobiele telefoonnummers van contactpersonen en bijbehorende functies gevraagd, waarmee deze passage weer goed aansluit op de gemeentelijke handleiding. De regionale handleiding schrijft een aansprakelijkheidsverzekering verplicht voor. De gemeentelijke handleiding adviseert dit. In de regionale handleiding wordt naast een draaiboek een veiligheidsplan vereist (Draaiboek regio, p. 9). In de gemeentelijke handleiding kan volstaan worden met een beschrijving hoe per activiteit de veiligheid wordt geborgd, als onderdeel van het draaiboek (Draaiboek gemeente, p. 4). In de regionale handleiding worden vijf plattegronden vereist: veiligheid, milieu, vervoer, inrichting tenten en constructies. In de gemeentelijke handleiding kan volstaan worden met een plattegrond van het evenemententerrein en van de inrichting van de tenten. Meer op detailniveau zijn eveneens verschillen te constateren. Zo vereist de regionale handleiding dat wordt aangeven hoeveel gasflessen worden geplaatst en wat de inhoud van de gasflessen is (Hoofdstuk 4, brandveiligheid en constructies). Deze gegevens worden niet gevraagd in de gemeentelijke handleiding. Aan de andere kant dienen bij het plaatsen van kermisattracties volgens de regionale handleiding enkel de RAS-nummers van de attracties te worden opgenomen.

In de gemeentelijke handleiding worden met betrekking tot kermisattracties veel meer eisen gesteld. Zo mag het aantal attracties met speelautomaten maximaal vijf bedragen, moet de muziek centraal 23

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

geregeld zijn, moet een lijst worden aangeleverd van namen en adressen van kermisexploitanten, etc. In de regionale handleiding wordt vereist dat de afsluiting van wegen, voetpaden, fietspaden, etc. dient te geschieden met behulp van schrikhekken (model BM16). Dit wordt in de gemeentelijke handleiding niet als eis opgenomen. De gegevens die voor verlichting in de regionale handleiding worden opgevraagd (een lichtplan, een luchtfoto, per lichtbron een omschrijving van de kleur en de schijnrichting), worden niet in de gemeentelijke handleiding opgevraagd. Bij het onderdeel geluid (Hoofdstuk 8) wordt in de regionale handleiding een overzicht per podium van de muziekinstallaties gevraagd. Tevens dient te worden aangegeven welke technieken worden toegepast om hinder door muziekgeluid zo veel mogelijk te gebruiken. Dit wordt in de gemeentelijke handleiding niet opgevraagd. Op het gebied van gezondheid vallen eveneens verschillen op. Zo hanteert de regionale handleiding een norm van 1 hulpverlener per 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. De gemeente hanteert een norm van 1 hulpverlener per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers. Aan de andere kant stelt de regionale handleiding eisen die niet zijn opgenomen in de gemeentelijke handleiding. Zo dienen volgens de regionale handleiding duidelijk zichtbare verwijzingen geplaatst te worden voor de EHBO-post.

Deze dient minimaal 25 m2 te zijn, overdekt en verwarmd. Er dient een chill-outruimte te zijn voor gebruikers van alcohol en/of drugs, en daarnaast een eerste hulpkoffer, een AED, een behandeltafel, stoelen, brancard, etc. De regionale handleiding stelt, dat heren- en damestoiletten duidelijk en herkenbaar van elkaar gescheiden dienen te zijn, de gemeentelijke handleiding stelt deze eis niet. De regionale handleiding stelt ook overige eisen aan de toiletten (zoals de aanwezigheid van toiletpapier, de verlichting, etc.) die niet gesteld worden in de gemeentelijke handleiding. Op het gebied van openbare orde en veiligheid hanteert de regionale handleiding een norm van minimaal 1 beveiliger per 500 bezoekers. De gemeentelijke handleiding stelt, dat dit in overleg met de politie wordt bepaald. Daarnaast vereist de regionale handleiding een capaciteitsberekening, een ontruimingsplan en een inschatting van het risico dat rivaliserende groeperingen tegelijkertijd aanwezig zijn. Deze informatie wordt in de gemeentelijke handleiding niet gevraagd. De beide handleidingen bevatten ook overeenkomsten. Zo dient de organisator eerst een risicoscan in te vullen op basis waarvan het evenement kan worden gecategoriseerd. Soms sluiten de handleidingen mooi aan op elkaar. Zo wordt in de regionale handleiding gesteld dat sommige gemeenten een vrijwilligersverzekering hebben afgesloten.

In de gemeentelijke handleiding staat dan vermeld, dat de gemeente inderdaad een collectieve ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten voor vrijwilligers. De hoofdstukindeling voor de regionale en gemeentelijke draaiboeken is nagenoeg hetzelfde, zij het, dat in de regionale handleiding een hoofdstuk wordt ingevoegd: Verlichting. Op detailniveau komen sommige passages eveneens overeen. Zo wordt met betrekking tot het onderdeel afval welhaast dezelfde informatie gevraagd, hoewel de regionale handleiding vereist dat het contract voor de reiniging van het terrein wordt overlegd. Ook sluiten de eisen die gesteld worden aan het afzettingsplan en het omleidingsplan (Hoofdstuk 6) zeer goed aan op elkaar. In beide handleidingen dient de omwonendenbrief ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de gemeente. De handleidingen hanteren eenzelfde norm voor het aantal toiletten (1 op 150 bezoekers). Geconstateerd kan worden, dat als de regionale handleiding voor een A-evenement wordt vergeleken met de gemeentelijke handleiding (waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen de categorieën), de gemeentelijke handleiding minder informatie vraagt dan de regionale handleiding.

3.2.3 Duidelijke en eenduidige begrippen Om de uitvoering van de definitie van evenementen in het kader van deregulering te vereenvoudigen, wordt een aantal bepalingen in lid 3 van art. 2:24 APV aangepast om duidelijk te maken wanneer een klein eendaags evenementen is toegestaan zonder vergunning. 24

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

In de gewijzigde APV wordt onder een klein evenement een eendaags evenement verstaan, waarbij het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 150 personen, de activiteiten plaatsvinden tussen 10.00 en 23.00 uur, sprake is van achtergrondmuziek waarbij het geluidsniveau niet meer dan 60 decibel bedraagt, gemeten op de dichtstbijzijnde gevel, de activiteiten niet plaatsvinden op een (brom)fietspad, op een parkeerterrein of in een voetgangersgebied en geen overlast veroorzaken of anderszins een belemmering vormen voor het doorgaande verkeer, het openbaar vervoer en de hulpdiensten (van een belemmering is in ieder geval sprake wanneer niet ten minste een vrije doorgang wordt gelaten van 3,5 strekkende meter), slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 vierkante meter per object (Nieuw artikel 2:24 lid 3 APV, Raadsvoorstel, 8 juli 2021). Het onderscheid tussen kleine evenementen en overige evenementen is van belang, aangezien organisatoren van kleine evenementen kunnen volstaan met het doen van een melding en deze niet de gehele vergunningsprocedure behoeven te doorlopen (Uitvoeringsregels, 2020, p. 3). De uitvoeringsregels kunnen vragen oproepen met betrekking tot sommige gehanteerde begrippen.

Zo wordt met betrekking tot braderieën het volgende gesteld: “Een braderie is een evenement waarbij het merendeel van de activiteiten commerciële activiteiten zijn, bij voorkeur gekoppeld aan amusement. De commerciële activiteiten bestaan voornamelijk uit het verkopen van goederen. Een braderie omvat tenminste 10 verkoopkramen. Per plaats geldt een maximum van 1 braderie per week. Indien er minder dan 10 kramen zijn valt dit niet onder een evenementenvergunning maar een standplaatsvergunning. Uitzondering hiervoor is een oorzaak die buiten de macht van de organisator ligt, bijvoorbeeld zeer slechte weersomstandigheden” (Uitvoeringsregels, 2020, p. 8). Deze passage kan de vraag oproepen wat precies het verschil is tussen een markt en een braderie. Tevens rijst de vraag hoe het aantal bezoekers vooraf kan worden ingeschat, hetgeen wel van belang is om te bepalen of sprake is van een klein evenement of een regulier evenement. De uitvoeringsregels gaan uit van een driedeling: A-, B- en C-evenementen. De afhandeling van de vergunningaanvraag is afhankelijk van deze categorisering. Op 26 januari 2021 wordt daarnaast het duurzame evenementenbeleid vastgesteld door het college. Dit leidt in termen van behandelaanpak tot een andere categorisering:

(Duurzame evenementenbeleid, 26 januari 2021) Op basis van dit beleid worden de evenementen onderverdeeld naar een drietal risicoprofielen: een regulier evenement, een aandacht evenement en een risicovol evenement (Duurzame evenementenbeleid, 26 januari 2021). De criteria die per risicoprofiel worden gesteld volgen deze onderverdeling echter niet geheel, aangezien het tevens van belang is hoeveel bezoekers men per dag verwacht. Zo kan een evenement dat wordt betiteld als aandacht evenement volstaan met lichte 25

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

criteria indien men minder dan 500 bezoekers per dag verwacht, terwijl men voor een regulier evenement moet voldoen aan de reguliere criteria als men meer dan 500 bezoekers per dag verwacht. De criteria hebben betrekking op het beleid dat de organisatoren voeren, de communicatie, het afval, de energievoorziening, het watergebruik, het groen en de mobiliteit. Dit kan zeer verwarrend werken voor de aanvrager, aangezien in de procesbeschrijving die behoort bij de uitvoeringsregels geen melding wordt gemaakt van een reguliere versie en een light versie. Het onderscheid tussen regulier en light is echter van groot belang. De criteria voor de reguliere versie zijn namelijk op ieder aspect scherper geformuleerd dan bij de light versie en soms worden bij de reguliere criteria aspecten toegevoegd. Zo kan bij de lichte variant bij het onderdeel beleid volstaan worden met het aanwijzen van een medewerker of vrijwilliger die verantwoordelijk is voor de duurzaamheid op het evenement. In de reguliere variant dient op dit onderdeel tevens een duurzaamheidsactieplan opgesteld te worden (Duurzame evenementenbeleid, 26 januari 2021). In de reguliere variant dienen afvalteams ingezet te worden tijdens het evenement, terwijl dit in de lichte variant niet verplicht is. Ook worden in de reguliere variant aspecten toegevoegd.

Zo worden in de reguliere variant criteria geformuleerd op het gebied van communicatie, water en mobiliteit, terwijl deze aspecten niet worden opgevoerd in de lichte variant.

3.2.4

Het procesontwerp

Het koersdocument van november 2019 geeft een aanzet om tot een gedegen administratie van evenementen te komen: In de loop van het visietraject zal antwoord op veel vragen verkregen moeten worden. Zo beoogt de gemeente op één kaart een duidelijk overzicht te creëren van de 400 vergunningen, een overzicht van spreiding in de tijd, inzicht in de rol van de gemeente, hoe inwoners met een goed idee geholpen kunnen worden, etc. (Koersdocument, p. 3). De uitvoeringsregels zoals deze op 28 januari 2020 worden besproken in het college beogen niet alleen een regionale afstemming, maar tevens een vereenvoudiging van het proces van vergunningverlening. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het eerdere beleid betreffen de volgende. Hoewel iedere gemeente bevoegd is om zelf evenementenbeleid vast te stellen zijn er grote voordelen om regionaal hetzelfde beleid te hanteren, opdat een organisator die in meerdere gemeenten evenementen organiseert, steeds met hetzelfde proces en uitgangspunten te maken heeft. Verder beoogt men van een omvangrijke beschrijving naar enkele korte regels te komen, waarbij het risicoprofiel doorslaggevend is voor de belasting bij de organisator. Aan de huidige vergunningen zijn vaak ‘pagina’s vol voorschriften’ verbonden. Dit wordt vervangen door een korte vergunning met daaraan gekoppeld het goedgekeurde draaiboek van de organisator.

Het onderdeel geluid wordt in separaat beleid uitgewerkt (Collegeadvies, 28 januari 2020). In het collegeadvies wordt melding gemaakt van een evenementenloket, waarmee het voor organisatoren duidelijker en gemakkelijker wordt om een aanvraag voor een evenementenvergunning in te dienen (Collegeadvies, 28 januari 2020). De eerste bijlage bij de uitvoeringsregels betreft een procesbeschrijving. Dit proces start bij het aanmelden van een evenement en eindigt met het evalueren van het evenement na afloop. In het beleid van de gemeente wordt uitgegaan van drie behandelclassificaties: een regulier evenement (Aevenement), een aandacht evenement (B-evenement) en een risicovol evenement (C-evenement). Op basis van de geleverde documenten wordt duidelijk, dat in regionaal verband een werkgroep is opgericht. Deze werkgroep beoogt het proces van evenementenvergunning in regionaal verband te harmoniseren. In 2019 wordt via het regionale overleg een aantal documenten van deze werkgroep 26

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

opgeleverd (Mail gemeente, 15 juli 2023). Eén daarvan betreft een conceptprocesbeschrijving. Als de regionaal voorgestelde procesbeschrijving naast de procesbeschrijving van de gemeente wordt gelegd, ontstaat het volgende beeld:

Stap Stap 1

Stap 2

Stap 3 Stap 4

Stap 5

Stap 6

Stap 7

Stap 8

Gemeente SWF Aanmelden voor de evenementenkalender en beoordeling gemeente. Indienen aanvraag.

Gemeente beoordeelt de aanvraag en bepaalt de behandelaanpak. Gemeente vraagt advies aan diverse OOV-diensten. Aanvraag bespreken in gemeentelijk evenemententeam. Eventuele multidisciplinaire advisering in het kernteam Veiligheid. Gemeente besluit op aanvraag.

Operationele voorbereiding OOVdiensten. Vaststellen operationele strategie, opstellen veiligheidsplan door de diensten. Eventuele schouw en toezicht, handhaving en integrale operationele uitvoering OOVdiensten. Evaluatie.

Regionaal Aanmelding evenementenkalender.

Gemeente beoordeelt het aangemelde evenement en stelt de evenementenkalender vast. Organisatie dient aanvraag voor een vergunning in. Gemeente beoordeelt of de aanvraag tijdig en volledig is ingevuld.

Gemeente vraagt advies aan diverse partijen. Opvragen aanvullende stukken, beoordelen evenement door adviserende partijen. Opstellen, afgeven en publiceren vergunning.

Eventuele schouw en plaatsvinden evenement. Toezicht tijdens evenement. Evaluatie.

Aan de hand van dit beeld kan geconstateerd worden dat de gemeente op hoofdlijnen de processtappen volgt die ook regionaal worden gehanteerd. Aanmelding is vooral bedoeld om regionaal de inzet van hulpdiensten goed te regelen en is voor niet kleine evenementen facultatief. Het aanvragen is dat echter niet. Ambtelijk wordt de verhouding tussen aanmelden en aanvragen als volgt toegelicht: “De evenementenkalender is bedoeld om regionaal de inzet van hulpdiensten goed te regelen. Plus om te voorkomen (hier wordt vermoedelijk juist borgen bedoeld, red.) dat grote evenementen waarbij veel inzet van hulpdiensten vereist is goed te spreiden. Tot vorig jaar moest men inderdaad voor 20 oktober het evenement aanmelden voor de evenementenkalender. Of het evenement nu is aangemeld of niet, de organisatie van het evenement moet altijd nog tijdig een aanvraag doen om ook daadwerkelijk een positief besluit van ons te ontvangen over hun aanvraag voor het mogen houden van het evenement. Als een organisatie zich niet aanmeldt voor de kalender, kan er nog altijd een aanvraag worden gedaan. Kans bestaat dan alleen dat het evenement niet kan op de door jouw gewenste locatie of dag” (Ambtelijke reactie, 26 april 2023).

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Bij het indienen van de aanvraag dient een draaiboek te worden ingediend. In de derde stap wordt het evenement echter pas geclassificeerd. Aangezien de omvang van het het draaiboek in het verleden afhankelijk was van de classificatie, zou het denkbaar zijn, dat het draaiboek gebaseerd is op een lichter type evenement dan de uiteindelijke classificatie. Op de vraag hoe de aanvrager nu in stap 2 al weet welk type draaiboek moet worden ingeleverd, wordt ambtelijk het volgende gesteld: “Door het doen van de risicoscan weten ze welk draaiboek ze moeten gebruiken. Naast dat men bij het aanmelden of aanvragen deze kan doen, is er ook een losse risicoscan op onze website. Deze kan de organisatie doen zodat ze weten welk draaiboek ze moeten aanleveren. Ruim 80% van onze evenementen zijn terugkerend. De meeste organisaties weten daarom allang wat voor soort evenement ze organiseren. Daarnaast hebben we dit jaar een paar aanpassingen gedaan. Zo is er nu nog maar 1 handleiding draaiboek. Zo hoeft men niet meer te kiezen welke ze moeten gebruiken, maar moet iedereen gebruik maken van dezelfde handleiding” (Ambtelijke reactie, 26 april 2023). Bij B-evenementen vindt vervolgens monodisciplinaire advisering plaats, maar bestaat daarnaast de mogelijkheid om tot multidisciplinaire advisering over te gaan via het kernteam veiligheid.

Het stroomschema dat wordt opgevoerd bevreemdt, aangezien het onduidelijk is in hoeverre Cevenementen nu verplicht onderworpen dienen te worden aan multidisciplinaire advisering:

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Dit stroomschema wekt de indruk dat ook C-evenementen zouden kunnen volstaan met monodisciplinaire advisering.

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De tabel die is opgenomen in de bijlage laat echter het volgende zien:

Hieruit kan juist worden opgemaakt, dat alle C-evenementen in aanmerking komen voor integrale advisering. Bovendien valt uit de toelichting op te maken, dat ook A-evenementen voor monodisciplinaire advisering in aanmerking kunnen komen: De gevraagde monodisciplinaire of integrale advisering is gebaseerd op de behandelclassificatie. “Een OOV-dienst kan ongevraagd adviseren wanneer hij een risicovolle situatie signaleert bij een op de evenementenkalender vermeld evenement, ongeacht de vastgestelde behandelclassificatie” (Procesbeschrijving, bijlage bij uitvoeringsregels, p. 6). Deze toelichting bevreemdt eveneens, aangezien in de tabel staat aangegeven dat A-evenementen niet in aanmerking komen voor integrale advisering. Geconstateerd kan worden dat het stroomschema, de toelichting en de tabel niet geheel corresponderen met elkaar. In de toelichting wordt gesteld dat een OOV-dienst kan adviseren ongeacht de behandelclassificatie, dus ook bij A-evenementen. In de tabel zijn A-evenementen echter enkel onderworpen aan monodisciplinaire advisering. Verder laat het stroomschema zien dat Cevenementen ook in aanmerking kunnen komen voor monodisciplinaire advisering, terwijl in de tabel staat vermeld dat integrale advisering hier verplicht is.

3.2.5 De risicoscan Een zeer cruciaal element in het proces van vergunningverlening betreft de risicoscan. De uitvoeringsregels vermelden in dit verband: “De kwantitatieve risicoscan is geen kritiek informatieproduct. De risicoscan kan weliswaar fungeren als hulpmiddel bij het bepalen van de behandelclassificatie, maar niet als risicoclassificatie. De scan is namelijk gebaseerd op een eenvoudig model waarbij aan de hand van een aantal variabelen wordt ingeschat of ze het risico op het verstoren van de openbare orde en veiligheid verhogen. Een optelling van de gegeven score aan die variabelen levert de risicoclassificatie op. Een goede risicoclassificatie moet gebaseerd zijn op het identificeren, analyseren en beoordelen van mediërende relaties tussen variabelen binnen het organisatie-, publieks-, activiteiten-, en omgevingsprofiel. Dergelijke complexe analyses zijn element van het risicoprofiel en het (integraal) vervaardigen daarvan is afhankelijk van de gekozen behandelclassificatie” (Bijlage bij uitvoeringsregels, procesbeschrijving, p. 2). Hieruit kan worden opgemaakt, dat de kwantitatieve risicoscan de input vormt voor de risicoclassificatie en dat de risicoclassificatie weer de input vormt voor het risicoprofiel.

Over het onderscheid tussen de risicoclassificatie, het risicoprofiel en de behandelclassificatie wordt ambtelijk het volgende gesteld: “De behandelclassificatie hangt af van de risicoscan. Elke organisatie doet deze scan. Dit kan bij het aanmelden voor de kalender of bij het aanvragen van het evenement. 30

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Uit de risicoscan komt een score. Dit kan zijn melding, A, B. of C. (van geen risico, tot verhoogd/zeer groot risico). Dit heet de risicoclassificatie. De letter bepaalt de behandeling van de aanvraag, dus de behandelclassificatie. Het risicoprofiel kan worden ingevuld op onderdelen, waarbij je goed inzichtelijk hebt waar het risico zit. Bijv. de doelgroep (hooligans, mensen met een beperking), locatie (te klein voor aantal verwachte bezoekers, niet voldoende nooduitgangen)” (Ambtelijke reactie, 26 april, 2023). Deze reactie wekt de indruk dat de risicoclassificatie feitelijk hetzelfde is als de behandelclassificatie. Bij beide wordt het evenement immers een letter toegekend (A, B of C) die bepalend is voor de behandeling. De risicoscan die gemaakt wordt, kent de volgende opzet: Versie 2014 Kwantitatieve en kwalitatieve risicoscan Súdwest-Fryslân Naam evenement Locatie evenement Naam aanvrager Adres aanvrager Postcode en plaatsnaam aanvrager Risicoscan uitgevoerd door: Uitkomst risicoscan

Soort evenement 1.

Risicopunt

Soort evenement

(grote) Popconcerten: > 10.000 bezoekers

(kleinere) Popconcerten / tentfeesten: 100001 – 2500 bezoekers

(kleinere) Popconcerten / tentfeesten: 0 – 2500 bezoekers

Festivals (meerdere shows en podia)

Markten / braderieën / buurtfeestje

0,5

(meerdaagse) Grote wandelmarsen

kleine wandelmarsen

Tourritten (fiets, skeeler, motor, auto)

Corso / optochten

Beurzen

Sportevenementen

Grote (house) party’s

(te verwachten) Grote demonstraties

(te verwachten) Kleine demonstraties

Vliegshows

Auto- en motorsport evenementen

1 Hier wordt vermoedelijk 1.000 tot 2.500 bezoeker bedoeld.

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Vuurwerkshows

Samenstelling van het publiek

Risicopunt

Aantal deelnemers en/of bezoekers

0 – 1999

0.20

2000 - 4999

0.40

5000 – 9.999

0.80

10.000 – 14.999

1.00

15.000 – 19.999

1.20

> 20.000 1.40 2. Leeftijdscategorie (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe wijzen) 0 – 10 jaar (zonder de aanwezigheid van ouders)

0.50

0 – 10 jaar (met de aanwezigheid van ouders)

0.25

10 – 20 jaar (zonder de aanwezigheid van ouders)

0.75

10 – 20 jaar (met de aanwezigheid van ouders)

0.50

15 – 30 jaar

1.00

30 – 45 jaar

0.50

> 45 jaar

0.25

Alle leeftijden

0.75

Conditie / gezondheidstoestand

Goed

0.00

Redelijk

0.25

Matig

0.50

Slecht

1.00

Gebruik alcohol / drugs

Niet aanwezig

0.00

Mogelijk aanwezig, doch geen risicoverwachting

0.25

Aanwezig met risicoverwachting

1.00

Aanwezigheid van publiek

Als toeschouwer

0.50

Als toeschouwer cq. deelnemer

0.75

Als deelnemer

1.00

Plaats en tijdstip van het evenement

Risicopunt

Gemeentegrens overstijgend

Niet gemeentegrens overstijgend

0.50

Gemeentegrens overstijgend

1.00

Locatie van het evenement

In een gebouw

0.75

In een tijdelijk onderkomen (tent.etc.) 0.75 In de open lucht op een locatie die daarvoor normaal gesproken is bestemd en ingericht 0.50 In de open lucht op een locatie die daarvoor normaal gesproken niet is bestemd en ingericht 0.75

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

in of openbaar water

1.00

Een combinatie van deze facetten

1.00

Toegankelijkheid aan- en afvoerwegen voor bezoekers

Goed

0.00

Redelijk

0.50

Matig

0.75

Slecht

1.00

Seizoen

Lente

0.25

Zomer

0.50

Herfst

0.25

Winter

0.50

Duur evenement

0 – 3 uur (maandag t/m vrijdag) daguren

0.25

0 – 3 uur (maandag t/m donderdag) avond / nachturen

0.50

0 – 3 uur (weekend, vrijdag t/m zondag) daguren

0.50

0 – 3 uur (weekend, vrijdag t/m zondag) avond / nachturen

0.75

3 – 12 uren (daguren)

0.75

3 – 12 uren (avond/nachturen)

1.00

1 dag

1.00

meerdere dagen

1.00

Ondergrond

Harde ondergrond; steen, asfalt, e.d.

0.25

Zachte ondergrond; zand, gras e.d. (vochtdoorlatend)

0.50

Zachte ondergrond; zand, gras e.d. (drassig)

0.75

Kwalitatieve analyse

Risicopunt

Verhoogde kans / waarschijnlijkheid op incidenten c.q. slachtoffers 1.00 De bereikbaarheid voor de hulpdiensten is slecht (als gevolg van het evenement) 1.00

Totaal Kwantitatief

0,00

Totaal Kwalitatief

0,00

Versie 2014 Kwantitatieve en kwalitatieve risicoscan Súdwest-Fryslân Naam evenement

Locatie evenement

Naam aanvrager

Adres aanvrager

Postcode en plaatsnaam aanvrager

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Risicoscan uitgevoerd door: Uitkomst risicoscan

€

Verzameling van de ingevulde gegevens Soort evenement

Risicopunt

(kleinere) Popconcerten / tentfeesten: 0 – 2500 bezoekers

1,00

2000 - 4999

0.40

0,40

Alle leeftijden

0.75

0,75

Mogelijk aanwezig, doch geen risicoverwachting

0.25

0,25

Als toeschouwer

0.50

0,50

Niet gemeentegrens overstijgend

0.50

0,50

In de open lucht op een locatie die daarvoor normaal gesproken niet is bestemd en ingericht 0.75

0,75

Herfst

0.25

0,25

3 – 12 uren (daguren)

0.75

0,75

Harde ondergrond; steen, asfalt, e.d.

0.25

0,25

Risicopunten

Klasse evenement

Kwalitatief 0,00

3,70

Kwantitatief 6,46

6,47

10,39

10,40 1,00

6,47

8,14

8,15 2,00

6,47

7,39

7,40

punten kwalitatief punten kwantitatief

Regulier evenement, A Evenement Evenement met verhoogde aandacht, B evenement Risicovol evenement, C evenement Evenement met verhoogde aandacht, B evenement Risicovol evenement, C evenement Evenement met verhoogde aandacht, B evenement Risicovol evenement, C evenement

0,00 0,00

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

resultaat berekening

melding of vergunningsvrij

De risicoscan kan desgevraagd als volgt worden toegelicht. Per variabele worden punten toegekend. Zo zijn het soort evenement, het aantal bezoekers, de leeftijdscategorie, de duur van het evenement, de ondergrond, etc. variabelen waar men hoger of lager op kan scoren. De scores per variabele worden weergegeven in een verzamelblad. In dit verzamelblad wordt het totaal aantal punten weergegeven. Daarnaast wordt een kwalitatieve analyse gemaakt. Het betreft hier een inschatting van de kans op incidenten of slachtoffers en een inschatting van de bereikbaarheid voor de hulpdiensten. Deze kwalitatieve analyse kan maximaal 2 punten opleveren en deze punten werken verzwarend voor de uiteindelijke categorisering. De uiteindelijke categorisering wordt namelijk bepaald aan de hand van de kwalitatieve analyse in combinatie met de kwantitatieve score. Als de kwalitatieve analyse verzwarende punten toekent, worden de kwantitatieve bandbreedtes smaller en wordt het evenement in een hogere categorie geplaatst. Mocht de kwalitatieve analyse bijvoorbeeld 2 punten opleveren, dan valt men al met 7,4 kwantitatieve punten in de categorie C-evenement. Als de kwalitatieve analyse 0 punten oplevert, dan komt men pas vanaf 10.4 punten in de categorie C-evenement.

De risicoscan wordt bij de melding of de aanvraag door de indiener zelf ingevuld, opdat gelijk gezien kan worden in welke categorie het evenement valt. Logischerwijs wordt dit echter wel gecheckt door de gemeente (anders zouden indieners bewust het formulier zo kunnen invullen, dan men altijd in een A-evenement of zelfs een klein evenement terecht komt). Desgevraagd wordt gesteld, dat het kwalitatieve onderdeel door het team Vergunning wordt ingevuld. Nagegaan wordt of het wenselijk is, dat ook dit onderdeel opgenomen wordt in de scan die de aanvrager moet invullen (Ambtelijke respons, 15 juli 2023). De scan is ontwikkeld op basis van een landelijke scan, maar daarnaast op basis van een regionale afstemming. De gemeente wil daarmee voorkomen dat met name omliggende gemeenten de evenementen geheel anders categoriseren. Op basis van de geleverde documenten wordt duidelijk, dat in regionaal verband een werkgroep is opgericht. Deze werkgroep beoogt het proces van evenementenvergunning in regionaal verband te harmoniseren. In 2019 wordt vanuit het regionale overleg een aantal stukken afkomstig van deze werkgroep aangeleverd (Mail gemeente, 15 juli 2023). In een ongedateerd document, afkomstig van deze werkgroep, staat in dit verband het volgende: “In de uniforme formats aanmeldingsformulier en het aanvraagformulier is een kwantitatieve risicoscan opgenomen.

Met deze risicoscan wordt een evenement aangemerkt als A, B of C evenement als de vragen van de kwantitatieve risicoscan worden ingevuld. Het verzoek is om de puntentoekenning in de kwantitatieve risicoscan niet te wijzigen, omdat de aanpak voor het evenementenproces dan anders gaat verlopen. De kwantitatieve risicoscan is overigens niet leidend, omdat ook een kwalitatieve toets wordt uitgevoerd bij terugkerende evenementen. Bij een terugkerend evenement wordt gekeken na de ervaringen van afgelopen jaar of jaren. Dit kan betekenen dat het evenement hoger wordt ingeschaald dan de uitkomsten van de kwantitatieve lijst. De werkgroep adviseert om de kwantitatieve risicoscan vast te stellen in beleid. 35

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Als nu de gemeentelijke risico punten telling wordt vergeleken met de regionale telling, ontstaat het volgende beeld: Kwantitatieve risicoscan Súdwest-Fryslân en Regionaal

Risicopunt volgens SWF

Risicopunt regionaal

(grote) Popconcerten: > 10.000 bezoekers

(kleinere) Popconcerten / tentfeesten: 10000 – 2500 bezoekers

(kleinere) Popconcerten / tentfeesten: 0 – 2500 bezoekers

Soort evenement 1.

Soort evenement

kleinere) Popconcerten, tentfeesten, 5.000 – 10.000 gelijktijdige bezoekers

Festivals (meerdere shows en podia)

Markten / braderieën / buurtfeestje

0,5

Grote recreatieve evenementen, > 10.000 gelijktijdige bezoekers

Kleine recreatieve evenementen

(meerdaagse) Grote wandelmarsen

kleine wandelmarsen

Tourritten (fiets, skeeler, motor, auto)

Corso / optochten

Corso / (carnavals)optochten, > 10.000 gelijktijdige bezoekers

Corso / (carnavals)optochten, < 10.000 gelijktijdige bezoekers

Beurzen

Sportevenementen

Grote (house) party’s

(te verwachten) Grote demonstraties

(te verwachten) Kleine demonstraties

Vliegshows

Auto- en motorsport evenementen

Vuurwerkshows

Anders

Samenstelling van het publiek 1.

Risicopunt

Aantal deelnemers en/of bezoekers

0 – 1999

0.20

0.2

2000 - 4999

0.40

0.3

5000 – 9.999

0.80

0.4

10.000 – 14.999

1.00

0.6

15.000 – 19.999

1.20

0.8

> 20.000

1.40

2. Leeftijdscategorie (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe wijzen)

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

0 – 10 jaar (zonder de aanwezigheid van ouders)

0.50

0 – 10 jaar (met de aanwezigheid van ouders)

0.25

10 – 20 jaar (zonder de aanwezigheid van ouders)

0.75

10 – 20 jaar (met de aanwezigheid van ouders)

0.50

0 – 15 jaar (zonder aanwezigheid ouders)

0.5

0 – 15 jaar (met aanwezigheid ouders

0.25

15 – 30 jaar

1.00

30 – 45 jaar

0.50

0.25

> 45 jaar

0.25

Alle leeftijden

0.75

Goed

0.00

Redelijk

0.25

Matig

0.50

0.5

Slecht

1.00

Niet aanwezig

0.00

Mogelijk aanwezig, doch geen risicoverwachting

0.25

Aanwezig met risicoverwachting

1.00

Als toeschouwer

0.50

0.5

Als toeschouwer cq. deelnemer

0.75

Als deelnemer

1.00

Plaats en tijdstip van het evenement

Risicopunt

Conditie / gezondheidstoestand

Gebruik alcohol / drugs

Aanwezigheid van publiek

Gemeentegrens overstijgend

Niet gemeentegrens overstijgend

0.50

Gemeentegrens overstijgend

1.00

Locatie van het evenement

In een gebouw

0.75

In een tijdelijk onderkomen (tent.etc.)

0.75

In de open lucht op een locatie die daarvoor normaal gesproken is bestemd 0.50 en ingericht In de open lucht op een locatie die daarvoor normaal gesproken niet is 0.75 bestemd en ingericht in of openbaar water

1.00

Een combinatie van deze facetten

1.00

0.5 0.75

Toegankelijkheid aan- en afvoerwegen voor bezoekers

Goed

0.00

Redelijk

0.50

0.5

Matig

0.75

Slecht

1.00

0.25

4. Lente

Seizoen

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Zomer

0.50

0.5

Herfst

0.25

Winter

0.50

0.5

0 – 3 uur (maandag t/m vrijdag) daguren

0.25

0 – 3 uur (maandag t/m donderdag) avond / nachturen

0.50

0.5

0 – 3 uur (weekend, vrijdag t/m zondag) daguren

0.50

0.5

0 – 3 uur (weekend, vrijdag t/m zondag) avond / nachturen

0.75

3 – 12 uren (daguren)

0.75

3 – 12 uren (avond/nachturen)

1.00

1 dag

1.00

meerdere dagen

1.00

Harde ondergrond; steen, asfalt, e.d.

0.25

Zachte ondergrond; zand, gras e.d. (vochtdoorlatend)

0.50

0.5

Zachte ondergrond; zand, gras e.d. (drassig)

0.75

Duur evenement

Ondergrond

Risicopunten Kwalitatief 0,00

3,70 6,47

Kwantitatief 6,46 10,39

1,00

10,40 6,47

8,14

2,00

8,15 6,47

7,39

7,40

Klasse evenement SWF

Regionaal

A B C

Geconstateerd kan worden dat de gemeente soms een andere onderverdeling hanteert dan de regionale instructie, zoals bijvoorbeeld bij de organisatie van popconcerten en bij de leeftijdscategorisering. Ook worden soms categorieën toegevoegd, zoals wandelmarsen, soms worden categorieën juist weggelaten (recreatieve evenementen). Soms worden minder punten toegekend, zoals bij tourritten, soms weer meer, zoals bij het aantal deelnemers. Op veel criteria uit de scan loopt de telling geheel synchroon, zoals bij conditie, gebruik alcohol en aanwezigheid van publiek, etc. Bij een kwalitatieve beoordeling van 0 loopt de bandbreedte voor de uiteindelijke categorisering geheel synchroon. Tijdens het experiment, waarbij de onderzoeker zelf een evenement heeft aangemeld voor de evenementenkalender en vervolgens de stap aanmelden of aanvragen heeft genomen, komt met betrekking tot de risicoscan de volgende constatering naar boven. Als de risicoscan wordt ingevuld voor een kleine demonstratie in februari 2024 op de Markt te Sneek, komt men uiteindelijk uit op een 38

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

risicoscore van 6,29. Dit valt binnen de bandbreedte van 3,70 – 6,46 en aldus wordt het evenement als een regulier evenement aangemerkt (categorie A). Opmerkelijk is echter, dat bij exact dezelfde invulling van de risicoscan die moet worden ingevuld bij de stap aanmelden of aanvragen, de score nu uitkomt op 6,2 en niet op 6,29. Ook deze score kwalificeert als A-evenement.

3.2.6

Het draaiboek

Waar in het verleden twee modellen voor het draaiboek werden gehanteerd (één voor A-evenementen en één voor B- en C-evenementen), wordt in 2023 nog maar met één draaiboek gewerkt. Zo hoeft men niet meer te kiezen welke ze moeten gebruiken, maar moet iedereen gebruik maken van dezelfde handleiding, zo wordt ambtelijk aangegeven (Ambtelijke reactie, 26 april 2023). Een eerste punt dat opvalt bij de analyse van deze nieuwe handleiding is de aanmeldingstermijn: van 1 april tot 1 september kan een evenement voor de evenementenkalender worden aangemeld (Nieuw draaiboek, p. 6). Vanaf 1 september wordt de evenementenkalender besproken en uiterlijk 1 december wordt de evenementenkalender vastgesteld. Tevens zijn de termijnen voor het indienen van een aanvraag verlengd. Een A-evenement dient 6 weken voorafgaande aan het evenement te worden aangevraagd (was 3 weken), een B-evenement 12 weken (was 8 weken) en een C-evenement 16 weken (was 14 weken) (Nieuw draaiboek, p. 6). Ook in de nieuwe uitvoeringsregels van 2023 worden deze termijnen gehanteerd. De nieuwe handleiding bevat een stappenplan, waarbij duidelijk wordt wat het onderscheid is tussen het aanmelden en het aanvragen (Nieuw draaiboek, p. 6). De instructies voor het nieuwe draaiboek vertonen veel overeenkomsten met de eerdere instructies voor een A-, B- of C-evenement, maar wijken daar soms ook vanaf.

Bij hoofdstuk 1 behoeft geen organogram te worden ingeleverd, zoals bij de instructies voor een B-, of C-evenement, wel worden de contactgegevens gevraagd van de EHBO, de beveiliging, de verkeersregelaars, de catering en de muziek: deze gegevens werden eerder niet verlangd (Nieuw draaiboek, p. 7). Bij hoofdstuk 2 worden dezelfde gegevens opgevraagd als bij de eerdere instructies. Deze gegevens hebben betrekking op het soort evenement, de datum en de tijd van het evenement, de locatie en het publiek. Daarnaast wordt in de nieuwe instructie een activiteitenprofiel gevraagd, waarbij beschreven moet worden wat er op welke dag en op welke locatie en tijdstip precies gedaan wordt en hoe de veiligheid geborgd wordt (Nieuw draaiboek, p. 7 en 8). Daarbij wordt doorverwezen naar nadere regels, als bijvoorbeeld een braderie of een tentfeest georganiseerd wordt. Minimaal één plattegrond wordt in hoofdstuk 3 gevraagd (evenemententerrein) en afhankelijk van de situatie dient daarnaast een plattegrond inrichting tenten te worden ingestuurd. De eisen voor deze plattegronden komen overeen met de eerdere instructies voor A-, B- of C-evenementen. Voor tenten en andere bouwwerken dienen net als bij de eerdere handboeken constructietekeningen en certificaten aangeleverd te worden. Daarbij dient de richtlijn voor constructieve toetsingscriteria evenementenvergunning gevolgd te worden.

De informatie die verder moet worden opgeleverd met betrekking tot de brandveiligheid en de constructies, komt overeen met de instructie voor een B- of een C-evenement. Bij het onderdeel brandveiligheid dienen bijvoorbeeld de locaties, het type stof en de opslagwijze van brandgevaarlijke stoffen vermeld te worden. Als de activiteit plaatsvindt in een gebouw met meer dan 150 personen, dan moet een melding brandveilig gebruik worden gedaan. Deze melding werd in eerdere instructies niet gevraagd. Op het gebruik van vlammenwerpers behoeft

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

niet meer specifiek te worden ingegaan. Ook wordt niet meer specifiek ingegaan op evenementen waarbij overnacht wordt. Voor kermisattracties worden extra eisen gesteld (Nieuw draaiboek, p. 13). Verder moet aangegeven worden hoe de organisator met het afval omgaat, waarbij de reiniging en de vuilverwerking beschreven dient te worden. De instructies op het gebied van milieu wijken niet af van de eerdere constructies. Wel wordt in de nieuwe instructie aandacht gevraagd voor het onderdeel duurzaamheid. In hoofdstuk 6 wordt net als in de eerdere instructies een afzettingsplan en een omleidingsplan gevraagd. Als gebruik wordt gemaakt van vrijwilligers die worden ingezet als verkeersregelaars, dan moeten zij voldoen aan de bepalingen in de Regeling verkeersregelaars. Dit houdt onder meer in, dat deze personen een instructie gevolgd moeten hebben. Via verkeersregelaarsexamen.nl kunnen de verkeersregelaars uitgenodigd worden om deel te nemen aan de instructie. Deze instructie was nog niet expliciet verwoord in de eerdere handleidingen. In hoofdstuk 6 wordt tevens een derde plattegrond gevraagd waarin een verkeersplan/parkeerplan wordt weergegeven als er afsluitingen of omleidingen zijn. Dit geldt met name voor de grote evenementen met veel deelnemers of bezoekers. Beschreven moet worden hoe voorkomen wordt dat geparkeerd wordt op plaatsen die niet op de tekening zijn aangegeven.

Het onderdeel parkeren kwam in de handleiding voor B- en C-evenementen terug in Hoofdstuk 3, bij de plattegrond Vervoer (Handleiding voor draaiboek, B- en C-evenement, p. 6). De omwonendenbrief dient net als in eerdere handleidingen ter goedkeuring aan de gemeente voorgelegd te worden. Bij het onderdeel communicatie behoeft niet meer aangegeven te worden hoe de diverse disciplines met elkaar in verbinding staan. Bij het onderdeel geluid wordt net als in eerdere handleidingen verwezen naar de separate regels met betrekking tot geluid, zij het dat in de nieuwe handleiding de algemene geluidstijden uit deze regels expliciet worden benoemd. Niet meer wordt gevraagd naar de technieken die worden toegepast om hinder door muziekgeluid zo veel mogelijk te beperken. De eerdere handleidingen vragen hier nog wel om. Bij het onderdeel gezondheid wordt niet meer specifiek ingegaan op evenementen waarbij overnacht wordt, een instructie die in de handleiding voor een B- of C-evenement nog wel staat vermeld. Minimaal twee EHBO hulpverleners zullen aanwezig moeten zijn en daarnaast geldt een norm van één hulpverlener per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers. Per 150 bezoekers zal minimaal een toilet aanwezig moeten zijn. Deze eisen komen overeen met de eerdere handleidingen.

Bij het onderdeel openbare orde en veiligheid behoeft geen netto capaciteitsberekening te worden opgeleverd, zoals nog wel wordt gevraagd bij B- en C-evenementen. Op het voorkomen van te grote publieksdrukte wordt niet meer expliciet ingegaan. Het aantal beveiligers dat definitief moet worden ingezet, wordt in overleg met de politie bepaald. Dit is afhankelijk van het risicoprofiel en de grootte van het evenemententerrein. De eerdere handleidingen gaan nog uit van één beveiliger per 250 bezoekers, hoewel ook in deze eerdere handleidingen wordt gesteld, dat afhankelijk van het risicoprofiel en de grootte van het terrein dit kan worden aangepast. Tevens moet het draaiboek, net als bij de eerdere instructies, een scenario analyse te bevatten, waarin wordt aangegeven hoe mogelijke risico’s worden ingeschat en beheerst. Aangegeven moet worden hoe wordt voorkomen dat alcoholhoudende dranken worden verstrekt of doorgegeven aan personen jonger dan 18 jaar. Ook deze instructie staat in de eerdere handleidingen opgenomen. Niet meer behoeft te worden aangegeven hoe de landelijke richtlijn van het drugsbeleid worden gehandhaafd. Ook behoeft niet te worden ingegaan op de kans dat rivaliserende groepen aanwezig zijn (Nieuw draaiboek).

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De nieuwe instructies melden tot slot, dat mogelijk meer ontheffingen nodig zijn. Deze ontheffingen kunnen betrekking hebben op kampeerontheffingen, de zondagswet, Natura 2000-gebieden, etc. (Nieuw draaiboek, p. 21). Samengevat kan geconstateerd worden dat over het algemeen de nieuwe instructies voor het draaiboek een versoepeling inhouden ten opzichte van de oude instructies. Een uitzondering hierop vormt het onderdeel duurzaamheid waar in de nieuwe instructies expliciet aandacht voor wordt gevraagd, overigens zonder in te gaan op de specifieke criteria die aan duurzaamheid worden gesteld.

3.2.7

Toezichtplan

In de zevende stap van de procesbeschrijving behorende bij de uitvoeringsregels wordt het toezicht, de handhaving en de integrale operationele uitvoering van de OOV-diensten vormgegeven. In deze stap wordt het toezicht uitgeoefend, worden de vergunningsvoorschriften gehandhaafd en worden de veiligheidsdiensten operationeel ingezet. Deze taken starten al tijdens de opbouw van het evenement (uitvoeren van een schouw). Gemeentelijke toezichthouders zijn primair verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de vergunningvoorschriften. Aan de hand van het risicoprofiel worden prioriteiten gesteld. Geconstateerde overtredingen kunnen bestuursrechtelijk worden gehandhaafd. Het veiligheidsteam kan deelnemen aan de schouw en komt tijdens het evenement op gezette tijden bijeen om samen met een vertegenwoordiger van de organisator het verloop van het evenement te bespreken, eventuele onveilige situaties te beoordelen en multidisciplinair met de organisator op te lossen. Van de uitvoering wordt verslag gedaan en dit verslag gaat ter verantwoording naar het bevoegd gezag. Op basis van het integraal veiligheidsplan 2019-2022 (IVP) wordt in 2021 een jaaruitvoeringsplan 2021 opgesteld. Het IVP vormt het beleidskader voor openbare orde en veiligheid (Jaarverslag VTH 2022, p. 9).

In het IVP worden ‘Overlast, geweld op het snijvlak van Zorg & Veiligheid’, ‘Veilig uitgaan en evenementen’, ‘Jeugd en Veiligheid’ en ‘Ondermijning’ als prioriteit aangemerkt. Dit plan wordt na afloop van het jaar geëvalueerd. Voor 2022 wordt een uitvoeringsprogramma Vergunningen, Toezicht en Handhaving opgesteld. Dit uitvoeringsprogramma betreft een nadere uitwerking van het VTH-beleid, dat door het college op 16 juni 2020 wordt vastgesteld. De prioriteiten uit het IVP en het VTH beleid komen voor een groot deel met elkaar overeen en de gemeente heeft de uitvoeringsplannen zoveel mogelijk op elkaar afgestemd (Jaarverslag VTH 2022, p. 9). Het uitvoeringsprogramma VTH 2022 voert evenementen (type B, B+/C) als prioriteit op. De inzet is daarbij dat alle bij evenementenaanvragen gemelde tenten (> 150 p.) en tribunes, podia en andere bouwsels constructief getoetst zijn (Jaarverslag VTH 2022, p. 6). Daarnaast zijn de hogere risico evenementen, waaronder de Sneekweek, gecontroleerd. Een evenement B betreft 500 tot 5.000 bezoekers, een evenement B+/C betreft meer dan 5.000 bezoekers (Jaarverslag VTH 2022, p. 8). Deze categorisering is opmerkelijk, aangezien de uitvoeringsregels uitgaan van een categorisering naar A-, B- en C-evenementen. Voor 2023 wordt het uitvoeringsprogramma Vergunningen, Toezicht en Handhaving 2023 door het college vastgesteld.

Hierin wordt opgenomen welke doelstellingen de gemeente nastreeft, welke prioriteiten de gemeente heeft en welke activiteiten de gemeente gaat uitvoeren op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. De prioriteiten worden gesteld op basis van een risicomatrix. In deze prioriteringslijst staan tevens de evenementen B en B+ vermeld. Vanwege hun 41

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

samenhang worden Evenement B en Evenement B+/C in het uitvoeringsprogramma niet als separate prioriteiten benoemd, maar samengevoegd tot Evenement B, B+ en C.

3.2.8 Verantwoordelijkheid In het koersdocument van november 2019 valt de beoogde verantwoordelijkheidsverdeling met betrekking tot evenementen af te leiden. De gemeente vervult vooral een rol als vergunningverlener en facilitator (Koersdocument, p. 1). Openbare orde en risicobeheersing zijn de afgelopen jaren meer onder een vergrootglas gekomen met de nodige gevolgen voor de regelgeving ten aanzien van omgevingskwaliteit en vergunningen. Het ontbeert de organisatoren vaak aan kennis en middelen om hier adequaat dan wel tijdig op te anticiperen. De samenwerking tussen de organisatoren en de gemeente kan beter hierop worden ingericht (Koersdocument, p. 2). Tevens wordt de ambitie verwoord om toe te werken naar de vorming van een evenementenfonds in combinatie met privaat geld (Koersdocument, p. 2).

3.3 De gemeentelijke praktijk 3.3.1 Toezicht en handhaving In het VTH jaarverslag 2022 wordt op het gebied van evenementen (prioriteit no. 7) de volgende resultaten weergegeven: Voorgenomen actie Door middel van voorlichting, interventies en integrale hercontroles, waarbij wordt samengewerkt met ondernemers, veiligheidspartners en instellingen, worden de gezondheids- en veiligheidsrisico's rond alcohol, drugs en andere genotmiddelen teruggedrongen. Door middel van de nieuwe uitvoeringsregels voor evenementen wordt het proces ten aanzien van vergunningverlening vereenvoudigd. Belangrijke instrumenten zijn de evenementenkalender, het vergunningenproces, het veiligheidsplan, toezicht en handhaving, verkeer-, constructieen brandveiligheid.

Door middel van een integraal evenementenoverleg wordt van tevoren afgestemd op welke wijze actief toezicht kan en zal worden gehouden bij evenementen. De duurzaamheidscriteria evenementen worden

Resultaat 13 controles zijn bij evenementen uitgevoerd, waarbij 2 keer overtredingen zijn gevonden. Tijdens de Sneekweek is algemeen toezicht uitgevoerd, waarbij 138 overtredingen zijn geregistreerd.

De nieuwe regels en het nieuwe proces zijn voor veel organisaties nog onbekend, is gebleken. Het overgrote deel van de draaiboeken was onvolledig. Dat heeft veel inzet gevraagd van de gemeente. In het najaar is hierover een evaluatie gehouden. In 2023 wordt een info-avond gehouden voor organisatoren over het maken van draaiboeken. Daarnaast is gewerkt aan het verbeteren van de informatie op de website, het e-formulier en de handleiding van het draaiboek. Via 2-wekelijks integraal evenementenoverleg wordt ook afgestemd bij welke evenementen en welke aspecten (extra) ingezet wordt. Aan aanvragers is (o.a. via website, draaiboek) kenbaar gemaakt dat een evenement zo veel 42

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

geïmplementeerd in het werkproces waardoor evenementen op een positieve wijze gestimuleerd worden om te verduurzamen en de negatieve impact van het evenement op het milieu zo veel mogelijk wordt beperkt.

Alle ontvangen meldingen Besluit brandveilig Gebruik Basishulpverlening Overige Plaatsen (BGBOP) voor evenementen worden naast een toets op ontvankelijkheid ook inhoudelijk getoetst aan de wet- en regelgeving op gebied van brandpreventie.

Alle bij evenementenaanvragen gemelde tenten (>150 p) en tribunes/podia en bouwsels worden getoetst op constructieve veiligheid.

mogelijk duurzaam georganiseerd moet worden. In 2022 is besloten om, vanwege corona, ook 2022 als pilotjaar te gebruiken. In de Sneekweek is gewerkt met statiegeldbekers, dit leverde veel minder afval op. Uit de pilot komt naar voren dat nog niet alle organisatie bewust bezig zijn met duurzaamheid. Ook is vanwege de hoge werkdruk bij aanvragen niet altijd om aanvullende gegevens m.b.t. duurzaamheidscriteria gevraagd. Er is een eformulier over duurzaamheid in ontwikkeling, deze wordt geïmplementeerd in het aanvraagproces van de evenementenvergunning. In 2022 zijn 5 meldingen BGBOP geaccepteerd voor evenementen waarbij geen evenementenvergunning hoeft te worden aangevraagd. Het betroffen met name besloten bijeenkomsten zoals huwelijksfeesten en bedrijfsfeesten. Bij het accepteren van de melding zijn aandachtspunten meegegeven; vluchtroutes vrijhouden, blusmiddelen op handige plaatsen ophangen etc. Alle bij evenement aanvragen gemelde tenten (> 150 p), tribunes/podia en bouwsels zijn getoetst op constructieve veiligheid. Bij terugkerende evenementen hoeft het tentenboek niet opnieuw aangeleverd te worden.

(VTH Jaarverslag 2022, p. 15) Op basis van de interviews kan met betrekking tot toezicht en handhaving het volgende worden opgemerkt. Toezicht en handhaving wordt vormgegeven op basis van het evenementenoverleg, dat eens in de twee weken plaatsvindt. Hieraan nemen de politie, het team Veiligheid, het team Vergunningen, het team Toezicht en Juridische Zaken deel. Tijdens dit overleg worden de komende evenementen besproken en wordt besloten of en waarop gecontroleerd gaat worden. Deze afwegingen zijn gebaseerd op eerdere ervaringen met het evenement, de grootte, signalen uit de omgeving, informatie die de deelnemers aan het overleg hebben, maar ook op onderzoeken zoals gepubliceerd door de Nuchtere Fries. Dit zijn onderzoeken die periodiek worden uitgevoerd en waarbij gebruik wordt gemaakt van mystery guests: jongeren die under cover een evenement bezoeken om te bezien hoe strikt men de regels met betrekking tot het schenken van alcohol naleeft. Bij grotere evenementen wordt dit evenementenoverleg opgeschaald naar het veiligheidsteam, waar dan ook andere partijen, zoals de brandweer, de veiligheidsregio, etc. aanschuiven. Het toezicht wordt uitgeoefend door BOA’s die daarbij zowel in uniform als under cover het evenement kunnen bezoeken.

Het komt in een zeer enkel geval voor, dat op basis van eerdere ervaringen een last onder dwangsom wordt opgelegd om de organisator aan te zetten zich aan de voorwaarden te houden. Tijdens de controle van het evenement zelf wordt gewerkt met een checklist 43

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

waarop staat aangegeven waar men naar moet kijken. Zo voert iedere BOA dezelfde controle uit. Deze checklist kan wel worden aangepast per evenement, aangezien aan sommige evenementen speciale voorwaarden zijn verbonden. Aangegeven wordt, dat evenementen niet de hoogste prioriteit hebben binnen de handhaving. Soms vindt een schouw vooraf plaats. Daarbij wordt de schouw uitgevoerd door de politie, medewerkers van openbare orde en veiligheid, bouwtoezicht, handhaving en toezicht en evenementen. Dit kan leiden tot een aanwijzing en tijdens het evenement zelf wordt dan gecontroleerd of aan deze aanwijzing is voldaan. Het niet voldoen aan een aanwijzing is niet altijd een reden om het evenement stil te leggen, maar men komt hier bij de evaluatie dan wel op terug. In dit verband wordt het volgende gesteld: Zeer effectief is de schouw, die door een interdisciplinair team de dag voor het evenement gehouden wordt. Hierbij komen vaak zaken aan het licht die verbetering behoeven en dan heeft de organisator nog de tijd om een en ander te herstellen. Dit soort schouws zouden vaker gehouden moeten worden, zo is de beleving. Het stilleggen van vergunde evenementen komt eigenlijk niet voor. Wel kunnen tijdens het evenement zaken worden opgemerkt die zich niet verhouden tot de vergunningsvoorwaarden.

Men kaart deze items dan aan bij de politie en Juridisch Zaken en deze zaken worden ook meegenomen in de evaluatie. Deze evaluatie kan in het algemeen dan weer bepalend zijn voor de mogelijk vergunningstraject voor het volgend jaar. Ook kan het voorkomen dat tijdens het evenement zelf een last onder dwangsom wordt opgelegd, bijvoorbeeld als alcohol geschonken wordt aan minderjarigen. Soms zijn de zaken van minder zwaarwegend belang, bijvoorbeeld het plaatsen van een bord met leeftijdsaanduidingen. Dan wordt geen last onder dwangsom opgelegd, maar eerder een waarschuwing gegeven om het gebrek te herstellen. Een niet vergund evenement kan worden platgelegd en in de praktijk wordt dit ook daadwerkelijk gedaan. Men krijgt signalen van de politie en omwonenden, maar men scant ook de social media: op die manier komt de gemeente erachter, dat niet vergunde evenementen georganiseerd worden. Dit probeert men te achterhalen voordat het evenement daadwerkelijk plaatsvindt. Men probeert dan in eerste instantie om alsnog de vergunning te verstrekken. Als dit niet mogelijk is, vindt een stopgesprek plaats met de organisator. Tijdens dit gesprek kan een last onder dwangsom worden opgelegd met als doel het evenement niet te laten plaatsvinden.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13678246/2