Bijlage 2 RHCVV_jaarverslag jaarrekening 2023 college.pdf

genealogische bronnen, zoals de Burgerlijke Stand en persoons- en woningkaarten, overigens nog niet online beschikbaar in verband met een wettelijke beperking op de openbaarheid. Verbouwingsplannen in zomervakantie van invloed op onderzoeksaanvragen Veruit de meeste informatieverzoeken per e-mail betreffen een aanvraag voor inzage van bouwarchief. Van alle 1493 mailverzoeken gaat 71% over bouwvergunningen, 19% over historisch onderzoek en 10% betreft familieonderzoek. Uit onderstaande grafiek blijkt verder dat juli een populaire maand is voor het inzien van bouwarchieven. Een verklaring hiervoor lijkt te zijn dat inwoners tijdens hun vakantieperiode tijd hebben verbouwingsplannen te maken én om langs te komen op de studiezaal.

200

Aantal informatieverzoeken per e-mail

100 0

Bouwdossier

Historisch onderzoek

Familieonderzoek

Ambtelijke dienstverlening Een belangrijke doelgroep voor onze dienstverlening wordt gevormd door gemeenteambtenaren die archiefstukken en informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. We constateren met tevredenheid dat deze specifieke doelgroep ons opnieuw actief heeft benaderd via e-mail, chat of telefoon. In 2023 hebben wij via e-mail 320 ambtelijke vragen via e-mail behandeld t.o.v. 184 in 2022. De stijging is te verklaren door de grote toename van aanvragen van gemeente De Ronde Venen. Een vraag kan een eenvoudige vraag zijn die per kerende mail of chat beantwoordt kan worden of een aantal uur in beslag nemen voor het opzoeken, (helpen) zoeken en beantwoorden.

Ambtelijke vragen naar onderwerp

Ambtelijke vragen naar onderwerp Historisch…

11% 11% 78%

Burgerzaken

Bouwdossiers 0

Bouwdossiers Burgerzaken

Stichtse Vecht

Historisch onderzoek

De Bilt

50

100

150

200

De Ronde Venen

De Bilt maakte dit jaar iets minder gebruik van onze dienstverlening (-4,4%). Vanuit gemeente Stichtse Vecht was juist een stijging (56,4%) te zien is. Deze toename kan worden toegeschreven aan de overbrenging van bouwarchieven in 2022-2023. De ambtenaren van gemeente De Ronde Venen maakten in 2023 beduidend vaker gebruik van hun archieven bij het RHCVV. In vergelijking tot 2022 is er een stijging 32

van 21,5% Het merendeel van deze aanvragen was afkomstig van gemeentebelastingen Amstelland, die namens deze gemeente de belastingheffing uitvoeren. Zij gebruiken de tekeningen om gebruiksoppervlaktes te berekenen in verband met de WOZ-waardering. Daarnaast hebben ambtenaren van BAG-beheer veelal oprichtingsvergunningen nodig voor het beoordelen van het bouwjaar. Chat populair bij ambtenaren Vanuit De Ronde Venen wordt het gros van de verzoeken via de mail verstuurd. Ambtenaren van gemeente De Bilt en Stichtse Vecht maken daarentegen vaker gebruik van de chatdienst. We merken dat deze snelle en laagdrempelige medium veel wordt ingezet in het geval van een spoedvraag omdat ze snel antwoord krijgen. De ambtenaar staat via de chat in direct contact met een van de studiezaalmedewerkers en krijgt in sommige gevallen ook gelijk antwoord op de vraag. Indien dat meer onderzoek vergt, wordt de vraag later die dag via de e-mail beantwoord.

Analyse onderzoeksvragen ambtenaren Bij de analyse van de ontvangen onderzoeksvragen blijkt dat bouwarchieven veel gebruikt worden bij de taakuitvoering. Daarnaast komen ook verzoeken binnen met betrekking tot persoonskaarten en andere Burgerzaken-gerelateerde aangelegenheden. Ook voor historisch onderzoek weten ambtenaren het RHCVV steeds beter te vinden. Omdat historisch onderzoek een breed spectrum omvat, volgt een aantal voorbeelden van onderwerpen: De Bilt: Tweede Wereldoorlog; Jagtlust De Ronde Venen: Vrijwillige brandweer Mijdrecht; Oud-burgemeester Bunjes van Vinkeveen; Notulen van de gemeenteraad en B&W Stichtse Vecht: Boogbruggetje Zandpad; Bestemmingsplannen; Tweede Wereldoorlog; verkeersbesluiten

33

Publicaties op basis van onderzoek archieven RHCVV Als archiefdienst hebben we de taak om het hergebruik door derden te stimuleren voor onderzoek en om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie en cultuurbeleving. In 2023 verschenen verschillende publicaties en werden archiefstukken en foto’s gebruikt in publicaties en presentaties. Daarnaast wil het RHCVV bijdragen om die verhalen vervolgens ook te vertellen aan een breder publiek. We zijn dan ook blij dat historicus Wim van Schaik op vrijdagochtend 22 september bij het RHCVV zijn boek ‘Tussen bewind en burger. Johannes Sanderson (1778-1846) plattelandsburgemeester’ presenteerde en het eerste exemplaar overhandigde aan burgemeester Ap Reinders van gemeente Stichtse Vecht. Wim van Schaik beschrijft in het boek hoe burgemeester Johannes Sanderson om wist te gaan met de veranderde samenleving en bestuursvorm. Sanderson was van 1825 tot 1844 burgemeester van Kortenhoef, Nigtevecht, Nederhorst den Berg en Loenersloot. In Loenen bleef hij aan als burgemeester tot aan zijn overlijden in 1846. Het boek is het resultaat van jarenlang gedegen onderzoek in de gemeentelijke archieven van de vijf dorpen waar Johannes Sanderson burgemeester van was. De boekpresentatie werd druk bezocht door geïnteresseerden uit Loenen en ver daarbuiten.

Blogs, posts en meer over de collectie Om hergebruik te simuleren en mensen hiertoe te inspireren presenteert het RHCVV ook zelf regelmatig informatie over de collectie online. Met regelmaat publiceren we over archiefstukken en foto’s uit de collectie om zichtbaarheid van archieven proactief te vergroten.

34

Digitale dienstverlening De verwachtingen ten aanzien van digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie worden steeds hoger, deels ondersteund door wetgeving en/of beleidsinitiatieven (hergebruik, open data, actieve openbaarheid), deels door de steeds grotere digitalisering van de samenleving. Chat Als het gaat om digitale dienstverlening is de chat het laagdrempeligste medium voor dienstverlening. Iedereen die de site bezoekt en daar de archieven raadpleegt, wordt eenmalig actief geattendeerd op de mogelijkheid om te chatten met een medewerker doordat het chatvenster automatisch in het scherm verschijnt. Van alle chatgesprekken komt 59% voort uit die proactieve benadering. Het RHCVV werd iets vaker benaderd via de chat (+5%) in vergelijking tot 2022. 98% van de bezoekers die een beoordeling achterliet, liet een positieve beoordeling achter.

Website Op 30 maart 2023 is de vernieuwde website gelanceerd. De website van het RHCVV heeft als primair doel: het online toegankelijk maken van het archief van de werkgebieden en de bezoeker informeren over de mogelijkheid archief in te zien en de verschillende activiteiten die het RHCVV organiseert. De nieuwe website heeft een duidelijke structuur waarin de verschillende taakvelden van het RHCVV duidelijk naar voren komen: onderzoek doen in en informatie over de archieven, activiteiten (tentoonstellingen, cursussen, lezingen) en toezicht en advies. Belangrijke verbeteringen zijn dat de pagina’s waarop de

35

bezoeker in de archieven kan zoeken gebruiksvriendelijker zijn, het eenvoudiger is om een afspraak voor een bezoek aan de studiezaal te maken en informatie over de verschillende archieven en bouwvergunningen sneller te vinden is. Web-statistieken Google Analytics 2023 Aantal gebruikers : 37.166 (-16%) Aantal sessies per gebruiker : 1,51 (0 %) Gemiddelde sessieduur : 4:31 min (+,38 sec) Terugkerende gebruikers : 14,2 % (+2%)

Aantal sessies : 58.968 (-11%) Aantal bezochte pagina’s : 283.759 (-2,5%) Nieuwe gebruikers : 85,8% (-1.9%)

De website trok in 2023 in totaal 37.166 bezoekers. Van de 37.166 bezoekers was 85,8% een nieuwe gebruiker. Dit is een heel vergelijkbaar percentage met dat van vorig jaar (87,7%). Het aantal gebruikers laat een kleine daling zien van 16% ten opzichte van 2022 en waarschijnlijk veroorzaakt doordat in 2022 een deel van de website bezoekers onderzoek deed naar of informatie opzocht over de Weesper archieven. Dit zien we ook terug in het aantal sessies en bezochte pagina’s.

36

Zichtbaarheid / Communicatie De laatste jaren weten inwoners van het werkgebied en andere potentiële bezoekers het RHCVV weliswaar steeds beter te vinden, er is een groep die de weg naar het RHCVV nog niet weet te vinden en daardoor geen gebruik maakt van de mogelijkheid om overheidsarchief in te zien of meer te weten te komen over het regionale verleden. Als RHCVV zetten we daarom actief in op bekendheid. Dit doen we op verschillende manieren. Naast het organiseren van toegankelijke activiteiten, gaan we samenwerkingen aan met diverse partijen, posten we berichten via onze eigen kanalen die een divers publiek aanspreken en maken we gebruik van advertenties. Hieronder volgt een greep uit wat er in 2023 gebeurde. Nieuwsbrieven In 2023 zijn er 11 nieuwsbrieven en nieuwsflitsen verstuurd. Deze verschenen bijna maandelijks, te weten in: februari, april, mei, juni, augustus, september, oktober, november en december. Het aantal abonnees op de nieuwsbrief is licht gestegen, er zijn nu 592 abonnees (+2,4%).

Social Media: Interactieve benadering en contentdifferentiatie Het RHCVV communiceert actief via de eigen online kanalen: Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn en YouTube. In lijn met de doelstellingen in 2022 hebben we in 2023 onze strategie voortgezet om actief (nieuwe) doelgroepen te benaderen via verschillende kanalen en door het inzetten van diverse contenttypes per kanaal en doelgroep. De resultaten zijn duidelijk zichtbaar in de statistieken, met aanzienlijke stijgingen op twee belangrijke platforms. LinkedIn toont een stijging van 77,65%, en Instagram een toename van 42,58%. Deze cijfers bevestigen de effectiviteit van onze strategie om gerichte content aan te bieden op verschillende platforms, passend bij de interesses van de doelgroep.

Kanaal

December 2022

Januari 2024

Procentuele stijging/daling

Facebook

505

605

+ 19,80%

Instagram

209

298

+ 42,58%

X (voorheen Twitter)

684

694

+ 1,46%

LinkedIn

170

302

+ 77,65%

37

38

Free publicity In 2023 is op meerdere manieren aandacht besteed aan het RHCVV in de lokale krant, tv en radio. Zo werd er aandacht besteed aan de opening van de tentoonstelling door burgemeester Potters en heeft RTV Utrecht op 2 januari aandacht besteed aan Openbaarheidsdag bij het RHCVV. Ieder jaar worden honderden archiefstukken openbaar, in 2023 betrof dat bij het RHCVV enkele oorlogsdossiers. Deze dossiers betroffen het verlies en de herkrijging van het Nederlanderschap na collaboratie met de Duitsers. Op zaterdag 21 januari zijn de coördinator dienstverlening en vrijwilligers geïnterviewd tijdens het radioprogramma ‘Liefdewerk Oud papier’ van RTV Stichtse Vecht door Wil Kannegieter. Het was een uitgelezen kans om de vrijwilligers en het RHCVV in het zonnetje te zetten. Klik op deze link om het interview terug te luisteren: Radio-interview RTV Stichtse Vecht.

39

Advertenties en advertorials Net als afgelopen jaren was het RHCVV met betaalde publiciteit zichtbaar in de Vrijetijdskrant van Stichtse Vecht, De Ronde Venen en De Bilt. Het RHCVV werkt in de periode 2022-2025 aan een vergroting van de naamsbekendheid. Door te adverteren bereiken we een breed publiek binnen onze lokale gemeenschap, waardoor meer mensen zich bewust worden van de beschikbare archiefbronnen en diensten. Dit vergroot niet alleen de bekendheid van het RHCVV, maar ook het bewustzijn dat je als inwoner recht hebt op het inzien van overheidsinformatie uit de archieven en waardering van het lokale erfgoed.

Samenwerking Visit Gooi en Vecht In 2023 ging het RHCVV een samenwerking aan met Visit Gooi en Vecht. Een online platform met uitgebreide UITagenda en fiets- en wandelroutes in Gooi en Vechtstreek.

Verenigingsmarkten/ Vrijwilligersmarkten / Nieuwjaarsmarkten Het RHCVV bezoekt ieder jaar de nieuwjaarsmarkten, verenigingsmarkten en vrijwilligersmarkten in de gemeenten. Deze markten geven ons de gelegenheid over onszelf te vertellen en dit leidt vaak tot leuke gesprekken. Het valt op dat de meeste inwoners nog niet bekend zijn met ons bestaan en de taken die wij uitvoeren als archiefdienst van hun gemeente. Tijdens de markt laten we aan de hand van concrete voorbeelden zien wat ons werk bij het RHCVV inhoudt en op welke manier inwoners en onderzoekers hiervan gebruik kunnen maken. Op 25 juni was het RHCVV bijvoorbeeld aanwezig op de verenigingsmarkt bij het Fort in Maarsseveen, op 12 september stond het RHCVV op de vrijwilligersmarkt in Mijdrecht (door Steunpunt Vrijwilligerswerk) en op 5 oktober was het RHCVV bij de vrijwilligersmarkt in het Lichtruim in Bilthoven (door Mens de Bilt).

40

Zichtbaarheid in de buitenruimte Vanaf begin december 2023 was het RHCVV gedurende twee weken goed zichtbaar in de gemeente Stichtse Vecht met een mupi-campagne (A0-formaat) over ‘De stem van het volk’. Op het tentoonstellingsaffiche staat een QR-code die direct leidt naar de tentoonstellingspagina met alle aanvullende informatie op de website. Op de informatieborden bij binnenkomst in Breukelen en Maarssen werd gedurende verschillende perioden in 2023 een activiteit van het RHCVV aangekondigd. In de eerste maanden van het jaar (tot juni) werd de tentoonstelling ‘Soldaten in de streek’ aangekondigd. Vanaf juni tot en met september werd de fototentoonstelling ‘Typisch jaren ’20, een tijdsbeeld in foto’s’ die Fotoclub Stichtse Vecht bij ons hield, aangekondigd. Vanaf november tot maart stond op de informatieborden de tentoonstelling ‘De stem van het volk’ vermeld. Later dit jaar zal deze vermelding terugkomen op de informatieborden.

Cursussen en workshops Zoeken in archieven en het vinden van de juiste informatie is niet voor iedereen eenvoudig. Cursussen en educatieve programma’s helpen om mensen kennis te laten maken met archieven en om er goed in te kunnen zoeken. Daarom ontwikkelt het RHCVV in de periode 2020-2024 educatieve programma’s op verschillende niveaus voor basisschoolleerlingen, scholieren van het voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Deze cursussen en workshops zijn gericht op het doen van onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering. Om een breed publiek aan te trekken werd er bij de meeste cursussen voor gekozen om zowel op donderdagavond als op vrijdagmiddag een cursusgroep aan te bieden.

41

Stamboomonderzoek Voor het eerst sinds de coronaperiode werd er in 2023 weer een cursus stamboomonderzoek georganiseerd door het RHCVV. Dit verklaart mogelijk de grote stroom aanmeldingen die binnenkwamen. De eerste cursus in maart en april was binnen de kortste keren uitverkocht en om die reden werd besloten in mei een tweede cursus te organiseren die ook vol raakte. Beide cursussen werden gegeven door docente Els Elenbaas, een autoriteit op het gebied van stamboomonderzoek, op onze studiezaal. Cursussen paleografie – oud schrift In september en oktober werd de cursus paleografie voor beginners georganiseerd. Docente en medewerkster Iren de Kruif creëerde een laagdrempelige cursus voor tien deelnemers om de kronkelige letters uit oude archiefstukken te leren lezen. Docent Nathan Looije gaf een verdiepingscursus paleografie. De tien deelnemers hadden in voorgaande jaren, veelal bij ons, een cursus paleografie voor beginners gevolg en wilden zich graag verder verdiepen. Het was de eerste keer dat het RHCVV een dergelijke cursus organiseerde.

Onderwijs Als RHCVV zetten we breed in op activiteiten om jongeren in de regio kennis te laten maken met de functies van het archief en de lokale geschiedenis. Dit doen we door schoolklassen uit te nodigen voor een les bij het archief met daarbij een rondleiding en op maat gemaakte educatieve programma’s rond onze tentoonstellingen. Ook biedt het RHCVV scholieren en studenten de kans om bij het RHCVV ervaring op te doen door een (maatschappelijke) stage te lopen of vakantiewerk te doen. Vitrinelessen WOII voor havo 3 (januari 2023) Drie havo-3 klassen van het RSG Broklede kwamen naar het archief voor een archiefles over de Tweede Wereldoorlog. In samenwerking met geschiedenisdocent Lars Roon heeft het RHCVV een opdracht ontwikkeld waarbij iedere klas een eigen tentoonstelling maakt. Totaal beslaat de opdracht 4 lesuren. De klas krijgt een les van de educatie medewerker, waarin de functie van een archief wordt toegelegd. Les 2 vindt plaats bij het RHCVV. De leerlingen bestuderen drie archiefstukken, waarvan er vervolgens één wordt uitgekozen, waarbij een bijschrift wordt geschreven. Ook krijgen zij een korte rondleiding door de depots van het archief. In de derde les in de klas wordt het bijschrift afgemaakt en een vitrine ingericht met (kopieën van) de stukken en de bijbehorende bijschriften die de leerlingen hebben geschreven.

42

Lesbezoek ‘De stem van het volk’ (december 2023) Circa 180 leerlingen van RSG Broklede bezochten de tentoonstelling over de democratie en de grondwet. Aan de hand van een quiz ontdekten ze de verhalen uit de archiefstukken. Daarnaast kregen ze een rondleiding door het depot waarin de functie van het archief werd toegelicht en werd er verteld welke stukken bezoekers van de studiezaal opvragen.

Kunst Centraal In het verleden heeft het RHCVV regelmatig samengewerkt met Kunst Centraal. Kunst Centraal adviseert scholen in het basisonderwijs en voortgezet onderwijs in de provincie Utrecht over cultuureducatie. Ze bieden programma’s en producten op maat aan, vaak in samenwerking met andere cultuurorganisaties. In het najaar van 2023 is gestart met het ontwikkelen van lessen voor het basisonderwijs in de gemeenten Stichtse Vecht en De Ronde Venen voor het schooljaar 2024-2025. Maatschappelijke stage In de eerste helft van 2023 hebben 5 leerlingen uit ons werkgebied hun maatschappelijke stage bij het RHCVV gelopen. Leerlingen lopen 20 uur stage bij een non-profit organisatie. Bij het RHCVV werken ze mee aan het toegankelijk maken en goed bewaren van de collectie door het ompakken van archiefmateriaal, scannen van foto’s en het plakken van stickers op archiefdozen. Daarnaast ontdekken ze door middel van kleine zoekopdrachten de website en de beeldbank van het RHCVV. Ook vragen we de scholieren naar hun mening over video’s en tentoonstellingen die we maken. Leerlingen krijgen op deze manier tijdens hun stage een goed beeld van wat een archiefdienst doet en het RHCVV leert van hun feedback.

Broeckland College – Millennium Memorial In de koffiehoek van het RHCVV is een deel van de inhoud van het Millenium Memorial tentoongesteld. Vlak voor de jaarwisseling van 1999 ontwikkelde het Broeckland College het Millenium Memorial. Het monument had de vorm van een schoolboek dat uitkeek naar de toekomst. Aan de voet van het monument werd een tijdscapsule begraven, samengesteld door de leerlingen van de school. Deze bevatte een gevarieerde mix van items, waaronder de opdracht dat de inhoud hiervan na de opgraving moest worden tentoongesteld voor de inwoners van Breukelen. De mini expo werd geopend door oud-directeur Jan Molenaar.

43

Hogeschool Utrecht Studenten van de opleiding journalistiek krijgen in hun eerste jaar per klas een gemeente toegewezen, hierover moeten ze iedere week een artikel of audioreportage maken. Zowel de gemeente Stichtse Vecht en De Ronde Venen zijn toegewezen gemeenten. De studenten van deze opleiding weten het RHCVV intussen goed te vinden. In 2023 hebben 7 studenten het RHCVV bezocht en er zijn in totaal 3 artikelen, 3 audio-interviews en is er 1 video verschenen over diverse onderwerpen.

Banen Inspiratiemarkt bij RSG Broklede (februari 2023) Ruim 100 leerlingen kwamen een kijkje nemen bij de stand van het RHCVV. Hier konden leerlingen online in de archieven zoeken, een blik werpen op (kopieën) van archiefstukken en aan twee medewerkers van het RHCVV hun vragen stellen. Daarnaast konden ze in 17de-eeuwse letters hun naam schrijven én gingen we op zoek naar de snelste dozenvouwer (en die hebben we gevonden).

44

45

Beleidslijn 4: Beleven en ontmoeten Lokale archieven vertellen ons over de geschiedenis van onze omgeving en daarmee wie wij zijn. Ze maken namelijk duidelijk waarom de omgeving is zoals deze is, waarom we de dingen doen zoals we ze doen en kunnen op die manier het heden verklaren. Hoewel, archieven zelf vertellen natuurlijk helemaal niets. Het is nodig dat je iets meer van het archiefstuk weet. Dat je de geschiedenis van het stuk kent, het document in haar tijd kunt plaatsen en dat je jezelf erin verdiept. Slechts een kleine groep mensen heeft de vaardigheden, interesse of tijd om het onderzoek zelf uit te voeren. Als RHCVV maken we daarom graag zelf de vertaalslag van archiefstukken naar verhalen. Wij geven de landelijke en lokale archiefstukken, onder meer documenten, foto’s en voorwerpen, betekenis. We onderzoeken de archiefstukken en brengen ze in verband met andere verhalen. Deze verhalen presenteren we uiteindelijk op een toegankelijke wijze voor een breed publiek in verschillende varianten. Zo organiseren we tentoonstellingen, workshops, lezingen en cursussen. Waar mogelijk gratis toegankelijk voor iedere inwoner van ons werkgebied. Ieder jaar besteedt het RHCVV aandacht aan een aantal vaste momenten in de landelijke geschiedenis, waaronder het herdenken en vieren van het einde van de Tweede Wereldoorlog.

Daarnaast wordt er ieder jaar een kleine tentoonstelling gerealiseerd over diverse thema’s, altijd met een nadrukkelijke koppeling naar de lokale geschiedenis. Het uitgangspunt is dat het onderwerp voor alle drie de aangesloten gemeenten relevant is, staat het doen van archiefonderzoek centraal en wordt de functie van het RHCVV uitgelicht. Door samen te werken met diverse (erfgoed)partners, vergroot het RHCVV haar publiek. Door niet alleen bij het RHCVV activiteiten te organiseren, maar juist door de gemeente in te gaan, weten we een nieuw publiek te bereiken. Meer dan 3500 bezoekers Het RHCVV richt zich met de diverse activiteiten op een breed publiek en houdt daar in haar activiteiten rekening mee door niet alleen verdiepende, maar ook activiteiten te organiseren waarbij bezoekers op een interactieve manier aan de slag gaan met de geschiedenis. Als resultaat hiervan mocht het RHCVV bij zijn diverse activiteiten in 2023 ruim 3500 personen ontvangen en 350 personen maakten persoonlijk in een gesprek kennis met het RHCVV bij onder meer activiteiten, nieuwjaars- en verenigingsmarkten, Algemene Ledenvergaderingen en lezingen buiten het RHCVV. De tentoonstelling ‘Soldaten in de streek, 1672-1673’ werd in 2023 door 2000 personen bezocht.

De fototentoonstelling van Fotoclub Stichtse Vecht 500 bezoekers en de tentoonstelling ‘De stem van het volk’ trok vanaf 12 december de laatste 3 weken van december circa 500 bezoekers, waaronder 180 scholieren. In dit jaarverslag wordt kort stilgestaan bij de belangrijkste activiteiten die het RHCVV organiseerde en de samenwerkingen die zijn aangegaan.

Tentoonstellingen

46

‘Soldaten in de streek, 1672-1673. Restanten van het Rampjaar in het archief’. In 2022 was het precies 350 jaar geleden dat de Republiek, het huidige Nederland, werd aangevallen. Op zee door de Engelsen en over land door de Fransen en de bisschoppen van Keulen en Münster. Door de vele verwoestingen en plunderingen is het jaar 1672 de geschiedenisboeken ingegaan als het Rampjaar. Doordat de Oude Hollandse Waterlinie de opmars van de Franse troepen tegenhield, was de Vechtstreek ruim een jaar lang het frontgebied van de Staatse soldaten van de Republiek en de Franse troepen. Dorpen als Abcoude, Nigtevecht en Westbroek werden voor een groot deel met de grond gelijkgemaakt. De vele brieven, verslagen en prenten in de tentoonstelling geven een goed beeld van de gebeurtenissen in het Rampjaar. De tentoonstelling toonde originele archiefstukken uit de zeventiende eeuw. Om de tentoonstelling ook voor een jongere doelgroep aantrekkelijk te maken had de eerste expositieruimte een interactief karakter. De ladekasten met opdrachten en doe opdrachten, bedoeld voor de jonge bezoeker, trokken ook vaak de aandacht van de oudere bezoekers. Bij de tentoonstelling werd ook een Kijkwijzer (speurtocht) voor kinderen (en volwassenen) ontwikkeld, waarmee zij aan de hand van kleine opdrachten zelfstandig door de tentoonstelling werden geleid.

Naar aanleiding van deze tentoonstelling kwamen er ook veel verzoeken binnen voor een groepsrondleiding. In 2023 hebben we 5 rondleidingen bij de tentoonstelling gegeven (inclusief het depot) en maakten 75 personen zo nader kennis met het archief. Om te zorgen dat ook na de tentoonstelling de verhalen en stukken zichtbaar blijven, is er bij de tentoonstelling naast een publicatie ook een filmregistratie gemaakt die in 2024 online komt. Op dit moment is al een korte impressie te zien: https://www.youtube.com/watch?v=5OCD3dKGp2w De publicatie, uitgegeven in samenwerking met Uitgeverij Waanders in 2022, werd in 2023 met positieve recensies beloond, zelfs internationaal. “…effective and original…” “The book makes a fine addition to the study of ordinary letter-writers from 1672” - Early Modern Low Countries “…fraai uitgezocht en beschreven…” “…prachtig uitgegeven…” - Tussen Vecht en Eem

47

Foto tentoonstelling - Typisch jaren ’20, een tijdsbeeld in foto’s In deze tentoonstelling bracht de Foto- en videoclub Stichtse Vecht het straatbeeld van de gemeente Stichtse Vecht in beeld. De tentoonstelling was een samenwerking tussen de Foto- en videoclub Stichtse Vecht en het RHCVV. Circa 500 bezoekers kwamen op de tentoonstelling af en rondom de tentoonstelling werden 6 activiteiten georganiseerd. De Fotoclub Stichtse Vecht selecteerde voor de tentoonstelling 24 foto’s die het alledaagse leven van de huidige jaren ’20 weerspiegelden. Bijvoorbeeld een moeder met haar dochter op een bakfiets, boodschappen doen in de supermarkt met behulp van een handscanner, de opkomst van zonnepanelen en zelfs beelden van online borrelen in coronatijd. Bezoekers konden een bijdrage aan de tentoonstelling leveren door een eigen foto op de fotowand met lege lijsten te hangen. Na afloop van de tentoonstelling werden alle foto’s opgenomen in de archieven van het RHCVV, waar ze als waardevolle historische documenten bewaard worden. Rondom de tentoonstelling werden in totaal 6 activiteiten georganiseerd, waar in totaal 50 personen aan deelnamen.

De stem van het volk. Ontwikkeling van de democratie in Nederland vanaf 1795. Hoewel Nederland al in 1798 zijn eerste grondwet kreeg, is het de grondwetsherziening van 1848 – nu precies 175 jaar geleden – die ten grondslag ligt aan de huidige parlementaire democratie. Deze historische gebeurtenis en de voortdurende ontwikkeling van de Nederlandse democratie sinds 1795 staan centraal in de tentoonstelling. De tentoonstelling ‘De stem van het volk’ vertelt het verhaal van de (moderne) democratie en democratische waarden. Belangrijke thema’s zijn het kiesrecht, het kiesstelsel, de rol van politieke partijen, en daarnaast komen ook de kwetsbare kanten van democratie, de emancipatie van verschillende bevolkingsgroepen, de werking van het democratisch stelsel en de rol van de burger in de democratie aan bod. De ontwikkelingen en verhalen worden verteld aan de hand van (lokale) gebeurtenissen en originele archiefstukken, zoals een verslag van een kerkenraad uit 1798 over de nieuwe Staatsregeling, een Antirevolutionair Volksblad uit 1939, een brief van Thorbecke waarin hij uitleg geeft over zijn grondwetsherziening van 1848 en een manifest voor vrouwenkiesrecht uit 1913. Ook zijn er spotprenten, foto’s van protesten, foto’s van bekende politici als Jan Schaefer en Dries van Agt die de regio bezoeken.

Naast de bekende partijen en verkiezingsaffiches komen ook minder bekende lokale partijen aan bod zoals PUS uit Abcoude, PPM uit Maarssen en PROP uit De Bilt. In de tentoonstelling kunnen bezoekers ook zelf aan de slag met democratische vraagstukken: een stem uitbrengen voor of tegen een grondwetswijziging, ontwerpen van een eigen protestbord of ontdekken welke grondrechten er tijdens de Tweede Wereldoorlog verdwenen.

48

Door de interactieve elementen is de tentoonstelling geschikt voor het hele gezin. Rond de tentoonstelling worden in 2024 diverse activiteiten voor alle leeftijden georganiseerd. In het voorjaar van 2024 verschijnt een publicatie waarin de verhalen uit de tentoonstelling en meer zijn terug te lezen. Vanaf september start een onderwijsprogramma. Bij de tentoonstelling is in samenwerking met DP-restauraties een video opgenomen van de papierrestauratie van een archiefstuk. Dit gerestaureerde archiefstuk ligt in de tentoonstelling. Door de QRcode te scannen die bij het archiefstuk ligt (en hiernaast te zien), kunnen bezoekers van de tentoonstelling de video bekijken.

Archieven zijn de pijlers van een democratisch stelsel Archieven vormen een actieve graadmeter voor de democratie. De mate van toegankelijkheid van archieven weerspiegelt namelijk de mate van transparantie van de overheid. In een democratie moet de overheid verantwoording afleggen over wat ze doet, zodat mensen het beleid kunnen controleren. De Archiefwet en de Wet Open Overheid (WOO) zijn niet voor niets nauw met elkaar verbonden. Verantwoording afleggen kan alleen als de informatie van de overheid, de archieven, goed geordend zijn en voor iedereen toegankelijk. Archiefdiensten dragen hieraan bij door deze toegankelijkheid te waarborgen, de archieven duurzaam te bewaren en ze ter beschikking te stellen aan burgers zodat onderzoekers, journalisten en anderen kunnen achterhalen wat de overheid heeft gedaan en waarom. ‘De grondwet is van en voor ons allemaal’ Op vrijdag 8 december opende Sjoerd Potters, burgemeester van gemeente De Bilt, de tentoonstelling met een toespraak waarin hij het belang benadrukte van kennis over de Grondwet en de democratische rechtstaat, vooral omdat uit een peiling blijkt dat hoewel 89% van de Nederlanders grote waarde hecht aan de Grondwet, meer dan 70% de inhoud ervan niet goed kent. Hij pleit voor bewustwording, onderwijs, en het koesteren van onze Grondwet als een leidraad voor onze parlementaire democratie, vooral in tijden van onzekerheid.

Als burgemeester beschouwt hij de eed die hij aflegt, trouw te zijn aan de Grondwet en wetten, als een kompas dat hem dagelijks richting geeft, en roept op tot voortdurende reflectie op de verbinding tussen 'De Stem van het Volk' en de Nederlandse Grondwet. De tentoonstelling biedt volgens hem waardevolle inzichten en gespreksmogelijkheden over onze rechten en plichten door de jaren heen. https://www.vierklank.nl/nieuws/algemeen/39237/de-grondwet-is-van-en-voor-ons-allemaal

49

50

51

Lezingen en activiteiten Het RHCVV organiseert het hele jaar door verschillende activiteiten voor diverse leeftijdsgroepen. In 2023 hebben we in samenwerking met onze erfgoedpartners diverse workshops, rondleidingen en boekpresentaties georganiseerd. Als RHCVV hebben we zelf ook rondleidingen georganiseerd, voor het publiek en op aanvraag voor 12 groepen. Ook organiseerden we een schrijfworkshop en een workshop paleografie, het leren lezen van oud schrift en waren we met Open Monumentendag geopend in Breukelen én aanwezig in het gemeentehuis in Bilthoven. Open Monumentendag ( 9 – 10 september) Hoewel het gebouw van het RHCVV zelf geen monument is, hebben wij wel de bouwtekeningen, foto’s en archiefstukken van vele monumenten. Die dag waren wij geopend op onze locatie in Breukelen, waar bezoekers een rondleiding door het depot konden krijgen. Voor kinderen vanaf 4 jaar was er een loepenspeurtocht, waarbij ze op zoek konden gaan naar 10 gekleurde vergrootglazen. Ook was die dag de studiezaal geopend, waar medewerkers klaarstonden om bezoekers te helpen met hun zoektocht naar bijvoorbeeld hun familie- of huisgeschiedenis.

Het RHCVV was die dag ook aanwezig in gemeentehuis Jagtlust in Bilthoven. Bezoekers konden kennismaken met wat er allemaal te vinden is in de archieven van het RHCVV. Er werd digitaal onderzoek gedaan op de website van het RHCVV, er waren (kopieën van) bouwtekeningen van Jagtlust en konden verschillende foto’s uit de beeldbank bekeken worden. Daarnaast konden bezoekers ook enkele kleine activiteiten doen, zoals het schrijven van je naam in oud-schrift en een puzzel maken van foto’s en prentbriefkaarten uit de fotocollectie van gemeente De Bilt. Maand van de Geschiedenis – Eureka rondleiding door de depots Oktober is de Maand van de Geschiedenis. Talloze musea, bibliotheken, boekhandels en andere culturele instellingen organiseren ieder jaar in oktober activiteiten door het hele land. In 2023 was het landelijke thema ‘Eureka’. Op 19 oktober organiseerde het RHCVV een interactieve rondleiding in de depots, waarbij archiefstukken over innovaties en belangrijke ontwikkelingen in de regio centraal stonden. Na de rondleiding in het depot werd de opgedane kennis nog even getest met een quiz.

52

Schrijfworkshop Als RHCVV moedigen wij het schrijven van (levens)verhalen aan. Levensverhalen zijn namelijk van grote historische waarde en verhalen die gebaseerd zijn op historische gebeurtenissen, zijn bovendien een mooie manier om op een toegankelijke manier te vertellen over de (lokale) historie. Op 23 februari gaf schrijfster Lyda Westerink een schrijfworkshop bij de tentoonstelling over het Rampjaar 1672-1673. Aan de hand van vier opdrachten en steeds nieuwe (historische) informatie schreven de deelnemers vier korte verhalen, die samen een briefroman zouden kunnen vormen. Boekpresentatie – Oud Breukelen. Bijzondere verhalen van twee kameraden Maandagmiddag 19 juni werd bij het RHCVV het boek ‘Oud Breukelen. Bijzondere verhalen van twee kameraden’ gelanceerd. Het boek is geschreven door jeugdvrienden en dorpsgenoten Teun Mur en wijlen Cock Pleijster. De herinneringen en streken van de twee dorpsgenoten worden in het boek aangevuld met foto’s uit het familiearchief van Cock Pleijster en de archieven van het RHCVV. De boekpresentatie werd bezocht door tientallen inwoners van Breukelen waarbij de verhalen uit het boek veel herkenning opriepen. Als RHCVV willen we een omgeving zijn waarin burgers elkaar ontmoeten en tegelijkertijd ook het verleden beleven. Het boek en de bijbehorende boekpresentatie sluiten hier goed op aan.

Rondleidingen In 2023 hebben we als RHCVV totaal 18 rondleidingen gegeven, we hebben vijf publieke rondleidingen georganiseerd en op aanvraag 13 rondleidingen voor groepen gegeven. Dit waren rondleidingen voor groepen nieuwe ambtenaren van de gemeente Stichtse Vecht, historische kringen, Rotary-verenigingen. In totaal mochten we ongeveer 268 mensen een rondleiding geven. Op de rondleidingen die we als RHCVV georganiseerd hadden kwamen 70 personen af, de rondleidingen op aanvraag trokken 198 unieke bezoekers. De inhoud van een rondleiding verschilt per groep. Een rondleiding bevat altijd een bezoek in het depot of een rondleiding door de tentoonstelling, waarbij regelmatig dan ook een korte inleiding werd gegeven.

Workshop ‘Fotograferen met je iPhone’ Op vrijdag 25 augustus en vrijdag 29 september gaf Gerhard Hof, fotograaf en lid van de Fotoclub Stichtse Vecht, in totaal 4 workshops ‘Fotograferen met je iPhone’. De 16 deelnemers leerden hoe ze met kleine aanpassingen van de instellingen op hun iPhone betere en mooiere foto’s konden maken. De deelnemers waren afkomstig uit de drie gemeenten van het RHCVV en daarbuiten.

53

Samenwerkingen (erfgoed)partners In 2023 hebben we samengewerkt met diverse organisaties en personen uit de drie gemeenten. Er werden dit jaar in het RHCVV twee boeken gepresenteerd over lokale historie. Eén boek over de geschiedenis van Loenen en een boek over de geschiedenis van Breukelen. Er wordt in samenwerking met de Historische Kring Breukelen gewerkt aan een historisch plaatjesalbum, samen met het Broeckland College uit Breukelen is er een vitrine ingericht op het RHCVV en de kerngroep van het RHCVV kwam twee keer bij elkaar. Ook is er op diverse terreinen samengewerkt met de drie gemeenten. Tijdens Open Monumentendag op zaterdag 9 september hebben we als RHCVV met een stand op gemeentehuis Jagtlust in Bilthoven gestaan. Samen met gemeente De Ronde Venen zijn we in 2023 gestart met het ontwikkelen van een historische burgemeestersroute die op de fiets kan worden afgelegd. In het voorjaar van 2024 zal deze worden onthuld. Samen met gemeente Stichtse Vecht en Stichting 4 en 5 mei Stichtse Vecht zijn we in het najaar van 2023 gestart met de voorbereidingen voor het herdenken en vieren van 80 jaar vrijheid in gemeente Stichtse Vecht. Daarnaast hebben we regelmatig overleg met erfgoedmedewerkers van andere archiefdiensten, waarmee we regelmatig samenkomen om ideeën uit te wisselen. Ook hebben we nauwe contacten met de historische kringen in ons werkgebied.

Zo zijn we onder andere aanwezig bij de jaarlijkse Algemene ledenvergaderingen (ALV). De burgemeestersroute – fietstocht Samen met de gemeente De Ronde Venen heeft het RHCVV gewerkt aan de ontwikkeling van de burgemeestersroute. Deze fietstocht gaat langs alle dorpen in De Ronde Venen en passeert daarbij plekken die te maken hebben met burgemeesters van De Ronde Venen of één van de gemeenten waaruit De Ronde Venen is ontstaan. Het RHCVV heeft beeldmateriaal geleverd en de teksten geschreven die op de panelen komen te staan. De fietstocht werd aangeboden tijdens de feestelijke herbenoeming van burgemeester Maarten Divendal op 23 november 2023 en zal 24 april 2024 officieel worden geopend.

54

Residenties in Utrecht De organisatie Residenties in Utrecht stuurt aan op sociale, interactieve en educatieve ontmoetingen tussen een internationale kunstenaar en de stad en provincie Utrecht. De Argentijnse kunstenaar Nahuel Cano verzamelde verhalen over de rivier de Vecht en is ook naar het RHCVV geweest om meer te leren over de geschiedenis van de Vecht. Hij heeft Suzanne Lekkerkerker (medewerker Educatie en erfgoed) gefilmd en geïnterviewd, een deel hiervan is meegenomen in zijn audiovisuele kunstproject: Ways to listen to a river.

Artikelen in de Proosdijkroniek Als RHCVV hebben we in 2023, in mei en in november, twee artikelen geschreven die zijn verschenen in de Proosdijkroniek van Historische Vereniging de Proosdijlanden. Voor het tijdschrift van de Historische Kring Breukelen hebben we in mei 2023 ook een bijdrage geleverd.

Kerngroep De kerngroep van het RHCVV kwam dit jaar twee keer bijeen in het RHCVV en bestaat uit 20 vertegenwoordigers van historische kringen, onderzoekers en erfgoedpartners uit onze drie gemeenten die zich inzetten voor het toegankelijk maken en leven houden van de lokale geschiedenis. Op 25 april en 30 augustus kwam de kerngroep samen om ideeën uit te wisselen en elkaar bij te praten waar ieder zich op dat moment mee bezighoudt wat betreft erfgoedprojecten. De kerngroep is immers opgezet met het doel om onderling ideeën uit te wisselen, elkaar te adviseren en om ervoor te zorgen dat de erfgoedpartners uit aangrenzende dorpen en gemeenten activiteiten op elkaar afstemmen.

55

56

5. Organisatie Aan de wettelijke taken en de in de GR opgenomen taken zijn structurele, organieke functies gekoppeld. In 2018 is de businesscase ‘Zelfstandig en versterkt’ bestuurlijk vastgesteld. Hierin wordt beschreven wat de financiële en organisatorische consequenties zijn om de transitie te kunnen maken naar het uitvoeren van nieuwe en bestaande wettelijke taken. Dat vraagt investeringen van de gemeenten voor de ontwikkeling van het e-depot en tegelijk een investering in de organisatie. Het resultaat van de transitie is het in 2020 gerealiseerde e-depot met aansluiting van de drie gemeenten. Het beheer van digitale informatie vraagt dat het RHCVV nieuwe werkwijzen en procedures ontwikkelt. Specifiek als het gaat om preservering en duurzame toegankelijkheid van de informatie, toekomstgericht (de wet vereist raadpleegbaarheid van 100 jaar). In 2022 is verder gewerkt aan het versterken van de organisatie op het gebied van kennis en ervaring. Medewerkers Op 31 december 2023 bestond de formatie van het RHCVV uit 12,51 fte. Conform begroting 2023 vond bij officeondersteuning (0.39 fte) en dienstverlening (0,56 fte) een kleine formatie uitbreiding in uren plaats. Vooruitlopend op de begrotingsruimte 2024 werd de functie manager bedrijfsvoering per 1 december ingevuld.

Fte 2023 Taakveld Toezicht en advies Collectiebeheer (fysiek archief en e-depot) Beschikbaarstellen / Dienstverlening Erfgoed

FTE 2,25 3,95 3,51 1

Directeur / gemeentearchivaris bedrijfsvoering

1 0,8

Totaal fte in betreffende jaar

12.51

Toename in betreffende jaar

1,22

Medewerkers in vaste en tijdelijke dienst in 2023 Directie en ondersteunende functies Mw R.W. Ubink, directeur – streekarchivaris Dhr. P. de Vries – manager bedrijfsvoering Mw. S. Danckaarts - officemedewerker Toezicht en Advies Mw. M. Scheele, archiefinspecteur, Mw. M. van der Linden, adviseur digitale informatie Mw. E. van den Hurk – Van ’t Klooster, adviseur digitale archieven

Dienstverlening Mw. A Kothuis, coördinator dienstverlening en vrijwilligers Mw. M. Koelewijn, medewerker dienstverlening Mw. M. Elbert, medewerker communicatie/dienstverlening Mw. I. de Kruif, medewerker dienstverlening Mw. D. Partiman-Stet, medewerker dienstverlening Dhr. R. Content, medewerker dienstverlening Erfgoed Mw. S. Lekkerkerker, educatie, erfgoed en beeldcollectie

Collectie beheer en behoud Dhr. W.A. van Dijk, archivist/collectiebeheerder Mw. P. Engelberts, applicatiebeheerder Dhr. T. Baksi, mdw. e-depot / digitale archieven Dhr. B. Jagt, archivist

57

Vrijwilligers

Onze vrijwilligers in 2023 Blom, Jan; Van Dijk, Elly; Drees, Ellen; Erlings, Jiske; Van Ede, Wil; Gondrie, Irma; Van Haaften, Nel; Hagen, Ton; Den Hertog, Leo; Hertsenberg, Ton; Hoogenhout, Harmen; Jansen, Henny; De Kruijter, Wilma; Moers, Ron; Nielen, Ad; Noordenbos, Ron; Storimans, Wilma; Pansegrouw, Constance. De vrijwilligers hebben hard gewerkt aan het nader toegankelijk maken van de diverse archieven:  10.000en personen uit historische bronnen online vindbaar gemaakt voor (stamboom)onderzoekers  Inventarissen van bouwarchieven toegankelijk(er) gemaakt ten behoeve van de dienstverlening en burgers  1000en historische foto’s beschreven en gescand  1000en dozen en omslagen gevouwen en archief omgepakt in zuurvrije materialen  10 kerk- en particuliere archieven toegankelijk en vindbaar gemaakt voor bezoekers.

58

59

60

II. Paragrafen

61

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. De Algemene reserve is bedoeld om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. Vanaf 2019 wordt een ondergrens aangehouden van 5% van de begrote exploitatielasten. De Algemene reserve bedraagt op 31 december 2023 na bestemming € 86.336.

Risicoparagraaf Het RHCVV ziet de volgende strategische, operationele, financiële, compliance en duurzaamheid risico’s: a. Realisatie uitbreiding archiefbewaarplaats niet gereed medio 2026. In de Archiefwet 1995 staat dat de permanent te bewaren archieven na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. In de nieuwe Archiefwet die gepland staat voor 2025 wordt deze termijn teruggebracht naar 10 jaar. Tijdig voorzien in voldoende ruimte in de archiefbewaarplaats is daarom noodzakelijk. Het RHCVV is de door de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden, als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet 1995. De voorziening dient te voldoen aan de eisen uit de Archiefwet 1995. De huidige archiefbewaarplaats heeft capaciteit voor de gemeentelijke archieven begin 2024 bereikt. In de depots bevinden 4,5 km aan strekkende meter archief. Vanaf 2024 ontstaat er een tekort aan ruimte voor de nog over te brengen gemeentelijke archieven. Op basis van inventarisaties is behoefte aan aanvullend circa 2.000 strekkende meter. Op verzoek van het bestuur is de verhuurder, zijnde de gemeente Stichtse Vecht, in december 2023 gestart met voorbereidingen voor de uitbreiding.

In december 2023 heeft de gemeenteraad van Stichtse Vecht de reservering voor de voorbereiding beschikbaar gesteld. De projectleider is in januari 2024 gestart met de voorbereidingen. De conceptplanning en projectraming voor de realisatie van de uitbreiding opgesteld door de verhuurder, geeft een bouwtijd aan van 2,5 jaar. Dit betekent dat op dit moment wettelijke overbrengingen van papieren archieven moeten worden uitgesteld tot het moment dat de uitbreiding van de archiefbewaarplaats gereed is, medio 2026 volgens planning. b.

Achterstanden in toegankelijkheid van in 2009 overgenomen archieven. In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat zijn. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken.

62

In de begroting 2025 zijn de kosten per gemeente opgenomen: Totale projectkosten (prijspeil september 2022) Stichtse Vecht De Ronde Venen De Bilt

Begroting 2025

€ € €

402.000 839.000 455.000

€ € €

48.700 101.700 55.100

€

1.696.000

€

205.500

c.

Demarcatie ontbreekt Bij de servicekosten bestaat sinds 2020 onzekerheid door het ontbreken van informatie en overeenstemming inzake de demarcatie van groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s). In 2023 is de afrekening over 2020-2023 gereed gemaakt. De demarcatie is nog niet gereed, deze staat gepland voor Q2 2024. Door het ontbreken van deze informatie en overeenstemming is er onzekerheid over de juiste meerjarenraming voor de post huisvesting diversen.

d.

De klimaatinstallaties van het depot zijn aan het einde van hun levensduur. Oudere installaties brengen meer kosten voor klein en groot onderhoud mee. Eventuele problemen in de installaties kunnen operationele risico’s met zich brengen. Tijdige vervanging van de klimaatinstallaties is de verantwoordelijkheid van de verhuurder. Vervanging van de klimaatinstallaties wordt parallel aan de uitbreidingswerkzaamheden uitgevoerd, zodat hier een integrale oplossing voor toegepast kan worden.

e.

HR-21- waardering kan leiden tot hogere loonkosten. In de bestuursvergadering van 5 april 2018 is besloten, dat in 2022 opnieuw een HR-21-waardering gerealiseerd moet zijn. Deze herwaardering heeft vertraging opgelopen en wordt afgerond in het eerste half jaar van 2024. De financiële effecten, op basis van de eerste bevindingen, zijn verwerkt in de begroting 2024 en 2025.

f.

Het RHCVV heeft geen reconstructie verzekering afgesloten. Het RHCVV heeft sinds 2009 in lijn met het beleid van centrumgemeente gemeente Stichtse Vecht, geen reconstructieverzekering afgesloten voor de in de depots aanwezige archieven en collecties. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd. - De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RHCVV beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2009 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. - Het RHCVV beschikt over een concept collectiehulpverleningsplan, waarin ook een overzicht is opgenomen van alle archieven en collecties met een categorieaanduiding. De categorie bepaalt in de rangorde 1 tot en met 4 de volgorde waarin archieven en collecties moeten worden veiliggesteld ingeval zich een calamiteit voordoet waarbij het noodzakelijk is archieven en collecties te evacueren. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RHCVV zelf worden bestreden met behulp van een aangeschafte calamiteitenkit.

g.

Naar verwachting zal in 2025 de gewijzigde Archiefwet in werking treden. 63

De Archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar en er wordt overgestapt naar het informatiestelsel in plaats van het documentstelsel. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie. Op dit moment is nog niet in te schatten welke gevolgen wijziging van documentstelsel naar informatiestelsel zal hebben op de taakuitvoering (beschikbaarstelling) van het RHCVV. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover.

Financiering De begroting van het RHCVV wordt nagenoeg geheel gefinancierd door de drie deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor 99% uit de omslagbijdrage inclusief de 2% opslag. De overige baten komen voort uit ‘taken in opdracht’ voor de gemeenten, leges, boekenverkoop en verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. Deze facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken. De mogelijkheden voor het RHCVV om extra inkomsten te genereren zijn beperkt. Met de invoering van de Wet Hergebruik mogen archiefdiensten, bij het voldoen aan een verzoek om hergebruik, niet méér kosten in rekening brengen dan de marginale verstrekkings-kosten. Dit zijn de kosten die een archiefdienst maakt voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van informatie naar aanleiding van een verzoek om hergebruik. Archieven mogen kosten die zij in het algemeen maken voor het digitaliseren van archiefbescheiden dus niet terugverdienen door middel van de tarieven.

Bedrijfsvoering Beleidsplan 2020-2024 Het beleid voor 2020-2024 ligt vast in de ‘Beleidsvisie 2020-2024’, vastgesteld op 13 november 2019. Formatie en HRM Het RHCVV heeft over 2023 een formatie van 12.51 fte. De medewerkers van het RHCVV zijn formeel in dienst bij de gemeente Stichtse Vecht. De kosten worden geheel doorbelast aan het RHCVV. Voor personele zaken en de salarisadministratie is er met afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Deze wordt in 2024 gecontinueerd. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Financieel beheer De jaarstukken 2023 zijn opgesteld door een extern adviseur van het RHCVV. De financiële administratie is - in goed overleg met de centrumgemeente - met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen.

64

Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan IT Synergy en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert in het archiefmanagementsysteem. Het technisch applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Informatiebeveiliging Voor informatieveiligheid is budget opgenomen in de post Digitale archivering, digitale dienstverlening en Kantoor ICT. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5).

Het RHCVV betaalt het team Vastgoed van centrumgemeente Stichtse Vecht een jaarlijkse vergoeding voor het beheer van het huurcontract. De kosten hiervan zijn onderdeel van de huursom. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder, terwijl het klein onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie van de onderhoudskosten en gebruikerskosten. In 2024 worden de afspraken hierover gefinaliseerd. Activiteiten erfgoed Bij het vaststellen van de beleidsvisie 2020-2024 is vastgesteld dat voor extra activiteiten en wensen van gemeenten, bijvoorbeeld een tentoonstelling volgens het cafetariamodel, kosten worden doorberekend. Voor activiteiten bij het RHCVV die niet volgens het cafetariamodel te berekenen zijn (het minimale niveau) wordt jaarlijks een geïndexeerd budget van € 10.000,- begroot. In de periode tot en met 2024 wordt onderzocht of dit bedrag realistisch is. Milieubeleid Het RHCVV heeft als overheidsinstantie als taak en verantwoordelijkheid om actief bij te dragen aan een duurzame samenleving waarin rekening wordt gehouden met toekomstige generaties. Het milieubeleid is een integraal onderdeel van het algemene bedrijfsbeleid.

Het RHCVV stelt zich achter het doel van de centrumgemeente om door verduurzaming van de gemeentelijke organisatie in 2030 klimaatneutraal te opereren. Het RHCVV zal deze bijdrage onder andere leveren door het voeren van een actief milieubeleid binnen de mogelijkheden die het als huurder en gemeenschappelijke regeling heeft. Het RHCVV begint niet bij nul. Vanaf 2020 zijn door het RHCVV als huurder stappen genomen om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen in het gebruik en onderhoud van de gebruikte ruimtes in het gebouw, waaronder ledverlichting, aanbrengen zonwerende folie en afval wordt gescheiden ingezameld. Met het opstellen van een milieuplan (af te ronden in 2024), met een looptijd van 5 jaar, en de daaruit voortvloeiende actiepunten, zal concrete invulling worden gegeven aan het milieubeleid.

65

66

III. Jaarrekening

2023

67

6. Balans per 31 december 2023 31-12-2023 ACTIVA

€

31-12-2022 € €

€

Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

77.052

45.042

Financiële vaste activa Langlopende vordering op Amsterdam

165.150

295.249

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Debiteuren BTW Overlopende activa Overige vorderingen

319.257 2.897 58.997 12.898 66.936

420.208 5.625 105.783 0 15.360 460.985

Liquide middelen Kassaldi Banksaldi

890 356.611

546.976 1.106 166.556

357.501 1.060.688

167.662 1.054.929

86.336 295.249 40.949 0 422.534

66.420 447.873 74.576 727 589.596

PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve uittreding Weesp Bestemmingsreserve Robuust RHCVV Gerealiseerd resultaat boekjaar Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Schulden aan openbare lichamen Crediteuren Vooruitontvangen bedragen Overige schulden

543.652 61.637 19.840 13.025

348.359 93.070 2.300 21.604 638.154 1.060.688

465.333 1.054.929

68

7. Staat van Baten en Lasten 2023 Rekening 2023 BATEN Bijdrage deelnemende gemeenten

€

Begroting 2023

Verschil

€

€

1.286.214

1.286.214

Bijdrage 2% opslag

25.724

Suppletie verlies door gemeenten

141.392

Rekening 2022 € 0

1.149.759

25.724

0

22.995

0

141.392

0

0

0

0

47.602

Overige baten incl. leges

15.351

4.000

11.351

14.153

Verhuur archiefruimte

1.416

3.000

-1.584

7.607

1.470.097

1.318.938

151.159

1.242.116

Salariskosten

945.935

937.693

-8.242

780.715

Studiekosten

11.346

8.786

-2.560

10.601

Vergoeding vrijwilligers

3.201

3.069

-132

2.201

Reiskosten

28.216

14.500

-13.716

17.308

Specifieke inkomsten

Totaal baten LASTEN

Overige personeelslasten

11.490

5.000

-6.490

7.061

1.000.188

969.048

-31.140

817.886

Huisvestingskosten

359.189

270.300

-88.889

227.408

Huisvestingskosten diversen

66.954

30.700

-36.254

53.420

Kantoorkosten Diensten HR en administratie

28.773

25.882

-2.891

27.201

28.674

20.465

-8.209

33.700

Ontvangen rente en bankkosten

-30.230

1.035

31.265

-251

0

1.535

1.535

0

6.422

3.544

-2.878

4.578

459.782

353.461

-106.321

346.055

Erfgoed activiteiten

8.378

10.230

1.852

12.003

Voorlichting

5.992

5.176

-816

14.038

Archiefwinkel / boeken

3.604

0

-3.604

0

17.974

15.406

-2.568

26.041

Digitalisering en internet

98.227

88.100

-10.127

97.224

Boeken/kaarten/prenten

1.227

1.035

-192

1.047

Lidmaatschappen

1.844

1.864

20

2.002

Restauratie en conserveringen

7.088

7.563

475

7.896

Materiële verzorging

10.667

9.361

-1.306

7.546

119.053

107.923

-11.130

115.716

1.596.997

1.445.838

-151.159

1.305.697

152.624

152.624

0

0

-25.724

-25.724

0

-22.995

Projectkosten Robuust

-40.162

0

40.162

0

Vrijval bestemmingsreserve robuust

40.162

0

-40.162

0

Toevoeging bestemmingsreserve Robuust Vergoeding door Amsterdam voor uittreding Weesp

-6.535

0

6.535

-74.576

0

0

0

600.176

Vrijval algemene reserve boven 5% drempel Toevoeging bestemmingsreserve uittreding Weesp Saldo overige mutaties

6.535

0

-6.535

9.576

0

0

0

-447.873

126.900

126.900

0

64.308

0

0

0

727

Onvoorziene uitgaven Kapitaallasten

Totaal lasten Overige mutaties Vrijval bestemmingsreserve uittreding Weesp Toevoeging algemene reserve voor 2% opslag

SALDO

69

8. Kasstroomoverzicht 2023 2023 € Saldo van baten en lasten Kapitaallasten Mutatie bestemmingsreserves Cash flow Af- resp. toename uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Toe- resp. afname netto vlottende schulden < 1 jaar Verandering netto werkkapitaal

Ontvangen 2% opslag Aanzuivering vermogen door gemeenten Kastroom uit financieringsactiviteiten

€

€

0 6.422 -192.786 -186.364

€ 727 4.578 512.873 518.178

-55.401

-61.116

172.822

-206.479

Operationele kasstroom Investeringen materiële vaste activa Toename financiële vaste activa Afname financiële vaste activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten

2022

117.421

-267.595

-68.943

250.583

-38.432

-30.147 -295.249 0

130.099 91.667 25.724 141.392

-325.396 22.995 0

167.116

22.995

Toe- resp. afname liquide middelen

189.839

-51.818

Liquide middelen per 1 januari Kasstroom boekjaar Liquide middelen per 31 december

167.662 189.839 357.501

219.480 -51.818 167.662

Netto vlottende schulden < 1 jaar

460.985 357.501 818.486 -638.154

546.976 167.662 714.638 -465.333

Werkkapitaal

180.332

249.305

Werkkapitaal Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen

70

9. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Informatieverschaffing over continuïteit De Algemene reserve bedraagt ultimo 2023 € 86.336. In de Gemeenschappelijke regeling is in artikel 10, lid 6 ten aanzien van een negatief saldo onder meer vermeld, dat het bestuur een negatief saldo geheel of gedeeltelijk zal vorderen bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen in de exploitatiekosten.

Grondslagen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat berusten op de grondslag van verkrijgings- of vervaardigingsprijs of nominale waarde, tenzij hierna anders is bepaald. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. De gehanteerde grondslagen van waardering en van resultaatbepaling zijn ongewijzigd gebleven ten opzichte van het voorgaande jaar, met uitzondering van de toegepaste stelselwijzigingen zoals opgenomen in de desbetreffende paragrafen. Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. Afschrijving van de activa vindt plaats vanaf het jaar volgend op de investering. De nota “Waardering en Afschrijving Vaste Activa 2020” van Stichtse Vecht wordt gehanteerd voor de activering en afschrijvingstermijnen. Financiële vaste activa De onder de financiële vaste activa opgenomen vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde. Bij de waardering wordt rekening gehouden met eventuele waardeverminderingen. Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar

De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering. Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit banktegoeden, kas en deposito’s met een looptijd korter dan twaalf maanden. De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Netto vlottende schulden < 1 jaar Kortlopende schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. Lasten worden opgenomen in het jaar waarin zij voorzienbaar zijn. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. 71