Bijlage 2 RHCVV_jaarverslag jaarrekening 2023 college.pdf

10. Toelichting op de balans Investeringen met een economisch nut Inrichting € Boekwaarde per 1 januari Investeringen in raamfolie en verlichting Afschrijvingen

0 0 0

Inventaris € 45.042 38.432 -6.422

Boekwaarde per 31 december

0

77.052

301.751

48.117

Cumulatieve afschrijvingen

Financiële vaste activa

Vordering per 1 januari Vordering op Amsterdam als gevolg van overgang Weesp Aflossing komend jaar onder vlottende activa Vordering per 31 december

2023 € 295.249 -130.099 165.150

2022 € 0 600.176 -304.927 295.249

Op 8 februari 2023 is de ‘Overeenkomst financiële afbouwregeling uittreding Weesp’ tussen Amsterdam en Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen getekend. Over het bedrag is geen rente verschuldigd. De afkoopsom is vrijgesteld van BTW. Vanaf 2023 zal Amsterdam tot en met 2025 per kwartaal aflossen. De verschuldigde bedragen over 2026 (€ 55.050) en 2027 (€ 27.525) zullen in januari van de betreffende jaren worden betaald. Bij te late betaling is een boeterente van 5% verschuldigd.

Vorderingen op openbare lichamen

Vordering op de gemeente Amsterdam inzake overgang Weesp betreffende 2022 en 2023 Gemeente Stichtse Vecht Gemeente De Ronde Venen Gemeente De Bilt

31-12-2023 €

31-12-2022 €

130.099 107.522 41.439 40.197 319.257

304.927 115.281 0 0 420.208

72

Eigen vermogen Algemene reserve De Algemene reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen binnen het RHCVV. Zo hoeft er, indien van toepassing, geen extra bijdrage aan de deelnemende gemeenten te worden gevraagd. In 2009 heeft de Belastingdienst het verzoek om artikel 11, lid 1 onderdeel b, 5 e, Wet OB 1968 buiten toepassing te laten ten aanzien van de verhuur van het pand RHCVV aan de Schepersweg 6e, zodat de verhuur is belast met BTW, goedgekeurd, mits de deelnemers 2% meer bijdragen dan het werkelijk aandeel in de kosten. Dit heeft vanaf aanvang plaatsgevonden. Volgens artikel 10.6 van de GR kan het algemeen bestuur bij een batig of negatief saldo besluiten dit saldo: a. Geheel of gedeeltelijk te reserveren; b. Geheel of gedeeltelijk te gebruiken voor investeringen, danwel; c. Geheel of gedeeltelijk uit te keren aan de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten, danwel; d. Geheel of gedeeltelijk zal worden gevorderd bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten. In de jaarrekening is het tekort van € 141.392 als vordering naar rato van hun bijdragen op de deelnemers opgenomen en onder de baten als “Suppletie verlies door gemeenten” gepresenteerd.

In de vastgestelde begrotingsregels is opgenomen, dat de algemene reserve minimaal 5% van de begrote lasten van de exploitatielasten zal bedragen. Op basis van de begroting bedraagt ultimo 2023 de algemene reserve minimaal € 86.336. Conform de over het voorgaande boekjaar goedgekeurde jaarrekening wordt voorgesteld het bedrag boven het minimum toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Robuust. Dit voorstel is in de jaarrekening verwerkt.

Stand per 1 januari Resultaat vorig boekjaar Toevoeging ontvangen 2% opslag Vrijval algemene reserve boven 5% drempel ten gunste van Bestemmingsreserve Robuust Stand per 31 december

Algemene reserve € 66.420 727 25.724 -6.535 86.336

Resultaat 2023 In de Gemeenschappelijke regeling is in artikel 10, vermeld hoe omgegaan kan worden met een negatief saldo. Onder lid 6 is ten aanzien van een negatief saldo onder meer vermeld, dat het bestuur een negatief saldo geheel of gedeeltelijk zal vorderen bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen in de exploitatiekosten. Voorgesteld wordt het negatief saldo over 2023 van € 141.392 te vorderen bij de deelnemers. Dit is in voorliggende jaarrekening reeds verwerkt.

73

Bestemmingsreserves De Bestemmingsreserve uittreding Weesp is in 2022 gevormd uit de met Amsterdam overeengekomen vergoeding van € 600.176. De Bestemmingsreserve Robuust is gevormd om niet begrote kosten, die voortvloeien uit het toekomstbestendig maken van het RHCVV te kunnen opvangen. In 2021-2022 is een onderzoek uitgevoerd om inzichtelijk te maken op welke punten het verbetertraject, dat is ingezet met de Businesscase 2018, dient te worden aangevuld. Uit dit onderzoek is een aantal structurele, maar ook incidentele verbeteracties naar voren gekomen om de robuustheid en taakuitvoering van het RHCVV te verbeteren. Om de incidentiele kosten op te vangen wordt de komende jaren, zolang nodig is, het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt weer te geven:

Stand per 1 januari 2023 Benutting bestemmingsreserve Toevoeging via het resultaat Stand per 31 december 2023

Bestemmings-reserve uittreding Weesp € 447.873 -152.624 295.249

Bestemmingsreserve Robuust € 74.576 -40.162 6.535 40.949

De vrijval ten gunste van het resultaat vindt plaats conform het schema zoals opgenomen in de goedgekeurde begroting 2023: Vrijval € 2024 130.099 2025 165.150 295.249

Vlottende passiva Onder de schulden aan openbare lichamen zijn onder meer de schulden aan de gemeente Stichtse Vecht opgenomen: de servicekosten over de jaren 2020 tot en met 2023 (€ 185.104), de huur over 2023 (€ 262.738) en de salariskosten over december (€ 95.810) .

74

11. Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten Het RHCVV is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen. Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Afgezien van geringe en dagelijkse reparaties komt het onderhoud ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5). In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie onderhoudskosten. In 2024 worden de afspraken hierover gefinaliseerd. De huur 2023 inclusief groot onderhoud bedraagt € 262.738. Groot onderhoud is gepland in 2024 voor een bedrag van € 103.044 en in 2032 voor een bedrag van € 279.363.

Naast bovengenoemde verplichtingen zijn er nog diverse meerjarige contracten, abonnementen en overeenkomsten met verschillende partijen, die in de meerjarenbegroting zijn afgedekt.

75

12. Toelichting op de Staat van baten en lasten Bijdragen gemeenten De gewone bijdrage per gemeente luiden als volgt:

De Bilt De Ronde Venen Stichtse Vecht

2023 Rekening € 365.666 376.961 543.587 1.286.214

Begroting € 365.666 376.961 543.587 1.286.214

0 0 0 0

2022 Rekening € 332.707 328.172 488.880 1.149.759

Rekening € 7.313 7.539 10.872 25.724

Begroting Verschil € € 7.313 0 7.539 0 10.872 0 25.724 0

Rekening € 6.654 6.563 9.778 22.995

Verschil €

De bijdrage 2% opslag luidt per gemeente:

De Bilt De Ronde Venen Stichtse Vecht

Suppletie verlies door gemeenten 2023 Rekening € 40.197 41.439 59.756 141.392

De Bilt De Ronde Venen Stichtse Vecht De verdeling van de suppletie van het verlies is berekend naar rato van hun jaarlijkse bijdrage. Overige baten incl. leges

Doorbelastingen schoonmaak Opbrengst verkoop boeken Overige baten/leges

Rekening € 2.891 1.629 10.831 15.351

2023 Begroting € 0 0 4.000 4.000

Verschil € 2.891 1.629 6.831 11.351

2022 Rekening € 2.580 0 11.573 14.153

De Overige baten/leges betreffen de leges die bezoekers betalen op de studiezalen, deelname aan cursussen en activiteiten en inkomsten uit opvragingen en daarmee samenhangende aangevraagde kopieën van bouwvergunningen.

76

Salariskosten

Rekening € 879.263

Salarissen Lasten inzake pensioen, VUT en AOP Sociale lasten Inhuur Correctie resp. te hoge doorbelasting voor een medewerker Doorbelaste personeelskosten

2023 Begroting € 0 0 0 0

0 0 0 0

2022 Rekening € 495.060 172.922 85.213 83.370

0

0

-55.850

937.693

8.242

780.715

105.417 9.632 -48.377 945.935

Verschil €

De post salariskosten 2023 valt iets hoger uit dan begroot. Dit komt vooral door een aanpassing van de te hoge doorbelasting in 2022 en het met goedkeuring van het bestuur vooruitlopend op de begroting 2024 aanstellen van de manager bedrijfsvoering. Studiekosten In 2024 vielen de studiekosten hoger uit dan begroot, doordat een van de medewerkers in verband met een ontwikkeltraject in november gestart is met een opleiding aan de VVA voor archiefbewerking. Reiskosten De reiskosten komen in 2023 € 13.716 hoger uit dan begroot (€ 14.500). Dit komt door nieuwe medewerkers die verder reizen en een toename van de formatie.

Overige personeelslasten De overschrijding van de begroting voor overige personeelslasten is veroorzaakt door wervingskosten om de in 2023 ontstane vacatures te vullen. Huisvestingskosten

Huur Servicekosten (energie en klein onderhoud) Afrekeningen servicekosten voorgaande jaren Overige huisvestingskosten

Rekening € 262.740 € 105.000

€

-9.896 1.345

€

359.189

2023 Begroting

€

270.300

Verschil

€ 88.889

2022 Rekening € 238.853 € 30.000 € €

-42.705 1.260

€

227.408

De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). De huur komt daardoor in 2023 hoger uit dan begroot door de hoge index die voor het jaar 2022 gold (+10%) Dit betekent dat de huurprijs uit 2022 (€ 238.853) in 2023 verhoogt werd met € 23.886).

77

De toename van de servicekosten (begroot € 30.000) is veroorzaakt door beëindiging van het gemeentelijk energiecontract met Gazprom en de hoge energieprijzen, waardoor de servicekosten in 2023 volgens de voorlopige afrekening 3,5 keer zo hoog (€ 105.000) uitkomen. Huisvestingskosten diversen

Schoonmaken Onderhoud Diverse huisvestingskosten

Rekening € 30.588 28.261 8.105 66.954

2023 Begroting € 0 0 0 30.700

Verschil € 0 0 0 36.254

2022 Rekening € 25.438 20.110 7.872 53.420

De huisvestingskosten diversen vielen net als 2022 in 2023 hoger uit dan begroot. De kosten voor schoonmaak zijn vanaf 2021 hoger dan begroot, doordat er vanaf de coronatijd dagelijks wordt schoongemaakt. Daarnaast is er noodzakelijk klein onderhoud gepleegd aan het gebouw: veel elektrische en klimaatinstallaties in de depots en noodzakelijke wettelijke voorzieningen in het gebouw. Gezien de leeftijd van de installaties en gebouw is meer onderhoud gepleegd. Er is tot 2023 geen post klein onderhoud begroot. Vooruitlopend op de demarcatie voor klein en groot onderhoud die in 2024 vastgesteld wordt tussen verhuurder en huurder wordt vanaf 2025 wel een bedrag voor klein onderhoud in de begroting voorzien. Kantoorkosten In de begroting 2022 en 2023 was niet voorzien in de toename van kantoorkosten gerelateerd aan de formatie. Hierdoor zijn iets hogere kosten (€ 2.891) gemaakt dan begroot. Ontvangen rente en bankkosten In het afgelopen jaar hebben we aanzienlijk meer inkomsten uit rente gegenereerd, doordat er sinds de overgang van de rekening van Stichtse Vecht naar RHCVV nu langduriger een aanzienlijke bedrag op onze rekening stond. Diensten ten behoeve van de administratie. De boekhouding is tot en met 2022 verzorgd door het team Financiën van Stichtse Vecht.

Vanaf 2023 wordt de financiële administratie - in goed overleg met de centrumgemeente - gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen. In 2023 werden door de opstart van deze nieuwe constructie en inrichting van de administratie meer kosten (€ 8.209) gemaakt dan begroot. Archiefwinkel/Boeken Het RHCVV beschikt sinds 2023 over een bescheiden archiefwinkel waar diverse archiefmaterialen, waaronder archiefdozen en zuurvrije mappen, te koop zijn. Daarnaast biedt de winkel eigen publicaties en van derden, zoals historische kringen, aan. De kosten op deze post worden gecompenseerd door inkomsten uit de verkoop (verwerkt in de post overige baten en leges) . Om de (inkoop)kosten (€ 3.604 in 2023) en inkomsten (€ 1.629 aan publicaties in 2023) op een transparante wijze te verantwoorden, wordt er vanaf 2025 een specifieke grootboekrekening toegevoegd. Voorraad wordt geactiveerd.

78

Digitale archivering, digitale dienstverlening en kantoor ICT

E-depot Collectiebeheersysteem Digitalisering collectie Website Kantoorautomatisering

Rekening € 24.185 22.677 11.222 15.763 24.380 0 98.227

2023 Begroting € 0 0 0 0 0 88.100 88.100

Verschil € 0 0 0 0 0 0 10.127

2022 Rekening € 26.831 26.146 15.589 9.889 18.769 0 97.224

De kosten voor digitale archivering en digitale dienstverlening vallen in 2023 hoger uit dan begroot door verschillende oorzaken. In 2021 heeft het RHCVV een scan gemaakt van de ICT-systemen. Op basis van de resultaten is een aantal aanvullende aantal acties genomen om te zorgen dat het RHCVV de informatie en ICT-beveiliging goed op orde blijft houden. Net als in 2022 werden hogere licentiekosten betaald voor informatie en cybersecurity die niet begroot waren, omdat ze op dat moment niet bekend waren. Daarnaast is de vernieuwde website afgerond en gelanceerd die ingezet wordt voor digitale dienstverlening via de website.

Projectkosten Robuust

Advieskosten energiegebruik, onderhoud en uitbreiding depot Advieskosten verbetering dienstverlening Extra kosten inrichten en verbeteren financiële administratie Extra kosten voor zichtbaarheid en naamsbekendheid

2023 Rekening € 15.506 10.087 10.000 4.569 40.162

Voor niet begrote kosten, die samenhangen met het robuust maken van het RHCVV, is er een bestemmingsreserve. Ten laste van de bestemmingsreserve zijn in 2023 de volgende kosten gebracht. - In 2022-2023 is in het kader van het onderzoek Robuust RHCVV een extern financieel adviseur aangetrokken voor het opmaken van de jaarstukken, het opstellen begroting en inrichten van de financiële administratie voor de periode 2022-2025. Dit is gereedgekomen in Q1 2024. - Op basis van de toekomstverkenning is geconcludeerd dat er naast de aanhoudende onzekerheid met betrekking tot de servicekosten en demarcatie, ook met betrekking tot het onderhoud en gebouwvoorzieningen uitdagingen liggen die niet binnen de reguliere formatie konden worden opgevangen. Daarom is besloten een externe adviseur in te huren om de directeur in 2023 hierin tijdelijk te ondersteunen. - Onderdeel van het rapport Robuust RHCVV is een opleidingsplan. In dat kader is in 2023 een extern adviseur ingehuurd om voor de dienstverlening een inhoudelijk inwerkhandboek te ontwikkelen en kregen de huidige medewerkers workshops aangeboden.

79

13. Wet normering topinkomens (WNT) Gegevens 2023 Bedragen in € 1 Functiegegevens

R. Ubink Directeur / Archivaris

Aanvang en einde functievervulling in 2023

1-1-2023 / 31-12-2023

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1

Dienstbetrekking

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

112.796

Beloningen betaalbaar op termijn

€

-

PF

€

112.796

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€

223.000

Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

n.v.t.

Bezoldiging

€

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

112.796 n.v.t. / n.v.t. n.v.t. / n.v.t.

Gegevens 2022 Bedragen in € 1 Functiegegevens

R. Ubink Directeur / Archivaris

Aanvang en einde functievervulling in 2021

1-1-2022 / 31-12-2022

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1

Dienstbetrekking?

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

Beloningen betaalbaar op termijn

99.646 0

Subtotaal

€

99.646

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€

216.000

80

Colofon Breukelen, 3 april 2024 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: mw. drs. R.W. Ubink, directeur-archivaris RHCVV Foto’s: Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

81