Bijlage 2 RHCVV_jaarverslag jaarrekening 2023 college.pdf

Jaarverslag Jaarrekening

2023 Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Vastgesteld in de bestuursvergadering 3 april 2024

1

2

Voorwoord Voor u ligt de jaarrekening 2023 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 3 april 2024 besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. De jaarstukken 2023 bestaan uit: - Het jaarverslag oftewel de programmaverantwoording - De verplichte paragrafen - De jaarrekening 2023 In de programmaverantwoording vindt u een overzicht van de verantwoording voor de programmadoelen en taakuitvoering van onze organisatie in 2023, de daarbij behorende werkzaamheden en projecten. De inzet van financiële middelen en de resultaten van 2023 worden verantwoord in de jaarrekening. In de jaarstukken zijn de vier beleidslijnen uit de beleidsvisie ‘In balans 2020-2024’ gevolgd, te weten: 1) 2) 3) 4)

Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten

We kijken terug op een bijzonder jaar waarin wij naast onze reguliere taken ook een toekomstverkenning afgerond hebben die resulteerde in een meerjarenbegroting 2025-2028, waarmee we voor de lange termijn onze taken voor de drie gemeenten op vitale wijze kunnen bestendigen. Al deze resultaten waren mogelijk met de hulp van medewerkers, vrijwilligers, onze zorgdragers, partners en subsidiegevers, die we dan ook van harte willen bedanken voor alle inzet.

Breukelen, 3 april 2024 Namens het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen De directeur - archivaris, drs. Roosmarijn Ubink

3

4

Inhoud Over het RHCVV ......................................................................................................... 6 I. Jaarverslag 2023 ................................................................................................... 11 1.

Beleidsvisie 2020-2024 .......................................................................... 12

2.

Inhoudelijk resultaat 2023...................................................................... 12

3.

Financieel resultaat en resultaatbestemming ............................................ 14

4.

Programma verantwoording 2023............................................................ 16

Beleidslijn 1: Toezicht en Advies .......................................................................... 16 Beleidslijn 2: Verwerven en beheren ..................................................................... 22 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en dienstverlening ................................................ 30 Beleidslijn 4: Beleven en ontmoeten ..................................................................... 46 5.

Organisatie ........................................................................................... 57

II. Paragrafen ........................................................................................................... 61 III. Jaarrekening 2023 ............................................................................................... 67 6.

Balans per 31 december 2023................................................................. 68

7.

Staat van Baten en Lasten 2023 ............................................................. 69

8.

Kasstroomoverzicht 2023 ....................................................................... 70

9.

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling ..................................... 71

10.

Toelichting op de balans ......................................................................... 72

11.

Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten ................................ 75

12.

Toelichting op de Staat van baten en lasten.............................................. 76

13.

Wet normering topinkomens (WNT) ......................................................... 80

5

Over het RHCVV Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het RHC Vecht en Venen houdt toezicht op de huidige informatiehuishouding en archiefvorming van de deelnemende gemeenten; beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert in 2025 ruim vier kilometer papieren archief en heeft een e-depot voor digitale archieven. De oudste stukken dateren uit 1349, de jongste (digitale) stukken uit 2024. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. Geschiedenis Het RHC Vecht en Venen is de opvolger van het Streekarchivariaat Vecht en Venen.

Het streekarchivariaat Vecht en Venen was een samenwerkingsverband van de gemeenten Abcoude, Breukelen, Loenen, Maarssen, Maartensdijk en De Ronde Venen dat in 1997 is ingesteld. Met de toetreding van de gemeente De Bilt op 1 januari 2002 bestond de samenwerking uit de (voormalige) gemeenten Abcoude, Breukelen, De Bilt, Maartensdijk, Loenen, Maarssen en De Ronde Venen. In 2009 werd het streekarchief RHC Vecht en Venen opgericht. Vanuit de diverse archieflocaties van de deelnemende gemeenten, werd ongeveer 3 km historische archieven van overheid in particulieren overgebracht naar de nieuw gebouwde archiefbewaarplaats in Breukelen. Bij de gemeentelijke herindeling op 1 januari 2011 werden de gemeenten Breukelen, Loenen en Maarssen samengevoegd tot de nieuwe gemeente Stichtse Vecht en de gemeenten Abcoude en De Ronde Venen tot de nieuwe gemeente De Ronde Venen. In 2014 sloot het gemeentearchief Weesp aan bij het RHC Vecht en Venen. Van 2014 tot en met 2022 heeft het RHC Vecht en Venen daardoor naast de studiezaal en depots in Breukelen ook een studiezaal en depots in Weesp beheerd. In maart 2022 fuseerde Weesp bestuurlijk met Amsterdam en trad daardoor eind 2022 uit bij de gemeenschappelijke regeling. Per 1 januari 2023 worden de Weesper archieven beheerd door het Stadsarchief Amsterdam.

Taken Archieven zijn onuitputtelijke bronnen met informatie en kennis over verleden, heden en toekomst, beschikbaar en bruikbaar voor wie dan ook, waar dan ook en wanneer dan ook. We zijn soms geneigd te vergeten hoe bijzonder het is dat burgers die bronnen, zonder andere drempels dan openingstijden of moeten wachten op een digitaliseringsverzoek, mogen inzien. Informatie is immers macht. Het recht van burgers om overheidsarchieven in te zien en de informatie daaruit te gebruiken en hergebruiken is een pijler onder het democratisch bestel.

6

De Archiefwet regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige én toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. De drie gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de drie gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze drie gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Missie en Visie RHCVV Archieven vormen een actieve graadmeter van de democratie (en zijn geen passieve ondersteuning ervan). De mate van raadpleegbaarheid van archief is recht evenredig met het democratische gehalte van de samenleving die het archief in kwestie bewaart.

Archieven zijn niet louter bewaarinstellingen, maar hebben een belangrijke maatschappelijke rol te vervullen. Naast het uitvoeren van toezicht op de informatiehuishouding, zorgt de gemeentearchivaris er als directeur voor dat het RHCVV er als archiefdienst voor iedereen is die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van de archieven, collecties en diensten. Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun (digitale) archieven. Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Overheidsinformatie vormt het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle. De collectie van het RHCVV vormt daarnaast het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten en daardoor een spiegel van de samenleving. Voor de inwoners fungeert het RHCVV ook als hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio. We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Wij geloven in de kracht van samen.

Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker. Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Innovatief We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering.

Toegankelijk We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Verbindend Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker

7

Bestuur Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. In 2023 bestond het bestuur uit: ▪ dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester gemeente Stichtse Vecht) ▪ dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) ▪ dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt). Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. drs. R.W. Ubink (directeur van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het algemeen bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Bestuursvergaderingen en ontwikkelingen 2023 Het algemeen bestuur vergaderde op 13 april, 6 september en 29 november 2023. Op 13 april stelde het bestuur de jaarrekening 2022 vast en de meerjarenbegroting 2024-2027. Deze begroting was de uitwerking van de toekomstverkenning en financiële doorrekening daarvan die begin 2023 werd afgerond. In september van 2023 werd er teruggeblikt op 2023, vooruitgekeken naar 2024 en gesproken over het meerjarenprogramma 2025-2028, de uitbreiding van de archiefbewaarplaats en de aanpassing van de juridische vorm RHCVV in relatie tot de Gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regeling. De bestuursvergadering van 29 november werd in verband met verhindering van twee bestuursleden schriftelijk afgehandeld.

Organisatie Het RHCVV bestaat uit: • Directie (directeur-archivaris) • Afdeling Bedrijfsvoering • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies Collecties Dienstverlening en Erfgoed en Educatie Locaties Het RHCVV beheert een archiefbewaarplaats en studiezaal in Breukelen, Schepersweg 6 e. Netwerkpartners Het RHCVV opereert binnen een netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Branchevereniging voor Archiefinstellingen en de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Ook is het RHCVV aangesloten bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en organiseert geregeld samen met hen netwerk activiteiten. De Landelijke Expertisegroep Preservation Watch is hier een onderdeel van. Op provinciaal niveau neemt het RHCVV actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, het Utrechts Inspecteursoverleg, de Kring van Noord-Hollandse Archivarissen en het Noord-Hollands Inspecteursoverleg.

Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek, Regionaal Historisch Centrum Rhijnstreek en Lopikerwaard, Regionaal Archief Rivierenland, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief Zuid Utrecht,

8

bijvoorbeeld in de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk archief netwerk. Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen. Sinds 2019 heeft het RHCVV daarnaast een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.

9

10

I. Jaarverslag 2023

11

1. Beleidsvisie 2020-2024 Relatie Jaarrekening 2023 met beleidsvisie 2020-2024 ‘In Balans’. 2023 was het vierde begrotingsjaar binnen de beleidsvisie 2020-2024. Deze visie werd in november 2019 voor de periode 2020-2024 bestuurlijk vastgesteld. In de beleidsvisie 2020-2024 zijn vier beleidslijnen geformuleerd, te weten: 1. 2. 3. 4.

Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten

Binnen de vier beleidslijnen zijn in de begroting 2023 doelen en acties geformuleerd. In de programma verantwoording 2023 wordt per beleidslijn op hoofdlijnen aangegeven hoe deze doelen zijn bereikt en wat daarvoor aan acties is uitgevoerd. In de financiële jaarrekening worden de gerealiseerde kosten, staat van baten en lasten en balans toegelicht. In deze beleidsperiode is het streven onder meer het in balans brengen van de kerntaken van het RHCVV. Dit betekent ook dat de erfgoedtaak in balans gebracht wordt met Toezicht, Behoud en Beheer en Beschikbaarstellen. Het RHCVV onderzoekt in opdracht van het bestuur hoe in deze beleidsperiode met kleine initiatieven een bijdrage kan worden geleverd aan bevordering van de geschiedbeoefening en maatschappelijke cohesie, waarbij jong en oud aan elkaar verbonden worden. Erfgoed heeft grote waarde, niet alleen in wetenschappelijk, maar zeker ook in economisch, maatschappelijk en cultureel opzicht. Het verbindt mensen met het verleden, met elkaar en met hun omgeving. Erfgoed geeft een impuls aan de vastgoedwaarde in de regio en beïnvloedt het vestigingsgedrag van particulieren en bedrijven. Daarnaast oefent erfgoed een grote aantrekkingskracht uit op toeristen. Zo is erfgoed van onschatbare waarde voor een streek.

Een andere uitdaging in deze beleidsperiode is het beheren en preserveren van digitale archieven, het ontsluiten, zoeken en vinden ervan vormen dé uitdagingen voor de nabije toekomst, zowel voor archiefdiensten als gemeenten. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken en verschillende applicaties, waardoor de archiefvorming haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Het is duidelijk dat er nieuwe vraagstukken ontstaan over authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording; de kernwaarden die door het gehele archiefbestel gedragen worden.

2. Inhoudelijk resultaat 2023 In de volgende hoofdstukken wordt per beleidslijn teruggeblikt op 2023. Hieronder volgt een verkort overzicht van de resultaten. Toezicht en Advies informatiehuishouding aangesloten gemeenten: Gemeenten hebben groot belang bij goed en betrouwbaar informatiebeheer. Dit is noodzakelijk om hun taken effectief uit te kunnen voeren en voor het afleggen van bestuurlijke en politieke verantwoording. De toezichtstaak van het RHCVV omvat het jaarlijks toezicht op de informatiehuishouding en de naleving van archiefwet- en regelgeving bij de gemeenten. In 2023 is bij alle gemeenten een aspectinspectie uitgevoerd en afgerond naar de bestuurlijke en Raadsinformatie. Verder werd in 2023 door het RHCVV aan de gemeenten voor diverse onderwerpen met betrekking tot de (digitale) informatiehuishouding wettelijke 12

adviezen verstrekt. Denk hierbij aan migraties, emailarchivering, archivering in vakapplicaties en koppelingen met het e-depot bij aanbestedingstrajecten. Ook werd kennis gedeeld met de gemeenten op het gebied van de Wet open overheid (WOO) en de invoering van de nieuwe Omgevingswet. Beheer en Behoud van archieven: De toegankelijkheid, de doorzoekbaarheid, van de (overheids)archieven nam toe. Meerdere archieven werden voorzien van een inventaris of op andere wijze toegankelijk gemaakt. Deze ontwikkeling vertaalde zich niet in hogere cijfers, dat komt doordat de Weesper archieven sinds 2023 overgebracht zijn naar Amsterdam na het uittreden van Weesp bij het RHCVV en niet meer meetellen. Voor het nader toegankelijk maken van archieven is het RHCVV voor een groot deel afhankelijk van de vrijwilligers. Zij zorgden ervoor dat er tienduizenden namen werden geïndexeerd waarop de archieven doorzocht kunnen worden. Er werd een grote hoeveelheid – ruim 200 strekkende meter – papieren gemeentelijke archieven naar het RHCVV overgebracht. Voor een groot deel betrof dit net als in 2022 bouwdossiers. Dit betekent dat veel inwoners nu bij het RHCVV komen om hun bouwvergunningen in te zien. Als gevolg hiervan is er een toename in de bezoekers te merken en maken veel mensen voor het eerst kennis met de archiefdienst en wat een archiefdienst doet.

Net als ieder jaar werd het RHCVV weer een aantal bijzondere particuliere archieven en stukken geschonken. Met de deelnemende gemeenten is er gewerkt aan de voorbereidingen voor het overbrengen en digitaal ontsluiten en preserveren van ‘digital born’ overheidsarchieven. De ervaring leert dat de voorbereiding van het overbrengen van digitaal archief naar een e-depot veel werk kost aan de kant van de gemeenten als zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden. Het gaat dan bijvoorbeeld over het goed afsluiten van zaken in het zaaksysteem, het vernietigen van documenten die volgens wetgeving als de AVG niet mogen worden bewaard, of het vernietigen van conceptversies. Beschikbaarstellen (ambtenaren en burgers): De studiezaal in Breukelen werd door 1.183 bezoekers bezocht, dit is meer dan het afgelopen jaar en is mede te verklaren doordat het RHCVV een grotere naamsbekendheid heeft en het RHCVV sinds 2022 veel bouwvergunningen van de gemeenten ter beschikking stelt die voor een groot deel alleen op de studiezaal kunnen worden ingezien. Ook de digitale dienstverlening is verder gegroeid. Het uitbreiden en door ontwikkelen van de digitale dienstverlening is een speerpunt geweest en zal dat de komende jaren blijven.

Ambtenaren werken nog steeds veel vanuit huis en het hen digitaal ter beschikking stellen van de archieven blijf daardoor belangrijk. Begin 2023 werd de vernieuwde website gelanceerd. Bezoekers kunnen nu nog eenvoudiger hun weg vinden naar de archieven en informatie over het bezoek van de website. In 2023-2024 wordt verder gewerkt aan de doorontwikkeling. Erfgoed beleven en ontmoeten: In 2023 waren er drie tentoonstellingen te zien die gezamenlijk door 3500 mensen bezocht werden. De tentoonstelling over het Rampjaar 1672-1673 was tot 31 mei 2023 te zien. In de zomer toonde het RHCVV foto’s van de Fotoclub Stichtse Vecht die speciaal voor deze gelegenheid de tijdsgeest in beeld brachten. Vanaf 8 december is de tentoonstelling ‘Stem van het Volk’ te zien over democratie en de grondwet. Bij de tentoonstellingen werd een programma van lezingen, cursussen en activiteiten georganiseerd voor jong en oud. Het RHCVV heeft ook in 2023 bij activiteiten intensief samengewerkt met de erfgoedpartners en onderzoekers in de regio en er zijn nieuwe samenwerkingen ontstaan. Verder zijn artikelen aangeleverd bij Historische Kringen uit het werkgebied die werden geplaatst in hun periodieken. Door het meewerken aan deze periodieken vergroot het RHCVV niet alleen zijn zichtbaarheid, ook worden hiermee de band en samenwerking met deze partijen onderstreept.

13

3. Financieel resultaat en resultaatbestemming Volgens de begrotingsuitgangspunten, bestuurlijk vastgesteld in januari 2018, is een reserve van minimaal 5% van de begrote lasten het streven voor een gezonde bedrijfsvoering. De algemene reserve dient als buffer voor de reguliere bedrijfsvoering om incidentele knelpunten op te vangen. Op basis van de begroting 2023 bedraagt ultimo 2023 de algemene reserve minimaal € 86.336. Conform de over het voorgaande boekjaar goedgekeurde jaarrekening en begroting 2024 wordt voorgesteld het bedrag boven het minimum (€ 6.535) toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Robuust. Dit voorstel is in de jaarrekening verwerkt. In de jaarrekening is het tekort van € 141.392 als vordering naar rato van hun bijdragen op de deelnemers opgenomen en onder de baten als “Suppletie verlies door gemeenten” gepresenteerd. Dit is in lijn met artikel 10.6 van de GR: hierin is vastgelegd dat het tekort geheel of gedeeltelijk zal worden gevorderd bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten.

14

15

4. Programma verantwoording 2023 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven zijn essentieel voor goed bestuur, goede bedrijfsvoering en transparantie naar de burger. Alleen als de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering op orde is kunnen overheidsorganisaties hun taken goed (blijven) uitvoeren en verantwoording afleggen aan de raad en de burgers. De gemeentearchivaris van het RHCVV houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2 en lokale archiefverordening toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren die nog niet zijn overgebracht naar het RHCVV (zowel papieren als digitale archieven) en ziet toe op de naleving van archiefwet- en regelgeving bij de gemeenten. Algemeen De gemeentearchivaris brengt jaarlijkse een toezichtsrapport uit aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten. In dat rapport staat in hoeverre de gemeente voldoet aan de wet. Het college van B&W (als wettelijke zorgdrager verantwoordelijk voor informatiehuishouding en archivering) heeft hierover geïnformeerd aan de gemeenteraad. De Raad verantwoordde zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Utrecht.

Naast de jaarlijkse toezichtsrapporten voert het RHCVV in overleg met de gemeenten aspect inspecties uit en geeft het jaarlijks verschillende (wettelijke) adviezen binnen de kaders van archiefwet en -regelgeving over verschillende onderwerpen zoals selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer, zowel bij de gemeente zelf als bij verbonden partijen als de ODRU en het RID. In dit jaarverslag worden slechts enkele gebeurtenissen en onderwerpen toegelicht, de gehele toezicht informatie is terug te vinden in de toezichts- en inspectierapporten. Aspectinspecties bestuurs- en raadsinformatie In 2023 is bij alle drie gemeenten een aspectinspectie afgerond op het gebied van bestuurs- en raadsinformatie. Er is voor dit onderwerp gekozen omdat dit informatie is die belangrijk is voor de verantwoording van de gemeente en de transparantie rond besluitvorming. Bovendien gaat het om informatie die permanent bewaard wordt en overgaat naar het e-depot. Daarom dient de informatie aan extra eisen te voldoen om overbrenging mogelijk te maken. Raadsinformatie wordt veelal in meerdere informatie- en opslagsystemen bewaard, dit kan risico’s meebrengen voor het gebruik (gebruik je de juiste versie), het beheer (dubbele beheerkosten) en de verantwoording (rapporteer je op basis van de juiste, actuele en volledige informatie?).

Goed zicht op de archivering van deze informatie vinden de gemeenten daarom belangrijk wat aanleiding was om deze aspectinspecties uit te voeren. De resultaten van het onderzoek zijn verwerkt in inspectierapporten en aangeboden aan het college en de raden.

16

Wet Open Overheid (WOO) en actieve openbaarheid Een belangrijke verandering in de informatiehuishouding en het applicatielandschap van de gemeente als gevolg van de WOO is de verplichting om informatie actief openbaar te maken. Applicaties worden daarvoor aangepast om automatisch relevante informatie openbaar te maken zonder dat daar een specifiek verzoek voor nodig is. Dit vraagt om aanpassingen in de backend-systemen van applicaties, zodat cruciale informatie gemakkelijk kan worden geïdentificeerd en vrijgegeven. Dit kan leiden tot de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten binnen bestaande applicaties of zelfs de creatie van geheel nieuwe applicaties die gericht zijn op het proactief delen van informatie. Het RHCVV is een ervaren partner op dit gebied door de jarenlange ervaring en expertise in het ter beschikkingstellen van overheidsinformatie waarbij veel oog is voor de complexiteit van openbaarheid, beperkingen en privacy. Het RHCVV is als adviseur betrokken door bijvoorbeeld het adviseren over het inrichten van systemen, processen en selecteren van geschikte opslagsystemen, het opstellen van archiveringsrichtlijnen en het ondersteunen bij de implementatie van archiveringsprocessen binnen deze applicaties. Daarnaast kan de gemeente gebruik maken van de applicaties van het RHCVV voor de actieve openbaarmaking waarmee direct de archivering van deze informatie geborgd is.

Archiefruimten bij gemeenten De Archiefwet 1995 zegt dat de zorgdrager documenten, die niet voor vernietiging in aanmerking komen, na uiterlijk 20 jaar moet overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Tot dat moment worden documenten door de zorgdrager bewaard in een archiefruimte in het eigen gemeentehuis. De Archiefwet 1995 stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten. Voor documenten die op termijn vernietigd worden, gelden maar een paar algemene eisen. De ruimten voor documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. In 2023 zijn bij alle gemeenten meer dan andere jaren adviezen gegeven en expertise gedeeld in verband met aandachtspunten bij het nakomen van de wettelijke eisen en verbouw en nieuwbouwplannen. Wettelijke adviezen In 2023 speelden de invoering van de Wet Open Overheid en de voorbereiding op de Omgevingswet een grote rol bij informatievraagstukken. Het RHCVV heeft in regionaal verband geadviseerd over de archivering binnen de Omgevingswet. Binnen het platformoverleg zijn ervaringen tussen de drie gemeenten uitgewisseld over de implementatie van de Wet Open Overheid. Er zijn door het team afgelopen jaar vier keer zoveel adviezen uitgebracht aan gemeente De Bilt als het jaar ervoor.

Dit heeft te maken met het feit dat een aantal nieuwe medewerkers binnen het informatiebeheer gestart zijn en er gewerkt is aan nieuwe informatiebeheerinstrumenten en -producten die nodig zijn voor kwalitatief goed informatiebeheer. Zo is onder meer een overzicht van alle digitale informatie opgeleverd, een bewaarstrategie, een geactualiseerd calamiteitenplan en is er een hotspotmonitor ingesteld. Met name de bewaarstrategie en het kwaliteitssysteem zijn belangrijke producten voor de gemeentelijke informatiehuishouding. Als het kwaliteitssysteem is ingebed in de organisatie en haar processen dan kan het dienen als hulpmiddel bij het continu verbeteren van de informatiehuishouding. De bewaarstrategie is een goed kader om bij aanbestedingen en projecten te gebruiken om ervoor te zorgen dat applicaties

17

toegerust zijn om informatie (al dan niet langdurig) te bewaren. De bewaarstrategie wordt ook toegepast bij de aanwijzing van vakapplicaties als archiefsysteem. De Bilt heeft recent, na advies van het RCHVV, een applicatie van het Sociaal Domein aangemerkt als archiefapplicatie en twee andere staan op de nominatie om aangewezen te worden. De gemeente koppelt deze applicatie niet met het zaaksysteem omdat gebleken is dat de vakapplicatie zelf goed is toegerust om informatie te bewaren en/of een koppeling met het zaaksysteem niet mogelijk is. Dit is een ontwikkeling die in meer gemeenten vorm krijgt. Bij Stichtse Vecht werden ook vier keer zoveel adviezen uitgebracht als het jaar ervoor. Dit had onder meer te maken met de bewaarstrategie en migratie van het oude zaaksysteem Decos Join, een organisatiebreed informatiesysteem dat sinds het ontstaan van de gemeente in 2011 in gebruik was, naar het huidige zaaksysteem Zaaksysteem.nl. Migratie van een bedrijfskritisch systeem als Decos Join heeft grote gevolgen en kan risico’s meebrengen. Zowel met betrekking tot het functioneren van de eigen organisatie als het bedienen van de burger. Als het misgaat dan loopt de gemeente grote risico’s voor de bedrijfsvoering.

De directe uitvoering van alle werkprocessen komt in gevaar, doordat men geen beschikking meer heeft over de informatie die nodig is voor zowel het functioneren van de eigen organisatie als het bedienen van de burger. Het maatschappelijk en bestuurlijk belang en de gevolgen zijn groot als proces en besluitvorming niet voldoende zijn gedocumenteerd en gearchiveerd en de gemeente geen verantwoording kan afleggen over haar functioneren. Afgelopen jaar is het aantal adviesaanvragen vanuit gemeente De Ronde Venen nagenoeg gelijk gebleven ten opzichte van het jaar ervoor. Er is bij de gemeente veel aandacht en tijd uitgegaan aan de voorbereiding op de implementatie van het nieuwe zaaksysteem Djuma en de ingebruikname van Sharepoint als informatiesysteem voor een aantal specifieke werkprocessen en voor samenwerkingsprojecten van de gemeente die niet in het huidige zaaksysteem uitgevoerd kunnen worden.

Kennisdeling De adviseurs van het RHCVV delen actief kennis en ontwikkelingen met de drie gemeenten en publiceren regelmatig via de eigen kanalen en daarbuiten over onderwerpen op gebied van digitale ontwikkelingen en archivering. Het RHCVV zorgt daarnaast voor kennisdeling door het organiseren van een platformoverleg dat iedere 6 à 8 weken (liefst op locatie) plaatsvindt. In dit overleg speelt het RHCVV een coördinerende rol, worden ervaringen gedeeld met elkaar, informatie uitgewisseld en afspraken gemaakt over het gezamenlijk oppakken van bepaalde issues. Voor de Wet Open Overheid deelde bijvoorbeeld de projectleider van Stichtse Vecht zijn aanpak op de implementatie van het publiceren van informatie.

18

Werkgroep Sharepoint VNG De adviseur digitale archieven nam in 2023 deel aan een werkgroep van de VNG, opgericht om een handleiding te schrijven voor de inrichting van en informatiebeheer in SharePoint/Teams. Het RHCVV heeft hierbij een grote bijdrage geleverd aan de onderdelen over archivering en de verschillende opties en risico’s met betrekking tot het gebruik van deze omgevingen. Op basis van deze ervaring heeft het RHCVV een artikel geschreven in het OD over dit onderwerp. De kennis die het RHCVV bij deze werkgroep heeft opgedaan, is breed gedeeld met de gemeenten, zodat zij over de laatste kennis beschikken voor het inrichten van hun eigen SharePoint-omgevingen. ADI netwerk zorgt voor duurzame kennisontwikkeling De adviseur digitale informatie van het RHCVV is betrokken bij leverancier Visma Roxit (Vergunningen, Toezicht en Handhaving applicatie RX.Mission) en Xccllnc (Zaaksysteem.nl) voor het mappen van hun systemen op landelijk metadatamodel MDTO. Hieruit zijn meerdere vragen voortgekomen, die de ADA samen met de Adviseur Digitale Informatie (ADI) van Het Utrecht Archief (HUA) heeft voorgelegd tijdens de ADI-dag eind 2023. Door regionale kennisdagen te organiseren wordt uitwisseling van kennis tussen archiefdiensten en daarmee ook de gemeenten bevordert.

De bredere werkzaamheden van het RHCVV in netwerken is van belang om op de hoogte te blijven van de actuele ontwikkelingen op het gebied van duurzame toegankelijkheid en om zelf een steentje aan deze ontwikkelingen bij te dragen. Hiermee maken we actief deel uit van de archiefsector, zijn we goed geïnformeerd over de laatste mogelijkheden omtrent digitale archivering en gebruiken we deze kennis om de gemeenten te adviseren en ons e-depot zo toekomstbestendig mogelijk in te richten.

Ontwikkelingen en kennisdeling e-depot Een e-depot is een digitale bewaarplaats, om digitale archiefstukken duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen aan publiek. Alle digitaal gecreëerde informatie die vanuit de aangesloten gemeenten worden overgebracht komen hierin terecht. Denk bijvoorbeeld aan audio- en video notulen van raadsvergaderingen, bestuursstukken van de burgemeesters, zaakdossiers van ambtenaren en ook e-mails, MS Word documenten, en (bouw)vergunningen die de gemeente verleent. Ook particulier archief (denk aan bedrijfsarchief, maar ook digitale foto’s, filmpjes, trouwkaartjes en e-mails) wordt in het e-depot bewaard. Bij digitaal archiveren is het belangrijk om de digitale bestanden veilig en duurzaam te beheren. Zo is het niet alleen van belang dat de techniek (hard- en software) goed werkt, maar ook dat er procedures worden gevolgd om digitale informatie voor een lange periode te behouden. Waar je bij papier oplet dat er geen zilvervisjes zijn, let je bijvoorbeeld bij digitale informatie op bit rot en dat er geen bestanden corrupt (onleesbaar) worden. Een e-depot is overigens meer dan een server of een opslag in de Cloud.

De formele definitie is "Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt."

19

Het RHCVV volgt sinds 2022 een tweesporenbeleid met betrekking tot het e-depot. Het eerste spoor is het werkende, bestaande e-depot van het RHCVV. Het tweede spoor betreft het regionaal ontwikkelen van functionaliteiten voor duurzame toegankelijkheid binnen de informatiekundige visie Common Ground (een e-depot op basis van Common Ground). In beide trajecten volgt het RHCVV de referentiearchitecturen NORA, GEMMA, MARA en DERA. Door vroegtijdig in te stappen op de Common Ground-trein, werken we niet alleen aan een component-gebaseerd systeem voor duurzame toegankelijkheid, maar sluiten we ook aan op deze ontwikkeling bij onze gemeenten en kunnen we vanuit onze ervaring kennis delen met de gemeenten over deze transitie binnen de gemeentelijke informatie-architectuur. Samenwerking archiefdiensten en kennisdeling e-depot De hierboven genoemde ontwikkeling richting Common Ground vindt plaats in samenwerking met andere archiefdiensten in de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground. In 2023 werden verschillende presentaties gegeven en meegewerkt aan publicaties ▪

▪

▪

▪

▪

Presentatie bij het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) over de werkzaamheden van de Kerngroep. Vanwege de grote interesse in het onderwerp, heeft het RHCVV, samen met het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU), een presentatie gegeven over het onderwerp tijdens de Achtste Week van de Grip op Informatie, georganiseerd door de VNG. De deelname van het RHCVV aan de Landelijke Expertisegroep Preservation Watch is ook in 2023 gecontinueerd. Er is door het RHCVV meegewerkt aan blogs over de toepassing van Artificial Intelligence in de erfgoedsector. Naar aanleiding van een artikel van de adviseur digitale archieven over deepfakes in het Archievenblad (zomer 2023), heeft het RHCVV op 2 november, World Digital Preservation Day (WDPD), een presentatie gegeven over dit onderwerp. Het RHCVV nam deel aan de paneldiscussie over het gebruik van open source software en een lezing over databasearchivering. In 2024 wil de Preservation Watch zich inzetten om te onderzoeken wat nodig is om preservering aan te laten sluiten op de WCAG-richtlijnen. De lezing over databasearchivering was een voortvloeisel uit een eerdere bijeenkomst, georganiseerd door het RHCVV, IISG en de NDE over dit onderwerp. In 2023 stelde de gemeente Stichtse Vecht aan het RHCVV de vraag wat er mogelijk is rondom databasearchivering.

Omdat de kennis over databasearchivering in Nederland nog vrij minimaal is, heeft het RHCVV een bijeenkomst met IISG en NDE geïnitieerd in januari 2023. Het RHCVV heeft voor de WDPD een Australische archivaris gevonden die zijn ervaringen met Nederland en Vlaanderen kon delen. Het werk dat in 2023 door de applicatiebeheerder e-depot is gedaan, is in oktober 2023 gepresenteerd tijdens de e-depotdag van leverancier DE REE.

Archiefbewerkingsprojecten in opdracht Het RHCVV werkt in opdracht van de deelnemende gemeenten regelmatig aan projecten rondom selectie, toegankelijk maken, conserveren en verpakken van nog niet overgebrachte archieven. Na bewerking worden de archieven na de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHCVV in Breukelen. In 2023 werkte een archivist van het RHCVV een half jaar 8 uur in de week aan het archief van voormalig Loenen 2000-2010 en vanaf oktober 20 uur per week aan archieven De Ronde Venen 1989-1999.

20

21

Beleidslijn 2: Verwerven en beheren Het RHCVV beheert in haar archiefbewaarplaats in Breukelen ruim 4 kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. De oudste stukken dateren van de late middeleeuwen, zoals een fragment van een rekening van een misfundatieboek. De jongste stukken zijn uit de 21e eeuw (waaronder ook bedrijfsarchieven, kerkarchieven, foto’s, kaarten, digitale foto’s, e-mails, sociale mediaberichten). De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast ontvangt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten beheren en bewaren. De informatie moet dus makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Dat is belangrijk, omdat archieven een rechts- en bewijsfunctie hebben. In de beleidsperiode 2020-2024 staat het streven centraal om het beheer en behoud en de (digitale) toegankelijkheid van de collectie op voldoende niveau te brengen voor de toekomst. In dit jaarverslag worden de belangrijkste werkzaamheden, resultaten, overbrengingen en schenkingen toegelicht.

Overbrenging van papieren archieven gemeenten Gemeente

Archief

Periode

Stichtse Vecht Stichtse Vecht

Bouwvergunningen Ruwiel Bouwvergunningen BreukelenSint Pieters Bouwvergunningen Loenersloot Bouwvergunningen Loenen Gemeentearchief Loenen Bouw- en omgevingsvergunningen Abcoude-Baambrugge Bouwvergunningen Wilnis

1941-1964 1891-1948

Strekkende meters 1 1

1933-1964 1943-1999 2000-2010 1941-2010

1 49 42 96

1941-1988

23

Stichtse Vecht Stichtse Vecht Stichtse Vecht De Ronde Venen

De Ronde Venen

In 2023 jaar is een aantal gemeentelijke archieven overgebracht naar het RHCVV. Het gemeentearchief van rechtsvoorganger Loenen van Stichtse Vecht over de periode 2000-2010 is voor een deel vervroegd overgebracht, omdat nog niet alle stukken de wettelijk voorgeschreven ouderdom van twintig jaar hebben bereikt. Door vervroegd over te brengen én gezamenlijk met het RHCVV waar nodig beperkingen te stellen aan de openbaarheid, zorgen gemeente en archiefdienst ervoor dat burgers zo snel als mogelijk is toegang hebben tot overheidsinformatie, met inachtneming van geldende archief- en privacyregelgeving.

22

Overbrenging van digitaal archief Het RHCVV beschikt sinds 2020 over een operationeel (werkend) e-depot. Daarnaast blijft het RHCVV bezig met het verder ontwikkelen van het e-depot zodat het RHCVV en de deelnemende gemeenten kunnen aansluiten bij nieuwe ontwikkelingen als de architectuurvisie Common Ground. Dit is een ontwikkeltraject met een lange doorlooptijd en gemeenten zijn nog niet zover dat zij informatie volgens deze principes beheren en bewaren. Daarom blijft het RHCVV voorlopig gebruik ook maken van een e-depot uit de huidige generatie. Zo kan het RHCVV ook nu de huidige digitale archiefstukken van de gemeenten veiligstellen en leren van de actuele vraagstukken rondom preservering. In 2023 is het RHCVV met gemeente De Bilt voorbereidingen gestart voor een overbrenging van digitaal archief naar het e-depot. Tijdens meerdere bijeenkomsten is gekeken naar de verschillende opties voor een geschikte applicatietraject en is uiteindelijk gekozen voor een testoverbrenging van omgevingsvergunningen uit Zaaksysteem.nl-nieuw. Daarnaast kwam eind 2023 de vraag vanuit de gemeente Stichtse Vecht om, samen met de leverancier van het zaaksysteem, een vooronderzoek te doen naar de exportmogelijkheden van het zaaksysteem. Dit vooronderzoek leidt hopelijk tot een testoverbrenging uit het nieuwe zaaksysteem in 2024.

Het oefenen met de export en ingest (verwerken) van gemeentelijke archieven biedt waardevolle kennis en ervaringen op. Gemeenten kunnen hun interne digitale archiveringsprocessen op een zodanige manier inrichten, dat een digitale overbrenging wordt vergemakkelijkt. Daarnaast geeft het inzicht in welke functionaliteiten (nieuwe) applicaties dienen te hebben om de digitale archivering en export te faciliteren. Dit geeft gemeenten een handvat bij aanbestedingen van nieuwe applicaties. Gemeenten en RHCVV bouwen met dergelijke trajecten samen kennis op over wat er komt kijken bij digitale overbrenging, die nodig is om op den duur de digitale overbrengingen steeds makkelijker te laten verlopen.

Toegankelijkheid archieven en collecties Een archief wordt vaak ontsloten door middel van een inventaris waarin de archiefstukken systematisch worden beschreven op grond van hun functie voor de vormende organisatie. Soms wordt er een nadere toegang gemaakt, bijvoorbeeld een lijst persoonsnamen die naar aktes verwijzen. Met een toegang op een archief wordt de ontsluiting van de archiefstukken door beschrijvingen bedoeld. Sinds 2019 wordt bij het RHCVV naast het aantal toegangen op archieven ook de toename in archiefbeschrijvingen bijgehouden. Een toegang bestaat uit een geheel van inventarisnummers. Deze inventarisnummers zijn gekoppeld aan archiefbeschrijvingen. Een groot archief heeft meer archiefbeschrijvingen dan een klein archief. Een toegang kan betrekking hebben op een klein of op een groot archief. Het aantal archiefbeschrijvingen geeft daarom een preciezer beeld van de omvang van een 23

archief en de vorderingen in de ontsluiting van de archieven dan enkel de toename in het aantal archieftoegangen.

Voorbeeld van een deel van de inventaris van toegang 1108 Koninklijke Fabriek Inventum B.V. Meer digitaal doorzoekbaar en toch afname in cijfers Onderstaande tabel laat de ontwikkeling van toegankelijkheid van de archieven en collecties zien in de laatste jaren. In 2023 is veel gedaan aan het toegankelijker maken van de collectie. Toch is in de cijfers in de tabel (beschikbare beschrijvingen, afbeeldingen, geïndexeerde personen) over de hele linie een scherpe daling zichtbaar. Dat heeft alles te maken met het uittreden van Weesp dat tussen het meetmoment in 2022 en 2023 heeft plaatsgevonden, en waarvan de gevolgen in deze cijfers uit de database zichtbaar zijn geworden. Toegankelijkheid 2019 2020 archieven en collectie per 31-12 Toegangen 862 887 Archiefbeschrijvingen 1.566.702 1.521.804 Opendatasets 1.060 1.063 Personen 900.409 860.405 Bouwvergunningen 19.047 27.677 Titels bibliotheek 9.049 9.072 Beeldbank 20.542 21.324 Toegankelijkheid van door het RHCVV beheerde bronnen

2021

2022

2023

952 1.716.554 1.186 884.304 27.208 9.967 21.172

979 1.995.919 1.300 1.021.490 54.089 13.366 23.815

756 1.584.691 821 799.839 60.374 5.757 9.171

24

Toegankelijkheid gemeentelijke archieven Het aantal doorzoekbare bouwvergunningen is gestegen, dit komt voornamelijk door de opname van de beschrijvingen van de vele bouwarchieven van de gemeenten, die in 2023 of vlak daarvoor zijn overgebracht en dit jaar in de database van het RHCVV zijn opgenomen. Bijvoorbeeld de adresbeschrijvingen van de bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Maartensdijk, De Bilt, Vinkeveen-Waverveen, Abcoude, Mijdrecht, Breukelen en Loenen. Ook is een aantal archieftoegangen verbeterd en aangepast, wat het gebruik voor bezoekers en het beheer van de archieven vergemakkelijkt. Dit betreft verouderde toegangen op de vroegmoderne (vóór 1800) archieven van Abcoude-Proostdij, Abcoude-Baambrugge en Mijdrecht. Delen van deze archieven zijn in 2023 digitaal beschikbaar gemaakt. Op basis van een uitgebreide inventarisatie in 2022 is een meerjarenplan opgesteld voor verbetering van de toegankelijkheid van de gemeentelijke archieven die niet of niet voldoende toegankelijk zijn. Vanaf 2025 is hiervoor budget opgenomen in de begroting. De voorbereidingen voor dit traject zijn in 2023 gestart en lopen door in 2024, zodat het archiefbewerkingsproject uitgevoerd kan worden door gespecialiseerde archiefbewerkingsbureaus of tijdelijke extra medewerkers.

In 2023 is ondertussen net als andere jaren, binnen de beschikbare capaciteit verder gewerkt aan het op orde brengen van zowel de toegankelijkheid als de materiële staat van de archieven. De vrijwilligers vervullen hierin een belangrijke rol. Door middel van indexering van archieven, op bijvoorbeeld namen of trefwoorden, en het opnieuw verpakken van archieven in zuurvrije opbergmaterialen en -dozen, helpen vrijwilligers met het verbeteren van de toegankelijkheid en bewaaromstandigheden van de archieven. Zij werkten in 2023 onder meer aan de volgende gemeentelijke archieven: ▪ Indexeren van notariële archieven Breukelen ▪ Indexeren van bevolkingsregisters Loenen ▪ Indexeren van notariële archieven Maartensdijk ▪ Beschrijven van fotoarchief De Bilt ▪ Indexeren van bevolkingsregisters Maartensdijk ▪ Indexeren van bouwvergunningen Maartensdijk ▪ Indexeren van bevolkingsregisters en materiële verzorging en indexering van huwelijkse bijlagen van gemeenten Abcoude-Baambrugge en Abcoude-Proostdij ▪ Digitaliseren van fotoarchief De Bilt ▪ Beschrijven van fotoarchief Maarssen ▪ Indexeren van bouwvergunningen De Bilt ▪ Indexeren van doop- trouw-, en begraafboeken De Ronde Venen ▪ Indexeren van fotoarchief Kockengen ▪ Indexeren van bevolkingsregisters De Bilt ▪ Materiële verzorging en het digitaliseren van fotoarchief Maarssen ▪ Indexeren van notariële archieven Breukelen Toegankelijkheid

particuliere archieven Er is in 2023 een groot aantal inventarissen gereed gekomen. Er zijn 11 archieven volledig geïnventariseerd. Deze archieven zijn afkomstig uit alle delen van de maatschappij. ▪ Zo zijn er archieven geïnventariseerd van lokale politieke partijen, waaronder de archieven van de AntiRevolutionaire partij (ARP) en Christelijk-Historische Unie (CHU) afdelingen uit Kockengen; ▪ Kerkarchieven zoals van de hervormde gemeente van Mijdrecht; ▪ Sportverenigingen: het archief van de landelijke Rijvereniging en Ponyclub Sint Maarten uit GroenekanBlauwkapel; ▪ Bedrijfsarchieven: de inventarisatie van het omvangrijke archief van de Koninklijke Fabriek Inventum B.V. uit Bilthoven. 25

Naast de geïnventariseerde archieven zijn ook nog 5 archieven van een plaatsingslijst voorzien. Dit betekent dat deze archieven niet uitgebreid beschreven zijn, maar er op een basaal niveau toegang is tot het archief. Zo kunnen onderzoekers al gebruikmaken van het archiefmateriaal voordat er een arbeidsintensieve inventarisatie heeft kunnen plaatsvinden. De vrijwilligers werkten in 2023 onder meer aan de volgende particuliere archieven: ▪ ▪ Materiële verzorging kerkarchief Hervormde Gemeente Loenen ▪ Inventariseren kerkarchief Hervormde gemeente Nieuwer ter Aa ▪ ▪ Inventariseren van het kerkarchief Postwijck te Baambrugge ▪ Inventariseren van het archief Hervormde Gemeente Loenen ▪ ▪ Inventariseren van het archief van de Parochiale Caritas Instelling Maarssen ▪ ▪ Inventariseren van archief van gymnastiekvereniging De Bilt ▪ Inventariseren van archief van de scoutingvereniging De Bilt ▪ Inventariseren archieven Dudok de Wit ▪ Inventariseren archief Poffertjeskraam Van der Steen ▪ Materiële verzorging van diverse archieven

Restauratie en conservering Voordat oude documenten, boeken of brieven een veilig plekje krijgen in onze klimaat gereguleerde depots liggen ze bij particulieren soms jarenlang verstopt op zolders of in vochtige kelders. Hierdoor zijn sommige archiefstukken er slecht aan toe. Ze zitten vol gaten of vallen uit elkaar door bijvoorbeeld vochtschade of schimmels. Ook in akten of gerechtsarchieven uit de 17e, 18e of 19e eeuw kunnen stukken zitten die beschadigd zijn. Regelmatig komt een vaste groep restauratoren van DP Conservation bij het RHCVV langs die dit soort archiefstukken nieuw leven inblazen. Ze repareren o.a. de gaten met dun Japans papier en herstellen vochtschade. Op de foto's zie je een voor- en nafoto van een hersteld gat in een document.

Digitalisering Om de collectie toegankelijker en beter raadpleegbaar te maken voor burgers en ambtenaren, digitaliseert het RHCVV ieder jaar binnen de beschikbare budgetten een aantal archiefstukken. Er wordt hierbij voorrang

26

gegeven aan veel geraadpleegde bronnen zoals de bevolkingsregistratie, en aan stukken die vanwege hun slechte staat moeilijk fysiek raadpleegbaar zijn. In de periode 2025-2030 is het doel hierin een extra slag te slaan. Hiervoor is in 2023 een onderzoek uitgevoerd naar de benodigde tijd, capaciteit en middelen. Met het oog op de viering van 175 jaar Grondwet in 2023 zijn van alle gemeenten en hun rechtsvoorgangers de gemeenteraadsnotulen uit de periode rond 1848-1851 gedigitaliseerd, omdat de Grondwetsherziening van 1848 en de Gemeentewet van 1851 grote democratische vernieuwingen in het bestuur in ons land hebben vastgelegd. Door deze bronnen digitaal beschikbaar te maken kunnen burgers ook vanuit huis kennisnemen van de veranderingen op lokaal niveau. Daarnaast is er visueel aantrekkelijk materiaal gedigitaliseerd dat aansluit bij de tentoonstelling over de ontwikkeling van de democratie ‘De stem van het Volk’ die in 2023-2025 bij het RHCVV te bezoeken is. Denk hierbij aan verkiezingsaffiches, pamfletten, flyermateriaal maar ook notulen en correspondentie van lokale politieke partijen.

Ook is er in 2023 hard gewerkt aan het in kaart brengen en digitaliseringsklaar maken van de audiovisuele collectie van het RHCVV. Dragers als VHS-banden, 8- en 16-millimeter films en audiocassettes hebben zwaarder te lijden van de tand des tijds dan papieren archiefmateriaal. Daarom is het van belang tijdig de inhoud van deze dragers te digitaliseren, vóórdat de inhoud van deze dragers verloren raakt. Digitalisering van de collectie zal in twee delen plaatsvinden, waarvan het ene deel eind 2023 en het andere deel aan het begin van 2024. Na afronding zullen honderden geluids- en filmbestanden over de regionale geschiedenis voor de toekomst behouden zijn en voor de gebruiker beschikbaar voor raadpleging.

Aanwinsten particuliere archieven Ieder jaar krijgt het RHCVV kleine en grotere particuliere archieven of losse archiefstukken aangeboden. Er wordt gekeken of deze passen binnen het acquisitieprofiel voor onze collectie en werkgebied.1 Indien dat overeenkomt, worden stukken opgenomen in de collectie. Het RHCVV heeft geen capaciteit om actief op zoek te gaan naar belangrijke particuliere archieven. Er zijn in 2023 35 schenkingen van archiefmateriaal gedaan door particulieren. Soms betreft het dan enkele mappen met brieven, foto’s en andere documenten, in andere gevallen betrof het grote archieven van gehele organisaties. stukken over de gereformeerde school in Tienhoven in de 19 e eeuw het archief van de Rotary-afdeling Maarssen-Breukelen het archief van de vereniging Trein onder het Gein uit Abcoude het archief van schildersbedrijf Lagerweij-Ekdom uit De Bilt het archief van de Oranjevereniging Breukelen het archief van de ijsclub Maarsseveen en Omstreken een aanvulling op het archief van de Vechtplassencommissie 1 https://www.rhcvechtenvenen.nl/images/documents/Acquisitieprofiel_RHCVV_2019-2024.pdf

27

Oproep voor archief lokale politieke partijen Vanwege de tentoonstelling over de ontwikkeling van de democratie die het RHCVV in december 2023 opende, hebben we in 2023 een oproep gedaan aan de lokale politieke partijen uit de regio om archief- en promotiemateriaal van hun partij onder te brengen bij het RHCVV. Een tastbaar resultaat van deze campagne is de schenking van het archief van de Partij van de Arbeid afdeling Stichtse Vecht (en rechtsvoorgangers Breukelen en Maarssen) en de schenking van enkele archiefstukken van Streekbelangen Stichtse Vecht. Wij hopen dat dit voorbeeld spoedig gevolgd zal worden door andere partijen uit de regio. Beheer archieven historische kringen Speciale vermelding verdient dit jaar de samenwerking met de historische verenigingen in de regio. Verschillende historische verenigingen hebben het RHCVV verzocht het door hen in de loop der jaren verzamelde archief- en bibliotheekmateriaal op te nemen in de archiefbewaarplaats. Vaak hebben deze verenigingen zelf niet de beschikking over een goed geklimatiseerd depot, waardoor het voor de stukken beter is ze bij een archiefdienst onder te brengen. Daarbij kan er bij archiefdiensten beter en veelvuldiger gebruik van de stukken gemaakt worden door bezoekers.

Inmiddels heeft dit geresulteerd in een grote schenking door de historische verenigingen van Loenen (2022), Breukelen (eind 2022- begin 2023 in verschillende zendingen) en Maarssen (2023). Met de historische vereniging De Proosdijlanden uit De Ronde Venen is al sinds jaren een goede verstandhouding waarbij de vereniging regelmatig schenkingen door particulieren onderbrengt bij het RHCVV. Links: Het archief van wandelsportvereniging De Vechtkanters uit Maarssen, onderdeel van de schenking door de Historische Vereniging Maarssen; Rechts: het net opgehaalde archiefmateriaal van de Historische Kring Breukelen

Historische bibliotheek Op de studiezaal is een groot aantal boeken, tijdschriften en andere documenten aanwezig die beschikbaar zijn voor de medewerkers en de bezoekers van het RHCVV. In deze bibliotheek vind je informatie over de historie van de regio, het doen van onderzoek, genealogie, bouwonderzoek, archiefbeheer, en gerelateerde onderwerpen. De historische bibliotheek wordt ieder jaar aangevuld met recente publicaties. In 2023 namen we enkele tientallen publicaties op, mede dankzij schenkingen van particulieren. Bijvoorbeeld enkele nieuwe handboeken over cartografie, waarvan onderzoekers voor hun studies gebruik kunnen maken.

28

Andere foto

29

Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en dienstverlening Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik. Iedereen kan archiefstukken uit de archieven en collecties van het RHCVV raadplegen in de studiezaal of via onze website. Hier ben je op de goede plaats voor onderzoek. Of het nou gaat om de geschiedenis van je familie of je woonomgeving, om wetenschappelijk onderzoek, voor je werk als ambtenaar, een werkstuk voor school of een bouwvergunning. In de beleidsperiode 2020-2024 werkt het RHCVV aan de gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van de dienstverlening via de website en aan de dienstverlening via de studiezaal, chat, e-mail, Facebook, Twitter en LinkedIn. Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal.

Onderzoek op studiezaalbezoek

Bezoekers studiezaal 2019-2023 2000 1000

953

0 2019

485

647

2020

2021

933

1183

2022

2023

aantal bezoekers

In 2023 werd de studiezaal van het RHCVV 1183 keer bezocht. Dit is een stijging van 26.8% ten opzichte van 2022. De verwachting is dat het bezoekersaantal en het gebruik van de archieven zal blijven stijgen. Niet alleen doordat de bezoekers het RHCVV steeds beter weten te vinden, ook de overbrengingen van bouwdossiers van de drie gemeenten zorgen voor een toename van de bezoekersaantallen. De inwoners gaan alleen nog voor de meest recente vergunningen naar het gemeentehuis om hun bouwdossier in te zien, voor alle oudere vergunningen maken zij een afspraak met het RHCVV. Een deel van de bouwvergunningen zijn gedigitaliseerd voordat zij in beheer zijn gekomen bij het RHCVV, dit betreft vooral de Stichtse Vecht, de bouwvergunningen van De Ronde Venen en de scans van De Bilt zijn respectievelijk nog niet of niet zodanig gedigitaliseerd dat zij ter beschikking kunnen worden gesteld. De bekendheid van de avondopenstelling (donderdagavond van 18.00-21.00 uur) neemt alsmaar toe en bezoekers geven aan het prettig te vinden om buiten kantooruren naar onze studiezaal te kunnen komen voor onderzoek en bouwvergunningen. Overdag zijn er gemiddeld 8 bezoekers, in de avond 3 bezoekers. Tijdens avondopenstellingen worden ook activiteiten georganiseerd, waaronder cursussen oud schrift (paleografie) en stamboomonderzoek.

Bezoekersreviews Voor veel mensen is een bezoek aan een archiefdienst niet zo gewoon of laagdrempelig als het bezoek aan een bibliotheek of andere openbare instelling. We vinden het daarom belangrijk om een toegankelijke en laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit te bieden. Van de positieve waardering van bezoekers die een review achterlaten op internet worden we daarom erg blij. De genoemde behulpzaamheid van het personeel en prettige omgeving dragen bij aan het succes van hun onderzoek. Deze reacties inspireren ons. We zien het graag dat onze bezoekers niet alleen toegang hebben tot waardevolle informatie, maar ook genieten van een plezierige ervaring in onze studiezaal en koffiehoek.

30

Historisch onderzoek en bouwvergunningen belangrijkste reden bezoek Bezoekers komen naar onze studiezalen voor veel verschillende soorten onderzoek. De populairste soorten onderzoek zijn: bouw-, familie- en historisch onderzoek. Deze drie categorieën kunnen in de praktijk met elkaar verweven zijn, omdat bij het doen van onderzoek naar de familietak ook vaak onderzoek gedaan wordt naar de huizen waarin zij gewoond hebben. Minder bekend zijn de notarissen die familie en erfrechtelijk onderzoek doen en informatie nodig hebben uit geboorte- en huwelijksakten, bevolkingsregisters, eigendomsakten en testamenten. Ook vindt er met enige regelmaat explosieven onderzoek plaats en wordt het archief geraadpleegd om historische gegevens over het milieu, zoals oude kaarten, bodemrapporten en milieuvergunningen, te analyseren voor milieuonderzoek.

Type onderzoek op de studiezaal 2022-2023

Type onderzoek per gemeente Historisch onderzoek

Historisch onderzoek Familiegeschiedenis Familieonderzoek Bouwdossiers Bouwtekening 0 Breukelen 2022

200 400 Breukelen 2023

600

0 Stichtse Vecht

100 200 De Ronde Venen

300 400 De Bilt

Ten opzichte van vorig jaar is het aantal bezoekers voor bouwvergunningen in Breukelen gestegen met 55%. Op de studiezaal worden vooral bouwvergunningen van de gemeenten De Bilt en De Ronde Venen opgevraagd. Dat is te verklaren doordat de meeste bouwvergunningen van Stichtse Vecht gedigitaliseerd zijn. Inwoners hoeven niet langs te komen voor de inzage, maar krijgen de scans toegestuurd. Familieonderzoek blijft net als andere jaren sterk achter in de cijfers. Veel genealogische bronnen zijn gedigitaliseerd, waardoor geen bezoek aan de studiezaal nodig is, mensen kunnen deze bronnen online raadplegen. De digitale dienstverlening neemt op dit onderdeel wel toe. Familieonderzoek speelt een grotere rol in de vragen die via e-mail en chat gesteld worden. De meer recente 31