Bijlage 1 BghU aanbiedingsbrief incl Ontwerpbegroting 2023 en jaarstukken 2021.pdf

Os

Belastingsameriwerking gemeenten & hcx^tieemraadschap Utrecht

k

Jaarstukken 2021

astriurw.TV

overheldsaccoiinlalfl h.«.

Op dit moment wordt er tegen een kleine 20% van de naheffingen bezwaar aangetekend. Er zijn reeds lange tijd gesprekken met de gemeente Utrecht om de kwaliteit van de opgelegde naheffingen te verbeteren, om de instroom van bezwaarschriften te beperken.

Kwijtschelding & beroepen

2021 Aanvragen kwijtschelding Beroepen

Correcte en tijdige uitspraken_______ Percentage aantal gegronde beroepen

38%

i 2020

2019

41%

63%

38%

Niet gerapporteerd

Het aantal kwijtscheldingsverzoeken in 2021 is gedaald met 133 ten opzichte van 2020, onder andere doordat er weer meer mensen in aanmerking kwamen voor automatische kwijtschelding. Daarnaast zijn er in 2021 minder mensen in de invordering terecht gekomen, hetgeen van invloed is op het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken. Voor de pandemie werden alle binnengekomen kwijtscheldingsverzoeken aan de voorkant gescreend door de medewerkers van het volledige procesteam Verzoek tot betalen. Bij het screenen werd direct beoordeeld of het verzoek compleet was en werd er gekeken of er direct een uitspraak kon worden gegenereerd op basis van de ingediende stukken. Deze werkwijze zorgde ervoor dat we op een kwalitatief goede en efficiënte manier kwijtscheldingsverzoeken konden afhandelen. Dit gebeurde fysiek op kantoor. Door de pandemie viel die optie weg want het screenen kon destijds alleen op kantoor plaatsvinden. Inmiddels zijn we in staat om ook digitaal te screenen dus daar gaan we in 2022 mee starten. Daarmee zullen we het percentage “afwikkelen binnen 8 weken" weer omhoog brengen. Ook heeft het ziekteverzuim dit procesteam parten gespeeld.

Innen en invordering

i 2021 Invorderingsmaatregelen

Nastreven van de volledige betaling van de belastingaanslagen

S 2020

I 2019 4%

0,62%

0,52%

0,45%

0,15%

0,12%

0,14%

3,14%

< 1 % van de vorderingen ouder dan 18 maanden < 0,01 ouder dan 3 jaar

De doelstelling voor het inningsproces is dat 97% van alle in een kalenderjaar opgelegde aanslagen geïnd zijn voor het einde van het jaar. Voor 2021 hebben we 96,86% geïnd en is er nog 3,14% te innen, waarvan 1,78% binnen de termijn loopt. Voor 2022 zullen de maandelijkse analyses ertoe moeten leiden dat trends zichtbaarder worden waardoor we sneller kunnen anticiperen. Daarnaast zijn we de mogelijkheden van een flexibele automatische incasso aan het verkennen met onze nieuwe leverancier. Daarbij kan onze klant zelf het aantal betaaltermijnen bepalen met een maximum van 10. Daarnaast kan de klant ook zelf de datum van afschrijving aangeven. Beide ontwikkelingen zouden ervoor moeten zorgen dat we vanaf 2023 in staat zijn om minder mensen in de dwanginvordering terecht te laten komen en de vordering eerder betaald te krijgen. Ook ontwikkelingen als Schuldenknooppunt, waarbij vroegtijdig inzichtelijk wordt gemaakt met welke schulden mensen te kampen hebben, zullen daarbij helpen.

aa^teaÖ? W W?W

aanslagen (467.000) 53%. Meer dan de helft van onze belastingplichtigen be automatische incasso. In totaal (dus naast de combi-aanslagen ook alle and( re aanslagjEi kalenderjaar 2021 ruim 586.000 aanslagen opgelegd. Het% MijnOverheid bij t e combi-i ruim 44%.

w

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utredit

k

Jaarstukken 2021

astriurfi™

overheidsaccountantyh.vy

IVflf deden we daarvoor? Verbeteren van de dienstverlening Naast het continue verbeteren van de brieven, o.a. naar aanleiding van signalen van burgers en bedrijven, hebben we ook het inrichten en gebruik van de chatbot voor 2022 verlengd. Tevens hebben we het aantal onderwerpen waar men over kan chatten wat uitgebreid en gaan we meer inzetten op live-chatten. Het streven is dat we naast het live chat-verkeer ook uitbreiden met eventueel Whatsapp als extra kanaal.

Daarnaast hebben we nieuwe mensen aangenomen (door vertrekkers en mensen met pensioen) met een andere vakinhoudelijke achtergrond. Bij de werving en selectie hebben we de focus gelegd op vaardigheden. De nieuwe medewerkers worden meer allround ingezet. Tot slot zijn er wat interne ontwikkelingen van medewerkers die door een interne sollicitatie op een andere functie terecht zijn gekomen. Achterliggende gedachte is dat deze interne kandidaten hun kennis opgedaan vanuit de klantcontacten gaan inzetten voor procesverbeteringen bij Verzoek Tot Betalen.

Eén van de coördinatoren heeft periodiek overleg per procesteam, waarbij gekeken wordt naar de werkzaamheden die voor ons liggen en naar de werkzaamheden die de voorafgaande periode zijn gedaan. Tegen welke knelpunten zijn we aangelopen en waar liggen die in een ander procesteam? De relevante input wordt meegenomen naar de andere procesteams die het kunnen gebruiken om zaken aan te passen dan wel te verbeteren. Ook vindt er met procesteam Reguliere controle regulier overleg plaats waar ieder procesteam (zowel van Databeheer, Staf als Dienstverlening) binnen BghU vertegenwoordigd is en waar ook onderlinge afspraken tot stand komen over planning, kruisverbanden (binnen de werkzaamheden) en communicatie naar buiten. Ontwikkelingen rondom de invordering Er is tijdig geanticipeerd op de Verzamelwet hersteloperatie toeslagen door, vooruitlopend op de ingangsdatum per 1 januari 2022, voor te bereiden op het kwijtschelden van de openstaande vorderingen voor gedupeerde ouders en hun toeslagpartners, (besluitvorming, proces- en systeeminrichting en de inrichting van de financiële administratie en controle van de gederfde belastingopbrengsten en van de uitvoeringskosten en -vergoeding) In december 2021 is gestart met een speciaal team wat onderzoek doet naar belanghebbenden die wederom in een schuldensituatie zijn terechtgekomen.

Dit team gaat de achtergronden onderzoeken en gerichte acties ondernemen om te voorkomen dat men steeds weer opnieuw in de problematische schulden terecht komt.

Sinds de coronamaatregelen wordt een corona-impactanalyse verzorgd waarin maandelijks de ontwikkelingen worden bewaakt en diepgaand worden geanalyseerd. Op basis van de uitkomsten wordt het invorderingsproces aangepast. Die analyses zijn breder ingezet, naast vanuit corona-oogpunt.

Tevens zijn bedrijven die uitstel hebben gevraagd voor grote openstaande bedragen, in beeld gebracht en gebeld om afspraken op maat te maken. Net zoals we in staat zijn geweest om de door corona getroffen ondernemers op maat te bedienen, hebben we ook de branches goed in beeld kunnen brengen. Daarmee kunnen we anticiperen en bedrijven proactief benaderen zodra er veranderingen worden gesignaleerd. Ontwikkelingen rondom de bezwaarschriften We hebben al vanaf 2020 de bezwaarredenen van de parkeerbezwaren in beeld gebracht en daarmee ook het percentage wat is toegekend. De conclusies uit deze analyse zijn gedeeld met VTH/Utrecht met als doelstelling om te voorkomen dat er onnodig naheffingen worden opgelegd. En daarmee wordt voorkomen dat er onnodig invorderingsmaatregelen worden genomen. De eerste stappen zijn in 2020 gezet, vervolgens zijn er wat aanpassingen in de programmatuur doorgevoerd in 2021 (zones binnen een ring zijn eruit gehaald) en ook voor 2022 worden weer vervolgstappen voorbereid in overleg met VTH.

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 202^ 5^ k

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

Jaarstukken 2021

astriurhK “

overtieidsaaxMjnlants

1.1.3 Ondersteunende processen De ondersteunende processen hebben als doelstelling het adviseren, ondersteunen en ontzorgen van de deelnemers rondom het belastingproces. Hierdoor zijn de deelnemers in staat om rechtsgeldige belastingverordeningen en tarieven vast te stellen en zijn zij “verzekerd” van de geraamde belastingopbrengsten. De directie, de staf en alle overige ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces zijn binnen dit onderdeel ondergebracht

Wat wilden we bereiken? De uitvoering van de begroting voor de ondersteunende processen, ziet vooral op drie aspecten:

Het handhaven van de verschillende kaders; Het faciliteren van het primaire proces; Informatievoorziening van de deelnemers via de regiefunctionaris; De belangrijkste kaders die daarbij ondersteunend waren voor de doelstellingen, waren onder meer de gemeenschappelijke regeling, het uitvoeringsprotocol en het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het faciliteren van het primaire proces richtte zich op de (uitbestede) HR-taken, facilitair en het financieel beleid. Ook de taken van de regiefunctionaris horen onder de staf.

IVflf deden we daarvoor? Klachtenafhandeling Jaarlijks rapporteert de klachtencoördinator over de ontvangen klachten van het voorbije jaar. Deze klachtenrapportage wordt aangeboden in de eerste bestuursvergadering van het nieuwe jaar. Het aantal klachten in 2021 is wederom afgenomen ten opzichte van het vorige jaar. Voor nadere informatie wordt verwezen naar genoemde klachtenrapportage. Regietaak BghU De communicatie en informatieverstrekking via de Regielijn verloopt goed. Daarbij wordt opgemerkt dat in tegenstelling tot andere jaren veel tijd is opgegaan aan informatieverstrekking vanuit vragen over de belastingtaakuitvoering in verband met de effecten vanuit de Coronamaatregelen en de Kinderopvangtoeslagaffaire.

Financiën Ook het afgelopen jaar ondersteunde BghU haar deelnemers met financiële stuurinformatie over de opbrengsten van de belastingtaak. Naast deze ondersteunende informatie, actualiseerde BghU het financiële raamwerk voor de bedrijfsvoeringsorganisatie en werden stappen gezet in het kader van de kostenverdeling onder de deelnemers aan BghU. Beide processen krijgen een vervolg in 2022. In de voorbereiding op de begroting 2023 werkt BghU aan een programmabegroting op basis van 5 programma's.

1.1.4 Financieel overzicht programmaverantwoording Het resultaat van BghU over 2021 bedraagt € 111.666 op basis van de reguliere baten en lasten. Daarnaast is er nog een onttrekking vanuit de bestemmingsreserve van € 326.470 voor de dekking van de lasten van aanbesteding van onze kernapplicaties. Deze onttrekking maakt een formeel resultaat voor bestemming van € 438.1 35 voordelig. Onder de toelichting van de staat van baten en lasten in hoofdstuk 2.4 is in meer detail een toelichting gegeven op het resultaat. In de oorspronkelijke begroting was voor de drie deelgebieden specifiek een lastenbegroting opgenomen. Die is hieronder weergegeven, inclusief de afwijkingen hierop en het bedrag dat in de gewijzigde begroting was opgenomen. De Inhoudelijke achtergronden van deze afwijkingen zijn terug te lezen in paragraaf 2.4. Daarin is ook een toelichting opgenomen over de stijging van de proceskosten en de benutting van de bestemmingsreserve ICT.

Een belangrijke reden voor de onderliggende wijzigingen tussen specifieke [YQgrammannHprdplpn is dat d.d. project- en inhuurkosten in eerste instantie onder de ondersteunende processe n pas verdeeld onder de gebieden dienstverlening en databeheer. Ook wordt d : beschiki loon:som voor ld""* inhuur pondsgewijs verdeeld tussen dienstverlening en databeheer en gaande i>eg het jai inhuur het meest nodig is. In 2021 bleek dat rondom de processen bij databe leer te zijn.

jtfeH&Tc 2^

Belastingsamenwerking

k

gemeenten & boogheemriatlKtMJi Uhedit

Jaarstukken 2021 overhek

>

2020

Lasten

Realisatie 202 I

Geniijziyde beyioliiiy 202)

BK Dienstverlening Inclusief VOM

4.147.665

€

4.171.031

€

5.059.927

8.536.339

€

6.743.133

Ondersteunende processen

€

6.500.093

Totaal

€

15.844.154

€ 18.031.870

€

546.846

Verschil

2020

Gewijzigde begroting ____ 2021 15.305.000' €

Baten ter dekking

€ 16.625.483 €

1.406.387

Realisatie 2021

Deelnemersbijdrage

€

15.085.000

Vervolgingskosten

€

1.357.279

€

1.350.000

Overige baten

€

291.746

€

55.000

Bestemmingsreserve

€

50.000

Totaal

€

16.784.024

€

393.024

Verschil

€

- 968.252

€

939.870

Netto-Resultaat

€

438.135

Netto-Resultaat

€

€

€

1.289.169

€

1.321.870

€

15.305.000

142.980

€

18.031.870

326.470

e 17.063.618

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

astriuiw

overheidsaccountantsb.v.

SSbü

Belastingsamenwerking gemeenten a hoogheemraajlKhep WikM

Jaarstukken 2021

15

1.2

Paragrafen

In dit deel van het jaarverslag is aandacht voor de (verplichte) paragrafen vanuit het BBV. Deze paragrafen volgen de indeling van de begroting, waarbij de paragrafen ‘weerstandsvermogen' en ‘risicobeheer' in deze jaarrekening zijn samengevoegd in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicomanagement'.

1.2.1 Lokale heffingen De uitvoering van het belastingproces (waarderen, heffen en innen) van iedere deelnemer valt onder de verantwoordelijkheid van BghU. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de te heffen belastingen, het vaststellen van de verordeningen, de tarieven en de kwijtscheldingsnormen. Kortom, het aangaan van de belastingsamenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers. Iedere deelnemer overhandigt jaarlijks een begroting aan BghU waarin de deelnemer vermeldt welke belastingen er in het betreffende gebied moeten worden geheven en welke tarieven moeten worden toegepast.

BghU heeft in 2021 inkomsten genoten ter compensatie van de kosten die verband houden met invorderingsmaatregelen. Invorderingsmaatregelen moeten worden genomen op het moment dat een belastingplichtige geen gehoor geeft aan de (door middel van een aanslag) opgelegde betalingsverplichting. Onder kosten die verband houden met invorderingsmaatregelen verstaan wij onder andere de kosten die gepaard gaan met het verzenden van aanmaningen, dwangbevelen en andere invorderingsactiviteiten. De totale realisatie van de inkomsten wegens vervolgingskosten in 2021 bedraagt circa € 1,3 miljoen.

Behorende bij onze verklaring d.d.

MRT ZULrp 2D2Z J30U MKl

astriur^ overheWsaccountants b.v.

Belastingsamenwerking

L

gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

Jaarstukken 2021

16

1.2.2 Weerstandsvermogen en risicomanagement BghU kent een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement waarin de aanpak en het beheersen van risico’s binnen BghU is vormgegeven, jaarlijks maakt BghU in het kader daarvan bij het opstellen van de begroting een risico-inschatting. Onderstaand Is de financiële vertaling van die risico-inschatting die onderdeel was van de Begroting BghU 2021 weergegeven. Het benodigde weerstandsvermogen op basis van deze inschatting bedroeg € 500.000

Berekening weerstandsvermogen in relatie tot de BghU gehanteerd voor begroting 2021 Bruto-risico

1.

€ 2.000.000

2.

€250.000

Bruto-risico (toelichting)

Reparatie verprutst

Netto

Netto-risico (toelichting)

Kans

Restrisico

€ 400.000

50%

€ 200.000

€ 125.000

10%

€ 12.500

€ 50.000

25%

€ 12.500

risico

kohier i.v.m. verkeerde gegevens_________

3.

€ 5.000.000

Verduistering incasso opbrengst /afdracht

4.

€ 800.000

Maximale boete bij datalekken

€ 200.000

50%

€ 100.000

5.

€ 800.000

I.v.m. exogene ontwikkelingen,

€ 700.000

25%

€175.000

voorbeelden: ontwikkeling m.b.t. de bureaus die op basis van no cure no pay bezwaarschriften indienen. Verder zijn i.v.m. inningsontwikkelingen de opbrengsten van

vervolgingskosten in een dalende trend.

Benodigd

€ 500.000 weerstandsvermogen

Daaraan koppelt BghU een beschikbaar weerstandsvermogen, ook wel de weerstandscapaciteit genoemd. Deze weerstandscapaciteit werd in 2021 gevormd door de vrij beschikbare algemene reserve en de post onvoorzien. De vrije algemene reserve bedroeg in 2020 € 105.870 en de bedroeg € 100.000, wat leidt tot een totaalbedrag dat beschikbaar was vocjr het afdekken van risico’s van

30MRT 2022^

€205.870.

Belastingsamenwerking fenwenten A hoogheemraadschap Utrecht

k

Jaarstukken 2021

astriurwi7 overheidsaccounte"^ƒ- v

De bestemmingsreserve voor de aanbesteding van de ICT-middelen behoort niet tot de weerstandscapaciteit: deze middelen zijn, zonder verdere besluitvorming, niet direct beschikbaar om risico's in de bedrijfsvoering af te dekken. Daarnaast staan er (meerjarige) afspraken tegenover. BghU heeft per 31 december 2021 niet te maken met noemenswaardige risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die niet opgevangen konden worden binnen de reguliere exploitatie. De proceskosten (risico 5) bleken weliswaar hoger uit te vallen dan vooraf voorzien, maar dat kon opgevangen worden binnen de reguliere ontwikkelingen van de begroting. De organisatie bleek daarmee in staat de gevolgen van (de gekwantificeerde) risico's op te vangen zonder dat het beleid van de uitvoering daarvan in gevaar kwamen en zonder dat daarvoor het weerstandsvermogen benut hoefde te worden. Weerstandsratio’s De weerstandsratio is te berekenen door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door het benodigde weerstandsvermogen op basis van de risico-inschatting. De ratio bedraagt eind 2021 0,41. Voor de begroting 2022 bedraagt de ratio 0,45. De verklaring hiervoor is dat de geïnventariseerde risico's voor 2021 € 500.000 aan weerstandsvermogen vereisen, In plaats van de € 457.500 die voor 2022 nodig is. In de begroting 2023 streeft BghU naar een weerstandsratio van 1.00

Ratio 0,41

Beschikbare weerstandscapaciteit: € 205.870 Benodigde weerstandsvermogen € 500.000

Weerstandsratio’s klassen

Ratio >2.0 1.4-2.0 1.0-1.4 0.8-1.0 0.6-0.8 <0.6

Waarderingscijfer A B C D E F

Betekenis __ Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig __

Onvoldoende Ruim onvoldoende

Ratio's jaarrekening

Omschrijving

2021 Realisatie

Solvabiliteit______ Belastingcapaciteit Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte

2021 Prognose

27,55%

-8,2%

22,5%

7,02%

25,9%

N.v.t N.v.t

N.v.t N. v.t

2,62%

O, 3%

N.v.t. N.v.t 5,31%

De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. BghU heeft geen netto schuldpositie en een positief eigen vermogen per ultimo 2021 dus de netto schuldquote is negatief. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin BghU in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. De solvabiliteitsratio wordt berekend door het eigen vermogen (reserves) af te zetten tegen het balanstotaal per 31 december 2021. Door het positieve eigen vermogen, I

30MRT 2022/'

'?

Belastingsamenwerking gemeenten & hoc^heemraadsdMp Utrecht

k

Jaarstukken 2021

astrium>^i8 overheid.saccountar’t!; 'iv.____

De structurele exploitatieruimteratio kan worden benut om te beoordelen welke structurele ruimte BghU heeft om de eigen lasten te dragen. De structurele exploitatieruimteratio is positief wat impliceert dat het structurele deel van de begroting voldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Het positieve resultaat van de structurele exploitatieruimte wordt veroorzaakt door het positieve rekeningresultaat 2021.

1.2.3 Kapitaalgoederen De kapitaalgoederen bestaan uit ICT-projecten. Op de balans stonden per eind 2020 de boekwaarden van drie investeringen, die allen verband houden met de benodigde ICT-infrastructuur. De laatste lineaire afschrijvingen van deze investeringen vonden plaats in 2021. Omdat BghU voor de nieuwe applicaties gebruik maakt van een cloud-oplossing, Is geen sprake meer van een investering in (eigen) kapitaalgoederen. Daarom is het saldo aan het eind van het jaar. In de toelichting op de materiële vaste activa van de balans is meer informatie opgenomen.

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 202:

astriunW

overheWsaccountants b.v.

Belastingsamenwerking ItmtnUn & boogheemrudïditp UOecht

k

Jaarstukken 2021

19

1.2.4 Financiering BghU valt onder de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op de financiering van BghU. Hierna volgt de informatie die de regelgeving In verband met financiering voorschrijft. Kasoeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Gemeenschappelijke regelingen mogen 8,2% van het begrotingstotaal financieren met kort geld. BghU heeft per 31 december 2021 geen gebruik gemaakt van de juridische mogelijkheid om een “kortgeld constructie" af te sluiten. Vanaf 1 januari 2022 is een rekening courant krediet van € 3.000.000 beschikbaar om fluctuaties in de kasstroom van de bedrijfsvoeringsrekening op te vangen. Dat betekent ook dat BghU voldoet aan de regelgeving rondom de kasgeldlimiet en de renterisiconorm op vaste schulden. Vaste schulden kent BghU niet. Berekening kasgeldlimiet (bedragen x € 1000)

2022

2023

2024

2025

17.715

17.906

Begrotingstotaal

18.032

18.531

17.912

Kasgeldlimiet (8,2%)

1.479

1.520

1.468

1.452

1.468

Renterisiconorm ______ (20%) Renterisico op vaste schulden

3.606

3.706

3.582

3?543

3.581

0

0

0

0

0

Kasgeldlimiet 2021

2021 Q1

2021Q2

2021Q3

2021Q4

Gemiddelde netto vlottende schuld ultimo kwartaal Onderschrijding kasgeldlimiet

5

Ö

Ö

Ö

1.479

1.479

1.479

1.479

LiQuiditeitspositie Wij zijn met de deelnemende partijen overeengekomen dat iedere deelnemer bij aanvang van ieder kwartaal vijfentwintig procent van de jaarlijkse bijdrage aan ons voldoet. Tot op heden zijn daardoor geen financieringsproblemen voorgekomen. In de afgeronde aanbesteding voor de bankzaken is een kredietlimiet van € 3 miljoen opgenomen om eventuele tijdelijke liquiditeitstekorten te kunnen opvangen. Hierdoor kunnen cruciale bedrijfsvoeringsfuncties (betalen salarissen en leveranciers) te allen tijde doorgaan.

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 202: .:$W

astriurro

overtiflidsaccountante b.v.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheenwMCbdiap übedrt

k

Jaarstukken 2021

20

1.2.5 Bedrijfsvoering Hieronder worden de belangrijkste ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering in 2021 toegelicht. Missie en visie Als samenwerkingsverband verzorgen wij namens de deelnemers de heffing en invordering van lokale belastingen binnen het werkgebied en stellen jaarlijks de WOZ-waarden vast van alle onroerende zaken voor onze deelnemers.

We borgen de continuïteit van onze taakuitvoering. We streven naar continue verbetering van kwaliteit en klantgerichtheid van het waarderings- en belastingproces. En BghU wordt geleid op basis van maatschappelijk algemeen aanvaardbare principes. We hebben onze strategie aangescherpt en intern uitgedragen met • het streven naar goede en betrouwbare dienstverlening en • efficiënt objectenbeheer.

Onze kernwaarden blijven onverminderd van samenwerken.

kracht:

klantgericht, efficiënt, resultaatgericht en

Organisatieontwikkeling Na de voorafgaande fase van consolidatie is de gecreëerde ruimte voor procesoptimalisatie volop benut. De gezette stappen in procesverbeteringen komen het behalen van de organisatiedoelen ten goede, en specifiek de organisatie ontwikkeling van het willen behalen van het oordeel goed van de Waarderingskamer en de gehele ICT-transitie. Namelijk als volgt, dat op basis van de ICT- inkoop- en aanbestedingsstrategie overzicht en inzicht is gegeven in de te zetten stappen en inhoudelijk al vanaf de eerste stappen, zoals marktverkenning en de programma's van eisen en wensen, wordt toegewerkt naar het verkrijgen van software welke aansluit bij de gestandaardiseerde, optimale werkprocessen.

Naast deze flinke opgave voor de organisatie in tijden van veelal thuiswerken, is tevens bereikt om te voldoen aan de landelijke ontwikkelingen van de kwijtschelding naar aanleiding van de kinderopvangtoeslagaffaire én van de effecten van coronamaatregelen voor burgers en bedrijven (invorderen en waarderen). Voor de afhandeling van de kinderopvangtoeslagaffaire investeerden we vanuit de lopende begroting eenmalig een bedrag van rond de € 10.000 voor een ICT-module. Dit paste binnen de budgetten 2021. De werkzaamheden Voor de realisatie van de genoemde speerpunten en voor het implementeren van deze landelijke ontwikkelingen is veel projectmatig gewerkt. Personeel en organisatie Ondersteunend proces: HRM De ondersteuning op het gebied van HRM wordt verzorgd door de gemeente Utrecht. De gehele personeelsen salarisadministratie wordt uitgevoerd door de gemeente Utrecht. BghU heeft daarnaast een fulltime HRM adviseur beschikbaar die vanuit de gemeente Utrecht bij BghU gedetacheerd is. Onderstaand enkele feiten op het gebied van HRM. Een aantal kengetallen wordt vergeleken met de getallen uit de meest recente landelijke personeelsmonitor decentrale overheid (2020). Dit om de kengetallen te vergelijken met vergelijkbare organisaties en deze daarmee in de context te kunnen plaatsen. De monitor wordt een keer per twee jaar door de verschillende A&O-fondsen uitgebracht.

Veilig en gezond werken in coronatiid

Medewerkers worden sinds het begin van corona gefaciliteerd bij het inrichten van een arbowaardige thuiswerkplek. Dit is in 2021 voortgezet. Het (gedeeltelijk) thuiswerken zal een meer structureel karakter gaan krijgen. We hebben ervaren dat het geen negatieve invloed heeft op de kwaliteit van de dienstverlening en het sluit aan bij de wensen van medewerkers en het management. We zijn voornemens om, indien de landelijke maatregelen dat toe laten, gedeeltelijk thuis/op kantoor te werken, in een verhouding van 2 om 2 dagen. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de voordelen van het thuiswerken (o.a. een betere balans werk-privé) en wordt ook de sociale cohesie en binding met de organisatie vol(loes«l«9nfaetgcbnzè verkiarfngïïZ

30MRT 202 SÉll, k

Belastingsamenwerking pmeenten t, hoogheemnKlicliap UUkM

Jaarstukken 2021

astriurrPié overtieMsaccountants b.v.

CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties De CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SCO) is van toepassing. In februari 2021 zijn de onderhandelingen voor een nieuwe CAO gestart. Deze waren echter na een paar overleggen opgeschort. In het laatste kwartaal zijn de onderhandelingen weer opgestart en is relatief snel daarna een principe-akkoord tussen de werkgeversverenigingen (VNC en WSCO) en de vakbonden bereikt. Onlangs hebben er ledenraadplegingen plaatsgevonden en is de cao per 27 januari 2022 definitief. Enkele belangrijke punten uit de nieuwe CAO; De CAO geldt voor 2 jaar: 2021 en 2022. De salarissen stijgen met ingang van 1 december 2021 met 1,5%, en per 1 april 2022 met 2.4%. Medewerkers krijgen een eenmalige corona-onkostenvergoeding van € 300.- en een eenmalige uitkering van € 900.- (beide bedragen zijn bruto en naar rato dienstverband). Medewerkers krijgen in 2022 een thuiswerkvergoeding van € 2.- per thuis gewerkte dag. Er zijn afspraken gemaakt over het harmoniseren van de verlofdagen. Het wordt mogelijk om meerjarig verlof te sparen. De effecten komen financieel in 2022 tot uiting en worden verwerkt in de eerste bestuursrapportage van 2022. Opleiding en ontwikkeling Het opleidings-en ontwikkelingsplan is geactualiseerd en draagt bij aan het realiseren van de doelen uit de jaarplannen voor 2021.

In het geactualiseerde plan zijn doelen en activiteiten op het gebied van kennisontwikkeling en talentontwikkeling opgenomen. Ook heeft een aantal medewerkers een individuele (beroeps)opleiding om hun kennis te verbreden en/of hun loopbaanmogelijkheden te vergroten Een aantal opleidingsactiviteiten uitgeiicht: In november/december 2020 hebben 34 medewerkers de basismodule WOZ gevolgd bij Involon. In januari en februari 2021 hebben zij examen gedaan. Ongeveer 75% is geslaagd. Met de overige medewerkers zullen afspraken gemaakt worden m.b.t. een eventuele herkansing. De meeste WOZ-taxateurs zijn reeds eerder opgeleid tot NRVT-taxateurs. Ook in 2021 hebben zij binnen dit kader permanente educatie gevolgd. Ook is in de eerste vier maanden van 2021 vakinhoudelijke kennis digitaal uitgewisseld binnen en tussen de procesteams en is deelgenomen aan commissies en bestuur van de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB). Formatie en bezetting BghU heeft op peildatum 31 december 2021 een personeelsbestand van circa 116 FTE (127 medewerkers). Op basis van de loonsom is ongeveer ruimte voor 126,5 FTE wanneer het volledige budget gebruikt wordt voor medewerkers in dienst van BghU. In 2021 zijn 9 nieuwe medewerkers in dienst gekomen.

Het betreft een belastingdeurwaarder, een senior medewerker gegevensbeheer (was daarvoor trainee via een extern bureau), een jurist, een medewerker AO/IC, twee WOZ-taxateurs (waren daarvoor trainee via een extern bureau) en drie medewerkers klantcontact. Dit betekent een instroompercentage van circa 7,1%. Dit ligt lager dan bij de gemeenten (1 3,4% in 2020) en waterschappen (10,5% in 2020). In 2021 hebben we een stagiair in de organisatie gehad. In 2021 zijn 14 medewerkers uit dienst getreden. Het betreft een WOZ-taxateur (andere baan), een jurist (op eigen verzoek vervroegd pensioen), twee medewerkers gegevensbeheer (ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid), drie senior medewerkers invordering (twee op eigen verzoek vervroegd pensioen en een wegens langdurige arbeidsongeschiktheid), drie administratief medewerkers invordering (twee op eigen verzoek vervroegd pensioen en een wegens andere baan), een belastingdeurwaarder (op eigen verzoek vervroegd pensioen), een programmamanager (andere baan), een adviseur (op eigen verzoek vervroegd pensioen) en een medewerker AO/IC (pensioen). Een medewerker (senior medewerker invordering) is overleden.

Dit betekent een uitstroompercentage van 11,81%. Dit ligt hoger dan bij waterschappen (7,9% in 2020). Verwachting is dat het uitstroompercenta» e de komende jaren gelijk zal blijven, dan wel iets stijgen in verband met de vergrijzing van het personet Isbestandg g 2022

Belastingsameti werking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

p

Jaarstukken 2021

astriurfP'^l.

ovcrtieWsaccountenlf b.v.

Samenstelling personeel De verdeling tussen man/vrouw was op peildatum 31 december 2021 54%/46%. Binnen de gemeenten ligt deze verdeling op 47%/53% in 2020 en binnen de waterschappen op 68%/32% in 2020. Hiermee is de verdeling binnen BghU vergelijkbaar met die van gemeenten. Bij de waterschappen is het aandeel mannen met 68 procent het grootst. Op peildatum 31 december 2021 was de gemiddelde leeftijd 50 jaar. Dit ligt hoger dan de gemiddelde leeftijd binnen gemeenten (47,7 jaar in 2020) en waterschappen (48,3 jaar). Onderstaande tabel geeft inzicht in de leeftijdsopbouw (percentage van aantal personen): Gemeenten 2020

j BghU 2020

Waterschappen 2020

2% 14% 21% 29% 16% 17%

Jonger dan 25 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar 55-59jaar 60 jaar en ouder

De naar verhouding sterke mate van vergrijzing van het personeelsbestand betekent, net als bij de gemeenten en waterschappen, voor de komende jaren extra uitstroom van personeel. Daarmee verdwijnt ook veel kennis en expertise. Het aantrekken van nieuw personeel, een adequate overdracht van kennis en expertise door op korte termijn vertrekkende medewerkers aan instromende medewerkers zijn dan ook belangrijke aandachtspunten voor de komende jaren. Om meer verjonging aan te brengen zullen wij daarnaast proberen komende jaren meer jongeren (onder de 30 jaar) aan te trekken en het aantal stagiair(e)s uit te breiden.

Ziekteverzuim Het ziekteverzuim bedraagt in 2021 8,47%. Het ziekteverzuim is daarmee gestegen ten opzichte van het jaar 2020 (8,17%) en ligt hoger dan het gemiddelde ziekteverzuim binnen gemeenten (5,5% in 2020) en waterschappen (4,5% in 2020). Daarmee ligt het ziekteverzuimpercentage bij BghU en gemeenten nog steeds hoger dan het ziekteverzuimpercentage van heel Nederland (4,8% in 2020). De organisatie heeft in 2021 te maken gehad met een aantal langdurig zieke medewerkers. Het betreft hierbij voornamelijk medewerkers met niet werk gerelateerde klachten. Inmiddels zijn enkele medewerkers (gedeeltelijk) hersteld. Met alle zieke medewerkers zijn afspraken over re-integratie gemaakt. Aan drie medewerkers die langdurig arbeidsongeschikt waren is door het UWV een volledige WIA-uitkering toegekend. Om deze reden zijn deze medewerkers uit dienst gegaan. Een langdurig zieke medewerker is overleden. Onderstaande tabel geeft inzicht in het ziekteverzuimpercentage over de afgelopen vier jaar

Ziekteverzuim%

2018

2019

2020

BghU

5,96%

6,23%

8,17%

, 2021 8,47%

Sinds 2018 laat het ziekteverzuim een stijgende lijn zien Dit wordt met name veroorzaakt doordat het gemiddeld aantal langdurig zieke medewerkers met niet-werkgerelateerde klachten jaarlijks stijgt. Uiteraard doet BghU er alles aan om het verzuim, daar waar beïnvloedbaar, te beperken. Leidinggevenden hebben regelmatig contact met zieke medewerkers en ondernemen de vereiste acties in het kader van Wet Verbetering Poortwachter. Medewerkers hebben periodiek ook een consult bij de bedrijfsarts. Daar waar nodig worden ook op advies van de arbodienst Zorg van de Zaak interjvei^ psychologische begeleiding, bedrijfsmaatschappelijk werk en arbeidsdeskunt ig ook een start gemaakt met het periodieke Duurzaam Inzetbaarheids Overleg (C 10). Dit is isen bedrijfsarts, Inzetbaarheidscoach, leidinggevende en HRM adviseur. Belastingsamenwerking femeenten & hooghcemnadschap Utredrt

k

Jaarstukken 2021

(?

astriur^^v oveitieidsaecountar-t-; by.

Tijdens dit overleg worden langdurig zieke medewerkers en complexe verzuimdossiers besproken. Het ziekteverzuim en preventie heeft permanent aandacht van directie en management.

Meldingen vertrouwenspersoon BghU heeft een vertrouwenspersoon voor ongewenst gedrag (o.a. seksuele intimidatie en discriminatie). In 2021 zijn geen meldingen gedaan bij de vertrouwenspersoon. Financiële beheersing Afgelopen jaar zijn de (9) regelingen en verordeningen op het gebied van financiële beheersing geactualiseerd. Het betreft onder meer het inkoopbeleid en de controleverordening en -protocol accountant en rechtmatigheidsverklaring. Deze geactualiseerde financiële kaders gaan in per 2022. Ontwikkelingen in de ICT-omgeving De tweede helft van 2021 heeft in het kader gestaan van de aanbestedingen van de kernapplicaties Door het (naderende) einde van de contractperiodes met de huidige leverancier van de belastingapplicaties en de ICT-infrastructuur, is in 2020 een inventarisatietraject van aanbestedingen en inkopen gestart. Om het hele traject in goede banen te leiden zijn hiervoor een projectgroep en een aantal werkgroepen ingesteld. Tevens is een stuurgroep geformeerd, die bestaat uit twee bestuursleden en de directeur van BghU. Op 1 april 2021 is de te volgen ICT-inkoop- en aanbestedingsstrategie door het bestuur vastgesteld. Vervolgens is op basis van genoemde strategie daadwerkelijk gestart met de individuele inkooptrajecten per kernapplicatle.

In het strategiedocument is bepaald dat BghU zoveel mogelijk applicaties gaat uitvragen die werken op basis van een SaaS-oplossing waarbij de nadruk ligt op gestandaardiseerde afname van gegevens bij de bron en het zoveel mogelijk voorkomen van dataredundantie (dubbele opslag van gegevens) en daarnaast is een specifiek perceel opgenomen voor de integrale ontsluiting van de basisregistraties en de samenhang hiervan. Hierdoor wordt aangesloten bij de Common Ground en de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) en is een eerste stap richting datagedreven werken. Het afsluiten van overeenkomsten met een relatief korte initiële looptijd (3 - 3,5 jaar) met meerdere verlengingsopties van één jaar maakt de modulaire opzet van het applicatielandschap compleet. Het is op deze wijze eenvoudiger om individuele applicaties binnen het landschap eerder of later in de tijd te vervangen, mocht hier binnen de organisatie behoefte aan zijn. Elk inkooptraject bestaat grofweg uit het opstellen en publiceren van de inkoopopdracht. de formele beoordeling van de inschrijvingen en het ondertekenen van de overeenkomst. De kernapplicaties zijn verdeeld in de aanbestedingspercelen Belastingen/Frontoffice, Waarderen. Enterprise Service Bus (ESB), BAG-Geo en Documentmanagementsysteem (DMS). waarbij telkens levering, implementatie, onderhoud en beheer zijn uitgevraagd.

In 2021 zijn, conform de vastgestelde planning, twee van de vijf percelen met succes volledig afgerond. Twee percelen zijn in een vergevorderd stadium en zijn begin 2022 gereed. Het inkooptraject van het perceel DMS zal in het najaar van 2022 aanvangen. Hieronder volgt een korte opsomming van de stand van zaken per perceel. Perceel Belastingen/frontoffice Voor dit perceel is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. De inkoopopdracht is op 3 juni 2021 gepubliceerd en hierop hebben twee marktpartijen ingeschreven. De beste prijs-kwaliteitverhouding is behaald door CouwlT. Op 1 november 2021 is de nieuwe overeenkomst met CouwlT ondertekend en is gestart met de voorbereiding van het implementatietraject. Geplande einddatum van het implementatietraject is 1 november 2022. Perceel Waarderen Voor dit perceel is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. De Inkoopopdracht is op 16 juli 2021 gepubliceerd en hierop hebben twee marktpartijen ingeschreven. De beste prijs-kwaliteitverhouding is behaald door 4Value. Op 23 november 2021 is de nieuwe overeenkomst met 4Value ondertekend en is gestart met de voorbereiding van het implementatietraject. Geplande einddatum van het Behorende bij onze verklaring d.d. implementatietraject is 1 mei 2022.

30 MRT 2022 /

? astrium-'^

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

overheidsaccountants b.v.

Jaarstukken 2021

Perceel ESB Voor dit perceel is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. De inkoopopdracht is op 5 oktober 2021 gepubliceerd en hierop hebben twee marktpartijen ingeschreven. De beste prijs-kwaliteitverhouding is behaald door Enable U. Op 31 januari 2022 is de nieuwe overeenkomst met Enable U ondertekend en is gestart met de voorbereiding van het implementatietraject. Geplande einddatum van het implementatietraject is 1 september 2022. Perceel BAC-Ceo Voor dit perceel is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen, die voorlopig is gegund. In de bestuursrapportage 1 2022 wordt hier in meer detail op in gegaan. Perceel DMS In 2021 is een visie op documentstromen ontwikkeld in de context van de organisatie, de processtructuur en de verplichtingen uit de Archiefwet. Vanuit deze visie zal in 2022 worden gestart met het definiëren van een metagegevensstelsel op basis van de landelijke standaard. Tevens zal in overleg met de nieuwe leveranciers worden bepaald op welke wijze de specifieke documentstromen binnen de applicaties worden belegd. Vervolgens kan het inkooptraject voor een centraal DMS in het najaar van 2022 aanvangen. Dit is later in het jaar dan aanvankelijk is aangegeven. De reden hiervan is dat in de nieuwe belastingapplicatie ook een DMS is geïntegreerd, maar alleen voor documenten gerelateerd aan het belastingproces.

Na implementatie van de belastingapplicatie zal BghU onderzoeken of dit voldoende is en dat een lichtere variant van een DMS volstaat voor alle documenten die niet gerelateerd zijn aan het belastingproces. Mocht de conclusie zijn dat dit niet voldoet aan de visie en behoefte van BghU, zal alsnog een volledig DMS worden aanbesteed. ICT-infrastructuur en periferie kernapplicaties Ook de gehele ICT-infrastructuur (hosting, kantoorautomatisering, werkplekken, etc.) zal vervangen moeten worden. Om dit niet samen te laten vallen met de inkoop- en implementatietrajecten van de kernapplicaties is in 2021 de overeenkomst met de leverancier van de huidige ICT-infrastructuur (Centric) verlengd tot 1 november 2023. In het eerste kwartaal van 2022 zal worden gestart met de voorbereidingen voor deze inkooptrajecten, waarbij deze naar verwachting in het najaar van 2022 kunnen aanvangen.

In de loop van 2021 is gebleken dat de huidige leverancier (Telecats) van het klantcontactcentrum (KCC) de dienstverlening per 1 juli 2022 stopt. Hierdoor is met spoed gezocht naar een tijdelijke oplossing om de huidige telefonische dienstverlening aan de klant per 1 juli 2022 te kunnen voortzetten. Naar verwachting zal begin 2022 een overeenkomst worden afgesloten met een nieuwe KCC-leverancier die minstens hetzelfde niveau van dienstverlening kan bieden als de huidige leverancier. Deze overeenkomst wordt voor een korte periode afgesloten, zodat het aanbestedingstraject van dit onderdeel conform de oorspronkelijke planning kan plaatsvinden, terwijl tevens de telefonische dienstverlening in de tussenliggende periode is geborgd. Ook 2022 zal nog grotendeels in het teken van staan van de ICT-bestedingen en de implementatietrajecten van de al aangeschafte applicaties. Verslag van de CISO en Functionaris gegevensbescherming

Beleid en Organisatie De overheid heeft zich verplicht de BID te implementeren. Het voldoen aan het BlO-normenkader is voor BghU een forse inspanning. Het betreft de schriftelijke verantwoording, de vastlegging van procedures en de uitvoering in de praktijk. De achterstand op onderwerpen zoals het tactisch informatiebeveiligingsplan en het vernieuwen van het telewerken beleid (beleid en organisatie) moet worden ingelopen. Verder dient een aantal andere maatregelen nog te worden uitgevoerd (onder andere bij logging en bij cryptografie). De organisatie is zich ervan bewust dat, ondanks alle inspanningen, 100% garantie op informatieveiligheid niet geboden kan worden. Bij informatieveiligheid is menselijk handelen vaak de zwakke schakel. BghU heeft dan ook als doelstelling zowel de technische als de organisatorische (menselijke) aspecten op een acceptabel (vastgesteld door het MT) veilig niveau te brengen en te houden. Behorende bij onze verklaring d.d.

Het implementeren van een ISMS (Information Security Management System) is gesj^art en js^ n^og niet afgerond.

Wftff 0

Belastingsamenwerking (meenten & hoogheenueedschep Ubedit

k

Jaarstukken 2021

overtieidsaccouitan<r b.v.

Personeel en Toegang In het Utrechtse rekenkamer rapport ‘Zo sterk als de zwakste schakel' zijn aanbevelingen gedaan omtrent de fysieke beveiliging van het stadskantoor, waar ook BghU gehuisvest is. Om invulling te geven aan deze aanbevelingen maken we samen met gemeente Utrecht een analyse van de dreigingen waar we op het stadskantoor rekening mee moeten houden. Vanuit die dreigingsanalyse werkt gemeente Utrecht met BghU een set aan maatregelen uit. Continuïteit en Incidenten De continuïteit is over het algemeen goed geregeld, continuïteitsplannen en met name het testen ervan.

maar er is verbetering

mogelijk rond

Eind december is landelijk een nieuwe kwetsbaarheid ontdekt binnen Apache Log4j (software product voor het vastleggen van meldingen in alle gebruikte software). Onze software maakt geen gebruik van Log4j. Daar waar Log4j is aangetroffen bij onze leverancier zijn kwetsbaarheden geminimaliseerd door een oplossing (workaround) beschikbaar te stellen.

Net als voorgaande jaren wordt ondersteund en bewustzijn gestimuleerd door informatie over informatieveiligheid op intranet en door inzet van de tooi nanolearning. Informatiesystemen Voor dit onderdeel is het beeld gemengd; er is verbetering mogelijk op het gebied van herstel van data en applicaties na incidenten, het beleid daarvoor, detectie van bedreigingen en het loggen van incidenten. Op andere onderdelen, zoals leveranciersrelaties en het testen van applicaties en de wijzigingen daarin en het registreren van beveiligings- en privacy incidenten scoort BghU goed. Gegevensbescherming Ook bij dit onderdeel is het beeld gemengd: met name rond het classificeren van Informatie is verbetering mogelijk. Netwerksegmentering, het opstellen van beleid voor cryptografie en het beheer van digitale sleutels zijn goed. Voor toegang tot het gebruik van BghU systemen wordt de Zero Trust strategiel gehandhaafd en Is 2-Factor authenticatie (2FA) ingezet.

Verwerkingen informatie per jaar Verwerkersovereenkomsten per jaar Datalekken/incidenten per jaar

Aantal 1

7 3

Verzoeken om inzage persoonsgegevens

2

Aantal keer systemen niet beschikbaar per jaar______________________ ________ Deelnemers Nanonlearning in 2021

13 193

Audits Ja Ja_____ Ja

Bijzonderheden Geen Geen____________________________ In geen van de gevallen was een melding bij Autoriteit Persoonsgegevens nodig Geen verzoeken om vernietiging persoonsgegevens ontvangen Oorzaak lag vaak aan externe leverancier. Bijv, connectiviteitsleverancier. Geen Bijzonderheden Geen_____________________ Geen_____________________ Geen Twee punten ter verbeterplan.

Eenduidige Normatiek Single Information Overheid (ENSIA) Vergelijkbaar met de BAG, BGT en BRO wordt binnen ENSIA verwacht dat het college van B&W zich door middel van een rapportage verantwoordt aan de toezichthouder. De WOZ gaat meelopen in dit ritme. Naar aanleiding van de laatste ENSIA rapportage heeft BghU een verbeterplan opgesteld.

Per 1 november 2022 kan BghU voldoen aan de gestelde eisen met betrekking tot de Stuf-TAX uitwisseling met de Waarderingskamer. Voor de uitwisseling van de stuf-TAX (Ascii) gegevens met de gemeenten moeten de komende maanden afspraken worden gemaakt. Voorbereidingen zijn hiertoe getroffen. Verder zal de leverancier van de nieuwe belastingapplicatie na ingebruikname (1 november 2Q??1 znrg dragen vnnr ppn juiste audit van het koppelvlak richting de LV WOZ. BghU zal van het goec in de vorm van een verklaring. Voor beide opmerkingen geldt dus dat va an kan worden aan de eisen die in de WOZ-Ensia zijn gesteld.

Belastingsarnenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

Jaarstukken 2021

O astriurfi2

overhBitisaceountn-*-

Verslag van de archleffunctionaris BghU heeft in voorgaande jaren een aantal aanbevelingen van Het Utrechts Archief ontvangen. BghU wil graag voldoen aan de eisen die de toezichthouder aan het archiefbeheer stelt. Daarop hebben wij in 2021 geacteerd. Door het opstellen van Beheersregels Informatiebeheer, regels die aangeven hoe de organisatie het informatiebeheer regelt, is een belangrijke stap gezet.

Daarnaast hebben wij een risicoanalyse opgesteld en zijn daarmee de verbeterpunten geprioriteerd, zodat we per onderdeel gestructureerd stappen kunnen zetten en de organisatie steeds beter kan voldoen aan de eisen die het informatiebeheer stelt. Ook is er een capaciteitsplan gemaakt. Deze maakt inzichtelijk wat er nodig is om het informatiebeheer goed te kunnen uitvoeren, in zowel capaciteit en kennis. Vooralsnog put de organisatie uit de huidige formatie, en hiermee wil BghU het informatiebeheer een stevig fundament geven. Verder is er een stevig fundament gelegd ondereen handboek vervanging. De organisatie moet nog stappen gaan zetten in het documentenbeheer - bijvoorbeeld door middel van een Document Management System (DMS) - alvorens het handboek vervanging kan worden voltooid en waaruit een vervangingsbesluit kan vloeien. Met als doel het reduceren van de opslag van fysieke documenten. Er is in 2021 onderzoek geweest naar de noodzaak van een DMS; dit onderzoek heeft de organisatie richting gegeven en zal de aanschaf concreter worden in de loop van de implementatie van het nieuwe belastingpakket. De weg die voor het archiefbeheer in 2021 is ingeslagen, zal in 2022 worden voortgezet.

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

astriurW

overtieidsaccountants b.v.

Belastingsamenwerking

L

gemeenten & hoogheemmedsehep Utrecht

Jaarstukken 2021

27

1.2.6 Paragraaf verbonden partijen Een verbonden partij is een privaat- dan wel publiekrechtelijke organisatie waarin BghU zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft. BghU kent als zelfstandige organisatie geen verbonden partijen.

BghU voert haar taken uit voor de volgende deelnemende gemeenten en voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. BghU is voor deze deelnemers een verbonden partij door het bestuurlijke en financiële belang.

*’^74

Gemeente Bunnik

Gemeente De Bilt

Gemeente Houten

Gemeente Lopik

Gemeente Nieuwegein

Gemeente Stichtse Vecht

Gemeente Utrecht

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Gemeente Zeist

Behorende bIJ onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

astrlur^ overheid-saccountanls b.v.

Belastingsameriwerking gemeenten & hoogheenvaadsdisp Utrecht

k

Jaarstukken 2021

28

1.2.7 Grondbeleid Grondbeleid is een middel om ruimtelijke doelstellingen op het gebied van de volkshuisvesting, lokale economie, natuur en groen, infrastructuur en maatschappelijke voorzieningen te verwezenlijken. BghU heeft geen invloed op het grondbeleid van haar deelnemers. Om deze reden Is de paragraaf Grondbeleid niet van toepassing.

Behorende bij onze verklaring d.d.

30 MRT 2022

astriumW

overheldsaccountants b.v.

Belastingsamenwerking genMenten 4 hoogheMPtMdsctMp utrecht

k

Jaarstukken 2021

29

2 Jaarrekening Na afloop van ieder boekjaar stelt BghU een jaarrekening op. In de jaarrekening zet BghU de (conform BBV artikel 24 lid 3) de financiële resultaten op een rij. De vastgestelde begroting vergelijken we met de in het boekjaar gerealiseerde resultaten en gedurende het jaar vastgestelde begrotingswijzingen. Deze jaarrekening bevat de realisatiecijfers die betrekking hebben op het boekjaar 2021. Het boekjaar en kalenderjaar lopen parallel aan elkaar. De Jaarrekening BghU kent de volgende opbouw: In onderdeel 2.1 staat de Staat van Baten en Lasten en de Balans 2021 weer. In onderdeel 2.2 zet BghU de gehanteerde waarderingsgrondslagen uiteen. In onderdeel 2.3 volgt een toelichting op de staat van baten en lasten. In onderdeel 2.4 licht BghU de balans toe.

2.1 Staat van baten en lasten 2021 De tabel hieronder bevat de staat van baten en lasten over 2021 op functioneel niveau. Op de volgende pagina staat de staat van baten en lasten op programmaniveau. De balans ultimo 2021 volgt daarna. lai van Baten en Lasten 31 -12-2021 Mijn hl ««D'*

Rente &A(scbrl)vino Personele lasten (Ind. Intiuuil Lesten personeel In dienst Lesten Inhuur Materiële lasten bedrijfsvoering ICT-transne (dekking bestemmings reserve) Proceskosten

Onvoora'en______________________ Totaal lasten

AfwUkinB RealisatieReaVsatie Begroting 2021 Initiële RedisaSe itsBcrapI_____Begroting 2021 Gew||2J»eor.2O21 2021 2020 € 8.669 € 312.131 € 321.000 £ 398.000 e 321.582 98.774 € € 9.681226 € 9.760000 £ 9.809.000 € 9.466.515 c emiee t 8949234 I 9.610.000 I 9.639.000 I 6.798.856 e -561392 I 731932 I 170.000 I 170.000 I 867.007 e 553343 € 5 205 657 £ 5.759 000 € 5 504.000 e 5231058 e 945.401 C 326.470 e 1271.870 -300.000 I imooo I 800 000 800.000 823.000 100.000 € ________ £ 100.000 £ 100.000 18.031370 £ 1406387 € 16.625483 € 15J44.155 163114)00 €

VeivDigIngskosten (aanmaningen, (tarangbevelen e £ Overige opbrengsten* £ Totaal baten €

Te dekken beflraoaa

-60.631 e 87 980 € 27.148 €

-1389.169 € -142.980 e -1432.148 C

-1.350.000 £ -55.000 £ -1405.000 £

-1301.000 € -55 000 C -1356.000 €

-1.357379

1.433.S35 «

15.193.335 €

16.6ai.870 €

1S.3S5jB00 €

14.19&130

-291.746 -1.649J)25

Deelnemefsbiiafagen

C

£

15305.000 £

15.305.000 €

15305.000 €

15.085.000

Saldo van oaten en lasten

6

-1.433J35 «.

111.665 6

-1321.670 €

-50.000 €

869.670

Onttrekking bestemmlngsreserve Dotatie algemene reserve DotaOe bestemmlngsreserve

<

995.400

326.470 €

1.321.870

5D.OCO €

50.000

-438135 <

438.135 €

€

939.670

Resultaat voor beslemmlna

€

Behorende bij onze verklaring d.d.

30 MRT 2022 .

9

astriur®^^

ovettieidsaccountafiis b.v.

Belastingsamen werking (emeenten S hrngheemruthaiap Utrecht

Jaarstukken 2021

30

Initiële begroting 2021

Gewijzigde begroting 2021

Realisatie 2021

Lasten Databeheer

€5.005.735

€

5.324.500

€

4.822.423

Dienstverlening inclusief VOM

€4.398.600

€

4.171.031

€

5.059.927

Ondersteunende processen

€7.206.665

€

8.536.339

€

6.743.133

<16.611.000

< 18.031.870

Deelnemersbijdrage

€ 15.305.000

€

15.305.000

€

15.305.000

Vervolgingskosten

€1.201.000

€

1.350.000

€

1.289.169

Overige baten

€55.000

€

55.000

€

142.980

(overhead] Totaal

< 16.625483

Baten ter dekking (algemene dekkingsmiddelen)

Totaal

Gerealiseerde totaal saldo van

<16.561.000

< 16.710.000

<16.737.149

€-50.000

€-1.321.870.

€ 111.666

baten en lasten

Mutaties reserves Bestemmingsreserve

€50.000

€

1.321.870

€

326.470

Totaal

<50.000

<

1.321.870

€

326.470

€0

€

438.315

Gerealiseerde resultaat

€0

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

0

• /

astriurw^

overheidsaccQijntante b.v^

Bgiju

Belastingsamenwerking Smeaiten & hoogtieenir««kdMp Ulndit

Jaarstukken 2021

31

2.2 Balans ultimo 2021 Balans voor resultaatbestemming

31-12-2021

31-12-2020

VASTE ACTIVA Materiële Vaste Activa (investering met economisch nut)

€

1 €

312.132

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa

€ € €

5.648.710 € 251.158 € 936.807 €

4.062.000 304.728 826.538

€

6.836.676 €

5.505.398

EIGEN VERMOGEN Saldo Algemene reserve Saldo Bestemmingsreserve Te bestemmen resultaat

€ € €

105.870 € 995.401 € 438.135 €

437.869 50.000 939.870

VASTE PASSrVA Vaste schulden met rentetypische looptijd Voorzieningen

€

201.976

€ €

259.350

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met rentetypische looptijd Overlopende passiva

€ €

453.526 € 4.641.769 €

280,682 3.537.627

€

6.836.676 €

5.505.398

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 2022

p astrlur^ overheidsaccountants fa.v.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

Jaarstukken 2021

32

2.3 Waarderingsgrondslagen De gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Onderstaand een korte toelichting op de waarderingsgrondslag per balansonderdeel. Materiële vaste activa (investeringen met economisch nut) Materiële vaste activa waardeert BghU tegen aanschafwaarde, waarbij BghU de aanschafwaarde vermindert met afschrijvingen, investeringssubsidies en investeringsbijdragen van derden (indien van toepassing).

De jaarlijkse afschrijvingen berekenen we conform de lineaire afschrijvingsmethode en op basis van de verwachte economische levensduur (netto-methode). Hiervoor gebruikt BghU de afschrijvingstermijnen zoals beschreven in de Nota Waarderen en Afschrijven 2018. Voor activa die BghU gedurende het begrotingsjaar in gebruik neemt, start de afschrijvingsperiode 1 januari van het jaar erop. Uitzettingen met een rentetvpische looptijd < 1 laar De uitzettingen meteen rentetypische looptijd < 1 Jaar waardeert BghU tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen wegens verwachte oninbaarheid. BghU hanteert de statische methode van vaststelling van deze voorziening. Onder uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar worden ook de uitzettingen in de schatkist van het Rijk gepresenteerd. Llouide middelen In de balans neemt BghU onder de liquide middelen de banksaldi van de bankrekeningen die op naam van BghU staan op. Onder de liquide middelen worden ook kruisposten verantwoord. Er is geen sprake van kasgeld. Liquide middelen waardeert BghU tegen nominale waarde. Overlopende activa Overlopende activa waardeert BghU tegen nominale waarde. Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserve, de bestemmingsreserve voor de investering in de ICT en het resultaat (voor bestemming) volgend uit de staat van baten en lasten.

Voorzieningen BghU kent risicovoorzieningen, die worden gewaardeerd tegen nominale waarde op basis van de risicoschatting per balansdatum. De voorziening wordt in het volgende boekjaar gebruikt om lasten te dekken.

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptiid < 1 laar De netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 waardeert BghU tegen nominale waarde.

Overlopende passiva Overlopende passiva waardeert BghU tegen nominale waarde.

Resultaatbepaling De BghU stelt haar jaarrekening op conform het principe van het 'stelsel van baten en lasten'. De baten en lasten rekent BghU toe aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en lasten worden opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's worden, voor zover zij hun oorsprong vinden in het desbetreffende begrotingsjaar, in acht genomen.

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

astriurrw

overheidsaccountants b.v.

Belastingsamen werking gemeenten * hoogheemrMdjdup IMikM

k

Jaarstukken 2021

33

2.4 Toelichting op de balans In deze paragraaf worden de diverse balansrekeningen kort toegellcht. De toelichting begint met een toelichting op de activazijde van de balans en eindigt met een toelichting op de passivazijde van de balans. Eventuele opvallende mutaties en wijzigingen ten opzichte van het voorgaande jaar, worden hier ook benoemd. 2.4.1 Toelichting activa

Vaste Activa De investeringen in ICT/applicaties betreffen voornamelijk de investering in de softwarepakketten die de BghU heeft aangeschaft ter ondersteuning van haar belastingproces. De oorspronkelijke investering in deze pakketten heeft plaatsgevonden in 2013/2014 en is vervolgens jaarlijks afgeschreven. Eind 2017 is besloten de afschrijvingsduur van de huidige systemen te verlengen tot en met 2021. Hoewel de contracten deels doorlopen in 2022 en 2023, is gezien de aard van de investering en de overgang naar een cloudoplossing besloten het volledige restbedrag in 1 keer ten laste te brengen van het resultaat 2021. Dit is gelijk aan het bedrag dat is opgenomen in de begroting. Daarmee bezit BghU formeel geen activa meer.

Toelichting investeringen in vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut

Boekjaar 2014

Saldo

Waarde vervoers-

Vervoersmiddelen

middelen per 31/12

€

90.688

2015

2016

€

2017

€

-16.280

-9.588

€

20.967

€

20.967

€ €

48.755

€

15.306

€

17.169

€

5.598

€

1.983

€

1.983

€

2018

€

2019

€

€

€

2020

€

€

€ €

€

€

64.820

Boekjaar

64.820

69.722

Saldo

Afschrijving

Waarde machines/

Machines/App.

Machines/App.

app. per 31/12

2014

€

4.265.146

€

853.029

€

3.412.117

2015

€

364.149

€

925.859

€

2.850.407

2016

€

€

925.859

€

1.924.548

2017

€

€

925.859

€

998.689

€

259.129

€

2018

€

215.736

2019

€

€

321.582

€

955.296 633.714

2020

€

€

321.582

€

312.132

2021

€

4.845.031

€

312.132

€

4.845.031

€ 1 (afronding)

€

1

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 202:

astriurfi^^

oveitieidsaccountsnts b.^

Belastingsamenwerking fememteo & hoogtiMnin«lsdi»p Utredlt

k

Jaarstukken 2021

34

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De hoofdmoot van deze post wordt gevormd door de middelen die in de schatkist van het Rijk staan. Dat bedroeg per 31-12-2021 ruim 5,5 miljoen euro. Daarnaast is er nog een kleine post met overige uitzettingen. Dit betreffen 3 vorderingen aan overheidsinstellingen die gezamenlijk een totaalbedrag van € 109.031 vormen. Dit zijn openstaande vorderingen in het kader van een aantal met individuele deelnemers verrekende kosten. Het debiteurenrisico op deze vorderingen wordt als zeer laag ingeschat.

Uitzettingen met een looptijd korter 31 december 2021 dan I jaar___________________________________________ Uitzettingen in 's Rijks Schatkist € 5.539.679

€

4.040.796

Overige Vorderingen

€

109.031

€

21.204

Totaal

€

5.648.710

€

4.062.000

31 december 2020

Alle decentrale overheden zijn verplicht om overtollige liquide middelen aan te houden in de schatkist. Schatkistbankieren houdt in dat decentrale overheden hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën.

Daarbij wordt een drempelbedrag (een bedrag dat een organisatie buiten de schatkist mag houden) gehanteerd. De drempel is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een minimum van € 250.000, -. Voor BghU geldt het minimumbedrag van € 250.000, - als drempel. Dit drempelbedrag is ook van toepassing op de belastingopbrengsten die binnenkomen op de bankrekening van BghU en die BghU na ontvangst via een (ongeveer) tweewekelijkse cyclus afdraagt aan haar deelnemers. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x€ 1000)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen __ Drempelbedrag Ruimte onder het ^empelbedr^________ Overschrijding van het drempelbedrag _ Onderschrijding van het ^empelbedrag

2e kW 2021

3e kW 2021

4e kw 2021

39Ï

263

25Ï

250

250

1.000

1.000

754

141

737

749

De overschrijding van het drempelbedrag in het kader van het schatkistbankieren wordt veroorzaakt door betalingen van verschuldigde belastingen na het afroommoment (rond 3 uur ‘s middags) van het schatkistbankieren. Aan het einde van het eerste kwanaal (31 maart) is een eerste vervaltermijn van de belastingaanslag opgenomen, die na het afromen nog leidde tot €754.000 aan betalingen. Hetzelfde geldt in mindere mate voor de overige kwartaaleinden. In 2022 wordt dit opgelost door de nieuwe huisbankier ING, die per einde dag afroomt. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bedraagt € 251.158. Dit is het geld dat op rekening van BghU staat en niet is afgeroomd naarde schatkist van het Rijk per balansdatum 31-12-2021 In voorgaande jaren werden de betalingen onderweg naar de schatkist ook tot de liquide middelen gereteocLDazi en 2021 weergegeven als uitzettingen in 's Rijks Schatkist. Dat leidt tot T uitzettingen, en een lager saldo op de liquide middelen (verschil ongeveer € ■ 00.000), D^^ij^r^fi^ijlleen relevant voor presentatiedoeleinden. Ten aanzien van de overige geldmiddeh n bcstaai ,e beperkingen, ze staan ter vrije beschikking.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemrudsdiap Utrecht

L

astriufWx

Jaarstukken 2021

overheidsaecounlants

Overlopende activa Onderstaand is een specificatie opgenomen van de overlopende activa per 31-12-2021 31 december 2021