Bijlage 1 BghU aanbiedingsbrief incl Ontwerpbegroting 2023 en jaarstukken 2021.pdf

Eventueel noodzakelijke aanwending van onvoorzien is onderdeel van de verantwoording middels de bestuursrapportages en de jaarrekening.

Financiering

Alleen voor investeringen kan BghU eventueel een langlopende lening een aantrekken. Hiervoor is bestuursbesluit vereist.

Vooralsnog zijn voor de periode 2023 tot en met 2026 geen grote investeringen voorzien. Mocht dit wel het geval zijn, dan wordt het investeringsbeleid gevolgd.

Belastingen

Materiële lasten worden exclusief Jaarlijks wordt de compensabele compensabele BTW-geraamd en BTW van de gemeenten via een inclusief de niet-compensabele BTW van apart afrekencircuit doorgeschoven het Waterschap. naar de gemeenten.

Belastingen

BghU voert geen dienstverlening uit die onder de VPB-plicht valt.

Formatie & personeel

Loonsomsturing op basis vastgestelde begroting

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

van

de

Niet van toepassing

BghU werkt met een vaste formatie (circa 129 FTE) en een flexibele schil inhuur. Binnen deze twee categorieën kan geschoven worden, maar de vastgestelde loonsom kan niet overschreden worden zonder (interne) begrotingswijziging.

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

23

Onderstaande tabel beschrijft de geldende kaders die van toepassing zijn op het opstellen van de begroting. Onderwerp Structureel evenwicht

Structurele baten dekken de structurele lasten. BghU mag onder de streep geen tekort hebben.

BBV

Reëel beeld

De begroting bevat een reëel beeld van de verwachte materiele lasten, bijvoorbeeld op basis van lopende contracten en venvachte kapitaallasten.

BBV

Kostenverdeling

De werklast is leidend in de verdeling van de kosten onder de deelnemers van de BghU.

Bijdrageverordening op basis van artikel 40 GR

Basispakket & pluspakket

Taken binnen het basispakket worden uitgevoerd voor algemene rekening en als zodanig verdeeld.

Uitvoeringsprotocol

Het pluspakket is op basis van integrale kostprijs. Bij de bepaling van de uurtarieven voor inzet van medewerkers, worden de landelijke DAR-tarieven gehanteerd. Risicomanagement

De begroting bevat een aparte paragraaf conform BBV waarin het risicobeeld van de BghU staat. Dit risicobeeld vertaalt BghU in een benodigde weerstandscapaciteit.

BBV/ Nota Weerstandvermogen en Risicomanagement

Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt als ratio ten opzichte van de benodigde weerstandscapaciteit, waarbij geldt dat het uitgangspunt is dat de ratio groter of gelijk aan 1 moet zijn.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

L

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

24

3 Paragrafen 3.1 Lokale heffingen De uitvoering van het belastingproces (waarderen, heffen en innen) van iedere deelnemer valt onder de verantwoordelijkheid van BghU. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de te heffen belastingen, het vaststellen van verordeningen, tarieven en de kwijtscheldingsnormen. Kortom, het aangaan van de belastingsamenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers. Iedere deelnemer overhandigt jaarlijks een begroting waarin zij vermeld welke belastingen (inclusief tarieven) er moeten/mogen worden geheven in de desbetreffende regio. BghU geniet jaarlijks inkomsten ter compensatie van de gerealiseerde vervolgingskosten. Vervolgingskosten ontstaan op het moment dat een belastingplichtige geen gehoor geeft aan de (door middel van een aanslag) opgelegde betalingsverplichting. Hier worden onder andere kosten die gepaard gaan met het verzenden van aanmaningen, dwangbevelen en overige gerechtelijke activiteiten verstaan. De lasten die gepaard gaan met de diverse invorderingstrajecten worden door de desbetreffende deelnemer financieel gecompenseerd. In de meerjarenbegroting is € 1,35 mln. als begroot bedrag opgenomen, op basis van het rekeningresultaat 2020 en de verwachte jaarlijkse groei in areaal en op te leggen aanslagen.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrechl

k

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

25

3.2 Weerstandsvermogen & risicomanagement BghU kent een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement waarin de aanpak en het beheersen van risico’s binnen BghU is vormgegeven. Jaarlijks maakt BghU in het kader daarvan bij het opstellen van de begroting een risico-inschatting. Onderstaand is de financiële vertaling van die risico-inschatting voor de begroting 2022 weergegeven. Het risicoprofiel borduurt voort op eerder geconstateerde en geïnventariseerde risico's. Het benodigde weerstandsvermogen op basis van deze inschatting bedraagt € 457.700. In de specifieke ontwikkeling rondom de proceskosten is aandacht voor het risico van de stijging van de proceskostenvergoeding per individueel geval. Berekening weerstandsvermogen in relatie tot de BghU voor begroting 2023 Risicotypering I Netto Netto-risico (toelichting)

1

Kans

risico

w

Restrisico 2023

.. --5^.

1.

2.

3.

Betreft maximale kosten van € 400.000 Gezien verkiezingsjaar 2021 5% de invoering/ wijziging van en planvorming rondom voorgestelde belastingen op lokaal belastinggebied lage basis van belastingplannen -> kans voor 2022 tijdvak variant. Inschatting van potentiële kosten.___________________ _____________ _________________ Reparatie verprutst kohier € 125.000 50% meerwerk door slechte 0% i.v.m. verkeerde gegevens kwaliteit van uitbestede diensten. Wordt afgedekt door middel van onvoorzien in implementatietraject ICT Verduistering incasso/misbruik middelen

€ 20.000

€0

€ 50.000

Sommige medewerkers, met name deurwaarders, komen nog in aanraking met contant geld. Risico ongewijzigd voor 2022.

25%

€ 12.500

financiële

4.

Maximale boete bij datalekken

€ 20Ö.0Ö0

BghU heeft een goed ingebed plan hoe om te gaan met een datalek, daarnaast wordt steeds meer kennis en ervaring opgebouwd.

20%

€ 4Ö.ÖÓ0

5.

Onvoorziene kosten door extra benodigde capaciteit bezwaarinstroom in relatie tot kritieke deadlines

€ 400.000

40%

€ 160.000

6.

Terugloop invorderingsopbrengsten door uitgestelde faillissementen

€ 300.000

Afhankelijk van mate waarin instroom NCNP zich stabiliseert en afhankelijk van optimalisatieslagen afhandelingsproces Mede afhankelijk van snelheid afbouw steunmaatregelen, herstel economie en andere variabelen

50%

€ 150.000

7.

Potentiële na-ijl effecten van coronacrisis (uitgesteld ziekteverzuim, eventuele noodzakelijke uitgaven voor nieuwe manier van werken)

€ 150.000

Afhankelijk van maatschappelijke ontwikkelingen, lastig in te schatten.

25%

€ 37.500

Benodigd weerstandsvermogen

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utiechl

L___

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

€ 420.000

26

Daaraan koppelt BghU een beschikbaar weerstandsvermogen, ook wel de weerstandscapaciteit genoemd. Deze weerstandscapaciteit wordt in 2023 gevormd door de vrij beschikbare algemene reserve en de post onvoorzien. De vrije algemene reserve bedraagt bij totstandkoming van de begroting 2023 € 105.870 en de (niet benutte) post onvoorzien bedraagt € 100.000. Dit leidt bij het opstellen van de begroting tot een totaalbedrag beschikbaar voor het afdekken van risico’s van € 205.870

De bestemmingsreserve voor de aanbesteding van de ICT-middelen behoort niet tot de weerstandscapaciteit: deze middelen zijn, zonder verdere besluitvorming, niet direct beschikbaar om risico’s in de bedrijfsvoering af te dekken. Daarnaast staan er (meerjarige) afspraken tegenover. Weerstandsratio’s De weerstandsratio is te berekenen door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door het benodigde weerstandsvermogen op basis van de risico-inschatting. Hieronder is het verloop van de ratio vanaf 2020 weergeven:

Jaar

2020 2021

2022 2023

Benodigd weerstandsvermogen

Beschikbare weerstandscapaciteit 537.869 ___ 206.000__ ___ 206.OOP Afhankelijk van besluitvorming jaarrekening

Weerstandsratio 1,2 0,41 0,45 0,5

De ratio bedraagt voor BghU eind 2020 1,20. Bij het opstellen van de ontwerpbegroting 2022 bedroeg de ratio 1,07. De verklaring hiervoor is dat de geïnventariseerde risico’s voor 2021 € 500.000 aan weerstandsvermogen vereisen, in plaats van de € 450.000 die voor 2020 nodig was. De beschikbare weerstandscapaciteit daalt echter naar aanleiding van het besluit om € 332.000 te onttrekken uit de algemene reserve voor de investering. Daarmee is de waardering voor de beschikbare weerstandsratio zowel in 2021 als naar verwachting in 2022 ruim onvoldoende. Voor 2023 is de ratio iets beter. Afhankelijk van de resultaatbestemming bij de jaarrekening kan in de definitieve ontwerpbegroting die naar de raden gaat, de ratio worden aangepast. € 206.000 € 420.000

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandsvermogen

Ratio

0,49

Weerstandsratio’s klassen _____ Betekenis Uitstekend

Waarderingscijfer ________A________ ________ B________ ________ C________ ________D________ ________ E________ F

Ruim voldoende

____ Voldoende _______ Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

Indicatoren meerjarig

Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Grondeiiploitatie Structurele exploitatieruimte Belasting capaciteit

Prognose 2024

Prognose 2025

Prognose 2026

-1.64% 6,05% n.v.t 0,26% n.v.t

-1,65% 6.05% n.v.t 0,26% n.v.t

•1.58% 12,95% n.v.t 0,25% n.v.t

-4.30% 18,92% n.v.t 0,25% n.v.t

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

27

2021

■10,40% 25,93% n.v.t 5,31% n.v.t

-0,71% 22,52% n.v.t 2,62% n.v.t

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utmcht

k

Financiële kengetallen Prognose 2022 Prognose 2023

2020

-0.71% 6,05% n.v.t 024% n,v.t

Bovenstaande indicatoren volgen uit het meerjarenbeeld dat momenteel voorligt. Hoewel de solvabiliteit lager wordt, staat daar een kleine structurele explotiatieruimte tegenover. Dit is te verwaarlozen en wordt veroorzaakt door ramen van € 100.000 voor incidenteel onvoorzien aan de uitgaven kant en € 55.000 aan incidentele inkomsten aan de batenzijde. De netto schuldquote blijft negatief, doordat er geen vreemd vermogen aan hoeft te worden getrokken.

Taakvelden exploitatiebegroting Oatabeheer

Taakveld

Taakveld 02

Taakveldomschrijvlng

Burgerzaken

Taakveld 0.61 O2B woningen

Toerekening

Waardebepaling

Bedrag

Toerekening

Bedrag

0.00% €

Innen

Klantcontact

Toerekening

Bedrag

Toerekening

0,00% €

10

0.00% €

11

€

327.835

10,14% €

377.451

€

1.41% €

52.411

€

690.069

25.62% €

954.079 C

1.914.196

e

3.835.390

787.696

92.82% € 6.273.176

Taakveld 0.62 OZB niel-woningen

3.07% €

107.032

7.18% €

1.42% €

45.532

Taakveld 0.63 Parkeerbelasling

4,59% €

160.167

24.97% €

799.950

Taakveld 0.64 Overige belastingen

28,80% e 1.005,521

41,03% €

1.314559

40.69% €

0.00% €

0,00% € 0,05% € 0.02% € 0.01% € 0,00% € 0.07% € 025% € 10,73% < 10,80% C 020% € 024% €

Taakveld 1.1

Crsisib. & Brandweer

Taakveld 12

Openbare Orde

0,01% €

244

Taakveld 2.1

Verkeer en vervoer

0,01% €

255

Taakveld 22

Parkeren

0.00% €

137

Taakveld 2.3

Recreatieve havens

0.00% €

Taakveld 3.3

Bedrijfeloket en regel.

0,03% €

903

Taakveld 3.4

Economisctie promotie

0.18% €

6239

Taakveld 72

Riolering

23.56% €

822.718

Taakveld 7.3

AKbI

15.71% €

548.670

Taakveld 7.5

Begraa^laatsen&Crem.

0.08% €

2.958

Taakveld 8.3

Wonen en Bouwen

1,41% <

49223

Totaal

100.00% « 3.491.762 |

Belastingsamenwerking

k

gemeenten & hoogheemraadschap Ütredit

100.00%

6.756271

Totaal

1023% €

22.56% €

485.095

Bedrag

100.00% 7

6265 7197

0.00% € 0,05% € 0,02% C 0.01% € 0.00% < 0,07% € 025% € 10.63% € 10,69% € 020% € 024% €

3-204.155

100.00% €

1.494

546 289

16

2.135 8.038

343.772 345.917

1.515.309

21 7.766,158

€

1.703 €

3.440

632 €

1.433

334 €

760

18 €

34

2.597 C

5.635

9.287 €

23.564

395.775 €

1.562265

398236 €

1292.823

7.330 €

16,552

9.051

€

66.071

32^224 «

17.178.411

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

28

3.3 Kapitaalgoederen De kapitaalgoederen van BghU bestonden uit investeringen in het ICT-landschap. Deze activa werden in 5 jaar afgeschreven. Aangezien het contract met de ICT leverancier conform de aanbestedingsvoorwaarden met 4 jaar werd verlengd tot mei 2022, zijn geen afschrijvingslasten meer opgenomen in de nieuwe begroting 2022 en het meerjarenperspectief 2023-2025. Doordat BghU in de aanbesteding 2023-2025 uit gaat van SaaS als leidend principe is dat ook niet nodig. De lasten worden opgevangen in de exploitatie.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheenvaadschap Utrecht

L

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

29

3.4 Financiering BghU mag alleen gelden aantrekken voor haar uitvoeringstaak. Dit betekent dat alleen geld wordt aangetrokken voor activiteiten die door het bestuur zijn goedgekeurd. Er vindt geen uitzetting van gelden plaats en er wordt ook geen gebruik gemaakt van financiële instrumenten (derivaten, opties en dergelijke). BghU is bij het aantrekken van vreemd (kort en lang) vermogen gehouden aan de financieringsvoorschriften zoals die zijn vastgesteld in de "Wet Financiering decentrale overheden" (Wet Fido). BghU dient te voldoen aan de wettelijke kasgeldlimiet en renterisiconorm. Bij wet van 11 december 2013 tot wijziging van de Wet financiering decentrale overheden zijn decentrale overheden verplicht hun overtollige liquide middelen aan te houden in 's Rijks schatkist (verplicht schatkistbankieren). Schatkistbankieren houdt in dat decentrale overheden al hun overtollige middelen aanhouden in de schatkist bij het ministerie van Financiën. Dit houdt in dat geld en vermogen niet langer bij bijvoorbeeld banken buiten de schatkist mogen worden aangehouden.

Schatkistbankieren Het naleven van de BBV betekent onder andere dat een organisatie bij het aantrekken van vreemd (kort en lang) vermogen gebonden is aan de financierings-voorschriften zoals die zijn vastgesteld in de "Wet Financiering decentrale overheden". BghU is dan ook verplicht om gebruik te maken van het schatkistbankieren. Schatkistbankieren houdt in dat instellingen hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën. Door gebruik te maken van schatkistbankieren verlaat publiek geld de schatkist pas op het moment dat de middelen benodigd zijn voor de uitvoering van een publieke taak. Men hanteert hierbij wel drempelbedrag. Het drempelbedrag is een gemiddelde per kwartaal. Het drempelbedrag is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat een organisatie gemiddeld buiten de schatkist mag houden. De drempel is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een onder drempel van € 1.000.000 (besluit van juli 2021). BghU confirmeert zich aan deze drempel. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Gemeenschappelijke regelingen mogen 8.2% van het begrotingstotaal financieren met kort geld. BghU heeft juridisch de mogelijkheid dit bedrag te lenen in een zogenaamde “kortgeld constructie".

Daar wordt geen gebruik van gemaakt en de verwachting is dat dit in de komende jaren zo blijft.

Liquiditeitspositie Met de deelnemende partijen is overeengekomen dat iedere deelnemer bij aanvang van een kwartaal vijfentwintig procent van de jaarlijkse bijdrage voldoet. Mocht BghU onverhoopt middelen tekort komen, dan beschikt BghU over een rekening courant krediet van € 3.000.000 bij de huisbank.

Balanspositie per 2021 en meerjarenprognose 2020

VASTE ACTIVA Materiüe Vaete Active

<

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met rentetypische loopt^ < 1 Jev Overlopende acti5A Liquide middelen

C

Activa EIGEN VERMOGEN Algenvene reserve Bestemmingsreserve Te bestemmen resultaat

VREEMD VERMOGBl Voorziening

ïiu.uri 2020, voor resultaatfaestemming 2021

312.132 €

Passiva

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheentrudschup Utrecht

1

Progne* 2024

«

<

Pn>gno»2025

Pregnew202e

e

< e

4.062.000 C 826.538 € 304.728 e

5.648.710 C 936 807 C 251.158 C

6.000.000 < 800.000 C 500.000 e

5.000.000 C 800.000 C 500.000 C

5.000.000 € 800.000 C 600.000 C

5.000.000 C 800.000 € 1.000.000 €

6.500.000 600 000 1.000.000

f

5.505.399 '€

6.336.676 f

6.300.000 <

6.300.000 €

6.300.000 €

6.900.000 €

7.300.000

e

<

105.870 € 1.321.870 € €

105.870 e 885.401 438.135

380.870 <

380.870 <

380.870 C C

380.870 € 500.000 <

380.870 1.000.000

<

250.350 €

201.876 C

C

«

«

<

<

VASTE PASSIVA Vaste schulden met rentetypische looptijd Onderhandse lenir^en ven binnenlandse ber^t

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met rentetypische looptijd

Prognov 2023

Progno* 2022

e

€

e

3.818.309 e

5.095.296 C

5.910.130 e

5.819.130 <

6.918.130 C

5.919.130 I <

5.818.130

(

5.505.399

6.636.676 €

6.300.000 <

6.300.000 f

6.300.000 <

6.600.000 €

7.300.000

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

30

Bovenstaande tabel maakt inzichtelijk dat door het overgaan naar een SaaS-tenzij principe er niet meer in activa geïnvesteerd wordt. Dat betekent ook dat de liquiditeitspositie gelijk blijft. Materiële vaste activa heeft BghU straks vanaf 2021 dus niet meer. Voor de vlottende activa geldt dat de uitzettingen met rentetypische looptijd < Ijaar bestaan uit middelen die per eindejaar in de schatkist staan (over het algemeen de middelen die nog aan deelnemers moeten worden afgedragen) en het saldo liquide middelen. Dat is niet exact te voorspellen en daarom is een aanname gemaakt dat deze ongeveer waarden gelijk blijven. Hetzelfde geldt voor de overlopende activa. Aan de passivazijde van de balans is het eigen vermogen bij de huidige stand van zaken bevroren. Het te bestemmen resultaat wordt, bij positieve besluitvorming, aangewend voor een korting op de deelnemersbijdrage en voor het versterken van de algemene reserve. De verwachting is dat de bestemmingsreserve in eerste instantie volledig wordt benut. Vanaf 2025 wordt deze weer aangevuld. De netto vlottende schulden worden bevroren in de prognose: deze zijn sterk gekoppeld aan de uit te betalen bedragen aan deelnemers. De verwachting is dat de voorziening voor de proceskosten eenmalig eind 2022 niet meer terugkeert.

Belastingsamenwerking gmeenlen & hooghMmtMdschap Ulredil

k

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

31

3.5 Be(drijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering benoemt BghU de belangrijkste ontwikkelingen in het kader van haar bedrijfsvoering. De ontwikkelingen die BghU hier weergeeft, vloeien grotendeels voort uit eerder gemelde voornemens uit de Kadernota 2023-2026.

ICT ontwikkeling Waar 2022 in het teken staat van de overgang naar een nieuw applicatielandschap voor de kernapplicaties van BghU. daar staat 2023 in het teken van het optimaliseren van de werkprocessen in die nieuwe kernapplicaties. Parallel werkt BghU in 2023, zoals omschreven in de Kadernota 2023-2026, aan de overgang voor kantoorautomatisering en hosting. Die staat voor ultimo 2023 op de rol. In 2022 zal worden gestart met de voorbereidingen voor het aanbestedingstraject van de hosting en kantoorautomatisering, waarbij de nadruk zal liggen op veilige cloud-computing en cloud-storage en optimalisatie van contract/SLA-management tussen BghU en PaaS/laaS-leveranciers. Implementatie zal plaatsvinden in 2023 en uiterlijk 1-1-2024 zal de organisatie werken op een nieuw platform voor hosting, ontsluiting en kantoorautomatisering. Fysieke netwerkvoorzieningen (WAN/LAN/WLAN) blijven belegd bij de eigenaar van het kantoorpand, waarin BghU is gevestigd (gebouwgebonden dienstverlening). BghU hanteert het principe ‘cloud, tenzij’. Ook na implementatie van de nieuwe applicaties zal, in samenwerking met leveranciers en dienstverleners, blijvend worden gestreefd naar een volledige cloudoplossing, daar waar dit ten tijde van implementatie wellicht nog niet mogelijk was. Een nieuwe infrastructuur heeft impact op de gehele organisatie en vereist een gedegen voorbereiding.

Voor het voorbereidend traject (advies) en de implementatiefase is de verwachting dat extra ondersteuning benodigd zal zijn. Voor 2022 zijn hier voor middelen voorzien, voor 2023 wordt bij het opstellen de behoefte afgezet tegen de beschikbare middelen op basis van de meerjarenraming. In de begroting 2023 is een bedrag van € 437.000 gereserveerd voor eenmalige transitielasten, die we betrekken bij de update van het bestedingsplan van de reserve die voor 2022 in de boeken staat.

Personeel Strategisch HR-beleid

De komende jaren zal BghU te maken krijgen met in-en externe ontwikkelingen die invloed hebben op het personeelsbestand van BghU. Hierbij valt o.a. te denken aan digitalisering en robotisering, het steeds groeiende belang van data, een krapper wordende arbeidsmarkt, en uitstroom van pensioengerechtigden. Verwachting is dat deze ontwikkelingen o.a. gevolgen hebben voor de inhoud van functies, (gevraagde) kennis, vaardigheden en competenties van medewerkers en de arbeidsmarktbenadering. Om in te spelen op de ontwikkelingen zal het strategisch HR-beleid zich hier de komende jaren op richten. In 2022 zullen we d.m.v. strategische personeelsplanning hiervoor de basis leggen. Dit is een instrument om het huidige personeelsbestand in kwalitatieve en kwantitatieve zin af te zetten tegen hetgeen in de toekomst nodig is en vervolgens te bepalen welke acties ondernomen dienen te worden om dit te realiseren. Een belangrijk HR-thema voor nu en de komende jaren uitgelicht; In een steeds veranderende maatschappij en gezien bovengenoemde ontwikkelingen is het noodzakelijk om wendbaar te blijven. Het continu blijven leren en ontwikkelen is dan ook een belangrijk HR-thema, voor nu en de toekomst. Binnen dit kader wordt veel aandacht besteed aan opleiding- en ontwikkeling.

Zo worden kennissessies georganiseerd, zijn de meeste WOZ-taxateurs opgeleid tot NRVT-taxateur, volgen medewerkers individuele opleidingen, etc. Ook investeert BghU in het opleiden en begeleiden van stagiaires (zijn een erkend leerbedrijf), trainees en young potentials. BghU vindt het namelijk belangrijk te investeren in de potentiële medewerker van de toekomst, maar ook om van de jongere generatie te leren. Vanaf 2022 zal ook geïnvesteerd worden in opleidingen rondom datagedreven-werken, klantbenadering, etc.

Met de komst van een nieuwe belastingapplicatie zullen in 2022 een groep medewerkers de rol van keyuser op zich nemen. Dit betekent dat zij, na een opleiding van de leverancier, collega’s zullen opleiden en begeleiden m.b.t. het nieuwe systeem. In 2022 en de jaren daarna worden ook talentenonderzoek en coaching voortgezet. Hiermee wordt inzicht verkregen in de talenten van individuele medewerkers en van teams en kunnen deze talenten optimaal benut worden, jaarlijks wordt een opleidings-en ontwikkelingsplan opgesteld die bijdraagt aan de ambitie van de organisatie en de ontwikkelingen die op de organisatie afkomen. Belastingsamenwerking

k

gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

32

In de komende jaren zal BghU blijven investeren in (het stimuleren) van leren en ontwikkeling.

CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties De cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SCO) is van toepassing. In januari 2022 is een nieuwe cao afgesloten. Enkele belangrijke punten uit de nieuwe cao; • • • • • •

De cao geldt voor 2 jaar: 2021 en 2022. De salarissen stijgen met ingang van 1 december 2021 met 1.5%, en per 1 april 2022 met 2,4%. Medewerkers krijgen een eenmalige corona-onkostenvergoeding van € 300,- en een eenmalige uitkering van € 900,- (beide bedragen zijn bruto en naar rato dienstverband). Medewerkers krijgen in 2022 een thuiswerkvergoeding van € 2,- per thuis gewerkte dag. Er zijn afspraken gemaakt over het harmoniseren van de verlofdagen met ingang 2023. Het is mogelijk om meerjarig verlof te sparen.

Informatiebeveiliging en zekerheid Door de inzet van het vernieuwen van onze (ICT-)processen, -applicaties en -systemen. Hiervoor gaat BghU een BIO gap-analyse uitvoeren om in kaart te brengen wat er moet gebeuren om aan de BIO te voldoen. Om nu en in de toekomst over betrouwbare, veilige informatievoorziening te beschikken. In de kadernota is voor deze reden (het verwerken van de resultaten uit de GAP Analyse 2022 en eventuele intensiverende BIO maatregelen) een reservering opgenomen voor 2023 die we met deze begroting invullen op € 10.000 incidenteel. Dit bedrag wordt gedekt uit de reguliere projectgelden.

Archief In 2021 is er door een extern bureau een risicoanalyse opgesteld en BghU heeft daarmee de verbeterpunten geprioriteerd, zodat we per onderdeel gestructureerd stappen kunnen zetten en de organisatie steeds beter kan voldoen aan de eisen die het informatiebeheer stelt. Vanuit het capaciteitsplan is er inzichtelijk gemaakt wat er nodig is om het informatiebeheer goed te kunnen uitvoeren, in zowel capaciteit en kennis. Ook is er in 2021 een stevig fundament gelegd onder een handboek vervanging. De organisatie moet nog stappen gaan zetten in het documentenbeheer - bijvoorbeeld het aanschaffen van een Document Management System (DMS). In 2023, wanneer de nieuwe systemen draaien, zal er kennis moeten worden ingehuurd om het handboek vervanging te voltooien. Dit is nodig om een vervangingsbesluit op te kunnen stellen. Met als doel: het reduceren van de opslag van fysieke documenten.

Financiën & control Voor 2023 geldt dat met name het verder versterken van de rechtmatigheidsverklaring en het in control framework prioriteit krijgt. De financiële beheersorganisatie is stabieler na afronding van de gehele aanbestedingsprocedure en de inbedding van de langlopende contracten, waardoor ruimte ontstaat voor het versterken van het in control zijn op rechtmatigheidsaspecten. Met ingang van 2022 geldt het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid en de verwachting is dat in de periode 2022-2023 de gehele BghU daar de bedrijfsvoeringsprocessen op aanpast om volledig compliant te zijn. Nadat de nieuwe applicatie is ingericht, kan ook de procescontrol en applicatiecontrol verder worden versterkt.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

33

3.6 Paragraaf verbonden partijen Een verbonden partij is een privaat- dan wel publiekrechtelijke organisatie waarin BghU zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft. BghU kent als zelfstandige organisatie geen verbonden partijen. BghU voert haar taken uit voor de volgende deelnemende gemeenten en voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. BghU is voor deze deelnemers een verbonden partij door het bestuurlijke en financiële belang.

i

:::

Gemeente Bunnik

Gemeente De Bilt

Gemeente Houten

+i

1^

Lk Gemeente Lopik

Gemeente Nieuwegein

Gemeente Stichtse Vecht

I

Gemeente Utrecht

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

Gemeente Zeist

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

34

3.7 Grondbeleid Grondbeleid is een middel om ruimtelijke doelstellingen op het gebied van de volkshuisvesting, lokale economie, natuur en groen, infrastructuur en maatschappelijke voorzieningen te verwezenlijken. BghU heeft geen invloed op het grondbeleid van haar deelnemers. Om deze reden is de paragraaf Grondbeleid niet van toepassing.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap utrecht

k

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

35

Vaststellingsbesluit

Besluit;

1. 2.

De Ontwerpbegroting BghU 2023, inclusief meerjarenperspectief 2024 - 2026 vast te stellen; De Ontwerpbegroting 2023, inclusief meerjarenperspectief 2024 - 2026 ter zienswijze aan te bieden aan de besturen van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden en de gemeenten Utrecht, De Bilt, Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein, Zeist, Utrechtse Heuvelrug en Stichtse Vecht en de provincie Utrecht.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur BghU van 30 maart 2022, te Utrecht.

Het Bestuur van BghU,

de voorzitter

de directeur.

J.C.H. Haan

M. Vrisou van Eek

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

36

Bijlage A - Bijdrage verordening art. 40 GR In artikel 40 van de Gemeenschappelijke Regeling is bepaald dat het Bestuur een bijdrage-verordening vaststelt met daarin de methode en richtlijnen voor de kostenverdeelsleutel. De uitgangspunten zoals vermeld in deze verordening zijn gehanteerd bij het opstellen van de jaarlijkse deelnemersbijdragen. Eventuele aanbevelingen vanuit de evaluatie van de kostenverdeelsleutel zijn in deze verordening nog niet verwerkt.

a.

Uitgangspunt is het gezamenlijk te realiseren maatschappelijk voordeel en de in dat kader benodigde solidariteit.

b.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen een basispakket en een pluspakket.

c.

Het basispakket wordt door alle deelnemers afgenomen, uitgezonderd het onderdeel waardering voor de OZB, dat niet door Hoogheemraadschap wordt afgenomen. Het Hoogheemraadschap deelt via afdrachten aan het ministerie van BZK indirect mee in de kosten voor waarderen.

d.

De kosten voor het basispakket worden verdeeld volgens een verdeelsleutel die zowel voldoet aan de voorwaarden voor btw-vrijstelling voor de dienstverlening van de BghU aan haar deelnemers, als aan de voorwaarden voor het doorschuiven van de inkoop-btw aan gemeenten. Deze laatste voor zover het gaat om diensten die gemeenten afnemen in hun rol als overheid. Een en ander betekent dat de kosten van het basispakket verdeeld worden op basis van een vaste verdeelsleutel en uitdrukkelijk niet op basis van tarieven.

e.

De vaste verdeelsleutel is zowel van toepassing op de bepaling van de deelnemersbijdrage begrotingsbasis als op de verrekening van het rekeningresultaat. Daarbij geldt dat verschillen tussen begroting en rekening in eerste instantie worden verevend met behulp van de algemene reserve. Dit betekent dat een eventueel negatief rekeningresultaat automatisch resulteert in een taakstelling voor de BghU en dat een positief rekeningresultaat de buffer creëert die nodig is om bijvoorbeeld de financiële effecten van afwijkende volumeontwikkelingen te kunnen dempen en/of om de aansluiting van nieuwe toetreders c.q. aanvullende voorzieningen op grond van ontwikkelingen in wet- en regelgeving te kunnen bekostigen.

f.

De kostenverdeelsleutel is gebaseerd op het principe van “de gebruiker betaalt", met inachtneming van de bestuurlijke afspraken die in het kader van de toetreding gemaakt zijn. Dit betekent dat de omvang van de werklast van de deelnemers uitgangspunt is voor het verdelen van de kosten en dat de kosten van de werklast worden geraamd op bedrijfseconomisch algemeen aanvaarde gronden.

g-

De raming van de werklast, de kosten van de werklast en de daaruit af te leiden kostenverdeelsleutel zullen - met in achtneming van de gemaakte bestuurlijke afspraken - in het perspectief van het principe “de gebruiker betaalt” periodiek worden herijkt naar aanleiding van de gerealiseerde werklast zoals deze blijkt uit de meest recente vastgestelde jaarrekening.

h.

Binnen het basispakket wordt onderscheid gemaakt naar de volgende werklastbepalende factoren:

het aantal WOZ-objecten voor de verdeling van de kosten van het WOZ-proces; het aantal aanslagregels voor de verdeling van de kosten van het proces gegevensbeheer en heffen; het aantal vorderingen voor de verdeling van de kosten van het daadwerkelijk innen van de belastingen, waaronder begrepen de handelingskosten m.b.t. kwijtschelding; het aantal inwoners voor de verdeling van de kosten van het klantcontact (afhandelen web­ formulieren, e-mails, telefoontjes, brieven, baliebezoeken, etc.); het aantal bezwaren en beroepen voor de verdeling van de kosten van bezwaar en beroep. i.

Het pluspakket bestaat vooralsnog uit de onderdelen parkeren, leges en BAG. De kosten die met het pluspakket samenhangen worden direct toegerekend aan de betreffende deelnemer, en vallen buiten de kosten die door middel van de kostenverdeelsleutel aan de deelnemers worden toegerekend. Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

Begroting BghU 2023 en Meerjarenperspectief 2024-2026

37

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

Jaarstukken 2021 Wteffcfl»M>d BghU Amaterdam

^rlemmermwr

AmtMnwi Oud—Amrt.)

Hwxan Gootsa Moran

Aal»m««r

UHhoorn

Kaag «n BraatMm

NlMWkOOp

l^lphan aan dan

raauMdJk

Waddinivaan il.

Góuda Zuldpfas

^liHlOuuretada Krbnpenanrunl

: / CutombOfBe'

V|ft

i.'

WMtBMiW»

^Mtnawlwn

Ssiazan^rier.yzfcfkln^

,.

r~iB»u Tial

A

Waal lte(w>aAWtolcwn.ruri?r ‘•)p CcrtnUXor^

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 20:

astriunw

overheklsaccountants b.v.

Inhoudsopgave Voorwoord......................

3

Jaarverslag

4

Programmaverantwoording

4

1.1.1

Kernproces databeheer

4

1.1.2

Kernproces dienstverlening & invordering

9

1.1.3

Ondersteunende processen

14

1.1.4

Financieel overzicht programmaverantwoording

14

1.1

Paragrafen

16

1.2.1 Lokale heffingen.

16

1.2.2 Weerstandsvermogen en risicomanagement

17

1.2.3 Kapitaalgoederen

19

1.2.4 Financiering.

20

1.2.5 Bedrijfsvoering

21

1.2.6 Paragraaf verbonden partijen

28

1.2.7 Grondbeleid

29

1.2

2 Jaarrekening.

30

2.1 Staat van baten en lasten 2021

30

2.2 Balans ultimo 2021

32

2.3 Waarderingsgrondslagen

33

2.4 Toelichting op de balans

34

2.4.1 Toelichting activa

34

2.4.2 Toelichting passiva

36

2.4.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen

38

2.5 Toelichting op de staat van baten en lasten

39

2.5.1 Toelichting op staat van baten en lasten per kostencategorie

39

2.5.2 Detailtoeiichting effecten Covid-19

42

2.5.3 Detailtoeiichting Wet Normering topinkomens

43

2.5.4 Realisatie per taakveld

45

3. Controleverklaring accountant

46 Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 202: .•M’

Belastingsamenwerking

k

gemeenten & hooetteemnedsdup Utrecht

Jaarstukken 2021

astriurW,

overheklsaccountants b.v.

Voorwoord Bij deze bieden wij u de jaarstukken 2021 aan. We kijken terug op een bewogen en intensief jaar waarin ook veel bereikt is. Afgelopen jaar stond in het teken van onze ingezette organisatieontwikkeling, met een behoorlijke ICT-transitie en het gaan bereiken van het oordeel 'goed’ van de Waarderingskamer. Daarnaast heeft een aantal landelijke ontwikkelingen effect op de taakuitvoering van BghU. Namelijk de voorbereiding voor kwijtschelding naar aanleiding van de kinderopvangtoeslagaffaire én de effecten van coronamaatregelen voor burgers en bedrijven. Voor de realisatie van de genoemde speerpunten en voor het implementeren van deze landelijke ontwikkelingen is naast de reguliere taakuitvoering veel projectmatig gewerkt.

Belastingopbrengsten Met diverse fasen van versoepeling en aanscherping van de coronamaatregelen heeft de organisatie en hebben de medewerkers, veelal vanuit huis, de reguliere dienstverlening zo goed als mogelijk uitgevoerd. Er zijn ruim 586,500 belastingaanslagen met ruim 2,5 miljoen aanslagregels opgelegd. Dat zijn zo’n 29.000 aanslagen en 72.000 aanslagregels meer dan in 2020 (16,4% meer). Sinds de coronapandemie worden meer betalingsregelingen afgesproken. Het bedrag aan betalingsregelingen is in 2021 wel lager geweest dan in 2020 maar het openstaande saldo van belastingen en invorderingskosten was eind van het jaar ruim 2 miljoen hoger dan eind 2020 (23,3 vs. 21,3 miljoen). In het algemeen hebben de coronamaatregelen afgelopen jaar beperkt nadelige effecten gehad op de belastingopbrengsten. Het totaal aan afdrachten van belasting is ruim 529 miljoen geweest (518 miljoen in 2020). Dienstverlening Vanwege het thuiswerkadvies en beperkte openstelling van de gemeentehuizen hebben we ten tijde van het combi-kohier en WOZ-beschikking geen hulp op locatie kunnen bieden. We hebben in deze periode verruimde telefonische openstelling geboden, met succes. Wel waren de gesprekken door de pandemie langer en probeerden we zo veel mogelijk maatwerk te bieden aan de telefoon.

In totaal is in 2021 (5000 keer) minder telefonisch contaa opgenomen dan in 2020 (van afgerond 82.100 naar 77.100 keer). Het loket kende een langere tijd een beperkte openstelling maar die is in het najaar, rekening houdend met de geldende coronamaatregelen, verruimd vanwege verzoek om meer dienstverlening. Helaas blijven we een aanhoudend stijgend aantal WOZ-bezwaren ontvangen van NCNP-bureaus, dat gepaard gaat met een hoge proceskostenvergoeding en uitvoeringskosten. Ook het aantal (hoger) beroepen is gestegen. We blijven inwoners attenderen op de mogelijkheid om bij vragen eerst contact op te nemen met BghU.

Financiën 2021 Onze activiteiten zijn gericht op goede, betrouwbare dienstverlening en efficiënt objectenbeheer. De voortgang van de implementatiekosten van de ICT-transitie en de ontwikkelingen rondom de Waarderingskamer zijn expliciet onderdeel gemaakt van de bestuursrapportages. Er is geen aanleiding geweest een begrotingswijziging voor de exploitatielasten voor te stellen en we blijven er alles aan doen om binnen de begroting, zo niet lager, uit te komen. Al met al sluiten we het jaar 2021 af met een positief rekenresultaat voor bestemming van € 438.135. De belangrijkste oorzaak hiervan is een onderbenutting van het projectenbudget en een voordeel op de loonsom door moeilijk vervulbare vacatures. Samenwerking We zijn dankbaar voor de enorme inzet van onze medewerkers, leveranciers en deelnemers voor onze succesvolle samenwerking!

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 202:

astriurf^

overheidsaecountants b.v.

Belastingsamenwerking jemeerten 4 hoogheemraadschtp Ubedit

k

Jaarstukken 2021

3

Jaarverslag In het jaarverslag licht BghU haar prestaties over het afgelopen jaar toe. Dat gaat aan de hand van de BBVsystematiek. Dat betekent dat de toelichting op de resultaten de indeling van de begroting 2021 volgt. Die begroting maakte een onderscheid in 3 kernprocessen, te weten databeheer, dienstverlening en vorderen op maat. De kernprocessen dienstverlening en vorderen op maat zijn in deze jaarrekening samengevoegd tot het kernproces dienstverlening en invordering. Daarnaast is het programma ondersteunende processen onderdeel van de begroting. Een totaaloverzicht van de baten en de lasten van de programma’s is opgenomen in paragraaf 1.1.4.

1.1

Program maverantwoording

De programmaverantwoording bestaat uit de 2 kernprocessen en de ondersteunende processen Aan de hand van de drieslag: wat wilden we bereiken in 2021, wat deden we daarvoor en wat waren daarvan de kosten, lichten we in dit deel van het jaarverslag onze resultaten over 2021 toe.

1,1.1 Kernproces databeheer Het procesonderdeel databeheer heeft betrekking op het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) voor de deelnemende gemeenten en (indirect) voor hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Dit procesonderdeel bevat zowel de activiteiten van het verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van de basisgegevens voor de uitvoering van de wet WOZ als het bepalen van de WOZwaarden. De begroting bevatte zowel doelstellingen als kwaliteitsnormen voor de dienstverlening.

Wat wilden we bereiken? Doelstellingen 2021 2021

2020

2019

95%

95%

95%

Indicator: BRK-mutaties zijn binnen 4 dagen verwerkt.

99%

99%

95%

Doelsteïiing: Alle WÖZ-objecten kennen de actuele gebruikers, inclusief huurinfo nietwoningen en ingeschrevenen woningen.

95% kent een actuele gebruikers

95% kent actuele gebruikers

100%

100%

N.b

100%

100%

100%

95%

85%

100%

95%

952£___________ 90%__________ Behorende bi onze verklar ng d.d.

Doelstelling: Alle WOZ-objecten zijn in het Centricsysteem (K2B) met een juiste status en juiste gegevens actueel beschikbaar.

Beheer objecten (BAG, BRK)

Indicator: BAG en BRK-mutaties zijn binnen 5 dagen verwerkt.

Doelstelling: Alle WOZ-objecten kennen een eigenaar conform het Kadaster waarbij combi- aanslagen een uitgangspunt is.

Beheer Eigenaren (BRK)

Beheer Gebruikers (NHR, BRP)

Indicator: BRP-mutaties zijn binnen 2 dagen verwerkt. Indicator: NHR-mutaties zijn binnen 4 dagen verwerkt. Indicator: Retourpost is binnen 5 dagen verwerkt. Beheer Gebruik / Verbruik

5^ k

Doelstelling: beheer WOZ-waarde. Indicator: alle (bestaande en in aanbouw

30 ^RT 2022/ Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utradt

Jaarstukken 2021

astriuriWv

overheidsaccountants b.v.

zijnde) WOZ-objecten zijn op 1 oktober gewaardeerd

Doelstelling: Beheer Waterverbruik Indicator: Voor ieder WOZ-object zijn op 1 oktober de m3's dan wel het aantal VE geregistreerd.

Beheer Gebruik/ Verbruik

Beheer overige maatstaven De ontbrekende maatstaven opvragen zodanig dat het bestand aaueel is/blijft en er binnen 1 maand na ontstaan belastingfeit de aanslagen opgelegd kunnen worden.

95%

90%

90%

95%

89%

86%

Beheer objecten In het afgelopen jaar zijn in diverse processen verbeteringen gerealiseerd. Dit is niet altijd terug te zien In een gestegen percentage, maar wel in de kwaliteit van de dataverwerking die door middel van de koppelingen wordt aangeleverd. De data wordt meer dan in het verleden vooraf beter geanalyseerd, gecontroleerd en daarna pas verwerkt. Hierdoor is er dit jaar ook geen stijging zichtbaar in de percentages van de afhandeling. Dit kost in deze fase nog meer tijd dan beoogd, maar de verwachting is dat dit op langere termijn leidt tot vermindering van herstelwerkzaamheden en ook tot minder bezwaren. Een van de genomen maatregelen is het aanstellen van een buitendienstmedewerker die gegevens in het veld onderzoekt en feiten vaststelt. Deze verfijning verhoogt niet alleen de kwaliteit van het werk maar ook het draagvlak bij de belastingplichtige. Deze kan direct vragen stellen en hoeft diens vraag niet meer via andere kanalen te stellen of in het ergste geval een bezwaarschrift in te dienen.

Beheer eigenaren De doelstelling om alle BAG- en BRK-mutaties binnen 5 dagen te verwerken, is in de praktijk niet realiseerbaar. Een deel van de mutaties zal nader onderzocht worden. Vaak leiden bepaalde mutaties tot vragen over kwaliteit en volledigheid. Dit jaar is er daarom voor gekozen om kwaliteit boven het verhogen van de snelheid te prefereren. Dit leidt overigens niet tot problemen in de planning van de aanslagoplegging.

Beheer gebruikers Dit onderdeel bestaat uit drie gegevensstromen. Met de Kamer van Koophandel hebben het afgelopen jaar meerdere gesprekken plaatsgevonden over de kwaliteit van de aangeleverde gegevens en de wijze waarop deze gegevens door BghU geïnterpreteerd dienen te worden. Dit leidde er toe dat aan beide kanten meer inzicht is gekomen in eikaars werkwijze en belang. Daardoor kunnen de aangeleverde mutaties beter verwerkt worden en kunnen terugmeldingen vanuit BghU sneller en efficiënter bij de KvK verwerkt worden.

Ten aanzien van de BRP kan in 2021 geconstateerd worden dat door diverse (nood)maatregelen de grens van 500.000 opvragingen nipt is voorkomen. Deze grens is belangrijk omdat BghU daardoor in een andere afrekenstaffel terecht komt. Deze afrekenstaffel leidt tot hogere kosten. Voor dit jaar met alle werkzaamheden, de implementatie van een nieuw belastingsysteem en de risico's om opvragingen uit te stellen zal dit in 2022 niet meer mogelijk zijn. Dit effect verwerken we in de 2e bestuursrapportage. De derde gegevensstroom bestaat uit retour gekomen post. Dit is een direct gevolg van de verwerking van beide voorgaande stromen. Enerzijds zal deze stroom in de komende jaren afnemen door de procesaanpassingen en afspraken, anderzijds blijven we hierin afhankelijk van de tijdigheid dat een inwoner zich inschrijft of laat verhuizen bij een gemeente en een ondernemer die tijdP~2ggf:;g,i^/^I^Ylgffcg^p^|ij de KvK. Hierbij zijn we dus erg afhankelijk van de BRP, HR, inwoner en onder lemer.

3 0 MRT 20: Belastingsamenwerking gemeenten & hooghecmrBadschap Utrecht

k

Jaarstukken 2021

astriui

overtieidsaccountants b.v.

—

Beheer gebruik Zoals ieder jaar streven we naar een zo goed mogelijke en sluitende registratie van alle m3’s of vervuilingseenheden op 1 oktober van het desbetreffende jaar. Praktisch is dit niet voor 100% realiseerbaar omdat Vitens per maand gedurende het hele jaar een afrekening verstuurt voor een bepaald gebied. Hierdoor kunnen in bepaalde gebieden pas het volgende kalenderjaar aanslagen opgelegd worden. Ook kan bij een bepaalde categorie objecten het waterverbruik nog wijzigen door de grootte van het bedrijf of het aantal inwoners. Kwaliteitsnormen 2021

Waardebepaling (WOZ)

Bestandsbeheer

Aanslagoplegging

Het van de Waarderingskamer tijdig mogen beschikken_________ Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn______ Aanslagen dienen juist, volledig en tijdig te worden opgesteld

Doelstelling Goed

I 2020 Voldoende

Voldoende

Goedkeurende accountantsverklaring

Gerealiseerd

Gerealiseerd

95% gemeentelijke deelnemers in februari, overige 5% binnen 1 maand na ontstaan belastbaar feit

Gerealiseerd

Gerealiseerd

De doelstelling om voor 1 oktober alle WOZ-objecten gewaardeerd te hebben, is niet haalbaar gebleken. De eis dat op 1 december minstens 90% van alle WOZ-objecten gefiatteerd moeten zijn, realiseert BghU wel ieder jaar. De Waarderingskamer heeft dit als eis opgenomen om de eindcontroles uit te kunnen voeren. Daarnaast moeten onze deelnemers op basis van de gefiatteerde waarden de tarieven gaan vaststellen. De procesteams streven er in ieder geval naar om meer dan 95% van de WOZ-waarden gefiatteerd te hebben voor het opleggen van het grote kohier in februari. Een van de uitgangspunten in het proces is dat op het gecombineerde aanslagbiljet alle voor dat subject relevante aanslagen en WOZ-beschikking staan. Dit is een uitgangspunt waarmee het voor de belastingplichtige mogelijk is een overzicht te vormen van alle lokale heffingen waar voor hij of zij wordt aangeslagen. Ook is efficiënter voor de rest van het proces en effectiever omdat een aantal opvolgende processen zoals betalen, het aanvragen van kwijtschelding of het maken van bezwaar ineens in behandeling kunnen worden genomen. Maar het heeft ook een nadeel als het gaat om tijdig opleggen van de aanslag. Indien om wat voor reden een van de aanslagregels nog niet opgelegd kan worden, wordt op dit moment het gehele biljet niet verzonden.

Deze redenen kunnen heel divers zijn en zijn vanuit het standpunt van de belastingplichtige niet altijd in het voordeel. Zo kunnen betaaltermijnen minder worden of blijft er nog een tijdje onzekerheid over de WOZ-waarde van een object. Dit kan leiden tot extra telefoonverkeer omdat belastingplichtigen vragen hebben over de WOZ-waarde of de aanslag op zich. Ook vanuit BghU kan deze werkwijze leiden tot vragen omdat daardoor niet altijd het percentage op te leggen aanslagen of landelijke eisen over het percentage verzonden beschikkingen gehaald kan worden. Naast externe factoren heeft BghU hier ook zelf een grote mate van invloed op. Deze zijn ook deels meegenomen in het ontwikkelplan van de Waarderingskamer. Een van de onderdelen van het plan betreft het tijdig en goed beschikken. Om dit te bereiken wordt meer tijd en energie gestoken in de voorbereidende werkzaamheden. Zijn bouwvergunningen tijdig verwerkt, zijn alle mutaties vanuit de basisregistraties binnen een maand na binnenkomst >zerwerkt, zijn _______ alle WOZ__________ en heffingsbezwaren voor 1 januari van het volgende verwerkt? Het ontwikkelplan g^fft’QJW^RirtdWSftèfflrlÖWlingd.d. de risico's van aanslagen en beschikkingen tijdig te verzenden in kaart te brenge i, het proces aan te passen en medewerkers mee te nemen in de verbeteringen van de processen. 3 0 MRT 2022\

30MRT 20^

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

Jaarstukken 2021

astriui

ove^heids^ountanS’^v.

Dat dit leidt tot een betere kwalificering bij de Waarderingskamer is een mooi succes, maar wat nog veel belangrijker is, is dat dit project leidt tot een betere aanslag die tijdig wordt verzonden en een beschikking die voorzien is van een juiste waarde. Wat deden we daarvoor bij het Databeheer? Het afgelopen jaar is een groot gedeelte van de processen opnieuw in kaart gebracht. Er is gekeken of er nog verbeteringen doorgevoerd konden worden, of er processen verder geautomatiseerd konden worden of dat er betere interne afspraken gemaakt konden worden. Zo zijn de binnenkomende gegevens van Vitens via de Waterbank niet alleen gebruikt om het waterverbruik in kaart te brengen maar ook te koppelen aan de objecten die op dat moment leeg stonden. Hierdoor is een belangrijk deel van de ten onrechte op leegstand staande objecten weer voorzien van een gebruiker. Ook is het proces van het verwerken van bouwvergunningen onder de loep genomen, waardoor deze sneller en kwalitatief nog beter verwerkt kunnen worden. Ook is de interne communicatie tussen procesteams beter georganiseerd en zijn afhandelingstermijnen afgesproken die getoetst kunnen worden.

Extern is er contact gelegd met een aantal woningbouwverenigingen om gegevens over kenmerken uit te wisselen. Dit leidde er toe dat duizenden woningen nu zowel bij de woningbouwvereniging, als bij de BAG en in de WOZ een gelijke oppervlakte en bouwjaar hebben. Ook zijn de eerste contacten gelegd om voor deze woningen verborgen leegstand in beeld te brengen. Tevens zijn we op reguliere basis in gesprek met de BAG-afdelingen van de gemeenten in het kader van de voorbereiding op de Samengestelde Objecten Registratie (SOR).

Ook is een relatie gelegd tussen de verbeterpunten uit het ontwikkeiplan van de Waarderingskamer en de aanbestedingen van software die het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden. In alle gevallen is geborgd waar eisen of wensen vast moeten liggen en tot uiting komen in de nieuwe software om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving, efficiency van het proces maar ook aan kwaliteit en tijdigheid. Tenslotte heeft een groot gedeelte van de medewerkers een opleiding WOZ-basismodule gevolgd. Hierdoor zijn onze medewerkers weer op de hoogte van laatste wet- en regelgeving en in staat verder in het proces te kunnen denken. Kortom, er zijn veel stappen gezet en de nieuwe softwareleveranciers gaan ons helpen om kennis en software door te ontwikkelen, maar we hebben ook nog intern een weg te gaan om zaken beter in beeld te brengen.

Wat deden we daarvoor bij het procesteam Waarderen? Vanaf medio 2021 nam het procesteam Waarderen deel aan een intensief aanbestedingstraject van een nieuwe waarderingsapplicatie. Dit traject is eind november 2021 succesvol afgerond. Vanaf mei 2022 verwachten wij met de nieuwe waarderingsapplicatie van 4Value een efficiencyslag te kunnen gaan maken. Het is een gebruiksvriendelijke applicatie met een groot aantal efficiënte toepassingen. Daarbij houdt BghU rekening met toekomstige ontwikkelingen, zoals toepassing van Al. Dit kan BghU inzetten naast de reguliere waardebepaling. Helaas bleek het door de coronamaatregelen niet mogelijk om in februari en maart op locatie informatiesessies over de WOZ-beschikkingen te organiseren. Om dit te ondervangen, hebben we sterker ingezet op de telefonische bereikbaarheid van onze taxateurs en inwoners te woord te staan. Medio 2021 is de taxatie-app opgeleverd. Daarmee kunnen onze medewerkers fysieke controles uitvoeren op de objectkenmerken. Alle gegevens staan op een beveiligde iPad om daarmee correcties eenvoudig door te voeren. Door de coronamaatregelen en het thuiswerkadvies, hebben we de potentie van dit instrument nog niet kunnen benutten. BghU streeft er naar dit in te zetten, zodra de coronamaatregelen dit mogelijk maken. Uiteindelijk zijn correcte kenmerken de basis voor een goede beschikking en aanslag.

Deze onderdelen staan ook in het ontwikkeiplan van de Waarderingskamer. Zowel de primaire als de secundaire kenmerken zijn een voortdurend controle onderdeel.

Behorende bij onze veridaring d.d. Het afbakenen van de energiestations is nog niet gereed. Het correct koppele i van alle relevante gegevens (kadastrale percelen, BAG ID's, adressen) bleek in de praktijk een intensieve c pgave. Dc^QdJJlf^qhrtrtMitëit geniet het de voorkeur dat eigen medewerkers dit uitvoeren, maar de capacit ut is beperkt. /

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogfwonrMÓschap Utrecht

k

astriur® Jaarstukken 2021

wefheWsaccotinlants bV.

ï

De belangrijkste uitdaging Is dat alle onderdelen gespecificeerd zijn. Een niet correcte specificatie kan leiden tot onjuiste afbakening en dit brengt financiële risico's met zich mee. Alle objecten zijn nu wel correct opgevoerd maar moeten inhoudelijk nog van de juiste gegevens worden voorzien. Ten aanzien van drie deelnemers kan BghU de objecten voor 2021 en 2022 gaan waarderen. 1 3 Taxateurs staan ingeschreven in het NRVT-register. Zoals elk jaar volgen deze taxateurs de verplichte permanente educatie. Twee taxateurs volgen een opleiding voor SVM-taxateur. In november heeft een ervaren taxateur onze organisatie verlaten en het blijkt (landelijk) dat het op dit moment erg lastig is om dit type specialistische vacatures in te kunnen vullen.

Aantallen objecten in bezwaar Belanghebbende zelf

woning

Gebied

nietwonino

Gemachtigde

woning

UTRECHT ZUID

1942

642

UTRECHT WEST

570

192

UTRECHT OOST

392

136

UTRECHT NOORD

2589

316

UTRECHT LEIDSCHE RIJN

852

589

UTRECHT CENTRUM

995

Totaal Utrecht

7340

ZEIST

HOUTEN

676 376 628 327 112 429

DE BILT

504

BUNNIK

207

Eindtotaal

10599

UHR

STICHTSE VECHT

'NÏEÜWECËiN

'l.öPlk

nietwoning

Totaal

607 86 61 116 88 11 51

11412 1211 813 1436

624

966 23 111 310 48 10 40 37 28 1573

2499 426 265 382 307 97 381 408 198 4963

29

Ï2 1061

770

901 978 445 18196

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 202:

astriurfiM

overheidsaccountants b.v.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

Jaarstukken 2021

8

I

2020

2021

objecten

ambtshalve objecten

bezwaren

objecten

Belanghebbende zelf_____ NCNP

3.682

4.433

Tïtt

5.469

6.642

ambtshalve objecten 4.876

4.989

5.974

3

3.173

4.711

2

Adviesbureau's

11

42

37

188

Overig

41

61

81

114

totaal woningen

8.723

10.510

1.280

8.760

11.655

4.878

Belanghebbende zelf NCNP

316

442

77

425

849

74

453

910

11

288

641

19

Adviesbureau's

I34

295

T

305

18

Overig

'3Ö'

bezwaren

Niet-woningen

totaal nietwoningen

Totaal

9.656

"iö"

57

1.709

90

925

1.852

111

12.219

1.370

9.685

13.507

4.989

62

In 2021 is er een duidelijke verschuiving zichtbaar. Het aantal bezwaarschriften ingediend door NCNPbedrijven steeg sterk. Dit vereist in de dagelijkse praktijk een grotere inzet aan de administratieve voorkant van het proces. BghU moet bij NCNP-bezwaren meer controleren op machtigingen en uittreksels van de Kamer van Koophandel. Daarnaast is meer inzet nodig voor bijvoorbeeld hoorzittingen. Elke gemiste formaliteit is een risico voor een proceskostenvergoeding. Ook voor 2022 wordt een toename door bezwaren van NCNP-bedrijven verwacht. Voor 2021 is de kostenpost voor alleen de proceskóstenvergoeding opgelopen tot ruim 1,1 miljoen.

Het afgelopen jaar zijn twee onderzoeksrapporten opgesteld naar de werkwijze van de NCNP-bedrijven. Wetgeving zal de komende jaren uitblijven. We hopen door op locatie bij onze deelnemers aanwezig te zijn, actief de burgers en ondernemers te kunnen spreken en uitleg te geven over de totstandkoming van de waarden en waar nodig een bezwaar direct op te kunnen pakken. BghU streeft naar een steeds verdere verbetering van de primaire en secundaire objectkenmerken, we hopen te starten met voormeldingen vanaf 2023 en blijven zoeken naar manieren om de instroom van bezwaren van NCNP-bedrijven verder in te perken.

1.1.2 Kernproces dienstverlening & invordering Het procesonderdeel dienstverlening en invordering draagt zorg voor een juiste, tijdige en volledige afhandeling van de klantvragen/klantreacties. Dit gaat bijvoorbeeld over de vragen die telefonisch gesteld worden, via de website of schriftelijk per post. Daarnaast draagt dit procesteam zorg voor het tijdig innen van de openstaande saldi en worden bezwaren afgehandeld. In de begroting 2021 was vorderen op maat nog als zelfstandig procesonderdeel opgenomen. Vanwege het kop-staartproces van onze dienstverlening, waar de laatste fase van de invordering integraal bij hoort, is deze in de verantwoording (net als in eerdere bestuursrapportages) als onderdeel van het kernproces dienstverlening en invordering weergegeven.

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 202:

astriurHix overheidsaccountants b.v.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemrudschep Utrecht

L

Jaarstukken 2021

9

Wat wilden we bereiken? Doelstellingen 2021

Kwaliteit dienstverlening

Verdere ontwikkeling medewerkers dienstverlening door middel van communicatiecursussen (benaderen klanten, opstellen schriftelijke communicatie, etc.).

Om een beter beeld te krijgen van de talenten van de medewerkers, introduceerde BghU de methode van de Strenghtfinder (Gallup). Naast de individuele talenten zien we ook de verdeling van talenten binnen een team en kunnen we de medewerkers inzetten op de werkzaamheden die het beste bij hen passen. Daarmee komen we tot een evenwichtige taakverdeling binnen het team en vergroten we de kwaliteit in de uitvoering. De nieuw ingestroomde medewerkers bij Directe Klantvraag zullen in 2022 aan een basisopleiding Belastingen beginnen. De intern naar Verzoek tot Betalen doorgestroomde medewerkers + de nieuwe deurwaarder zullen aan een vakopleiding gaan deelnemen. Uiteraard is de dóórontwikkeling een voortdurend proces.

Kwaliteit dienstverlening

Het vormgegeven van een klanttevredenheidsonderzoek.

Versterken zelfredzaamheid belastingplichtige

Het aanscherpen van onze schriftelijke communicatie met als doelstelling dat de schriftelijke communicatie voor iedere belastingplichtige eenduidig geïnterpreteerd kan worden en daarmee duidelijk is.

Kwaliteit dienstverlening

Verbeteren van onze kwaliteitscontroles.

Het klanttevredenheidsonderzoek vond door corona en het daarmee gepaard gaande thuiswerken niet plaats. Bedoeling was om het panel op kantoor uit te nodigen en dat was niet mogelijk gegeven de omstandigheden. Wat we in 2021 hebben gedaan om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, leest u onder het kopje 'wat deden we daarvoor’.__________ Voortdurend proces, onder het kopje 'wat deden we daarvoor' vindt u een verdere toelichting. We hebben de afgelopen periode met de huidige leverancier de mogelijkheden onderzocht om de kanaalsturing te verruimen. Is door de aanbesteding ‘on hold” gekomen maar we hebben wel duidelijke eisen en wensen meegenomen bij de aanbesteding voor het nieuwe belastingpakket. Doorlopend programma tot en met tenminste 2022 dat qua doelstelling op schema ligt.

Interne samenwerking

Leren van onze “fouten" door veelvuldige communicatie in en tussen de procesteams.

Op het gebied van de interne samenwerking zijn stappen gezet door input vanuit de mensen en bedrijven in te zetten voor verbetering. Onderlinge uitwisseling met Databeheer gaat een structureel karakter krijgen.

Door eerder en gerichte stappen te zetten in het invorderingsproces is het streven om het aantal vorderingen te incasseren via de deurwaarder te verlagen.

Doorlopend proces, in de toelichting onder 'wat deden we daarvoor’ vindt u een meer onze verklaring d.d. gedetailleerd'

______ ___ __ ____ Dwanginvordering

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

k

huidige

Jaarstukken 2021

30MRT 2022 p astriuifb^^

overheklsaccountgn»? b.v.

Kwaliteitsnormen 2021

Telefonische dienstverlening

i 2021

Communicatie (telefonisch)

Op een vriendelijke en professionele wijze de klant te woord staan

Binnen 60 seconden de telefoon opnemen

52%

! 2020 58%

I 2019

Maximaal lx 99% 99% 99% ______________________________________ doorverbinden________ Terugbelafspraak 98% 98% 98% _______________________________________binnen twee werkdagen Ten opzichte van het jaar 2020 is er minder vaak contact opgenomen met BghU. Het verschil heeft met de pandemie te maken. Het jaar 2020 kenmerkte zich door onrust rondom de lockdown, waarin BghU aanpassingen heeft gemaakt in de aanslagoplegging en invordering. Dit resulteerde in sterkere fluctuaties in het aanbod van telefoontjes. Daar waar voor de pandemie jaarlijks een afname van het aanbod waar te nemen was, steeg het aantal telefoontjes in 2020. In 2021 namen burgers en bedrijven zo'n 5.000 keer minder telefonisch contact met ons op, in vergelijking met 2020; van een aanbod van 82.122 telefoontjes in 2020 daalde naar 77.149 telefoontjes in 2021. Het aantal onbeantwoorde telefoontjes daalde eveneens, maar minder sterk; van 7.118 onbeantwoorde telefoontjes in 2020 naar 5.940 onbeantwoorde telefoontjes in 2021. Echter, door de pandemie werden de gesprekken langer en was de toon van klanten aan de telefoon vaak negatiever.

Door bezettingsproblemen en langer durende telefoontjes steeg de gemiddelde wachttijd met 26 seconden naar gemiddeld 122 seconden. In 2021 zijn er drie nieuwe medewerkers aangetrokken, die breder ingezet worden: naast telefonisch contact werken ze mee aan de afhandeling van bezwaarschriften en kwijtscheldingsverzoeken om telefonisch herhaalverkeer te voorkomen. Met als doel meer maatwerk aan de telefoon.

Bezwaarafhandeling Doelstelling

Verzoek, bezwaar en beroepschriften

Afwikkelen binnen wettelijke gestelde termijnen

2021

65%

2020

1 2019 88%

26% WOZ-bezwaren 12% 36% _______________________________________ woningen < 12 Weken WOZ-bezwaren niet50% 12% 39% woningen < 24 weken Parkeerbezwaren < 6 31% 22% 89% _______________________________________weken_____________ Het aantal bezwaarschriften op de bezwaaronderdelen Eigendom en Exoten is net als voorgaande jaren in aantallen gedaald. Ten opzichte van 2020 is het aantal bezwaarschriften op de onderdelen Niet-Woning en Woning licht gestegen. Geen aantallen die zorgen baren. Deze lichte stijging is te verklaren doordat er vanuit Databeheer meer nadruk is komen te liggen op het verbeteren en volledig maken van de bestanden, waardoor er meer aanslagen zijn opgelegd. Door middel van het bezwaarschrift zijn onjuistheden In de opgelegde aanslagen opgelost. Het bezwaaronderdeel dat een zorgelijke ontwikkeling kent, is het onderdeel bezwaren tegen de naheffingsaanslag Parkeerbelasting. Dit aantal stijgt al enkele jaren, vanwege de uitgebreide inzet van de zogeheten scanauto's. Ten opzichte van 2020 is het aantal binnengekomen bezwaren met 5.000 bezwaarschriften gestegen; van 13.626 naar 18.673 bezwaarschriften. De veni^a(#ftl»tpilisl«Jïttdti«eaaiiÖTigdxL bezwaarschriften op dit onderdeel nog verder zal stijgen, temeer de afdeling Vergunning, Toezicht en 12022" Handhaving van de gemeente Utrecht voor 2022 een stijging van 10% van het aantg naheffingen verwacht.