2. RHCVV Jaarverslag jaarrekening 2024 college.pdf

32

In het najaar van 2024 zijn de voorbereidingen voor de scanstraat gestart. Dit omvatte onder andere het in kaart brengen van technische en operationele vereisten, het opstellen van een implementatieplan en het treffen van organisatorische voorbereidingen. De implementatie van de scanstraat start in het eerste kwartaal van 2025, zodat de dienst efficiënt en gebruiksvriendelijk kan worden ingevoerd.

Publiekstevredenheid en Kwaliteitsmonitoring Het RHCVV bedient een groot en steeds diverser publiek. Maar hoe tevreden zijn deze bezoekers? In het najaar van 2024 werd de tevredenheid over onze dienstverlening gemeten via een vragenlijst van de landelijke branchevereniging KVAN. Bezoekers beoordeelden verschillende aspecten van de dienstverlening, waaronder de website, het bezoek aan de studiezaal, de service ‘scannen op verzoek’ en informatieverzoeken. De resultaten van deze kwaliteitsmonitor zijn inmiddels bekend. Het RHCVV scoorde een gemiddeld tevredenheidscijfer van 7,3. Een opvallend hoog cijfer werd gegeven aan de medewerkers, die op deskundigheid, vriendelijkheid en dienstverlening gemiddeld een 9,2. De persoonlijke aandacht en ondersteuning die bezoekers in de studiezaal ontvangen, wordt zeer gewaardeerd. De kwaliteitsmonitor bracht ook verbeterpunten aan het licht. Bezoekers gaven aan dat:

•

Het maken van een afspraak beter vindbaar moet zijn op de website. Er is inmiddels al een afspraakmodule ontwikkeld, die binnenkort online beschikbaar zal zijn, waardoor het maken van afspraken eenvoudiger wordt.

•

De gebruiksvriendelijkheid van met name de zoekmodule in website verbeterd kan worden; respondenten beoordeelden deze met een 6,8 en vonden de navigatie soms ingewikkeld.

•

Scanning on demand nog ontbreekt. De voorbereidingen zijn in volle gang en de lancering van deze service wordt in het eerste kwartaal van 2025 verwacht. Wel is dit voorlopig alleen voor ambtenaren, omdat dit naast apparatuur ook een investering in menskracht vraagt.

•

Meer ondersteuning via de website gewenst is. Zoeken in een inventaris is niet altijd eenvoudig. In 2025 zetten we in op meer zoekhulpen via de website.

Deze aandachtspunten bieden waardevolle input voor de verdere ontwikkeling van onze dienstverlening. Het RHCVV zal in 2025 onderzoeken hoe deze verbeteringen kunnen worden doorgevoerd, zodat de toegankelijkheid en gebruikservaring verder worden geoptimaliseerd.

33

Cursussen en workshops Zoeken in archieven en het vinden van de juiste informatie is niet voor iedereen eenvoudig. Cursussen en educatieve programma’s helpen om mensen kennis te laten maken met archieven en om er goed in te kunnen zoeken. Daarom ontwikkelt het RHCVV in de periode 2020-2024 educatieve programma’s op verschillende niveaus voor basisschoolleerlingen, scholieren van het voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Deze cursussen en workshops zijn gericht op het doen van onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering. Om een breed publiek aan te trekken werd er bij de meeste cursussen voor gekozen om zowel op donderdagavond als op vrijdagmiddag een cursusgroep aan te bieden.

In 2024 organiseerde het RHCVV wegens grote belangstelling viermaal een cursus stamboomonderzoek, twee cursussen oud schrift (paleografie) voor beginners, een workshop oud schrift en een workshop Zoeken in het Archief. Deze laatste workshop werd in 2024 nieuw ontwikkeld en is bedoeld om deelnemers kennis te geven over de mogelijkheden om te zoeken in de archieven en collecties van het RHCVV. Alle cursussen en workshops waren volgeboekt en ook in 2025 staan deze cursussen en workshops op het programma.

34

35

Versterken Naamsbekendheid De afgelopen jaren hebben we gezien dat steeds meer inwoners van het werkgebied en andere potentiële bezoekers het RHCVV weten te vinden. Desondanks is er nog een groep die niet bekend is met de mogelijkheden die wij bieden om overheidsarchief in te zien of meer te leren over het regionale verleden. Als RHCVV zetten we ons dan ook actief in om onze naamsbekendheid verder te vergroten. Naast het organiseren van toegankelijke en interactieve activiteiten, leggen we de focus op samenwerkingen met diverse partijen, gebruiken we onze eigen communicatiekanalen om een breed publiek aan te spreken en zetten we advertenties in. In 2023 lag de nadruk op het uitbreiden van onze doelgroep. In 2024 hebben we deze basis verder versterkt door gerichte aandacht te besteden aan de tentoonstelling ‘De stem van het volk’. Deze tentoonstelling stond centraal in een groot deel van onze communicatie-inspanningen, waarbij we vooral hebben gefocust op de interactieve elementen die gezinnen uit ons werkgebied konden aanspreken. Het educatieprogramma, dat gekoppeld was aan de tentoonstelling, hebben we benut om zowel scholen als leerlingen en hun ouders te bereiken. Vanwege de tijdelijke invulling van de functie van communicatiemedewerker, vanwege langdurige ziekte, zijn keuzes gemaakt om de continuïteit van onze communicatie naar buiten toe te waarborgen.

Dit betekende dat we niet alle geplande communicatieve acties konden uitvoeren, zoals het verder gericht aantrekken van nieuwe doelgroepen. Dit is doorgeschoven naar 2025. Hieronder volgt een overzicht van een aantal van de belangrijkste communicatieve activiteiten die in 2024 hebben plaatsgevonden.

Nieuwsbrieven In 2024 hebben we zes nieuwsbrieven en drie nieuwsflitsen verzonden. De nieuwsbrief biedt zowel specifieke als meer algemene informatie over de activiteiten en projecten van het RHCVV, waaronder restauratievideo’s, boekpresentaties, en cursussen op het gebied van paleografie en genealogie. Vaste rubrieken 'Uit de collectie' en 'Vrijwilliger in de spotlight', werden ook in 2024 voortgezet en gaven onze lezers een kijkje achter de schermen. Een bijzonder positieve ontwikkeling in 2024 was de groei van ons aantal nieuwsbriefabonnees, dat met maar liefst 16,4 % is gestegen. (Zie de vorige pagina voor een greep uit de nieuwsbrieven.)

Abonnees nieuwsbrief 689

700 680 660 640 620 600

592

580 560 540

Nieuwsbrief jan-24

jan-25

36

Social Media: Interactieve benadering en contentdifferentiatie Het RHCVV heeft in 2024 actief gecommuniceerd via verschillende online kanalen, waaronder Facebook, Instagram, X, Bluesky, LinkedIn en YouTube. In 2024 hebben we onze strategie voortgezet om nieuwe doelgroepen te bereiken en bestaande doelgroepen te versterken door het inzetten van verschillende soorten content per kanaal en doelgroep. Deze aanpak heeft geresulteerd in een positieve groei van onze social media-statistieken. Op LinkedIn deelden we gerichte vakinhoudelijke informatie, zoals een interview met directeur-archivaris Roosmarijn Ubink, afgenomen door de gemeente Stichtse Vecht. Dit interview belichtte de rol van het RHCVV in het bewaren en toegankelijk maken van historische documenten, de uitdagingen die we tegenkomen, en de behaalde successen. Tevens werden de plannen voor de toekomst besproken, waaronder de uitbreiding van het depot in 2025 en de verdere versterking van de samenwerking met de drie gemeenten. Deze inhoud bleek bijzonder effectief, wat resulteerde in een stijging van 43% in het aantal volgers op LinkedIn. Op Instagram richtten we ons meer op jongere doelgroepen door interactieve communicatiemiddelen in te zetten, zoals stories, polls en quizzen. Deze aanpak leidde tot een groei van 12% in het aantal volgers. Daarnaast gebruikten we Facebook om specifieke bewonersgroepen te bereiken.

Door foto's en berichten over activiteiten te delen in lokale bewonersgroepen, behaalden we een groei van 9% op dit platform. Verschuiving van X naar Bluesky: In 2024 waren er ontwikkelingen op het sociale platform X, waar meerdere bekende personen en organisaties hun accounts verlieten, deels vanwege kritiek op de polariserende en negatieve content die vaak werd gedeeld. Ook zagen we weinig interactie en engagement van onze doelgroepen op dit platform, wat resulteerde in een verlies van 4% in volgers. Dit maakte X ons minst effectieve kanaal. Gelet op deze ontwikkelingen heeft het RHCVV in november 2024 besloten een account op Bluesky aan te maken. We zullen in 2025 verder onderzoeken hoe we dit nieuwe platform effectief kunnen inzetten om onze doelgroepen te bereiken en de interactie te bevorderen.

Aantal volgers op sociale media kanalen 800

605

600

298 335

400 200 0

694 669

659

0

432 302

50

Bluesky

0 Facebook

Instagram jan-24

LinkedIn

X

27

Youtube

jan-25

37

Free publicity In 2024 heeft het RHCVV veel aandacht gekregen in diverse regionale media. Een greep uit de pers: Zo werd de tentoonstelling De Stem van het Volk in januari besproken in De Vierklank en LoenensNieuws. In De Vierklank sprak burgemeester Sjoerd Potters over de waarde van de tentoonstelling voor het gesprek over democratie en de bescherming van rechten en plichten. VARNWS benadrukte het bereik van de tentoonstelling, door de toegankelijkheid voor zowel jong als oud te noemen, en noemde ook de kinderworkshop ‘karikatuur en spotprent tekenen’ als een belangrijk interactief onderdeel. In februari werd Wouter van Dijk, senior collectiebeheerder, geïnterviewd voor het platform UtrechtAltijd, waarin hij sprak over zijn werk en de lokale geschiedenis, specifiek over het Rampjaar 1672. Ook in maart was er aandacht voor De Stem van het Volk in verschillende media, waaronder VARNWS en De Vierklank, die de lezingen, rondleidingen en workshops rondom de tentoonstelling onder de aandacht brachten. Ook werden er berichten gepubliceerd over de boekpresentatie van de tentoonstelling, waarbij commissaris van de Koning, Hans Oosters, het belang van democratisch bewustzijn benadrukte.

In de lente kreeg de Burgemeestersroute, een fietstocht die we mede ontwikkelden voor de gemeente De Ronde Venen, aandacht in De Groene Venen en RTV Ronde Venen, die uitgebreid berichtten over de route en de bijbehorende archiefstukken uit onze collectie. Rond de zomermaanden was er speciale aandacht voor ons popuparchief tijdens Open Monumentendag. Diverse gemeenten, waaronder De Bilt en Stichtse Vecht, berichtten hierover, en de activiteiten werden goed bezocht door het publiek. In de laatste maanden van 2024 lag de focus in de media op een aantal publieksgerichte activiteiten, zoals workshops en cursussen. Ook werd er aandacht besteed aan de lezing “Hoe zeelieden de Waterlinie redden”, die werd gedeeld via provinciale en nationale platforms zoals Historici.nl en Forten.nl. Dit resulteerde in een hoge opkomst van 50 geïnteresseerden, inclusief een wachtlijst voor de lezing. Het tijdschrift Kleio, gericht op docenten geschiedenis en studenten van lerarenopleidingen, publiceerde in zowel november als december een bijdrage van senior collectiebeheerder Wouter van Dijk n.a.v. de tentoonstelling Stem van het Volk. In zijn artikel Gelijkheid in de Bataafse Republiek – Lokale archieven brengen geschiedenis dichterbij beschreef hij de democratische veranderingen die de Bataafse Revolutie teweegbracht, met gebruik van archiefstukken uit de collectie van het RHCVV.

Daarnaast kreeg het RHCVV in de laatste weken van 2024 veel regionale media-aandacht rondom het aankomende Open Huis op 11 januari 2025 en het historische plaatjesboek dat samen met de Jumbo en Historische Kring Breukelen werd ontwikkeld.

38

Youtube: Videoproducties met Educatief Karakter In 2024 hebben we twee videoproducties gerealiseerd, die allen een sterk educatief karakter hebben en een breed publiek aanspreken. Deze video’s geven een beeld van ons werk, een kans onze collectie op een bredere en toegankelijke manier onder de aandacht te brengen van een divers publiek. De eerste productie, RHCVV: Ons Archief, Ons Depot, werd in augustus gelanceerd. Deze video biedt de kijker een digitale rondleiding door ons depot, waarbij de verschillende taken, documenten en diensten van het RHCVV in beeld worden gebracht. De video was specifiek ontworpen als onderdeel van een archiefles die docenten in hun klaslokaal konden gebruiken. Het biedt leerlingen een uniek kijkje achter de schermen van ons werk en legt de basis voor verder onderwijs over archiefbeheer. In dezelfde maand werd de tweede video geproduceerd: Tentoonstelling De Stem van het Volk. Deze video had als doel de tentoonstelling te promoten en richtte zich in het bijzonder op gezinnen. Op een toegankelijke manier werd uitgelegd wat de tentoonstelling inhield, inclusief de interactieve elementen en enkele interessante feitjes over de Nederlandse democratie. Deze video diende als laagdrempelige introductie voor bezoekers en moedigde hen aan om de tentoonstelling in het echt te ervaren.

De derde productie, Hoe worden archiefstukken gerestaureerd?, werd eveneens gekoppeld aan de tentoonstelling ‘De Stem van het Volk’. In deze video legt papierrestaurator Yukina het gedetailleerde proces van archiefrestauratie uit. Ze benadrukt waarom het essentieel is om beschadigd papier te restaureren, zodat de tekst leesbaar blijft en verdere schade wordt voorkomen. De video toont het restauratieproces aan de hand van een daadwerkelijk gerestaureerd archiefstuk, dat tevens te zien was in de tentoonstelling.

https://www.youtube.com/@regionaalhistorischcentrum2122/videos

Advertenties en Promotie Naast media-aandacht adverteren we binnen onze beperkte budgetten actief om de zichtbaarheid van het RHCVV te vergroten. We plaatsen advertenties in informatiemagazines van de gemeenten en maken gebruik van betaalde promoties via Instagram en Facebook ter ondersteuning van onze activiteiten en vacatures. Dit zorgt niet alleen voor extra zichtbaarheid, maar ook voor meer betrokkenheid en een groeiend aantal volgers op sociale media. Via Centercom verspreidden we posters voor onze tentoonstelling via 59 abri-borden over verschillende kernen van Stichtse Vecht zoals Kockengen, Breukelen en Maarssen. Daarnaast zijn gedurende acht weken aankondigingen van ons Open Huis te zien geweest op de welkomstborden in Maarssen en Breukelen. Deze zichtbare aanwezigheid in de openbare ruimte vergroot de bekendheid van onze activiteiten en onze locatie.

Verenigingsmarkten/Vrijwilligersmarkten/Nieuwjaarsmarkten Het RHCVV bezoekt ieder jaar de verschillende nieuwjaarsmarkten, verenigingsmarkten en vrijwilligersmarkten in de gemeenten. Deze markten geven ons de gelegenheid over onszelf te vertellen en dit leidt vaak tot leuke gesprekken. Het valt op dat de meeste inwoners nog niet bekend zijn met ons bestaan en de taken die wij uitvoeren als archiefdienst van hun gemeente. Tijdens de markt laten we aan de hand van concrete voorbeelden zien wat ons werk bij het RHCVV inhoudt en op welke manier inwoners en onderzoekers hiervan gebruik kunnen maken. In januari 2024 waren we aanwezig op de nieuwjaarsreceptie van de gemeente De Ronde Venen, waar we bezoekers informeren over onze activiteiten en de agenda voor het komende jaar.

39

Open Monumentendag Tijdens Open Monumentendag 2024 presenteerden we ons op drie locaties; op station Bilthoven, bij het Vechtstreekmuseum in Maarssen en de Jan en Alie Stoof markt in Vinkeveen. Bezoekers konden, met hulp van onze medewerkers, digitaal onderzoek doen via de RHCVV-website en kopieën van bouwtekeningen inzien van onder andere het gemeentehuis van Stichtse Vecht buitenplaats Goudestein, het Spoorhuis in Vinkeveen en het station Bilthoven. Ook waren er diverse foto's uit onze beeldbank te bekijken. Daarnaast waren er verschillende activiteiten waaraan bezoekers van jong en oud aan konden deelnemen, zoals het schrijven van hun naam in oud-schrift, het maken van een puzzel met historische foto’s en het maken van een eigen protestbord. Op deze manier kwam het RHCVV naar de inwoners toe, waarmee we een breed publiek aanspraken en tegelijkertijd zichtbaar waren in ons werkgebied. Tijdens Open Monumentendag waren we op deze manier zichtbaar voor meer dan 1000 bezoekers die onze RHCVV pop-archieven bezochten.

Op Instagram kwam tot wel 62% van de weergaven van niet-volgers, wat resulteerde in een volgersgroei van 2% in slechts enkele dagen. Bovendien versterkten we door het expliciet benoemen van onze Open Monumentendag-partners de samenwerking met lokale organisaties.

40

41

42

Beleidslijn 4: Beleven en ontmoeten Archieven als verbindende kracht tussen verleden, heden en toekomst Archieven vormen een onmisbare bron van kennis over de geschiedenis van onze regio. Ze bieden inzicht in het ontstaan en de ontwikkeling van onze leefomgeving en helpen te verklaren waarom de wereld om ons heen is zoals die nu is. Archiefstukken zijn op zichzelf niet altijd direct toegankelijk of begrijpelijk. De betekenis ervan wordt pas duidelijk wanneer ze in hun historische context worden geplaatst en met andere bronnen worden verbonden. Voor veel mensen vormt dit een drempel, omdat het raadplegen en interpreteren van archiefmateriaal specifieke kennis en vaardigheden vereist. Het RHCVV vervult hierin een actieve rol door de informatie te vertalen naar verhalen. Wij onderzoeken archiefstukken, leggen verbanden met bredere historische ontwikkelingen en presenteren deze inzichten op een manier die relevant is voor een breed publiek. Dit doen we door middel van tentoonstellingen, lezingen, workshops en educatieve programma’s, waarbij we zoveel mogelijk de verbinding leggen tussen verleden en heden.

Erfgoed in balans In de periode 2020-2024 is de erfgoedtaak meer in balans gebracht met de andere kerntaken van het RHCVV. In 2024 is het huidige beleid geëvalueerd en de resultaten zijn verwerkt in de meerjarenbegroting 2026-2029. Het bestuur is positief over de behaalde resultaten en het belang voor de regio, maar erkent ook de financiële beperkingen die 2026 met zich meebrengt voor de gemeenten. Gezien de huidige financiële situatie is er besloten om vooralsnog voor 2026 en de komende jaren geen extra budget voor erfgoed op te nemen. Voor activiteiten die niet binnen de begroting passen, wordt door het RHCVV gezocht naar aanvullende fondsen. In 2024 lag de nadruk op het verkleinen van de afstand tussen archieven en het publiek. We ontwikkelden activiteiten die niet alleen informatief waren, maar ook uitnodigden tot interactie en reflectie. Door samenwerkingen met erfgoedpartners, onderwijsinstellingen en lokale gemeenschappen konden we historische verhalen op een toegankelijke en betekenisvolle manier delen. Zo blijven archieven niet slechts een bewaarplaats van het verleden, maar een actieve bron van kennis, hergebruik en inspiratie voor vandaag en morgen.

Tentoonstelling De stem van het volk. Ontwikkeling van de democratie in Nederland vanaf 1795. De manier waarop het bestuur over de Nederlandse staat is geregeld, heet democratie. In een democratie heeft het volk de macht. Op 12 december werd 2023 de tentoonstelling officieel geopend door de toenmalige burgemeester van gemeente De Bilt Sjoerd Potters. In de periode tot 31 januari 2025 werd de tentoonstelling door meer dan 3000 bezoekers bezocht. De tentoonstelling en de interactieve elementen waren mede mogelijk dankzij de subsidie van Cultuurfonds Stichtse Vecht. Enkele reacties uit het gastenboek: ‘Een hele verrassende tentoonstelling! Wij (opa en oma) waren hier met onze 5 kleinkinderen (9 t/m 15 jaar) en zij waren /zijn erg enthousiast!’ ‘We hebben genoten van de tentoonstelling; vele herinneringen kwamen boven, dank’ ‘Prachtige tentoonstelling; de link tussen nationale en lokale ontwikkelingen was bijzonder interessant. Ook de (inter)actieve werkvormen waren goed bedacht.’

43

De keuze voor een tentoonstelling over democratie lag voor de hand. Archiefdiensten en onze democratie zijn namelijk onlosmakelijk met elkaar verbonden. Archieven vormen een actieve graadmeter voor de democratie. De mate van toegankelijkheid van archieven weerspiegelt namelijk de mate van transparantie van de overheid. In een democratie moet de overheid verantwoording afleggen over wat ze doet, zodat mensen het beleid kunnen controleren. De Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) zijn niet voor niets nauw met elkaar verbonden. Verantwoording afleggen kan alleen als de informatie van de overheid, de archieven, goed geordend zijn en voor iedereen toegankelijk. Archiefdiensten dragen hieraan bij door deze toegankelijkheid te waarborgen, de archieven duurzaam te bewaren en ze ter beschikking te stellen aan burgers zodat onderzoekers, journalisten en anderen kunnen achterhalen wat de overheid heeft gedaan en waarom.

Van Petities tot Protestborden: Interactief Leren over Democratie De tentoonstelling nam bezoekers op een toegankelijke manier mee in de ontwikkeling van de democratie vanaf 1795, aan de hand van lokale archiefstukken. Daarbij werd aandacht besteed aan democratische waarden en belangrijke grondwetswijzigingen in de Nederlandse geschiedenis tot op heden. Om de betrokkenheid van bezoekers te vergroten, bevatte de tentoonstelling diverse interactieve elementen. Zo konden bezoekers hun stem uitbrengen op een mogelijke grondwetswijziging, een eigen protestbord maken en hun persoonlijke democratische herinneringen delen op een speciaal herinneringenbord. Hier konden zij reageren op vragen als: "Onder welke petitie heb jij weleens je handtekening gezet?" en "Welk politiek moment is jou het meest bijgebleven?" Deze elementen stimuleerden niet alleen reflectie, maar ook actieve participatie aan het thema van de tentoonstelling. Sinds 2020 besteedt het RHCVV veel aandacht aan interactie in tentoonstellingen. Bezoekers zijn dit van ons gewend en waarderen de laagdrempelige, speelse manier waarop geschiedenis wordt gepresenteerd. Dit draagt bij aan een groeiend aantal bezoekers, waaronder steeds vaker gezinnen met kinderen. Speciaal voor volwassen bezoekers ontwikkelden we bovendien een quiz, waarmee zij de tentoonstelling op een gerichte en interactieve manier konden ontdekken.

44

Publicaties Publieksboek: Stem van het Volk Ter gelegenheid van de tentoonstelling verscheen eind mei 2024 de rijk geïllustreerde publicatie De stem van het volk, geschreven door senior collectiebeheerder Wouter van Dijk en uitgegeven in samenwerking met Uitgeverij Waanders. Dit boek vertelt, aan de hand van lokale verhalen en archiefstukken uit de depots van het RHCVV, de ontwikkeling van de Nederlandse democratie en de daarbij behorende grondrechten in de afgelopen tweehonderd jaar. Het eerste exemplaar werd op 30 mei feestelijk aangeboden aan Hans Oosters, commissaris van de Koning in Utrecht, door directeur-archivaris Roosmarijn Ubink. Oosters onderstreepte in zijn toespraak het belang van het actief bewaken en onderhouden van onze democratie: ‘Na lezing van dit boek ga je niet alleen de waarde van onze democratie beter begrijpen; je gaat ook beter begrijpen dat we onze democratische samenleving iedere dag met elkaar maken en er samen aan moeten blijven werken. Want: vrijheid en vrede vergen continu onderhoud.’ De publicatie is mede mogelijk gemaakt dankzij een financiële bijdrage van Het Cultuurfonds Utrecht, de Gravin van Bylandt Stichting, Cultuurfonds Stichtse Vecht en de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht en De Ronde Venen. De stem van het volk is nog steeds verkrijgbaar voor €16,50 bij het RHCVV, in de lokale boekhandel en via online verkooppunten zoals bol.com.

Plaatjesboek: Welkom in Breukelen In 2024 werkte het RHCVV samen met de Historische Kring Breukelen en Jumbo Breukelen Peter Bogers aan de uitgave van een historisch plaatjesboek dat de lezer meevoer door de geschiedenis van Breukelen, Kockengen en Nieuwer Ter Aa. In december begon de spaaractie voor dit plaatjesalbum bij de Jumbo in Breukelen. Het boek belichtte twaalf thema’s en bevatte foto’s die verschillende historische onderwerpen behandelden, waarvoor het RHCVV archiefmateriaal had geleverd en een groot deel van de teksten had aangeleverd. Een bijzondere toevoeging was de ruimte voor persoonlijke foto’s, waardoor lezers hun eigen persoonlijk plaatjesalbum konden samenstellen. Dit publieksboek biedt op een laagdrempelige manier in woord en beeld een inkijkje in de geschiedenis van Breukelen en omgeving.

Historie op de Fiets: De Burgemeestersroute In samenwerking met de gemeente De Ronde Venen werkte het RHCVV aan de ontwikkeling van de Burgemeestersroute, een bijzondere fietstocht die deelnemers langs alle dorpen van de gemeente voert. Fietsers genieten onderweg niet alleen van het landschap, maar worden ook meegenomen langs verschillende locaties die een historisch verband hebben met voormalige burgemeesters van De Ronde Venen en haar rechtsvoorgangers. De Burgemeestersroute werd voor het eerst gepresenteerd tijdens de herbenoeming van burgemeester Maarten Divendal op 23 november 2023 en op 24 april 2024 officieel geopend.

45

Lezingen en Activiteiten Het RHCVV organiseert het hele jaar door verschillende activiteiten voor diverse leeftijdsgroepen. In 2023 hebben we in samenwerking met onze erfgoedpartners diverse workshops, rondleidingen en boekpresentaties georganiseerd. Een greep uit onze agenda van 2024.

14 januari - Facebookdag Oud Breukelen Op 14 januari 2024 organiseerde het RHCVV, in samenwerking met de Facebook-groep Oud Breukelen, en de Historische Kring Breukelen, een ontmoetingsmiddag in het Parochiehuis in Breukelen. Deze gelegenheid bood bezoekers de kans om herinneringen aan het Breukelen van vroeger op te halen, aan de hand van historische foto’s.

25 maart – RHCVV 11 april – Vinkeveen curusproject 18 oktober – SWIB Breukelen Lezingen Stem van het Volk Lezingen door Wouter van Dijk, senior collectiebeheerder en historicus. Wouter verrichtte het historisch onderzoek voor deze tentoonstelling en illustreerde tijdens zijn lezing de geschiedenis van de Nederlandse democratie aan de hand van diverse lokale archiefstukken.

27 maart - Symposium Waterlinie Op 27 maart organiseerde de werkgroep De marine en de Waterlinie, waar het RHCVV onderdeel van is, het symposium ‘De marine en de waterlinie’. Namens het RHCVV gaf Suzanne Lekkerkerker de workshop ‘De lokale geschiedenis vertellen: Laagdrempelig en budgetvriendelijk’. Ze deelde praktische tips voor (kleine) vrijwilligersorganisaties om de geschiedenis toegankelijk te maken voor een breed publiek. De nadruk lag op het gebruik van interactieve en educatieve methoden, zoals rondleidingen, speurtochten en quizzen, om erfgoed op een toegankelijke en aantrekkelijke manier over te brengen.

29 november - Lezing 'Hoe zeelieden de Waterlinie redden' Lezing door Dr. Anne Doedens en Frits de Ruyter de Wildt. Dr. Doedens presenteerde zijn onderzoek uit 2023-2024, waarin hij de essentiële rol van de zeemacht in de bescherming van de Waterlinie belichtte. Dit onderzoek werd mede mogelijk gemaakt door de steun van een werkgroep, met onder andere de Stichting Michiel de Ruyter, het Nationaal Waterliniemuseum en het RHCVV.

46

Activiteiten voor jong en oud Het RHCVV ontwikkelt educatieve programma’s op verschillende niveaus voor basisschoolleerlingen, scholieren van het voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Hierbij zoeken we naar de werkvorm die het beste past bij het onderwerp en bij de doelgroep.

Kinderworkshop karikatuur/spotprent tekenen Op 21 februari organiseerde het RHCVV een creatieve workshop voor kinderen, waarin zij karikaturen en spotprenten leerden tekenen. Op interactieve en speelse wijze werd uitgelegd hoe tekenaars in de politieke spotprenten, die in de tentoonstelling ‘De stem van het volk’ te zien zijn, op ludieke wijze hun mening gaven. Tijdens deze workshop leerden de kinderen hoe ze van een dier een karikatuur konden maken en hoe ze daar een boodschap in konden verbergen.

Workshops creatief schrijven Als RHCVV moedigen wij het schrijven van (levens)verhalen aan. Levensverhalen zijn namelijk van grote historische waarde, ze geven een beeld van hoe het leven was door de ogen van een tijdgenoot. Schrijver Lyda Westerink gaf een schrijfworkshop, waar de deelnemers op basis van een viertal opdrachten, waarbij archiefstukken centraal stonden, creatieve verhalen rondom het thema democratie schreven.

Gezinsrondleidingen In juli organiseerde het RHCVV op vier vrijdagen speciale gezinsrondleidingen door de tentoonstelling De stem van het volk. Bezoekers leerden over de ontwikkeling van de Nederlandse democratie sinds 1795 en kregen een unieke blik achter de schermen in onze depots. Met een speurtocht, historische documenten en interactieve opdrachten zoals stemmen over een grondwetswijziging of het ontwerpen van een protestbord, was er voor jong en oud veel te ontdekken. De rondleidingen trokken enthousiaste bezoekers en droegen bij aan de beleving en educatieve missie van het RHCVV.

47

Onderwijs en Educatie Als RHCVV zetten we breed in op activiteiten om jongeren in de regio kennis te laten maken met de functies van het archief en de lokale geschiedenis. Dit doen we door schoolklassen uit te nodigen voor een les bij het archief met daarbij een rondleiding en op maat gemaakte educatieve programma’s rond onze tentoonstellingen. Ook biedt het RHCVV scholieren en studenten de kans om bij het RHCVV ervaring op te doen door een (maatschappelijke) stage te lopen of vakantiewerk te doen.

Vitrineles havo 3 – Tweede Wereldoorlog In april 2024 ontvingen we vier havo-3 klassen van RSG Broklede uit Breukelen voor de jaarlijkse vitrineles over de Tweede Wereldoorlog. De leerlingen werkten in groepjes aan het creëren van een eigen tentoonstelling, elk met een specifiek thema over deze periode. De eerste les vond plaats op school, waar educatiemedewerker Suzanne Lekkerkerker uitleg gaf over de functie van een archief. In de tweede les, die bij het RHCVV plaatsvond, bestudeerden de leerlingen drie archiefstukken, kozen er één uit en schreven een bijschrift. Na de analyse volgde een korte rondleiding door de depots van het archief. De derde les, die weer op school werd gehouden, bestond uit het afronden van de bijschriften en het inrichten van een vitrine met kopieën van de geselecteerde stukken en de geschreven bijschriften.

Onderwijsprogramma ‘Laat je horen!’ In 2024 ontwikkelde het RHCVV, in aansluiting op de tentoonstelling ‘De stem van het volk’, het educatieve programma ‘Laat je horen!’, gericht op zowel het basis- als voortgezet onderwijs. Tijdens deze interactieve archiefles gingen de leerlingen samen met een archiefmedewerker op ontdekkingsreis door onze depots. Ze leerden waarom een archief essentieel is voor een democratie en ontdekten hoe je in zo'n samenleving op diverse manieren je stem kunt laten horen. Het programma bevorderde het kritisch denken van de leerlingen en sluit aan bij vakken zoals geschiedenis, burgerschap en CKV. Een docent die het programma met basisschoolleerlingen volgde, gaf de volgende positieve feedback: ‘Het programma is erg leuk en biedt een goede basis om later op voort te bouwen en naar te verwijzen in andere lessen.’ Het programma werd kosteloos aangeboden, zowel op locatie als in de klas, en de belangstelling was groot. Ook voor 2025 zijn er al meerdere lessen geboekt.

Maatschappelijke stage Bij het RHCVV bieden we ieder schooljaar maximaal 7 (maatschappelijke) stageplekken aan voor scholieren. In 2024 hebben 9 scholieren hun maatschappelijke stage bij het RHCVV gelopen, en voor 2025 zijn er al 4 aanmeldingen in het vooruitzicht. Gedurende deze 20 uur durende stage bij het RHCVV krijgen de leerlingen de kans om actief bij te dragen aan het behoud en de toegankelijkheid van onze collectie. Ze werkten mee aan diverse taken, zoals het ompakken van archiefmateriaal, het digitaliseren van foto’s, en het labelen van archiefdozen. Daarnaast verkennen ze de website en beeldbank van het RHCVV via gerichte zoekopdrachten. Ook vragen we de leerlingen om hun feedback op onze video’s en tentoonstelling te geven. Zo leren zij niet alleen over het werk van een archiefdienst, maar krijgen ook wij waardevolle inzichten.

48

Beroepenfeest On Stage Op 29 februari was het RHCVV aanwezig bij het Beroepenfeest On Stage in de sporthal van Mijdrecht. Meer dan 1000 scholieren kwamen die middag naar de sporthal om in gesprek te gaan met beroepsbeoefenaren uit diverse sectoren. Het RHCVV vertelde de leerlingen over de werkzaamheden, verschillende functies binnen het archief en hoe een werkdag bij het RHCVV eruit ziet.

Samenwerkingspartners /Kennisdeling Historicidagen Tijdens deze middagen legde Suzanne Lekkerkerker in de sessie ‘Inclusieve geschiedenis, maar hoe? De praktijk in historisch-museale opstellingen’ uit hoe het RHCVV de lokale geschiedenis toegankelijk maakt voor een breed publiek, met als doel de regionale geschiedenis te delen en de verbondenheid met de woonplaats te versterken. Ze belichtte ook hoe het RHCVV ervoor zorgt dat de verhalen breed toegankelijk zijn door het gebruik van interactieve elementen.

UU RNO subsidie Het RHCVV maakt deel uit van de buitenkring van het project MESOE, waarin twee vakdidactische netwerken in Utrecht en Rotterdam onderzoeken hoe erfgoedinstellingen en scholen elkaar kunnen versterken in het bevorderen van multiperspectiviteit in diverse klassen. Daarnaast werd onderzocht hoe de samenwerking tussen erfgoedinstellingen en scholen effectief vormgegeven kan worden en welke benaderingen het beste werken. In deze buitenkring neemt Suzanne Lekkerkerker namens het RHCVV deel.

Kunst Centraal Voor 2025 hebben we al een aantal mooie educatieprojecten in de planning staan. Een belangrijk project is de samenwerking met Kunst Centraal. Kunst Centraal verzorgt al het erfgoedonderwijs op de basisscholen in de provincie Utrecht. Het RHCVV zal in 2025 20 lessen verzorgen voor groepen 5/6 uit Breukelen en Loenen. Daarnaast is er in 2024 een reizend lesprogramma ontwikkeld voor 20 schoolklassen uit de gemeente De Ronde Venen, ook voor groep 5/6. Ook met de gemeente De Bilt is er inmiddels contact gelegd om mogelijke educatieve initiatieven te verkennen.

49

50

5. Organisatie In 2024 heeft het RHCVV belangrijke stappen gezet ter versterking van de personele organisatie, als voorbereiding op het Robuust traject, dat in 2025 officieel van start gaat. Het verbeteren van de interne organisatie en het ontwikkelen van de benodigde kennis en vaardigheden binnen het team staan centraal in dit traject. Gegeven de toegenomen complexiteit van digitaal informatiebeheer, zijn er aanvullende investeringen nodig in de formatie en deskundigheid van de medewerkers.

Medewerkers Tussen 2018 en 2024 is de formatie al uitgebreid met 3 fte, met name om toezicht en de digitale archieftaken te ondersteunen. Het RHCVV blijft in het kader van Robuust RHCVV inzetten op de verdere professionalisering van het team, zodat het in de toekomst efficiënt en effectief kan inspelen op de dynamische ontwikkelingen binnen het vakgebied. Deze structurele investeringen in personeel zijn essentieel voor het realiseren van de ambities op het gebied van robuustheid, samenwerking en digitale dienstverlening. Zo heeft één van de collectiemedewerkers de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA) succesvol afgerond, wat de deskundigheid van het team verder vergroot. De formatie werd in 2024 conform begroting uitgebreid ten opzichte van het voorgaande jaar. Het aantal FTE’s groeide van 12,52 naar 13,72. Deze uitbreiding heeft bijgedragen aan het verbeteren van de interne processen en het versterken van de organisatie. De functie van office-ondersteuning werd iets uitgebreid om de archivering van bedrijfsvoeringsinformatie uit te voeren. Daarnaast werd de functie van manager bedrijfsvoering geïntroduceerd, waarmee de dagelijkse operationele aansturing versterkt werd en de strategische focus van de directeur behouden blijft. Aantal FTE 2023

12,52

Uitbreiding office-ondersteuning voor 0,20 archivering bedrijfsvoeringsinformatie (schaal 7) Coördinator bedrijfsvoering (schaal 10)

1,00

Aantal FTE 2024

13,72

Succesvolle werving ondanks krappe arbeidsmarkt In 2024 kende het RHCVV een aantal personele wisselingen. Door het vertrek van enkele collega’s, langdurige ziekte en de uitbreiding van functies binnen de organisatie ontstonden meerdere vacatures, waaronder die van archiefinspecteur, adviseur digitale informatie en senior collectiebeheerder digitale archieven. Het invullen van deze posities was een uitdaging in een krappe arbeidsmarkt, waarin de beschikbaarheid van gekwalificeerd archiefpersoneel beperkt is. Om gericht nieuwe medewerkers te werven, organiseerden we in juli en augustus een Open-deuren-middag, waarbij geïnteresseerden laagdrempelig konden kennismaken met het werk en de collega’s van het RHCVV. Deze aanpak bleek succesvol: dankzij de Open-deurenmiddagen konden we alle cruciale functies invullen, waaronder die van archiefinspecteur. In totaal bezochten 40 personen deze middagen. Weliswaar waren deze middagen voor geïnteresseerden in de vacatures die we op dat moment hadden, velen kwamen ook gewoon langs om eens binnen te kijken.

51

Vrijwilligers

Het RHCVV is trots op de inzet van zijn vrijwilligers, die met hun kennis, enthousiasme en betrokkenheid een belangrijke rol spelen in nader toegankelijk maken van onze archieven. Hun passie en toewijding dragen bij aan het behoud en de toegankelijkheid van ons regionale erfgoed. We bedanken alle vrijwilligers voor hun onmiskenbare bijdrage aan ons werk. Onze vrijwilligers in 2024: Pauline Bakker, Jan Blom, Elly van Dijk, Ellen Drees, Wil van Ede, Irma Gondrie, Nel van Haaften, Ton Hagen (†), Henny Jansen, Wilma de Kruijter, Ron Moers, Ad Nielen, Ron Noordenbos, Beb Stam en Wilma Storimans.

In memoriam Ton Hagen (1952-2024) Op 7 februari 2024 is vrijwilliger Ton Hagen overleden, voormalig adjunct-streekarchivaris bij het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, overleden. In zijn tijd bij het RHCVV voerde Ton als adjunct-streekarchivaris toezichtstaken uit zoals archiefinspecties voor de gemeente en de begeleiding en controle van de jaarlijkse gemeentelijke archiefvernietigingsronden. Ook was hij de drijvende kracht achter de digitalisering en het nader toegankelijk maken van vele genealogische bronnen zoals de akten van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters. Daarnaast hield hij zich graag bezig met het ontsluiten van de grote hoeveelheden bouwvergunningen die het RHCVV beheert. Na zijn pensionering in 2019 zette Ton dit werk als vrijwilliger met indrukwekkende snelheid voort. Hij heeft zodoende heel veel bronnen met vele tienduizenden gegevens verrijkt, waarvan onderzoekers in de toekomst de vruchten zullen plukken. Een speciale band had Ton met de archieven uit De Ronde Venen, de gemeente waarvoor hij lange tijd werkte. Tijdens zijn jaren bij het RHCVV heeft hij onder andere grote archiefbewerkingen uitgevoerd aan de archieven van Abcoude en Mijdrecht. We zullen Tons tomeloze inzet voor de toegankelijkheid en beschikbaarstelling van onze regionale archieven zeer gaan missen.

52

Vrijwilliger in de spotlight

Waar zou het RHCVV zijn zonder zijn team van toegewijde en kundige vrijwilligers? En waar zijn ze zoal mee bezig? In deze rubriek in onze nieuwsbrief vertellen ze over hun belevenissen en ontdekkingen. Deze keer zetten we Wil van Ede in de schijnwerpers. Hoe ben je bij het RHCVV betrokken geraakt? Ik houd mij als hobby bezig met stamboomonderzoek. Toen er na mijn pensionering in de VAR (regionale krant van Stichtse Vecht, red.) een oproep voor een workshop stamboomonderzoek stond, ben ik daar heengegaan en heb mij gelijk opgegeven als vrijwilliger. Het leek mij leuk om even het huis uit te zijn en mensen te ontmoeten, helaas kwam corona al na twee maanden. Thuis kon ik wel verder met namen klapperen (het noteren van namen uit de papieren bronnen in de computer, red.), maar ik ben blij dat we nu weer hier bij het RHCVV kunnen zijn. Waar ben je hier vooral mee bezig als vrijwilliger bij het RHCVV? Ik ben vooral bezig met het klapperen van namen. Destijds ben ik begonnen met de geboorteaktes van De Bilt en vervolgens met bevolkingsregisters. Dit kan ik ook thuis doen, als ik hier aanwezig ben vind ik het leuk om andere werkzaamheden te doen zoals ompakken. Dit betekent dat ik de oude mappen en dozen vervang voor nieuwe zuurvrije mappen en dozen, allemaal erg nauwkeurig. Momenteel ben ik bezig met de huwelijkse bijlagen.

Die moeten worden omgepakt en ook worden de namen in het systeem gezet, zodat de gegevens toegankelijk worden. Wat vind je het leukst aan het werk? Het toegankelijk maken van de archieven vind ik heel leuk. Oud schrift ligt mij wat minder, terwijl sommige andere vrijwilligers dat juist geweldig vinden. Ik hou juist van nummeringen en heel secuur alles invoeren. Ik heb altijd in de financiële administratie gezeten, dus dat precisiewerk ligt me wel. Ik heb hier inmiddels al ruim 45.000 namen geklapperd! Al die namen zijn nu te vinden, dat geeft me een goed gevoel. Hoe is het contact met de andere vrijwilligers? Het contact met de anderen is altijd heel gezellig en waardevol. Ik kom een halve dag in de week, vaak op dinsdag. Eén keer in de maand ga ik op donderdag, dan zijn we met een grotere groep en spreek ik andere vrijwilligers. Ook de medewerkers van het RHCVV zijn aardig en behulpzaam. Er is een leuke sfeer. Wat is je het meest bijgebleven uit het archief? Persoonlijk vind ik het heel interessant om te zien wat er bij het RHCVV allemaal bewaard wordt. Niet alleen gemeentelijke archieven, maar ook een aantal privécollecties en spullen, dat wist ik niet. Vroeger werd alles zo minutieus gedocumenteerd en gearchiveerd. Dat er een tentoonstelling gemaakt is over democratie met documenten uit de archieven vind ik hartstikke leuk.

Democratie vind ik een heel belangrijk onderwerp, dus ik heb alles uitgebreid bekeken en was ook bij de opening. Hopelijk komen er nog veel bezoekers!

53

54

II. Paragrafen

55

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. De Algemene reserve is bedoeld om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. Vanaf 2019 wordt een ondergrens aangehouden van 5% van de begrote exploitatielasten. De Algemene reserve bedraagt op 31 december 2024 na bestemming € 119.958.

Risicoparagraaf Het RHCVV ziet de volgende strategische, operationele, financiële, compliance en duurzaamheid risico’s: a. Realisatie uitbreiding archiefbewaarplaats niet gereed medio 2026. In de Archiefwet 1995 staat dat de permanent te bewaren archieven na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Tijdig voorzien in voldoende ruimte in de archiefbewaarplaats is daarom noodzakelijk. Het RHCVV is de door de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden, als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet 1995. De voorziening dient te voldoen aan de eisen uit de Archiefwet 1995. De huidige archiefbewaarplaats heeft capaciteit voor de gemeentelijke archieven begin 2024 bereikt. In de depots bevinden 4,5 km aan strekkende meter archief. Op basis van inventarisaties is behoefte aan aanvullend circa 2.000 strekkende meter. In december 2023 heeft de gemeenteraad van Stichtse Vecht de reservering voor de voorbereiding beschikbaar gesteld. De projectleider vastgoed is in januari 2024 gestart met de voorbereidingen. De conceptplanning en projectraming voor de realisatie van de uitbreiding, opgesteld door de verhuurder, geeft in januari 2025 een realisatiedatum medio 2026 aan.

Dit betekent dat op dit moment wettelijke overbrengingen van papieren archieven moeten worden uitgesteld tot het moment dat de uitbreiding van de archiefbewaarplaats gereed is, medio 2026 volgens planning. b.

Achterstanden in toegankelijkheid van in 2009 overgenomen archieven. In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat zijn. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde knowhow voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. In de begroting 2026 zijn de volgende kosten per gemeente opgenomen: In euro’s

Totale projectkosten

Begroting 2026

(prijspeil september 2022)

Stichtse Vecht De Ronde Venen

402.000 839.000

102.600 56.000

De Bilt

455.000

50.600

1.696.000

102.600

56

c.

Demarcatie servicekosten en huur ontbreekt Bij de servicekosten bestaat sinds 2020 onzekerheid door het ontbreken van informatie en overeenstemming inzake de demarcatie van groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s). De demarcatie stond gepland voor Q2 2024, deze is Q1 2025 nog niet gereed. Door het ontbreken van deze informatie en overeenstemming is er ten tijde van opstellen begroting 2026 onzekerheid over de juiste meerjarenraming voor de post huisvesting diversen.

d.

De klimaatinstallaties van het depot zijn aan het einde van hun levensduur. Oudere installaties brengen meer kosten voor klein en groot onderhoud mee. Eventuele problemen in de installaties kunnen operationele risico’s met zich brengen. Tijdige vervanging van de klimaatinstallaties is de verantwoordelijkheid van de verhuurder. Vervanging van de klimaatinstallaties wordt vooruitlopend, maar wel integraal met de uitbreidingswerkzaamheden depots uitgevoerd in 2025, zodat hier een integrale oplossing voor toegepast kan worden.

e.

Het RHCVV heeft geen reconstructie verzekering afgesloten. Het RHCVV heeft sinds 2009 in lijn met het beleid van centrumgemeente gemeente Stichtse Vecht, geen reconstructieverzekering afgesloten voor de in de depots aanwezige archieven en collecties. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RHCVV beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2009 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van branden inbraaksignalering. Het RHCVV beschikt over een concept collectiehulpverleningsplan, waarin ook een overzicht is opgenomen van alle archieven en collecties met een categorieaanduiding. De categorie bepaalt in de rangorde 1 tot en met 4 de volgorde waarin archieven en collecties moeten worden veiliggesteld ingeval zich een calamiteit voordoet waarbij het noodzakelijk is archieven en collecties te evacueren. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RHCVV zelf worden bestreden met behulp van een aangeschafte calamiteitenkit.

f.

Naar verwachting zal in 2026 de gewijzigde Archiefwet in werking treden. De Archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar en er wordt overgestapt naar het informatiestelsel in plaats van het documentstelsel. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie. Op dit moment is nog niet in te schatten welke gevolgen wijziging van documentstelsel naar informatiestelsel zal hebben op de taakuitvoering (beschikbaarstelling) van het RHCVV. De verwachtingen zijn dat de invloed gering zal zijn. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover.

Financiering De begroting van het RHCVV wordt nagenoeg geheel gefinancierd door de drie deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor 99% uit de omslagbijdrage inclusief de 2% opslag. De overige baten komen voort uit ‘taken in opdracht’ voor de gemeenten, leges, boekenverkoop en verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. Deze facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken. De mogelijkheden voor het RHCVV om extra inkomsten te genereren zijn beperkt. Met de invoering van de Wet Hergebruik mogen archiefdiensten, bij het voldoen aan een verzoek om hergebruik, niet méér kosten in rekening brengen dan de marginale verstrekkings-kosten. Dit zijn de kosten die een archiefdienst maakt voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van informatie naar aanleiding van een verzoek om hergebruik. Archieven mogen kosten die zij in het algemeen maken voor het digitaliseren van archiefbescheiden dus niet terugverdienen door middel van de tarieven.

57

Bedrijfsvoering Beleidsplan 2020-2024 Het beleid voor 2020-2024 ligt vast in de ‘Beleidsvisie 2020-2024’, vastgesteld op 13 november 2019. Formatie en HRM Het RHCVV heeft over 2024 een formatie van 13,74 fte. De medewerkers van het RHCVV zijn formeel in dienst bij de gemeente Stichtse Vecht. De kosten worden geheel doorbelast aan het RHCVV. Voor personele zaken en de salarisadministratie is er met afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Deze wordt in 2025 gecontinueerd. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Informatiebeveiliging Voor informatieveiligheid is budget opgenomen in de post Digitale archivering, digitale dienstverlening en Kantoor ICT. Het bevat de maatregelen die het RHCVV neemt om de bedrijfsvoeringsinformatie en de informatie in de archieven zo optimaal mogelijk te beschermen. Financieel beheer De jaarstukken 2024 zijn opgesteld door een extern adviseur van het RHCVV. De financiële administratie wordt met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen. Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan IT Synergy en vastgelegd in een SLA.

Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert in het archiefmanagementsysteem. Het technisch applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Het RHCVV betaalt het team Vastgoed van centrumgemeente Stichtse Vecht een jaarlijkse vergoeding voor het beheer van het huurcontract. De kosten hiervan zijn onderdeel van de huursom.

Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder, terwijl het klein onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie van de onderhoudskosten en gebruikerskosten. Gepland was in2024 de afspraken hierover te finaliseren, doordat deze berekening onderdeel uitmaakt van een groter traject van huurbepalingen bij Stichtse Vecht is dit nog niet gefinaliseerd, verwachting is dat dit Q2 2025 wordt afgerond. Activiteiten erfgoed Bij het vaststellen van de beleidsvisie 2020-2024 is vastgesteld dat voor extra activiteiten en wensen van gemeenten, bijvoorbeeld een tentoonstelling volgens het cafetariamodel, kosten worden doorberekend. Voor activiteiten bij het RHCVV die niet volgens het cafetariamodel te berekenen zijn (het minimale niveau) wordt jaarlijks een geïndexeerd budget van € 10.000,- begroot.

58

Milieubeleid Het RHCVV heeft als overheidsinstantie als taak en verantwoordelijkheid om actief bij te dragen aan een duurzame samenleving waarin rekening wordt gehouden met toekomstige generaties. Het milieubeleid is een integraal onderdeel van het algemene bedrijfsbeleid. Het RHCVV stelt zich achter het doel van de centrumgemeente om door verduurzaming van de gemeentelijke organisatie in 2030 klimaatneutraal te opereren. Het RHCVV zal deze bijdrage onder andere leveren door het voeren van een actief milieubeleid binnen de mogelijkheden die het als huurder en gemeenschappelijke regeling heeft. Het RHCVV begint niet bij nul. Vanaf 2020 zijn door het RHCVV als huurder stappen genomen om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen in het gebruik en onderhoud van de gebruikte ruimtes in het gebouw, waaronder ledverlichting, aanbrengen zonwerende folie en afval wordt gescheiden ingezameld. Met het opstellen van een milieuplan (af te ronden in 2024), met een looptijd van 5 jaar, en de daaruit voortvloeiende actiepunten, zal concrete invulling worden gegeven aan het milieubeleid.

59

60

III. Jaarrekening 2024

61

6. Balans per 31 december 2024 31-12-2024

31-12-2023

€

€

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

96.987

77.052

82.575

165.150

Financiële vaste activa Langlopende vordering op Amsterdam Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen

119.434

319.257

Debiteuren

15.786

2.897

BTW

49.615

58.997

Overige overlopende activa

8.649

79.834 193.484

460.985

Liquide middelen Banksaldi Kassaldi

1.173.697

356.611

248

890 1.173.945

357.501

1.546.991

1.060.688

PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve

119.958

86.336

Bestemmingsreserve uittreding Weesp

165.150

295.249

Bestemmingsreserve Robuust RHCVV

22.404

40.949

Gerealiseerd saldo boekjaar

124.999

0

432.511

422.534

Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Schulden aan openbare lichamen

970.927

543.652

Crediteuren

47.191

61.637

Overige overlopende passiva

96.362

32.865 1.114.480

638.154

1.546.991

1.060.688

62

7. Staat van Baten en Lasten 2024 Rekening 2024

Begroting 2024

Rekening 2023

Verschil €

BATEN Bijdrage deelnemende gemeenten

1.681.101

1.681.101

0

33.622

33.622

0

25.724

0

0

0

141.392

Specifieke inkomsten

13.558

0

13.558

0

Overige baten incl. leges

13.911

12.000

1.911

12.460

0

0

0

1.416

1.742.192

1.726.723

15.469

1.467.206

Bijdrage 2% opslag Suppletie verlies door gemeenten

Verhuur archiefruimte Totaal baten

1.286.214

LASTEN Personeelskosten

1.213.571

1.290.400

76.829

1.013.461

Beschikbaarstelling en Dienstverlening

19.589

10.000

-9.589

25.269

Archief- en Collectiebeheer

79.956

97.200

17.244

80.357

Erfgoed activiteiten

13.177

10.500

-2.677

8.378

Projecten in opdracht

13.558

0

-13.558

0

Huisvestingskosten

330.132

341.600

11.468

423.252

Algemene kosten

80.408

63.600

-16.808

67.197

Afschrijvingen

11.000

9.400

-1.600

6.422

Rente en bankkosten

-47.721

500

48.221

-30.230

1.713.670

1.823.200

109.530

1.594.106

28.522

-96.477

-124.999

-126.900

Vrijval bestemmingsreserve uittreding Weesp

130.099

130.099

0

152.624

Toevoeging algemene reserve met 2% opslag

-33.622

-33.622

0

-25.724

Vrijval algemene reserve boven 5% drempel

0

13.878

-13.878

6.535

Toevoeging bestemmingsreserve Robuust

0

-13.878

13.878

-6.535

Projectkosten Robuust

-18.545

-65.776

47.231

-40.162

Vrijval bestemmingsreserve Robuust

18.545

65.776

-47.231

40.162

Totaal Overige mutaties

96.477

96.477

0

126.900

124.999

0

-124.999

0

Totaal lasten Saldo voor overige mutaties OVERIGE MUTATIES

SALDO

Ten behoeve van het inzicht zijn in de jaarrekening 2024 en begroting 2024 de kosten op een meer bij de organisatie passende wijze gerubriceerd en gepresenteerd. De vergelijkende cijfers over 2023 zijn vergelijkbaar met de rekening 2024 weergegeven. In hoofdstuk 12 worden significante toe- en afnames toegelicht

63

8. Kasstroomoverzicht 2024 2024

2023

€

€

Saldo van baten en lasten

124.999

0

Afschrijvingen

11.000

6.422

Mutatie bestemmingsreserves

-148.644

-192.786

Cash flow

-12.645

-186.364

Af- resp. toename uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Toe- resp. afname netto vlottende schulden < 1 jaar

267.501

-55.401

476.326

172.821

Verandering netto werkkapitaal

743.827

117.420

Operationele kasstroom

731.182

-68.944

Investeringen materiële vaste activa

-30.935

-38.432

82.575

130.099

Toename financiële vaste activa Afname financiële vaste activa

0

Kasstroom uit investeringsactiviteiten Ontvangen 2% opslag Aanzuivering vermogen door gemeenten

51.640

91.667

33.622

25.724

0

141.392

Kastroom uit financieringsactiviteiten

33.622

167.116

Toe- resp. afname liquide middelen

816.444

189.839

Liquide middelen per 1 januari

357.501

167.662

Kasstroom boekjaar

816.444

189.839

1.173.945

357.501

193.484

460.985

1.173.945

357.501

Liquide middelen per 31 december

Werkkapitaal Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen Netto vlottende schulden < 1 jaar Werkkapitaal

1.367.429

818.486

-1.114.480

-638.154

252.949

180.332

64

9. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Informatieverschaffing over continuïteit De Algemene reserve bedraagt ultimo 2024 € 119.958. In de Gemeenschappelijke regeling is in artikel 10, lid 6 ten aanzien van een negatief saldo onder meer vermeld, dat het bestuur een negatief saldo geheel of gedeeltelijk zal vorderen bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen in de exploitatiekosten. Ten behoeve van het inzicht zijn in de jaarrekening 2024 en begroting 2024 de kosten op een beter bij de organisatie passende wijze gerubriceerd en gepresenteerd. De vergelijkende cijfers over 2023 zijn vergelijkbaar met de rekening 2024 weergegeven. Grondslagen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat berusten op de grondslag van verkrijgings- of vervaardigingsprijs of nominale waarde, tenzij hierna anders is bepaald. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. De gehanteerde grondslagen van waardering en van resultaatbepaling zijn ongewijzigd gebleven ten opzichte van het voorgaande jaar, met uitzondering van de toegepaste stelselwijzigingen zoals opgenomen in de desbetreffende paragrafen.

Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. Afschrijving van de activa vindt plaats vanaf het jaar volgend op de investering. De nota “Waardering en Afschrijving Vaste Activa 2020” van Stichtse Vecht wordt gehanteerd voor de activering en afschrijvingstermijnen. Financiële vaste activa De onder de financiële vaste activa opgenomen vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde. Bij de waardering wordt rekening gehouden met eventuele waardeverminderingen. Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering. Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit banktegoeden, kas en deposito’s met een looptijd korter dan twaalf maanden. De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Netto vlottende schulden < 1 jaar Kortlopende schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd.

Lasten worden opgenomen in het jaar waarin zij voorzienbaar zijn. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode.

65

10. Toelichting op de balans Investeringen met een economisch nut Inrichting

Inventaris

€

€

Boekwaarde per 1 januari

0

77.052

Investeringen in raamfolie en verlichting

0

30.935

Afschrijvingen

0

-11.000

Boekwaarde per 31 december

0

96.987

301.751

59.117

Cumulatieve afschrijvingen

Financiële vaste activa

Vordering per 1 januari Vordering op Amsterdam als gevolg van overgang Weesp Aflossing komend jaar onder vlottende activa Vordering per 31 december