2. RHCVV Jaarverslag jaarrekening 2024 college.pdf

Jaarverslag Jaarrekening

2024

Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

1

2

Voorwoord Voor u ligt de jaarrekening 2024 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 10 april 2024 besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. We kijken terug op een jaar waarin het RHCVV haar wettelijke taken goed heeft kunnen uitvoeren ondanks de uitdagingen op de arbeidsmarkt. Zowel het beheer van de archieven als de versterkte advisering aan gemeenten en de succesvolle uitbreiding van onze educatieve en publieksactiviteiten onderstrepen het ingezette traject wat voortkomt uit de toekomstverkenning. Met een goedbezochte tentoonstelling en een toenemende zichtbaarheid in de regio hebben we in 2024 ook verder gebouwd aan onze taak op erfgoedgebied, wat bijdraagt aan bekendheid voor onze andere taken. In de programmaverantwoording vindt u een overzicht van de verantwoording voor de programmadoelen en taakuitvoering van onze organisatie in 2024, de daarbij behorende werkzaamheden en projecten. De inzet van financiële middelen en de resultaten van 2024 worden verantwoord in de jaarrekening.

De jaarstukken 2024 bestaan uit: Het jaarverslag oftewel de programmaverantwoording De verplichte paragrafen De jaarrekening 2024 In de jaarstukken zijn de vier beleidslijnen uit de beleidsvisie ‘In balans 2020-2024’ gevolgd, te weten: 1) 2) 3) 4)

Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten

Al deze resultaten waren mogelijk dankzij de inzet van medewerkers, vrijwilligers, onze zorgdragers, partners en subsidiegevers, die we daarvoor hartelijk danken. We kijken uit naar nieuw jaar vol ontwikkelingen en samenwerkingen.

Breukelen, 10 april 2025 Namens het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen De directeur - archivaris, drs. Roosmarijn Ubink

3

4

Inhoud Over het RHCVV ......................................................................................................... 7 I. Jaarverslag 2024 ................................................................................................... 11 1.

Beleidsvisie 2020-2024 .......................................................................... 12

2.

Inhoudelijk resultaat 2024...................................................................... 12

3.

Financieel resultaat /resultaatbestemming................................................ 13

4.

Programma verantwoording 2024............................................................ 15 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies ............................................................. 15 Beleidslijn 2: Verwerven en beheren ........................................................ 18 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en dienstverlening ................................... 29 Versterken Naamsbekendheid ................................................................. 35 Beleidslijn 4: Beleven en ontmoeten ........................................................ 43

5.

Organisatie ........................................................................................... 51

II. Paragrafen ........................................................................................................... 55 III. Jaarrekening 2024 ............................................................................................... 61 6.

Balans per 31 december 2024................................................................. 62

7.

Staat van Baten en Lasten 2024 ............................................................. 63

8.

Kasstroomoverzicht 2024 ....................................................................... 64

9.

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling ..................................... 65

10.

Toelichting op de balans ......................................................................... 66

11.

Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten ................................ 69

12.

Toelichting op de Staat van baten en lasten.............................................. 70

13.

Wet normering topinkomens (WNT) ......................................................... 74

5

6

Over het RHCVV Inleiding De gemeente produceert, verzamelt en ontvangt veel informatie, documenten, rapporten, brieven, e-mails, besluiten, vergunningen en videotulen. In de Archiefwet en aanverwante regelgeving is vastgelegd hoe lang welke informatie bewaard moet worden, en dat deze in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden moet worden. Een goede informatiehuishouding en archivering is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente, voor het afleggen van verantwoording over hoe de overheid zijn taken vervult en vormt de basis voor de uitvoering andere wetgeving zoals de WOO. Ook historici en onderzoekers hebben archieven nodig om onderzoek te kunnen doen. Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is als archiefinstelling een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het RHC Vecht en Venen houdt toezicht op de huidige informatiehuishouding en archiefvorming van de deelnemende gemeenten; beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen waar wetgeving uit bijvoorbeeld de Archiefwet en de AVG dat voorschrijft.

De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert in 2025 ruim vier kilometer papieren archief en heeft een e-depot voor digitale archieven. De oudste stukken dateren uit de vijftiende eeuw, de jongste (digitale) stukken uit 2024. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek.

Geschiedenis Het RHC Vecht en Venen is de rechtsopvolger van het Streekarchivariaat Vecht en Venen. Het streekarchivariaat Vecht en Venen was een samenwerkingsverband van de gemeenten Abcoude, Breukelen, Loenen, Maarssen, Maartensdijk en De Ronde Venen dat in 1997 is ingesteld. Met de toetreding van de gemeente De Bilt op 1 januari 2002 bestond de samenwerking uit de (voormalige) gemeenten Abcoude, Breukelen, De Bilt, Maartensdijk, Loenen, Maarssen en De Ronde Venen. In 2009 werd het streekarchief RHC Vecht en Venen opgericht. Vanuit de diverse archieflocaties van de deelnemende gemeenten, werd ongeveer 3 km historische archieven van de deelnemende gemeenten en particulieren overgebracht naar de nieuw gebouwde archiefbewaarplaats in Breukelen. Bij de gemeentelijke herindeling op 1 januari 2011 werden de gemeenten Breukelen, Loenen en Maarssen samengevoegd tot de nieuwe gemeente Stichtse Vecht en de gemeenten Abcoude en De Ronde Venen tot de nieuwe gemeente De Ronde Venen. In 2014 sloot de gemeente Weesp aan bij het RHC Vecht en Venen. Van 2014 tot en met 2022 heeft het RHC Vecht en Venen daardoor naast de studiezaal en depots in Breukelen ook een studiezaal en depots in Weesp beheerd. In maart 2022 fuseerde Weesp bestuurlijk met Amsterdam en trad daardoor eind 2022 uit bij de gemeenschappelijke regeling.

De huidige deelnemers zijn de gemeenten De Ronde Venen, De Bilt en Stichtse Vecht.

7

Taken conform archiefwet en GR overeenkomst 2014 De Archiefwet regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige én toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. De drie gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling 2014 is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de drie gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze drie gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Missie en Visie RHCVV Archieven vormen een actieve graadmeter van de democratie (en zijn geen passieve ondersteuning ervan). De mate van raadpleegbaarheid van archief is recht evenredig met het democratische gehalte van de samenleving die het archief in kwestie bewaart.

Archiefdiensten zijn niet louter bewaarinstellingen, maar hebben een belangrijke maatschappelijke rol te vervullen. Naast het houden van toezicht op de informatiehuishouding, zorgt de gemeentearchivaris er als directeur voor dat het RHCVV er als archiefdienst voor iedereen is die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van de archieven, collecties en diensten. Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun (digitale) archieven. Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Overheidsinformatie vormt het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle door burgers van deze overheidsorganisaties die aan hen hun bestaansrecht ontlenen. De collectie van het RHCVV vormt daarnaast het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten en daardoor een spiegel van de samenleving. Voor de inwoners fungeert het RHCVV ook als hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio. We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit.

Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker. Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Innovatief We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering.

Toegankelijk We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Verbindend Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker

8

Bestuur Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. In 2024 bestond het bestuur uit:  dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester gemeente Stichtse Vecht)  dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen)  dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt tot 2 oktober) / waarnemend burgemeester dhr. M.A. Fränzel vanaf 14 oktober. Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. drs. R.W. Ubink (directeur van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het algemeen bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Bestuursvergaderingen 2024 Het algemeen bestuur vergaderde op 3 april en 20 november 2024. Op 3 april stelde het bestuur de jaarrekening 2023 vast en de meerjarenbegroting 2025-2028. Deze begroting was de tweede begroting op basis van de toekomstverkenning en financiële doorrekening daarvan die begin 2023 werd afgerond. In het najaar van 2024 werd er teruggeblikt op 2024, vooruitgekeken naar 2025 en gesproken over het meerjarenprogramma 2026-2029, de uitbreiding van de archiefbewaarplaats en de aanpassing van de juridische vorm RHCVV in relatie tot de Gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regeling.

Organisatie: • Directie (directeur-archivaris) • Afdeling Bedrijfsvoering • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies Collecties Dienstverlening en Erfgoed en Educatie Locaties Het RHCVV beheert een archiefbewaarplaats in Breukelen, Schepersweg 6e. Netwerkpartners Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten bij het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Ook is het RHCVV aangesloten bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en organiseert geregeld samen met hen netwerkactiviteiten. De Landelijke Expertisegroep Preservation Watch is hier een onderdeel van. Op provinciaal niveau neemt het RHCVV actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, en het Utrechts Inspecteursoverleg. Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek, Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard, Regionaal Archief Rivierenland, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief ZuidUtrecht, bijvoorbeeld in de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground.

Het RHCVV werkt voor het e-depot nauw samen met het Regionaal Archief Rivierenland (RAR), Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU), het Waterlands Archief (WA), het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHCRL) en het Utrechts Archief. Samen wordt onderzocht wat er nodig is om een e-depot op basis van de principes van Common Ground te realiseren. De kern van de groep, RAZU, RAR en RHCVV, werkt aan verschillende onderwerpen en beleidstukken die nodig zijn om duurzame toegankelijkheid van digitale archiefstukken binnen de visie van Common Ground te borgen. De groep publiceert via verschillende kanalen over de resultaten, waaronder de eigen websites, het Archievenblad, vakblad voor de archiefsector en LinkedIn. Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen. Sinds 2019 heeft het RHCVV daarnaast een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.

9

10

I. Jaarverslag 2024

11

1. Beleidsvisie 2020-2024 Relatie Jaarrekening 2023 met beleidsvisie 2020-2024 ‘In Balans’. 2024 was het laatste begrotingsjaar binnen de beleidsvisie 2020-2024. Deze visie werd in november 2019 voor de periode 2020-2024 bestuurlijk vastgesteld. In de beleidsvisie 2020-2024 zijn vier beleidslijnen geformuleerd, te weten: 1. 2. 3. 4.

Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten

Binnen de vier beleidslijnen zijn in de begroting 2024 doelen en acties geformuleerd. In de programma verantwoording 2024 wordt per beleidslijn op hoofdlijnen aangegeven hoe deze doelen zijn bereikt en wat daarvoor aan acties is uitgevoerd. In de financiële jaarrekening worden de gerealiseerde kosten, staat van baten en lasten en balans toegelicht. In deze beleidsperiode is het streven onder meer het in balans brengen van de kerntaken van het RHCVV. Dit betekent ook dat de erfgoedtaak in balans gebracht wordt met Toezicht, Behoud en Beheer en Beschikbaarstellen. Het RHCVV onderzoekt in opdracht van het bestuur hoe in deze beleidsperiode met kleine initiatieven een bijdrage kan worden geleverd aan bevordering van de geschiedbeoefening en maatschappelijke cohesie, waarbij jong en oud aan elkaar verbonden worden. Erfgoed heeft grote waarde, niet alleen in wetenschappelijk, maar zeker ook in economisch, maatschappelijk en cultureel opzicht. Het verbindt mensen met het verleden, met elkaar en met hun omgeving. Erfgoed geeft een impuls aan de vastgoedwaarde in de regio en beïnvloedt het vestigingsgedrag van particulieren en bedrijven. Daarnaast oefent erfgoed een grote aantrekkingskracht uit op toeristen. Zo is erfgoed van onschatbare waarde voor een streek.

Een andere uitdaging in deze beleidsperiode is het beheren en preserveren van digitale archieven, het ontsluiten, zoeken en vinden ervan vormen dé uitdagingen voor de nabije toekomst, zowel voor archiefdiensten als gemeenten. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken en verschillende applicaties, waardoor de archiefvorming haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Het is duidelijk dat er nieuwe vraagstukken ontstaan over authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording; de kernwaarden die door het gehele archiefbestel gedragen worden.

2. Inhoudelijk resultaat 2024 In de volgende hoofdstukken wordt per beleidslijn inhoudelijk teruggeblikt op 2024. Hieronder volgt een verkort overzicht van de resultaten. Toezicht en Advies informatiehuishouding aangesloten gemeenten: De jaarlijkse toezichtsrapporten zijn uitgebracht en de gemeenten hebben hierover verantwoording afgelegd aan de provincie Utrecht (IBT). Daarnaast is gestart met de actualisatie van het toezichtsbeleidskader 2025-2030, dat in het eerste kwartaal van 2025 wordt afgerond. Het aantal wettelijke adviezen is in 2024 bijna verdrievoudigd, vooral op het gebied van digitale migraties en informatiebeheer. Om gemeenten te helpen meer inzicht te krijgen in de digitale informatiepositie van de gemeenten, heeft het RHCVV voor de tweede keer de Monitor Digitale Informatie uitgevoerd. Dit biedt waardevolle gegevens voor de verdere ontwikkeling van de e-depotvoorziening en de digitale archivering. In het kader van de geplande fusie tussen de ODRU en de RUD is in een samenwerking tussen gemeente Zeist en Het Utrechts Archief (HUA) een auditrapport opgesteld met verbeterpunten, die zijn gedeeld met de gemeenten. Daarnaast heeft het RHCVV gemeenten geadviseerd over lopende dossiers rondom de samenwerking met de ODRU en het informatiebeheer. Kennisdeling was ook in 2024 een speerpunt, met actieve voorlichting en regelmatige platformoverleggen elke 6 tot 8 weken.

Verwerven en Beheren: er zijn in 2024 belangrijke stappen gezet in de verbetering van archiefbeheer, digitalisering en toegankelijkheid. De voorlopig laatste gemeentelijke archieven zijn overgebracht. Tot

12

de uitbreiding gerealiseerd is, is de archiefbewaarplaats vol. De ontwikkeling van het e-depot verloopt gestaag, al zijn proefoverbrengingen van digitale archieven door gemeenten uitgesteld naar 2025. De toegankelijkheid is vergroot door meerdere inventarissen, indexering (door vrijwilligers) en digitalisering. Ook zijn audiovisuele collecties en de topografisch-historische atlas gedigitaliseerd, en wordt gewerkt aan de restauratie van oudere archieven. Veertien particuliere archieven zijn ontsloten en dertig nieuwe verworven, waaronder documenten over de Tweede Wereldoorlog en het archief van vaste bezoeker en lokale geschiedenis kenner van Loenen Willem Mooij. Beschikbaarstellen (ambtenaren en burgers): Het aantal studiezaalbezoeken steeg met 4%, terwijl de avondopenstelling met 21% in populariteit toenam. De digitale dienstverlening nam toe, met een groei van 11,5% in e-mailverzoeken en 4% in chatverzoeken. Bouwarchieven blijven het meest geraadpleegd, terwijl de vernieuwde website en het opstarten van de ‘scanning on demand’ dienst voor ambtenaren, verdere verbeteringen brengen. Het RHCVV scoorde een gemiddelde klanttevredenheid van 7,3, de genoemde verbeterpunten maakten al deel uit van geplande acties. De deskundigheid en vriendelijkheid van medewerkers werd gewaardeerd met een ruime 9.

Er was in 2024 net als vorige jaren veel belangstelling voor educatieve programma's, zoals stamboomonderzoek en paleografie, die allen volgeboekt waren. In 2025 richt het RHCVV zich verder op digitale toegankelijkheid en gebruikersgemak. Erfgoed beleven en ontmoeten: Een belangrijk hoogtepunt was de tentoonstelling De stem van het volk, die de ontwikkeling van de democratie in Nederland belichtte en meer dan 3000 bezoekers trok. De interactieve elementen van de tentoonstelling, zoals het stemmen op grondwetswijzigingen en het maken van protestborden, stimuleerden het actief nadenken over het onderwerp en participatie van het publiek. In aanvulling hierop werd een publicatie uitgebracht, het gelijknamige boek De stem van het volk. educatieprogramma Laat je horen! werd zeer positief ontvangen en kan ook na afloop van tentoonstelling worden ingezet. Daarnaast werd de samenwerking met lokale scholen versterkt door bijvoorbeeld de vitrinelessen en maatschappelijke stages. Deze initiatieven dragen bij aan het op jonge leeftijd bevorderen van historisch besef en het kritisch denken over de rol van archieven in de democratie. Zichtbaarheid: In 2024 zijn naamsbekendheid en bereik verder vergroot door gerichte communicatiestrategieën en samenwerking met diverse partijen. De gerichte inzet heeft bijgedragen aan een grotere bekendheid en bereik in 2024.

De nieuwsbriefabonnees stegen bijvoorbeeld met 16,4 %. De groei was op LinkedIn (43%), Instagram (12%) en Facebook (9%). Er werd besloten om naast het account op X (Twitter) ook een account op Bluesky aan te maken, vanwege afname van interactie op x. Het RHCVV brede kreeg veel (free) media-aandacht, er werden videoproducties gerealiseerd die zowel educatief als informatief van aard zijn. Gratis publiciteit in lokale media vergrootten de zichtbaarheid verder. Het RHCVV is graag actief aanwezig op vrijwilligersmarkten en evenementen, zoals Open Monumentendag, wat resulteerde in meer dan 1000 bezoekerscontacten op die dag.

3. Financieel resultaat /resultaatbestemming Volgens de begrotingsuitgangspunten, bestuurlijk vastgesteld in januari 2018, is een reserve van minimaal 5% van de begrote lasten het streven voor een gezonde bedrijfsvoering. De algemene reserve dient als buffer voor de reguliere bedrijfsvoering om incidentele knelpunten op te vangen. Op basis van de begroting 2024 zou ultimo 2024 de algemene reserve minimaal € 127.586,- moeten bedragen. Het saldo voor resultaatverdeling is echter € 119.958,- hetgeen € 7.628,- te laag is. Bij een besluit (een deel van) het positieve saldo over 2024 van € 124.999,toe te voegen aan de algemene reserve is het tekort ingelopen. Het bestuur wordt voorgesteld conform begrotingsuitgangspunten de algemene reserve aan te vullen tot het minimum van € 127.586 en het restant van het positief saldo toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Robuust. Dit voorstel is nog niet in de jaarrekening verwerkt.

13

14

4. Programma verantwoording 2024

Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven zijn het fundament voor goed bestuur, een efficiënte bedrijfsvoering en transparantie naar de burger. Ordelijke digitale en papieren informatiehuishouding en archivering stellen overheidsorganisaties in staat de taken adequaat uit te voeren en verantwoording af te leggen aan gemeenteraad en burgers. De gemeentearchivaris van het RHC Vecht en Venen (RHCVV) verzorgt, conform artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995, de Gemeenschappelijke regeling art. 6 en de lokale archiefverordeningen, het archiefwettelijk toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waaraan zij deelnemen.

Algemeen De gemeentearchivaris heeft de jaarlijkse toezichtsrapporten uitgebracht aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten. Daarin staat in hoeverre de gemeente voldoet aan de wet. De colleges van B&W informeerden (als bestuurlijk eindverantwoordelijke voor informatiehuishouding en archivering) de gemeenteraad daarover. Het college verantwoordde zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) door de provincie Utrecht. Naast de reguliere jaarlijkse toezichtsrapporten verricht het RHCVV gevraagd en ongevraagd incidentele audits en geeft het wettelijke adviezen binnen de kaders van archiefwet en -regelgeving over verschillende onderwerpen zoals conversie en migratie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer, zowel bij de gemeenten zelf als bij verbonden partijen zoals de ODRU en het RID. Deze onderwerpen staan benoemd in de lokale Besluiten informatiebeheer (waarin de lokale archiefverordeningen handen en voeten wordt gegeven). Specifieke toezichtinformatie per gemeente is te vinden in de afzonderlijke toezichts- en inspectierapporten. Hieronder worden enkele gebeurtenissen en onderwerpen op dit taakveld over 2024 uitgelicht.

Actualisering toezichtbeleid In de tweede helft van 2024 is het RHCVV gestart met actualisering en vernieuwing van het toezichtsbeleidskader 2025-2030, ter vervanging van het toezichtsbeleidskader 2019-2024. Een van de vernieuwingen is dat er een heel aantal instrumenten en hulpmiddelen vanuit het RHCVV beschikbaar worden gesteld ter ondersteuning van de inrichting van de informatiehuishouding. Bij de actualisering en vernieuwing worden de regievoerders van de drie gemeenten (en andere stakeholders) nauw betrokken. Ook werd er eind 2024 een korte enquête afgenomen over mening en wensen wat betreft het archieftoezicht vanuit het RHCVV, die belangrijke input opleverde voor het nieuwe toezichtbeleid. Afronding van het toezichtbeleid is voorzien voor het eerste kwartaal van 2025, waarna het ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het bestuur en vervolgens op https://www.rhcvechtenvenen.nl/ gepubliceerd.

15

Grip op digitale informatie Net als andere jaren was er in 2024 veel vraag naar advies en ondersteuning van de aangesloten gemeenten bij het duurzaam beheren van digitale informatie, in het bijzonder migratie en conversie van informatie bij wijziging van software. Het uitfaseren van de hybride (deels papieren en deels digitale) informatiehuishouding is daarbij een belangrijk aandachtspunt. ‘Archiving by design’ bleef een belangrijk uitgangspunt. Om inzicht te krijgen in de hoeveelheid, locatie en aard van digitale informatie binnen de gemeenten, bood het RHCVV voor de tweede keer de Monitor Digitale Informatie aan. Die levert belangrijke gegevens op over waar welke informatie in de gemeentelijke organisatie zich bevindt, geeft duidelijkheid voor de toekomstige groei van de e-depotvoorziening van het RHCVV en over werkzaamheden voor zowel de gemeenten als het RHCVV gerelateerd aan deze aan de digitale overbrenging van informatie.

Toename wettelijke adviezen in 2024 In 2024 is het aantal wettelijke adviezen bijna verdrievoudigd ten opzichte van het voorgaande jaar. Dat gaat vaak over het beheer van digitale informatie. Zo zijn er meerdere migratieplannen goedgekeurd: voor de migratie naar een nieuw zaaksysteem en voor migraties van de ene naar de andere procesapplicatie. Er is een positief advies afgegeven voor een Handboek digitale vervanging van papieren personeelsdossiers. Bij alle gemeenten is geadviseerd over de waardering en selectie van informatie en zijn de (jaarlijkse) machtigingen verleend voor de vernietiging van papieren en ook digitale informatie.

ODRU De Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) en de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) zijn voornemens per 1 januari 2026 te fuseren en verder te gaan als de Omgevingsdienst Utrecht (ODU). De bij de ODRU betrokken archiefdiensten hebben de toezichthouder vanuit de gemeente Zeist gemachtigd om namens hen toezicht te houden op de ODRU. Het RHCVV en de andere betrokken archiefdiensten hadden daarover in 2024 intensief contact. Gezamenlijk met Het Utrechts Archief (HUA) is er door de gemeente Zeist, met oog op de genoemde fusie, bij wijze van due diligence, een auditrapport opgesteld met 22 aanbevelingen voor verbeterpunten, variërend van het opstellen van een Dossier Afspraken en Procedures (DAP) voor de informatie-uitwisseling met aangesloten overheden, tot achterstallig onderhoud aan fysieke en digitale archieven. Daarnaast adviseerde het RHCV zijn eigen gemeenten op diverse lopende dossiers met betrekking tot de informatie-uitwisseling met de ODRU.

16

Voorlichting en kennisdeling De gemeenten hebben in 2024 uiteenlopende vragen voorgelegd, variërend van de herziening van de gemeen-schappelijke regeling met de Regionale ICT Dienst Utrecht (RID) tot de implementatie van de zogenoemde Capstone-methode voor het archiveren van mailboxen van sleutelfunctionarissen. Het RHCVV heeft deze en andere onderwerpen zowel mondeling als schriftelijk toegelicht, waarbij specifieke adviezen en richtlijnen zijn verstrekt om de informatiehuishouding binnen de gemeenten te optimaliseren.

De Capstone-methodiek is een benadering voor e-mailarchivering die zich richt op het duurzaam bewaren van e-mailberichten van sleutelfunctionarissen binnen een gemeente. Deze methode baseert erop dat e-mails van bepaalde functies, zoals leden van het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris en directeur(en), vaak strategische beslissingen en informatie over beleidsontwikkelingen bevat die van administratief en blijvend historisch belang is. Door (van privé-mails geschoonde) mailboxen van sleutelfunctionarissen permanent te bewaren naast de reguliere zaakgerichte bewaring, wordt cruciale informatie behouden voor toekomstige generaties.

Platformoverleg Het platformoverleg faciliteert actieve kennisuitwisseling met de aangesloten gemeenten. Deze bijeenkomsten vinden elke 6 à 8 weken plaats en dienen als forum voor het delen van ervaringen, het uitwisselen van informatie en het coördineren van gezamenlijke initiatieven, ook tussen de gemeenten.

Archiefruimten bij gemeenten In 2023 heeft het RHCVV bij alle gemeenten intensief geadviseerd en expertise gedeeld over het naleven van de wettelijke eisen voor archiefruimten, mede in het kader van geplande verbouwingen en nieuwbouw van de gemeentehuizen. Deze adviezen waren noodzakelijk om te voldoen aan de kwaliteitseisen zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995 en met name Archiefregeling art. 27 ev., waarin de duurzame bewaring van overheidsinformatie in voorschriften is vervat. Naar aanleiding van deze bevindingen zijn in 2024 gerichte verbetermaatregelen doorgevoerd om de archiefruimten op het wettelijk vereiste niveau te brengen.

Archiefbewerkingsprojecten in opdracht Het RHCVV werkt in opdracht van de deelnemende gemeenten regelmatig aan projecten rondom selectie, toegankelijk maken, conserveren en verpakken van nog niet overgebrachte archieven. Na bewerking worden de archieven na de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHCVV in Breukelen. In 2024 werkte een archivist van het RHCVV 20 uur in de week op locatie aan archieven De Ronde Venen 1989-1999. Daarnaast is het RHCVV nauw betrokken bij de uitbesteding van de bewerking van papieren en soms ook al hybride (papieren én digitale) archieven door de aangesloten gemeenten.

17

18

Beleidslijn 2: Verwerven en beheren Het RHCVV beheert in haar archiefbewaarplaats in Breukelen ruim 4 kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. De oudste stukken dateren van de late middeleeuwen, zoals een fragment van een rekening en een misfundatieboek. De jongste stukken zijn uit de 21e eeuw (waaronder ook bedrijfsarchieven, kerkarchieven, foto’s, kaarten, digitale foto’s, e-mails, sociale mediaberichten). De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast ontvangt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten beheren en bewaren. De informatie moet dus makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Dat is belangrijk, omdat archieven een rechts- en bewijsfunctie hebben. In de beleidsperiode 2020-2024 staat het streven centraal om het beheer en behoud en de (digitale) toegankelijkheid van de collectie op voldoende niveau te brengen voor de toekomst. In dit jaarverslag wordt een aantal werkzaamheden, resultaten, overbrengingen en schenkingen uit 2024 toegelicht.

Overbrenging archieven gemeenten Overbrenging papieren archieven In december 2024 is een archiefblok bouwvergunningen overgebracht van Stichtse Vecht. Het gaat om 26,5 strekkende meter dossiers van de voormalige gemeente Maarssen, over de periode (blok) 1957-1969. Voor overbrenging zijn deze dossiers door de gemeente gedigitaliseerd, zodat het RHCVV burgers en gemeenteambtenaren langs digitale weg kan bedienen wanneer zij behoefte hebben aan inzage in een vergunning. Vanwege de voorgenomen verbouwing en uitbreiding van de depotcapaciteit van het regionaal archief was dit voorlopig het laatste blok papieren archief van enig omvang dat kan worden overgebracht, tot het moment dat de depotuitbreiding in 2026 gerealiseerd is. In 2025 werkt het RHCVV wel nog samen met gemeente De Bilt aan de overbrenging van enkele registers met akten van de Burgerlijke Stand, die de afgelopen jaren openbaar zijn geworden. Vanuit de gemeente De Ronde Venen volgt in 2025 nog de overbrenging van een groot deel van de twintigste-eeuwse bevolkingsregistratie. Het gaat dan om persoonskaarten en geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten van de Burgerlijke Stand. De personenregistratie is vanaf 1994 vervangen door digitale systemen, waardoor de historische kaartsystemen kunnen worden ondergebracht bij archiefinstellingen als het RHCVV, waar ze een belangrijke bron zijn voor personenonderzoek.

Akten van de Burgerlijke Stand worden veel gebruikt in het onderzoek naar familiegeschiedenis. De overbrenging van de akten is dan ook van groot nut voor deze groep archiefgebruikers.

Gemeente

Archief

Periode

Omvang in meters

Stichtse Vecht

Bouwvergunningen Maarssen

19571969

26,5

19

Overbrenging van digitaal archief Het RHCVV beschikt sinds 2020 over een operationeel (werkend) e-depot. Daarnaast blijft het RHCVV bezig met het verder ontwikkelen van het e-depot zodat het RHCVV en de deelnemende gemeenten kunnen aansluiten bij nieuwe ontwikkelingen als de architectuurvisie Common Ground. Dit is een ontwikkeltraject met een lange doorlooptijd en gemeenten zijn nog niet zover dat zij informatie volgens deze principes beheren en bewaren. Daarom blijft het RHCVV voorlopig gebruik ook maken van een e-depot uit de huidige generatie. Zo kan het RHCVV ook nu de huidige digitale archiefstukken van de gemeenten veiligstellen en leren van de actuele vraagstukken rondom preservering. In 2024 heeft het RHCVV wederom vooruitgang geboekt in de ontwikkeling van het e-depot. Door het vertrek van de adviseur digitale archieven was er tijdelijk minder capaciteit beschikbaar, wat de voortgang van de werkzaamheden kort beïnvloedde. Mede dankzij de versterking van het team een medewerker digitale archieven, is de ontsluiting van digitale archieven in het laatste kwartaal versneld. Het RHCVV beheert inmiddels meerdere digitale particuliere archieven, die via het e-depot toegankelijk zullen zijn. In 2024 waren een aantal proefoverbrengingen gepland voor het overbrengen van gemeentearchieven naar het e-depot.

Vanwege capaciteitsuitdagingen bij de gemeenten zijn deze tijdelijk opgeschort en zullen in 2025 worden hervat. Het oefenen met de export en ingest (verwerken) van gemeentelijke archieven biedt waardevolle kennis en ervaringen op. Gemeenten kunnen hun interne digitale archiveringsprocessen op een zodanige manier inrichten, dat een digitale overbrenging wordt vergemakkelijkt. Daarnaast geeft het inzicht in welke functionaliteiten (nieuwe) applicaties dienen te hebben om de digitale archivering en export te faciliteren. Dit geeft gemeenten een handvat bij aanbestedingen van nieuwe applicaties. Gemeenten en RHCVV bouwen met dergelijke trajecten samen kennis op over wat er komt kijken bij digitale overbrenging, die nodig is om op den duur de digitale overbrengingen steeds makkelijker te laten verlopen.

Toegankelijkheid archieven en collecties Collectie op orde Het RHCVV beheert in Breukelen sinds 2009 een aantal (gemeente)archieven dat niet of niet voldoende toegankelijk is. Op basis van een uitgebreide inventarisatie in 2022 is een meerjarenplan opgesteld voor verbetering van de toegankelijkheid van de gemeentelijke archieven die niet of niet voldoende toegankelijk zijn. Vanaf 2025 is hiervoor budget opgenomen in de begroting. In 2024 zijn de laatste voorbereidingen getroffen voor de start van het meerjarenproject. Naast de werkzaamheden die vaste medewerkers en vrijwilligers verrichten aan dit project, is hiervoor rekening gehouden met de inzet van gespecialiseerde archiefbewerkingsbureaus en medewerkers.

Toegankelijkheid (doorzoekbaarheid) archieven toegenomen in 2024 Een archief wordt vaak ontsloten door middel van een inventaris waarin de archiefstukken systematisch worden beschreven op grond van hun functie voor de vormende organisatie. Soms wordt er een nadere toegang gemaakt, bijvoorbeeld een lijst persoonsnamen die naar aktes verwijzen. Met een toegang op een archief wordt de ontsluiting van de archiefstukken door beschrijvingen bedoeld. Sinds 2019 wordt bij het RHCVV naast het aantal toegangen op archieven ook de toename in archiefbeschrijvingen bijgehouden. Een toegang bestaat uit een geheel van inventarisnummers. Deze

20

inventarisnummers zijn gekoppeld aan archiefbeschrijvingen. Een groot archief heeft meer archiefbeschrijvingen dan een klein archief. Een toegang kan betrekking hebben op een klein of op een groot archief. Het aantal archiefbeschrijvingen geeft daarom een preciezer beeld van de omvang van een archief en de vorderingen in de ontsluiting van de archieven dan enkel de toename in het aantal archieftoegangen. Onderstaande tabel laat de ontwikkeling van toegankelijkheid van de archieven en collecties zien in de laatste jaren. Toegankelijkheid collectie per 31-12 van genoemd jaar Toegangen Archiefbeschrijvingen totaal Waarvan personen Waarvan bouwvergunningen Waarvan titels bibliotheek Waarvan beschrijvingen in de beeldbank Opendatasets

2020

2021

2022

2023

2024

887 1.521.804 860.405 27.677 9.072 21.324

952 1.716.554 884.304 27.208 9.967 21.172

979 1.995.919 1.021.490 54.089 13.366 23.815

756 1.584.691 799.839 60.374 5.757 9.171

776 1.946.178 822.593 62.634 7.780 9.286

1.063

1.186

1.300

821

933

Toelichting cijfers: Door de uittreding van Weesp, en het daarmee verplaatsen van de Weesper archieven, is er tussen de meetmomenten 2022 en 2023 een logische daling te zien in de toegankelijkheidscijfers. Die is in 2024 weer omgezet naar een toename ten opzichte van 2023.

Inzet vrijwilligers bij nader toegankelijk maken archieven Het toegankelijk maken van archieven door beschrijvend inventariseren blijft een specialistische taak, die primair wordt uitgevoerd door medewerkers met de juiste vakkennis en opleiding. Het RHCVV beschikt over een beperkte capaciteit voor nadere toegankelijkheid (doorzoekbaarheid op naam bijvoorbeeld) en de materiële verzorging van de archieven. De vrijwilligers vervulden hierin net als andere jaren een belangrijke rol. Door middel van indexering van archieven, op bijvoorbeeld namen of trefwoorden, en het opnieuw verpakken van archieven in zuurvrije opbergmaterialen en dozen, helpen vrijwilligers met het verbeteren van de toegankelijkheid en bewaaromstandigheden van de archieven. De vrijwilligers hebben gewerkt aan het nader toegankelijk maken van diverse archieven: •

10.000-en personen uit historische bronnen vindbaar gemaakt via de personendatabank op de website. Bijvoorbeeld uit de huwelijkse bijlagen en bevolkingsregisters uit de negentiende eeuw, van onder andere de plaatsen Achttienhoven, Abcoude-Baambrugge en Abcoude-Proostdij.

•

100-en zuurvrije dozen en omslagen gevouwen ten behoeve van de materiele verzorging van diverse gemeentearchieven en van de Huwelijkse Bijlagen opdat zij in goede staat blijven voor toekomstige generaties.

•

100-en historische foto’s beschreven en gedigitaliseerd.

•

6 inventarissen gemaakt van diverse (particuliere) archieven, waardoor deze archieven vindbaar(der) worden en eenvoudiger geraadpleegd kunnen worden door medewerkers, inwoners en ambtenaren.

Topografisch-historische atlas online te zien In 2024 zijn de scans van de topografisch-historische atlas van de gemeente De Ronde Venen online beschikbaar gekomen. Deze rijke verzameling van prenten, historische kaarten, affiches en tekeningen is gedigitaliseerd en vervolgens beschreven, om de stukken zo ‘tot in ieders huiskamer’ toegankelijk te maken. Voor de komende jaren staat het digitaal toegankelijk maken van de topografisch-historische verzamelingen van De Bilt en Stichtse Vecht op de planning.

21

Onderdeel van de verzameling is ook de onderstaande kaart waarop centraal de regio van De Ronde Venen staat afgebeeld. Met een datering van 1602 is het voor zover bekend de oudste kaart in de collectie van het RHCVV.

Toegankelijkheid particuliere archieven In 2024 zijn door het RHCVV veertien archieven en collecties toegankelijk gemaakt. Deze archieven zijn afkomstig uit alle delen van de maatschappij. Naast de hierboven digitalisering genoemde verzameling kaart- en prentmateriaal gaat het onder andere om inventarissen van: de Collectie oud drukwerk die het RHCVV beheert, uit de periode 1685-1850, het archief van het schildersbedrijf Ekdom (en voorgangers) uit De Bilt, het archief van de familie Van Halum uit Breukelen en Kockengen de krantencollectie van de Biltse Courant vanaf 1914. Deze kranten zijn ook digitaal in te zien via de website van het RHCVV. .

Registratie studiezaalbibliotheek Het RHCVV beschikt over een uitgebreide bibliotheek, waarvan de toegankelijkheid in 2024 aanzienlijk is verbeterd. Dit is het resultaat van een project waarbij de studiezaalbibliotheek volledig is geregistreerd in ons collectiebeheersysteem. Dankzij deze registratie zijn de studiezaaltitels nu geïntegreerd in de digitale catalogus, wat de doorzoekbaarheid van de collectie aanzienlijk vergroot. De afronding van dit project heeft niet alleen de efficiëntie van het beheer van de bibliotheekcollectie verbeterd, maar draagt ook bij aan een grotere veiligheid van de publicaties. Door deze registratie kunnen publicaties beter worden gevolgd, waardoor het eenvoudiger is om de locaties van materialen te traceren. Dit vermindert het risico op ontvreemding, aangezien het makkelijker is om onregelmatigheden op te merken en snel actie te ondernemen.

22

Restauratie en conservering Jaarlijks worden er van alle deelnemende gemeenten stukken gerestaureerd en geconserveerd die in slechte staat verkeren. Het restaureren gebeurt binnen het budget dat jaarlijks voor restauratie beschikbaar wordt gesteld. Voor De Bilt is verder gewerkt aan herstel van archiefstukken van het archief van de hervormde gemeente Westbroek. Hierin is in 2022 een begin gemaakt. Gezien de slechte staat van de stukken is dit een bewerkelijk project en van langere duur. Naar verwachting kan de restauratie van dit archief in 2025 afgerond worden. Het archief is voor De Bilt van grote cultuurhistorische waarde. Zo is het oudste stuk dat het RHCVV bewaart uit De Bilt afkomstig uit dit archief. Het dateert uit 1515. Voor De Ronde Venen is voortgegaan met de in 2023 begonnen restauratie van kwetsbare stukken uit de oude dorpsarchieven van Abcoude en Baambrugge, specifiek uit het gerechtsarchief van Abcoude-Baambrugge over de periode 1656-1813. Voor Stichtse Vecht is verder gewerkt aan het restaureren en waar nodig reinigen van het negentiende-eeuwse gemeentearchief van Tienhoven. Hiermee is in 2023 gestart en in 2025 zal hieraan verder gewerkt worden.

Materiële verzorging van archieven Om archieven in goede staat te houden is het noodzakelijk dat deze goed verpakt worden in zuurvrij papier en zuurvrije dozen en dat corroderende hechtmechanieken verwijderd worden, zoals roestende nietjes. In 2024 is gewerkt aan het ompakken (en tegelijkertijd indexeren) van de collecties huwelijkse bijlagen van onder andere Abcoude-Baambrugge, Abcoude-Proostdij, Achttienhoven en De Bilt. Deze collecties worden systematisch en op alfabetische volgorde verpakt en ontsloten (doorzoekbaar gemaakt) via de website. Daarnaast is gewerkt aan het herverpakken van het gemeentearchief van De Bilt over de jaren 1811-1931. In de periode november 2023 – mei 2024 is voor ondersteuning bij de materiële verzorging van de archieven gebruikgemaakt van de diensten van een medewerker van werkbedrijf Kansis uit Stichtse Vecht. Afb. Een voorbeeld van huwelijkse bijlagen na het herverpakken, en ervoor. Ervoor: verpakt in zuur omslagpapier, vele stukken bij elkaar, met potloodaantekeningen. Na ompakken: verpakt per archiefbestanddeel in zuurvrij papier, met duidelijk etiket waarop archief, toegangsnummer en inventarisnummer staan vermeld voor een duidelijke herleiding naar het archief waaruit het stuk afkomstig is.

23

Links: Een oorkonde ter herinnering aan de onthulling van het monument voor de slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog in Mijdrecht. De oorkonde werd aangeboden door 'de burgerij van Mijdrecht' aan het gemeentebestuur, en werd gemaakt door W.F. Grevenstuk Rechts: Een zogenaamde ‘Nieuwjaars heil- en zegenwensch’ uit 1894 gericht aan bestuurders en burgers van Vreeland en afkomstig van de nachtwakers Z. van Harten en W. van Spengen. Een van de losse schenkingen die het RHCVV in 2024 ontving.

Digitalisering Om de collectie toegankelijker en beter raadpleegbaar te maken voor burgers en ambtenaren, digitaliseert het RHCVV ieder jaar binnen de beschikbare budgetten een aantal archiefstukken. In de periode 2025-2030 is het doel hierin een extra slag te slaan door middel van het in gebruik nemen van een eigen scanvoorziening. Er wordt hierbij voorrang gegeven aan veel geraadpleegde bronnen, en aan stukken die vanwege de slechte staat moeilijk fysiek raadpleegbaar zijn. Een categorie kwetsbare archiefbescheiden betreft de audiovisuele materialen. De dragers van beeld en geluid zijn gevoelig voor veroudering en schommelingen in temperatuur en luchtvochtigheid. Hierdoor is het risico op het verval en het verdwijnen van informatie op dit soort dragers, zoals videobanden, filmspoelen, audiocassettes, groter dan in geval van papieren archief. Met het oog hierop heeft het RHCVV in 2023 projectmatig alle drie gemeentelijke audiovisuele collecties in kaart gebracht en beschreven, om ze vervolgens te laten digitaliseren. Medio 2024 is deze digitalisering voltooid en zijn de dragers door het gespecialiseerde digitaliseringsbedrijf weer geretourneerd aan het RHCVV. Momenteel wordt gewerkt aan de digitale ontsluiting van de filmfragmenten.

In 2024 kwam een groot deel van de Biltse en Bilthovense Couranten van de jaren 1914 tot en met 1946 digitaal beschikbaar en doorzoekbaar op onze website. Zoals bijvoorbeeld deze Biltse Courant van 22 augustus 1914. Bekijk de kranten hier en ontdek de mooiste artikelen en advertenties: https://www.rhcvechtenvenen.nl/zoeken?mizig=210&miadt=386...

24

25

Aanwinsten particuliere archieven Acquisitie van archieven vindt voornamelijk passief plaats. Dat wil zeggen; aangeboden archieven worden getoetst aan het acquisitieprofiel en indien interessant bevonden opgenomen in de collectie. Het RHCVV benadert alleen in uitzonderlijke gevallen zelf actief organisaties om archief onder te brengen in de bewaarplaats. Het RHCVV heeft ook in 2024 weer veel particuliere archieven mogen toevoegen aan de collectie. In 2024 zijn 30 schenkingen van archiefmateriaal gedaan door particulieren. Soms betreft het dan enkele mappen met brieven, foto’s en andere documenten, zoals in het geval van een schenking van stukken afkomstig uit de nalatenschap van dhr. Aalbert Degen met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog. Dhr. Degen die in de stukken voorkomt, was een voormalig lid van de Binnenlandse Strijdkrachten te Maarssen. In andere gevallen betrof het grote archieven van gehele organisaties, zoals het archief van de vereniging Exlibriswereld, die verzamelaars en liefhebbers van Ex-Librissen en ander kleingrafiek samenbrengt. Het bestuur zetelt in Bilthoven. Een ander in 2024 verworven archief dat hier niet onvermeld mag blijven vormen het archief en de collectie van dhr. Willem Mooij, dat na zijn overlijden in 2024 bij het RHCVV is ondergebracht. Dhr.

Mooij was een vaste bezoeker van het RHCVV, lid van de Historische Kring Loenen, en een groot kenner van de geschiedenis van Loenen aan de Vecht en omgeving. Zijn werkarchief en verzamelingen op dat gebied bieden dan ook een schat aan informatie voor belangstellenden.

Een anti-Engels NSB-propagandapamflet, afkomstig uit de in 2024 geschonken archiefstukken van Aalbert Degen, voormalig lid van de Binnenlandse Strijdkrachten te Maarssen.

26

Historische bibliotheek De historische bibliotheek van het RHCVV bevat boeken over de regio en is ook dit jaar weer aangevuld met enkele tientallen publicaties. Deze grote aanvulling komt merendeels voort uit schenkingen van particulieren. Een aantal boeken is gericht aangekocht, waar het gaat om publicaties die de regio tot onderwerp hebben. Twee voorbeelden daarvan zijn boeken over de geschiedenis van het molenbehoud, met speciale aandacht voor Kockengen, en over buitenplaatsen in de Tweede Wereldoorlog, waarbij ook de buitens in de Vechtstreek onder de loep worden genomen.

Maarssenbroek 50 jaar: Geregts Kist van Maarsen Broeck, 1705 In juni 2024 leende het RHCVV de gerechtskist van Maarssen Broeck uit voor een kleine tentoonstelling over het 50-jarig bestaan van Maarssenbroek. Deze tentoonstelling, die te zien was in het winkelcentrum Bisonspoor in Maarssenbroek, liet de geschiedenis van de wijk zien aan de hand van foto’s, informatieborden en aandacht voor de vele nieuwbouwplannen die de wijk hebben gevormd. In de gerechtskist werden in die tijd door de voorloper van de gemeente alle documenten die van belang waren voor het bestuur centraal bewaard. De gerechtskist nam een bijzondere plek in de tentoonstelling in.

27

28

Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en dienstverlening Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik. Iedereen kan archiefstukken uit de archieven en collecties van het RHCVV raadplegen in de studiezaal of via onze website www.rhcvechtenvenen.nl. Hier ben je op de goede plek voor onderzoek. Of het nou gaat om de geschiedenis van je familie of je woonomgeving, om wetenschappelijk onderzoek, voor je werk als ambtenaar, een werkstuk voor school of een bouwvergunning. Het RHCVV heeft een groot, en divers publiek, van rechtzoekende burgers, tot inwoners die hun woning verbouwen en gemeenteambtenaren die informatie nodig hebben voor hun werk. Wij helpen hen online, in onze studiezaal, en via e-mail, chat en telefoon.

Algemeen In de beleidsperiode 2020-2024 werkte het RHCVV aan de gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van de dienstverlening via de website en aan de dienstverlening via de studiezaal, chat, e-mail, Facebook, Twitter en LinkedIn. Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal.

Onderzoek op studiezaalbezoek wederom toegenomen Totaal aantal bezoeken 2019-2024 1500 1000

1300 678

500 0

2019

2020

1267

1183

1231

2022

2023

2024

797

2021

Aan de cijfers is te zien dat het RHCVV veelvuldig is benaderd voor informatie, duidelijk meer dan in 2023. In 2024 werd de studiezaal 1231 keer bezocht. Ten opzichte van 2023 is dit een lichte stijging (+4%). De verwachting is dat het bezoekersaantal het komende jaar nog verder zal toenemen. Bezoekers weten ons steeds beter te vinden en er staan nog enkele gemeentelijke overbrengingen gepland in 2025, waardoor meer bezoekers voor bouwvergunningen bij ons zullen komen. Na de invoering van scanning on demand voor ambtenaren (en later voor burgers) zal het bezoekersaantal naar verwachting teruglopen, al blijft de studiezaal een belangrijke plek om archief in te zien in verband met de beperkingen om archief digitaal beschikbaar te stellen, zoals gesteld in de auteurswet en AVG. De avondopenstelling (donderdagavond van 18.00-21.00 uur) was in 2024 opnieuw een geliefd bezoekmoment en het bezoekersaantal is op de avonden met 21% toegenomen in vergelijking met 2023. Bezoekers geven aan het prettig te vinden buiten kantooruren naar onze studiezaal te kunnen komen. Tijdens avondopenstellingen worden tevens activiteiten georganiseerd, zoals een workshop Zoeken in het Archief of een cursus stamboomonderzoek.

29

Van al deze bezoekers in 2024 kwam 51% naar ons toe voor de inzage van bouwvergunningen. De meest recente bouwvergunningen zijn nog bij de gemeente, en te raadplegen op het gemeentekantoor, voor alle oudere vergunningen kan de inwoner en ambtenaar bij het RHCVV terecht. Een deel van de bouwvergunningen is gedigitaliseerd voordat zij naar het RHCVV zijn overgebracht, dit betreft voornamelijk Stichtse Vecht. Voor deze vergunningen hoeven de aanvragers dan niet meer naar de studiezaal, maar ontvangen zij een scan in hun inbox. De bouwvergunningen van De Ronde Venen en De Bilt zijn respectievelijk niet of niet als zodanig gedigitaliseerd dat zij digitaal ter beschikking kunnen worden gesteld. We zien dit ook terug in de top 10 van meest geraadpleegde archieven waarin – naast diverse gemeentearchieven en een kerkarchief - de bouwarchieven van De Ronde Venen en De Bilt domineren.

Top 10 geraadpleegde archieven 2024 Toegang 1610 1602 1655 1641 0962 1021 1003 1011 1044 0900

Archief Woonomgeving De Bilt, bouwvergunningen, 1887-1987 Woonomgeving Abcoude, bouwvergunningen, 1941-2010 Woonomgeving Vinkeveen en Waverveen, bouwvergunningen, 1971-1988 Woonomgeving Mijdrecht, bouwvergunningen, 1941-1988 Gemeente Maarssen, 1813-1938 Gemeente De Bilt, 1932-1987 Gemeente Breukelen-Nijenrode, 1811-1948 Gemeente Abcoude, 1941-1990 Gemeente Vinkeveen en Waverveen en rechtsvoorgangers, 1657-1935 Hervormde gemeente Nieuwer Ter Aa, 1610-2018

Aantal opvragingen 1003 630 412 334 232 149 107 88 77 69

Onderzoeksdoelen: van erfgenaam tot kininefabriek Het RHCVV wordt dagelijks benaderd voor een keur aan onderzoeksvragen. Deze vragen zijn grofweg in drie hoofdcategorieën te verdelen: bouwvergunningen, historisch onderzoek en familieonderzoek (stamboomonderzoek). In de praktijk kunnen deze categorieën met elkaar verweven zijn. Iemand die stamboomonderzoek verricht, doet geregeld ook onderzoek naar huizen of eigenarengeschiedenis. Met historisch onderzoek wordt een breed palet aan onderzoeksvragen bedoeld. Dit varieert van notarissen die erfgenamen traceren tot onderzoekers die via een online module in de studiezaal kadasteronderzoek uitvoeren. Daarnaast wordt het archief met enige regelmaat geraadpleegd voor explosievenonderzoek en door studenten of academische onderzoekers. In het afgelopen jaar was er bijzonder veel internationale belangstelling voor het archief van de Nederlandsche Kininefabriek N.V. te Maarssen, zelfs afkomstig van onderzoekers van buitenlandse universiteiten. Familieonderzoek vindt grotendeels online plaats. Veel genealogische bronnen, zoals Doop-, Trouwen Begraafboeken, Bevolkingsregisters en de Burgerlijke Stand, zijn – zodra openbaar – digitaal toegankelijk gemaakt via onze website. Stamboomonderzoekers die vastlopen in hun zoektocht maken veelvuldig gebruik van de chatfunctie voor aanvullende ondersteuning.

BEZOEKDOEL 2024 Bouwvergunningen

Familieonderzoek

Historisch onderzoek

Kadaster

1% 41%

53% 5%

30

Dienstverlening aan gemeenteambtenaren Ambtenaren vormen een belangrijke doelgroep binnen onze dienstverlening, omdat zij archiefstukken en informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Het aantal ambtelijke informatieverzoeken is in 2024 licht gestegen ten opzichte van 2023, en ook het gebruik van het archief is toegenomen. Deze groei is mede te verklaren door de vergrote zichtbaarheid van het RHCVV onder gemeenteambtenaren. De drie aangesloten gemeenten dienden – in verhouding tot hun inwoneraantal – een vergelijkbaar aantal verzoeken in. Ambtenaren van Stichtse Vecht, de grootste gemeente, benaderden het RHCVV iets vaker dan die van De Ronde Venen en De Bilt. Naast de structureel hoge vraag naar bouwvergunningen werden ook andere archiefstukken geraadpleegd. Te denken valt aan vragen vanuit De Bilt over het ontstaan van hun ambtsketen; De Ronde Venen, informatie over historische grafadministratie en vanuit Stichtse Vecht een verzoek om informatie uit een bestemmingsplan. Ook in 2024 kregen alle nieuwe medewerkers van de gemeente Stichtse Vecht, op initiatief van de gemeente, een rondleiding door het RHCVV en depots. Tijdens deze kennismaking krijgen zij inzicht in de taken en functies van het RHCVV. Deze rondleidingen dragen bij aan een beter begrip van het belang van de eigen archieven en stimuleren we het gebruik ervan binnen de gemeentelijke organisatie.

Digitale dienstverlening Mail, chat, website Burgers en ambtenaren verwachten in toenemende mate dat overheidsinformatie digitaal beschikbaar is. Dit komt deels door een algehele digitalisering van de samenleving en wordt ondersteund door wet- en regelgeving, zoals de Wet Hergebruik Overheidsinformatie en Open Data. Het RHCVV speelt hierop in door digitale dienstverlening te bieden via e-mail, chat en de website. In 2025 wordt deze service verder uitgebreid met de introductie van ‘scanning on demand’. Naast de vele fysieke bezoekers neemt het grootste deel van het publiek – zowel burgers als ambtenaren – digitaal contact op. In 2024 steeg het aantal informatieverzoeken via e-mail met 11,5% en via chat met 4%. De hoeveelheid e-mailverzoeken over het archief van gemeente De Bilt bleef stabiel, terwijl het aantal vragen over de archieven van Stichtse Vecht en De Ronde Venen aanzienlijk toenam, met respectievelijk 38% en 13%. Een mogelijke verklaring hiervoor is de overbrenging eind 2023 van diverse bouwarchieven uit deze gemeenten. Daarnaast heeft de organisatie haar zichtbaarheid onder burgers en ambtenaren vergroot. Net als in 2023 betrof een groot deel van de vragen de bouwvergunningen. Uit de onderstaande grafiek blijkt dat ook via de chat veel vragen over bouwtekeningen binnenkomen.

Daarnaast wordt de chatfunctie gebruikt voor algemene inlichtingen, zoals vragen over de openingstijden van tentoonstellingen of de toegankelijkheid van het gebouw – en ja, het RHCVV is rolstoeltoegankelijk.

31

Digitale toegankelijkheid via de website De website van het RHCVV heeft als hoofddoel het online toegankelijk maken van het archief van de drie gemeenten en de bezoeker informeren over de mogelijkheid archief in te zien en de verschillende activiteiten die het RHCVV organiseert. In 2023 werd een vernieuwde website gelanceerd, die in 2024 verder is uitgebreid en geoptimaliseerd. Deze verbeteringen hebben geleid tot een toegankelijkere en beter gestructureerde website, wat terug te zien is in het gebruikersgedrag: bezoekers brengen gemiddeld een minuut langer door op de website dan in 2023. Voor 2025 staat verdere uitbreiding gepland, waaronder de introductie van een afspraakmodule. Hiermee wordt het maken van een afspraak eenvoudiger en de dienstverlening verder geprofessionaliseerd.

Scannen on demand De beleidslijn 2025-2030 zet in op de inrichting van een scanstraat en daarmee de verdere ontwikkeling van ‘scanning on demand’. Met deze dienst kunnen zoveel mogelijk verzoeken digitaal worden afgehandeld. In eerste instantie zal deze service beschikbaar zijn voor ambtenaren en vervolgens op een later moment als mogelijk jaarlijks worden uitgebreid. Scanning on demand vraagt naast een investering in apparatuur en software ook een extra investering in menskracht als er veel verzoeken zijn.