2. RHCVV Jaarverslag jaarrekening 2024 college.pdf

2024 € 165.150 -82.575 82.575

2023 € 0 295.249 -130.099 165.150

Op 8 februari 2023 is de ‘Overeenkomst financiële afbouwregeling uittreding Weesp’ tussen Amsterdam en Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen getekend. Over het bedrag is geen rente verschuldigd. De afkoopsom is vrijgesteld van BTW. Vanaf 2023 zal Amsterdam tot en met 2025 per kwartaal aflossen. De verschuldigde bedragen over 2026 (€ 55.050) en 2027 (€ 27.525) zullen in januari van de betreffende jaren worden betaald. Bij te late betaling is een boeterente van 5% verschuldigd.

Vorderingen op openbare lichamen

Gemeente Amsterdam

31-12-2024

31-12-2023

€

€

119.434

130.099

Gemeente Stichtse Vecht

0

107.522

Gemeente De Ronde Venen

0

41.439

Gemeente De Bilt

0

40.197

119.434

319.257

66

Eigen vermogen Algemene reserve De Algemene reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen binnen het RHCVV. Zo hoeft er, indien van toepassing, geen extra bijdrage aan de deelnemende gemeenten te worden gevraagd. In 2009 heeft de Belastingdienst het verzoek om artikel 11, lid 1 onderdeel b, 5e, Wet OB 1968 buiten toepassing te laten ten aanzien van de verhuur van het pand RHCVV aan de Schepersweg 6e, zodat de verhuur is belast met BTW, goedgekeurd, mits de deelnemers 2% meer bijdragen dan het werkelijk aandeel in de kosten. Dit heeft vanaf aanvang plaatsgevonden. Volgens artikel 10.6 van de GR kan het algemeen bestuur bij een batig of negatief saldo besluiten dit saldo: a. Geheel of gedeeltelijk te reserveren; b. Geheel of gedeeltelijk te gebruiken voor investeringen, dan wel; c. Geheel of gedeeltelijk uit te keren aan de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten, danwel; d. Geheel of gedeeltelijk zal worden gevorderd bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten. In de vastgestelde begrotingsregels is opgenomen, dat de algemene reserve minimaal 5% van de begrote lasten van de exploitatielasten zal bedragen. Op basis van de begroting zou ultimo 2024 de algemene reserve minimaal € 127.586 moeten bedragen.

Met (een deel van) het positieve resultaat over 2024 van € 118.801 kan de Algemene reserve weer op het 5%-minimum uitkomen.

Verloop algemene reserve € 86.336 0 33.622

Stand per 1 januari Resultaat vorig boekjaar Toevoeging ontvangen 2% opslag Vrijval algemene reserve boven 5% drempel ten gunste van Bestemmingsreserve Robuust

0

Stand per 31 december

119.958

Resultaat 2024 Conform de gedragslijn van over het voorgaande jaren boekjaar goedgekeurde jaarrekening en begroting 2024 wordt voorgesteld de algemene reserve aan te vullen tot € 127.586 en het bedrag boven het minimum (€ 6.535) toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Robuust. Dit voorstel is nog niet in de jaarrekening verwerkt. Bestemmingsreserves De Bestemmingsreserve uittreding Weesp overeengekomen vergoeding van € 600.176.

is

in

2022

gevormd

uit

de

met

Amsterdam

De Bestemmingsreserve Robuust is gevormd om niet begrote kosten, die voortvloeien uit het toekomstbestendig maken van het RHCVV te kunnen opvangen. In 2021-2022 is een onderzoek uitgevoerd om inzichtelijk te maken op welke punten het verbetertraject, dat is ingezet met de Businesscase 2018, dient te worden aangevuld. Uit dit onderzoek is een aantal structurele, maar ook incidentele verbeteracties naar voren gekomen om de robuustheid en taakuitvoering van het RHCVV te verbeteren. Om de incidentiele kosten op te vangen wordt de komende jaren, zolang nodig is, het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust.

67

Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt weer te geven:

Bestemmingsreserve uittreding Weesp Stand per 1 januari 2024 Benutting bestemmingsreserve Vrijval resp. toevoeging via het resultaat

€ 295.249 -130.099 0

Stand per 31 december 2024

165.150

Bestemmingsreserve Robuust € 40.949 -18.545 0 22.404

In 2025 zal het restant van de Bestemmingsreserve uittreding Weesp conform het schema, zoals opgenomen in de goedgekeurde begroting 2023, geheel ten gunste van het resultaat 2025 komen.

Vlottende passiva De schulden aan openbare lichamen ultimo 2024 betreft de schuld voor de totale loonsom over 2024 aan de gemeente Stichtse Vecht.

68

11. Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten Het RHCVV is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen. Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Afgezien van geringe en dagelijkse reparaties komt het onderhoud ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5). In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie onderhoudskosten. De huur 2024 inclusief groot onderhoud bedraagt € 263.264. Hoewel gepland in 2024 is het groot onderhoud voor een bedrag van € 103.044 niet uitgevoerd. In 2032 is voor een bedrag van € 279.363 weer een grote onderhoudspost begroot.

Naast bovengenoemde verplichtingen zijn er nog diverse meerjarige contracten, abonnementen en overeenkomsten met verschillende partijen, die in de meerjarenbegroting zijn afgedekt.

69

12. Toelichting op de Staat van baten en lasten Baten Bijdragen gemeenten De omslagbijdragen per gemeente voor 2024 luiden als volgt: Rekening

2024 Begroting

2023 Rekening

Verschil

€ De Bilt

474.287

474.287

0

365.666

De Ronde Venen

492.256

492.256

0

376.961

Stichtse Vecht

714.558

714.558

0

543.587

1.681.101

1.681.101

0

1.286.214

De bijdrage 2% opslag luidt per gemeente: Rekening

Begroting

Verschil

Rekening

€ De Bilt

9.486

9.486

0

De Ronde Venen

9.845

9.845

0

7.313 7.539

Stichtse Vecht

14.291

14.291

0

10.872

33.622

33.622

0

25.724

Specifieke inkomsten € 13.558 Het RHCVV vernieuwt in opdracht van gemeente Stichtse Vecht de website www.vensteropdevecht.nl. Zie ook projectkosten. Overige baten incl. leges Rekening

2024 Begroting

Verschil

2023 Rekening

€ Opbrengst verkoop boeken en archiefwinkel Overige baten/leges

2.540

0

2.540

1.629

1.387 13.911

12.000

-613

10.831

12.000

1.911

12.460

De Overige baten/leges betreffen de leges die bezoekers betalen op de studiezalen, deelname aan cursussen en activiteiten en inkomsten uit opvragingen en daarmee samenhangende aangevraagde kopieën van bouwvergunningen.

70

Lasten Personeelskosten 2024 Begroting

Rekening

2023 Rekening

Verschil €

Salarissen

-

-

-

1.008.082

0

0

888.895

Inhuur Correctie resp. te hoge doorbelasting voor een medewerker

122.274

0

0

105.417

46.218

0

0

0

Doorbelaste personeelskosten

-44.643

0

0

-48.377

Reiskosten medewerkers

23.907

22.800

-1.107

28.216

Dienstverleningsovereenkomt HRM

17.331

15.900

-1.431

16.474

Opleidingskosten

12.148

12.300

152

11.346

Overige personeelslasten

28.254

9.300

-18.954

11.490

0

1.230.100

0

0

1.213.571

1.290.400

-76.829

1.013.461

Op 17 februari 2025 heeft het RHCVV pas een opgave van de loonkosten over 2024 ontvangen. Om geen onverantwoorde uitgaven te doen, zijn vacatures en mogelijke inhuur gedurende 2024 heel voorzichtig ingevuld. Dit heeft geleid tot per saldo een lagere uitgave dan begroot van € 76.829. Met Stichtse Vecht loopt nog steeds het gesprek over te hoge doorbelastingen vanaf 2019 voor een medewerker. Voorzichtigheidshalve is de vordering die opgenomen was in 2022 in 2024 teruggedraaid. Gedurende 2024 was een medewerker gedetacheerd bij De Ronde Venen. Voor een correcte weergave van de inzet van de medewerkers bij het archief is de vergoeding van € 44.643 in mindering gebracht op de salariskosten. De hogere dan begrote Overige personeelslasten worden vooral veroorzaakt door: kosten voor advisering inzake HR-21 (€ 9.100), lopende en achterstallige kosten betreffende BHV (€ 5.400), catering/huur ruimten teamsessies (€ 4.000) en mediation bij een medewerker (€ 3.000). Beschikbaarstellen en Dienstverlening Rekening

2024 Begroting

Verschil

2023 Rekening

€ Voorlichting

9.919

Archiefwinkel / boeken

1.116

Website & Digitale dienstverlening

8.554 19.589

7.000

-2.919

5.992

-1.116

3.604

3.000

-5.554

15.673

10.000

-9.589

25.269

Het RHCVV beschikt sinds 2023 over een bescheiden archiefwinkel waar diverse archiefmaterialen, waaronder archiefdozen en zuurvrije mappen, te koop zijn. Daarnaast biedt de winkel eigen publicaties en van derden (historische kringen etc.) aan. De kosten op deze post worden gecompenseerd door inkomsten uit de verkoop. De kosten voor de website waren in 2024 hoger dan begroot door het uitvoeren van een aantal restpunten bij oplevering in 2023 en het verplicht extern onderzoek naar toegankelijkheid. Door de herrubricering valt de post website verder niet meer onder de vroegere post digitalisering en digitale dienstverlening, deze post is nu onderverdeeld en te zien is dat bij de post Archief en Collectiebeheer, dat dit tekort daar wordt opgevangen.

71

Archief- en Collectiebeheer Rekening

2024 Begroting

Verschil

2023 Rekening

€ Collectiebeheersystemen en E-depot

49.614

57.600

7.986

Restauratie en conservering

8.451

8.000

-451

58.174 7.088

Materiële verzorging

7.994

9.600

1.606

10.667

Boeken / kaarten / prenten

1.419

1.300

-119

1.227 3.201

Vergoeding vrijwilligers

2.478

3.100

622

Digitaliseren / Scannen on demand

10.000

17.600

7.600

0

79.956

97.200

17.244

80.357

Door de herrubricering zijn kosten die overlappen tussen collectiebeheersysteem en website nu zichtbaar op de post website. Dit is de oorzaak voor onderschrijding op de post Collectiesysteem. De website was tot 2024 onderdeel van een grotere post waar ook het Collectiebeheersysteem en digitalisering onder viel, door herrubricering zijn de bedragen nu gesplitst.

Huisvestingskosten Rekening

2024 Begroting

Verschil

2023 Rekening

€ Huur

263.264

269.600

6.336

264.085

Servicekosten Afrekeningen servicekosten voorgaande jaren

48.200

31.400

-16.800

105.000

-28.785

Schoonmaakkosten en eigen onderhoud

45.949

36.400

-9.549

62.718

OZB etc

1.504

4.200

2.696

1.345

330.132

341.600

-17.317

423.252

-9.896

De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). De servicekosten 2024 (€ 48.200) kwamen hoger uit dan begroot, maar door een daling van de energietarieven komen de totale servicekosten toch aanzienlijk lager uit dan die in 2023. Door een te hoge transitorische post in 2023 is er verder een voordeel van € 28.785 ontstaan in 2024. Er is noodzakelijk klein onderhoud gepleegd aan het gebouw: gezien de leeftijd van de installaties en gebouw is meer (achterstallig) onderhoud gepleegd. Projecten in opdracht € 13.558 In opdracht van gemeente Stichtse Vecht draagt het RHCVV zorgt voor de ontwikkeling en realisatie van de nieuwe website vensteropdevecht.nl. Dit is een samenwerking tussen de Stichting Venster op de Vecht (VodV) en gemeente Stichtse Vecht (SV,). Het beheer van de vernieuwde website wordt uitgevoerd door het RHCVV in opdracht van gemeente Stichtse Vecht. Het actueel houden van de website wordt door de beheercommissie uitgevoerd. Deze opdracht was nog niet voorzien bij opstellen begroting 2024.

72

Algemene kosten Rekening

2024 Begroting

Verschil

2023 Rekening

€ ICT kantoor

32.996

21.000

-11.996

24.380

Diensten t.b.v. administratie

16.380

12.800

-3.580

12.200

Kantoorkosten

27.793

27.700

-93

28.773

Lidmaatschappen

3.239

2.100

-1.139

1.844

80.408

63.600

-16.808

67.197

Bij ICT kantoor is sprake van structurele hogere kosten voor licenties, die niet tijdig konden worden voorzien in de begroting 2024, daarnaast moesten er enkele laptops worden aangeschaft voor medewerkers die eind 2024 gestart zijn. De hogere kosten voor Diensten t.b.v. administratie komen, door meer verwerkingstijd door meer mutaties dan voorzien, structureel hoger uit dan verwacht. In 2023 is overgestapt op een nieuw systeem, tot die tijd werd de administratie door de centrumgemeente verzorgd. Rente en bankkosten Gedurende 2024 zijn er geen (voorschot-) facturen ontvangen voor de loonkosten. Hierdoor was er sprake van een langdurig hoog banksaldo met als gevolg een grote (incidentele) rentebate van € 47.741 in 2024.

Projectkosten Robuust 2024 Rekening

2023 Rekening

€

€

Advieskosten inzake tekst Gemeenschappelijke Regeling

7.250

0

Beveiligingscamera’s aangevuld op locatie

2.295

0

Extra kosten inrichten en verbeteren financiële administratie

5.000

10.000

Publieksboek Archief en Democratie

4.000

Advieskosten energiegebruik, onderhoud en uitbreiding depot

0

15.506

Advieskosten verbetering dienstverlening

0

10.087

Extra kosten voor zichtbaarheid en naamsbekendheid

0

4.569

18.545

40.162

Voor niet begrote kosten, die samenhangen met het robuust maken van het RHCVV, is er een bestemmingsreserve. Ten laste van de bestemmingsreserve zijn voor 2024 de volgende posten gekomen: advieskosten voor nieuwe teksten voor de Gemeenschappelijke Regeling, noodzakelijke beveiligingscamera's in de hal en verdere verbetering van de administratie. En in het kader van zichtbaarheid is ook een publieksboek uitgegeven.

73

13. Wet normering topinkomens (WNT) Gegevens 2024 Bedragen in € 1 Functiegegevens

R. Ubink Directeur / Archivaris

Aanvang en einde functievervulling in 2024 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1-1-2024 / 31-12-2024 1

Dienstbetrekking

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

Beloningen betaalbaar op termijn

€

-

PF

€

116.339

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€

233.000

Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

n.v.t.

Bezoldiging

€

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

116.339

116.339 n.v.t. / n.v.t. n.v.t. / n.v.t.

Gegevens 2023 Bedragen in € 1

R. Ubink

Functiegegevens

Directeur / Archivaris

Aanvang en einde functievervulling in 2023

1-1-2023 / 31-12-2023

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1

Dienstbetrekking?

ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

112.796

Beloningen betaalbaar op termijn

€

Subtotaal

€

112.796

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€

223.000

-

74

75

Colofon Breukelen, 10 april 2025 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Foto’s: Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

76