2. RHCVV jaarrekening 2022.pdf
Tekst van het document
In de beleidsperiode 2020-2024 werkt het RHCVV aan de gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van de dienstverlening via de website en aan de dienstverlening via de studiezaal, chat, e-mail, Facebook, Twitter en LinkedIn. Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal.
Studiezaal Vanwege de lockdown zijn onze studiezalen in Breukelen en Weesp nog tot en met 14 januari 2022 aangepast geopend geweest. Daarna zijn de studiezalen weer volledig geopend voor publiek. In Breukelen konden bezoekers vervolgens ook op de donderdagavond weer terecht. In de zomermaanden juli en augustus was het RHCVV op zaterdagochtend geopend in plaats van op donderdagavond. Dit had te maken met de activiteiten bij de tentoonstelling over het Rampjaar. De bekendheid van de avondopenstelling neemt toe en bezoekers geven aan het prettig te vinden om buiten kantooruren naar onze studiezaal te kunnen komen. De avondopenstelling krijgt steeds meer bekendheid en het aantal bezoekers groeit. Om nog meer ruchtbaarheid te geven en uit efficiëntie oogpunt wordt de openstelling gecombineerd met andere activiteiten op onze locatie. In september en oktober werd de avondopenstelling bijvoorbeeld gecombineerd met de cursus paleografie en andere activiteiten van de Maand van de Geschiedenis.
33
Bezoekers studiezalen 2017-2022 2000 1500 1000
1286
1496
1300
500
1267 678
797
2020
2021
0 2017
2018
2019
2022
aantal bezoekers
In 2022 maakten in totaal 1.267 bezoekers gebruik van de studiezalen. Een toename ten opzichte van 2021 van 59%. De bezoekersaantallen van de studiezaal zijn zoals verwacht hoger dan in 2021 omdat in 2022 de coronamaatregelen grotendeels waren vervallen. De bezoekersaantallen zijn daarmee weer hersteld ten opzichte van de periode voor de corona-uitbraak. De verwachting is dat het bezoekersaantal en het gebruik van de archieven zal blijven stijgen. Niet alleen doordat de bezoekers het RHCVV steeds beter weten te vinden, ook de overbrengingen van bouwdossiers zorgen voor een toename van de bezoekersaantallen. De inwoners gaan alleen voor de meest recente vergunningen naar het gemeentehuis om hun bouwdossier in te zien, maar voor alle oudere vergunningen maken zij een afspraak met het RHCVV. Dit zorgt zowel voor de digitale als de fysieke (studiezaal) dienstverlening voor meer werkzaamheden. Doordat de bouwvergunningen die overgebracht worden niet altijd geheel zijn gedigitaliseerd, zal ook het aantal studiezaalbezoekers toenemen. Soorten onderzoek / bezoekersdoel Bezoekers komen veelal naar onze studiezalen voor drie soorten onderzoek: bouw-, familie- en historisch onderzoek. Deze drie categorieën kunnen in de praktijk met elkaar verweven zijn. In Weesp komen de bezoeker voor het overgrote deel, namelijk 77%, voor de inzage van bouwtekeningen.
Daarna volgt de bezoeker die historisch onderzoek doet (20%), gevolgd door de genealoog (3%). zijn de bezoekersdoelen gelijkmatiger verdeeld.. Daar doet 17% van de Breukelen 2022 bezoekers familieonderzoek, 45% doet historisch Top 5 Bezoekersdoelen onderzoek en 38% van de bezoekers komt langs voor inzage in bouwtekeningen. Ten opzichte van vorig jaar is het aantal bezoekers 9% voor bouwvergunningen in Breukelen gestegen 8% 29% met 10 procent, namelijk van 28% in 2021 naar 7% 38% in 2022. Van de 38% die langskomt voor bouwtekeningen is ruim tweederde afkomstig uit de gemeente De Bilt, gevolgd door Stichtse Vecht 47% en De Ronde Venen. Familieonderzoek blijft sterk achter in de cijfers, maar dat is een landelijke trend. Veel Gemeentearchief Bouwvergunningen genealogische bronnen zijn gedigitaliseerd, waardoor geen bezoek aan de studiezaal nodig is, Bevolkingsregisters Notarieel Archief maar mensen het online kunnen inzien. Daarnaast Kerkarchief zijn de meer recente genealogische bronnen, zoals de Burgerlijke Stand en persoons- en woningkaarten, meestal nog niet raadpleegbaar in verband met een wettelijke beperking op de openbaarheid. Dit alles verklaart het lage aantal bezoekers voor familieonderzoek op de studiezaal. De digitale dienstverlening neemt op dit onderdeel wel toe. Familieonderzoek speelt een grotere rol in de vragen die via e-mail en chat gesteld worden.
34
In bijgaande grafiek staat de top 5 van de meest geraadpleegde bronnen op de studiezaal in Breukelen. Zoals verwacht is het aantal inzages in bouwvergunningen sterk gestegen in 2022. De inzage in kerkarchieven is toegenomen en dat heeft mogelijk te maken met het feit dat diverse kerkarchieven dit jaar toegankelijk(er) zijn geworden. Het aantal inzages in het gemeentearchief is daarentegen iets afgenomen. Een verklaring daarvoor is niet gevonden. In Weesp worden hoofdzakelijk bouwvergunningen geraadpleegd (77%), waardoor er geen top 5 is samengesteld.
Digitale dienstverlening Chat Als het gaat om digitale dienstverlening is de chat veruit het laagdrempeligste medium voor dienstverlening. In 2022 koos het RHCVV voor een nieuw chatprogramma dat nog toegankelijker en gebruiksvriendelijker is voor de bezoeker. Zo kan men, ook wanneer de chat gesloten is, een bericht achterlaten voor de studiezaalmedewerker dat de volgende dagen wordt opgevolgd. In tegenstelling tot het vorige chatprogramma wordt iedere bezoeker op de site eenmalig actief geattendeerd op de mogelijkheid om te chatten met een medewerker doordat het chatvenster automatisch in het scherm verschijnt. 66% van de chatgesprekken komt voort uit die proactieve benadering. Ambtenaren en burgers maken beide graag gebruik van onze chatservice. De laagdrempeligheid en de nieuwe proactieve benadering op de site lijken te leiden tot een grote toename van het chatgebruik in 2022.
Initiatief chats
Totaal aantal chatberichten 60 50 40 30 20 10 0
34% 66%
2019
2020
2021
Chats getriggerd door de proactieve benadering Chats gestart op initiatief van bezoeker
2022
De bovenstaande grafiek (links) toont de toename van het totaal aantal chatconversaties sinds de invoering van het nieuwe chatprogramma in maart 2022. In de zomermaanden juli en augustus was het iets minder druk in de chat.
Totaal aantal chats per gemeente 2021
Totaal aantal chats per gemeente 2022
Overig / onbekend
Overig / onbekend
Weesp/Amsterdam
Weesp/Amsterdam
De Ronde Venen
De Ronde Venen
De Bilt
De Bilt
Stichtse Vecht
Stichtse Vecht 0
20
Ambtenaar
40
60
Burger
80 100
0
20
Ambtenaar
40
60
80 100
Burger
35
Niet alleen is het totaal aantal chatberichten gestegen, er is tevens een ontwikkeling te zien in het gebruik door ambtenaren van de (voormalig) gemeente Weesp en gemeente Amsterdam. Zij zijn in 2022 voor het eerst gebruik gaan maken van de chatdienst op de website. Ambtenaren van de gemeenten De Bilt en Stichtse Vecht benaderen het RHCVV onveranderd graag via de chat. Ambtenaren van de gemeente De Ronde Venen benaderen het RHCVVvaker via andere kanalen zoals telefoon en e-mail. E-mails In 2022 ontving het RHCVV 3.830 verzoeken om informatie per e-mail. Dit maakt zichtbaar dat het aantal digitale verzoeken jaarlijks toeneemt, wat is te verklaren door de overbrenging van (bouw)archieven en door de vergrootte zichtbaarheid van het RHCVV.
Totaal aantal e-mails 2876
2020
3693
3830
2021
2022
Ambtelijke dienstverlening toegenomen Ambtelijke verzoeken en e-mails worden binnen twee werkdagen beantwoord. Zo kunnen zij zo snel mogelijk aan de slag met de informatie bij hun taakuitvoering voor de inwoners. Als een ambtenaar een spoedaanvraag heeft (bijvoorbeeld als er een rechtszaak is om een wettelijke deadline) dan wordt de vraag zo mogelijk dezelfde dag beantwoord. Als een vraag te beantwoorden is door een kortdurend inhoudelijk onderzoek uit te voeren of een foto of scan toe te sturen, dan wordt de informatie digitaal toegestuurd. Als het onderzoek complexer of grootschaliger is, dan wordt de ambtenaar uitgenodigd voor een bezoek aan de studiezaal om de dossiers zelf te raadplegen. Indien een bezoek noodzakelijk is dan worden ter plaatse afspraken gemaakt over scans of kopieën.
Uit de gebruikersgegevens blijkt dat de gemeente Stichtse Vecht de meeste verzoeken voor raadpleging doet, gevolgd door De Bilt, Weesp en tot slot De Ronde Venen. Een mogelijke verklaring is dat het gemeentearchief van Weesp en De Ronde Venen tot 1988 is overgebracht en dat de gemeentelijke stukken van Stichtse Vecht en De Bilt tot 2000 bij het RHCVV aanwezig zijn. In deze recentere archieven bevindt zich vaker informatie dat voor de bedrijfsvoering en taakuitvoering van de gemeente gebruikt wordt. Zodra de recentere archieven van De Ronde Venen overgebracht worden zal hierin meer balans ontstaan.
36
Website Web-statistieken Google Analytics jan- dec. 2022 Aantal gebruikers
: 43.298
Aantal sessies
: 65.586
Aantal sessies per gebruiker
: 1,51
Aantal bezochte pagina’s
: 291.197
Gemiddelde sessieduur
: 3:53 min
Nieuwe gebruikers
: 87,7%
Terugkerende gebruikers
: 12,3%
Wijzigingen (stijging/daling) web-statistieken Google Analytics ten opzichte van 2021 Aantal gebruikers
: 27,8%
Aantal sessies
: 17%
Aantal sessies per gebruiker
: -23,1%
Aantal bezochte pagina’s
: 0,9%
Gemiddelde sessieduur
: -21,4%
Nieuwegebruikers
Terugkerende gebruikers
: 0,7%
28,3%
De website trok in 2022 in totaal 43.298 gebruikers. Dat is een stijging van 27,8% ten opzichte van 2021 (33.888 bezoekers). Dit is enerzijds te verklaren door de mate van inzet en aandacht die wij het afgelopen jaar hebben geschonken aan onze zichtbaarheid, anderzijds door het grote aantal gedigitaliseerde archiefstukken die in 2022 online zijn gekomen. Van de 43.298 gebruikers was 87,8% een nieuwe gebruiker. Een stijging van 28,3% ten opzichte van het jaar ervoor. Een daling in cijfers heeft over het algemeen een negatieve connotatie, maar dit hoeft niet zo te zijn. Deze specifieke dalingen in de statistieken zijn namelijk te verklaren door positieve veranderingen die aan de website zijn doorgevoerd die zorgen voor een betere visitor’s journey; het is voor de bezoeker makkelijker geworden bepaalde informatie te achterhalen zoals het maken van afspraken en hoe inzage in archief te werk gaat. In 2022 is gewerkt aan de vernieuwing van de website. Uiterlijk begin 2023 komt de vernieuwde website online. Daarbij wordt rekening gehouden met de nieuwe toegankelijkheidseisen die gelden voor overheidswebsites.
Kanaal
Januari 2022
December 2022
Facebook Instagram Twitter LinkedIn Nieuwsbrief
478 178 640 146 578
505 209 684 170 555
Procentuele stijging / daling 5,6% 17,4% 0,6% 16,4% -4,0
Social Media: Interactieve benadering en contentdifferentiatie Het RHCVV communiceert actief via de eigen online kanalen: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en YouTube. De cijfers met betrekking tot onze social media kanalen laten op alle fronten een stijging zien, ondanks de daling door het uittreden van Weesp. Onze doelstelling uit 2021, het actief benaderen van nieuwe doelgroepen via de verschillende kanalen door het inzetten van verschillende soorten content, hebben wij in 2022 doorgezet. Zo hebben wij op LinkedIn meer informatie gedeeld die interessant is voor vakgenoten en zijn wij meer gebruik gaan maken van Instagram Stories voor de jongere doelgroepen. Dat onze inzet wordt beloond zien wij duidelijk aan de cijfers: de grootste stijgingen zien wij bij LinkedIn (40,4%) en Instagram (32,6%). Daarnaast zoeken wij meer interactie met onze volgers door vragen te stellen in onze berichten. Hierdoor raken wij in gesprek met onze online bezoekers, wat waardevol is voor onze zichtbaarheid.
37
Facebook:
Twitter:
38
Nieuwsbrief In 2022 is elke twee maanden een nieuwsbrief verstuurd. In iedere nieuwsbrief worden de vier kerntaken van het RHCVV belicht. Ook hebben wij dit jaar een aantal vaste rubrieken toegevoegd aan de nieuwbrief. Zoals ‘Uit de oude (archief)doos’ waarin wij een archiefstuk uitlichten. ‘Vrijwilliger in de spotlight’ is ook een nieuwe vaste rubriek. Hierin interviewt één van onze studiezaalmedewerkers een vrijwilliger en zet diegene en diens werkzaamheden in het zonnetje. De cijfers laten een kleine daling zien. Deze is te verklaren door het uitreden van Weesp. Nadien hebben een aantal volgers besloten onze nieuwbrief niet meer te ontvangen.
Free publicity In 2022 is op meerdere manieren aandacht besteed aan onze organisatie in de lokale media, krant, tv en radio. Zo heeft Radio M Utrecht op 6 juli in het programma ‘Het Gouden Weekend’ een interview gehouden met Suzanne Lekkerkerker, medewerker Collectie, Erfgoed & Educatie, naar aanleiding van de opening van de tentoonstelling ‘Soldaten in de streek, 1672-1673. Restanten van het Rampjaar in het archief’. Ook worden onze persberichten regelmatig in de verschillende lokale en regionale media gepubliceerd.
39
Overige publiciteit: zichtbaarheid in de buitenruimte en via partners Voorafgaand en in de week van de opening van de tentoonstelling ‘Soldaten in de streek’ was er een postercampagne in de gemeente Stichtse Vecht. Een tiental posters heeft ruim een maand gehangen in borden langs de wegen in de gemeente Stichtse Vecht. Op de informatieborden bij binnenkomst van Breukelen werd de tentoonstelling gedurende de volledige periode juni 2022 tot en met augustus 2022 en december 2022 tot en met heden aangekondigd. Als onderdeel van de Maand van de Geschiedenis (oktober) werkten wij samen met culinair historica Manon Henzen van Eet!Verleden. Zij gaf bij het RHCVV een lezing over wat men tijdens de Tweede Wereldoorlog at en verzorgde een kleine proeverij met gerechten uit de periode 1940-1945. Zij heeft deze samenwerking met het RHCVV meegenomen in haar nieuwsbrief waardoor wij een nieuw publiek hebben bereikt. Ook hebben wij, naast een persbericht in de regionale media, een recept uit de Tweede Wereldoorlog laten plaatsen in de lokale krant. In aanloop naar de lancering en boekpresentatie van de tentoonstellingsuitgave ‘Soldaten in de streek 1672-1673’ hebben wij ook wat betreft communicatie nauw samengewerkt met Uitgeverij Waanders. Wij zijn meegenomen in persberichten, hun nieuwsbrief en hun social media kanalen (twitter, facebook en Instagram).
40
Cursussen en workshops Zoeken en vinden in archieven is vaak lastig. Cursussen en educatieve programma’s helpen om mensen kennis te laten maken met archieven en om er efficiënt in te kunnen zoeken. Daarom ontwikkelt het RHCVV in de periode 2020-2024 educatieve programma’s op verschillende niveaus voor basisschoolleerlingen, scholieren van het voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Deze cursussen en workshops zijn gericht op het doen van onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering. Burgers, verenigingen en bedrijven archiveren steeds meer digitaal. Evenals bij overheidsarchieven is advisering daarbij gewenst, anders vallen er straks enorme gaten in het collectieve geheugen van de streek terwijl overheidsarchief en particulier archief samen een vollediger dwarsdoorsnede van het verleden geven. Cursus paleografie / oud schrift In verband met de coronamaatregelen kon in het najaar voor het eerst weer een paleografiecursus voor beginners aangeboden worden. De tentoonstelling over het Rampjaar in de zeventiende eeuw gaf aanleiding voor een speciale zeventiende-eeuwse editie van de paleografiecursus. Twaalf cursisten hebben zich verdiept in het lezen van de oude teksten. Zij lazen onder meer een brief van prins Maurits (Weesp).
In vijf avonden leerden de cursisten de fijne kneepjes van het vak en ontwikkelden zij het zelfvertrouwen en de vaardigheden om de kronkelige letters toch te kunnen lezen. Veel cursisten gaven na afloop aan graag een vervolgcursus te willen doen in het nieuwe jaar. Het RHCVV overweegt een cursus voor gevorderden te ontwikkelen en zal deze waarschijnlijk in het nieuwe jaar gedurende een langere periode aanbieden.
Archiefwinkel en handbibliotheek In 2022 is de archiefwinkel in het RHCVV, met dank aan een samenwerking met lokale boekhandel Van Kralingen (Breukelen), uitgegroeid tot een bescheiden maar aantrekkelijke winkeltje met wenskaarten van de regio, historische puzzels en de nieuwste publicaties over lokale onderwerpen. Er wordt enthousiast op gereageerd door bezoekers. In 2022 is de handbibliotheek voor een deel verplaatst van de depots naar de studiezaal en een start gemaakt met het inrichten op plaats, gemeente en onderwerp. Het is nu al te merken dat de literatuur uit de boekenkasten vaker geraadpleegd wordt voor onderzoek.
41
Onderwijs Het RHCVV vindt het belangrijk om jongeren in de regio kennis te laten maken met de functies van archief en de lokale geschiedenis. Dit gebeurt door schoolklassen uit te nodigen voor een les bij het archief (en een rondleiding door de depots), en op maat gemaakte educatieve programma’s rond onze tentoonstellingen. Ook biedt het RHCVV scholieren en studenten de kans om bij het RHCVV ervaring op te doen door een maatschappelijke stage te lopen of vakantiewerk. Archieflessen Vanwege de coronamaatregelen was het de eerste maanden van 2022 niet mogelijk om schoolklassen te ontvangen. Vier schoolklassen van bijvoorbeeld het Nifterlake College uit Maarssen die zouden komen voor les over de Tweede Wereldoorlog, moesten hierdoor worden afgezegd. In juni kwamen er drie havo-3 klassen van het RSG Broklede naar het archief voor een archiefles over de Tweede Wereldoorlog. Iedere klas kreeg de opdracht om gezamenlijk een tentoonstelling te maken. Ieder groepje kreeg een apart onderwerp waar een archiefstuk aan was gekoppeld. De opdracht was dat voor het bijbehorende archiefstuk een bijschrift werd gemaakt. Tijdens de les op het RHCVV werkten ze aan de opdracht op de studiezaal. Leerlingen kregen zo een beeld van het doen van onderzoek op de studiezaal en konden tevens een kijkje nemen in de boekenkast op de studiezaal. Ook kregen de leerlingen een rondleiding in het depot.
Totaal zijn er in 2022 zo’n 70 leerlingen bij het RHCVV geweest.
Foto vlnr: Leerlingen uit havo 3 bezig met de opdracht; Annick Kothuis leidt de leerlingen rond tijdens de archiefles over de Tweede Wereldoorlog.
Eind november kwamen drie VWO-5 klassen van RSG Broklede naar het RHCVV om de tentoonstelling over het Rampjaar te bekijken. De tentoonstelling sloot aan bij het onderwijsprogramma van deze klassen. Naast dat de leerlingen met de Kijkwijzer door de tentoonstellingen gingen, kregen zij ook een rondleiding door het depot. De leerlingen vonden het erg leuk om oude foto’s van bijvoorbeeld de plaatselijke snackbar te kunnen bekijken. Maatschappelijke stage Sinds enkele jaren biedt het RHCVV een maatschappelijke stage aan. Op de meeste scholen wordt de maatschappelijke stage verplicht gesteld. Dit houdt in dat de leerlingen 20 uur stage moeten lopen bij een non-profit organisatie. Scholieren die hun maatschappelijke stage bij het RHCVV lopen werken mee aan het toegankelijk maken en goed bewaren van de collectie. Ze helpen onder andere mee met het ompakken van archiefmateriaal, scannen foto’s en plakken stickers op archiefdozen. Leerlingen krijgen tijdens deze 20 uur aan stage een goed beeld van wat een archief nu precies is en wat een archiefdienst doet. In 2022 hebben acht scholieren hun maatschappelijke stage bij het RHCVV gelopen.
42
Hogeschool Utrecht Studenten van de Opleiding Journalistiek aan de Hogeschool Utrecht krijgen per klas een gemeente toegewezen, waar ze in het eerste jaar iedere week een artikel of audioreportage over moeten maken. De studenten van deze opleiding weten het RHCVV inmiddels goed te vinden, in 2022 hebben 5 studenten het RHCVV bezocht voor één van hun opdrachten. Het artikel van Sanne Pellicaan over de lezing over brieven aan het thuisfront op donderdag 6 oktober is overgenomen door RTV Stichtse Vecht en hier te lezen.( https://rtvstichtsevecht.nl/nieuws/artikel/brieven-aanhet-thuisfront-in-de-zeventiende-eeuw-bij-historisch-centrum-breukelen)
Workshop ‘Van erfgoed tot product’ Donderdag 17 februari organiseerde Landschap Erfgoed Utrecht (LEU) de online workshop ‘Van erfgoed tot product’. Vanuit onze tentoonstellingsruimte werd de workshop gegeven door Goeie Ouwe Koeien (GOK). Dit publiekhistorische creatiebureau helpt organisaties met het vertellen van historische verhalen. Tijdens de workshop vertelden medewerkers hoe het RHCVV op verschillende manieren de verhalen uit de archieven vertelt. Foto: Achter de schermen tijdens de online workshop ‘Van erfgoed tot product’ vanuit de expositieruimte van het RHCVV.
43
44
Beleidslijn 4: Beleven en ontmoeten Archieven vertellen ons wie we zijn en over de geschiedenis van waar we wonen. Ze maken duidelijk waarom we dingen doen zoals we ze doen en waarom het hier is zoals het is. Tenminste… archieven zelf vertellen natuurlijk helemaal niets. Niet als je er niets van weet. Niet als je je er niet in verdiept. En niet als je niet de geschiedenis en context kent. Slechts een bepaalde groep mensen kan zelf onderzoek doen, of is geïnteresseerd in het zélf doen van onderzoek. Als RHCVV vertellen we daarom de verhalen uit de archieven. Wij geven ze betekenis, houden ze tegen het licht, onderzoeken ze, koesteren ze en brengen ze in verband met andere verhalen. Landelijk en uit onze streek. Er is een toenemende behoefte aan kennis over onze geschiedenis, die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier wordt aangeboden. In 2022 was het RHCVV daarom weer de thuisbasis van waaruit kleine activiteiten en evenementen georganiseerd werden, gericht op geschiedenis, archieven en onderzoek. Het RHCVV richt zich daarmee op een breed publiek en houdt daar in zijn activiteiten rekening mee door naast lezingen ook toegankelijke activiteiten te organiseren, waarbij bezoekers op een interactieve manier aan de slag gaan met de geschiedenis.
Ieder jaar besteedt het RHCVV aandacht aan een aantal vaste momenten in de geschiedenis, waaronder het herdenken en vieren van het einde van de Tweede Wereldoorlog. Daarnaast wordt ieder jaar een onderwerp gekozen waarover een kleine fysieke en digitale presentatie wordt samengesteld. Hierbij is het uitgangspunt dat het onderwerp voor alle aangesloten gemeenten interessant is en staat het RHCVV archief en het doen van onderzoek centraal. In het voorjaar van 2022 zijn er door het RHCVV geen activiteiten georganiseerd, vanwege de onzekerheid rondom de coronabesmettingen. Op 7 juli 2022 opende de tentoonstelling over het Rampjaar ‘Soldaten in de streek 1672-1673. Restanten van het Rampjaar in het archief’. De activiteiten die in de zomer en het najaar zijn georganiseerd, waren geïnspireerd door deze tentoonstelling. Uit ervaring is bekend dat een groot deel van de inwoners en andere potentiële bezoekers het RHCVV nog niet goed weet te vinden. Door het inzetten van advertenties, organiseren van toegankelijke activiteiten en samenwerkingen met diverse partijen zijn grote stappen gemaakt in het bereiken van een nieuwe doelgroepen. Het hoge aantal bezoekers voor de tentoonstelling ‘Soldaten in de streek 1672-1673’ is hier het resultaat van. Ruim 2.000 bezoekers bezocht in de periode juli-december 2022 de tentoonstelling.
Samenwerkingen (erfgoed)partners Door samenwerking met verschillende (erfgoed) partners heeft het RHCVV het publiek vergroot. Er zijn vijf kant en klare artikelen over de archieven van het RHCVV en de activiteiten in 2022 aangeleverd en geplaatst door diverse tijdschriften van historische kringen en KLEIO, een tijdschrift voor docenten geschiedenis en staatsinrichting. Ook is er een bijdrage geleverd aan zowel een podcast van gemeente De Bilt als een vlog over gemeente Stichtse Vecht. Dankzij het afschaffen van de coronamaatregelen werd het weer mogelijk om groepen op locatie te ontvangen. Onder andere de Stichting 4 en 5 mei Stichtse Vecht, Probus Maarssen en enkele ouderen van ontmoetingscentrum ‘Bij de Tijd’ uit gemeente De Bilt werden bij het RHCVV ontvangen voor een rondleiding in de tentoonstelling en/of de depots. Foto: Stichting 4 en 5 mei Stichtse Vecht en partners bij het RHCVV.
45
Kerngroep De kerngroep van het RHCVV kwam in 2022 twee keer bij elkaar en bestaat uit 20 vertegenwoordigers van historische kringen, onderzoekers en erfgoedpartners uit onze vier gemeenten die zich inzetten voor het toegankelijk maken en levend houden van de lokale geschiedenis. De kerngroep is opgezet met het doel om onderling ideeën uit te wisselen, elkaar te adviseren en om ervoor te zorgen dat de erfgoedpartners uit aangrenzende dorpen en gemeenten activiteiten op elkaar afstemmen. Ontdekkingsroute Weesp De week voorafgaande aan de fusie met Amsterdam werd er in Weesp een Weesper Week georganiseerd, met allerlei activiteiten. Speciaal voor deze gelegenheid werd het tijdschrift ‘De stad Weesp’ gemaakt, die huis aan huis werd rondgebracht in de voormalige gemeente Weesp. Het RHCVV maakte voor het magazine een stadswandeling voor jong en oud. Aan de hand van opdrachten, oude foto’s, QR-codes en leuke weetjes kunnen mensen de binnenstad van Weesp ontdekken. Met het oplossen van de puzzel kon ook nog een prijsje worden opgehaald. Het RHCVV liet ook losse exemplaren van de stadswandeling drukken, die op de locaties in Breukelen en Weesp konden worden opgehaald. De ontdekkingsroute is nog steeds te downloaden via de website en kan bij het stadskantoor Weesp en het RHCVV in Breukelen worden meegenomen.
Tentoonstellingen ‘Met een koffer vol naar Brooklyn’ De tentoonstelling ‘Met een koffer vol naar Brooklyn’, die in juni 2021 was geopend, werd wegens succes verlengd tot februari 2022. In de tentoonstelling werden de verhalen verteld van de Nederlanders die al vanaf de zeventiende eeuw om verschillende redenen naar Amerika verhuizen. Aan de hand van archiefstukken ging de tentoonstelling ook in op de stichting van Breuckelen, de band met het huidige Breukelen en erfenis van deze Nederlanders in Amerika, in het bijzonder Brooklyn. Op onze website (hier te bekijken) zijn diverse verhalen en informatie over de tentoonstelling te zien. Ruim 1400 bezoekers bezochten de tentoonstelling en activiteiten die rond de tentoonstelling werden georganiseerd.
46
Beroepenexpositie ‘Brood op de plank’ In mei en juni 2022 was in de expositieruimte onze vaste wisseltentoonstelling ‘Brood op de plank’ te zien. Aan de hand van foto’s en archiefstukken uit de eigen collectie maken bezoekers kennis met een aantal beroepen uit het verleden in de regio. Zo kom je te weten wat een klepperman deed, waarom de schillenboer een hekel had aan aardappelschilmesjes en hoe de werkplaats van een smid eruitzag. Bezoekers werden uitgenodigd om op te schrijven welk beroep hun opa of oma had en konden het oude beroepen memory mee naar huis nemen.
Interactieve tentoonstelling ‘Soldaten in de streek 1672 – 1673. Restanten van het Rampjaar in het archief’. In 2022 was het precies 350 jaar geleden dat de Republiek, het huidige Nederland, werd aangevallen. Op zee door de Engelsen en over land door de Fransen en de bisschoppen van Keulen en Münster. Door de vele verwoestingen en plunderingen is het jaar 1672 de geschiedenisboeken ingegaan als het Rampjaar. Doordat de Oude Hollandse Waterlinie de opmars van de Franse troepen tegenhield, was de Vechtstreek ruim een jaar lang het frontgebied van de Staatse soldaten van de Republiek en de Franse troepen. Dorpen als Abcoude, Nigtevecht en Westbroek werden voor een groot deel met de grond gelijkgemaakt. De vele brieven, verslagen en prenten in de tentoonstelling geven een goed beeld van de gebeurtenissen in het Rampjaar. De tentoonstelling was te zien in de expositieruimte in het voorste gedeelte van het gebouw en de expositieruimte in het atrium. In de eerste ruimte kunnen bezoekers zelf in archieflades op onderzoek gaan en opdrachten uitvoeren. Op een grote overzichtskaart kun je aan de hand van vragen ontdekken hoe de regio tijdens het Rampjaar eruit moet hebben gezien en welke invloed de Oude Hollandse Waterlinie had.
Bezoekers die meer willen weten kunnen het gelijknamige boek kopen dat bij de tentoonstelling door het RHCVV in samenwerking met Uitgeverij Waanders is uitgegeven. Daarin wordt aan de hand van de archiefstukken het verhaal over het Rampjaar verteld. Het boek bevat ook archiefstukken die de tentoonstelling niet haalden. Er zijn 1.000 exemplaren gedrukt, waarvan er in maart 2023 ruim 500 stuks waren verkocht. Het boek is te koop op de studiezaal, via de boekhandel, waanders.nl en reguliere verkoopkanalen zoals bol.com.
47
In 2022 bezochten ruim 2.000 bezoekers de tentoonstelling. De leeftijden van de bezoekers lopen erg uiteen; van gezinnen met jonge kinderen, tot aan gepensioneerden, en alles daar tussen in. Ook bezochten oudere kinderen met vrienden, maar zonder ouders met plezier de tentoonstelling. Een groot compliment. De bezoekers waren afkomstig uit al onze vier gemeenten, én ver daarbuiten, zoals Utrecht, Hilversum, Rotterdam en zelfs uit de provincie Limburg. Sommige bezoekers zijn bekenden voor het RHCVV, omdat ze regelmatig het archief bezoeken en activiteiten bijwonen. Voor een groot deel van de mensen was het bezoek aan de tentoonstelling echter een eerste kennismaking met het RHCVV en/of archief. De diverse activiteiten die in de zomermaanden rondom de tentoonstelling werden georganiseerd, Open Monumentendag, de activiteiten tijdens de Maand van de Geschiedenis in oktober en de verschillende samenwerkingen rondom het Rampjaar hebben zeker bijgedragen aan het hoge aantal bezoekers. Kijkwijzer / Doe opdrachten Om de tentoonstelling ook voor een jongere doelgroep aantrekkelijk te maken had de eerste expositieruimte een interactief karakter. De ladekasten met opdrachten en doe opdrachten, bedoeld voor de jonge bezoeker, trokken ook vaak de aandacht van de oudere bezoekers.
Bij de tentoonstelling werd ook een Kijkwijzer (speurtocht) voor kinderen (en volwassenen) ontwikkeld, waarmee zij aan de hand van kleine opdrachten zelfstandig door de tentoonstelling werden geleid.
Foto: De tentoonstelling werd door jong en oud bezocht, (R) in de archieflades kon je zelf op onderzoek gaan.
Boekpresentatie ‘Soldaten in de Vechtstreek 1672-1673’ op 30 november Bij de tentoonstelling ‘Soldaten in de streek 1672-1673. Restanten van het Rampjaar in het archief’ heeft het RHCVV in samenwerking met Uitgeverij Waanders een gelijknamig boek uitgegeven. Wouter van Dijk, historicus en senior collectiebeheerder bij het RHCVV, beschrijft hierin aan de hand van zeventiende-eeuwse documenten de gebeurtenissen in de regio tijdens het Rampjaar. Over het Rampjaar is al veel geschreven. En ook tijdens dit jubileumjaar 2022-2023. Dit boek toont echter een ander en nieuw perspectief, door terug te gaan naar de primaire bronnen die de basis vormen van onze kennis over het Rampjaar. Erfgoedpartners, lokale media en een selectie genodigden waren aanwezig bij de feestelijke presentatie van het boek. Wethouder Cees van Uden van gemeente De Ronde Venen kreeg het boek als eerste overhandigd van RHCVV directeur Roosmarijn Ubink.
Vitrines in bibliotheken
48
In verschillende bibliotheken in de regio (onder andere De Bilt, Maarssenbroek, Mijdrecht en Weesp) heeft het RHCVV afgelopen jaar een vitrine ingericht met een aantal kopieën van archiefstukken. Met korte bijschriften en vragen werd de interactie met het publiek gezocht en werden mensen uitgedaagd op een andere manier naar de archiefstukken te kijken. Zo kon het publiek op een toegankelijke manier kennis maken met de RHCVV als archiefdienst.
Foto: De vitrine over (L) de tentoonstelling ‘Met een koffer vol naar Brooklyn’ in de bibliotheek in Maarssenbroek en (R)de thematentoonstelling ‘Winter in gemeente De Bilt’ in de bibliotheek in De Bilt.
Lezingen en activiteiten Workshops kalligraferen Tijdens de voorjaarsvakantie (op 2 maart) is een kinder- en tienerworkshop kalligraferen georganiseerd. Naar de kinderworkshop kwamen in totaal 26 kinderen; de tienerworkshop trok 4 tieners.
49
Symposium Westbroek Op zaterdag 9 april organiseerde het Online Museum De Bilt het symposium ‘Moord en Brand op het platteland’. Dit was tevens het begin van de gelijknamige reizende tentoonstelling over het Rampjaar met extra aandacht voor de gevolgen hiervan voor de huidige gemeente De Bilt. Het RHCVV dacht mee over de inhoudelijke kant van de reizende tentoonstelling en leverde teksten aan. Wouter van Dijk, senior collectiebeheerder, heeft tijdens het symposium gesproken over gebeurtenissen tijdens het Rampjaar in de Vechtstreek. Zijn lezing is hier online terug te vinden.
Zomerprogramma bij het RHCVV In de zomervakantie, van 9 juli t/m 20 augustus, organiseerde het RHCVV iedere week een activiteit rondom de tentoonstelling over het Rampjaar. Zo was er een workshop paleografie, een koffielezing over het Rampjaar. Voor kinderen en tieners waren er speciale rondleidingen en een workshop kalligraferen en karikatuur tekenen en drukken. Ook was de tentoonstelling iedere zaterdag van 10.00 tot 13.00 uur te bezoeken.
Lezing Historische Kring Proosdijlanden De Historische Vereniging De Proosdijlanden heeft in 2022 de tentoonstelling ‘1672,Rampzalig’ ontwikkeld, (juli -oktober 2022 in de roomskatholieke kerk van Vinkeveen). Ook organiseerden zij een lezingencyclus, waarbij Arie Bloed – onderzoeker en vaste bezoeker van het RHCVV – op zaterdag 25 augustus de lezing ‘Waverveen in dodelijke Franse storm’ gaf. Tijdens zijn lezing waren twee archiefstukken uit het RHCVV archief te zien: een prent van Waverveen en een kerkboek uit het archief van de Hervormde gemeente Waverveen.
50
Open Monumentendag Tijdens de landelijke Open Monumentendag op zaterdag 10 september opende het RHCVV van 10.00 tot 16.00 uur haar deuren. De tentoonstelling over het Rampjaar was geopend, bezoekers konden onderzoek doen op de studiezaal en voor kinderen waren er twee activiteiten georganiseerd. De Broers Joris en Mathijs Drubbel uit Mijdrecht, die in Coronatijd veel 17eeeuwse munten en voorwerpen hadden gevonden met hun metaaldetector, hielpen bezoekers om op zoek te gaan naar voorwerpen. Kinderen konden met een metaaldetector in een zandbak op zoek gaan naar munten, bierdopjes en andere metalen voorwerpen.
Deze activiteit trok veel jonge gezinnen. Totaal hebben die dag circa 70 mensen het archief bezocht, waarvan het overgrote deel nog niet eerder bij het RHCVV was geweest.
Symposium ‘Dag van het Rampjaar in Utrecht’ Op vrijdag 7 oktober organiseerde Platform Rampjaarherdenking het symposium ‘Dag van het Rampjaar in Utrecht’ in het Paushuize in Utrecht. Veel dorpen en kastelen in de provincie Utrecht werden door de Fransen verwoest, er waren massale vluchtelingenstromen en veel land werd onder water gezet. Tijdens het symposium nam Suzanne Lekkerkerker (medewerker educatie, erfgoed en beeldcollectie bij het RHCVV) deel aan het stamtafelgesprek over de gevolgen van het Rampjaar voor de regio. Bij dit programma-onderdeel waren circa 120 geïnteresseerden aanwezig.
‘Breukelen in brand! Rampjaar 1672-1673’ In samenwerking met de Historische Kring Breukelen en Stichting Vrienden van de Pieterskerk organiseerde het RHCVV op zaterdag 22 oktober een lezingenmiddag in de Pieterskerk, met daaraan voorafgaande de mogelijkheid voor een rondleiding bij de buitenplaatsen Gunterstein, Nyenrode en Oudaen. Wouter van Dijk, senior collectiebeheerder, gaf een lezing over lokale gebeurtenissen van het Rampjaar en een deel van de RHCVV expositie over het Rampjaar ‘Soldaten in de Vechtstreek’ werd getoond. Bij de lezingenmiddag in de kerk waren circa 100 personen aanwezig, waarbij veel mensen die nauwelijks bekend waren met het archief, medewerkers van het RHCVV hebben verteld over het archief, veel vragen beantwoord en geattendeerd op onze activiteiten.
51
Maand van de Geschiedenis - oktober Oktober is de Maand van de Geschiedenis, het grootste geschiedenisevenement van Nederland. Samen met talloze musea, bibliotheken, boekhandels, archieven en andere culturele instellingen organiseert de Maand activiteiten door het hele land. Het landelijke thema in 2022 was ‘Wat een ramp!’. Activiteiten worden bij het publiek onder de aandacht gebracht via de website, advertenties en door de uitgave van een krant die op grote schaal landelijk wordt verspreid. Het RHCVV werd dit jaar voor het eerst in deze uitgave meegenomen met zijn activiteiten. Dit leverde veel free publicity op die bijgedragen heeft aan de bekendheid van de tentoonstelling en de activiteiten die het RHCVV organiseert.
Bij het opstellen van het oktoberprogramma is door het RHCVV rekening gehouden met de verschillende doelgroepen. Daarom zijn bijvoorbeeld naast de avondactiviteiten bewust ook twee middagactiviteiten georganiseerd, omdat de ervaring leert dat oudere bezoekers daar de voorkeur aan geven in plaats van een avondactiviteit. Op de activiteiten kwamen zowel vaste bezoekers als nieuwe geïnteresseerden af die nog niet eerder het archief hadden bezocht. Dit vertaalde zich ook in het aantal nieuwe aanmeldingen voor de nieuwsbrief. Ruim 60 mensen meldden zich aan in een maand. Dat zijn ongekend hoge aantallen voor het RHCVV. Hieronder volgt een overzicht van de georganiseerde activiteiten tijdens de Maand van de Geschiedenis. Ook de hiervoor al beschreven activiteit met rondleidingen op drie buitenplaatsen en de lezingenmiddag ‘Breukelen in brand! Rampjaar 1672-1673’ werd in oktober georganiseerd. Donderdagavond 6 oktober - Lezing ‘Brieven aan het thuisfront in de zeventiende eeuw’ In het Rampjaar 1672 werden talloze brieven geschreven aan mannen die op zee vochten. Veel van deze brieven kwamen alleen nooit aan. Judith Brouwer en Jessica den Oudsten vertelden over de inhoud van 17de-eeuwse brieven in de ‘Prize papers’ collectie en over het doen van onderzoek naar deze brieven. De lezing trok 21 geïnteresseerden in de leeftijd van 17 tot circa 70.
52
Vrijdagmiddag 14 oktober – Lezing ‘Herinneringen aan de Watersnoodramp 1953’ Met tien deelnemers werden herinneringen opgehaald aan de Watersnoodramp van 1953. Dit gebeurde aan de hand van de masterscriptie van erfgoedmedewerker Suzanne Lekkerkerker. Hoewel de ramp weliswaar niet in deze omgeving heeft plaatsgevonden, kreeg de regio wél te maken met onder andere evacuees en acties om geld op te halen voor het rampgebied. Archiefstukken hierover waren een mooie aanvulling en nodigden de bezoekers uit om hun eigen verhaal te vertellen. Deze middag lag de nadruk op ‘ontmoeting’ en tijdens de pauze bleek dat mensen elkaar echt wisten te vinden. Donderdagmiddag 20 oktober – Koffielezing ‘De Bilt en omgeving tijdens het Rampjaar 1672-1673’ Historicus Anne Doedens vertelde over het Rampjaar op zee en de gevolgen van het Rampjaar in de omgeving van De Bilt. De lezing trok niet alleen geïnteresseerde luisteraars uit De Bilt, ook uit Reeuwijk en de provincie Limburg. Aansluitend gaf Wouter van Dijk een korte rondleiding door de tentoonstelling.
Woensdag 26 oktober – Kinderworkshops Cartoon tekenen én drukken’. In het Rampjaar werd o.a. via gedrukte pamfletten een heuse strijd gevoerd. Tijdens de workshop leerden de kinderen onder leiding van museumdocent Cheyenne Pattiwaeël een dier te tekenen op foam, die ze vervolgens als stempel konden gebruiken voor het drukken van een eigen pamflet. In de ochtend kwamen tien kinderen naar het RHCVV om deze kinderworkshop cartoon tekenen én drukken te volgen. ’s Middags werd dezelfde workshop gegeven op basisschool ‘de Verbinding’ in Nigtevecht, dit gebeurde op aanvraag van de schooldirecteur.
Donderdagavond 27 oktober – Belevenislezing ‘Een hap uit het menu van de Tweede Wereldoorlog’ Culinair historica Manon Henzen vertelde wat er tijdens de Tweede Wereldoorlog op het menu stond. Vergezeld van vele kookboeken uit de oorlog, enkele hapjes en natuurlijk bloembollen, nam ze de zaal mee naar de keuken van de Tweede Wereldoorlog. De lezing trok 25 personen in verschillende leeftijdscategorieën.
53
54
5. Organisatie Aan de wettelijke taken en de in de GR opgenomen taken zijn structurele, organieke functies gekoppeld. In 2018 is de businesscase ‘Zelfstandig en versterkt’ bestuurlijk vastgesteld. Hierin wordt beschreven wat de financiële en organisatorische consequenties zijn om de transitie te kunnen maken naar het uitvoeren van nieuwe en bestaande wettelijke taken. Dat vraagt investeringen van de gemeenten voor de ontwikkeling van het e-depot en tegelijk een investering in de organisatie. Het resultaat van de transitie is het in 2020 gerealiseerde e-depot met aansluiting van de vier gemeenten. Het beheer van digitale informatie vraagt dat het RHCVV nieuwe werkwijzen en procedures ontwikkelt. Specifiek als het gaat om preservering en duurzame toegankelijkheid van de informatie, toekomstgericht (de wet vereist raadpleegbaarheid van 100 jaar). In 2022 is verder gewerkt aan het versterken van de organisatie op het gebied van kennis en ervaring.
Medewerkers Op 31 december 2022 bestond de formatie van het RHCVV uit 10,95 fte. In het verslagjaar vond een aantal wijzigingen in de samenstelling van het team plaats door vertrek van medewerkers. In 2022 heeft het RHCVV twee nieuwe medewerkers aangetrokken voor de studiezaal en digitale dienstverlening ter vervanging van een zwangerschapsverlof, een medewerker e-depot en een officemedewerker aangenomen.
Medewerkers in vaste en tijdelijke dienst in 2022 Directie en ondersteunende functies Mevrouw R.W. Ubink, directeur – streekarchivaris Mevrouw M. Spruijt, officemedewerker Toezicht en Advies Mevrouw M. Scheele, archief inspecteur, Mevrouw M. van der Linden, adviseur digitale informatie Mevrouw E. van den Hurk – Van ’t Klooster, adviseur digitale archieven Collectie beheer en behoud De heer W.A. van Dijk, archivist/collectiebeheerder Mevrouw P. Engelberts, applicatiebeheerder De heer T. Baksi, medewerker e-depot De heer B. Jagt, archivist Dienstverlening en Erfgoed Mevrouw A Kothuis, coördinator dienstverlening en vrijwilligers Mevrouw S. Lekkerkerker, medewerker educatie, erfgoed en beeldcollectie Mevrouw M. Koelewijn, medewerker dienstverlening Mevrouw I. de Kruif, medewerker dienstverlening Mevrouw D. Partiman-Stet, medewerker dienstverlening De heer R. Content, medewerker dienstverlening
55
Vrijwilligers Vanaf 1 februari 2022 konden de vrijwilligers weer op locatie werken. Daar werd met veel blijdschap en enthousiasme op gereageerd en sommige vrijwilligers zagen elkaar na maanden of soms jaren weer terug. Het RHCVV heeft deze herstart feestelijk met hen gevierd onder het genot van koffie en een gebakje. De werkplekken van de vrijwilligers zijn volgens dezelfde coronamaatregelen ingericht als de medewerkers. Dit betekende dat er sinds 2020 iets minder vrijwilligers tegelijk aanwezig kunnen zijn. Vanaf 2022 wordt er door de vrijwilligers daarom volgens een rooster gewerkt, op die manier kan efficiënt omgegaan worden met de beschikbare werkruimte. Bijkomend voordeel is dat de werkzaamheden door het RHCVV beter kunnen worden voorbereid en klaargelegd. De collectiebeheerder maakt een lijst van benodigde werkzaamheden voor de vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen natuurlijk voorkeur uitspreken voor het type beschikbare werk dat ze willen doen. Op deze manier kan het RHCVV nog beter sturen op het ontsluiten van archieven die meer prioriteit hebben ten opzichte van andere archieven. De vrijwilligers die in Weesp werkzaam waren zijn aan het einde van het jaar tijdens een afscheid van de Weesper locatie hartelijk bedankt voor al hun werk voor het RHCVV. Bert Lans zal in 2023 zijn werkzaamheden voortzetten voor het Stadsarchief.
De andere vrijwilliger, Karin Luycks, zal stoppen met het vrijwilligerswerk. In november werd een speciale vrijwilligersdag georganiseerd om alle vrijwilligers te bedanken voor hun inzet. De vrijwilligers werden getrakteerd op een heerlijke lunch, ze kregen een rondleiding door het depot en ze werden ‘aan het werk gezet’ met een speurtocht door de tentoonstelling. Het was een zeer geslaagde dag.
56
Onze vrijwilligers en hun werkzaamheden in 2022 De vrijwilligers hebben hard gewerkt aan het nader toegankelijk maken van de diverse archieven. In 2022 hebben zij gezamenlijk meer dan 10.000 namen en adressen digitaal ingevoerd. Door deze namen en adressen zijn archieven en bouwdossiers nu voor de bezoeker eenvoudiger te doorzoeken op onze website. Hieronder volgt een overzicht van de vrijwilligers en hun werkzaamheden bij het RHCVV. Naam Blom, Jan Van Dijk, Elly Drees, Ellen Erlings, Jiske Van Ede, Wil Van Gils, Marleen Gondrie, Irma Van Haaften, Nel Hagen, Ton Den Hertog, Leo Hertsenberg, Ton Hoogenhout, Harmen Jansen, Henny Klok, Frank De Kruijter, Wilma
Lans, Bert Van Leeuwen, Jules Luyks, Karin Nielen, Ad Noordenbos, Ron Storimans, Wilma Tang, Jeroen
Project Indexeren van notariële archieven Breukelen. Indexeren van Bevolkingsregisters Loenen. Indexeren van notariële archieven Maartensdijk en het beschrijven van foto’s uit de beeldbank. Indexeren van Bevolkingsregisters, Indexeren coronacollectie en het inventariseren van bouwvergunningen van Maartensdijk Indexeren van Bevolkingsregisters en materiële verzorging archief. Indexeren van de coronacollectie. Indexeren van notariële archieven Breukelen. Digitaliseren fotoarchief De Bilt. Inventariseren van bouwarchieven De Bilt en indexeren DTBarchieven De Ronde Venen. Materiele verzorging archief en inventariseren kerkarchief Stichtse Vecht. Indexeren van fotoarchieven Kockengen. Inventariseren van diverse archieven, onder meer kerkarchieven en eigen archief. Indexeren van bevolkingsregisters (met name De Bilt) Inventariseren diverse archieven Groenekan. Inventariseren diverse archieven, met name kerkarchieven. Als oud-medewerker begeleidt Wilma tevens vrijwilligers die inventariseren. Indexeren van fotocollectie Weesp. Indexeren coronacollectie Indexeren van verpondingskohieren Weesp. Inventariseren van bouwvergunningen van Maartensdijk Indexeren van fotocollectie Maarssen. Inventariseren van archief van gymnastiekvereniging De Bilt. Indexeren van fotocollectie Nigtevecht.
Foto: een aantal vrijwilligers en medewerkers studiezaal bij het RHCVV
57
Vrijwilliger in de spotlight In onze regelmatig verschijnende nieuwbrief is een vaste rubriek waarin een vrijwilliger vertelt over de belevenissen en ontdekkingen bij het RHCVV. In 2022 kwam onder andere Harmen Hoogenhout aan het woord. Harmen komt uit Waarder en is oud-wethouder en oud-inwoner Baambrugge. Hoe ben je bij het RHCVV betrokken geraakt? ‘Ik was vroeger intensief betrokken bij de Historische Kring Abcoude Baambrugge. Ik schreef veel artikelen voor de Angstelkroniek, het tijdschrift van de historische kring. Hiervoor moest ik natuurlijk veel onderzoek doen in de archieven in het RHCVV. Nog steeds kom ik naast mijn vrijwilligerswerk regelmatig op de studiezaal voor archiefonderzoek. Momenteel ben ik bezig met een artikel over een wethouder van Abcoude-Baambrugge uit de periode rond 1900. Daarvoor bestudeer ik de notulen van het college van burgemeester en wethouders uit deze tijd.’
Wat voor archieven heb je tot nu toe beschreven? ‘Dit zijn diverse kleine archiefjes die via-via bij mij zijn beland. Mensen dachten dat deze archiefjes bij mij veilig zouden zijn, maar bij het RHCVV zijn deze natuurlijk meer op hun plaats. Daarnaast heb ik ook het archief van de Gereformeerde kerk Postwijck te Baambrugge (1863-2019) beschreven. Dit is een wat groter archief, dit heeft namelijk een omvang van wel 6 strekkende meter.’ Wat ben je nu aan het beschrijven? ‘Eerder heb ik mijn persoonlijke archief aan het RHCVV geschonken. Ik ben zeer actief geweest in het maatschappelijk leven van Baambrugge. Zo ben ik jaren gemeenteraadslid en wethouder bij de gemeente Abcoude en later De Ronde Venen geweest. Ook heb ik jarenlang als ambtenaar van de Burgerlijke Stand huwelijken voltrokken. In de loop der jaren is mijn persoonlijke archief daardoor uitgegroeid tot een grote verzameling met bronnen over het wel en wee in Baambrugge. Nu zijn we bezig om dit tot in detail te beschrijven.’
Hoe gaat het beschrijven? ‘Ik vind het hartstikke leuk om te doen. Wilma de Kruijter (oud-medewerkster Dienstverlening bij het RHCVV en nu óók vrijwilliger) helpt mij bij het ordenen en beschrijven van de stukken. Elke donderdagmiddag gaan wij samen door alle fotoalbums, brieven, boekjes, brochures heen. We zorgen ervoor dat alle nietjes, paperclips en ringbanden verwijderd worden (metaal kan roesten en dat is niet goed voor de documenten), om vervolgens het stuk te beschrijven. Dit brengt natuurlijk ook veel leuke herinneringen naar boven. Dat maakt dat het een gezellige boel is.’
58
II. Paragrafen
59
Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. De Algemene reserve is bedoeld om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. Vanaf 2019 wordt een ondergrens aangehouden van 5% van de begrote exploitatielasten. De Algemene reserve bedraagt op 31 december 2022 € 66.420.
Risicoparagraaf Het RHCVV ziet de volgende strategische, operationele, financiële, compliance en duurzaamheid risico’s: a. Vanaf 2024 geen depotruimte meer als uitbreiding niet op tijd klaar is. In de Archiefwet 1955 staat dat de permanent te bewaren archieven na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. In de nieuwe Archiefwet die gepland staat voor 2024 wordt deze termijn teruggebracht naar 10 jaar. Het RHCVV is de, door de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten, wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden, als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet 1995. De voorziening dient te voldoen aan de eisen uit de Archiefwet 1995. De huidige archiefbewaarplaats heeft capaciteit voor de gemeentelijke archieven tot en met eind 2023, in de depots bevinden zich dan 4,5 km aan strekkende meter archief. Vanaf 2024 ontstaat er tekort aan ruimte in de archiefbewaarplaats voor de nog over te brengen gemeentelijke archieven. Op basis van inventarisaties is behoefte aan circa 2.060 strekkende meter. Om tijdig (op 1 januari 2025) te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen uit de Archiefwet en daarvoor de extra ruimte in de archiefbewaarplaats in gebruik te kunnen nemen, moet op korte termijn gestart worden met de realisatie van de uitbreiding.
In april 2023 verzoekt het bestuur aan het college van de centrumgemeente (de verhuurder is de gemeente Stichtse Vecht) om uitbreiding van het depot en zich uitgesproken voor een langdurige huurovereenkomst. Een in februari 2022 door de centrumgemeente gemaakte conceptplanning en projectraming geeft een bouwtijd aan van 2 jaar. b.
Achterstanden in toegankelijkheid van in 2009 overgenomen archieven. In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert, en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat zijn. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te startten met het wegwerken van de achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde know how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken.
60
De kosten per gemeente zijn vanaf 2025 als volgt te specificeren: Totale kosten (september 2022)
Per jaar
€
€
Stichtse Vecht
402.000
40.200
De Ronde Venen De Bilt
839.000 455.000
83.900 45.500
1.696.000
169.600
c.
Nog geen afrekening servicekosten. De gemeente Stichtse Vecht heeft nog geen afrekening van servicekosten over 2020 tot en met 2022 opgeleverd. Op basis van de tot nu toe beschikbare informatie lijken er geen grote afwijkingen te zijn ten opzichte van de in de jaarrekening opgenomen voorziening.
d.
Demarcatie ontbreek Bij de servicekosten bestaat sinds 2020 onzekerheid door het ontbreken van informatie en overeenstemming inzake de demarcatie van groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s). Door het ontbreken van deze informatie en overeenstemming is er onzekerheid over de juiste meerjaren raming voor de post huisvesting diversen.
e.
De klimaatinstallaties van het depot zijn aan het einde van hun levensduur. Oudere installaties brengen meer kosten voor klein en groot onderhoud mee. Eventuele problemen in de installaties kunnen operationele risico’s met zich brengen. Tijdige vervanging van de klimaatinstallaties is de verantwoordelijkheid van de verhuurder.
f.
HR-21- waardering kan leiden tot hogere loonkosten. In de bestuursvergadering van 5 april 2018 is besloten, dat in 2022 opnieuw een HR-21waardering gerealiseerd moet zijn. Deze herwaardering wordt afgerond in het eerste half jaar van 2023. De financiële effecten, op basis van de eerste bevindingen, zijn verwerkt in de begroting 2024.
g.
Het RHCVV heeft geen reconstructie verzekering afgesloten. Het RHCVV heeft sinds 2009 in lijn met het beleid van centrumgemeente gemeente Stichtse Vecht, geen reconstructie verzekering afgesloten voor de in de depots aanwezige archieven en collecties. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RHCVV beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2009 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van branden inbraaksignalering. Het RHCVV beschikt over een concept collectiehulpverleningsplan (gereed 2023), waarin ook een overzicht is opgenomen van alle archieven en collecties met een categorieaanduiding. De categorie bepaalt in de rangorde 1 tot en met 4 de volgorde waarin archieven en collecties moeten worden veiliggesteld ingeval zich een calamiteit voordoet waarbij het noodzakelijk is archieven en collecties te evacueren. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RHCVV zelf worden bestreden met behulp van een aangeschafte calamiteitenkit.
h.
Naar verwachting zal in 2024 de gewijzigde Archiefwet in werking treden. De Archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar en er wordt overgestapt naar het informatiestelsel in plaats van het documentstelsel. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie.
61
Op dit moment is nog niet in te schatten welke gevolgen wijziging van documentstelsel naar informatiestelsel zal hebben op de taakuitvoering (beschikbaarstelling) van het RHCVV. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover.
Financiering De begroting van het RHCVV wordt nagenoeg geheel gefinancierd door de drie deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor 94% uit de omslagbijdrage inclusief de 2% opslag. De overige baten komen voort uit ‘taken in opdracht’ voor de gemeenten, leges, boekenverkoop en verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. Deze facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken.
Bedrijfsvoering Beleidsplan 2020-2024 Het beleid voor 2024 ligt vast in de ‘Beleidsvisie 2020-2024’, vastgesteld op 13 november 2019. Formatie en HRM Het RHCVV heeft over 2022 een formatie van 10,95 fte (2021 10,32 fte). De medewerkers van het RHCVV zijn formeel in dienst bij de gemeente Stichtse Vecht. De kosten worden geheel doorbelast aan het RHCVV. Voor personele zaken en de salarisadministratie is er met afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Deze wordt in 2023 gecontinueerd. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Financieel beheer De boekhouding is tot en met 2022 verzorgd door het team Financiën van Stichtse Vecht. De jaarstukken 2022 zijn opgesteld door een extern adviseur van het RHCVV. De financiële administratie wordt -in goed overleg met de centrumgemeente- met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen. Automatisering De diverse automatiseringstaken zijn uitbesteed aan daarvoor gespecialiseerde bedrijven. Informatiebeveiliging Voor informatieveiligheid is budget opgenomen in de post Digitale archivering, digitale dienstverlening en Kantoor ICT.
Milieu beleid Het RHCVV heeft als overheidsinstantie als taak en verantwoordelijkheid om actief bij te dragen aan een duurzame samenleving waarin rekening wordt gehouden met toekomstige generaties. Het milieubeleid is een integraal onderdeel van het algemene bedrijfsbeleid. Het RHCVV stelt zich achter het doel van de centrumgemeente om door verduurzaming van de gemeentelijke organisatie in 2030 klimaatneutraal te opereren. Het RHCVV zal deze bijdrage onder andere leveren door het voeren van een actief milieubeleid binnen de mogelijkheden die het als huurder en gemeenschappelijke regeling heeft. Het RHCVV begint niet bij nul. Vanaf 2020 zijn door het RHCVV als huurder stappen genomen om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen in het gebruik en onderhoud van de gebruikte ruimtes in het gebouw, waaronder ledverlichting, aanbrengen zonwerende folie en afval wordt gescheiden ingezameld. Met het opstellen van een milieuplan (af te ronden in 2023), met een looptijd van 5 jaar, en de daaruit voortvloeiende actiepunten, zal concrete invulling worden gegeven aan het milieubeleid.
62
III. Jaarrekening 2022
63
6. Balans per 31 december 2022 31-12-2022 ACTIVA
€
31-12-2021 €
€
€
Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut
45.042
19.473
Financiële vaste activa Langlopende vordering op Amsterdam
295.249
0
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Debiteuren
420.208 5.625
415.883 0
BTW Overige vorderingen
105.783 15.360
42.594 27.383 546.976
Liquide middelen Kassaldi Banksaldi
1.106 166.556
485.860 534 218.946
167.662
219.480
1.054.929
724.813
66.420
45.456
447.873
0
74.576 727
0 7.545
589.596
53.001
PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve uittreding Weesp Bestemmingsreserve Robuust RHCVV Gerealiseerd resultaat boekjaar Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Crediteuren Vooruitontvangen bedragen Overige schulden
351.429 2.300 111.604
599.562 10.000 62.250 465.333
671.812
1.054.929
724.813
64
7. Staat van Baten en Lasten 2022 Rekening 2022 BATEN Bijdrage deelnemende gemeenten
€
Begroting 2022
Verschil
€
€
Rekening 2021 €
1.172.754
1.328.103
-155.349
1.133.329
Specifieke inkomsten
47.602
15.295
32.307
202.896
Overige baten incl. leges
14.153
4.040
10.113
20.909
Verhuur archiefruimte
7.607
7.000
607
7.403
1.242.116
1.354.438
-112.322
1.364.537
Salariskosten
780.715
858.768
78.053
770.749
Studiekosten
10.601
8.588
-2.013
2.525
Vergoeding vrijwilligers
2.201
2.530
329
2.340
Reiskosten
17.308
14.500
-2.808
9.723
Overige personeelslasten
7.061
5.000
-2.061
817.886
889.386
71.500
785.337
Huisvestingskosten
227.408
248.160
20.752
258.489
Huisvestingskosten diversen
53.420
23.626
-29.794
39.108
Kantoorkosten
27.201
25.300
-1.901
24.960
Diensten tbv administratie
33.700
15.926
-17.774
6.556
-251
1.012
1.263
836
1.500
1.500
Totaal baten LASTEN
Ontvangen rente en bankkosten Onvoorziene uitgaven Kapitaallasten
4.578
7.078
2.500
4.832
346.056
322.602
-23.454
334.781
Erfgoed activiteiten
12.003
10.000
-2.003
9.797
Voorlichting
14.038
5.060
-8.978
4.759
26.041
15.060
-10.981
14.556
Digitalisering en internet
97.224
81.972
-15.252
88.824
Boeken/kaarten/prenten
1.047
1.012
-35
1.085
Lidmaatschappen
2.002
1.822
-180
1.729
Restauratie en conserveringen
7.896
7.392
-504
100.946
Materiële verzorging
Totaal lasten Mutaties reserves Vergoeding door Amsterdam voor uittreding Weesp Toevoeging bestemmingsreserve uittreding Weesp Vrijval algemene reserve boven 5% drempel Toevoeging algemene reserve voor winstopslag Toevoeging bestemmingsreserve Robuust Saldo mutaties reserves SALDO
7.545
9.151
1.606
7.513
115.714
101.349
-14.365