2. RHCVV jaarrekening 2022.pdf

200.097

1.305.697

1.328.397

22.700

1.334.771

600.176

0

-600.176

0

-447.873

0

447.873

0

9.576

0

-9.576

0

-22.995

-26.041

-3.046

-22.221

-74.576

0

74.576

0

64.308

-26.041

-90.349

-22.221

727

0

-727

7.545

65

8. Kasstroomoverzicht 2022 2022 €

2021 €

€

€

Saldo van baten en lasten Kapitaallasten Toevoeging bestemmingsreserves

727 4.578

7.545 4.833

512.873

0

Cash flow

518.178

12.378

Toename uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Af- resp. toename netto vlottende schulden < 1 jaar Verandering netto werkkapitaal

-61.116

-365.943

-206.479

316.594

Operationele kasstroom Investeringen materiële vaste activa Toename financiële vaste activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten Ontvangen 2% opslag Aanzuivering vermogen door gemeenten Kastroom uit financieringsactiviteiten

-267.595

-49.349

250.583

-36.971

-30.147 -295.249

0 0 -325.396

0

22.995

22.221

0

12.702 22.995

34.923

Afname liquide middelen

-51.818

-2.048

Liquide middelen per 1 januari

219.480

221.528

Kasstroom boekjaar Liquide middelen per 31 december

-51.818

-2.048

167.662

219.480

66

9. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Informatieverschaffing over continuïteit De Algemene reserve bedraagt ultimo 2022 €66.420. In de Gemeenschappelijke regeling is in artikel 10, lid 6 ten aanzien van een negatief saldo onder meer vermeld, dat het bestuur een negatief saldo geheel of gedeeltelijk zal vorderen bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen in de exploitatiekosten.

Grondslagen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat berusten op de grondslag van verkrijgings- of vervaardigingsprijs of nominale waarde, tenzij hierna anders is bepaald. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. De gehanteerde grondslagen van waardering en van resultaatbepaling zijn ongewijzigd gebleven ten opzichte van het voorgaande jaar, met uitzondering van de toegepaste stelselwijzigingen zoals opgenomen in de desbetreffende paragrafen. Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. Afschrijving van de activa vindt plaats vanaf het jaar volgend op de investering. De nota “Waardering en Afschrijving Vaste Activa 2020” van Stichtse Vecht wordt gehanteerd voor de activering en afschrijvingstermijnen. Financiële vaste activa De onder de financiële vaste activa opgenomen vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde. Bij de waardering wordt rekening gehouden met eventuele waardeverminderingen. Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering. Liquide middelen Liquide middelenbestaan uit banktegoeden, kas en deposito’s met een looptijd korter dan twaalf maanden. De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Netto vlottende schulden < 1 jaar Kortlopende schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. Lasten worden opgenomen in het jaar waarin zij voorzienbaar zijn. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode

67

10. Toelichting op de balans Materiële vaste activa

Inrichting

Inventaris

€

€

Boekwaarde per 1 januari 2021 Investeringen in raamfolie en verlichting Afschrijvingen

0 0 0

19.473 30.147 -4.578

Boekwaarde per 31 december 2021

0

45.042

301.751

45.042

Cumulatieve afschrijvingen

Financiële vaste activa

2022 €

Vordering per 1 januari

0

Vordering op Amsterdam als gevolg van overgang Weesp Aflossing 2022 onder vlottende activa Aflossing 2023 onder vlottende activa

600.176 -152.303 -152.624

Vordering per 31 december

295.249

Op 8 februari 2023 is de ‘Overeenkomst financiële afbouwregeling uittreding Weesp’ tussen Amsterdam en Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen getekend. Over het bedrag is geen rente verschuldigd. De afkoopsom is vrijgesteld van BTW. Overeengekomen is onder meer, dat uiterlijk 1 maart 2023 het verschuldigde bedrag over 2022 en het eerste kwartaal 2023 wordt betaald. Vervolgens zal Amsterdam tot en met 2025 per kwartaal aflossen. De verschuldigde bedragen over 2026 (€ 55.050) en 2027 (€ 27.525) zullen in januari van de betreffende jaren worden betaald. Bij te late betaling is een boeterente van 5% verschuldigd. Vorderingen op openbare lichamen Vordering op de gemeente Amsterdam inzake overgang Weesp betreffende 2022 en 2023 Gemeente Stichtse Vecht Gemeente De Ronde Venen Gemeente De Bilt Gemeente Weesp

31-12-2022

31-12-2021

€

€

304.927 115.281 0 0

0 103.436 20.547 112.191

0

179.709

420.208

415.883

68

Eigen vermogen Algemene reserve De Algemene reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen binnen het Regionaal Historisch Centrum. Zo hoeft er, indien van toepassing, geen extra bijdrage aan de deelnemende gemeenten te worden gevraagd. In 2009 heeft de Belastingdienst het verzoek om artikel 11, lid 1 onderdeel b, 5e, Wet OB 1968 buiten toepassing te laten ten aanzien van de verhuur van het pand RHCVV aan de Schepersweg 6e, zodat de verhuur is belast met BTW, goedgekeurd, mits de deelnemers 2% meer bijdragen dan het werkelijk aandeel in de kosten. Dit heeft vanaf aanvang plaatsgevonden. Volgens artikel 10.6 van de GR kan het algemeen bestuur bij een batig of negatief saldo besluiten dit saldo: a. Geheel of gedeeltelijk te reserveren; b. Geheel of gedeeltelijk te gebruiken voor investeringen, danwel; c. Geheel of gedeeltelijk uit te keren aan de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten, danwel; d. Geheel of gedeeltelijk zal worden gevorderd bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten. In de vastgestelde begrotingsregels is opgenomen, dat de algemene reserve minimaal 5% van de begrote lasten van de exploitatielasten zal bedragen. Op basis van de begroting 2022 zou ultimo 2022 de algemene reserve minimaal € 66.420 moeten bedragen.

Voorgesteld wordt het bedrag boven het minimum, conform de door het bestuur goedgekeurde begroting 2023, toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Robuust. Dit voorstel is in de jaarrekening verwerkt. Algemene reserve € Stand per 1 januari 2022 Resultaat vorig boekjaar Toevoeging ontvangen 2% opslag Vrijval algemene reserve boven 5% drempel ten gunste van Bestemmingsreserve Robuust

45.456 7.545 22.995

Stand per 31 december 2022

66.420

-9.576

Voorgesteld wordt het positief saldo over 2022 van € 727 toe te voegen aan de Algemene reserve. Bestemmingsreserves In 2022 zijn bij het vaststellen van de begroting 2023-2026 twee bestemmingsreserves gevormd: Bestemmingsreserve uittreding Weesp en Bestemmingsreserve Robuust. De Bestemmingsreserve uittreding Weesp is gevormd uit de met Amsterdam overeengekomen vergoeding van € 600.176 verminderd met de bijdrage voor het jaar 2022, die ten gunste van de exploitatie is gekomen, waardoor er € 447.873 is toegevoegd aan de reserve. De vrijval ten gunste van het resultaat vindt plaats conform het schema zoals opgenomen in de goedgekeurde begroting 2023: Vrijval € 2023 2024

152.624 130.099

2025

165.150 447.873

69

De Bestemmingsreserve Robuust is gevormd om niet begrote kosten, die voortvloeien uit het toekomstbestendig maken van het RHCVV te kunnen opvangen. In 2021-2022 is een onderzoek uitgevoerd om inzichtelijk te maken op welke punten het verbetertraject, dat is ingezet met de Businesscase 2018, dient te worden aangevuld. Uit dit onderzoek zijn een aantal structurele maar ook incidentele verbeteracties naar voren gekomen om de robuustheid en taakuitvoering van het RHCVV te verbeteren. Om de incidentiele kosten op te vangen wordt de komende jaren, zolang nodig is, het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt weer te geven: Bestemmingsreserve uittreding Weesp €

Bestemmingsreserve Robuust €

Stand per 1 januari 2022 Toevoeging ten laste van het resultaat

0 447.873

0 74.576

Stand per 31 december 2022

447.873

74.576

Overige schulden De Overige schulden betreffen voor een bedrag van € 90.000 nog verwachte te betalen servicekosten over de jaren 2020 tot en met 2022 aan de gemeente Stichtse Vecht.

70

11. Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten Het RHCVV is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen. Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Afgezien van geringe- en dagelijkse reparaties komt het onderhoud etc. ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Over de demarcatie van de onderhoudskosten is er nog geen overeenkomst tussen verhuurder en huurder. Met de gemeente SV is bestuurlijk overeengekomen, dat met ingang van 2022 een huurverhoging zal plaats vinden, waarna de huur voor 2022 inclusief groot onderhoud 238.853 bedraagt. Groot onderhoud is gepland in 2024 voor een bedrag van € 103.044 en in 2032 voor een bedrag van € 279.363.

Ten aanzien van de servicekosten is er vanaf 2020 nog geen overeenkomst over de hoogte van het bedrag. In de jaarrekeningen 2000 en 2022 is in ieder jaar een geschat bedrag van €30.000 opgenomen. Naast bovengenoemde verplichtingen zijn er nog diverse meerjarige contracten, abonnementen en overeenkomsten met verschillende partijen, die in de meerjarenbegroting zijn afgedekt.

71

12. Toelichting op de Staat van baten en lasten Bijdragen gemeenten De totale bijdrage per gemeente (in euro’s) is voor 2022*: 2022 Jaarbijdrage De Bilt De Ronde Venen Stichtse Vecht

2% opslag

€ 332.707 328.172 488.880

2021

Totaal

Verschil

Totaal

€ 339.361 334.735 498.658

€ 339.361 334.735 498.658

€

6.654 6.563 9.778

0 0 0

€ 291.737 283.768 425.710

0

0

0

155.349

-155.349

132.114

1.149.759

22.995

1.172.754

1.328.103

-155.349

1.133.329

Weesp

€

Begroting

*Exclusief projectkosten (zie exploitatie 'specifieke inkomsten') De bijdrage 2022 van Weesp is via de vergoeding voor de uittreding van Weesp ten gunste van het resultaat gekomen. Specifieke inkomsten 2022

Inventarisatie en opschonen archief Stichtse Vecht, voormalige gemeente Maarssen

2021

Rekening

Begroting

Verschil

Rekening

€

€

€

€

32.307

0

32.307

78.287

Restauratie schimmel archiefblok Westbroek De Bilt Inventarisatie en opschonen archief De Ronde Venen Verzorging studiezaal Weesp 15.295

0 0 15.295

0 0 0

92.720 16.981 14.908

47.602

15.295

32.307

202.896

Het RHCVV werkt in opdracht van de deelnemende gemeenten aan projecten rondom selectie, toegankelijk maken, digitalisering, conserveren en verpakken van gemeentearchieven. Na bewerking worden de archieven na de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHCVV in Breukelen. In 2022 heeft het RHCVV in opdracht van de gemeente Stichtse Vecht gemiddeld 8 uur per week gewerkt aan het archief van de voormalige gemeente Maarssen.

Overige baten incl. leges 2022 Rekening

2021

Begroting

Verschil

Rekening

€

€

€

Erfgoed activiteiten Doorbelastingen schoonmaak

€ 0 2.580

Overige baten / leges

11.573

4.040

7.533

8.757

14.153

4.040

10.113

20.909

0 0

0 2.580

8.700 3.452

Het RHCVV heeft in 2022 een subsidie van 3.000 euro ontvangen van het Cultuurfonds Stichtse Vecht voor de ontwikkeling van activiteiten bij de tentoonstelling Rampjaar. De subsidie is in mindering gebracht op de erfgoedkosten. De Overige baten/leges betreffen de leges die bezoekers betalen op de studiezalen, opbrengsten uit boekenverkoop, deelname aan cursussen en activiteiten. De toename in 2022 is voornamelijk afkomstig uit

72

de inkomsten uit opvragingen en daarmee samenhangende aangevraagde kopieën van bouwvergunningen. Deze bouwvergunningen zijn eind 2021 en in 2022 door de gemeenten overgebracht en worden sindsdien door het RHCVV beschikbaar gesteld. Verhuur archiefruimten 2022

Stichtse Vecht Diverse verhuur

2021

Rekening

Begroting

Verschil

€

€

€

Rekening €

6.223 1.384 0

0 0 7.000

0 0 0

6.059 1.344 0

7.607

7.000

607

7.403

Gemeente Stichtse Vecht heeft het uitgeplaatst archief dat bij het RHCVV in de depots stond eind 2022 vernietigd conform de nieuwe verkorte bewaartermijnen. Salariskosten 2022 Rekening Salarissen Lasten inzake pensioen, VUT en AOP Sociale lasten Inhuur Teveel betaald over 3 2/3 jaar voor overgekomen medewerker

€ 495.060

2021

Begroting

Verschil

€

€

Rekening

0

0

€ 439.921

172.922 85.213 83.370

0 0 0

0 0 0

157.712 86.202 86.914

-55.850 0

0 858.768

0 0

0 0

780.715

858.768

-78.053

770.749

De salariskosten 2022 vallen lager uit dan begroot. De salariskosten die het RHCVV doorbelast krijgt van de centrumgemeente zijn gecorrigeerd met € 55.850. Dit komt door een onjuiste doorbelasting voor een van de medewerkers gedurende de periode 2019-2022. Verder heeft het RHCVV een aantal maanden de vacature van beheerder e-depot niet kunnen invullen door de krapte op de arbeidsmarkt. Reiskosten De reiskosten komen € 2.800 hoger uit dan begroot en € 7.500 hoger dan het voorgaande jaar. De reiskosten vallen hoger uit door personele wijzigingen en door het wegvallen van de coronamaatregelen, waardoor de medewerkers weer meer op kantoor werkten.

Huisvestingskosten 2022 Rekening Huur Servicekosten Afrekeningen servicekosten 20162018 Correctie op afrekening servicekosten tot en met 2019 Overige huisvestingskosten

€ 238.853 30.000

2021

Begroting

Verschil

€

€

Rekening €

0 0

0 0

221.368 30.000

0

0

0

-3.157

-42.705 1.260

0 0

0 0

6.474 3.805

0

248.160

0

0

227.408

248.160

-20.752

258.489

73

Het RHCVV huurt het gebouw en depots van de gemeente Stichtse Vecht. In 2020 heeft de gemeente Stichtse Vecht een nieuwe MJOP (Meerjaren Onderhoudsplan) ingaande 2022 opgesteld waardoor de huur in 2022 € 17.485 is gestegen. In afwachting van de afrekening en onderbouwing van de servicekosten en energiekosten door de verhuurder Stichtse Vecht vanaf 2020 is een bedrag van € 30.000 als verplichting opgenomen. Ondanks deze toename in kosten valt het totaal huisvestingskosten ongeveer € 20.000 euro lager uit. Dit komt doordat er in 2022 een correctie plaatsvond op de afrekening van servicekosten, administratie en beheerkosten en de onderhoudscomponent tot en met 2019. . Huisvestingskosten diversen 2022 Rekening Schoonmaken Onderhoud Diverse huisvestingskosten

€ 25.438 20.110 7.871

2021

Begroting

Verschil

€

€ 0 0 0

Rekening 0 0 0

€ 24.224 4.628 10.256

0

23.626

0

0

53.420

23.626

29.794

39.108

De diverse huisvestingskosten vielen in 2022 hoger uit dan begroot. De bate naar aanleiding van de correctie van de afrekening van de servicekosten met € 42.705 is deels besteed aan extra onderhoud, corona-aanpassingen en verduurzaming. De kosten voor schoonmaak zijn net als 2021 hoger dan begroot, doordat er vanaf de coronatijd dagelijks wordt schoongemaakt in plaats van de begrote driemaal in de week. Daarnaast is er noodzakelijk klein onderhoud gepleegd aan het gebouw: veel elektrische en klimaatinstallaties in de depots en noodzakelijke wettelijke voorzieningen in het gebouw. Gezien de leeftijd van de installaties is meer onderhoud gepleegd dan begroot. Voorlichting De kosten van voorlichting bedroegen € 14.038 en waren € 9.000 hoger dan begroot. In 2022 is het 250 jaar geleden Rampjaar 1672 herdacht met onder andere een in samenwerking met uitgeverij Waanders uitgebracht boek. De hiermee samenhangende kosten waren niet begroot en bedroegen € 7.200. De opbrengsten van de verkochte boeken worden verantwoord onder de Overige baten. Digitale archivering, digitale dienstverlening en kantoor ICT 2022 Rekening E-depot Collectiebeheersysteem Digitalisering collectie Website Kantoorautomatisering

2021

Begroting

€ 46.191 6.786

€

Verschil

Rekening

0 0

€ 46.191 6.786

€ 41.020 12.354

15.589 9.889 18.769 0

0 0 0 81.972

15.589 9.889 18.769 -81.972

10.665 12.354 12.431 0

97.224

81.972

15.252

88.824

De kosten voor digitale archivering en digitale dienstverlening vallen in 2022 hoger uit dan begroot door verschillende oorzaken. In 2021 heeft het RHCVV een scan gemaakt van de ICT-systemen. Op basis van de resultaten is een aantal aanvullende aantal acties genomen om te zorgen dat het RHCVV de informatie en ICT-beveiliging goed op orde blijft houden. Dit betrof voornamelijk het afnemen van een aantal licenties voor informatie en cybersecurity die niet begroot waren voor 2022. Daarnaast is verder gewerkt aan de ontwikkeling van de vernieuwde website en digitale dienstverlening via de website. In 2023 wordt de vernieuwde website gelanceerd die voldoet aan de wettelijk toegankelijkheidseisen.

74

Restauratie en conservering

De Bilt De Ronde Venen Stichtse Vecht Weesp

Rekening

2022 Begroting

€

€

Verschil

2021 Rekening

€

€

2.212 1.908 2.808 968

0 0 0 0

2.212 1.908 2.808 968

94.720 6.226 0 0

0

7.392

-7.392

0

7.896

7.392

504

100.946

Diensten ten behoeve van de administratie. De boekhouding is tot en met 2022 verzorgd door het team Financiën van Stichtse Vecht. Vanaf februari 2022 is in het kader van het onderzoek Robuust RHCVV een extern financieel adviseur aangetrokken voor het opmaken van de jaarstukken 2021, het opstellen begroting 2023 en inrichten van de financiële administratie voor de periode 2023-2027. De financiële administratie wordt -in goed overleg met de centrumgemeente- met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen.

75

Colofon Breukelen, 12 april 2023 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: mw. drs. R.W. Ubink, directeur-archivaris RHCVV Foto’s: Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

76