2. RHCVV jaarrekening 2022.pdf

Jaarverslag Jaarrekening 2022

Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Vastgesteld in de bestuursvergadering 12 april 2023

1

2

Voorwoord Voor u ligt de jaarrekening 2022 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Ronde Venen, Weesp, De Bilt en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 12 april 2023. besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. In deze jaarstukken vindt u een overzicht van de verantwoording voor de programmadoelen van onze organisatie in 2022, de daarbij behorende werkzaamheden en projecten. De inzet van financiële middelen en de resultaten van 2022 worden verantwoord in de jaarrekening. De jaarstukken 2022 bestaan uit: Het jaarverslag oftewel de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen De jaarrekening 2022 De inhoudelijke programmaverantwoording bevat een terugblik op onze taakuitvoering en activiteiten. We kijken terug op een succesvol jaar! Al deze resultaten waren mogelijk met de hulp van medewerkers, vrijwilligers, onze zorgdragers, partners en subsidiegevers, die we dan ook van harte willen bedanken voor alle inzet.

Breukelen 12 april 2023 Namens het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen De directeur - archivaris, drs. Roosmarijn Ubink

3

4

Inhoud Voorwoord ................................................................................................................. 2 Inleiding .................................................................................................................... 7 I. Jaarverslag 2022 ................................................................................................... 11 1. Beleidsvisie 2020-2024 ................................................................................... 12 2. Inhoudelijk resultaat ....................................................................................... 13 3. Financieel resultaat en resultaatbestemming ...................................................... 15 4. Programma verantwoording 2022 ..................................................................... 17 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies....................................................................... 17 Beleidslijn 2: Verwerven en beheren ................................................................. 23 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en dienstverlening ............................................ 33 Beleidslijn 4: Beleven en ontmoeten ................................................................ 45 5. Organisatie .................................................................................................... 55 II.

Paragrafen ........................................................................................................... 59 III. Jaarrekening 2022 ............................................................................................... 63 6. Balans per 31 december 2022 .......................................................................... 64 7. Staat van Baten en Lasten 2022 ....................................................................... 65 8. Kasstroomoverzicht 2022 ................................................................................ 66 9. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling ............................................. 67 10.Toelichting op de balans ................................................................................. 68 11.Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten ........................................ 71 12.Toelichting op de Staat van baten en lasten ...................................................... 72

5

6

Inleiding Over het RHCVV Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht en De Ronde Venen. Tot 31 december 2022 maakte ook de voormalige gemeente Weesp deel uit van het RHCVV. Het RHC Vecht en Venen houdt toezicht op de huidige informatiehuishouding en archiefvorming van de deelnemende gemeenten. Daarnaast beheert het RHCVV de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt het RHCVV in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert in 2023 ruim vier kilometer papieren archief en heeft een e-depot voor digitale archieven. De oudste stukken dateren uit 1349, de jongste (digitale) stukken uit 2022. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. Geschiedenis Het RHC Vecht en Venen is de opvolger van het Streekarchivariaat Vecht en Venen.

Het streekarchivariaat Vecht en Venen was een samenwerkingsverband van de gemeenten Abcoude, Breukelen, Loenen, Maarssen, Maartensdijk en De Ronde Venen dat in 1997 is ingesteld. Met de toetreding van de gemeente De Bilt op 1 januari 2002 bestond de samenwerking uit de (voormalige) gemeenten Abcoude, Breukelen, De Bilt, Maartensdijk, Loenen, Maarssen en De Ronde Venen. In 2009 werd het streekarchief RHC Vecht en venen opgericht. Vanuit de diverse archieflocaties van de deelnemende gemeenten, werd meer dan 3.000 meter historische archieven van overheid in particulieren overgebracht naar de nieuw gebouwde archiefbewaarplaats in Breukelen. Bij de gemeentelijke herindeling op 1 januari 2011 werden de gemeenten Breukelen, Loenen en Maarssen samengevoegd tot de nieuwe gemeente Stichtse Vecht en de gemeenten Abcoude en De Ronde Venen tot de nieuwe gemeente De Ronde Venen. In 2014 sloot het gemeentearchief Weesp aan bij het RHC Vecht en Venen. Van 2014 tot 2022 heeft het RHC Vecht en Venen daardoor naast de studiezaal en depots in Breukelen ook een studiezaal en depots in Weesp beheerd. In maart 2022 fuseerde Weesp bestuurlijk met Amsterdam en trad daardoor eind 2022 uit bij de gemeenschappelijke regeling. Per 1 januari 2023 worden de Weesperarchieven beheerd door het Stadsarchief Amsterdam.

Taken De Archiefwet regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige èn toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. De vier gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de vier gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze vier gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

7

Missie en Visie RHCVV Het RHCVV opereert binnen een netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Branchevereniging voor Archiefinstellingen en de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Ook is het RHCVV aangesloten bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en organiseert geregeld samen met het netwerk activiteiten. De Landelijke Expertisegroep Preservation Watch is hier een onderdeel van. Op provinciaal niveau neemt het RHCVV actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, het Utrechts Inspecteursoverleg, de Kring van Noord-Hollandse Archivarissen en het Noord-Hollands Inspecteursoverleg. Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek, Regionaal Historisch Centrum Rhijnstreek en Lopikerwaard, Regionaal Archief Rivierenland, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief Zuid Utrecht, bijvoorbeeld in de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk archief netwerk.

Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen. Sinds 2019 heeft het RHCVV daarnaast een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.

Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben.

We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit.

Innovatief We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering.

Verbindend Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker.

Toegankelijk Bestuur Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. In 2022 bestond het bestuur uit: ▪ dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester gemeente Stichtse Vecht) ▪ dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) ▪ dhr. B.J. van Bochove (waarnemend burgemeester gemeente Weesp), tot 23 maart 2022 ▪ dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt). Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. drs. R.W. Ubink (directeur van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het algemeen bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen.

8

Bestuursvergaderingen en ontwikkelingen 2022 Het algemeen bestuur vergaderde op 27 juni en 22 december 2022. Op 27 juni stelde het bestuur de jaarrekening 2021 vast en de meerjarenbegroting 2023-2026. In de najaarsvergadering van 2022 werd vooruitgeblikt naar 2023 en gesproken over de toekomst van het RHCVV na 2024. In 2022 fuseerde de gemeente Weesp met Amsterdam. De uittreding uit de gemeenschappelijke regeling vond formeel plaats op 31 december 2022. Het uittreden van Weesp vormde voor de aangesloten gemeenten een goed moment om over de toekomst in overleg te gaan, om te komen tot een robuuste begroting voor het RHCVV, waardoor een vitale archiefdienst de wettelijke taakuitvoering voor de gemeenten duurzaam kan uitvoeren. Dit onderzoek werd begin 2023 afgerond en de resultaten en financiële effecten zijn verwerkt in de meerjarenbegroting 2024-2027. Organisatie Het RHCVV bestaat uit: • Directie (Directeur) • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies Collecties Dienstverlening en erfgoed Locaties Het RHCVV beheerde in 2022 twee archiefbewaarplaatsen en twee studiezalen: • Locatie Breukelen, gelegen aan de Schepersweg 6e • Locatie Weesp, gelegen aan de Nieuwstraat 70a Netwerkpartners Het RHCVV opereert binnen een netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau.

Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Branchevereniging voor Archiefinstellingen en de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Ook is het RHCVV aangesloten bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en organiseert geregeld samen met het netwerk activiteiten. De Landelijke Expertisegroep Preservation Watch is hier een onderdeel van. Op provinciaal niveau neemt het RHCVV actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, het Utrechts Inspecteursoverleg, de Kring van Noord-Hollandse Archivarissen en het Noord-Hollands Inspecteursoverleg. Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek, Regionaal Historisch Centrum Rhijnstreek en Lopikerwaard, Regionaal Archief Rivierenland, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief Zuid Utrecht, bijvoorbeeld in de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk archief netwerk. Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen.

Sinds 2019 heeft het RHCVV daarnaast een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.

9

10

I. Jaarverslag 2022

11

1. Beleidsvisie 2020-2024 Relatie Jaarrekening 2022 met beleidsvisie 2020-2024 ‘In Balans’. 2022 is de derde begroting binnen de beleidsvisie. In november 2019 is de beleidsvisie ‘In Balans’ voor de periode 2020-2024 bestuurlijk vastgesteld. In de beleidsvisie 2020-2024 zijn vier beleidslijnen geformuleerd, te weten: 1. 2. 3. 4.

Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten

Binnen de vier beleidslijnen zijn in de begroting 2022 doelen en acties geformuleerd, in de programma verantwoording 2022 wordt per beleidslijn op hoofdlijnen aangegeven hoe deze doelen zijn bereikt en wat daarvoor aan acties is uitgevoerd. In de financiële jaarrekening worden de gerealiseerde kosten, staat van baten en lasten en balans toegelicht Het streven in deze periode is onder meer het in balans brengen van de kerntaken van het RHCVV. Dit betekent ook dat de erfgoedtaak in balans gebracht wordt met Toezicht, Behoud en Beheer en Beschikbaarstellen. Het RHCVV onderzoekt in opdracht van het bestuur hoe in deze beleidsperiode met kleine initiatieven een bijdrage kan worden geleverd aan bevordering van de geschiedbeoefening en maatschappelijke cohesie, waarbij jong en oud aan elkaar verbonden worden. Erfgoed heeft grote waarde, niet alleen in wetenschappelijk maar zeker ook in economisch, maatschappelijk en cultureel opzicht. Het verbindt mensen met het verleden, met elkaar en met hun omgeving. Erfgoed geeft een impuls aan de vastgoedwaarde in de regio en beïnvloedt het vestigingsgedrag van particulieren en bedrijven. Daarnaast oefent erfgoed een grote aantrekkingskracht uit op toeristen. Zo is erfgoed van onschatbare waarde voor een streek.

Een andere uitdaging in deze beleidsperiode is het beheren en preserveren van digitale archieven, het ontsluiten, zoeken en vinden ervan vormen dé uitdagingen voor de nabije toekomst, zowel voor archiefdiensten als gemeenten. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken en verschillende applicaties, waardoor de archiefvorming haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Het is duidelijk dat er nieuwe vraagstukken ontstaan over authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording; de kernwaarden die door het gehele archiefbestel gedragen worden. Ook zijn er in de beleidsvisie ontwikkelingen beschreven die invloed hebben op de gemeenschappelijke regeling. In 2019 is gemeente Weesp ambtelijk gefuseerd met Amsterdam en in maart 2022 vond de bestuurlijke fusie plaats. Weesp is daardoor op 31 december 2022 uit de GR getreden. Voor andere aangesloten gemeenten is het uittreden van Weesp aanleiding om over de toekomst in overleg te gaan. Gemeente De Bilt, gemeente De Ronde Venen en gemeente Stichtse Vecht hebben de intentie uitgesproken samen door te willen gaan en hebben zorgvuldig en uitgebreide toekomstverkenningen gedaan om te komen tot een robuuste meerjarenbegroting. De bevindingen zijn verwerkt in de meerjarenbegroting 2024-2027.

12

2.

Inhoudelijk resultaat 2022

In de volgende hoofdstukken wordt per beleidslijn teruggeblikt op 2022. Hieronder volgt een overzicht van een groot deel van de resultaten. 2022 was voor het RHCVV het derde jaar binnen de beleidsvisie ‘In Balans’ 2020-2024. De belangrijkste uitdagingen in deze beleidsperiode zijn het archiveren van digitale informatie; nieuwe wetgeving; verkorting van de overbrengingstermijn; het uittreden van de gemeente Weesp in verband met de bestuurlijke fusie met Amsterdam en daaropvolgende toekomstverkenning. Daarnaast is het streven in de beleidsperiode 2020-2024 het in balans brengen van de kerntaken van het RHCVV, waaronder de erfgoedtaken. Toezicht en Advies informatiehuishouding aangesloten gemeenten: In 2019 is Weesp ambtelijk gefuseerd met Amsterdam en in maart 2022 bestuurlijk. Per 24 maart 2022 heeft het Stadsarchief Amsterdam daarom de toezichtstaken overgenomen en per 31 december 2022 heeft het RHCVV ook het beheer en beschikbaarstellen van de archieven overgedragen aan het Stadsarchief. Het invlechten van de Weesper informatiehuishouding in een grote ambtelijke organisatie als Amsterdam, en het daarbij tevens gescheiden houden van de Weesperarchieven had de volle aandacht nodig van de archivaris, de archiefinspecteur en adviseur digitale archieven. De papieren archieven van Weesp bevonden zich in de eigen archiefbewaarplaats in het Stadskantoor van Weesp.

Het Stadsarchief Amsterdam heeft de laatste weken van 2022 de archieven en collecties vanuit in het Stadskantoor Weesp overgebracht naar de depots op de Vijzelgracht in Amsterdam. Vanaf 10 januari 2023 kunnen bezoekers ze daar inzien. Gemeenten hebben groot belang bij goed en betrouwbaar informatiebeheer. Dit is noodzakelijk om hun taken effectief uit te kunnen voeren en voor het afleggen van bestuurlijke en politieke verantwoording. De archiefinspecteur van het RHCVV houdt namens de archivaris toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer door het uitvoeren van inspecties. Deze inspectietaak omvat het toezicht op de naleving van archiefwet- en regelgeving bij de gemeenten. In 2022 zijn er meerdere inspecties uitgevoerd bij deelnemende gemeenten, een integrale inspectie bij Stichtse Vecht en een aspectinspectie bij gemeente De Bilt naar de bestuurlijke en Raadsinformatie. Verder werd in 2022 door het RHCVV aan de gemeenten geadviseerd op diverse onderwerpen met betrekking tot de (digitale) informatiehuishouding van de deelnemende gemeenten. Denk hierbij aan emailarchivering, archivering in vakapplicaties en koppelingen met het e-depot bij aanbestedingstrajecten. Ook werden gemeenten geadviseerd op het gebied van de Wet open overheid (WOO) die in mei 2022 van kracht werd en de invoering van de nieuwe Omgevingswet.

Beheer en Behoud van archieven: Er is in 2022 aandacht besteed aan het beheer en toegankelijk maken van de historische overheidsarchieven. De toegankelijkheid, de doorzoekbaarheid, van de archieven nam toe met ongeveer 16%. Voor het nader toegankelijk maken van archieven is het RHCVV voor een groot deel afhankelijk van de vrijwilligers. Deze konden na twee coronajaren thuiswerken in 2022 gelukkig weer veelvuldig bij het RHCVV aan de slag. In 2022 is een uitvoerige inventarisatie afgerond naar de conditie en toegankelijkheid van de gemeentelijke en particuliere archieven. De conclusie is dat in de startdagen van het RHCVV de archieven niet allemaal volgens de wettelijke eisen in orde waren. Op basis van die inzichten wordt voor de komende jaren een goede meerjarenplanning gemaakt om de archieven in goede geordende toegankelijke staat te brengen. Er kwam een grote hoeveelheid – ruim 200 strekkende meter – papieren gemeentelijke archieven naar het RHCVV. Voor een groot deel betrof het bouwdossiers. Dit betekent dat veel inwoners nu bij het RHCVV komen om hun bouwvergunningen te komen inzien. Als gevolg hiervan is er een toename in de bezoekers te merken en maken veel mensen voor het eerst kennis met de archiefdienst en wat een archiefdienst doet. Net als ieder jaar werd het RHCVV weer een aantal bijzondere particuliere archieven en stukken geschonken.

Met de deelnemende gemeenten is er gewerkt aan de voorbereidingen voor het overbrengen en digitaal ontsluiten en preserveren van digital born overheidsarchieven. De ervaring leert dat de

13

voorbereiding van het overbrengen van digitaal archief naar een e-depot veel werk kost aan de kant van de gemeenten als zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden. Het gaat dan bijvoorbeeld over het goed afsluiten van zaken in het zaaksysteem, het vernietigen van documenten die volgens wetgeving als de AVG niet mogen worden bewaard, of het vernietigen van conceptversies. Beschikbaarstellen (ambtenaren en burgers): Na twee coronajaren konden de studiezalen en tentoonstellingen vanaf februari 2022 weer het hele jaar openblijven voor onze bezoekers. Onze studiezalen werden door 1.267 bezoekers bezocht, dit is meer dan de afgelopen jaren, en is mede te verklaren doordat het RHCVV sinds 2022 veel bouwvergunningen van de gemeenten ter beschikking stelt. In 2022 was het RHCVV ook voor het eerst weer iedere donderdagavond open. Dit betekent dat mensen die overdag moeten werken in de gelegenheid waren om buiten werktijd het RHCVV te bezoeken. Daarnaast werden op die avond ook de activiteiten als cursussen en lezingen georganiseerd. De vraag naar digitale dienstverlening is verder gegroeid, mede door de toename van het aantal bouwdossiers.

Het RHCVV heeft in 2022 verdere uitvoering gegeven aan het creëren van meer zichtbaarheid en de verdere (digitale) toegankelijkheid van de collectie en haar diensten, zowel richting burgers als ambtelijke en bestuurlijke organisatie van de aangesloten gemeenten. Het uitbreiden en door ontwikkelen van de digitale dienstverlening is een speerpunt geweest en zal dat de komende jaren blijven. De ambtelijke organisaties werkten ook in 2022 nog grotendeels thuis. Het RHCVV heeft de ambtenaren zo veel als mogelijk wel digitaal ondersteunt bij hun onderzoek in archieven. Erfgoed beleven en ontmoeten: Wegens succes werd de tentoonstelling over Brooklyn - Breukelen verlengd tot 28 februari 2022. De tentoonstelling trok ruim 1.400 bezoekers. In mei en juni 2022 was in de expositieruimte onze vaste wisseltentoonstelling ‘Brood op de plank’ te zien. Aan de hand van foto’s en archiefstukken uit de eigen collectie ontdekken bezoekers een selectie van de beroepen uit de regio. Vanaf donderdag 7 juli konden bezoekers vijf dagen per week de tentoonstelling over het Rampjaar 1672-1673 bezoeken. Bij de tentoonstellingen werd een programma van lezingen, cursussen en activiteiten georganiseerd voor jong en oud. Ook werd bij de tentoonstelling een boek over het Rampjaar uitgegeven in samenwerking met Uitgeverij Waanders.

Aan het einde van het jaar hadden bijna 2.500 bezoekers en scholieren de tentoonstelling over het Rampjaar gezien of deelgenomen aan activiteiten. De tentoonstellingen zijn allemaal in kleine vorm te zien geweest op diverse locaties zoals bibliotheken. Op deze manier bereikt het RHCVV een breder publiek dat anders niet zo snel bij een archiefdienst langs gaat. In 2022 zijn in dat kader ook diverse erfgoedactiviteiten georganiseerd. Bij veel van de activiteiten is intensief samengewerkt met de erfgoedpartners en onderzoekers in de regio en zijn nieuwe samenwerkingen ontstaan. Ook zijn weer artikelen aangeleverd bij Historische Kringen uit het werkgebied die werden geplaatst in hun periodieken. Door het meewerken aan deze periodieken vergroot het RHCVV niet alleen zijn zichtbaarheid, ook worden hiermee de band en samenwerking met deze partijen onderstreept.

14

3.

Financieel resultaat en resultaatbestemming

Volgens de begrotingsuitgangspunten, bestuurlijk vastgesteld in januari 2018, is een reserve van minimaal 5% van de begrote lasten het streven voor een gezonde bedrijfsvoering. De algemene reserve dient als buffer voor de reguliere bedrijfsvoering om incidentele knelpunten op te vangen. De jaarrekening 2022 van het RHCVV geeft een positief saldo van € 727,-. Voorgesteld wordt dit resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. De algemene reserve bedraagt ultimo 2022 € 66.420,-. Dit is gelijk aan 5% van de begrote lasten over 2022.

15

16

4. Programma verantwoording 2022 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven zijn essentieel voor goed bestuur, goede bedrijfsvoering en transparantie naar de burger. Alleen als de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering op orde is kunnen overheidsorganisaties hun taken goed (blijven) uitvoeren en verantwoording afleggen aan de raad en de burgers. De gemeentearchivaris van het RHCVV houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. RHCVV houdt onder meer toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer door het uitvoeren van inspecties. Deze inspectietaak omvat het toezicht op de naleving van archiefwet- en regelgeving bij de gemeenten. In de zomer van 2022 heeft het RHCVV een integrale inspectie uitgevoerd bij de gemeente Stichtse Vecht en in het najaar een aspectinspectie naar de Bestuurlijke en Raadsinformatie bij gemeente De Bilt. De gemeentearchivaris heeft voor iedere gemeente een toezicht/jaarverslag uitgebracht aan alle colleges en raden van de deelnemende gemeenten. In dat rapport staat in hoeverre de gemeente voldoet aan de wet. Het college van B&W (als wettelijke zorgdrager verantwoordelijk voor informatiehuishouding en archivering) heeft hierover geïnformeerd aan de gemeenteraad.

De Raad verantwoordde zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Utrecht.1 Het RHCVV heeft verder het hele jaar door binnen de kaders van archiefwet en -regelgeving advies gegeven over verschillende onderwerpen zoals selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer (e-mailarchivering, capstonemethode), zowel bij de gemeente zelf als bij verbonden partijen als de ODRU en het RID. In dit jaarverslag worden enkele gebeurtenissen en bijzonderheden over 2022 per gemeente toegelicht. Stichtse Vecht De gemeente heeft een roadmap opgesteld voor de digitale transitie van het informatiebeheer om deze eenduidig, betrouwbaar en duurzaam in te richten. Het RHCVV heeft in dat kader de volgende producten en adviesaanvragen van formele en informele adviezen voorzien, o.a.

: Vervanging van analoge door digitale informatie (zodat gemeente Stichtse Vecht compleet digitaal kan werken); Handboek vervanging alle werkprocessen; Geactualiseerde versie kwaliteitssysteem; Migraties in verband met de komst van het nieuwe zaaksysteem (ongevraagd en gevraagd advies); De Visie op Informatiebeheer; De digitalisering van bouwdossiers, inclusief bestandsformaten en compressie; Een steekproefsgewijze kwaliteitscheck gedaan op de digitale kopieën van bouwdossiers; Het metadataschema; De verkorting van de bewaartermijn voor soza dossiers; Hotspotmonitor 2020 en 2021; Bewaarbeleid rondom informatie en archief binnen de applicatie Key2Begraven De uitvoering van de vernietiging na vervanging o.b.v. Handboek Vervanging 2022; Digitale vernietiging van te vernietigen zaken uit Decos Join met een bewaartermijn van 0-7 jaar vanwege een aanstaande migratie naar een nieuw zaaksysteem.

17

De Ronde Venen De Ronde Venen is bezig met de laatste fase van het programma ‘Digitaal documentair informatiemanagement 2020-2023’. Het programma heeft mede tot doel te zorgen dat de Informatievoorziening voldoet aan alle eisen op het gebied van wetgeving en privacy en daarnaast in overeenstemming is met de behoeften vanuit de organisatie en keten- en/of samenwerkingspartners. Onder informatievoorziening wordt in dit project het geheel van de techniek, de applicaties, de processen en de organisatie hiervan verstaan. Uit dit traject is een aantal producten voortgekomen waarop door het RHCVV geadviseerd is, waaronder: Offerte Raads Informatie Systeem; Demo RM-module Notubiz; Aanbesteding nieuw zaaksysteem. De adviseur digitale archieven heeft de gemeente geadviseerd bij de inrichting van het nieuwe zaaksysteem met als doel dit zo goed mogelijk aan te sluiten op de e-depotstandaarden zodra die archieven moeten worden overgebracht; Programma van Eisen nieuw VTH systeem; Adviesvraag Bestuurlijke Besluitvorming.

De Bilt In 2021 en 2022 heeft gemeente De Bilt stappen gezet bij het op orde brengen van de informatiehuishouding. De aanleiding was de aanwijzing vanuit het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Utrecht in 2020 waarbij het informatie- en archiefbeheer van de gemeente als niet-adequaat werd aangemerkt. Om de transitie van het papieren en hybride informatiebeheer naar het digitaal informatiebeheer duurzaam en structureel door te voeren, investeert De Bilt vanaf 2021 onder meer in het verbeteren van de vindbaarheid van te bewaren informatie in hun systemen en het uitfaseren en migreren van verouderde systemen met te bewaren gegevens. Met deze maatregelen kan de gemeente zorgen voor een kwalitatief hoogwaardige informatiehuishouding als basis is voor een effectief en efficiënt lokaal openbaar bestuur en daarbij tevens invulling geven aan de Wet Open Overheid. Op basis van de genomen stappen en informatie van gemeente en RHCVV oordeelde het Inter Bestuurlijk Toezicht in voorjaar 2022 dat er gezien werd dat er veel moeite wordt gedaan en er verbeteringen en resultaten werden gesignaleerd. Daartoe beoordeelde de provincie het informatiebeheer van de gemeente in 2022 als ‘voldoet deels’ en werd het provinciaal toezicht weer teruggedraaid naar regulier toezicht.

Het RHCVV werkte in 2022 met de gemeente wederom vanuit haar toezichthoudende en adviserende rol mee aan het ingezette traject en heeft onder meer advies gegeven voor de volgende producten en processen: Het geactualiseerde calamiteitenplan; Het verbeterplan voor de interprovinciaal toezichthouder; Handboek vervanging; Het metadataschema; Geactualiseerde Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer; Migratieplan Verseon; Advies uitvoering vernietiging na vervanging conform handboek. Aanmerken als (archief) hotspot: flat Bilthoven ingestort na gasexplosie)

18

Weesp In maart 2022 fuseerde de gemeente Weesp bestuurlijk met Amsterdam. In verband met de bestuurlijke fusie stond zowel Toezicht als Advies in het teken van deze transitie voor de informatiehuishouding. Een belangrijk aandachtpunt was dat de Weesperarchieven, ondanks de eerdere ambtelijke fusie, tot de bestuurlijke fusie ook als zodanig gecreëerd en beheerd dienden te worden. In nauwe samenwerking en afstemming met het Stadsarchief Amsterdam is gewerkt aan het overdragen van de toezichtstaak en een goede afronding van de overdracht van de Weesperarchieven. Het RHCVV heeft in 2022 over de volgende onderwerpen geadviseerd: Afrondende advisering omtrent migratie vanuit Weesper- naar Amsterdamse applicaties. Advisering omtrent archiefbewerking van Archief Weesp 1989-1998 ter voorbereiding op overbrenging van dit archiefblok naar het Stadsarchief Amsterdam (SAA). In 2020 is door Weesp met ondersteuning van Amsterdam en het RHCVV een verbeteringsproces ingezet voor de informatiehuishouding. Dit gebeurde naar aanleiding van de ‘niet adequaat’ beoordeling van de interbestuurlijk toezichthouder van de Provincie Noord Holland. Door een goede en intensieve advisering en samenwerking tussen RHCVV en de ambtelijke organisatie van Weesp en Amsterdam resulteerde dit in duidelijke verbeteringen van de informatiehuishouding.

Begin 2022 ontving de gemeente Weesp een positieve beoordeling van het Interbestuurlijk Toezicht, waardoor de beoordeling ‘niet adequaat’ voor de fusie met Amsterdam werd aangepast naar ‘redelijk adequaat’. Per 24 maart 2022 is de toezichtstaak overgedragen aan het Stadsarchief Amsterdam. In het eerste kwartaal is een toezichtsrapport/overdrachtsrapport archief- en informatiebeheer Weesp opgesteld en toegelicht aan de gemeentesecretaris in het laatste SIO van maart 2022. In de periode tot 31 december zijn alle gegevens over de toezichtstaak van het RHCVV naar het Stadsarchief Amsterdam overgedragen.

Kennisdeling

Regelmatig publiceert het RHCVV informatie op de eigen kanalen over recente vaktechnische digitale ontwikkelingen op het gebied van Toezicht, Advies en Digitale archivering. Zo worden ervaringen en kennis die de archiefdienst opdoet actief met andere archiefdiensten en gemeenten gedeeld en creëert het RHCVV interactie en kennisvermeerdering. Het RHCVV zorgt daarnaast voor kennisdeling met de aangesloten gemeenten door een platformoverleg voor de regievoerders/beleidsadviseurs en door regionale kennismiddagen te organiseren in samenwerking met regionale archiefdiensten en het landelijke netwerk KIA (Kenniscentrum Informatie en Archief) over onderwerpen als duurzaam informatiebeheer, openbaarheid, privacy en de maatschappelijke, historische en juridische waarde van informatie Kennissessie 27 juni 2022: informatiebeheer bij gemeentelijk samenwerkingsverbanden Wie naar de paragraaf Verbonden Partijen in de gemeentelijke of provinciale begroting kijkt ziet een veelvoud aan samenwerkingsvormen. Er zijn gemeenschappelijke regelingen, stichtingen, verenigingen, coöperaties, N.V.’s etc. Daarnaast werken overheidsorganisaties op meer informele manier samen, via convenanten, dienstverleningsovereenkomsten of ‘gewoon zoals het gaat’. Taken worden gemandateerd aan dat samenwerkingsverband.

De overheidsorganisatie blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor het informatiebeheer, dat geldt ook voor de privacygegevens. Het goed inrichten van informatiebeheer bij een samenwerkingsverband is essentieel, maar blijkt niet altijd eenvoudig.1

1 https://www.provincialearchiefinspecties.nl/assets/Downloads/Handreiking-Inrichting-informatie-en-archiefbeheer-bij-

samenwerkingsverbanden_versie-24-november-2021.pdf

19

Samen met een aantal Utrechtse archiefdiensten en de Interbestuurlijk toezichthouder Informatiebeheer van de provincie Utrecht organiseerde het RHCVV een kennissessie over Informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden. In 2022 werd de Wet gemeenschappelijke regelingen gewijzigd, veel GR-teksten dienen aangepast te worden. Een goed moment om het informatiebeheer goed te verankeren en daarvoor kennis uit te wisselen, goede voorbeelden te delen en van elkaars fouten te leren. De bijeenkomst was bedoeld voor ambtenaren die, op welke manier dan ook, betrokken zijn bij bestuurlijke samenwerking: juristen, informatiemanagers, regievoerders, informatiebeheerders, toezichthouders. Werkzaam bij een Utrechtse gemeente, gemeenschappelijke regeling, waterschap, provincie of een private samenwerking van Utrechtse overheden.

Monitor Digitale Informatie Het beheren en preserveren van digitale overheidsinformatie is dé uitdaging voor de nabije toekomst. In 2021 is onder begeleiding van het RHCVV gestart met het uitvoeren van de Monitor Digitale Informatie. Begin 2022 is de rapportage opgeleverd en aan de gemeenten gepresenteerd. De drie gemeenten hebben informatie aangeleverd over de applicaties die zij in gebruik hebben, de informatie die daarin staat en welke informatie overgebracht gaat worden naar het RHCVV. Deze informatie is verwerkt door een extern bureau: Van Kaliber. Het eindrapport is gedeeld met de drie gemeenten en geeft een beeld van de hoeveelheid en soort digitale informatie die nu gecreëerd gedeeld en opgeslagen wordt binnen een gemeente en in welke applicaties het staat en op welke apparaten het wordt bewaard. De inventarisatie maakt verder duidelijk welke kennis over de informatiehuishouding binnen de gemeenten aanwezig is en welke kennis nog opgedaan kan worden. De resultaten bevatten belangrijke informatie voor de meerjarenplanning van het RHCVV om een beeld te krijgen van het aantal te verwachten GB’s bij digitale overbrenging en daarmee de groei van het e-depot en werkzaamheden die gerelateerd zijn aan de overbrengingen.

Archiefbewerkingsprojecten in opdracht Het RHCVV werkt in opdracht van de deelnemende gemeenten aan projecten rondom selectie, het toegankelijk maken, digitalisering, conserveren en verpakken van archieven. Na bewerking worden de archieven na de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHCVV in Breukelen. In 2022 werkte een archivist van het RHCVV gemiddeld 8 uur in de week aan het archief van voormalig Loenen 2000-2010 (ca. 60 meter). Deze werkzaamheden werden uitgevoerd in het voormalig gemeentehuis Boom & Bosch in Breukelen. Dit project zal medio 2023 zijn afgerond.

20

21

22

Beleidslijn 2: Verwerven en beheren Het RHCVV beheert in haar archiefbewaarplaats in Breukelen ruim 4 kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. De oudste stukken dateren van de late middeleeuwen, zoals een fragment van een rekening van een misfundatieboek. De jongste stukken zijn uit de 21e eeuw (waaronder ook bedrijfsarchieven, kerkarchieven, foto’s, kaarten, digitale foto’s, e-mails, sociale mediaberichten). De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast ontvangt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten beheren en bewaren. De informatie moet dus makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Dat is belangrijk, omdat archieven in Nederland een rechtsen bewijsfunctie hebben. In de beleidsperiode 2020-2024 staat het streven centraal om het beheer en behoud en de (digitale) toegankelijkheid van de collectie op voldoende niveau te brengen voor de toekomst. In dit jaarverslag worden een aantal werkzaamheden, resultaten, overbrengingen en schenkingen toegelicht.

Overdragen archiefbeheer Weesp aan Stadsarchief Amsterdam In 2014 sloot het gemeentearchief Weesp aan bij het RHC Vecht en Venen. Alle archieven bleven echter in Weesp in de eigen archiefbewaarplaats in het souterrain van het Stadskantoor in Weesp. Door de fusie met Amsterdam heeft het Stadsarchief Amsterdam per 1 januari 2023 alle taken overgenomen van het RHCVV. Het Stadsarchief van Amsterdam heeft daarom alle archieven en collecties eind december 2022 vanuit de archiefbewaarplaats in het Stadskantoor van Weesp overgebracht naar de depots aan de Vijzelgracht in Amsterdam. Naast het verhuizen van de archieven, zijn ook de gegevens van de archieven zelf en de gegevens over het beheer van de collectie overgedragen. In het eerste kwartaal van 2023 zijn daartoe alle archiefbeschrijvingen, scans, beheerdocumentatie en overige metadata Stadsarchief.

geleverd aan

het

Overbrenging van papieren archieven gemeenten In 2022 zijn verschillende blokken bouwvergunningen van de gemeente Stichtse Vecht en De Ronde Venen overgebracht naar de depots in Breukelen. In totaal is dan samen ongeveer 210 meter bouwarchief overgebracht dat vanaf dat moment door het RHCVV wordt beheerd en ter beschikking wordt gesteld aan de inwoners en ambtenaren. Het gaat om: De bouwarchieven van de rechtsvoorgangers van Stichtse Vecht (1913-1988), Breukelen (1949-1988), BreukelenNijenrode (1906-1948) en Kockengen (1889-1988). Bouwvergunningen Vinkeveen en Waverveen (blok 19361970 en blok 1971-1988). Bouwvergunningen Mijdrecht (1941-1988).

23

Digitale bewaarplaats: e-depot Een e-depot is een digitale bewaarplaats, om digitale archiefstukken duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen aan publiek. Alle digitaal gecreëerde informatie die vanuit de aangesloten gemeenten worden overgebracht komen hierin terecht. Denk bijvoorbeeld aan notulen van raadsvergaderingen, bestuursstukken van de burgemeesters, dossiers van ambtenaren en ook e-mails, word documenten, en (bouw)vergunningen die de gemeente verleent. Ook particulier archief (denk aan bedrijfsarchief, maar ook digitale foto’s, filmpjes, trouwkaartjes en e-mails) wordt in het e-depot bewaard. Een e-depot is meer dan een server of een opslag in de Cloud. De formele definitie is "Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt." Bij digitaal archiveren is het belangrijk om de digitale bestanden veilig en duurzaam te beheren. Zo is het niet alleen van belang dat de techniek (hard- en software) goed werkt, maar ook dat er procedures worden gevolgd om digitale informatie voor een lange periode te behouden.

Waar je bij papier oplet dat er geen zilvervisjes zijn, let je bijvoorbeeld bij digitale informatie op bit rot en dat er geen bestanden corrupt (onleesbaar) worden. Om ambtenaren en andere geïnteresseerden een indruk te geven hoe het e-depot onderdeel uitmaakt van de informatiehuishouding van de gemeente en de archivering en digitale overbrenging en beschikbaarstelling, heeft het RHCVV in 2022 een infographic gemaakt.2

Het RHCVV e-depot en Common Ground Het RHCVV beschikt sinds 2020 over een operationeel (werkend) e-depot. Daarnaast blijft het RHCVV bezig met het verder ontwikkelen van het e-depot zodat het RHCVV en de deelnemende gemeenten kunnen aansluiten bij nieuwe ontwikkelingen. De huidige generatie e-depots zijn bijvoorbeeld nog niet voldoende geschikt om de architectuurvisie Common Ground te ondersteunen. Het RHCVV werkt daarom in samenwerking met andere archiefdiensten en gemeenten aan het ontwikkelen van een e-depot dat gebaseerd is op die Common Ground principes. Dit is een ontwikkeltraject met een lange doorlooptijd en de gemeenten zijn nog niet zover dat zij informatie volgens deze principes beheren en bewaren. Daarom blijft het RHCVV voorlopig gebruik ook maken van een e-depot uit de huidige generatie. Zo kan het RHCVV ook nu de huidige digitale archiefstukken van de gemeenten veiligstellen en leren van de actuele vraagstukken rondom preservering. 2 Met dank aan het West-Fries Archief voor gebruik van hun infographic als basis voor het RHCVV.

24

In 2022 werd door de adviseur digitale archieven een metadataschema ontwikkeld voor particuliere ingest (het importeren van digitaal archief) in het e-depot. Op 17 mei werd dit model gepresenteerd tijdens een e-depotbijeenkomst voor alle e-depotafnemers van de leverancier DE REE Archiefsystemen. Het schema is positief ontvangen door de aanwezige archiefdiensten. Met zijn werkzaamheden op het gebied van het archiveren van digitale particuliere archieven loopt het RHCVV voor in Nederland. Van alle e-depotafnemers van DE REE archiefsystemen is het RHCVV een van de meeste actieve ingesters.

Samenwerking andere archiefdiensten en expertise groepen voor Common Ground RHCVV werkte voor het e-depot ook in 2022 nauw samen met het Regionaal Archief Rivierenland (RAR), Regionaal Archief Zuid Utrecht (RAZU), het Waterlands Archief (WA) en het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHCRL)en het Utrechts Archief. Samen wordt onderzocht wat er nodig is om een e-depot op basis van Common Ground te realiseren. De kern van de groep, RAZU, RAR en RHCVV, werkt aan verschillende onderwerpen en beleidstukken die nodig zijn om duurzame toegankelijkheid van digitale archiefstukken binnen de visie Common Ground te borgen. De groep publiceert via verschillende kanalen over de resultaten, waaronder de eigen websites, Archievenblad, vakblad voor de archiefsector en LinkedIn. Op 9 september heeft de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground zichzelf gepresenteerd op KIA (zie https://kia.pleio.nl/blog/view/82a9e6ce-c9cb-4196-b91f-f1ecfc9d9d3f/duurzametoegankelijkheid-binnen-common-ground). In 2022 is de deelname van het RHCVV aan de Landelijke Expertisegroep Preservation Watch gecontinueerd. Over de oprichting van de Nederlandse Preservation Watch is mede door het RHCVV een paper (artikel) geschreven.

Deze paper is, samen met het Nationaal Archief en het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid gepresenteerd op het internationale iPRES congres in Glasgow (12-16 september 2022). Ook heeft het RHCVV op 3 november, World Digital Preservation Day, een presentatie verzorgd over Non-Fungible Tokens en hun impact op de archiefsector. Hierover is tevens gepubliceerd in het Archievenblad, het vakblad van de archievenbranche. Op 2 december was het RHCVV onderdeel van een paneldiscussie over emailarchivering bij de jaarlijkse VHIC-klantendag.

Overbrengingen digitaal archief In het jaarplan 2022 was het doel geformuleerd om samen met de aangesloten gemeenten een aantal digitale gemeentearchieven op te nemen in het e-depot en deze archieven via de website van het RHCVV toegankelijk te maken. De ervaring leert dat de voorbereiding van het overbrengen van digitaal archief naar een e-depot veel werk kost aan de kant van de gemeenten als zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden. Net als in 2021 moesten de deelnemende gemeenten constateren dat de personele capaciteit hiervoor niet beschikbaar was. Wel heeft de adviseur digitale archieven van het RHCVV de gemeente De Bilt geadviseerd bij de inrichting van de eigen informatiehuishouding en systemen met het doel deze zo goed mogelijk aan te sluiten op de edepotstandaarden zodra die archieven moeten worden overgebracht. Met gemeente De Ronde Venen is ervaring opgedaan met het exporteren van een zaak uit RX Enterprise en opname in het e-depot. Over dit traject is een rapport geschreven dat binnen de gemeente aan het college zal worden aangeboden, de resultaten zullen gebruikt worden voor volgende trajecten. In 2022 is samengewerkt met Stichtse Vecht voor de uitvoering van de hotspots over 2019.

Er komt digitaal archief naar het RHCVV over de restauratie van de Hervormde kerk in Nieuwer Ter Aa. Het RHCVV helpt de schenker van dit archief bij het ordenen van het digitale archief, waaronder de serie e-mails, zodat het archief op korte termijn opgenomen kan worden in het e-depot.

25

Collectie op orde Het RHCVV beheert een aantal (gemeente)archieven die niet of niet voldoende toegankelijk zijn. In 2022 is de inventarisatie afgerond van de conditie en toegankelijkheid van de papieren archieven en collecties om te komen tot een meerjarenplan voor verbetering van de toegankelijkheid van deze archieven. Daarnaast is de inventarisatie van de nog beschikbare depotruimte herijkt. De bevindingen worden in de meerjarenbegroting 2024-2027 verwerkt. In 2022 is verder gewerkt aan het op orde brengen van zowel de toegankelijkheid als de materiële staat van de archieven. Het RHCVV beschikt over een beperkte capaciteit op dit punt, de vrijwilligers vervulden net als andere jaren hierin een belangrijke rol.

Toegankelijkheid archieven en collecties Een archief wordt vaak ontsloten door middel van een inventaris waarin de archiefstukken systematisch worden beschreven op grond van hun functie voor de vormende organisatie. Soms wordt er een nadere toegang gemaakt, bijvoorbeeld een lijst persoonsnamen die naar aktes verwijzen. Met een toegang op een archief wordt de ontsluiting van de archiefstukken door beschrijvingen bedoeld. Sinds 2019 wordt bij het RHCVV naast het aantal de toegangen ook de toename in archiefbeschrijvingen bijgehouden. Een toegang bestaat uit een geheel van inventarisnummers. Deze inventarisnummers zijn gekoppeld aan archiefbeschrijvingen. Een groot archief heeft meer archiefbeschrijvingen dan een klein archief. Een toegang kan betrekking hebben op een klein of op een groot archief. Het aantal archiefbeschrijvingen geeft daarom een preciezer beeld van de omvang van een archief. En daarmee geeft de toename van het aantal archiefbeschrijvingen een beter beeld van de omvang van archieven/informatie die toegankelijk is gemaakt dan enkel de toename in het aantal archieftoegangen.. Toegankelijkheid archieven en collectie per 31-12 Toegangen Archiefbeschrijvingen Opendatasets Personen Bouwvergunningen Titels bibliotheek Beeldbank

2019

2020

2021

2022

862 1.566.702 1.060 900.409 19.047 9.049 20.542

887 1.521.804 1.063 860.405 27.677 9.072 21.324

952 1.716.554 1.186 884.304 27.208 9.967 21.172

979 1.995.919 1.300 1.021.490 54.089 13.366 23.815

Bovenstaande tabel laat de ontwikkeling van toegankelijkheid van de archieven en collecties zien in de laatste jaren. In totaal staan er nu 979 toegangen online via onze website, met in totaal 1.995.919 unieke beschrijvingen van documenten. De tabel laat zien dat over de gehele breedte de toegankelijkheid van de collectie in 2022 is toegenomen. Meer archieven doorzoekbaar op persoonsnamen en adressen Grote toenames zijn bijvoorbeeld zichtbaar in het aantal geïndexeerde personen dat vindbaar is via de website. Dit is een belangrijk hulpmiddel voor gebruikers die op zoek zijn naar hun familiegeschiedenis. De vrijwilligers hebben hard gewerkt aan de vergroting van deze index, zodat naar alle waarschijnlijkheid volgend jaar de mijlpaal van 1 miljoen doorzoekbare namen bereikt zal worden.3 Ook is het aantal op adres doorzoekbare bouwvergunningen met bijna de helft toegenomen ten opzichte van vorig jaar. Dat is van belang voor de vele inwoners van onze gemeenten die op zoek zijn naar een bouwtekening bij de aankoop of verbouwing van een woning.

3 In 2020 werden een aantal namen noodgedwongen weer offline gehaald in verband met de AVG-wetgeving.

26

Verbeterde toegankelijkheid inventarissen gemeentelijke archieven Een aantal inventarissen van gemeentelijke archieven zijn verbeterd, waarbij ook latere aanvullingen in de inventaris zijn verwerkt. Dit is het geval voor: Het gemeentearchief van Weesp over de jaren 1796-1813; De gemeentearchieven van Maartensdijk over de jaren 1926-1957 en 1957-1989; Het gemeentearchief van De Bilt over de jaren 1932-1987. In de laatstgenoemde inventaris zijn de aanvullende dossiers verwerkt over riolering en straatnaamgeving, die met de overbrenging van de bouwvergunningen van die gemeente in 2021 zijn meegekomen. Inventarisatie particuliere archieven In 2022 zijn een aantal particuliere archieven doorzoekbaar geworden door het gereedkomen van inventarissen. Dit zijn onder andere: De sieraardewerkfabriek Pottery Wesopa; De hervormde gemeente Westbroek; Het huisarchief van buitenplaats Donkervliet in Baambrugge; Het archief van de Baambrugse afdeling van de christelijke boeren- en tuindersbond; Het archief van de zogenaamde Buitenarmen van Ruwiel, een eeuwenoud liefdadigheidsfonds; Van het ‘kistje van Kockengen’, een verzameling archiefstukken die werden aangetroffen op de zolder van het voormalige gemeentehuis van Kockengen.

Daarnaast is begonnen met de inventarisatie van een bijzonder archief dat het RHCVV in zijn collectie heeft, de Koninklijke Fabriek Inventum/Aerospace, voorheen gevestigd in Bilthoven. Meer foto’s online via de beeldbank Het aantal afbeeldingen in de beeldbank is net als in 2021 flink toegenomen. Een paar jaar geleden moesten archiefdiensten veel bestaande afbeeldingen offline halen vanwege de risico’s op rechtszaken in verband met auteursrechten- en AVG-schendingen. In 2022 is naar aanleiding van jurisprudentie en op basis van het in 2021 bestuurlijk vastgestelde Privacybeleid een risicoanalyse gemaakt en een plan om de afbeeldingen beschikbaar te maken waarvan dat mogelijk is. Met de uitvoering van dat plan is voortvarend gestart en de resultaten daarvan zijn in 2022 zichtbaar door een toename van ruim 2.500 beschikbare afbeeldingen. Dit betekent dat online bezoekers bij het zoeken in onze beeldbank steeds minder het beeld zullen zien zoals hieronder links en steeds vaker het beeld zoals rechts.

Ook het project om de fotocollectie beter toegankelijk te maken door deze te beschrijven, vordert gestaag. Ongeveer de helft van de fotocollectie is inmiddels vindbaar in het collectiebeheersysteem. Veel losse foto’s zijn ook beter te hanteren en beter geconserveerd, door deze in weekmakervrije hoezen om te pakken. Vrijwilligers zijn hierbij een grote hulp. Daarnaast zijn ook foto’s en prentbriefkaarten gedigitaliseerd. De collectie prentbriefkaarten die het RHCVV van het Vechtstreekmuseum in Maarssen kreeg overgedragen, kan hierdoor op korte termijn digitaal beschikbaar worden gesteld aan gebruikers.

27

Prentencollectie online In 2021 is er een eerste stap gezet in het digitaliseren van de prentencollectie. In 2022 is gestart met het beschikbaar maken van beeldmateriaal van de prentencollectie. Er is een toegang gemaakt op de prentencollectie van de zogenaamde Atlas Coenen van ’s-Gravesloot voor de gemeente De Ronde Venen. Toegangen op de collecties De Bilt en Stichtse Vecht volgen in 2023. Hierdoor zijn vele eeuwenoude prenten vanuit huis te bekijken en te downloaden voor hergebruik.

Gedigitaliseerde topografische kaart van de gemeente Vinkeveen en Waverveen in 1865.

28

Restauratie en conservering Jaarlijks worden er van alle deelnemende gemeenten stukken gerestaureerd en geconserveerd die in slechte staat verkeren. In 2022 is ook gestart met het systematisch doornemen en waar nodig restaureren van een aantal omvangrijke en oude archieven, die voor de cultuurgeschiedenis van de regio van groot belang zijn. Het restaureren gebeurde binnen het budget dat jaarlijks door de gemeenten voor restauratie beschikbaar wordt gesteld. -

-

Voor De Bilt is begonnen aan herstel van archiefstukken van het archief van de hervormde gemeente Westbroek; Voor De Ronde Venen is een begin gemaakt met het archief van de hervormde gemeente Waverveen. Voor Stichtse Vecht is het archief van het gerecht Tienhoven nagekeken en gerestaureerd en zijn een aantal prenten van de collectie Vechtstreekmuseum van hun verzuurde passe-partouts ontdaan om betere bewaring mogelijk te maken. Van Weesp is een deel van het oudste, zeventiende-eeuwse, notarieel archief gerestaureerd.

Daarnaast is met behulp van vrijwilligers weer hard gewerkt aan het ompakken van archieven in zuurvrije bewaarmaterialen. In het bijzonder is dit gedaan voor de onderdelen van de archieven die vervolgens gedigitaliseerd zijn, omdat dit voor een goed verloop van het digitaliseringsproces vereist is.

Gedigitaliseerde prent ‘Gezigt van ’t dorp Baambrug’. Weergegeven is een gezicht op Baambrugge aan de Angstel vanuit het zuidoosten, rond 1820.

29

Digitalisering Om de collectie toegankelijker en beter raadpleegbaar te maken voor burgers en ambtenaren, digitaliseert het RHCVV ieder jaar binnen de beschikbare budgetten een aantal archiefstukken. Er wordt hierbij voorrang gegeven aan veel geraadpleegde bronnen zoals de bevolkingsregistratie . In de periode 2025-2030 is het doel hierin een extra slag te slaan. Hiervoor wordt in 2023 een onderzoek uitgevoerd naar de benodigde tijd, capaciteit en middelen. In 2022 zijn een aantal oude en kwetsbare archieven gedigitaliseerd om deze archieven langdurig te kunnen behouden en de fysieke raadpleging hiervan te beperken: De oudste archieven van de voormalige gerechten Breukeleveen, Breukelen-Nijenrode, Laag Nieuwkoop, Loenen, Westbroek, Oostbroek en De Bilt en Oostveen; een groot deel van de oud-rechterlijke archieven van de huidige gemeente De Ronde Venen, bijvoorbeeld van de voormalige gerechten Abcoude-Proosdij, Oudhuizen, Waverveen, Demmerik en Vinkeveen; een gedeelte van het notarieel archief van Abcoude; een deel van het oude stadsarchief van Weesp; een aantal groot formaat prenten, tekeningen en topografische kaarten van Weesp.

Aanwinsten particuliere archieven en publicaties Ieder jaar krijgt het RHCVV kleine en grotere particuliere archieven of losse archiefstukken aangeboden. Er wordt gekeken of deze passen binnen het acquisitieprofiel voor onze collectie en werkgebied.4 Indien dat overeenkomt, worden stukken opgenomen in de collectie. Het RHCVV heeft geen capaciteit om actief op zoek te gaan naar belangrijke particuliere archieven. Er zijn in 2022 tien bijzondere particuliere archieven (en delen van archieven) door het RHCVV opgenomen. Dit zijn onder andere: Het archief van het gemengd zangkoor Kunst na Arbeid uit Mijdrecht Een aanvulling op het archief van de R.K. parochie uit Maarssen die betrekking heeft op de Parochiële Caritas Instelling Het archief van de Vereniging bescherming spoorbuurt Abcoude Het archief van de poffertjeskraam Van der Steen in Breukelen (bekend van Kees de Tippelaar)

4 https://www.rhcvechtenvenen.nl/images/documents/Acquisitieprofiel_RHCVV_2019-2024.pdf

30

1)Het archief van het zangkoor Kunst na Arbeid uit Mijdrecht bij binnenkomst. De vele ordners zullen in zuurvrije omslagen en dito dozen omgepakt worden om het archief langdurig te behouden. 2) Bij het vermoeden van aanwezig ongedierte in geschonken archief wordt dit luchtdicht in plastic verpakt en gedurende enige weken zo bewaard, om niet alleen levend ongedierte te doden maar ook rekening te houden met eventueel nog uit te komen eitjes die zich tussen het archiefmateriaal bevinden.

Historische bibliotheek De historische bibliotheek (met boeken over de historie van de regio) is met ruim zestig titels aangevuld waarmee bezoekers hun voordeel kunnen doen bij het doen van archiefonderzoek naar onze regio. Deze grote aanvulling komt merendeels voort uit schenkingen van particulieren. Een aantal boeken is gericht aangekocht, hieronder bijvoorbeeld een boek over groepsschuilplaatsen uit de Tweede Wereldoorlog en de Koude Oorlog, die in onze regio veel te vinden zijn, en een paleografisch handboek waarmee bezoekers en medewerkers hun vaardigheden in het lezen van eeuwenoude teksten kunnen bijspijkeren.

Coronacollectie In 2020 is door de overheid bepaald dat COVID-19 een ‘hotspot’ is. Dit betekent dat de gemeente alle relevante informatie blijvend moet bewaren, ook als deze volgens de selectielijst vernietigd mag worden. Een hotspot is een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat met grote maatschappelijke impact, waarbij veel interactie is tussen overheid en samenleving. Hierbij is het de bedoeling ook belangrijke informatie te bewaren die niet door de overheid maar door de samenleving is gemaakt. De gemeenten zorgen voor het bewaren van de informatie die zich in hun systemen bevinden, deze komt over 20 jaar in het depot en e-depot terecht. Het RHCVV heeft net als andere archiefdiensten zelf een Coronacollectie gestart. Het RHCVV harvest (verzamelt) hiervoor actief digitale regionale informatie over corona van internet en social media. Aan inwoners is actief gevraagd om foto’s, films, brieven en andere papieren en digitale archiefstukken aan te leveren. De actieve acquisitie voor de coronacollectie is heeft plaatsgevonden tot en met 27 april 2022. De dag dat Nederland weer op grote schaal Koningsdag kon vieren, voelde als een natuurlijk moment om de actieve acquisitie van de gevolgen van de coronacrisis op sociale media te beëindigen. Natuurlijk blijft het mogelijk om bij te dragen aan de collectie.

31

32

Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en dienstverlening Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik. Iedereen kan archiefstukken uit de archieven en collecties van het RHCVV raadplegen in de studiezaal of via onze website. Hier ben je op de goede plaats voor onderzoek. Of het nou gaat om de geschiedenis van je familie of je woonomgeving, om wetenschappelijk onderzoek, voor je werk als ambtenaar, een werkstuk voor school of een bouwvergunning. Een belangrijke functie van archief is rechtsvinding en bewijsvoering. Daarnaast stimuleren archiefdiensten hergebruik door derden voor onderzoek en om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie en cultuurbeleving. De verwachtingen ten aanzien van digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie worden steeds hoger, deels ondersteund door wetgeving en/of beleidsinitiatieven (hergebruik, open data, actieve openbaarheid), deels door de steeds grotere digitalisering van de samenleving. Vanaf 2020 heeft de coronapandemie de digitale dienstverlening verder in een stroomversnelling gebracht.