Bijlage 4 Onderzoeksrapport 2016

- Als teruggekeken wordt naar het raadsbesluit over de toekomst van het gemeentearchief uit 2008 kan geconcludeerd worden, dat succesvol op is ingezet op alle drie speerpunten. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 32 6 De Nederlandse archiefsector 6.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de beantwoording vervolgd van de tweede deelvraag: Hoe zijn de bovengenoemde functies vormgegeven in de Nederlandse archiefsector in het algemeen en in de gemeente Steenwijkerland in het bijzonder? De onderzoeksvragen die hier aan de orde komen, zijn: - Hoe is de Nederlandse archiefsector georganiseerd? - Hoe zijn Nederlandse archiefdiensten organisatorisch gepositioneerd en welke vormen van samenwerking zijn er? Het hoofdstuk is als volgt opgebouwd. Eerst wordt kort ingegaan op het begrip archiefsector. Vervolgens worden respectievelijk behandeld de wettelijke basis voor de archiefsector, de organisatie van de archiefsector, vormen van samenwerking binnen de archiefsector, gemeentes met een gemeentearchivaris en de ‘witte vlekken’ binnen de archiefsector. Tot slot komt de positionering van de gemeente Steenwijkerland binnen de Nederlandse archiefsector aan de orde. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies weergegeven. 6.2 Het begrip archiefsector Het begrip archiefsector wordt ook gebruikt in de Archiefvisie van de staatssecretaris van OCW uit 2011.

Daar wordt het begrip niet gedefinieerd, maar uit de gehele tekst wordt wel duidelijk dat met archiefsector hetzelfde wordt bedoeld als wat in de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen wordt omschreven als “archiefwezen” in engere zin: “… het geheel van organisaties belast met het archiefbeheer betreffende overgebrachte archiefbescheiden, de inspectie van archiefbescheiden, de opleiding van archivarissen en de bevordering van het belang van goed archiefbeheer, in het bijzonder de openbaarheid.” (Den Teuling, 2007). Voor het onderzoek waren van belang “de organisaties belast met het archiefbeheer betreffende overgebrachte archiefbescheiden” en “de inspectie van archiefbescheiden”. Dus de organisaties die de overheidsarchieven, ouder dan 20 jaar beheren en het toezicht uitvoeren. In Nederland worden die organisaties of organisatieonderdelen “archiefdiensten” genoemd (Den Teuling, 2007). In dit rapport wordt de term archiefdienst in die betekenis gebruikt. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 33 6.3 Wettelijke basis voor de organisatie van de Nederlandse archiefsector In hoofdstuk 4 is aangegeven dat elke gemeente haar archieven na uiterlijk 20 jaar moet overbrengen naar een archiefbewaarplaats (zie § 4.2.4). Dan worden ze openbaar en komen onder beheer van, indien benoemd, de gemeentearchivaris of anders de gemeentesecretaris.

Voor waterschappen en provincies is het in de wet vergelijkbaar georganiseerd (AW 1995, art. 29 en 37). Voor archieven van het rijk is het iets anders georganiseerd. Zij worden uiterlijk na 20 jaar overgebracht naar rijksarchiefbewaarplaatsen. Daarbij maakt de Archiefwet onderscheid tussen de algemene rijksarchiefbewaarplaats, die in Den Haag is gevestigd en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincie. De archieven in de algemene rijksarchiefbewaarplaats worden beheerd door de algemeen rijksarchivaris. De archieven, die zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincie, worden beheerd door rijksarchivarissen. (AW 1995, art. 26). Op grond van de Archiefwet 1995 lijkt de archiefsector dus redelijk overzichtelijk georganiseerd. De werkelijkheid is echter complexer. Hieronder wordt die kort beschreven. 6.4 Organisatie van de Nederlandse Archiefsector 6.4.1 Nationaal archief De algemene rijksarchiefbewaarplaats in Den Haag functioneert niet alleen als archiefbewaarplaats voor de rijksorganen, waarvan de functies zich over het hele land uitstrekken. Het functioneert ook als de archiefbewaarplaats voor alle andere rijksorganen in de provincie Zuid-Holland en als provinciale archiefbewaarplaats voor Zuid-Holland.

De archiefdienst die deze archieven beheert is het Nationaal Archief met aan het hoofd de algemeen rijksarchivaris (Bos-Rops, Bruggeman & Ketelaar, 2005). 6.4.2 Regionale historische centra Van oudsher functioneren de rijksarchiefbewaarplaatsen in de andere provinciesteden eveneens als archiefbewaarplaatsen voor de provinciale organen. Provincies hebben geen eigen archiefbewaarplaatsen (Bos-Rops, Bruggeman & Ketelaar, 2005). Rond het jaar 2000 zijn alle rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincie gefuseerd met andere culturele instellingen tot regionale historische centra (RHC’s). De partners van de rijksarchiefbewaarplaatsen variëren per provincie. In een aantal gevallen is dat het gemeentearchief van de provinciehoofdplaats. Het HCO is bijvoorbeeld een fusie tussen het voormalig Rijksarchief Overijssel en het voormalig Gemeentearchief Zwolle. Het Brabants Historisch Informatie Centrum is weer een fusie tussen het rijksarchief in Noord-Brabant en Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 34 een groot aantal gemeentearchieven in Noord-Brabant, maar niet met het gemeentearchief van ’s Hertogenbosch (Bos-Rops, Bruggeman & Ketelaar, 2005). Deze regionale historische centra hebben ook de rol van de rijksarchiefbewaarplaatsen overgenomen als archiefbewaarplaatsen voor de provinciale archieven.

6.4.3 Gemeente-, waterschaps-, streekarchieven en streekarchivariaten Ook gemeentes en waterschappen hebben niet allemaal een eigen archiefbewaarplaats en een eigen beheerder van de archiefbewaarplaats. De invoering van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen in 1949 maakte het mogelijk dat gemeentes gingen samenwerken in streekarchieven of streekarchivariaten. Bij een streekarchief heeft een aantal gemeentes samen een gezamenlijke archivaris en een gezamenlijke archiefbewaarplaats. Bij een streekarchivariaat heeft een aantal gemeentes samen één archivaris, maar elke gemeente behoudt haar eigen archiefbewaarplaats (Bos-Rops, Bruggeman & Ketelaar, 2005). Vaak sloten ook waterschappen zich aan bij deze streekarchieven of streekarchivariaten. Het percentage gemeentes dat samenwerkt met betrekking tot het archiefbeheer is stijgende. In 1985 werkten nog ruim 20 % van de gemeenten samen in streekarchieven of streekarchivariaten (Formsma & Ketelaar, 1985). Uit eigen onderzoek voor dit rapport bleek dat, van de toen ruim 400 gemeenten, ca. 67 % een gezamenlijke gemeentearchivaris en/of een gemeenschappelijke archiefbewaarplaats had. De samenwerking beperkt zich tegenwoordig niet alleen tussen gemeentes en waterschappen. Zoals hiervoor al te lezen was, kunnen bijvoorbeeld ook gemeentes aangesloten zijn bij de RHC’s in de provinciehoofdsteden.

6.4.4 Vormen van samenwerking in de Nederlandse archiefsector Voor de organisatorische vormgeving van de bovengenoemde samenwerking bestaan er verschillende mogelijkheden. De meeste algemene zijn het onderbrengen van het beheer bij een gemeenschappelijk regeling met een openbaar lichaam en het onderbrengen bij een (grotere) buurgemeente. In het eerste geval is er sprake van een zelfstandige gemeenschappelijke organisatie, die speciaal gecreëerd is voor het beheer van de overgebrachte archieven. Het HCO is een voorbeeld van een gemeenschappelijke regeling met een openbaar lichaam. In dit geval tussen het Rijk en de gemeente Zwolle (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, 2000). Een voorbeeld van de tweede mogelijkheid is het Regionaal Archief Zutphen, dat onderdeel is van de gemeente Zutphen en ook de overgebrachte archieven beheert van de buurgemeentes Brummen en Lochem (Regionaal Archief Zutphen, 2014). Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 35 6.5 Gemeentes met een gemeentearchivaris Zoals in het vorige hoofdstuk beschreven kunnen gemeentes ervoor kiezen om wel of geen gemeentearchivaris te benoemen. Het aantal gemeentes met een gemeentearchivaris is groeiende. In 1985 had van de toen ruim 800 gemeenten er ca. 35 % een gemeentearchivaris (Formsma & Ketelaar, 1985). Uit eigen onderzoek voor dit rapport blijkt dat nu ca.

72 % van de ruim 400 gemeentes een eigen of gemeenschappelijke gemeentearchivaris heeft. In het tweede geval is bijvoorbeeld één archivaris door een aantal samenwerkende gemeentes benoemd tot gemeentearchivaris. 6.6 Witte vlekken In het vorige hoofdstuk werd al gesproken over de mogelijkheid dat een gemeente zich alleen aan de letter van de wet houdt, geen gemeentearchivaris heeft en niets doet om het gebruik te stimuleren. In de archiefsector worden een dergelijke gemeentes aangeduid als een zogenaamde ‘witte vlek’. In het rapport ‘Naar een publieksgericht archiefbestel’, dat in 2003 in opdracht van de archiefsector is opgesteld, wordt een ‘witte vlek’ als volgt omschreven: ‘Een gemeente of waterschap waar geen zelfstandige archiefdienst is, waar geen gekwalificeerde archivaris is benoemd of waar geen enkele mogelijkheid is om bezoekers te ontvangen, wordt aangeduid als een witte vlek’. Als nadelen noemt het rapport: ‘…dat de ontsluiting van het historische archief zéér beperkt is, géén studiezaal voorhanden is, géén beroep gedaan kan worden op een professionele beheerder en wegwijzer (archivaris), de veiligheid van de stukken beperkt is, er geen kwaliteitsstandaard is in de vorm van bijvoorbeeld het Kwaliteitshandvest en dat het historische archief niet virtueel toegankelijk is.’ (Dijken & Stroeker, 2003, p. 16).

In 2003 was nog 36 % van de gemeentes en waterschappen een witte vlek (Dijken & Stroeker, 2003). Een belangrijk deel van de hierboven genoemde 28% van de gemeentes zonder gemeentearchivaris moet waarschijnlijk nog als ‘witte vlek’ worden aangeduid. 6.7 Positionering gemeente Steenwijkerland in de Nederlandse archiefsector De gemeente Steenwijkerland behoort tot de 33 % van de gemeentes, die geen gezamenlijke archivaris of archiefbewaarplaats hebben. Dat is afwijkend van de meerderheid van de Nederlandse gemeentes, maar in lijn met een meerderheid van de gemeentes in Noord-Nederland en Overijssel (eigen onderzoek). De gemeente heeft weliswaar nog geen gemeentearchivaris, maar die zal naar verwachting in 2016 benoemd worden. Daarmee is de gemeente dan in lijn met 72 % van de Nederlandse gemeenten. 10 jaar geleden kon Steenwijkerland nog als een ‘witte vlek’ worden beschouwd. Er was geen gemeentearchivaris, geen fatsoenlijke studieruimte en geen zichtbaarheid op het Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 36 internet. Daarnaast was een groot deel van de archieven niet of nauwelijks toegankelijk, laat staan digitaal (Steenwijkerland, 2010b). De gemeente is sindsdien het niveau van ‘witte vlek’ ontstegen. Er is nu een goede studieruimte, bijna alle overgebrachte archieven zijn nu op orde en via het internet toegankelijk.

En naar verwachting zal er in 2016 een gemeentearchivaris worden benoemd. 6.8 Conclusies - In de Nederlandse archiefsector is een verregaande ontwikkeling naar samenwerking geweest, ook op gemeentelijk niveau. In 2013 had van de toen ruim 400 gemeenten ca. 67 % een gezamenlijke gemeentearchivaris en/of een gemeenschappelijke archiefbewaarplaats. - De gemeente Steenwijkerland kent niet zo’n verregaande samenwerking met andere overheden en wijkt daarmee af van de landelijke tendens. Het is echter wel in lijn met de meeste gemeentes in Noord-Nederland en Overijssel, waar weinig samenwerkingsverbanden bestaan. - In 2013 had het merendeel (72 %) van de Nederlandse gemeentes een eigen of gedeelde gemeentearchivaris. Steenwijkerland heeft ervoor gekozen om een gemeentearchivaris te benoemen en is daarmee in lijn met deze landelijke ontwikkeling. - Steenwijkerland kon 10 jaar geleden nog een ‘witte vlek’ worden genoemd. Sindsdien is de gemeente het niveau van ‘witte vlek’ ontstegen, het niveau van een gemeente zonder een professioneel beheerder, zonder goede studiezaalfaciliteiten en waarvan het historisch archief niet via het internet toegankelijk is.

Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 37 7 Gemeentes van vergelijkbare omvang 7.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de beantwoording van de tweede deelvraag voltooid met de beantwoording van de onderzoeksvraag: Welke taken, formatie en budgetten hebben archiefdiensten van gemeentes met een vergelijkbare grootte als Steenwijkerland (tussen de 35.000 en 55.000 inwoners) en hoe zijn ze organisatorisch gepositioneerd? (Steenwijkerland heeft zelf ca. 44.000 inwoners). Om Steenwijkerland goed te kunnen vergelijken met deze gemeentes en om de antwoorden in de juiste context te kunnen plaatsen is ook gekeken naar een aantal andere aspecten. Ook de keuze voor wel of geen gemeentearchivaris, het gebruik en de collectie komen aan de orde. In paragraaf 7.2 wordt een aantal, voor dit onderzoek, relevante gegevens over gemeentes van vergelijkbare omvang besproken In paragraaf 7.3 wordt teruggeblikt op dit en eerdere hoofstukken en wordt een belangrijke conclusie getrokken uit de beantwoording van de eerste twee deelvragen. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies weergegeven. 7.2 Gegevens over gemeentes van vergelijkbare omvang 7.2.1 Beheer van de archieven Er waren in 2013, naast Steenwijkerland, 68 gemeentes met een inwoneraantal tussen de 35.000 en 45.000 inwoners (CBS, 2013). In bijlage 1 is een lijst opgenomen van deze gemeentes.

Naar deze gemeentes is voor dit rapport een desktop research gedaan. Daaruit bleek dat in 2013 van deze 68 gemeentes er 53 een formeel benoemde gemeentearchivaris (78 %) hadden. Dit kon zowel een gezamenlijke archivaris zijn, die werd gedeeld werd met meerdere gemeentes, als een archivaris, die alleen werkzaam was voor de eigen gemeente. Dit aantal was hoger dan het landelijke percentage (72 %). Ook bleek dat er in 2013 in totaal 51 organisaties waren, die de overgebrachte archieven beheerden van de 68 gemeentes. Hiervan beheerden 24 gemeentes hun overgebrachte archieven zelf en drie hiervan beheerden naast hun eigen archieven ook de overgebrachte archieven van kleinere buurgemeentes. De overige 44 gemeentes hadden hun overgebrachte archieven ondergebracht bij een andere organisatie. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 38 In onderstaande tabellen zijn deze gegevens samengevat (cijfers exclusief Steenwijkerland).

Gemeentearchivaris Aantal Percentage Benoemde gemeentearchivaris 53 78 % Geen gemeentearchivaris 15 22 % Totaal 68 100% Beheer archieven Aantal Totaal % Archieven in eigen beheer, geen archieven van andere gemeentes 21 31 % Archieven in eigen beheer, met archieven van andere gemeentes* 3 4 % Archieven ondergebracht bij een andere organisatie* 44 65 % Totaal 68 100 % Archiefbeheerders Gemeentes, die hun eigen overgebrachte archieven beheren 24 47% Andere organisaties, die de overgebrachte archieven van één of meer onderzochte gemeentes beheerden* 27 53 % Totaal 51 100% * B.v. streekarchieven, RHC’s en grotere buurgemeentes. 7.2.2 Keuzes en taken Voor het onderzoek was het interessant welke keuzes gemeentes van vergelijkbare grootte maken. Hiervoor is al gebleken dat de meeste gemeentes kiezen voor een gemeentearchivaris en voor verregaande samenwerking met andere gemeentes. Om inzicht te krijgen in de keuzes van gemeentes van vergelijkbare grootte is een enquête uitgezet bij de archiefdiensten, die de archieven beheren voor gemeentes van vergelijkbare grootte als Steenwijkerland. Hieruit blijkt dat de meeste van die archiefdiensten er ook kozen om particuliere archieven en verzamelingen in hun collectie op te nemen (91 %). Voor het actief stimuleren van het gebruik is digitalisering heel belangrijk.

Vrijwel alle ondervraagde archiefdiensten blijken dan ook in te zetten op digitalisering (81 %). Overigens zal ook de wens, om het fysiek bezoek aan de studiezaal te beperken, daar een rol bij Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 39 spelen. Op educatie, organiseren van tentoonstellingen en lezingen wordt echter minder ingezet. 7.2.3 Formatie en budgetten Vragen over formatie en budgetten maakten onderdeel uit van de enquête. Over formatie zijn echter moeilijk algemene uitspraken te doen. Het merendeel van de gemeentes had het archief bij externe archiefdiensten ondergebracht. Het personeel bij deze archiefdiensten is niet onderverdeeld naar gemeente. Daarom kon hen niet de vraag worden gesteld, hoeveel personeel zij voor de desbetreffende gemeente beschikbaar hadden. Van de gemeentes, die zelf hun eigen historisch archief beheerden, hebben 7 de vraag over formatie beantwoord. Eén daarvan is buiten beschouwing gelaten, omdat de genoemde formatie zodanig hoog (7,9 FTE) was dat het niet als betrouwbaar moet worden gezien. Het betrof hier een gemeente, die geen actief beleid voert voor haar historisch archief. Bij de overige zes gemeentes varieerde de omvang van 0,5 tot 4 FTE, met een gemiddelde van 2,65 FTE. Dit is zeker geen glashard kengetal maar geeft wel enigszins een indicatie van de benodigde formatie voor een gemeentearchief van vergelijkbare grootte als Steenwijkerland.

De vaste formatie van Steenwijkerland (2 FTE) lijkt dan aan de lage kant. Over de budgetten van gemeentes, die zelf hun eigen archief beheren, vallen geen zinvolle uitspraken te doen. Er werden maar drie antwoorden gegeven, die bovendien heel sterk varieerden. Een betere indruk kon gekregen worden van de kosten van uitbesteding van het archief bij een externe archiefdienst. Hierover hebben 17 archiefdiensten geantwoord. Gemiddeld bedroeg dat ca. € 163.000,- per gemeente. Daarbij moet wel opgemerkt worden, dat niet al deze archiefdiensten de vraag beantwoord hebben hoeveel archief zij van deze gemeentes beheerden, maar voor degenen die wel antwoorden, ging het over aanzienlijk kleinere historische archieven dan Steenwijkerland bezit. De archiefdiensten, die de vraag wel beantwoorden, beheerden voor negen gemeentes gemiddeld ca. 785 m1. Steenwijkerland heeft daarentegen bijna de dubbele hoeveelheid archief: ca. 1,5 km1. 7.2.4 Collectie Uit de enquête het onderzoek blijkt dat het gemeentearchief Steenwijkerland qua ouderdom gunstig afsteekt ten opzichte de collectie van andere gemeentes van vergelijkbare grootte. Slechts 12 van de 32 gemeentes hadden ook archieven uit de Middeleeuwen (voor 1500). Voor de samenstelling van de collecties is het moeilijker om te kijken naar gemeentes.

Een archiefdienst als een streekarchief of een regionaal historisch centrum bouwt een eigen collectie op over haar werkgebied. Een opgenomen archief, collectie of zelfstandig Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 40 document hoeft lang niet altijd expliciet verworven te zijn in opdracht van of betrekking te hebben op één gemeente. Daarom is voor de vergelijking gekeken naar de archiefbeherende instellingen en niet naar de gemeentes. Qua samenstelling blijkt de collectie van Steenwijkerland vergelijkbaar te zijn met de meerderheid van de bevraagde archiefdiensten. Vrijwel alle archiefdiensten, die gereageerd hebben, beheren net als Steenwijkerland particuliere archieven, een historische bibliotheek, een fotocollectie, een krantenarchief en een kaarten- en prentencollectie (zie ook onderstaande tabel). Collecties van archiefdiensten voor gemeentes tussen 35.000 en 45.000 Alle Met benoemde archivaris Collectie Absoluut Procent Absoluut Percentage Particuliere archieven 21 91% 19 95% Doop-, trouw- en begraafboeken 19 83% 19 95% Notarieel 17 74% 17 85% Oud-rechterlijk 19 83% 18 90% Historische bibliotheek 17 74% 17 85% Fotocollectie 21 91% 19 95% Tekeningen, kaarten en prenten 20 87% 18 90% Kranten 16 70% 15 75% Audiovisueel 16 70% 16 80% Bovenstaande samenstelling is dus blijkbaar gebruikelijk is voor een gemeentearchief, zeker voor gemeentes met een benoemde archivaris.

Steenwijkerland wijkt vooral af omdat het niet zelf de doop-, trouw- en begraafboeken, het notarieel, het oud-rechterlijk en de audiovisuele archieven beheert. 7.2.5 Gebruik Het is op basis van deze enquête niet goed mogelijk om zinvolle algemene uitspraken te doen over het gebruik van archieven en collecties bij gemeentes van vergelijkbare grootte als Steenwijkerland. De meeste respons van de enquête kwamen van archiefdiensten, die de archieven van meerdere gemeentes en soms ook van waterschappen en rijksinstellingen beheerden. Cijfers over het gebruik van de archieven en collecties van die instellingen zijn niet op basis van dit onderzoek ter herleiden tot cijfers over de archieven van individuele gemeentes. Alleen cijfers over de gemeentes, die alleen hun eigen archief beheerden, zijn vergelijkbaar met Steenwijkerland. Hiervan hebben er acht gereageerd, waarvan zeven cijfers over fysieke bezoekers voor de studieruimte gaven. De bezoekerscijfers van deze gemeentearchieven varieerde tussen de 63 en 660, met een gemiddelde van 338. Deze cijfers geven een indicatie van de potentie van een gemeentearchief van de grootte van Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 41 Steenwijkerland. Over internetbezoek en bezoek aan archievendagen en zijn geen betrouwbare cijfers van deze groep verkregen.

7.3 Het gemeentearchief Steenwijkerland in perspectief In dit en de voorgaande hoofdstukken is een antwoord gegeven op de eerste twee deelvragen. Uit de beantwoording daarvan kunnen al belangrijke conclusies getrokken worden voor de toekomst van het gemeentearchief Steenwijkerland. Steenwijkerland heeft een aantal fundamentele keuzes gemaakt. Er is gekozen voor verwerving van particuliere archieven, voor promotie van het archief en voor het gebruik van digitalisering en internet. Daarnaast is er gekozen voor het benoemen van een gemeentearchivaris. Uit hoofdstuk 4 blijkt dat deze keuzes geheel in overeenstemming zijn met het rijksbeleid, de geest van de Archiefwet 1995 en de ontwikkelingen in het vakgebied. Uit hoofdstuk 6 blijkt dat de keuze voor een gemeentearchivaris ook in overeenstemming is met het merendeel van de Nederlandse gemeenten. Steenwijkerland wijkt wel af van de algemene lijn doordat er geen intensieve samenwerking is met andere gemeentes, in de vorm van een gemeenschappelijke archiefbewaarplaats en/of gemeenschappelijke archivaris. Uit dit hoofdstuk blijkt ook dat de keuzes van Steenwijkerland voor verwerving van particuliere archieven, digitalisering en deels ook promotie eveneens in overeenstemming is met het merendeel van de gemeenten met een vergelijkbare omvang.

De collectie van Steenwijkerland is enigszins afwijkend, in die zin dat het gemeentearchief een aantal belangrijke bronnen (doop-, trouw- en begraafboeken, oud-rechterlijk en notarieel), die gebruikelijk zijn voor een archief met een benoemde archivaris, niet beheert. Als conclusie uit de eerste zes hoofdstukken kan dus getrokken dat er inhoudelijk geen redenen zijn om de keuze voor de verwerving van particuliere archieven, digitalisering, promotie en een gemeentearchivaris ter discussie te stellen. Er is echter nog wel een aantal ontwikkelingen, waarnaar gekeken moet worden; evenals naar de wensen en ambities van de gemeente zelf, de randvoorwaarden, de kansen en organisatorische positionering. Dat zal in de volgende hoofdstukken gebeuren. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 42 7.4 Conclusies - Van de 68 gemeenten van vergelijkbare grootte had 78 % in 2013 een formeel benoemde eigen of gedeelde gemeentearchivaris (78 %). Dit aantal was hoger dan het landelijke percentage (72 %). - Gemeentes van vergelijkbare grootte als Steenwijkerland hebben in meerderheid (65 %) hun historische archieven ondergebracht bij een andere organisatie, hetzij bij een zelfstandige archiefdienst, hetzij bij een grotere buurgemeente.

- De meeste archiefdiensten, die de archieven beheren voor gemeentes van vergelijkbare grootte als Steenwijkerland, kiezen er ook voor om particuliere archieven en verzamelingen in hun collectie op te nemen. - Wat betreft het actief stimuleren van het gebruik blijken vrijwel alle ondervraagde archiefdiensten in te zetten op digitalisering. Op educatie, organiseren van tentoonstellingen en lezingen wordt minder ingezet. - Qua samenstelling is de collectie vergelijkbaar met de meerderheid van de bevraagde archiefdiensten. Vrijwel alle archiefdiensten, die gereageerd hebben, beheren net als Steenwijkerland particuliere archieven, een historische bibliotheek, een fotocollectie, een krantenarchief en een kaarten- en prentencollectie. - Uit de hoofdstukken 3 tot en met 7 kan de conclusie getrokken worden, dat er inhoudelijk geen enkele reden is om de keuze voor verwerving van particuliere archieven, digitalisering, promotie en een gemeentearchivaris ter discussie te stellen. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 43 8 Ontwikkelingen 8.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de belangrijke recente ontwikkelingen binnen het vakgebied behandeld, die gevolgen hebben voor de toekomst van het gemeentearchief.

De deelvragen, die in dit hoofdstuk aan de orde komen zijn: - Deelvraag 3: Welke gevolgen heeft de toenemende digitalisering voor het archiefwezen? - Deelvraag 4: Welke gevolgen heeft de toenemende digitalisering en de voorgenomen benoeming van een gemeentearchivaris voor het gemeentearchief Steenwijkerland? Deze deelvragen zijn niet afzonderlijk behandeld. Het bleek voor de overzichtelijkheid beter om een andere onderverdeling te maken. Een onderverdeling in ontwikkelingen in de relatie met de bedrijfsvoering en ontwikkelingen in de dienstverlening. Eerst komen paragraaf 8.2 de ontwikkelingen in relatie met de bedrijfsvoering aan de orde. Het gaat daarbij om de volgende onderzoeksvraag van deelvraag 3: - Welke gevolgen heeft digitaal werken en het inrichten van e-Depots voor het archiefwezen? Van deelvraag 4 betreft het de onderzoeksvragen: - Welke gevolgen heeft digitaal werken en het inrichten van en e-Depot voor het gemeentearchief? - Wat zijn de gevolgen van de formele benoeming van een gemeentearchivaris voor de taken en collectie van het gemeentearchief Steenwijkerland? - Wat zijn de gevolgen van de recente wijzigingen in de wet- en regelgeving (o.a.

de Wet Revitalisering Generiek Toezicht) voor de taken van een gemeentearchivaris voor Steenwijkerland? Hierbij dient opgemerkt te worden, dat hier nog niet ingegaan wordt op de gevolgen van de benoeming van een gemeentearchivaris voor de collectie. Dit komt pas aan de orde in het volgende hoofdstuk. In paragraaf 8.3 komen de ontwikkelingen in de dienstverlening aan de orde. Het betreft hierbij de volgende onderzoeksvraag van deelvraag 3: - Welke gevolgen heeft de voortschrijdende digitalisering voor de dienstverlening door archiefinstellingen aan de burger? Van deelvraag 4 betreft het de onderzoeksvraag: - Welke gevolgen [voor Steenwijkerland] heeft de voortschrijdende digitalisering voor de dienstverlening aan de burger? In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies weergegeven. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 44 8.2 Ontwikkelingen in relatie met de bedrijfsvoering 8.2.1 De relatie met de bedrijfsvoering Een gemeentearchief heeft primair een cultuurhistorische functie, die grotendeels los staat van de bedrijfsvoering. Er bestaat echter op twee punten wel een belangrijke relatie met de bedrijfsvoering.

Zo heeft de gemeentearchivaris, indien benoemd, op grond van de Archiefwet 1995 een toezichthoudende taak ten aanzien van het beheer van de archieven die nog niet zijn overgebracht en nog primair een functie hebben voor de bedrijfsvoering (AW 1995, art. 32). Daarnaast is in de Archiefwet 1995 geregeld dat overheidsarchieven die vanwege hun historische waarde bewaard moeten blijven, na uiterlijk 20 jaar overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats (AW 1995, art. 12). In deze relatie met de bedrijfsvoering is er een aantal belangrijke ontwikkelingen voor het gemeentearchief Steenwijkerland, die worden veroorzaakt door de digitalisering van de bedrijfsvoering en de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. 8.2.2 Digitaal werken en de inspectiefunctie Al jaren neemt de digitalisering overal in de maatschappij toe. Ook steeds meer gemeentes gaan ertoe over om volledig digitaal te gaan werken, waarbij digitaal ook leidend wordt voor het archief. Dat heeft tot gevolg dat alle gemeentelijke archieven, die gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, uiteindelijk digitaal zullen zijn. Ook Steenwijkerland heeft in 2014 een start gemaakt met digitaal werken (Steenwijkerland, 2014b). Dat heeft ook gevolgen voor het gemeentearchief Steenwijkerland. Digitaal werken brengt belangrijke risico’s met zich mee. Digitale archiefbescheiden zijn veel vluchtiger zijn dan fysieke.

Het is daarom niet verstandig om na afhandeling van een zaak door de bedrijfsvoering, de bijbehorende digitale archiefbescheiden 20 jaar te laten rusten en dan over te brengen naar een archiefbewaarplaats. De kans is groot dat ze dan niet meer bestaan, niet meer leesbaar zijn of niet bruikbaar zijn voor de historische functie. Volgens de nu gangbare theorie, het records continuüm model, moeten archivarissen daarom niet meer wachten tot overbrenging naar de archiefbewaarplaats voor ze zich met de archiefbescheiden bemoeien, maar direct vanaf het ontstaan (McKemmish, 1997). In de Nederlandse praktijk betekent dit dat de inspectiefunctie van de archivaris belangrijker wordt. Een ontwikkeling, die versterkt wordt door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 45 8.2.3 De Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de inspectiefunctie Tot 1 oktober 2012 had het college van Gedeputeerde Staten op basis van de Archiefwet 1995 een toezichthoudende taak op de zorg over de gemeentelijke archieven (AW 1995-2, artikel 33). Met de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in 2012 is dat vervangen door een meer algemeen toezicht dat de nadruk legt op horizontale verantwoording binnen de gemeente.

Het provinciaal toezicht op de archieven wordt meer op afstand geplaatst en er worden zwaardere rollen toegekend aan het toezicht van de gemeentearchivaris en de horizontale verantwoording van college aan de raad (Interprovinciaal Overleg, 2012). De (twee-)jaarlijkse verantwoording van het college aan de raad, zoals die in de meeste gemeentelijke archiefverordeningen verplicht is gesteld, wordt daardoor veel belangrijker. In de model-archiefverordening van de Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN) is daarover opgenomen, dat het college daarvoor gebruik moet maken van de rapportages van de gemeentearchivaris (BRAIN, 2015a). Deze rapportage speelt ook een belangrijke rol bij de nieuwe rol van het provinciaal toezicht. In Overijssel zijn daarover afspraken gemaakt tussen de provincie en de Overijsselse gemeentes. Onderdeel daarvan is dat de provincie alleen één keer in de twee jaar een inspectie houdt. Wel is er een informatieplicht. Voor die informatieverstrekking is deze rapportage ook een belangrijk instrument (Provincie Overijssel, 2014). Een in het kader van digitalisering ook heel belangrijke verandering als gevolg van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, heeft te maken met vervanging. Hiermee wordt bedoeld dat originele archiefstukken worden vervangen door digitale archiefstukken, met vernietiging van de originelen (AW 1995, artikel 7).

Voorheen moest het college van Gedeputeerde Staten eerst toestemming geven, voordat tot vervanging werd overgegaan (AW 1995-2, artikel 7). Nu kan een besluit hiertoe door het college van burgemeester en wethouders genomen worden zonder toestemming van het college van Gedeputeerde Staten. Het toetsen van een voorstel voor vervanging aan de eisen Archiefwet 1995 en de Wet tot behoud van Cultuurbezit ligt nu volledig bij, indien benoemd, de gemeentearchivaris. In het model Besluit Informatiebeheer voor gemeentes met een archivaris is daarover opgenomen dat hier vooraf een advies van de archivaris nodig is (BRAIN, 2015b). 8.2.4 Verzwaring en verandering van de inspectiefunctie Dus zowel vanwege de digitalisering als vanwege de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt de inspectierol van de gemeentearchivaris belangrijker en zwaarder. Vanwege die steeds belangrijker wordende rol van de gemeentearchivaris, raadt de VNG dan ook aan dat gemeentes, die nog geen gemeentearchivaris hebben, er alsnog één benoemen (Vereniging Nederlandse Gemeenten, 2012). De voorgenomen benoeming Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 46 van een gemeentearchivaris in Steenwijkerland is daarmee in lijn. Dit heeft tot gevolg dat de al bestaande adviserende taak van het gemeentearchief nu ook een wettelijke basis krijgt.

Ook veranderen de eisen die worden gesteld aan de kennis van de archivaris. Hij zal nauw moeten samenwerken met record managers en ICT-specialisten. Hij zal dan ook een goede kennis moeten hebben van hun vakgebieden. De inspectietaak vraagt dus specialistische kennis, die ver afstaat van de kennis, benodigd voor de andere taken van een gemeentearchivaris. Voor kleinere archiefdiensten, als die van Steenwijkerland, zal die inspectietaak moeilijk te combineren zal zijn met de andere taken van het gemeentearchief. Samenwerking is hiervoor dus wenselijk. 8.2.5 Verkorting overbrengingstermijn Digitalisering van de bedrijfsvoering heeft ook gevolgen voor de overbrenging van de archiefbescheiden. Om te garanderen dat digitale archiefbescheiden niet verloren gaan en om de transparantie van de overheid te vergroten heeft de staatssecretaris van Onderwijs Cultuur en Wetenschap in de Archiefvisie aangekondigd te willen stimuleren dat de overbrengingstermijn voor digitale archiefbescheiden verkort wordt (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, 2011). Digitale archiefbescheiden zouden niet meer na 20 jaar, maar kort na afronding van de zaak overgebracht kunnen worden. De stukken zouden dan ook in principe openbaar worden. De provinciale archiefinspectie van Overijssel spreekt in dit kader over een termijn van vijf jaar na afronding van (Folkertsma, 2013).

8.2.6 Een gezamenlijk e-Depot Na overbrenging zullen digitale archiefbescheiden duurzaam bewaard moeten in een archiefbewaarplaats. Hiervoor is het concept van een digitale archiefbewaarplaats ontwikkeld: het e-Depot. Hieronder wordt verstaan “...het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.” (Bunskoeke, Diebels, Folkertsma et.al., 2012, p.5). In het e-Depot worden digitale bestanden dus duurzaam bewaard. Daarnaast is een e-Depot ook bedoeld om die informatie weer beschikbaar te stellen aan gebruikers, of dat nu medewerkers zijn van de gemeente of burgers. Gemeentes moeten dus hun digitale archiefbescheiden onderbrengen in een e-Depot. Vanwege de hiervoor genoemde verkorting van de overbrengingstermijn is dat ook urgent. Weliswaar zal het e-Depot in de toekomst ook belangrijk zijn voor de cultuurhistorische functie van de gemeentelijke archieven en biedt het ook de mogelijkheid voor de opslag van geacquireerde digitale particuliere archieven. Echter vanwege de vroege Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 47 overbrengingstermijn, zal het e-Depot in de eerste jaren vooral belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering.

Dat betekent niet dat elke gemeente een eigen e-Depotvoorziening moet hebben. Integendeel: “Alle internationale en nationale onderzoeken en beleidslijnen wijzen unaniem in de richting van gemeenschappelijke voorzieningen. Standalone oplossingen zijn geen optie, omdat daarbij de kwaliteit, continuïteit en efficiency onvoldoende is geborgd”. (ACDD, 2010, p.7). Door de Nederlandse overheid wordt daarom nu gestreefd naar een landelijk dekkend netwerk van e-Depots (Nationaal Archief, 2012). In Overijssel hebben de provincie en het HCO in 2013 samen het initiatief genomen om te komen tot een Overijssels e-Depot, dat onder beheer zal komen van het HCO (Sleebe, 2015). Het project is echter nog niet zo ver dat al inzicht in de kosten gegeven kan worden. In april 2015 heeft HCO aangekondigd, dat er in het voorjaar van 2015 een businesscase zou liggen voor het e-Depot, aan de hand waarvan inzicht in de kosten gegeven kon worden (Sleebe, 2015). Deze is echter nog niet verschenen. 8.2.7 Relatie tussen inspectiefunctie en het e-Depot Zowel door de verzwaring en verandering van de inspectiefunctie als de noodzaak van een e-Depot is dus samenwerking zeer wenselijk. Ook bestaat er een nauwe relatie tussen deze twee ontwikkelingen: een goed uitgevoerde inspectiefunctie kan garanderen dat de digitale archiefbescheiden ook op tijd en op de juiste wijze in het e-Depot terechtkomen.

Het is daarom verstandig om een samenwerking te zoeken, waarbij het beheer van het e-Depot en de inspectiefunctie in één hand komen. Voor Steenwijkerland betekent dat voor beide ontwikkelingen in de eerste plaats de mogelijkheden van samenwerking met het HCO onderzocht moeten worden. Tot slot moet opgemerkt worden dat de noodzaak van het e-Depot en de verzwaring van de inspectiefunctie onvermijdelijke ontwikkelingen zijn voor het gemeentearchief, die worden veroorzaakt door de keuze voor digitalisering van de bedrijfsvoering en de veranderende wetgeving. 8.3 Ontwikkelingen in de dienstverlening 8.3.1 Digitaliseren moet Digitalisering is een heel belangrijk element van het actief stimuleren van het gebruik van het archief (zie § 4.3.3). Digitalisering is dus niet zomaar een keuze. Als je als archiefdienst niet meegaat in het digitaliseren, wordt je geleidelijk onzichtbaar en zullen je archieven steeds minder gebruikt worden. In gezamenlijk rapport van de branchevereniging BRAIN en de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) wordt dit als volgt omschreven: “We werken in een tijd waarin informatie die niet online te vinden is, ervaren Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 48 wordt als niet-bestaand. De maatschappelijke waarde van archieven staat of valt daarom met hun toegankelijkheid via het world wide web.

Digitaliseren moet.” (Windhorst, 2009) Digitalisering wordt dus steeds belangrijker. Het is ook niet vrijblijvend meer. De Nederlandse overheden hebben afgesproken dat alle dienstverlening aan de burger in 2017 ook digitaal moet zijn. Burgers moeten alle aanvragen ook digitaal kunnen doen en digitale aanvragen moeten ook digitaal afgehandeld kunnen worden (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, 2013). Ook binnen Archief 2020, het innovatieprogramma van de Nederlandse archiefsector en de Nederlandse overheden, is vergroting van de toegankelijkheid door onder meer digitalisering een belangrijke doelstelling (Archief 2020, 2013). Daarmee is verdere uitbreiding en ontwikkeling van digitalisering voor het gemeentearchief in feite niet meer een keuze, maar een opdracht. Hieronder zal verder besproken worden welke gevolgen verdere digitalisering heeft voor de gemeente Steenwijkerland. 8.3.2 Verschuiving van de dienstverlening De belangrijkste ontwikkeling als gevolg van de voortschrijdende digitalisering is een verschuiving van de dienstverlening van de studiezaal naar het internet. Traditioneel vond de belangrijkste dienstverlening van het gemeentearchief aan de burger plaats in de studiezaal. Burgers konden en kunnen daar aan de hand van de beschikbare toegangen op het archief inzage vragen in archiefstukken. Digitalisering heeft dat fundamenteel veranderd.

Een groot deel van de bezoekers van de studiezaal bestond traditioneel uit stamboomonderzoekers. Juist die groep is de afgelopen jaren goed bediend met digitalisering. Archiefdiensten hebben veel belangrijke bronnen voor genealogisch onderzoek, zoals de registers voor de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters, de afgelopen jaren in de één of andere vorm digitaal beschikbaar gesteld op het internet. Op de landelijke website WieWasWie waren in oktober 2015 al gegevens over ruim 110 miljoen personen beschikbaar (CBG, z.j.). Deze ontwikkeling heeft tot gevolg dat er steeds meer burgers bereikt worden via het internet. Bij veel archieven heeft de stijging van het digitaal gebruik een forse daling van het aantal bezoekers in de studieruimte tot gevolg (Windhorst, 2009). De dienstverlening verschuift dus van de studieruimte naar het internet. Er is nog een ontwikkeling die te maken heeft met digitalisering en die het bezoek aan de studieruimte beïnvloedt. De komst van digitale fotografie maakt het mogelijk, om tegen zeer geringe kosten, grote hoeveelheden foto’s te maken. Uit eigen waarneming weet ik dat er met een zekere regelmaat bezoekers in onze studieruimte komen, die het onderzoek niet ter plaatse doen, maar alleen komen om foto’s te maken. Ze vragen heel veel archiefstukken op, bestuderen die niet, maar maken alleen foto’s.

Zowel het vooronderzoek als het Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 49 bestuderen van de stukken gebeurt dan elders: thuis of op een kantoor. Vroeger zou deze bezoeker voor de hoeveelheid informatie, die nu in één bezoek verzameld wordt, wellicht vijf tot tien bezoeken nodig hebben. Hoewel het aantal archiefstukken dat geraadpleegd wordt hetzelfde zal zijn, of wellicht zelfs groter, beïnvloedt dit de bezoekersaantallen in de studieruimte ook negatief. In Steenwijkerland zijn de bezoekersaantallen voor de studieruimte de afgelopen jaren nog redelijk stabiel gebleven. De sterk verbeterde toegankelijkheid en het grotere aanbod van archieven hebben de algemene tendens enigszins gecompenseerd (Steenwijkerland, 2010b en 2012c). Een consequentie van deze algemene verschuiving van de dienstverlening is wel dat de aantallen bezoekers in de studieruimte niet meer als maatstaf genomen moeten worden voor het succes van het gemeentearchief. Cijfers over bijvoorbeeld het gebruik van het internet zeggen meer. 8.3.3 Scan-on-demand Bij het digitaliseren van belangrijke, vooral genealogische, bronnen worden hele afgeronde onderdelen van archieven gedigitaliseerd. Bijvoorbeeld het gehele bevolkingsregister van een gemeente of alle openbare registers van de burgerlijke stand van een gemeente. Er is ook een andere vorm van digitalisering ontwikkeld: het concept van de archiefbank.

De burger kan dan via het internet de toegangen op de archieven doorzoeken op stukken die hij of zij digitaal wil inzien. Deze kunnen dan vanuit de toegang digitaal ter inzage gevraagd worden. De stukken worden dan gescand en zijn na een afgesproken periode voor de desbetreffende bezoeker in te zien. Dat kan tegen een geringe vergoeding zoals bij het Stadsarchief Amsterdam (Stadsarchief Amsterdam, 2014) of gratis zoals in Den Haag (Haags Gemeentearchief, 2015). In Steenwijkerland wordt hier nog niet echt mee gewerkt. Maar als Steenwijkerland de eerdergenoemde afspraak tussen de Nederlandse overheden over dienstverlening in 2017 ook serieus neemt voor haar historische archieven, dan zal Steenwijkerland ook scan-on-demand moeten gaan leveren. 8.3.4 Goede zichtbaarheid op het internet Gedigitaliseerde archieven en collecties worden beschikbaar gesteld op het internet. Wil de inzet op digitalisering effectief zijn, dan is een goede zichtbaarheid en vindbaarheid op het internet een randvoorwaarde. Dat betekent in de eerste plaats aantrekkelijke, goed vindbare en goed bijgehouden webpagina’s. Maar in toenemende mate zijn ook social media belangrijk geworden voor een goede zichtbaarheid op het internet.

8.3.5 Personele capaciteit en vrijwilligers Het grootste en belangrijkste digitaliseringsproject van Steenwijkerland tot nu toe, Digitalisering van het Bevolkingsregister, is geheel gefinancierd uit een speciaal daarvoor Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 50 bestemd incidenteel projectbudget. Daaruit werd ook tijdelijk extra formatie bekostigd, benodigd voor dit project (Steenwijkerland, 2013). Voor nieuwe digitaliseringsprojecten is echter ook personele capaciteit noodzakelijk voor het maken van projectplannen, aanbestedingstrajecten van scanprojecten en kwaliteitscontrole van de scanwerkzaamheden. Hiervoor is binnen de huidige formatie geen ruimte. Ook is er niet echt formatieruimte voor webredactie en social media. Binnen het reguliere budget voor het gemeentearchief is wel enige ruimte voor het daadwerkelijke digitaliseren: het scannen. Ook zal er blijvende inzet noodzakelijk zijn van vrijwilligers. Digitalisering bestaat niet alleen uit scannen. Vaak zullen archieven of collecties ook beschreven (zoals bij foto’s) of nader toegankelijk gemaakt (zoals bij de bevolkingsregisters) moeten worden. Zonder de inzet van vrijwilligers worden veel digitaliseringsprojecten onbetaalbaar. De inzet van vrijwilligers vraagt echter wel capaciteit voor de werkvoorbereiding, controle en begeleiding.

8.3.6 Archiefbeheersysteem Bij de steeds verder gaande digitalisering van de collectie en de daarbij behorende digitale dienstverlening wordt het applicatiebeheer van het archiefbeheersysteem MAIS steeds belangrijker. Bij een kleine bezetting van twee vaste formatieplaatsen is de continuïteit van deze specialistische taak echter kwetsbaar en daarom niet goed geborgd. Samenwerking is daarom ook hier wenselijk. Ook hier lijkt het HCO de meest aangewezen partner. Zij gebruiken hetzelfde archiefbeheersysteem en zijn groot genoeg voor specialisatie. Daarbij komt dat er bij digitalisering van historische archieven grote hoeveelheden digitale documenten worden gecreëerd, die ook duurzaam bewaard moet blijven. Omdat deze digitale documenten over het algemeen slechts digitale kopieën zijn, is er weliswaar geen wettelijke verplichting om deze documenten in het e-Depot op te slaan,.maar om bedrijfsmatige redenen is het wel gewenst. Als samenwerking wordt gezocht met het HCO voor de inspectietaak en het e-Depot, is het daarom verstandig om daarbij ook te betrekken het beheer over het archiefbeheersysteem en de daarmee beheerde digitale informatie. De archiefmedewerkers van Steenwijkerland zouden dan niet meer alleen belast zijn met het beheer, maar het HCO zou als achtervang kunnen dienen.

8.4 Conclusies - De keuze voor digitaal werken in de bedrijfsvoering en de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht hebben voor Steenwijkerland tot gevolg dat de inspectietaak van het gemeentearchief zwaarder en complexer wordt. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 51 - De keuze voor digitaal werken in de bedrijfsvoering maken op korte termijn een digitale archiefbewaarplaats (een e-Depot) noodzakelijk. Een e-Depot is een dusdanig complex concept, dat het moeilijk te realiseren en te beheren is voor een klein gemeentearchief als Steenwijkerland. - Gezien de complexiteit en vanwege de daarvoor benodigde specialistische kennis van zowel de inspectietaak als het van het e-Depot, is samenwerking noodzakelijk. Het is bovendien verstandig om het e-Depot te combineren met de inspectietaak. - Het HCO is de meest aangewezen partner voor deze samenwerking. Zij hebben al het voortouw genomen voor een Overijssels e-Depot. Het project is echter nog niet zo ver dat er al inzicht in de kosten voor een e-Depot gegeven kan worden. - Als het gemeentearchief Steenwijkerland niet meegaat in het verder digitaliseren van de dienstverlening, wordt het geleidelijk onzichtbaar. Dat zal tot gevolg hebben dat de archieven steeds minder gebruikt worden.

- Digitalisering van de dienstverlening heeft als belangrijke consequentie, dat er een verschuiving in de dienstverlening van de studieruimte naar het internet plaats heeft gevonden en nog steeds plaatsvindt. Bezoekersaantallen voor de studieruimte zijn daarom geen goede maatstaf meer voor succes. - Voor een succesvolle inzet op digitalisering is een goede zichtbaarheid op het internet via aantrekkelijke, goed vindbare en goed onderhouden webpagina’s en via social media als facebook en twitter van groot belang. - Verdergaande digitalisering biedt belangrijke kansen om het gebruik en de relevantie van het gemeentearchief aanzienlijk verder te vergroten, maar vraagt extra investeringen in personeel en een blijvende inzet van vrijwilligers. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 52 9 Wensen, ambities, randvoorwaarden en kansen 9.1 Inleiding In de voorgaande hoofdstukken tekent zich een duidelijke richting af voor de keuzes ten opzichte van de toekomst van het gemeentearchief. De keuzes uit het raadsbesluit van 2008 zijn succesvol geïmplementeerd. Inhoudelijk is er alle reden om de lijn van acquisitie van particuliere archieven en stimulering van het gebruik van het gemeentearchief door verdere digitalisering, promotie en presentatie voort te zetten.

Dit is bovendien geheel in lijn met het rijksbeleid ten aanzien van de archiefsector en in lijn met keuzes van de meerderheid van gemeentes van vergelijkbare omvang. Verder tekent zich de noodzaak af van een verregaande samenwerking met het HCO ten aanzien van het e-Depot en de inspectietaak. In het voorgaande is het perspectief van het gemeentebestuur zelf nog weinig aan bod gekomen. Daarom wordt in dit hoofdstuk de toekomst van het gemeentearchief vanuit dat perspectief bekeken. Daarnaast komen de kansen voor het gemeentearchief in dit hoofdstuk ook aan de orde. De deelvraag die in dit hoofdstuk aan de orde komt is deelvraag 5: Welke wensen en ambities heeft de gemeente Steenwijkerland en welke randvoorwaarden stelt zij ten aanzien van haar gemeentearchief en welke kansen zijn er voor het gemeentearchief? In de volgende komen de wensen, ambities en randvoorwaarden aan de orde. Vervolgens wordt ingegaan op de kansen. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies weergegeven. 9.2 Wensen, ambities en randvoorwaarden 9.2.1 Wensen en ambities De visie en ambities van burgermeester en wethouders van Steenwijkerland zijn geformuleerd in het collegeakkoord uit 2014 (Steenwijkerland, 2014d). Daarom is gekeken of er in het collegeakkoord aanknopingspunten te vinden zijn voor het gemeentearchief.

In het collegeakkoord worden geen expliciete uitspraken gedaan over het gemeentearchief. Wel worden op verscheidene plaatsen algemenere uitspraken gedaan, die te vertalen zijn naar uitspraken over het gemeentearchief. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 53 Betrokken inwoners Eén van de sterke punten, die het gemeentebestuur ziet is en die het verder wil stimuleren is betrokken inwoners (en ondernemers). Daarin speelt het gemeentearchief ook een rol. Het gemeentearchief is er voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van heel Steenwijkerland. Actief inzetten op het gebruik van het gemeentearchief maakt deze inwoners bewuster van de rijke geschiedenis van deze gemeente en vergroot zo de binding met en de betrokkenheid van de inwoners van de gemeente. Het draagt zo bij aan de samenhang binnen de gemeente en versterkt de eigen identiteit van de gemeente. Midden in de samenleving Het college geeft aan dat het wil dat de gemeente een organisatie is, die midden in de samenleving staat met een goede dienstverlening aan de inwoners. Een goede bereikbaarheid wordt daarbij van belang gevonden, waarbij ook een actuele website en social media worden genoemd. Vanzelfsprekend wordt in deze tijd daarbij verdere digitalisering benadrukt, maar dan wel met de nuance persoonlijk waar nodig, digitaal waar mogelijk.

Als gekeken wordt naar deze ambities, blijken die naadloos aan te sluiten bij de huidige situatie van en keuzes voor het gemeentearchief van Steenwijkerland. Doordat het gemeentearchief niet uit huis is geplaatst bij een andere gemeente of zelfstandige archiefdienst, kan het de rol een organisatieonderdeel dat midden in de samenleving staat goed vervullen. De medewerkers zijn gespecialiseerd in de lokale archieven en geschiedenis van Steenwijkerland. Zij kennen de gemeente goed en staan daarom dicht bij de inwoners (en de ambtelijke organisatie). Voor de dienstverlening van het gemeentearchief is dit ook heel belangrijk. Door hun gespecialiseerde kennis van de eigen collectie en de lokale geschiedenis kunnen ze ook optimaal invulling geven aan het aspect Persoonlijk waar nodig. Beter dan medewerkers van een externe archiefdienst zouden kunnen. Niet alle dienstverlening van het gemeentearchief is of kan namelijk al volledig digitaal zijn. Een voorziening voor het fysiek raadplegen blijft hoe dan ook een wettelijke verplichting. Voor onderzoek in de niet-digitale archieven, voor het helpen van burgers met complexe onderzoeksvragen en voor burgers die net hun eerste schreden zetten met genealogie of historisch onderzoek blijft het persoonlijk contact in de studieruimte belangrijk.

In deze situaties in een goede kennis van de eigen collectie en de lokale geschiedenis eveneens belangrijk. Een goede fysieke bereikbaarheid van het gemeentearchief is nu gegarandeerd door de situering op het gemeentehuis en de openstelling zonder afspraak op dinsdag, woensdag en Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 54 donderdag. De huidige fysieke bereikbaarheid voor de inwoners is daarom nu vanzelfsprekend beter dan wanneer het gemeentearchief buiten de gemeentegrenzen geplaatst zou worden. Een goede digitale bereikbaarheid, met aandacht voor een actuele website en social media, sluit naadloos aan op de in het vorige hoofdstuk geformuleerde noodzaak voor verdere digitalisering en een goede zichtbaarheid op het internet door middel van een actuele website en de inzet van social media. Vrijwilligerswerk Het college streeft ernaar dat meer vrijwilligers actief worden. Het gemeentearchief draagt daaraan bij door de inzet van 14 vrijwilligers. Zij krijgen zo de mogelijkheid om een zinvolle bijdrage te leveren aan de maatschappij en aan de digitaliseringsdoelstellingen van de gemeente. Cultuureducatie Het college hecht ten aanzien van kinderen ook belang aan cultuureducatie en de verankering daarvan in de Steenwijkerlandse samenleving.

Op dit moment vormt cultuureducatie nog geen structureel onderdeel van het takenpakket van het gemeentearchief, maar binnen de archiefsector wordt dit wel gezien als één van de manieren om het gebruik te stimuleren (zie § 4.3.3). Hier ligt dus een kans voor het gemeentearchief. In de volgende paragraaf zal hier verder op in worden gegaan. Noodzaak investeringen Concluderend kan gesteld worden dat de huidige invulling van de keuzevrijheid voor en de huidige positionering van het gemeentearchief, naadloos aansluiten bij de ambities van het college. Ook de inzet van vrijwilligers sluit hier goed bij aan. Verder gaan met de huidige keuzes vraagt echter ook verdere investeringen (zie § 8.3.5). Dat geldt ook voor cultuureducatie, dat het college ook belangrijk vindt. 9.2.2 Randvoorwaarden Vanuit het gemeentebestuur zijn geen specifieke randvoorwaarden gesteld aan het gemeentearchief. Wel heeft het gemeentebestuur duidelijk gemaakt dat de komende jaren in het algemeen wel verder bezuinigd moet worden (Steenwijkerland, 2014c). 9.3 Kansen 9.3.1 Verdere digitalisering In de vorige paragraaf is ingegaan op de wensen en ambities van de gemeente ten aanzien van haar gemeentearchief. In deze paragraaf wordt ingegaan op de kansen.

In het vorige hoofdstuk is al geconstateerd dat verdergaande digitalisering een belangrijke kans biedt om Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 55 het gebruik en de relevantie van het gemeentearchief te vergroten. Maar verdergaande digitalisering vraagt wel de bereidheid om te investeren in ontwikkeling van o.a. scan-on- demand, digitaliseringsplannen, een goede zichtbaarheid op het internet en de inzet en begeleiding van vrijwilligers. 9.3.2 Cultuureducatie In hoofdstuk 4 is geconstateerd dat één van de andere elementen van het stimuleren van het gebruik bestaat uit het zoeken van de aansluiting met cultuureducatie. Inzet van het gemeentearchief voor educatieve doeleinden geeft het lokale onderwijs de mogelijkheid om scholieren op een unieke en heel aanschouwelijke manier kennis te laten maken met de eigen geschiedenis. Eerder in dit hoofdstuk is ook geconstateerd dat het college de inzet op cultuureducatie erg belangrijk vindt (Steenwijkerland, 2014d). Educatie maakt echter formeel nog geen deel uit van het takenpakket van het gemeentearchief. Het maakte geen deel uit van de raadsopdracht uit 2008 (Steenwijkerland, 2008). In 2015 is er een proef genomen met educatie.

Na opname van een erfgoedles over het gemeentearchief in het cultuurmenu van de gemeente (Platform Cultuureducatie Steenwijkerland, z.j.) zijn succesvolle erfgoedlessen gegeven aan in totaal 350 scholieren van 14 basisscholen. Deze proef laat zien, dat voor deze educatieve activiteiten grote belangstelling is in Steenwijkerland. Ook hier ligt een duidelijke kans voor de gemeente om het gebruik en de relevantie van het gemeentearchief te vergroten. Daar zit wel een consequentie aan: er zal extra capaciteit beschikbaar moeten komen voor deze nieuwe taak. 9.3.3 Terughalen archieven HCO In hoofdstuk 4 is aangegeven, dat het aanstellen van een gemeentearchivaris de mogelijkheid biedt om een aantal belangrijke, veel geraadpleegde, archieven uit de gemeente vanuit het HCO terug te halen naar Steenwijkerland. Hier ligt ook een belangrijke kans om het gebruik en de relevantie van het gemeentearchief te vergroten, de duidelijkheid naar de burger toe te vergroten en de dienstverlening te verbeteren. Een verdeeld archief Het HCO beheert primair archieven uit Zwolle en archieven van organisaties met een bovenlokale werking. Er bevinden zicht echter ook een aantal puur lokale archieven uit Steenwijkerland in het HCO. Dit is een bron van verwarring voor de burger, die historisch of genealogisch onderzoek wil doen.

Voor hem of haar zal het vaak onduidelijk zijn waarom het ene archief in Steenwijkerland ligt en het andere in Zwolle. Deze onduidelijkheid zal het gebruik van de archieven niet ten goede komen. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 56 De belangrijkste categorieën Steenwijkerlandse archieven, die zich bij het HCO bevinden, zijn de doop-, trouw- en begraafboeken (DTB’s) van de kerken van voor de invoering van de burgerlijke stand, de oud-rechterlijke archieven van voor 1811 en de notariële archieven. Deze archieven vormen belangrijke en veel geraadpleegde bronnen voor historisch en genealogisch onderzoek (Bos-Rops, Bruggeman & Ketelaar, 2005). Op grond van wet- en regelgeving zijn deze archieven bij het toenmalige rijksarchief in Overijssel terechtgekomen, één van de voorgangers van het HCO (Bos-Rops, Bruggeman & Ketelaar, 2005). Onduidelijker is de status van de archieven van rechtsvoorgangers van de gemeente Steenwijkerland van voor 1811. De meeste hiervan zijn onderdeel van de collectie van het gemeentearchief Steenwijkerland. Een andere deel is in het verleden echter terecht gekomen bij het HCO. Zo bevinden de kerspelarchieven van Giethoorn, Steenwijkerwold en Wanneperveen zich bij het HCO (HCO, z.j.), maar die van onder meer Kuinre, Blankenham, Oldemarkt, Paasloo, IJsselham in het gemeentearchief Steenwijkerland (Steenwijkerland, z.j.).

Ook wat betreft particuliere archieven is er geen duidelijke lijn. De voorgangers van Steenwijkerland, met uitzondering van de gemeente Steenwijk, verwierven geen particuliere archieven. Een aantal belangrijke particuliere archieven heeft daarom in het verleden de weg gevonden naar het HCO. Zo heeft het HCO 12 archieven van kerken uit Steenwijkerland in haar collectie (HCO, z.j.) en het gemeentearchief Steenwijkerland 8 (Steenwijkerland, z.j.). Mogelijkheid tot hereniging van de archieven Voor de duidelijkheid naar de gebruiker toe zou het winst zijn als deze twee collecties één geheel werden. Op grond van de Archiefwet 1995 (art. 46) kan een gemeente onder meer de oud- rechterlijke archieven, de doop-, trouw- en begraafboeken, de weeskamerarchieven terugvragen, mits de gemeente een formeel benoemde gemeentearchivaris en een goedgekeurde archiefbewaarplaats heeft. Ook kan een gemeente onder dezelfde voorwaarden de notariële archieven, de bijlagen van de burgerlijke stand en de archieven van de kamers van koophandel in bezit krijgen (1995 art. 46, sub 3). Als hiertoe wordt overgegaan, is het voor de volledigheid ook wenselijk om het HCO medewerking te vragen om de particuliere archieven uit Steenwijkerland in zijn collectie, onder te brengen bij Steenwijkerland.

Op basis van gegevens uit de zoekingangen op de website van het HCO kon een inschatting gemaakt worden van de hoeveelheid archieven. In totaal gaat om ca. 350 m1, waarvan 115 m1 particuliere archieven (HCO, z.j.). Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 57 Het opnemen van deze archieven is geen verplichting, maar een keuze. Wat er mee gewonnen wordt is duidelijkheid voor de gebruikers. Alle relevante collecties uit Steenwijkerland zijn dan op één adres te raadplegen. Een verwacht effect is een stijging van het aantal bezoekers in de studieruimte, en indien er gedigitaliseerd gaat worden een stijging van het aantal internetbezoekers. Ook hier ligt dus een kans om het gebruik en de relevantie van het gemeentearchief te vergroten. Onvoldoende ruimte Er is zijn echter ook maren. Aan het overbrengen van het archief zullen eenmalige kosten verbonden zijn. Ook is er ruimte in de archiefbewaarplaats nodig. Die is echter beperkt. Er is dus voldoende ruimte tot 2020. Dat geldt echter niet als de archieven van het HCO worden overgenomen. Na overname zal de archiefbewaarplaats voor 2020 geheel vol zijn. Als de archieven overgenomen worden, moet er extra ruimte gevonden worden. Uit overleg met de medewerker gebouwenbeheer, bleek dat er bij het gemeentehuis wel ruimte is voor een extra archiefdepot. De kosten bedragen volgens hem ca. € 270.000,- (Ruijsch, 2015).