Bijlage 4 Onderzoeksrapport 2016

9.3.4 Een positief imago voor de gemeente Actief inzetten op het gebruik van het gemeentearchief draagt ook bij aan een positief imago van de gemeente, zowel voor de eigen inwoners, potentiële nieuwe inwoners en toeristen. Het laat zien dat Steenwijkerland niet alleen qua natuur interessant is, maar zeker ook cultuurhistorisch. Het zendt bovendien de boodschap uit van een gemeente, die geeft om haar erfgoed en zich actief inzet om dat te beschermen en uit te dragen. 9.4 Conclusies - De huidige positionering van het gemeentearchief, de keuze voor digitalisering en voor een actief gemeentearchief sluiten naadloos aansluiten bij de ambities van het college, zoals die verwoord staan in het collegeakkoord. - Ook de inzet van vrijwilligers door het gemeentearchief sluit goed bij aan bij de ambities van het college. Het draagt bij aan de wens van het college om meer vrijwilligers actief te hebben. - Om de huidige lijn voort te zetten zijn verdere investeringen noodzakelijk. Daar staat echter tegenover dat het college ook duidelijk heeft gemaakt dat er verdere bezuinigingen noodzakelijk zijn. - Voor het gemeentearchief liggen er kansen om het gebruik en de relevantie te vergroten door verdere digitalisering en door in te zetten op cultuureducatie.

Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 58 - De keuze voor een gemeentearchivaris maakt het mogelijk om een aantal puur lokale en veel geraadpleegde archieven uit het HCO terug te halen naar Steenwijkerland. Ook hier ligt een kans om het gebruik en de relevantie van het gemeentearchief aanzienlijk te vergroten, evenals duidelijkheid voor de gebruikers - Het terughalen van deze archieven van het HCO kan alleen gerealiseerd worden als er nieuwbouw van een archiefdepot plaatsvindt. Zonder het terughalen van de archieven van het HCO is er nog wel voldoende ruimte tot 2020. Ook dit vraagt extra investeringen. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 59 10 Samenwerking en organisatorische positionering 10.1 Inleiding In hoofdstuk 8 is onder meer gebleken dat het wenselijk is dat Steenwijkerland de samenwerking zoekt voor het inrichten van een e-Depot en de uitvoering van de inspectietaken. Ook is daar gebleken dat het HCO hiervoor de meest logische partner is. Eveneens bleek daar dat zinvol is om te onderzoeken of het beheer over het archiefbeheersysteem MAIS en de daarmee beheerde digitale informatie ook meengenomen kon worden in de samenwerking. Daarnaast werkt de gemeente ook al samen met het HCO voor de digitalisering van de burgerlijke stand en het beheer van de audiovisuele archieven. In dit hoofdstuk wordt deze samenwerking behandeld.

Aan de orde is deelvraag 6: Welke vormen van samenwerking zijn er mogelijk of noodzakelijk voor het gemeentearchief Steenwijkerland? De beantwoording van deze vraag beslaat de eerste twee paragrafen Omdat zal blijken dat het onderbrengen bij een andere archiefdienst geen optie is, komt ook de organisatorische positie binnen de gemeente kort aan de orde in de derde paragraaf. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies weergegeven. 10.2 Vorm van de samenwerking In de hoofdstukken 6 en 7 is gebleken dat het eerder regel is dan uitzondering dat gemeentes verregaand samenwerken voor het beheer van hun historische archieven. De meest gekozen vormen van samenwerking bij gemeentes van vergelijkbare omvang bleken het onderbrengen van hun historische archieven bij een zelfstandige archiefdienst of grotere buurgemeente te zijn. Het uitbreiden van de samenwerking met het HCO door het onderbrengen van het gehele historisch archief bij het HCO lijkt daarom een voor de hand liggende optie. Deze optie is besproken met de directeur van het HCO. Hij heeft echter aangegeven geen ruimte te hebben voor een omvangrijk gemeentearchief als het gemeentearchief van Steenwijkerland. Hij staat echter wel voor open voor andere vormen van verdergaande samenwerking (De Vries, 2014). In principe zijn ook de buurgemeentes kandidaten voor een verregaande samenwerking.

Echter die bieden geen oplossing voor de belangrijkste uitdaging: het e-Depot. Voordat naar Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 60 andere mogelijke partners gekeken wordt, is het daarom verstandig eerst de mogelijkheid van samenwerking met het HCO te onderzoeken. Een verregaande samenwerking met het HCO is dus voor de hand liggend. In die samenwerking worden de taken rond inspectie, het beheer van de technische infrastructuur (e-depot en het archiefbeheersysteem) en het beheer van audiovisuele archiefbestanden ondergebracht bij het HCO. De meest voor de hand liggende vorm voor deze samenwerking is een dienstverleningsovereenkomst tussen de beide partijen voor de genoemde taken. 10.3 Voordelen model Dit model van een verregaande samenwerking biedt inhoudelijk ook belangrijke voordelen ten opzichte van het volledig opgaan van het gemeentearchief in het HCO en de daarbij behorende verplaatsing naar Zwolle. Op deze manier worden beide partijen, de gemeente Steenwijkerland en het HCO, maximaal in hun kracht gezet. Het HCO heeft voldoende personele capaciteit om te kunnen specialiseren en is groot genoeg voor specialistische technische voorzieningen. Specialistische taken als de archiefinspectie, het beheer van het e-Depot en het archiefbeheersysteem en het beheer over de audiovisuele archieven zijn daarom het beste op hun plaats bij het HCO.

Als de andere taken in Steenwijkerland blijven speelt dat juist in op de kracht van het gemeentearchief. Zoals in het vorige hoofdstuk is geconstateerd, sluit de positionering in Steenwijkerland het beste aan bij het collegeakkoord en garandeert ook de beste directe dienstverlening aan de burger, bestuur en de ambtelijke organisatie. 10.4 Organisatorische positionering binnen de gemeente Deel van de hoofdvraag was ook hoe het gemeentearchief organisatorisch gepositioneerd moest worden. Als onderbrengen bij een externe archiefdienst voorlopig geen optie is, moet ook de vraag beantwoord worden waar het gemeentearchief dan intern gepositioneerd moet worden. Enkele jaren geleden was het gemeentearchief nog verdeeld over twee afdelingen, MO en Ondersteuning (Steenwijkerland, 2013). De organisatorische positionering binnen de gemeente stond toen ter discussie. Het was nog niet uitgekristalliseerd op welke afdeling het gemeentearchief het beste gepositioneerd kon worden, of dat het wellicht ook uitgeplaatst kon worden bij het HCO. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 61 Ondertussen is het gemeentearchief volledig ondergebracht bij de afdeling MO. Deze positionering binnen de gemeente staat niet meer ter discussie.

10.5 Conclusies - Vanwege de wenselijkheid voor samenwerking rond de inspectietaak, het e-Depot en het archiefbeheersysteem is het wenselijk gebleken om de mogelijkheid van een verdergaande samenwerking met het HCO te onderzoeken. - Het geheel onderbrengen van het archief bij het HCO is geen optie gebleken. Daarom lijkt een dienstverleningsovereenkomst voor een aantal specifieke diensten de meest aangewezen vorm voor deze samenwerking. - De organisatorische positionering van het gemeentearchief binnen de gemeente bij de afdeling MO is geen punt van discussie meer. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 62 11 Scenario’s voor de toekomst 11.1 Inleiding In de voorgaande hoofdstukken zijn alle deelvragen beantwoord. Daarom is dit hoofdstuk de plaats om de centrale vraag voor dit onderzoek te beantwoorden: “Hoe moet het gemeentearchief Steenwijkerland er in 2020 uitzien (taken, formatie, mate van samenwerking met andere instellingen, organisatorische positionering), en wat is er voor nodig om daar te komen?” Uit de vorige hoofdstukken is een duidelijke lijn naar voren gekomen voor de toekomst van het gemeentearchief. Dit is vertaald in een toekomstscenario voor het gemeentearchief. Dit scenario vraagt echter aanzienlijke investeringen, in een tijd waarin verdere bezuinigingen door de gemeente noodzakelijk zijn.

Daarom zijn er ook twee andere scenario’s uitgewerkt, die minder investeringen vragen. Dit hoofdstuk is als volgt opgebouwd. Voordat de scenario’s worden uitgewerkt, wordt eerst ingegaan op het noodzakelijke onderscheid binnen de scenario’s tussen de cultuurhistorische taken en de bedrijfsvoeringstaken. Daarna volgen de scenario’s, met een toelichting en (voor zover mogelijk) onderbouwing van de consequenties. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies weergegeven. 11.2 Onderscheid tussen inhoudelijke taken en de samenwerking In de vorige hoofdstukken is de wenselijkheid gebleken van een nauwe samenwerking met het HCO voor de inspectietaken, het e-Depot, het beheer over het archiefbeheersysteem en de daarmee beheerde digitale informatie. De keuzes tussen de scenario’s zal zich echter alleen concentreren op de cultuurhistorische taken van het gemeentearchief. Alleen deze zullen verschillen. Bij elk scenario wordt hetzelfde, nog niet uitgewerkte, onderzoek naar samenwerking met het HCO genoemd. De kosten voor deze samenwerking zijn bovendien pro memorie gehouden. Dat heeft een aantal redenen. Ten eerste is het e-Depot als concept nog niet zover uitgewerkt, dat er al kosten genoemd kunnen worden.

Ten tweede is in hoofdstuk 8 al geconstateerd dat het wenselijk is om de inspectiefunctie aan het e-Depot te koppelen en dat voor beide een belangrijke rol voor het HCO lijkt weggelegd. Die twee taken behoren dus in samenhang te worden bekeken, maar kunnen nu nog niet volledig uitgewerkt worden. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 63 Ten derde zijn de noodzaak van het e-depot en de verzwaring van de inspectiefunctie onvermijdelijke ontwikkelingen voor het gemeentearchief, die worden veroorzaakt door de keuze voor digitalisering van de bedrijfsvoering en de veranderende wetgeving. Zij hebben geen relatie met de cultuurhistorische beleidskeuzes en moeten daar daarom los van gezien worden. Ten slotte zijn het onderzoeken van de mogelijkheden van het beheer over archiefbeheersysteem en de daarmee beheerde digitale informatie ook geen inhoudelijke keuzes. Het gaat hier vooral om de vraag hoe het beheer van informatie zo duurzaam en efficiënt mogelijk geregeld kan worden. Een vraag, die los van elke inhoudelijke keuze, hoe dan ook beantwoord moet worden. 11.3 De scenario’s In totaal zijn drie scenario’s uitgewerkt, waaruit het gemeentebestuur kan kiezen. Zij zijn hieronder weergegeven. In bijlage 3 zijn deze scenario’s in schema gezet. Uit hoofdstuk 10 is gebleken dat de huidige positionering bij de afdeling MO niet meer ter discussie staat.

Voor alle scenario’s geldt daarom dat het gemeentearchief onderdeel van de afdeling MO blijft. 11.3.1 Scenario 1 In dit scenario worden de conclusies uit de voorgaande hoofdstukken vertaald naar een concreet scenario voor de toekomst. Dit betekent dat naast de wettelijke taken, de keuzes van het raadsbesluit uit 2008 en de benoeming van een gemeentearchivaris ook wordt ingezet op cultuureducatie en het terughalen naar Steenwijkerland van een aantal belangrijke archieven. Ten aanzien van de inspectietaak, het e-Depot, het beheer over archiefbeheersysteem en de daarmee beheerde digitale informatie wordt een nadere samenwerking met het HCO onderzocht. Hoewel dit scenario voor Steenwijkerland ambitieus lijkt, is het belangrijk om te realiseren dat Steenwijkerland zich met dit scenario, wat ambities betreft, niet in de top van de Nederlandse archiefsector positioneert. Met dit scenario voltooit de gemeente Steenwijkerland de verschuiving die het de afgelopen 10 jaar binnen de Nederlandse archiefsector heeft gemaakt: van de achterhoede naar een bescheiden plaats in de middenmoot. In de praktijk betekent dit scenario, dat Steenwijkerland voor het eerst een volwaardig gemeentearchief krijgt. Toelichting op de personele consequenties Uit de vorige hoofdstukken is gebleken, dat de huidige vaste formatie niet voldoende is om invulling te geven aan de keuzes voor dit scenario.

Voor de berekening van deze gevolgen, Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 64 wordt uitgegaan van de huidige vaste formatie van 2 FTE als basis. Daarbij komt 0,8 FTE. Dat is als volgt opgebouwd:  Nieuwe taak cultuureducatie 0,2 FTE  Afwerking van de verwerving van particuliere archieven 0,2 FTE  Webredactie en social media 0,1 FTE  Voorbereiding, controle en begeleiding digitaliseringprojecten 0,3 FTE -------------- + Totaal: 0,8 FTE. Voorgesteld wordt daarom om het contract van de huidige trainee van het gemeentearchief om te zetten naar een vaste aanstelling. De kosten hiervan bedragen volgens de afdelingscontroller van MO vanaf 1 januari 2017 € 40.000,- per jaar (Schuitemaker, 2015). Voor de kosten in 2016 kan binnen bestaande middelen dekking gevonden worden. Consequenties: extra depotruimte Voor dit scenario is het nodig dat er extra depotruimte bijkomt. De kosten voor de bouw van een nieuw depot, inclusief klimaatinstallatie en stellingen, bedragen ca. € 270.000,-. De afschrijvingstermijn hiervoor is 40 jaar, met een rente van 3,25 %. De extra structurele lasten komen dan neer op € 6750,-, met een jaarlijkse aflopende rente, te beginnen bij € 8775,-. Overige consequenties - Voor de benoeming van een gemeentearchivaris is het nodig dat de Archiefverordening van de gemeente wordt aangepast en dat er een Verordening op het Toezicht komt.

Beide zijn bevoegdheden van de Gemeenteraad. Ook het Besluit Informatiebeheer van de gemeente dient aangepast te worden. Dat is een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders. De brancheorganisatie BRAIN heeft hier standaardmodellen voor (BRAIN, 2015a, 2015b). - Voor het terughalen van de archieven zullen er incidentele kosten gemaakt moeten worden voor een gespecialiseerde erfgoedverhuizing en het overbrengen van gegevens van het HCO naar de databases van Steenwijkerland. De kosten hiervoor worden geschat op € 10.000,-. 11.3.2 Scenario 2 In Scenario 1 worden aanzienlijke extra investeringen gevraagd van de gemeente. Dit is in een tijd van bezuinigingen moeilijk realiseerbaar. Daarom wordt in dit scenario datgene wat het minst essentieel is weggelaten: het terughalen van archieven van het HCO. Verder is dit scenario gelijk aan het vorige. Zo wordt weliswaar een belangrijke kans gemist om het gebruik en de relevantie van het gemeentearchief aanzienlijk te vergroten, maar deze archieven zijn echter bij het HCO goed onderdak, kennen een deskundig beheer en zijn goed toegankelijk voor de burger. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 65 Met deze optie wordt ten opzichte van scenario 1 éénmalig een bedrag bespaard van € 10.000,- en structureel een bedrag van jaarlijks € 6750,-, met een jaarlijkse aflopende rente, te beginnen bij € 8775,-.

Consequenties Er zitten wel nadelen aan deze optie: - Het blijft verwarrend voor de burger waar deze informatie vandaan moeten halen. Deze zal zelfs voor vergelijkbare archieven dan weer in Steenwijkerland en dan weer in Zwolle moeten zijn. - Er wordt ook een kans gemist om het gebruik en de relevantie van het gemeentearchief te vergroten. Doop-, trouw- en begraafboeken en het oud-rechterlijk archief zijn belangrijke bronnen, die veel geraadpleegd worden. - Bij de huidige aanwas zal de huidige archiefruimte zal er tot 2020 waarschijnlijk geen ruimtegebrek in het depot zijn. De ruimte zal wel steeds krapper worden. Waarschijnlijk zal er kort na 2020 wel een ruimteprobleem ontstaan. 11.3.3 Scenario 3 In dit scenario komen er voor de inhoudelijke keuzes geen extra middelen beschikbaar. Met de beschikbare middelen moeten er daarom prioriteiten gesteld worden. Naast de wettelijke taken zullen er maar beperkt extra taken kunnen worden uitgevoerd. De keuze voor een gemeentearchivaris hoeft hierbij niet ter discussie worden gesteld, omdat daar verder geen personele of financiële consequenties aan vast zitten. De benoeming van een gemeentearchivaris maakt daarom onderdeel uit van dit scenario. Als gestopt wordt met de vangnetfunctie voor particuliere archieven, zal dat op termijn leiden tot het verloren gaan van waardevol erfgoed.

Daarom wordt in dit scenario de keuze voor de verwerving van particuliere archieven en collecties gehandhaafd. Daarnaast wordt in dit scenario alleen nog ingezet op de meest effectieve manier van het stimuleren van het gebruik: digitalisering. En dan alleen nog maar heel beperkt: voor zover de beperkte formatie het toelaat. Voor andere aspecten van het stimuleren van het gebruik van het gemeentearchief als cultuureducatie, archievendagen en promotie zal geen tijd meer beschikbaar zijn. Consequenties Buiten de nadelen die voor het vorige scenario golden, kent dit scenario nog een aantal extra nadelen: Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 66 - De ontwikkelingen in de digitalisering gaan heel snel. Door daar maar heel beperkt op in te zetten, zal de aansluiting met de rest van de archiefsector steeds meer gemist worden. - Zoals in hoofdstuk al is geconstateerd, leven we “… in een tijd waarin informatie die niet online te vinden is, ervaren wordt als niet-bestaand.” Het grootste deel van het archief van Steenwijkerland zal daarom voor de burger onzichtbaar blijven. Die onzichtbaarheid zal worden versterkt doordat er ook geen aandacht meer is voor promotie en presentatie. - De aansluiting met het collegeprogramma wordt gemist. Daarin is digitale dienstverlening een speerpunt en wordt het belang van cultuureducatie onderstreept.

- Inwoners wordt de mogelijkheid ontnomen om de grootste schatten uit het gemeentearchief ook eens in het echt te zien op een archievendag of tentoonstelling. - De waarde, die het gemeentearchief kan hebben voor het versterken van de betrokkenheid van inwoners met de gemeente, wordt maar heel beperkt benut. 11.4 Conclusies - Het gemeentebestuur moet kiezen uit drie scenario’s voor de toekomst van het gemeentearchief. Onderdeel van alle drie scenario’s is een onderzoek naar een uitbreiding van de samenwerking met het HCO voor het e-Depot, de inspectietaak en het archiefbeheersysteem. De kosten voor deze samenwerking kunnen nog niet gegeven worden. Verder maken de benoeming van een gemeentearchivaris en de blijvende inzet van vrijwilligers ook deel uit van alle drie scenario’s. - In Scenario 1 wordt de huidige keuze voor inzet op de verwerving van particuliere archieven, digitalisering en promotie en presentatie, uitgebreid met inzet op cultuureducatie. Een aantal veel geraadpleegde archieven wordt bovendien teruggehaald van het HCO. De extra structurele lasten voor dit scenario komen neer op € 46.750,- per jaar, met daarnaast een jaarlijks aflopende rente, te beginnen bij € 8775,-. Eenmalig is in dit scenario een bedrag nodig van ca. € 10.000,-.

- In Scenario 2 wordt eveneens de huidige keuze voor inzet op de verwerving van particuliere archieven, digitalisering en promotie en presentatie, uitgebreid met inzet op cultuureducatie. Er worden alleen geen archieven teruggehaald van het HCO. De extra structurele lasten voor dit scenario komen dan neer op € 40.000,- per jaar. - In scenario 3 wordt uit bezuinigingsoverwegingen alleen nog ingezet op verwerving particuliere archieven en heel beperkt (voor zover mogelijk) op digitalisering. Promotie, presentatie en cultuureducatie maken geen deel uit van dit scenario, waaraan geen extra lasten zijn verbonden. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 67 12 Slotconclusie Deze visie op het gemeentearchief in de periode 2015-2020 is opgesteld omdat de noodzaak van bezuinigingen en de ontwikkelingen rond digitalisering en wetgeving het noodzakelijk maakten om opnieuw naar de taken, formatie, mate van samenwerking en organisatorische positionering van het gemeentearchief van Steenwijkerland te kijken. Uit deze visie zijn twee belangrijke conclusies voor Steenwijkerland te trekken. In de eerste plaats maken de voortschrijdende digitalisering en de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht een nauwe samenwerking van de gemeente Steenwijkerland met het HCO wenselijk.

De complexiteit van de benodigde voorzieningen (e-Depot), en het afwijkende en specialistische karakter van een aantal taken (toezichthoudende taak en beheer e-depot en archiefbeheersysteem) passen niet bij een gemeentearchief met slechts twee of drie allround-medewerkers. De andere conclusie is dat de gemeente Steenwijkerland een keuze moet maken voor de inhoudelijke invulling van de cultuurhistorische taken. De keuze is principieel tussen enerzijds investeren in haar eigen erfgoed en anderzijds de noodzaak tot bezuinigingen laten prevaleren. De keuze voor investeren betekent dat het gemeentearchief, als bron voor de geschiedenis, de functies van middel tot cultuurontwikkeling en middel tot cultuurparticipatie goed kan vervullen. De keuze voor investeren is een logische uitwerking van de ambities in collegeprogramma van Steenwijkerland. Deze keuze is ook in lijn met de visie van het rijk op het archiefwezen en de rol van de lokale archiefdiensten daarbinnen en de visie van de archiefsector op haar eigen toekomst. Het betekent dat het gemeentearchief de aansluiting met de archiefsector houdt. Twee van de drie gepresenteerde scenario’s zijn gebaseerd op de keuze voor investeren.

Anderzijds betekent de keuze om de noodzaak tot bezuinigingen te laten prevaleren, dat het actief stimuleren van het gebruik van het archief in de knel komt en dat er maar heel beperkte tot nauwelijks ruimte zal zijn voor verdere digitalisering. Een groot deel van het archief zal daardoor in toenemende mate onzichtbaar worden voor de burger. Hiermee zal de aansluiting met de rest van de archiefsector in toenemende mate gemist worden. Deze keuze is er dan ook niet één van een pas op de plaats of voor één stap terug, maar een keuze voor een steeds verdergaand achterlopen. . Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 68 Bijlagen Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 69 Bijlage 1: Takenpakket gemeentearchief Steenwijkerland - Beheer over de historische (overgebrachte) archieven en collecties van de gemeente - Burgers in de studieruimte inzage geven in de historische archieven - Schriftelijke en mondelinge vragen van burgers over de historische archieven afhandelen - Informatieverstrekking uit de historische archieven aan het bestuur en de ambtelijke organisatie - Verwerving van particuliere archieven en collecties, die van belang zijn voor de cultuur en geschiedenis van Steenwijkerland - Uitvoeren van digitaliseringsprojecten voor het gemeentearchief - Begeleiden van de vrijwilligers van het gemeentearchief - Promotie en presentatie van het gemeentearchief, onder meer door het organiseren

van archievendagen - Toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 70 Bijlage 2: Overzicht van Nederlandse gemeenten met een inwoneraantal tussen 35.000 en 55.000 inwoners Gemeente Provincie Inwoneraantal Gorinchem Zuid-Holland 35.083 Hof van Twente Overijssel 35.599 Teylingen Zuid-Holland 35.686 Hellendoorn Overijssel 35.796 Coevorden Drenthe 35.881 Leudal Limburg 36.462 Moerdijk Noord- Brabant 36.522 Raalte Overijssel 36.603 Goes Zeeland 36.921 Wageningen Gelderland 37.049 Bronckhorst Gelderland 37.441 Veghel Noord- Brabant 37.553 Rijssen-Holten Overijssel 37.561 Landgraaf Limburg 38.067 Geldrop-Mierlo Noord- Brabant 38.671 Oldambt Groningen 39.095 Heemskerk Noord- Holland 39.268 Hellevoetsluis Zuid-Holland 39.442 Oude IJsselstreek Gelderland 39.839 Beverwijk Noord- Holland 39.844 Nijkerk Gelderland 40.126 Dronten Flevoland 40.470 Zuidplas Zuid-Holland 40.673 Wijchen Gelderland 40.734 Uden Noord- Brabant 40.805 Tiel Gelderland 41.527 Huizen Noord- Holland 41.574 Horst aan de Maas Limburg 41.917 Etten-Leur Noord- Brabant 42.048 De Bilt Utrecht 42.079 Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 71 Venray Limburg 42.959 De Ronde Venen Utrecht 42.977 Heusden Noord- Brabant 43.112 Medemblik Noord- Holland 43.117 Peel en Maas Limburg 43.271 Steenwijkerland Overijssel 43.402 Heerenveen Friesland 43.514 Rheden

Gelderland 43.612 Veldhoven Noord- Brabant 43.880 Zwijndrecht Zuid-Holland 44.499 Vlissingen Zeeland 44.502 Berkelland Gelderland 44.911 Ridderkerk Zuid-Holland 45.208 Harderwijk Gelderland 45.429 Soest Utrecht 45.612 Lingewaard Gelderland 45.770 Overbetuwe Gelderland 46.269 Noordoostpolder Flevoland 46.342 Waalwijk Noord- Brabant 46.422 Schagen Noord- Holland 46.436 Rijswijk Zuid-Holland 46.990 Barendrecht Zuid-Holland 47.053 Zutphen Gelderland 47.144 Kerkrade Limburg 47.280 Hollands Kroon Noord- Holland 47.703 Middelburg Zeeland 47.768 Utrechtse Heuvelrug Utrecht 48.267 Houten Utrecht 48.309 Goeree-Overflakkee Zuid-Holland 48.312 Weert Limburg 48.668 Woerden Utrecht 50.052 Pijnacker-Nootdorp Zuid-Holland 50.103 Kampen Overijssel 50.705 Heerhugowaard Noord- Holland 52.483 Barneveld Gelderland 53.521 Oosterhout Noord- Brabant 54.006 Terneuzen Zeeland 54.742 Hoogeveen Drenthe 54.889 Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 72 Bijlage 3: Scenario’s uitgewerkt in schema Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Inhoudelijke elementen: - De benoeming van een gemeentearchivaris - Verdere inzet op de verwerving van particuliere archieven en collecties - Verdere inzet op digitalisering en internet (o.a. uitwerking scan on demand) - Verdere inzet op promotie en presentatie (o.a. ook organisatie van archievendagen) - Inzet op cultuureducatie - Terughalen archieven van het HCO (o.a.

DTB’s, notariële archieven, oud- rechterlijk) - Onderzoeken van de mogelijkheid van uitbreiding van de samenwerking met het HCO op de terreinen van inspectie en e-Depot Inhoudelijke elementen: - De benoeming van een gemeentearchivaris - Verdere inzet op de verwerving van particuliere archieven en collecties - Verdere inzet op digitalisering en internet (o.a. uitwerking scan on demand) - Verdere inzet op promotie en presentatie (o.a. ook organisatie van archievendagen) - Inzet op cultuureducatie - Onderzoeken van de mogelijkheid van uitbreiding van de samenwerking met het HCO op de terreinen van inspectie en e-Depot Inhoudelijke elementen: - De benoeming van een gemeentearchivaris - Verdere inzet op de verwerving van particuliere archieven en collecties - Slechts beperkte inzet op digitalisering en internet (o.a.

uitwerking scan on demand) - Geen inzet meer op presentatie (archievendagen, tentoonstellingen) - Geen inzet op cultuureducatie - Onderzoeken van de mogelijkheid van uitbreiding van de samenwerking met het HCO op de terreinen van inspectie en e-Depot Personele aspecten: - Uitbreiding structurele formatie met 0,8 FTE, schaal 8 Personele aspecten: - Uitbreiding structurele formatie met 0,8 FTE, schaal 8 Personele aspecten: - Geen Overige aspecten: - Bouw extra archiefdepot - Eénmalige inzet voor terughalen archieven HCO naar Steenwijkerland - Aanpassing Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Overige aspecten: - Aanpassing Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Overige aspecten: - Aanpassing Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Extra kosten v.a. 2017*: - Structureel: € 36.750,- - Jaarlijkse rente, aflopend te beginnen met: € 8775,- Extra kosten v.a. 2017*: - Structureel: € 30.000,- - Samenwerking met HCO: PM Extra kosten: - Geen - Samenwerking met HCO: PM Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 73 - Eenmalig: € 10.000,- - Samenwerking met HCO: PM Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 74 Bronnen Archiefbesluit 1995. Geraadpleegd op: 16 juni 2013, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/geldigheidsdatum_16-06-2013 ArchiefCoalitie Digitale Duurzaamheid. (2010). E-depot. Duurzame digitale toegang tot overheidsinformatie.

Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/rapport_e-Depot_0_0.pdf Archiefwet 1995. (AW 1995). Geraadpleegd op: 17 oktober 2015, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_17-10-2015 Archiefwet 1995. Memorie van Toelichting. (AW 1995-Memorie van Toelichting). In: Boven, M. van, R. Kramer & C.G.M. Noordam. (2010). De Archiefwet in 100 trefwoorden. (p.169- 221). Woerden, Stichting SOD. Archiefwet 1995; zoals geldend voor 1 oktober 2012 (AW 1995-2). Geraadpleegd op: 24 oktober 2015, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_30-09-2012 Archiefregeling. Geraadpleegd op: 16 juni 2013, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/geldigheidsdatum_16-06-2013 Bos-Rops, Y., Bruggeman, M. & Ketelaar E. (2005). Archiefwijzer. Handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland. Bussum, Coutinho. Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN). (2015a). Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris [concept-model]. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.archiefbrain.nl/werk-in- uitvoering.php?pagina_id=104 Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN). (2015b). Model Besluit Informatiebeheer Gemeenten (met een benoemde archivaris) [concept-model].

Geraadpleegd op: 18 oktober 2015, van: http://www.archiefbrain.nl/werk-in- uitvoering.php?pagina_id=104 Brood, P. (2007). De toekomst van het gemeentearchief van Steenwijkerland, Eindrapport. [rapport]. Nationaal Archief. Bunskoeke, D., Diebels, P., Folkertsma, L. et.al. (2012). ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, Toetsingskader voor langetermijnbeheer van blijvend te bewaren digitale informatie. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 75 Versie 2 [rapport]. Landelijk Overleg Provinciaal Archiefinspecteurs. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.lopai.nl/pdf/ED3-v2.pdf Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) (2013). Demografische kerncijfers per gemeente 2013. Geraadpleegd op: 13 december 2013, van: http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/themas /bevolking/publicaties/publicaties/archief/2013/2013-b55-pub.htm Centraal Bureau voor Genealogie (CBG). (z.j.) www.wiewaswie.nl [homepage]. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: https://www.wiewaswie.nl/ Dijken, K. van & N. Stroeker (2003). Naar een publieksgericht bestel. Geraadpleegd op: 17 oktober 2015, van: http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/naar_een_publieksgericht_archiefbeste l.pdf Folkertsma, L. (2013). Verslag provinciale archiefinspectie 2011-2012, Wie wat bewaart, die heeft wat. [rapport]. Provincie Overijssel. Formsma, dr. W.J. & dr. F.C.J. Ketelaar. (1985). Gids voor de Nederlandse Archieven. Weesp.

Fibula - Van Dishoek Gemeente Steenwijkerland (2006). Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2006. Geraadpleegd op 12 november 2012, van: http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/ cvdr/XHTMLoutput/Historie/ Steenwijkerland/4842/4842_1.html Gemeente Steenwijkerland (2008). Besluitenlijst van de vergadering van de raad van de gemeente Steenwijkerland, 22 april 2008. Geraadpleegd op: 17 oktober 2015, van: http://www.steenwijkerland.nl/bis/Home/Vergaderstukken/Gemeenteraad/Archief_agenda_s _en_besluitenlijsten/2008/Besluitenlijsten_incl_geluidsfragmenten_2008 Gemeente Steenwijkerland (2010b). Rapportage over het beheer van de archiefbewaarplaats 2005-2009. [rapport] Gemeente Steenwijkerland (2012a). Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2012. Geraadpleegd op: 12 november 2013, van: http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/ cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Steenwijkerland/189553.html Gemeente Steenwijkerland (2012b). Functieprofiel senior gemeentearchief. [functieprofiel] Gemeente Steenwijkerland (2012c). Rapportage over het beheer van de archiefbewaarplaats 2010-2011. [rapport] Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 76 Gemeente Steenwijkerland (2012d). Positionering historisch (statisch) en semi-statisch archief binnen de organisatie. [Besluit Algemeen Directeur, dd. 17 februari 2012] Gemeente Steenwijkerland (2013).

Formatie en organisatorische positionering gemeentearchief in 2014 en 2015. [Besluit Algemeen Directeur dd.12 december 2013] Gemeente Steenwijkerland (2014a). Kostenplaatsen begroting 2015-2018 Maatschappelijke Ontwikkeling [rapport] Gemeente Steenwijkerland (2014b). Plan van aanpak Digipost [rapport] Gemeente Steenwijkerland (2014c). Programmabegroting 2015-2018. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.steenwijkerland.nl/Over_Steenwijkerland/Organisatie/Verslagen_en_rapportages /Programmabegroting_2015_2018 Gemeente Steenwijkerland (2014d). Verantwoord anders, Collegeprogramma 2014-2018 [programma]. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.steenwijkerland.nl/Bestuur/burgemeester_en_wethouders Gemeente Steenwijkerland (2015). Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland. Geraadpleegd op 24 oktober 2015 van: http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Steenwijkerland/361935/3 61935_1.html Gemeente Steenwijkerland (z.j.). Zoeken algemeen. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.steenwijkerland.nl/Over_Steenwijkerland/Gemeentearchief/Archieven_en_collecti es/Zoeken_algemeen Gemeentearchief Steenwijkerland, Steenwijk (GA SWL). Archief Nederlands-Hervormde gemeente te Steenwijk 1501-1951 (NHG 1501-1951) nummer toegang 155, inventarisnummer 616. Gemeentewet.

Geraadpleegd op: 17 oktober 2015, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0005416/Aanhef/geldigheidsdatum_17-10-2015 Haags Gemeentearchief (2015). Digitaliseren op verzoek. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.denhaag.nl/home/bewoners/kunst-en-cultuur/haags- gemeentearchief/to/Digitaliseren-op-verzoek.htm Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 77 Historisch Centrum Overijssel (HCO). (z.j.). Doorzoek de collecties. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.historischcentrumoverijssel.nl/doorzoek-de- collecties/archieven Nationaal Archief (z.j.). Bestuurlijke afspraken Innovatieagenda Archiefconvenant 2012- 2016. Geraadpleegd op: 19 oktober, van: http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20121218_bestuurlijke_afspraken_inno vatieagenda_archiefconvenant_2012-2016a.pdf Interprovinciaal Overleg (2012). Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht; Nieuwe schoenen. Geraadpleegd op 3 juni 2013 van: http://www.lopai.nl/pdf/aanvullend_beleidskaderarchieftoezicht_vastgesteld_IPObestuur_2.p df Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) (2005). Indicatieve personeelsstaat voor archiefdiensten. Geraadpleegd op 3 juni 2013 van: http://www.lopai.nl/thema.overbrenging.downloads.php Links, P. (1991). Privépapieren in bewaring. In: T. Vermeer, P. Links & J. Klein (red.), Particuliere archieven; Fundamenten in beweging. (p. 31-43).

’s Gravenhage. Stichting Archiefpublicaties. McKemmish, S. (1997). Yesterday, today and tomorrow. A continuum of responsibility. In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar & T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivsitiek. (p. 195-210). 's Gravenhage. Stichting Archiefpublicaties. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2013). Visiebrief digitale overheid 2017 [brief aan de Tweede Kamer]. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2013/05/23/visiebrief-digitale- overheid-2017 Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (2011). Archiefvisie. Geraadpleegd op: 17 oktober 2015, van: http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/archiefvisie_0.pdf Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (2000). Regeling Historisch Centrum Overijssel. Geraadpleegd op: 18-10-2015, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0011484/geldigheidsdatum_18-10-2015 Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (1985). Archiefbeleid. [nota]. Geraadpleegd op 14 november 2013 van: http://resourcessgd.kb.nl/SGD/19841985/PDF/SGD_19841985_0008739.pdf Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 78 Platform Cultuureducatie Steenwijkerland (z.j.). Op zoek naar verhalen uit het verleden.

Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://cultuurmenusteenwijkerland.nl/cms/index.php/groep-5-6/20-groep-5-6/erfgoed/38-op- zoek-naar-verhalen-uit-het-verleden Programmabureau Archief 2020 (2013). Programmaplan 2013-2016. Geraadpleegd op: 17 januari 2016, van: https://archief2020.nl/downloads/programmaplan-innovatie- archiefsector-2013-2016 Provincie Overijssel (2014). Bijlage I bij Bestuursovereenkomst voor vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeenten in Overijssel; Geactualiseerd kader najaar 2014. Geraadpleegd op: 18 oktober 2015, van: http://www.overijssel.nl/bestuur/kwaliteit-openbaar/interbestuurlijk/ Regionaal Archief Zutpen (2014). Wat wij doen. Geraadpleegd op 4 november 2014 van: http://www.regionaalarchiefzutphen.nl/het-raz/wat-wij-doen Ruijsch, D. (2015). [Interview, dd. 22 september 2015] Schuitemaker, H.J. (2015). [Interview, dd. 17 september 2015] Sleebe, V. (2015). Naar een gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel; Deel 1 algemene conclusies en aanbevelingen [rapport]. Historisch Centrum Overijssel. Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: http://www.edepotoverijssel.nl/files/rapport_e- depot_overijssel_algemeen.pdf Stadsarchief Amsterdam (2014). Werking van de Archiefbank.

Geraadpleegd op: 19 oktober 2015, van: https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/hoe_werkt_de_archiefbank/index.nl .html Teuling, A.J.M. den. (2007). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. ’s Gravenhage. Stichting Archiefpublicaties. Teuling, A.J.M. den (2012). Archiefvorming. In Archiefbeheer in de praktijk. Geraadpleegd op: 17 oktober 2015, van: http://www.iwabase.nl/iwa-base/index.asp?subject=showdocument&id=191 Thomassen, T. (1999). Een korte introductie in de archivistiek. In: Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. (p. 11-20). 's Gravenhage. Stichting Archiefpublicaties. Vereniging Nederlandse Gemeenten (2012). Toezicht en verantwoording Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 79 Archiefwet 1995. [ledenbrief 12 november 2012]. Geraadpleegd op: 18 oktober 2015, van: https://vng.nl/files/vng/brieven/2012/20121112_ledenbrief_baozw-u201201730.pdf Vereniging Nederlandse Gemeenten (2013). Horizontale verantwoording archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Geraadpleegd op 18 oktober 2015 van https://vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en- musea/publicaties/horizontale-verantwoording-archiefwet-1995-via-kritische-prestatie- indicatoren-kpis Vries, B. de, (2014). [Interview dd. 20 en 27 juni 2014] Wet revitalisering generiek toezicht (2012).

Geraadpleegd op: 17 oktober 2015, van: http://wetten.overheid.nl/BWBR0031628/geldigheidsdatum_17-10-2015 Windhorst, M. (2009) Archiveren is vooruitzien. Visie van BRAIN en KVAN op de koers en de inrichting van het archiefwezen. Geraadpleegd op: 13 mei 2014, van http://www.archiefbrain.nl/uitwisseling.php?subnav=2&pagina_id=65 Windhorst, M. (2010). Archieven in transitie. Innovatieagenda voor de archiefsector. Amsterdam. Erfgoed Nederland. www.archieven.nl/toolbox. Geraadpleegd op: 18 oktober 2015.