Bijlage 4 Onderzoeksrapport 2016

Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen Gemeentearchief 2020 Scenario’s voor de toekomst van het gemeentearchief Steenwijkerland - Onderzoeksrapport Onderdeel van de afstudeeropdracht Informatie en Media/ Archivistiek B Roel Lensen maart 2016 Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 2 Inhoud 1 Inleiding 6 1.1 Aanleiding voor het onderzoek 6 1.2 Doelstelling en hoofdvraag 6 1.3 Opbouw rapport 7 2 Methoden en technieken 9 2.1 Inleiding 9 2.2 Hoofdstukken 3 en 4 9 2.3 Hoofdstuk 5 9 2.4 Hoofdstuk 6 10 2.5 Hoofdstuk 7 10 2.5.1 Desktop research 10 2.5.2 Enquête 11 2.6 Hoofdstukken 8, 9 en 10 12 2.7 Hoofdstukken 11 en 12 13 3 Waarom een archief? 14 3.1 Inleiding 14 3.2 Wat is een archief en wat zijn archiefbescheiden? 14 3.3 Het geheugen van de overheid 14 3.4 Bron voor de geschiedenis 15 3.5 De Archiefwet 1995 16 3.6 Conclusies 16 4 Wettelijke verplichtingen en keuzes 18 4.1 Inleiding 18 4.2 Archiefwet 1995 18 4.2.1 De zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid 18 4.2.2 Toezicht op de zorg 19 4.2.3 Het beheer: goede, geordende en toegankelijke staat 19 4.2.4 Overbrenging naar de archiefbewaarplaats 19 4.2.5 Beheerder van de archiefbewaarplaats 20 4.3 Keuzevrijheid gemeente 20 4.3.1 Gemeentearchivaris 20 4.3.2 Vangnet voor particuliere archieven en collecties 21 4.3.3 Actief stimuleren van het gebruik 22 4.4 Takenpakket 23 4.5 Conclusies 23 5 Het gemeentearchief Steenwijkerland 25 5.1 Inleiding

25 5.2 Organisatie en taken 25 5.2.1 Organisatorische positionering 25 5.2.2 Beheerder van de archiefbewaarplaats 25 Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 3 5.2.3 Grondslag voor de werkzaamheden van het gemeentearchief 26 5.2.4 Takenpakket 26 5.2.5 Het belang van een eigen acquisitie 26 5.3 Formatie en budgetten 27 5.3.1 Formatie 27 5.3.2 Personeel knelpunt: Acquisitie 27 5.3.3 Budgetten 28 5.4 Collectie en archiefbewaarplaats 28 5.4.1 Collectie 28 5.4.2 De archiefbewaarplaats 29 5.5 Gebruik van de collectie 29 5.5.1 Studieruimte 29 5.5.2 Archievendagen en andere presentaties 29 5.5.3 Digitaal gebruik 30 5.6 Evaluatie raadsbesluit 30 5.7 Conclusies 30 6 De Nederlandse archiefsector 32 6.1 Inleiding 32 6.2 Het begrip archiefsector 32 6.3 Wettelijke basis voor de organisatie van de Nederlandse archiefsector 33 6.4 Organisatie van de Nederlandse Archiefsector 33 6.4.1 Nationaal archief 33 6.4.2 Regionale historische centra 33 6.4.3 Gemeente-, waterschaps-, streekarchieven en streekarchivariaten 34 6.4.4 Vormen van samenwerking in de Nederlandse archiefsector 34 6.5 Gemeentes met een gemeentearchivaris 35 6.6 Witte vlekken 35 6.7 Positionering gemeente Steenwijkerland in de Nederlandse archiefsector 35 6.8 Conclusies 36 7 Gemeentes van vergelijkbare omvang 37 7.1 Inleiding 37 7.2 Gegevens over gemeentes van vergelijkbare omvang 37 7.2.1 Beheer van de archieven 37 7.2.2 Keuzes en

taken 38 7.2.3 Formatie en budgetten 39 7.2.4 Collectie 39 7.2.5 Gebruik 40 7.3 Het gemeentearchief Steenwijkerland in perspectief 41 7.4 Conclusies 42 8 Ontwikkelingen 43 8.1 Inleiding 43 8.2 Ontwikkelingen in relatie met de bedrijfsvoering 44 8.2.1 De relatie met de bedrijfsvoering 44 Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 4 8.2.2 Digitaal werken en de inspectiefunctie 44 8.2.3 De Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de inspectiefunctie 45 8.2.4 Verzwaring en verandering van de inspectiefunctie 45 8.2.5 Verkorting overbrengingstermijn 46 8.2.6 Een gezamenlijk e-Depot 46 8.2.7 Relatie tussen inspectiefunctie en het e-Depot 47 8.3 Ontwikkelingen in de dienstverlening 47 8.3.1 Digitaliseren moet 47 8.3.2 Verschuiving van de dienstverlening 48 8.3.3 Scan-on-demand 49 8.3.4 Goede zichtbaarheid op het internet 49 8.3.5 Personele capaciteit en vrijwilligers 49 8.3.6 Archiefbeheersysteem 50 8.4 Conclusies 50 9 Wensen, ambities, randvoorwaarden en kansen 52 9.1 Inleiding 52 9.2 Wensen, ambities en randvoorwaarden 52 9.2.1 Wensen en ambities 52 9.2.2 Randvoorwaarden 54 9.3 Kansen 54 9.3.1 Verdere digitalisering 54 9.3.2 Cultuureducatie 55 9.3.3 Terughalen archieven HCO 55 9.3.4 Een positief imago voor de gemeente 57 9.4 Conclusies 57 10 Samenwerking en organisatorische positionering 59 10.1 Inleiding 59 10.2 Vorm van de samenwerking 59 10.3 Voordelen model 60 10.4 Organisatorische

positionering binnen de gemeente 60 10.5 Conclusies 61 11 Scenario’s voor de toekomst 62 11.1 Inleiding 62 11.2 Onderscheid tussen inhoudelijke taken en de samenwerking 62 11.3 De scenario’s 63 11.3.1 Scenario 1 63 11.3.2 Scenario 2 64 11.3.3 Scenario 3 65 11.4 Conclusies 66 12 Slotconclusie 67 Bijlagen 68 Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 5 Bijlage 1: Takenpakket gemeentearchief Steenwijkerland 69 Bijlage 2: Overzicht van Nederlandse gemeenten met een inwoneraantal tussen 35.000 en 55.000 inwoners 70 Bijlage 3: Scenario’s uitgewerkt in schema 72 Bronnen 74 Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 6 1 Inleiding 1.1 Aanleiding voor het onderzoek In 2007 heeft het Nationaal Archief een advies over de toekomst van het gemeentearchief Steenwijkerland opgesteld (Brood, 2007). Dit advies is de basis geweest voor een raadsbesluit over de toekomst van het gemeentearchief (Steenwijkerland, 2008). In de “Rapportage over het beheer van de Archiefbewaarplaats 2010-2011” (Steenwijkerland, 2012c) is al geconstateerd dat de visie in dit rapport op een aantal punten niet meer voldoet en geëvalueerd moet worden.

Ook is in het advies van het Nationaal Archief een aantal zeer belangrijke ontwikkelingen nog niet meegenomen:  de aanstaande digitalisering van de documentaire informatievoorziening en daarmee samenhangend de vervroegde overbrenging van digitale archiefbescheiden, zoals die is aangekondigd in de Archiefvisie 2011 (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, 2011)  eveneens daarmee samenhangend, samenwerking met andere archiefinstellingen in de provincie voor de ontwikkeling van een Overijssels e-Depot  de voorgenomen formele benoeming van een gemeentearchivaris (nu nog niet aanwezig) en de gevolgen daarvan voor de taken en collectie van gemeentearchief  en daarmee samenhangend: de veranderingen in het toezicht (wet Revitalisering Generiek Toezicht)/ en de invoering Kritische Prestatie Indicatoren Archiefwet 1995 Vanwege de hiervoor genoemde ontwikkelingen en de discussies over positionering en bezuinigingen bestaat de behoefte aan een nieuwe visie op de toekomst van het gemeentearchief. Er is daarom gevraagd om een visie op de ontwikkeling van het gemeentearchief tot 2020, waarin deze ontwikkelingen zijn meegenomen. De opdrachtgever is de secretaris, die volgens de Archiefwet 1995 formeel beheerder is van de archiefbewaarplaats ((AW 1995, art. 32, sub. 1).

1.2 Doelstelling en hoofdvraag De doelstelling voor dit onderzoek is: Inzicht te krijgen in de ambities ten aanzien van het gemeentearchief en de uitdagingen waar het gemeentearchief voor staat om een advies te kunnen schrijven over de toekomstige organisatie van het gemeentearchief. De algemene doelstelling is vertaald naar de onderstaande concrete hoofdvraag voor deze casus: Hoe moet het gemeentearchief Steenwijkerland er in 2020 uitzien (taken, formatie, Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 7 mate van samenwerking met andere instellingen, organisatorische positionering), en wat is er voor nodig om daar te komen? Voor het beantwoorden van de hoofdvraag is deze vertaald naar een zestal deelvragen met bijbehorende onderzoeksvragen. In paragraaf 1.4 wordt een overzicht gegeven van de deel- en onderzoeksvragen en de hoofdstukken waarin deze vragen beantwoord zijn. 1.3 Opbouw rapport Het rapport is als volgt opgebouwd. Na deze inleiding worden in hoofdstuk 2 de methoden en technieken van het onderzoek besproken. In de hoofdstukken 3 tot en met 10 worden de deel- en onderzoeksvragen beantwoord. In hoofdstuk 11 wordt de hoofdvraag beantwoord. Hiervoor worden drie scenario’s voor de toekomst van het gemeentearchief Steenwijkerland gegeven. Hoofdstuk 12 bevat een slotconclusie.

Elk hoofdstuk begint met een inleiding, waarin wordt aangegeven welke vragen er beantwoord worden en hoe het desbetreffende hoofdstuk is opgebouwd. De hoofdstukken 3 tot en met 11 worden verder ieder afgesloten met een paragraaf, waarin de belangrijkste conclusies voor dat hoofdstuk op een rij worden gezet. In het onderstaande overzicht wordt de opbouw van het rapport weergegeven, met per hoofdstuk aangegeven welke deelvraag of –vragen en eventuele onderzoeksvragen er in dat hoofdstuk zijn behandeld. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 8 Hoofdstuk Onderzoeksvraag 1. (Inleiding) 2. (Methoden en technieken) 3. 1. Waarom heeft een overheidsorganisatie een archief en welke functies vervult dat archief voor de samenleving en de organisatie? 4. Welke taken heeft de Nederlandse archiefsector? 5. Welke taken, formatie en budgetten heeft het gemeentearchief van Steenwijkerland en hoe is het organisatorisch gepositioneerd? 6. Hoe is de Nederlandse archiefsector georganiseerd? 6. Hoe zijn Nederlandse archiefdiensten organisatorisch gepositioneerd en welke vormen van samenwerking zijn er? 7. Welke taken, formatie en budgetten hebben archiefdiensten van gemeentes met een vergelijkbare grootte als Steenwijkerland (tussen de 35.000 en 55.000 inwoners) en hoe zijn ze organisatorisch gepositioneerd? (Steenwijkerland heeft zelf ca. 44.000 inwoners). 8.

Welke gevolgen heeft digitaal werken en het inrichten van e-Depots voor het archiefwezen? 8. Welke gevolgen heeft de voortschrijdende digitalisering voor de dienstverlening door archiefinstellingen aan de burger? 8. Welke gevolgen heeft de toenemende digitalisering en de voorgenomen benoeming van een gemeentearchivaris voor het gemeentearchief Steenwijkerland? Welke gevolgen heeft digitaal werken en het inrichten van en e-Depot voor het gemeentearchief? 8. Welke gevolgen heeft de voortschrijdende digitalisering voor de dienstverlening aan de burger? 8. Wat zijn de gevolgen van de formele benoeming van een gemeentearchivaris voor de taken en collectie van het gemeentearchief Steenwijkerland? 8 Wat zijn de gevolgen van de recente wijzigingen in de wet- en regelgeving (o.a. de Wet Revitalisering Generiek Toezicht) voor de taken van een gemeentearchivaris voor Steenwijkerland? 9. 5. Welke wensen en ambities heeft de gemeente Steenwijkerland en welke randvoorwaarden stelt zij ten aanzien van haar gemeentearchief en welke kansen zijn er voor het gemeentearchief? 9. 4. (deels) Welke gevolgen heeft de toenemende digitalisering en de voorgenomen benoeming van een gemeentearchivaris voor het gemeentearchief Steenwijkerland? Wat zijn de gevolgen van de formele benoeming van een gemeentearchivaris voor de taken en collectie van het gemeentearchief Steenwijkerland? 10. 6.

Welke vormen van samenwerking zijn er mogelijk of noodzakelijk voor het gemeentearchief Steenwijkerland? 11. (Beantwoording hoofdvraag) 12. (Slotconclusie) 4. (deels) Hoe zijn de bovengenoemde functies vormgegeven in de Nederlandse archiefsector in het algemeen en in de gemeente Steenwijkerland in het bijzonder? Welke gevolgen heeft de toenemende digitalisering voor het archiefwezen? Deelvraag 2. 3. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 9 2 Methoden en technieken 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke deel- of onderzoeksvragen in welke hoofdstukken behandeld zijn en welke methoden en technieken daarvoor zijn gebruikt. De opbouw van dit hoofdstuk volgt de volgorde van de hoofdstukken 3 tot en met 11. De hoofdstukken 1, 2 en 12 worden hier niet behandeld, omdat daarvoor geen afzonderlijk onderzoek is verricht. 2.2 Hoofdstukken 3 en 4 In de hoofdstukken 3 en 4 worden respectievelijk de vragen “waarom heeft een overheidsorganisatie een archief en welke functies vervult dat archief voor de samenleving en de organisatie?” en “Welke taken (en verplichtingen) heeft de Nederlandse archiefsector?” beantwoord. Voor de beantwoording hiervan is literatuuronderzoek verricht, dat zich gericht heeft op vakliteratuur, archiefwetgeving en relevante beleidsdocumenten van de overheid en de archiefsector zelf.

2.3 Hoofdstuk 5 In hoofdstuk 5 is de vraag beantwoord: “Welke taken, formatie en budgetten heeft het gemeentearchief van Steenwijkerland en hoe is het organisatorisch gepositioneerd?” Voor de beschrijving van het gemeentearchief Steenwijkerland is gebruik gemaakt van interne documenten uit het dynamisch en semi-statisch archief van de gemeente Steenwijkerland. Veel is ook gebaseerd op eigen parate kennis van de organisatie van de gemeente en eigen waarneming. De gegevens over het ruimtegebruik van de archiefbewaarplaats zijn door eigen metingen verkregen. Recente gegevens over het bezoek aan de studieruimte zijn verkregen uit de bezoekersregistratie in het archiefbeheersysteem MAIS-flexis. Recente gegevens over het bezoek aan archievendagen konden worden gehaald uit dossiers in het dynamisch archief van de gemeente Steenwijkerland. Recente gegevens over het internetgebruik van het archief zijn verkregen via de website www.archieven.nl/toolbox van De Ree Archiefsystemen, de leverancier van de archiefbeheersoftware MAIS. Oudere gegevens over het bezoeken aan studieruimte en archievendagen, evenals oudere gegevens over het internetgebruik zijn verkregen uit verslagen over het beheer van de archiefbewaarplaats. Tot slot is ook gebruik gemaakt van gesprekken met de directeur van het Historisch Centrum Overijssel (HCO), die op 20 en 27 juni 2014 zijn gehouden.

Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 10 2.4 Hoofdstuk 6 In hoofdstuk 6 worden twee onderzoeksvragen beantwoord: - Hoe is de Nederlandse archiefsector georganiseerd? - Hoe zijn Nederlandse archiefdiensten organisatorisch gepositioneerd en welke vormen van samenwerking zijn er? Voor de beantwoording van hoe de Nederlandse archiefsector is georganiseerd is in eerste instantie gebruik gemaakt van vakliteratuur en beleidsdocumenten en onderzoeksrapporten van de overheid en de archiefsector. Daarnaast is er desktop research uitgevoerd naar alle gemeentes en de organisaties, die de historische archieven van de Nederlandse gemeentes beheren. Het ging hierbij om een aantal basale, maar voor het onderzoek essentiële gegevens: is er wel of geen gemeentearchivaris benoemd en welke organisatie beheert de historische archieven van een gemeente. Als criterium voor het wel of niet benoemen van een gemeentearchivaris, is als uitgangspunt genomen of er in de archiefverordening (al dan niet met daarin een Verordening op het toezicht opgenomen) of het besluit informatiebeheer van de desbetreffende gemeente een artikel is opgenomen, waarin wordt aangegeven of er een gemeentearchivaris is. Als die informatie niet voorhanden was, is van andere internetbronnen gebruik gemaakt, zoals bijvoorbeeld de websites van de desbetreffende archiefdiensten.

Om vast te stellen welke gemeentes samenwerkten met andere gemeentes, dan wel andere overheden voor een gezamenlijke archiefbewaarplaats en/of archivaris, zijn de websites van de zelfstandige archiefdiensten (regionale historische centra, streekarchieven) bestudeerd. De aldus verkregen informatie is aangevuld met informatie van websites van de gemeentes zelf. Dit onderzoek heeft in 2013 en 2014 plaatsgevonden. Enkele gegevens zijn aangevuld in 2016. Alle gegevens hebben betrekking op 2013. 2.5 Hoofdstuk 7 In hoofdstuk 7 is de volgende vraag beantwoord: “Welke taken, formatie en budgetten hebben archiefdiensten van gemeentes met een vergelijkbare grootte als Steenwijkerland (tussen de 35.000 en 55.000 inwoners) en hoe zijn ze organisatorisch gepositioneerd? (Steenwijkerland heeft zelf ca. 44.000 inwoners).” 2.5.1 Desktop research Om een beeld te krijgen van hoe gemeentes van vergelijkbare omvang het beheer van hun overgebrachte archieven hebben georganiseerd, kon voor een deel gebruik gemaakt worden van de resultaten van de, in de vorige paragraaf al behandelde, desktop research. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 11 Dit betrof voornamelijk de vragen of zij een gemeentearchivaris hebben en waar de archieven organisatorisch zijn ondergebracht. 2.5.2 Enquête Daarnaast is er in 2014 een enquête uitgezet bij gemeentes van een vergelijkbaar inwoneraantal als Steenwijkerland.

Gekozen is voor de groep gemeentes met een inwoneraantal tussen de 35.000 en 55.000 inwoners. Voor een overzicht van de gemeentes in Nederland en hun inwoners is gebruik gemaakt van gegevens van het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS). Gevraagd werd naar gegevens uit 2013. Opzet Gemeentes kunnen hun eigen archief beheren of ondergebracht hebben bij een andere organisatie zoals een streekarchief of een grotere buurgemeente. Een dergelijke organisatie beheert dan meestal ook nog archieven van andere gemeentes. Omdat dit onderscheid in zelf beheren of het archief elders onderbrengen, ook gevolgen had voor het type vragen, zijn er twee soorten vragenlijsten ontworpen. Eén voor gemeentes, die hun eigen overgebrachte archieven zelf beheren, en één voor organisaties waar meerdere gemeentes hun archieven hebben ondergebracht. In totaal is de enquête uitgezet bij 51 organisaties. Respons In totaal waren er in 2013, naast Steenwijkerland, 68 gemeentes met een inwonertal tussen de 35.000 en 55.000 inwoners. De overgebrachte archieven werden beheerd door 51 organisaties. Van deze organisaties hebben er 25 gereageerd. Daarbij is over 32 gemeentes bruikbare informatie verkregen. Dat is iets minder dan 50 %. Over vier gemeentes werden wel ingevulde vragenlijsten teruggekregen, maar deze antwoordlijsten waren dermate onvolledig dat ze onbruikbaar waren.

De beste respons was afkomstig van organisaties, die overgebrachte archieven van meerdere gemeentes beheren. Dit waren over het algemeen streekarchieven of -archivariaten, dan wel gemeentes, die naast hun eigen overgebrachte archieven ook die van één of meer buurgemeentes beheerden. Van deze organisaties werden gegevens over 24 gemeentes verkregen. Van de 24 gemeentes, die alleen hun eigen overgebrachte archieven zelf beheerden, werden acht bruikbare reacties gekregen. Ondervertegenwoordigd waren de elf gemeentes die hun eigen overgebrachte archieven beheerden en geen gemeentearchivaris hadden. Daarvan hebben slechts drie een reactie gegeven. Relevantie Op basis van het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat de uitslagen van de enquête niet zoveel zeggen over alle gemeentes met een vergelijkbaar inwoneraantal als Steenwijkerland. Als je echter kijkt naar gemeentes die dezelfde keuze hebben gemaakt als Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 12 Steenwijkerland om een gemeentearchivaris te benoemen, dan worden de resultaten veel relevanter. Over 53 % van deze gemeentes is een reactie verkregen. De resultaten geven dus wel een duidelijk beeld van de keuzes van gemeenten met gemeentearchivaris. Hieronder is de respons in een tabel weergegeven.

Respons op de enquête Aantal Respons Respons % Gemeentes met benoemde archivaris 53 28 53 % Gemeentes zonder benoemde archivaris 15 4 27 % Totaal 68 32 2.6 Hoofdstukken 8, 9 en 10 In deze hoofdstukken werden de volgende vragen beantwoord: - Welke gevolgen heeft de toenemende digitalisering voor het archiefwezen? - Welke gevolgen heeft de toenemende digitalisering en de voorgenomen benoeming van een gemeentearchivaris voor het gemeentearchief Steenwijkerland? - Welke wensen en ambities heeft de gemeente Steenwijkerland en welke randvoorwaarden stelt zij ten aanzien van haar gemeentearchief en welke kansen zijn er voor het gemeentearchief? - Welke vormen van samenwerking zijn er mogelijk of noodzakelijk voor het gemeentearchief Steenwijkerland? Voor de beantwoording van deze vragen is in de eerste plaats literatuuronderzoek verricht, dat zich gericht heeft op vakliteratuur, archiefwetgeving en relevante beleidsdocumenten van de overheid en de archiefsector zelf. Voor hoofdstuk 8 en 9 is ook gebruik gemaakt van enkele interne documenten van de gemeente Steenwijkerland, parate kennis over de gemeente Steenwijkerland, eigen waarneming en documenten van het HCO en de provinciale archiefinspectie van Overijssel. Gegevens over archieven uit Steenwijkerland, die zich bij het HCO bevinden, konden via de website van het HCO achterhaald worden.

Voor een inschatting van de kosten voor een extra archiefdepot is er een gesprek geweest met de medewerker gebouwenbeheer van de gemeente. Hij heeft de kosten hiervoor berekend. Voor hoofdstuk 10 zijn er op 20 en 27 juni 2014 ook gesprekken geweest met de directeur van het HCO. In dat gesprek zijn de mogelijkheden van samenwerking tussen het HCO en Steenwijkerland aan de orde geweest. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 13 2.7 Hoofdstukken 11 en 12 Hoofdstuk 11 is grotendeels gebaseerd op de conclusies uit de vorige hoofdstukken. Een afdelingscontroller van de gemeente Steenwijkerland heeft de kosten voor het omzetten van het contract van de trainee naar een vaste aanstelling berekend. Voor hoofdstuk 12 (de eindconclusie) is geen verder onderzoek verricht. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 14 3 Waarom een archief? 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de eerste deelvraag behandeld: waarom heeft een overheidsorganisatie een archief en welke functies vervult dat archief voor de samenleving en de organisatie? Omdat dit onderzoek betrekking heeft op een Nederlands gemeentearchief, wordt hier met een overheidsorganisatie alleen een Nederlandse overheidsorganisatie bedoeld. Na deze inleiding wordt eerst gedefinieerd wat onder archief en archiefbescheiden wordt verstaan.

Daarna wordt ingegaan op de deelvraag zelf: eerst voor organisaties in het algemeen en vervolgens voor overheidsorganisaties in het bijzonder. Daarna wordt achtereenvolgens ingegaan op een overheidsarchief als bron voor de geschiedenis en op de Archiefwet 1995. In de laatste paragraaf worden de belangrijkste conclusies uit dit hoofdstuk weergegeven. 3.2 Wat is een archief en wat zijn archiefbescheiden? Een archief wordt wel gedefinieerd als het “geheel van archiefbescheiden (…), ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie.” (Den Teuling, 2007). Omdat deze scriptie over een overheidsarchief gaat, hanteren we voor archiefbescheiden hier de definitie uit de Archiefwet 1995: “1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; 4°.

reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd;”. (AW1995, art. 1, sub c). 3.3 Het geheugen van de overheid Archieven ontstaan als bijproduct van de bedrijfsvoering en worden ook vaak het geheugen van een organisatie genoemd. De belangrijkste reden, dat een organisatie een archief vormt Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 15 en bewaart, is dan ook dat het als het geheugen van de organisatie de bedrijfsvoering ondersteunt (Thomassen, 1999). De functies, die een archief kan hebben ter ondersteuning van de bedrijfsvoering, zijn die van informatiebron, bewijs en verantwoording (Thomassen, 1999; Den Teuling, 2012). Opgemerkt moet nog wel worden, dat hetzelfde archiefstuk verschillende functies tegelijkertijd kan vervullen, of verschillende functies kan vervullen op verschillende momenten van zijn bestaan. Ook de overheid vormt en bewaart archief ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. De overheid heeft echter ook andere redenen om een archief te hebben. In de nota Archiefbeleid uit 1985, die aan de basis ligt van de Archiefwet 1995, wordt veel waarde gehecht aan de rol van archieven in de relatie tussen overheid en burger.

In de nota wordt er onder meer op gewezen, dat in overheidsarchieven ook de rechten en belangen van burgers vastliggen (Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, 1985). Een andere functie van archieven die in de nota Archiefbeleid genoemd wordt is die van middel tot politieke emancipatie. De informatie in archieven moet dan wel toegankelijk zijn voor burgers. In de nota wordt gesteld dat openbaarheid van overheidshandelen een voorwaarde is voor de democratische rechtstaat (Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, 1985). Het gaat hier dus om het beschermen van de rechten en belangen van de burgers en om een overheid die controleerbaar is en verantwoording over haar handelen af wil leggen. Samengevat kan gesteld worden dat de overheid een archief niet alleen heeft ter ondersteuning van bestuur en bedrijfsvoering, maar ook ter ondersteuning van de democratische rechtsstaat. 3.4 Bron voor de geschiedenis Archieven kunnen echter na het vervullen van de in de vorige paragrafen genoemde functies ook nog een andere betekenis krijgen. Een deel van de archieven van de organisatie krijgt na verloop van tijd betekenis als bron voor historisch onderzoek (Thomassen, 1999). Archieven worden dan weliswaar niet gevormd om te dienen als bron voor de geschiedenis, het is wel een belangrijke reden om ze te bewaren.

Bij de archieven in het gemeentearchief gaat het om deze betekenis van archieven. In de Memorie van Toelichting op de Archiefwet 1995 en in de nota Archiefbeleid wordt dit verder uitgewerkt in twee functies, die het archief als bron voor de geschiedenis heeft. De geschiedschrijving zelf is een vorm cultuurontwikkeling. Archiefonderzoek zelf is daarnaast echter ook een vorm van cultuurparticipatie. “…Immers, voor de instandhouding en ontwikkeling van onze cultuur is het van grote betekenis dat veel mensen eraan kunnen Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 16 deelhebben. Voor velen betekent deze cultuurparticipatie een vorm van permanente educatie, een proces dat een belangrijk instrument is tot democratisering.” (Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, 1985). In de nota Archiefbeleid wordt vervolgens ook geconstateerd, dat er geen absoluut verschil is tussen de culturele en de bestuurlijk-administratieve waarde van een archief. “Hooguit kan men spreken van een accentverschuiving: naarmate de tijd verstrijkt zal in het algemeen de bestuurlijk- administratieve waarde meer op de achtergrond raken en de culturele betekenis aan inhoud winnen.” (Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, 1985). Ook om de functies van cultuurontwikkeling en cultuurparticipatie goed te kunnen vervullen, is openbaarheid een randvoorwaarde.

3.5 De Archiefwet 1995 Overheidsarchieven hebben dus niet alleen een functie voor de bedrijfsvoering, maar ook een belangrijke maatschappelijke functie, zowel als bron voor de geschiedenis als ter ondersteuning van de democratische rechtsstaat. Om te garanderen dat overheidsarchieven deze functies goed kunnen vervullen is er als sinds 1918 een archiefwet in Nederland (Bos- Rops, Bruggeman & Ketelaar, 2005). De huidige archiefwet stamt uit 1995. Uit de Archiefwet 1995 vloeit weer lagere landelijke regelgeving voort, zoals het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. De Archiefwet 1995 heeft betrekking op de archieven van overheidsorganen. Archieven van particuliere organisaties of personen vallen in principe niet onder de werking van de Archiefwet 1995. In het komende hoofdstuk worden de voor de gemeente Steenwijkerland relevante bepalingen behandeld. 3.6 Conclusies - De Nederlandse overheid vormt en bewaart een archief primair ter ondersteuning van het bestuur en de bedrijfsvoering en ter ondersteuning van de democratische rechtsstaat. - Archief vervult aanvankelijk voor een overheidsorganisatie en de maatschappij de functies van bewijs, informatiebron en verantwoording. - Archieven kunnen na verloop van tijd ook een waarde krijgen als bron voor de geschiedenis en worden ook om die reden bewaard.

Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 17 - Archieven die bewaard worden vanwege hun waarde als bron voor de geschiedenis vervullen dan de functies van middel tot cultuurontwikkeling en middel tot cultuurparticipatie. - Openbaarheid van de archieven is een randvoorwaarde voor het goed kunnen vervullen van deze functies voor de maatschappij. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 18 4 Wettelijke verplichtingen en keuzes 4.1 Inleiding In het vorige hoofdstuk is behandeld waarom overheidsorganisaties een archief hebben en welke functies een archief vervult voor de samenleving en de organisatie. Ook aan de orde is geweest, dat er in Nederland een archiefwet is, die moet garanderen dat overheidsarchieven deze functies ook goed vervullen. De Archiefwet 1995 speelt daarom een belangrijke rol in de komende hoofdstukken, waarin een antwoord wordt gegeven op de tweede deelvraag: hoe zijn de bovengenoemde functies vormgegeven in de Nederlandse archiefsector in het algemeen en in de gemeente Steenwijkerland in het bijzonder? Aan de orde in dit hoofdstuk is de onderzoeksvraag: Welke taken (en verplichtingen) heeft de Nederlandse archiefsector? In de hoofdstukken 4, 5 en 6 wordt de beantwoording van de tweede deelvraag voltooid met de beantwoording van de andere onderzoeksvragen voor de tweede deelvraag.

Omdat dit rapport over een gemeentearchief gaat, concentreert dit hoofdstuk zich bij de beantwoording op de taken en verplichtingen van de gemeenten ten aanzien van haar historische archieven. De belangrijkste grondslag voor deze taken en verplichtingen vormt de Archiefwet 1995. Deze worden in het eerst behandeld. Daarna komt de keuzevrijheid van een gemeente ten aanzien van de taken aan de orde. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies weergegeven. 4.2 Archiefwet 1995 4.2.1 De zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid Op grond van de Archiefwet 1995 hebben burgemeester en wethouders, op basis van een raadsverordening, de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente (AW 1995, art. 30, sub 1). Zij zijn de zorgdrager. Wat het begrip zorg inhoudt staat zelf niet in de wet gedefinieerd, maar de betekenis wordt verder wel verduidelijkt in de memorie van toelichting. Daar wordt zorg als volgt omschreven: “…de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de wet. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden, alsmede die zaken welke noodzakelijk zijn om efficiënt beheer mogelijk te maken, zoals geschikte huisvesting, deskundig personeel en voldoende financiën” (AW 1995, Memorie van toelichting).

Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 19 4.2.2 Toezicht op de zorg Tot 1 oktober 2012 was in de Archiefwet 1995 ook het toezicht op de zorg geregeld. Het college van Gedeputeerde Staten hield toezicht op de zorg door burgemeester en wethouders. Zij werden daarbij geadviseerd door de Provinciaal Archiefinspecteur. Met de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in 2012 is het toezicht op basis van de Archiefwet 1995 vervallen. Het toezicht van het college van Gedeputeerde Staten is nu onderdeel geworden van een meer algemeen toezicht op basis van de Gemeentewet. In hoofdstuk 7 zal uitgebreider ingegaan worden op de gevolgen van de wet Revitalisering Generiek Toezicht. 4.2.3 Het beheer: goede, geordende en toegankelijke staat Kernartikel van de Archiefwet 1995 is artikel 3. Die verplicht overheidsorganen “…de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren…” (AW 1995, art. 3). De werkzaamheden voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren zijn aspecten van wat elders in de wet wordt beschouwd als het “beheer” (AW 1995, Memorie van Toelichting). De goede staat heeft hier betrekking op de materiële verzorging, die er op gericht is om archiefstukken zo goed mogelijk te beschermen tegen (verder) verval.

Hierbij moet gedacht worden aan onder meer eisen voor de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid in de archiefbewaarplaats. Andere eisen zijn er onder meer voor papier, archiefdozen en omslagen voor de archiefstukken (Archiefregeling, 2009). Bij de geordende en toegankelijke staat gaat het om de raadpleegbaarheid van de archieven. Om archieven te kunnen gebruiken moeten ze raadpleegbaar zijn. De stukken in een archief moeten daarom zodanig geordend zijn dat de samenhang tussen en de context van de stukken blijkt. De stukken moeten ook terug te vinden zijn. Er moet dus ook een toegang op het archief zijn. 4.2.4 Overbrenging naar de archiefbewaarplaats Een groot deel van de archieven zal uiteindelijk na het vervallen van hun administratief belang vernietigd worden. Maar een deel van de archieven krijgt echter na verloop betekenis als bron voor de geschiedenis en moet daarom bewaard blijven. In de Archiefwet 1995 is geregeld dat overheidsarchieven die vanwege hun historische waarde bewaard moeten blijven, na uiterlijk 20 jaar overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats (AW 1995, art. 12). Na deze formele overbrenging, die bij gemeentes moet geschieden via een besluit van het college van burgemeester en wethouders, worden de archieven openbaar en zijn dan beschikbaar voor historisch onderzoek.

Uitzonderingen op die openbaarheid kunnen met dat collegebesluit alleen op een beperkt aantal gronden gemaakt worden, waaronder bescherming van de persoonlijke levenssfeer (AW 1995, art. 15). Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 20 De beheerder van de archiefbewaarplaats is verplicht om kosteloos inzage te geven in de archiefstukken in de archiefbewaarplaats aan ieder die dat wil (AW 1995, art. 14). Omdat de archieven bij overbrenging een heel andere, publieksgerichte, functie krijgen, is het op dat moment vaak nodig en gebruikelijk om de archieven opnieuw te ordenen, te beschrijven en ook te verpakken om ze zo geschikt te maken voor permanente bewaring en historisch onderzoek door de burger (Formsma & Ketelaar, 1985). 4.2.5 Beheerder van de archiefbewaarplaats Na overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats worden de archiefbescheiden beheerd door een gemeentearchivaris, die benoemd wordt door burgemeester en wethouders en die in het bezit moet zijn van een diploma Archivistiek (AW 1995, art. 32, sub. 1). Indien er geen gemeentearchivaris is benoemd, is de gemeentesecretaris beheerder van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven (AW 1995, art. 32, sub. 1).

De wettelijke taken voor de beheerder van de archiefbewaarplaats bestaan in essentie uit het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en het voor raadpleging beschikbaar stellen van die archiefbescheiden. Is de beheerder een door het college benoemde gemeentearchivaris, dan heeft deze nog een andere belangrijke wettelijke taak. Hij heeft, ten opzichte van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven, het “toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden” (AW 1995, art. 25a, 28, 32 en 37). Het gaat er hierbij om het toezicht houden op of de feitelijke werkzaamheden rondom de archieven, die nog gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, conform de wettelijke eisen worden uitgevoerd. 4.3 Keuzevrijheid gemeente Een gemeente kan zich ten aanzien van het gemeentearchief beperken tot de puur wettelijke eisen. In essentie houdt dat in dat de overgebrachte archieven toegankelijk zijn, dat burgers deze kunnen raadplegen en dat deze archieven zich in een goedgekeurde archiefbewaarplaats bevinden. Verder hoeft de bemoeienis volgens de letter van de wet niet te gaan. Zoals hieronder zal worden uitgelegd is deze passieve benadering echter niet in de geest van de wet, geen landelijk beleid en ook eigenlijk niet meer van deze tijd.

4.3.1 Gemeentearchivaris De eerste keuze is of een gemeente haar historische archieven professioneel beheerd wil zien door een speciaal daarvoor opgeleide functionaris, een gemeentearchivaris. Omdat Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 21 een gemeentearchivaris de weg weet in de historische archieven, is deze ook in staat burgers professioneel te begeleiden bij hun onderzoek in het gemeentearchief. Behalve een professioneel beheer en het professioneel begeleiden van bezoekers zijn er meer belangrijke redenen om een gemeentearchivaris aan te stellen. Een gemeentearchivaris heeft kennis van het archiefrecht en oefent, zoals hiervoor al aangeduid, een onafhankelijk toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995 uit ten aanzien van de nog niet overgebrachte archieven. Dit toezicht is sinds de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht veel belangrijker geworden. In hoofdstuk 7 zal hier verder op worden ingegaan. Daarnaast biedt het benoemen van een gemeentearchivaris ook de mogelijkheid om de collectie te verrijken met een aantal heel belangrijke collecties. De Archiefwet 1995 biedt de mogelijkheid om dan een aantal oorspronkelijk uit de gemeente afkomstige archieven, waarvan de zorg indertijd door het rijk is overgenomen, terug te halen naar de gemeente (AW 1995, art.46). In hoofdstuk 8 zal daar dieper op worden ingegaan.

4.3.2 Vangnet voor particuliere archieven en collecties Een tweede keuze is of de gemeente wel of niet particuliere archieven en collecties wil verwerven. Overheidsarchieven zijn namelijk niet de enige archieven, die belangrijke bronnen kunnen zijn voor de geschiedenis. Ook andere organisaties en personen vormen archieven, die belangrijke bronnen zijn voor de geschiedenis. Het belang van particuliere archieven voor de geschiedenis is de reden dat, vooral sinds de Tweede Wereldoorlog, veel archiefdiensten ook particuliere archieven en collecties opnemen in hun collectie (Links, 2013). De verwerving van particuliere archieven is geen wettelijke verplichting. Zowel de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur in de nota Archiefbeleid (1985) als recentelijk de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) in zijn Archiefvisie (2011) onderkenden echter wel het belang van particuliere archieven en zagen daarin een duidelijke rol voor openbare archiefinstellingen. Zij vervullen in hun optiek de functie van vangnet voor belangrijke particuliere archieven, die anders verloren dreigen te gaan. Door deze archieven onder te brengen in een openbare archiefbewaarplaats wordt hun behoud zeker gesteld en komen ze ook beschikbaar voor historisch onderzoek.

De staatssecretaris van OCW verwijst in de Archiefvisie (2011) ook nog expliciet naar de verantwoordelijkheid die de lokale archiefdiensten (gemeentearchieven, streekarchieven) hebben voor deze vangnetfunctie. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 22 Verwerving van particuliere archieven is dus geen wettelijke verplichting, maar het wordt door de rijksoverheid wel als een belangrijke taak van de openbare archiefinstellingen, waarvan het gemeentearchief Steenwijkerland er één is, gezien. Omdat particuliere archieven na opname in de archiefbewaarplaats ook onder de Archiefwet 1995 vallen is deze opname niet vrijblijvend. Na opname vallen ze onder de werking van de Archiefwet 1995 en zullen daarna aan de eisen van die wet moeten voldoen (AW 1995, art. 1). 4.3.3 Actief stimuleren van het gebruik Een derde belangrijke keuze, die de gemeente moet maken over haar gemeentearchief, is of ze wel of niet het gebruik van het archief wil stimuleren. De archieven, onder beheer van het gemeentearchief, worden bewaard vanwege hun waarde als bron voor de geschiedschrijving. En willen die archieven als zodanig hun functies van middel tot cultuurontwikkeling en middel tot cultuurparticipatie kunnen vervullen, dan moeten ze gebruikt worden. De meeste burgers hebben echter geen weet van wat er zich in de archieven bevindt.

Er is echter wel een grote belangstelling voor geschiedenis en een groot potentieel aan (digitale of gewone) bezoekers (Dijken & Stroeker; 2003). In een rapport van Erfgoed Nederland wordt het als volgt omschreven: “En juist omdat de sector en de aard van de collectie zo weinig bekendheid geniet, gaat het publiek niet zelf actief op zoek naar archieven. De sector moet zorgen dat het publiek geconfronteerd wordt met archieven, er bij wijze van spreken over struikelt.” (Windhorst, 2010, p. 13). Met een passieve benadering anderzijds zullen de gemeentelijke archieven in dit digitale tijdperk, dus effectief voor het oog van de burger verborgen worden. Het gebruik zal dan minimaal zijn. Een minimaal gebruik lijkt efficiënt vanuit bedrijfsmatig oogpunt, maar tegelijk moet er rekening mee gehouden worden dat er wel aanzienlijke kosten voor het beheer en toegankelijk maken gemaakt moeten worden. Kosten die, omdat het archief niet of nauwelijks gebruikt wordt, eigenlijk gemaakt worden voor niets. Bovendien doet een passieve benadering, die een minimaal gebruik tot gevolg heeft, wel recht aan de letter, maar niet aan de geest van de Archiefwet 1995.

Ook de staatssecretaris van OCW staat in de Archiefvisie (2011) een optimale toegankelijkheid en gebruik van de openbare archieven in Nederland voor: “En dit alles onder de overkoepelende doelstelling om de Archiefcollectie NL als maatschappelijk kapitaal voor burgers en bedrijven optimaal toegankelijk te maken en zo te laten renderen.”(p. 2). Een actieve benadering omvat ruime aandacht voor digitalisering, aansluiting bij de rest van de archiefsector om te komen tot één virtuele Historische Archief Collectie Nederland, Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 23 promotie en marketing van het archief en aansluiting vinden bij cultuureducatie en cultuurtoerisme (Dijken & Stroeker, 2003). 4.4 Takenpakket Het hiervoor in dit hoofdstuk besprokene kan vertaald worden naar een (niet uitputtend) takenpakket voor een gemeentearchief.

Als wettelijke taken heeft een gemeentearchief in ieder geval: - Beheer over de historische (overgebrachte) archieven en collecties van de gemeente (inclusief het toegankelijk maken en houden van deze archieven) - Burgers op verzoek inzage geven in de historische archieven - Schriftelijke en mondelinge vragen van burgers over de historische archieven afhandelen - Indien er een gemeentearchivaris is benoemd, toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Omdat bestuurders en ambtenaren ook gebruik maken van de historische archieven: - Informatie verstrekken uit de historische archieven aan het bestuur en de ambtelijke organisatie Op basis van de keuzevrijheid, maar in lijn met landelijk beleid: - Verwerven van particuliere archieven en collecties - Uitvoeren van digitaliseringsprojecten - Promotie en marketing - Activiteiten in het kader van cultuureducatie en cultuurtoerisme 4.5 Conclusies - De basis voor de wettelijke taken en verplichtingen van een gemeente ten aanzien van haar archieven wordt gevormd door de Archiefwet 1995. - Op grond van de Archiefwet 1995 hebben burgemeester en wethouders de zorg voor de gemeentelijke archieven. Zij zijn verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden en de bijbehorende randvoorwaarden, zoals geschikte huisvesting, deskundig personeel en voldoende financiën.

- De gemeente is op grond van de Archiefwet 1995 verplicht haar archieven zowel goed materieel te verzorgen bedoeld als toegankelijk (raadpleegbaar) te maken en te houden. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 24 - Het college moet verder de permanent te bewaren archieven na uiterlijk 20 jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaats van de gemeente, waarna deze archieven openbaar worden en kosteloos ingezien kunnen worden. Na overbrenging komen deze archieven onder beheer van de gemeentearchivaris, of indien er geen gemeentearchivaris benoemd is, de gemeentesecretaris. - De gemeentearchivaris heeft dan op grond van de Archiefwet 1995 ook nog een toezichthoudende taak ten aanzien van het beheer van de archieven, die nog niet zijn overgebracht, en primair een functie hebben voor de bedrijfsvoering. - Een gemeente heeft naast deze wettelijke taken en verplichtingen ten aanzien van haar historische archieven ook een keuzevrijheid.

Die keuzevrijheid bestaat uit drie elementen: - De keuze om die archieven professioneel te laten beheren door een speciaal daarvoor opgeleide functionaris, een gemeentearchivaris - De keuze voor de verwerving van particuliere archieven en collecties, die van belang zijn voor de geschiedenis van de gemeente - De keuze voor het actief stimuleren van het gebruik van het archief door ruime aandacht voor digitalisering, promotie en marketing van het archief en aansluiting vinden bij cultuureducatie en cultuurtoerisme - De verwerving van particuliere archieven en collecties en het actief stimuleren van het gebruik zijn weliswaar geen wettelijke verplichtingen, maar zijn wel in lijn met de geest van de Archiefwet 1995 en worden wel als belangrijke taken van de openbare archiefinstellingen gezien. - Na opgenomen te zijn in een archiefbewaarplaats, vallen particuliere archieven onder de werking van de Archiefwet 1995. - Zonder het gebruik van het archief actief te stimuleren, zal het archief, in dit digitale tijdperk, effectief aan het oog van de burger onttrokken worden en zal het gebruik minimaal zijn.

Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 25 5 Het gemeentearchief Steenwijkerland 5.1 Inleiding In hert vorige hoofdstuk is begonnen met de beantwoording van de tweede deelvraag: hoe zijn de bovengenoemde functies vormgegeven in de Nederlandse archiefsector in het algemeen en in de gemeente Steenwijkerland in het bijzonder? In dat hoofdstuk zijn de wettelijke taken en verplichtingen van een gemeente ten aanzien van haar archieven aan de orde geweest, evenals de keuzevrijheid die een gemeente daarbij heeft. In dit hoofdstuk wordt de beantwoording van de tweede deelvraag vervolgd, en wordt kennis gemaakt met het onderwerp van dit onderzoek: het gemeentearchief Steenwijkerland. Aan de orde komt de onderzoeksvraag: Welke taken, formatie en budgetten heeft het gemeentearchief van Steenwijkerland en hoe is het organisatorisch gepositioneerd? De beantwoording van die onderzoeksvraag komt in de eerste twee paragrafen aan de orde. Voor een goed begrip van het onderwerp wordt het beantwoorden van deze onderzoeksvraag gevolgd door een beschrijving van de collectie en het gebruik van het gemeentearchief. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies weergegeven.

5.2 Organisatie en taken 5.2.1 Organisatorische positionering Als organisatieonderdeel is het gemeentearchief sinds 1 januari 2014 een cluster binnen het team Beleid van de afdeling MO (Steenwijkerland, 2013). Binnen het team Beleid zijn daarnaast ook cultuurbeleid en cultuureducatie ondergebracht, waarmee inhoudelijk belangrijke raakvlakken zijn. De archieven, die nog in de eerste plaats een functie hebben voor de bedrijfsvoering, worden beheerd door de afdeling Ondersteuning, cluster Documentair Informatiemanagement. 5.2.2 Beheerder van de archiefbewaarplaats De gemeente Steenwijkerland heeft nog geen gemeentearchivaris. De secretaris is daarom nog formeel beheerder van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. Zij heeft het beheer in mandaat gegeven aan het afdelingshoofd MO, en ondermandaat aan de senior medewerker gemeentearchief (Steenwijkerland, 2015). Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 26 Met hem is afgesproken, dat hij naar beëindiging van zijn opleiding benoemd zal worden tot gemeentearchivaris (Steenwijkerland, 2012b). 5.2.3 Grondslag voor de werkzaamheden van het gemeentearchief De basis voor de werkzaamheden van het gemeentearchief wordt enerzijds gevormd door de Archiefwet 1995 en anderzijds door het raadsbesluit uit 2008 over de toekomst van het gemeentearchief.

De raad koos toen op basis van een advies van het Nationaal Archief voor “…enerzijds een verbetering van de dienstverlening aan de burger en anderzijds een verbetering in de beschikbaarheid en zekerstelling van cultureel erfgoed, d.m.v.: - Verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties - Bredere inzet van digitalisering en internet - Meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen)” (Steenwijkerland, 2008). De gemeenteraad heeft in 2008 dus duidelijk voor een gemeentearchief gekozen, dat zich niet alleen beperkt tot de wettelijke taken maar dat ook invulling geeft aan de keuzevrijheid. 5.2.4 Takenpakket Het takenpakket van het gemeentearchief is niet op één plaats nauwkeurig omschreven maar valt wel te destilleren. Naast de taken die voortvloeien uit het raadsbesluit, staan er in het Besluit Informatiebeheer 2012, een besluit van de Algemeen Directeur over de positionering van het gemeentearchief uit 2012, de Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland (2015) en het functieprofiel van de senior gemeentearchief (2012) ook taken genoemd. Omdat de gemeente ook invulling geeft aan de keuzevrijheid, komt dit takenpakket (zie bijlage 2) grotendeels overeen met dat in § 4.4.

5.2.5 Het belang van een eigen acquisitie In het vorige hoofdstuk is in algemene zin ingegaan op het nut en de noodzaak van de verwerving van particuliere archieven en verzamelingen. De daar genoemde argumenten gelden ook voor Steenwijkerland. Steenwijkerland heeft een rijke en gevarieerde geschiedenis, die niet alleen verteld kan worden aan de hand van de gemeentelijke archieven. Daar zijn ook particuliere archieven voor noodzakelijk. De afgelopen jaren zijn er als gevolg van het raadsbesluit uit 2008 vele historisch waardevolle particuliere archieven en verzamelingen verworven (Steenwijkerland, 2010b en 2012c). Een voorbeeld van een dergelijk belangrijk en recent verworven particulier archief in de collectie van het gemeentearchief is het archief van de Hervormde Gemeente Steenwijk. Dat bevat het oudste archiefstuk uit Steenwijk, een cartularium uit 1501, met daarin afschriften van aktes die teruggaan tot het begin van de 12e eeuw (GA SWL, NHG 1501- 1951, 155, nr. 616). Een ander belangrijk recent verworven archief is het krantenarchief van de Opregte Steenwijker Courant. Dit krantenarchief beslaat de periode 1869-2012. Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 27 Andere waardevolle archieven uit Steenwijkerland moeten ook een goed onderdak kunnen krijgen. Het gemeentearchief Steenwijkerland is de enige archiefinstelling die voor die vangnetfunctie in aanmerking komt.

Het HCO is geen alternatief. Het HCO is de archiefdienst voor de rijksorganen in de provincie, de provinciale archieven en de gemeente Zwolle (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, 2000). Zij verwerft daarom ook alleen particuliere archieven van organisaties met een provinciale, bovenlokale werking en van organisaties uit Zwolle. Zij zal geen archieven uit Steenwijkerland verwerven (De Vries, 2014). Als de gemeente Steenwijkerland haar eigen geschiedenis belangrijk vindt en wil dat waardevolle particuliere archieven bewaard blijven, zal ze die zelf moeten verwerven en beheren. Als de gemeente Steenwijkerland dat niet doet, zal er waardevol erfgoed verloren gaan voor het nageslacht en daarmee een ook een stuk geschiedenis. 5.3 Formatie en budgetten 5.3.1 Formatie Op dit moment bestaat de vaste formatie uit 2 FTE: een senior-medewerker gemeentearchief en een medewerker gemeentearchief. Daarnaast is er voor twee jaar een trainee aangesteld (0,8 FTE). Deze aanstelling loopt af op 1 maart 2016. De huidige vaste formatie is niet voldoende om alle taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarom moet regelmatig extra capaciteit worden ingehuurd, die vooral wordt ingezet voor het toegankelijk maken van archieven (zie § 4.3.2). Net als vele andere archiefdiensten maakt het gemeentearchief ook gebruik van de diensten van vrijwilligers. Er zijn 14 vaste vrijwilligers (ca.

2 FTE). De werkzaamheden die zij uitvoeren bestaan uit het nader toegankelijk maken van vooral genealogische bronnen, het scannen en beschrijven van het fotoarchief en de materiële verzorging. Voor speciale projecten wordt ook gebruik gemaakt van tijdelijke vrijwilligers. Het gaat hier om het toegankelijk maken van particuliere archieven en collecties, die geschonken of in bewaring gegeven zijn aan het gemeentearchief. Deze vrijwilligers helpen dan mee deze archieven en collecties toegankelijk te maken en materieel te verzorgen. 5.3.2 Personeel knelpunt: Acquisitie De verwerving van particuliere archieven en collecties kost tijd. Naast het onderhouden van contacten en het opstellen van overeenkomsten, kost het ook tijd om de archieven en collecties in goede, geordende en toegankelijke staat te krijgen. Er wordt wel gestreefd om archieven en collecties al goed geordend en beschreven binnen te krijgen en dat lukt in veel gevallen ook. Maar er gaat wel tijd in de begeleiding en redactionele afwerking zitten. In Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 28 sommige gevallen zijn de archieven zo complex, dat ordening en beschrijving door niet deskundigen niet aan de orde is. Als het archief dan bovendien zo waardevol is dat het niet geweigerd kan worden en er geen middelen zijn om het archief te laten bewerken, zal het zelf bewerkt moeten worden.

Met deze noodzakelijke inspanningen voor acquisitie was in het rapport van het Nationaal Archief in 2008 te weinig rekening gehouden. De afgelopen jaren is daarom meerdere malen een beroep gedaan op tijdelijke krachten om deze archieven te bewerken. Ook is er een achterstand in het afwerken van deze archieven. 5.3.3 Budgetten Jaarlijks heeft het gemeentearchief een structureel budget beschikbaar van € 27.000,- exclusief personele lasten en overhead (Steenwijkerland, 2014a). Het budget wordt besteed aan onder meer promotie (archievendagen), digitalisering, aanschaf boeken en tijdschriften, vrijwilligerskosten, ontsmetting van archieven, restauratiewerkzaamheden en inhuur van tijdelijk personeel. 5.4 Collectie en archiefbewaarplaats 5.4.1 Collectie Het gemeentearchief beheert archieven en verzamelingen uit Steenwijkerland, die primair een erfgoedfunctie hebben: archieven en verzamelingen, die bewaard worden vanwege hun waarde als bron voor de geschiedenis. De collectie van het gemeentearchief omvat ca. 1,5 km1 archieven en verzamelingen. Het is een rijke collectie die teruggaat tot de middeleeuwen. De collectie bevat zowel gemeentelijke archieven, als historische stads- en dorpsarchieven van voor 1811 en particuliere archieven.

Daarnaast bezit het gemeentearchief een bibliotheek met boeken en tijdschriften over geschiedenis, cultuur en landschap van Steenwijkerland, een uitgebreide foto-verzameling en een kleine, maar waardevolle verzameling van historische kaarten, stadsplattegronden en prenten. Het gemeentearchief van Steenwijkerland moet dus gezien worden als een waardevolle bron voor de rijke en gevarieerde geschiedenis van Steenwijkerland. Als zodanig heeft het een rol in de vervulling van de functies van cultuurontwikkeling en cultuurparticipatie in Steenwijkerland. De gemeente bezit ook nog een redelijk uitgebreide audiovisuele collectie met cassettes, geluidsbanden, videobanden, Cd’s, Dvd’s etc. Deze worden echter niet door de gemeente zelf beheerd. Vanwege de benodigde gespecialiseerde kennis, speciale afspeelapparatuur Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 29 en speciale depotruimtes met eigen klimatologische eisen, is het beheer van deze collectie uitbesteed aan het HCO. 5.4.2 De archiefbewaarplaats Bij de gemeente Steenwijkerland is de archiefkelder in de nieuwbouw aangewezen als archiefbewaarplaats (Steenwijkerland, 2012). Hier worden de fysieke collecties van het gemeentearchief bewaard. De archiefbewaarplaats heeft ruimte voor ca. 2,4 km1 archief. Hiervan wordt ca. 1,5 km1 gebruikt voor het historisch archief.

De archiefbewaarplaats wordt echter niet alleen gebruikt voor historische archieven. Ook de te bewaren archieven, die nog een functie hebben voor de bedrijfsvoering (semi-statische archieven), worden hier bewaard. Zij beslaan ca. 400 m1 archief (eigen waarneming). Er is dus nog ruimte voor ca. 500 m1 archief over. Omdat de aanwas vanuit de bedrijfsvoering nog steeds groeit en er ook particuliere archieven verworven worden, komt het moment in zicht dat de archiefbewaarplaats vol is. Deze visie kijkt vooruit tot 2020. Met de huidige aanwas van archieven, is er voldoende ruimte tot en met 2020. Daarna zal echter langzamerhand het einde van de ruimte in de archiefbewaarplaats in zicht komen. 5.5 Gebruik van de collectie 5.5.1 Studieruimte Archieven worden bewaard om gebruikt te worden. Het meest traditionele gebruik van archieven is in de speciaal daarvoor ingerichte studieruimte van het gemeentearchief. Burgers kunnen daar archiefstukken opvragen en daar vervolgens onderzoek in doen. De studieruimte van het gemeentearchief is daarvoor nu drie dagen per week open zonder afspraak. De bezoekersaantallen zijn niet zo groot en variëren tussen de 150 en 250 per jaar (eigen waarneming; Steenwijkerland, 2010b en 2012a). 5.5.2 Archievendagen en andere presentaties Sinds 2008 organiseert het gemeentearchief jaarlijks in oktober (de maand van de geschiedenis) een archievendag.

Op deze dagen presenteert het gemeentearchief zich aan de burger met een programma rond een jaarlijks wisselend thema. Vaste items op de archievendagen zijn lezingen, een tentoonstelling van aansprekende archiefstukken en rondleidingen in de archiefdepots. De laatste jaren is er ook een informatiemarkt met stands voor de historische verenigingen en musea in de gemeente. De bezoekersaantallen variëren jaarlijks tussen de 100 en de 150. Ook worden er af en toe lezingen gegeven (eigen waarneming; Steenwijkerland, 2010b en 2012c). Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 30 5.5.3 Digitaal gebruik Net als elders in de samenleving, spelen digitalisering en internet ook een steeds belangrijker rol voor het gemeentearchief. Sinds in 2006 de eerste toegangen op het internet werden geplaatst, is de hoeveelheid content van het gemeentearchief op het internet sterk gegroeid. Dit heeft geleid tot een explosieve groei van gebruik van de gedigitaliseerde archieven op het internet. In 2006 waren er nog ca. 684 zoekacties op in de databases van het gemeentearchief (Steenwijkerland, 2010b). Dat is in 2014 gegroeid tot ca. 55.000, en in 2015 tot meer dan 90.000 (www.archieven.nl/toolbox). 5.6 Evaluatie raadsbesluit Dit hoofdstuk werd begonnen met het raadsbesluit uit 2008 over de toekomst van het gemeentearchief.

Daarin werden drie speerpunten genoemd:  Verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties  Bredere inzet van digitalisering en internet  Meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) Als nu naar de resultaten wordt gekeken, dan kan gezegd worden dat succesvol is ingezet op de speerpunten. Er zijn sindsdien vele waardevolle archieven opgenomen in de collectie van het gemeentearchief, waaronder enkele van de belangrijkste archieven voor de geschiedschrijving van Steenwijkerland. Het archief van de Hervormde Gemeente in Steenwijk is hier een voorbeeld van. Ook de inzet van digitalisering en internet is succesvol. Het aantal zoekacties in onze databases is explosief gestegen. Sinds 2008 zijn er jaarlijks archievendagen en andere presentaties geweest, die over het algemeen goed bezocht werden. Ook verschijnen er met regelmaat naar aanleiding van acquisities of presentaties positieve stukken over het gemeentearchief in de lokale en regionale pers. Alleen het bezoek aan de studieruimte blijft achter. 5.7 Conclusies - De gemeente Steenwijkerland heeft met het raadsbesluit uit 2008 duidelijk gekozen om zich niet alleen te beperken tot de wettelijke taken maar ook invulling te geven aan de keuzevrijheid.

Dat raadsbesluit had als speerpunten: o Verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties o Bredere inzet van digitalisering en internet o Meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) Gemeentearchief 2020 – Roel Lensen 31 - Als de gemeente Steenwijkerland haar eigen geschiedenis belangrijk vindt en wil dat waardevolle particuliere archieven bewaard blijven voor het nageslacht, zal ze die zelf moeten verwerven en beheren. Er is geen andere organisatie, die dat zal doen. - Bij de keuze voor de verwerving van particuliere archieven en verzamelingen is in het raadsbesluit van 2008 te weinig rekening gehouden met de personele capaciteit die daarvoor nodig is. Er is daarom een knelpunt bij de bewerking van deze archieven. - Tot 2020 is er voldoende capaciteit in de archiefbewaarplaats, maar daarna komt het moment in zicht dat deze vol is. - Het gemeentearchief van Steenwijkerland moet gezien worden als een waardevolle bron voor de rijke en gevarieerde geschiedenis van Steenwijkerland. Als zodanig heeft het een rol in de vervulling van de functies van cultuurontwikkeling en cultuurparticipatie in Steenwijkerland. - Het traditionele gebruik van het gemeentearchief in de studieruimte is vergelijkbaar met 10 jaar geleden, maar het digitaal gebruik van het gemeentearchief is daarentegen explosief gestegen.