27.0 Informatienota 2025 - 15 - Rapport rekenkameronderzoek Scala - Hoogeveen

De uitkomst van het onderzoek is duidelijk: “Op basis van ons onderzoek kunnen we vaststellen dat een businesscase op basis van kostendekkend en fair-payed aanbod, dat aansluit bij visie van de gemeenten, niet haalbaar is zonder aanvullende bijdrage van de gemeente(n).” Gemeenten hebben ‘aan de voorkant’, dus bij de ontvlechting van Scala, niet overwogen om een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren naar het nieuwe Scala- concept. Dat leek op dat moment niet nodig, zo wordt in interviews aangegeven. College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 30/63 17 4 Scala nieuw – bestuurlijk perspectief 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk gaan we in op het perspectief van de bestuurders van Scala nieuw op het gehele proces van de splitsing van Scala oud in twee stichtingen en het faillissement van Scala nieuw. De bevindingen zijn gebaseerd op documenten en een interview met twee bestuursleden van de periode tussen de splitsing en het faillissment. In bijlage 1 is meer gedetailleerde informatie over de genoemde gebeurtenissen terug te vinden. Het hoofdstuk start met een analyse van de belangrijkste bevindingen uit dit hoofdstuk in onderstaand blauw kader.

Bestuurders van Scala nieuw stellen dat de interimmanager van Scala oud is aangetrokken door het toenmalige bestuur om de splitsing voor te bereiden en te begeleiden met de bedoeling om een faillissement van Scala oud te voorkomen. Voorop stond dat het binnenschoolse aanbod behouden moest blijven en - zo stelt het bestuur van Scala nieuw - het vrijetijds aanbod werd daarmee ‘voor de bus gegooid’. Het bestuur van Scala nieuw trekt in twijfel dat gemeenten niet op de hoogte zouden zijn van de financiële situatie van Scala oud. ‘Ze kregen toch ook de balansen?’ Het bestuur van Scala nieuw heeft geen zicht op de eigen bedrijfsvoering door de onduidelijke erfenis: Scala oud was weinig transparant, ook voor de nieuwe bestuurders. Bij de splitsing komen de problemen die er al waren pas goed aan de oppervlakte en komen er nieuwe problemen bij: er geen deugdelijke cursistenadministratie, geen gekoppelde administratie, de afspraken voor de ontvlechting zijn voor betrokkenen niet helder en het tijdpad voor de ontvlechting blijkt veel te kort te zijn. Wat achterblijft aan personeel heeft te weinig verstand van zaken over de bedrijfsvoering. Van de toekomstplannen van Scala nieuw komt weinig terecht. Aan het verkennen van nieuwe markten komt Scala nieuw niet toe. Alle aandacht wordt opgeslokt door het op orde krijgen van de bedrijfsvoering en het meekrijgen van het personeel.

4.2 Perspectief bestuurders Scala nieuw Opdracht interim bestuurder Scala (oud) De interimmanager van Scala oud heeft de splitsing voorbereid begeleid. De geïnterviewde bestuurders van Scala nieuw hebben de indruk dat Scala oud zonder ingrijpen op een faillissement zou zijn afgestevend en dat het oude bestuur de interrimmanager heeft ingehuurd met de opdracht om het binnenschoolse aanbod te redden. ‘Het perspectief van Scala ‘oud’ was niet florissant. Zie bijvoorbeeld het optreden van de voormalig zakelijk leider op rtv Drenthe in november 2020. Daar zei hij al dat de financiële situatie kritiek was. Er waren wel wat bestemmingsreserves (geoormerkte reserves). De gemeenten hebben ook balansen gekregen, als het goed is, waarop dit al inzichtelijk was. Na de overdracht verdwenen de voorzieningen en het weerstandsvermogen als sneeuw voor de zon: de zakelijk leider werd ingeschakeld via Beljon en Westerterp en verdiende een flink salaris […] We hebben sterk het vermoeden dat het vorige bestuur de interimmanager heeft ingehuurd om de splitsing door te voeren.

Om de activiteiten in CultuurKlik veilig te stellen.’ Bij aantreden van het nieuwe bestuur lag er een beleidsstuk waarmee het nieuwe bestuur en de nieuwe directeur aan de slag konden: De kern van het plan was: tarieven verhogen, meer College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 31/63 18 reclame en meer zichtbaarheid. Het doel (en de noodzaak) hiervan was om te komen tot een ton extra omzet. Geen inzicht in eigen bedrijfsvoering Vrij snel na het aantreden van het nieuwe bestuur werd duidelijk dat er veel niet op orde was: De bestuursleden zeggen hierover: ‘De cursusadministratie liep achter. Het was administratief een enorme puinhoop. Ook bleek geen deugdelijke inhoudelijke en financiële verantwoording te hebben plaatsgevonden naar de subsidieverstrekkers, in ieder geval niet over het jaar 2021. De gedachte was om extra subsidie te vragen, maar dat voelde niet goed, omdat er geen deugdelijke verantwoording kon worden afgelegd. Daarbovenop bleek dat de splitsing wel een feit was, maar dat de ontvlechting nog lang niet rond was. Er was onduidelijkheid over de inventaris: wat was van Scala en wat van CultuurKlik?’ Het nieuwe bestuur had zich verkeken op de financiële kennis die nog bij Scala achtergebleven was.

De controller was ontslagen bij de splitsing tussen Scala en Cultuurklik, de overgebleven administrateur was onvoldoende onderlegd om een kloppende balans of V&W-rekening te maken. Het bestuur heeft vervolgens een huisaccountant ingeschakeld om zicht te krijgen. De cursusadministratie bleek niet alleen achter te lopen en niet te kloppen, maar bleek ook niet gekoppeld te zijn aan de financiële administratie. Facturatie was daardoor ook lang niet in orde. Het voelde voor het bestuur of ze “een lijk in de kast” hadden aangetroffen. Over de ontvlechting zegt het bestuur: ‘De stichtingen waren gesplitst op 1 januari 2022, maar het ontvlechten was nog niet afgerond. De splitsing van de inventaris was niet afgerond. Het personeel was wel ontvlecht, er waren mensen ontslagen en er was een groep zzp-ers over voor volwasseneneducatie. Er was een paar fte in dienst (veel kleine contracten). De ontvlechting was niet gebeurd op de balans. Er stonden nog 225.000 euro liquide middelen op de balans, maar daarvan moest 145.000 euro nog naar CultuurKlik, dat wisten we eerst ook niet. Er bleef dus 80.000 euro over, waarvan 30.000 euro bestemd was en dus 50.000 euro weerstandsvermogen. De inventaris moest nog ontvlochten worden.

En het bleek dat alle kosten van de ICT - die steeds duurder werden - op Scala drukten, terwijl daar ook nog een grote update naar de Cloud op de planning stond’’ De ingehuurde accountant heeft uiteindelijk de cijfers op orde gekregen. Toen bleek dat het cursusgeld voor het seizoen ‘22-’23 lang niet was wat er nodig was door het tegenvallende aantal jaarcursisten, werd de conclusie getrokken dat het niet meer goed zou komen met Scala nieuw. Het aantal cursisten fluctueert per seizoen maar inkomsten worden berekend over een kalenderjaar. Het aantal cursisten in een voorjaar zegt dus niks over inkomsten van een najaar. De cursistenadministratie was niet op orde. Maar daarbij kwam ook dat pas ein d september / begin oktober duidelijk werd hoeveel jaarcursisten er zouden zijn voor het beginnende seizoen. En dat was nog weer lager dan daarvoor. Terwijl men eigenlijk hoopte dat het gelijk zou blijven, dan wel zou aantrekken omdat corona achter de rug was.’ Terugblikkend zegt het bestuur dat als ze hadden geweten wat ze zouden aantreffen, dat ze dan niet waren ingestapt. “Maar toen we er eenmaal in zaten, hebben we ons 100% ingezet, vooral in het belang van de cursisten.”’ College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 32/63 19 Plannen Scala nieuw Het plan voor Scala nieuw bleek in de parktijk niet haalbaar.

De bestuurders liepen tegen deze zaken aan: het aantal cursisten is bepalend voor het succes van Scala. Scala had 1.000 cursisten op vijf vestigingen, maar dat was bij lange na niet voldoende om het geheel kostendekkend te krijgen. De subsidie was vooral voor de exploitatie, “een druppel op een gloeiende plaat”. Scala nieuw kwam er niet aan toe om nieuwe markten te ontdekken om aanspraak te kunnen maken op de vrijgekomen subsidie. Alle tijd ging op aan bedrijfsvoering: o de gemeenten stelden veel vragen om te kunnen controleren. Scala moest iemand inhuren om rapportages te maken om aan alle subsidievoorwaarden te kunnen voldoen; o de gemeente Hoogeveen stelde in 2022 veel eisen er handhaafde strikte op procedures, tot op het detail van de te gebruiken formuliertjes aan toe; o Scala kreeg geen enkele ondersteuning vanuit CultuurKlik hierbij. CultuurKlik wilde afrekenen en splitsen; docenten zaten in de weerstand en konden nog niet meebewegen met de nieuwe koers, vooral het vaste personeel, sommige docenten stonden bij zowel Scala als CultuurKlik op de loonlijst, wat voor best een ingewikkelde situatie zorgde.

Tijdens de bijeenkomst met stakeholders in september 2022 heeft het bestuur van Scala nieuw wel gezegd dat het moeilijk was, maar zij gingen die avond voor een positieve boodschap, vooral richting de docenten: “We willen proberen er samen iets van te maken.” Scala nieuw had die avond ook nog geen inzicht in de tegenvallende aantallen cursisten. De bestuurders ontdekten toen ook dat docenten speelden met uurtarieven en groepsgroottes, daar was bijzonder weinig sturing op. Uit het interview blijkt dat Scala nieuw heeft geprobeerd om te snijden in de huisvestingskosten door te schrappen in ruimtes en lokalen, maar dat ging niet makkelijk. Dat kwam ook vanwege de weerstand bij docenten om van ruimte te wisselen. Volgens de bestuurders van Scala was het in Hoogeveen de bedoeling dat Scala samen met de Tamboer een ruimte zou gaan delen. Scala vermoedt dat de gemeente hier ook nog andere redenen dan alleen een kostenbesparing voor had. In Meppel is geprobeerd lokalen op te offeren aan de welzijnsinstelling of aan de inpandige school die graag wilde uitbreiden, maar zover is het nooit gekomen. Overlegstructuur Scala had na de ontstane crisis elke 2 weken overleg met bestuurders, 1 keer digitaal, 1 keer op locatie bij Scala. Scala heeft 6 of 7 interne bijeenkomsten voor personeel gehouden, deels online, deels fysiek. Vanaf september 2022 kwam iedereen bijna wekelijks bij elkaar.

Tot slot als bestuur alles overwegend Het faillissement had volgens het bestuur niet voorkomen kunnen worden. Scala bestond uit veel creatieve geesten die niet erg zakelijk zijn ingesteld. Verder waren er onvermijdelijke kosten: grote gebouwen, en een vaste kern van niet-ondernemende mensen (op inhoud gedreven, gericht op dans en muziek, etc) En de administratie bestond uit houtje-touwtje systemen. Het bestuur reflecteert: College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 33/63 20 Er is genoeg geld beschikbaar voor cultuur vanuit fondsen. We zouden het hebben moeten kunnen doen zonder subsidie.[…] De vorige directie kreeg het ook niet voor elkaar. Vanaf januari 2022 is Scala begonnen met nieuwe plannen: nieuwe markten ontwikkelen en minimaliseren van de kosten, maar het tijdpad was veel te kort. De toenmalig manager heeft daar echt aan getrokken. Maar de docenten waren niet klaar om mee te bewegen’ Het bestuur heeft het gevoel overgehouden dat Scala nieuw ‘voor de bus is gegooid’ om de binnenschoolse activiteiten (die veel rendabeler zijn) te redden. Als onderzoekers hebben we de interim manager die tot 2022 aangesteld was door het Scala bestuur (oud) gevraagd om deel te nemen aan dit onderzoek. Daar wenste hij niet op in te gaan.

College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 34/63 21 5 Gemeenteraad 5.1 Inleiding In 5.2 en 5.3 wordt op basis van documenten en een enquête onder raadfracties een beeld gegeven van de besluitvorming door de raad, de informatievoorziening aan de raad en de beleving van fracties als het gaat om het proces van Scala. Een gedetailleerd overzicht van alle communicatie met de raad is terug te vinden in bijlage 1. In onderstaand blauw kader is een analyse van de bevindingen uit dit hoofdstuk te lezen. De meeste fracties hebben bij het besluit om te bezuinigen op Scala wel vermoed dat het een grote impact zou hebben, maar dat deze uiteindelijk wel op te vangen was. Bij de voorgenomen splitsing van de organisatie hebben de meeste fracties zo hun bedenkingen gehad. De raadsfracties vinden dat ze voldoende geïnformeerd zijn door het college en over het algemeen vinden de fracties dat het college goed gestuurd heeft op de aflopende relatie met Scala. De meeste fracties hebben vertrouwen in de wijze waarop het vrijetijds aanbod nu door het collectief van docenten van Scala georganiseerd wordt. Als het gaat om inzichten en voorgestelde verbeterpunten dan komt naar voren dat het belangrijk gevonden wordt dat er frequente verantwoording plaats vindt door subsidieontvangers en dat er adequaat gemonitord wordt.

In het geval er meer gemeenten betrokken zijn bij een instelling zou er meer gezamenlijke sturing op maatschappelijke doelen georganiseerd moeten worden. Fracties zijn over het algemeen terughoudend in het aangaan van een gemeente overschrijdend samenwerkingsverband. Fracties vinden het verder belangrijk dat de gemeente een richtinggevende cultuurvisie heeft en dat de gemeente realistisch subsidieert. Verschillen van inzichten zijn er ook. Zo wordt voorgesteld om langjarig een relatie met een instelling aan te gaan, ook wordt voorgesteld om na 3 à 4 jaar een kerntakendiscussie te voeren over alle subsidierelaties. 5.2 Informatievoorziening aan raad De raad besluit te bezuinigen op Scala Tijdens een raadsvergadering op 3 december 2020 werd een amendement besproken om de Scala subsidie in een zeer kort tijdsbestek naar nul te reduceren. Dankzij onderhandelingen met enkele politieke partijen werd de bezuiniging uiteindelijk beperkt tot een lagere bezuiniging van 90.000,- per jaar vanaf 2022. De andere vier gemeenten refereren aan deze raadsvergadering als ‘de nacht van Hoogeveen’. Het was de andere gemeenten duidelijk dat een grote bezuiniging van Hoogeveen direct invloed zou hebben op de subsidierelatie van de andere vier gemeenten met Scala.

Aan de raadsfracties is gevraagd: ‘Hoe schatte destijds u de risico’s van de bezuiniging in?’ Acht van de negen ondervraagde fracties zaten destijds in de raad en hebben deze vraag beantwoord. De bezuiniging was onderdeel van Schone Lei en het college gaf aan dat de bezuiniging wel op te vangen was door Scala. Eén fractie geeft aan destijds onvoldoende zicht te hebben gehad op de situatie. Eén fractie geeft aan tegen te hebben gestemd omdat niet geloofd werd dat de bezuiniging opgevangen kon worden zonder ongewenste impact op de gemiddelde Hoogevener en nog een fractie noemt de bezuiniging ‘niet realistisch’. Vier fracties schatten de impact groot in, maar hadden verwacht dat de bezuiniging uiteindelijk wel opgevangen zou kunnen worden. Eén fractie schatte het risico in op 50%. De raad wordt geïnformeerd over de splitsing College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 35/63 22 In oktober 2021 informeert het college de raad met een brief over de splitsing van Scala in CultuurKlik en Scala nieuw. Het college deelt de raad verder mee dat een convenant met vijf gemeenten in ontwikkeling is, waarin beschreven wordt hoe de subsidie voor het nieuwe Scala (en dus het vrijetijds aanbod) in stappen zou worden afgebouwd en hoe Scala zou transformeren en commerciëler worden.

Aan de raadsfracties is gevraagd: ‘Had u er vertrouwen in dat de splitsing en de afbouw van de subsidies zou leiden tot twee financieel gezonde organisaties met voldoende aanbod voor de inwoners van Hoogeveen?’ Acht fracties hebben deze vraag beantwoord. Vijf van hen geven aan destijds ‘enig of veel vertrouwen’ te hebben gehad in de aanpak van Scala en de gemeenten. Een van deze fracties baseerde het vertrouwen op positieve berichtgeving in de media. Een tweede fractie vond het positief dat in ieder geval het binnenschoolse aanbod geborgd was en hoopte op een positieve doorstart van Scala nieuw. Een derde fractie had enig vertrouwen, maar benadrukt dat er wel een continue monitoring van het verloop van de splitsing moest plaatsvinden. Drie fracties hadden ‘geen of weinig vertrouwen’ in de splitsing en het convenant. Een van de fracties beschrijft in de toelichting hoe de splitsing kon leiden tot een ‘uitsterfconstructie’ omdat onvoldoende inwoners van Hoogeveen zonder subsidie cultuurles kunnen betalen. De raad wordt geïnformeerd over financiële problemen Op 28 september 2022 zijn raadsleden uitgenodigd op de informatiebijeenkomst voor belangstellenden, waarbij het bestuur van Scala een negatief resultaat presenteert, maar geen reden tot acute zorg uitspreekt. Op 27 oktober 2022 stuurt het college een brief van Scala vertrouwelijk naar de raad.

In de brief schrijft Scala dat de opgave van Scala niet toekomstbestendig bleek te zijn en dat Scala daarom nu in financieel zwaar weer verkeert. Het college licht de brief van Scala toe in een raadsbrief. Uit de raadsbrief blijkt dat het college dan nog altijd stuurt op een duurzame oplossing om Scala overeind te houden, maar waarbij de subsidie wel wordt afgebouwd tot nihil in 3 jaar. De raad wordt geïnformeerd over de beëindiging van de activiteiten van Scala per 1 juli 2023 Op 8 november 2022 stuurt Scala een vertrouwelijke brief aan de raad en het college waarin Scala aangeeft tot 1 juli 2023 haar activiteiten voort te willen zetten en de stichting per 1 juli 2023 te willen beëindigen. De raad wordt gedetailleerd geïnformeerd over de ontwikkelingen bij Scala Nadat Scala in november 2022 heeft besloten om de werkzaamheden per 1 juli 2023 te staken, neemt het college de raad gedetailleerd mee in de ontwikkelingen. Er volgen in de periode 13 december 2022 tot en met 7 maart 2023 nog vier raadsbrieven over de garantstelling, de problemen rondom de subsidieverlening voor 2023, het onderzoek door Blueyard, de tegenvallende financiële situatie van Scala, de aanvraag van surseance van betaling en de toekenning daarvan door de rechtbank.

De raad stemt in met de beëindiging van de subsidie aan Scala Op 14 maart 2023 volgt een raadsvoorstel om per 1 april te stoppen met de subsidieverlening aan Scala. De raad stemt hiermee in op 23 maart 2023. College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 36/63 23 Aan de raadsfracties is gevraagd ‘Vindt u dat het college goed heeft gestuurd op de aflopende subsidierelatie en waarom vindt u dat?’ Acht van de negen fracties vinden dat het college goed heeft gestuurd op de aflopende relatie. Het was volgens de fracties duidelijk dat de directie van Scala de zaken niet goed op orde had en dat de verantwoordelijkheid daarvoor bij Scala lag en niet bij de gemeente. Het college heeft door de strakke sturing tijdens de crisis verstandig gehandeld. Eén fractie vindt dat het college niet goed heeft gestuurd, omdat uiteindelijk de medewerkers van Scala gedupeerd zijn geraakt. Aan de raadsfracties is gevraagd: ‘Heeft u gedurende dit hele proces de juiste informatie gekregen om een goed beeld te kunnen vormen over de ontwikkelingen bij Scala? Heeft u uw controlerende taak goed uit kunnen voeren?’ Acht van de negen fracties antwoorden dat de informatievoorziening door het college (dat zijn in concreto mogelijk drie colleges) over het algemeen voldoende was.

Eén fractie vraagt zich daarbij af of de informatievoorziening door Scala wel op orde was en in hoeverre dat een erfenis van keuzes van een eerder college was. Twee fracties merken op dat de snelheid van de ontwikkelingen er wel voor zorgden dat de raad geen mogelijkheden had om een faillissement af te wenden. Drie fracties hebben geen vragen gesteld over het faillissement van Scala en vier fracties hebben vragen gesteld die naar tevredenheid werden beantwoord. Eén fractie was ontevreden over de beantwoording van hun vragen en heeft daarom een motie ingediend. De raad wordt na het faillissement gedetailleerd geïnformeerd over het vervolg van het cultuuraanbod. Na het stopzetten van de subsidie stuurt het college nog twee raadsbrieven over het Noodplan voor buitenschools cultuuraanbod en over het veiligstellen van de instrumenten en het lesaanbod in de tweede helft van 2023. In de laatste brief van juni 2023 wordt tevens de nieuwe subsidieregeling aangekondigd. Aan de raadsfracties is gevraagd: ‘Het college is gaan samenwerken met het collectief van docenten van Scala die nu het vrijetijds aanbod invullen. Heeft u vertrouwen in hoe het vrijetijds aanbod door het collectief van docenten nu wordt uitgevoerd?’ Zeven fracties hebben ‘enig of veel vertrouwen’ in hoe het nu georganiseerd is.

Een van deze fracties vindt wel dat de gemeente beter moet faciliteren en financieren en een andere fractie zet als voorwaarde dat de gemeente goed toezicht en controle moet inrichten. Twee fracties hebben ‘geen of weinig vertrouwen’ in de huidige aanpak. Eén van deze fracties ziet liever een geheel andere structuur, waarbij docenten in vaste dienst zijn. 5.3 Verbeterpunten volgens de raadsfracties Aan het einde van de enquête is aan raadsfracties gevraagd wat voor inzichten zij hebben opgedaan met de casus Scala en welke lessen er te leren zijn. Wat voor inzichten heeft u opgedaan door dit proces met Scala? Dat het uiterst noodzakelijk is om zakelijker om te gaan met subsidie-relaties, zeker in de culturele sector, met duidelijke prestatieafspraken en duidelijke evaluatiepunten- en momenten Dat gesubsidieerde instellingen vaker in het jaar inzicht moeten geven in het verloop van het budget van dat jaar. Monitoring is belangrijk om vroegtijdig signalen op te halen, waardoor risico’s en issues eerder bekend worden en interventies kunnen worden gepleegd op beheersbaarheid van de risico’s en het oplossen van issues. College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 37/63 24 De gemiddelde Hoogevener heeft weinig over voor cultuur. Dit was terug te zien in de gemeenteraad en College.

Zij kunnen onvoldoende de waarde van cultuur en de impact op haar inwoners beoordelen. Deze 'opvoedkundige' blik op cultuur is gelukkig nu verankerd in de Cultuurnota. Het is zaak dit voor langere tijd te borgen. Dat de marktwerking de cultuur steeds meer aan het afknijpen is. Dat duidelijke afspraken en een helder cultuurbeleid en subsidiebeleid wel ontzettend belangrijk zijn Kritischer zijn op voortgang en financiële rapportages, Niet meer in gemeente overstijgend verband oppakken (m.u.v. de gemeente De Wolden waarmee al een samenwerkingsorganisaties is) Zoals wij er telkens bij het college er op gehamerd hebben, zouden wij voor al die instellingen waar wij een subsidierelatie mee hebben om de 3 a 4 jaar een kerntakendiscussie moeten voeren over nut en noodzaak en of wij krijgen waarvoor wij subsidie verstrekken. Welke lessen kunnen geleerd worden voor het nieuw te formuleren subsidiebeleid, wat u betreft? Duidelijke afspraken, frequente verantwoording en monitoring van bestedingen en zeker als er meer gemeentes bij betrokken zijn een stuurgroep met bestuurlijke vertegenwoordiging met als doel de maatschappelijke doelstellingen en de daarbij horende activiteiten binnen de vastgestelde budgetten te bereiken en uit te voeren. Indexeer en evalueer. Maak afspraken voor minimaal 5 of 10 jaar. Scala hoort in de Culturele BIS thuis. Subsidieer realistisch.

Hoogeveen heeft jaren geen cultuurvisie gehad. Nu is deze er wel, maar we missen de cohesie tussen de disciplines. Duidelijke en waar nodig strikte kaders stellen met frequente evaluatie op de voortgang is noodzakelijk. (Vertrouwen is goed, zeker weten is beter). Beperk de deelnemende gemeenten. De situatie in Hoogeveen is feitelijk ontstaan door misstanden in een van de andere deelnemende gemeenten. Wat ons betreft gaan wij over alle subsidierelaties een kerntakendiscussie houden, maar de gemeenteraad is hier compleet verdeeld over. In 2022 is er een poging gedaan maar diverse fracties hadden een compleet ander beeld wat een kerntakendiscussie is. College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 38/63 25 Bijlagen Bijlage 1 Tijdlijn Bijlage 2 Analyse subsidieverlening 2022-2023 Bijlage 3 Respondenten Bijlage 4 Bronnenlijst College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 39/63 26 Bijlage 1 Tijdlijn In onderstaande tabel zijn alle relevante gebeurtenissen uit de periode 3 december 2020 (het raadsbesluit van Hoogeveen tot een bezuiniging van 90.000 euro) tot en met 20 juni 2023 (Raadsbrief over de ontwikkelingen bij Scala) samengevat. Kerngebertenissen zijn gearceerd.

Goud gearceerde gebeurtenissen zijn gebeurtenissen waarbij Scala de belangrijkste actor is; Bij donkerblauw gearceerde gebeurtenissen zijn ambtenaren en/of bestuurders van de gemeente Hoogeveen (en eventueel andere Scala-gemeente(n) betrokken); Bij lichtblauw gearceerde gebeurtenissen is de gemeenteraad van Hoogeveen betrokken. Datum Gebeurtenis & omschrijving Bron 3 december 2020 Raadsbesluit Hoogeveen: bezuiniging van 90.000 euro vanaf 2022 Tijdens een raadsvergadering op 3 december 2020 werd een amendement besproken om de Scala subsidie in een zeer kort tijdsbestek naar nul te reduceren. Dankzij onderhandelingen met enkele politieke partijen werd dit uiteindelijk beperkt tot een lagere bezuiniging van 90.000,- vanaf 2022. https://hoogeveen.raad sinformatie.nl/vergader ing/800536/%2003-12- 2020 december 2020 Plenair overleg wethouders Scala: Scala moet een plan maken Afgesproken is dat Scala een plan maakt met een doorkijk naar de toekomst met als doel een nieuwe, stabiele situatie te creëren. verslag van plenair overleg Scala wethouders van 24 maart 2021 Vertrekken uit het pand op de markt per 1-1-2022 N.a.v. bezuinigingen is voorgenomen om het pand aan de markt 5 te verlaten per 1-1-2022 op te maken uit: Z.306857 Verzoek subsidieafspraken SCALA 2022, d.d.

7 december 2021 17 februari 2021 Scala presenteert strategisch plan “Scala, een ander geluid” aan de 5 gemeenten Doel van het plan: Het realiseren van een nieuwe stabiele organisatie; financieel gezond en blijvende erkenning als preferred supplier voor huidige gemeenten Missie: Scala helpt kinderen en jongeren bij het ontwikkelen van het cultureel en creatief vermogen. presentatie ‘Scala, stand van zaken’ 24 maart 2021 Plenair overleg wethouders Scala: bespreken strategisch plan - De wethouders geven aan de nieuwe koers op hoofdlijn te onderschrijven (Scala, een ander geluid) - De wethouders onderkennen de noodzaak van de splitsing en geven aan behoefte te hebben aan een verdere onderbouwing alsmede een invulling van de praktische consequenties voor de gemeenten en voor Scala/Stichting X. - Opbouw weerstandsvermogen: De wethouders willen deze bepaling nog verder uitgewerkt zien. verslag van plenair overleg Scala wethouders van 24 maart 2021 College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 40/63 27 5 april 2021 In week 14 van 2021 tekenen alle medewerkers van Scala een nieuw arbeidscontract waarmee de CAO transitie is gerealiseerd. verslag van plenair overleg Scala wethouders van 24 maart 2021 17 juni 2021 Scala stuurt herziene convenant met financiële bijlage naar de gemeenten e-mail: Herziene versie convenant en fin.

bijlage 18 juni 2021 Collegevoorstel Hoogeveen tekenen convenant collegevoorstel HGV convenant Scala 24 juni 2021 Ambtelijke reactie herziene convenant door Steenwijkerland Steenwijkerland heeft het herziene convenant laten toetsen door een jurist. De gemeenten zijn het eens met de inhoudelijke lijn in het convenant en willen met het convenant voorkomen dat Scala in de toekomst ‘omvalt’ door beleidskeuzes van 1 van de 5 gemeenten. De gemeenten kunnen het convenant echter niet ondertekenen door de gekozen opzet en formulering. Een convenant en haar voorwaarden zijn bindend en dat maakt het in deze constructie lastig. e-mail: Herziene versie convenant en fin. bijlage juli 2021 Brief Scala naar alle gemeenten De wethouders hebben naar elkaar uitgesproken het convenant met bijlagen met een positief advies naar hun Colleges te brengen. e-mail: afdronk bestuurlijk overleg Scala afgelopen vrijdag 23 september 2021 Scala stuurt een financiële uitwerking van het convenant naar de gemeenten Met afspraken over subsidiëring en afbouw t/m 2026 in de 5 gemeenten, incl.

afbouw door bezuinigingen Hoogeveen en Steenwijkerland uitwerking financieel convenant 26 oktober 2021 Raadsbrief over de ontwikkelingen bij Scala - Aankondiging Splitsing Scala - Aankondiging convenant met 5 gemeenten raadsbrief 6 december 2021 Verzoek Scala aan gemeente Hoogeveen - huisvesting voor 6 maanden (jan-jun 2022) in het oude pand te continueren tegen aangepast huurtarief - subsidie voor Hafabra in 2022 te handhaven op niveau van 2021 verzoek subsidieafspraken Z.306857 14 december 2021 Reactie gemeente Hoogeveen op verzoek Scala Z.306857 - In het financiële overzicht van het gesloten convenant "herziening inrichting subsidierelatie Scala" is opgenomen dat de subsidie in 2022 wordt afgebouwd tot € 341.167. Hierdoor ontstaat er een vrij te besteden bedrag van € 30.833. Hiermee bevestigen wij aan u dat dit bedrag incidenteel voor 2022 ingezet kan worden om de huur te compenseren - In de eerste helft van 2022 gaan we met u in gesprek over op te stellen prestatieafspraken wat brief afspraken subsidie 2022 College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 41/63 28 betreft de algehele budgetsubsidie en daarmee ook de eventuele subsidiegelden Hafa.

Tot deze afspraken staan willen wij voorstellen om voor 2022 nog geen definitieve subsidieafspraken te maken, maar om een bevoorschotting te geven op de subsidie 1 januari 2022 Juridische afsplitsing De nieuw opgerichte stichting Cultuurklik houdt zich bezig met de binnenschoolse cultuureducatie en stichting Scala nieuw met Buitenschoolse cultuureducatie. interviews 1 februari 2022 De Raad van Toezicht van Scala wordt vervangen door een bestuur op afstand. De directie wordt vervangen door een interim zakelijk leider. interviews 7 februari 2022 Gesprek tussen vertegenwoordiging van gemeenten (ambtelijk) en docenten Scala Docenten willen het liefst zo weinig mogelijk veranderen: de constructie die docenten voor ogen hebben lijkt op bestaande situatie verslag: wensen docenten in beeld 26 april 2022 Scala dient de subsidieaanvraag 2022 in Scala dient op 26 april 2022 een aanvraag in voor een subsidie over het jaar 2022. Naar aanleiding daarvan vindt op 24 mei 2022 een gesprek plaats waarin Scala een toelichting op de begroting en het werkplan geeft.

verleningsbeschikking 2022 Scala 27 juli 2022 Scala dient de subsidieaanvraag 2023 in aanvraag subsidie 2023 Hoogeveen 11 augustus 2022 Mail van zakelijk leider over de druk van verantwoording afleggen e-mail: Ter overweging voor het overleg op 6 september 6 september 2022 Ambtelijk overleg Bespreking van de doorontwikkeling van Scala nu de afsplitsing een feit is. Wat zijn aandachtspunten en knelpunten en hoe ziet het meerjarenperspectief eruit? verslag ambtelijk overleg en chronologische weergave 28 september 2022 Informatiebijeenkomst Scala voor belangstellenden, raadsleden en zakelijke partners Het bestuur van Scala heeft aangegeven in 2022 een negatief resultaat te verwachten, maar dat er voldoende reserves waren om dit op te vangen. Er was volgens het bestuur geen reden tot acute zorg. interviews 1 oktober 2022 Leppen valt uit en wordt vervangen door Marloes Spoelder interviews 12 oktober 2022 Plenair overleg wethouders Scala: Scala geeft aan dat de financiële situatie zorgelijk is Slechts enkele weken later, in een regulier bestuurlijk overleg tussen het stichtingsbestuur en de wethouder/ambtenaren van de gemeente Hoogeveen, heeft het stichtingsbestuur aangegeven dat de financiële situatie zorgelijk is. De omvang was niet bekend. Het bestuur van Scala zou nader onderzoek doen.

interviews en chronologische weergave College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 42/63 29 21 oktober 2022 Scala stuurt een brief met uitkomsten van hun extra bestuursvergadering - we schakelen per direct extra controller hulp in - op de bestuursvergadering van 2 november ligt er een aangepaste begroting die we vooraf met jullie delen - aan de hand hiervan willen we de overige gemeenten informeren over stand financiën 2022 Scala. - we informeren dan ook de Tamboer omtrent het tegenvallende Eigen Vermogen (gemeente Westerveld weet hier ook al van). - De zakelijk leider weet dat 3 dingen prioriteit hebben: orde op zaken mbt de inkomsten en uitgaven 2022, met de stand cursisten per gemeente, begroting 2023 en het aanleveren van de ontbrekende stukken tbv de subsidieaanvraag 2023.

e-mail: stand van zaken Scala financiën 24 oktober 2022 E-mail van zakelijk leider Scala aan intern gemeentelijk betrokkenen Informatie over welke acties Scala gaat ondernemen op basis van de extra bestuursvergadering (Scala gaat per direct extra controller in schakelen, zegt toe dat op 2 november er een aangepaste begroting ligt die van te voren gedeeld wordt, aan de hand hiervan willen ze de andere gemeenten informeren over financiële stand van zaken e-mail zakelijk leider Scala, communicatie na extra bestuursvergadering 25 oktober 2022 Scala informeert het college per brief over de financiële situatie van stichting Scala De nieuwe stichting Scala heeft middels een brief d.d. 25 oktober 2022 aan ons college van B&W laten weten in financieel zwaar weer te verkeren. Het aantal cursisten is aanzienlijk afgenomen. De afbouw van de gemeentelijke subsidie voor vrijetijdsaanbod en de lopende bedrijfsvoering opgave van Scala bleken niet toekomstbestendig. brief financiën 27 oktober 2022 Het college stuurt de brief van Scala vertrouwelijk naar de raad en licht de brief toe in een raadsbrief - De subsidie wordt in alle betrokken gemeenten in 3 jaar tijd afgebouwd naar nihil.

De stichting is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van nieuwe markten en genereren van nieuwe inkomstenbronnen - Scala is op dit moment intern bezig om alle informatie mbt de jaarrekening 2022 en begroting 2023 helder te krijgen - Wij hebben voor nu kennisgenomen van de inhoud van de brief en met het bestuur van de stichting afgesproken dat wij begin november een aangepaste begroting voor 2023 ontvangen raadsbrief 2 november 2022 Alle betrokken gemeenten zijn ambtelijk per e-mail geïnformeerd over financiële zorgen die in Hoogeveen al zijn geuit. chronologische weergave 4 november 2022 Ambtelijk gesprek Scala en gemeenten De gemeenten verzoeken Scala dringend om een brief over de zorgelijke situatie te sturen naar colleges en raden chronologische weergave 8 november 2022 Scala stuurt een vertrouwelijke brief aan de raad en het college waarin Scala aangeeft tot 1 juli 2023 haar activiteiten voort te willen zetten en daarna de stichting brief Scala chronologische weergave College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 43/63 30 per 1 juli 2023 te willen beëindigen Het stichtingsbestuur heeft zelfstandig deze keuze gemaakt en is niet met de gemeenten in gesprek gegaan om mogelijke andere scenario’s te verkennen.

interviews 20 november 2022 Scala stuurt nieuwe subsidieaanvraag voor het eerste half jaar van 2023 Op 16 november 2022 is de eerder ingediende subsidieaanvraag door Scala ingetrokken. Op 20 november 2022 een nieuwe aanvraag voor het eerste half jaar van 2023 ingediend aangevuld met een aanvraag voor hafabra op 29 november 2022 chronologische weergave 2 december 2022 Brief aan Scala van 5 gemeenten met het verzoek om verduidelijking financiële situatie De ingediende stukken zijn niet voldoende, het betreft een herhaalde oproep. brief 6 december 2022 Scala levert de gevraagd aanvullende en aangepaste stukken De aangepaste stukken zijn door de financieel controller van de gemeente Steenwijkerland, in opdracht van alle betrokken gemeenten, geanalyseerd. chronologische weergave 8 december 2022 Mail zakelijk leider Scala aan gemeenten: rapportage financiën + tegenvaller Volgende wordt gemeld aan gemeenten: Vandaag is het totale resultaat Scala tot en met November 2022 gerapporteerd aan Bestuur en directie (zie bijlage). Hieruit blijkt dat deze stevig afwijkt op een aantal punten van de cijfers tot en met oktober 2022. Het totale negatieve resultaat tot en met November bedraagt € 62.250,- Dit is een verschil van € 43.582 ,- ten opzichte van het totaal negatieve resultaat van € 18.668 tot en met oktober 2022.

Hiervan is € 23.548 het gevolg van het feit dat in voorgaande maanden de eindejaarsuitkering niet is gereserveerd. Het overige is het tekort over November, alsmede voor circa € 5.000,- aan nagekomen kosten e.d. e-mail zakelijk leider 12 december 2022 Plenair overleg wethouders Scala Scala bevestigt de negatieve prognose chronologische weergave 13 december 2022 Raadsbrief over de ontwikkelingen bij Scala - garantstelling - vertrouwelijkheid eerder gestuurde brief ingetrokken raadsbrief 16 december 2022 Scala stuurt een herziene subsidieaanvraag 2023 met dekkingsplan, inclusief motivatiebrief. chronologische weergave 19 december Plenair overleg wethouders Scala: bespreking van de chronologische College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 44/63 31 2022 herziene subsidieaanvraag met dekkingsplan In dit overleg is besloten om Scala van 1 januari tot 31 maart 2023 onder voorwaarden te subsidiëren door middel van de reguliere subsidie plus de aanvullende subsidie. Verder is besloten om elke maand tijdens een bestuurlijk overleg actuele (financiële) informatie te bespreken om zo de situatie nauwkeurig te monitoren. Tijdens deze bestuurlijke overleggen zal duidelijk worden of subsidie wordt verlengd tot eventueel de gewenste datum van 1 juli 2023.

weergave interviews 19 december 2022 Raadsbrief over de ontwikkelingen bij Scala - Scala wil per 1 juli 2023 ontbinden - Activiteitensubsidie voor de eerste 3 maanden van 2023 en overzicht van de voorwaarden - Aankondiging onderzoek via proeftuin PLatform Acct raadsbrief 23 januari 2024 E-mail Dennis Frikken (Steenwijkerland) aan overige gemeenten Vertrouwelijk - vragen over financiële overzicht (jaarcijfers 2022) en prognose 2023 tot en met juni 2023) e-mail Steenwijkerland 2 februari 2023 Eerste maandelijkse overleg wethouders Scala Bespreking van de actuele cijfers, Scala gaat vanaf maart de rode cijfers in. chronologische weergave 3 februari 2023 Scala verzoekt het college per brief om voor 14 februari 2023 een besluit te nemen over de subsidie Scala verzoekt een besluit over voortzetting van de reguliere subsidie en toekenning van een incidentele subsidie ten behoeve van de frictiekosten. Colleges hebben aangegeven dat dit verzoek nu nog niet kan worden gehonoreerd, want de stichting heeft niet aan de gestelde subsidievoorwaarden voldaan. chronologische weergave 7 februari 2023 Overleg beleidsmedewerkers met docenten Scala Docenten hebben de wens uitgesproken het volledige aanbod van Scala overeind te willen houden, óók het minder mainstream aanbod. Ambtenaren hebben vragen gesteld.

verslag van het overleg 14 februari 2023 Brief van het college aan Scala met besluit over het verzoek van Scala. Het college heeft in een brief aan het stichtingsbestuur te kennen gegeven nu nog niet in te kunnen gaan op de door Scala ingediende verzoeken. De reden die hieraan ten grondslag ligt is dat het stichtingsbestuur nog niet heeft voldaan aan de voorwaarden die bij de subsidieverlening zijn gesteld. chronologische weergave 14 februari 2023 Raadsbrief over de ontwikkelingen bij Scala Het college licht toe welke reactie het college aan Scala geeft op het verzoek van Scala om een besluit te nemen over de subsidie tot 1 juli 2023: - uit de financiële informatie van het stichtingsbestuur blijkt dat deze ten opzichte van de begroting van december 2022 binnen een maand een negatief raadsbrief College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 45/63 32 verschil van € 50.000 laat zien. - Deze zorgelijke situatie is in het bestuurlijk overleg met het stichtingsbestuur besproken en is ook mede de aanleiding om nu nog geen toezeggingen voor het tweede kwartaal te doen. - Om de financiële risico’s zoveel mogelijk in te perken blijft het stichtingsbestuur voorafgaand aan het maandelijks bestuurlijk overleg real-time financiële informatie aanleveren.

Aan de verlenging voor de periode van 1 april tot 30 juni 2023 zal een afweging van de financiële en juridische risico’s ten grondslag liggen. - In opdracht van Platform Acct (Platform Arbeidsmarkt Culturele en Creatieve Toekomst), en op voorspraak van de betrokken gemeenten, wordt een zogeheten proeftuin (onderzoek) ontwikkeld. 21 februari 2023 Brief van Scala aan de colleges In een brief beschrijft Scala welke vervolgstappen het bestuur neemt o.b.v. het voorgenomen besluit van colleges. chronologische weergave 23 februari 2023 Bestuurlijk overleg Scala en 5 gemeenten Scala geeft aan dat zij voornemens zijn om de surseance van betaling op 24-2-2023 aan te vragen. chronologische weergave 24 februari 2023 Scala vraagt surseance van betaling aan bij de Rechtbank Noord Nederland De gemeente Hoogeveen ontvangt een bevestiging van het bestuur Scala mbt aanvraag surseance van betaling. brief aan colleges en raden over aanvraag surseance van betaling 24 februari 2023 Raadsbrief over de ontwikkelingen bij Scala - Surseance van betaling is aangevraagd - Scala is geïnformeerd over het besluit de subsidie nog niet toe te kennen (zie brief 14 februari) - Er volgt medio maart een informerende raadsbijeenkomst raadsbrief 3 maart 2023 De surseance van betaling is toegekend De Rechtbank Noord Nederland heeft per 3 maart 2023 de surseance van betaling toegekend.

Scala heeft per mail laten weten actief de media op te zoeken waarin wordt aangegeven dat surseance is verleend. chronologische weergave 7 maart 2023 Vertrouwelijke raadsbrief - toekenning surseance van betaling door de rechtbank - aankondiging informerende raadsbijeenkomst 24 maart raadsbrief 9 maart 2023 Bestuurlijk overleg 5 gemeenten Afgesproken is dat aan de raad het besluit wordt voorgelegd om de subsidieverlening aan de stichting Scala niet tot 1 juli 2023 voort te zetten. chronologische weergave 14 maart 2023 Raadsvoorstel stoppen subsidie per 1 april 2024 1. Akkoord te gaan om met ingang van 1 april 2023 geen subsidie aan de stichting Scala-Centrum voor de kunsten te verlenen. raadsvoorstel College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 46/63 33 2. Het resterende budget 2023 naschools cultuuraanbod en hafabra, welke was bestemd voor de stichting Scala, te heretiketteren voor diens opvolger(s). 3. In te stemmen dat het college eventuele (financiële) gevolgen, die voortvloeien uit het Blue Yard onderzoek naar een toekomstig naschools cultuuraanbod, aan de raad voor kan leggen. 16 maart 2023 Collegevoorstel om de subsidie per 1 april 2023 te staken collegevoorstel 21 maart 2023 Faillissement Scala uitgesproken door de rechtbank Op 21 maart is het faillissement voor de rechtbank uitgesproken.

09-21 Motie GB CDA Lessen om van te leren rekenkameronderzoek Scala - vastgestelde versie kopie (1) 23 maart 2023 Raadsbespreking en besluit: voorstel om geen subsidie meer te verlenen aan Scala per 1 april 2023 raadsbijeenkomst 26 maart 2023 Collegebesluit stopzetten subsidie per 1 april 2023 raadsvoorstel 18 april 2023 Raadsbrief Noodplan buitenschools cultuuraanbod Cultureel collectief Hoogeveen De Wolden - Vanaf 17 april gaan de docenten lessen aanbieden op het gebied van muziek, dans en theater. - Praktische informatie over locaties, hafabra, Jeugdfonds en instrumenten - Financiën: kosten kunnen binnen beschikbare begroting worden vergoed - Toekomst: afwachting rapport Blue Yard raadsbrief 23 mei 2023 Rapport businesscase Blueyard rapport businesscase Blueyard 20 juni 2023 Raadsbrief over de ontwikkelingen bij Scala - De instrumenten zijn veilig gesteld - Uitkomsten Blueyard onderzoek (bijlage) - Het huidige lesaanbod wordt tot en met 31 december 2023, tegen nader te maken subsidieafspraken, maar binnen de beschikbare financiële middelen (€ 37.000) voortgezet. - Voor 2024 wordt een nieuwe subsidieregeling opgesteld.

raadsbrief College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 47/63 34 Bijlage 2 Analyse subsidieverlening 2022-2023 Subsidie 2022 DATUM 6 december 2021 ONDERWERP Verzoek Scala over huisvesting en HaFa INHOUD Scala verzoekt Scala en Cultuurklik apart op te nemen in de administratie Scala zou Markt 5 per 1 januari 2022 verlaten vanwege eerdere bezuinigingen. Scala verzoekt om 6 maanden langer te mogen blijven op Markt 5 hangende hun onderzoek naar gezamenlijke huisvesting met Tamboer en het Podium Scala verzoekt subsidie 2022 voor hafabra te handhaven op het niveau van 2021 DATUM 14 december 2021 ONDERWERP Bevestiging afspraken subsidie 2022 INHOUD Het is van belang dat eerst de nieuwe stichting, nu stichting X genoemd, definitief is opgericht. Op dat moment kunnen wij definitieve afspraken maken over de subsidiestromen naar deze twee stichtingen. Hiervoor zal vanuit deze stichtingen voor 2022 ook een afzonderlijke subsidieaanvraag moeten worden ingediend. Het is ook goed om hierbij op voorhand te benadrukken dat de huidige subsidie in onze begroting als een specifieke begrotingssubsidie voor Scala is opgenomen. Dit betekent dat wij een wijziging op de begroting moeten maken om de subsidie te kunnen verlenen aan de twee stichtingen.

Wij horen dan ook graag zo spoedig mogelijk wanneer de nieuwe stichting is opgericht en we verzoeken u ook om de subsidieaanvragen voor 2022 voor 1 februari 2022 in te dienen. Ons uitgangspunt is dat er voor de huur van Markt 5 vaste huurafspraken zijn gemaakt. Voor de activiteiten van Scala heeft de gemeenteraad in de gemeentelijke begroting maximaal € 372.000 beschikbaar gesteld. In het financiële overzicht van het gesloten convenant "herziening inrichting subsidierelatie Scala" is opgenomen dat de subsidie in 2022 wordt afgebouwd tot € 341.167. Hierdoor ontstaat er een vrij te besteden bedrag van € 30.833. Hiermee bevestigen wij aan u dat dit bedrag incidenteel voor 2022 ingezet kan worden om de huur te compenseren als overbruggingsperiode naar een nieuwe huisvestingssituatie. U heeft eerder aangegeven dat de kosten van Hafa voor Hoogeveen jaarlijks €31.000 bedragen. De door u opgegeven kosten voor de overhead bedragen €12.600. De inkomsten vanuit de lessen zijn €17.000. Ook geeft u aan dat van de totale budgetsubsidie jaarlijks €26.600 richting Hafa gaat. In de eerste helft van 2022 gaan we met u in gesprek over op te stellen prestatieafspraken wat betreft de algehele budgetsubsidie en daarmee ook de eventuele subsidiegelden Hafa.

Tot deze afspraken staan willen wij voorstellen om voor 2022 nog geen definitieve subsidieafspraken te maken, maar om een bevoorschotting te geven op de subsidie voor 2022 tot de zomer van 2022. DATUM 26 april 2022 ONDERWERP Voorschot gemeente Hoogeveen subsidie Scala 2022 Vooruitlopend op de verleningsbeschikking aan Stichting Scala-Centrum voor de Kunsten en naar aanleiding van uw verzoek van 20 april ontvangt u van ons een voorschot op de subsidie 2022 voor een bedrag van € 92.791,25. Dit bedrag zullen we verrekenen met het uiteindelijke bedrag van de verleningsbeschikking aan uw Stichting. Betalingen aan Stichting Cultuur Klik volgen op basis van de College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 48/63 35 verleningsbeschikking aan deze Stichting. U kunt onderling met Stichting Cultuur Klik gelden verrekenen. DATUM 13 juli 2022 ONDERWERP Verleningsbeschikking subsidie 2022 U heeft op 26 april 2022 een subsidie aangevraagd van € 198.667,- voor het jaar 2022. Naar aanleiding daarvan heeft er op 24 mei 2022 een gesprek plaatsgevonden waarin u een toelichting op de begroting en het werkplan heeft gegeven. Een samenvatting van dit gesprek heeft u op 1 juni 2022 ontvangen.

Wij hebben besloten om op basis van uw aanvraag aan u een subsidie te verlenen voor het jaar 2022 van maximaal € 155.832,- op grond van artikel 4:23, derde lid, aanhef en sub c van de Algemene wet bestuursrecht. Het verleende subsidiebedrag is lager dan het door u maximaal aangevraagde bedrag, omdat de activiteiten van Urban arts, waarvoor u een subsidie van € 42.835,- heeft aangevraagd, niet door u worden uitgevoerd. Zoals met de <…> is afgestemd per mail van 28 december 2021, worden deze activiteiten in 2022 uitgevoerd door Stichting Cultuurklik. De volgende activiteiten in de aanvraag komen in aanmerking voor subsidie: Hafabra € 27.000,00 Huisvesting € 104.500,00 Vrijetijdsaanbod € 24.332,00 Subsidie 2023 DATUM 6 december 2021 ONDERWERP Verzoek Scala over huisvesting en HaFa INHOUD Scala verzoekt Scala en Cultuurklik apart op te nemen in de administratie Scala zou Markt 5 per 1 januari 2022 verlaten vanwege eerdere bezuinigingen. Scala verzoekt om 6 maanden langer te mogen blijven op Markt 5 hangende hun onderzoek naar gezamenlijke huisvesting met Tamboer en het Podium Scala verzoekt subsidie 2022 voor hafabra te handhaven op het niveau van 2021 DATUM 14 december 2021 ONDERWERP Bevestiging afspraken subsidie 2022 INHOUD Het is van belang dat eerst de nieuwe stichting, nu stichting X genoemd, definitief is opgericht.

Op dat moment kunnen wij definitieve afspraken maken over de subsidiestromen naar deze twee stichtingen. Hiervoor zal vanuit deze stichtingen voor 2022 ook een afzonderlijke subsidieaanvraag moeten worden ingediend. Het is ook goed om hierbij op voorhand te benadrukken dat de huidige subsidie in onze begroting als een specifieke begrotingssubsidie voor Scala is opgenomen. Dit betekent dat wij een wijziging op de begroting moeten maken om de subsidie te kunnen verlenen aan de twee stichtingen. Wij horen dan ook graag zo spoedig mogelijk wanneer de nieuwe stichting is opgericht en we verzoeken u ook om de subsidieaanvragen voor 2022 voor 1 februari 2022 in te dienen. Ons uitgangspunt is dat er voor de huur van Markt 5 vaste huurafspraken zijn gemaakt. Voor de activiteiten van Scala heeft de gemeenteraad in de gemeentelijke begroting maximaal € 372.000 beschikbaar gesteld. In het financiële College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 49/63 36 overzicht van het gesloten convenant "herziening inrichting subsidierelatie Scala" is opgenomen dat de subsidie in 2022 wordt afgebouwd tot € 341.167. Hierdoor ontstaat er een vrij te besteden bedrag van € 30.833. Hiermee bevestigen wij aan u dat dit bedrag incidenteel voor 2022 ingezet kan worden om de huur te compenseren als overbruggingsperiode naar een nieuwe huisvestingssituatie.

U heeft eerder aangegeven dat de kosten van Hafa voor Hoogeveen jaarlijks €31.000 bedragen. De door u opgegeven kosten voor de overhead bedragen €12.600. De inkomsten vanuit de lessen zijn €17.000. Ook geeft u aan dat van de totale budgetsubsidie jaarlijks €26.600 richting Hafa gaat. In de eerste helft van 2022 gaan we met u in gesprek over op te stellen prestatieafspraken wat betreft de algehele budgetsubsidie en daarmee ook de eventuele subsidiegelden Hafa. Tot deze afspraken staan willen wij voorstellen om voor 2022 nog geen definitieve subsidieafspraken te maken, maar om een bevoorschotting te geven op de subsidie voor 2022 tot de zomer van 2022. DATUM 26 april 2022 ONDERWERP Voorschot gemeente Hoogeveen subsidie Scala 2022 Vooruitlopend op de verleningsbeschikking aan Stichting Scala-Centrum voor de Kunsten en naar aanleiding van uw verzoek van 20 april ontvangt u van ons een voorschot op de subsidie 2022 voor een bedrag van € 92.791,25. Dit bedrag zullen we verrekenen met het uiteindelijke bedrag van de verleningsbeschikking aan uw Stichting. Betalingen aan Stichting Cultuur Klik volgen op basis van de verleningsbeschikking aan deze Stichting. U kunt onderling met Stichting Cultuur Klik gelden verrekenen. DATUM 13 juli 2022 ONDERWERP Verleningsbeschikking subsidie 2022 U heeft op 26 april 2022 een subsidie aangevraagd van € 198.667,- voor het jaar 2022.

Naar aanleiding daarvan heeft er op 24 mei 2022 een gesprek plaatsgevonden waarin u een toelichting op de begroting en het werkplan heeft gegeven. Een samenvatting van dit gesprek heeft u op 1 juni 2022 ontvangen. Wij hebben besloten om op basis van uw aanvraag aan u een subsidie te verlenen voor het jaar 2022 van maximaal € 155.832,- op grond van artikel 4:23, derde lid, aanhef en sub c van de Algemene wet bestuursrecht. Het verleende subsidiebedrag is lager dan het door u maximaal aangevraagde bedrag, omdat de activiteiten van Urban arts, waarvoor u een subsidie van € 42.835,- heeft aangevraagd, niet door u worden uitgevoerd. Zoals met de heer Torreman is afgestemd per mail van 28 december 2021, worden deze activiteiten in 2022 uitgevoerd door Stichting Cultuurklik.

De volgende activiteiten in de aanvraag komen in aanmerking voor subsidie: Hafabra € 27.000,00 Huisvesting € 104.500,00 Vrijetijdsaanbod € 24.332,00 DATUM 27-7-2022 ONDERWERP Aanvraag subsidie voor cultuureducatie 2023 Bijlage 1 Bijlage 1, Uitvoeringsagenda 2022-2025, 19 juli 2022 College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 50/63 37 Bijlage 2 Bijlage 2, Samen de toekomst in, april 2022 - De impact van mogelijke bezuinigingen op preventie door bibliotheek, scala en welzijn mensenwerk in Westerveld Bijlage 3 Bijlage 3, Plan minimalisatie verliezen, 23 juni 2022 Bijlage 4 bijlage 4, Doelstellingen 2022-2023 Bijlage 5 bijlage 5, Begroting 2023 Bijlage 6 Bijlage 6, Lessen aanbod 2022 - 2023 Bijlage 7 Bijlage 7, Hafabra subsidie verantwoording, 30 juni 2022 Totaal 124.833 (=166.833 volgens akkoord najaar 2021 minus 42.000 Urban Arts) Scala vrije tijd € 65.333,00 Huisvesting Scala € 74.500,00 Hafabra € 27.000,00 Urban Arts (-/-) € 42.000,00 DATUM 16 november 2022 ONDERWERP Reactie gemeente aanvraag subsidie 2023 Reactie gemeente De aangeleverde documenten zijn in algemene bewoording opgesteld waardoor het voor ons niet mogelijk is om te filteren wat de tegenprestatie is die in de gemeente Hoogeveen wordt geleverd. Het is ook van belang om hierin een relatie met de uitvoeringsagenda te leggen. Reactie bijlage 4 De doelstellingen zijn sterk intern gericht.

De relatie tot het plan om de verliezen te minimaliseren, een soort meerjarenplan, ontbreekt. Reactie bijlage 5 Daarnaast valt het ons op dat de begroting niet compleet is. Een dekkingsplan ontbreekt. Reactie bijlage 6 Scala heeft een gevarieerd lesaanbod, dat blijkt ook uit de aanvraag. Hierin mis ik wel de concretisering ten aanzien van verwachte aantal deelnemers. Hoe staat bijvoorbeeld het aanbod in Hoogeveen in verhouding tot de subsidie die je ontvangt. Reactie bijlage 7 De verantwoording over 2022 hoort niet bij de aanvraag over 2023. Je kunt de informatie uit de verantwoording wel gebruiken voor de aanvraag voor 2023. De aangeleverde informatie is nu niet concreet. Het geeft onvoldoende inzicht in wat er in 2023 gaat plaatsvinden. Reactie jaarplan Zoals afgelopen dinsdag ook besproken ontbreekt een strategisch jaarplan. Het huidige jaarplan is vanuit de organisatie geschreven en mist een concrete relatie met de andere plannen. Wij realiseren ons dat het maken van een strategisch plan tijd vergt, maar het helpt wel om beter te kunnen duiden waar Scala voor staat, hoe zij haar opdracht vervult en wat het toekomstperspectief is. Zoals in het overleg van 6 september ook besproken gaan we samen met de andere gemeenten en Scala hierover in gesprek.

Voor de subsidie aanvraag van 2023 is het minimaal wel nodig om een jaarplan te ontvangen waarin staat hoe je de subsidiemiddelen van Hoogeveen inzet. DATUM 10 november 2022 Gemeente verzoekt dringend om stukken Bij het beoordelen van de aanvraag is gebleken dat de aanvraag niet compleet is. Hierover is zowel telefonisch meerdere malen, als ook in een persoonlijk gesprek op 6 september jl. gesproken. Tevens heeft de zakelijk leider op 7 september een e-mailbericht ontvangen waarin de ontbrekende stukken nogmaals worden College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 51/63 38 opgevraagd. In het bestuurlijk overleg van 12 oktober jl is hieraan ook nogmaals gerefereerd. DATUM 17 november 2022 (datum aanvraagformulier), 20 november (datum mail verzending en stukken) Mailtekst Scala Hierbij de subsidiestukken Scala 2023. Er komt zsm een formeel verslag van onze accountant <...>. Daar wachten we op alvorens naar buiten te treden. En a.s. maandagavond hebben een derde en laatste personeelsbijeenkomst op basis van de cijfers tot en met 30 september.

ONDERWERP Aanvraag subsidie voor cultuureducatie (herzien) Bijlagen Aantal cursisten Hoogeveen op 1-7-22 en op 1-11-22 Financiën Scala 2023 Jaarplan Scala 2023_Hoogeveen Toelichting op subsidie aanvraag Hoogeveen Werkplan 22-23 Hoogeveen Aangevraagd bedrag 69.916,50 voor de periode 1-1-2023 tot 1-7-2023 Algemene subsidie Hoogeveen 32.666,50 (is de helft van de eerdere aanvraag) Huisvesting subsidie 37.250 (is de helft van de eerdere aanvraag) Aanvraag HaFa subsidie 13.500 (is de helft van de eerdere aanvraag) DATUM 28 november 2022 Gemeente en Scala mailen op en neer met technische vragen/antwoorden over aantal cursisten HaFa en andere educatieve programma's n.a.v. de aangeleverde nieuwe stukken DATUM 11 april 2023 ONDERWERP Aandacht voor vaststelling subsidie 6 feb 2023 is de subsidie verleend voor jan-mrt 2023. 31 mrt 2023 is het faillissement uitgesproken. Hoogeveen wil nu dat Scala voor 30 april 2023 de aanvraag vaststelling indient met 4 onderdelen: Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan. In het inhoudelijk verslag dienen de activiteiten afzonderlijk van elkaar te worden weergegeven, waarbij per activiteit tevens moet worden aangegeven hoeveel personen hebben deelgenomen.

Een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel jaarverslag en jaarrekening). Een accountantsverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant. College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 52/63 39 Bijlage 3 Respondenten Interviews Teamleider en destijds beleidsadviseur cultuur Teamleider en destijds beleidsadviseur cultuur Financieel adviseur Portefeuillehouder Bestuursleden Scala ten tijde van faillissement Strategisch beleidsadviseur Steenwijkerland Deelnemende fracties schriftelijke vragenlijst CDA ChristenUnie VVD Gemeentebelangen D66 SP PvdA GroenLinks SGP College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 53/63 40 Bijlage 4 Bronnenlijst Gemeente Hoogeveen. (2020, 3 december). Raadsvergadering 3 december 2020. Hoogeveen Raadsinformatie Vergadering Raadsavond 03-12-2020 Gemeente Hoogeveen Documenten en verslagen Gemeente Hoogeveen. (2021, 24 maart). Verslag van plenair overleg met Scala- wethouders. Gemeente Hoogeveen. (2021, 7 december). Verzoek subsidieafspraken Scala 2022 (Z.306857). Gemeente Hoogeveen. (2021, 17 februari). Presentatie: "Scala, stand van zaken" Gemeente Hoogeveen. (2021, 18 juni) Collegevoorstel HGV Convenant Scala Scala. (2021, 23 september). Uitwerking financieel convenant. Gemeente Hoogeveen. (2022, 7 februari).

Wensen docenten Scala in beeld Gemeente Hoogeveen. (2022, 6 september). Verslag ambtelijk overleg Gemeente Hoogeveen. (2023, 7 februari). Verslag overleg beleidsmedewerkers met docenten Gemeente Hoogeveen. (2023, 16 maart). Collegevoorstel om de subsidie per 1 april 2023 te staken Gemeente Hoogeveen. (2023, 23 mei). Rapport Business Case Blueyard Gemeente Hoogeveen. (2023). Chronologische weergave Brieven en e-mails E-mail: Scala. (2021, 17 juni). Herziene versie: convenant en financiële bijlage. E-mail: Gemeente Hoogeveen. (2021, juli). afdronk bestuurlijk overleg Scala afgelopen vrijdag Brief: Scala. (2021, 6 december). Verzoek subsidieafspraken Z.306857 Brief: Gemeente Hoogeveen. (2021, 14 december). Afspraken subsidie 2022 Brief: Scala. (2022, 26 april). Verleningsbeschikking 2022 Scala Brief: Scala. ( 2022, 27 juli). Aanvraag subsidie 2023 Hoogeveen E-mail: Scala. (2022, 11 augustus). Ter overweging voor het overleg op 6 september E-mail: Scala. (2022, 21 oktober). Stand van zaken Scala financiën E-mail: Scala. (2022, 24 oktober). Zakelijk leider Scala, communicatie na extra bestuursvergadering Brief: Scala. (2022, 25 oktober). Informering college over financiële situatie van stichting Scala Brief: Scala. (2022, 8 november). Vertrouwelijke brief aan de Raad en het College, beëindiging stichting Scala per 1 juli 2023 Brief: Gemeente Hoogeveen. (2022, 2 december).