27.0 Informatienota 2025 - 15 - Rapport rekenkameronderzoek Scala - Hoogeveen

Verzoek van vijf gemeenten om verduidelijking financiële situatie Scala E-mail: Scala. (2022, 8 december). Rapportage financiën + tegenvaller E-mail: Gemeente Steenwijkerland. (2023, 23 januari). Vertrouwelijk- vragen over financiële overzicht Brief: Scala. (2023, 24 februari). Scala’s aanvraag surseance van betaling Rechtbank Noord Nederland Raadsinformatie Raadsbrief: Gemeente Hoogeveen. (2021, 26 oktober). Ontwikkelingen Scala, aankondiging splitsing Scala & convenant vijf gemeenten Raadsbrief: Gemeente Hoogeveen. (2022, 27 oktober). Vertrouwelijke brief ontwikkelingen Scala, afbouwing subsidies & aangepaste begroting Raadsbrief: Gemeente Hoogeveen. (2022, 13 december). Ontwikkelingen Scala, garantstelling & vertrouwelijkheid eerder gestuurde brief ingetrokken Raadsbrief: Gemeente Hoogeveen. (2023, 14 februari). Ontwikkelingen Scala, verzoek Scala subsidie tot 1 juli 2023 College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 54/63 41 Raadsbrief: Gemeente Hoogeveen. (2023, 24 februari). Ontwikkelingen Scala, surseance van betaling & informerende raadsbijeenkomst Raadsbrief: Gemeente Hoogeveen. (2023, 7 maart). Vertrouwelijke brief ontwikkelingen Scala, toekenning surseance van betaling en aankondiging raadsbijeenkomst Raadsvoorstel: Gemeente Hoogeveen. (2023, 14 maart).

Raadsvoorstel stoppen subsidie Scala per 1 april 2023 Raadsbijeenkomst: gemeente Hoogeveen. (2023, 23 maart). Raadsbespreking en besluit: voorstel om geen subsidie meer te verlenen aan Scala per 1 april 2023 Raadsbrief: Gemeente Hoogeveen. (2023, 18 april). Noodplan buitenschools cultuuraanbod Cultureel collectief Hoogeveen De Wolden Raadsbrief: Gemeente Hoogeveen. (2023, 20 juni). Ontwikkelingen Scala College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_00268 55/63 HRK Onderzoek Scala 54 Bestuurlijke reactie College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_0026856/63 PAGINA 1 VAN 3 Aan: De Hoogeveense Rekenkamer Datum: 11 maart 2025 Onderwerp: Bestuurlijke reactie op rekenkameronderzoek Scala Ons kenmerk: Geachte rekenkamer , Op 27 februari 2025 ontvingen wij van u het concept onderzoeksrapport naar het faillissement van Scala. Dit biedt ons de gelegenheid om een bestuurlijke reactie te geven. Allereerst spreken wij onze waardering uit voor de gedegen wijze waarop u het onderzoek heeft uitgevoerd en de inzichten die u ons hebt verschaft. Het onderzoek geeft ook goed inzicht in de stappen die zijn gezet in het proces van het faillissement van Scala. Wij herkennen ons in de conclusie dat de gemeenteraad van Hoogeveen in de periode van crisis telkens goed is geïnformeerd.

De resultaten van het onderzoek helpen om ons subsidiebeleid verder te verbeteren en geven inzicht in hoe wij sturing en toezicht kunnen houden op maatschappelijke instellingen die wij subsidiëren. In deze brief zetten wij uiteen hoe wij omgaan met de bevindingen en aanbevelingen uit het onderzoek. Een belangrijke stap hierbij is het verwerken van de aanbevelingen van dit onderzoek in het nieuw op te stellen subsidiebeleidskader. Gezamenlijke sturing en toezicht In de situatie van Scala was er sprake van een gedeelde gemeentelijke verantwoordelijkheid in de subsidierelatie met meerdere gemeenten. Het heeft ons geleerd dat het in dergelijke situaties nodig is om met betrokken gemeenten afspraken te maken op het gebied van: samenwerking, sturing en toezicht. Op dit moment kennen wij geen vergelijkbare gedeelde subsidierelaties met maatschappelijke instellingen. Mocht dit in de toekomst wel het geval zijn, dan maken wij gebruik van uw aanbevelingen. Subsidieafspraken Subsidies die wij als gemeente verstrekken zijn gekoppeld aan onze doelstellingen zoals vastgelegd in de programmabegroting en onderliggende beleidsdocumenten. Maatschappelijke instellingen die wij subsidiëren, dragen op vele terreinen bij aan onze doelstellingen. In onze subsidieverlening gaan we sterker inzetten op het maken van afspraken voor welke doelstellingen en activiteiten subsidies worden verleend.

Hierdoor kunnen wij met subsidiepartijen duidelijke afspraken maken over prestaties die bijdragen aan het realiseren van onze doelstellingen en ambities. Ons streven is om het evalueren en actualiseren van College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_0026857/63 PAGINA 2 VAN 3 subsidies te koppelen aan de looptijd van beleidsnota’s. In de beleidscyclus van een betreffend beleidsterrein kunnen subsidies tegelijkertijd geëvalueerd en herijkt worden. Dit sluit aan op de bestaande lijn voor de Hoogeveense aanpak voor Bestuur, Begroting en Verantwoording (HABBV). Monitoring relevante wijzigingen Het onderzoek heeft ons geleerd dat het gedurende een subsidiejaar nodig kan zijn om bij te sturen op de gemaakte afspraken en hier vervolgens zicht op te houden. Zoals u weet, actualiseren wij de algemene subsidieverordening en werken wij aan een nieuw subsidiebeleidskader. In de geactualiseerde algemene subsidieverordening houden wij hiermee rekening. We nemen op dat bij subsidies hoger dan € 50.000 de verplichting kan worden opgelegd tot het tussentijds afleggen van verantwoording over de tot dan toe verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. In subsidiebeschikkingen gaan we nog meer benadrukken dat een subsidieontvanger op basis van de Algemene wet bestuursrecht verplicht is om tijdens een subsidieverlening relevante wijzigingen te melden.

Consequenties bezuinigingen In het rekenkameronderzoek is ook geconstateerd dat een stevige bezuiniging altijd consequenties heeft. Wij begrijpen dat in het onderzoek wordt opgemerkt dat de gemeenteraad op dat moment niet alle consequenties in beeld had. Als college willen we benadrukken binnen welke context de bezuinigingen uit schone lei tot stand kwamen. De opgave was groot en er moest snel gehandeld worden binnen een kort tijdsbestek. We steunen de aanbeveling om alle gevolgen goed in kaart te brengen voordat we ingrijpen. Dit kan echter alleen in ideale omstandigheden. In het geval van Scala was er sprake van een unieke situatie, waarin meerdere gemeenten bezuinigden en Scala zelf niet in control was. Bij toekomstige bezuinigingen streven we ernaar de gemeenteraad zo goed mogelijk te informeren over de consequenties en de keuzes die daarbij gemaakt moeten worden. Subsidiebeleidskader en algemene subsidieverordening In de afgelopen jaren hebben wij al diverse stappen gezet om het proces rondom subsidieverlening te verbeteren. Wij hebben de gemeenteraad hier op meerdere momenten over geïnformeerd. Daarnaast is er een nieuw subsidiebureau ingericht. Alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd. Er is inzage in de werkvoorraad en wij sturen op tijdige en juiste afwikkeling van aanvragen.

Naast de actualisatie van de algemene subsidieverordening en een nieuw subsidiebeleidskader is een uitvoeringsplan voor subsidies nagenoeg gereed. Het subsidiebeleidskader geeft inzicht in welke uitgangspunten wij hanteren bij het verstrekken van een subsidie. De wijze waarop we College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_0026858/63 PAGINA 3 VAN 3 dit uitvoeren leggen we vast in het uitvoeringsplan. Onderdeel van het uitvoeringsplan is het jaarlijks publiceren van een subsidieregister. Op basis van dit jaarlijkse overzicht is inzichtelijk welke regelingen er zijn, waar subsidies aan worden verstrekt en welke stappen wij zetten om de subsidies en het subsidieproces op orde en actueel te houden. De bevindingen en aandachtspunten zoals benoemd in deze brief verwerken wij in de geactualiseerde algemene subsidieverordening, subsidiebeleidskader en/of uitvoeringsplan. Hiermee borgen we de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek. Dankbaarheid en bespreking Het college is dankbaar voor de inzichten uit dit rekenkameronderzoek, die helpen om het subsidieproces en onze maatschappelijke dienstverlening te verbeteren. Wij kijken uit naar de bespreking van de algemene subsidieverordening en het subsidiebeleidskader met de gemeenteraad om de aanbevelingen van de rekenkamer te implementeren.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris burgemeester Karin M. Cornelissen Martijn Breukelman College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_0026859/63 HRK Onderzoek Scala 58 Nawoord Rekenkamer In reactie op de bestuurlijke reactie inzake rekenkameronderzoek Scala wil de Hoogeveense Rekenkamer graag de volgende kanttekeningen maken over de reactie van het college. Die zal kort zijn omdat we ons vooral willen concentreren op het raadsvoorstel ten gevolge het rapport. G ezamenlijke sturing en toezicht Mutatis mutandis gelden onze opmerkingen voor de vele organisaties waarmee de gemeente Hoogeveen een met andere gemeenten gedeelde verantwoordelijkheid heeft. We verwijzen in dit verband naar onze eerdere rapporten over AREA en de Dutch Tech Zone (en is CultuurKlik niet een gezamenlijk gesubsidieerde instelling). A anvullende aanbeveling Naar aanleiding van de reactie van het college willen we graag een aanvullende aanbeveling doen: N eem in de begroting een aparte paragraaf, of ieder geval een samenvattend overzicht, op van alle door de gemeente te verstrekken subsidies; zoals vele gemeenten al doen. S ubsidieafspraken Wij wachten uw aanscherpingen met belangstelling af.

Onze aanbevelingen zijn vooral bedoeld voor de raad: Bewaak scherp of de doelen waarvoor u geld voteert via de programmabegroting ook haalbaar en scherp genoeg zijn en ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. C onsequenties bezuinigingen Het lijkt ons iets te makkelijk om te stellen dat alleen in ideale situaties de consequenties van bezuinigingen helder in beeld kunnen zijn. Vele gemeenten moeten in vele jaren, veelal onder grote tijdsdruk, bezuinigingen vaststellen. Dat lukt meesttijds heel goed. Ook bij ingrijpende bezuinigingen. S ubsidiebeleidskader en ASV Wij wijzen college en raad nogmaals op de verplichting ingevolge de Awb om elke 5 jaar een verslag aan de raad te zenden over de doeltreffendheid van subsidies. College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_0026860/63 Aan de leden van de gemeenteraad en het college van b&w van de gemeente Steenwijkerland Datum: 21 maart 2025 Onderwerp: Rapport rekenkameronderzoek Scala Bijlage(n): HRK-rapport ‘Subsidiëren en vooruitzien, een hele kunst’ Geachte leden van de raad en het college, In onze brief van 3 december 2024 hebben wij u aangekondigd een onderzoek te doen naar aanleiding van het faillissement van Scala zodat er lessen getrokken kunnen worden voor nieuw op te stellen subsidiebeleid. Dat rapport is inmiddels afgerond.

In een vrij kort tijdsbestek is de situatie in kaart gebracht, zodat de conclusies en aanbevelingen meegenomen kunnen worden bij de afwegingen rond het nieuwe subsidiekader. Het doel van dit onderzoek is inzicht te krijgen in de inrichting, rechtmatigheid en governance van de subsidierelatie met Scala. Aanbevelingen De rekenkamer beveelt de gemeenteraad van Hoogeveen aan om niet alleen te besluiten waarop een bezuiniging moet plaats vinden, maar zich ook goed te laten informeren over keuzes die in de uitwerking daarvan gemaakt worden. Om bij een gedeelde gemeentelijke verantwoordelijkheid in een subsidierelatie afspraken te maken over gezamenlijke inrichting van de relatie en ook afspraken te maken over basisbeginselen die elke gemeente in acht neemt. Tot slot de aanbeveling om de focus op, en aanpak van, de effectiviteit van subsidies te versterken. Onderzoek of subsidies niet alleen rechtmatig verstrekt worden, maar ook of er bij subsidieverlening in voldoende mate in kwalitatieve zin bijgedragen wordt aan vastgestelde maatschappelijke en beleidsdoelstellingen. Subsidiëren en vooruitzien, een hele kunst Bij deze bieden wij u, zoals toegezegd, ter informatie ons rapport aan. We benadrukken daarbij dat we als Hoogeveense Rekenkamer natuurlijk vooral naar de Hoogeveense situatie hebben gekeken en daarop onze aanbevelingen hebben gestoeld.

Mocht u voordien vragen hebben kunt u deze stellen via rekenkamer@hoogeveen.nl Met vriendelijke groet, Namens de Hoogeveense Rekenkamer, Mr. A.H. Teeuw voorzitter College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_0026861/63 College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_0026862/63 College van burgemeester en wethouders - 15 april 2025 - 2025_B&W_0026863/63