Handboek (2013-05-17) - SIRIS 929182

3.1.

Programmaquota (ICE-norm)

Het Commissariaat voor de Media hanteert de zogenaamde ICE-norm. ICE staat voor Informatie, Cultuur en Educatie. De programmering van een lokale publieke media-instelling moet voor de helft van het media-aanbod bestaan uit ICE-programmering. De norm geldt voor zowel de radioals de televisieprogrammering. Het internet is niet direct te toetsen aan de ICE norm, al moet wel binnen de kaders van de norm worden gedacht bij de invulling van het medium. Schema 3.1. ICE-toetsing

Toetsingstijd; 112 u per week 50% vrij (56 uur)

50% ICE (56 uur) 40% cultuur (23 uur)

60% informatie en eductatie (33 uur)

In schema 3.1., dat hierboven is afgebeeld, is een schematisch overzicht weergegeven van de ICE-toetsing. De toetsingstijd is 16 uur per dag (van 7.00u tot 23.00u), wat neerkomt op 112 uur per week. De media-instelling heeft in eerste instantie grote vrijheid om zélf te beoordelen in hoeverre een programma voldoet aan de eis om een informatief, cultureel of educatief van aard zijn. Voor die beoordeling is het mediabeleid bepalend orgaan (paragraaf 2.1.2.) bedoeld. Er is sprake van een aantal “spelregels” 4, waarbinnen de media-instelling vrij kan bepalen of ze aan de ICE-norm voldoet. Controle door het Commissariaat voor de Media is altijd achteraf, zij kan bepalen dat ze het niet eens is met de keuzes van de omroep of dat per definitie het programmaquotum niet is gehaald.

4

Na te lezen in de brochure lokale omroep 2009 (Bijlage D15)

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 23

3.1.1. Informatie, cultuur en educatie Wat wordt precies verstaan onder informatie, cultuur en educatie? Allereerst moet er sprake zijn van lokale ICE-activiteiten. Het uitzenden van een item over een wedstrijd van de welpjes van PSV - Afc. Ajax valt niet onder de ICE-norm voor een media-instelling anders dan die van respectievelijk Eindhoven of Amsterdam. Het Commissariaat voor de Media geeft in haar brochure een aantal voorbeelden van wat onder de ICE-norm gezien worden als programma’s met een “informatief, cultureel of educatief karakter”. Informatie en educatie Zoals in schema 3.1. is te zien worden informatie en educatie samen getoetst, onder deze noemers worden verstaan; nieuwsprogramma’s, sportprogramma’s, informatievoorziening over kunstactiviteiten of over de gezondheidszorg, raadsvergaderingen en interviews met kunstenaars. Daarnaast telt de verslaglegging van belangrijke gebeurtenissen of festiviteiten in de gemeente(s) als informatief en educatief. Voorbeelden hiervan zijn de avondvierdaagse, de carnavalsoptocht, de intocht van Sinterklaas en de benoeming van de burgemeester. Cultuur De registratie van culturele voorstellingen (zoals cabaret, concerten en toneelvoorstellingen) en kerkdiensten in de gemeente(s), worden gezien als culturele programma’s.

Daarnaast voldoen verstrooiende programma’s zoals verzoekplatenprogramma’s en spelprogramma’s met lokale kandidaten aan de culturele criteria. 3.1.2. Criteria ICE-tijd Het Commissariaat hanteert vastgestelde criteria voor het berekenen van de ICE-percentages. Media-instellingen kunnen hiermee nagaan of zij hun kijkers en luisteraars voldoende informatie, cultuur en educatie aanbieden. Het Commissariaat hanteert de volgende criteria voor de het berekenen van de werkelijke ICE-tijd; - alle losse minuten die de omroep in programma’s besteedt aan informatie en educatie, tellen mee als ICE-tijd. De media-instelling dient echter zelf duidelijk aan te geven hoeveel minuten dit zijn, in welk programma deze zich bevinden en waaruit deze bestaan; - wanneer een programma van een uur voor ten minste dertig minuten uit informatie en educatie bestaat, telt het Commissariaat dit als een volledig uur. De minuten uit dat uur tellen dan uiteraard niet ook nog eens los mee; - culturele programma’s die de lokale cultuur behandelen, tellen in hun geheel mee; - het Commissariaat telt losse culturele minuten niet mee. Informatie over culturele onderwerpen telt wel als losse minuten mee, maar wordt tot informatie gerekend; - herhalingen van ICE-programma’s tellen mee; - reclameboodschappen tellen niet mee als lokale ICE-tijd; - de ICE-norm geldt voor elk kanaal afzonderlijk.

Voor omroepen die meerdere kanalen exploiteren, is het dus niet mogelijk om onderling te compenseren. (dus ook niet tussen radio en televisie).

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 24

3.2.

Radio

Veel lokale media-instellingen zijn ontstaan in de tijd van de ‘piratenzenders’. Verschillende kleine zenders en radio-Dj’s verenigden zich in een vereniging of stichting en gingen opereren als lokale omroep. Doordat de oudere lokale media-instellingen van origine radiozenders zijn, is bij de meeste omroepen het grootste aantal vrijwilligers actief voor de radio. Het gaat hierbij echter vooral om vrijwilligers die zich enkel inzetten voor de eigen radio-uitzending. 3.2.1. Algemene radioprogrammering De radio zendt 24 uur per dag, 7 dagen in de week uit. De radiostudio wordt echter niet 24/7 bemenst. Om de niet-bemenste uren te vullen wordt een automatische muzieklijst gedraaid op de momenten dat niemand aanwezig is in de radiostudio. Door af te wisselen tussen verschillende muziekstijlen, kan het aanbod ook tijdens de niet-bemenste uren zo veel mogelijk worden voorzien van een “evenwichtig, pluriform, gevarieerd en kwalitatief hoogstaand programma met een grote verscheidenheid van vorm en inhoud”. Daarnaast kan gekozen worden (externe) nieuwsitems automatisch in de uitzending te laten en eerder opgenomen programma’s te herhalen. De ‘vrije’ invulling van de bemenste radio-uitzendingen bestaat uit de muziek gedraaid (en becommentarieerd) door de vrijwilligers van de radio, eventueel in combinatie met live-interviews tijdens de uitzending.

SIRIS Bij SIRIS wordt vooral overdag gebruik gemaakt van een automatische muzieklijst of eventueel herhalingen van eerder opgenomen programma’s. De muzieklijst bestaat uit de nieuwste hits, maar ook uit hits van de afgelopen decennia. De lijst wordt bijgehouden door medewerkers van SIRIS Tijdens de live uitzendingen richt SIRIS zich (net als met de automatische muzieklijst) op een muziek-programmering voor jong en oud. Dat varieert van hardrock tot Tiroler muziek. De presentator is op de hoogte van zijn of haar muziekgenre en bereidt het programma goed voor.

Het is van belang dat de disjockeys zich er van bewust zijn (en door de hoofdredactie worden gewezen op) dat ze medewerker zijn bij een lokale publieke media-instelling. Dit betekent dat waar mogelijk zo veel mogelijk platform moet worden geboden aan lokale artiesten, maar ook de nieuwtjes (op o.a. muziek gebied) moeten waar mogelijk lokaal van aard zijn

3.2.2. ICE-programmering Doordat tijdens een (groot) deel van de ICE-toetsingstijd gebruik gemaakt wordt van een automatische muziekcomputer, moet de lokale media-instelling het programmaquotum extra in de gaten houden. Om de ICE-norm te halen kan tijdens de niet-bemenste uren bijvoorbeeld eerder opgenomen ICE-programma’s worden herhaald. Maar juist tijdens live-uitzendingen en/ of andere bemenste radio-uitzendingen moet de ICE-norm in het oog worden gehouden. Een discjockey kan bijvoorbeeld lokale artiesten uitnodigen of lokale informatie delen met de luisteraars. Daarnaast zijn er de volledig ICE gerichte radioprogramma’s (het uitzenden van een kerkdienst, gemeenteraadsvergaderingen, nieuwsitems of andere ICE-gerelateerde programmering) welke helpen bij het behalen van de ICE-norm.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 25

SIRIS Een aantal radioprogramma’s van SIRIS is gericht op bepaalde culture stromingen als Duitstalige of Nederlandstalige muziek. Daarnaast zijn enkele vaste radioprogramma’s volledig ICE gericht. Sinds 1 oktober 1988 zendt SIRIS op werkdagen van 18.00 tot 19.00 uur het actualiteitenprogramma Het Avonduur uit. In het programma zitten iedere dag minstens één reportage, gast en/of telefonische gast. Daarnaast heeft wordt het sportprogramma SIRIS-Sportlijn uitgezonden. Bij het programma ligt de focus op voetbal, omdat hier het meeste vraag naar is in het verzorgingsgebied. Andere sporten worden echter niet vergeten. De voetbalwedstrijden vinden veelal op zondagmiddag plaats. Hierdoor is live-verslaggeving meestal mogelijk. Hoewel SIRIS eigen sportverslaggevers heeft, wordt er naar gestreefd de verslaggeving te laten verzorgen door een verslaggever van de betreffende clubs (deze worden door de clubs aangesteld en door SIRIS opgeleid); deze verslaggevers kennen het wel en wee van de clubs en de spelers. De eigen presentatoren van SIRIS-Sportlijn hebben kennis van en/of zijn fan van sport. Een ander voorbeeld is het natuurprogramma NatuurNatuurlijk, waarin groentips worden gegeven voor in de tuin of op het balkon.

Daarnaast wordt geïnformeerd waar de verschillende activiteiten zijn in de gemeente Asten en Someren op het gebied van groen.(zoals activiteiten in het Museum van Asten, vogeltentoonstellingen etc.) Incidentele uitzendingen worden gewijd aan lokale activiteiten als de Kennedymars, maar ook gemeenteraadsvergaderingen en kerkdiensten worden uitgezonden bij SIRIS. Om de ICE-norm te behalen wordt gekozen de ICE-programmering te herhalen tijdens de nietbemenste uitzenduren.

3.3.

Televisie

Het maken van goede televisie is relatief duur. Het vergt (professionele) kennis en goede apparatuur om de hoge standaard en verwachtingen van de kijker tegemoet te komen. Hoewel de lokale media-instelling geen commerciële insteek heeft, zetten de commerciële partijen wél de standaard. De kwaliteit van filmen en verslaglegging wordt als maar hoger, waardoor de kijker niet snel zal kijken naar “onprofessionele” lokale zenders. Daarnaast is het internet hét platform voor de hobby-verslaggeving geworden en zit in bijna elk dorp een hobbyjournalist met een eigen internetpagina. De kleine lokale omroep zal dus moeten voldoen aan de hoger wordende “eisen” van de kijker. En net als de radio, wordt ook een televisiezender non-stop uitgezonden. Lokale publieke media-instellingen zijn meestal niet in staat 24 uur per dag te vullen met eigen programmering. Voor de invulling van een groot deel van de uitzendtijd wordt vaak een kabelkrant gebruikt. Samenwerking met andere lokale en regionale media-instellingen is daarnaast een mogelijke oplossing meer tijd te vullen met het daadwerkelijk uitzenden van televisieprogramma’s in plaats van de kabelkrant.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 26

3.3.1. Algemene televisieprogrammering Doordat het maken van een goed televisieprogramma relatief duur is, is er weinig tot geen sprake van “vrije” televisieprogrammering bij lokale media-instellingen. Regiosoaps als “Wolfseinde”, “Baas Boppe Baas” en “Van Jonge Leu en Oale Groond” worden, zoals de naam al suggereert, door regionale zenders/ initiatieven opgezet en gaan aan de lokale zenders voorbij. Het invullen van de vrije uitzendingstijd met bijvoorbeeld een regiosoap zou kunnen doormiddel van samenwerking of sponsoring. Het is dan echter de vraag of extra financiering en samenwerking niet beter ingezet kan worden bij de professionalisering van de ICEprogrammering, omdat juist die programma’s het doel van de lokale media-instelling zijn. 3.3.2. ICE-programmering Het uitzenden van een kabelkrant voorziet per definitie in de ICE-programmering; het betreft het informeren over lokaal nieuws, wetenswaardigheden en activiteiten. Met de opkomst van de internet-journalistiek voorziet de kabelkrant echter niet meer in de vraag van de kijker. Van een lokale media-instelling wordt meer verwacht, het uitzenden van op zijn minst een (dagelijkse) nieuwsrubriek moet zorgen voor terugkerende kijkers.

De televisie biedt echter veel meer mogelijkheden dan dagelijkse journaals; zo zijn er mogelijkheden tot verslaggeving van lokale activiteiten als carnavalsstoeten, de sinterklaasintocht, sportevenementen, muziekevenementen en culturele festivals. Vaak is er bij lokale media-instellingen een afspraak met de gemeente om verslaggeving en publicatie van de gemeente op de televisie (en radio) uit te zenden. Denk hier bij aan gemeenteraadsvergaderingen, benoeming van de burgemeester of uitzendmogelijkheden bij actuele gebeurtenissen. Bij sommige lokale media-instellingen is het uitzenden van gemeente televisie opgenomen in de subsidie overeenkomst. SIRIS Bij SIRIS bestaat een groot deel van de uitzendingstijd uit het uitzenden van de kabelkrant, met op de achtergrond de muziek van SIRIS-radio. De kabelkrant bevat informatie als het nieuws, agenda, bouwactiviteiten en verenigingsactiviteiten. Naast de kabelkrant bestaat de uitzendtijd vooral uit actualiteitenprogrammering. Sinds 2011 verzorgt SIRIS een tv-journaal Van Dag tot Dag. Dit bevat bewegende beelden uit Asten en Someren en wordt 4x per dag uitgezonden. Nieuwe items worden dagelijks ingepast. Het andere vaste televisieprogramma is “Samen over de Brug”, wat in samenwerking met de gemeente wordt geproduceerd. Het bevat vooral informatie over gemeentelijke activiteiten.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 27

3.4.

Internet

Voor lokale media-instellingen is het internet (in brede zin) vaak een ‘nieuw’ medium, waar pas de laatste jaren gebruik van gemaakt wordt. Desondanks is juist het internet in een korte tijd een belangrijk medium geworden. Websites, Youtube-kanalen en andere sociale media zorgen voor bedreigingen door concurrentie, maar ook voor kansen in de burgerjournalistiek. 3.4.1. Website De grootste investering voor een website is het (eerste) ontwerp. Als een website eenmaal online is en zó ingericht is dat berichten zelf zijn aan te passen, kan het onderhoud relatief simpel zijn. Hierbij geldt natuurlijk ook dat een website heel uitgebreid kan worden ingericht, maar ook simpelweg kan bestaan uit nieuwsfeiten, een agenda en eventuele mededelingen (een soort online kabelkrant). De media-instelling zal in haar overwegingen mee moeten nemen welke vraag er vanuit het verzorgingsgebied is en hoe zij deze vraag wil en kan beantwoorden. Daarnaast kan de website voorzien in steeds groeiende vraag naar “on demand” media. Door nieuwsitems van televisie (en radio) op de website te zetten, kan een kijker de afleveringen zien en beluisteren wanneer deze dat zelf wil. Niet alleen video’s maar ook gemaakte foto’s kunnen online worden gepubliceerd. Interactieve site Een website is ideaal om het publiek dichter bij de lokale media-instelling te betrekken.

Door de mogelijkheid te bieden zelf foto’s in te sturen, reacties op nieuwsberichten mogelijk te maken, polls te voeren of zelfs een compleet forum op te zetten, bereik je een maximale betrokkenheid van de doorsnee websitebezoeker. SIRIS De opgestelde nieuwsberichten die onder andere gebruikt worden voor de nieuwsprogramma’s op SIRIS-tv en radio worden daarnaast gepubliceerd op de kabelkrant en de website. Berichten worden op beide media nagenoeg op dezelfde wijze vormgegeven en ingevuld. Daarnaast worden de televisieprogramma’s op de website gezet, zodat de kijker op elk gewenst moment de programma’s en/ of losse items kan bekijken. 3.4.2. Social media Onderdeel van het internetplatform zijn de social media. Op dit moment zijn Facebook, Youtube, LinkedIn en Twitter veruit de meest populaire platforms, maar net als bij Hyves kan een mediaplatform snel het draagvlak verliezen. Desondanks mag het belang van de social media niet worden onderschat, bijna 80 procent van de Nederlanders is lid van tenminste één van het sociaal medium, waarvan 62 procent in elk geval regelmatig zijn of haar Facebookprofiel bekijkt.5 De social media zijn dus de ideale manier om de inwoners van het verzorgingsgebied te bereiken. Het vraagt echter wel een actieve houding vanuit de media-instelling, om zo het gewenste publiek te binden. Op de volgende pagina is in schema 3.2.

een overzicht weergegeven met een groot aantal populaire sociale media. In het overzicht is te zien dat de social media veel verder gaat dan veel mensen denken; niet alleen Twitter, Facebook en Hyves domineren de social media, ook online spellen, virtuele werelden, discussie platforms en mediahubs vallen onder de social media en mogen niet vergeten worden.

5

http://twittermania.nl/2012/05/newcom-anderhalf-miljoen-nederlanders-gebruiken-twitter-dagelijks/ en http://www.customertalk.nl/nieuws/id6066-onderzoek-linkedin-niet-dagelijks-gebruikt-in-nederland.html

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 28

Schema 3.2. Het social media landschap

Burgerjournalistiek De social media bieden steeds vaker een extra bron aan informatie. Meer en meer burgers volgen het nieuws en ‘maken’ zelf nieuwsitems en -verslagen. Steeds vaker betekent dit dat via de social media bepaalde nieuwsfeiten en foto’s al gemaakt (en gepubliceerd) zijn door omstanders, nog voor de lokale media-instelling op de hoogte is van de ontwikkelingen. Als lokale media-instelling kun je de burgers oproepen dergelijke nieuwsfeiten direct te melden en te versturen naar de media-instelling. In ruil wordt de burger (wanneer deze dat wil) vernoemd bij het gepubliceerde item. Wel schuilt er een gevaar in dergelijke burgerjournalistiek; sommige ‘thuis-journalisten’ maken er een sport van een zogenaamde “hoax” op te zetten. Ze proberen een leugen als waargebeurd nieuwsfeit te melden. Als professionele lokale media-instelling is het erg slecht voor je imago als je in een dergelijke “hoax” trapt. SIRIS SIRIS is actief op Facebook, Twitter, Youtube en Hyves, hoewel de media-instelling nog niet veel ‘volgers’ heeft, zal het ook voor SIRIS belangrijk zijn te werken aan het betrekken van de burgers op internet.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 29

3.5.

Samenwerking

Het is binnen de ICE-norm toegestaan om samen te werken met verschillende lokale en/ of regionale media-instellingen. Dat zijn bij voorkeur publieke media-instellingen, maar het uitbesteden (van bijvoorbeeld de techniek) aan commerciële media-instellingen is ook toegestaan binnen bepaalde kaders. 3.5.1. Voorwaarden om te voldoen aan de ICE-norm én de productienorm Niet alle omroepen zijn in staat om uitsluitend met eigen middelen aan de norm van vijftig procent ICE te voldoen of eigen producties te maken. Daarom mogen lokale omroepen samenwerken met landelijke, regionale, of andere lokale omroepen. De eigen ICE-inbreng en de hoeveelheid eigen producties hoeven in dat geval nog maar een minimum van vijfentwintig procent te bedragen bij intensieve samenwerking. Bij een minder intensieve samenwerking moet 40 uur van de ICE-tijd door de eigen omroep worden voorzien. De eigen inbreng moet dan puur van lokale aard zijn. De omroep dient de samenwerking vast te leggen in een overeenkomst. Het Commissariaat vraagt hiervan een afschrift. Samenwerken met de regionale omroep De lokale omroep kan de ICE-programma’s van de regionale omroep overnemen als raamprogrammering. Binnen deze raamprogrammering kan de lokale omroep zijn eigen inbreng monteren.

Samenwerken met lokale omroepen uit buurgemeenten De lokale omroep kan in samenwerking met lokale omroepen uit buurgemeenten ICEprogramma’s produceren met een lokaal of bovenlokaal karakter. Per programma moet het MBO echter wel het belang van de samenwerking kunnen motiveren. Productienorm Volgens de regels van het Commissariaat voor de Media dient, aanvullend op de ICE-norm, ten minste vijftig procent van de toetsingstijd te bestaan uit de programma’s die in eigen beheer zijn geproduceerd (dat is dus zowel ICE-programmering als niet ICE-programmering). Dat is uiteraard altijd het geval wanneer de medewerkers van de omroep zelf zorg dragen voor de techniek, regie, redactie, verslaggeving en presentatie. Voor de lokale media-instelling kan het aantrekkelijk zijn om de productie van een programma uit te besteden aan een derde partij. Deze derde neemt in dat geval de techniek, regie, redactie, verslaggeving en presentatie voor zijn rekening. De Mediawet laat dat toe, maar in het kader van de productienorm verlangt het Commissariaat dat: -

de media-instelling een overeenkomst sluit met deze derde; de betreffende programma’s alleen exclusief worden uitgezonden door de lokale media-instelling die de productieopdracht heeft gegeven.

Een derde partij mag met het verrichten van een opdracht van de lokale omroep niet meer winst maken dan met het verrichten van opdrachten van anderen. De omroep is verantwoordelijk voor toezicht hierop en moet jaarlijks financiële informatie krijgen van de betreffende derde. Het recht op jaarlijkse informatie dient te worden opgenomen in de overeenkomst, om zo inzicht te verkrijgen in de afspraken en geldstromen in de gehele keten. Daarnaast is het de omroep en zijn medewerkers verboden om zeggenschap of een financieel belang in de derde partij te hebben. Zo zorgt de omroep ervoor dat hij zijn integriteit behoudt. De verantwoordelijke personen binnen de omroep moeten immers in hun relatie met derden de belangen van de omroep steeds voorop (kunnen) stellen. Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 30

3.5.2. Samenwerkingsmogelijkheden Zoals in de vorige sub-paragraaf naar voren kwam, kan er op veel verschillende manieren worden samengewerkt. Dat kan bijvoorbeeld op facilitair (delen van techniek of locatie) gebied of het opkopen van kant en klare programma’s. Het meest vrijblijvend is samenwerking op het gebied van de basisfaciliteiten. Denk hierbij aan het gezamenlijk inkopen van één camera-auto, of het gebruiken van één server voor internet, radio en/ of televisie voor meerdere media-instellingen. In de voorbeelden hoeft enkel overleg plaats te vinden over het eigendom van de server(s) en eventueel afgesproken te worden wie de camera-auto wanneer gebruikt. Een volgende stap is het delen van de werklocatie, hierdoor hoeven alle faciliteiten slechts eenmalig te worden aangeschaft. Praktisch gezien kunnen er echter problemen ontstaan; vrijwilligers moeten naar een andere gemeente afreizen en de subsidiërende gemeente kan de subsidie stopzetten wanneer blijkt dat de samenwerking ten koste gaat van het lokale karakter. Daarnaast kunnen media-instellingen op technisch en organisatorisch gebied van elkaar leren, het wiel hoeft immers niet steeds opnieuw uitgevonden te worden. Het voordeel is dat de lokale media-instellingen geen winstoogmerk hebben en over het algemeen geen reden hebben hun informatie niet prijs te willen geven.

Een laatste samenwerkingsmogelijkheid is een (verregaande tot volledige) fusie tussen verschillende media-instellingen. Zeker in dit geval zal de lokale media-instelling de kaders van het Commissariaat voor de Media in het oog moeten houden, als ze de erkenning als lokale publieke media-instelling wil behouden. SIRIS Zoals in paragraaf 1.3. benoemd, is SIRIS opzoek naar (verregaande) facilitaire samenwerking met een aantal andere omroepen. Daarnaast besteedt SIRIS op dit moment een sommige producties uit, een voorbeeld hier van is de kerkdiensten op de radio (kerken nemen zelf diensten op).

3.6.

Reclame en sponsoring

Hoewel een publieke media-instelling geen commercieel doeleinde mag nastreven, is het voeren van een actief reclame(- en sponsoring)beleid van belang voor de continuïteit van een zelfstandige media-instelling. Van enkel de door de gemeente(n) beschikbaar gestelde subsidie kan geen professionele media-instelling worden gerealiseerd. De afdeling marketing heeft daarom een belangrijke rol binnen de organisatie. Om reclame te mogen maken of sponsorcontracten aan te trekken zal de lokale mediainstellingen wederom moeten kijken naar de Mediawet 2008 en het Commissariaat voor de Media, want ook met betrekking tot het maken van reclame (en sponsoring) zijn een aantal regels vastgelegd met betrekking tot het verschijnen van reclamespots binnen het programma-aanbod op televisie en de radio, en voor zover mogelijk op internet/ social media.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 31

3.6.1. Basisregels Voor het uitzenden van reclameboodschappen is inschrijving bij de Stichting Reclame Code een eerste vereiste. Dit kan rechtstreeks of via OLON. Het Commissariaat vraagt hiervoor om een bewijs van inschrijving. Een reclameboodschap moet als zodanig herkenbaar zijn. Dit betekent dat de reclame niet mag lijken op een programma. Daarnaast moet de reclameboodschap duidelijk onderscheiden zijn van de rest van het programma. Dit moet gebeuren door middel van hoorbare en/of zichtbare omlijsting. Een reclameblok is alleen toegestaan tussen twee programma’s in. Programmaonderbrekende reclameblokken zijn voor een publieke omroep niet toegestaan. Hierin houdt de Mediawet rekening met één uitzondering; het is toegestaan om reclame uit te zenden tijdens de gebruikelijke pauzes in een (sport)evenement als dat in zijn geheel wordt uitgezonden. Het programma moet dan wel langer dan anderhalf uur (televisie) of dan drie kwartier (radio) duren en de onderbreking duurt ten minste een minuut. De uitzonderingen voor programmaonderbrekende reclame gelden niet voor programma’s van godsdienstige of geestelijke aard en voor programma’s voor minderjarigen onder de twaalf jaar. Die programma’s mogen nooit worden onderbroken. 3.6.2.

Frequentie Per uur mag nooit meer dan twaalf minuten reclame worden uitgezonden, per dag mag maximaal 15 procent van de totale uitzendtijd reclame zijn, over een heel jaar mag het totaal aan reclame maximaal 10 procent zijn. Een reclameblok op televisie duurt (inclusief de onderscheidende omlijsting) tenminste 1 minuut en de omlijsting mag niet meer dan een derde van het totale reclameblok omvatten. Als er sprake is van telewinkel-boodschappen, mogen deze maximaal één minuut duren, en maximaal twee derde van het reclameblok omvatten. 3.6.3. Reclame binnen programmering Het tonen of vermelden van producten of diensten binnen programma’s moet zoveel mogelijk worden vermeden, maar is niet altijd te vermijden. Daarom is dit toegestaan, mits - het product of de dienst binnen de context van het programmaonderdeel past; - niet overdreven of overdadig wordt getoond of vermeld; - zonder specifieke aanprijzingen en geen afbreuk doet aan de integriteit van het programmaonderdeel. Namen of (beeld)merken van bedrijven mogen, onder dezelfde voorwaarden, uitsluitend in informatieve en educatieve programma’s voorkomen. Producten en diensten mogen echter niet worden getoond of vermeld in verstrooiende programmaonderdelen die gericht zijn op minderjarigen onder de twaalf jaar.

Culturele uitingen zoals boeken, cd’s of toneeluitvoeringen mogen worden aangekondigd en besproken in informatieve of educatieve programma’s. Het is echter niet toegestaan om op te roepen tot koop of gebruik. De weergave van een evenement mag reclame-uitingen bevatten als die niet overheersend zijn en het evenement ook onafhankelijk van de uitzending zou plaatsvinden.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 32

3.6.4. Sponsoring Als hoofdregel geldt een verbod op sponsoring voor het gehele media-aanbod (radio, tv en internet). Onder sponsoring wordt een geldelijke vergoeding verstaan, maar ook bijvoorbeeld een vergoeding in natura als het beschikbaar stellen van goederen of diensten (een zaal beschikbaar stellen of prijzen om weg te geven tijdens een programma). Een lokale publieke media-instelling mag in beginsel dus alleen maar gebruik maken van goederen en diensten van derde (commerciële) partijen als deze tegen normale vergoeding worden afgerekend. Ook werken met ‘gesloten portemonnee’ valt onder sponsoring. Toch mag een lokale publieke omroep onder bepaalde voorwaarden worden gesponsord. Het gaat dan om verslagen van sportevenementen en evenementen ten behoeve van ideële doeleinden. Wanneer het programma ook maar enigszins uit nieuws, actualiteiten, lokale cultuur of politieke informatie bestaan, of voor minderjarigen (<12 jaar) mag het programma nooit worden gesponsord. Het is onder voorwaarden mogelijk om de naam van (de producten van) de sponsor in de titel van het programma te vermelden. Daarvoor moet per keer toestemming worden gevraagd bij het Commissariaat. In de ‘Beleidsregels ontheffing programmatitel publieke omroep’ (Bijlage D16) is uitgewerkt waar een dergelijke vermelding aan moet voldoen en hoe toestemming moet worden gevraagd.

Als er sprake is van sponsoring moet er in elk geval aan de volgende voorwaarden worden voldaan; - aan het begin of aan het einde van het programma moeten alle sponsors (naam of beeldmerk) op neutrale wijze worden vermeld (dit programma werd mede mogelijk gemaakt door…).Zo weet het publiek wie er bij het programma betrokken zijn. Deze vermelding duurt hoogstens 5 seconden, mag niet beeldvullend zijn én moet bestaan uit stilstaande beelden; - als de sponsor een bijdrage heeft geleverd in geld, mag de omroep diens producten of diensten niet tonen of vermelden in het gesponsorde programma; - de bijdragen van overheidsinstellingen of ideële instellingen gelden niet als sponsorbijdragen. Het Commissariaat ziet deze als toegestane bijdragen van derden. Wel moeten deze instellingen, net als sponsors, aan het begin of eind van het programma op de hierboven beschreven manier worden vermeld. En ook mogen bij een bijdrage in geld geen producten of diensten in het programma worden getoond of vermeld. Bijdragen die niet identificeerbaar zijn én die ondergeschikt zijn aan de totale kosten van het programma worden onder omstandigheden niet als sponsoring aangemerkt. Het gaat dan om kleine bijdragen als een bloemstukje op tafel of de kleding van de presentator. Dergelijke bijdragen mogen onder ‘met dank aan’ neutraal worden vermeld of getoond op een aftitelrol.

In dat geval mag uitsluitend een bedrijfsnaam van de gever genoemd worden, zonder verdere toevoeging. Sponsorbijdragen moeten rechtstreeks en via een schriftelijke overeenkomst van de sponsor worden bedongen of aanvaard. De omroep kan deze verantwoordelijkheid niet bij de producent laten liggen.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 33

SIRIS Met betrekking tot de reclames op radio, televisie en internet voorziet SIRIS vooral in de ‘standaard’ reclame, doormiddel van spotjes, banners of advertenties. Wél heeft SIRIS een tweetal bijzondere sponsormogelijkheden; de “Vrienden van SIRIS” en de “SIRIS Businessclub”. Vrienden van SIRIS De vrienden van SIRIS biedt een mogelijkheid voor de ‘gewone’ luisteraar of kijker om een (kleine) bijdrage te doen voor de stichting. Voor minimaal 10 euro per jaar ben je zogenaamd “vriend” van SIRIS. Voor die vriendschap krijgt een “vriend” bijvoorbeeld een vermelding op de kabelkrant als deze jarig is. SIRIS Businessclub De SIRIS-Businessclub is bedoeld voor de sponsoring door plaatselijke ondernemers. De business club houdt een keer per jaar een informele meeting. De huidige stand van zaken en de toekomstplannen van SIRIS worden er bekendgemaakt. Op verzoek van de deelnemende bedrijven maakt SIRIS speciale programma's over deze bedrijven, bijvoorbeeld bij openingen, verbouwingen, open dagen, jubilea, etc. Ook op SIRIS tekst-tv wordt extra aandacht geschonken aan de leden van de business club. Bij de aan-en afkondiging van het actualiteitenprogramma Het Avonduur wordt steeds afwisselend een naam van een lid van de SIRIS-Businessclub genoemd. Verder worden de namen van de clubleden getoond als banners op de website.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 34

4. Medewerkers In dit hoofdstuk wordt duidelijkheid gegeven over de positie van de medewerker in de interne organisatie van de lokale media-instelling. Het geeft onder meer de huisregels weer waaraan de medewerker zich te allen tijde dient te houden. Zonder het opvolgen van de huisregels, wordt de organisatie onnodig extra belast en kunnen irritaties onderling ontstaan. Het is dan ook zaak dat alle medewerkers de huisregels onderschrijven en nakomen zodat wij met zijn allen kunnen waarborgen dat SIRIS een professionele organisatie is en blijft. In het verlengde van dit hoofdstuk liggen onlosmakelijk de overeenkomsten met medewerkers en vrijwilligers. Door ondertekening van de arbeids-, stage- of vrijwilligersovereenkomst verklaart de werknemer zich akkoord met de inhoud van dit hoofdstuk en alle wijzigingen en of toevoegingen daarin. Het contract moet altijd ondertekend worden door een nieuwe medewerker, nog voor deze werkzaamheden voor de media-instelling verricht. Per 17 mei zijn de regels en reglementen in dit hoofdstuk van kracht. Daarmee is dit hoofdstuk van toepassing op alle arbeidsverhoudingen tussen SIRIS en haar werknemers. Iedere werknemer krijgt bij indiensttreding de beschikking over dit handboek. De werknemer wordt op de hoogte gebracht wanneer er sprake is van significante wijzigingen in dit hoofdstuk, of het handboek in het geheel.

De werkgever behoudt zich het recht voor om in bijzondere omstandigheden af te wijken van de bepalingen in dit hoofdstuk.

4.1.

Huisregels

Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen wat in concrete situaties de juiste handelswijze is. Een lokale media-instelling heeft immers te maken met verschillende belangen: die van de luisteraar, van de aanbieder, van zichzelf en van de medewerker als individu. SIRIS (in deze paragraaf verder te noemen “de stichting”) introduceert gedragsregels, die houvast bieden wanneer niet duidelijk is hoe de medewerker, vrijwilliger, stagiair, bezoeker of op andere wijze aan de stichting verbonden persoon (verder te noemen “de medewerker”) moet handelen. Het uitgangspunt van deze regels is dat de medewerker, ook privé, vermijdt dat door zijn / haar handelen of nalaten de belangen van de stichting, van de luisteraar of de aanbieder (verder te noemen “de klant”), worden geschaad. Deze gedragsregels vormen een aanvulling op de richtlijnen die in de wet worden gegeven.

De huisregels zijn ervoor bedoeld om de medewerkers houvast te geven in het streven naar een imago van integriteit en professionaliteit, en deze te handhaven. Bij vragen of twijfel in een bepaald geval, overlegt de medewerker dit met de directe leidinggevende. De huisregels moeten de medewerker een betere basis geven voor zijn / haar handelen. Het zorgt bovendien voor een, in alle openheid gevoerde, discussie over de normen die de lokale media-instelling in haar werksituatie hanteert. In bijlage 3 zijn de algemene huisregels opgenomen, geldende voor de gehele organisatie, en huisregels geldende voor specifieke onderdelen van de organisatie.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 35

4.2.

Medewerkers in loondienst

Lokale publieke media-instellingen stellen steeds vaker één of enkele betaalde medewerkers aan. Het aannemen van een betaalde medewerker is vaak bedoeld voor het binnenhalen van een professionele kracht óf om te kunnen voorzien in vastigheid voor de overige medewerkers en de klanten van de organisatie. Een medewerker in loondienst biedt immers meer vastigheid en inzet dan een vrijwillig medewerker. Een fulltime vaste medewerker is echter relatief duur, een kleine lokale media-instelling met relatief weinig subsidie, zal zelf veel geld moeten aantrekken om een vaste medewerker te kunnen financieren, naast de andere noodzakelijke kosten. Het aannemen van een vaste medewerker moet dus goed overwogen worden. Biedt de medewerker voldoende toegevoegde waarde? Is er ernstige behoefte aan een vast gezicht of hogere professionele inzet en zorgt dit voor een verbetering van de (financiële) positie van de media-instelling? Er kan gekozen worden voor een parttime aanstelling, de vastigheid en de inzet die een fulltime medewerker biedt kan dan echter niet gewaarborgd worden. Wel kan een parttime professional van toegevoegde waarde zijn, wanneer deze voldoende en flexibel inzetbaar is. 4.2.1. Beheersmaatregelen Een betaalde medewerker is in hogere mate afhankelijk van de organisatie. Het zal dus relatief makkelijker zijn een betaalde medewerker te motiveren en te sturen.

Een betaald medewerker zal de eigen inzet en gedrag relatief sneller aanpassen, om zijn/ haar baan te behouden. Van een betaalde medewerker kan tevens een hogere standaard worden geëist; een goede vooropleiding is gewenst en het op het peil houden en bijschaven van de kennis door bijvoorbeeld (interne en/ of externe) opleidingen is een investering voor de langere termijn (de medewerker blijft immers binnen de organisatie). In de vorm van een contract (voorbeeld weergegeven in bijlage D17) worden afspraken met de medewerker in loondienst vastgelegd. Dit contract biedt tevens beheers mogelijkheden met betrekking tot de medewerker in loondienst.

4.3.

Vrijwilligers

Bijna alle medewerkers bij de lokale media-instelling zijn ‘in dienst’ op basis van een vrijwilligersovereenkomst (een voorbeeld hiervan is opgenomen in bijlage D18) en verrichten het werk zonder daar betaling voor te ontvangen. Dit maakt de inzet van vrijwilliger bijzonder interessant op financieel gebied. Een ander groot voordeel van vrijwilligers is dat ze werk verrichten dat ze écht leuk vinden en zich zullen zich daarom goed inzetten. De kennis bij de vrijwilligers wisselt van dat van de hobbyist tot de professional die zich graag vrijwillig inzet voor de lokale mediainstelling. Hoewel gestreefd wordt zo veel mogelijk kennis binnen huis te hebben, mag de kracht van de gemotiveerde hobbyist niet worden onderschat. Zij willen graag leren en kunnen een goede toevoeging zijn op de organisatie. Vrijwillig werk is meestal een hobby voor de medewerker en wordt ook op die basis in het leven opgenomen. Er kunnen daarmee vaak andere prioriteiten zijn in het leven van de vrijwilliger. Daarnaast zal een vrijwilliger alléén het werk doet wat deze leuk vindt en niet de bijkomende negatieve werkzaamheden.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 36

4.3.1. Beheersmaatregelen Zoals benoemd wordt ook door de vrijwillige medewerker een contract ondertekend. Er wordt gewerkt op vrijwillige basis, maar dat betekend niet dat het werken voor de lokale media-instelling een vrijblijvende activiteit is. Er moet immers te allen tijde een uitzending tot stand worden gebracht en dat gaat niet wanneer vrijwilligers simpelweg niet op komen dagen of slecht werk verrichten. Het papieren contract betekent echter vooral een vaststelling van de afspraken. Wanneer deze niet nagekomen worden kan een vrijwilliger worden aangesproken en uiteindelijk worden ontslagen. Een vrijwilliger die er geen zin meer in heeft, zal echter weinig voelen bij ontslag. In dat geval is het psychologisch contract vele malen belangrijker; het werken voor een vrijwilligersorganisatie betekent vaak veel (interne) sociale contacten. Het niet nakomen van de afspraken zal ten koste gaan van de sociale contacten voor de vrijwilliger (de groep zal het niet appreciëren wanneer afspraken niet worden nagekomen). De ‘groepsdruk’ heeft voor vrijwilligers vaak meer impact dan een ontbonden contract. 4.3.2. Motiveren Voor een gemotiveerd vrijwilliger zijn beheersmaatregelen overbodig; enkel een contract met afspraken is voldoende.

Ook van de vrijwillige medewerker kan echter bepaalde (vernieuwde) kennis worden verwacht, daarnaast moeten ook minder leuke activiteiten worden verricht. Het motiveren en activeren van een vrijwilligers is relatief moeilijk wanneer deze geen behoefte of tijd heeft voor opleiding of minder leuke activiteiten. Als een vrijwillig medewerker geen behoefte heeft aan zich in te zetten voor een bepaald onderdeel, heeft het hiertoe verplichten vaak een averechtse werking (een vrijwillig medewerker kan ook ontslagen worden, maar dat is vaak een laatste stap die een vrijwilligersorganisatie wil vermijden). De vrijwillig medewerker zal dus vooral gemotiveerd moeten worden door leuk werk te kunnen doen en meerwaarde uit het werk te halen. Die motivatie is immers de enige reden waarvoor een vrijwilliger werk verricht. Motiveren kan door iets terug te kunnen doen voor de samenleving, maar ook door te leren. Wanneer een vrijwillig medewerker een voor hem/haar gratis opleiding wordt aangeboden, kan het motiveren als tegenprestatie vanuit de mediainstelling. Opleidingen hebben daarnaast een meerwaarde voor de organisatie wanneer dit tot professionalisering leidt. Het risico schuilt echter in de vastigheid van de vrijwilliger; een vrijwilliger kan immers zomaar opstappen en dan is de investering voor niets geweest.

Stagiairs en betaalde medewerkers Overigens geldt ook voor de niet vrijwillige medewerkers dat motivatie een belangrijk onderdeel is van het presteren van een medewerker. Een geldelijke tegenprestatie, of een goed punt voor de stage is in deze gevallen al een belangrijke motivatie, maar kan onvoldoende zijn om het beste uit de medewerker te halen (de kantjes worden er af gelopen). Ook een betaald medewerker zal beter zijn of haar best doen als ze meerwaarde halen uit het verrichtte werk.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 37

4.4.

Stagiairs

Stagiairs vullen het vaste team aan met nieuwe kennis vanuit de opleiding. Ze hebben gedurende één of meerdere jaren de nieuwste theoretische kennis opgedaan en komen verder zo goed als blanco de organisatie binnen. Ze zorgen daarmee altijd voor een frisse kijk op de organisatie en de werkzaamheden. Stagiairs zijn echter altijd voor een korte termijn actief binnen de media-instelling (hoewel het natuurlijk voor kan komen dat stagiairs blijven als vrijwilliger) en moeten worden voorzien van de nodige begeleiding vanuit de organisatie zelf. Investeren in stagiairs is daarom altijd voor de kortere termijn. Investeren gebeurt op basis van de begeleiding van de stagiairs en het actief bijbrengen van kennis, waarmee ze op latere tijdstippen “iets kunnen”. Ondanks de korte termijn van stages zijn lokale media-instellingen vaak voor een (groot) deel afhankelijk van stagiairs, om de kennis, inzetbaarheid en inzichten van de studenten. 4.4.1. Beheersmaatregelen Doordat stagiairs afhankelijk zijn van de organisatie, is het mogelijk om in verregaande mate inzet van de stagiair te verwachten, net als de betaalde kracht. Het ontbinden van een stage-contract heeft verregaande consequenties voor een stagiair en deze zal dat dan ook meestal willen voorkomen. Een stagiair brengt vaak de regels van school mee, onder andere doormiddel van een stageovereenkomst.

Daarnaast kan de lokale media-instelling afspraken maken en een eigen stage overeenkomst opstellen (een voorbeeld hiervan is opgenomen in bijlage D19). Door met de scholen af te spreken bijvoorbeeld alleen latere jaars-studenten aan te nemen, kan een maximale inzet worden behaald. De stagiair zal dan immers beschikken over de nodige kennis.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 38

5. Werkprocessen In het laatste hoofdstuk komen de werkprocessen, werkinstructies en gebruiksaanwijzingen aan bod. Het hoofdstuk dient als overzicht van een operationele lokale media-instelling; welke processen vinden er plaats en hoe worden die ingevuld? In de eerste paragraaf wordt een uitleg gegeven op welke manier de beschrijvingen gelezen dienen te worden, het op papier zetten van alle werkzaamheden binnen een organisatie is immers op zijn minst een wirwar van beschrijvingen te noemen.

5.1.

Leeswijzer

Om een zo compleet mogelijk overzicht te bieden van de werkwijze binnen de lokale publieke media-instelling, moet gekeken worden naar de werkprocessen, de daar bij behorende werkinstructie en eventuele gebruiksaanwijzingen. Daarnaast gelden natuurlijk de gedragsregels en afspraken die te allen tijde in acht dienen te worden genomen (deze zijn in paragraaf 4.1. benoemd) en is er sprake van een bepaalde overlegstructuur (beschreven in paragraaf 2.2.). Werkzaamheden overlappen elkaar echter vaak, net als de verantwoordelijkheden, verschillende processen, regels etc. Om die reden is het ingewikkeld om een duidelijk overzicht te geven, zonder verstrikt te raken in een stapel van procesbeschrijvingen, werkinstructies, regels en handleidingen. We beginnen daarom met de werkprocessen. Een werkproces is een verzameling van activiteiten (of gebeurtenissen) binnen een organisatie om tot een eindproduct te komen (bijvoorbeeld het verwerken van binnenkomende informatie). Een procesbeschrijving is de beschrijving van zo’n werkproces. Elke onderliggende activiteit kan op zijn beurt weer bestaan uit een nieuw proces, een regel of werkinstructie. Een werkinstructie is een uitleg van een specifieke handeling, of set van handelingen (een werkinstructie van bijvoorbeeld het filmen voor de televisie).

Omdat er een groot verschil is tussen werkprocessen en werkinstructies, worden beide onderdelen in een andere paragraaf behandeld. Overkoepelend zijn de werkprocessen welke in paragraaf 5.2. worden behandeld, de bijbehorende werkinstructies worden in paragraaf 5.3. benoemd. De werkprocessen worden schematisch weergegeven en in een tabel of tekstueel toegelicht. In de schema’s en tabellen zal (indien van toepassing) verwezen worden naar een volgende onderliggende werkproces of –instructie. Er wordt in de schema’s en tabellen gewerkt met kleuren. Deze zijn bedoeld om zo veel mogelijk duidelijkheid te scheppen wie wat moet doen. Bij de uitleg in de tabellen worden de kleuren toegelicht.

5.2.

Werkprocessen

Overkoepelend voor elke lokale media-instelling is het redactionele werkproces (schema 5.1.). Bijna alle handelingen binnen de organisatie komen voort uit berichten (of tips) via een interne bron, of extern via de mail, telefoon of post. Vanuit een dergelijk bericht worden processen in gang gezet bij de redactie, zoals het verwerken tot een nieuwsbericht of het op locatie opnemen van film of geluidsmateriaal. Parallel aan het redactionele werkproces lopen nog een aantal (bestuurs)processen als het financiële werkproces, technische werkprocessen en overlegstructuren met bijvoorbeeld het MBO en programmastaf. 5.2.1. Redactioneel werkproces Op de volgende pagina, in schema 5.1. is het redactionele werkproces weergegeven.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 39

Schema 5.1. Redactioneel werkproces

Inkomende informatie Nieuwsfeiten

Overige ICEprogrammering

Programmering voor sponsoren

Tekst schrijven

Definiëren; radio of televisie

Definiëren; reclame of item

Definiëren; radio, televisie of enkel tekstueel nieuws Kabelkrant en website

Radio (zie werkproces radio)

Foto nodig?

Tekst, foto, beeld en/ of geluidsmateriaal publiceren op kabelkrant en website

Ja: foto maken/ zoeken Tekst en foto publiceren op website en kabelkrant

Nee: Tekst publiceren op website en kabelkrant

Televisie (zie werkproces TV)

Radio (zie werkproces radio)

Televisie (zie werkproces TV)

Tekst, foto, beeld en/ of geluidsmateriaal publiceren op kabelkrant en website

Reclame

Radio

Item

Televisie

Reclame door mediainstelling

Reclame door klant

Reclame door mediainstelling

Reclame door klant

Reclameitem maken

Uitzenden

Reclameitem maken

Uitzenden

Uitzenden

Intern te verwerken info

Uitzenden

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS

Internet

Radio (zie werkproces radio)

Televisie (zie werkproces TV)

Publiceren

Tekst, foto, beeld en/ of geluidsmateriaal publiceren op kabelkrant en website

In de hier onder weergegeven tabel wordt schema 5.1. verder toegelicht. Zoals gezegd is er in de schema’s en tabellen met kleuren gewerkt ter verduidelijking van de verantwoordelijkheden. Zo hebben de specifieke taken voor de radio redactie de kleur blauw gekregen en zijn de taken voor de televisieredactie rood. Daarnaast heeft elk op zichzelf staand proces een eigen kleur.

Tabel 5.1. Redactioneel werkproces

Inkomende informatie Via telefoon, e-mail, post of interne informatie, komt informatie binnen. Bij het binnenkomen van de informatie wordt éérst bekeken waarvoor de informatie bedoeld is. Is het een nieuwsfeit dat moet worden verwerkt, is het informatie dat potentie heeft voor de ICE-programmering, is het informatie van commerciële klanten/ sponsoren of is het intern te verwerken informatie? Op welke wijze de keuzes met betrekking tot de programmering worden gemaakt worden, wordt weergegeven in de overlegstructuur in paragraaf 2.2. Nieuwsfeiten Tekst schrijven Bij het binnenkomen van een nieuwsbericht of informatie, wordt (door het daartoe aangewezen redactielid) de tekst publicatie klaar gemaakt voor in elk geval de kabelkrant en internet. (werkinstructie 9) Definiëren Er wordt bekeken of het nieuwsitem wordt gebruikt voor programma(s) op de radio of televisie en op welke manier hiervan verslag gedaan wordt (live, in de studio of op locatie) Kabelkrant en website In bijna alle gevallen wordt een artikel geplaatst op de kabelkrant en de website (werkinstructie 9). Ook wanneer er gefilmd wordt, wordt bijna altijd een artikel op de kabelkrant en de website geplaatst. Hiervoor kunnen foto’s gewenst zijn. Foto nodig? Sommige teksten kunnen “kaal” worden gepubliceerd, maar in de meeste gevallen is een foto gewenst.

Foto maken of opzoeken Voor sommige onderwerpen zijn standaard foto’s beschikbaar (bijvoorbeeld gemeentenieuws, met een foto van het gemeentehuis), in veel gevallen moet een foto worden gemaakt (werkinstructie 10). Radio procesbeschrijving zie In het geval dat het nieuwsitem gebruikt wordt voor de radio, wordt in schema 5.2. elk geval het nieuwsitem uitgeschreven voor gebruik van het radioprogramma (bijvoorbeeld spreektaal voor een voor te lezen nieuwsitem op de radio). Voor dit proces, zie de procesbeschrijving in paragraaf 5.2.2. Televisie procesbeschrijving In het geval dat het nieuwsitem gebruikt wordt voor de televisie, zie schema 5.3. wordt in elk geval het nieuwsitem uitgeschreven voor gebruik van het radioprogramma (bijvoorbeeld spreektaal voor een interview). Voor dit proces, zie de procesbeschrijving in paragraaf 5.2.3. Tekst publiceren De tekst kan zonder foto, maar meestal mét worden gepubliceerd op de kabelkrant en website (werkinstructie 9) Overige ICE-Programmering Definiëren Als de binnen gekomen informatie voldoet aan de ICE-eisen (anders dan nieuws), kan het worden ingepast in de reguliere ICEprogramma’s, of als een geheel nieuw programma worden uitgezonden. Radio procesbeschrijving zie De verdere processen van overige ICE radioprogrammering wijken schema 5.2. niet af van de processen bij nieuwsfeiten.

Daarom wordt wederom verwezen naar dezelfde procesbeschrijving. Televisie procesbeschrijving De verdere processen van overige ICE televisieprogrammering zie schema 5.3. wijken niet af van de processen bij nieuwsfeiten. Daarom wordt wederom verwezen naar dezelfde procesbeschrijving. Item publiceren Wanneer de programma(s) zijn uitgezonden, kan worden gekozen de programma(s) zelf, een samenvatting van de programma(s) of een tekstuele toelichting op de site of social media te plaatsen. (werkinstructie 14)

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 41

Programmering voor sponsoren Definiëren

Informatie van sponsoren kan (met betrekking tot de programmering) betrekking hebben op 2 verschillende uitingen; de sponsor wil een reclame spotje op radio, tv en/ of internet óf de sponsor organiseert een evenement waarvoor zij de media-instelling uitnodigen om verslag van te doen.

Reclame Bij reclame dient wederom éérst gedefinieerd te worden of het voor de radio of televisie is bedoeld. De vervolgstappen zijn anders dan de reguliere radio of televisie uitingen, omdat het korte opnames betreffen én commerciële uitingen zijn. Radio Reclame door mediaWanneer een sponsor niet in staat is zelf een reclame spotje te instelling leveren (of dit niet wil) kan de media-instelling dit verzorgen. Dit heeft echter niet de voorkeur, omdat er vaak hoge verwachtingen zijn met betrekking tot de kwaliteit. De lokale media-instelling heeft vaak de tijd en middelen niet om aan deze verwachtingen te voldoen. Reclame-item maken Zie werkinstructie 11 Reclame door klant Een sponsor kan het spotje zelf aanleveren. Het spotje zal eerst beluisterd worden door de redactie en worden getoetst aan de huisregels van de media-instelling. Uitzenden Nadat het reclamespotje is gemaakt, getoetst is aan de huisregels en goedgekeurd is door de redactie, kan het worden uitgezonden. (hiervoor is expliciete kennis vereist, verkregen door interne opleiding) Televisie Reclame door mediaWanneer een sponsor niet in staat is zelf een reclame spotje te instelling leveren (of dit niet wil) kan de media-instelling dit verzorgen. Dit heeft echter niet de voorkeur, omdat er vaak hoge verwachtingen zijn met betrekking tot de kwaliteit.

De lokale media-instelling heeft vaak de tijd en middelen niet om aan deze verwachtingen te voldoen. Reclame-item maken Zie werkinstructie 12 Reclame door klant Een sponsor kan het spotje zelf aanleveren. Het spotje zal eerst bekeken worden door de redactie en worden getoetst aan de huisregels van de media-instelling. Uitzenden Nadat het reclamespotje is gemaakt, getoetst is aan de huisregels en goedgekeurd is door de redactie, kan het worden uitgezonden. (hiervoor is expliciete kennis vereist, verkregen door interne opleiding) Internet Internetreclame Sponsoren kunnen ook reclame maken op de website(s) van de media-instelling. In het geval van internetreclame wordt de vormgeving altijd aangeleverd door de sponsor en getoetst door

de media-instelling, waarna het op de website wordt geplaatst op de daarvoor beschikbaar gestelde ruimte(s). (hiervoor is expliciete kennis vereist, verkregen door interne opleiding) Item Radio procesbeschrijving zie schema 5.2. Televisie procesbeschrijving zie schema 5.3. Item publiceren Item publiceren op internet

De verdere processen van een radio item wijken niet af van de processen bij nieuwsfeiten. Daarom wordt wederom verwezen naar dezelfde procesbeschrijving. De verdere processen van een televisie item wijken niet af van de processen bij nieuwsfeiten. Daarom wordt wederom verwezen naar dezelfde procesbeschrijving Net als de ICE-programma’s kan er bij de sponsor-items gekozen worden de items op internet te publiceren. (werkproces 9)

Intern te verwerken informatie Naast de redactionele informatie, zijn er nog een aantal interne en externe informatiestromen en werkprocessen die géén betrekking hebben op de programmering. Denk hierbij aan financiele processen. (zie 5.2.4)

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 42

5.2.2. Werkprocessen radio Er zijn verschillende radioprogramma’s binnen de lokale media-instelling. Al deze programma’s worden op een andere manier vormgegeven door de Dj’s, interviewers, radiotechnici en verslaggevers. De programma’s kunnen echter in een drietal programma-soorten worden verdeeld; de automatische programmering via de muziekcomputers, muziekprogramma’s door de DJ’s en niet-muziekprogramma’s (meestal ICE-programmering als interviews, verslagen etc.). Automatische programmering Voor de automatische programmering is geen uitgebreide procesbeschrijving nodig, omdat er weinig tot geen handelingen aan te pas komen. Slechts een korte werkinstructie volstaat om tot de uitzending te komen. Voor die werkinstructie, zie werkinstructie 5. Live opgenomen muziekprogramma’s Een groot aantal medewerkers is actief in het verzorgen van een muziekprogramma op de radio. Hoewel elke discjockey een eigen invulling geeft aan de programmering, is het basisprincipe hetzelfde. Een discjockey zendt liedjes uit via de computer met behulp van mp3, CD, DVD of vinyl en presenteert de liedjes. Hiervoor geldt werkinstructie 4. Daarnaast kan een discjockey er voor kiezen gasten uit te nodigen voor co-presentatie van het radioprogramma of interviews. Voor het houden van interviews geldt werkinstructie 8. Opgenomen radioprogramma’s In de laatste categorie vallen de niet-muziekprogramma’s.

Bij deze programma’s komt vaak meer kijken, er moeten opnames gemaakt worden in de studio of op een andere locatie. Deze opnames moeten live uitgezonden worden of eerst bewerkt worden. De processen die hierbij horen zijn weergegeven in schema 5.2. Schema 5.2. Werkproces (live) opgenomen radioprogramma’s

Radio Programma keuze Keuze wijze van verslaglegging Kort nieuwsitem

Ter plaatse, live (zie werkinstructie 1)

Ter plaatse, opnemen (zie werkinstructie 1)

In studio, live (zie werkinstructie 2)

In studio, opnemen (zie werkinstructie 2)

Uitzenden

Bewerken (zie werkinstructie 3)

Uitzenden

Bewerken (zie werkinstructie 3)

Uitzenden

Uitzenden

Zoals uit schema 5.1. en de overlegstructuur is op te maken, wordt de programmering van opgenomen radioprogramma’s vastgesteld door de redactie. Medewerkers van een programma krijgen te horen welke onderwerpen behandeld moeten worden, waarop zijzelf (of eventueel collega’s van andere programma’s) zorgen dat het onderwerp behandeld en/ of opgenomen wordt. Vervolgens wordt bekeken op welke manier verslag wordt gedaan van het onderwerp. Is het oplezen van de geschreven tekst voldoende (kort nieuwsitem), of wordt er in de studio of ter plaatse een opname gedaan? Moeten er mensen worden geïnterviewd, of wordt er enkel verslag gedaan? (zie werkinstructies 1 en 2) .

Online publiceren na uitzending

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 43

Vervolgens moet het programma worden bewerkt (indien het geen live uitzending betreft) tot een professioneel programma (zie werkinstructie 3) en kan het programma worden uitgezonden. Na de uitzending kan het programma tevens op de website van de media-instelling worden geplaatst, zodat luisteraars het programma na kunnen beluisteren. 5.2.3. Werkproces televisie Met betrekking tot de televisieprogrammering is er slechts sprake van één werkproces. Een televisieprogramma wordt altijd extern opgenomen en is nooit live. Schema 5.3. Werkproces televisie

Televisie Programma keuze Ter plaatse opnemen (zie werkinstructie 6)

Bewerken (zie werkinstructie 7)

Bij de televisieprogrammering wordt, net als bij de radioprogrammering, door de redactie vastgesteld voor welk programma een bepaald onderwerp is bedoeld. Vervolgens wordt bekeken op welke manier verslag wordt gedaan, wie moet er worden geïnterviewd en wat moet worden gefilmd. In werkinstructie 6 wordt dit volledig behandeld. Hierna moet het programma worden bewerkt (zie werkinstructie 7) en kan het programma worden uitgezonden.

Uitzenden

Nadat het programma is uitgezonden op de televisie kan er voor worden gekozen het programma op de website van de media-instelling Online publiceren na uitzending te publiceren. Daarnaast kan de redactie ervoor kiezen om onderdelen van programma’s opnieuw Eventueel materiaal gebruiken voor te gebruiken voor andere televisieprogramma’s andere programma's en/ of radio (denk bijvoorbeeld aan een korte samenvatting voor het nieuwsprogramma) of radioprogramma’s (een interview kan ook op de radio worden herhaald).

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 44

5.2.4. Financieel werkproces

Financiële processen Facturering

Inkomende facturen

Uitgaande facturen

Akkoord door bestuur

Opstellen facturen

Administratie

Verwerking facturen

Betaling

Administratie facturen

Liquide middelenbeheer

Chartale kasstromen

Girale kasstromen

Debiteuren- en crediteurenbeheer

Debiteuren beheer

Crediteuren beheer

Verslaglegging

Jaarverslag geving

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS

Begroting

Investering en financiering

Overig

Proces ; Financiële processen Inkomende facturen Akkoord bestuur Administratie factuur Betaling factuur Uitgaande facturen Opmaak facturen Reclame facturen Facturen Business-Club Facturen Vrienden van SIRIS Incidentele facturen Verwerking facturen Administratie factuur Niet- tijdige betaling

Ontvangen betaling

Facturen komen binnen bij de administratie en worden goedgekeurd door het bestuur De factuur wordt verwerkt in de administratie De factuur wordt betaald door administrateur, hierbij wordt getracht dit vóór de uiterste betaaldatum te doen.

Facturen voor reclame-uitingen worden opgesteld en verstuurd door de administratie. Facturen worden verstuurd onder verantwoording van de voorzitter werkgroep Business-Club. Facturen worden verstuurd in de vorm van een acceptgiro en een brief. Facturen niet bedoeld voor de Business-Club, vrienden en/of reclame-uitingen worden verwerkt via de penningmeester Factuur wordt na opmaak opgenomen in de administratie Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald, volgt een melding in het boekhoudprogramma (in de toekomst). Hierop stuurt de administrateur de factuur door naar de daarvoor aangewezen debiteurenbeheerder (zie debiteurenbeheer) Wanneer de factuur is betaald, wordt dit in de administratie opgenomen, een factuur wordt gemarkeerd als betaald (er zal dus geen melding meer volgen)