Handboek (2013-05-17) - SIRIS 929182

2013 Handboek voor de lokale media-instelling

Someren 17 mei 2013

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

2

Voorwoord

3

Leeswijzer

4

1. De organisatie algemeen 1.1. Historie en achtergrond informatie 1.2. Missie, visie en strategie 1.3. Toekomst plannen 1.4. Relevante wet- en regelgeving

5 5 6 7 9

2. De organisatie van de media-instelling 2.1. Organogram 2.2. Overlegstructuur 2.3. Huisvesting en faciliteiten 2.4. Afnemersanalyse (doelgroep)

13 13 18 19 22

3. Invulling van de mediakanalen 3.1. Programmaquota (ICE-norm) 3.2. Radio 3.3. Televisie 3.4. Internet 3.5. Samenwerking 3.6. Reclame en sponsoring

23 23 25 26 28 30 31

4. Medewerkers 4.1. Huisregels 4.2. Medewerkers in loondienst 4.3. Vrijwilligers 4.4. Stagiairs

35 35 36 36 38

5. Werkprocessen 5.1. Leeswijzer 5.2. Werkprocessen 5.3. Werkinstructies

39 39 39 47

Bronvermelding

48

Bijlage 1. Functieprofielen

49

Bijlage 2. Overlegstructuur

73

Bijlage 3. Huisregels

75

Bijlage 4. Werkinstructies

81

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 2

Voorwoord Van harte welkom bij het lezen van dit handboek voor de lokale media-instelling. De lokale media-instelling is gericht op de media verspreiding middels een aantal media-kanalen zijnde radio, televisie, internet en de social media. De lokale media-instelling wil met haar uitstraling een toegevoegde waarde bieden aan al haar “klanten” (luisteraars, kijkers en aanbieders) binnen haar verzorgingsgebied. Zij wil een moderne, flexibele en professionele organisatie nastreven. Om de samenwerking tussen jezelf, je collega’s en onze klanten zo prettig mogelijk te laten verlopen en de organisatieopzet zo goed mogelijk te kunnen bewaken, vind je in dit handboek informatie voor jou als medewerker, maar ook voorschriften voor de opzet en het onderhoud van de organisatie en werkwijzen. Wij raden ten zeerste aan om dit handboek zorgvuldig en aandachtig door te nemen. Doel van dit handboek Dit handboek is bedoeld om meer inzicht in de interne organisatie van een lokale media-instelling te verschaffen. Daarnaast biedt het handboek richtlijnen voor het opzetten van de lokale mediainstelling en voorschriften voor de inrichting van de administratie, het kwaliteitsmanagementsysteem, personeelsbeleid en de operationele processen.

Autorisatie en auteursrechten Dit document is eigendom van SIRIS en bedoeld voor iedereen die op de een of andere manier betrokken is bij de organisatie van SIRIS. Op alle informatie in dit document berusten auteursrechten. Wij vragen dan ook dit document als zodanig te gebruiken en geen enkel deel uit dit document te dupliceren, kopiëren of in enig andere vorm te verspreiden zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf van SIRIS. Wij gaan er van uit dat je dit document niet uit handen geeft aan niet geautoriseerde personen. Beperkingen bij het gebruik Ondanks dat alle informatie met zorgvuldigheid is verzameld en samengesteld, kan niet worden gegarandeerd dat alle genoemde feiten juist zijn geïnterpreteerd of op de langere termijn ongewijzigd blijven. Dit handboek zal derhalve jaarlijks worden beoordeeld en indien nodig worden herzien. SIRIS en/of haar wettelijke vertegenwoordigers kunnen niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk worden gehouden voor enige omstandigheid van een medewerker die alleen op de inhoud van dit document vertrouwd heeft. Update logboek Versie 1.0. is tot stand gekomen op 14 december 2012 Versie 1.1. is tot stand gekomen op 17 mei 2013

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 3

Leeswijzer Het handboek dient als handvat en richtlijn voor alle medewerkers binnen SIRIS. Hoewel het van belang is dat medewerkers kennis nemen van de volledige inhoud van het handboek, zijn sommige hoofdstukken en paragrafen vooral relevant voor de medewerkers televisie en heeft een medewerker radio weer meer aan andere hoofdstukken en paragrafen. Om vooraf een duidelijk overzicht te bieden, voor wie welke hoofdstukken het meest relevant zijn, is hieronder een schematische leeswijzer weergegeven. Let op; individuele medewerkers kunnen in de leeswijzer onder meerdere noemers vallen. Zo kan een vrijwillige medewerker radio de hoofstukken en paragrafen voor radio lezen en die van vrijwilligers. Daarnaast kan het nooit kwaad optionele paragrafen te lezen; het geeft je immers inzicht in de werkwijze van collega’s. Leeswijzer H1 & H2

H 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5

5.1.

H 5. 5.2. 5.3.

3.6.

H 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Alle medewerkers radio Alle medewerkers Tv Alle medewerkers internet Alle bestuursleden Medewerkers in loondienst Vrijwillige medewerkers Stagiairs Medewerker administratie MBO-leden Medewerkers marketing Technische medewerkers Programmastaf Leeswijzer

Alle medewerkers radio Alle medewerkers Tv Alle medewerkers internet Alle bestuursleden Medewerkers in loondienst Vrijwillige medewerkers Stagiairs Medewerker administratie MBO-leden Medewerkers marketing Technische medewerkers Programmastaf

Legenda Lezen verplicht Lezen relevante sub paragraaf verplicht Lezen aangeraden Bijlagen In de hoofstukken wordt verwezen naar een aantal bijlagen. Een aantal bijlagen zijn direct bij het handboek toegevoegd (bijlage 1-4), andere bijlagen zijn digitale bijlagen (bijlage D1D20). De digitale bijlagen betreffen grote documenten waarbij vaak een relatief klein onderdeel relevant is, maar niet uit de context van de volledige bijlage gehaald kan worden (bijvoorbeeld wetteksten). Digitale bijlagen zijn gekenmerkt met een “D”.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 4

1. De organisatie algemeen Om een beeld te krijgen van SIRIS, kijken we eerst naar de historie achter de organisatie. Hoe kwam ze tot stand en waar zijn we nu? Door te kijken naar de missie en het beleid van de organisatie krijgen je een beeld waar SIRIS als media-instelling voor staat.

1.1.

Historie en achtergrond informatie

Op 1 oktober 1988 startte SIRIS, de Stichting Informatieve Radio-omroep In Someren, met de eerste uitzending. Als publieke omroep. Een andere keus was er niet, want lokale mediainstellingen mochten niet commercieel zijn. Reclameboodschappen uitzenden was niet toegestaan. De financiële middelen kwamen uit de gemeentelijke subsidiepot en uit het luisterlidmaatschap. De apparatuur was grotendeels van de medewerkers zelf. De commercie ontdekte de informatievoorziening en het amusement bij SIRIS. De omroep kreeg een behoorlijke financiële injectie en kon zelfs 1 november 1992 een betaalde hoofdredacteur in dienst nemen. In 1991 gaf de verantwoordelijk minister toestemming aan de lokale mediainstellingen om commercials uit te zenden. SIRIS was de eerste lokale media-instelling in ons land, die het lukte om reclameboodschappen uit te zenden. SIRIS haalde daarmee de landelijke pers. De omroep Asten Lokaal startte in november 1992, na twee jaar van voorbereiding, met proefuitzendingen. Eerst nog alleen via de kabel, maar al gauw ook via de ether. Op 3 april 1993 presenteerde deze omroep zich definitief aan de bevolking van Asten. Door de steeds groter wordende concurrentie van landelijke commerciële omroepen, werd eind 1996 het principebesluit genomen om te streven naar een fusie van Asten Lokaal en SIRIS.

In de vergadering van het Commissariaat van 19 mei 1998 was de fusie officieel een feit (nadat ook de gemeenten hun fiat gaven) en was de nieuwe omroep Stichting Omroep Asten Someren met als roepnaam SIRIS geboren. Op 1 februari 1999 is SIRIS gestart met tekst-tv (kabelkrant) en op 1 april 2000 werd SIRISteletekst operationeel. In 2002 is SIRIS voorzichtig gestart met het uitzenden van tv-beelden in het kader van de viering van Someren 700. In 2003 werd besloten om elke dag om 19.00 uur een filmpje te draaien. Een filmpje over gebeurtenissen in Asten en Someren draaide in principe van zaterdag t/m vrijdag. In november 2010 ging de omroep daadwerkelijk van start met tvuitzendingen. In 2005 ging de omroep ook online; de website www.siris.nl is vanaf de start een groot succes. De site trekt dagelijks tussen de 3.000 en 4.000 unieke bezoekers.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 5

1.2.

Missie, visie en strategie

Vanuit de mediawet is voorgeschreven wat de mediaopdracht is waaraan media-aanbod dient te voldoen. De lokale omroepen vallen onder de mediawet en dienen zich hieraan dan ook te houden (voor verdere inhoud van de relevante mediawetten zie paragraaf 1.4). 1.2.1. Missie De missie van SIRIS wordt gevormd door de mediaopdracht, vastgesteld in de Mediawet 2008. Samengevat komt de mediaopdracht neer op het volgende1;

Het op lokaal niveau verzorgen van publieke mediadiensten door het aanbieden van mediaaanbod op het terrein van informatie, cultuur, educatie en verstrooiing, via alle beschikbare aanbodkanalen. Men moet voldoen aan democratische, sociale en culturele behoeften van de lokale samenleving, door het aanbieden van media-aanbod dat: - evenwichtig, pluriform (voor iedere doelgroep een interessant aanbod), gevarieerd en kwalitatief hoogstaand met een grote verscheidenheid van vorm en inhoud; - op evenwichtige wijze een beeld van de samenleving geeft en de pluriformiteit van onder de bevolking levende overtuigingen, opvattingen en interesses op maatschappelijk, cultureel en levensbeschouwelijk gebied weerspiegelt; - gericht is op en een relevant bereik heeft onder zowel een breed en algemeen publiek, als bevolkings- en leeftijdsgroepen van verschillende omvang en samenstelling met in het bijzonder aandacht voor kleine doelgroepen; - onafhankelijk is van commerciële invloeden en, behoudens het bepaalde bij of krachtens de wet, van overheidsinvloeden; - voldoet aan hoge journalistieke en professionele kwaliteitseisen, - voor iedereen toegankelijk is. Overwegingen Het digitale tijdperk is meer dan ooit aangebroken en onze samenleving digitaliseert steeds verder. Een computer of digitale TV is nauwelijks meer weg te denken uit een modern huishouden.

Mediakanalen, in welke vorm dan ook, zijn voor iedereen steeds gemakkelijker voor handen en op momenten dat het jezelf het beste uitkomt. De doelgroepen van SIRIS krijgen een toenemende stroom van informatie te verwerken en zijn steeds meer visueel ingesteld. Ondanks de globalisering die samengaat met de digitalisering, blijkt de lokale informatie populairder als ooit tevoren. SIRIS is gestart als een soort “piratenzender” en tijdens haar bestaan uitgegroeid naar een multimediabedrijf. Door haar investeringen in de afgelopen jaren is de techniek van SIRIS volledig digitaal. Er wordt echter geconstateerd dat het steeds moeilijker wordt om de bereikte positie te handhaven gezien: - de eisen die gesteld worden vanuit de mediawet; - de steeds groter wordende investeringsdruk en het beperkte beschikbare budget.

1

Mediawet 2008, artikel 2.1

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 6

1.2.2. Visie Rekening houdende met deze overwegingen en de mediaopdracht is door SIRIS haar visie geformuleerd en wel als volgt; SIRIS wil een professioneel platform zijn voor de verspreiding van lokale informatie via al haar beschikbare mediakanalen, thans bestaande uit radio, TV en internet, op het gebied van algemene zaken, cultuur, educatie, politiek, sport en recreatie alsook het brengen van entertainment, aan de inwoners van de gemeenten Asten en Someren. SIRIS sluit niet uit dat haar uitzendgebied in de toekomst verder zal worden verbreed, mogelijk met behoud van eigen identiteiten, naar inwoners uit omliggende gemeenten. Recente plannen van de landelijke politiek maken samenwerking een belangrijke kwestie; fuseren van gemeenten betekent bijna automatisch minder lokale media-instellingen. SIRIS staat dan ook open voor vormen van samenwerking, of zelfs fusie met andere omroepen in omliggende gemeenten.

SIRIS wil komen tot een organisatie die: - een waardevolle informatieverspreider is in haar lokale werkgebied en als zodanig door haar doelgroep gewaardeerd wordt; - een kwalitatief goed product aflevert; - de continuïteit voor de toekomst heeft gewaarborgd; - een stevig financieel fundament heeft; Missie - vaste en vrijwillige medewerkers een werkplek biedt waarbinnen men in goede harmonie kan werken; - professioneel gedreven wordt; - volledig blijft voldoen aan de eisen van de mediawet; Visie - klaar is en blijft voor de toekomst. 1.2.3. Strategie Strategie Om de gewenste positie te kunnen bereiken dienen onder meer de volgende strategische zaken te worden opgepakt: - aanpassen van het organisatiemodel zodat functies, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijker en beter vastgelegd en gescheiden worden; - aannemen van vaste, hoog gekwalificeerde, medewerkers waardoor bestaande kwaliteit nog verder kan stijgen; - opzetten van samenwerkingsverbanden tussen de diverse mediakanalen van naburige gemeenten in wat voor vorm dan ook; - binnen de mogelijkheden van de eisen in de mediawet, aangaan van samenwerkingsverbanden met andere mediakanalen; - binnen de mogelijkheden van de mediawet, aanboren van nieuwe financiële bronnen.

1.3.

Toekomst plannen

SIRIS heeft de laatste jaren de ontwikkelingen rondom de Mediawet en binnen OLON nauwkeurig gevolgd. Daaruit viel af te leiden dat er gestreefd wordt naar een kwalitatieve lokale media-instelling met een minimum kwaliteitsniveau. Dat minimumniveau omvat in ieder geval het uitzenden via alle beschikbare mediakanalen: radio, televisie (zowel bewegende beelden als tekst-tv) en het internet (website en social media). Verder wordt gestreefd naar een breder draagvlak voor een lokale media-instelling. Geadviseerd wordt om binnen een samenhangend gebied te zoeken naar een samenwerkingsverband. OLON spreekt van een “natuurlijke habitat” waarbinnen lokale media-instellingen elkaar opzoeken en elkaar versterken.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 7

1.3.1. Pilot Peel-Zuid Het advies van bedrijf advies bureau van Montfort & van Dijck om onder andere te zoeken naar samenwerkingsverbanden, was voor SIRIS het sein om contact op te nemen met OLON. In het gesprek op 2 januari 2012 heeft SIRIS aan OLON duidelijk gemaakt dat SIRIS in de uitoefening van haar taken tegen grenzen aanliep. Als je als lokale media-instelling probeert via alle beschikbare mediakanalen uit te zenden, dan moet je over een voldoende groot afnemersgebied dienen te beschikken. Wanneer je als media-instelling een relatief klein afnemersgebied hebt, loop je snel tegen financiële grenzen aan. Kleinere gemeenten hebben kleinere subsidiepotten, maar er zijn ook relatief weinig mogelijkheden voor het aantrekken van reclame inkomsten, omdat enkel lokale bedrijven kunnen worden aangesproken. SIRIS heeft, zoals andere lokale media-instellingen, bovenstaande belemmeringen aan OLON duidelijk gemaakt. Mede daarom vroeg de omroep aan OLON om haar te ondersteunen in het zoeken naar samenwerkingsverbanden, die ook voor deelnemende omroepen van nut kunnen zijn. OLON heeft te kennen gegeven dat samenwerking tussen lokale media-instellingen onderdeel is van al bestaand beleid van de organisatie. OLON heeft aangegeven SIRIS en betrokken omroepen graag te willen ondersteunen in het onderzoek naar mogelijke samenwerking.

Dit standpunt leidde tot de oprichting van de stichting “Mediacentrum Peel-Zuid”. De deelnemende omroepen zijn: Omroep Helmond, omroep Centraal (Gemert-Bakel), DMG (Deurne) en SIRIS (Asten en Someren). Schaalvergroting De samenwerking Peel-Zuid speelt in op de huidige tendens van schaalvergroting. Steeds meer lokale media-instellingen zijn opzoek naar mogelijkheden om samen te werken, om zo ook in de toekomst het verzorgingsgebied te kunnen voorzien van lokale journalistiek. OLON wijst de lokale media-instellingen op het feit dat het medialandschap grote veranderingen staat te wachten in de komende jaren; een (relatief) kleine media-instelling met weinig professionele input zal in de toekomst onvoldoende draagvlak kunnen creëren in het eigen verzorgingsgebied. Daarnaast is er ook sprake van schaalvergroting in de (lokale) politiek; kleinere gemeenten werken steeds meer samen en de landelijk politiek zinspeelt wederom op het samenvoegen van kleinere gemeenten. De samenwerking en/ of samenvoeging van verschillende gemeenten kan nooit losstaan van de samenwerking van de lokale media-instellingen; de lokale mediainstellingen zijn immers onlosmakelijk verbonden met de eigen gemeenten. 1.3.2.

Doelstelling van de pilot De pilot heeft tot doel het inzichtelijk maken van wat de bestuurlijke, organisatorische, juridische en financiële randvoorwaarden zijn voor het realiseren van samenwerking van lokale mediainstellingen binnen een natuurlijke habitat, in dit geval de regio Peel-Zuid. Hierbij moeten knelpunten in o.a. in wet- en regelgeving worden benoemd. Er moeten componenten worden aangedragen voor een convenant tussen deelnemende organisaties onderling, deelnemende gemeenten onderling én tussen gemeenten en omroepen. Componenten hebben voornamelijk betrekking op:  schaalgrootte: hoe definieer je een natuurlijke habitat;  organisatorische en juridische modellen voor samenwerking;  invulling (lokaal toereikend) van het media-aanbod;  huisvesting;  personeelsformatie en vrijwilligersbeleid;  bestuurlijke verantwoordelijkheid;  financiering;  planning en control cyclus.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 8

In kaart moet worden gebracht wat moet gebeuren om te komen tot succesvolle samenwerking van lokale publieke media-instellingen binnen natuurlijke habitat van de burger (de regio PeelZuid). Het uitgangspunt zal zijn dat samenwerking binnen een “natuurlijke habitat” ruimte zal scheppen voor een vergroting van de maatschappelijke toegevoegde waarde van de lokale publieke media-instelling(en). Om dit te bereiken zullen de omroepen én de gemeenten in de regio Peel-Zuid op één lijn gebracht moeten worden op o.a. de volgende terreinen:  schaalgrootte: welke omroepen (en gemeenten) er betrokken zijn;  hoe de juridische organisatiestructuur van de nieuwe samenwerking eruit gaat zien fusie, federatie, coöperatie, e.d.;  hoe het media-aanbod van de samenwerkende omroepen eruit gaat zien;  wat de financieringsbehoefte van de samenwerkende omroepen is en hoe deze wordt ingevuld;  wat de rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de betrokken gemeentebesturen zijn (zoals subsidies). SIRIS is haar adviseurs van Van Montfort & Van Dijck Bedrijf Advies Bureau erkentelijk dat zij haar adviseurswerk voor SIRIS ook heeft ingezet bij de pilot Peel-Zuid. Er zijn drie werkgroepen: 1. Organisatie, financiën en reclame o.l.v. Henri van Montfort van Van Montfort & Van Dijck 2. Nieuwsgaring o.l.v. Toos Bastiaansen van OLON 3. Techniek o.l.v. Harrie Reinders, voorzitter van SIRIS.

De betrokken gemeentebesturen zijn in een gezamenlijke bijeenkomst geïnformeerd over opzet en doelstelling van de pilot Peel-Zuid.

1.4.

Relevante wet- en regelgeving

Elke organisatie in Nederland is gebonden aan de Nederlandse wet- en regelgeving. Om inzicht te krijgen in de bewegingsruimte en kaders voor de lokale media-instelling, moet worden gekeken naar de kaders gesteld door de wet; waaraan moet een lokale omroep wettelijk voldoen? Daarnaast is belangrijk om te weten wat de lokale media-instelling kan, maar ook wat ze moet met de wet- en regelgeving. In de sub-paragrafen is een kort overzicht geschetst van de wet- en regelgeving die van belang is voor de lokale media-instelling en de controle door het Commissariaat voor de Media2. In bijlage D1 is een uitgebreidere versie van de toelichting na te lezen. 1.4.1. Opzet lokale publieke media-instelling en organisatievorm Zoals benoemd is een lokale publieke media-instelling naast de Mediawet ook gebonden aan de algemene wet- en regelgeving met betrekking tot het oprichten en bestaan van een organisatie (publiek of commercieel, winstgevend of non-profit). Wat is nodig om een organisatie op te zetten, alvorens de Mediawet getoetst kan worden of we mogen spreken van een lokale publieke media-instelling? Wetgeving voor een stichting Alle wetgeving met betrekking tot de verschillende rechtsvormen is opgenomen in het Burgerlijk Wetboek, Boek 2 (bijlage D3).

Omdat SIRIS een stichting is, gelden de algemene bepalingen in de 1e titel, de specifieke bepalingen in de 6e titel (vanaf artikel 285) en de overige artikelen vanaf de 7e titel voor de media-instelling.

2

Een overzicht van de regelgeving beschikbaar gesteld op de website van het Commissariaat voor de Media, http://www.cvdm.nl/content.jsp?objectid=7294

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 9

In de wetgeving wordt een stichting onder meer verplicht statuten op te stellen en wordt de aansprakelijkheid en benoeming van bestuursleden geregeld. Het is belangrijk deze wetten te kennen als bestuurslid, maar ook als medewerker, vrijwilliger, of stagiair ben je gebonden aan de specifieke wetten. Statuten SIRIS Conform de statuten (bijlage D4) heeft de stichting ten doel [a] het uitzenden van omroepprogramma´s bestemd voor de gemeenten Asten en Someren [b] een programma te verzorgen dat in zodanige mate is afgestemd op de bevrediging van de in de gemeenten levende maatschappelijke, culturele, godsdienstige en geestelijke behoeften, dat haar programma geacht kan worden van algemeen nut te zijn. De overige hoofdstukken die in de statuten worden behandeld zijn: begunstigers, vermogen, bestuur, einde bestuurslidmaatschap, bestuursvergadering en bestuursbesluiten, bestuursbevoegdheid en vertegenwoordiging, programmaraad (het huidige MBO, einde lidmaatschap programmaraad, programmastaf – hoofdredacteur, commissies en werkgroepen, boekjaar en jaarstukken, huishoudelijk reglement, statutenwijziging, ontbinding en vereffening en slotbepalingen). De statuten zijn in september 2004 voor het laatst geactualiseerd. 1.4.2. Mediawet 2008 Voor alle media-instellingen, publiek en commercieel, is naast de reguliere wetgeving de mediawet (2008) van toepassing.

In bijlage D2 is de Mediawet 2008 meegenomen. De Mediawet 2008 bevat bepalingen voor publieke mediadiensten, commerciële mediadiensten, bescherming van jeugdigen, belangrijke evenementen, gebruik van omroepnetwerken, toezicht en handhaving, enzovoort. De Mediawet 2008 is in werking getreden per 1 januari 2009. Het Mediabesluit 2008 (bijlage D5) vormt een nadere uitwerking van de Mediawet 2008. Hier in staan gedetailleerde bepalingen over bijvoorbeeld het aanbod van de lokale media-instelling, reclame-uitingen en programmaquota. 1.4.3. Rol Commissariaat voor de Media De mediawet regelt dat het Commissariaat voor de Media toezicht houdt op de omroepen. Voor zover het toezicht op radio en televisie betreft kent het werk van het Commissariaat drie pijlers: vergunningverlening, programmatoezicht en financieel toezicht. Vergunningverlening Het Commissariaat verleent vergunningen aan publieke en commerciële omroep, landelijk regionaal en lokaal. Aan deze vergunningen zijn media-wettelijke voorwaarden verbonden. Het Commissariaat gaat na of bij de aanvragen van vergunningen aan de voorwaarden is voldaan en of de aanvrager na verlening van de vergunning aan de gestelde voorwaarden blijft voldoen.

Programmatoezicht Bij het programmatoezicht richt het Commissariaat zich op naleving van reclame- en sponsorregels, programmavoorschriften, formatverplichtingen en programmaquota-eisen door publieke en commerciële omroepinstellingen. De inhoud van programma's is de verantwoordelijkheid van de omroepinstellingen en valt niet onder het toezicht van het Commissariaat. Het toezicht op programma's vindt altijd plaats nadat ze zijn uitgezonden.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 10

Financieel toezicht Ook de financiële verantwoording vindt achteraf plaats en betreft uitsluitend de lokale, regionale landelijke publieke omroep. Het toezicht richt zich op de rechtmatigheid en transparantie van de besteding van publieke omroepmiddelen, op non-commercialiteit van publieke omroepinstellingen en op financiële integriteit. Het toezicht van het Commissariaat richt zich op het media-aanbod van publieke en commerciële media-instellingen en op de nevenactiviteiten en de financiën van publieke media-instellingen. Bij het verlenen van vergunningen ziet het Commissariaat er op toe dat de betrokken mediainstellingen voldoen aan de vergunningsvoorwaarden. 1.4.4. Media-aanbod Bij het toezicht op het media-aanbod richt het Commissariaat zich op de naleving van reclameen sponsorregels en op het verbod voor de publieke media-instellingen om dienstbaar te zijn aan het maken van winst door derden. Ook let het Commissariaat onder meer op het voldoen aan programmavoorschriften, formatverplichtingen en voorgeschreven programmaquota, in hoofdstuk 3 zal verder ingegaan worden over wat dit precies inhoud voor de lokale media-instelling. Het toezicht op het media-aanbod is altijd achteraf. Over de vorm en inhoud van het media-aanbod heeft het Commissariaat geen zeggenschap; de media-instellingen zijn hier zelf voor verantwoordelijk.

Dienstbaarheid Het verbod op dienstbaarheid houdt in dat de publieke media-instellingen zich met al hun activiteiten niet mogen lenen voor de commerciële belangen van derden. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat met een bepaalde uitzending op een bepaald moment een springplank wordt gecreëerd voor de afname van (nieuwe) producten of diensten. Reclame en sponsoring Het is voor de publieke media-instelling echter wel mogelijk reclames te tonen en sponsorgelden te ontvangen. Hierop is echter strenge controle. Het Commissariaat kijkt onder meer naar de hoeveelheid reclame en naar mogelijke sluikreclame. Hoe het wettelijke kader voor reclame en sponsoring in de praktijk moet worden ingevuld, is vastgelegd in beleidsregels, zoals de Beleidsregels reclame publieke media-instellingen 2011 (bijlage D7). In paragraaf 3.6. zullen we verder ingaan op wat de gevolgen van die beleidsregels zijn en wat de lokale media-instelling hier mee kan. Bewaarplicht Ten behoeve van het toezicht door het Commissariaat geldt voor de media-instellingen een bewaarplicht. Dit houdt in dat ze opnamen van al hun media-aanbod gedurende minimaal twee weken na uitzending dienen te bewaren 1.4.5. Nevenactiviteiten Publieke media-instellingen kunnen naast het verzorgen van media-aanbod ook andere activiteiten verrichten.

Onder deze nevenactiviteiten worden activiteiten verstaan als het maken van een krant of blad, het verkopen van dvd's en cd's met een programmaonderdeel, het produceren van programma's voor andere omroepen of maken van bedrijfsfilms (voor zover niet door de omroep uitgezonden). Nevenactiviteiten zijn pas toegestaan als ze voldoen aan de eisen van de Mediawet en voorafgaand zijn goedgekeurd door het Commissariaat voor de Media. Nevenactiviteiten moeten dus altijd worden gemeld aan het Commissariaat. Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 11

1.4.6. Financieel toezicht Het financiële toezicht door het Commissariaat richt zich op de rechtmatigheid en transparantie van de besteding van publieke omroepmiddelen, op non-commercialiteit van publieke mediainstellingen en op financiële integriteit. Bij het financiële toezicht op de lokale publieke media-instellingen controleert het Commissariaat of alle inkomsten van een media-instelling worden gebruikt voor de programmering en of deze niet dienstbaar zijn aan het maken van winst door derden. Het toezicht richt zich voornamelijk op de exploitatie van reclameboodschappen, sponsorbijdragen, nevenactiviteiten en overeenkomsten met derden. Alle lokale media-instellingen moeten (ter controle) jaarlijks vóór 1 juni hun jaarrekening, een accountantsverklaring, sponsoroverzichten en afschriften van contracten met commerciële partijen aan het Commissariaat overleggen. Bij de verantwoording wordt gebruik gemaakt van het Handboek Financiële Verantwoording Publieke Lokale Media-instellingen 2009. (bijlage D10) De resultaten van het financiële toezicht en gegevens over het budget zijn te vinden in de jaarverslagen van het Commissariaat voor de Media. 1.4.7. Vergunning Het Commissariaat wijst de lokale publieke media-instellingen aan (maximaal één per gemeente, of cluster van gemeenten) voor het verzorgen van media-aanbod voor de betreffende gemeenten.

Het Commissariaat wordt vooraf geadviseerd door de betreffende gemeente(n) over welke media-instelling voldoet aan de eisen, bedoeld in artikel 2.61, tweede lid van de Mediawet 2008. De aanwijzing geldt telkens voor een periode van vijf jaar. 1.4.8. Samenwerking Een belangrijke regeling om te benoemen bij samenwerking is opgenomen in bijlage D11; “Beleidsregels lokaal publiek media-aanbod voor twee of meer gemeenten 2012”. De beleidsregels zijn opgesteld door het Commissariaat om officieel een mogelijkheid te bieden om één publieke media-instelling te hebben voor meerdere gemeenten. De originele Mediawet 2008 voorziet in principe alleen regels voor één lokale omroep voor één gemeente, maar omdat steeds meer media-instellingen samen werken of fuseren was de update erg gewenst. Hoewel er al tijden geen sprake meer was van praktische problemen, is met de regeling ook de jarenlange samenwerking tussen de gemeentes Asten en Someren en SIRIS erkend. Daarnaast opent het deuren voor de toekomstige samenwerking “Peel-Zuid”. 1.4.9. Auteursrechten Een laatste belangrijke wet, of regeling, is de auteurswet. Door deze wet is de lokale mediainstelling beschermd; andere lokale, regionale en/ of nationale media-instellingen mogen bijvoorbeeld niet zomaar gebruik maken van publicaties van de media-instelling.

Alle eigen opnames, nieuwsfeiten, foto’s en andere publicaties mogen alleen worden gekopieerd als hier afspraken over zijn gemaakt. Daarnaast is het een belangrijke wet in ‘negatieve’ zin; de lokale media-instelling mag op haar beurt óók geen inbreuk maken op het auteursrecht. Dat houdt voor de media-instelling op haar beurt ook in, dat ze niet zomaar mag kopiëren van andere media-instellingen. Daarnaast geldt bij bijvoorbeeld het draaien van liedjes op de radio (en televisie) dat dit alleen mag als daarvoor de juiste maatregelen zijn getroffen. Zo moet er betaald worden voor de uitzendrechten bij Buma/Stemra en mag alleen origineel aangekocht materiaal worden gebruikt. De volledige Auteurswet is opgenomen in bijlage D12.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 12

2. De organisatie van de media-instelling Hoe zit de media-instelling organisatorisch in elkaar? Welke afdelingen zijn er binnen de organisatie en wat houden deze (kort) in? In het komende hoofdstuk wordt de organisatorische-opstelling uiteengezet en wordt gekeken naar de verschillende afdelingen binnen de lokale media-instelling.

2.1.

Organogram

Voor een duidelijk overzicht van de organisatie is hier onder eerst een schematisch overzicht van de organisatie weergegeven in de vorm van een organogram. Afbeelding 2.1. Organogram

Organogram Mediabeleid Bepalend Orgaan (MBO)

Bestuur

Administratie Directie en management Directie- en management assistent

Programmastaf

Radio

Hoofdredactie (afd. media)

Televisie

Techniek

Kabelkrant

Marketing

Website/ Internet

Bovenstaande afbeelding geeft de ‘ideale’ weergave van een lokale publieke media-instelling. Alle noodzakelijke (en verplichte) afdelingen zijn in de organisatie ondergebracht in een eigen afdeling. In de praktijk kunnen, zeker bij de relatief kleine media-instellingen, verschillende afdelingen elkaar overlappen, of zijn er medewerkers met functies op verschillende functielagen. Aan het organogram is direct af te lezen dat een goede lokale media-instelling niet volstaat met slechts een aantal medewerkers, maar moet worden voorzien van verschillende werklagen. Sommige werklagen zorgen per definitie voor een betere werkwijze, andere werklagen worden verplicht bij wet, zoals het MBO en het bestuur, en hebben een wettelijk vastgestelde functie. De afdelingen en functies moeten zijn vastgelegd in de statuten/ programma statuut van de mediainstelling (voor SIRIS zie bijlage D4)

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 13

Functieprofielen In de volgende sub-paragrafen wordt de inhoud van de verschillende lagen in de organisatie toegelicht. Belangrijk onderdeel van deze toelichtingen zijn de functieprofielen weergegeven in bijlage 1. Deze geven onder andere weer welke taken, kennis en competenties een bepaalde medewerker in een functie moet beheersen. De functieprofielen geven daarmee een uitgebreid beeld van wat een bepaalde positie/ afdeling binnen de lokale media-instelling precies inhoud. De functieprofielen zijn bedoeld als handvat tijdens de sollicitatieprocedure, maar ook als maatstaf voor het functioneren van een medewerker. De functieprofielen zijn leidend, maar niet bindend voor de sollicitatieprocedure. Bij een professionele organisatie mag de lat immers hoog gelegd worden, maar moeten ook keuzes gemaakt worden welke competenties het zwaarst wegen. Het is uiteindelijk altijd aan het bestuur om te beslissen of een bepaalde persoonlijke eigenschap zwaarder weegt of bijvoorbeeld juist de vooropleiding of achtergrond bij het aannemen van een nieuwe medewerker. 2.1.1. Bestuur Het bestuur is belast met het leiden en sturen van de stichting en bepaalt het te voeren beleid. Benoeming, bevoegdheden, vertegenwoordiging en het einde van het bestuurslidmaatschap moeten statutair zijn geregeld.

Het bestuur heeft taken en eindverantwoordelijkheid op het gebied van financiën, organisatie en personeel. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor het functioneren van de omroep. Het bestuur heeft geen inhoudelijk programmatische taak maar ziet toe op naleving van de doelstellingen en op uitvoering daarvan. Het bestuur vergadert minimaal één keer per maand, waarvoor ook de hoofdredacteur, de leden van de financiële commissie en eventueel medewerkers van bijvoorbeeld de afdeling techniek uitgenodigd kunnen worden, om te voorzien in advisering vanuit de organisatie. Het bestuur van de lokale media-instelling bestaat uit tenminste 3 leden: de voorzitter, secretaris en penningmeester. Hiernaast bestaat het bestuur uit een aantal ‘algemeen bestuursleden’, ieder met een of meerdere specifieke aandachtsgebieden. In bijlage 1.1. zijn de functieprofielen van de verschillende bestuursfuncties opgenomen. De invulling van bestuursfuncties moet uiterst zorgvuldig gebeuren; hoewel de functie zeker niet voor het leven is, moet getracht worden een stabiel bestuur samen te stellen waarin geen onnodige wisselingen plaatsvinden. Het invullen van de functie met bijvoorbeeld stagiairs is daarom niet wenselijk.

Er kan gekozen worden de bestuursleden een (kleine) vergoeding te bieden voor de werkzaamheden, maar dit is voor een lokale media-instelling hoogst ongebruikelijk en kan zorgen voor weerstand binnen de organisatie (waarom het bestuur wel en wij niet?). 2.1.2. Mediabeleid bepalend orgaan De Mediawet schrijft voor dat lokale media-instellingen een representatief orgaan hebben dat het beleid voor het media-aanbod bepaalt. Dit mediabeleid bepalende orgaan (MBO) is een afzonderlijk orgaan binnen de omroep en opereert als zodanig. Het MBO stelt het mediaaanbodbeleid vast en controleert in dit kader of met de programma’s wordt voldaan aan de ICEnorm (zie paragraaf 3.1). De leden van het MBO vertegenwoordigen elk een stroming binnen het verzorgingsgebied en zijn afgevaardigden van instellingen of organisaties die actief zijn binnen een van de stromingen binnen het verzorgingsgebied. De Mediawet noemt als hoofdstromingen de maatschappelijke, culturele, godsdienstige en geestelijke stromingen. Op die manier heeft het MBO een sterke binding met het publiek waar de omroep zich op richt. Lokale media-instellingen zijn verplicht in hun MBO ten minste één vertegenwoordiger van etnische en culturele minderheden op te nemen.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 14

De verantwoordelijkheid voor- en de bewaking van het publieke karakter van de lokale mediainstelling ligt in belangrijke mate bij het MBO. Het MBO richt op het vaststellen van het mediabeleid, de toetsing van in het mediabeleid verwoorde uitgangspunten, het geven van adviezen (gevraagd en ongevraagd) aan het bestuur, de jaarlijkse rapportage aangaande het gevoerde en gerealiseerde mediabeleid, het vastleggen van een programmastatuut, de navolging van het programmavoorschrift van het Commissariaat en het aanstellen van een hoofdredacteur. Regels met betrekking tot onder andere taken, samenstelling, benoeming en besluitvorming van het MBO zijn vastgelegd in het reglement MBO. In bijlage D13 is een modelreglement meegenomen, Het functieprofiel voor een MBO-lid is opgenomen in bijlage 1.2. Mediabeleid bepalend orgaan binnen SIRIS Het MBO bestaat uit minimaal 5 personen, verdeeld afkomstig uit Someren en Asten. Gezamenlijk vormen ze een representatieve groep van vertegenwoordigers van de belangrijkste stromingen in de gemeenten Asten en Someren. Hoewel voorheen de benoeming door de colleges van B&W werd geschiedde, is dit geen vereiste meer. Om de MBO-leden meer bij de omroep te betrekken volgen de MBO-leden uitgezochte programma's gedurende een bepaalde tijd kritisch en rapporteren daarover.

Uitgangspunt binnen SIRIS is dat niet uit het oog mag worden verloren dat de MBO-leden er niet alleen voor de eigen “achterban” zijn, maar het algemeen belang dienen; het publieke karakter van de lokale media-instelling. Het MBO is aangesteld om ervoor te zorgen dat de programma's voor iedereen in de gemeenten interessant zijn. De vergaderfrequentie bedraagt minimaal vier keer per jaar. Bijlage D14 bevat het reglement MBO van SIRIS. 2.1.3. Administratie De afdeling administratie zal in de relatief kleine lokale media-instelling veelal uit één persoon bestaan. Het verzorgen van alle administratieve processen binnen de organisatie vallen onder de afdeling en wel zodanig dat de werkzaamheden gestructureerd, transparant, planmatig en efficiënt plaatsvinden. Het functieprofiel van administrateur is opgenomen in bijlage 1.3. Het inzetten van een stagiair ter ondersteuning van de administratie kan leiden tot vernieuwende inzichten en verbetering van de processen. De positie van administrateur kan echter niet vast ingevuld worden door een stagiair, door het tijdelijk dienstverband. De financiële administratie is een constante factor en meer-jaren proces. Deze positie moet dan ook als zodanig worden ingevuld, het inzetten van stagiairs biedt een onvoldoende constante situatie. 2.1.4.

Directie en management De directie- en managementafdeling is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het bestuur in het uitvoeren van het beleid en voorziet in de vraag naar dagelijks leiding. De afdeling is een cruciaal onderdeel van een professionele organisatie; zonder dagelijkse leiding worden medewerkers onvoldoende gestuurd om een professionele organisatie te vormen. Het functieprofiel van een directielid staat beschreven in bijlage 1.4. Bij de lokale media-instelling kan de afdeling ingevuld worden door één persoon in een fulltime functie. Twee of meerdere personen die samen een fulltime positie bekleden zorgen onvoldoende voor de gewenste vastigheid in leiding. Het is daarom goed denkbaar dat een (fulltime) betaalde kracht, of fulltime beschikbare kracht tegen een vaste vergoeding ingezet wordt, om de continuïteit van de positie te waarborgen. In het geval van een betaalde directie is er minder kans op weerstand vanuit de reguliere medewerkers met betrekking tot de vergoeding, omdat het directielid dagelijks aanwezig zal zijn en zichtbaar werk levert. Wanneer de positie van directielid tijdelijk vrij komt, kan de positie (tijdelijk) moeten worden ingevuld door bijvoorbeeld één of meer van de bestuursleden.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 15

Directie- en managementassistent Ter ondersteuning van de directie en het bestuur, kan aanvullend een directie- en managementassistent worden aangewezen/ aangenomen. De assistent(e) biedt vooral ondersteuning in de verwerking en voorbereiding van ‘papierwerk’. De functie kan, door de slechts ondersteunende aard, prima ingevuld worden door bijvoorbeeld een stagiair communicatie. Het functieprofiel voor de directie- en managementassistent is opgenomen in bijlage 1.5 2.1.5. Marketing Hoewel een media-instelling per definitie de verschillende media betreedt, moet een (lokale) media-instelling óók kijken naar de eigen profilering en eventuele reclame activiteiten buiten de “eigen” mediaplatformen. De afdeling marketing is verantwoordelijk voor de wijze waarop de lokale media-instelling zich profileert. Doordat de marketingontwikkelingen in constante beweging zijn, kan wisseling in de bezetting van de afdeling in beginsel geen kwaad. Invulling van de marketingafdeling kan daarom volledig bestaan uit tijdelijke medewerkers als bijvoorbeeld stagiairs. Om ook een langere termijn visie op marketinggebied te bieden, moet er tevens gewerkt worden met medewerker(s) op een meer vaste basis. Deze medewerker stuurt onder andere de stagiairs aan.

Het functieprofiel voor de marketingmedewerkers is opgenomen in bijlage 1.6 Acquisiteur Aanvullend op de marketingafdeling, is ook een acquisiteur nodig. Deze is verantwoordelijk voor het actief aantrekken van financiële partners, waarmee de lokale media-instelling wordt voorzien in de nodige financiële ondersteuning. Dit kan door sponsoren, maar ook bedrijven welke reclame willen uitzenden op televisie of radio. Vaak werkt een acquisiteur op basis van provisie; wanneer een financiële partner wordt aangetrokken wordt een afgesproken percentage of vast bedrag (eenmalig) betaald aan de acquisiteur. 2.1.6. Techniek Een professionele media-instelling heeft continue technische ondersteuning nodig. Wanneer er een probleem is met de techniek rondom de uitzendapparatuur, kan het niet zo zijn dat een kanaal dagen niet uitzendt, omdat de kennis niet in huis is om het probleem te verhelpen. Volledige technische ondersteuning wordt echter steeds complexer; steeds meer activiteiten zijn grotendeels of gedeeltelijk afhankelijk van technische apparatuur, welke stuk voor stuk andere expertise vereisen. De afdeling techniek moet daarom voorzien zijn van kundige medewerkers die kunnen voorzien in technische ondersteuning en 24/7 inzetbaar zijn. Het is bijna ondenkbaar om alle technische ondersteuning vanuit de eigen organisatie te kunnen voorzien.

Het is daarom een optie één, meer of zelfs alle technische diensten uit te besteden, of samen te werken met andere media-instellingen. Dit kan voordelig zijn omdat er slechts incidenteel sprake is van technisch onderhoud, denk bijvoorbeeld aan onderhoud van de zendapparatuur. De functieprofielen voor de technisch medewerkers is opgenomen in bijlage 1.7

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 16

ICT- medewerkers Naast de algemeen technische medewerkers, staan de ICT-medewerkers. Zij zijn gespecialiseerd in de specifieke technische werkzaamheden rondom de aanwezige computers binnen de mediainstelling. De computers en software zijn een specifiek en belangrijk onderdeel van de organisatie. Iedere medewerker heeft immers te maken met de gebruikte software, waarbij de ICT-medewerker op hun beurt de gebruiksvriendelijkheid van de software moeten waarborgen. Er worden daarom afwijkende eisen gesteld aan ICT-medewerkers. 2.1.7. Programmastaf De programmastaf bestaat uit een vertegenwoordiging van medewerkers en afdelingen binnen de lokale media-instelling, welke direct te maken hebben met de productie van de programmering. Denk hierbij aan een medewerker techniek, een medewerker radio en een medewerker televisie, samen met de eindredacteur. De programmastaf vormt een adviserend en ondersteunend orgaan ten behoeve van de hoofdredacteur, bij de vormgeving van de uitgangspunten van het te voeren redactioneel beleid. Doordat verschillende disciplines van de lokale media-instelling zijn vertegenwoordigd in de programmastaf kan er een evenwichtige programmering worden opgesteld en de maximale kracht behaald worden uit alle afdelingen; niemand weet immers beter wat een afdeling kan produceren, dan medewerkers uit de afdeling zelf.

De programmastaf komt in vergadering bijeen wanneer tenminste de helft van de leden hiertoe besluit. De hoofdredacteur zit de vergaderingen voor en de programmastaf kiest uit haar midden een secretaris. Bij afwezigheid van de hoofdredacteur is de secretaris verantwoordelijk voor de voorzitters taken. Van de vergaderingen wordt tenminste een besluitenlijst opgemaakt en gerapporteerd aan het bestuur. De programmastaf kan besluiten vertegenwoordigers van andere geledingen binnen de lokale media-instelling aan haar vergadering te laten deelnemen. 2.1.8. Hoofdredactie De hoofdredactie bestaat bij de lokale media-instelling vaak uit één vast persoon, maar kan ook bestaan uit een klein overlegorgaan. De hoofdredactie voorziet in de vraag naar journalistieke professionaliteit en input. Zij stuurt de redactieleden aan en is verantwoordelijk voor het realiseren van een journalistiek professioneel media-aanbod. Ze bepalen de dagelijkse invulling van het media-aanbod en overleggen met de programmastaf over de algemene programmering. De journalistieke achtergrond van de hoofdredactie is cruciaal voor het bereiken van een journalistiek professioneel media-aanbod. Daarnaast zal een constante kwaliteit moeten worden geboden, waardoor het (enkel) inzetten van stagiairs journalistiek niet zal voldoen.

Er moet in de functie van hoofdredacteur daarom worden gezocht naar een fulltime kracht, wanneer de lokale media-instelling het voeren van professionele journalistiek als doel stelt. Het functieprofiel voor de medewerker(s) hoofdredactie is opgenomen in bijlage 1.8.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 17

2.1.9. Afdeling media Direct onder de hoofdredactie valt het overgrote deel van de bezetting binnen de lokale mediainstelling; de afdeling media. Het gaat hierbij over onder andere de redactieleden, radiodeejays, cameramannen, interviewers en fotografen. Onder deze afdeling valt de verantwoording voor het uitvoeren van alle redactionele taken voor de radio, televisie en het internet. Het staat de hoofdredacteur vrij bepaalde taken te delegeren, al dan niet in overleg, aan specifieke werkgroepen (redacties) of individuele medewerkers. Bepaalde vaste programma´s of onderwerpen kunnen worden samengesteld door een eigen redactie, de hoofdredacteur blijft ook hierin eindverantwoordelijk. Binnen de afdeling media is een afwisseling van actieve vrijwilligers, vrijwilligers die zich enkel inzetten voor één (radio)programma en een groep stagiairs. Van die laatste groep wordt in elk geval een goede vooropleiding geëist, omdat juist deze medewerker moeten zorgen voor een toevoeging met betrekking tot de inhoudelijke kennis. Het functieprofiel voor de verschillende functieprofielen voorn de afdeling media zijn opgenomen in bijlage 1.9.

2.2.

Overlegstructuur

Cruciaal voor een professionele organisatie is een regelmatig overleg tussen de verschillende lagen binnen de organisatie, maar ook op de verschillende afdelingen zelf. Niet alleen de fouten binnen de organisatie kunnen op die manier worden besproken en behandeld, ook positieve zaken kunnen zorgen voor een beter lopende organisatie in het geheel. Het is echter ook van belang te voorkomen dat er te veel overleg plaats vind en dit ten koste gaat van de slagvaardigheid van de organisatie. Om die reden is het verstandig de organisatie te voorzien van een vaste overlegstructuur. In bijlage 2 is een overlegstructuur voor de lokale media-instelling weergegeven, welke voorziet in voldoende overlegmomenten, zonder de slagvaardigheid van de organisatie tegen te gaan. 2.2.1. Doel overleg Hoewel vergaderingen en overleg vaak gezien worden als noodzakelijk kwaad, zorgt regelmatig overleg voor beter contacten en meer betrokkenheid tussen collega’s en management binnen de organisatie. Bij de lokale media-instelling zijn immers veel vrijwilligers aangesloten welke nauwelijks contact hebben met andere collega vrijwilligers of het management. In een organisatie-breed overleg kunnen alle vrijwilligers op de hoogte worden gesteld van het (nieuwe) beleid en kunnen hier vragen over worden gesteld.

Het is belangrijk dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het beleid en zich hier zo veel mogelijk in kunnen vinden. Daarnaast kan het bestuur duidelijk maken wat er van de afdelingen wordt verwacht en wat dit betekend voor de individuele medewerker. Een organisatie-breed overleg wordt door de medewerkers vaak gebruikt om de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie te bespreken. Het bespreken van de dagelijkse gang van zaken zal echter in eerste instantie zo veel mogelijk op afdelingsniveau moeten gebeuren. Om die reden zullen de afzonderlijke afdelingen ook intern moeten overleggen. Op redactioneel niveau is dagelijks sprake van overleg. Er moet immers worden besloten welke programma’s opgenomen worden en op welke manier de programma’s vorm worden gegeven. Dit overleg zal over het algemeen een stuk informeler zijn in vergelijking tot bijvoorbeeld het bestuur overleg. Als laatste zullen de verschillende bestuurslagen intern en onderling overleg moeten hebben, om tot het gewenste beleid te komen en moet er overleg plaats vinden tussen het MBO en het bestuur. Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 18

2.2.2. Overlegfrequentie Nu duidelijk is dat structureel overleg noodzakelijk is, moet wederom worden ingezien dat te veel overleg op zijn beurt ten koste gaat van de slagvaardigheid van een relatief kleine organisatie als de lokale media-instelling. In de overlegstructuur moet daarom ook de frequentie van de overleggen worden vastgelegd. Elk overlegsoort heeft een andere frequentie; de redactie komt bijna dagelijks samen, maar het zal overbodig zijn om maandelijks een organisatie-breed overleg plaats te laten hebben. Niet alle overleggen hoeven te worden verplicht, soms is de aanwezigheid alleen gewenst als de medewerker zelf de noodzaak ziet van aanwezigheid. In andere gevallen worden medewerkers verplicht aanwezig te zijn, zodat bijvoorbeeld het beleid bij alle medewerkers bekend is. In sommige gevallen kan daarnaast de mogelijkheid worden geboden om een overleg aan te vragen. Hier geldt vaak wel een minimum eis voor (bijvoorbeeld de helft van de afdeling, of een bepaald aantal medewerkers moet de vergadering aanvragen). 2.2.3. Bilaterale overlegstructuur Naast het overleg tussen afdelingen en management, is het ook belangrijk een-op-een gesprekken plaats te laten vinden. Denk daarbij aan functioneringsgesprekken, maar ook ad hoc gesprekken over de dagelijkse gang van zaken. De functioneringsgesprekken dienen structureel plaats te vinden.

Bij nieuwe medewerkers is het belangrijk dat het functioneren regelmatig wordt gereflecteerd, om te kijken of de medewerker zijn/ haar plaats in de organisatie gevonden krijgt. Bij medewerkers die al langer in dienst zijn is het ook belangrijk dat er structureel reflectie is op het functioneren, om de professionaliteit van de lokale media-instelling te waarborgen. Naast de structurele gesprekken moet er voor de medewerkers altijd de mogelijkheid blijven om een gesprek te vragen met het management. Dit kan vaak op informele wijze, maar er kan ook vraag zijn naar een formeel overleg over bijvoorbeeld problemen op de werkvloer.

2.3.

Huisvesting en faciliteiten

De beschikbare faciliteiten bepalen, naast de aanwezige mankracht, voor een belangrijk deel de professionaliteit van de lokale media-instelling. Denk hierbij aan faciliteiten op het gebied van software als hardware, maar ook aan de ruimten waar deze in worden geplaatst. Sommige faciliteiten en apparatuur zijn minimaal vereist om te komen tot een uitzending van de radio- en televisiesignalen, ander apparatuur voegt vooral toe aan een professionele(re) mediainstelling. Een kanttekening is natuurlijk de staat van de apparatuur op zich; de keus om de allernieuwste apparatuur aan te schaffen is begrijpelijk bij een professionele media-instelling, maar vaak is een tikkeltje minder ook goed genoeg. Het is belangrijk bij de aankoop of het onderhoud van apparatuur de juiste afwegingen te maken; wat willen we bereiken, wat is er voor nodig en natuurlijk het belangrijkste, wat zijn de beschikbare middelen? SIRIS SIRIS is gevestigd in het gemeenschapshuis De Ruchte te Someren. De lokale media-instelling huurt ruimtes met een totale oppervlakte van 150 m2. SIRIS heeft de beschikking heeft over één live-presentatiestudio, één opnamestudio, één techniekruimte, één kleine opbergruimte, twee kantoorruimten (één voor redactiewerkzaamheden, één voor TV-werkzaamheden (editing, etc.)), één keuken / koffiecorner en een ontvangstruimte met werkplek.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 19

2.3.1. Minimaal benodigde apparatuur Om het (opgenomen) beeld- en geluidmateriaal uit te zenden is op zijn minst zendapparatuur nodig. De eerste vraag die hierbij gesteld moet worden, is of de televisie via de kabel en/ of digitaal uitgezonden wordt. Ook voor de radio zijn er mogelijkheden deze, naast ‘gewone’ uitzending via de ether, digitaal of via de kabel uit te zenden. Basis voorwaarden Hoewel nog altijd gekozen kan worden voor analoge uitzendmogelijkheden, is deze optie niet langer toereikend nu driekwart van alle huishoudens (enkel) via de digitale aanbieders televisie (en radio) ontvangen3. De lokale media-instelling moet immers alle bewoners in het verzorgingsgebied kunnen bereiken en met enkel een analoge uitzending is dit niet meer het geval. Om die reden mag de digitale uitzendapparatuur gezien worden als basisvoorwaarde om een lokale media-instelling te kunnen voeren. Daarnaast moet er, om tot een eerste uitzending te komen, in elk geval sprake zijn van voldoende kennis in huis. In alle gevallen is er apparatuur en goede software nodig, welke door (externe) professionals beheerd zal moet worden. Inhoudelijk wordt er in dit handboek niet naar de software gekeken; daarvoor zijn te veel verschillende mogelijkheden, welke daarnaast veel veranderen. Radio Het opzetten van de radioprogrammering is steeds meer digitaal uit te voeren.

Hoewel het uitzenden in de ether nog “ouderwets” via de antenne gebeurt, zijn de overige uitzendwijzen gedigitaliseerd (uitzenden via de kabel, internet of (radio) op de digitale televisie). Ook de wijze waar op een radioprogramma tot stand komt is vrijwel overal gedigitaliseerd. Er wordt niet meer gewerkt met bandjes, maar digitaal opgenomen interviews, muziek wordt afgespeeld op de computer en CD’s zijn met de opkomst van de digitale muziekdragers zo goed als overbodig geworden. Naast de apparatuur om een radio-uitzending uit te zenden, is daarom voor het uitzenden van (live) radio “enkel” nog een (geluidsdichte) studio nodig met een of meer microfoons en een muziekcomputer. Als laatste zal een lokale publieke radiozender ook graag ter plaatste (live) opnames doen, om op die manier dichter bij de mensen te komen. Wanneer er live-uitzendingen ter plaatse opgenomen worden, zal mobiele apparatuur beschikbaar moeten zijn. Dit kan een professionele uitrusting zijn, maar een mobiele telefoon met goed bereik kan ook voldoen aan de eisen, als de telefoongesprekken ingevoerd kunnen worden op de computer Televisie Voor het uitzenden van de televisieprogrammering kan gekozen worden enkel een kabelkrant uit te zenden. Ervaring leert echter dat de kabelkrant, door de opkomst van het internet, lang niet meer het bereik heeft van voorheen. Er zullen programma’s moeten worden gemaakt.

Naast de eerder genoemde uitzendapparatuur, is er minimaal een camera (met microfoon) nodig en is er specifieke software op computers nodig voor het editen van het opgenomen filmmateriaal. Het materiaal, de filmkwaliteit en de software bepalen voor een grote mate de professionele uitstraling van de tv-programma’s. Internet Een website is niet de basis van een lokale publieke media-instelling; bijna iedereen kan tegenwoordig een eigen website maken. Maar zónder een website is een media-instelling niet compleet; internet is een niet weg te denken medium. Hoewel het opzetten van een professionele website prijzig is, is er enkel een computer met de juiste software nodig voor een website te onderhouden. 3

http://mobiel.nu.nl/e-business/3066644/driekwart-nederlanders-heeft-digitale-televisie.html Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 20

2.3.2. Faciliteiten bij SIRIS SIRIS is voorzien van meer dan de genoemde ‘basis’ benodigdheden voor een lokale mediainstelling. In de laatste jaren is geïnvesteerd in de digitalisering van de omroep en is veel apparatuur vernieuwd. De media-instelling is inmiddels (in zake van opname en verwerking) volledige gedigitaliseerd. SIRIS is hiermee goed op weg om op technisch gebied te professionaliseren. Om met de huidige voorzieningen te kunnen spreken van een professionele media-instelling, is het uitbreiden en verbeteren van vooral de kennis, maar ook apparatuur echter cruciaal. SIRIS beschikt over twee studio’s, een regieruimte, techniekruimte, twee kantoren, een ‘kantine’ en opslagruimten. De twee studio’s zijn voornamelijk ingericht voor opnames van de radioprogramma’s (televisieprogramma’s worden niet binnenshuis opgenomen). Voor de opnames buitenshuis is een auto voorzien en recentelijk is een caravan geschonken aan SIRIS voor het gebruik als plaatselijke studio. Radio SIRIS beschikt voor de radio over twee studio's, een voor de uitzendingen en een voor de montage. De studio’s zijn voorzien van 2 techniektafels (bestaande uit faderpanelen, computer(s) en schermen) en in totaal 10 koptelefoons en 5 microfoons (plus standaarden). De computer bevat ruim 20.000 muziekbestanden van verschillende artiesten.

De muziekcomputer wordt gebruikt door de discjockeys en kan worden ingesteld om de overige tijd in te vullen. In de techniekruimte is een back-upsysteem (voor de radio- en televisiecomputers) voorzien en een FM-stereozendinstallatie. SIRIS zendt analoog uit via de etherfrequentie 107.6 MHz. Digitaal is het geluid te beluisteren via de frequentie 94.4 MHz bij UPC. Ook is het te beluisteren als audio bij de tekst-tv op digitaal kanaal 31 bij UPC. Televisie SIRIS heeft als een van de weinige lokale omroepen een overeenkomst met UPC bereikt, waarin wordt overeengekomen dat UPC niet alleen voorziet in uitzenden van de digitale televisie, maar ook de daarvoor benodigde servers biedt. SIRIS is hier een uitzondering op; het is geen service die exploitanten graag bieden. Voor de televisieopnames zijn 2 camera’s (plus statieven), 3 microfoons (“plopkappen”) en 3 montagecomputers voorzien.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 21

2.4.

Afnemersanalyse (doelgroep)

Om als lokale publieke media-instelling te slagen in het doel programma’s te verzorgen die in zodanige mate gericht zijn op de bevrediging van de in het ‘verzorgingsgebied’ levende maatschappelijke, culturele, godsdienstige en geestelijke behoeften, is het goed te weten welke doelgroepen zich bevinden in dit verzorgingsgebied. Een media-instelling kan zich immers alleen richten op doelgroepen die ze deze als zodanig herkend. Wanneer gericht wordt op alle doelgroepen binnen het verzorgingsgebied, in de mate en grootte dat deze vertegenwoordigd zijn, kan geacht worden dat de programmering van de lokale mediainstelling “van algemeen nut is, een bijdrage kan leveren aan versterking van de lokale democratie, een platform kan bieden voor lokale informatievoorziening en opinievorming, evenals lokale communicatie en sociale cohesie kan bevorderen”. De media-afdeling is verantwoordelijk voor de afnemersanalyse; hoewel door OLON in 2006 een afnemersanalyse is opgezet, is het belangrijk dit veel frequenter te doen. 2.4.1. Verzorgingsgebied Het verzorgingsgebied is kortgezegd het bereiken van alle inwoners van de gemeente(s) waarin de lokale media-instelling opereert. Zij verzorgt immers het media-aanbod van die bepaalde gemeente(n). SIRIS is de lokale media-instelling voor de gemeenten Asten en Someren. De zendmachtiging (vergunning) is ook alleen voor dit verzorgingsgebied afgegeven.

Volgens een kijk- en luisteronderzoek van maart 2006 (toen nog alleen radio en tekst TV) was de gemiddelde SIRIS luisteraar een man van 40+ met een MBO opleiding.

Handboek voor de lokale media-instelling – SIRIS 22

3. Invulling van de mediakanalen Zoals genoemd in paragraaf 1.4 is de lokale publieke media-instelling gebonden aan de wet- en regelgeving opgesteld door het Commissariaat voor de Media. Dit houdt onder meer in dat de media-instelling gebonden is aan de programmaquota en verschillende richtlijnen met betrekking tot reclame uitingen. In de “brochure lokale omroepen 2009” van het Commissariaat voor de Media (bijlage D15) worden deze regels uiteengezet. In dit hoofdstuk worden passages uit de brochure gebruikt en behandeld. Wij bekijken de ICE-norm en op welke wijze vormgegeven kan worden aan deze norm binnen het media-aanbod.