11c Jaarverslag 2020 ICT NML

Na de inrichting van de eerste versie van het service portaal is een evaluatie gehouden en is gestart met de doorontwikkeling van het service portaal. Als eerste is een enquête uitgezet met als doel om de verbeterpunten op te halen. Vervolgens zijn de verbeterpunten uitgewerkt in een plan voor de doorontwikkeling. Uit de enquête kwam naar voren dat een aantal zaken gebruikersvriendelijker ingericht kon worden. Deze punten zijn opgepakt en verwerkt in een verbetertraject. Dit verbetertraject is samen met de gemeenten uitgevoerd. Voor het verbetertraject is een klankbord groep opgesteld met daarin een afvaardiging van de gemeenten, waaronder de accountmanagers. Aan het team is een communicatieadviseur toegevoegd om de teksten niet te technisch en voor iedereen leesbaar te maken. De klankbordgroep heeft vooral nagedacht over hoe het service portaal intuïtiever gemaakt kan worden voor de gebruikers.

“Een goede voorbereiding is het halve werk” Na een goede voorbereiding is in het najaar gestart met het implementeren van de nieuwe inrichting. Het vernieuwde service portaal heeft inmiddels ook een naam gekregen, Eva. De eerste ervaringen geven aan dat Eva een stuk gebruikersvriendelijker is geworden. In het project is er goed samengewerkt met alle projectleden. De samenwerking met de gemeenten was hierin heel belangrijk en liep erg soepel. Ook de samenwerking met de leverancier liep hierbij soepel. De samenwerking was een belangrijke sleutel tot een succesvolle uitvoering.

29

Terugkijkend op het afgelopen jaar geeft Jeroen aan dat hij het meest trots is op het neerzetten van het service portaal. Hoewel de eerste versie nog niet op alle punten goed werkte, werd er al wel een grote stap gezet in de dienstverlening en het efficiënter maken van de werkprocessen van ICT NML. Voor het komende jaar ligt de grootste uitdaging in het verder verbeteren van Eva. De volgende stap die we willen maken is om betere rapportages te maken van onze diensten en dienstverlening in de vorm van dashboards. Met de inzet van “Business Intelligence” worden de vele gegevens in Topdesk omgezet in stuurinformatie om de dienstverlening en werkprocessen verder te kunnen verbeteren. Als dan bijvoorbeeld een medewerker uit dienst gaat, dan weten we precies wat we allemaal kunnen afsluiten in één proces. Nu zijn dit nog allemaal losse onderdelen.

30

ALLEEN BEN JE SNELLER, SAMEN KOM JE VERDER Interview met Lex Smit accountmanager van de gemeente Nederweert Lex is sinds januari 2015 teamleider informatievoorziening bij de gemeente Nederweert. Hij is al 32 jaar gelukkig getrouwd en heeft 2 kinderen (dochter 31 jaar en zoon 29 jaar) die al een aantal jaren de deur uit zijn. Je kunt wel zeggen dat Lex een trots familiemens is en zijn gezin een enorm prominente plek heeft in zijn leven. Thuis is het belangrijk dat het gezellig is en daar hoort familie en lekker eten bij. Vanuit zijn Indonesië-roots is dat er met de paplepel in gegoten. Maar ook met het gezin een mooie reis maken hoort daar bij. Beide kinderen van Lex zijn behoorlijk reislustig en hebben hem met het reisvirus besmet. Zo hebben ze in september 2019 met het hele gezin een reis door Amerika gemaakt. 3 weken lang met de auto de Westkust afgestruind en 4 staten doorkruist. Lex is daarnaast sportief. Hij is in hart en nieren een volbloed Ajacied. Naast veld- en zaalvoetbal heeft hij zelf ruim 30 jaar badminton gespeeld. Lex kijkt terug op een loopbaan waarin hij vooral (ongeveer 30 jaar) leiding heeft gegeven aan I&A afdelingen of aan financiële afdelingen. Bij dat leidinggeven is het zijn grootste passie om mensen te ontwikkelen in hun persoonlijkheid maar ook in hun professionaliteit. Dit in een werksfeer waarin ruimte is voor ontspanning en humor.

Lex is breed geschoold en heeft 15 jaar van zijn werkzame leven besteed aan HBO- en WO-deeltijdstudies naast zijn full-time job. Dat waren voor Lex en zijn gezin best pittige tijden, waardoor hij ook meer is gaan beseffen dat werk niet altijd het belangrijkste is. Lex heeft zowel een scholing op het gebied van financiële control, maar is ook geschoold op het gebied van informatievoorziening. Hij heeft als manager ook een aantal keren gewisseld tussen informatievoorziening en financiën en heeft zelfs een aantal malen een combi-functie vervuld. Lex geeft aan dat hij vanaf het begin is betrokken bij de aansluiting van de gemeente Nederweert bij ICT NML. In december 2015 heeft de raad van Nederweert besloten om aan te sluiten bij de GR van ICT NML en in januari 2016 is het traject gestart voor de implementatie. Lex had daarbij meerdere rollen vervult. Aan de ene kant de regierol om de aansluiting met ICT NML zo goed mogelijk te regelen, aan de andere kant om het personeel van Nederweert zo goed mogelijk over te dragen aan ICT NML. Terugkijkend op de afgelopen periode voor de aansluiting bij ICT NML, had Nederweert (afgerond) twee fte in dienst om de automatisering te regelen. In die tijd had Nederweert het goed voor elkaar, maar het zou een grote uitdaging zijn geweest om dat vast te houden.

Denk bijvoorbeeld maar eens aan de toegenomen wettelijke vereisten op het gebied van informatieveiligheid en privacy en de steeds complexere systemen en netwerken. Op deze en andere gebieden zou uiteindelijk te weinig kennis in huis zijn en daarmee zou Nederweert sterk afhankelijk worden van dure externe consultants en leveranciers. Met de aansluiting bij ICT NML hoefde Lex zich over de techniek minder zorgen meer te maken en kon de afgelopen jaren de focus verlegd worden naar het versterken van informatiemanagement (IM). De gemeente Nederweert is daardoor een stuk minder kwetsbaar geworden op gebied van de informatievoorziening. Ook ligt de focus nu veel meer op de verdere professionalisering en facilitering van de IM-dienstverlening richting de business. Terugkijkend op de samenwerking met ICT NML, is met hen een groeipad ingegaan. In het begin liep de samenwerking niet heel soepel. Er liep toen binnen ICT NML veel te veel tegelijkertijd en waren er aan het leidinggevende ICT NML-front veel wisselingen van de wacht. Dit had als gevolg dat er onvoldoende aandacht uitging naar Nederweert en er een 18 maanden durend migratietraject ontstond. In die periode van vallen en opstaan was het wel zo dat de insteek vanuit ICT NML positief bleef. Zij probeerden steeds om er het beste van te maken binnen de mogelijkheden die er waren.

Men was bereid om te luisteren en zaken op te pakken en te verbeteren. Hierdoor ontstond uiteindelijk een waardevolle samenwerking.

31

De grootste verandering van het afgelopen jaar was toch wel het thuiswerken. 2020 was in meerdere opzichten best een moeilijk jaar. De overgang naar het thuiswerken ging vrij soepel en dat was voor Nederweert erg belangrijk. In 2020 is ook een verandering ingezet en wel dat de medewerkers van ICT NML ons klantgerichter benaderen. Er is meer ingezet op persoonlijke contact en dat ziet Lex als een positieve ontwikkeling. Hoewel dat nog niet bij iedereen terug te zien is, zijn de eerste stappen daarin hoopvol. Vrij recent is het opzetten van het nieuwe selfserviceportaal (EVA) op een erg prettige en constructieve manier gedaan. De betrokkenheid van diverse medewerkers van de deelnemende gemeenten was goed georganiseerd inclusief de bijbehorende communicatie. Een schoolvoorbeeld van hoe het eigenlijk altijd zou moeten. Het kost tijd en energie, maar hier geldt vooral: “alleen ben je sneller, samen kom je verder”. Aan de andere kant heeft corona ook gezorgd voor juist minder persoonlijk contact. Meetings gingen via Teams en ook de aanwezigheid op locatie, waar Nederweert veel waarde aan hecht, kwam daardoor minder van de grond. Het meest fijne is als ICT NML-ers weer volop op locatie aanwezig kunnen zijn, zodat ook het relationele aspect weer naar boven kan komen. De medewerkers van ICT NML hebben daardoor ook meer/beter beeld en - geluid bij wat er speelt in Nederweert.

Ook is het afgelopen jaar hard gewerkt aan het verbeteren van de governance structuur; het Opdrachtnemersoverleg (ONO) is daar een mooi voorbeeld van. Op dat vlak zijn er weer positieve stappen gezet. Lex heeft daarin keuzes moeten maken. Waar neemt hij aan deel en wat laat hij over aan zijn medewerkers? Zo is Lex onlangs uit het ONO gestapt en hebben 2 van zijn medewerkers die rol overgenomen. Kijkend naar 2021 ziet Lex dat er nog belangrijke stappen te zetten zijn in het samenwerken binnen projecten. Voor ICT NML is het daarbij van belang om niet alleen te focussen op de techniek, maar vooral ook mee te denken in de benodigde functionaliteit van de klant. Daarin meedenken en meevoelen en mee faciliteren is van meerwaarde. Een projectleider moet daarbij goed kunnen meebewegen. We moeten met elkaar een nieuwe manier van werken gaan organiseren. Nederweert moet daar ook mee leren omgaan. Samen een nieuwe manier van werken ontdekken en uitwerken. Samenwerken wordt dan echt samenwerking in plaats van een puur technische uitrol die dan in de praktijk onvoldoende werkt. Lex voorziet in 2021 een grote impact in de aansluiting van de gemeenten Asten en Someren. Voor Nederweert is het daarbij belangrijk dat deze aansluiting niet ten koste gaat van de dienstverlening aan de huidige deelnemers. Ook voorziet Lex dat er in 2021 een nieuw normaal zal ontstaan.

De balans van thuis- en op kantoor werken wordt daarin anders. We gaan niet meer terug naar de oude situatie. Dat betekent ook dat de werkplekken daarop blijvend aangepast moeten worden. Lex geeft daarbij aan dat zijn wens voor 2021 dan ook ligt op het vlak van het verder verbeteren van de nieuwe werkplek. Vooral qua snelheid en stabiliteit kunnen er nog stappen gezet worden, zodat er uiteindelijk geen verschil meer is tussen het werken op kantoor of vanuit huis. En nog belangrijker: dat de Nederweertse collega’s door de ICT NML dienstverlening, goed en ongestoord hun werk kunnen doen.

32

WE HEBBEN GEWOON EEN HEEL LEUK TEAM De veranderingen bij het team Gebruikersondersteuning, een interview met Igor Schüller. Een enthousiast verhaal komt er vanaf het scherm de zolder op. Over hoe het gaat met zijn team en over zijn eigen persoonlijke ontwikkeling. “Ik vind het ook echt heel leuk, oprecht!” Igor Schüller is sinds eerste uur werkzaam bij team Gebruikersondersteuning. Vanaf zomer vorig jaar in de nieuwe rol van coördinator van het team. Dit was geen stap in een uitgestippelde carrièreplanning van Igor, maar ontstond heel klein in een gesprek met zijn teamleider Joost Poulissen. Op de vraag wat hij graag zou willen, antwoordde hij “iets van coördinator ofzo”. Dit idee heeft Igor verder vorm kunnen geven door onder andere assessments en coaching te volgen, met als resultaat dat Igor nu daadwerkelijk coördinator is van zijn team. Een rol die hij zich langzaam maar zeker eigen heeft gemaakt en in is gegroeid. Igor is nu bijna fulltime bezig met zijn coördinerende werkzaamheden, daarbij gaat het vooral om de planningen van het team maken, begeleiden van nieuwe collega’s, coachen van en vraagbaak zijn voor collega’s. En daar wordt goed gebruik van gemaakt; Igor merkt lachend op dat hij “bijna continue bestookt wordt met berichtjes en telefoontjes”, teken dat zijn collega’s hem goed weten te vinden in zijn nieuwe rol.

Gelukkig ook door iedereen binnen het team geaccepteerd, iets waaraan de teamleider ook zorg heeft besteed door het met iedereen in de bila’s te bespreken.

Het coördinatorschap is niet de enige vernieuwing binnen het team Gebruikersondersteuning. Het team heeft vorig jaar een paar maanden hard gewerkt om tot een nieuwe efficiënte werkwijze te komen. Igor vertelt dat ze een aantal brainstormsessies hebben gehouden met geïnteresseerden uit het team. Laagdrempelig en informeel; iedereen die graag mee wilde denken kon aansluiten. Tijdens de sessies werden ideeën met elkaar uitgewisseld over wat het werk nou efficiënter zou kunnen maken én hoe iedereen meer plezier en voldoening uit het werk zou kunnen halen. Vervolgens een flinke klus om deze ideeën te vertalen naar een nieuwe werkwijze. “We hebben een soort van bijbel gemaakt, daar staat precies tot in detail beschreven welke diensten we draaien en wat dat behelst”. Ook erg handig voor nieuwe medewerkers. Sinds januari werkt het team volgens de nieuwe werkwijze. “En”, zegt Igor, “ik moet zeggen, het gaat uitstekend nu”. Zo werkt het team met een SLA dienst: “als je SLA dienst hebt, moet je selecteren in Topdesk welke melding als eerste gaat verlopen (o.b.v. de SLA afspraken). Die zet je op je naam en ga je proberen op te lossen”. Iedereen binnen het team draait deze dienst waarbij het uitgangspunt is dat iedereen in staat moet zijn om hetzelfde te kunnen en over gelijk kennisniveau beschikt. En als dat nog niet zo is: vragen bij collega’s die je verder helpen.

Het gevolg van deze SLA dienst is al concreet zichtbaar: stonden voorheen de helft van de meldingen op ‘rood’, zijn dat er nu nog maar enkele. Ook is het prettiger werken aangezien er geen meldingen meer op voorhand op naam worden gezet. Naast dat dit een tijdrovende klus was, geeft dit meer rust, “mensen

33

voelen de druk niet meer om die melding voor die tijd af te moeten hebben want die staat op mijn naam”. Als het niet lukt een melding binnen je werktijd op te lossen, gaat de eerstvolgende er - uiteraard goed bijgewerkt - mee verder. Met een andere dienst die erbij is gekomen, ga je “in de intakebak”: meldingen uit het SSP (Self Service Portal) oppakken. Als het niet mogelijk is de melding meteen op te lossen, schuift deze naar de SLA dienst waar iemand zijn of haar tanden erin kan zetten. Deze extra dienst geeft de nodige en welkome afwisseling met de intensieve telefoondienst. De besteldienst gaat ook flink op de schop, daar is het team op dit moment nog hard mee bezig. Igor legt uit dat ICT NML de ICT apparatuur op eigen locatie gaat houden, in plaats van bij de gemeenten. 2 x per week gaat een medewerker van het team tijdens de besteldienst de gemeenten af om de benodigde apparatuur af te leveren. “Zo hebben we meer zicht op wat we in beheer en op voorraad hebben en kunnen we sneller werken als iemand met spoed bijvoorbeeld een telefoon nodig heeft”. Omdat de nieuwe werkwijze vanuit het team zelf is ontstaan en opgezet, wordt het ook goed opgepakt en werkt het goed. “Het is echt een teameffort geweest, dit is ook echt wat iedereen wil” geeft Igor aan. En ja, het vraagt ook wat.

Je moet zelf actief op zoek gaan naar antwoorden en oplossingen, niet altijd en voor iedereen even makkelijk. En daar komt de coachende rol van Igor om de hoek kijken. Igor durft wel te stellen dat zijn enthousiasme gedeeld wordt door iedereen binnen het team. “Ik denk als je een ander lid van ons team had gevraagd, dan was diegene net zo enthousiast geweest. We hebben gewoon een heel leuk team”.

34

POTENTIELE TOETREDERS Met diverse gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de regio zijn verkennende gesprekken gevoerd. Met de gemeenten Asten en Someren heeft dit geleid tot een concreet verzoek tot toetreding. De gemeenten Asten en Someren zijn in het voorjaar van 2020 gestart met een onderzoek met als doel om een partner te vinden voor de ICT-voorzieningen van beide gemeenten. Eindconclusie van het gedane onderzoek is dat de visie van ICT NML in lijn ligt met de visie van beide gemeenten. Het ICT Platform dat ICT NML biedt is hoogwaardig en toekomstgericht. Met dit fundament kunnen diverse informatiesystemen ondersteund worden. Het college van Asten heeft ingestemd met het treffen van de regeling voor toetreding tot ICT NML en de raad heeft op 8 december jl. unaniem ingestemd. Ook het college van Someren heeft ingestemd met het treffen van de regeling voor toetreding tot ICT NML en de raad heeft op 10 december jl. unaniem ingestemd. Met het aansluiten van Asten en Someren als deelnemer aan ICT NML wordt de regionale samenwerking verder versterkt, dit sluit aan bij de vastgestelde visie van ICT NML waarin ICT NML als vanzelfsprekende regiopartner wordt gepositioneerd. In het eerste kwartaal van 2021 vind de besluitvorming voor toetreding van beide gemeenten bij de deelnemers van ICT NML plaats.

NIEUWE PRODUCTEN EN DIENSTEN In 2020 heeft ICT NML het functioneel beheer overgenomen van deelnemers voor het platform van veilige communicatie. Deze oplossing biedt een omgeving waarbinnen op een veilige manier e-mail en bestanden uitgewisseld kunnen worden (Zivver). Vanuit ICT NML zijn diverse CISO diensten geleverd aan de gemeenten Venlo, Weert en Nederweert.

35

IK ZIE POTENTIE IN ICT NML Nieuwe dienst Zivver, een interview met Maurice Bish Hoe is het om in tijden van corona met dringend advies om thuis te werken aan een nieuwe baan te beginnen? Maurice Bish kan erover meepraten: hij begon 1 september vorig jaar bij ICT NML als senior werkplekbeheerder en functioneel beheerder bij team Infra. Maurice vertelt over zijn ervaringen en werkzaamheden, waaronder de nieuwe dienst van ICT NML: functioneel beheer van Zivver. Het was voor Maurice niet lastig om de werkzaamheden van zijn nieuwe baan op te pakken; hij is het ICT werk gewend door zijn jarenlange ervaring. Wat hij wel lastig vond - en vindt - is het niet zien van zijn collega’s. “Als je ergens nieuw begint wil je toch een soort band gaan creëren met je nieuwe collega’s”. Maurice vindt het prettig om snel te kunnen schakelen, snel naar mensen toe te lopen. Ook de groepsdynamiek, de energie die je voelt als je met een groep collega’s bij elkaar bent, mist hij. Kortom, Maurice is veel meer van het analoge communiceren dan van het digitale communiceren en een echt “mensenmens”.

Maurice is heel wat jaren in de ICT en gemeenteland werkzaam, waarvan de laatste 18 jaar voor de gemeente Beesel als allround ICT beheerder. Het samenwerkingsverband en later ICT NML kende hij al een tijd, zowel vanuit het werk - ICT NML en de gemeente Beesel zijn een aantal keer bij elkaar op bezoek geweest om bij elkaar ‘in de keuken’ te kijken - als vanuit informele gesprekken met onder andere een collega van ICT NML op het schoolplein van hun kinderen. Toen een functie vrijkwam is Maurice er serieus over gaan nadenken om bij ICT NML te solliciteren. Na gesprekken met de teamleiders en de senior infrabeheerder is het in een stroomversnelling gekomen “en heb ik ICT NML ervan kunnen overtuigen dat ik een prima persoon voor ICT NML ben”, zegt Maurice lachend. En hij zit op een goeie plek: “ik zie potentie in ICT NML, er zitten veel kundige mensen en er heerst een goede sfeer en prettige energie”. Daarmee verwoordt Maurice ook de ontwikkeling die ICT NML de laatste jaren heeft doorgemaakt en die hij ook heeft gezien. Dat hij deze behoorlijke stap heeft gezet - van een vaste, goede carrière naar iets nieuws en vooralsnog tijdelijks - laat in die zin zien dat ICT NML op zijn beurt Maurice ervan heeft kunnen overtuigen een prima werkgever te zijn. Maurice weet dat er evengoed nog veel werk te doen is.

Er is hem van tevoren ook gezegd dat hij niet in een gespreid bedje terecht zou komen. Maar dat wil hij ook niet: “ik wil iets waaraan ik kan bouwen”. Zijn persoonlijke drijfveer wordt duidelijk: “ik ben iemand die graag meehelpt en zich inzet en met mijn kennis en kunde kan laten zien dat ik van toegevoegde waarde ben voor de organisatie”.

36

De werkzaamheden van senior werkplekbeheerder bestaan uit het zorgen voor alles wat met de werkplek te maken heeft, samen met de andere collega’s werkplekbeheer; het meehelpen aan het verbeteren van concrete zaken die de gebruikers direct raken (denk bijvoorbeeld aan het verkorten van de inlogtijd); en het meedenken over het vergemakkelijken van processen en welke tools daarbij kunnen helpen. Het feit dat Maurice ook softwareontwikkelaar is, komt hierbij erg goed van pas. Zo ontwikkelde Maurice een tool waarmee een aantal standaardwijzigingen eenvoudiger en sneller op te pakken zijn door het team Gebruikersondersteuning. “Mij gaat het om het oplossen van een vraagstuk en het makkelijker maken. Automatisering moet je dienen, moet je helpen het probleem op te lossen dat er ligt en moet altijd gebruiksvriendelijk blijven”. Maurice doet ook het functioneel beheer van Zivver, een nieuwe dienst van ICT NML. Zivver is een platform om veilig met elkaar te mailen, vooral relevant sinds de gemeenten steeds meer zorgtaken uitvoeren en te maken hebben met het uitwisselen van privacygevoelige informatie binnen de keten van het sociaal domein. Bijkomend voordeel van Zivver is dat je grote bestanden uit kunt wisselen. Het functioneel beheer deden de gemeenten voorheen zelf.

Omdat het technisch component van het beheer steeds meer aan de orde was en het alle werkplekken direct raakt, is besloten het functioneel beheer centraal uit te laten voeren door ICT NML. “Op een ‘Zivverdag’ ga ik bijvoorbeeld kijken of alles nog goed gesynchroniseerd is met de cloud, of er geen foutmeldingen zijn, opruimen en feedback geven aan Zivver”. Met zijn constructieve maar niet aflatende feedback heeft Maurice een concrete bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van het Zivver communicatieprotocol bij updates. Verder maakt Maurice de gebruiksrapportages die onder andere afgezet kunnen worden tegen de kosten van het platform. De positieve energie van Maurice klinkt door in zijn verhaal. “Natuurlijk zijn er ook minder leuke momenten, zijn er altijd niet leuke dingen die ook gedaan moeten worden. Maar je moet wel je enthousiasme voor het werk blijven houden en ik hoop dat mijn energie ook een beetje aanstekelijk werkt”. Het lijkt erop dat Maurice in een paar maanden tijd een mooi plekje binnen het team Infra heeft weten te veroveren en op waarde geschat wordt. Lachend: “ja ik word echt gezien als collega, dat vind ik leuk”. Ook als sparringpartner: “over hoe dingen anders zouden kunnen en wat mijn visie op bepaalde dingen is. En dat vind ik fijn, dat ik mijn ervaring en kennis in kan zetten”.

37

RESULTAAT PROGRAMMA ICT NML 2.0 ICT NML 2.0 is een ambitieus programma gericht op het waarmaken van de visie van ICT NML. Waarmaken van ambities begint met het op orde hebben van de basis. Voor ICT NML is dat zorgen dat de automatisering van haar deelnemers, goed, veilig, efficiënt, klantvriendelijk, flexibel en goed beheersbaar ter beschikking is voor die deelnemers. En dat ICT NML er klaar voor is om nieuwe deelnemers te verwelkomen en nieuwe ambities te realiseren. Met het programma ICT NML 2.0 is de infrastructuur van de deelnemers geharmoniseerd en tegelijkertijd is de infrastructuur ingericht met de laatste stand van de techniek. In het programma is het niveau van informatiebeveiliging verhoogd en tevens zijn diverse innovaties doorgevoerd. Het programma omvat negen projecten die op hun beurt weer bestaan uit 27 deelprojecten. Het programma is in oktober 2020 opgeleverd.

WAT IS ER IN 2020 GERALISEERD? Project Testomgeving Dit project is gestart om te komen tot een centrale, uniforme test- en acceptatieomgeving. Een omgeving die fysiek gescheiden is van het productie netwerk en beschikbaar is voor alle deelnemende gemeenten. Er is een oplossing gecreëerd waarbij op een efficiënte manier een (gedeeltelijke) kopie van de productieomgeving wordt gemaakt en waarbij tussentijds van individuele onderdelen een verse kopie vanuit de productieomgeving kan worden gemaakt. Nieuw werkplek concept ICT NML heeft er voor gekozen om een nieuw werkplek concept in te voeren. Met het nieuwe werkplekconcept is ICT NML in staat om medewerkers van deelnemende gemeenten maximaal te faciliteren om op een veilige manier plaats en tijd onafhankelijk te kunnen werken. De gebruiker kan zijn gegevens hierbij via verschillende omgevingen en apparatuur raadplegen. Het nieuwe werkplek concept is opgebouwd uit de onderdelen: Fysieke werkplek, Virtuele werkplek en Mobile Device Management. In 2020 zijn de virtuele werkplekken van de gemeenten Roermond en Venlo overgezet, waarmee het deelproject rondom de virtuele werkplek is afgerond. In de zomer is gestart met het inrichten van het mobile device management. Als eerste is in september de mobiele virtuele werkplek bij de gemeente Nederweert in gebruik genomen.

Het deelproject Mobiel Device Management is nog niet volledig afgerond in 2020. Het resterende deel is overgedragen aan de operatie om in het eerste kwartaal van 2021 af te ronden. Microsegmentatie & netwerk Binnen dit project is aandacht besteed aan het beveiligen van het netwerk om zo de algehele beveiliging te verhogen. Het netwerk is gevirtualiseerd om servers of groepen servers af te schermen voor andere servers. In maart is het volledige project afgerond en opgeleverd.

38

Identity management Dit project is opgebouwd uit vier deelprojecten die als belangrijkste doel hebben het kunnen aanbieden van een toekomstbestendig, veilig en efficiënt Identity Management proces. In 2020 is gestart met het laatste deelproject het Identity & Access Management (IAM). Met Identity & Access Management (IAM) wordt het mogelijk gemaakt om geautomatiseerd accounts aan te maken en te verwijderen. Het IAM systeem zorgt ervoor dat de gehele levenscyclus van identiteiten en accounts onder controle komt en blijft op een geautomatiseerde manier. Het IAM-systeem is gekoppeld aan de HRM-systemen van de deelnemers. In 2019 is gestart met dit deelproject. Inmiddels zijn twee gemeenten, Nederweert en Roermond aangesloten op IAM. Dit deelproject is nog niet volledig afgerond in 2020. Het resterende deel is overgedragen aan de operatie om in het eerste kwartaal van 2021 af te ronden. Mail Het project mail is gericht op het creëren van een toekomstbestendige mailomgeving waarbij security en samenwerking gerelateerde functionaliteiten benut worden. Ook is in dit project aandacht voor het beheer door de inrichting van een hybride omgeving, waarbij het beheer minder bewerkelijk wordt. Dit project heeft nagenoeg geen impact gehad voor de gebruikers en ICT NML. De aanpassingen vonden grotendeels plaats aan de backoffice zijde, ofwel aan de kant van ICT NML.

Dit project is in het voorjaar van 2020 afgerond. In 2020 is decharge gegeven op het programma ICT NML, waarbij het stokje is overgedragen aan de beheersorganisatie van ICT NML. Met het programma is er niet alleen heel veel werk verricht binnen de projecten, ook de organisatie heeft zich goed ontwikkeld. Er ligt een stevig fundament met een toekomstbestendige organisatie en het team is compleet en getraind om alle gebruikers te kunnen ondersteunen en om met de partners te kijken naar toekomstige ontwikkelingen en het aansluiten van mogelijke nieuwe partners. Er zijn twee deelprojecten die door het programmateam voor uitvoering zijn overgedragen aan de operatie. Het gaat hierbij om Identity & Access Management en Mobile Device Management. Beide projecten worden vanuit de beheersorganisatie van ICT NML uitgevoerd en in het eerste kwartaal van 2021 afgerond.

39

EEN STERK TEAM, DAT GEEFT EEN KRACHTIGE SAMENWERKING Programma ICT NML 2.0 een interview met Michael Grefkens en Dirk Gielen Michael Grefkens geeft aan de eer gehad te hebben om een grootschalig programma te mogen leiden als programma manager. Met het programma ICT NML 2.0 is een volledig greenfield (nieuwe) infrastructuur en platform ontwikkeld en geïmplementeerd voor alle deelnemers. Dit programma had een grote impact op de 4 deelnemers en de ICT NML organisatie. Met het programma werden de 4 verschillende infrastructuren van de gemeenten samengevoegd. Het programma heeft hiervoor een nieuw platform ontwikkeld, waarop alle deelnemers zijn overgezet. Dat gaat over twee belangrijke onderdelen. Aan de ene kant een nieuw platform voor de infrastructuur en aan de andere kant een platform voor de werkplekinrichting. Het programma bestond uit in totaal 9 hoofdprojecten, welke weer zijn onderverdeeld in een 27-tal deelprojecten. Een van de projectleiders binnen het programma was Dirk Gielen. Hij heeft een aantal van de hoofdprojecten begeleid. De twee grootste hoofdprojecten van Dirk waren de nieuwe werkplek inrichting en de ontwikkeling van een nieuwe testomgeving. Deelprojecten van deze projecten waren onder andere de inrichting van Windows 10, inrichten van een mobiele omgeving (MDM), implementatie van een nieuw opslagsysteem en back-up.

In de aanpak geeft Dirk aan dat in eerste instantie is begonnen met het in kaart brengen van wat er allemaal nodig is, hierbij ontstonden allemaal modules. Het in kaart brengen gebeurde met hulp uit de gemeente. Uit deze inventarisatie kwamen diverse projecten naar voren en die zijn allemaal omgezet naar geschreven projectplannen. Hier hebben de adviseurs van ICT NML aan meegewerkt, maar ook de gemeenten. Zo was voordat gestart kon worden met het inrichten duidelijk welke middelen we nodig hadden. Bij het starten van de projecten en vervolgens 3 maandelijks zijn er roadshows gehouden bij de gemeenten. Dit om geïnteresseerden te informeren over wat we allemaal gaan doen. Ook zijn er met alle betrokkenen van de (deel)projecten Q&A sessies gehouden. Bij deze Q&A sessies werd er informatie gedeeld en konden er vragen gesteld worden over het (deel)project. Michael geeft aan dat hij een al lopend programma heeft overgenomen. Alle projecten waren destijds al gedefinieerd, maar vooral nog onsamenhangend en sterk technisch van aard. “Ik heb toen vooral de focus gelegd op de communicatie en het verwachtingsmanagement”. Alles is toen opnieuw gepland, waarbij de verbanden en afhankelijkheden zijn aangegeven. Parallel hieraan is een communicatiestrategie en plan ontwikkeld. Zo ontstond een goed beeld en bij iedereen ook een gelijk beeld over wat te doen.

De gemaakte communicatiestrategie werd niet alleen op papier gezet maar ook uitgebeeld in praatplaten voor het projectteam en een puzzel met alle projecten voor de deelnemers om alles ook visueel te maken. Michael geeft aan dat de grootste uitdaging van het programma de verbinding tussen programma en de operatie was. Dat punt bleef als een rode draad door het programma lopen en heeft veel aandacht en energie gekost. Vooral om de medewerkers van ICT NML daarin steeds goed mee te nemen. Een persoonlijke uitdaging heeft Michael ervaren in

40

zijn werkwijze. Michael werkt graag vanuit het geven van verantwoordelijkheid en ruimte aan zijn medewerkers. Hoeveel ruimte kun je daarin aan een projectleider geven? Dat was wel uitdagend. De ervaring van Michael is met de aanpak van ruimte geven dat dit de medewerkers stimuleert in hun eigen ontwikkeling en daarnaast ervaart Michael dit als een prettige manier van werken. De strakke sturing van het programma in combinatie met het coachen van zijn medewerkers staat dan soms op gespannen voet met elkaar. Dirk geeft aan dat zijn grootste uitdaging vooral zat in de ontwikkeling van zijn eigen rol als projectleider. Dirk was nog niet zo lang projectleider toen het programma werd opgestart. Door het programma heeft hij veel kunnen leren en is hij goed in zijn rol als projectleider gegroeid. Ook voor Dirk was de uitdaging extra bij overdracht van project naar beheer. Je moet dan toch anders schakelen met je collega’s. Was je eerst een van hen, moet je ze nu vertellen wat ze moeten gaan doen. Dat was in het begin best wennen. Vooral om collega’s hierin goed mee te krijgen. Kijkend naar de sleutel van het succes geeft Dirk aan dat het vormen van een vast programmateam heel erg goed heeft gewerkt. Dit kernteam zat wekelijks om de tafel, waarbij alle zaken die speelden werden besproken.

Zo kon er snel geschakeld worden en kwamen telkens ook alle meningen aanbod, waardoor ook de goede keuzes gemaakt konden worden.

“Een sterk team, dat geeft een krachtige samenwerking” Michael haakt daarop aan en geeft aan dat een goed team om je heen verzamelen een belangrijke randvoorwaarde is. Tijdens het programma is het dan belangrijk dat het team gefocust blijft. Binnen het team zorgen voor een open cultuur, waar iedereen zijn zegje mag doen maakt het team steeds sterker. Dit uiteraard naast een goede structuur neerleggen voor de uitvoering van het programma en de kennis op laten bouwen binnen de eigen organisatie ICT NML. Als we dit waren blijven aanvliegen als technische projecten waren we niet zover gekomen. “Mijn rol was dan ook vooral om breder te kijken en programma breder neerzetten”. Dirk geeft aan dat als je dan naar het eindresultaat kijkt wat je met elkaar hebt neergezet, dan is dat echt heel goed. Het is gaaf dat je verantwoordelijk mag zijn voor het implementeren van nieuwe producten voor klanten. “Dat er nu 3000 gebruikers werken op een Windows 10 werkplek, die ik met mijn team heb neergezet is echt super. “ Michael geeft aan dat hij trots is op het resultaat dat de operatie van ICT NML de nieuwe producten en diensten heeft geadopteerd. Daarmee is ICT NML als organisatie gegroeid. De operatie heeft daarbij een belangrijke verandering door gemaakt.

41

EVALUATIE BVO Bij het oprichten van de gemeenschappelijke regeling ICT NML is door het bestuur vastgelegd om de organisatieontwikkeling met enige regelmaat te evalueren. Als eerste heeft in 2019 een evaluatie plaatsgevonden over de oprichting van de GR. In 2020 heeft een eerste evaluatie plaatsgevonden over de werking van ICT NML als bedrijfsvoering organisatie (BVO). In januari heeft het management van ICT NML met de OR een evaluatie uitgevoerd en in juni is met de opdrachtgevers een evaluatie gehouden. Evaluatie BVO OR Bij de evaluatie zijn de zorgpunten die er bij oprichting van de BVO waren als belangrijkst evaluatiepunten gebruikt. In het algemeen kan geconcludeerd worden dat de aandachtspunten die er vanuit de medewerkers en OR bij oprichting van de BVO waren allemaal de goede aandacht hebben gekregen en zijn opgelost. Het huidige functieboek wordt ervaren als een goede basis om op door te ontwikkelen. Het huidige management wordt ervaren als slagvaardig, kritisch en constructief. De huidige arbeidsvoorwaarden worden als positief ervaren, waarbij de behoefte van de medewerkers is om de belasting van de beschikbaarheidsdienst nog nader te onderzoeken. De werksfeer binnen de organisatie wordt als positief ervaren net als de samenwerking tussen OR en het management.

Kanttekening vanuit de OR is dat er nog geen goed en duidelijk beeld gevormd is of de diensten, formatie en functie-invulling overeenkomen met de huidige taken van ICT NML. Door de uitvoering van het programma en de doorontwikkeling van ICT NML zijn taken en functies aangepast aan de nieuwe praktijk. Geconcludeerd is om een brede herijking van het functieboek uit te voeren in het voorjaar van 2021. Evaluatie opdrachtgevers Vanuit de evaluatie met de opdrachtgevers is de belangrijkste conclusie dat de opdrachtgevers een belangrijke rol heeft gespeeld als smeerolie tussen management en medewerkers van ICT NML. Ook hebben de opdrachtgevers een aantal interventies moeten plegen om de organisatie van ICT NML richting te geven en succesvol te maken. Terugkijkend over de rol van de opdrachtgevers de afgelopen jaren, dan is de kracht geweest dat vanuit de samenwerking steeds is gezocht naar het gemeenschappelijke belang. Dit zorgde voor een constructieve houding bij de opdrachtgevers en heeft mede bijgedragen tot het behalen van de synergie voordelen. De werkwijze is door de opdrachtgevers als constructief en prettig ervaren.

42

MEDEWERKERS TEVREDENHEID ONDERZOEK (MTO) In lijn met de organisatie ontwikkeling is afgesproken om een uitgebreid Medewerkers Tevredenheid Onderzoek (MTO) uit te voeren in 2020. Dit MTO vormt meteen een eerste nulmeting. De opzet van het MTO is vertaald naar een uitgebreide vragenlijst, waarin alle mogelijke aspecten die van belang zijn voor het bepalen van de medewerkerstevredenheid worden geraakt. De MTO is in afstemming met de OR opgesteld, uitgevoerd en geëvalueerd. In juni is het MTO beschikbaar gesteld aan de medewerkers in dienst van ICT NML. In totaal heeft 75% van de medewerkers de MTO ingevuld. De resultaten zijn met de medewerkers van ICT NML besproken in de team overleggen om de resultaten goed te kunnen duiden. De aanbevelingen uit het MTO zijn verwerkt in het jaarplan 2021.

De resultaten De resultaten van het MTO komen overeen met de conclusies van de uitgevoerde evaluatie van de BVO met de OR. Bij het overgrote deel van de medewerkers is er vertrouwen in het management en de eigen leidinggevende. De manager van ICT NML krijgt van haar medewerkers een 7,7 als cijfer. De missie en visie van ICT NML zijn een belangrijke basis voor de richting waarin ICT NML zich ontwikkeld. De medewerkers ervaren de missie en visie als duidelijk. Unaniem scharen de medewerkers zich achter de doelstelling. De medewerkers geven aan dat goed passen bij de organisatie en trots zijn om voor ICT NML te mogen werken. Met de medewerkers als belangrijkste kapitaal van ICT NML is dit een mooie basis om ICT NML door te ontwikkelen. Met de oprichting van de huidige GR-regeling is gestart met het uitwerken en inrichten van een eigen ICT NML cultuur, passend bij de manier hoe we met elkaar invulling willen geven aan onze kernwaarden. Inmiddels is twee derde van de medewerkers tevreden over deze cultuur. Dat is al een mooi tussenresultaat waarbij in een korte tijd al een mooi resultaat is bereikt. De interne en externe communicatie was als een belangrijk verbeterpunt opgenomen in het jaarplan 2020 van ICT NML. De resultaten van het MTO bevestigen dat we op het gebied van intern communiceren nog een aantal stappen moeten zetten.

Hoewel de communicatie en samenwerking tussen de teams al een stuk beter verloopt, geven de medewerkers aan dat er nog stappen gezet moeten worden. Afstemming tussen de teams kan nog een stuk beter en ook houden we ons nog te vaak nog niet aan gemaakte

43

afspraken. Door de medewerkers wordt een open sfeer ervaren waar medewerkers zich vrij voelen om problemen bespreekbaar te maken. Het aanspreken op elkaars gedrag is nog niet voor iedereen vanzelfsprekend, daarin mogen nog stappen gezet worden. Binnen de teams wordt ervaren dat er op een prettige manier wordt samengewerkt. Medewerkers voelen zich thuis binnen hun team en ervaren over het algemeen een prettige weksfeer. Werkomstandigheden Het grootste deel van de medewerkers geeft aan tevreden te zijn over de werkomstandigheden. Er wordt ervaren dat er ruimte is om initiatief te nemen. De medewerkers zijn tevreden over het werk dat ze uitvoeren en geven aan dat ze grotendeels met plezier naar hun werk gaan. Medewerkers geven aan dat ze zinvol werk doen en een groot deel van de medewerkers geeft aan met de huidige functie op de juiste plek te zitten. Ook zetten medewerkers graag een stapje extra om een bijdrage te leveren aan het succes van ICT NML. Een aandachtspunten is de ervaren werkdruk en ook de ervaren waardering voor het werk door met name medewerkers uit het infrastructuur team. In dit team geeft meer dan de helft van de medewerkers aan ontevreden te zijn over de (geldelijke)waardering voor het werk. Persoonlijke ontwikkeling Over de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling van medewerkers is het grootste deel van de medewerkers tevreden.

De doorgroei mogelijkheden naar een zwaardere functie worden hierbij als beperkt ervaren. Over de mogelijkheden om door te ontwikkelen binnen het eigen vakgebied zijn de medewerkers tevreden.

44

KENGETALLEN Meldingen, wijzigen en ziekteverzuim

Overzicht van het aantal afgehandelde meldingen over 2020:

Adviesverzoek Beveiligingsincident Informatieverzoek Ondersteuningsverzoek Verstoring Totaal

82 58 208 12818 11478 24644

In Totaal zijn er 24644 meldingen afgehandeld in 2020.

45

Overzicht van de afgehandelde wijzigingen:

In totaal zijn 7685 wijzigingen en bestellingen in 2020 afgehandeld.

Ziekteverzuim ICT NML is een gezonde organisatie. Het ziekteverzuim bij ICT NML over 2020 is 2,96%, dit is vergelijkbaar met 2019. Het gemiddelde percentage bij de overheid in 2020 was 5,1%. Het verzuim is binnen de overheid het afgelopen jaar gedaald ten opzichte van 2019. ICT NML kent een beduidend lager verzuimpercentage.

46

IK VERDIEN MEER MET SPORTEN DAN MET WERKEN… Een interview met Theo Meulen, opdrachtgever van de gemeente Nederweert Theo is manager bedrijfsvoering bij de gemeente Nederweert. Hij is getrouwd en heeft 2 kinderen die inmiddels volgens Theo al “aardig op leeftijd zijn” 30 en 35 jaar oud. Inmiddels heeft Theo 2 jongens als kleinkinderen en is de derde, een meisje, op komst. Theo heeft veel plezier aan zijn kleinkinderen. Zijn grootste hobby is reizen, dit is tevens een van zijn ambities. Werken is leuk, maar daar wil hij graag in de toekomst een andere wending aan geven. Met zijn vrouw Joke zijn zij hun leven aan het voorbereiden om veel te kunnen gaan reizen. Zijn camper heeft hij daarvoor al klaar staan. Een andere ambitie van Theo is om zo weinig mogelijk bezit te hebben. Dat betekent voor Theo met weinig spullen leven en vooral ook veel buiten leven, op pad zijn en dingen ondernemen waar je handen vies van worden. Theo heeft twee keer Lyme gehad en dat zette zijn hele lichaam op de kop. “Als je lichaam niet goed werkt is dat heel frustrerend”. Je verliest je concentratie en je wordt even helemaal stil gezet. Deze periodes heeft Theo doen beseffen dat investeren in een gezond lichaam heel belangrijk is. Theo is bezig om gezond te leven. Hij sport iedere dag. Theo: “Ik verdien meer met sporten dan met werken, waardoor ik denk 10 jaar langer te kunnen leven”.

Om te weten hoe je gezond kunt leven heeft Theo een opleiding gevolgd over hoe zorg je dat je gezond blijft en niet ziek wordt. De lessen uit deze opleiding past hij iedere dag toe.

Theo is namens de gemeente Nederweert opdrachtgever en is voorzitter van het opdrachtgeversoverleg. Voor de gemeente Nederweert heeft Theo vanaf het ontstaan van ICT NML gepleit om aan te sluiten. Nederweert is te klein om de ontwikkelingen op ICT gebied zelfstandig bij te kunnen houden. ICT NML heeft een flinke ontwikkelkracht. Door aan te sluiten bij ICT NML is Nederweert een stuk minder kwetsbaar geworden en zijn de diensten veel robuuster en van betere kwaliteit. Terugkijkend ging de overgang naar ICT NML in het begin met horten en stoten. Het was daarmee regelmatig een onderwerp op de MT tafel, dit is langzaam naar de achtergrond verplaatst. Er is meer

47

vertrouwen ontstaan en er zijn een stuk minder storingen en interventies. Afgelopen jaar verliep het faciliteren van het thuiswerken heel soepel. Binnen Nederweert zijn we steeds meer tot besef gekomen, dat de afspraken die we maken met ICT NML ook betekenen dat er geïnvesteerd moet worden in de verbinding tussen Nederweert en ICT NML. We zijn elkaar beter gaan begrijpen. Het is een samenspel waar we vanuit Nederweert ook een verantwoordelijkheid in hebben. Dit betekent bijvoorbeeld dat we nu ook meer initiatief nemen richting onze eigen leveranciers. Afgelopen jaar is er het een en ander veranderd in het opdrachtgeversoverleg. Aan tafel hebben we nu twee nieuwe gezichten, dat geeft een andere dynamiek. Dienstverlening en goed kunnen werken heeft daardoor meer aandacht aan de opdrachtgeverstafel gekregen. Als opdrachtgevers zijn we ook meer afstand aan het nemen. Het gaat goed met ICT NML en daardoor ontstaat er ook een tijdperk waarin meer de regie gepakt kan worden op nieuwe producten en de doorontwikkeling. Het komende jaar zal er nieuwe dynamiek ontstaan door de komst van de gemeenten Asten en Someren. Ook met de mogelijke komst van ECGEO ontstaat er een hele nieuwe dynamiek. Dat moet zijn aandacht krijgen. Dat betekent verder investeren in de relatie en de samenwerking. Belangrijk voor de deelnemers is dat ICT NML zich verder doorontwikkelt.

Nieuwe dynamiek betekent ook voor de opdrachtgevers investeren in de relatie met elkaar. Op de vraag “Wat is jou wens voor 2021?” antwoordt Theo: “Ik ben wel iemand van de dag is vandaag. Ik ben niet van wensenlijstjes, maar zie wel wat op mijn pad gaat komen. Ik wens dat er maar veel op mijn pad mag komen.”

48

JAARREKENING FINANCIEEL VERSLAG 2020

49

INHOUDSOPGAVE Financiële samenvatting

51

Programmaplan Programma Automatisering Programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead Overzicht heffing Vennootschapsbelasting Overzicht algemene dekkingsmiddelen Overzicht onvoorzien Beleidsindicatoren Paragrafen Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Paragraaf financiering Jaarrekening Balans per 31 december 2020 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2020 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op het overzicht baten en lasten Overzicht incidentele baten en lasten Informatie Wet Normering Topinkomens (WNT) Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid Taakvelden Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

52 52 53 53 53 53 54 55 55 61 65 65 66 67 67 70 72 74 76 76 78

50

FINANCIELE SAMENVATTING De jaarrekening 2020 van ICT NML sluit met een voordelig financieel resultaat van afgerond € 114.000. Dit is hoger dan eerder in de 2e rapportage 2020 gerapporteerd. Het voordeel ontstaat voornamelijk doordat de leasekosten incidenteel meevallen, hogere incidentele personeelskosten en verkoop van overtollige licenties. ICT NML stelt voor om het voordelig resultaat te storten in de algemene reserve als verdere stap voor het opbouwen van weerstandsvermogen.

51

PROGRAMMA PLAN Programma Automatisering Vanuit de visie ICT NML is het volgende geformuleerd met betrekking tot dit programma: “ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML) is een gerenommeerde ICT-dienstverlener die zowel de lokale overheid als haar ketenpartners: ▪ ▪ ▪

helpt te excelleren door snel, goed en slim gebruik te maken van technische mogelijkheden; aanzet tot synergie-effecten; maximaal ontzorgt.

ICT NML biedt in beginsel een gemeenschappelijk automatiseringsplatform waarop het goed samenwerken is. Dit is randvoorwaardelijk voor verdere digitale samenwerking. ICT NML heeft ondernemerschap hoog in het vaandel. Zij is een wendbare en weerbare organisatie die borg staat voor de kwaliteit van dienstverlening en voorbereid is op de toekomst. Niet alleen haar eigen toekomst, maar ook op de toekomst van haar deelnemers. De basis tot samenwerken is neergezet. De volgende kernwaarden geven daarbij richting aan ons handelen en gedrag: passie, vertrouwen, eenvoud en flexibiliteit.” De onderdelen ‘Wat hebben we bereikt?’ en ‘Wat hebben we daarvoor gedaan?’ zijn nader uitgewerkt in het inhoudelijke verslag dat u eerder heeft aangetroffen.

Wat heeft het gekost? Programma Automatisering

Rekening 2019

Begroting Begroting 2020 voor 2020 na wijziging wijziging

Rekening 2020

Verschil

Totaal lasten

6.276.732

6.239.342

6.239.342

6.627.726

-388.384

Totaal baten

6.552.073

6.239.342

6.239.342

6.643.924

404.582

275.341

0

0

16.198

16.198

0

0

0

0

0

275.341

0

0

16.198

16.198

Saldo van baten en lasten Mutatie reserves Resultaat

52

Programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead Het programma Bedrijfsvoering bestaat uit de PIOFACH taken, zijnde personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting. De onderdelen ‘Wat hebben we bereikt?’ en ‘Wat hebben we daarvoor gedaan?’ zijn nader uitgewerkt in het inhoudelijke verslag dat u eerder heeft aangetroffen.

Wat heeft het gekost? Programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead

Rekening 2019

Begroting Begroting 2020 voor 2020 na wijziging wijziging

Rekening 2020

Verschil

Totaal lasten

874.361

815.014

815.014

741.984

73.030

Totaal baten

743.762

815.014

815.014

839.504

24.490

Saldo van baten en lasten

-130.599

0

0

97.520

97.520

0

0

0

0

0

-130.599

0

0

97.520

97.520

Mutatie reserves Resultaat

Overzicht heffing Vennootschapsbelasting Medio 2020 is bekrachtigd dat de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML valt onder de vrijstelling van art. 8f, lid 1, onderdeel c Wet Vpb 1969. Hierdoor is de Gemeenschappelijke Regeling, voor zover de huidige activiteiten niet wijzigen, vrijgesteld tot het doen van aangiften vennootschapsbelasting.

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Voor ICT NML zijn de algemene dekkingsmiddelen niet van toepassing.

Overzicht onvoorzien ICT NML heeft een post onvoorzien opgenomen van € 1.000. Deze is te laag om de onvoorziene kosten integraal te boeken. Derhalve is ervoor gekozen onvoorziene uitgaven integraal te boeken en toe te lichten binnen het programma’s.

53

Beleidsindicatoren Vanuit de BBV (Besluit Begroten en Verantwoording) is het verplicht om over de volgende beleidsindicatoren te rapporteren:

Indicator

Eenheid

Per.

ICT NML

Bron

Beschrijving

Formatie

FTE per 1.000 inwoners

2020

0,15 ICT NML

De toegestane formatie in fte van het ambt.apparaat op peildatum 1 januari.

Bezetting

FTE per 1.000 inwoners

2020

0,15 ICT NML

De werkelijke formatie in fte van het ambt.apparaat op peildatum 1 januari.

Apparaatskosten

Kosten per inwoner

2020

32,52 ICT NML

De personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. Hier worden alle kosten van ICT NML in meegenomen aangezien de kosten van ICT NML voor de deelnemende gemeenten binnen de apparaatskosten vallen.

Externe inhuur

Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen

2020

13% ICT NML

De inhuur voor tijdelijke vervanging of voor de inhuur van specialisten met vakkennis die ontbreekt in de organisatie.

Overhead

% van totale lasten

2020

10% ICT NML

De kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

54

PARAGRAFEN Voor ICT NML zijn de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing en de treasuryparagraaf van toepassing. Voor de paragraaf bedrijfsvoering wordt verwezen naar het programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead.

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Risicomanagementbeleid vastgesteld In 2020 heeft ICT NML het risicomanagementbeleid vastgesteld. Met het toepassen van risicomanagement streeft ICT NML de volgende doelstelling na: ➢ het sturen op risico’s; ➢ het inzichtelijk maken van de risico’s die de organisatie loopt; ➢ zorgdragen dat risico’s zo weinig mogelijk effect hebben op de uitvoering van bestaand beleid en voorzieningen; ➢ zorgdragen voor de continuïteit van de dienstverlening; ➢ beheersen van processen in de organisatie; ➢ het maken van verantwoorde keuzes met betrekking tot het al dan niet nemen van risico’s; ➢ voldoen aan de wettelijke vereisten omtrent het weerstandsvermogen uit de Besluit begroting en verantwoording (BVV); ➢ risicobewustzijn van (medewerkers van) de organisatie stimuleren en vergroten ➢ optimaliseren van de risicokosten (kosten van preventie, verzekeringspremies en eigen schades).

Risicomanagementproces Het risicomanagementproces is het continue proces van risico’s in beeld krijgen, kwantificeren en afwegen of en welke beheersmaatregelen er genomen moeten worden. Het doorlopen van het risicomanagementproces is dus het uitvoeren van een risicoanalyse. Het risicomanagementproces kan per organisatieonderdeel of project worden doorlopen en het kan zo vaak worden doorlopen als men wenst. Het risicomanagementproces bestaat uit de stappen context, identificatie, analyse en beoordeling, afwegen alternatieven, uitvoeren beheersstrategie en evaluatie.

55

Identificatie risico’s In deze fase worden alle potentiële risico’s geïdentificeerd. Hierbij valt te denken aan een breed scala aan soorten risico’s, zoals milieurisico’s, aansprakelijkheidsrisico’s, materiële risico’s, etc. ICT NML kiest ervoor om de risico’s van onderuit de organisatie naar boven te laten komen (bottomup benadering). Deze benadering zorgt ervoor dat de risico’s op teamniveau worden benoemd. Dit is een praktische benadering omdat risico’s op deze manier worden benoemd door degenen die dagelijks het werk uitvoeren waarin de risico’s zich kunnen voordoen.

Analyse en beoordeling risico’s Na het in kaart brengen van de risico’s kunnen deze geanalyseerd worden. De analyse bestaat uit een inschatting van de kans dat een gebeurtenis optreedt, waarbij tevens wordt aangegeven wat de gevolgen van het optreden van het risico kunnen zijn. In de processtap analyse en beoordeling worden de risico’s dus gekwantificeerd. Deze kwantificering gebeurt op basis van de hierna genoemde klassen. Bij beoordeling wordt gekeken naar de kwaliteit, uniformiteit en volledigheid van het risicoprofiel.

Kans Voor de beoordeling van de kans worden 5 klassen gebruikt. Het referentiebeeld dat erbij genoemd staat kan worden gebruikt als hulpmiddel bij het bepalen van de kans. Klasse

Referentiebeeld

Percentage

1

< of 1x per 10 jaar

10%

2

1x per 5 – 10 jaar

30%

3

1x per 2 – 5 jaar

50%

4

1x per 1 – 2 jaar

70%

5

1x per jaar of >

90%

Gevolg Voor alle risico’s wordt nagegaan of deze financiële gevolgen met zich meebrengen. Daarnaast is het mogelijk dat een gebeurtenis gevolgen heeft voor het imago van de organisatie. Er zijn ook gebeurtenissen met enkel imagogevolgen mogelijk. Voor de beoordeling van de financiële gevolgen van een risico worden de volgende klassen met bijbehorende bandbreedtes gehanteerd. Klasse

Financieel gevolg

1

X < € 25.000

2

€ 25.000 < X < € 100.000

3

€ 100.000 < X < € 250.000

4

€ 250.000 < X < € 500.000

5

€ 500.000 < X

56

Risicoscore Met behulp van de risicoscore kunnen risico’s worden geprioriteerd en wordt inzichtelijk welke risico’s de grootste invloed hebben op het realiseren van de doelstellingen. De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule. Risicoscore = kans x gevolg Als hulpmiddel bij de uitvoering van risicomanagement maakt ICT NML gebruik van het risicomanagementinformatiesysteem NARIS. Alle risico’s die worden geïdentificeerd worden met bijbehorende kans en gevolgklassen opgenomen in NARIS. Het systeem wordt gebruikt bij het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit.

Inventarisatie risico’s Binnen ICT NML zijn de risico’s in beeld gebracht. Conform het vastgestelde beleid is vervolgens aangegeven wat de kans is dat een risico zich voordoet en wat het mogelijk financieel effect is. Uiteindelijk zijn deze inschattingen binnen het MT en met de opdrachtgevers getoetst en reëel bevonden. De volgende risico’s zijn geïdentificeerd:

#

Risicogebeurtenis

Netto kans

Netto max gevolg

Netto score

1

Diefstal en fraude

1x per 5 – 10 jaar

€ 50.000

4

2

Langdurig ziekteverzuim

1x per 2 – 5 jaar

€ 100.000

6

3

Inbreuk op informatiebeveiliging

1x per 1 – 2 jaar

€ 50.000

8

4

Opleidingsniveau en verandervermogen medewerkers

1x per 1 – 2 jaar

€ 10.000

4

5

Juridisch risico rondom contracten 1x per 1 – 2 jaar

€ 30.000

8

6

Afscheid nemen personeel

1x per 5 – 10 jaar

€ 150.000

6

7

Langdurige uitval ICT systemen

1x per 5 – 10 jaar

€ 200.000

6

Nadere toelichting per risico: 1) Diefstal en fraude € 50.000 1x per 5 – 10 jaar Diefstal en fraude kan altijd voorkomen. ICT NML zorgt in haar procedures en richtlijnen (waaronder functiescheiding) dat de kans hierop wordt geminimaliseerd. Toch blijft er op dit punt een restrisico dat elke organisatie loopt.

57

2) Langdurig ziekteverzuim € 100.000 1x per 2 – 5 jaar Vanuit het HRM beleid wordt zorgvuldig omgegaan met personeel. Desondanks is langdurig ziekteverzuim een risico dat elke organisatie loopt. Regulier ziekteverzuim is opgenomen in de begroting maar er is geen budget opgenomen voor langdurig ziekteverzuim. Derhalve wordt hier een risico gelopen. 3) Inbreuk op informatiebeveiliging € 50.000 1x per 1 – 2 jaar Het dreigingslandschap is de laatste jaren veranderd. Er wordt continu geprobeerd in systemen binnen te dringen. Aanvallen zijn vaak deskundiger van aard. ICT NML heeft een cybersecurity verzekering samen met de deelnemende gemeenten. Desondanks blijft er een restrisico waar rekening mee moet worden gehouden (zie ook 7 langdurige uitval ICT systemen). 4) Opleidingsniveau en verandervermogen medewerkers € 10.000 1x per 1 – 2 jaar Permanente opleiding en flexibiliteit van medewerkers is noodzakelijk binnen de ICT. Medewerkers krijgen alle kansen om hier in bij te blijven en hiervoor is opleidingsbudget beschikbaar. Toch blijven risico’s aanwezig dat er incidenten gebeuren waarvoor meer expertise noodzakelijk is. 5) Juridisch risico rondom contracten € 30.000 1x per 1 – 2 jaar ICT NML hanteert een aanbestedingsbeleid en zet inkoopadviseurs in bij het aangaan van contracten.

Desondanks kunnen er zowel tijdens de aanbesteding als tijdens de uitvoering van een contact verschillen in mening ontstaan. Indien dit zich voordoet is extra juridische ondersteuning noodzakelijk. 6) Afscheid nemen personeel € 150.000 1x per 5 – 10 jaar Ondanks dat er zorgvuldig met het personeel wordt omgegaan kan zich de situatie voordoen dat er (gedwongen) afscheid moet worden genomen van een medewerker. De hiervoor te nemen lasten zijn niet opgenomen in de begroting (transitievergoeding, juridische kosten etc). 7) Langdurige uitval ICT systemen € 200.000 1x per 5 – 10 jaar Gezien het dreigingslandschap (zie ook punt 3) is er een kans van langdurige uitval van ICT systemen. Ondanks permanente investeringen in de beveiliging, optimalisering van procedures en een cybersecurity verzekering blijft er een restrisico waar rekening mee moet worden gehouden. Daarnaast kan een langdurige uitval ook ontstaan door een hardware storing of een incident in de omgeving. Dit laat de volgende risicokaart zien: Financieel

Netto

€ 500.000 < x € 250.000 < x < € 500.000

58

€ 100.000 < x < € 250.000

2

€ 25.000 < x < € 100.000

1

1

1

x < € 25.000

Kans

2

10%

30%

50%

70%

90%

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Dit verband is in onderstaande figuur schematisch weergegeven.

Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Ratio weerstandsvermogen =

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio ICT NML nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel.

59

Waarderingscijfer

Ratio weerstandsvermogen

Betekenis

A

2,0 < x

Uitstekend

B

1,4 < x < 2,0

Ruim voldoende

C

1,0 < x < 1,4

Voldoende

D

0,8 < x < 1,0

Matig

E

0,6 < x < 0,8

Onvoldoende

F

x < 0,6

Ruim onvoldoende

ICT NML kiest ervoor om op te groeien naar een ratio van 1,0. Een ratio van 1,0 wordt gezien als voldoende. Niet meer en niet minder. Met andere woorden het weerstandsvermogen wordt voor 100% bij ICT NML opgebouwd. Hierbij zijn de volgende argumenten van belang: ▪ ▪ ▪ ▪

een gezamenlijke buffer om risico’s bij ICT NML af te vangen zonder hiervoor direct de exploitatie van de deelnemende gemeenten te raken; minder knelpunten in de bedrijfsvoering indien zich een risico voordoet; minder bestuurlijke druk indien zich een risico voordoet en er naar de gemeenteraden moet worden gegaan voor extra middelen; het verhogen van de solvabiliteit van ICT NML.

Benodigde weerstandscapaciteit Op basis van bovenstaande risico’s is volgens risicosimulatie (Monte-Carlo-methode) het noodzakelijke weerstandsvermogen bepaald bij een zekerheidspercentage van 90%. Het benodigde weerstandsvermogen van ICT NML bedraagt na deze risicosimulatie afgerond € 352.000.

Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is op dit moment de volgende (afgerond): -

algemene reserve resultaat 2020

Totaal

€ 150.000 € 114.000 € 264.000

Bij een noodzakelijke weerstandscapaciteit van € 352.000 resteert er nog een bedrag van € 88.000 aan op te bouwen weerstandscapaciteit. De ratio weerstandsvermogen bedraagt nu 0,75.

60

Voorstel opbouw weerstandscapaciteit In overleg met de deelnemende gemeenten is ervoor gekozen om stapsgewijs te groeien naar een ratio weerstandsvermogen van 1,0. Derhalve wordt voorgesteld het resultaat 2020 te storten in de algemene reserve. Voor de jaarrekening 2020 dient een bedrag van € 88.000 als achtervang binnen de weerstandscapaciteit van de gemeenten beschikbaar te zijn. Dit is als volgt te verdelen naar de deelnemende gemeenten: ➢ ➢ ➢ ➢

Venlo Roermond Weert Nederweert

€ 42.000 € 25.000 € 17.000 € 4.000

Kengetallen Vanuit de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is het verplicht om in de begroting over de volgende kengetallen te rapporteren: Kengetallen: