210412_Bijlage 1 GRD Jaarstukken 2017.pdf
Tekst van het document
Ja Ja
1.904 1.904
1.106 1.106
798 798
Dit resultaat is opgebouwd als volgt: Exploitatieresultaat voor onttrekking aan reserves: Onttrekking/ bijdrage uit reserve ZHZ: Vrijval voorziening: Totaal resultaat 2017:
Nadeel
Saldo
Gemeente
€ 304.000 € 400.000 € 94.000 € 798.000
Toelichting: A. Hogere personele lasten en extra dienstverlening De klantorganisaties vragen extra dienstverlening ten opzichte van de basisdienstverlening van het SCD. Om invulling te kunnen geven aan deze extra vraag, zet het SCD personeel flexibel in en huurt het SCD waar nodig personeel in. Tegenover de hogere personele lasten, inclusief inhuur staan baten voor de geleverde extra diensten boven de basisdienstverlening. B. Lagere materiële lasten Het voordeel op de materiële lasten is verdeeld over verschillende posten. De afwijking zit met name op personeel gerelateerde kosten die wordt veroorzaakt door vacatureruimte. C. Regionale contracten Bij de regionale projecten zijn afspraken gemaakt om regionale contracten aan te gaan. Het SCD verzorgt de administratie van deze kosten en belast deze door aan de gebruikers. Lasten en baten zijn gelijk aan elkaar. D. Mutaties voorzieningen De hoogte van voorziening voor boven formatief personeel is opnieuw vastgesteld bij de jaarrekening. Een deel van de voorziening valt vrij door uitstroom van personeel, conform de bestendige gedragslijn.
55
2.3.3.
Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden
Naast de uitvoering van de strategische visie GBD (DR 2 februari 2016) en het SmartDataCenter, blijft het van belang de andere kerntaken van de GBD op hoog niveau en met goed resultaat uit te voeren. Dit jaar is begonnen met het inkwartieren van het OCD op de kantoorlocatie van de GBD in het gemeentekantoor van Sliedrecht. Het OCD is nog een zelfstandige dochter, maar wordt geleid door het management van de GBD. Deze beweging heeft als belangrijkste voordeel dat de informatie die nodig is voor de onderzoeken voor een groot deel aanwezig is bij de GBD. Wat hebben wij bereikt en gedaan? Het realiseren van belastingopbrengsten is de primaire taak van de GBD. In 2017 ging het over de volgende totale opbrengsten (exclusief BIZ). (bedragen x € 1.000.000) Gemeente
Bedrag
Dordrecht
56
Hendrik-Ido-Ambacht
11
Papendrecht
13
Sliedrecht
9
Zwijndrecht
23
Totaal
112
De begrote opbrengsten zijn vrijwel geheel opgelegd en veelal is er enige meeropbrengst gehaald. De gemeenten ontvangen hier afzonderlijke jaarrapportages van. Daarin wordt gedetailleerd verantwoording afgelegd over de opbrengsten, de kwijtschelding en het debiteurensaldo. Deze rapportages worden door de accountant gecontroleerd en vormen een deel van de gemeentelijke jaarrekeningen. Met ingang van 2016 is de GBD aangesloten op MijnOverheid. Burgers die zich hiervoor hebben aangemeld ontvangen hun belastingaanslagen en WOZ-beschikkingen niet meer per post, maar digitaal via de berichtenbox. Inmiddels gaat het hier ongeveer om 20% van de aanslagen/ WOZbeschikkingen. Verdere digitalisering van de belasting- en waarderingsprocessen zijn integraal onderdeel van de strategische visie. De samenwerkingsovereenkomsten op het gebied van de ruimtelijke informatievoorziening zijn afgerond. De samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Dordrecht is voorzien van de laatste bijstellingen en op 2 februari 2017 getekend. De aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ (LV-WOZ) is inmiddels gerealiseerd. Wat heeft het gekost? (bedragen x € 1.000) Actuele begroting 2017 Lasten Baten Saldo Saldo van baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Lasten
Realisatie 2017 Baten Saldo
Lasten
Afwijking Baten
Saldo
5.985
5.795
-190
6.229
6.044
-185
-244
249
5
5.985
190 5.985
190 -
6.229
190 6.234
190 5
-244
249
5
56
Resultaatanalyse (bedragen x € 1.000) Toelichting Omschrijving afwijking Lasten Extra activiteiten GEO LM A. Dordrecht Extra activiteiten GEO LM overige A. gemeenten/ derden A. Aansluiting LV-WOZ/ BGB/ SDC Subtotaal
A. A. B.
Baten Extra activiteiten GEO LM Dordrecht Extra activiteiten GEO LM overige gemeenten/ derden Meeropbrengst invorderingsactiviteiten Subtotaal Saldo van baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
I/S
Voordeel
Nadeel
Saldo
Gemeente
I
-
61
-61
Dordrecht
I
-
35
-35
Alle, excl. Dordrecht
I
-
148 244
-148 -244
Alle
I
61
-
61
Dordrecht
I
114
-
114
Alle, excl. Dordrecht
I
74
-
74
Deelnemers belastingen
249
-
249
249 249
244 244
5 5
Toelichting: A. Extra activiteiten Binnen de taken van de Ruimtelijke Informatievoorziening leidt de incidentele bekostiging van de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) en de bijdrage aan het BGB-project tot een verhoging van zowel de baten als de lasten. Daarnaast werd voor de gemeente Dordrecht € 120.000 geraamd voor landmeetkundige activiteiten, conform de samenwerkingsovereenkomst. Dit betreft te declareren kosten. Deze waren over 2017 € 181.000. B. Meeropbrengst invorderingsactiviteiten Hogere baten op vooral invorderingsactiviteiten. In de begroting 2018 wordt deze post structureel verhoogd van € 300.000 naar € 350.000.
2.3.4.
Onderzoekcentrum Drechtsteden
Wat hebben wij bereikt en gedaan? In 2017 is verder concreet uitvoering gegeven aan het besluit van het Drechtstedenbestuur van juni 2016. Het vastgestelde ontwikkelplan 'Perspectief 2017-2020' heeft als motto Netwerkend de snelste weg naar onderbouwing van advies en beleid. Het ontwikkelplan is de leidraad van waaruit wij de heruitvinding van het OCD gaan realiseren. De ambitie van het OCD voor de periode tot 2020 is drieledig: 1. Het OCD is kennispartner voor de Drechtsteden; 2. Het OCD doet onderzoek, verzorgt strategische advisering en levert beleidsondersteuning bij bestuurlijke vraagstukken; 3. De organisatie is compact, wendbaar en kan flexibel inspelen op uiteenlopende beleidsvraagstukken. Het OCD is gestart met het maken van de omslag van een functionele vorm van dienstverlening naar een integrale aanpak. Het OCD kan een brugfunctie vervullen voor kennisstromen. We gaan de zichtbaarheid verbeteren en daarbij is het een mooie uitdaging om actief te opereren binnen het speelveld van bestuur, beleid onderzoek en advies. Op basis van gevalideerd onderzoek en analyses gaan we comfort bieden aan het bestuur en beleidsvormers. We geven hierbij meer verklaringen op waarom vragen, op basis van samengebrachte interdisciplinaire kennis. Ook zien we het als uitdaging om een signaalfunctie te 57
bekleden voor actuele maatschappelijke ontwikkelingen én diepte- en vergelijkingskennis (benchmarks) toe te passen voor evidence based onderzoek voor beleid. Verder zien we het als uitdaging om netwerkend ondernemerschap te tonen, door meer betaalde opdrachten van buiten naar binnen te halen en meer samen te werken met stakeholders en externe partijen. En tot slot willen we een waardevollere netwerkpartner worden van het Smart Data Center. Samen met het Smart Data Center willen we beschikbare databestanden combineren en analyseren om de opbrengst vervolgens te duiden en te visualiseren in eigentijdse media. Realisatie Onderbrenging van het OCD onder het management van de GBD is inmiddels een feit. Het OCD is vanaf juli 2017 gehuisvest bij de GBD in het gemeentekantoor van Sliedrecht. In de nabijheid van de GBD kunnen eenvoudiger dwarsverbanden worden aangebracht op het gebied van de Smart Data. Aan de andere kant kan het analytisch en empirisch vermogen van het OCD een bijdrage leveren aan de verwerking van de gegevens voor de belastingheffing en de ruimtelijke informatievoorziening. De productie van het OCD zal aan de hand van een uitgebreide set van Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) geschieden. De uitkomsten vormen input voor een voortdurende verbetering.
De sets aan KPI’s zijn gerubriceerd in vier procesgroepen: Basisinformatie en vraagbaak; Monitoren, dashboards, kennisateliers en infographics; beleidsondersteuning en –onderzoek én Bedrijfsvoering. De KPI’s zijn inmiddels integraal in de geactualiseerde begroting 2018 opgenomen. Anders dan aanvankelijk bij de 2e bestuursrapportage 2017 werd geraamd, is de gehele taakstelling 2017 nog niet gehaald. Ten eerste zijn de geraamde baten uit het detachement van de voormalig directeur niet gerealiseerd. Ten tweede is het OCD genoodzaakt geweest de formatiereductie uit te stellen vanwege nog lopende verplichtingen richting gemeenten. In totaal gaat het hier om een negatief saldo van € 220.000. Omdat het detachement medio 2018 afloopt en inmiddels maatregelen zijn getroffen om de personeelsreductie te realiseren, zien wij 2017 als overgangsjaar. Het nadelig saldo heeft een incidenteel karakter en werkt niet door naar de begroting 2018. Tevens zijn er in 2017 incidenteel extra kosten gemaakt voor de voorbereiding van het starten van het Smart Data Center per 1 januari 2018. Wat heeft het gekost? (bedragen x € 1.000) Actuele begroting 2017 Lasten Baten Saldo Saldo van baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Lasten
Realisatie 2017 Baten Saldo
Lasten
Afwijking Baten
Saldo
1.253
1.253
-
1.374
1.154
220
-122
-98
-220
1.253
1.253
-
1.374
1.154
220
-122
-98
-220
I/S
Voordeel
Nadeel
I
-
122
-122
-
122
-122
-
98 98
-98 -98
-
220 220
-220 -220
Resultaatanalyse (bedragen x € 1.000) Toelichting Omschrijving afwijking
Saldo
Gemeente
Lasten A.
Lasten voormalig personeel Subtotaal
B.
Baten Dienstverlening pluspakket Subtotaal Saldo van baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
I
Alle
Alle
58
Toelichting: A. Lasten voormalig personeel Voormalig werknemer (directeur) is in dienst getreden bij een externe partij. De salariskosten worden door het OCD vergoed. Daar staat tegenover dat de inkomsten, die deze externe partij ontvangt uit projectmatige inzet van betrokkene, worden afgedragen aan het OCD. Tegen de verwachting in zijn er echter geen inkomsten gegenereerd. Hierdoor drukken de salariskosten volledig op de begroting 2017. Het contract waarin één en ander is vastgelegd eindigt op 31 juli 2018. B. Dienstverlening pluspakket Het pluspakket van het OCD draagt zorg voor de dekking van de kosten van een deel van de formatie. Omdat de verlaging van de formatie nog niet geheel is gerealiseerd, en de inkomsten uit het pluspakket niet afdoende is om de kosten daarvan te dekken is hier een tekort ontstaan. Dit nadeel is incidenteel gelet op de formatieve ontwikkeling die in 2018 wordt voorzien. Tevens zijn er in 2017 incidenteel extra kosten gemaakt voor de voorbereiding van het starten van het Smart Data Center per 1 januari 2018.
2.3.5.
Bureau Drechtsteden (CIO office)
De CIO office houdt zich bezig met het maken van beleid en stellen van kaders, het bepalen van de architectuur op technisch en informatiegebied en het omzetten van klantvraagstukken naar Informatieadvies, vooronderzoeken en business cases. Zij zorgt ervoor dat binnen de Drechtsteden heldere kaders zijn waarbinnen de klantorganisaties en het SCD als uitvoerende, ondersteunende organisatie werken. De CIO office voert regie over de regionale projectportfolio. Daarnaast voert het CIO office het secretariaat over diverse regionale overlegplatformen, zoals het Informatiemanagement Platform Drechtsteden (IPD), het Platform Informatiebeveiligingsoverleg Drechtsteden (PIOD), de Change Advisory Board (CAB) en diverse stuurgroepen voor programma's en projecten. Wat hebben we bereikt en gedaan? Het CIO office bestaat uit twee teams: (1) Beleid, Kaders en Programmering en (2) het team Preproject en Advisering. Begin van het jaar bestond het CIO office uit 10 personen. In het 2017 zijn 3 nieuwe collega's gestart. 2 Op het gebied van informatiebeveiliging en architectuur en 1 als vervanging voor een vertrokken collega. Beleid In 2017 is het sourcingbeleid vertaald in een actieve strategie. Verder heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de doorontwikkeling van Informatiemanagement aan de kant van de opdrachtgever (gemeenten en GRD).
De eigenaren hadden behoefte aan een nieuwe koers met meer ruimte voor lokale ambitie (maatwerk) en realisatiekracht. In 2017 is dat uitgewerkt in een nieuwe governance. Het motto van de nieuwe koers is: alles kan, maar we maken wel de consequenties inzichtelijk! Centraal daarbij staan storyboards. Een visuele weergave van het te realiseren idee. De eigenaar van het idee blijft in het hele proces aan het stuur. Daarmee krijgt de lijn weer het stuur in handen. De sourcingstrategie, de uitkomsten van het onderzoek naar het informatiemanagement en de nieuwe governance zijn bij elkaar gebracht in de I&A Strategie Drechtsteden. Deze strategie is door het collectief van gemeentesecretarissen omarmd en vastgesteld. Ze hebben de opdracht gegeven deze in een transitieplan uit te werken. Deze moet in juni 2018 gereed zijn voor besluitvorming. Informatiebeveiliging In 2017 is veel inspanning gestoken in de (jaarlijkse) auditinspanningen, de maatregelen als gevolg daarvan en de incidentbeheersing (waaronder sinds 1 januari 2016 de datalekmeldingen naar de Autoriteit Persoonsgegevens). Daarnaast is de campagne doorgelopen voor informatiebeveiligingsbewustzijn. Onderdeel van de jaarlijkse verplichte auditcyclus is de nieuwe verplichting rondom de ENSIA (Eenduidige Normering Single Information Audit).
Onder regie van beleidsambtenaar informatiebeveiliging van het CIO office is in de tweede helft van 2017 veel tijd gestoken om de eerste vulling van de meer dan 300 normen van de ENSIA samen met de gemeenten op te pakken. Probleem daarbij was dat de normen in de ENSIA en de rapportagelijnen niet ingericht waren voor samenwerkingsverbanden. De inspanningen hebben er toe geleid dat de gemeenten van de Drechtsteden ondanks de problemen tijdig de rapportages hebben kunnen aanleveren. Het aantal informatiebeveiligingsincidenten in 2017 is met 1.008 geregistreerde meldingen vergelijkbaar met 59
2016. Inhoudelijk zijn echter verschillende verschuivingen zichtbaar, waaruit valt af te leiden dat de inspanningen binnen de Drechtsteden uit de in 2015 gestarte, doorlopende iBewustzijnscampagne (de verplichte e-learning voor medewerkers en themabijeenkomsten in de regio) hun vruchten beginnen af te werpen. De totale stijging van 2,9% ten opzichte van 2016 valt met name te verklaren door een toename van 2,0% in het aantal extra gemelde spamberichten (wederom goed voor 82% van het totaal aantal geregistreerd incidenten). Een specifieke e-learningmodule en de interne phishingsacties waren gericht op het leren herkennen en melden van spam/ phishing-e-mails. Mede als gevolg hiervan is het aantal virusmeldingen/ besmettingen met 38% afgenomen. Daarnaast is het aantal meldingen over het onrechtmatig gebruik van (andermans) account met 31% afgenomen. De twee laatste e-learningmodules gingen specifiek over datalekken en privacy. Het resultaat hiervan is een toename in het aantal gemelde incidenten met gegevensverzamelingen en verloren/ gestolen apparatuur (53 ten opzichte van de 30 meldingen in 2016). Vooral door de toename in deze twee categorieën is het aantal zichtbare datalekken in 2017 ruim verdubbeld. De datalekken zijn conform de wettelijke bepaling uiteraard gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
In 2017 zijn meerdere bestuurlijke sessies met diverse raden en auditcommissies gehouden over informatiebeveiliging. Architectuur Veel werk zit in het vertalen van de architectuurprincipes naar Project Start Architecturen. Deze zijn noodzakelijk om alle ontwikkelingen een plek te geven zodat op een veilige en verantwoorde manier gegevens kunnen worden uitgewisseld binnen en buiten de Drechtsteden. Belangrijk onderdeel daarvan is het stelsel van Binnengemeentelijke Gebruik van Basis- en Kernregistraties. Vanuit diverse wettelijke verplichtingen over het vastleggen van wie welke informatie wanneer en onder welke voorwaarden mag gebruiken of inzien, ontstaat veel noodzakelijke administratieve last. Nadat we in 2016 tot de conclusie waren gekomen dat de door VNG/ KING opgestelde en beheerde standaarden voor gegevensuitwisseling tussen systemen eigenlijk niet bestaan en dat 'plug and play' niet mogelijk is, hebben we richting VNG/ KING gepleit voor een nieuwe sterk versimpelde standaard voor gegevensuitwisseling. Dankzij onze inspanningen is deze standaard inmiddels omarmd als de nieuwe toekomstbestendige standaard. Eerst nog naast de oude, maar later in plaats van de oude standaard. Projecten In 2017 hebben we succesvol aan de invlechting van Hardinxveld-Giessendam gewerkt. Dit traject is zonder noemenswaardige problemen gerealiseerd.
In 2017 hebben we de governance voor projecten aangepakt. Tegelijkertijd hebben we de governance rondom het Regionaal Projectportfolio strak getrokken in samenspraak met het meervoudig lokale PFO middelen. Daarnaast constateren we nog steeds dat de hoeveelheid projecten waar tegelijkertijd aan gewerkt wordt, enorm is. We zien in 2017 wel de eerste tekenen van de door de eigenaren gevraagde koerswisseling. De eerste storyboards zijn opgeleverd en we zijn ook duidelijk meer bezig met innovatie en experimenten. Een aantal noemenswaardige projecten in dit licht zijn het experiment met innovatieve technologie om grondwaterstanden te meten, onze inspanning met open data rondom verkiezingen hebben het landelijke nieuws gehaald en zijn inmiddels de standaard voor gemeenten, onze experimenten rondom de blockchain zijn landelijk opgepakt en de Gehandicapten Parkeerkaart wordt inmiddels uitgewerkt samen met de VNG en tenslotte zijn we met divers marktpartijen aan het kijken hoe we meer maatschappelijk toegevoegde waarde kunnen leveren. In 2017 zijn we ook gestart met een nadrukkelijke leveranciersstrategie. De markt voor softwareleveranciers voor gemeenten is zich steeds verder aan het consolideren rondom een beperkt aantal invetseringsmaatschappijen. Met deze partijen zijn we intensief in gesprek. Hier kunnen we nadrukkelijk de kracht van het samenwerkingsverband inzetten.
We vertegenwoordigen alle schalen van gemeenten (behalve de G4) en samen zijn we groter dan de 5e gemeente van Nederland. Die leveranciersstrategie wordt door de investeringsmaatschappijen onderkend en gewaardeerd. Hierdoor zijn we in staat de doorontwikkeling van deze bedrijven mee te bepalen en daarmee de doorontwikkeling van de dienstverlening die we aan onze inwoners kunnen bieden. Wat heeft het gekost? (bedragen x € 1.000) Actuele begroting 2017 Lasten Baten Saldo Saldo van baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Lasten
Realisatie 2017 Baten Saldo
Lasten
Afwijking Baten
Saldo
1.289
1.289
-
1.202
1.289
87
87
-
87
1.289
1.289
-
1.202
1.289
87
87
-
87
60
Resultaatanalyse (bedragen x € 1.000) Toelichting Omschrijving afwijking Lasten A. Personele lasten Subtotaal
I/S
Voordeel
I
87 87
-
87 87
-
-
-
87 87
-
87 87
Baten Subtotaal Saldo van baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Nadeel
Saldo
Gemeente Alle zes
Toelichting: A. Personele lasten Er is een onderbesteding op het personeelsbudget. Ook in 2017 was het lastig om openstaande vacatures te vervullen. Hierdoor is er een positief resultaat van € 87.000 ontstaan. Inmiddels zijn de vacatures vervuld.
2.4.
Algemene dekkingsmiddelen
(bedragen x € 1.000) Actuele begroting 2017 Lasten Baten Saldo Saldo van baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Lasten
Realisatie 2017 Baten Saldo
Lasten
Afwijking Baten
Saldo
781
300
-481
830
508
-322
-49
208
159
781
481 781
481 -
830
481 989
481 159
-49
208
159
I/S
Voordeel
Nadeel
I
-
49 49
-49 -49
Alle zes
I
208 208
-
208 208
Alle zes
208 208
49 49
159 159
Resultaatanalyse (bedragen x € 1.000) Toelichting Omschrijving afwijking Lasten A. Bedrijfsvoering Subtotaal B.
Rente Subtotaal Saldo van baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Saldo
Gemeente
Toelichting: A. Bedrijfsvoering Op diverse bedrijfsvoeringsbudgetten is op de lastenkant per saldo een nadeel ontstaan van € 49.000. Dit is het gevolg van diverse kleinere posten (voornamelijk huisvesting en een lagere doorberekening van de concern budgetten aan de dochters). B. Rente De interne rekenrente is hoger dan de feitelijke rente. Hierdoor is een positief renteresultaat behaald van € 208.000.
61
2.5.
Bedrag heffing vennootschapsbelasting
In deze versie van de concept-jaarstukken 2017 is de eventueel verschuldigde vennootschapsbelasting nog niet opgenomen. Bij de definitieve jaarstukken 2017 wordt inzicht gegeven in het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting.
62
3.
Verplichte paragrafen
3.1.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het weerstandsvermogen geeft de relatie aan tussen de risico’s waar geen maatregelen voor zijn getroffen en de capaciteit die de GRD heeft om deze niet-begrote kosten te kunnen dekken. Het weerstandsvermogen kan worden omschreven als de mate waarin de GRD in staat is om materiële tegenvallers op te kunnen vangen binnen de eigen begroting zonder dat het beleid behoeft te worden aangepast. De weerstandscapaciteit dient dus de continuïteit van de GRD te waarborgen. Reguliere risico’s maken geen deel uit van de risico’s die zijn opgenomen in deze paragraaf. Dit omdat hiervoor verzekeringen kunnen worden afgesloten dan wel door middel van het treffen van een voorziening ondervangen kunnen worden. Uitgangspunt is echter dat het weerstandsvermogen voor de risico's bij de GRD wordt georganiseerd bij de deelnemende gemeenten. De GRD beschikt daarbij zelf niet over weerstandsvermogen in de vorm van reserves. De drie belangrijkste redenen hiervoor zijn: 1. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de financiering van de gemeentelijke taken, ook voor de taken die aan de GRD zijn overgedragen. Gemeenten zijn dan ook beter in staat het benodigde weerstandsvermogen integraal en efficiënt te bepalen en daarbij in te passen in het lokale beleid daarvoor. Hierbij wordt tevens onnodige reservevorming en daarmee onnodig beslag van financiële middelen voorkomen; 2.
De keuze weerstandsvermogen op één plaats, bij de gemeenten, te organiseren geeft duidelijkheid. Indien bij de GRD ook reserves worden aangehouden blijft onzeker of die reserves wel nodig zijn, of ze groot genoeg zijn en wanneer gemeenten toch aangesproken gaan worden wanneer risico's zich voordoen; 3. Besluitvorming is eenvoudiger. Door de keuze bij de GRD geen reserves aan te houden voor het organiseren van weerstandsvermogen, zullen bij positieve exploitatieresultaten de overblijvende middelen terugvloeien naar de gemeenten. Bij negatieve exploitatieresultaten volgt een aanvullende gemeentelijke bijdrage. Bij de 2e bestuursrapportage 2017 zijn de meeste reserves uitgekeerd aan de gemeenten, in het kader van de toetreding van de gemeente Hardinxveld-Giessendam. Het nieuwe beleid heeft als uitgangspunt dat bij de GRD geen reserves worden gevormd en aangehouden. Het vormen van weerstandsvermogen vindt dan volledig plaats bij de gemeenten zelf. In bijzondere situaties blijft de mogelijkheid van reservevorming bestaan, maar dan niet als onderdeel van het organiseren van weerstandsvermogen. Voorbeelden hiervan zijn fondsvorming, budgetoverheveling, tijdelijke negatieve reserves. De Drechtraad beslist op individuele basis over het vormen van zo'n bestemmingsreserve, en over de omvang, opbouw en aanwending. (bedragen x € 1.000) 2013
2014
2015
2016
2017
Algemene reserve
84
147
481
481
-700
Exploitatiereserves
789
1.039
1.039
1.042
164
Bureau Drechtsteden
109
194
194
194
-
-
-
-
10
-
Sociale Dienst Drechtsteden
250
250
250
250
-
Ingenieursbureau Drechtsteden
69
-
-
-
-
Servicecentrum Drechtsteden
97
331
331
331
-
Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden
164
164
164
257
164
Onderzoekcentrum Drechtsteden
100
100
100
-
-
Regiogriffie
63
Bestemmingsreserves
7.226
8.010
3.664
2.155
596
591
415
542
465
-
-
187
187
187
-
Bestemmingreserve BWS subsidie. Innovatiereserve BDS Reserve rMJP 2014-2018
-
-
-
-
110
137
318
268
221
209
Innovatiereserve Leertuinen SDD
-
-
-
299
246
Programmareserve minimabeleid
300
186
186
186
-
4.500
5.376
1.177
-
-
Frictiereserve IBD
-
-
-
-
-366
Frictiereserve SCD
1.698
1.528
1.304
797
397
Totaal
8.099
9.196
5.184
3.678
60
Innovatiereserve SDD
Reserve inkomensdeel WWB
In onderstaande tabel zijn de risico's opgenomen die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. In de derde kolom is de kans waarop een risico zich kan voordoen weergegeven. Indien de kans zeer groot is, dan is de kans dat een risico zich voordoet 90%, 80% bij een grote kans, 50% bij een gemiddelde kans, 30% bij een kleine kans en 10% bij een zeer kleine kans. (Bedragen x € 1.000.000) Dochter Omschrijving
Kans
Impact
SDD
Bestandsontwikkeling inkomensondersteuning
Middel
max. € 2,0
SDD
Ontwikkeling kosten bewindvoering
Hoog
€ 0,6
SDD
Lagere opbrengst eigen bijdrage CAK
Middel
€ 0,4
SCD
Klant, zaak en archief systeem
Groot
€ 0,2 per jaar
SCD
ICT op orde project
Groot
€ 0,5
Opmerking en sturing De ontwikkeling van het aantal klanten in 2018 is afhankelijk van een aantal factoren: herstel of verslechtering van de arbeidsmarkt; (Rijks)beleid; conjunctuur; instroom als gevolg van huisvesting statushouders; mismatch tussen aangeboden vacatures en de personen in het klantenbestand. Het CPB geeft voor de komende jaren een landelijke stijging aan van +/- 2%. De kosten bewindvoering zijn in 2017 met 40% gestegen t.o.v. 2016. Indien deze groei zich voortzet vormt dit een financieel risico. In de geactualiseerde begroting 2018 is namelijk uitgegaan van een groei van 10% ten opzichte van 2017. In 2017 is de opbrengst eigen bijdrage met € 0,7 miljoen gedaald door stapeling van landelijke en regionale beleidsaanpassingen. Voor 2018 is het regionale beleid gelijkgetrokken aan het landelijke beleid. Of de daling van de eigen bijdrage hiermee volledig wordt gecompenseerd is nog onzeker. Het nieuwe pakket Klant, zaak en archief systeem leidt mogelijk tot veranderende beheerlasten bij de invoering (ICT beheer, DIV beheer, onderhoudskosten pakket). Naast beheerlasten is het proces tot invoering van het nieuwe systeem een risico voor de bedrijfsvoering. Om dit risico te beheersen wordt begin 2017 een implementatievoorstel opgesteld. Het programma 'ICT op Orde' is in 2015 afgerond.
Door 'fraude in de keten' heeft het programma te maken gehad met onvoorziene en additionele kosten door het uitlopen van projecten en hogere aanschafkosten voor ICT onderdelen. Er is een openstaande vordering naar aanleiding van de rechtszaak van € 500.000. Dit risico is nog steeds aanwezig, omdat er een hoger beroep loopt. In het voorjaar van 2018 wordt de uitspraak verwacht.
Totaal
€ 3,7
64
Openstaande positieve risico's (kansen) (Bedragen x € 1.000.000) Dochter
SDD
Omschrijving
Ontwikkeling macrobudget en verdeelmodel
Kans
Klein
Impact
Opmerking en sturing
€ 0,6
De eerste verfijning van het verdeelmodel had voor de Drechtsteden een nadelig effect van € 2,3 miljoen. De kans dat hiervoor een herberekening/ nabetaling komt, is gezien de landelijke signalen over dit onderwerp klein. Derhalve is in de risicokaart een kans van 25% opgenomen.
€ 0,6
Totaal
Afgeronde en vervallen risico’s Enkele materiële risico's die eerder nog waren opgenomen in de risicoparagraaf zijn komen te vervallen. Deze risico's zijn vervallen, omdat zij zich werkelijk hebben voorgedaan en in de werkelijke cijfers zijn verwerkt óf omdat deze risico's zijn afgewend. (Bedragen x € 1.000.000) Dochter
Omschrijving
Kans
Impact
Opmerking en sturing
GRD
Invoering vennootschapsbelasting
Groot
< € 0,1
De vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen is reeds in werking getreden.
BDS
Verantwoording Walstroomsubsidie EFRO
Zeer klein
Groot
SDD
Wmo begeleiding
Klein
€ 0,5
SDD
Vangnetregeling
Middel
€ 2,8
SCD
Invlechting HardinxveldGiessendam
Middel
p.m.
Totaal
In 2013 is het project Walstroom afgerond en hebben we ons verantwoord over de besteding van de subsidiemiddelen vanuit EFRO. Nog tot en met 2017 blijven nadere inspecties vanuit Europa daarop mogelijk. We hebben onze verantwoording daartoe vooraf laten toetsen door het Nederlandse EFRO-loket. We verwachten dan ook geen problemen. De uitgaven individuele begeleiding en dagbesteding blijven sinds medio 2016 stijgen. Met name het grotere beroep dat wordt gedaan op individuele begeleiding en dagbesteding baart zorgen. Bij gelijke voortzetting van de groei gedurende de rest van het jaar zal het budget overschreden worden. Echter in het tweede kwartaal 2017 stijgt het aantal klanten met en actieve indicatie minder hard dan voorgaande maanden en lijkt zelfs te stabiliseren. Voor het jaar 2016 is een aanvraag gedaan voor een uitkering in het kader van de Vangnetregeling. Gezien de inschatting dat we voldoen aan de voorwaarden is deze meegenomen in de prognose. Of het zal leiden tot een werkelijke uitkering zal op zijn vroegst in het vierde kwartaal van 2017 bekend worden. Per 01-01-2018 wordt Hardinxveld-Giessendam ingevlochten in het SCD en opgenomen in de reguliere bedrijfsvoering.
€ 3,4
Financiële kengetallen Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) bepaalt dat gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voortaan een basis set van vijf financiële kengetallen moeten opnemen in de begroting en de jaarrekening. Het betreft hier schuldquota leningen, solvabiliteitsratio, grondexploitatie, structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit. Gezien het feit dat de GRD geen grondexploitatie heeft en gemeentelijke belastingen heft, zijn deze kengetallen niet opgenomen. Naast de door de BBV voorgeschreven kengetallen, is tevens de weerstandsratio toegevoegd. Realisatie 2016
Begroting 2017
Realisatie 2017
Netto schuldquote
4%
4%
4%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen
4%
4%
4%
Solvabiliteitsratio
9%
9%
4%
Structurele exploitatieruimte
2,0%
0,1%
0,4%
Weerstandsratio
0,60
Niet bekend
0,02
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GRD ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de 65
aflossingen op de exploitatie. Een percentage tussen de 0% en 100% is voldoende. Een quote boven de 130% is een indicatie voor een te hoge schuld. De norm houdt in dat de netto schuldquote ruim onder de 130% dient te zijn wanneer zij voornemens is een grote investering te doen. De GRD heeft een netto schuldquote van 4%. Dit geeft aan dat de GRD in staat is om met haar eigen middelen aan de verplichtingen te kunnen voldoen. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote weergegeven zonder en met correctie voor verstrekte leningen. Met correctie voor leningen bedraagt de netto schuldquote van de GRD 4%. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GRD in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsrisico wordt verstaan: het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Normaal bevindt het solvabiliteitsratio zich tussen de 30% en 80%. De GRD heeft een ratio van 4% wat zou aangeven dat het bezit van de GRD relatief zwaar belast is met schuld. Kijkende naar de wijze waarop de GRD is gefinancierd, is een lage solvabiliteitsratio conform de verwachtingen. Immers, conform het beleidskader risicomanagement en weerstandsvermogen mag de GRD een beperkte structurele weerstandscapaciteit in de vorm van reserves aanhouden. Hierdoor heeft de GRD een beperkt eigen vermogen.
Wel heeft de GRD relatief hoge bezittingen in de vorm van ICT activa. Ook moet opgemerkt worden dat een groot deel van de activiteiten die de SDD verricht zijn gefinancierd op basis van voor- en nacalculatie. Het positieve resultaat van de SDD zorgt voor een incidentele toename van de balans, of wel hoge vlottende activa (= bezittingen), waar tegenover conform de nacalculatie tevens relatief hoge betalingen aan gemeenten staan. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is een maatstaf voor het verschil tussen structurele baten en lasten met in achtneming van beperkingen en verruimingen van de exploitatie door dotatie en onttrekking aan reserves. De maatstaf geeft aan welke structurele ruimte de gemeente heeft om de eigen lasten te dragen. Er is geen VNG norm voor het niveau van dit kengetal. Weerstandsratio Het weerstandsratio geeft de verhouding tussen de risico's en het weerstandsvermogen van de GRD. Het weerstandsvermogen bestaat uit het totaal van de reserves, post onvoorzien en de stille reserves. De GRD heeft geen post onvoorzien en stille reserves. Dit betekent dat de weerstandscapaciteit gelijk is aan de omvang van de reserves, ofwel € 60.000. Het totaal van de risico's bedraagt € 3,7 miljoen. Hiermee is de weerstandsratio gelijk aan 0,02. De ratio is onvoldoende. Dit is overeenkomstig met het beleidskader risicomanagement en weerstandsvermogen.
Hierin is vastgelegd dat de weerstandscapaciteit van de GRD een incidenteel karakter heeft en op zeer beperkte basis structurele capaciteit (in de vorm van reserves) wordt georganiseerd. Gevolg hiervan is dat gemeenten direct aangesproken worden indien financiële tegenvallers van enig omvang zich voordoen.
66
3.2.
Bedrijfsvoering
3.2.1.
Algemeen
Bureau Drechtsteden Op het gebied van de bedrijfsvoering is in 2017 vanuit concerncontrol gewerkt aan de voorbereiding van het werken met de nieuwe accountant. Daarnaast is er sprake van continue verbetering van de werkprocessen en de producten. Binnen Bureau Drechtsteden is er op bedrijfsvoeringsgebied met name gewerkt aan verdergaande digitalisering van informatie binnen het bureau. Tevens is er een stevige start gemaakt met de invoering van programmamanagement, zodat de sturing op de uitvoering van het rMJP en de Groeiagenda verder kan worden verbeterd.
Regiogriffie In 2017 is onder meer gewerkt aan: Actualiseren van Reglementen van orde en protocollen. Voorbeeld hiervan is het Reglement van orde Drechtraad; (Externe) communicatie. Zo is bij wijze van pilot gestart met een maandelijkse uitzending via lokale tv van Rechtstreeks uit de Drechtraad. Ook is een deel van de communicatiewerkzaamheden overgenomen van de afdeling Communicatie, om kosten te besparen. Een relatief kleine griffie is kwetsbaar bij uitval. Een goede vervangingsregeling voor alle griffiemedewerkers is essentieel. Hierbij worden sluitende afspraken gemaakt binnen de Regiogriffie, met het Bureau Drechtsteden en – indien mogelijk – met collega-griffies in de Drechtsteden. Dochter
Omschrijving
Regiogriffie
Ziekteverzuim griffier
Regiogriffie
Ziekteverzuim raadsadviseur
Regiogriffie
Ziekteverzuim procescoördinator
Kans
Impact
Opmerking en sturing Vervanging voor de dagelijkse gang van zaken geschiedt door de raadsadviseur en de procescoördinator. Vervanging voor de Drechtraadsvergaderingen geschiedt door de plaatsvervangend regiogriffier. Vervanging geschiedt door de regiogriffier en de procescoördinator. Vervanging geschiedt door de raadsadviseur en de regiogriffier. Vervanging van facilitaire en praktische ondersteuning geschiedt door personeel van het Bureau Drechtsteden.
Ingenieursbureau Drechtsteden Per 2017 heeft het IBD, als gevolg van de overplaatsing van de business unit Vastgoedbeheer & onderhoud naar het SCD, de civieltechnische focus gekregen die verwoord was in het laatste ondernemingsplan. De compacte organisatie die daarmee is ontstaan bleek ook in het achterliggende jaar in omvang niet toereikend om het vele werk te kunnen uitvoeren. Er is daarom weer een groot beroep gedaan op de inzet van de flexibele schil. Afhankelijk van de omvang van het werk kan deze flexibele schil meebewegen in de tijd met de beschikbare werkvoorraad. Een belangrijke ontwikkeling in 2017 is het samenwerken met de markt op het gebied van ingenieursdiensten. Het IBD heeft een Europese aanbesteding uitgeschreven waarop circa 30 ingenieursbureaus hebben ingeschreven. In november 2017 heeft het IBD opdracht verstrekt aan 5 bureaus die samen met het IBD aan de projecten zullen gaan werken. Hierbij zal steeds een afweging plaatsvinden of we werkzaamheden zelf dan wel door de markt (onder begeleiding van het IBD) zullen uitvoeren. Per 2017 is (na vaststelling in het bestuurlijk overleg) een nieuwe verrekensystematiek ingevoerd binnen de organisatie, waarbij verwachte positieve exploitatieresultaten aan de eigenaren (in 2017 Dordrecht en Zwijndrecht) terugvloeien naar de civieltechnische projecten in de vorm van een korting op het uurtarief.
Hoe meer productie wordt gerealiseerd des te meer korting op het uurtarief verstrekt 67
kan worden. Gezien de omvangrijke productie in 2017 kon totaal € 715.000 korting terugvloeien aan de eigenaren.
Servicecentrum Drechtsteden In de paragraaf programmaverantwoording (hoofdstuk 2) 'Wat hebben wij bereikt?' wordt de ontwikkeling van de producten, diensten en bedrijfsvoering vermeld. Die onderwerpen geven een beeld van de ontwikkeling van de organisatie en de bedrijfsvoering.
Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden heeft het afgelopen jaar de voorbereidingen voor het uitvoeren van haar strategische visie afgrond. Digitalisering van de dienstverlening is hierbij de belangrijkste activiteit. Aansluiting op de Landelijke voorziening WOZ, het opzetten van het beheer van een Smart data Center en het ontwikkelen van een nieuwe methode om het objectenbeheer doelmatiger in te richten zijn belangrijke activiteiten in dit jaar geweest.
Onderzoekcentrum Drechtsteden Voor het OCD is 2017 echt een overgangsjaar geweest. De voorgenomen besparingen kwam sterk onder druk vanwege (1) de herhuisvesting medio 2017 (de huurpenningen moesten tot 1 januari 2018 worden afgedragen) en (2) de kosten van voormalig personeel. Daarnaast liepen er verplichtingen met gemeenten over onderzoeken, die een reductie van het personeel belemmerde. Aan de andere kant geeft het incidentele karakter van deze tegenvallers perspectief voor de toekomst.
3.2.2.
Dienstverlening
Bureau Drechtsteden Net als in 2016 is in 2017 het Kompas rMJP uitgebracht. Na evaluatie van de versie van 2016 is deze versie veel compacter geworden en is getracht met infographics de voortgang van het rMJP weer te geven. Het Kompas, waarin op de inhoudelijke voortgang van het rMJP wordt ingegaan, biedt daarmee de gelegenheid om inhoudelijke discussie tussen Drechtstedenbestuur en Drechtraad op het gebied van het regionale beleid zoals beschreven in het rMJP te voeren.
Regiogriffie Afhankelijk van het vergaderschema verzorgt de Regiogriffie circa 10 Drechtstedendinsdagen per jaar, inclusief de daartoe behorende carrousels en vergaderingen van de Drechtraad. De organisatie en inhoud van themabijeenkomsten liggen voor een groot deel bij de programmamanagers en regisseurs van Bureau Drechtsteden. De Regiogriffie werkt nauw met hen samen op het gebied van planning en voorbereiding. In de (commissies van de) Drechtraad is de regiogriffier de eerste adviseur van de voorzitter. Jaarlijks organiseert de regiogriffie een werkbezoek voor de leden van de Drechtraad.
Sociale Dienst Drechtsteden De klanttevredenheid is in 2017 verder gestegen naar een 7,5 gemiddeld voor alle onderdelen en voldoet daarmee aan de doelstelling van een 7,5 voor de Sociale Dienst Drechtsteden als geheel. Onderstaande grafiek geeft een beeld van de ontwikkeling van dit cijfer over de afgelopen jaren.
68
Per gemeten onderdeel verschilt de score als volgt (laatste kwartaal 2017). KTV Cijfer 2017
Q4
Telefonie
7,7
Balie
8,2
6,9
Werk & Inkomen
7,3
Schuldhulpverlening
7,6
Wmo
8,0
De belangrijkste acties ter verbetering van de dienstverlening aan de klant in 2017 zijn: De invoering van extra contactmogelijkheden voor de klant om de wachttijd aan de telefoon terug te dringen (bv. WhatsApp en terugbelservice); Experimenteren met multidisciplinair werken bij werk & Inkomen ter bevordering van integrale dienstverlening aan de klant; Verbeteren van de informatie aan de klant o.a. door invoering nieuwe website; In dialoog zijn gegaan met onze klanten over schaarste en dienstverlening door de Sociale Dienst drechtsteden; invoering van het organisatie breed het dienstverleningsprincipe van de "5 B's"; Beleefd, Betrokken, Behulpzaam, Begrijpelijk en Betrouwbaar; Start met de training "beter worden in goed zijn" voor alle medewerkers van de Sociale Dienst Drechtsteden; De verbouwing van het werkplein tot een laagdrempelige en gastvrije ontvangstruimte voor alle klanten; Werkwijze inkomstenverrekening (berekening bijstand met inkomsten part time werk) is herzien omdat hier veel vragen over kwamen van klanten. Met behulp van infografics is de werkwijze verduidelijkt voor de klant. Zie ook hierna bij klachten. Digitalisering In 2017 zijn de digitale aanvragen uitgebreid met de aanvragen voor een Bijstandsuitkering en het Persoonlijk Minima Budget(PMB).
Op dit moment wordt gemiddeld ruim 76% van de aanvragen voor een bijstandsuitkering digitaal ingediend en 45% van de aanvragen PMB. Voor klanten die dit nodig hebben is ondersteuning bij het digitaal aanvragen beschikbaar. Parallel aan deze ontwikkeling loopt de inrichting van klant feed back op de digitale producten. Deze meting gaat in het 1 e kwartaal van 2018 van start. Het verbeteren van de digitale dienstverlening komt niet 'in plaats van', maar naast de reguliere dienstverlening, dus als extra service voor de klanten. Klachten Klachten vormen een onderdeel van alle signalen die binnenkomen en zijn input voor de organisatiebrede leer- en verbetercyclus. Het aantal klachten ligt in 2017 is 35% hoger dan in 2016. Dat is procentueel een forse stijging, die met name zichtbaar was in het eerste half jaar van 2017.
69
De klachten hebben vooral betrekking op: De werkwijze vormt 25,8% van de klachten. Dat gaat om bijvoorbeeld onduidelijkheid over inkomstenverrekening, berekening beslagvrije voet/ vakantiegeld, gemaakte fouten of niet ontvangen stukken. Gelet op het aantal klachten over de inkomstenverrekening is besloten om de werkwijze aan te passen (zie hiervoor). De klanten die geklaagd hebben, zijn hierbij betrokken. De nieuwe werkwijze is eind 2017 in gegaan; Bejegening is 20% van de klachten, bijvoorbeeld het ervaren van weinig empathie, denigrerend, dwingend of onvriendelijk. Er zijn in 2017 workshops klantgerichtheid en gesprekstechnieken gegeven. De workshops zijn niet alleen gegeven aan de mensen met dagelijks klantcontact, maar ook aan de overige medewerkers, om het klantbewustzijn in de hele organisatie te vergroten; Niet nakomen van afspraken vormt 18,2% van de klachten, bijvoorbeeld niet reageren op terugbelverzoeken en mails. De managers van de betreffende medewerkers sturen daar op bij. Ondanks het grotere aantal af te handelen klachten is de tijdigheid in de afhandeling aanzienlijk verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Hierop is in 2017 een gerichte en intensieve verbeteractie gezet, wat duidelijk een positief effect heeft. Doel: 100% binnen wettelijke termijn (6 wk) Afgehandeld binnen 6 weken Waarvan binnen 3 weken
2016 73% 32%
2017 87% 52%
Bezwaarschriften Het jaar 2017 stond in het teken van een "moderne" oplossing van geschillen, ook wel (binnen de rechterlijke macht) de nieuwe zaaksbehandeling genoemd. De nieuwe zaaksbehandeling vereist dat al in het bestuurlijk voortraject, dus bij de behandeling van de bezwaarschriften, de focus ligt op het achterliggend conflict (en niet alleen op het juridisch geschil), de mogelijkheden van alternatieve oplossingen zoals een schikking, en op de vraag welke stappen in de procedure genomen moeten worden (is aanvullende informatie of bewijsvoering nodig?). Deze aanpak kenmerkt zich dus door finaliteit, snelheid, maatwerk door het zoeken naar alternatieve oplossingen en aandacht voor het echte conflict in plaats van louter het juridisch geschil. In 2017 zijn in totaal 805 bezwaarschriften ontvangen op grond van de Participatiewet, Wet maatschappelijke ondersteuning, Wet schuldhulpverlening, Wet inburgering en het Besluit bijstandsverlening zelfstandigen. Het totaal aantal bezwaren is, in verhouding tot heel 2016, met 12% gedaald. Tabel 1. Instroom bezwaren
Jaar Totaal bezwaren
2015 949
2016 915
2017 805
Het aantal bezwaarschriften met betrekking tot uitkeringen voor levensonderhoud (afwijzingen van aanvragen en beëindigingen van lopende uitkeringen) is, na een aanvankelijk lichte stijging gedurende het eerste kwartaal van dit jaar, over het tweede en derde kwartaal fors gedaald. Aan de dalende tendens kwam het afgelopen kwartaal een einde en werd iets vaker bezwaar gemaakt op besluiten levensonderhoud. In totaal werden het afgelopen jaar 39 minder bezwaarschriften levensonderhoud ingediend in vergelijking met 2016, een daling van 13%. Daarnaast heeft het terrein van de zorg, de Wet maatschappelijke ondersteuning en de schuldhulpverlening weinig bezwaarschriften opgeleverd. Daarentegen is een lichte toename van het aantal bezwaren zichtbaar ten aanzien van besluiten op aanvragen voor bijzondere bijstand. Al met al is er in 2017 tot nu toe sprake van een daling van het aantal bezwaarschriften in vergelijking met 2016. Tegen de achtergrond van deze daling zal dit jaar het tijdelijk wegvallen van een medewerker in verband met een sabbatical niet worden gecompenseerd en dat geldt ook voor de uren die door een andere medewerker bezwaar worden besteed aan werkzaamheden voor de Ondernemingsraad. Onderstaande tabel geeft een inzicht in de ontwikkeling van het aantal bezwaarschriften in relatie tot het aantal primaire besluiten.
Hieruit blijkt dat er over 2017 naar verhouding tot het aantal genomen besluiten minder vaak bezwaar is gemaakt in vergelijking met het kalenderjaar 2016.
70
Tabel 2. Aantal bezwaarschriften in vergelijking met aantal primaire besluiten
Besluiten P-wet, Wmo en schuldhulp
Periode
Aantal primaire besluiten
Aantal bezwaarschriften
2016
76.805
839
Bezwaarschriften in verhouding tot het aantal primaire besluiten 1,0%
2017
99.965
692
0,7%
Kijkend naar het resultaat van de behandeling van bezwaarschriften zijn er in 2017 tot nu toe geen grote wijzigingen opgetreden in vergelijking met 2016. Het aandeel bezwaarschriften dat in de beschikking op bezwaar gegrond is verklaard is toegenomen, van 11% naar 16%. Er is namelijk meer dan voorheen tegemoet gekomen aan de burger op grond van tijdens de bezwaarprocedure alsnog ontvangen informatie. Daarentegen is minder vaak aan de bezwaren tegemoet gekomen door middel van een nieuw primair besluit (van 17% in 2016 naar 15% in 2017). Tabel 3. Resultaat van behandeling 2017
Periode
Behandeld
(gedeeltelijk) gegrond
ongegrond
103 (11%)
Ambtshalve herzien (gegrond) 164 (17%)
530 (56%)
Ingetrokken of nietontvankelijk 156 (16%)
2016
953
2017
812
129 (16%)
120 (15%)
429 (53%)
134 (16%)
Ingenieursbureau Drechtsteden De (uren)omzet 2017 van het IBD bedraagt in totaal € 7,7 miljoen. Het aandeel van de grootste Drechtsteden-opdrachtgever hierin is als volgt gerealiseerd: Dordrecht € 4,6 miljoen; Zwijndrecht € 1,6 miljoen; Alblasserdam € 0,2 miljoen. Uitkomsten klanttevredenheidsonderzoek (KTO) 2017 In 2017 heeft het IBD, evenals in 2016, een twaalftal klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd bij de opdrachtgevers van het IBD. Hiermee meet het IBD de waardering van onze klanten op de uitgevoerde projecten. Op een twaalftal vragen wordt door de opdrachtgever een rapportcijfer gegeven. Het gemiddelde rapportcijfer voor 2017 is een 7,7. Dit is een stijging ten opzichte van de score in 2016 van 7,6. In onderstaande tabel zijn de uitkomsten per vraag en totaal weergegeven. Ook de trend ten opzichte van 2016 is weergegeven.
71
Aantal afgenomen KTO's in 2017
1
Vragen Derden 1. De totale offerte voor het project, inclusief deeloffertes en meerwerken. 7,0 2. Specificatie van en inzicht in de opbouw van de kosten IBD. 8,0 3. De planning van de werkzaamheden. 7,0 4. De voorbereiding, technisch ontwerp. 7,0 5. De servicekwaliteit bij de uitvoering van het project. 8,0 6. Het eindresultaat van de werkzaamheden IBD. 8,0 7. Prijs-Kwaliteit verhouding IBD. 6,0 8. De aanpak van de projectleider IBD. 8,0 9. Samenwerking en communicatie. 8,0 10. Projectbeleving Intern. 6,0 11. Projectbeleving Extern. 8,0 12. Totaalcijfer, samenvattend over de werkwijze van het IBD. 8,0 Eindtotaal 7,4
7
1
1
1 1 Havenbedrijf Moerdijk Rotterdam Zwijndrecht
12 Eindtotaal 2017
Ei ndtota a l 2016
Dordrecht
GRD
7,8
8,0
9,0
8,0
8,0
7,8
7,4
7,6 7,5 7,5
8,0 8,0 8,0
9,0 9,0 9,0
8,0 8,0 8,0
6,0 7,0 7,0
7,7 7,6 7,6
7,2
8,1
9,0
9,0
9,0
8,0
8,3
7,7
6,9 7,1 7,8 7,9 7,4 7,0
8,0 8,0 9,0 8,0 8,0 8,0
9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0
8,0 5,0 8,0 10,0 10,0 8,0
7,0 5,0 7,0 8,0 7,0 8,0
7,3 6,9 7,9 8,2 7,6 7,5
7,9
7,9 7,5
8,0 8,2
9,0 9,0
8,0 8,2
6,0 7,0
7,8 7,7
7,6
7,5 7,5
7,1 7,9 8,0 7,8 7,7
7,6
Servicecentrum Drechtsteden Het SCD monitort de kwaliteit van onze dienstverlening op verschillende manieren. Bij onze partners halen we feedback op in periodieke gesprekken over de dienstverlening. Voor een aantal specifieke processen verzamelden we feedback van de klant aan de hand van de klantreismethode. Deze methode gebruiken we om onze dienstverlening vanuit klantperspectief te bekijken en verbeteringen aan te brengen. Binnen onze eigen organisatie monitoren we de kwaliteit door het bewaken van prestatie-indicatoren. Via de benchmarkmethode zetten we onze prestaties periodiek af tegen die van vergelijkbare organisaties. Daarnaast bewaken en versterken we de kwaliteit van onze beleids- en adviestaken met behulp van evaluaties en audits.
3.2.3.
Informatievoorziening buitenlandse reizen DSB
Het Drechtstedenbestuur ontvangt regelmatig uitnodigingen om deel te nemen aan (studie)reizen naar het buitenland. Om kader te verstrekken voor deze buitenlandse reizen is in 2015 een protocol vastgesteld. In het protocol is een uitzondering gemaakt voor dienstreizen binnen de Benelux. Door middel van een raadsinformatiebrief is de Drechtraad hierover geïnformeerd. In dit protocol is opgenomen dat in de jaarstukken een overzicht van de gemaakte buitenlandse reizen zal worden verstrekt. Hieronder is dit overzicht opgenomen met de gemaakte kosten. Waar Bulgarije, Varna
Wanneer 1 t/m 4 oktober
Italië, Rome en Milaan
21 t/m 23 juni
Noorwegen, Oslo
31 mei t/m 1 juni
Wat De volledige voorbereiding en organisatie van de handelsmissie met maritieme bedrijven uit de Drechtsteden. Deelname aan de Economische missie gekoppeld aan staatsbezoek Koninklijk paar. Deelname aan maritiem evenement NorShipping samen met Deal.
Wie Wethouder gemeente Dordrecht Reynvaan, ambtelijke ondersteuning.
Kosten € 23.118
Regionaal portefeuillehouder Van Eekelen, Burgemeester Sliedrecht Van Hemmen, 2 personen ambtelijke ondersteuning. Regionaal portefeuillehouder Van Eekelen.
€ 5.874
€ 622
72
3.3.
Onderhoud kapitaalgoederen
De kapitaalgoederen van de GRD bestaan grotendeels uit investeringen in ICT-middelen. De ICTinvesteringen komen grotendeels voort uit het programma 'ICT op Orde'. Medio 2016 zijn de laatste deelprojecten van dit programma afgerond. Het aan dit programma gekoppelde krediet was van voldoende omvang en is met het beëindigen van het programma afgesloten. Eind 2016 is er door de Drechtraad5 een notitie vastgesteld in het kader van de verdeling van ICTkosten over de eigenaren. Een onderdeel van de systematiek is het 'Meerjaren InvesteringsPlan ICT' (MIP). Deze ICT-investeringen zijn een significant onderdeel van de totale ICT-kosten voor de Drechtsteden. Daarnaast is het van belang dat we met deze ICT-investeringen niet alleen de continuïteit van de ICT-voorzieningen borgen, maar tegelijkertijd de ICT- ambitie van de Drechtsteden kunnen realiseren. Het MIP beschrijft (1) de methodiek, (2) de wijze waarop structuur gegeven wordt aan de noodzakelijke vervangingen van de onderdelen uit de ICT infrastructuur en (3) de wijze waarop de strategische keuzes en ambitie op het ICT-domein vertaald worden in de noodzakelijk investeringen. Het MIP werkt met jaarschijven die jaarlijks herijkt zullen worden in samenspraak tussen SCD, CIO office en eigenaren. In 2017 is beperkt uitvoer gegeven aan de investeringsplanning uit het MIP.
Dit heeft met name te maken met een tweetal onderzoeken die lopen in het kader van de IT-sourcing. Uitkomsten van deze onderzoeken zullen in 2018 worden vertaald in een Transitieplan 'ICT-sourcing en Regie' en hebben consequenties voor de investeringen in ICT-middelen van de Drechtsteden de komende jaren. Totdat het transitieplan is opgesteld en is vastgesteld, zullen de investeringen in de ICT-infrastructuur beperkt blijven tot de noodzakelijke vervangingen om de continuïteit te borgen. Daarnaast heeft de GRD kapitaalgoederen in de vorm van investeringen (verbouwingen) in de kantoorpanden die worden gebruikt voor huisvesting van de dochters. De GRD heeft voor die panden met de eigenaar, de gemeente Dordrecht, een huurcontract voor de periode van 15 jaar afgesloten. De onderhoudskosten van deze panden worden opgevangen binnen de exploitatie van de GRD.
5 DR 1 november 2016.
73
3.4.
Financiering
Algemeen De renteontwikkelingen in 2017 waren in algemeen opzicht redelijk stabiel. Het gehele jaar bewoog de 10-jaars IRS zich tussen de 0,6% en 1,0%. Na de zomer is de weg naar een wat structureel hoger niveau ingeslagen, maar in absolute termen is de lange rente nog steeds laag gebleven. De rente op de geldmarkt was als gevolg van de ECB-maatregelen zeer constant. Onder de huidige marktomstandigheden blijft het uitgangspunt bij het aantrekken van vermogen, de kasgeldlimiet zoveel mogelijk optimaal te benutten en kort te financieren. De financieringsfunctie van de GRD dient uitsluitend de publieke taak. Zij voert een prudent beleid binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). De ontwikkeling van de rente gedurende 2017 kan als volgt worden weergegeven:
Renteverloop 1 jan 2017 - 1 jan 2018 1,00%
0,50%
10-jaars IRS 3-maands Euribor
0,00%
-0,50%
Bedacht moet worden dat, indien een langlopende lening daadwerkelijk wordt opgenomen, er thans opslagen gelden bovenop het IRS-tarief zoals hierboven weergegeven. Voor een 10-jaars lening bedroeg dit eind 2017 circa 0,15 procentpunt. Schatkistbankieren Bij het verplicht schatkistbankieren mag een bedrag van 0,75% van het begrotingstotaal buiten de Schatkist worden gehouden, het zogenoemde drempelbedrag. Het drempelbedrag mag als gemiddeld creditbedrag per kwartaal niet overschreden worden. Uit onderstaande tabel blijkt dat het drempelbedrag van bijna € 2,2 miljoen niet is overschreden.
74
Bedragen x € 1.000,1) Benutting drempelbedrag Schatkistbankieren 2017:
Begrotingstotaal Wettelijk percentage Drempelbedrag
€ €
290.799 0,75% 2.181
2) Kwartaaluitkomsten benutting drempelbedrag 2017:
gemiddeld positieve banksaldi
1e kwartaal € 190
2e kwartaal € 800
3e kwartaal € 895
4e kwartaal € 753
In het najaar van 2016 heeft het Agentschap van het Ministerie van Financiën een enquête uitgezet over het gebruik en ervaringen met schatkistbankieren. De in 2017 gepubliceerde resultaten zullen worden betrokken in de ministeriële beleidsdoorlichting schatkistbankieren die voor 2018 gepland staat. Deze beleidsdoorlichting zal ook worden gebruikt als input voor de evaluatie van de wijziging van de Wet fido in december 2013, waarbij het verplichte schatkistbankieren is ingevoerd. Interne ontwikkelingen Financiering In 2017 zijn geen nieuwe financieringsmiddelen aangetrokken. Risicobeheer De belangrijkste financiële risico’s bij de uitvoering van het treasurybeleid zijn (1) de kasgeldlimiet, (2) de renterisico’s en (3) de kredietrisico’s. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de Wet fido een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop een gemeenschappelijke regeling haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd <1 jaar) mag financieren. De limiet wordt uitgedrukt in een percentage van het begrotingstotaal (8,2%). Voor het jaar 2017 bedroeg de kasgeldlimiet € 23,8 miljoen. In onderstaande tabel is de benutting van de kasgeldlimiet over 2017 weergegeven. Tabel 1: verloop kasgeldlimiet 2017
Bedragen x € 1.000,1e kwartaal
2e kwartaal
3e kwartaal
4e kwartaal
Gemiddeld netto vlottende schuld (+) of gemiddeld netto vlottend overschot (-) Kasgeldlimiet
€ 8.211€ 23.846
€ 12.523€ 23.846
€ 1.152€ 23.846
€ 11.166€ 23.846
Overschrijding kasgeldlimiet Ruimte onder kasgeldlimiet
€ 32.057
-
€ 36.369
€ 24.998
€ 35.012
Uit bovenstaande tabel blijkt dat de GRD zeer ruim binnen de kasgeldlimiet heeft geopereerd. Er was daarom geen noodzaak om kasgeldleningen op te nemen. Renterisiconorm De renterisiconorm heeft tot doel om binnen de portefeuille aan langlopende leningen een overmatige afhankelijkheid van de rente in een zeker jaar te voorkomen. Om dat te bereiken mag het totaal aan renteherzieningen en aflossingen op grond van deze norm niet meer zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Op grond van het eerder in deze paragraaf vermelde begrotingstotaal bedroeg de renterisiconorm van de GRD over 2017 € 58,2 miljoen. 75
Het werkelijke renterisico voor de GRD gedurende 2017was nihil; de enig langlopende fixe-lening van € 10 miljoen wordt pas in 2020 afgelost. Kredietrisico’s De GRD loopt een zeer laag kredietrisico op uitzettingen. Uitzettingen zijn binnen de Wet fido gedefinieerd als verstrekte geldleningen en beleggingen. Per eind 2017 beschikte de GRD over de volgende uitzetting: Tabel 2: overzicht uitzettingen
Bedragen x € 1.000
Omschrijving Lening St. Breedband (Dark Fiber) Lening Stroomlijn BV Totaal
Per 1 januari 2017 € € €
113 300 413
Per 31 december 2017 € € €
89 300 389
De in 2016 aan Stroomlijn BV verstrekte fixe-lening van € 300.000, rente 1,5%, wordt in 2021 afgelost. De GRD loopt geen kredietrisico’s uit verstrekte borgstellingen. Informatievoorziening Op grond van de bepalingen in het Financieringsstatuut beschikt de GRD over een Treasury Comité waaraan ook de portefeuillehouder Financiën deelneemt. In dit overleg kunnen alle aspecten die samenhangen met de uitvoering van de financieringsfunctie aan de orde komen. De reguliere treasuryactiviteiten gaven geen aanleiding tot het bijeen roepen van het Treasury Comité. Relatiebeheer De Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) is huisbankier van de GRD. Het jaarlijkse BNG-overleg met de treasurers van 100.000+ gemeenten heeft in december in Dordrecht plaatsgevonden. Naast de BNG houdt de GRD een rekening aan bij Rabobank, ING en ABN Amro Bank. Dit vindt zijn oorsprong in de door het SCD beheerde betalingsmodules van deze banken.
3.5.
Verbonden partijen
Breedband Drechtsteden Groep BV In 2004 is het Programma ICT in Dordrecht gestart. Eén van de grootste successen van dit programma is de oprichting van Stichting Breedband Drechtsteden. Doelstelling van deze stichting luidt: 'het in eigendom verwerven en doen beheren van een glasvezelinfrastructuur in de regio Dordrecht'. Door deze eigen infrastructuur werd beoogd een basis voor samenwerking, synergie, innovatie en kostenefficiency te leggen. In 2006 is Bureau Drechtsteden (destijds nog de sub-regio Drechtsteden binnen Zuid-Holland Zuid) als deelnemer aan de stichting toegetreden, met een lening van € 350.000. In de afgelopen jaren is het aantal deelnemers en klanten van Stichting Breedband Drechtsteden zodanig gegroeid dat er in begin 2011 een voorstel is gedaan om Stichting Breedband Drechtsteden om te vormen naar een nieuwe structuur die professioneler en slagvaardiger is. Dit heeft ertoe geleid dat de stichting is omgevormd tot een stichting administratiekantoor (STAK) die de certificaten van aandelen beheert, met daaronder uitvoering BV’s en een netwerk BV waar het glasvezelnetwerk in eigendom is. Vanuit de GRD is er geen rechtstreekse deelneming in de BV’s.
76
Algemene informatie Vestigingsplaats
Openbaar belang dat wordt behartigd
Omvang van financieel belang
Deelnemende partijen
Dordrecht Oorspronkelijk was het doel het in eigendom verwerven en beheren van een glasvezelinfrastructuur in de regio Drechtsteden. Momenteel is het doel het beheren van aandelen/ certificaten en het uitoefenen van stemrecht in de Breedband Drechtsteden Groep BV. Schuldrest eind 2017: € 89.000 (aflossing € 23.000 per jaar). De stichting Breedband Drechtsteden was een samenwerkingsverband tussen 32 non-profit organisaties uit de regio. 2012 Was een transitiejaar van een stichting naar de nieuwe Breedband Drechtsteden Groep BV. De Breedband Drechtsteden Groep BV bedient samen met de dochter BV's Breedband Drechtsteden BV (voor de certificaathouders in STAK) en VitrumNet BV (voor alle andere activiteiten) de relaties.
Beleidsinformatie
Actuele opgaven van de verbonden partij
- Het realiseren van naamsbekendheid VitrumNet en Breedband Drechtsteden; - Netwerk infrastructurele en strategische investeringen; - Duidelijke positionering; - Opbouwen en actief maken van een partner netwerk; - Borging van de activiteiten en directe zelfstandige marktbenadering; - Professionalisering van de organisatie.
Financiële informatie Eigen vermogen verbonden partij aan het begin en einde van het begrotingsjaar
01-01-2016 € 1.257.110 31-12-2016 € 1.612.900
Vreemd vermogen verbonden partij aan het begin en einde van het begrotingsjaar Financieel resultaat (2016)