Eindrapport rekenkameronderzoek Participatie en de rol van de gemeenteraad
Tekst van het document
3. Wat zou de raad moeten vasthouden, versterken, vernieuwen en verlaten als het gaat om zijn rol in participatieprocessen naar het oordeel van een brede groep betrokkenen bij de participatieprocessen?
n.v.t. (open vraag)
4. Welke handvatten en instrumenten kunnen hierbij behulpzaam zijn?
n.v.t. (open vraag)
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
67
Bijlage 3. Casusbeschrijvingen
Terug naar Samenvatting onderzoeksbevindingen
Aan de hand van documenten en een gesprek met de betrokken ambtenaren/ initiatiefnemer is voor vier casussen - zo feitelijk mogelijk - een aantal aspecten van het participatieproces in beeld gebracht. • Totstandkoming maatregelenpakket parkeren centrum Zierikzee • Werking van het convenant Stads- Dorps- en Wijkraden • Burgerinitiatief Schoolbussen Zonnemaire • Ideeënloket Ikhebeenidee Tijdens het onderzoek zijn de concept-casusbeschrijving aan de betrokkenen voorgelegd voor een check op juistheid en compleetheid. Waar aan de orde heeft dat geleid tot aanpassingen in de beschrijving. Op basis van de casusbeschrijving heeft de Rekenkamer het participatieproces gevisualiseerd.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
68
Casusbeschrijving Totstandkoming maatregelenpakket parkeren centrum Zierikzee Aan de hand van documenten en een gesprek met de betrokken ambtenaren is - zo feitelijk mogelijk - een aantal aspecten van het participatieproces in beeld gebracht. Tijdens het onderzoek is de concept-casusbeschrijving aan de ambtelijk betrokkenen voorgelegd voor een check op juistheid en compleetheid. Waar aan de orde heeft dat geleid tot aanpassingen in de beschrijving.
• Ontwikkeld met een klankbordgroep van 8 inwoners en ondernemers • Informeel ter inzage gelegd • Formele inspraakprocedure doorlopen • Ter vaststelling aangeboden door college aan de gemeenteraad • De raad wijkt af van het voorstel dat is afgestemd met de klankbordgroep
Op basis van de casusbeschrijving heeft de Rekenkamer het participatieproces gevisualiseerd.
Concept-maatregelenpakket gedeeld met college en besproken met klankbordgroep April
Bespreking raadsbrief in Commissie R&E Juni Juni
Mei Rapport Enquête Parkeerbeleid Zierikzee > Inzicht in huidige situatie en draagvlak voorgedragen voorstellen
College stelt conceptmaatregelenpakket vast en informeert raad per raadsbrief
0 2 0 2 2 02 0 Inhoud
Juni en Juli
Conceptmaatregelenpakket ligt formeel ter inzage
20 2 0
Conceptmaatregelenpakket ligt informeel ter inzage. Wordt verspreid via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen. Inwoners kunnen reageren dmv een web-formulier
Oktober
Augustus tot medio september
0 202
2 0 20 Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Klankbordgroepbijeenkomst in aanwezigheid van de wethouder
Deel C: Bijlagen
December November
College stelt raadsvoorstel vast > raad wordt voorgesteld het maatregelenpakket vast te stellen en te dekken door verhoging parkeertarieven
202 0
Raad stelt maatregelenpakket vast. Besluit met een amendement tot één vergunning per huishouden en bedrijf per 1/1 2022 > ipv voorgestelde ‘uitsterfbeleid
2020 69
Initiatiefnemer
Gemeente Schouwen-Duiveland
Maatschappelijke opgave
Parkeerbeleid in het centrum van Zierikzee. Het parkeren en de vervoersbewegingen hebben invloed op de leefbaarheid en duurzaamheid (milieu) in de binnenstad van Zierikzee. Tegelijkertijd zijn er de economische belangen van de ondernemers die in de binnenstad gevestigd zijn. Daarnaast hebben de hulpdiensten 3,5 meter doorgang nodig voor de bereikbaarheid/doorgang bij calamiteiten. Het komt door de hoge parkeerdruk in veel straten voor dat deze maat met regelmaat niet gehaald wordt.
Relevantie/impact voor de samenleving
Het belang om de auto op redelijke afstand te kunnen parkeren en de leefbaarheid in de buurt.
Agendering
Parkeren in het centrum van Zierikzee is een onderwerp dat al sinds de jaren 70 van de vorige eeuw actueel is. De basis voor het Maatregelenpakket ligt in het parkeerbeleid 2017, waarin is opgenomen dat er in de bijlage bij het parkeerbeleid verschillende locaties zijn benoemd die in aanmerking zouden kunnen komen voor uitbreiding van betaald parkeren, in combinatie met het toestaan van vergunninghouderparkeren (voorstel 2, par. 5.1.2. parkeerbeleid 2017). Samen met bewoners en ondernemers zal worden bezien of deze locaties ook op draagvlak kunnen rekenen. Dit zal als een projectuitwerking uitgevoerd worden met uitgebreid overleg en inspraak met in ieder geval bewoners en ondernemers in het centrum van Zierikzee.
Kaderstelling door de raad
De kaders voor het Maatregelenpakket zijn opgenomen in het door de raad vastgestelde Parkeerbeleid 2017-2020. - Inhoudelijk: ‘Meer betaald parkeren locaties in het centrum in combinatie met vergunning parkeren op alle betaald parkeerplaatsen in het centrum. Vanuit de gemeente brengen we potentiële locaties in beeld. Beoogde locaties zijn Nieuwe haven, Nieuwe Boogerdstraat (na herinrichting), Balie (na herinrichting), Raamstraat, Hofferplein’. - Procesmatig: ‘Samen met bewoners en ondernemers zal worden bezien of deze locaties ook op draagvlak kunnen rekenen. Dit zal als een projectuitwerking uitgevoerd worden met uitgebreid overleg en inspraak met in ieder geval bewoners en ondernemers centrum Zierikzee.’
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
70
Procesverloop
Inhoud
- 30 januari 2019: schriftelijke vragen VVD-fractie aan college over parkeren. - November 2019: de gemeente zet – met ondersteuning van een onderzoeksbureau Juust - een enquête uit onder 4 doelgroepen voor het parkeren in en om het centrum van Zierikzee: inwoners, werknemers, werkgevers en bezoekers. Hiermee wilde de gemeente inzicht krijgen in de parkeersituatie van de verschillende doelgroepen, achterhalen welke verbeteringen zij noodzakelijk vinden en onderzoeken in hoeverre er draagvlak is voor wijzigingen en/of maatregelen in het parkeerbeleid voor Zierikzee. - 5 maart 2020: raad neemt motie aan over ‘Parkeren Schouwen-Duiveland’. Deze gaat over het onderzoeken van de mogelijkheden om met de invoer van een vignet de parkeerdruk op vergunningsplaatsen te verkleinen. Deze motie van het CDA wordt aangenomen. - 10 maart 2020: resultaat handtekeningenactie – op initiatief van een bewoner - ingediend bij college en gemeenteraad. - 9 april 2020: verschijnen rapport Enquête Parkeerbeleid Zierikzee 2020; inzicht in huidige situatie en draagvlak voorgedragen voorstellen. Opgesteld door Juust bv. - 12 mei 2020: het concept-Maatregelenpakket wordt gedeeld met het college. - 19 mei 2020: het Maatregelenpakket wordt besproken met de klankbordgroep Maatregelenpakket parkeerbeleid, bestaande uit 8 bewoners en/of ondernemers. De wethouder is aanwezig bij deze bijeenkomst.
Uit de notulen blijkt dat de digitale bijeenkomst als zeer positief ervaren is door de deelnemers. De opmerkingen en aanvullingen van de klankbordgroep zijn verwerkt in het Maatregelenpakket. - 16 juni 2020: vaststelling ontwerp-Maatregelenpakket door het college. Raad wordt hierover per raadsbrief geïnformeerd. In de raadsbrief staat dat na vaststelling van het ontwerp-Maatregelenpakket de volgende stap is dit voor te leggen aan alle inwoners om feedback te krijgen op het document. - 22 juni 2020: commissie Ruimte en Economie: Raadsbrief 16 juni over vaststellen ontwerp-Maatregelenpakket parkeren centrum Zierikzee (oordeelsvormende fase). Besproken wordt dat het pakket in oktober terugkomt in de commissie. Op de besluitenlijst staat: Besproken. Het definitieve voorstel wordt afgewacht. - 26 juni t/m 20 juli: het ontwerp-Maatregelenpakket ligt informeel ter inzage. Het ontwerp-Maatregelenpakket is via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen verspreid en inwoners kunnen door middel van een web-formulier hun reactie geven op het Maatregelenpakket. - 7 augustus t/m 11 september 2020: concept-Maatregelenpakket (versie van 6 augustus) ligt formeel ter inzage.
- 22 september 2020: BenW-advies waarin het college instemt met het aanbieden van het Maatregelenpakket parkeren centrum Zierikzee aan de commissie en de gemeenteraad, en met de dekking van het Maatregelenpakket door verhoging van parkeertarieven (NB: tot de verhoging van de parkeertarieven was in najaar 2019 besloten in verband met de tekorten op de begroting. Dit stond los van de maatregelen op het gebied van parkeerbeleid. Gelijktijdig werd besloten het Mobiliteitsfonds, waarin de revenuen uit parkeerbelasting werden gestort, op te heffen).
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
71
Procesverloop vervolg
- 6 oktober 2020: het college stelt het raadsvoorstel vast, waarin de raad wordt voorgesteld het Maatregelenpakket vast te stellen. In het raadsvoorstel staat dat ‘het concept-Maatregelenpakket op 9 juli 2020 is vastgesteld door de gemeenteraad’. Vaststelling van het ontwerp-maatregelenpakket stond echter niet op de raadsagenda van 9 juli. Ook is er geen besluit aangetroffen. - 23 november 2020: klankbordgroepbijeenkomst Parkeerbeleid Zierikzee (via MS Teams) in aanwezigheid van de wethouder. Aangegeven wordt dat het ontwerp-Maatregelenpakket (voorstel 6 augustus 2020) ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden. Uit de notulen komt naar voren dat een lid van de klankbordgroep het niet eens is met het uitsterfbeleid van de vergunningen. Naar zijn mening moeten er geen tweede vergunningen meer afgegeven worden. De wethouder geeft aan dat dit al eerder is besproken en bepaald en dat alleen de gemeenteraad nu nog aanpassingen kan doen. - 30 november 2020: commissievergadering. - 17 december 2020: de gemeenteraad stelt het Maatregelenpakket vast. Bij de behandeling zijn twee amendementen ingediend en aangenomen (uitgebreider beschreven bij onderdeel besluitvorming hierna).
Rol van de raad
De rol van de gemeenteraad in dit proces is het vaststellen van het Maatregelenpakket. Bij de behandeling worden twee amendementen ingediend en aangenomen.
Besluitvorming
De raad heeft op 17 december 2020 het Maatregelenpakket vastgesteld. Bij de behandeling zijn twee amendementen ingediend en aangenomen: - een door de fractie van het CDA, mede namens de fracties LSD en VVD, ingediend amendement wordt unaniem aangenomen. Het voorziet erin dat inwoners en ondernemers van Schouwen-Duiveland, die rechtmatig in bezit zijn van nog niet gebruikte kraskaarten, de aanschafwaarde desgevraagd door de gemeente vergoed krijgen; - een door de fractie van GroenLinks ingediend amendement, dat erin voorziet per 1 januari 2022 nog slechts één vergunning per huishouden en bedrijf te verstrekken, wordt met 15 stemmen voor en 8 stemmen tegen aangenomen. Voor stemmen de fracties CDA, SGP, VVD, GL, SP, PvdA en HvSD. Tegen stemmen de fracties LSD en D66. Opvallend is dat in het amendement staat: ‘Vanuit de bewoners en andere belanghebbenden wordt het verzoek vernomen om ‘door te pakken’.’
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
72
Besluitvorming vervolg
Het geamendeerde voorstel wordt met 22 stemmen voor en 1 stem tegen aangenomen. De fractie van D66 stemt tegen. De raad besluit het Maatregelenpakket parkeren centrum Zierikzee vast te stellen, met dien verstande dat: - in het Maatregelenpakket in hoofdstuk 5 genaamd Kraskaarten op pagina 11 wordt toegevoegd: De nog niet gebruikte kraskaarten, die nog in bezit zijn van inwoners en ondernemers van Schouwen-Duiveland, waarvan per 1 juli 2021 de geldigheid vervalt, worden desgevraagd door de gemeente binnen een nader te stellen termijn vergoed tegen de aanschafwaarde dan wel gecompenseerd in nieuwe parkeerkaarten tegen minimaal de aanschafwaarde; - het voorstel op pagina 10 van de bijlage bij het raadsvoorstel luidt als volgt: 1. bewoners en ondernemers maximaal één vergunning per adres per 2022; 2. de uitgegeven tweede vergunningen blijven van kracht, maar vanaf 2022 worden er geen tweede vergunningen meer verstrekt of verlengd.
Effect participatie
In het BenW-advies van 22 september 2020 staat dat ‘het concept-Maatregelenpakket op 19 mei 2020 is besproken met de klankbordgroep en dat de opmerkingen en aanvullingen van de klankbordgroep zijn verwerkt in het Maatregelenpakket’. En verderop: ‘Het Maatregelenpakket is opgemaakt na een intensief participatietraject. Het document wat er nu ligt is een product van de bewoners en ondernemers van Zierikzee.’ De raad wordt in het raadsvoorstel d.d. 6 oktober als volgt geïnformeerd over het participatieproces: - eind 2019 is er een parkeerenquête uitgezet door adviesbureau Juust onder inwoners, werknemers, werkgevers en bezoekers van Zierikzee; - via deze enquête wilden we ophalen wat de parkeerwensen van de inwoners, ondernemers, werknemers en bezoekers van het centrum van Zierikzee zijn om te achterhalen welke verbetermogelijkheden gebruikers zien. Daarnaast is middels deze enquête informatie verzameld over het huidige parkeergedrag, de ervaren knelpunten en mogelijke verbeteringen van de belanghebbende op het gebied van parkeerbeleid; - aan de hand van de resultaten van de enquête is er een concept-Maatregelenpakket opgesteld. Deze is op 19 mei besproken met de klankbordgroep. De opmerkingen en aanvullingen van de klankbordgroep zijn verwerkt in het Maatregelenpakket.
Vervolgens is het concept-Maatregelenpakket door u op 16 juni 2020 vastgesteld en op 9 juli 2020 vastgesteld door de gemeenteraad; - in de periode van 26 juni t/m 20 juli heeft het Maatregelenpakket informeel ter inzage gelegen en van 7 augustus t/m 11 september formeel ter inzage gelegen. Er zijn tijdens de informele ronde zo’n 70 vragen/reacties binnengekomen. Deze reacties zijn geïnventariseerd en er is goed afgewogen of deze reacties verwerkt moesten worden in het Maatregelenpakket. Het overgrote deel van de reacties waren van toegevoegde waarde voor de verdere uitwerking van het beleid maar niet voor het aanpassen van het beleid. Er waren ook enkele reacties die geen antwoord of verdere uitwerking benodigd hadden;
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
73
Effect participatie
-
in de formele ronde is 1 zienswijze binnen gekomen, deze vraag had betrekking op het parkeren op de parkeerplaats Nieuwe
vervolg Bogerdstraat en op de parkeerplaats Hoofdpoortstraat. De zienswijze is in een apart collegeadvies op 29 september aangeboden. De zienswijze is niet verwerkt in het Maatregelenpakket. Het Maatregelenpakket is dus ongewijzigd gebleven na eerdere vaststelling van het concept. Communicatie
- Het ontwerp-Maatregelenpakket is via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen verspreid en inwoners kunnen door middel van een web-formulier hun reactie geven op het ontwerp-Maatregelenpakket. Ook is het formeel ter inzage gelegd. - Na vaststelling van het Maatregelenpakket worden de klankbordgroep en de inwoners die hebben aangegeven op de hoogte te willen blijven van de ontwikkelingen persoonlijk geïnformeerd over het aanbieden van het Maatregelenpakket aan de gemeenteraad. Voorts wordt via de gebruikelijke gemeentelijke communicatiekanalen het Maatregelenpakket verder verspreid. Er zal gecommuniceerd worden wat de planning zal zijn voor de uitvoering van de diverse thema’s.
Zie voor een overzicht van gebruikte bronnen het bronnenoverzicht in bijlage 4.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
74
Casusbeschrijving Werking van het Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden Aan de hand van documenten en een gesprek met de betrokken ambtenaren is - zo feitelijk mogelijk - een aantal aspecten van het participatieproces in beeld gebracht. Tijdens het onderzoek is de concept-casusbeschrijving aan de ambtelijk betrokkenen voorgelegd voor een check op juistheid en compleetheid. Waar aan de orde heeft dat geleid tot aanpassingen in de beschrijving. Op basis van de casusbeschrijving heeft de Rekenkamer het participatieproces gevisualiseerd.
Vaststelling Beleidsnota dorpsraden. Raad machtigt college tot opstellen modelconvenant in overleg met de kerninitiatieven 1995
Inhoud
Eindverslag werkgroep Verbetering relatie dorpsraden gemeente. Afspraken over communicatie worden vastgelegd in convenanten
Raad agendeert de rol en werkwijze van de dorpsraden 2007
1998
Sluiting 1e convenanten tussen gemeente en 10 à 12 dorpsraden
Deel A: Bestuurlijk deel
Procedureafspraken convenant opnieuw tegen het licht gehouden en geactualiseerd 2017
2006
1997 Start pilot dorpsraden in Brouwershaven
• Afspraken vastgelegd in convenant door college met de 17 dorpsraden Over a) samenstelling dorpsraad b) jaarlijkse openbare vergadering c) (on)gevraagd advies aan raad en college d) communicatie (gemeente/contactfunctionaris – dorpsraden) • Dorpsraden hebben een rol richting inwoners en gemeente, ze hebben maatschappelijk mandaat Rolinvulling bepalen dorpsraden zelf
2008 Notitie ‘Dorpsraden, hoe nu verder?’, inventarisatie van oorspronkelijke doelstellingen en uitgangspunten en feitelijke gegevens van dorpsraden
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
2021 2020
College besluit dat er in Zierikzee 4 wijkraden kunnen worden opgericht
Gezamenlijke evaluatie convenant tijdens jaarlijks overleg dorpsraden
75
Initiatiefnemer
De gemeente Brouwershaven is in 1995 gestart met een pilot Dorpsraden in vier kernen. Na de fusie in 1997 is met de beleidsnota Dorpsraden de basis gelegd voor 17 Stads-, Dorps- en Wijkraden in de nieuwe gemeente (hierna: SDW-raden).
Maatschappelijke opgave
Het doel van de SDW-raden is het bevorderen van leefbaarheid in de eigen dorps- of stadskern of wijk. De SDW-raden trachten dit doel te bereiken door: - het verzamelen en signaleren van meningen, situaties of gebeurtenissen die voor de kern van belang zijn; - het gevraagd en ongevraagd adviseren van de gemeente dan wel (projectmatig) participeren in en/of over zaken, die in beginsel betrekking hebben op de eigen kern; - als aanspreekpunt te functioneren voor de inwoners; - tijdig informatie te verstrekken richting inwoners en gemeente. De SDW-raden vervullen een rol richting inwoners en richting gemeente. De wijze waarop de SDW-raden hun rol richting inwoners invullen, is primair een zaak van de SDW-raden zelf. Bij de rolinvulling is het wel van belang in het oog te houden, dat SDW-raden een maatschappelijk mandaat hebben en de gemeente (raad en college van B&W) een politiek, respectievelijk bestuurlijk mandaat. (Bron: bijlage herziene afspraken 2020)
Relevantie/impact voor de samenleving
Het gaat om invloed en zeggenschap van inwoners, ondernemers en organisaties op hun kern. En het leidt tot een andere rol voor gemeenteraad, college van B&W en ambtelijk apparaat.
Agendering
In Brouwershaven is in 1995 gestart met een pilot Dorpsraden om nauwer in contact te staan met de gemeente. De plaatselijke verenigingen zijn aangeschreven, het idee is besproken tijdens informatieavonden en er is gestart met vier dorpsraden. Deze dorpsraden zijn ingesteld op basis van art. 82 van de Gemeentewet, hadden daarmee een publiekrechtelijke rechtsvorm en kregen ambtelijke ondersteuning en presentiegeld.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
76
Kaderstelling door de raad
- De raad heeft in 1997 de beleidsnota Dorpsraden vastgesteld. Hierin staan als doelstellingen opgenomen: dorpsraden zijn een belangrijk instrument voor het overleg en de communicatie tussen inwoners en bestuur op kernniveau (wisselwerking) en dorpsraden kunnen een belangrijke functie vervullen door bestuursbevoegdheden op kernniveau aan hen over te dragen (bv. Budget voor subsidies, klein onderhoud, speelvoorzieningen). De instelling van dorpsraden wordt door de gemeente gestimuleerd, maar het initiatief tot de instelling van dorpsraden wordt overgelaten aan het particulier initiatief. De beleidsnota biedt hiervoor een kader. De gemeenteraad machtigt het college door middel van de opstelling van een modelconvenant, in overleg met de kerninitiatieven tot een nadere invulling over te gaan. - Op de Raadskalender 2006-2010 is de rol en werkwijze van de SDW-raden opgenomen. Reden is het ontbreken van eenduidigheid over de rol, bevoegdheden/verantwoordelijkheden budgetten en democratische legitimatie van de SDW-raden. De gemeenteraad wil eenduidigheid over de rol en werkwijze van de SDW-raden. Om hiertoe te komen stelt de raadsgriffier een discussienotitie op, waarna een bijeenkomst wordt georganiseerd met de diverse raden. - Indirect stuurt de gemeenteraad op de SDW-raden door het beschikbaar stellen van financiële middelen met het goedkeuren van de gemeentebegroting.
- Uit de raadsbrief van 14 april 2020 blijkt dat mede op initiatief van de gemeenteraad het bestaande convenant met procedureafspraken, tussen de gemeente en de SDW-raden opnieuw tegen het licht is gehouden.
Procesverloop
- 1997: vaststelling Beleidsnota dorpsraden. De gemeenteraad stelt de in de nota aangegeven beleidsuitgangspunten vast en drie basismodellen. Vastgesteld wordt dat de raden in principe een privaatrechtelijke rechtsvorm krijgen. De contactfunctionaris wordt geïntroduceerd en de gemeenteraad machtigt het college door middel van de opstelling van een modelconvenant, in overleg met de kern-initiatieven tot een nadere invulling over te gaan. Afspraken tussen gemeente en dorpsraden worden vastgelegd in een convenant. - 1998: eerste convenanten gesloten tussen gemeente en 10 à 12 raden. - 2006: op de Raadskalender 2006-2010 is de rol en werkwijze van de SDW-raden opgenomen. Reden is het ontbreken van eenduidigheid over de rol, bevoegdheden/verantwoordelijkheden budgetten en democratische legitimatie van de SDW-raden. - 2007: notitie ‘Dorpsraden, hoe nu verder?’, een inventarisatie van de oorspronkelijke doelstellingen en uitgangspunten en van feitelijke gegevens van dorpsraden. Op 7 december 2007 is tijdens een bijeenkomst met dorpsraden en college vastgesteld dat de verbetering van de onderlinge communicatie het centrale thema is. Er wordt een gezamenlijke werkgroep samengesteld.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
77
Procesverloop vervolg
- 2008: eindverslag van de werkgroep Verbetering relatie dorpsraden – gemeente. Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de SDW-raden en de gemeente heeft zich gebogen over de relatie tussen de raden en gemeente en geeft in 15 voorstellen richting aan de toekomstige samenwerking. Er zijn onder meer afspraken gemaakt over de verschillende participatieniveaus en de vorm waarin dat gebeurt, evenals over het van toepassing zijnde tijdskader. In de bijlage is de participatieladder opgenomen met daarin een beschrijving van de betreffende participatieniveaus. De afspraken over de communicatie tussen de gemeente en SDW-raden is vervolgens vastgelegd in convenanten. - 2017: college besluit Zierikzee op te delen in vier delen waar op initiatief vanuit de samenleving een wijkraad per ruimtelijk deel kan worden opgericht. - 2020: mede op initiatief van de gemeenteraad is het bestaande convenant met procedureafspraken, tussen de gemeente en de SDW-raden opnieuw tegen het licht gehouden. (Raadsbrief 14 april 2020). Dit is gebeurd in een gesprek met vijf vertegenwoordigers van vier dorpsraden: Burgh-Haamstede, Renesse, Scharendijke en Zonnemaire. Uit dit gesprek komt dat de dorpsraden in de gelegenheid gesteld willen worden pro-actief te adviseren, meer contact met collegeleden willen en dat de afspraken uit de evaluatie 2008 integraal worden uitgevoerd.
De afspraken zijn in geactualiseerde vorm als bijlage bij het convenant opgenomen. (BenW advies 8 april) - 2021: tijdens het jaarlijks overleg met de SDW-raden op 2 november 2021 is het convenant gezamenlijk geëvalueerd. Dit is gebeurd aan de hand van drie vragen: wat speelt er in uw kern of wijk? Hoe bereikt de dorpsraad de inwoners en inwoners de dorpsraad? Hoe verloopt de samenwerking tussen de dorpsraad en de gemeente? College besluit op 9 november 2021 de SDW-raden te ondersteunen bij het aanpassen van de statuten door een laten opstellen van een standaard-statuut en de financiering van de notariskosten. Deze aanpassingen komen voort uit de WBTR en de herziening van het convenant.
Rol van de raad
- Raad: vaststellen beleidsnota in 1997 en goedkeuren begroting met daarin budget SDW-raden. In de praktijk wonen veel raadsleden de jaarlijkse openbare vergaderingen van de SDW-raden bij. - College: jaarlijks overleg tussen college en dagelijkse besturen van de SDW-raden, SDW-raden betrekken bij het te voeren beleid. Wethouder Van Burg is portefeuillehouder SDW-raden. - Ambtelijke organisatie: de ambtelijk contactfunctionaris is het 1e aanspreekpunt voor de SDW-raden. Zij bewaakt de in- en uitgaande correspondentie en speelt een rol in de begeleiding van diverse procedures. De verantwoordelijkheid blijft echter altijd bij de betreffende afdeling of ambtenaar liggen. Bij projecten, al dan niet uitgevoerd in het kader van de dorpsvisies, betrekt de ambtelijke organisatie de betreffende dorpsraad. - Samenleving: de SDW-raden kunnen gevraagd en ongevraagd het gemeentebestuur adviseren en (projectmatig) participeren in gemeentelijk beleid. In de praktijk functioneren de raden heel wisselend. Sommige zijn heel actief en professioneel, andere minder. Bij grote projecten heeft de SDW-raad zitting in de Stuurgroep.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
78
Besluitvorming
-
Effect participatie
Tijdens het jaarlijks overleg SDW-raden op 2 november 2021 is de vraag aan de orde gesteld hoe de raden de samenwerking met de gemeente vinden gaan. Uit de notulen komt het volgende beeld: het verschilt per dorpsraad hoe zij de samenwerking met de gemeente ervaren. Serooskerke, Sirjansland en Ellemeet zijn bijvoorbeeld best tevreden, terwijl Ouwerkerk en de wijkraad Poortambacht minder tevreden zijn.
Vaststelling Beleidsnota Dorpsraden in 1997 Goedkeuring jaarlijkse begroting (met daarin budget voor de raden)
Wat er goed gaat is: - vragen/verzoeken worden goed uitgezet en opgepikt; - dorpsraden ervaren regelmatig een luisterend oor bij de gemeente. Dit is de laatste jaren sterk verbeterd; - dorpsraden ervaren dat ze meer, vaker en eerder betrokken worden bij zaken die in hun kern spelen (maar nog niet altijd). Dit komt met name door een aantal enthousiaste/betrokken ambtenaren; - er wordt vaker in concrete/praktische oplossingen gedacht. Dat is prettig voor dorpsraden. Wat beter kan is: - communicatie vanuit gemeente naar dorpsraden. Er wordt te weinig/laat/langzaam gecommuniceerd. Dorpsraden hebben geen kennis van de gemeentelijke organisatie, houd hen daarom op de hoogte van hoe een verzoek wordt behandeld, welke route er gevolgd moet worden, hoelang een bepaalde procedure duurt, etc.; - interne communicatie gemeente. Ambtenaren zijn soms niet op de hoogte van verschillende projecten die tegelijk bezig zijn in een kern. Het zou handiger zijn als dat integraal wordt opgepakt. Wanneer een ambtenaar de organisatie verlaat, is overdracht soms niet goed geregeld, waardoor de communicatie/samenwerking ineens stopt. Dorpsraden hebben soms ook te veel aanspreekpunten binnen de gemeente, 1 aanspreekpunt zou het handigst zijn. Communicatie
- Naar aanleiding van de enquête zijn mailings verstuurd naar inwoners die hebben aangegeven op de hoogte gehouden te willen worden van het resultaat. - Communicatie tussen de SDW-raad en de gemeente vindt doorgaans plaats via de contactfunctionaris. Deze verwijst ook naar collega’s. - Het is aan de SWD-raad om vorm te geven aan de communicatie naar de eigen inwoners. - De gemeenteraad wordt in raadsvoorstellen geïnformeerd over de wijze waarop de SDW-raad betrokken is. - Op de gemeentelijke website staat een samenvatting van het convenant en de contactgegevens van de SDW-raden - Binnen de ambtelijke organisaties is door middel van een korte film gecommuniceerd over het convenant en de afspraken.
Zie voor een overzicht van gebruikte bronnen het bronnenoverzicht in bijlage 4.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
79
Casusbeschrijving Burgerinitiatief Schoolbussen Zonnemaire Aan de hand van documenten en een gesprek met de betrokken ambtenaren is - zo feitelijk mogelijk - een aantal aspecten van het participatieproces in beeld gebracht. Tijdens het onderzoek is de concept-casusbeschrijving aan de ambtelijk betrokkenen voorgelegd voor een check op juistheid en compleetheid. Waar aan de orde heeft dat geleid tot aanpassingen in de beschrijving. Op basis van de casusbeschrijving heeft de Rekenkamer het participatieproces gevisualiseerd.
• Nav sluiting basisschool in Zonnemaire neemt een inwoner het heft in handen: enquête in het dorp (behoeftepeiling), persbericht (zoektocht naar financiering), bijeenkomst in voetbalkantine (idee toelichten) • Betrokken ouders zetten systeem van schoolbussen op > ritten reserveren en betalen via een App • Gemeente neemt het op als project in de ‘lntegrale aanpak mobiliteit SchouwenDuiveland’ en ondersteunt financieel • Vrijwilligers rijden de kinderen naar school, de bso en sportactiviteiten in andere kernen • Inzet bussen ook buiten schooltijden > bijv. ouderen, recreanten, nieuwkomers (taalonderwijs)
6 maart
7 mei
20 augustus
21 augustus
11 december
20 december
4 juli
13 augustus
12 september 26 september
17 december
Oprichting Stichting Schoolbus Zonnemaire
Opname in collegeprogramma 2018-2022 > bedrag opgenomen
Schoolbus rijdt tussen Zonnemaire, Noordgouwe/ Schuddebeurs en Zierikzee
Ondertekening Raadsbrief met sponsoroververzoek om eenkomst het voorschot stichting en te autoriseburgemeester ren dmv een namens begrotingscollege > wijziging 1e bedrag
Raad stemt in met begrotingswijziging
College stelt raadsvoorstel vast voor bedrag voor aankoop 2 elektrische bussen via (aanvullende) sponsorovereenkomst
College stelt financiën beschikbaar, vooruitlopend op raadsbesluit
Raad besluit het bedrag beschikbaar te stellen
Tekening notariële akte Pandrecht op schoolbussen door stichting en gemeente
8 1 0 2 2 01 8 Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
College stelt projectplan ‘Integrale aanpak mobiliteit SD’ vast > voorschot uit Algemene Reserve voor 2 (tijdelijke) bussen
20 18
20
19
201 9 20 1 9
2018
Deel B: Onderzoeksverslag
Raad stemt in met Plan van Aanpak Mobiliteitsplatform S-D op Weg met Schoolbus Zonnemaire als pilot
Deel C: Bijlagen
20 19 80
Initiatiefnemer
Ouders uit Zonnemaire. Op 6 maart 2018 is de Stichting Schoolbus Zonnemaire door twee ouders als burgerinitiatief opgericht.
Maatschappelijke opgave
Met het sluiten van de basisschool in Zonnemaire ontstond een vervoersprobleem dat door een aantal betrokken ouders is opgepakt. De Stichting Schoolbus Zonnemaire is opgericht om het leerlingenvervoer uit te voeren voor schoolkinderen uit Zonnemaire en omstreken richting de basisscholen in Zierikzee. Met de aanschaf van 2 schoolbussen wil de stichting het vervoer van de scholieren zelf oppakken.
Relevantie/ impact voor de samenleving
Naast het vervoersprobleem dat ontstond, heeft het sluiten van dorpsscholen een effect op het sociale aspect voor kinderen en ouders. Met moeder en buurtkinderen naar school lopen of fietsen is er niet meer bij, tussen de middag thuis eten wordt onmogelijk. Met een vriendje of vriendinnetje meegaan na school om daar te spelen wordt ook minder vanzelfsprekend. Ouders zullen elkaar ook minder zien. Nu het initiatief is gerealiseerd blijkt dat: - de schoolbussen duidelijk voorzien in een behoefte. Er wordt goed gebruik gemaakt van de schoolbussen. Door de inzet van een App kunnen ritten worden gereserveerd en betaald. Het vervoer is betaalbaar en de ouders zijn heel tevreden over hoe het werkt. De kinderen kunnen niet alleen naar school, maar ook naar de bso en naar sportactiviteiten in andere kernen; - de bussen buiten schooltijden ook ingezet (kunnen) worden voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld voor het vervoer naar sportwedstrijden en activiteiten, vervoer tussen het transferium en het strand, vervoer van nieuwkomers naar taalonderwijs. Ook wordt de schoolbus mogelijk ingezet voor het vervoeren van jonge Oekraïense vluchtelingen naar school; - het voornemen is de bus ook in te zetten voor het vervoer van ouderen. Er is een reis gemaakt met ouderen naar Duitsland. Vanwege corona is dit voornemen stil komen te liggen, maar hier zal een vervolg aan gegeven worden.
Wel is het een nadeel dat de bussen een actieradius hebben van 180 km en niet beschikken over een snellaad-functie; - er meer dan genoeg (enthousiaste) vrijwilligers zijn om de bussen te rijden. Zij dragen op die manier bij aan de community; - de schoolbussen zorgen voor sociale cohesie binnen het dorp en met de dorpen waar de bus doorheen rijdt en ook kinderen ophaalt; - de makelaars bij de verkoop van woningen de schoolbus als een voorziening vermelden en gebleken is dat door de bus ook nieuwe jonge gezinnen zich in Zonnemaire vestigen; - de schoolbus nu ook andere kernen aandoet om leerlingen op te halen/weg te brengen aangezien op Zonnemaire het aantal leerlingen afneemt;
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
81
Relevantie/ impact voor de samenleving vervolg
- de Schoolbus ook opgenomen is in het Actieplan Bevolkingsdaling en het programma Demografische Ontwikkeling van het ministerie van BZK; - de gemeente inzet op het behouden van de leefbaarheid van de kernen. Het wordt steeds duidelijker dat het niet zal lukken in alle kernen scholen te behouden en er wordt nagedacht over regioscholen in het oosten, midden en westen van het eiland. Het vervoer van leerlingen is dan een belangrijk onderdeel. De schoolbussen Zonnemaire laten zien hoe het zou kunnen. En buiten schooltijd kunnen de bussen dan voor andere activiteiten worden ingezet;
Agendering
- De initiatiefnemer heeft een enquête gehouden in het dorp, een bestuur samengesteld en het initiatief tot ontwikkeling gebracht. De school werd gesloten en er waren verschillende opties denkbaar om het leed te verzachten, maar vanuit het schoolbestuur werd geen initiatief genomen. Hij heeft in de zoektocht naar financiering van het initiatief een persbericht uitgestuurd en vervolgens namen verschillende politieke partijen contact met hem op. Hij heeft toen een bijeenkomst georganiseerd in de voetbalkantine en het idee toegelicht. Aangegeven werd dat wanneer er gekozen zou worden voor elektrischte bussen, de gemeente mogelijk wel iets zou kunnen betekenen. - De verkiezingstijd bleek de perfecte ‘window of opportunity’. De initiatiefnemers gaven aan niet te willen vechten tegen de sluiting van de school en vroegen de gemeente dit initiatief te steunen. Dit kwam politiek op een goed moment. Raadsleden zagen dat dit ook kansrijk zou zijn in andere gebieden en dat dit ook al gebeurde in Noordgouwe, waar ouders ook zelf het vervoer van kinderen regelden van en naar school. Zo is het initiatief opgenomen in het Coalitieprogramma met ook best een fors bedrag. - Bij een oproep voor initiatieven uit de Schelderegio kwam de Schoolbus Zonnemaire als winnaar uit de bus. De prijs was ondersteuning/ begeleiding van het initiatief. Vervolgens is de gemeente (i.c.
de afdeling Mobiliteit) betrokken geraakt. - De dorpsraad heeft geen betrokkenheid gehad bij het initiatief. De dorpsraad, die zich al een aantal jaar sterk maakte tegen de sluiting van de school, is zelfs gevallen. Bij een deel van de dorpsraad vatte het idee post dat de school zou sluiten door de komst van de schoolbus. Met de huidige dorpsraad is niet heel veel contact, omdat het initiatief nu loopt en het een zelfstandige stichting betreft, maar tijdens elke vergadering van de dorpsraad komt de bus wel even ter sprake. Wellicht ontstaat er meer contact als de dorpshuisfunctie gaat verbreden.
Kaderstelling door de raad
In het collegeprogramma 2018-2022 is door de coalitiepartijen aangegeven dat zij zich samen met de provincie verbinden aan het innovatieve project ‘Integrale mobiliteit, samen aan de slag met bereikbaarheid, leefbaarheid en sociale mobiliteit’ dat door meerdere initiatiefnemers en ondernemers van Schouwen-Duiveland is opgestart en hierin het project Schoolbus betrekken. Voor het project Sociale mobiliteit is in de begroting een bedrag van €40.000 opgenomen. Daarnaast heeft de raad formeel de financiën beschikbaar gesteld voor de Schoolbus en besloten tot het aangaan van de (aanvullende) sponsorovereenkomst met de Stichting Schoolbus Zonnemaire. Met de gemeente is wel besproken dat de bussen breder inzetbaar moeten zijn dan alleen het vervoer van leerlingen.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
82
Procesverloop
Inhoud
- 6 maart 2018: oprichting Stichting Schoolbus Zonnemaire - 7 mei 2018: in het collegeprogramma 2018-2022 is door de coalitiepartijen aangegeven dat zij zich samen met de provincie verbinden aan het innovatieve project ‘Integrale mobiliteit, samen aan de slag met bereikbaarheid, leefbaarheid en sociale mobiliteit’ dat door meerdere initiatiefnemers en ondernemers van Schouwen-Duiveland is opgestart en hierin het project Schoolbus betrekken. Voor het project Sociale mobiliteit is in de begroting een bedrag van € 40.000 voor de jaren 2018 en 2019 opgenomen. - 2 0 augustus 2018: schoolbus Zonnemaire rijdt tussen Zonnemaire, Noordgouwe/Schuddebeurs en Zierikzee. Basisschoolleerlingen kunnen instappen bij de Zonnewijzer of de tussenliggende bushaltes en worden afgezet bij hun school in Zierikzee. De terugreis is uiteraard ook mogelijk. Naar wens worden de kinderen na schooltijd weer opgehaald en weer bij de Zonnewijzer of de tussenliggende bushaltes afgezet. - 2 1 augustus 2018: ondertekening sponsorovereenkomst tussen stichting en de burgemeester (namens college) en eerste bedrag van € 26.250 ter beschikking gesteld. In de overeenkomst is ook afgesproken dat de Stichting de bussen ter beschikking stelt voor het brede project integrale mobiliteit op tijden dat de bussen niet in gebruik zijn voor schoolvervoer van en naar Zonnemaire.
- 2 1 augustus 2018 raadsbrief: het college stelt het projectplan ‘lntegrale aanpak mobiliteit Schouwen-Duiveland, samen aan de slag met bereikbaarheid, leefbaarheid en sociale mobiliteit’ vast. Eén van de projecten binnen de integrale aanpak is het project van de Stichting Schoolbus Zonnemaire om een schoolbus te realiseren vanwege de sluiting van de basisschool in deze kern. In het collegeprogramma is opgenomen dat het college voornemens is voor de jaren 2018 en 2019 € 40.000 per jaar beschikbaar te stellen. Dit is nog niet formeel bekrachtigd door de gemeenteraad. Er is een voorschot verstrekt van € 26.000 uit de Algemene Reserve. Dit voorschot dekt de aanschaf van twee (tijdelijke) bussen en beslaat de periode 22 augustus t/m 31 december 2018. Uiterlijk december 2018 wordt een raadsvoorstel ingebracht waarin de besluitvorming over dit voorschot en de bekostiging van de definitieve schoolbussen aan de raad wordt voorgelegd. - 1 1 december 2018 raadsbrief: de elektrische bussen zijn nog niet op de markt. In plaats van een raadsvoorstel wordt de raad gevraagd door middel van een begrotingswijziging het voorschot te autoriseren. Zodra er meer duidelijkheid is over de vervanging van de huidige bussen door elektrische bussen, wordt de bijdrage via een raadsvoorstel ter besluitvorming voorgelegd.
- 2 0 december 2018: de raad stemt in met 8e begrotingswijziging 2018, Voortgang pilot schoolbus Zonnemaire. De eenmalige last (€ 26.000) dekken uit de Algemene Reserve. - 4 juli 2019: college stelt raadsvoorstel vast om een bedrag van € 53.730 excl. btw beschikbaar te stellen aan Stichting Schoolbus Zonnemaire voor de aankoop van twee elektrische bussen via een sponsorovereenkomst. En aanvullend het terug te ontvangen BTW-bedrag bij wijze van voorschot over te maken aan de stichting, berekend op € 16.800 (21% van € 80.000, later te verrekenen). - 1 3 augustus 2019: brief naar de stichting waarin wordt aangegeven dat het bedrag voor de schoolbus om onduidelijke redenen niet was opgenomen in de begroting. Gezien de levering van de elektrische bussen op 15 augustus heeft het college besloten vooruitlopend op het raadsbesluit de financiën beschikbaar te stellen aan de stichting.
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
83
Procesverloop vervolg
- 1 2 september 2019: de gemeenteraad besluit tot het beschikbaar stellen van een bedrag van € 53.730 excl. btw aan Stichting Schoolbus Zonnemaire voor de aankoop van twee elektrische bussen en het aangaan van de (aanvullende) sponsorovereenkomst met de Stichting Schoolbus Zonnemaire. Tijdens de commissievergadering over het raadsvoorstel stelt raadslid d’Anjou een aanvullende tekst voor bij artikel 5 in de sponsorovereenkomst voor wat betreft een mogelijk faillissement, zodat de bussen bij een faillissement eigendom worden van de gemeente. Wethouder Smit gaat dit na en zegt een antwoord toe. - 2 6 september 2019: de gemeenteraad stemt in met het Plan van Aanpak Mobiliteitsplatform S-D Op Weg, waarin de Schoolbus Zonnemaire als pilot is opgenomen, onder de voorwaarde dat pilots en projecten waarvoor een financiële bijdrage vanuit de gemeente noodzakelijk is, door middel van een raadsvoorstel ter besluitvorming aan de gemeenteraad worden voorgelegd voordat zij worden opgestart. - 1 7 december 2019: tekening notariële akte Pandrecht op schoolbussen door Stichting Schoolbus Zonnemaire en gemeente Schouwen-Duiveland
Rol van de raad
- Raad: opnemen initiatief in collegeprogramma, toekennen budgetten. - Ambtelijke organisatie: aanspreekpunt voor initiatiefnemer, voorbereiding besluitvorming, vastleggen van afspraken bij de notaris, inzet voor lagere elektriciteitstarieven. - College: voorbereiden raadsbesluiten, aangaan eerste sponsorovereenkomst. - Initiatiefnemer: ontwikkeling en uitvoering initiatief, zorgen voor financiering exploitatie (ouders, sponsors/fondsen) Afgezien van de presentatie in de voetbalkantine is er geen contact geweest tussen initiatiefnemer en raad. Wel zijn er bij de onthulling/ presentatie van de bus raadsleden aanwezig geweest.
Besluitvorming
De raad heeft de volgende besluiten genomen: - de 8e begrotingswijziging 2018 in december 2018; - het aangaan van de aanvullende sponsorovereenkomst in september 2019; - vaststellen van het Plan van Aanpak Mobiliteitsplatform S-D Op Weg in september 2019, waarin de Schoolbus Zonnemaire als pilot is opgenomen.
Effect participatie
Het burgerinitiatief is door de gemeenteraad omarmd en financieel ondersteund.
Communicatie
Via de nieuwsbrief SD op Weg wordt aandacht besteed aan de Schoolbus Zonnemaire, zoals bijvoorbeeld over de inzet van de bus voor de Kerstreis voor ouderen, de inzet van de bussen vanaf het Transferium en het extra vervoer voor vluchtelingen. Door de inzet van de schoolbus voor andere doeleinden probeert de gemeente extra kostendragers voor de stichting te realiseren.
Zie voor een overzicht van gebruikte bronnen het bronnenoverzicht in bijlage 4.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
84
Casusbeschrijving Ideeënloket Ikhebeenidee Aan de hand van documenten en een gesprek met de betrokken ambtenaren is - zo feitelijk mogelijk - een aantal aspecten van het participatieproces in beeld gebracht. Tijdens het onderzoek is de concept-casusbeschrijving aan de ambtelijk betrokkenen voorgelegd voor een check op juistheid en compleetheid. Waar aan de orde heeft dat geleid tot aanpassingen in de beschrijving.
• Integrale toegang voor inwoners met een idee (burgerinitiatief ) om de straat/ wijk/gemeente mooier, socialer of duurzamer te maken • Voor inwoners bereikbaar via ikhebeenidee@schouwen-duiveland.nl • Het team ikhebeenidee koppelt initiatiefnemers aan de juiste afdeling(en) binnen de gemeente of aan andere partijen
Op basis van de casusbeschrijving heeft de Rekenkamer het participatieproces gevisualiseerd.
Raad dient amendement in bij programmabegroting 2019: procesbegeleider voor burgerinitiatieven
Raad verzoekt het college in ‘motie ondersteuning burgerinitiatieven’ een aanspreekpunt voor inwoners met initiatieven te onderzoeken
College neemt amendement mee in traject netwerksamenleving > realiseren toegang voor initiatieven
College informeert raad met raadsbrief over start ikhebeenidee@schouwen-duiveland.nl
9 november 2017
14 november 2018
17 november 2020
20 18 2 01 7 Inhoud
7 201 Deel A: Bestuurlijk deel
20 18 Deel B: Onderzoeksverslag
20 0 2
Deel C: Bijlagen
Koppeling met het serviceteam (aangekondigd in programmabegroting 2022-2025)
2022
202 0 2022
20 22 85
Initiatiefnemer
De gemeente Schouwen-Duiveland (hierna: SD) introduceerde ikhebeenidee@schouwen-duiveland.nl. Het is een integrale toegang voor (burger)initiatieven om inwoners zo goed mogelijk te ontvangen met hun initiatief om de straat/wijk/gemeente mooier, socialer of duurzamer te maken. Ook ondernemers kunnen er terecht. Die worden verbonden aan de bedrijfscontactfunctionaris.
Maatschappelijke opgave
De gemeente SD maakt de beweging van meer participatieve samenwerking tussen samenleving en gemeente. ”De verantwoordelijkheidszin, betrokkenheid en solidariteit is enorm hoog. Dat betekent voor de gemeenteraad als democratisch gekozen hoogste en kader stellende orgaan van de gemeente aansluiten op hetgeen in de samenleving plaatsvindt. Besturen betekent daarom steeds meer: samenwerken met anderen. Het is dan ook van groot belang met inwoners, stads- en dorpsraden, ondernemers, (maatschappelijke) organisaties en gasten in gesprek te blijven en initiatieven en eigen genomen verantwoordelijkheid te ondersteunen.” (Uit: Collegeprogramma 2018-2022 ‘Verbindend verder’).
Relevantie/ impact voor de samenleving
De samenleving wordt steeds meer partner van de gemeente. Inwoners worden door de gemeente gefaciliteerd om hun sociaal maatschappelijke en culturele initiatief zelf uit te voeren. “We ontwikkelen naar een situatie waarin we inwoners, ondernemers, partners en gasten ondersteunen in het zelfoplossend vermogen. Wij doen het dus niet vóór hen, maar we denken mee in oplossingen, we zijn ondersteunend en behulpzaam.” (Uit: Organisatievisie ‘Met het tij mee’).
Agendering
- Vanuit de Organisatievisie ‘Met het tij mee: dé uitdaging voor de organisatie de komende 5 jaar’ uit 2014 en de Bestuursopdracht Netwerksamenleving van de raad aan het college in 2016. • Organisatievisie: De samenleving ziet de gemeente als een volwaardige partner, die verbinding aanbrengt tussen partijen en bij vraagstukken een evenwicht vindt tussen loslaten en ondersteunen. Inwoners, ondernemers, partners en gasten krijgen zodoende de ruimte en handvatten om hun plannen en wensen waar mogelijk zelf te realiseren. Belangrijke leidraad is de strategische visie ‘het Tij van de Toekomst, Visie Schouwen-Duiveland 2011-2040’, in opdracht van de raad, vastgesteld door de raad in oktober 2011. Samenwerken is in deze visie de basis. • Doel van de bestuursopdracht is het in beeld brengen van de netwerksamenleving op Schouwen-Duiveland in 2020 en de daarbij horende veranderingen voor de samenleving en de gemeentelijke organisatie.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
86
Agendering vervolg
- Dit leidt tot het traject naar het ‘Actieplan Netwerksamenleving en netwerkmanagement: voor mekaar’ dat de raad in april 2019 vaststelt. Het is een plan van aanpak met acties. Een van de acties die eind 2020 wordt uitgevoerd is Ikhebeenidee.
-
In de tussentijd dient de raad een motie en amendement in: • Motie ondersteuning burgerinitiatieven van 9 november 2017. Met deze motie wordt het college verzocht een aanspreekpunt voor inwoners met initiatieven te onderzoeken. • Amendement Right to Challenge van 8 november 2018. Het amendement beoogt een experiment Right to Challenge, hierbij kunnen bewoners taken van gemeenten overnemen als zij denken het slimmer, beter, goedkoper of anders te kunnen doen. - In het Collegeprogramma 2018 – 2022 wordt benadrukt dat de gemeente initiatiefnemers op weg helpt, onderzoekt welke hulp daarbij geboden kan worden en organisatie en bestuur worden toegerust voor deze ontwikkeling. Een verkenning van het Right to Challenge is ook opgenomen in het collegeprogramma. - De raad dient op 14 november 2019 een amendement in bij de programmabegroting 2019: procesbegeleider voor burgerinitiatieven. Tekstwijziging hoofdstuk 4. “Initiatieven vanuit de samenleving stimuleren we actief” wordt: “Veel organisaties, belangengroeperingen of andere initiatiefnemers zijn nog niet altijd in staat hun initiatief uit te werken, fondsen en subsidies aan te boren en het gesprek met de gemeente aan te gaan om ook daadwerkelijk tot realisatie te komen.
Vanuit de organisatie wordt een procesbegeleider aangesteld om initiatiefnemers de weg te wijzen binnen de ambtelijke organisatie om zo tot daadwerkelijke realisatie van hun initiatief te komen. De wijze waarop en waar deze procesbegeleider(s) wordt ingezet staat in bestuursopdracht Netwerksamenleving beschreven.” • In de geamendeerde programmabegroting 2021-2024 komt te staan: “Initiatieven vanuit de samenleving stimuleren we actief (aanstellen procesbegeleider en integreren in gemeentelijke dienstverlening van het serviceteam).” De Beleidsnotitie ‘Vrijwilligerswerk Onbetaalbaar’ beschrijft het voornemen om een of meerdere aanspreekpunten voor bewonersinitiatieven te realiseren.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
87
Kaderstelling door de raad
- Verzoek aan het college om een aanspreekpunt voor initiatieven te onderzoeken. - Verzoek aan het college om een procesbegeleider aan te stellen die initiatiefnemers de weg wijst.
Procesverloop
Zie onder kopje Agendering. De raad dient op 14 november 2019 een amendement in bij de programmabegroting 2019: procesbegeleider voor burgerinitiatieven. In de reactie op dit amendement geeft het college aan: We nemen dit amendement mee in het traject netwerksamenleving, waarvoor we een toegang voor initiatieven realiseren. Deze toegang zijn we aan het inrichten, met de toegang regelen we dat bewonersinitiatieven goed op weg worden geholpen. We ondersteunen organisaties, belangengroeperingen of andere initiatiefnemers (indien nodig) ook bij het uitwerken en uitdenken van hun initiatief. Dit doen we door in gesprek te gaan. We helpen ze op weg binnen onze organisatie en de gemeentelijke procedures (zonder over te nemen). Meerwaarde van de toegang is dat we de toegankelijkheid vergroten, een eenduidig verhaal vanuit de gemeente naar de initiatiefnemer hebben en het initiatief integraal behandelen. Met een raadsbrief d.d. 17 november 2020 wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de start van ikhebeenidee@schouwen-duiveland.nl In de programmabegroting 2022-2025 staat: “Eind 2020 is de toegang voor inwoners met een idee (burgerinitiatief ) opgericht. Het is een toegang voor inwoners, die iets willen doen voor Schouwen-Duiveland. Zij hebben een idee om de straat, wijk of zelfs de hele gemeente mooier, socialer of duurzamer te maken.
Deze toegang is voor inwoners bereikbaar via ikhebeenidee@schouwen-duiveland.nl. Aan “ik heb een idee” zijn 4 adviseurs van verschillende afdelingen betrokken. Het is een integrale toegang voor burgerinitiatieven. De adviseurs van ikhebeenidee@schouwen-duiveland. nl verzorgen procesbegeleiding voor inwoners met een idee. Op deze wijze komen ideeën snel bij de juiste afdeling(en) op tafel. Ikhebeenidee@schouwen-duiveland.nl biedt daarnaast een mooie kans in de doorontwikkeling van onze organisatie, door ervaring op te doen met het begeleiden van initiatiefnemers en hiervan te leren. In 2022 loopt de toegang twee jaar waardoor we goed zicht hebben op de soort en hoeveelheid ideeën die binnenkomen. De koppeling met het serviceteam wordt in 2022 gerealiseerd.” Gesproken wordt ook over doorontwikkeling: “In 2022 actualiseren we het plan van aanpak ‘Netwerksamenleving en netwerkmanagement’ en krijgt participatie een belangrijkere rol. Wij informeren de raad over de vorderingen van het gehele actieplan per raadsbrief. Over hoe we participatie vormgeven en wat bijbehorende spelregels zijn gaan we met de raad in gesprek. Daarnaast is het gesprek met de raad over welke rol we als gemeente hebben een onderdeel van dit project. Presterend, samenwerkend, rechtmatig of responsief. Deze rol kan per taak of project anders zijn.
Het is van belang om ons hiervan bewust te zijn en een keus in te maken.”
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
88
Rol van de raad
-
Besluitvorming
Zie bestuursopdracht Netwerksamenleving, motie en amendementen.
Effect participatie
Verschillende initiatieven zijn bij het loket ingediend en worden uitgevoerd: - huisarts die met pensioen gaat en de gemeenschap beweegtuinen wil schenken (Brouwershaven, Scharendijke en Zonnemaire); - inwoners die bordjes op monumenten willen hangen en zo de Kloosterroute willen realiseren; - dorpsraad Renesse die geld heeft ingezameld om zelf een Jeu de Boulesbaan aan te leggen.
Raad: • bestuursopdracht netwerksamenleving. In het kader van de bestuursopdracht en het Actieplan Netwerksamenleving dacht de raad in juli 2019 na hoe de gemeente zich kan ontwikkelen tot een uitnodigende overheid. • met een motie en amendementen stuurde de raad op een aanspreekpunt voor initiatiefnemers en procesbegeleiding. - College: 1 aanspreekpunt onderzoeken, actie uitvoeren van 1 integrale toegang en het informeren van de raad daarover. Portefeuillehouders worden geïnformeerd over de initiatieven die worden ingediend. - Ambtelijke organisatie: team van 4 collega’s vormen, die in verbinding met staan met het serviceteam, collega’s in de uitvoering en vakcollega’s. Initiatiefnemers worden zo gekoppeld aan een collega. Het team ikhebeenidee blijft volgen of het initiatief daadwerkelijk van de grond komt.
NB. Een overzicht van ingediende ideeën/initiatieven en de status daarvan is de Rekenkamer aangereikt, maar is volgens de ambtelijke organisatie niet geschikt voor extern gebruik. De leerervaring is dat de portefeuillehouder over ieder initiatief geïnformeerd moet worden en via hem/haar de raad. Het gevaar bestaat anders dat initiatiefnemers rechtstreeks de raad/individuele raadsleden benaderen, die een initiatief ‘overpakken’. Dat is bijvoorbeeld gebeurd met het idee van een pumptrack.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
89
Communicatie
Binnen de gemeente: - over ieder initiatief wordt afgestemd met de portefeuillehouder; - er is een toelichting gegeven aan de nieuwe raad; - er worden presentaties gehouden voor collega’s.
Terug naar Samenvatting onderzoeksbevindingen
Buiten de gemeente: - ik heb een idee staat op de website van de gemeente. “U hebt een idee. U wilt iets doen voor Schouwen-Duiveland en daarover met ons overleggen? We gaan graag met u in gesprek.” Initiatiefnemers kunnen bellen met het algemene nummer 0111-452000 en worden dan doorverbonden met een van de vier adviseurs, of mailen naar ikhebeenidee@schouwen-duiveland.nl. De belofte is dat de adviseurs ervoor zorgen dat een idee snel bij de juiste afdeling(en) komt. In het filmpje wordt de boodschap herhaald en worden voorbeelden gegeven van initiatieven; - het voornemen is om de SDW-raden te informeren. Zij zijn mogelijk een verlengstuk van de toegang. Zie voor een overzicht van gebruikte bronnen het bronnenoverzicht in bijlage 4.
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
Deel C: Bijlagen
90
Bijlage 4: Bronnenoverzicht Dit bronnenoverzicht bestaat uit documenten die de onderzoekers aangereikt kregen door en via de contactpersonen van de gemeente. Ze zijn aangevuld met stukken die de onderzoekers zelf op het spoor kwamen via internet. Getoetst is of alle relevante documenten bijeen zijn gebracht en of de status ervan klopt. Die laatste vraag kon niet altijd beantwoord worden. Dat is aangegeven met een vraag(teken).
Over participatie - Notitie Burgerparticipatie 1.0, Over inspraak, beleid, besluitvorming en betrokkenheid van burgers en gemeenteraad. Definitief 11-12-2013. Opgesteld in opdracht van de gemeenteraad (initiatiefvoorstel 28-3-2013) > Lijst met aanbevelingen > advies aan de nieuwe raad. Hamerstuk raadsvergadering 30 januari 2014 - Participatie: Van vorm naar norm! 21 juli 2015. Op verzoek van de gemeenteraad - Procesmatig kader stads- en dorpsvisies en dorpsplannen. 14 maart 2017. Voorstel van het college aan de raad. Verwijzing naar amendement 10 november 2016 - Actieplan Netwerksamenleving en netwerkmanagement: voor mekaar. 2019. Bestuursopdracht begin 2016. Van het college of van de raad? Raadsbrief 18 december 2018 Project netwerksamenleving en netwerkmanagement. Actieplan vastgesteld door het college (?) in april 2019. Raadsbrief 9 april 2019 met genoemde bijlagen: Overzicht visie en acties netwerksamenleving, 28 maart 2018 + Actieplan netwerksamenleving en netwerkmanagement 25 maart 2019
Inhoud
Deel A: Bestuurlijk deel
Deel B: Onderzoeksverslag
- Programma Vormgeven aan uitnodigend bestuur. 1 juli 2019. Beeldvormende vergadering Netwerksamenleving - Ikhebeenidee@schouwen-duiveland.nl Integrale toegang voor initiatieven. 1 vd actiepunten uit actieplan Netwerksamenleving. 2020. Amendement 14 november 2019: Bereikbare en toegankelijke overheid door één herkenbaar aanspreekpunt voor alle inwoners, ondernemers en gasten die informatie, advies, hulp of ondersteuning nodig hebben. Raadsbrief Startschot Ikhebeenidee 17 november 2020 - De Scharrelambtenaar: de procesbegeleider voor burgerinitiatieven. 2019. Amendement Programmabegroting, 2019. Ingediend door CDA, mede namens fractie Leefbaar SD. 14 november 2019 in de raad - Participatieplatform www.schouwen-duiveland.nl/denkmee. 1 van de actiepunten uit het actieplan Netwerksamenleving. 22 maart 2021 live. Raadsbrief Startschot participatieplatform 23 maart 2021 - (Burger)participatie. Verzoek: inventarisatie voor 1 november 2021. Motie 1 juli 2021 (GroenLinks, D66, CDA, SP) - Raadsbrief (burger)participatie. 15 februari 2022. Reactie op motie van de raad. Op de hoogte stellen van de laatste stavaza rond participatie/ netwerksamenleving. Is deze brief verstuurd naar de raad? Staat niet in het RIS - Burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen. Verzoek: bij kadernota 2023 komen met een voorstel.
Motie 11 november 2021 (alle fracties) - Right to Challenge Uitdaagrecht? Amendement - Masterclass 1 en 2? 2021/2022? Begeleiderspool? - UItdaagrecht, Wat is het, welke ervaring hebben we opgedaan en hoe gaan we het toepassen? Geen datum - Communicatiemateriaal: format communicatieplan, voorbeelden communicatieplannen, Factor C trainingsinformatie, voorbeelden van een nieuwsbrief.
Deel C: Bijlagen
91
Richtinggevend voor participatie - Tij van de Toekomst, Visie Schouwen-Duiveland 2011-2040. November 2011 (voorwoord). Opdracht van de gemeenteraad aan het college, zomer 2010. Door de raad vastgesteld op 3 oktober 2011 - Actualisatie Strategische Visie. 5 februari 2019. Raadsvoorstel n.a.v. informatiebijeenkomst over Tij van de Toekomst – inclusief bespreking van amendement “Wat voor gemeente willen we zijn” - Onze koers, onze route in het realiseren van onze visie. Maart 2022. Projectgroep actualisering organisatievisie en bijbehorende strategie. - Organisatievisie ‘Met het tij mee: dé uitdaging voor de organisatie de komende 5 jaar’. 2014. Opgesteld in eigen beheer door een projectgroep van beleidsmedewerkers uit verschillende afdelingen van de organisatie - Ons organisatieverhaal. Maart 2022 - Visie op dienstverlening 2014-2018. 11 juli 2014. Bekrachtigd door de raad - Reflectienotitie Omgevingsvisie Schouwen-Duiveland: Naar een uitnodigende overheid in het landelijke gebied van SchouwenDuiveland. Erasmus Universiteit Rotterdam, Living Lab SchouwenDuiveland. 30 augustus 2019. Raadsbrief 24 september 2019 > Notitie aangeboden - Samen werken (we) aan een Omgevingsvisie! Eindverslag proces Omgevingsvisie Landelijk Gebied Schouwen-Duiveland. Concept 10 maart 2022.
Door wie opgesteld? Wat is ermee gedaan? - Collegeprogramma 2018-2022 ‘Verbindend verder’ (4.1 Burgergericht werken, 4.2 Participatie & zelfbeheer). 2018. 7 mei 2018 vastgesteld - Geamendeerde programmabegroting 2021-2024. 22 september 2020. Door college aangeboden aan de gemeenteraad - Programmabegroting 2022-2025. 22 september 2021. Door college aangeboden aan de gemeenteraad