Document · PDF

998342 Bijlage 2 Rekenkameronderzoek inwoners- en overheidsparticipatie

Gemeenteraad 28 maart 2024, gemeente Schouwen-DuivelandBij agendapunt: RVS Kaders en spelregels voor inwoners- en overheidsparticipatie (998342)37.402 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 5

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

De gemeente realiseert zich waarom inwoners (kunnen) afhaken bij participatie. Genodigden voor de SAMENloop stellen dat inwoners alleen zullen meedoen en met initiatieven komen als ze het gevoel krijgen dat er iets gebeurt met hun inbreng en zij ruimte ervaren om hun ideeën uit te voeren. Gesprekspartners geven aan dat inwoners – onuitgesproken – verwachtingen hebben over participatie. “Participatie is iets anders dan gelijk krijgen. Als inwoners hun zin niet krijgen, komt nogal eens het verwijt dat er geen (goed) participatieproces is geweest.” Beschouwend wordt opgemerkt dat het gaat om duidelijkheid. “Ten eerste over hoe ver je gaat in de participatie. Aan de voorkant zou je moeten afkaderen tot wanneer je participeert en wanneer het besluit valt. Ten tweede zou je, als er is besloten, ook moeten uitvoeren wat er is besloten. Als er op het genomen besluit weer een actie komt en je beweegt mee, dan heb je iets uit te leggen aan de inwoners die aan de voorkant betrokken waren. En ten derde zit er soms (veel) tijd tussen het besluit en de uitvoering daarvan. Als je te lang wacht met de uitvoering kan dat ook weer een trigger voor reacties zijn. Het kan goed zijn dan vlak voor de uitvoering weer even bij betrokkenen op te frissen wanneer er wat over besloten is.” (Gesprek 22 maart 2022) In participatieprocessen zoekt de gemeente een goede balans tussen geven en nemen.

In het gesprek over overheidsparticipatie benadrukken gesprekspartners: “Het is geen kwestie van een wensenlijstje indienen. De vraag is steeds wat doet/ regelt degene met een idee zelf? Het gaat om wederkerigheid, daarover moet je in gesprek: wie is er blij mee, wat is jouw inbreng, wat in de inbreng van de gemeente? Daar moet steeds een balans in gevonden worden.” In de gesprekken worden verschillende aspecten genoemd die bepalen of en hoe de gemeente inzet op participatie: participatie mag geen doel op zich zijn, het is altijd maatwerk, niet het afvinken van een lijstje, bij overheidsparticipatie moet er een balans zijn tussen de bijdrage van de inwoner(s) die met een idee/initiatief komen en de bijdrage van de gemeente, kies niet voor participatie als het te ingewikkeld is, of als het enthousiasme gering is.

Deel C: Bijlagen

Geconstateerd wordt dat er eigenaarschap bij inwoners kan ontstaan vanuit een gevoelde urgentie/noodzaak. De casus Schoolbussen illustreert hoe een initiatief kan ontstaan vanuit een gevoelde urgentie/noodzaak. En hoe een steeds grotere kring inwoners zich aan het initiatief verbindt. Het initiatief is succesvol op de lange termijn. Het is een icoon geworden in het dorp, zo geven gesprekspartners aan tijdens de SAMENloop. Deelvraag

Criterium

3. Wanneer zegt de gemeente ‘nee’ tegen participatie?

De gemeente heeft in haar beleid benoemd in welke situaties er geen prioriteit wordt gegeven aan participatie.

Bevinding De gemeente geeft in haar beleid niet expliciet aan wanneer er géén prioriteit wordt gegeven aan participatie. Gesprekspartners bevelen aan om af te wegen of het onderwerp geschikt is voor participatie. “Kies niet voor participatie als het te ingewikkeld is, of als het enthousiasme gering is.”

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

4. Vraag 3: wat staat er over participatie op papier in Schouwen-Duiveland? Gemeentelijke kaders en richtlijnen voor participatie Deelvragen en criteria Deelvragen

Samenvatting Criteria

1. Welke kaders (ambities, doelen en - De gemeenteraad heeft kaders (ambities, uitgangspunten) heeft de gemeenteraad doelen en uitgangspunten) vastgesteld vastgesteld op het gebied van op het gebied van participatie. participatie? Zijn deze duidelijk en - De kaders zijn duidelijk en concreet concreet geformuleerd? geformuleerd. 2. Hoe zijn deze ambities, doelen en uitgangspunten uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en procedures helder beschreven?

- De ambities, doelen en uitgangspunten met betrekking tot participatie zijn uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie. - De taken, verantwoordlijkheden en procedures met betrekking tot participatie zijn helder beschreven.

3. Op welke domeinen is het beleid of zijn de activiteiten met betrekking tot participatie gericht?

- De gemeente heeft bepaald op welke beleidsdomeinen beleid of activiteiten met betrekking tot participatie zijn gericht.

4. Wat is het communicatiebeleid van de gemeente in relatie tot participatie?

- De gemeente heeft beschreven hoe zij communiceert met de samenleving over de wijze waarop geparticipeerd kan worden bij initiatieven vanuit de gemeente. - De gemeente heeft beschreven hoe zij met de samenleving communiceert over de wijze waarop de gemeente aansluit bij initiatieven vanuit de samenleving.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

De gemeente heeft geen recente spelregels/kaders vastgesteld over hoe zij invulling geeft aan inwoners- en overheidsparticipatie. De spelregels/kaders die er zijn, zijn gedateerd en zitten beperkt in het geheugen van de betrokken ambtenaren en bestuurders. Er is geen actueel document waarin is vastgelegd wat de positie is van de gemeenteraad bij participatieprocessen. Er is geen standaardprocedure/aanpak om expliciet te maken welke rol de raad vervult, voorafgaand, tijdens en na afloop van een participatieproces. Evenmin over hoe de raad geïnformeerd wil worden. Een uitzondering daarop is het Uitdaagrecht waarbij expliciet is besloten dat wanneer de gemeente wordt uitgedaagd, het college hiervoor een beginselbesluit neemt en de gemeenteraad hierover informeert. Uit de casus Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden komt naar voren dat de gemeenteraad in raadsvoorstellen geïnformeerd wordt over adviezen van de SDW-raden en adviezen in de besluitvorming meeweegt. In Schouwen-Duiveland is een veelkleurige participatiepraktijk ontstaan die, zoals gesprekspartners het omschrijven, gebaseerd is op ‘learning by doing’. In die participatiepraktijk treft de gemeente ‘de samenleving’ en werkt de gemeente samen met adviesraden en de Stads-, Dorps- en Wijkraden (SDW-raden). Telkens bekijkt de gemeente op maat of en zo ja op welke wijze, participatie georganiseerd zal worden.

Soms wordt de gemeenteraad gevraagd een bestuursopdracht/startnotitie vast te stellen waarin duidelijk is aangegeven hoe het betreffende participatieproces wordt ingericht. Dat gebeurt vooral bij grote trajecten/projecten.

Deel C: Bijlagen

De gemeente heeft haar communicatiebeleid in het kader van participatieprocessen niet vastgelegd. Per project wordt met behulp van een communicatieformat een plan gemaakt voor de interne en externe communicatie. De raad diende in 2020 een motie communicatie in met het verzoek aan het college om een protocol op te stellen waarin duidelijk staat wat inwoners kunnen verwachten. Het is de Rekenkamer niet bekend of en hoe hier een vervolg aan is gegeven. Het ontbreken van participatie- en communicatiebeleid wordt binnen de gemeente na een periode van leren en experimenteren als een gemis ervaren. Gesprekspartners hebben behoefte aan houvast om verwachtingen goed te managen over wat participatie inhoudt en wie welke rol vervult in welke fase van een participatieproces.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

Uitwerking onderzoeksvraag Deelvraag

Criteria

Bevindingen Er zijn geen recente spelregels/kaders over hoe de gemeente invulling geeft aan inwoners- en overheidsparticipatie. De spelregels/kaders die er zijn, zijn gedateerd en zitten beperkt in het geheugen van de betrokken ambtenaren en bestuurders. In het verleden heeft de gemeente spelregels/kaders voor participatie vastgesteld. Onder meer in de Notitie Burgerparticipatie 1.0 (over inspraak, beleid, besluitvorming en betrokkenheid van burgers en gemeenteraad) die in januari 2014 werd vastgesteld door de gemeenteraad. In geen van de gesprekken die in het kader van dit onderzoek plaatsvonden zijn deze bestaande spelregels/ kaders of bronnen ter sprake gebracht. Ook zijn deze spelregels/kaders de Rekenkamer niet aangereikt door de ambtelijke organisatie; deze waren bij de gesprekspartners ook niet bekend. Er is een participatiepraktijk ontstaan, waarin de gemeente samenwerkt met adviesraden en de Stads-, Dorps- en Wijkraden en per proces of project bekijkt of en zo ja op welke wijze, participatie georganiseerd zal worden. Het ontbreken van participatie- en communicatiebeleid wordt binnen de gemeente na een periode van leren en experimenteren als een gemis ervaren. Gesprekspartners hebben behoefte aan houvast om verwachtingen

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

goed te managen over wat participatie inhoudt en wie welke rol vervult in welke fase van een participatieproces. Een gedeelde behoefte van gesprekspartners is om beleid op te stellen voor participatie en voor communicatie in het kader van participatie. Deelvraag

Criteria

2. Hoe zijn deze ambities, doelen en uitgangspunten uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en procedures helder beschreven?

Bevindingen Er zijn geen richtlijnen over het interne samenspel in participatieprocessen tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Taken, verantwoordelijkheden en procedures zijn niet beschreven. Soms wordt de gemeenteraad gevraagd een bestuursopdracht/startnotitie vast te stellen waarin duidelijk is aangegeven hoe het participatieproces wordt ingericht. Tijdens het onderzoek is niet gebleken dat de gemeente werkt op basis van richtlijnen voor het interne samenspel in participatieprocessen. Soms wordt het participatieproces beschreven in een bestuursopdracht (die door de raad wordt vastgesteld) of een BenW-advies (die door het college wordt vastgesteld) en in concept wordt afgestemd met de portefeuillehouder. Dat gebeurt bij grote trajecten/projecten, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid (Beleid duurzame energie, Transitievisie Warmte). Deze bestuursopdrachten stelt de gemeenteraad vast, zodat de raad instemt met het participatieproces: hoe worden inwoners betrokken en wat is hun invloed in de verschillende fasen?

Deel C: Bijlagen

Deelvraag

Criterium

Deelvraag

Criteria

3. Op welke domeinen is het beleid of zijn de activiteiten met betrekking tot participatie gericht?

- De gemeente heeft bepaald op welke beleidsdomeinen beleid of activiteiten met betrekking tot participatie zijn gericht.

4. Wat is het communicatiebeleid van de gemeente in relatie tot participatie?

-| De gemeente heeft beschreven hoe zij communiceert met de samenleving over de wijze waarop geparticipeerd kan worden bij initiatieven vanuit de gemeente. - De gemeente heeft beschreven hoe zij met de samenleving communiceert over de wijze waarop de gemeente aansluit bij initiatieven vanuit de samenleving.

Bevindingen De gemeente bekijkt per project/proces of en zo ja op welke wijze geparticipeerd zal worden. Op voorhand is dus niet bepaald op welke thema’s participatie betrekking moet hebben. Er is niet vastgelegd op welke beleidsdomeinen er participatie plaatsvindt of kan plaatsvinden. Dit wordt per project/proces bekeken. De gemeente heeft in het convenant met de Stads- Dorps- en Wijkraden vastgelegd dat de SDW-raden betrokken worden in zaken die in hun eigen kern spelen met als doel om de leefbaarheid te bevorderen. De gemeente gaat de SDW-raden (nog) beter in positie brengen, door deze een duidelijke rol te geven in de ontwikkeling en uitvoering van de stads-, dorps- en/of wijkvisies. De gemeente ziet de SDW-raden als een schakel tussen het gemeente (bestuur) en de gemeenschap. In het coalitieakkoord staat dat de gemeente prioriteit geeft aan het versterken van de SDW-raden.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Bevindingen De gemeente heeft niet beschreven hoe zij communiceert met de samenleving over de wijze waarop 1) inwoners kunnen participeren bij initiatieven vanuit de gemeente, 2) de gemeente aansluit bij initiatieven vanuit de samenleving. De gemeente heeft haar communicatiebeleid in het kader van participatieprocessen niet vastgelegd. Per project wordt met behulp van een communicatieformat een plan gemaakt voor de interne en externe communicatie. De raad diende in 2020 een motie communicatie in met het verzoek aan het college om een protocol op te stellen waarin duidelijk staat wat inwoners kunnen verwachten. Het is de Rekenkamer niet bekend of en hoe hier een vervolg aan is gegeven.

Deel C: Bijlagen

5. Vraag 4: hoe verloopt de participatie in de praktijk? Gang van zaken rond participatie Deelvragen en criteria Deelvragen

Criteria

1. Hoe geeft de gemeente invulling aan participatie?

- De gemeente geeft in de praktijk invulling aan participatie.

2. Hoe geeft de samenleving invulling aan participatie?

- De samenleving geeft in de praktijk invulling aan participatie.

3. Hoe geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij participatie?

- De raad heeft invulling gegeven aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij de vier geselecteerde casussen.

4. Hoe communiceert de gemeente met de samenleving over participatie(mogelijkheden)?

- De gemeente communiceert met de samenleving over participatie(mogelijkheden), in algemene zin en in de vier geselecteerde casussen. - De gemeente legt uit wanneer er geen prioriteit wordt gegeven aan participatie.

5. Welke effecten heeft de participatie op de besluitvorming (gehad)?

- De participatie heeft effect (gehad) op de besluitvorming in algemene zin en in de vier geselecteerde casussen.

Samenvatting De participatiepraktijk in Schouwen-Duiveland is veelkleurig. Op verschillende participatieniveaus treft de gemeente inwoners(groepen). Het contact verloopt direct op allerlei manieren en langs allerlei kanalen. Indirect via Adviesraden en Stads-, Dorps- en Wijkraden (SDW-raden). Deze raden worden gezien als de schakel tussen gemeente en inwoners. In het coalitieakkoord 2022-2026 worden

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

SDW-raden ‘adviesorganen’ genoemd en een belangrijk ‘participatieplatform’. In de notitie Burgerparticipatie 1.0 uit 2013 wordt voorspeld dat de gemeente in de loop van de tijd de hogere treden van de participatieladder zou beklimmen, gelet op de ontwikkeling die gaande is in de samenleving. Jaren later wordt in het collegeprogramma 2018-2022 gerefereerd aan deze notitie en geconstateerd dat de gemeente al enige jaren stappen zet op het vlak van participatie en al mooie resultaten zijn geboekt. De gemeente benadert participatie als een vorm van samenwerking die nog volop in ontwikkeling is. Zij onderzoekt wat dit vraagt van organisatie en bestuur om hen toe te rusten voor deze voortgaande ontwikkeling. In de praktijk betekent het ‘learning by doing’. Zonder actuele spelregels/kaders wordt geleerd en geëxperimenteerd. Medewerkers kunnen trainingen en masterclasses volgen over participatie en Factor C als communicatiemethodiek. In 2016 startte de gemeente een pilot om een omgevingsvisie en-plan voor het landelijk gebied op te stellen in de geest van de nieuwe Omgevingswet. Naar aanleiding van het amendement Right to Challenge experimenteerde de gemeente vanaf 2019 met het Uitdaagrecht. Het online Participatieplatform denkmee en het Ideeënloket werden in 2021 en 2020 geïntroduceerd als nieuwe vormen van inwoners- en overheidsparticipatie.

De casussen die in dit onderzoek zijn uitgediept, illustreren de veelkleurigheid van de samenwerking tussen gemeente en inwoners. De aanpak van de participatieprocessen en de resultaten en lessen die eruit volgen, worden niet standaard besproken en gedeeld met de raad. Een enkele keer ontvangt de raad aan de voorkant een bestuursopdracht/ startnotitie waarin het voorgenomen proces wordt toegelicht. De Rekenkamer heeft niet gezien en gehoord dat er expliciet afspraken worden gemaakt. Niet over het samenspel, de rolverdeling tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners. Niet

Deel C: Bijlagen

over de manier waarop de raad betrokken wil zijn in een participatieproces en erover geïnformeerd wil worden. Niet over wat er gebeurt met de uitkomsten en hoe een proces wordt afgerond. Niet over de doorwerking van successen en geleerde lessen. Een breed gedragen behoefte van gesprekspartners is om een nieuwe fase in te luiden waarin het hoe en waarom van een participatieproces zichtbaar wordt gemaakt en besproken. De gedeelde overtuiging is dat kaders, spelregels en werkafspraken gaan helpen om verwachtingen beter te managen. Gesprekspartners geven participatietips aan de raad die betrekking hebben op de fase voor, tijdens en na het participatieproces. Ze staan daarbij ook stil bij wat er aan ieder participatieproces vooraf zou moeten gaan.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

Uitwerking onderzoeksvraag Deelvraag

Criterium

1. Hoe geeft de gemeente invulling aan participatie?

De gemeente geeft in de praktijk invulling aan participatie.

In de raadsbrief Afhandeling motie communicatie van 8 juni 2021 geeft het college aan:

Bevindingen De gemeente betrekt de samenleving bij de totstandkoming van beleid en projecten (inwonersparticipatie) door onder meer het uitzetten van enquêtes en adviesaanvragen, en het organiseren van bijeenkomsten, bewoners- en inloopavonden, (openbare) raadsvergaderingen, klankbordgroepen en het online Participatieplatform denkmee.schouwenduiveland.nl. Er is of zijn geen document(en) beschikbaar die een actueel en compleet beeld schetsen van de wijze waarop de gemeente in de praktijk invulling geeft aan inwonersparticipatie. Uit gesprekken met het college en sleutelpersonen uit de ambtelijke organisatie en hun reacties op de vragenlijst komt naar voren dat: - inwoners en organisaties geregeld op verschillende manieren en niveaus worden betrokken bij beleid en projecten; - dit onder meer gebeurt door enquêtes en adviesaanvragen en het organiseren van bijeenkomsten, bewoners- en inloopavonden, (openbare) raadsvergaderingen, klankbordgroepen en het online platform denkmee; - bij het opstellen van dorpsvisies en masterplannen altijd diverse participatiemomenten worden bepaald (zowel bij het opstellen van de overkoepelende plannen als bij de uitwerking ervan) en gewerkt wordt met vaste participatiestructuren; - er veel wordt afgestemd met adviesraden, bijvoorbeeld de Adviesraad Sociaal Domein.

Dat is een indirecte vorm van inwonersparticipatie; - de gemeente de afgelopen 15 jaar fors meer is gaan doen aan participatie;

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

- als organisatie beter is geworden in luisteren en communiceren en veel meer naar buiten gaat dan vroeger om informatie op te halen en als gevolg hiervan minder voor verrassingen komt te staan.

Deel B: Onderzoeksverslag

Inwoners betrekken bij beleid of projecten doen we als gemeente regelmatig. Binnen beleid- en projectaanpak en binnen de uitvoering passen we participatie toe. We doen werkende weg ervaring op en zien dat doorontwikkeling nodig is. Daarom gaan we verder aan de slag met participatiebeleid.

Casus Totstandkoming Maatregelenpakket parkeren centrum Zierikzee Vanwege een lage bereidheid bij inwoners om deel te nemen aan participatiebijeenkomsten en de afwezigheid van een Wijkraad koos de gemeente voor het uitzetten van een enquête, twee (online) bijeenkomsten met de klankbordgroep, een informele en een formele inspraakronde. Casus Werking convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden Het college heeft convenanten gesloten over onder meer de wijze waarop het college de SDW-raden betrekt bij de totstandkoming van beleid en de uitvoering ervan voor zover het de betreffende kern raakt.

De gemeente sluit aan bij initiatieven vanuit de samenleving (overheidsparticipatie) door te zorgen voor een centraal loket (Ikhebeenidee) voor initiatieven (ook in het kader van het Uitdaagrecht) en het verwijzen, of ondersteunen van initiatieven.

Deel C: Bijlagen

Er is of zijn geen document(en) beschikbaar die een actueel en compleet beeld schetsen van de wijze waarop de gemeente in de praktijk invulling geeft aan overheidsparticipatie. Op basis van gesprekken met college en sleutelpersonen uit ambtelijke organisatie en hun reacties op de vragenlijst komt samengevat naar voren dat: - de gemeente vragen en suggesties van inwoners overweegt en inwoners uitnodigt uit om ideeën aan te dragen voor een betere, fijnere leefomgeving; - de gemeente met het ideeënloket Ikhebeenidee de ruimte geeft aan inwoners om een idee zelf op te pakken en uit te voeren. De zwaaistenen zijn daar een voorbeeld van; - er is geëxperimenteerd met Right to Challenge, het Uitdaagrecht, waarbij inwoners taken van de gemeente overnemen; - er meer initiatieven komen vanuit de inwoners waar de gemeente op kan aansluiten en de raad daar ook vaak bij betrokken is. Casus Burgerinitiatief Schoolbussen Zonnemaire De gemeente ondersteunde dit initiatief, ook in financiële zin. Door waar nodig ambtelijk acties op te pakken, het initiatief op te nemen in beleid, het coalitieakkoord en de begroting, budgetten toe te kennen en sponsorovereenkomsten aan te gaan.

Casus Ikhebeenidee Het college heeft convenanten gesloten over onder meer de wijze waarop het college de SDW-raden betrekt bij de totstandkoming van beleid en de uitvoering ervan voor zover het de betreffende kern raakt.

Er is een participatiepraktijk ontstaan, waarin de gemeente samenwerkt met adviesraden en de Stads-, Dorps- en Wijkraden en per proces of project bekijkt of en zo ja op welke wijze, participatie georganiseerd zal worden.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Uit een gesprek met sleutelpersonen vanuit de vakdisciplines komt naar voren dat: - het bij participatie ook gaat ook om samenwerking met organisaties; - de Adviesraad Sociaal Domein (ASD) een belangrijke poort is naar inwoners. Deze raad wordt informeel en formeel betrokken; - het Platform Toegankelijk Schouwen-Duiveland een belangrijke partner is bij onder meer de Lokale Inclusie Agenda; - bij de totstandkoming van de nieuwe Erfgoednota veel is afgestemd met het Erfgoedplatform, een overleg met diverse organisaties. Zij worden dan vervolgens gevraagd hun achterban goed te betrekken; - bij het opstellen van de Kerkenvisie - een initiatief van de gemeenteraad - een breed participatieproces is doorlopen en ook landelijke expertise is benut; - bij het opstellen van de Toeristische Agenda de sector goed wordt betrokken en er nauw wordt samengewerkt; - de Stads- en Dorpsraden belangrijke gesprekspartners van de gemeente zijn, maar dat deze nog beter ingezet kunnen worden om een bredere groep inwoners te betrekken in participatieprocessen. Over de werkwijze wordt door de sleutelpersonen vanuit de vakdisciplines aangegeven dat: - de wijze waarop in de praktijk invulling geven wordt aan participatie niet beleidsmatig is vastgelegd. Dit moet nog vorm krijgen in kaders/een plan. Het gaat helpen om ons pad te kiezen.

Dit betekent overigens niet dat we hiermee niet aan de slag zijn. In tegendeel, we passen participatie en communicatie toe in processen en projecten; - de afdeling communicatie standaard wordt betrokken bij participatieprocessen; - projectleiders allemaal de training Factor C hebben doorlopen en deze methode gebruiken om aan de voorkant het proces goed te doordenken met elkaar; - het participatieproces soms wordt beschreven in een bestuursopdracht (die door de raad wordt vastgesteld) of een BenW-advies (die door het college wordt vastgesteld) en in concept wordt afgestemd met de portefeuillehouder.

Deel C: Bijlagen

Er zijn geen recente spelregels/kaders over hoe de gemeente invulling geeft aan inwoners- en overheidsparticipatie. De spelregels/kaders die er zijn, zijn gedateerd en zitten beperkt in het geheugen van de betrokken ambtenaren en bestuurders. Zoals aangegeven bij de beantwoording van deelvraag 3, zijn er in het verleden spelregels/kaders voor participatie vastgesteld. Onder meer in de Notitie Burgerparticipatie 1.0 (over inspraak, beleid, besluitvorming en betrokkenheid van burgers en gemeenteraad) die in januari 2014 werd vastgesteld door de gemeenteraad. In geen van de gesprekken die in het kader van dit onderzoek plaatsvonden zijn deze bestaande spelregels/kaders of bronnen ter sprake gebracht. Ook zijn deze spelregels/kaders de Rekenkamer niet aangereikt door de ambtelijke organisatie; deze waren bij de gesprekspartners ook niet bekend. Het college en de ambtelijke organisatie geven aan dat er geen spelregels/kaders zijn voor participatie, zien de ontwikkeling van de netwerksamenleving als een kwestie van ‘learning by doing’ en ervaren het ontbreken van spelregels/kaders steeds meer als een gemis. In de raadsbrief Afhandeling motie communicatie van 8 juni 2021 geeft het college aan: - Inwoners betrekken bij beleid of projecten doen we als gemeente regelmatig. Binnen de beleid- en projectaanpak en binnen de uitvoering passen we participatie toe.

We doen werkende weg ervaring op en zien dat doorontwikkeling nodig is. Daarom gaan we verder aan de slag met participatiebeleid. Het college geeft tijdens een gesprek aan dat: - zij zich onder de noemer van het programma Netwerksamenleving aan het ontwikkelen is; - het een kwestie is van ‘learning by doing’ en er geen kaders of regels zijn die bepalen hoe een participatieproces wordt ingericht. Soms is het heel duidelijk, soms is het zoeken naar nieuwe vormen.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Sleutelpersonen participatie en communicatie geven in een gesprek aan dat: - de wijze waarop in de praktijk invulling geven wordt aan participatie niet beleidsmatig is vastgelegd. Dit moet nog vorm krijgen in kaders/een plan. Het gaat hen helpen om hun pad te kiezen. Dit betekent overigens niet dat zij hiermee niet aan de slag zijn. In tegendeel, zij passen participatie en communicatie toe in processen en projecten. - de gemeente vooral een organisatie is die doet en die zich er steeds meer bewust van is geworden dat zij behoefte heeft aan spelregels; - de verwachtingen aan de voorkant, bij de start van een participatieproces, duidelijker moeten worden uitgesproken: de verwachtingen over en weer zijn nu allemaal impliciet en moeten echt explicieter gemaakt worden. Er zijn geen afspraken/spelregels over de wijze waarop gemeenteraad vooraf, tijdens en na afloop betrokken wordt bij of geïnformeerd wordt over het participatieproces. Het ontbreken van spelregels/kaders voor participatie heeft ook betrekking op de rolinvulling van de raad en de wijze waarop het college de raad betrekt en informeert.

Tijdens de gesprekken met het college en de sleutelpersonen communicatie en participatie is over het betrekken en informeren van de gemeenteraad naar voren gebracht dat: - participatie voor de raad wel eens als een verrassing kan komen; - het nog zoeken is hoe de raad een positie te geven in de participatieprocessen. Dan volgt de raad bij de besluitvorming bijvoorbeeld niet de uitkomst van het participatieproces. En andersom is het lastig te bepalen wat je de samenleving kunt meegeven bij de start van een participatieproces, als je weet dat aan het eind de raad een besluit neemt; - er - onuitgesproken - verwachtingen zijn over participatie bij raad en inwoners; - de Omgevingsvisie Landelijk Gebied een voorbeeld is van verwachtingen die niet goed zijn gemanaged. In dit participatieproces is de rol van de raad niet goed uit de verf gekomen. Bij behandeling van de ontwerp Omgevingsvisie

Deel C: Bijlagen

bleek dat de raad zich onvoldoende betrokken heeft gevoeld bij het opstellen van de visie. Achteraf gezien was het verstandig geweest de raad aan de voorkant uitspraken te laten doen over de mate van invloed van inwoners en de procesgang. Tegelijkertijd wil je ook niet met elk traject/project naar de raad; - het goed zou zijn als de raadsleden ook onderling hun rol bij participatieprocessen bespreken. Tien jaar geleden was het ‘not done’ als raadslid om tijdens participatiebijeenkomsten iets te zeggen. Dat gebeurt nu wel; - voor raadsleden het echt ingewikkelder is geworden de laatste jaren. Neem bijvoorbeeld de renovatie van de Oude Haven waarbij enkele inwoners zelf als experts betrokken wilden worden en geen genoegen namen met het ingehuurde advies van de externe experts. Dan kan je als raad tussen twee vuren komen te zitten. Soms wordt de gemeenteraad gevraagd een bestuursopdracht/startnotitie vast te stellen waarin duidelijk is aangegeven hoe het participatieproces wordt ingericht. Uit een gesprek met sleutelpersonen vanuit de vakdisciplines komt naar voren dat: - bij grote trajecten/projecten, zoals voor diverse beleidsstukken op het gebied van duurzaamheid (Beleid duurzame energie, Transitievisie Warmte) bestuursopdrachten zijn opgesteld.

Hierin is aangegeven op welke wijze participatie gaat plaats vinden; - deze door de gemeenteraad worden vastgesteld, zodat de raad instemt met het participatieproces: hoe worden inwoners betrokken en wat is hun invloed in de verschillende fasen?

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deelvraag

Criterium

2. Hoe geeft de samenleving invulling aan participatie?

De samenleving geeft in de praktijk invulling aan participatie.

Bevindingen In het kader van inwonersparticipatie probeert de gemeente inwoners te bereiken om deel te nemen. Ervaren wordt dat het moeilijk is om een brede kring ‘echte’ inwoners te betrekken in participatieprocessen. Er zijn geen document(en) beschikbaar waarin een breed en compleet beeld wordt geschetst van de bereidheid in de samenleving om te participeren. Uit gesprekken, de online vragenlijsten en de SAMENloop komt naar voren dat het moeilijk is om een brede kring ‘echte’ inwoners te betrekken: slechts weinigen maken gebruik van de participatiemogelijkheden en het zijn vaak dezelfde mensen die bij participatiebijeenkomsten zijn. Als het gaat om de vier casussen waarop verdiept is, komt het volgende naar voren over hoe de samenleving in de praktijk invulling geeft aan participatie. Bij de casus Totstandkoming Maatregelpakket Parkeren Centrum Zierikzee ervoer de gemeente dat er weinig belangstelling was bij inwoners om deel te nemen aan participatiebijeenkomsten. Terwijl parkeren wel een thema is dat leeft onder de bevolking. Getuige ook een handtekeningenactie, waarbij de ondertekenaars aangaven dat het parkeerbeleid voor parkeervergunninghouders in Zierikzee beter moet.

De gemeente koos voor het uitzetten van een enquête onder bewoners, werknemers, werkgevers en bezoekers om inzicht te krijgen in de huidige situatie en het draagvlak te peilen voor voorgedragen maatregelen. Deze is door 1.288 respondenten ingevuld. Op basis hiervan heeft de gemeente een concept-maatregelenpakket opgesteld en besproken met de gevormde klankbordgroep. De informele en formele inspraak leidde tot respectievelijk 70 en 1 reacties uit de samenleving.

Deel C: Bijlagen

Als het gaat om de convenanten met de Stads-, Dorps- en Wijkraden komt naar voren dat er convenanten zijn afgesloten met 17 SDW-raden en dat er sprake is van een grote variatie tussen de raden als het gaat om activiteit en professionaliteit. In sommige kernen is de SDW-raad echt het aanspreekpunt voor inwoners, terwijl in andere kernen niet alle inwoners bekend zijn met de SDW-raad en/of er geen overeenstemming is over de samenstelling/ bemensing van de raad. De wens bestaat om een bredere groep inwoners te bereiken. Om dit voor elkaar te krijgen ontwikkelt en experimenteert de gemeente met andere participatievormen, zoals het digitale Participatieplatform denkmee. schouwen-duiveland.nl en de middelenmix die wordt ingezet bij de uitvoering van de dorpsvisie Burgh-Haamstede. Ook wordt aangegeven dat communicatie-expertise wordt benut bij participatieprocessen. Door de inzet van communicatieadviseurs, Factor C als methodiek te gebruiken bij grotere projecten, projectleiders in de gelegenheid te stellen een training te volgen, gezamenlijke masterclasses voor projectleiders en communicatieadviseurs te organiseren.

Tijdens de SAMENloop is naar voren gebracht dat de gemeente zou moeten inzetten op: - het bereik vergroten door meer mensen te enthousiasmeren om mee te doen en zo meer draagvlak te krijgen; - het beantwoorden van de vraag hoe de ‘zwijgende massa’ kan worden betrokken als tegenhanger van de ‘usual suspects’; - het betrekken van meer, diverse en jongere mensen, ook de groepen, die dat lastig vinden, niet vanzelf meedoen (welke tools gaan we inzetten?); - de jeugd betrekken, onder meer door digitale participatie, waarbij landelijk moet worden gekeken wat er gebeurt.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Uit het gesprek met sleutelpersonen participatie en communicatie kwam naar voren dat de gemeente heeft gekozen voor de inzet van het online participatieplatform Denk Mee vanwege de gewenste verbreding van deelnemers aan participatieprocessen. Hiermee kunnen onderwerpen breed onder de aandacht gebracht worden van de samenleving en inwoners actief worden betrokken bij het maken van beleid of bij projecten. Met de raadsbrief Startschot denkmee van 23 maart 2021 wordt het platform bij de raad geïntroduceerd. Aangegeven wordt hoe het platform participatie ondersteunt: - het gehele proces of project is inzichtelijk voor inwoners; - een inwoner kan op een moment deelnemen dat het hem uitkomt en kan zijn reactie en die van andere inwoners altijd terugzien; - het hele project of proces blijft inzichtelijk voor inwoners, tot het helemaal is afgerond; - het platform ondersteunt ‘live’ participatie. Na een bewonersavond kan de gemeente terugkoppelen wat er met de input gedaan is via het platform en het hele project is inzichtelijk voor inwoners; - het platform maakt participatie toegankelijker voor inwoners en voor medewerkers. Medewerkers kunnen reacties vragen en op input van inwoners reageren. Ook via andere wegen wordt geprobeerd een brede groep inwoners te bereiken.

Zo heeft de projectgroep voor de Dorpsvisie Burgh-Haamstede afgelopen zomer filmpjes opgenomen (ook met jongeren), meerdere talkshows georganiseerd met lokale mensen en een pub quiz met vragen over het dorp (actueel en geschiedenis) om mensen te informeren en te enthousiasmeren om mee te doen in projectgroepen. Lees meer over hoe de gemeente communicatie inzet bij participatie bij deelvraag 4.

Deel C: Bijlagen

De wens is meer jongeren en jongvolwassenen te bereiken. De raad nam hier de Motie Burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen over aan, waarin zij het college verzoekt te onderzoeken hoe dit succesvol zou kunnen en met een voorstel te komen om hier invulling aan te geven. Op 11 november 2021 nam de gemeenteraad de Motie Burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen aan. Met deze motie verzoekt de gemeenteraad het college om: - te onderzoeken op welke manier we onze jongeren en jongvolwassenen succesvol kunnen betrekken bij ontwikkelingen in hun directe leefomgeving; - te onderzoeken op welke manier we onze jongeren en jongvolwassenen succesvol kunnen betrekken bij ons beleid en de uitvoering daarvan in bredere zin; - uiterlijk bij de kadernota 2023 te komen met een concreet voorstel dat ziet op het geven van invulling aan burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen. In het kader van Overheidsparticipatie zijn sinds februari 2020 circa 30 burgerinitiatieven ingediend bij het loket Ikhebeenidee. Uit een gesprek met ambtelijk betrokkenen bij het Ideeënloket Ikhebeenidee komt naar voren dat er verschillende initiatieven bij het loket zijn ingediend en worden uitgevoerd.

Als voorbeelden zijn genoemd: - huisarts die met pensioen gaat en de gemeenschap beweegtuinen wil schenken (Brouwershaven, Scharendijke en Zonnemaire); - inwoners die bordjes op monumenten willen hangen en zo de Kloosterroute willen realiseren; - dorpsraad Renesse die geld heeft ingezameld om zelf een Jeu de Boulesbaan aan te leggen. Een overzicht van ingediende ideeën/initiatieven en de status daarvan is de Rekenkamer aangereikt, maar is volgens de ambtelijke organisatie niet geschikt voor extern gebruik. Uit dit overzicht komt naar voren dat er sinds de start van het loket in februari 2020 circa 60 vragen, ideeën en initiatieven zijn ingediend bij het

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

loket, waarvan er in het overzicht 30 worden aangemerkt als burgerinitiatief. De ambtelijke organisatie zorgt voor reactie naar alle indieners van vragen, ideeën en initiatieven. Binnen de samenleving is interesse om taken over te nemen van de gemeente. In het kader van het Uitdaagrecht zijn verschillende initiatieven ontwikkeld en uitgevoerd. Op 18 november 2018 is het Amendement Right to Challenge aangenomen door de gemeenteraad. Hiermee werd als activiteit aan de begroting toegevoegd: In 2019 in samenspraak met stakeholders starten met het ontwerp van een experiment Right to Challenge. Uitdaagrecht is een participatie-instrument. Hierbij kunnen inwoners hun gemeente uitdagen om gemeentelijke taken (en budget) over te nemen om bijvoorbeeld hun buurt te verbeteren. Dit kunnen inwoners doen als zij denken dat het slimmer, beter, anders en/of goedkoper kan. De taak waarop inwoners de gemeente uitdagen moet vastgelegd zijn in de gemeentelijke begroting. In totaal zijn er in de periode 2019 -2021 drie verschillende experimenten uitgevoerd, van groenbeheer tot het schrijven van beleid. - In Sirjansland zijn twee experimenten uitgevoerd: het opstellen van een dorpsplan en het opknappen van de ingang van het dorp. Voor het opstellen van een dorpsplan heeft de dorpsraad met werkgroepen zelf een dorpsplan opgesteld, de gemeente heeft dit gefaciliteerd.

Het dorpsplan is in het voorjaar van 2021 overhandigd aan de gemeenteraad. In het andere experiment is de entree van het dorp (Lageweg-Dillingsweg-Weg door Dijkwater) die door inwoners is opgeknapt. - In de loop van 2019 heeft stichting Belang Duinzoom aangegeven dat zij de gemeente wilde uitdagen op het onderhoud van de buitenruimte op het bedrijventerrein Duinzoom in Renesse. Het college stond hier positief tegenover, daarna is de aanvraag uitgewerkt en is er een contract opgesteld. Sinds voorjaar 2020 voert de stichting het onderhoud uit.

Deel C: Bijlagen

In een Raadsvoorstel d.d. 25 januari 2022 wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de evaluatie van deze projecten en voorgesteld een aantal uitgangspunten voor het Uitdaagrecht vast te stellen. De raad stelt de volgende uitgangspunten voor het Uitdaagrecht vast: - het voorstel komt uit de gemeenschap zelf; - het voorstel wordt gedaan door een rechtspersoon; - de initiatiefnemers kunnen voldoende continuïteit bieden; - er is voldoende draagvlak; - ee gemeente weet welke risico’s het voorstel met zich meebrengt en hoe zij daar mee om kan gaan; - het gaat om een taak die is opgenomen in de gemeentelijke begroting; Ook wordt vastgelegd dat wanneer de gemeente wordt uitgedaagd, het college hierover een beginselbesluit neemt en de gemeenteraad daarover informeert. Volgens betrokkenen is groei van initiatieven mogelijk als de gemeente meer en beter uitlegt wat de mogelijkheden zijn waarvoor men bij de gemeente terecht kan. Tijdens de SAMENloop is gesproken over overheidsparticipatie. Hierbij is de tip gegeven om de bekendheid van Ikhebeenidee te vergroten. Deelnemers vragen zich af wie hiervan op de hoogte zijn. De gemeentepagina in WereldRegio is niet voldoende. “En als je niet weet hoe je moet zoeken op de site van de gemeente, dan vind je niets.” Ook is gezegd: zorg voor een lage drempel. De gemiddelde inwoner heeft geen idee waar ‘ie naartoe moet.

Die moet gaan zien dat je dingen best makkelijk voor elkaar krijgt. En wees je ervan bewust dat er ook mensen zijn die niet durven. “Stel dat mijn idee geen goed idee wordt gevonden.”

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deelvraag

Criterium

3. Hoe geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij participatie?

De raad heeft invulling gegeven aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij de vier geselecteerde casussen.

Bevindingen Er is geen standaard procedure/aanpak om expliciet te maken welke rol de raad (vooraf-tussentijds en na afloop) vervult bij inwonersparticipatie. Niet in het algemeen en ook niet bij de casussen waarop in dit onderzoek is verdiept. Zoals ook bij vraag 12 naar voren kwam, heeft het ontbreken van spelregels/ kaders voor participatie ook betrekking op de rolinvulling van de raad en de wijze waarop het college de raad betrekt en informeert over participatieprocessen. Hier is geen standaardprocedure of -aanpak voor. Ook zijn er vooraf geen afspraken gemaakt over de wijze waarop de raad betrokken en/of geïnformeerd zou worden bij de vier casussen waarop in dit onderzoek is verdiept. Op basis van de Gemeentewet heeft het college wel een actieve informatieplicht. Dit betekent dat het college verplicht is de gemeenteraad alle informatie te verstrekken, die deze nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken. Soms wordt er bij processen Inwonersparticipatie gewerkt met bestuursopdrachten/startnotities die aan de gemeenteraad worden vastgesteld, zoals de Bestuursopdracht raad Transitievisie Warmte uit oktober 2019 waarin het volgende is vastgelegd over de rol van de raad: De gemeenteraad is actief betrokken en zal de Transitievisie Warmte vaststellen. Iedere tussenfase en tussenresultaat zal ter vaststelling aan de gemeenteraad worden aangeboden.

Ook bij processen Overheidsparticipatie zijn geen standaard-afspraken vastgelegd over de betrokkenheid of het informeren van de raad, met uitzondering van het Uitdaagrecht waarin expliciet is besloten dat wanneer de gemeente wordt

Deel C: Bijlagen

uitgedaagd, het college hiervoor een beginselbesluit neemt en de gemeenteraad hierover informeert. Uit de casus Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden komt naar voren dat de gemeenteraad in raadsvoorstellen geïnformeerd wordt over adviezen van de SDW-raden. In de praktijk is het college in de lead bij participatieprocessen tot aan besluitvorming. De gemeenteraad geeft niet aan hoe hij geïnformeerd wil worden of betrokken wil zijn. Uit de casussen en gesprekken komt het overall beeld naar voren dat het vormgeven en uitvoeren van participatieprocessen op dit moment vooral iets is van het college. Het college geeft aan dat het nog zoeken is naar hoe de raad een positie te geven in de participatieprocessen. Dit terwijl de raad vaak wel aan zet is als het gaat om de besluitvorming en signalen oppikt uit de samenleving over het participatieproces. Zo kwam de raad zelf met een motie over Communicatie. Uit het onderzoek is niet gebleken dat de gemeenteraad zelf heeft aangegeven welke rol de raad wenst bij participatie of hoe de raad geïnformeerd wil worden over participatieprocessen. Tijdens de SAMENloop is uitgebreid gesproken over de (mogelijke) rol van de raad. Aangegeven is dat raads- en commissieleden worstelen met inhoud en proces: “We geven het proces weg, maar wij zijn van de inhoud.

Waar ontmoet je elkaar?” Veel tips aan de raad gaan over duidelijk positie kiezen en de rolinvulling van de raad. Er is een duidelijke behoefte om de rol van de raad explicieter te maken. Verwachtingsmanagement en communicatie zijn hierbij trefwoorden. In de online vragenlijst en tijdens de SAMENloop is betrokkenen bij participatie gevraagd naar tips voor de gemeenteraad. Deze tips voor de raad zijn op een rij gezet. Als rode draad gaat het om duidelijkheid, en het (dus) explicieter maken, van de rol van de raad aan de voorkant, tussentijds en na afloop van participatieprocessen. Dit maakt het beter mogelijk om verwachtingen bij alle betrokkenen (raad, college, ambtelijke organisatie en samenleving) beter te managen.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Bij de casus Totstandkoming Maatregelenpakket Parkeren centrum Zierikzee is aan de voorkant niet expliciet vastgelegd wat de rol van de raad en de stuurgroep is en hoe de raad betrokken en geïnformeerd wordt over de uitkomsten. Bij de besluitvorming wijkt de gemeenteraad met een amendement af van het resultaat van het participatieproces. Bij de Totstandkoming Maatregelenpakket Parkeren centrum Zierikzee heeft de raad (zie de casusbeschrijving): - invulling gegeven aan de kaderstellende rol door het vaststellen van de Beleidsnota Parkeren 2017-2020; - tijdens de commissievergadering op 22 juni 2020 gesproken over het ontwerp-Maatregelenpakket dat door het college is vastgesteld; - tussentijds geen formele rol gehad, maar is er vanuit de raad wel informeel contact geweest met de wethouder en leden van de klankbordgroep; - het resultaat van het participatieproces niet geheel overgenomen; bij de besluitvorming week de raad hiervan af door het indienen en aannemen van een amendement over de tweede vergunning. Dit amendement is niet besproken met de gehele klankbordgroep, maar wel met enkele leden ervan.

In een gesprek met de sleutelpersonen participatie en communicatie is aangegeven dat de les die hieruit kan worden getrokken is dat de ambtelijke organisatie met het gemeentebestuur (college + raad) in gesprek had gemoeten om helder te krijgen hoe het participatieproces zou worden ingestoken, welke trede van de participatieladder aan de orde was, welk mandaat de klankbordgroep zou hebben en wat de rol zou zijn van college en raad. Daarnaast is de Rekenkamer het volgende opgevallen. In het raadsvoorstel (d.d. 6 oktober) staat dat het conceptmaatregelenpakket op 9 juli 2020 is vastgesteld door de gemeenteraad. Dit is echter niet gebeurd. Het OntwerpMaatregelenpakket staat niet op de raadsagenda van die dag. En in de commissievergadering van 22 juni 2020 is besproken dat het stuk in oktober terugkomt in de commissie. Dit betekent dat het document dat ter inzage is gelegd niet als ontwerp is vastgesteld door de gemeenteraad.

Deel C: Bijlagen

Bij de casus Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden weegt de raad de adviezen van de SDW-raden mee in de besluitvorming, maar niet alle dorpsraden functioneren op eenzelfde niveau en er leven twijfels over de representativiteit van de raden. Bij het Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden is de rol van de raad c.q. raadsleden als volgt: - in 1997 heeft de raad de beleidsnota Dorpsraden vastgesteld, en het college gemachtigd om door middel van modelconvenanten in overleg met de kerninitiatieven tot een nadere invulling over te gaan; - tussentijds heeft de raad de rol en werkwijze van de dorps- en stadsraden geagendeerd op de Raadsagenda 2006-2010. Dit heeft geleid tot aanpassing van de convenanten; - jaarlijks keurt de raad de gemeentebegroting goed, waardoor financiële middelen beschikbaar komen voor de SDW-raden; - veel raadsleden wonen de jaarlijkse openbare vergaderingen van de SDWraden bij. Uit deze casus komt naar voren dat de gemeenteraad in raadsvoorstellen geïnformeerd wordt over de wijze waarop de SDW-raad is betrokken en dit naar verwachting zal meewegen. Uit gesprekken tijdens de SAMENloop kwam naar voren dat raadsleden zich ervan bewust zijn dat niet alle dorpsraden hetzelfde zijn en dat de raad daar rekening mee houdt in de weging van het advies van de SDW-raad.

Dit zal ook altijd maatwerk zijn, er is geen blauwdruk mogelijk als het gaat over de vraag hoe als raad om te gaan met adviezen vanuit de samenleving. Er zijn twijfels over de representativiteit van een dorpsraad: vormt een dorpsraad de goede afspiegeling? Vertegenwoordigen zij de inwoners van de kern?

- de coalitie het initiatief na de verkiezingen opgenomen in het Coalitieprogramma met financiering daarbij; - de raad formeel de financiën beschikbaar gesteld voor de Schoolbussen en besloten tot het aangaan van de (aanvullende) sponsorovereenkomst met de Stichting Schoolbus Zonnemaire; - een aantal raadsleden acte de présence gegeven bij de presentatie van de bus. Bij de casus Ideeënloket Ikhebeenidee stuurde de raad op het aanstellen van een procesbegeleider om te zorgen dat initiatiefnemers beter de weg gewezen worden binnen de gemeentelijke organisatie en zo daadwerkelijke tot realisatie van hun initiatief te komen. Als het gaat om de casus Ikhebeenidee was/is de rol van de gemeenteraad: - het vaststellen van het ‘Actieplan Netwerksamenleving en netwerkmanagement: voor mekaar’ in april 2019. Het is een plan van aanpak met acties. Een van de acties die eind 2020 wordt uitgevoerd is Ikhebeenidee; - het indienen en aannemen van het amendement Procesbegeleider voor burgerinitiatieven op 14 november 2019; - het kennisnemen van de informatie over het ideeënloket. De raad is destijds per raadsbrief geïnformeerd over het loket en aan de huidige gemeenteraad is een presentatie gegeven over Ikhebeenidee. Verder heeft de raad geen rol bij het loket, tenzij er projecten uit voortkomen waarvoor een raadsbesluit nodig is.

Bij de casus Burgerinitiatief Schoolbussen Zonnemaire heeft de raad het initiatief omarmd en financieel ondersteund. Bij het Burgerinitiatief Schoolbussen Zonnemaire heeft: - een aantal raadsleden contact opgenomen met de initiatiefnemer, nadat hij een persbericht had uitgestuurd over dit initiatief en een bijeenkomst bezocht;

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

Deelvraag

Criteria

4. Hoe communiceert de gemeente met de samenleving over participatie(mogelijkheden)?

Bevindingen Communicatie met de samenleving bij participatie gebeurt indirect via adviesraden/DSW-raden en direct, via een volgens betrokkenen op maat gemaakt communicatieplan. De inzet van het online Participatieplatform denkmee heeft de mogelijkheden voor communicatie met de inwoners vergroot. Uit het gesprek met het college en de sleutelpersonen vanuit de vakdisciplines komt naar voren dat er veel wordt afgestemd met adviesraden, bijvoorbeeld de Adviesraad Sociaal Domein. Dat is een indirecte vorm van inwonersparticipatie. En ook de Stads- en Dorpsraden zijn belangrijke gesprekspartners van de gemeente, maar deze zouden nog beter ingezet kunnen worden om een bredere groep inwoners te betrekken in participatieprocessen. In de raadsbrief d.d. 8 juni 2021 over communicatie staat het volgende over communicatie: - Het college ziet open en transparante communicatie als een kerntaak van de gemeente. Inwoners, bedrijven en organisaties mogen verwachten dat we hen tijdig en volledig informeren op het moment dat gemeentelijke besluiten, projecten of ontwikkelingen hen raken. - Communicatie is vooral maatwerk; per project of besluit brengen we in kaart wie de belanghebbenden zijn en hoe zij het beste bereikt en geïnformeerd kunnen worden. Methodieken die we inzetten zijn bijvoorbeeld Factor C.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

- Het verstrekken van informatie (en de timing daarvan) is soms ook afhankelijk van de politieke besluitvorming. - Per project of besluit wordt gekeken welke communicatiemiddelen ingezet of gebruikt moeten worden. Naast de gemeentelijke website en de gemeenterubriek in Wereldregio, communiceren we ook regelmatig via sociale media, projectwebsites, apps, advertenties, (digitale) nieuwsbrieven, (digitale) bijeenkomsten en diverse andere kanalen. Uiteraard benaderen we waar nodig mensen persoonlijk. - Bij projecten en besluiten zijn communicatieadviseurs betrokken. Zij stellen, in overleg met de betrokken (beleids)medewerkers, communicatieadviezen en -plannen op. Hierin staat welke communicatiemiddelen- en kanalen het beste ingezet kunnen worden. Communicatie is maatwerk: het effect van een gekozen communicatiestrategie is niet altijd op voorhand in te schatten. Maar communicatie houdt ook in dat we de effecten monitoren om waar nodig bij te sturen of aan te vullen. In dezelfde raadsbrief wordt de gemeenteraad geïnformeerd over het Participatieplatform denkmee.schouwen-duiveland.nl waar de gemeente sinds maart 2021 gebruik van maakt.

Hierover wordt aangegeven dat: - het platform een middel is dat participatie mogelijk maakt en ondersteunt; - een inwoner kan deelnemen op elk moment dat het hem/haar uitkomt en zijn/haar reactie en die van andere inwoners altijd kan terugzien; - het hele project of proces inzichtelijk blijft voor inwoners, tot het helemaal is afgerond; - het platform daarnaast ‘live’ participatie ondersteunt; - na een bewonersavond via het platform kan worden teruggekoppeld wat er met de input is gedaan; - het hele proces inzichtelijk is en blijft, waardoor de werkwijze en communicatie over processen en projecten via het platform transparant is voor inwoners. Een inwoner kan alle input terugvinden en zien wat de vervolgstappen zijn.

Deel C: Bijlagen

De ambtelijke organisatie geeft aan dat bij participatieprocessen altijd een communicatieadviseur is betrokken. Deze stelt bij grote processen een communicatieplan op, dat zowel gericht is op de interne als externe communicatie en de inzet van communicatiemiddelen in de tijd. Uit de gesprekken met de ambtelijke organisatie komt naar voren dat: - er bij grote projecten/trajecten altijd een communicatieadviseur is betrokken; - er ook bij de herinrichting van een straat vanuit het cluster communicatie en de stafadviseurs participatie wordt meegedacht over het te doorlopen proces; - de communicatieadviseurs op basis van een format een communicatieplan opstellen, dat zowel gericht is op de interne als externe communicatie, en de inzet van communicatiemiddelen in de tijd; - Factor C met enige regelmaat als methodiek wordt ingezet en helpt om omgevingsgericht werken te ondersteunen. De methodiek is erop gericht om met een multidisciplinair team van professionals de opdracht en het gezamenlijke doel scherp te krijgen; - elke gemeentelijke projectleider in principe de gelegenheid heeft gekregen de training Factor C basistraining te volgen.

Het cluster communicatie geeft aan in de praktijk de volgende tools bij communicatie en participatie te gebruiken: - gemeenterubriek, advertenties en speciale katernen in WereldRegio, magazines (voorbeeld Vitaal Schouwen-Duiveland, social interest artikelen over zorg en welzijn op S-D + overzicht minimaregelingen); - het online Participatieplatform denkmee: denkmee.schouwen-duiveland.nl Hiervoor is gekozen vanwege de gewenste verbreding van deelnemers aan participatieprocessen. Hiermee kunnen onderwerpen breed onder de aandacht gebracht worden van de samenleving en inwoners actief worden betrokken bij het maken van beleid of bij projecten; - enquêtes (via Laposta tool of Forms), inzet van Mentimeter of Kahoot bij bijeenkomsten en workshops - Informatiebijeenkomsten fysiek of digitaal, klankbordgroepen, locatiebezoeken door college, workshops (bijvoorbeeld bij de bouw van de

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Pieter Zeeman Lyceum is een aantal workshops georganiseerd om input op te halen); - dorpsraden en wijkraden. Voorbeeld: voor de informatiebijeenkomst met omwonenden van verpleeghuis Cornelia is vooraf een gesprek gevoerd met de bewonerscommissie om vragen die leven op te halen; - nieuwsbrieven digitaal of hard copy (hangt af van de doelgroep); - social media kanalen (Facebook, Twitter, Instagram en LinkedIn;) - gemeentelijke website, projectenwebsite www.opschouwenduiveland.nl en Buiten Beter App; - persberichten, persbriefings, uitnodigingen aan pers om mee te lopen bij campagnes; - spreekuur collegeleden (er staat elke week een oproep in de gemeenterubriek Wereldregio); - filmpjes, tekeningen, visualisaties om op te roepen maar ook om zaken te verduidelijken. De gemeenteraad is in 2020 kritisch over de wijze waarop de gemeente uitvoering geeft aan communicatie bij participatieprocessen. Op 12 november 2020 nam de gemeenteraad vrijwel unaniem een motie aan waaruit een duidelijke onvrede spreekt over communicatie voorafgaand aan besluiten over nieuwe projecten, dan wel veranderingen in de directe leefomgeving door uitvoering van (grotere) projecten.

Aangegeven wordt onder meer dat: - recente onderwerpen zoals Vuurtoren Nieuw-Haamstede, Kademuren en Herinrichting Oude haven, Duinrand en Brouwerseiland alle tot grote ophef leidden door gebrek aan communicatie; - steeds weer blijkt dat de huidige communicatie bij (grotere) projecten de inwoners onvoldoende bereikt; - de huidige communicatie inwoners onvoldoende betrekt en/of te laat betrekt; - het onduidelijk is voor inwoners wanneer zij al of niet betrokken en/of geïnformeerd gaan worden bij voornemens van het college van burgemeester en wethouders.

Deel C: Bijlagen

De raad verzoekt het college onder meer: - een protocol op te stellen waarin duidelijk staat wat onze inwoners kunnen verwachten, dus heldere informatie over wie er wanneer over welk onderwerp/project betrokken en/of geïnformeerd gaat worden; - ook andere kanalen te gebruiken dan de gemeentelijke website en de rubriek in de Wereldregio. Hierbij kan gedacht worden aan social media en het gebruiken van ‘beeldschermen’ op veel bezochte plaatsen (Medisch centrum Borrendamme, Supermarkten, Laco, etc.); - deze motie uit te voeren samen met het Amendement ‘Versterking interne bestuurskracht door coördinatie op beleid door de burgemeester’; - regelmatig te monitoren of communicatie na aanpassingen voldoende blijkt en eventueel aanpassen. De Rekenkamer heeft bij de ambtelijke organisatie gevraagd hoe het college uitvoering/gevolg heeft gegeven aan deze motie en het genoemde amendement, maar hierover is geen informatie aangereikt. Wel is in het systeem de raadsbrief d.d. 8 juni 2021 gevonden waarin het college de gemeenteraad informeert over de afhandeling van deze motie. De ambtelijke organisatie ervaart een dilemma over hoe te communiceren in het kader van participatie. Het ideeënloket kan meer onder de aandacht gebracht worden, maar dit betekent dat de gemeente in staat moet zijn een mogelijke toename van ideeën en initiatieven te ontvangen, te beoordelen en te begeleiden.

Het platform denkmee biedt nog meer mogelijkheden, maar vraagt openheid en kent ook een aantal beperkingen. Tijdens de SAMENloop is gesproken over het ideeënloket. Hierover is samengevat het volgende aangegeven: - vergroot de bekendheid: wie weet van het bestaan van Ikhebeenidee?; - zorg voor een lage drempel; - er zijn ook mensen die niet durven. “Stel dat mijn idee geen goed idee wordt gevonden.”

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Er is ook een aantal overpeinzingen bij geuit, dat zeker als het loket bekender wordt, doordacht moet worden. Bijvoorbeeld: - hoe filter je de ideeën? Op draagvlak, uitvoerbaarheid? Niet ieder idee is een goed idee. Bijvoorbeeld het Silly Walk zebrapad in Zierikzee. En om nou de zoveelste jeu de boulesbaan te honoreren. Hoeveel mensen maken daar dan gebruik van? Hoeveel steun krijgt een initiatief van inwoners? Kortom, iemand moet een initiatief beoordelen. Als je dat niet gecontroleerd doet, kun je knallende ruzie krijgen; - een idee moet ook kunnen groeien, de kans krijgen om zich te kunnen ontwikkelen. Faciliteer, trek er niet te snel de stekker uit. Opzoomeren in Rotterdam is een mooi voorbeeld dat tijd nodig had om zich te ontwikkelen; - het is geen kwestie van een wensenlijstje indienen. De vraag is steeds wat doet/regelt degene met een idee zelf? Het gaat om wederkerigheid, daarover moet je in gesprek: wie is er blij mee, wat is jouw inbreng, wat is de inbreng van de gemeente? Daar moet steeds een balans in gevonden worden; - neem het niet over! Voorbeeld Pumptrack – de gemeente nam het eigenaarschap over; - er moet een potje voor zijn. Tot een bepaalde hoogte kan een initiatief uit het reguliere budget gefinancierd worden. Met het online platform denkmee kunnen participatieprocessen worden ondersteund. Inwoners kunnen online reageren op voorstellen.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13706613/1