2023.174 935870 Jaarverslag 2022
Tekst van het document
1 Volkshuisvestelijk verslag
23
De volgende onderwerpen zijn in 2022 met de SHZ besproken: • Begroting en jaarplan SHZ • Begroting en jaarverslag Zeeuwland • Sociaal Huurakkoord • Wet op het overleg huurders verhuurders • Ondersteuning medewerkers Zeeuwland • Samenwerkingsovereenkomst gemeenten Schouwen-Duiveland • Project aquathermie en burgerparticipatie Schouwen-Duiveland • Nieuwbouw- en herstructureringsprojecten Zeeuwland • Gratis energiebox voor huurders • Vastgoedstrategie 2021-2030 • Huurprijsbeleid 2022 • Visie Duurzaam verdienmodel bij begroting van Zeeuwland • Duurzaamheidsbeleidsplan • Samenwerkingsovereenkomst opvang ontheemden bespreken • Jaarplanning 2023 • Huurverhoging 2023 • Reglement van de bewonerscommissies in combinatie met dorpshuizen • Beleid tegemoetkoming huurders met een geliberaliseerde huurprijs met betalingsproblemen • Jaarlijkse biedingen van de gemeente Veere, Vlissingen en SchouwenDuiveland bespreken • Verkoopbeleid voorwaarden inzet Kopen naar Wens • Samenwerking Zeeland (Zuidwest Samen met Beveland Wonen) • Starten met deels in eigen beheer verkopen van woningen • Jaarverslag regionale klachten coördinator • Jaarlijkse bijdrage bewonerscommissies Bewonersbijeenkomsten De SHZ heeft in de wijk Malta een bewonersbijeenkomst georganiseerd waar bewoners en andere belangstellenden op de hoogte zijn gebracht van de toekomstplannen.
Deze plannen hebben vooral betrekking op de energievoorziening van de woningen. Ook was er aandacht voor de onderhoudswerkzaamheden en het tuinonderhoud in de wijk. Uiteraard was er ook gelegenheid om vragen te stellen. Ook voor de kernen Gapinge, Vrouwenpolder en Serooskerke (Walcheren) heeft de SHZ eenzelfde bewonersbijeenkomst georganiseerd. De SHZ plaatst belangrijke informatie voor huurders op hun website. Het jaarlijkse bezoek aan diverse projecten van Zeeuwland en de gesprekken met huurders in de dorpshuizen blijft de SHZ ook in 2023 organiseren.
Bewonersbijeenkomst SHZ wijk Malta Zierikzee
Rondrit SHZ langs projecten Zeeuwland
Bewonerscommissies In 2022 waren in de volgende appartementengebouwen bewonerscommissies actief: Walcheren • De Kreek in Westkapelle • Herdershof in Serooskerke • De Brouwerij in Koudekerke • Nimmerdor in Grijpskerke • Molukse wijkraad in Koudekerke Schouwen-Duiveland • Valletta in Zierikzee • Waterlelie in Zierikzee • Steenzwaenshof in Nieuwerkerk • De Saele in Oosterland • Archipel in Zierikzee • ‘t Nieuwe Vrije in Zierikzee • Lagune in Zierikzee • BruVille in Bruinisse • De Veste in Zierikzee • Klein Zweden in Zierikzee • Duinen van Haamstede in Burgh-Haamstede • De Branding in Zierikzee • De Mossele in Zierikzee Zeeuwland spreekt met de bewonerscommissies over onderwerpen op gebouwniveau. De leden van deze bewonerscommissies bestaan uit huurders uit het gebouw. De medewerker klant & omgeving en servicemedewerker overleggen met de bewonerscommissies. De bewonerscommissies ontvangen op basis van de gemaakte kosten een bijdrage ter ondersteuning van activiteiten. In 2022 zijn de volgende onderwerpen besproken met de bewonerscommissies: • Behoefte aan nieuwe commissieleden • Besparingen energieverbruik in algemene ruimten • Afrekening servicekosten • Leefbaarheid in het gebouw • Onderhoud • Zonnepanelen
1 Volkshuisvestelijk verslag
24
In 2022 was het weer mogelijk om de Dag van de bewonerscommissies te organiseren. Door corona kon deze dag de afgelopen twee jaar helaas niet doorgaan. De Dag van de bewonerscommissies vond dit jaar plaats aan het Veerse Meer in Arnemuiden. Tijdens deze dag spraken we met elkaar over de sociale samenhang in een appartementengebouw en het betrekken van de achterban bij het werk van de bewonerscommissies. Ook zijn diverse actualiteiten besproken. Uiteraard was er weer ruimte voor gezelligheid en wisselden bewonerscommissies ervaringen met elkaar uit. Zeeuwland organiseerde in 2022 een training voor bewonerscommissies. Tijdens deze training is gesproken over de taken en bevoegdheden van bewonerscommissies en de samenwerking met bewoners en Stichting Huurdersbelangen Zeeuwland. In totaal namen elf bewonerscommissies deel aan de training.
Training bewonerscommissies
Klankbordgroepen Tenslotte waren er ook klankbordgroepen actief in 2022. Deze klankbordgroepen in Dreischor, Burgh-Haamstede en Renesse praten mee over de toekomst van de woningen waarin zij wonen.
Overige stakeholders Naast de gemeenten en via huurdersparticipatie realiseren wij onze ambities ook met veel andere stakeholders. Deze partijen betrekken we actief bij (de vormgeving van) het beleid van de corporatie en de te behalen maatschappelijke prestaties. Belangrijkste stakeholders De belangrijkste stakeholders zijn hieronder benoemd. Steeds is daarbij aangegeven hoe bestuur en RvC de relatie onderhouden met de betreffende belanghebbende en op welke wijze informatie wordt verkregen.
Dag van de bewonerscommissies
Belanghebbende
Bestuur
RvC
Stichting Huurdersbelangen Zeeuwland
• Minimaal 4 keer per jaar bestuurlijk overleg
• Eenmaal per jaar overleg bestuur SHZ – RvC - Bestuur
• Bezoeken bijeenkomsten Huurders
• • •
Woningzoekenden
• Incidenteel overleg
• Lezen relevante correspondentie
Gemeenten: • Vlissingen • Schouwen-Duiveland • Veere
• Minimaal 6 keer per jaar bestuurlijk overleg • Themabijeenkomsten gemeenteraad
• Belangrijke onderwerpen uit bestuurlijk
Zeeuwse corporaties
• Stuurgroep Zuidwest Samen (vz)
• Jaarlijkse bijeenkomst RvC’s Zeeuwse
Provincie Zeeland
• Geen regulier contact
• Lezen relevante correspondentie
Via SHZ Incidenteel overleg bewonerscommissies Complexgewijze informatieavonden (klankbordgroepen)
• Bezoeken bijeenkomsten huurders • Bezoeken festiviteiten
overleg worden in vergadering RvC toegelicht
• Bezoeken netwerkbijeenkomsten • Bijwonen themabijeenkomsten gemeenteraden
corporaties
1 Volkshuisvestelijk verslag
25
Belanghebbende
Bestuur
RvC
Autoriteit Woningcorporaties
• Regelmatig overleg accountmanager AW
• Lezen relevante correspondentie
Waarborgfonds Sociale Woningbouw
• Jaarlijks overleg accountmanager • Dpi/Dvi
• Lezen relevante correspondentie
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
• Geen regulier contact
• Lezen relevante correspondentie
Zorg- en Welzijnsorganisaties: • Gors • Allévo • Eilandzorg • Emergis (geestelijke gezondheidszorg/ verslavingszorg) • GGD • Maatschappelijk Werk Walcheren • Orionis Walcheren • Stichting Welzijn Veere • SVRZ • SMWO • Vluchtelingenwerk (statushouders) • Werkvoorziening de Zuidhoek (re-integratie/ participatie) • WVO zorg • Zeeuwse Gronden • Zeeuwse Bibliotheek • Zorgstroom
• Projectmatig overleg • Bezoek netwerkbijeenkomsten
• Bezoek netwerkbijeenkomsten
Veiligheid en leefbaarheid • Buurtbemiddeling • Politie Zeeland
• Incidenteel overleg
• Bezoek netwerkbijeenkomsten
Lokale maatschappelijke partijen: • Stads-, Dorps- en Wijkraden • Stichting Dorps- en Gemeenschapshuizen Schouwen-Duiveland • Wmo-adviesraad Schouwen-Duiveland en Walcheren • Buurtbemiddeling • Politie Zeeland
• Projectmatig overleg • Bezoek netwerkbijeenkomsten
• Bezoek netwerkbijeenkomsten
Onderwijs: • MBO Scalda • Hogeschool Zeeland
• Projectmatig overleg
• Bezoek netwerkbijeenkomsten
Ondernemingsraad
• Minimaal 5 keer per jaar overlegvergadering
• Jaarlijks overleg RvC-OR buiten aanwezigheid directeur-bestuurder
• Belangrijke onderwerpen uit vergaderingen OR worden in vergadering RvC toegelicht
1 Volkshuisvestelijk verslag
26
Vakbonden: • FNV • CNV • De Unie
• Incidenteel overleg
• Lezen relevante correspondentie
Medewerkers
• Diverse overleggen en bijeenkomsten
• Via OR • Uitnodigen bij vergadering RvC adhv specifiek onderwerp
• Bezoeken festiviteiten Publiek / Burgers
• Periodiek contact pers
• Lezen Pers Naast deze belanghebbenden zijn andere organisaties te benoemen die als belanghebbende van Zeeuwland worden gekwalificeerd. Met deze belanghebbenden maken we echter geen bijzondere afspraken over de wijze waarop we de relatie vormgegeven.
Pilot samenwerking ZWW en Zeeuwse bibliotheek
1 Volkshuisvestelijk verslag
27
1.6 Duurzaam en kwalitatief goed wonen Deze ambitie heeft betrekking op de kwaliteit van woningen en de verduurzamingsopgave. We staan voor duurzaam en kwalitatief goed wonen. Ons uiteindelijk doel is om in 2050 de eigen woningvoorraad CO2- en grondstoffenneutraal te hebben. Daarbij zoeken we een optimale balans tussen financierbaarheid, de energietransitie, klimaatadaptatie en biodiversiteit met plezierig wonen voor de huurder als uitgangspunt. We hebben al veel gedaan aan duurzaamheid en gaan op de ingeslagen weg verder. In ons duurzaamheidsbeleidsplan, dat in 2022 is vastgesteld, benoemen we de maatregelen die we treffen om onze ambitie waar te maken. Hierbij voeren we een aantal onderdelen eerder uit dan wettelijk noodzakelijk is. Onze woningen hebben een passende basiskwaliteit. Dit is niet alleen voor het wooncomfort van onze huurders, maar ook om de waarde van ons vastgoed hoog te houden en de exploitatiekosten laag te houden.
Onze woningen staan in een goede woonomgeving. We werken samen met bewoners en partners aan leefbare straten en buurten. Bewoners zijn in eerste instantie zélf verantwoordelijk voor de leefbaarheid in hun directe woonomgeving. Wij zetten ons samen met partners in voor de leefbaarheid in gebieden -waar wij een substantieel aantal woningen hebben – en er grotere opgaven zijn rondom leefbaarheid.
Wanneer is onze ambitie waargemaakt/wanneer doen we het goed? De tevredenheid over de woning en buurt is een 8. We voldoen aan de convenanten rond duurzaam en kwalitatief goed wonen die met onze netwerkpartners zijn afgesloten. Vanaf 2023 streven we naar een A voor Duurzaamheid in de Aedes Benchmark.
Realisatie 2022 Volgens de Aedes Benchmark is het oordeel van onze huurders over de kwaliteit van de woning een 7,3 (2021: 7,3). Vertaald is dat een score B. De energie-index van onze woningen bedraagt 165,84 (2021:183,56) EP2. Hiermee voldoen we aan de afspraken uit het convenant Energiebesparing huursector. Hierin staat dat onze woningen gemiddeld een B-label (160,01 < EP2 < 190) moeten hebben. Met de score in 2022 komen wij dicht in de buurt van een gemiddeld A-label.
Energie Index 2022
165,84
A+++
A++
A+
A
B
105,01-160,0 160,01-190,0
C
D
E
F
G
190,01-250,0
Gemiddelde energieprestatie van onze woningen 1 Volkshuisvestelijk verslag
28
Totaal:
1.231
Gemeente
Zonnepanelen geplaatst op woningen
Woningen
Appartementen
Losse panelen
Schouwen-Duiveland
117
-
702
Veere
39
59
529
Vlissingen
-
-
-
Totaal in 2022:
€ 4.697.000 Uitgaven energiebesparende maatregelen 2022
Planmatig onderhoud Schouwen-Duiveland Veere Vlissingen
4.570 woningen
395 woningen
rookmelders geplaatst of vernieuwd
cv ketels vervangen
Totaal:
762
495
147
Kosten planmatig onderhoud:
€ 8.741.000
120
Aantal woningen 1 Volkshuisvestelijk verslag
29
Hoe hebben we dit bereikt/wat hebben we gedaan in 2022 Het verduurzamen, behouden en verbeteren van de kwaliteit van onze woningen bereiken we door het aanbrengen van energetische maatregelen en het planmatig onderhoud. Een deel van onze activiteiten op gebied van verduurzaming is reeds beschreven bij het programma “Duurzame kernen”. Ook staat bij het programma Duurzame kernen beschreven wat we opnemen in ons nieuwe Duurzaamheidsbeleidsplan.
Energetische verbeteringen Bij 159 woningen zijn in 2022 energetische verbeteringen aangebracht. De definitieve nieuwe energielabels komen in de eerste helft van 2023 beschikbaar. In de lijn met voorgaande jaren verwachten we dat het resultaat vooral energielabels A en B zijn. • 148 woningen op Schouwen-Duiveland • 11 woningen in de gemeente Veere Bij 243 woningen is via de projecten planmatig onderhoud gecombineerd met energetische maatregelen een aanbieding gedaan om tegen huurverhoging de woning te voorzien van zonnepanelen. In totaal maakten 156 huurders gebruik van dit aanbod. • 117 woningen op Schouwen-Duiveland • 39 woningen in de gemeente Veere
• Bij nog eens 20 complexen is de basis brandveiligheid op orde
•
• • •
gebracht. Hier is nog wel verder onderzoek nodig in verband met een aantal complexe vraagstukken. 11 (kleinere) complexen brengen we in januari en februari 2023 nog op orde. Deze complexen stonden op de planning voor december 2022. Door leveringsproblemen van diverse materialen en onvoldoende capaciteit bij de aannemer is de planning niet gehaald. 6 VVE complexen moeten nog brandveilig worden gemaakt. In verband met de complexiteit zijn 2 complexen doorgeschoven naar 2023. Nog 4 complexen zijn door het jaar heen toegevoegd aan de lijst om brandveilig te maken. Ook deze complexen moeten nog op orde worden gebracht.
Rookmelders Eind 2021 en 2022 zijn bij 4.570 woningen rookmelders geplaatst of vernieuwd. Met 215 bewoners konden we geen afspraak maken voor het aanbrengen of vernieuwen van rookmelders. Hiervoor is een maatwerktraject opgestart. Bij 111 woningen gaan we nog rookmelders vernieuwen die in combinatie met een alarmtoestel zijn aangebracht. De overige woningen zijn in het verleden al voorzien van rookmelders.
Planmatig onderhoud dorpshuizen Naast deze energiebesparende maatregelen voerden we ook planmatig onderhoud uit. Zo blijft ook de kwaliteit van onze woningen op peil. In totaal is in 2022 aan 762 woningen planmatig onderhoud uitgevoerd. Het planmatig onderhoud bestond voornamelijk uit buitenschilderwerk en onderhoud aan de gevels. • 495 woningen in gemeente Schouwen-Duiveland • 147 woningen in gemeente Veere • 120 woningen in gemeente Vlissingen
Zonnepanelen appartementengebouw Herdershof
In 2022 zijn ook weer bij een aantal appartementengebouwen zonnepanelen aangebracht. • 19 appartementen bij Herdershof in Serooskerke • 17 appartementen bij Egelantier in Oostkapelle • 23 appartementen bij De Kreek in Westkapelle In 2021 en 2022 plaatsten we bij 152 appartementen, 760 zonnepanelen. Dit komt overeen met een deelname van 80,4%.
Brandveiligheid
Er zijn 395 cv ketels vernieuwd. In overleg met de exploitanten van de dorpshuizen zijn we in de loop van 2022 gestart met een onderzoek naar de verdere verduurzaming van de diverse locaties. Het doel is om in de eerste helft van 2023 besluiten te nemen over aanvullende maatregelen om het gasverbruik zoveel mogelijk te beperken.
Inspelen op actuele ontwikkelingen Eind 2021 startten we met het onderzoek hoe we onze huurders tegemoet kunnen komen in de hoge energielasten die veroorzaakt zijn door de hoge gasprijs. Dit onderzoek heeft geleid tot het in 2022 aanbieden van zonnepanelen aan bewoners in een woning met een goed energielabel. Er zijn ruim 600 aanvragen ingediend. In verband met de capaciteit plaatsen we er hiervan 200 in 2023. Ook wijzen we huurders op de mogelijkheid om een aansluiting voor elektrisch koken aan te laten leggen. 60 bewoners vroegen vervolgens een aansluiting voor elektrisch koken bij ons aan.
In 2019 is een rapport opgesteld over de brandveiligheid van onze appartementengebouwen. Hierin is een volgorde in prioriteit van 1 tot 5 aangegeven. In de afgelopen jaren zijn de gebouwen met prioriteit 1 tot en met 3 brandveilig gemaakt. In 2022 deden we bij de gebouwen met prioriteit 4 en 5 het volgende: • Tot en met december 2022 zijn 63 complexen volledig brandveilig gemaakt.
1 Volkshuisvestelijk verslag
30
2 Bestuurlijk verslag
31
2.1 Goede organisatie
onze woningvoorraad zowel in aantallen als in kwaliteit op peil en blijft de financiële continuïteit behouden. In het duurzaam verdienmodel hebben we drie compartimenten aangegeven: • de exploitatie van de bestaande portefeuille • de vervangingsnieuwbouw • uitbreidingsnieuwbouw
Zeeuwland is een organisatie die zich blijft ontwikkelen om wendbaar te blijven in een snel veranderende wereld. Dit doen we voor onze klanten. De investeringen en activiteiten die we daarvoor doen staan beschreven bij de programma’s digitalisering/datakwaliteit en organisatieontwikkeling. Onder onze ambitie goede organisatie vallen de onderwerpen good governance, cultuur van de organisatie en financiën.
De drie compartimenten functioneren in samenhang met elkaar. Als de operationele kasstroom van de bestaande woningvoorraad, inclusief de verbeterinvesteringen, een surplus laat zien, zijn er extra middelen beschikbaar ter dekking van de uitgaven voor de vervangingsnieuwbouw. Als er daarentegen een tekort is bij de operationele kasstroom, zal er voor dat bedrag geleend moeten worden. Hierdoor is er minder financiële ruimte voor de vervangingsnieuwbouw.
Uitgangspunt is dat wij, als Zeeuwland, op zowel korte als op lange termijn onze doelgroep betaalbaar kunnen blijven huisvesten en onze dienstverlening positief gewaardeerd wordt. Daarom zorgen wij ervoor dat de inkomsten en uitgaven, zowel op de korte als lange termijn, in balans blijven. Dat vraagt dat onze organisatie klaar is voor de uitdagingen van nu en in de toekomst. We vinden dat we daarom voldoende financiële ruimte moeten houden om ook in de toekomst zelfstandig in deze opgaven te kunnen voorzien.
Wanneer is onze ambitie waargemaakt/wanneer doen we het goed?
De afschaffing van de verhuurderheffing biedt meer financiële ruimte om de opgaven te realiseren. Om de inkomsten en uitgaven op de lange termijn in balans te houden heeft Zeeuwland in samenwerking met Finance Ideas in 2022 een duurzaam verdienmodel ontwikkeld. Hiermee houden we
Kengetal
We voldoen aan onze intern vastgestelde financiële ratio’s. De tevredenheidsmeting onder onze medewerkers heeft een resultaat van een 8. Er wordt gestreefd naar lage beheerslasten, waardoor we bij de 33% goedkoopste corporaties blijven behoren.
Resultaat 2022 Onze financiële ratio’s voldoen eind 2022 aan de externe normen:
Externe norm
Resultaat 2022
Resultaat 2021
Interest Coverage Ratio
> 1,4
2,7
2,1
Solvabiliteit
> 15%
54%
53%
Loan-to-value
< 85%
43%
45%
Dekkingsratio
< 70%
25%
36%
Netto bedrijfslasten per vhe € 780
€ 835
€ 877
€ 772
€ 803
€ 846
2022 Zeeuwland (prognose)
2022 Bovengrens A-score
2022 Sector gemiddelde
2021 Zeeuwland
2021 Bovengrens A-score
2021 Sector gemiddelde
2 Bestuurlijk verslag
32
In de resultaten is zichtbaar dat de financiële positie in 2022 is verbeterd ten opzichte van 2021. Met name de dekkingsratio valt positiever uit. Dit komt omdat de marktwaarde van onze schuld door een toename van de rente is gedaald, terwijl de marktwaarde van het vastgoed in exploitatie ten opzichte van 2021 is toegenomen. De interest coverage ratio gaat daarentegen over de inkomsten en uitgaven. Ook daar zien we dat 2022 verbeterd is ten opzichte van 2021. Dit komt met name door een verlaging van de verhuurderheffing in 2022. Meer informatie over onze toekomstige financiële positie, recente ontwikkelingen, scenario analyses en een toelichting op de ratio’s is te lezen in het hoofdstuk financiële continuïteit.
de lening portefeuille. Hier zijn de investeringen in nieuwbouw (zowel vervangings- als uitbreidingsnieuwbouw) van afgetrokken. Het tweede en derde compartiment van het drie compartimentenmodel zijn in het saldo gecombineerd. De bedoeling is dat deze ratio > 0 is over een termijn van 12 jaar (de begrotingsjaren en twee realisatiejaren). We hebben over de 20212032 een negatief saldo van circa € 9,5 miljoen. We moeten over deze periode dus € 10 miljoen meer lenen om de plannen uit te voeren. Gezien de druk op de corporatiesector en de afspraken die landelijk zijn gemaakt vinden wij het noodzakelijk tijdelijk een overschrijding te accepteren. Begin 2020 zijn de resultaten van het laatste medewerkersonderzoek gepresenteerd. De uitkomsten op de onderdelen bevlogenheid, betrokkenheid, tevredenheid en werkgeverschap waren allen boven de 8. In 2023 wordt opnieuw het medewerkersonderzoek gehouden.
Onze financiële ratio’s voldoen eind 2022 niet aan beide interne normen op basis van de drie compartimenten: Kengetal
Interne norm
Resultaat 2022
ICR-2
> 1,0
1,3
Saldo transformatie
>€0
- € 9,6 mln
De wet- en regelgeving voor corporaties blijft onverminderd complex en aan verandering onderhevig. Voorbeelden van afgelopen jaar waren de woningwet en het vervallen van de verhuurderheffing. Het lukt de organisatie om tijdig de wijzigingen in beeld te brengen en hierop actie te ondernemen. Hoe we dit doen staat beschreven in de paragraaf managen van risico’s.
In de ICR-2 zijn de verbeterinvesteringen verwerkt in de operationele kasstroom, die valt hierdoor lager uit. De verbeteruitgaven zijn bedoeld om de bestaande voorraad in stand te houden en moeten betaald kunnen worden uit de operationele kasstroom. Er wordt een gemiddelde berekend van de ICR over zeven jaren (vijf prognosejaren en twee realisatiejaren). We blijven in 2022 boven de grens van 1,0.
Onze uitkomsten in de Aedes Benchmark 2022 waren goed. We zijn ronduit trots op het feit dat we, ondanks de overgang naar een nieuw ERP systeem in 2021, toch stijgende scores kunnen laten zien op de klanttevredenheid (score A, zie de ambitie tevreden klant) en we ook wederom een A score hebben op het onderdeel bedrijfslasten. Door organisatiebreed bewust met onze uitgaven om te gaan is het ons gelukt om de netto bedrijfslasten laag te houden. De gegevens van de Aedes Benchmark 2022 zijn gebaseerd op de netto bedrijfslasten van 2021.
Bij het saldo van de transformatie is het surplus van de operationele kasstroom opgeteld bij de opbrengst verkoop en een 2% groei van
Over onze organisatie
De activiteiten binnen de afdelingen en de programma’s voeren we uit met 59 deskundige en gemotiveerde medewerkers. Deze worden vertegenwoordigd door een actieve ondernemingsraad. Onze organisatie is als volgt ingedeeld:
RvC
CONCERN CONTROL
KLANT & OMGEVING
BESTUUR
STAF
STRATEGIE & MIDDELEN
2 Bestuurlijk verslag
33
In de afdeling klant & omgeving zijn alle klantprocessen van Zeeuwland georganiseerd. Het team klantadviseurs zorgt voor de eerste lijn- informatievoorziening. Iedere huurder heeft zijn eigen contactpersoon. Voor de huurders in de appartementengebouwen zijn dat de servicemedewerkers en daarbuiten de medewerkers klant & omgeving. Zij werken voor het (dagelijks) onderhoud nauw samen met de vastgoedbeheerders. Huurders met een aanvullende (zorg)vraag kunnen terecht bij hun wooncoach. De medewerkers klantcommunicatie zorgen voor alle communicatieuitingen van Zeeuwland. De afdeling strategie & middelen is divers samengesteld en richt zich op de voorwaardenscheppende processen, beleidsprocessen en verantwoordingsprocessen.
• (Vastgoed)beleid • Inkoop • Informatisering & automatisering De afdeling staf is divers samengesteld en richt zich op de ondersteuning van de directie en afdelingen. Binnen afdeling staf zijn de volgende taakvelden ondergebracht: • Control • Directiesecretariaat • HRM • Kwaliteitsmonitoring • Beleid • Bestuurssecretariaat • Processen
Binnen de afdeling zijn de volgende taakvelden ondergebracht: • Financiën • Vastgoed
Personeelsstatistieken 31-12-2022
31-12-2021
31-12-2020
Aantal fte begroot
48,37
45,89
44,27
Aantal fte bezetting (incl trainees)
49,48
47,69
45,11
Aantal medewerkers
59
58
54
Instroom
7
6
2
Uitstroom
6
2
3
32 vrouwen/27 mannen
31 vrouwen / 27 mannen
28 vrouwen / 26 mannen
Gemiddelde leeftijd
47
47
48
Gemiddelde diensttijd
14
14
15
Ziekteverzuimpercentage
1,10
0,85
3,79
Kort verzuim
0,39
0,28
0,09
Middellang verzuim
0,71
0,08
0,42
Lang verzuim
-
0,49
3,28
Aantal ziekmeldingen
32
18
33
Ziekmeldingsfrequentie
0,63
0,28
0,37
€ 135.016
€ 61.376
€ 77.255
Loopbaanontwikkelingsbudget
€ 1.290
€ 3.070
€ 7.790
Opleidingskosten als percentage van de (fiscale) loonsom
4,71 %
2,2%
3%
Verhouding man/vrouw
Opleiding en scholing
2 Bestuurlijk verslag
34
Personeelsverloop
In 2022 zijn zeven medewerkers in dienst gekomen bij Zeeuwland. In de loop van 2022 namen we afscheid van vijf medewerkers. Twee van hen waren trainee van Talent in Huis, twee medewerkers hebben hun loopbaan ergens anders voortgezet en van een medewerker is het contract niet verlengd. Het aantal fte’s is toegenomen in 2022 door onder andere de uitbreiding van de formatie met de functie van inkoop- & contractspecialist en de formalisatie van fte’s bij de afdeling klant & omgeving. We zijn voortdurend alert op talenten die aantrekkelijk zijn voor Zeeuwland. Dit betekent dat we in voorkomende gevallen tijdelijk bovenop de formatie talenten aan ons willen binden, mits er uitzicht is op permanente inzetbaarheid en indien financiële dekking aanwezig is.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage over 2022 is 1,1%. Dit is iets hoger dan 2021, maar nog ruim onder de gestelde norm van 4,2%. Het kort verzuim is iets gestegen, maar de oorzaak van de stijging ligt met name in het middellange verzuim. Een aantal medewerkers is langer dan zeven dagen ziek geweest. Er is geen sprake van langdurig verzuim. De meldingsfrequentie is ook gestegen, maar nog altijd lager dan de gestelde norm van 1,0.
Opleiding en inzet loopbaanontwikkelingsbudget
We vinden het bij Zeeuwland belangrijk dat de medewerkers en de organisatie zich ontwikkelen. Vanuit de CAO geldt een verplichting voor de medewerker om minimaal 12 uur per jaar aan zijn eigen ontwikkeling te besteden. Als werkgever stimuleren we dit en geven we de medewerkers hiervoor voldoende ruimte. De uitgaven voor opleiding en scholing zijn in 2022 een stuk hoger dan in 2021. Door de coronaperiode zijn er in 2021 geen opleidingen op locatie georganiseerd. In 2022 is hierin een inhaalslag gemaakt. Bij de afdeling klant & omgeving zijn gedurende het jaar de leerlijnen voor de vastgoedbeheerders, de medewerkers klant & omgeving en het team klantadvies gestart, dan wel vervolgd. Ook volgden diverse medewerkers een opleiding om zichzelf verder te ontwikkelen. Vanuit het programma digitalisering is ook een beroep gedaan op het opleidingsbudget. Ook de kosten van het medewerkersonderzoek dat is gehouden in het kader van organisatie ontwikkeling, komen ten laste van het opleidingsbudget. Het loopbaanontwikkelingsbudget werd in 2022 minder gebruikt. Dit kan te maken hebben met het feit dat veel medewerkers al druk bezig waren met functiegerichte opleidingen en trainingen. Het loopbaanontwikkelingsbudget is voornamelijk besteed aan workshops die zijn georganiseerd vanuit Zuidwestsamen Werkt.
Doorkijk naar 2023
De krapte op de arbeidsmarkt blijft toenemen. We blijven daarom alert op talenten door bijvoorbeeld de deelname aan het traineeship van Talent voor Zeeland. Ook zetten we actief in op het aanbieden van stages, voorlichting en contacten met scholen. Door de ontwikkelingen in het speelveld van de corporaties verwachten we naar de toekomst toe een verdere uitbreiding van de formatie. Hierbij zien we ook kansen om de samenwerking met Beveland Wonen en Woongoed Middelburg te intensiveren.
2 Bestuurlijk verslag
35
• Verkiezingen • CAO ontwikkelingen • Me too
Samenstelling
Cursus ondernemingsraad
2.2 Verslag van de ondernemingsraad Visie ondernemingsraad
Een goed functionerende organisatie is een organisatie die streeft naar een cultuur die open en eerlijk is. De ondernemingsraad ervaart dit ook in zijn relatie met de directeur-bestuurder. Wat doet de OR? De OR behartigt de belangen van het personeel en bewaakt daarbij het organisatiebelang. De OR streeft naar een professionele aanpak. De OR is actief betrokken bij de totstandkoming van beleid. Doordat hij vroegtijdig geïnformeerd wordt, is hij in staat om op een goede en informele manier invloed uit te oefenen op de inhoud van nieuw of te wijzigen beleid. De leden van de OR zijn gekozen door het personeel van Zeeuwland. Daarom vindt de OR het vanzelfsprekend om de collega’s zoveel mogelijk te betrekken bij de onderwerpen die worden besproken. Tijdens het inloopspreekuur, een achterbanbijeenkomst, een OR-klankbordgroep, het werkoverleg en nieuwsbrieven geeft de OR een toelichting op zijn rol in de totstandkoming van nieuw of te wijzigen beleid. Ook wordt er aangegeven op welke manier de mening van collega’s over de onderwerpen gevraagd wordt om tot een goed besluit te kunnen komen. Daarnaast is tijdens voornoemde momenten de mogelijkheid voor collega’s om zaken onder de aandacht te brengen en een gesprek hierover aan te gaan. In 2022 hebben we de mogelijkheid om “op visite bij de OR en de bestuurder” te komen nieuw leven ingeblazen.
Hierbij kan bij iedere overlegvergadering met de bestuurder één medewerker als actieve toehoorder deelnemen. Op deze manier krijgen alle medewerkers de gelegenheid kennis te maken met de OR-werkzaamheden en de sfeer waarin de OR en de bestuurder overleggen. In 2022 is hiervan één keer gebruik gemaakt. Het wekelijkse OR overleg en inloopspreekuur is in 2022 gewijzigd naar een 2-wekelijkse cyclus. Iedere tweede week is er een optioneel overlegmoment. Collega’s maken weinig gebruik van het inloopspreekuur en spreken collega’s uit de ondernemingsraad meestal persoonlijk aan. In 2022 heeft de ondernemingsraad het initiatief genomen en zijn de OR-leden bij de verschillende werkoverleggen aangesloten met als doel om te kijken hoe het gaat binnen Zeeuwland en ideeën op te halen. In 2022 is de klankbordgroep eenmaal via Teams bijeengekomen. De volgende onderwerpen zijn besproken in de klankbordgroep: • Hybride werken
De samenstelling van de OR was in 2022 als volgt: • Jan-Joris Jooss (voorzitter) • Pierre Ruyssenaars (vicevoorzitter) • Evelein Mesman (secretaris) • Gérard van Wanrooij (OR-lid) • Saskia van der Nat (OR-lid) • Nico Donselaar (OR-lid)
Overleg OR met directeur-bestuurder
In 2022 is acht keer overlegd met de directeur-bestuurder in een reguliere overlegvergadering. De agendapunten werden vooraf door de directeur-bestuurder en de OR opgegeven.
Gespreksonderwerpen met de directeur-bestuurder • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Opstellen generieke functieprofielen in 2023 Nevenfuncties Intensievere samenwerking BZW Effecten energiecrisis op medewerkers Organisatieontwikkeling Bedrijfsarts / externe vertrouwenspersoon Strategische personeelsplanning Leasefietsregeling (on)gewenste omgangsvormen Digitale strategie, conversies en implementaties Leeftijdbewust beleid Bedrijfsauto’s, pilot autogebruik Zeeuwland Corona Beleid Hybride werken Thuiswerkvergoeding Zeeuwland zomer (incl. evaluatie) Werkdrukbarometer Verkoopbeleid Begroting / financiële meer-jarenprognose 2022 Jaarverslag 2021 en interim rapportage 2022 Invulling vacatures Inrichting kantoor Ontwikkeluren en Zuidwestsamen Werkt Academie
Advies- en instemmingsaanvragen
De OR is betrokken geweest bij de evaluatie van een aantal regelingen. In enkele gevallen zijn er kleine aanpassingen in de tekst van de regelingen doorgevoerd. Deze hadden geen wezenlijke invloed op de werking van de betreffende regelingen en is in de notulen van het overleg met de bestuurder vastgelegd. Dit betreft: • Arbeidsvoorwaardenpakket • Agressie en Veiligheidsprotocol • BHV en calamiteitenplan • Integriteitcode • Klokkenluidersregeling
2 Bestuurlijk verslag
36
Adviesaanvragen
Ondanks herhaalde pogingen is het OR-platform in 2022 niet bijeengekomen.
Instemmingsaanvragen
Deskundigheidsbevordering
In 2022 zijn er geen adviesaanvragen ontvangen.
In 2022 zijn vier instemmingsaanvragen ontvangen/behandeld: • Salarisadministratie BWZ • Overstappen van ArboUnie naar ArboNed • Beleid hybride werken Zeeuwland • Evaluatie beleid en protocol ongewenst gedrag en overstap naar externe vertrouwenspersoon bij ArboNed De instemmingsaanvragen zijn door de directeur-bestuurder aan de OR toegelicht. Daarna zijn de instemmingsaanvragen behandeld door de OR. De door de OR gestelde vragen zijn behandeld en/of bediscussieerd in de overlegvergadering. Aanvullende suggesties zijn waar mogelijk en noodzakelijk verwerkt in de definitieve stukken. Bij de instemmingsaanvraag betreffende de Salarisadministratie BWZ is afstemming gezocht met de OR-en van Beveland Wonen en Woongoed Middelburg.
Overleg OR met raad van commissarissen
In maart 2022 is er overleg geweest met de raad van commissarissen (RvC). De agendapunten van dit overleg waren: • Samenwerking tussen bestuurder en OR • Hybride werken • Werkklimaat, gevoel van veiligheid en de ontwikkelingen rondom mee-too • Toekomstvisie Zeeuwland • Intensievere samenwerking BWZ
Overleg met bestuurders en OR-en BWZ
De intensieve samenwerking BWZ is in 2022 weer verder vormgegeven. Gezien de mogelijke impact op Zeeuwland en de collega’s heeft de OR hierbij een belangrijke rol. Dit wordt ook door de bestuurder onderkend. Iedere zes weken worden de OR-en in een gezamenlijk overleg met de bestuurders bijgepraat en worden ontwikkelingen en plannen toegelicht. Vanuit de OR van Zeeuwland zijn Pierre en Jan-Joris de vaste deelnemers aan dit overleg. In 2022 is er zes keer een bijeenkomst geweest. Indien er een advies- of instemmingsaanvraag vanuit de samenwerking wordt geïnitieerd, dan wordt dit door de eigen OR met haar bestuurder verder afgerond. Door de ondernemingsraden wordt wel onderling zoveel waar mogelijk afstemming gezocht.
Overleg met OR-platform
Het OR-platform wisselt ervaringen uit, bespreekt ontwikkelingen in de sector, doet aan deskundigheidsbevordering en deelt informatie. Het OR-platform bestond in 2022 uit OR-afgevaardigden van de volgende Zeeuwse corporaties: • Clavis • l’escaut woonservice • Beveland Wonen • Woongoed Middelburg • Woongoed Zeeuws-Vlaanderen • Zeeuwland
In 2022 heeft de OR een studiegesprek / workshop gevolgd over strategische personeelsplanning en de rol van de OR. De OR maakte voor ondersteuning en opleiding regelmatig gebruik van een adviseur. De afgelopen jaren hebben we hiervoor gebruikgemaakt van Stans van Zuilen. Zij is per 31 december 2022 met pensioen gegaan. De OR is nog op zoek naar een nieuwe adviseur. De OR streeft naar continuïteit. Dit bereiken we door het overdragen van kennis en het delen van ervaringen.
Verkiezingen
In 2022 zijn er verkiezingen georganiseerd. Uiteindelijk zijn er geen verkiezingen gehouden omdat er evenveel kandidaten als vacatures waren.
2.3 Verantwoord besturen Zeeuwland is een private onderneming die met een maatschappelijke opdracht een volkshuisvestelijke taak uitvoert. De organisatie is zich ervan bewust dat we in het publieke domein werken. Onze doelstelling is een open, integere, transparante en verantwoorde bedrijfsvoering. Dit doen we onder professioneel toezicht van de raad van commissarissen en met advisering van de ondernemingsraad en de huurdersorganisatie SHZ. Ons bestuur volgt de Governancecode Woningcorporaties en past de beginselen uit deze governancecode toe. De governancecode wordt gebruikt bij de inrichting van de bestuurlijke organisatie.
Governancestructuur
Zeeuwland is een stichting waarvan in de statuten het doel en het taakveld van de woningcorporatie zijn vastgelegd. In de statuten zijn ook de taken en bevoegdheden benoemd en toegekend aan het bestuur en andere organen binnen Zeeuwland. Onze governance, de sturing en beheersing, is vastgelegd in een aantal statuten en reglementen. In 2022 is een aantal daarvan geëvalueerd en geactualiseerd. Een overzicht van de externe spelregels (wet- en regelgeving, richtlijnen), de interne spelregels van Zeeuwland (statuten, reglementen), alsmede de besturingskaders en beheersinstrumenten staat opgenomen in het verslag van de raad van commissarissen. Het bestuur en de raad van commissarissen hebben een visie op besturen en toezicht houden. Deze visie beschrijft de missie van Zeeuwland, de wijze waarop het bestuur zich dagelijks inzet voor het verwezenlijken van deze missie en de rolopvatting van de raad van commissarissen als intern toezichthouder. De visie is te vinden op de website.
2 Bestuurlijk verslag
37
Het bestuur
Het bestuur geeft leiding aan Zeeuwland en is eindverantwoordelijk voor de resultaten. Het bestuur ontwikkelt de strategische koers en realiseert de strategische positie, de maatschappelijke prestaties, de strategische doelen, de identiteit, de (financiële) continuïteit, maakt de missie waar en heeft de algehele leiding. Daarnaast is het bestuur ook verantwoordelijk voor: • het bepalen van de uitgangspunten voor de organisatiestructuur; • het naleven van wet- en regelgeving en interne regelingen (compliance); • het personeels- en remuneratiebeleid; • een adequaat en effectief intern risicobeheersings- en controlesysteem; • het aansturen en coördineren van processen en activiteiten. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van Zeeuwland in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van stakeholders af. Het bestuur legt verantwoording af aan de raad van commissarissen. Daarvoor geeft het de raad de benodigde informatie en bespreekt onder andere de manier waarop de interne controle en beheersing zijn ingericht. De besluitvorming door het bestuur vindt plaats op grond van de statuten. De statuten geven regels aan het bestuur en beschrijven de taken en de bevoegdheden van het bestuur en de verantwoording door het bestuur.
De statuten geven ook informatie over besluiten die het bestuur ter goedkeuring moet voorleggen aan de raad van commissarissen.
Raad van commissarissen
De raad van commissarissen houdt toezicht op het algehele functioneren van Zeeuwland. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de raad. De raad adviseert daarnaast het bestuur gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van het bestuur en stelt de beoordeling en arbeidsvoorwaarden van de bestuurder vast. De besluitvorming wordt voorbereid en gefaciliteerd door twee commissies, te weten de selectie- en remuneratiecommissie en de auditcommissie. De raad geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken. De samenstelling en verantwoording van de raad zijn nader beschreven in het verslag van de raad over 2022.
Het management
Het managementteam van Zeeuwland bestaat uit de bestuurder, manager strategie en middelen en de manager klant en omgeving. De nevenfuncties van de bestuurder zijn opgenomen in het verslag van de raad van commissarissen. De manager strategie en middelen, Alex van den Dries heeft geen nevenfuncties. De manager klant en omgeving, Jeffrey van Doorenmalen vervulde in 2022 de volgende nevenfuncties: • Raadslid (vanaf 30 mei 2022 en tijdelijk in het kader van vervanging ziekte) gemeente Schouwen-Duiveland • Bestuurslid Communicatie Nederlandse Rode Kruis, district Zeeland • Secretaris Stichting Natuur- en Milieu educatie Schouwen-Duiveland • Penningmeester Stichting SD op Weg (tot 15 maart 2023)
• Lid Klachtencommissie op voordracht van huurdersorganisatie Woonzorg Nederland Namens of vanuit Zeeuwland: • Bestuurslid Stichting de Weverij
Externe accountant
De wettelijke controle van het verslagjaar 2022 is uitgevoerd door Ernst & Young Accountants LLP. Per 1 januari 2020 is Zeeuwland een Organisatie van Openbaar Belang (OOB) geworden. Onze huidige accountant heeft de benodigde vergunning om de jaarrekeningcontrole te mogen uitvoeren. De controle van een OOB kent strengere eisen en kantoorroulatie is daar één van. Maximaal tien aaneengesloten boekjaren mag de wettelijke controle uitgevoerd worden door dezelfde externe accountant. Ook de Governancecode Woningcorporaties stelt een maximale termijn van tien jaar aan de benoemingsduur. De governancecode voegt daaraan toe dat deze termijn in geval van een fusie niet opnieuw ingaat. Hierdoor kon Zeeuwland de huidige accountant benoemen tot en met verslagjaar 2022. De auditcommissie heeft tot maart 2022 een selectietraject doorlopen. De raad van commissarissen heeft daarna Deloitte benoemd als nieuwe externe accountant vanaf verslagjaar 2023, voor de duur van vier verslagjaren na een positieve jaarlijkse evaluatie.
Toezichthouder Aw en WSW
De laatste governance-inspectie door de Autoriteit woningcorporaties (Aw) in het kader van het integrale risicogericht toezicht is in juni 2021 uitgevoerd. De Aw heeft in haar rapportage geconcludeerd dat de kwaliteit van de documentatie (opzet governance) goed op orde is voor de omvang van Zeeuwland. Daarnaast is er ook continu aandacht voor de verantwoordelijkheid en het bewust zijn onder de medewerkers (werking governance). Een mooi voorbeeld daarvan vormt het risicomanagement. Zeeuwland is actief op het gebied van stakeholders en het onderwerp integriteit. De Aw heeft in haar rapportage twee mogelijke risico’s gesignaleerd op het gebied van Kracht & Tegenkracht (themaonderzoek van de Aw). Dit is in hetzelfde jaar gelijk opgepakt in de visie op besturen en toezicht houden en in de zelfevaluatie van de raad van commissarissen. De jaarlijkse beoordeling van de rechtmatigheid door de Aw over 2021 is positief en heeft niet geleid tot geconstateerde onrechtmatigheden. Het WSW concludeert na de jaarlijkse actualisatie van het risicoprofiel op basis van het gezamenlijk beoordelingskader dat het profiel van Zeeuwland ongewijzigd laag-midden blijft.
Visitatie
Visitatie is een belangrijk instrument om het maatschappelijke presteren van corporaties te beoordelen en te verbeteren. Een visitatie vindt elke vier jaar plaats door een onafhankelijk, extern bureau. Zeeuwland is gevisiteerd in 2019 over de jaren 2014-2018. Het visitatierapport is gedateerd 4 september 2019. Het visitatierapport en onze bestuurlijke reactie is te vinden op onze eigen website en op www.visitaties.nl. Zeeuwland scoorde op elk van de vier onderzochte perspectieven goed. De verbeterpunten die uit de visitatie komen waren: 1. verdere schaalvergroting om de doelmatigheid te vergroten; 2. verbetering op het gebied van de maatschappelijke opvang in samenwerking met gemeenten en de relevante zorgpartijen; 3. bijzondere aandacht voor de doelgroep jongeren.
2 Bestuurlijk verslag
38
In de jaarverslagen over 2019, 2020 en 2021 rapporteerden we al over de opvolging die gegeven is aan deze verbeterpunten. In 2023 worden we opnieuw gevisiteerd over de jaren 2019-2022. Het visitatietraject is in 2022 al opgestart met een verkenning van de methodieken 6.0 en 7.0 en de visitatiebureaus. We kijken de visitatie vol vertrouwen tegemoet.
Externe klachtencommissie
Een klacht over de dienstverlening van Zeeuwland kan worden gemeld op basis van de interne klachtenprocedure. Klachten van huurders en ook niet-klanten worden dan in eerste instantie door betrokken medewerker en management in behandeling genomen. In de meeste gevallen worden klachten dan al opgelost. Mocht dit niet afdoende zijn, dan is het mogelijk om de klacht in te dienen volgens de regionale klachtenprocedure. Om te voorkomen dat de indiener met een ontevreden gevoel blijft zitten of gedwongen wordt om een juridische procedure te starten, bestaat er een onafhankelijke Regionale klachtencommissie Zuid West. Deze klachtencommissie onderzoekt en beoordeelt de klachten en geeft daarover advies aan de directie van de betreffende woningcorporatie. Door de toetreding van Beveland Wonen en Oost-West Wonen in 2021 is de gezamenlijke regionale klachtencommissie Zuid West ontstaan. Deze samenwerking maakt het voor de aangesloten corporaties nog meer mogelijk om de krachten te bundelen. De nodige kennis en ervaring om een advies uit te brengen blijft hierdoor op peil. In 2021 heeft de klachtencommissie ook een nieuw reglement opgesteld. Volgens het jaarverslag van de Regionale klachtencommissie Zuid West over 2022 heeft de commissie 31 klachten ontvangen, waarvan er 6 ontvankelijk zijn verklaard. Deze klachten hadden geen betrekking op Zeeuwland.
Integriteit
Het is van groot belang dat iedereen die bij Zeeuwland werkt zich volstrekt integer gedraagt. In 2022 is de integriteitscode en de klokkenluidersregeling geëvalueerd door zowel het managementteam als de ondernemingsraad. Hieruit zijn geen inhoudelijke of tekstuele wijzigingen voortgekomen. Jaarlijks besteden we aandacht aan het thema integriteit. In 2022 deden we dit door gebruik te maken van een online module. Een dilemmatraining volgen de medewerkers eerst digitaal en vervolgens vindt een verdieping van de lastige dilemma’s plaats. Dit hebben we in 2022 gedaan door een workshop integriteit & fraude, die door (bijna) alle medewerkers is gevolgd. Hierdoor is gewerkt aan bewustwording van de medewerkers. Daarnaast zijn een drietal verbeterpunten naar voren gekomen: • elkaar aanspreken is én blijft een punt van aandacht, ook bij integriteit; • in het introductieprogramma meer aandacht besteden aan dit onderwerp, misschien op een later moment in het programma nog iets meer uitgebreid; • in werkoverleggen de vraag aan elkaar stellen: “heb je nog te maken gehad met integriteitsdilemma’s?”
2 Bestuurlijk verslag
39
2.4 Verslag van de raad van commissarissen Te midden van een wereld die in brand staat door aardbevingen, oorlog en crisissen met vele droevige gevolgen veraf en dichtbij, is onze woningcorporatie zonder al te veel kleerscheuren het jaar 2022 doorgekomen. Memorabel is wel het feit dat vele huurders getroffen werden door een windhoos in Zierikzee waardoor vele woningen beschadigd en een aantal onbewoonbaar werden en er veel persoonlijk leed was. Hartverwarmend was de reactie van onze medewerkers, aannemers, gemeente en vele anderen om direct aan de slag te gaan om de schade te herstellen. In het afgelopen jaar zijn veel discussies gevoerd over het noodzakelijke volkshuisvestingsbeleid om de grote woningnood op te lossen. De woningcorporaties kregen, zoals verwacht, een omvangrijke taak toebedeeld: nieuwbouw, verduurzaming en betaalbaarheid. Samenwerking met gemeenten en provincie zal de oplossingsrichting aangeven. Financieel moet de verhuurdersheffing die vrijvalt de oplossing brengen. De vraag blijft of die gelden voldoende zijn om naast genoemde taken de renteverhoging, de gestegen kosten van materialen en de huurverlaging in 2023 te kunnen bekostigen. Veel vraagtekens zouden te zetten zijn. Als corporatie willen we niet in de klaaghoek blijven zitten maar gezwind aan de slag blijven.
Dat doen we niet met gesloten ogen maar alert met indien nodig bijstellingen of versnellingen. Wat onze genoemde taken betreft zijn we met een aantal nieuwbouwprojecten gestart en verduurzamen we onze woningen al geruime tijd. We zijn gestart, samen met partners, met het EnergieTeam Schouwen-Duiveland. Huurders in woningen met een slecht energielabel en een hoge energierekening krijgen gratis advies en besparingsmaterialen. Het team bestaat uit mensen uit de buurt wat laagdrempelig werkt. De huurprijs wordt in 2023 verlaagd voor mensen met een inkomen tot 120% van het bestaansminimum en wanneer huurders in de financiële problemen raken, reageren we snel en adequaat. Samenwerken is in het Zeeuwse al jaren een feit. Het laatste jaar hebben we een intensieve samenwerking met de woningcorporaties in Middelburg en de Bevelanden verder uitgewerkt. Het uitgangspunt is de samenwerking op de werkvloer. Het nut en de noodzaak van deze samenwerking heeft zich al ruimschoots bewezen. We zullen de ingeslagen weg vervolgen. Onze corporatie bestaat in 2023 75 jaar. Gezamenlijk is besloten om gezien de financiële crisis geen grote evenementen te organiseren. Enkele bijzonderheden met het oog op 75 jaar waarbij de huurder in het middelpunt staat, staan op het programma. Laat ik besluiten met een hoopvol Zeeuws uitgangspunt.
Ondanks alle onzekerheden en vele vraagtekens, met name voor onze huurders, blijft het: Luctor et Emergo. We worstelen wel, maar we komen boven. George van Heukelom († 14 april 2023) Voorzitter raad van commissarissen tot 1 april 2023
2 Bestuurlijk verslag
40
Onze visie op toezicht en toetsing
Dit toezicht strekt zich tevens uit tot de met Zeeuwland verbonden ondernemingen.
De raad van commissarissen (RvC of raad) van Zeeuwland houdt toezicht op het functioneren van de bestuurder en de algemene gang van zaken binnen Zeeuwland. De RvC adviseert de bestuurder daarnaast gevraagd en ongevraagd en vervult de werkgeversrol richting de bestuurder. De RvC houdt onder andere toezicht op: • realisatie van de doelstellingen van Zeeuwland; • realisatie van de volkshuisvestelijke opgaven; • strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van Zeeuwland; • opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen; • kwaliteitsbeleid; • kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording; • financieel verslaggevingsproces; • naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
Externe spelregels • • • • • • • •
Woningwet BTiV RTiV Wet Normering Topinkomens Governancecode Woningcorporaties Beleidsregels Aw Beleidsregels WSW Gezamenlijk beoordelingskader Aw/WSW
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RvC zijn beschreven in de statuten van Zeeuwland en verder uitgewerkt in het reglement voor de RvC. De RvC heeft twee commissies ingesteld: een auditcommissie en een selectie- en remuneratiecommissie. Daarnaast bekleed één lid van de RvC de maatschappelijke zetel. In de paragraaf over toezicht op financiële en operationele prestaties wordt het aantal vergaderingen en de onderwerpen van de auditcommissie verder toegelicht. In de paragraaf verslag vanuit werkgeversrol wordt het aantal vergaderingen en de onderwerpen van de selectie- en remuneratiecommissie verder toegelicht. De raad houdt toezicht vanuit een duidelijke visie. Deze visie bestaat uit vier verschillende onderdelen: het externe kader, het interne kader, het beoordelingskader en het toezichtskader. Zie ook de volgende figuur.
Interne spelregels • • • • • • • • • •
Rolinvulling RvC
Statuten Reglement RvC Reglementen commissies Reglement financieel beleid en beheer Treasuryreglement Investeringsreglement Verbindingenreglement Profielschets RvC Integriteitscode en klokkenluiderregeling Samenwerkingsovereenkomst SHZ
Besturingskaders • • • • • • • •
Ondernemingsstrategie Zeeuwland Portefeuillestrategie 2021-2030 Samenwerkingsovereenkomsten met gemeenten Biedingen gemeenten 2022 Overzicht stakeholders Begroting en jaarplan 2022 Financiele meerjarenprognose 2022-2031 Treasuryjaarplan 2022
Beheersinstrumenten • • • • • • • • •
Managementrapportages Bestuursverslag en volkshuisvestingsverslag Accountantsverslag Managementletter externe accountant Controleverklaring externe accountant Beoordelingsbrieven externe toezichthouders (Aw en WSW) Aedes-benchmark Visitatierapport Risicorapportages
• • • • •
Missie en uitgangspunten Rolinvulling Gedrag Invulling rollen Werkwijze
Intern kader
Extern kader
Toezicht- en toetsingskaders 2022
Toezichtskader
Beoordelingskader
2 Bestuurlijk verslag
41
Vanuit deze toezicht- en toetsingskaders zijn door de RvC in 2022 besluiten genomen, bestuursbesluiten beoordeeld en heeft de bewaking van de realisatie van de doelstellingen plaatsgevonden. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website www.zeeuwland.nl. U vindt hier onder andere de statuten en reglementen, de visie op besturen en toezicht houden en de profielschets van de RvC.
Governancecode Woningcorporaties De governancecode kent vijf principes. 1. Leden van bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht. 2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af. 3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak. 4. Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen. 5. Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan hun activiteiten. De principes vullen elkaar aan en moeten in samenhang worden bezien. De RvC van Zeeuwland onderschrijft de code en neemt deze als uitgangspunt voor zijn werkzaamheden. We voldoen aan alle bepalingen.
Governance in het verslagjaar In het jaar 2022 is er besloten om de concerncontroller meer tijd te laten besteden aan het uitvoeren van audits. Om dit te verwezenlijken ontstond de behoefte aan een nieuwe functie, een bestuurssecretaris. Vanaf begin juli is deze functie ingevuld. Deze functionaris ondersteund de raad waar mogelijk vanuit deze rol. De raad heeft in 2022 verscheidende reglementen aangepast. Het financieel beleid en beheer is gewijzigd naar aanleiding van de gewijzigde Woningwet, BTiV en RTiV per 1 januari 2022 en geactualiseerd naar de huidige werkwijze. Het reglement van de auditcommissie is aangepast waarbij er nu 2 in plaats van 3 commissarissen lid zijn. Het derde lid heeft, na aanpassing van het RvC reglement, een maatschappelijke zetel waarbij zij verantwoordelijk is voor het onderhouden en coördineren van de contacten met de ondernemingsraad en de Stichting Huurdersbelangen Zeeuwland. Het reglement van de selectie- en remuneratie is na een evaluatie op kleine punten geactualiseerd. De statuten zijn na toetsing woningwet ongewijzigd gebleven.
Verslag vanuit toezichthoudende rol Toezicht op strategie Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen, heeft de RvC zich regelmatig door de bestuurder laten informeren over de (financiële) resultaten in relatie tot de beoogde doelen, de ontwikkelingen met betrekking tot de projecten en de relevante externe ontwikkelingen waar Zeeuwland mee geconfronteerd werd. Dit jaar was dat voornamelijk de nationale prestatieafspraken, stijgende energieprijzen en inflatie, Oekraïense ontheemden, statushouders en de windhoos in Zierikzee. Ook dit jaar heeft de raad aan het begin van het jaar met de bestuurder gesproken over de ondernemingsstrategie. In 2022 is begonnen met het organiseren van een strategiedag binnen Zeeuwland waarbij de
medewerkers ook input kunnen geven aan het managementteam voor ontwikkelingen van de ondernemingsstrategie. Deze dag werd ook bezocht door de raad waarbij de vraag of de ondernemingsstrategie nog actueel is centraal stond. Vervolgens zijn de prioriteiten besproken voor de begroting van het volgende jaar en de biedingen aan de gemeenten. Ook heeft de raad het overzicht met stakeholders besproken met de bestuurder en de wijze waarop zowel de raad als de bestuurder de relatie onderhouden met de betreffende belanghebbenden. De raad vindt dat de bestuurder de juiste prioritering in de ambities heeft aangebracht door middel van de programma’s die centraal staan: duurzame kernen, digitalisering/data kwaliteit en organisatieontwikkeling. Voor het programma duurzame kernen stond 2022 in het teken van het opstellen van het duurzaamheidsbeleidsplan. Tijdens de themabijeenkomst begin september is de raad meegenomen in dit beleid. Verscheidende onderwerpen zijn besproken tijdens een presentatie van de Groen en Energie coach. Daarnaast zijn er tijdens een rondrit verschillende projecten en bestaand bezit bezocht die laten zien hoe Zeeuwland bezig is met duurzaamheid. Op 1 november is het duurzaamheidsbeleidsplan goedgekeurd door de raad.
De RvC heeft in het afgelopen jaar overleg gehad met de externe, onafhankelijke accountant, de SHZ en de ondernemingsraad om zich op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in het speelveld van Zeeuwland. Ook zijn rondom specifieke onderwerpen regelmatig medewerkers van Zeeuwland te gast bij vergaderingen van de raad. Bredere oriëntatie op de externe ontwikkelingen vindt plaats aan de hand van vakliteratuur en via de lokale, regionale en landelijke media. Daarnaast hebben leden van de RvC, zowel individueel als collectief, externe bijeenkomsten bijgewoond.
Toezicht op financiële en operationele prestaties De raad heeft zich gedurende 2022 op verschillende momenten en naar aanleiding van diverse onderwerpen beziggehouden met de inzet van het vermogen en de financiële continuïteit. In zowel de auditcommissie als de raad is uitgebreid gesproken over de visie op een duurzaam verdienmodel en het financieel sturingskader, het compartimentenmodel, wat is ontwikkeld in samenwerking met Finance Ideas. De nieuwe visie is gericht op een corporatie die in de toekomst nog steeds voldoende betaalbare woningen kan bieden voor huurders. De normen van de financiële ratio’s waaraan de toezichthouders de corporaties toetsen op hun financiële continuïteit worden als te risicovol gezien voor een robuuste sector in de toekomst. De raad heeft de bestuurder uitgebreid bevraagd op de gevolgen voor de bijdrage van Zeeuwland aan de Nationale Prestatieafspraken en het halen van de ambities in het duurzaamheidsbeleidsplan. Het belang van voldoende aanbod om aan de vraag van toekomstige huurders en gemeenten te kunnen voldoen staat voorop. Het compartimentenmodel geeft inzicht, is hiermee ondersteunend aan de keuzes die gemaakt worden en biedt de raad een handvat om beleid en plannen aan te toetsen. De raad heeft zich drie keer via de managementrapportages laten informeren over de voortgang van alle relevante facetten in de bedrijfsvoering van Zeeuwland.
De raad is tevreden over de behaalde A-status op zowel de klanttevredenheid, duurzaamheid en de bedrijfslasten in de Aedes benchmark.
2 Bestuurlijk verslag
42
De raad heeft een auditcommissie ingesteld. De auditcommissie is onder meer belast met het adviseren van de RvC omtrent het toezicht op de significante financiële risico’s, op de financiële informatieverschaffing door Zeeuwland, de naleving van de aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de concerncontroller en de externe accountant en de beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De auditcommissie heeft bij iedere vergadering een vooroverleg met de concerncontroller zonder aanwezigheid van de bestuurder. Voor de uitvoering van haar taken heeft de auditcommissie in 2022 vergaderd op 21 februari, 9 mei, 13 juni, 18 oktober en 15 november.
De belangrijkste onderwerpen die aan de orde kwamen zijn: • de managementrapportages en projectenrapportages; • voortgangsrapportage digitale strategie; • risicomanagementrapportages; • treasuryrapportages en verslag treasurycommissie; • het bestuursverslag, volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2021; • jaarverslagen van verbindingen 2021; • (concept) accountantsverslag en (concept) controleverklaring 2021; • uitgangspunten begroting 2023; • uitgangspunten financiële meerjarenbegroting 2023-2032; • duurzaam verdienmodel • wijziging investeringsreglement; • gevolgen van de windhoos; • de begroting 2023, financiële meerjarenbegroting 2023-2032 en treasuryjaarplan 2023; • het controleplan en opdrachtbrief 2022 van de externe accountant; • advies benoeming nieuwe externe accountant; • het concept controleplan 2023; • toelichting fiscaal beleid; • managementletter externe accountant 2022. De bevindingen en aanbevelingen over deze onderwerpen zijn gerapporteerd aan de RvC in de vorm van een advies. De raad heeft op 24 mei 2022, na de jaarrekeningcontrole, zonder aanwezigheid van de bestuurder gesproken met de extern accountant.
Bestuursverslag, jaarrekening en accountantsverslag Op 9 mei 2022 heeft de auditcommissie het bestuursverslag, het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2021 van Zeeuwland en de met Zeeuwland verbonden ondernemingen besproken met de bestuurder en de externe accountant. Tijdens de vergadering is ook het accountantsverslag en de concept controleverklaring besproken met de externe accountant. Op 24 mei 2022 heeft de raad het bestuursverslag, het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening besproken met de bestuurder en de externe accountant. Vervolgens heeft de raad deze stukken vastgesteld. Op 13 juni 2022 heeft de raad gesproken met de externe accountant over de belangrijkste risico’s en het controleplan 2022 van de accountant. De opdrachtbevestiging is in de zomer door de voorzitter ondertekend en in de auditcommissie vergadering op 18 oktober besproken.
Managementletter De auditcommissie heeft de managementletter 2022 van de externe accountant besproken met de externe accountant op 15 november 2022. Er zijn geen nieuwe bevindingen en de opvolging van punten van vorig jaar zijn geadresseerd of onderhanden. De externe accountant geeft mee dat de organisatie heel serieus omgaat met de interne beheersing en benoemd hierbij ook specifiek de werkwijze met de tool Fully in Control. Er zijn geen zaken geconstateerd die tot een verhoogd risico leiden. Daarna is de managementletter besproken in de raad op 29 november 2022. Controleplan 2023 De concerncontroller en bestuurder hebben in 2022 alle stappen gezet om ervoor te zorgen dat meer focus op het uitvoeren van audits komt te liggen vanaf 2023. Hiermee kan de concerncontroller onafhankelijke en objectieve zekerheid en advies aan het management bieden over de toereikendheid en effectiviteit van governance en risicomanagement (inclusief interne beheersing) om het realiseren van doelstellingen van de organisatie te ondersteunen en continue verbetering te bevorderen en te faciliteren. In 2023 zal gewerkt worden aan een splitsing van het controleplan naar een risico-controle-raamwerk en een auditplan. Begroting 2023, financiële meerjarenprognose 2023-2032 en treasuryjaarplan 2023 Op 29 november 2022 is de begroting 2023 en de financiële meerjarenprognose 2023-2032 besproken in de raad.