Bijlage Rapport Programmabegroting Schiedam Zicht op inzicht

Hiermee is niet duidelijk wat het realiseren van een bepaalde doelstelling kost. Voor de indicatoren benoemt de gemeente de verplichte BBVindicatoren in de programma’s maar een weergave daarvan is in een bijlage opgenomen. In de plaats daarvan neemt de gemeente in de programma’s specifieke, vaak samengestelde indicatoren op die aansluiten op de gepresenteerde doelen. De beschrijving van de bijdrage van Verbonden Partijen in de realisatie van de doelen is beperkt. Welke risico’s het behalen van de doelen bedreigen werkt de gemeente zowel in het programma als in de paragraaf Weerstandsvermogen niet specifiek uit. De teksten zijn vaak in een lijdende vorm geschreven. Doordat lange zinnen worden vermeden, tussenzinnen beperkt in aantal zijn en het technisch/ambtelijk taalgebruik slechts in beperkte mate aanwezig is, zijn de programma’s goed leesbaar. Paragrafen De twee onderzochte paragrafen voldoen in belangrijke mate aan de eisen uit het BBV. De minimale informatiewaarde is daarmee geborgd. De gemeente maakt de keuze om aanvullende informatie op te nemen. Zo is in de paragraaf Verbonden Partijen ook lokale, regionale, landelijke en Europese samenwerking verder uitgewerkt. Daarnaast kiest de gemeente er ook voor om een achtste paragraaf op te nemen over verstrekte subsidies. Relatie naar de programma’s zijn in beide paragrafen op hoofdlijn gelegd.

De in de paragrafen opgenomen kengetallen zijn conform het BBV uitgewerkt en in relatie gebracht met de gemeentelijke kaders die daarbij gelden. Ook de landelijke normen staan benoemd. Een nadere toelichting, trendanalyse of duiding van de samenhang is beperkt aanwezig. Kaders en visie zijn wisselend beschreven: in de paragraaf Verbonden Partijen redelijk uitgebreid, in de paragraaf Weerstandsvermogen vrijwel niet. De informatiewaarde scoort daarmee op de meeste onderdelen in kwadrant 1, deels ook in kwadrant 2. De gemeente kiest duidelijk voor een “+” op de BBV en maakt de begroting eigen door bijvoorbeeld op maat toegesneden indicatoren en een extra paragraaf. Voor veel onderliggende informatie is de lezer aangewezen op opgenomen hyperlinks naar andere documenten.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

47

Algemeen / hoofdlijn

Specifiek / details

Nadere informatie in onderliggende documenten, MJB moet in samenhang worden gelezen

Relevante informatie uit andere documenten is opgenomen in MJB. Zelfstandig leesbaar

1

2

3

4

Maatwerk Informatie voldoet aan eisen BBV en is op onderdelen aangevuld

Standaard Informatie voldoet aan minimale eisen BBV, geen nadere aanvulling

5.6.2. Beantwoording deelvragen De in dit hoofdstuk genoemde bevindingen en daarop gebaseerde conclusies leidden tot de onderstaande beantwoording van de deelvragen: 11. Is er samenhang tussen de gewenste effecten, doelen, activiteiten en daarvoor in te zetten middelen? Met andere woorden: worden de drie W-vragen samenhangend en overzichtelijk beantwoord? De samenhang tussen doelen en activiteiten is aanwezig maar op onderdelen door de gekozen vorm en gebruikte definities moeilijker navolgbaar. Doordat de activiteiten opgenomen zijn in bredere, beschrijvende onderdelen is niet direct duidelijk wat de gemeente wanneer gaat doen. De gemeente maakt op sommige plaatsen duidelijk hoe activiteiten bijdragen aan de realisatie van doelen maar dit zijn dan veelal beschreven subdoelen die onder de doelen zoals opgenomen aan het begin van het programma hangen. Een overzichtelijke doel – middelenboom die als leeswijzer zou kunnen fungeren ontbreekt. De gehanteerde structuur is wisselend waarmee het ene onderdeel meer navolgbaar is dan het andere. De relatie naar de laatste W-vraag (wat mag het kosten?) is door het gekozen niveau van presentatie op programmatotaal niet te maken. 12.

Zijn effecten, doelen en activiteiten meetbaar (SMART) beschreven? Worden trends inzichtelijk gemaakt? De gemeente beschrijft de doelen op algemeen niveau en maakt deze SMART door op maat toegesneden indicatoren. De doelen zijn daarbij op niveau van effect beschreven. Trends die uit de weergegeven cijfers blijken, zijn niet benoemd en toegelicht. De activiteiten wisselen in mate van concreetheid. Veelal is wel duidelijk wat de gemeente gaat doen, maar het wanneer en hoe is niet altijd uitgewerkt. 13. Is de relatie tussen de programma’s onderling helder? Zowel aan de relaties tussen programma’s onderling als aan de relatie tussen programma’s en paragrafen besteedt de gemeente Schiedam in de meerjarenbegroting aandacht. 14. Is duidelijk welke risico’s zich kunnen voordoen bij het nastreven van de gewenste resultaten?

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

48

De gemeente kiest ervoor om de risico’s niet op te nemen in de programma’s maar alleen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Een relatie naar de doelstellingen wordt niet gelegd. Daardoor is niet duidelijk welk effect de risico’s op de doelbereiking hebben. 15. Is de programmabegroting leesbaar en toegankelijk? De opbouw van de programmabegroting is helder. De digitale weergave met een doorklikbare inhoudsopgave zorgt ervoor dat eenvoudig door het document genavigeerd kan worden. Dit maakt de begroting toegankelijk. Qua leesbaarheid geldt dat teksten over het algemeen goed leesbaar zijn, ambtelijk taalgebruik wordt vermeden en afkortingen staan toegelicht. 16. Sluit de informatie in de programmabegroting aan op de informatiebehoefte van de raad? Deze deelvraag kan niet beantwoord worden vanwege een te lage representativiteit van de ontvangen reacties.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

49

6. Conclusies en aanbevelingen De programmabegroting vormt een belangrijk document voor de raad om zijn kaderstellende en controlerende rol te kunnen uitvoeren. Op welke wijze de programmabegroting de raad daartoe in staat stelt, is mede afhankelijk van de informatiewaarde van die begroting. In regelgeving (BBV) is daarvoor een minimumniveau vastgelegd. De gemeente is vrij om daaraan verder eigen invulling toe te voegen. Wat de informatiewaarde van de programmabegroting 2021-2024 van de gemeente Schiedam is, is onderwerp van dit onderzoek. De centrale vraag luidt daarbij: In hoeverre voldoet de meerjarenbegroting van de gemeente Schiedam aan de externe en interne regelgeving en stelt de daarin opgenomen informatie de raad in staat om de kaderstellende en controlerende rol goed uit te voeren? Deze onderzoeksvraag is via diverse deelvragen beantwoord. De richten zich op de volgende onderwerpen: 1. 2. 3. 4.

Proces van totstandkoming: de theorie Proces van totstandkoming: de praktijk Voldoen aan interne- en externe regelgeving Toereikendheid van de informatiewaarde

In dit onderdeel presenteren wij de conclusies die op basis van de bevindingen te trekken zijn. Het proces is qua opzet en werking duidelijk en goed ingericht… De ambtelijke organisatie van Schiedam heeft qua opzet het proces waarin zij de begroting jaarlijks opstelt goed ingericht. Het document “Planning P&C-producten 2019” en de bijlage bevat relevante informatie over acties, actiehouders en een planning per op te stellen onderdeel. Rollen en verantwoordelijkheden zijn helder beschreven. Dit biedt een stevig fundament voor het proces. De organisatie kiest hierbij voor een beschrijving op hoofdlijnen en gebruikt het document “Planning P&Cproducten” niet om inhoudelijke kwaliteitseisen van de diverse acties vast te leggen. De raad wordt via een aparte brief geïnformeerd over de data van aanbieding en behandeling van de P&C-documenten en krijgt daarmee informatie op maat. ..en wordt ambtelijk geëvalueerd Het proces wordt ambtelijk geëvalueerd. Als hieruit aanpassingen volgen, verwerkt de organisatie dit in de planning / aanpak voor het volgende begrotingsjaar. Deze wijzigingen staan in de dan gehanteerde aanpak niet meer specifiek toegelicht. De betrokkenen in het proces ervaren een goede communicatie… Over de diverse acties voor het opstellen van de begroting vindt via diverse kanalen communicatie plaats met een belangrijke rol voor het teammanagersoverleg (TMO).

: Via dit overleg zet de organisatie acties uit, worden bijeenkomsten met het college teruggekoppeld en voortgangsinformatie over het proces met de organisatie gedeeld. Deze communicatie wordt door betrokkenen gewaardeerd. …en zien nog verbeterpotentieel in afstemming tussen inhoudelijke en financiële processen Ervaren wordt dat het beleidsinhoudelijke proces onafhankelijk verloopt van de financiële werkzaamheden. Daardoor wordt het soms lastig gevonden om een goede aansluiting te maken tussen de inhoudelijke teksten en financiën. Samenhang met andere jaarlijkse P&C-documenten is helder geduid Het planningsdocument beschrijft helder hoe de programmabegroting zich qua planning verhoudt tot andere P&C-documenten in het kalenderjaar. Een relatie naar meerjarige documenten (zoals het Beleids- en bestuursakkoord 2018-2022) is niet beschreven.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

50

Het college vervult een duidelijke rol gedurende het proces.. Het college is in 2019 op verschillende momenten betrokken bij het opstellen van de Zomernota 2020 en de Begroting 2020-2023. Al vroeg in het proces kreeg het college informatie aangeboden en de financiële startpositie gepresenteerd. Via verschillende bijeenkomsten maakte het college vervolgens keuzes en zette (onderzoeks-) opdrachten in de organisatie uit. Daarmee heeft het college een belangrijke rol bij de start, tijdens en bij de afronding van het proces ..waarbij in 2020 keuzes en afwegingen nog eerder aan het college zijn voorgelegd De actieve betrokkenheid van het college is in 2020 versterkt door keuzes en afwegingen eerder in het proces aan het college voor te leggen. Dit wordt een verbetering gevonden. Het proces is in 2020 daarnaast aangepast in reactie op de invloed van Corona. De organisatie laat met aanpassing van het proces in 2020 zien adequaat in te spelen op actualiteiten en lering te trekken uit verbeterpunten uit voorgaande jaren. Kaderstelling door de raad vooral via de zomernota… De kaderstelling door de raad vindt vooral plaats aan de voorkant van het proces door middel van behandeling van de jaarlijkse zomernota. In dit proces krijgt de raad, onder andere via de “Staat van de Stad”, op verschillende momenten informatie en achtergronden aangereikt.

Via de zomernota stelt de raad kaders, onder andere door bij de behandeling van de zomernota, moties en amendementen in te dienen. In 2019 nam het college de raad nog uitgebreider mee in gemaakte keuzes door ook het overzicht met alle afgevallen onderwerpen aan de raad aan te bieden. …met een belangrijke rol voor de auditcommissie In het bestuurlijke proces heeft de auditcommissie een belangrijke rol. De auditcommissie krijgt, aanvullend op de raadsvergaderingen, op diverse andere momenten verdiepende context aangeboden. Dit geldt zowel voor het proces rond de Zomernota 2020 als de Begroting 2020-2023. Door het organiseren van een auditcommissie “plus” kunnen ook overige raadsleden op specifieke momenten bij de auditcommissie aansluiten. De opgenomen informatie voldoet in belangrijke mate aan in- en externe regelgeving.. De programmabegroting van de gemeente Schiedam voldoet in belangrijke mate aan de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). De voorgeschreven hoofdindeling in de beleidsbegroting en financiële begroting is aanwezig. De beleidsbegroting bestaat vervolgens uit het programmaplan en de paragrafen. In het programmaplan zijn alle verplichte onderdelen opgenomen. De 7 verplicht voorgeschreven paragrafen zijn allen aanwezig. Inhoudelijk voldoen die in belangrijke mate aan de eisen die het BBV daaraan stelt.

De gemeente koos ervoor om een 8e paragraaf toe te voegen, te weten de paragraaf “subsidieverlening”. De volgens het BBV verplichte indicatoren, die niet altijd goed aansluiten bij de effecten die de gemeente Schiedam nastreeft, neemt de gemeente niet in de programma’s maar een bijlage op. De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten met toelichting, uiteenzetting financiële positie inclusief toelichting en een bijlage met baten en lasten per taakveld. Hiermee bevat de begroting de verplicht voorgeschreven onderdelen. Het BBV schrijft voor dat een toelichting wordt gegeven op aanmerkelijke verschillen met cijfers van voorgaande jaren (realisatie jaar T-2 en begroting jaar T-1). Deze toelichting ontbreekt. Voor de interne regelgeving is vooral de verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet van belang. Dit wordt ook wel de financiële verordening genoemd. De raad van Schiedam koos er in deze verordening voor om aanvullende eisen t.o.v. het BBV op te nemen. Deze aanvullende eisen zijn vervolgens in de begroting terug te vinden. Bijvoorbeeld de genoemde 8 e paragraaf. ..met een helder samenvattend inleidend hoofdstuk Aan het begin van de begroting neemt het college het inleidende hoofdstuk “Bestuurskader” op.

Dit hoofdstuk legt duidelijke verbanden naar kaderstellende documenten zoals het Collegeprogramma 2018-2022 waarmee de begroting in meerjarig perspectief wordt geplaatst. De beschrijving én duiding van de financiële positie en de weergave van de belangrijkste ambities per programma geven een goede samenvatting van de begroting.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

51

Door een heldere verwijzing naar de onderwerpen uit de zomernota is het voor de lezer duidelijk hoe dat document in de begroting is verwerkt. De programma’s zijn consistent opgebouwd… De programma’s kennen een identieke opbouw. Aan het begin van ieder programma geeft de gemeente een totaaloverzicht. Deze bestaat uit inzicht in de totale lasten en baten, de doelen, prestaties en bijdrage aan de Global Goals. Per doel vindt vervolgens een nadere uitwerking plaats. Deze start met een korte inleiding en beschrijft welke activiteiten worden verricht om deze te bereiken. Daarbij wordt ook aangegeven welke actualiteiten er zijn (zoals nieuwe wetgeving) en andere relevante context (zoals uitkomsten van onderzoeken). De prestaties uit het samenvattende overzicht worden aan het einde van ieder onderdeel voorzien van cijfers en een toelichting. …met een duidelijke relatie naar bovenliggende kaders In de programma’s is de relatie naar bovenliggende kaders duidelijk. Dit geldt voor zowel de algemene kaders (zoals het Collegeprogramma 2018-2022 en de Zomernota 2020) als specifieke beleidsnota’s. De weergave van deze kaders is op hoofdlijn, voor informatie kunnen de achterliggende documenten via een hyperlink ontsloten worden. Sommige beleidsnota’s zijn daarbij ouder dan 5 jaar en minder actueel.

De doelen zijn als effect beschreven en meetbaar gemaakt… De doelen zijn op het niveau van effecten beschreven. Er is voor gekozen om de doelen zelf niet concreet te beschrijven en termen zoals “meer” en “beter” te gebruiken. De SMART-heid brengt de gemeente vervolgens aan door de bijbehorende indicatoren (welke Schiedam “prestaties” noemt) van een 0-meting en streefwaarde te voorzien. Ook is aangegeven in welk jaar de raad de streefwaarde wil bereiken. De indicatoren sluiten goed aan op de doelstelling, zijn eenduidig en van een bron en toelichting voorzien. …waarbij niet duidelijk is welke risico’s het bereiken van de doelen kunnen belemmeren De risico’s staan beschreven in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement. De risico’s vormen geen onderdeel van de programma’s. Bij de risico’s is geen relatie gelegd naar de doelen waarop ze betrekking hebben. De activiteiten zijn op wisselend niveau beschreven.. De activiteiten waarmee college en raad het bereiken van de doelen nastreeft, zijn wisselend beschreven. Soms is gekozen voor een algemene abstracte omschrijving, op andere onderdelen is de activiteit meer concreet gemaakt. Aan welke criteria / kwaliteitseisen de activiteiten moeten voldoen, is niet in de begroting uitgewerkt.

Doordat de activiteiten in langere beschrijvingen zijn opgenomen, is qua vormgeving/opzet niet direct zichtbaar en/of duidelijk wat de gemeente concreet gaat doen. Verwarring kan ontstaan doordat in de teksten over de activiteiten ook nieuwe doelen zijn beschreven. De relatie naar de doelen aan het begin van het programma is daarbij niet benoemd. …en de lasten en baten worden op programma niveau weergegeven… Schiedam presenteert de lasten en baten op totaal van het programma. Daarmee is niet inzichtelijk welke kosten gemoeid zijn met het bereiken van een bepaalde doelstelling. ..waardoor samenhang tussen de 3 W-vragen nog in kracht kan groeien Door de gekozen opzet en gebruikte terminologie is de relatie tussen de vragen “Wat willen we bereiken”, “wat gaan we daarvoor doen” en “wat mag het kosten” niet eenduidig herleidbaar. Dit maakt het volgen van de beleidstheorie, veronderstelde causale verbanden en onderliggende relaties lastig. Leesbaarheid varieert Het taalgebruik wisselt van een actieve tot een meer passieve schrijfstijl. In de onderzochte programma’s was het gebruik van afkortingen, lange zinnen en ambtelijke woorden beperkt. Daarmee is de leesbaarheid over het algemeen goed, hoewel de geïnterviewden onderkennen dat het lezen van de begroting wel iets voor meer ingewijden blijft.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

52

Digitaal is de begroting goed ontsloten en toegankelijk gemaakt De begroting is beschikbaar via een doorklikbare pdf. Daarmee is de begroting eenvoudig doorzoekbaar en kunnen de verschillende onderdelen makkelijk worden benaderd. De toegankelijkheid is goed. Keuze is gemaakt om op onderdelen het minimale niveau uit de BBV aan te vullen waarbij informatie wisselt van “hoofdlijn” naar “details”. Als we de bevindingen afzetten tegen de matrix zoals opgenomen in hoofdstuk 2, bevindt de begroting van de gemeente Schiedam zich in kwadrant 1, op enkele onderdelen in kwadrant 2: informatie wordt veelal op hoofdlijn gepresenteerd waarbij de minimale eisen uit het BBV zijn aangevuld c.q. op maat zijn gemaakt voor de lokale situatie. Op onderdelen is een verschuiving naar kwadrant 2 zichtbaar is neemt de gemeente ook informatie uit onderliggende documenten op.

Maatwerk

Algemeen / hoofdlijn

Specifiek / details

Nadere informatie in onderliggende documenten, MJB moet in samenhang worden gelezen

Relevante informatie uit andere documenten is opgenomen in MJB. Zelfstandig leesbaar

1

2

3

4

Informatie voldoet aan eisen BBV en is op onderdelen aangevuld

Standaard Informatie voldoet aan minimale eisen BBV, geen nadere aanvulling

Op grond van de bovenstaande conclusies komen wij tot de onderstaande aanbevelingen: 1. Weeg als raad af of de huidige keuze (kwadrant 1) voldoende sturingsinformatie biedt. Het is raadzaam om te verkennen of er op meer onderdelen behoefte bestaat om geen verwijzingen te hebben naar onderliggende documenten maar informatie in de begroting zelf op te nemen. De begroting kan dan nog meer verschuiven van “leeswijzer” naar zelfstandig leesbaar document. 2. Bespreek met het college of de relatie tussen de 3-W vragen verder kan worden verstrekt zodat een meer duidelijke relatie komt tussen effecten, doelen, activiteiten en kosten. Een heldere beschrijving van de beleidstheorie en de onderliggende relaties qua doelbereiking en activiteiten zorgt voor meer herleidbaarheid. Ook kan hiermee een meer zuivere afweging in toedeling van budgetten plaatsvinden. Door risico’s in verband te brengen met de doelen, wordt duidelijk welke onzekere gebeurtenissen het bereiken van de doelen kan beïnvloeden en kunnen desgewenst beheersmaatregelen worden getroffen. 3. Vraag het college om met een planning te komen om niet actuele beleidsnota’s te herzien. Enkele nota’s zijn 5 jaar of ouder. Gelet op de snel veranderende context, kunnen deze nota’s daarmee achterhaald zijn en niet meer aansluiten op effecten die de gemeente nastreeft. 4.

Geef het college als advies mee om aan het planningsdocument per actie ook inhoudelijke kwaliteitseisen / te gebruiken bronnen toe te voegen. Daarmee wordt niet alleen duidelijk wie wanneer iets moet opleveren maar ook met welke inhoudelijke criteria. Dit kan bijdragen aan uniformiteit en versterking van de kwaliteit van de informatiewaarde van de begroting. 5. Geef het college het advies mee om in het proces te kijken naar verdere versterking tussen inhoud en financiën. Door voor alle betrokken de koppeling tussen inhoud en financiën ook qua planning meer eenduidig te maken, kan de kwaliteit van de begroting verder toenemen. 6. Verzoek het college om op de laatste ontbrekende onderdelen ook aan het BBV te voldoen. 7. Geeft het college als advies mee om de thans wisselende leesbaarheid van de begroting te verbeteren. Bijvoorbeeld door het voeren van een centrale eindredactie. Daarbij is het belangrijk om oog te houden voor de doelgroep / lezers die niet altijd inhoudelijk deskundige zijn. Begrijpelijk taalgebruik is een voorwaarde voor de toegankelijkheid van de begroting. Ook eenduidigheid in terminologie draagt bij aan herleidbaarheid en transparantie.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

53

7. Bestuurlijke reactie

gemeente Schiedam

gemeente Schiedam

team Financiën en Control Stadskantoor, Stadscrf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Rekenkamercommissie Schiedam-Vlaardingen Postbus 1501 3100 EA SCHIEDAM

14 010 schiedam.nl

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Datum

RKC2021-011 Uwbriefvan

21UIT03040 Doorkiesnummer

10 E-mail

14 010

contact@schiedam.nl

12

maart 2021

mei 2021

Onderwerp

Bestuurlijk wederhoor op het concept-rapport "Zicht op Inzicht"

Geachte heer Van Deursen, Bedankt voor het uitvoeren van het onderzoek naar de informatiewaarde van onze begroting. In uw brief van 12 maart 2021 stelt u ons in de gelegenheid tot bestuurlijk wederhoor op het concept-rapport "Zicht op Inzicht". Wij maken van deze gelegenheid gebruik via deze brief. Na een korte algemene reactie gaan wij in op de diverse concept-aanbevelingen uit uw rapport en sluiten wij af met het vervolgproces. Algemene reactie

Het college onderschrijft met de rekenkamercommissie het belang van de informatiewaarde van de begroting. Wij herkennen het beeld uit het onderzoek dat het proces van totstandkoming goed en helder is ingericht en de begroting aan in- en externe regelgeving voldoet. Het onderzoek naar de toereikendheid van de informatiewaarde geeft helaas geen inzicht in de beelden van de raadsleden. U geeft aan dat de reacties onvoldoende representatief zijn om als onderzoeksresultaat te kunnen gebruiken. Het college vindt dit een gemiste kans in het onderzoek, vooral vanuit de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Het college betreurt het feit dat u het onderzoek naar de beelden van de raadsleden niet op een andere wijze heeft vormgegeven. Het rapport is daarmee niet in balans. Het concentreert zich op details in de bedrijfsvoering en dat was niet de onderzoeksdoelstelling die is afgestemd met onze gemeenteraad. Reactie op aanbevelingen

U doet de gemeenteraad in uw rapport zeven concept-aanbevelingen. Hieronder gaan wij puntsgewijs in op uw concept-aanbevelingen. 1. Weeg als raad af of de huidige keuze voldoende sturingsinformatie biedt. Het is, in overleg met de gemeenteraad, een principiële keuze geweest om in de begroting niet te veel inhoudelijke informatie op te nemen en daar waar nodig via actieve links te verwijzen naar onderliggende documenten. Hierdoor blijft de begroting ook een zelfstandig leesbaar document, dat bovendien ook niet te veel informatie bevat. Daar waar gewenst en noodzakelijk is het aan de lezer zelf om te bepalen om de achtergrondinformatie te raadplegen.

11111111 1111 11111111I III II I I 111111111 1111 11111 1111 1111 54

Het college vindt deze aanbeveling dan ook weinig relevant en geeft u in overweging deze concept aanbeveling te schrappen.

2. Bespreek met het college of de relatie tussen de 3W-vragen verder kan worden

versterkt. Wij herkennen dat de relatie tussen effecten, doelen en activiteiten op onderdelen verder kan worden versterkt. Ook kan de informatie worden uitgebreid met risico's. Wij werken momenteel ook aan een herziening van het risicomanagement en nemen dit aandachtspunt daarin mee. Wij merken op dat een verdere toedeling van budgetten naar doelstellingen leidt tot een ongewenste detaillering in de onderliggende financiële administratie. Wij houden de hoofdlijn van het BBVaan (programma's - taakvelden), zodat de administratie ook voldoende wendbaar blijft. Een verdere allocatie naar doelstelling heeft tot gevolg dat de onderliggende administratieve processen niet efficiënt verlopen. Vraag het college om met een planning te komen om niet actuele beleidsnota's te herzien. De ouderdom van een beleidsnota bepaalt niet of de beleidsnota ook daadwerkelijk moet worden geactualiseerd. Actualisatie van beleidsnota's vloeit meestal voort uit nieuwe of herziene wet- en regelgeving. Daarnaast kennen we beleidsnota's die met een vaste looptijd (bijvoorbeeld vier jaar) zijn vastgesteld en vanuit dat oogpunt moeten worden herzien. Bovendien legt het college jaarlijks een overzicht van grote beleidsnota's aan de raad voor, aan de hand waarvan de raad zijn eigen voorbereiding en planning kan oppakken.

Het college verzoekt u dit mee te wegen in de concept-aanbeveling en de relevantie van de concept­ aanbeveling opnieuw te beoordelen. 3.

Geef het college als advies mee om aan het p/anningsdocument per actie ook inhoudelijke kwaliteitseisen I te gebruiken bronnen toe te voegen. Het college vindt deze concept-aanbeveling vallen in het domein van bedrijfsvoering, waarbij de gemeenteraad een toezichthoudende rol heeft. De inhoud van de concept-aanbeveling past niet bij die toezichthoudende rol. Wij verzoeken u deze concept-aanbeveling te schrappen. 4.

5. Geef het college het advies mee om in het proces te kijken naar een verdere

versterking tussen inhoud en financiën. Deze aanbeveling herkent het college, maar merkt hierbij op dat dit uit de zelfevaluatie van de organisatie komt. Daarmee maakt het onderdeel uit van de bedrijfsvoering en is het geen onderdeel van een raadskader. Wij verzoeken u deze concept-aanbeveling om die reden te schrappen. Verzoek het college om op de laatste ontbrekende onderdelen ook aan het BBV te voldoen. Het college neemt deze aanbeveling over door in de begroting 2022 een toelichting op de aanmerkelijke verschillen tussen realisatie jaar T-2 en begroting jaar T-1 per programma op te nemen. De aanbevelingen rondom de paragraaf weerstandsvermogen, risicobeheersing en financiële positie maken onderdeel uit van de herziening van het beleid rondom het risicomanagement. Dit beleid wordt dit najaar ter besluitvorming aan de raad aangeboden. De uitkomsten van deze actualisatie komen tot uitdrukking in de begroting 2023. 6.

2fülT03040

Pagina 2

55

7.

Geef het college als advies mee om de thans wisselende leesbaarheid van de begroting te verbeteren.

Het college herkent deze aanbeveling. Eindredactie is overigens al een vast onderdeel in het proces. Begrijpelijk taalgebruik begint bij de bron, de schrijvers van de teksten. Het afgelopen jaar zijn belangrijke stappen gezet door de gerichte begrijpelijke taal cursussen voor schrijvers in de ambtelijke organisatie. Het college verwacht dat dit de komende periode zijn vruchten afwerpt. Vervolgproces U schrijft dat de aanbevelingen een rol kunnen spelen in het begrotingsproces 2022-2025. Die mening delen wij niet met u. Het college vindt de concept-aanbevelingen veelal niet toepasbaar in het begrotingsproces 2022-2025. Wij constateren dat een groot deel van de concept­ aanbevelingen zich richt op de bedrijfsvoering, waarbij strategische of beleidsmatige adviezen aan de gemeenteraad ontbreken. Dit wordt veroorzaakt door de disbalans in het onderzoek, waarbij het beeld van de gemeenteraad niet is opgehaald. In een eerder stadium bent u ambtelijk geattendeerd op deze disbalans. Wij moeten helaas constateren dat u weinig met deze opmerkingen hebt gedaan. Wij verzoeken u dringend om te overwegen alsnog het onderzoek naar het beeld van de gemeenteraad uit te voeren en de concept-rapportage hierop aan te passen. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,

C.H.J. amers

/ �

21UIT03040

Pagina 3

56

8. Nawoord rekenkamercommissie 'HUHNHQNDPHUFRPPLVVLH6FKLHGDP9ODDUGLQJHQGDQNWKHWFROOHJHYDQ6FKLHGDPYRRUGHUHDFWLH RSKHWRQGHU]RHNVUDSSRUW³=LFKWRSLQ]LFKW´QDDUGHLQIRUPDWLHZDDUGHYDQGHSURJUDPPDEHJURWLQJ YDQGHJHPHHQWH6FKLHGDP'HUHDFWLHEULHIEHVWDDWXLWGULHRQGHUGHOHQZHONHLQGHOLQJZLMLQRQV DQWZRRUGYROJHQ Algemene reactie (YHQDOVKHWFROOHJHYLQGHQZLMKHWHHQJHPLVWHNDQVGDWWHZHLQLJUDDGVOHGHQGHHOQDPHQDDQKHW RQGHU]RHN'DDUPHHRQWEUHHNWLQKHWUDSSRUWHHQUHSUHVHQWDWLHIEHHOGYDQGHUDDG'LWRQGDQNV KHWIHLWGDWZLMGHDDQSDNRPGDWEHHOGRSWHKDOHQ]RUJYXOGLJKHEEHQDIJHVWHPGPHWGHJULIILHHQ GHYRRU]LWWHUYDQGHDXGLWFRPPLVVLH2RNGLYHUVHUHPLQGHUVYLDYHUVFKLOOHQGHNDQDOHQOHYHUGHQ JHHQDDQYXOOHQGHUHDFWLHVRSZDDUGRRUZLMGHLQSXWYDQGHUDDGDOVQLHWUHSUHVHQWDWLHIPRHWHQ EHVFKRXZHQ'LWKHEEHQZLMRRNLQKHWDPEWHOLMNHJHVSUHNKLHURYHUWRHJHOLFKW'DWODDWXLWHUDDUG RQYHUOHWGDWGHUDDGGHEHVSUHNLQJYDQRQVRQGHU]RHNVUDSSRUWNDQDDQJULMSHQRPDOVQRJGH EHHOGHQWHGHOHQ,QIRUPDWLHLQKHWUDSSRUWNDQHHQIXQGDPHQWYRRUGDWJHVSUHN]LMQHQGDDUDDQ RRNQDGHUHULFKWLQJJHYHQ'DDUPHHNDQKHWUDSSRUWRRNYRRUGDWRQGHUGHHOQRJHHQEHODQJULMNH ZDDUGHJHYHQ Reactie op de aanbevelingen +HWFROOHJHYRRU]LHWLHGHUYDQGHDDQEHYHOLQJHQYDQHHQUHDFWLH%LMDDQEHYHOLQJ KXLGLJH NHX]HLQIRUPDWLHYRRU]LHQLQJ

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¶V RS]LFKQLHWVRYHUGHDFWXDOLWHLWGDDUYDQKRHIWWH]HJJHQ+HWLVHFKWHUZHOHHQLQGLFDWRUGDW GDDURSPRJHOLMNDFWLHQRGLJLV'DWLVGHVWUHNNLQJYDQRQ]HDDQEHYHOLQJ 9RRUGHDDQEHYHOLQJHQHQJHHIWKHWFROOHJHDDQGDWGDDURSLQPLGGHOVGHQRGLJHDFWLHVORSHQ 5HVXOWDWHQGDDUYDQJDDQ]LFKWEDDUZRUGHQLQGHEHJURWLQJHQYHUGHU'LWSDVWELMRQVEHHOG

]RDOVZLMGDWRRNLQRQVRQGHU]RHNZHHUJHYHQGDWKHWFROOHJHMDDUOLMNVZHUNWDDQGHYHUGHUH YHUEHWHULQJYDQGHEHJURWLQJ Vervolgproces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

2QGHU]RHNLQIRUPDWLHZDDUGHSURJUDPPDEHJURWLQJJHPHHQWH6FKLHGDP



BIJLAGEN

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

58

Bijlage 1 Algemene kaders Inleiding De meerjarenbegroting is het document waarin te bereiken effecten, doelen en daarvoor te leveren prestaties zijn benoemd. Veelal is dit document een uitwerking van bovenliggende algemene kaders die (1) meer strategisch van aard zijn, (2) een langere tijdshorizon hebben en/of (3) afspraken vastleggen die gemaakt worden bij de vorming van een nieuwe coalitie. Naast deze algemene kaders kunnen er specifieke beleidskaders per domein zijn, bijvoorbeeld vastgelegd in een visiedocument Sociaal domein of Ruimtelijke inrichting. Onderstaand wordt kort de inhoud van een aantal relevante kaders beschreven. Bouwen met nieuwe energie: bestuurs- en beleidsakkoord 2018-2022 Na de verkiezingen sloten VVD, AOV, D66, Groen links, Progressief Schiedam en CDA in 2019 een Bestuursakkoord. Het is, zoals deze partijen zelf omschrijven, een beleidsakkoord op hoofdlijnen. Het akkoord bestaat uit de onderstaande onderdelen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Open Schiedam Beleidsakkoord Schiedam 2018 – 2022 Duurzame ontwikkeling van Schiedam Stedelijke ontwikkeling Sociale ontwikkeling van Schiedam Ontwikkeling financiële sturing Portefeuilleverdeling.

Onder Open Schiedam formuleren de partijen het uitgangspunt dat in de voorbereiding en uitvoering van beleid de inwoners en andere betrokkenen vroegtijdig invloed kunnen hebben. Vervolgens beschrijft het document per onderdeel op hoofdlijn wat op de verschillende onderwerpen de uitgangspunten zijn. Collegeprogramma 2018-2022 Het collegeprogramma 2018-2022 is de uitwerking van het bestuurs- en beleidsakkoord “Bouwen met nieuwe energie” en dateert uit juni 2018. Het college geeft aan de komende jaren met nieuwe energie verder te bouwen aan Schiedam. Het doel is om van Schiedam een aantrekkelijke, leefbare, groene en bereikbare stad te maken waar het prettig wonen, werken, ondernemen en recreëren is. Daarbij is niets in beton gegoten. Het college houdt ruimte voor actuele ontwikkelingen en nieuwe perspectieven. Uitgangspunt in het collegeprogramma is om actief samen te werken met de stad. Vragen en oplossingen komen in co-productie met Schiedammers, ondernemers en partners tot stand. Het collegeprogramma beschrijft concreet resultaten voor 2018 en 2019. In de aanloop naar de Zomernota en Begroting 2019, zo schrijft het college, worden ook de resterende jaren van een concrete invulling voorzien. Het collegeprogramma kent vervolgens vijf onderdelen, Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

59

Deze vijf onderdelen zijn: (1) Open Schiedam, (2) Duurzame ontwikkeling van Schiedam, (3) Stedelijke ontwikkeling van Schiedam, (4) Sociale ontwikkeling van Schiedam en (Ontwikkeling financiële sturing. Deze onderdelen zijn aan die uit het Bestuursakkoord. Ieder onderdeel begint met een beschrijving van de relatie naar het Global Goal waaraan bijgedragen wordt. Daarna volgt een weergave van de relevante beleidsnota’s. De kern van ieder onderdeel wordt gevormd door een tabel waarin het volgende beschreven wordt: • • • •

Ambitie Doelstelling Inspanning Jaarschijf

Daarbij kent ieder onderwerp ook weer een nadere indeling. Als voorbeeld, het onderdeel sociale ontwikkeling is uitgewerkt in 4.1 Diversiteit en inclusie, 4.2 Onderwijs, 4.3 Wmo, Jeugdwet en Participatiewet, 4.4 Sport, 4.5 Cultuur, 4.6 Recreatie, 4.7 Leefbaarheid en Veiligheid. In het collegeprogramma is geen financiële vertaling opgenomen. Daarmee is niet duidelijk wat de ambities en activiteiten kosten. Global Goals In 2015 heeft de VN zeventien ambitieuze doelen voor duurzame ontwikkeling vastgesteld. Deze Global Goals for Sustainable Development werden unaniem geadopteerd door alle lidstaten en vormen voor de periode tot 2030 een belangrijke gezamenlijke agenda. Alle Global Goals hebben subdoelen die direct of indirect verband houden met het dagelijkse werk van lokale en regionale overheden. De VNG stelde in 2018 het document “De Global Goals in het gemeentelijk beleid – Een handreiking voor Nederlandse gemeenten” op. Per doel zijn daarin voorbeelden gegeven van actiepunten voor gemeenten waardoor doelen makkelijker te concretiseren en uit te voeren zijn. De gemeente Schiedam is één van de gemeenten die hieraan deelneemt.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

60

Bijlage 2: Uitwerking normenkader opzet en werking proces Deelvraag

1. Is er een duidelijke procesbeschrijving aanwezig?

Norm

a. Er is een procesbeschrijving b.

c. d.

aanwezig De beschrijving is volledig en bevat alle stappen en onderdelen die relevant zijn voor de begroting De beschrijving is actueel: wordt jaarlijks bijgesteld op basis van de laatste ontwikkelingen Procesbeschrijving is digitaal vastgelegd en van datum voorzien

Bevinding a. b. c.

d.

2. Is voor iedereen Rol duidelijk?

a. De procesbeschrijving bevat een b.

c. d. e. f.

duidelijke verdeling in rollen, taken en verantwoordelijkheden De rollen, taken en verantwoordelijkheden sluiten aan bij actuele rollen/taken/verantwoordelijkheden binnen de gemeente De procesbeschrijving is ken- en vindbaar voor alle actoren met een rol in het proces De proceseigenaar is benoemd Het proces is voor relevante onderdelen in werkinstructies uitgewerkt. Het proces beschrijft te doorlopen escalatielijnen indien er afwijkingen optreden.

3. Is duidelijk vastgelegd welke informatie nodig is?

a. De procesbeschrijving bevat een

4. Sturingsmogelijkheden van de raad tijdens proces

a.

b.

b.

beschrijving van de benodigde informatie De procesbeschrijving geeft weer in welke bronnen de informatie beschikbaar is In het proces zijn momenten opgenomen waarop de raad kaders t.b.v. nadere uitwerking kan vaststellen Er zijn periodieke informatiemomenten richting de raad in de procesbeschrijving opgenomen

Ja, in de vorm van het document “Planning P&C-producten” opgesteld door de afdeling Financiën in november 2018. Het document zelf is redelijk op hoofdlijn. In een bijlage in Excel is een meer gedetailleerde planning opgenomen. De planning wordt jaarlijks bijgesteld waarbij is aangegeven dat de evaluatie van het proces in het voorgaande kalenderjaar is verwerkt. Deze evaluatie is ook beschikbaar maar richt zich wel uitsluitend op het ambtelijke proces. De planning geeft niet aan wat de belangrijkste bevindingen van de evaluatie 2019 waren en tot welke wijzigingen dat leidde in het huidige document. Het spoorboekje is in Word-vorm beschikbaar en digitaal beschikbaar gesteld. Daarbij is duidelijk wanneer deze is vastgesteld. De handleiding wordt op diverse wijzen digitaal beschikbaar gesteld (bijvoorbeeld via sharepoint).

a. De planning bevat in de bijlage een

b. c.

d.

e. f. a. b.

beschrijving van de verantwoordelijke ambtenaar. Alle acties zijn voorzien van de naam van de verantwoordelijk medewerker en de verantwoordelijk manager. Daarmee is op het niveau van de hoofdstappen in het proces duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Rollen zijn vastgelegd. De planning wordt via startbijeenkomsten gecommuniceerd. Verder is er een grote rol voor het teammanagersoverleg (TMO) welke door de gemeente als belangrijk communicatiekanaal wordt gezien. De planning bevat geen overkoepelende proceseigenaar. Uit de interviews blijkt dat Financiën samen met het bestuursbureau als proceseigenaar wordt gezien. De planning bevat geen werkinstructies. Uit de interviews blijkt dat die ook niet onderliggend aanwezig zijn. De planning kent geen escalatielijnen Dit is niet nader gespecificeerd. De planning 2020 maakt niet duidelijk welke bronnen voor informatie gebruikt moeten worden.

a. De planning 2020 bevat enkele momenten

b.

waarop de raad wordt geïnformeerd c.q. waarop de raad om tussentijdse sturing wordt gevraagd. Dit is vooral de kaderstelling via de zomernota. Ook krijgt de raad de presentatie “Staat van de Stad” aangeboden. Tussentijdse integrale afwegingsmomenten voor het college zijn op verschillende data in het proces opgenomen. Het gaat in totaal om 4 bijeenkomsten waarin het college in het proces wordt meegenomen, informatie krijgt aangeboden, uitwerkingsvragen stelt en keuzes maakt. Daarmee geeft het college tussentijds veel richting aan het proces. De informatie zit vooral in de beeldvormende fase en aan het eind van het proces. Belangrijke rol voor de Zomernota 2020.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

61

Deelvraag

5. Samenhang met andere P&Cdocumenten en beleidskaders geborgd?

Norm

a. Het proces beschrijft de b.

samenhang met de andere P&Cdocumenten Het proces wordt qua planning / periode uitgevoerd waarbij input vanuit de jaarrekening en een eerste tussentijdse rapportage nog kan worden meegenomen

Bevinding

a. In het spoorboekje zijn ook de jaarrekening,

b.

tussentijdse rapportages en de zomernota opgenomen. De samenhang tussen deze documenten is visueel geduid. De jaarrekening wordt behandeld voor de zomernota zodat deze input (eventuele structurele effecten vanuit de jaarrekening) in de kaderstelling kunnen worden meegenomen.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

62

Bijlage 3: Uitwerking normenkader externe en interne regelgeving Deelvraag

Norm

Bevinding

9. Voldoen aan Het stelsel van baten en lasten wordt De begroting is te vinden op eisen van gehanteerd, er wordt bruto geraamd en https://schiedam.notubiz.nl/document/8004705/2/Begroting_2020. De BBV? er zijn mutaties opgenomen voor begroting heeft de vorm van een interactieve (doorklikbare) pdf. bespaarde rente en vennootschapsbelasting (artikel 2 BBV) Uit het financiële deel (zie de tabel op pagina 117) is duidelijk dat het stelsel van baten en lasten wordt gehanteerd. Dit wordt bevestigd doordat het EMU saldo zoals opgenomen op pagina 119, welke op kasbasis wordt bepaald, duidelijk afwijkt van het gepresenteerde saldo van baten en lasten. Voor de post onvoorzien is een bedrag van € 0,5 miljoen opgenomen. Dit blijkt uit de tekst in het onderdeel “algemene dekkingsmiddelen”. Uit de financiële tabellen is dit bedrag niet te herleiden (het is opgenomen in een totaal van een taakveld). Uit de paragraaf weerstandsvermogen blijkt uit de tabel op pagina 76 dat de gemeente rekent met bespaarde rente. Deze mutaties zijn opgenomen op taakveld 0.5 Treasury. Op pagina 68 valt te lezen dat de gemeente Schiedam ervan uitgaat dat de activiteiten vallen onder “normaal vermogensbeheer”. Daarom is geen raming voor vennootschapsbelasting opgenomen. Dit bedrag is nihil in de tabel op pagina 118 opgenomen.

De indeling van de begroting en jaarstukken is identiek en verschillen/wijzigingen in indeling zijn inclusief reden van afwijking zijn toegelicht (artikel 4 BBV)

De MPB 2020-2023 kent de volgende opbouw: • • • • •

• •

•

Voorwoord BIEO Bestuurskader Zomernota 2020 > een link naar het document als apart onderdeel in de inhoudsopgave Programma’s o 1. Mens en stad in beweging o 2. Ruimtelijke inrichting en samenhang o 3. Economie in ontwikkeling o 4. Overheid in balans Algemene dekkingsmiddelen Paragrafen o Bedrijfsvoering o Financiering o grondbeleid o Lokale heffingen o Onderhoud kapitaalgoederen o Verbonden partijen o Weerstandsvermogen, risicobeheersing en financiële positie o Verstrekken van subsidies Financieel deel o Meerjarig overzicht baten en lasten per programma o Berekening EMU-saldo o Balansprognose meerjarig o Overzicht structurele stortingen en onttrekkingen aan reserves o Meerjarig overzicht incidentele baten en lasten o Overzicht beginstanden en mutaties reserves en voorzieningen o Bijlage 1: lasten en baten op taakveld begrotingsjaar o Bijlage 2: verplichte BBV-indicatoren

In de jaarstukken 2019 en 2020 is het bestuurskader niet opgenomen. Dit geldt ook voor de link naar de zomernota. De programma’s zijn identiek, zowel qua naamgeving als opbouw. Ook de paragrafen komen allen voor. Daarmee wordt aan deze norm uit het BBV voldaan.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

63

Deelvraag

Norm

Bevinding

De begroting bestaat uit de De Begroting 2020-2023 is digitaal raadpleegbaar. Op de 1e pagina is beleidsbegroting en de financiële de volgende inhoudsopgave zichtbaar: begroting. De beleidsbegroting bestaat Voorwoord uit het programmaplan en de paragrafen Begroting in één oogopslag (artikel 7 BBV). Bestuurskader Zomernota 4 programma’s (zie voor de nadere indeling 9b.) Algemene dekkingsmiddelen Paragrafen (zie voor de nadere indeling 9b.) Financiële begroting (zie voor de nadere indeling 9b.). Bijlagen, toelichting en begrippen

De financiële begroting bevat het overzicht van baten en lasten met toelichting, uiteenzetting financiële positie en de toelichting en de bijlage met baten en lasten per taakveld (artikel 7 BBV)

Hoewel de begrippen uit het BBV niet exact worden gevolgd, is met deze indeling het onderscheid in de beleids- en financiële begroting duidelijk. Het financiële deel van de begroting bevat de volgende onderdelen: o o o o o o o o

Meerjarig overzicht baten en lasten per programma Berekening EMU-saldo Balansprognose meerjarig Overzicht structurele stortingen en onttrekkingen aan reserves Meerjarig overzicht incidentele baten en lasten Overzicht beginstanden en mutaties reserves en voorzieningen Bijlage 1: lasten en baten op taakveld begrotingsjaar Bijlage 2: verplichte BBV-indicatoren

De financiële begroting is cijfermatig opgezet. Er zijn geen toelichtingen opgenomen. Daarmee wordt voor een deel niet aan deze norm voldaan. Het programmaplan bevat (artikel 8): In het programmaplan zijn 4 programma’s benoemd (zie onderdeel c. o De te realiseren programma’s voor de namen van de programma’s). Daarnaast is er een apart o Een overzicht van algemene onderdeel ‘Algemene dekkingsmiddelen”. In het financiële deel van dat programma is een tabel opgenomen met daarin het overzicht van dekkingsmiddelen, de algemene dekkingsmiddelen (lokale belastingen, algemene onderverdeeld in lokale heffingen, algemene uitkering, uitkering, treasury en de onttrekking aan de reserves). dividend, saldo De kosten van overhead zijn tekstueel toegelicht. Er is geen financieringsfunctie en overige specificatie van het totaalbedrag opgenomen. algemene dekkingsmiddelen o Een overzicht van de kosten De bedragen voor onvoorzien en vennootschapsbelasting zijn ook van overhead tekstueel opgenomen. Deze zijn niet uit de financiële tabel te o Het bedrag voor de heffing herleiden (pagina 68 en 69 van de begroting). voor de Daarmee zijn alle onderdelen uit deze BBV-norm aanwezig. vennootschapsbelasting o Het bedrag voor onvoorzien Het programmaplan bevat per Ieder programma start met een weergave van de totale lasten en baten van het programma.

Deze bedragen zijn ook uitgedrukt in een programma: percentage van het begrotingstotaal. De doelstelling, in het Vervolgens is een weergave van de doelen gegeven. Voorbeeld: bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten en Mens en stad in beweging kent 3 doelen en 7 prestaties waarmee die bereikt gaan worden (pagina 13). Hierbij is een relatie gelegd naar de de verplichte indicatoren Global Goals. De wijze waarop ernaar Na deze weergave is er een inleiding waarin een korte samenvatting, gestreefd worden die effecten relatie naar andere programma’s en relevante context wordt te bereiken en de genoemd. In een apart onderdeel staat concreet welke onderwerpen betrokkenheid hierbij van vanuit de Zomernota 2020 zijn verwerkt. verbonden partijen De raming van baten lasten Vervolgens wordt ieder doel apart verder uitgewerkt. De gemeente beschrijft de activiteiten die verricht gaan worden. In programma “Mens en Stad in beweging” zijn de activiteiten die af te leiden zijn uit de tekst bijvoorbeeld: • • • • •

Sterker maken van bewonersinitiatieven Voortzetten succesvolle aanpak van vroegsignalering Organiseren van respijtzorg Uitvoeren nota Wijknetwerk Aanbod van wonen en zorg vergroten

Daarmee wordt aan deze norm voldaan.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

64

Deelvraag

Norm

Bevinding

De subparagrafen die deze activiteiten beschrijven eindigen soms met samenvattende “doelstellingen”. Dit zijn andere dan de doelstelling zoals aan het begin van het programma geformuleerd. Beschrijving vindt veelal op niveau van activiteit plaats. De “prestaties” zijn de effectindicatoren die van een meetinstrument / bron en toelichting voorzien zijn. Deze indicatoren hebben een waarde voor de 0-meting en een streefwaarde. Tot slot bevat ieder onderdeel de verbonden partijen die een rol spelen (alleen in naam benoemd) en de kaderstellende relevante beleidsnota’s. Hierop kan worden doorgeklikt. De verplichte BBV indicatoren zijn alleen benoemd (naam) maar in het programma niet van cijfers voorzien. Dit gebeurt in bijlage 2 bij de begroting.

De begroting bevat tenminste de volgende paragrafen (artikel 9 BBV): -

Lokale heffingen Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financering Bedrijfsvoering Verbonden partijen grondbeleid

De paragraaf lokale heffingen bevat tenminste (artikel 10): -

-

-

De paragraaf lokale heffingen bevat een onderdeel beleid waarin beschreven wordt welke algemene uitgangspunten zijn gehanteerd. Onderdeel hiervan is het gebruikte indexeringspercentage. Daarnaast worden de specifieke uitgangspunten voor een aantal heffingen. beschreven.

de geraamde inkomsten het beleid overzicht op hoofdlijn van de diverse heffingen, berekening Vervolgens beschrijft de gemeente per heffing welke bedrag aan inkomsten is geraamd, welk tarief wordt gehanteerd en welke tarief en indexatie is toegepast. Ook geeft de gemeente aan wat het beleidsuitgangspunten aanduiding lokale lastendruk percentage kostendekkendheid is. Er is een berekening van het tarief opgenomen. beschrijving kwijtscheldingsbeleid De lokale lastendruk is in een aparte tabel opgenomen. De lokale lastendruk wordt zowel in historisch perspectief geduid als afgezet tegen “buurgemeenten”. De uitkomsten zijn tekstueel geduid. Ook het kwijtscheldingsbeleid is in een apart onderdeel opgenomen en uitgewerkt.

De paragraaf weerstandsvermogen bevat de volgende onderdelen (artikel 11): -

In de begroting zijn al deze paragrafen aanwezig (in andere volgorde als beschreven in het BBV). Als extra is een paragraaf “verstrekken van subsidies” opgenomen.

De paragraaf start met een beschrijving welke ratio voor het weerstandsvermogen de gemeente nastreeft. Daarna volgt een tabel met de risico’s per programma. Bij ieder risico is vermeld wat het risicobedrag in de begroting 2020 is en wat dat bedrag in de rekening 2018 was. Na de tabel licht de gemeente de risico’s per programma tekstueel toe en beschrijft de beschikbare weerstandscapaciteit. De gemeente neemt geen informatie op over beheersmaatregelen, het systeem van risicomanagement et cetera.

inventarisatie van de weerstandscapaciteit een inventarisatie van de risico’s het beleid omtrent Na de risico’s volgt een onderdeel “financiële positie”. Hierin komen weerstandscapaciteit en achtereenvolgens alle verplichte indicatoren aan de orde: risico’s de verplichte kengetallen • solvabiliteitsratio beoordeling van de onderlinge • netto schuldquote verhoudingen tussen de • structurele exploitatieruimte kengetallen in relatie tot de • grondexploitatie financiële positie • belastingcapaciteit

De indicatoren worden berekend voor de meerjarenraming en ook in historisch perspectief geplaatst. Zowel in tabelvorm als grafisch. Een beoordeling van de onderlinge verhoudingen is niet opgenomen.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

65

Deelvraag

Norm

De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat ten minste de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Hiervan wordt aangegeven het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling naar de begroting (artikel 12 BBV)

Bevinding

De paragraaf start met een inleiding waarin de gemeente het overkoepelend beleid beschrijft en de ambitie voor de openbare ruimte en het vastgoed. Daarna volgt een uitwerking: -

vastgoed: beschrijving van het aantal gebouwen, beleidskader, inhalen onderhoud (activiteit 2020) openbare ruimte: overzicht van de beheersplannen, jaar van vaststelling en looptijd, of e.e.a. financieel is vertaald in de begroting en of er sprake is van achterstallig onderhoud.

De toelichting is op hoofdlijn. In een tabel is aangegeven welke bedragen per kapitaalgoed in de begroting zijn verwerkt (exploitatie of investering). Alle investeringskredieten worden vervolgens separaat toegelicht. De paragraaf financiering bevat in ieder De paragraaf start met een omschrijving van de financieringsfunctie en de doelstelling die de gemeente nastreeft. Vervolgens volgt een geval de beleidsvoornemens ten onderdeel met kaders. Het gaat hierbij zowel om externe aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille en geeft inzicht voorschriften als de gehanteerde rentepercentages en type leningen. in de rentelasten, het renteresultaat en Ook is een rentevisie opgenomen en het verwachte meerjarige verloop van de financieringsbehoefte en rentekosten. de wijze van toerekening aan de verschillende onderdelen (artikel 13 BBV)

In het onderdeel risicobeheer beschrijft de gemeente het liquiditeitsrisico, het renterisico en het debiteurenrisico. Twee tabellen geven het renterisico weer (indicator BBV) en de kasgeldlimiet. Deze twee begrippen worden ook geduid. Een financieel overzicht geeft aan welke rentelasten en baten zijn geraamd en hoe die aan de verschillende onderdelen van de begroting zijn toegerekend.

De paragraaf bedrijfsvoering geeft ten De paragraaf beschrijft de volgende onderdelen: minste inzicht in de stand van zaken en huisvesting ambtelijke organisatie de beleidsvoornemens ten aanzien van personeelsbeleid de bedrijfsvoering (artikel 14 BBV) informatiemanagement Privacy Risicobeheersing Per onderdeel geeft de gemeente weer welk doel wordt nagestreefd en wat de huidige status is. De paragraaf is zuiver kwalitatief van aard. Kwantitatieve gegevens zijn niet opgenomen. Na een korte inleiding beschrijft de paragraaf de visie op het grondbeleid. Het grondbeleid wordt in perspectief geplaatst van gewenste beleidsmatige ontwikkelingen. De gemeente geeft aan dat Een visie op het grondbeleid deze visie kort is weergegeven. Voor een brede omschrijving verwijst in relatie tot de de gemeente naar de Kadernota grond. programmadoelstellingen Wijze waarop het grondbeleid Ook voor de wijze van uitwerking geeft de gemeente een korte beschrijving en verwijst verder naar de kadernota. In het onderdeel wordt uitgevoerd uitvoering gaat de gemeente in op faciliterend of actief grondbeleid, Actuele prognose residuele grondwaarde, uitgifte van grond, wijze van administreren, Onderbouwing geraamde risicomanagement en de vennootschapsbelasting. winstneming

De paragraaf grondbeleid bevat ten minste (artikel 16 BBV): -

beleidsuitgangspunten

Financieel geeft de gemeente op hoofdlijn weer hoe de boekwaarde van de grondexploitaties verloopt. Het gaat om 12 grondexploitaties die kort bij naam genoemd zijn. Deze zijn niet afzonderlijk financieel geduid. Qua winstneming geeft de gemeente aan het BBV te volgen. Een onderbouwing van de gewenste winstneming is niet gegeven.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

66

Deelvraag

Norm

De paragraaf verbonden partijen bevat ten minste (artikel 15 BBV): -

visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen lijst verbonden partijen met nadere onderverdeling (GR, NV, stichting, overig) Per verbonden partij het belang aan begin en eind van het jaar, inzicht in vermogen, financiële resultaat in het begrotingsjaar, risico’s en bijdragen aan openbaar belang

Bevinding

De paragraaf start met een inleiding. In deze inleiding beschrijft de gemeente de definitie van een verbonden partij. Daarna bestaat de paragraaf uit de volgende onderdelen: -

-

-

Wat zijn verbonden partijen o Nadere uitleg van de definitie. De gemeente hanteert de strikte definitie en neemt in de paragraaf niet de partijen op waarin alleen een groot financieel belang is (zie nader advies commissie BBV om ook belangrijke subsidierelaties te benoemen) Nota verbonden partijen 2018 o Een korte samenvatting van de kaders die in die nota zijn openomen Beleidsvoornemens/ ontwikkelingen 2020 o Verwezen wordt naar de begrotingsprogramma’s waar de beleidsvoornemens van de verbonden partijen opgenomen zouden zijn. De weergave daarvan in de programma’s is summier. o Tabel met een weergave van de bijdragen aan de partijen. Tekstueel is vervolgens uitgewerkt welk aandeel de gemeente Schiedam in een Verbonden partij bezit. In een aparte tabel op de pagina’s 98 en verder is van iedere verbonden partij het volgende aangegeven: aandeel, deelnemersbijdrage 2020, eigen en vreemd vermogen 2018 of 2017, resultaat 2017, uitkomsten van de uitgevoerde risicoanalyse, deelnemers, activiteiten en bijdrage aan begrotingsprogramma. De tabel is opgebouwd volgens de verplichte indeling zoals voorgeschreven in het BBV. Risicomanagement verbonden partijen o Wijze waarop met risicomanagement wordt omgegaan Verbonden partijen Schiedam o Verwijzing naar de opgenomen tabel Stedelijke samenwerking o Beschrijving van de “netwerken” waarin Schiedam participeert. Bijvoorbeeld de G40.

Samenwerking in regionaal verband o Beschrijving van de regionale netwerken

Het overzicht van baten en laten bevat (artikel 17): -

-

In het financiële deel is een overzicht van baten en lasten per programma opgenomen. De tabel laat per programma de baten, lasten en saldo zien voor de begroting en meerjarenraming. Ook zijn per programma de raming van de cijfers van het voorgaande begrotingsjaar opgenomen (t-1) en de baten en lasten en het saldo realisatiecijfers van het jaar daarvoor (t-2). De tabel sluit af met het het overzicht van de resultaat. geraamde algemene Apart inzichtelijk zijn de bedragen voor overhead, heffing onvoorzien, dekkingsmiddelen, de vpb, en overhead. Ook de mutaties in de reserves zijn afzonderlijk geraamde kosten voor overhead, vpb en onvoorzien weergegeven. het geraamde saldo van baten en lasten de mutaties in de reserves het geraamde resultaat

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

67

Deelvraag

Norm

Bevinding

De toelichting op het overzicht van De toelichting op het overzicht van baten en lasten geeft inzicht in het baten en lasten bevat ten minste (artikel gerealiseerde bedrag van het voorvorige begrotingsjaar en het geraamde bedrag van vorig begrotingsjaar. Daarmee worden 19): aanmerkelijke verschillen duidelijk maar deze zijn niet toegelicht. het gerealiseerde bedrag van het voorvorige begrotingsjaar, De gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd, zijn in dit onderdeel het geraamde bedrag van het niet vermeld. vorige begrotingsjaar na Er is een meerjarig overzicht van structurele stortingen in en wijziging en raming onttrekkingen aan reserves opgenomen. Dit geldt ook voor een begrotingsjaar de gronden waarop de raming toelichting op de incidentele baten en lasten. Per programma waarin is gebaseerd en, in geval van de posten individueel zijn benoemd. Niet duidelijk is wanneer de aanmerkelijk verschil met de gemeente een mutatie als individueel aanmerkt (zo is een bepaald bedrag bijvoorbeeld voor 4 jaar opgenomen, te weten fietsparkeren). raming c.q. realisatie van voorgaande jaren, oorzaken Als bijlage is een overzicht met de bedragen per taakveld van het verschil opgenomen.

overzicht van de geraamde incidentele lasten en baten per programma waarin ten minste de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd overzicht van de structurele mutaties in reserves De uiteenzetting van de financiële positie bevat (artikel 20): -

-

In het financiële deel komen de totale baten en lasten per taakveld terug. Hier wordt geen onderscheid gemaakt in bestaand en nieuw beleid. Een geprognosticeerde balans is aanwezig. De een raming van bestaand en geprognosticeerde balans is voor alle jaren uit de meerjarenraming nieuw beleid uitgewerkt inclusief de twee jaren voorafgaand aan het prognose begin en eindbalans begrotingsjaar. EMU saldo vorig en huidig Het EMU-saldo is opgenomen. Voor het begrotingsjaar 2020 begrotingsjaar Terugkerende arbeidskosten bedraagt dat een saldo van € 11 miljoen negatief. In meerjarig perspectief verbetert dat saldo, met name vanwege de lagere gerelateerde verplichtingen Investeringen onderverdeeld aankopen van gronden.Een overzicht van investeringen is niet aanwezig. in economisch en maatschappelijk nut in de openbare ruimte Financiering Stand en verloop reserves Stand en verloop voorzieningen