Bijlage Rapport Programmabegroting Schiedam Zicht op inzicht

De terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen zijn in dit onderdeel niet meegenomen. De stand en verloop van de reserves en voorzieningen is aanwezig. De tabel toont per jaar de beginwaarde, mutaties en eindwaarde. De reserves en voorzieningen zijn per programma weergegeven. Financiering wordt niet nadere toegelicht.

De toelichting op de uiteenzetting van Dit onderdeel ontbreekt. de financiële positie bevat ten minste de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd en de motivering daarvan en een toelichting op belangrijke ontwikkelingen ten opzichte van de uiteenzetting financiële positie van het vorig begrotingsjaar (artikel 21) De meerjarenraming bevat voor de drie Een meerjarenraming is zowel per programma als in het financiële jaren volgens op het begrotingsjaar een onderdeel opgenomen. Ook de prognose van de begin en eindbalans prognose van de begin- en eindbalans is voor de meerjarenraming opgenomen. en een raming van de financiële gevolgen inclusief de baten en de lasten (artikel 22)

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

68

Deelvraag

Norm

De toelichting op de meerjarenraming bevat tenminste: -

-

•

Voldoet aan de eisen uit de interne regelgeving?

Bevinding

De incidentele baten en lasten zijn ook voor de meerjarenraming opgenomen. Dit geldt ook voor de ontwikkeling van het EMU-saldo en het verloop van de reserves.

De gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd en Het onderdeel “uitgangspunten voor de ramingen” is niet opgenomen. toelichting op de belangrijkste ontwikkelingen t.o.v. meerjarenraming vorig begrotingsjaar Overzicht geraamde incidentele baten en lasten Overzicht per jaar van de beoogde mutaties in reserves Ontwikkeling EMU

Dit onderdeel zoomt specifiek in op de activa. Er is in de begroting De kaders / richtlijnen voor grondslagen en berekeningen geen overzicht van investeringen opgenomen. zoals genoemd in het BBV zijn toegepast a. Bruto ramen (artikel 4) b. Rentetoevoegingen aan voorzieningen is niet toegestaan (artikel 45) c. Alle investeringen worden geactiveerd (artikel 59) d. Bijdragen aan activa van derden kunnen worden geactiveerd (artikel 61) e. Bijdragen van derden in mindering brengen op de investering (artikel 62) f. Activa waarderen op basis van verkrijgingsprijs (artikel 63) g. Resultaat onafhankelijk afschrijven (artikel 64) h. Duurzame waardevermindering worden ten laste van het boekjaar gebracht Artikel 2: aanbieding planning Het college van B&W bood een P&C-kalender aan de gemeenteraad aan Dit onderdeel voldoet daarmee aan de minimale eisen voor producten uit de P&Ccyclus;

212. Verordening

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

69

Deelvraag

Norm

Bevinding

Artikel 4.1: aanbieden van een De Zomernota 2020 is op 26 juni 2019 in de raadscommissie zomernota met een voorstel besproken. De inhoud van deze zomernota is als volgt: voor beleid, de prioriteiten in 1. Bestuurlijke uitgangspunten de programma’s en de 2. Staat van de stad 2019, analyse data op buurtniveau financiële kaders voor de 3. Opgaven begroting. 4. Financiën inclusief beleidsinzet 2020-2023 5. Bijlage financiële ruimte. In de bijlagen wordt uitgebreid ingegaan op het financieel beleid, bepaling financiële positie, loon- en prijsontwikkelingen, meicirculaire, ontwikkelingen sociaal domein, autonome ontwikkelingen, financiële ruimte ongewijzigd beleid, voorstellen nieuw beleid, nieuw voor oud en recapitulatie financiële opgave. De Zomernota 2020 voldoet aan de eisen uit artikel 4.1. Artikel 3: vaststellen In ieder programma heeft de gemeente indicatoren opgenomen programma-indeling en op te Conclusie: Dit onderdeel voldoet aan de minimale eisen nemen indicatoren; Artikel 4.2: raming van onderhoudsbudgetten is gebaseerd op meerjarige onderhoudsplannen

De tabel op pagina 88 laat zien welke onderhoudsplannen er zijn en of die financieel vertaald zijn in de Begroting 2020-2023. Hiervan is bij het onderhoudsplan voor gebouwen geen sprake.

Conclusie: er wordt bijna aan deze norm voldaan, uitzondering is het onderhoudsplan gebouwen Artikel 13.1: Opname van een Deze paragraaf is aanwezig. De paragraaf geeft per programma weer paragraaf subsidieverlening; welke subsidies zijn verstrekt. Conclusie: Dit onderdeel voldoet aan de minimale eisen Artikel 13.2 Aanvullende eisen aan een aantal paragrafen Dit artikel bepaalt voor de volgende paragrafen aanvullende informatie: Voor het onderhoud kapitaalgoederen is in de tabel op pagina 88 • Onderhoud aangegeven of er sprake is van achterstallig onderhoud. Daar kapitaalgoederen: voortgang waarvan er sprake van is (gebouwen), is dat tekstueel toegelicht. Per van het geplande onderhoud soort kapitaalgoed is beschreven hoe de voortgang van het geplande en de omvang van het onderhoud verloopt. achterstallig onderhoud; • Financiering: liquiditeitenplanning, In de paragraaf Financiering is een rentevisie en liquiditeitsprognose financieringsbehoefte en de opgenomen (pagina 73). Op basis daarvan is de rentevisie voor het komende financieringsbehoefte bepaald.

jaar • Bedrijfsvoering: stand van zaken ten aanzien van en de belangrijkste De belangrijkste ontwikkelingen worden beschreven voor huisvesting, ontwikkelingen binnen de personeelsbeleid, informatiemanagement en risicobeheersing verschillende aandachtsvelden van de bedrijfsvoering • Grondbeleid: actieve exploitaties, de verwerving De paragraaf geeft weer welke onderdelen uit het BBV verplicht zijn. van gronden, de te Er wordt niet ingegaan op de aanvullende eisen uit de art. 212 ontwikkelen en in ontwikkeling Verordening. Op verwerving van gronden wordt niet expliciet ingegaan. genomen gronden.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

70

Bijlage 4: Uitwerking normenkader verdieping informatiewaarde en leesbaarheid Deelvraag

Norm

Bevinding

11. Samenhang tussen de 3 Wvragen?

a)

a)

b) c)

Het causale verband tussen doel en effect is navolgbaar en onderbouwd De activiteit past logischerwijs bij het doel Het is duidelijk welk budget gekoppeld is aan welke activiteit

b)

c)

12. Effecten, doelen en activiteiten SMART beschreven?

a) b) c) d) e) f) g)

h)

Beschrijving van effecten, doelen en activiteiten is eenduidig Effecten, doelen en/of activiteiten zijn van meetbare indicatoren voorzien De indicatoren zijn betrouwbaar en consistent Er worden heldere bronverwijzingen gebruikt De indicator wordt toegelicht De indicator is relevant voor het gevraagde inzicht De doelen zijn consistent, zowel intern als ten opzichte van de achterliggende beleidsprogramma’s en flankerend beleid. De effecten, doelen en activiteiten zijn realistisch. Ze liggen in de beïnvloedingssfeer van de gemeente

a)

b)

c) d) e) f)

g) h)

De gemeente beschrijft aan het begin van ieder programma “doelen”. Deze zijn geformuleerd in termen van effecten. Ieder “doel” wordt vervolgens in een apart onderdeel van het programma nader uitgewerkt. In deze onderdelen heeft de gemeente het ook over “doelen”. De relatie tussen effect en deze doelen is door de gemeente niet altijd nader geduid. Dit laat een wat gevarieerd beeld zien. Op diverse plaatsen wordt beschreven op welke wijze een activiteit gaat bijdragen aan een doel (bijvoorbeeld cultuur maakt gelukkig, draagt bij aan welzijn > eigen kracht vergroten). Maar dit gebeurt niet overal. Met name doordat de activiteiten veelal zijn opgenomen in bredere teksten, is het niet altijd duidelijk welke verbanden de gemeente voor ogen heeft. Er is geen relatie gelegd tussen doel, activiteit en budget. De budgetten worden op programmaniveau getoond. De effecten en doelen zijn helder beschreven. De wijze van weergave is consistent. Op zich zijn de doelen zelf niet SMART geformuleerd maar gedefinieerd in termen van “beter”, “meer” et cetera. De beschrijving van de activiteit varieert. Deze zijn ook opgenomen in bredere teksten zodat het voor de lezer niet altijd (direct) duidelijk is wat de activiteit is. De opgenomen indicatoren betreffen enerzijds de volgens het BBV verplichte indicatoren. De gemeente noemt deze in de programma’s en werkt ze in een bijlage uit.

Dit omdat deze onvoldoende aansluiten bij de gewenste doelen en effecten die de gemeente nastreeft. De gemeente heeft daarnaast eigen indicatoren opgenomen. Dit betreffen in diverse gevallen samengestelde indicatoren die goed aansluiten bij de gekozen effecten. Er is een heldere verwijzing naar bronnen. Ook is duidelijk omschreven hoe de indicator gemeten wordt en wat die inhoudt. Zie c. Zie c. Zonder de opgenomen indicatoren zijn de doelen niet SMART. Daarmee zijn de opgenomen indicatoren van groot belang voor het gewenste inzicht... De doelen sluiten aan bij bovenliggende kadernota’s zoals het Collegeprogramma In de ambities is niet in alle gevallen duidelijk wat de invloed van de gemeente daarop is.

Deelvraag Deelvraag

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

71

Deelvraag

Norm

Bevinding

13. Relaties programma’s onderling helder?

a)

a)

b)

Programma’s zijn actueel en relevant Relaties tussen programma’s zijn per programma of overkoepelend benoemd

b) 14. Risico’s duidelijk?

a)

b) c)

15. Leesbaar en toegankelijk?

a) b) c) d) e)

f) g) h) i)

Risico’s zijn beschreven en in verband gebracht met de doelstellingen waarop ze effect hebben De risico’s zijn gekwantificeerd De risico’s zijn voorzien van beheersmaatregelen

a)

De programma's zijn uniform opgesteld en zelfstandig leesbaar. De begroting is begrijpelijk geschreven De begroting bevat een duidelijke leeswijzer De begroting bevat een heldere samenvatting De samenvatting duidt in ieder geval de belangrijkste beleidswijzingen en nieuwe ambities De begroting is digitaal beschikbaar en eenvoudig doorzoekbaar De begroting is op de gemeentelijke website makkelijk vindbaar Visualisaties versterken de inhoud van de begroting Eventuele wijzigingen in opzet van de begroting t.o.v. de begroting van vorig jaar zijn toegelicht

a)

b) c)

b)

c) d) e)

f) g) h) i)

De gemeente koos voor een indeling in 4 programma’s. Er is geen specifieke aansluiting op onderwerpen / thema’s uit het Collegeprogramma. Daarmee is de programma-indeling “tijdloos”. De actualiteit is aan het begin van ieder programma beschreven en verder uitgewerkt in de diverse onderdelen. Relaties tussen programma’s onderling zijn benoemd in de inleiding van ieder programma. De risico’s zijn in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschreven, niet in de programma’s. Een relatie naar de doelstelling is niet gelegd. De risico’s zijn in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van een risicobedrag voorzien. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing zijn de risico’s niet voorzien van beheersmaatregelen. De programma’s zijn uniform van opzet. Voor de hoofdlijn zijn deze zelfstandig leesbaar. Voor een verdieping wordt verwezen naar andere documenten. Op beperkte onderdelen is sprake van ambtelijk taalgebruik, vakjargon, afkortingen en langere zinnen. Dit geldt vooral voor de paragrafen. Voor niet ingewijden zijn teksten daarmee moeilijker te lezen. In digitale versie van de begroting bevat een heldere inhoudsopgave met doorklikfunctie. Dat maakt navigeren eenvoudig. De inleiding en de Begroting In Een Oogopslag (BIEO) geven een goede samenvatting.

De inleiding geeft apart inzicht in nieuwe ontwikkelingen, overall financieel beeld, de relatie naar de kaders en belangrijkste onderwerpen voor 2020. Er is een eenvoudig doorzoekbare digitale versie aanwezig Er is een duidelijke link op de website aanwezig. Het gebruik van visualisaties is te vinden in de Begroting in een oogopslag en enkele paragrafen. Wijzigingen t.o.v. de begroting van vorig jaar zijn niet toegelicht.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

72

Bijlage 5: Lijst geïnterviewde personen Brijs, Arjen

-

Strategisch adviseur Sociaal Domein

Deijl, Johan

-

Kenniscentrum

Ruseler, Duncan

-

Wethouder Financiën en Cultuur

Tas, Ilze

-

Sr. Beleidsadviseur wonen

Thung, Rutger

-

Adviseur F&C

Vreede, Roland de

-

Concernstaf

Walwijk, Saskia van

-

Strategisch adviseur Stedelijk Domein

Wemmerus, Chantal

-

Manager F&C

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

73

Bijlage 6: Documentenstudie 1. Accountantsverslag 2019 2. Bestuurs- en beleidsakkoord 2018 – 2022, april 2018 3. Collegeretraites 2019, agenda’s presentaties en verslagen 4. Collegeprogramma 2018 – 2022, juni 2018 5. Kadernota financieel beleid 2016 6. Leeswijzer begroting 2020 en financiële verordeningen 7. Meerjarenbegroting 2020-2023 inclusief raadsvoorstel en notulen 8. Nota investeren, waarderen en afschrijven 2014 9. Nota reserves & voorzieningen 2011 10. Opzet monitor leefbaarheid 11. Overzicht raadsvragen begroting 2020 12. P&C – planning 2019, brief aan de raad 12 december 2018 13. Planning P&C – producten 2019, november 2018 14. Raadbrief niet gehonoreerde wensen d.d. 1 juli 2019 15. Raadsbrief septembercirculaire 2019 d.d. 23 oktober 2019 16. Verslag auditcommissie d.d. 19 mei 2019 inclusief presentatie Staat van de Stad 17. Zomernota 2020 inclusief raadsvoorstel en notulen

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Schiedam

74

Bijlage 7: Vragenlijst raadsleden

Onderzoek kwaliteit programmabegroting gemeente Schiedam

1. Toelichting

De Rekenkamercommissie Schiedam-Vlaardingen voert een onderzoek uit naar de informatiewaarde van de Meerjarenprogrammabegroting. Onderdeel binnen dat onderzoek is het ophalen van beelden bij de raadsleden. Daarvoor is deze vragenlijst opgesteld. De vragenlijst bestaat in totaal uit 24 meerkeuzevragen. Bij iedere vraag is ruimte voor een toelichting op uw antwoord. Deze toelichting stellen wij zeer op prijs. Het invullen duurt zo'n 10 tot 15 minuten.

75

Onderzoek kwaliteit programmabegroting gemeente Schiedam 2. Proces opstellen begroting In dit onderdelen stellen wij u 5 vragen over het proces waarin de Meerjarenprogrammabegroting wordt opgesteld en de betrokkenheid van de raad daarbij. Met proces bedoelen wij daarbij de verschillende stappen die het college van B&W neemt om de begroting op te stellen, deze informatie met de raad te delen, de raad in staat te stellen om daarvoor de kaders te stellen, vragen te stellen en uiteindelijk de begroting te behandelen. Het gaat daarbij zowel om de logische volgorde van de stappen als de bijbehorende planning. 1. Is voor u het proces voor het opstellen van de Meerjarenprogrammabegroting helder? Weet u wanneer u betrokken wordt, is voor u duidelijk wat op dat moment van u verwacht wordt en krijgt u daarvoor in de planning ook voldoende tijd? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele toelichting op uw antwoord:

2. Voelt u zich voldoende betrokken bij belangrijke stappen in het proces? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele toelichting op uw antwoord:

3. Bent u in staat om tijdens het proces uw kaderstellende rol te vervullen? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele toelichting op uw antwoord

76

4. Is voor u samenhang met andere P&C-documenten duidelijk? Specifiek gaat het om de relatie naar de Zomernota, Tussentijdse rapportage en de Jaarstukken. Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele toelichting op uw antwoord:

5. Verloopt het proces volgens u doelmatig? We bedoelen met “doelmatig” onder andere dat stappen elkaar logisch opvolgen, er geen dubbelingen zijn en er ook in de praktijk voldoende ruimte en tijd voor u is om input te leveren. Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele toelichting op uw antwoord:

77

Onderzoek kwaliteit programmabegroting gemeente Schiedam 3. Behandeling van de begroting In dit onderdeel leggen wij u een aantal vragen voor over de behandeling van de begroting in de vergadering van de raadscommissie en raad inclusief de voorbereiding daarop. 6. Stelt de planning u voldoende in de gelegenheid om technische vragen over de Meerjarenbegroting te stellen? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele nadere toelichting:

7. Helpt de beantwoording van deze technische vragen u om informatie in de Meerjarenbegroting nader te duiden? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele nadere toelichting

8. Bent u tevreden over de wijze waarop behandeling van de Meerjarenbegroting in de raadscommissie plaatsvindt? Nee

Neutraal

Ja

N.v.t.

Eventuele nadere toelichting:

9. Bent u tevreden over de wijze waarop behandeling van de Meerjarenbegroting in de raad plaatsvindt? Nee

Neutraal

Ja

Eventuele nadere toelichting:

78

10. In welke mate hangt uw tevredenheid over de wijze van behandelen samen met de kwaliteit van de Meerjarenbegroting of spelen andere aspecten een rol? Volledig

Grotendeels

Gedeeltelijk

Vrijwel niet

Niet

Eventuele nadere toelichting

79

Onderzoek kwaliteit programmabegroting gemeente Schiedam 4. Inhoud In dit onderdeel stellen wij u 12 vragen over de inhoud van de Meerjarenprogrammabegroting. 11. Is voor u de indeling van de Meerjarenprogrammabegroting duidelijk? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele nadere toelichting:

12. Welke onderdelen uit de begroting vindt u het meest waardevol en besteedt u ook de meeste aandacht aan? Voorwoord, bestuurskader

Paragrafen

Begroting in een oogopslag

Financiële begroting

Programma’s

Geen van de bovenstaande

Overige / ruimte voor nadere toelichting:

13. Bestaan de programma's voor u uit een logisch geheel van samenhangende activiteiten (is duidelijk wat een programma omvat)? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele nadere toelichting:

14. Zijn effecten en doelen in de programma's voor u voldoende duidelijk geformuleerd? Oftewel, is de vraag “wat willen wij bereiken?” voldoende concreet gemaakt? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele nadere toelichting:

80

15. Zijn deze effecten en doelen in de programma's actueel (sluiten ze aan bij recente kadernota's, visiedocumenten en actuele ontwikkelingen)? Nooit

Meestal niet

Soms

Meestal

Altijd

Eventuele nadere toelichting:

16. Zijn per programma duidelijke en meetbare indicatoren benoemd die het bereiken van effecten en doelen in beeld kunnen brengen? Nooit

Meestal niet

Soms

Meestal

Altijd

Eventuele nadere toelichting:

17. Is voor u in de programma's duidelijk via welke activiteiten (prestaties) de doelen worden gerealiseerd? Met andere woorden: is de vraag “wat gaan we daarvoor doen?” voor u helder ingevuld? Nooit

Meestal niet

Soms

Meestal

Altijd

Eventuele nadere toelichting:

18. Is voor u duidelijk welk budget daarvoor nodig is en daarmee de vraag “ wat mag het kosten?” helder beantwoord? Nooit

Meestal niet

Soms

Meestal

Altijd

Eventuele nadere toelichting

19. Is overall samenhang tussen doelen, activiteiten (prestaties) en budget voor u helder? Nooit

Meestal niet

Soms

Meestal

Altijd

Eventuele nadere toelichting:

81

20. Biedt de informatie zoals opgenomen in de diverse paragrafen voor u meerwaarde t.o.v. de programma's? Nooit

Meestal niet

Soms

Meestal

Altijd

Kunt u aangeven welke paragraaf u vooral meerwaarde vindt hebben?

21. Wat vindt u van de leesbaarheid van de begroting qua taalgebruik, zinsopbouw et cetera? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Eventuele nadere toelichting

22. Wat vindt u sterke punten van de Meerjarenprogrammabegroting van Schiedam? Waar kunnen andere gemeenten wat van leren?

82

Onderzoek kwaliteit programmabegroting gemeente Schiedam 5. Afronding In dit laatste onderdeel stellen wij u een overkoepelende vraag naar de informatiewaarde van de Meerjarenprogrammabegroting. 23. Stelt de Meerjarenprogrammabegroting u in staat uw kaderstellende en controlerende rol goed uit te voeren? Volstrekt onvoldoende

Onvoldoende

Voldoende

Ruim voldoende

Goed

Concrete tips ter verbetering:

24. Wenst u naar aanleiding van deze vragenlijst in gesprek met de Rekenkamercommissie te gaan? Welke onderwerpen wilt u dan bespreken? Nee Ja, onderwerpen die ik wil bespreken:

83