Bijlage Evaluatie Samen Schiedam Eindrapport Ecorys
Tekst van het document
Evaluatie Samen Schiedam
25
Tabel 3.6
Mate waarin het uitvoeringsplan heeft bijgedragen aan de subsidieaanvraag, per
organisatietype Professionele
Semi-
Vrijwilligers-
organisatie
professionele
organisatie
Totaal
organisatie Het uitvoeringsplan heeft
1 (5%)
6 (30%)
1 (5%)
8 (13%)
11 (55%)
9 (45%)
9 (43%)
29 (48%)
2 (10%)
1 (5%)
7 (33%)
10 (16%)
5 (25%)
3 (15%)
1 (5%)
9 (15%)
Weet ik niet
1 (5%)
1 (5%)
3 (14%)
5 (8%)
Totaal
20
20
21
61
goed geholpen Het uitvoeringsplan heeft een beetje geholpen Het uitvoeringsplan heeft niet geholpen Er is geen gebruik gemaakt van het uitvoeringsplan
Uit de focusgroepen met tafelpartners kwam duidelijk naar voren dat het uitvoeringsplan voor de organisaties vooral iets is dat van de gemeente is. Er wordt wel om hun input gevraagd maar het is niet altijd duidelijk wat daarmee gebeurd. Een duidelijker terugkoppeling is gewenst. Partijen vinden het wél zinnig om gezamenlijk toe te werken naar concrete doelstellingen per tafel en met elkaar te discussiëren over welk aanbod daar dan bij past, maar hebben nu niet het idee dat het uitvoeringsplan daarvan een echt gezamenlijk product is. Een ander knelpunt is dat de uitvoeringsplannen soms pas na het aanvragen van de subsidie gefinaliseerd worden. De tafelvoorzitters beamen dat het nog niet gelukt is om alle plannen voor de start van de subsidieperiode af te ronden. Dit is wel belangrijk aangezien in theorie de witte vlekken uit de uitvoeringsplannen naar voren zouden moeten komen en het dan mogelijk is om daar als partner op te acteren (en bepaald aanbod aan te passen of toe te voegen). De doelstellingen van de tafel voor de volgende periode waren wel voor iedere tafel tijdig geformuleerd. Partners en gemeente geven de volgen de punten voor verbetering: •
Kies voor brede kaders in het uitvoeringsplan zodat organisaties ruimte hebben om hun eigen activiteiten hier in te passen en de uitvoeringsplannen niet beperkend werken. Maak hierbij gebruik van de brede doelstellingen binnen het sociaal domein breed;
•
Investeer in het proces om het echt tot een gezamenlijk product te maken. Kies bijvoorbeeld voor een andere werkvorm dan schriftelijk reageren op geschreven tekst, maar organiseer cocreatie of een andere interactieve vorm. Bespreek daarin ook met elkaar welke vorm van ‘uitvoeringsplan’ voor iedereen het best werkt.
•
Kies uiteindelijk voor een simpele opzet van het plan en beperk het aantal pagina’s.
3.2.5 Conclusie uitvoeringsplannen •
Het grootste deel van de organisaties (61%) vindt dat het uitvoeringsplan (een beetje) heeft geholpen bij het schrijven van de subsidieaanvraag.
•
Tafelpartners zien het uitvoeringsplan als een gemeentelijk document.
•
Knelpunt is dat uitvoeringsplannen soms pas na het aanvragen van de subsidie gefinaliseerd worden.
•
Verbeterpunten zijn onder andere: brede kaders binnen het plan hanteren, creëer meer cocreatie mét partners, versimpel de opzet.
Evaluatie Samen Schiedam
26
3.2.6 Resultaten Impactmonitor Organisaties hebben aangegeven hoe duidelijk zij het vonden om de impact van hun activiteiten in kaart te brengen met de Impactmonitor, zie Figuur 3.7. Het grootste gedeelte van de organisaties vindt het (ongeveer) duidelijk wat zij moeten doen om de impact die zij bereiken met hun activiteiten, in kaart te brengen met de Impactmonitor (80%). Eén op de vijf organisaties vindt dat onduidelijk (20%). Figuur 3.7
Ervaren duidelijkheid omtrent het gebruik van de Impactmonitor (n = 60)
20%
Duidelijk
42%
Ongeveer duidelijk Onduidelijk
38%
De mening over de duidelijkheid van de Impactmonitor verschilt per thematafel, zie Tabel 3.7. Vooral bij thematafel Ontmoeten wordt de Impactmonitor als duidelijk beschouwd (57%), bij thematafel Opgroeien is dat percentage lager (30%). Aan thematafel Veerkracht vindt geen enkele partij de Impactmonitor onduidelijk, aan thematafel opgroeien is dat percentage het hoogste (30%). Tabel 3.7
Ervaren duidelijkheid omtrent het gebruik van de Impactmonitor, per thematafel (n = 60) Veerkracht
Gezondheid
Ontmoeten
Opgroeien
Totaal
Duidelijk
5 (50%)
6 (38%)
8 (57%)
6 (30%)
25 (42%)
Ongeveer duidelijk
5 (50%)
6 (38%)
4 (29%)
8 (40%)
23 (38%)
Onduidelijk
0 (0%)
4 (25%)
2 (14%)
6 (30%)
12 (20%)
Totaal
10
16
14
20
60
De ervaren duidelijkheid omtrent de Impactmonitor verschilt duidelijk per type organisatie, zie Tabel 3.8. Semiprofessionele organisaties vinden de Impactmonitor opvallend vaak duidelijk in gebruik (84%). Professionele organisaties vinden het Impactmonitor het vaakst ongeveer duidelijk (55%), terwijl vrijwilligersorganisaties de Impactmonitor veel vaker dan andere organisaties onduidelijk vinden (38%). Tabel 3.8
Ervaren duidelijkheid omtrent het gebruik van de Impactmonitor, per organisatietype (n =
60) Professionele
Semiprofessionele
Vrijwilligers-
Totaal
organisatie
organisatie
organisatie
Duidelijk
6 (30%)
16 (84%)
3 (14%)
25 (42%)
Ongeveer duidelijk
11 (55%)
2 (11%)
10 (48%)
23 (38%)
Onduidelijk
3 (15%)
1 (5%)
8 (38%)
12 (20%)
Totaal
20
19
21
60
Naast de duidelijkheid van het gebruik van de Impactmonitor, hebben organisaties aangegeven in hoeverre zij vinden dat de Impactmonitor de daadwerkelijke impact van hun activiteiten weerspiegelt, zie Figuur 3.8. De meerderheid (65%) van de organisaties geeft aan dat de impact van hun organisatie (enigszins) door de Impactmonitor weerspiegeld wordt.
Evaluatie Samen Schiedam
27
Figuur 3.8
Mate waarin de Impactmonitor de impact van de activiteiten van een organisatie
weerspiegelt (n = 60) Goede weerspiegeling van impact
17%
Enigzins weerspiegeling van impact
48%
Geen goede weerspiegeling van impact
22%
Weet ik niet
13% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
In Tabel 3.9 wordt de representativiteit van de Impactmonitor verder uitgesplitst naar thematafel. Aan thematafel Gezondheid geeft slechts één organisatie (6%) aan dat de impact die zij maken, goed wordt weerspiegeld door de Impactmonitor, terwijl dat bij andere thematafels door meer organisaties wordt aangegeven (20-21%). De impactmonitor bij de thematafel Opgroeien wordt door ruim een derde van de respondenten niet adequaat geacht. Tabel 3.9
Mate waarin de Impactmonitor de impact van de activiteiten van een organisatie
weerspiegelt, per thematafel (n = 60) Veerkracht
Gezondheid
Ontmoeten
Opgroeien
Totaal
2 (20%)
1 (6%)
3 (21%)
4 (20%)
10 (17%)
6 (60%)
10 (63%)
7 (50%)
6 (30%)
29 (48%)
2 (20%)
2 (13%)
2 (14%)
7 (35%)
13 (22%)
Weet ik niet
0 (0%)
3 (19%)
2 (14%)
3 (15%)
8 (13%)
Totaal
10
16
14
20
60
Goede weerspiegeling van impact Enigszins weerspiegeling van impact Geen goede weerspiegeling van impact
In Tabel 3.10 wordt de representativiteit van de Impactmonitor verder uitgesplitst naar organisatietype. Vrijwilligersorganisaties geven het vaakst aan dat hun impact niet goed wordt weerspiegeld (33%), tegenover één semiprofessionele organisatie (5%). Eén op de drie (32%) semiprofessionele organisaties vindt de monitor een goede weerspiegeling geeft van hun impact; onder vrijwilligers- en professionele organisaties geldt dat voor één op de tien (10%). Tabel 3.10
Mate waarin de Impactmonitor de impact van de activiteiten van een organisatie
weerspiegelt, per organisatietype (n = 60) Professionele
Semiprofessionele
Vrijwilligers-
organisatie
organisatie
organisatie
2 (10%)
6 (32%)
2 (10%)
10 (17%)
11 (55%)
11 (58%)
7 (33%)
29 (48%)
5 (25%)
1 (5%)
7 (33%)
13 (22%)
Weet ik niet
2 (10%)
1 (5%)
5 (24%)
8 (13%)
Totaal
20
19
21
60
Goede weerspiegeling
Totaal
van impact Enigszins weerspiegeling van impact Geen goede weerspiegeling van impact
Evaluatie Samen Schiedam
28
In de enquête hebben organisaties tevens verbeterpunten omtrent de Impactmonitor aangegeven. Het vaakst werd genoemd dat de Impactmonitor eenvoudiger en concreter kan. Op het moment is hij niet goed vindbaar, zijn de doelstellingen multi-interpretabel en vraagt men zich af of welzijn in kaart wordt gebracht. Terwijl partners het legitiem vinden dat ze verantwoording moeten afleggen wanneer ze subsidies ontvangen, hebben ze moeite om hun impact in kaart te brengen en welzijn te meten. Ook omdat directe en indirecte impact multi-interpretabele begrippen zijn. Dit gaat met name om organisaties die zich niet herkennen in de doelstellingen van Samen Schiedam18. De gemeente geeft omtrent dit onderwerp aan dat deze opzet is ontwikkeld in samenspraak met de tafelpartners van dat moment. Met hen is gedacht over de vorm waarin de impactmeting uitgevoerd zou kunnen worden en een inschatting gemaakt over de toepasbaarheid en uitvoerbaarheid voor organisaties in verschillende situaties. Volgens de Transformatiewerkgroep zou de impactmeting gebruikt moeten worden als een signaal richting de partners. Als een deel van de impact niet bereikt wordt, wordt de subsidie gekort. Op deze manier weten organisaties welk onderdeel van hun activiteiten verbeterd moet worden.
De wijkregisseurs vullen aan dat de uitvoeringsplannen en de Impactmonitor de partners dwingen om meer methodisch/structureel te werken. Dit is een goede ontwikkeling, zolang er ruimte blijft voor minder systeemdenkende partijen, die dus minder denken in termen van impact, maar die wel veel doen voor de wijk. Organisaties zien de impactmeting vaak als iets dat ze voor de gemeente moeten doen om subsidie te krijgen, en niet als een leerinstrument. De tafelvoorzitters herkennen dit gevoel. Er is dan soms de neiging om de eigen activiteiten op een gunstige manier in de monitor te verwerken, en een kritisch gesprek aan de tafels ontbreekt nog grotendeels. Partners gaven aan dat het lastig is om hun eigen organisaties te ‘keuren’ en de suggestie voor een externe partij wordt hiervoor gedaan. De gemeente geeft duidelijk aan dat deze kosten bij de organisaties ligt, maar vooral kleine organisaties hebben hier echter het budget niet voor. Een alternatief hiervoor is een tevredenheidsenquête onder klanten en vrijwilligers. Hier is in de Impactmonitor ruimte voor, en dit wordt al door enkele organisaties gedaan. Ten slotte blijkt een blinde vlek van de Impactmonitor bij de kwetsbare en/of moeilijk bereikbare groepen te zitten, die wel tot de doelgroep behoren.
Dit is niet eenvoudig op te lossen, omdat het onduidelijk is hoe groot deze groep is, om welke burgers het gaat en in hoeverre zij wel behoefte hebben aan ondersteuning maar nog geen gebruik maken van het aanbod. 3.2.7 Conclusie Impactmonitor •
Het grootste gedeelte van de organisaties vindt het (ongeveer) duidelijk wat zij moeten doen om de impact die zij bereiken met hun activiteiten, in kaart te brengen met de Impactmonitor (80%). Eén op de vijf organisaties vindt dat onduidelijk (20%).
•
De ervaren duidelijkheid omtrent de Impactmonitor verschilt duidelijk per type organisatie. Terwijl de (semi-)professionele organisaties de Impactmonitor vaak duidelijk in gebruik vinden, is dit bij de vrijwilligersorganisaties vaak niet het geval.
•
Wat betreft de mate waarin de Impactmonitor de impact van de activiteiten zou weerspiegelen, geven meerdere organisaties aan dat dit niet (helemaal) het geval is. Dit kan worden verklaard doordat de Impactmonitor is gebaseerd op doelstellingen voor de zorgketen, en daarmee
18
Zoals eerder door verschillende partijen werd aangehaald, zouden de doelstellingen van Samen Schiedam gericht zijn op de zorgketen en zouden ze dus niet passen bij elk soort organisatie (bijvoorbeeld de scouting). De Impactmonitor zou vervolgens op deze doelstellingen gebaseerd zijn.
Evaluatie Samen Schiedam
29
minder passend voor organisaties die geen actief onderdeel zijn van de zorgketen, zoals vrijwilligersorganisaties. •
De organisaties voelen zich verplicht om de Impactmonitor in te vullen om hun subsidie te krijgen. Er wordt echter aangehaald dat deze keuring van de eigen activiteiten niet altijd objectief is. Organisaties lopen daarmee de kans mis om de Impactmonitor als een leerinstrument te gebruiken.
•
Genoemde verbeterpunten voor de Impactmonitor zijn het vereenvoudigen van het systeem en concretiseren van de vraagstelling. Eventueel kunnen externe impactmetingen worden uitgevoerd, indien hier een budget voor is. Een alternatief zijn tevredenheidsonderzoeken onder gebruikers van activiteiten en vrijwilligers die door diverse organisaties al worden gebruikt integreren in de Impactmonitor.
3.2.8 Resultaten weging en beoordeling Organisaties hebben in de enquête aangegeven in welke mate de wegingscriteria van Samen Schiedam geschikt zijn voor de activiteiten van de eigen organisatie, zie Figuur 3.9. Een ruime meerderheid (87%) vindt de wegingscriteria (gedeeltelijk) passend. Figuur 3.9
Ervaren geschiktheid van de wegingscriteria voor de activiteiten van de organisatie (n =
61) Allen passend
41%
Gedeeltelijk passend
46%
Niet passend
11%
Weet ik niet
2% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
In Tabel 3.11 wordt de ervaren geschiktheid van de wegingscriteria verder uitgesplitst naar type organisatie. Vooral professionele organisaties (60%) vinden de wegingscriteria passend voor hun type activiteiten, met name vergeleken met de vrijwilligersorganisaties (24%). Van de vrijwilligersorganisaties vinden relatief veel organisaties (29%) de criteria niet passend voor hun activiteiten, vooral wanneer dit wordt afgezet tegen professionele organisaties (één partij) en semiprofessionele organisaties (geen enkele partij). Tabel 3.11
Ervaren geschiktheid van de wegingscriteria voor de activiteiten van de organisatie, per
organisatietype Professionele
Semiprofessionele
Vrijwilligers-
Totaal
organisatie
organisatie
organisatie
Allen passend
12 (60%)
8 (40%)
5 (24%)
25 (41%)
Gedeeltelijk passend
7 (35%)
12 (60%)
9 (43%)
28 (46%)
Niet passend
1 (5%)
0 (0%)
6 (29%)
7 (11%)
Weet ik niet
0 (0%)
0 (0%)
1 (5%)
1 (2%)
Totaal
20
20
21
61
Aan organisaties die aangaven dat de wegingscriteria niet of slechts gedeeltelijk passend waren voor de activiteiten vanuit hun organisatie, is doorgevraagd naar de reden daarvoor. De meeste organisaties (69%) vinden dat vooral de activiteiten vanuit hun organisatie niet goed aansluiten bij de wegingscriteria.
Evaluatie Samen Schiedam
30
Figuur 3.10 Redenen waarom wegingscriteria niet als passend worden ervaren door organisaties (n = 35) 19 Niet passend bij de grootte van mijn organisatie Niet passend bij het type activiteiten van mijn organisatie Niet passend bij de omvang van de subsidieaanvraag
34% 69% 26%
Niet passend om een andere reden, namelijk
26%
Niet van toepassing
3%
Weet ik niet
9% 0%
20%
40%
60%
80%
Verschillende organisaties hebben aangegeven dat de wegingscriteria niet passend zijn voor hun organisatie, omdat de doelstellingen en activiteiten van organisaties breder zijn dan men binnen de criteria kwijt kan en onder de thematafels en uitvoeringsplannen past. Zo geeft een wijkcentrum bijvoorbeeld aan dat zij zich een vreemde eend in de bijt voelen omdat zij een gebouw faciliteren voor andere partijen en dus meer doen dan activiteiten uitvoeren. Wat betreft de duidelijkheid van de toelichting op het (voorgenomen) besluit, vinden de meeste partijen de toelichting (een beetje) duidelijk (85%), zie Figuur 3.11. Een klein gedeelte van de organisaties (8%) vindt de toelichting onduidelijk. Figuur 3.11 Duidelijkheid toelichting op het (voorgenomen) besluit (n = 61)
8%
7% Duidelijk 44%
Een beetje duidelijk Onduidelijk
41%
Weet ik niet
Organisaties hebben aangeduid welke verduidelijkingen of verbeteringen zij zien wat betreft de weging en beoordeling van de subsidieaanvraag. Zes organisaties gaven aan dat de criteria niet passend zijn voor kleine en vrijwilligersorganisaties, gezien zij een ander doel hebben dan professionele organisaties. Zij zouden graag meer maatwerk zien in de wegings- en beoordelingscriteria. Meerdere organisaties geven aan dat de beoordeling achteraf als verrassing kwam. Ze wensen meer helderheid vooraf, overleg aan de thematafels en vooraf meer (kritische) vragen op de pitch die gegeven moet worden. Feedback is prettig voor de organisaties: deze is werkbaar en kan in de praktijk worden gebruikt. Een partij geeft aan het prettig te vinden ook feedback te ontvangen van thematafelpartners om zo verder te kunnen leren. Een enkele keer krijgen organisaties feedback dat bepaalde punten in hun aanvraag missen, terwijl zij menen die wel in hun aanvraag te hebben verwerkt. Daardoor kan het voelen alsof de aanvragen niet volledig worden gelezen. Vanuit de gemeente wordt bevestigd dat het voorkomt dat de beoordelingscommissie aangeeft dat een criterium niet voorkomt in de aanvraag, terwijl de organisatie daar wel tekst aan gewijd heeft. Veelvoorkomende redenen daarvoor zijn dat de aanvrager het wegingscriterium anders heeft
19
De percentages in dit figuur tellen niet op tot 100 procent, omdat organisaties meerdere redenen konden aanvinken.
Evaluatie Samen Schiedam
31
geïnterpreteerd dan omschreven of dat er (onvoldoende) wordt toegelicht hoe aan het criterium voldaan wordt. Wat betreft de beoordeling, geven organisaties aan dat die meer gericht zou kunnen zijn op de praktijk, in plaats van administratie en schrijfstijl. Verschillende partijen geven aan graag objectiever beoordeeld te willen worden, met duidelijkere onderbouwing van de criteria. Daarnaast zijn sommige criteria multi-interpretabel. Enkele partijen geven aan dat onderbouwing soms compleet mist. Een organisatie geeft aan meer ruimte te wensen in de beoordeling voor incidentele activiteiten die tot structurele activiteiten kunnen leiden: dat is nodig voor innovatie. Het idee achter de wegingscriteria, namelijk transparantie in de beoordeling en objectieve beoordeling van organisaties, wordt over het algemeen wel begrepen. Echter, voornamelijk vrijwilligersorganisaties gaven aan dat de wegingscriteria niet passend zijn voor hen en ze pleiten dan ook voor differentiatie in de criteria naar type organisatie. Volgens de wijkregisseurs kunnen verschillende wegingscriteria echter tot polarisatie leiden en ondermijnt dit de wens voor een gelijk speelveld voor alle organisaties. Een mogelijke oplossing is het opstellen van ruimere wegingscriteria waar alle type organisaties zich in herkennen. 3.2.9 Conclusie weging en beoordeling •
Een ruime meerderheid (87%) van de organisaties vindt de wegingscriteria (gedeeltelijk) passend.
•
Een minderheid van de respondenten (11%) geeft aan dat de wegingscriteria niet passend zijn. De meest voorkomende reden is dat ze niet passen bij het type activiteiten van de organisatie. Vaak is het zo dat de doelstellingen en activiteiten breder zijn dan men binnen de criteria en aan de thematafels kwijt kan. Dit speelt vooral bij vrijwilligersorganisaties.
•
De initiële bedoeling van de wegings- en beoordelingscriteria, namelijk voor meer transparantie en objectiviteit in de beoordeling zorgen, wordt door de organisaties begrepen. Echter wordt er voornamelijk door de vrijwilligersorganisaties gevraagd om meer maatwerk gezien de administratieve lasten.
3.2.10 Resultaten thematafels Thematafelbijeenkomsten worden tot maximaal zes keer per jaar georganiseerd. De frequentie van aanwezigheid hangt samen met de thematafel en de grootte van de subsidieaanvraag. Die laatste hangt doorgaans ook samen met organisatietype: vrijwilligersorganisaties vragen en ontvangen meestal minder subsidie dan professionele organisaties. Partners aan de thematafel De meeste organisaties geven in de enquête aan dat zij aan de juiste thematafel zitten (60%), zie Figuur 3.12. Eén op de drie organisaties geeft aan hierover geen mening te hebben (32%). Figuur 3.12 Mening van organisaties over aansluiten bij toegewezen thematafel (n = 60)
Juiste thematafel
32%
Niet de juiste thematafel 60%
Geen mening
8%
Evaluatie Samen Schiedam
32
Wanneer deze gegevens uitgesplitst worden per thematafel, komen kleine verschillen naar voren, zie Tabel 3.12. Zo vindt geen enkele partij van thematafel Veerkracht dat zij niet aan de goede tafel zitten. Bij thematafel Ontmoeten is dat een klein gedeelte van de partijen (14%). Tabel 3.12
Mening van organisaties over aansluiten bij specifieke thematafel, per thematafel (n = 60) Veerkracht
Gezondheid
Ontmoeten
Opgroeien
Totaal
Juiste thematafel
5 (50%)
10 (63%)
8 (57%)
13 (65%)
36 (60%)
Niet de juiste thematafel
0 (0%)
1 (6%)
2 (14%)
2 (10%)
5 (8%)
Geen mening
5 (50%)
5 (31%)
4 (29%)
5 (25%)
19 (32%)
Totaal
10
16
14
20
60
De vijf organisaties die hebben ingevuld dat zij niet aan de juiste thematafel deelnemen, hebben een vervolgvraag beantwoord over de reden daarvoor. Alle vijf de partijen geven daarop eenzelfde antwoord: hun organisatie en de activiteiten die hun organisatie organiseert, hebben te maken met meer dan één tafel. Zo noemt ook een organisatie dat zij deels een makelaarsfunctie vervult, waardoor onderwerpen van andere thematafels ook van toepassing zijn. Organisaties hebben naast hun eigen positie ook beoordeeld of zij met de juiste partners aan de thematafel zitten om de doelen van Samen Schiedam te bereiken, zie Figuur 3.13. De meningen hierover zijn verdeeld. Net wat meer partijen vinden dat de juiste partners wel (40%) of niet (29%) aan tafel zitten. Een derde van de organisaties weet niet of de juiste partners aan tafel zitten (31%). Figuur 3.13 Ervaring omtrent partners aan tafel (n = 58)
31%
40%
De juiste partners zitten aan tafel De juiste partners zitten niet aan tafel Weet ik niet
29%
De helft van de organisaties die aangaven niet met de juiste partners aan tafel te zitten geeft aan liever met soortgelijke organisaties aan de thematafels te willen zitten. Dat kan zijn groot en klein, professioneel en vrijwillig, of wijkgericht en stadsgericht. Daarnaast geven een aantal organisaties aan de thematafels te groot te vinden en de samenwerking met andere thematafels te missen. Sommige organisaties voeren activiteiten uit die onder meerdere thematafels kunnen vallen. Het staat hen vrij om aan te sluiten bij meerdere tafels om zo hun aanbod integraal aan te bieden en te versterken in samenwerking met andere partners. Vrijwilligersorganisaties geven aan dit niet te doen vanwege de grote tijdsinvestering. Synergie tussen thematafels komt hierdoor onvoldoende tot stand.
Andere partners die worden gemist zijn migrantenorganisaties, onderwijs, hulpverleningsinstanties, het WOT, woningcorporaties en zorgverzekeraar. Ook zouden wijkregisseurs vaker kunnen aansluiten aangezien zij een goed overzicht hebben van wat er zich in de wijk afspeelt. Rolverdeling aan de thematafel Organisaties hebben aangegeven welke rolverdeling zij zien aan de thematafels en wat de hoofdverantwoordelijkheid van de gemeente en de thematafels zelf is, zie Figuur 3.14. De meeste
Evaluatie Samen Schiedam
33
organisaties geven aan dat de thematafel advies geeft aan de gemeente, en dat de gemeente besluiten neemt (55%), gevolgd door een deel dat vindt dat de gemeente en de thematafel samen besluiten (21%). Slechts enkele partijen geven aan dat de gemeente faciliteert en de thematafel besluit (5%) of dat de gemeente aanjaagt, waarna de thematafel adviseert en besluit (5%). Figuur 3.14 Ervaren rolverdeling gemeente en thematafel (n = 58) De gemeente en de thematafel besluiten samen
21%
De gemeente jaagt aan, de thematafel adviseert en besluit
5%
De thematafel adviseert, de gemeente besluit
55%
De gemeente faciliteert, de thematafel besluit
5%
Anders, namelijk
10%
Weet ik niet
3% 0%
20%
40%
60%
Tijdens de focusgroepen gaven de organisaties aan dat op dit moment de besluiten vooral door de gemeente worden genomen en dat dit ook logisch en gewenst is. Organisaties hebben verbeterpunten opgemerkt voor de wijze waarop de gemeente de rol aan tafel oppakt, namelijk: •
Het is belangrijk dat iedereen aan tafel het woord krijgt. De tafelvoorzitters kunnen hier wat meer op sturen zodat ieders belang en mening gehoord wordt. Beter timemanagement en structuur tijdens de bijeenkomsten is gewenst;
•
Enkele organisaties hebben de ervaring dat niet alle afspraken die tijdens de bijeenkomsten worden gemaakt ook goed worden op gevolgd. Een idee is om de afspraken vast te leggen en te monitoren.
Samenwerking aan de thematafel De gemeente geeft aan dat samenwerking tussen organisaties aan de thematafel heeft geleid tot gezamenlijke aanvragen en initiatieven, en het verschuiven van taken tussen partners. Organisaties geven aan dat niet zozeer tijdens de thematafelbijeenkomst maar wel daarbuiten samenwerkingscontacten zijn ontstaan resulterend in nieuwe activiteiten en kennis. Knelpunt hierbij is dat er op dit moment beperkt budget is om nieuwe activiteiten gezamenlijk op te pakken. De gemeente probeert daarom met organisaties mee te denken om bestaande activiteiten op een beter passende manier in te zetten of om gebruik te maken van andere financiële bronnen vanuit de gemeente of fondsen. In de focusgesprekken uiten veel organisaties hun zorgen over het concurrentiegevoel dat gevoeld wordt tussen organisaties aan tafel. Met name in de periode van subsidieaanvraag heerst er aan de tafels eerder een gevoel van concurrentie om het beschikbare budget dan een sfeer van gezamenlijk optrekken. Organisaties benoemen dan een sfeer van ‘tegen de gemeente praten’ in plaats van ‘met de gemeente praten’. Enkele professionele organisaties spreken de wens uit om ofwel de subsidieverdeling uit de thematafelgesprekken te halen ofwel over de subsidieverdeling te praten met alleen andere professionele organisaties.
Gevolg hiervan is dat de gespannen sfeer en het concurrentiegevoel onder deelnemers verminderd wordt en er meer ruimte is voor de inhoud (vormgeven van nieuw aanbod, invullen witte vlekken). Wat betreft het behandelen van de subsidieverdeling aan de thematafels, geeft de gemeente aan per 2021 overgeschakeld te zijn naar een systematiek waarbij de partners inhoudelijk met elkaar in gesprek gaan aan de tafels en feedback geven op elkaars voorstel. Dit is op vraag van de partners gebeurd, die tijdens de eerste subsidieronde aangaven zich niet prettig te voelen om de verdeling
Evaluatie Samen Schiedam
34
van subsidies aan de tafels te bespreken. Wel is het bij alle partners bekend hoeveel ruimte er in de subsidieplafonds is en hoeveel er wordt aangevraagd. We concluderen dat er een discrepantie zit tussen de beleving van de organisaties en de wijze waarop de gemeente denkt te zijn ingespeeld op de signalen van de partners. Frequentie van de thematafelbijeenkomsten Figuur 3.15 laat zien dat de meeste respondenten aangeven dat ze vaak deelnemen aan de thematafelbijeenkomsten (42%). Figuur 3.15 Frequentie waarin organisaties aanwezig zijn bij thematafelbijeenkomsten (n = 60)
10% 32%
17%
Altijd Vaak Soms Nooit
42%
De helft van de organisaties geeft aan dat de hoeveelheid thematafelbijeenkomsten te hoog is (50%), terwijl slechts twee partijen vinden dat er te weinig bijeenkomsten worden gehouden (3%), zie Figuur 3.16. Figuur 3.16 Ervaring omtrent frequentie van thematafelbijeenkomsten (n = 58)
19%
3% 28%
Er worden te weinig bijeenkomsten gehouden Het aantal bijeenkomsten is goed Er worden te veel bijeenkomsten gehouden Weet ik niet
50%
Organisaties hebben aangegeven of de tijd die de thematafels en bijbehorende vergaderingen en bijeenkomsten hun organisatie kost, in verhouding staat tot de opbrengsten voor hun organisatie, zie Figuur 3.17. Ongeveer de helft (48%) geeft aan dat de tijd de opbrengsten niet waard is. Circa de andere helft (45%) vindt de tijd de opbrengsten (een beetje) waard.
Evaluatie Samen Schiedam
35
Figuur 3.17 Ervaring omtrent verhouding opbrengsten van thematafel(bijeenkomsten) en vergaderingen tegenover de geïnvesteerde tijd (n = 58)
7% 9% Ja, de tijd is de opbrengsten waard De opbrengsten zijn de tijd een beetje waard 36%
Nee, de tijd is de opbrengsten niet waard
48%
Weet ik niet
Over het algemeen werd er tijdens de focusgroepen aangegeven dat de tijdsbesteding voor Samen Schiedam door de meeste partijen als belastend wordt ervaren. Dit komt in belangrijke mate door de frequentie van het overleg. Bovendien is het een probleem voor vrijwilligers wanneer ze aanwezig moeten zijn bij bijeenkomsten die onder werktijd vallen. De gemeente heeft hierop ingespeeld door de kleinere organisaties (afhankelijk van het subsidiebedrag dat ze krijgen) bij minder bijeenkomsten te verplichten aanwezig te zijn. Echter, partners voelen zich wel verplicht om te komen omdat ze anders informatie kunnen missen over de subsidieaanvragen of dat ze niet kunnen meebeslissen. Het gaat er voor de vrijwilligersorganisaties dus niet enkel om dat de bijeenkomsten te vaak plaatsvinden, maar ook dat ze – mede door de timing - niet effectief en efficiënt zijn in hun doel, namelijk een plek waar partners elkaar kunnen vinden om samen te werken. Inhoud van de thematafelbijeenkomsten Organisaties hebben in de enquête aangevinkt wat de belangrijkste behoefte is waarin de thematafel(bijeenkomsten) voorzien, zie Figuur 3.18. De belangrijkste behoefte blijkt contact met andere organisaties te zijn (69%).
Vanuit de gemeente wordt aangegeven dat bij hen het beeld tevens is dat organisaties beter van elkaar weten welke activiteiten zij doen, wat ze willen bereiken en wat ze aan elkaar kunnen hebben, vanwege de thematafelbijeenkomsten. Figuur 3.18 Belangrijkste behoeften waarin thematafel(bijeenkomsten) voorzien (n = 58)20
Praktische afstemming
28%
Contact met andere organisaties
69%
Brainstorm over verbeteringen in organisatie
22%
Weet ik niet
10%
Mijn organisatie wordt voorzien in een andere behoefte, namelijk
17% 0%
20%
40%
60%
80%
Uit de focusgroepen en enquête komen een aantal suggesties voor verbeteringen van de thematafelbijeenkomsten: •
Meer focus op inhoud en activiteiten en minder focus op budgetten en subsidieverantwoording;
•
Bijeenkomsten richten op één actueel probleem dat op dat moment speelt. Daar ook een goede spreker voor uitnodigen die dat thema goed kan duiden. Vervolgens organisaties vanuit alle
20
De percentages in dit figuur tellen niet op tot 100 procent, omdat organisaties meerdere antwoorden konden aanvinken.
Evaluatie Samen Schiedam
36
thematafels breed daarvoor uitnodigen die daar iets mee willen doen en zo gezamenlijk komen tot het best passende aanbod; •
Meer aanwezigheid van uitvoerende medewerkers dan financiële medewerkers of directeuren zodat er meer inhoudelijke diepgang en praktische samenwerking ontstaat;
•
Een lagere frequentie en kortere duur van de bijeenkomsten;
•
Bijeenkomsten in kleinere groepen dan huidige samenstelling.
Thematafel-overstijgende bijeenkomsten Organisaties hebben in de enquête aangegeven of zij behoefte hebben aan meer contact met andere thematafels of thematafel-overstijgende bijeenkomsten, zie Figuur 3.19. De meningen zijn hierover verdeeld: een derde van de organisaties heeft hier behoefte aan (33%), een iets groter gedeelte heeft hier geen behoefte aan (40%). Figuur 3.19 Behoefte aan (meer) samenwerking met andere thematafels of thematafel-overstijgende bijeenkomsten (n = 58)
28%
Behoefte
33%
Geen behoefte Weet ik niet 40%
Uit Figuur 3.20 komt naar voren dat bijna de helft van de respondenten meer samenwerking met andere thematafels niet nodig vindt (48%). Thematafel Ontmoeten wordt het vaakst genoemd (31%) bij de wens tot samenwerken, thematafel Opgroeien het minst (19%). Figuur 3.20 Wens tot (meer) samenwerking met andere thematafels (n = 58)21 Opgroeien
19%
Ontmoeten
31%
Gezondheid
26%
Veerkracht
28%
Meer samenwerking is niet nodig
48% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Aanvullend hebben organisaties aangegeven waarom er wel of geen behoefte is aan (meer) samenwerking met andere thematafels of thematafel-overstijgende bijeenkomsten. De belangrijkste reden is om tot samenwerking met andere partijen te komen, doorgaans om overzicht te krijgen en tot een integraal aanbod te komen. Ook wordt het opbouwen van een sociaal netwerk voor burgers en een verbeterde doorverwijzing van burgers als reden tot samenwerking genoemd. De belangrijkste reden om geen (extra) samenwerking of thematafel-overstijgende bijeenkomsten te willen, is de werklast door de extra tijdsbesteding. Daarnaast wordt genoemd dat partijen al in andere netwerkoverleggen aanwezig zijn waar zij samenwerking vinden met de gewenste partijen.
21
De percentages in dit figuur tellen niet op tot 100 procent, omdat organisaties meerdere antwoorden konden aanvinken.
Evaluatie Samen Schiedam
37
3.2.11 Conclusie thematafels •
De gemeente geeft aan dat samenwerking tussen organisaties aan de thematafel heeft geleid tot gezamenlijke aanvragen en initiatieven, en het verschuiven van taken tussen partners. Organisaties geven aan dat niet zozeer tijdens de thematafelbijeenkomst maar wel daarbuiten samenwerkingscontacten zijn ontstaan resulterend in nieuwe activiteiten en kennis.
•
Organisaties hebben verbeterpunten opgemerkt voor de wijze waarop de gemeente de rol aan tafel oppakt, namelijk: -
Het is belangrijk dat iedereen aan tafel het woord krijgt. De tafelvoorzitters kunnen hier wat meer op sturen zodat ieders belang en mening gehoord wordt. Beter timemanagement en structuur tijdens de bijeenkomsten is gewenst;
-
Enkele organisaties hebben de ervaring dat niet alle afspraken die tijdens de bijeenkomsten worden gemaakt ook goed worden op gevolgd. Een idee is om de afspraken vast te leggen en te monitoren.
•
In de focusgesprekken uiten veel organisaties hun zorgen over het concurrentiegevoel dat gevoeld wordt tussen organisaties aan tafel. Met name in de periode van subsidieaanvraag heerst er aan de tafels eerder een gevoel van concurrentie om het beschikbare budget dan een sfeer van gezamenlijk optrekken. Organisaties benoemen dan een sfeer van ‘tegen de gemeente praten’ in plaats van ‘met de gemeente praten’. De gemeente geeft aan op dit signaal te zijn ingespeeld en werkwijze te hebbe aangepast. We concluderen dat er een discrepantie zit tussen de beleving van de organisaties en de wijze waarop de gemeente denkt te zijn ingespeeld op de signalen van de partners.
•
Partners die gemist worden aan de tafels zijn migrantenorganisaties, onderwijs, hulpverleningsinstanties, het wijkondersteuningsteam (WOT), woningcorporaties en zorgverzekeraars. Daarnaast wordt de inbreng van de wijkregisseurs gemist.
•
De frequentie van de thematafelbijeenkomsten is hoog, zeker voor kleinere (vrijwilligers) organisaties is deze tijdsinvestering niet altijd haalbaar. De gemeente heeft hierop ingespeeld door organisaties afhankelijk van het subsidiebedrag dat ze krijgen, bij minder bijeenkomsten verplichten aanwezig te zijn.
3.3
Flexibiliteit en toegankelijkheid van het programma
3.3.1 Onderzoeksvragen De organisaties die aan de thematafels deelnemen, zijn verschillend van grootte en van aard. Zo zitten vrijwilligersorganisaties, semiprofessionele organisaties en professionele organisaties samen aan de thematafels. De volgende onderzoeksvragen gaan over verschillen tussen organisaties en de werkbaarheid van het programma. •
Is de subsidieperiode twee jaar goed of kan deze beter langer of korter zijn?
•
Wat is de werkbaarheid van de systematiek voor vrijwilligersorganisaties (zie Raadsinformatiebrief)?
•
Worden kleine organisaties en vrijwilligersorganisaties voldoende vertegenwoordigd in de uitvoeringsplannen?
•
Is het proces toegankelijk (genoeg) voor nieuwe aanvragers?
•
Welke plek is er en moet er zijn voor waarderingssubsidies?
3.3.2 Resultaten Flexibiliteit Alle partijen zijn het erover eens dat het programma niet flexibel genoeg is. Binnen het programma is er te weinig ruimte en beweging om aan de (actuele) behoeftes van Schiedammers te voldoen,
Evaluatie Samen Schiedam
38
en de activiteiten van de verschillende organisaties hierop af te stemmen. Dit heeft met name met de beperkte financiële middelen te maken. Lengte subsidieperiode Organisaties hebben in de enquête aangegeven wat ze vinden van de looptijd van het subsidieprogramma, zie Figuur 3.21. Duidelijk de meeste organisaties vinden de looptijd voldoende (72%). Het aandeel organisaties dat de looptijd te kort vindt (16%), is wat groter dan het aandeel organisaties dat de looptijd te lang vindt (5%). Figuur 3.21 Ervaringen omtrent de tweejarige duur van het subsidieprogramma (n = 58)
5%
7%
16%
Te korte looptijd Voldoende looptijd Te lange looptijd Weet ik niet
72%
Waarderingssubsidies In Schiedam bestonden voorheen de zogenaamde waarderingssubsidies. In de Algemene subsidieverordening (ASV) gemeente Schiedam in 2012 wordt deze gedefinieerd als een subsidie van maximaal €10.000 ten behoeve van de aanvrager als blijk van waardering of aanmoediging, waarbij slechts steekproefsgewijs inhoudelijk op prestaties of resultaat wordt gestuurd.22 Deze waarderingssubsidies werden met name uitgekeerd aan vrijwilligersorganisaties. Met de invoering van de ASV 2017 stopte deze regeling.23 De beperkte middelen binnen het sociaal domein worden meer doelmatig ingezet: activiteiten moeten bijdragen aan het bredere maatschappelijke belang en de beleidsmatige doelstellingen van de gemeente en er moet noodzaak zijn voor de financiële bijdrage. Zodoende voldoen bepaalde activiteiten die voorheen een waarderingssubsidie kregen, niet meer aan de voorwaarden voor subsidie binnen Samen Schiedam. Vrijwilligersorganisaties geven in de focusgesprekken aan dat zij de waardering van de gemeente missen sinds de invoering van Samen Schiedam. Het gevoel heerst dat de gemeente niet inziet welk verschil ze voor Schiedammers en andere Schiedamse organisaties maken.
Het lijkt voor deze organisaties niet duidelijk te zijn dat de regelingen aan de hand van de algemene subsidieverordening aangescherpt moesten worden, omdat ASV 2017 en Samen Schiedam vlak na elkaar zijn ingevoerd. Dat kan ervoor zorgen dat de verandering in beleid ‘drastisch’ heeft aangevoeld. Toegankelijkheid voor nieuwe partners Wat betreft toegankelijkheid van het programma, is het zo dat nieuwe partners zich altijd kunnen melden. In een eerste stap geven ze dan een pitch aan de thematafel, die vervolgens door alle leden van de tafel beoordeeld wordt. Als de inhoud goed aansluit bij hun doelstellingen, dan kunnen deze nieuwe partners meedoen in de volgende subsidieronde. Uiteindelijk beslist de gemeente wie er aansluit en niet de leden aan de tafel. Het toegangsproces kan lang duren. Zo gaf een kleinere vrijwilligersorganisatie aan meerdere jaren nodig te hebben om toegelaten te worden.
22 23
Algemene subsidieverordening gemeente Schiedam 2012, https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR136589 Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Scheidam houdende regels omtrent subsidies ASV 2017, https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR433929/1
Evaluatie Samen Schiedam
39
Professionele organisaties gaven tijdens de gesprekken aan dat de processen binnen het programma als onduidelijk kunnen worden ervaren door nieuwe partners. Sinds de start van Samen Schiedam zijn zestien organisaties aangesloten bij het programma. Daaronder waren acht professionele organisaties (50%), drie semiprofessionele organisaties (19%) en vijf vrijwilligersorganisaties (31%) aangesloten. De redenen hiervoor zijn divers: •
Organisaties hebben een pilot gedraaid en worden daarna vaste tafelpartner;
•
Organisaties hebben activiteiten van een andere organisatie overgenomen;
•
Organisaties doen activiteiten van het nieuwe beleidsveld LHBTI dat recentelijk is toegevoegd aan Samen Schiedam, of vanuit de JOGG-aanpak (Jongeren op Gezond Gewicht) 24;
•
Organisaties vullen een bestaande witte vlek op.
Om de toegankelijkheid omtrent het aanvragen van de subsidie in kaart te brengen, is gekeken naar de resultaten onder 3.2 Proces: uitvoeringsplannen, thematafels en Impactmonitor, met specifieke aandacht voor kleine en vrijwilligersorganisaties. Vooral vrijwilligersorganisaties blijken meer dan drie werkdagen kwijt te zijn aan de subsidieaanvraag (zie Tabel 3.2), terwijl zij vaak een relatief lage subsidie krijgen. Er komen echter geen duidelijke verschillen naar voren op het gebied van ervaren verhouding tussen geïnvesteerde tijd en opbrengsten van de subsidietoekenning (zie Tabel 3.4). Op het gebied van uitvoeringsplannen komt naar voren dat vrijwilligersorganisaties meer dan andere partijen vinden dat de plannen hen niet hebben geholpen bij het aanvragen van de subsidie (zie Tabel 3.6). Ook de Impactmonitor is voor vrijwilligersorganisaties vaker onduidelijk dan voor andersoortige organisaties (zie Tabel 3.8). Vrijwilligersorganisaties geven hierop aansluitend aan dat de Impactmonitor hun daadwerkelijke impact niet goed weerspiegelt, echter geven ook professionele organisaties dit aan (zie Tabel 3.10). Wat betreft de wegings- en beoordelingscriteria komt een duidelijk verschil naar voren omtrent de geschiktheid van de criteria. Vrijwilligersorganisaties vinden duidelijk vaker dat de criteria niet passend zijn voor hun organisatie, om uiteenlopende redenen (zie Tabel 3.11).
In veel kwalitatieve antwoorden in de enquête komt naar voren dat een opsplitsing tussen verschillende soorten organisaties, namelijk professionele zorgaanbieders en andere, kleine dan wel vrijwillige partijen, de samenwerking ten goede zou komen omdat dan geen sprake meer is van ‘concurrerende verhoudingen’ met (semi)professionele organisaties. Gestopte tafelpartners De gemeente heeft een overzicht aangeleverd van organisaties die gestopt zijn binnen Samen Schiedam en nieuwe partners van Samen Schiedam. Sinds de start van Samen Schiedam zijn 37 organisaties gestopt met het programma. Daarvan zijn elf professionele organisaties (30%), tien semiprofessionele organisaties (27%) en zestien vrijwilligersorganisaties (43%). Stoppen kan verschillende dingen betekenen, en de redenen om te stoppen met het programma zijn divers: 25 •
Organisaties bestaan niet meer of zijn opgegaan in of samengegaan met een andere organisatie.
•
Organisaties nemen op een andere manier deel aan Samen Schiedam, bijvoorbeeld omdat de activiteiten beter passen bij een andere thematafel of omdat de activiteiten overgedragen zijn aan een andere organisatie.
•
Organisaties nemen geen deel (meer) aan Samen Schiedam, omdat: -
De activiteiten niet passen bij een thematafel;
-
De activiteiten onder andere subsidieprogramma’s passen, zoals onderwijs, sport, jeugdhulp, kindregeling, sociaal domein of algemeen maatschappelijk werk of via wijkbudgetten;
24 25
De activiteiten als pilot plaatsvonden en nu op een andere manier bestaan;
De JOGG-aanpak is ontstaan vanuit een ontdekte witte vlek in het activiteitenaanbod. Deze redenen zijn aangegeven vanuit gemeentelijk perspectief. Er is geen wederhoor met de partners toegepast.
Evaluatie Samen Schiedam
40
-
De subsidiegelden niet in verhouding staan met de tijd die het kost en/of organisaties andere financiële inkomensbronnen vinden;
-
Terugvorderingen plaats hebben gevonden (sommige organisaties konden vanwege de covid-19 pandemie activiteiten niet uitvoeren, waardoor terugvordering heeft plaatsgevonden);
-
Onprettige communicatie met gemeente Schiedam is ervaren;
-
De subsidieaanvraag werd afgewezen omdat deze niet voldoende aansloot bij de doelstellingen van Samen Schiedam en/of de thematafel.
•
Daarnaast hebben verschillende organisaties om onbekende redenen niet opnieuw subsidie aangevraagd.
Sinds de start van Samen Schiedam zijn er ook nieuwe partners bij gekomen. Na aftrek van gestopte organisaties en optelling van nieuwe tafelpartners, is het totaal van deelnemers (ongeveer 95) sinds 2019 met 21 organisaties verminderd. Het totaal is met drie professionele organisaties (14%), zeven semiprofessionele (33%) en elf vrijwilligersorganisaties (52%) verminderd. Het is niet goed mogelijk om causale relaties aan te tonen tussen de systematiek van Samen Schiedam en de veranderingen in samenstelling van tafelpartners. De redenen om te stoppen met het programma zijn niet altijd te linken aan de inrichting van Samen Schiedam, maar kunnen ook door verschillende andere factoren verklaard worden.
3.3.3 Conclusie •
Een duidelijke meerderheid (72%) vindt de lengte van de subsidieperiode (2 jaar) voldoende.
•
Vrijwilligersorganisaties geven in de focusgesprekken aan dat zij de waardering van de gemeente missen sinds de invoering van Samen Schiedam. Het gevoel heerst dat de gemeente niet inziet welk verschil ze voor Schiedammers en andere Schiedamse organisaties maken. Het lijkt voor deze organisaties niet duidelijk te zijn dat de regelingen aan de hand van de algemene subsidieverordening aangescherpt moesten worden, omdat ASV 2017 en Samen Schiedam vlak na elkaar zijn ingevoerd. Dat kan ervoor zorgen dat de verandering in beleid ‘drastisch’ heeft aangevoeld.
•
Binnen het programma bestaat weinig (financiële) ruimte en beweging om binnen de lopende subsidieperiode aan de nieuwe behoeftes van de Schiedammers te voldoen en de activiteiten van de organisaties beter op elkaar af te stemmen.
•
Wat betreft toegankelijkheid van het programma, is het zo dat nieuwe partners zich altijd kunnen melden. Echter kunnen zij pas subsidie ontvangen in een nieuwe subsidieperiode en kan het toegangsproces lang duren.
Evaluatie Samen Schiedam
41
3.4
Financiële regeling van het programma
3.4.1 Onderzoeksvragen Binnen Samen Schiedam zijn verschillende financiële regelingen toegevoegd. Op dit moment worden overbruggingskosten gemaakt als subsidies verlaagd, geweigerd of gedeeltelijk toegekend worden. Daarnaast zijn er subsidieplafonds per thematafel, die verder gesplitst kunnen worden in subplafonds. Ook wordt nagedacht over de financiering van innovatie en ontwikkeling binnen Samen Schiedam. Rondom deze onderwerpen zijn de volgende onderzoeksvragen opgesteld. •
Wat is de meerwaarde van subsidie(sub)plafonds?
•
Wat is het risico van overbruggingskosten en hoe kan men anticiperen hierop (zie Raadsinformatiebrief)?
•
Hoe wordt (financiële) ruimte voor innovatie en ontwikkeling gewaarborgd?
•
Wordt het subsidiegeld nu (daardoor) efficiënter en effectiever besteed?
3.4.2 Resultaten Subsidieplafonds In de enquête hebben ruim 30 organisaties hun mening gegeven over de hoogte van het huidige subsidieplafond en op welke vlakken er op dit moment te weinig inzet is. Ruim een derde geeft aan dat het subsidieplafond te laag is, waardoor weinig ruimte is voor nieuwe activiteiten of organisaties en soms ook niet om bestaande activiteiten doorgang te laten vinden. Meerdere keren wordt genoemd dat het plafond te laag is vanwege inflatie en stijgende energie- en gasprijzen. Drie organisaties geven aan dat het huidige subsidieplafond voldoende is voor huidige Schiedamse behoefte. Wat betreft thema’s waar meer subsidiegeld aan kan worden besteed, worden de volgende doelgroepen en thema’s benoemd: gezondheid van ouderen, jongeren, LHBTIQ+, zzp’ers met (dreigende) schulden, het gat tussen Wmo en participatie, mensen die net buiten de bijstand vallen, mensen met vervuilde huizen, mensen met dwangstoornissen, preventie, psychosociale zorg in het algemeen en respijtzorg. De Transformatiewerkgroep is positief over de subsidieplafonds omdat ze duidelijke kaders bieden. De wijkregisseurs geven aan dat door de plafonds partijen meer bewust zijn geworden over wat iets kost en dat ze naast de gemeente ook andere geldstromen moeten zoeken. Ook de vrijwilligersorganisaties vinden dat de subsidieplafonds transparantie bieden omtrent hoeveel iedereen krijgt.
Ze hebben echter het gevoel dat ze hun activiteiten moeten ‘splitsen’ naar thema en zo bij geen enkele thematafel aan voldoende punten op de wegingscriteria komen om subsidie te kunnen krijgen. Vanuit de gemeente wordt er echter aangegeven dat de kans op subsidie niet groter wordt wanneer alle activiteiten onder één thema worden aangevraagd. De goedkeuring van de subsidie heeft te maken met de aansluiting op de doelen van de thematafel. Overbruggingskosten Overbruggingskosten betreffen de kosten die worden gemaakt als een voorziening niet meer aangeboden wordt. Dat kan gaan om het afbouwen van een voorziening als die uit de subsidieregeling wordt gehaald, of het doorbetalen van huur en personeelskosten vanwege bestaande contracten.
Evaluatie Samen Schiedam
42
Overbruggingskosten zijn doorgaans hoog. Hoewel deze kosten ieder jaar terugkomen, is de hoogte van de kosten niet goed te voorspellen. Sinds de start van Samen Schiedam zijn de kosten op verschillende manieren betaald en wordt nagedacht over mogelijke oplossingen. •
De overbruggingskosten zijn eenmalig betaald uit een reserve;
•
De overbruggingskosten zijn betaald vanuit de subsidieplafonds, met als gevolg een verminderd budget voor partijen binnen het subsidieplafond;
•
Als oplossing is een vijfde subsidieplafond ingesteld, wat de kosten onvoldoende leek te dekken;
•
Mogelijk kunnen de kosten verdeeld worden met de organisaties zelf;
•
Mogelijk kunnen de kosten betaald worden vanuit een risicoparagraaf.
Innovatie en ontwikkeling In de enquête hebben ongeveer 25 organisaties aangegeven welke behoefte zij hebben om meer te experimenteren aan de thematafels. Ongeveer de helft van de partijen geeft aan dat er vooral behoefte is aan samenwerking met andere partijen om zo integraal zicht te krijgen op het aanbod, dwarsverbanden te kunnen creëren en van elkaar te kunnen leren. Tijdens de focusgroepen waren alle partijen het eens dat er geen ruimte voor innovatie en ontwikkeling in het budget is, hoewel dit nodig is om in te kunnen spelen op de actualiteit en nieuwe initiatieven te kunnen ontwikkelen tot volwaardige partners. Meerdere partijen benadrukken het belang van een goede organisatie en eigenaarschap indien er een innovatiebudget zou komen. Efficiëntie en effectiviteit van de subsidieregeling Om over de efficiëntie van het programma een uitspraak te kunnen doen, moeten we de vraag beantwoorden of de doelen kunnen bereikt worden met zo weinig mogelijk middelen. De meeste partijen zijn het er over eens dat door Samen Schiedam en de subsidieregeling binnen het programma er meer kostenbewustzijn is gekomen. Partijen moeten goed nadenken voor welke activiteiten zij subsidie willen aanvragen, en dit dan ook verantwoorden. In die zin lijkt het programma efficiëntie te bevorderen, doordat er geen onnodige subsidies worden aangevraagd.
Echter, vrijwilligersorganisaties geven wel duidelijk aan dat de subsidiebedragen die ze krijgen vaak onvoldoende zijn om hun activiteiten uit te voeren. Ze moeten naar aanvullende financieringsbronnen op zoek. Vanuit de gemeente wordt aangegeven dat organisaties actief aangemoedigd worden om cofinanciering te zoeken, gezien de beperkte middelen in het sociaal domein en het bredere maatschappelijke belang dat de gemeente heeft. Er lijkt ook hier een miscommunicatie over te zijn, waarbij organisaties volledige dekking verwachten bij een goede subsidieaanvraag en de gemeente vanuit het bredere maatschappelijke belang een gedeeltelijke bijdrage kan doen. Hier zit een duidelijk verschil in organisatieperspectief en overkoepelend/ maatschappelijk (gemeente)perspectief. Als overbodig aanbod wordt voorkomen, is dit efficiënt voor de gemeente en is dit passend bij het bredere maatschappelijke belang dat de gemeente heeft maar zal de organisatie dat zelf niet direct zo voelen. Wat betreft effectiviteit, dat de doelen van het programma gerealiseerd worden, zijn de eerste stappen gezet. Door het Samen Schiedam programma is het bewustzijn gegroeid over de gezamenlijke doelen en zijn de organisaties gaan inzien dat samenwerking nodig is om deze doelen te bereiken. Er is een beter overzicht ontstaan op stadsniveau van het gehele welzijnsaanbod.
Samenwerking in de zorgketen is beperkt verbeterd sinds Samen Schiedam. Afspraken rond doorverwijzen zijn buiten het programma ontstaan en/of vastgelegd. Wel zien we ook hier een duidelijk verschil in organisatieperspectief en overkoepelend (gemeente)perspectief. Organisaties vinden dan zij hun meerwaarde en doelen niet goed kwijt kunnen in de huidige
Evaluatie Samen Schiedam
43
subsidiesystematiek, terwijl de gemeente vindt dat organisaties moeten aantonen hoe zij aan de doelstellingen van Samen Schiedam voldoen. 3.4.3 Conclusie •
Meerdere partijen zien de meerwaarde van de subsidieplafonds er in dat het transparantie biedt over hoeveel budget iedere organisatie krijgt.
•
Er is beperkt ruimte voor innovatie en ontwikkeling in het huidige budget. Dit terwijl alle partijen wel het belang ervan aangeven. Indien dit ingevoerd zou worden, is een goede organisatie en duidelijk eigenaarschap van belang.
•
Er bestaat miscommunicatie over het doel van de subsidieaanvraag: organisaties verwachten volledige financiële dekking voor een ‘goede’ activiteit, terwijl de gemeente vanuit een breder maatschappelijk belang een (gedeeltelijke) bijdrage kan doen.
3.5
Participatie van burgers
3.5.1 Onderzoeksvragen Samen Schiedam is in essentie opgezet om de Schiedammer beter te kunnen bedienen. De volgende onderzoeksvragen gaan over de betrokkenheid van burgers in het programma en het brede beleid op het gebied van het sociaal domein. •
Hoe worden burgers betrokken? Moeten burgers betrokken worden?
•
Hoe wordt de opbrengst van tafels geborgd in het breder beleid op het gebied van sociaal domein en in de gemeente?
3.5.2 Resultaten Organisaties halen via klanttevredenheidsonderzoeken de behoefte onder burgers op. Dit is onderdeel van de impactmonitor. Een meer directe vorm van meebeslissen op het programma door burgers is niet gewenst. Wanneer men burgers wil betrekken, is het noodzakelijk dat er duidelijkheid is over de mate waarin ze kunnen meebeslissen. Het perspectief van burgers komt juist via de tafelpartners bij het programma terecht en dat is voldoende. De participatieraad van het sociaal domein is betrokken bij het opstellen van de kadernota sociaal domein. Op die manier worden burgers betrokken bij de doelstellingen van het strategisch beleidsplan sociaal domein waar Samen Schiedam weer onderdeel van uit maakt. Wel zijn organisaties bezorgd of er op dit moment voldoende aanbod is voor alle burgers. Bepaalde doelgroepen zijn op dit moment nauwelijks in beeld of moeilijk te bereiken, zoals zzp’ers met (dreigende) schulden. Daarnaast ontbreekt voor enkele vrijwilligersorganisaties meer preventief aanbod, gericht op alle Schiedammers in plaats van kwetsbare inwoners. Stimuleren van dit type activiteiten – bijvoorbeeld gericht op alle jongeren - helpt de gemeente om meer in te zetten op preventie. De partners hebben het gevoel dat er nu er weinig (financiële) ruimte is om binnen Samen Schiedam hier actie op te ondernemen.
De gemeente deelt de mening dat bepaalde doelgroepen nauwelijks in beeld of moeilijk te bereiken zijn. Samen Schiedam is echter een subsidiesystematiek, wat betekent dat de gemeente subsidies verstrekt en de initiatieven van de deelnemende organisaties komen. Deze kunnen wel gedeeld en getoetst worden aan de tafels, en organisaties kunnen hier een aanvraag voor indienen. Het is dus aan de organisaties om initiatieven te ontwikkelen voor deze doelgroepen. Eventueel is samenwerking met partners uit andere tafels mogelijk.
Evaluatie Samen Schiedam
44
3.5.3 Conclusie Burgers worden via de tafelpartners betrokken bij het programma. De behoefte van burgers wordt opgehaald via klanttevredenheidsonderzoeken. De participatieraad van het sociaal domein is betrokken bij het opstellen van de kadernota sociaal domein. Op die manier worden burgers betrokken bij de doelstellingen van het strategisch beleidsplan sociaal domein waar Samen Schiedam weer onderdeel van uit maakt. Niet alle burgers worden goed bereikt. Bepaalde doelgroepen zijn op dit moment nauwelijks in beeld of moeilijk te bereiken, zoals zzp’ers met (dreigende) schulden. De partners hebben het gevoel dat er nu er weinig (financiële) ruimte is om binnen Samen Schiedam hier actie op te ondernemen.
Evaluatie Samen Schiedam
45
4
Conclusies en aanbevelingen
4.1
Conclusies Uit dit onderzoek volgen de volgende conclusies: •
De doelen van Samen Schiedam worden deels behaald. Er is een beter overzicht ontstaan op stadsniveau van het gehele welzijnsaanbod. De wens is om meer op wijkniveau in te zoomen.
•
Door het Samen Schiedam programma is het bewustzijn gegroeid over de gezamenlijk doelen. Door het programma zijn de organisaties gaan inzien dat samenwerking nodig is om deze doelen te bereiken.
•
Samenwerking in de zorgketen is beperkt verbeterd sinds Samen Schiedam. Afspraken rond doorverwijzen zijn buiten de Tafels om ontstaan en/of vastgelegd.
•
Gekeken naar het proces valt het volgende op:
-
Meer dan de helft van organisaties (54%) ervaart het aanvraagproces als moeilijk. De verbeterpunten om het aanvraagproces te vergemakkelijken zijn: aantal in te vullen formulieren verlagen, minder en kortere mails en een eenvoudiger proces toegespitst op vrijwilligersorganisaties inrichten;
-
De uitvoeringsplannen per tafel werken niet naar behoren. Partners zien het document als iets ‘van de gemeente’. Een discussie over doelstellingen en daarbij behorend aanbod wordt nu gemist. Verbeterpunten voor een betere werking van de uitvoeringsplannen zijn: brede kaders binnen het plan hanteren, meer co-creatie mét partners, versimpelde opzet.
-
Een ruime meerderheid (80%) vindt het (ongeveer) duidelijk wat zij moeten doen om de impact die zij bereiken met hun activiteiten, in kaart te brengen met de Impactmonitor. Meerdere vrijwilligersorganisaties geven aan dat zij niet vinden dat de impactmonitor hun activiteiten goed weerspiegeld.
-
Een ruime meerderheid (87%) van de organisaties vindt de wegingscriteria (gedeeltelijk) passend.
-
De samenwerking tussen organisaties aan de thematafels heeft geleid tot gezamenlijke aanvragen en initiatieven, en het verschuiven van taken tussen partners. In de focusgesprekken uiten veel organisaties hun zorgen over het concurrentiegevoel dat gevoeld wordt tussen organisaties aan tafel. Met name in de periode van subsidieaanvraag heerst er aan de tafels eerder een gevoel van concurrentie om het beschikbare budget dan een sfeer van gezamenlijk optrekken. De gemeente geeft aan op dit signaal te zijn ingespeeld en werkwijze te hebben aangepast. We concluderen dat er een discrepantie zit tussen de beleving van de organisaties en de wijze waarop de gemeente denkt te zijn ingespeeld op de signalen van de partners.
•
Het programma is onvoldoende flexibel om in te spelen op de (actuele) behoeftes van Schiedammers en de activiteiten van de verschillende organisaties hierop goed af te stemmen. Een innovatiebudget zou meer mogelijkheden bieden, mits de invulling hiervan goed wordt gefaciliteerd. Een duidelijke meerderheid (72%) vindt de lengte van de subsidieperiode (2 jaar) voldoende.
•
Het programma is toegankelijk voor nieuwe organisaties, maar voor sommige organisaties is het moeilijk om een aanvraag in te dienen en duurt het subsidieproces lang.
•
De subsidieregeling en de subsidieplafonds zorgen voor duidelijkheid en transparantie over hoe de budgetten verdeeld worden. Er is beperkt ruimte voor innovatie en ontwikkeling in het huidige budget. Dit terwijl alle partijen wel het belang ervan aangeven.
•
Burgers worden via de tafelpartners betrokken bij het programma. De behoefte van burgers wordt opgehaald via onder andere klanttevredenheidsonderzoeken. Niet alle burgers worden goed bereikt. Bepaalde doelgroepen zijn op dit moment nauwelijks in beeld of moeilijk te
Evaluatie Samen Schiedam
46
bereiken, zoals ZZP’ers met (dreigende) schulden. De partners hebben het gevoel dat er nu er weinig (financiële) ruimte is om binnen Samen Schiedam hier actie op te ondernemen. •
Door Samen Schiedam is het kostenbewustzijn bij partijen toegenomen. Dit bevordert efficiëntie. Vrijwilligersorganisaties geven aan dat de subsidiebedragen vaak onvoldoende zijn om activiteiten uit te voeren. Ze moeten naar aanvullende financieringsbronnen op zoek. Vanuit de gemeente wordt aangegeven dat organisaties actief aangemoedigd worden om cofinanciering te zoeken, gezien de beperkte middelen in het sociaal domein en het bredere maatschappelijke belang dat de gemeente heeft. Er lijkt ook hier een miscommunicatie over te zijn, waarbij organisaties volledige dekking verwachten bij een goede subsidieaanvraag en de gemeente vanuit het bredere maatschappelijke belang een gedeeltelijke bijdrage kan doen. Hier zit een duidelijk verschil in organisatieperspectief en overkoepelend/ maatschappelijk (gemeente)perspectief. Als overbodig aanbod wordt voorkomen, is dit efficiënt voor de gemeente en is dit passend bij het bredere maatschappelijke belang dat de gemeente heeft maar zal de organisatie dat zelf niet zo voelen.
4.2
Aanbevelingen Uit het onderzoek volgen de volgende aanbevelingen: •
Om de samenwerking in de zorgketen te verbeteren en eerder en sneller signalen op te pakken en door te verwijzen in de wijken is een goede samenwerking met de WOT’s nodig. Dit heeft de gemeente in gang gezet en is cruciaal om verder uit te bouwen.
•
Kijk kritisch naar het aanvraagproces en de hoeveelheid formulieren. Verken of het mogelijk is de verwachte impact en aanvraagformulier samen te voegen en voor vrijwilligersorganisaties een koppeling te maken met het jaarverslag.