Bijlage Evaluatie Samen Schiedam Eindrapport Ecorys
Tekst van het document
Evaluatie Samen Schiedam Eindrapport Opdrachtgever: Gemeente Schiedam Rotterdam, juli 2022
Evaluatie Samen Schiedam
Eindrapport
Opdrachtgever: Gemeente Schiedam
Annejet Kerckhaert Griet De Lombaerde Renée Rijntjes
Rotterdam, juli 2022
Inhoudsopgave
Voorwoord en leeswijzer
3
Samenvatting
4
1
7
2
3
4
5
Inleiding 1.1
Over Samen Schiedam
7
1.2
Doel van het evaluatieonderzoek
9
Aanpak en methode
11
2.1
Dataverzameling
11
2.2
Responsanalyse
12
2.3
Representativiteit van het onderzoek
15
2.4
Beperkingen van het onderzoek
16
Resultaten
17
3.1
Doelen van Samen Schiedam
17
3.2
Proces: uitvoeringsplannen, thematafels en Impactmonitor
19
3.3
Flexibiliteit en toegankelijkheid van het programma
38
3.4
Financiële regeling van het programma
42
3.5
Participatie van burgers
44
Conclusies en aanbevelingen
46
4.1
Conclusies
46
4.2
Aanbevelingen
47
Bijlagen
48
5.1
Bijlage 1: Oplegger Subsidieplafonds Samen Schiedam 2022-2023
48
5.2
Bijlage 2: Tijdpad subsidieproces
50
5.3
Bijlage 3: Enquête evaluatie Samen Schiedam
50
Evaluatie Samen Schiedam
2
Voorwoord en leeswijzer
Voor u ligt de rapportage van de evaluatie van de aanpak ‘Samen Schiedam’. De aanpak Samen Schiedam is erop gericht om de kwaliteit van de sociale basisvoorzieningen in Schiedam te verbeteren door verbeterde samenwerking tussen professionele organisaties, vrijwilligersorganisaties en gemeente. Sociale basisvoorzieningen zijn algemeen toegankelijke voorzieningen waar geen indicatie voor nodig is. Te denken valt aan ontmoetingsplekken, opvoedondersteuning, maatjesprojecten en hulp bij administratieve of financiële geldzaken. Een sterke sociale basis werkt preventief, omdat hierdoor meer inwoners met beginnende problemen worden bereikt en sneller en eenvoudiger doorverwezen naar passende ondersteuning. De aanpak Samen Schiedam faciliteert deze samenwerking, waarin aanbieders van sociale basisvoorzieningen met elkaar plannen maken rond vier hoofdthema’s. Zo wordt overlap in aanbod voorkomen en hiaten zichtbaar. De aanpak Samen Schiedam loopt sinds 2018. Het grootste verschil met de aanpak hiervoor is: •
Ontmoeting wordt gefaciliteerd doordat organisaties samen aan een thematafel zitten, voorheen moesten organisaties dat zelf opzoeken;
•
Voorheen brachten organisaties alleen jaarverslagen in, waar een meting van impact of toegevoegde waarde voor Schiedammers geen verplicht onderdeel van was. Nu doen zij een impactmeting waarbij een lerend effect kan ontstaan.
•
Er ontstaat een gelijk speelveld, met één aanvraagronde en gelijk subsidieproces voor alle organisaties zonder aparte afspraken per organisatie.
De gemeente wenst de aanpak nu te evalueren. Hoe kan de aanpak nog beter aansluiten op de Schiedamse behoefte? In de periode februari tot en met mei 2022 heeft Ecorys deze werkwijze geëvalueerd door ervaringen met het programma te verzamelen bij de gemeente en bij ruim 60 aanbieders van sociale basisvoorzieningen. De inzichten uit het onderzoek helpen de gemeente om de werkwijze aan te scherpen en op onderdelen bij te stellen. We willen organisaties danken voor het invullen van de enquête en het met ons in gesprek gaan tijdens de focusgroepen. En de gemeente voor het inzicht bieden in het proces en de reflectie op de uitvoering in diverse gesprekken. Dit maakte het mogelijk de werking van het programma vanuit diverse perspectieven te analyseren. Leeswijzer De hoofdstukken in dit rapport zijn opgedeeld op basis van de onderzoeksvragen. Hoofdstuk één presenteert het programma van Samen Schiedam en de doelstellingen van dit onderzoek. Hoofdstuk twee schetst de gehanteerde methodologie van het onderzoek. Dit omvat een korte beschrijving van de onderzoeksvragen en informatie over de dataverzameling.
Hoofdstuk drie presenteert de resultaten, opgedeeld naar de verschillende thema’s: (i) Doelen: de mate waarin de doelstellingen van het programma worden gerealiseerd; (ii) Proces: werkwijze van het programma; (iii) (On)gelijkheid en maatwerk: de mate van flexibiliteit en toegankelijkheid van het programma; (iv) Financiën; en (v) Participatie van burgers. Hoofdstuk vier beschrijft de conclusies en aanbevelingen.
Evaluatie Samen Schiedam
3
Samenvatting
Doel en opzet onderzoek Doel van dit onderzoek is het evalueren van het programma Samen Schiedam. Het programma Samen Schiedam is in 2018 gestart. De Raad heeft verzocht om een onafhankelijk onderzoek over de afgelopen 4 jaar om de werkwijze kritisch tegen het licht te houden en indien nodig op onderdelen bij te stellen. De onderzoeksvragen hebben betrekking op de volgende onderdelen van Samen Schiedam: •
Doelen van Samen Schiedam;
•
Proces: uitvoeringsplannen, thematafels en Impactmonitor;
•
Flexibiliteit en toegankelijkheid van het programma;
•
Financiële regeling;
•
Participatie van burgers.
Het onderzoek heeft zich gericht op de werking van Samen Schiedam en de ervaringen vanuit verschillende perspectieven vanuit gemeente en de deelnemers van Samen Schiedam. Een grote groep deelnemers, circa 60 professionele én vrijwilligersorganisaties, heeft ervaringen gedeeld middels een internet enquête. Daarnaast zijn verdiepende gesprekken gevoerd met een vijftiental organisaties en een even zo grote groep professionals bij de gemeente om enquête resultaten nader te duiden en te verdiepen. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode februari - mei 2022. De onderzoeksresultaten zijn representatief voor alle deelnemende organisaties aan Samen Schiedam naar type organisaties, subsidiebudget en thematafel. Conclusies •
De doelen van Samen Schiedam worden deels behaald. Er is een beter overzicht ontstaan op stadsniveau van het gehele welzijnsaanbod. De wens is om meer op wijkniveau in te zoomen.
•
Door het Samen Schiedam programma is het bewustzijn gegroeid over de gezamenlijk doelen. Door het programma zijn de organisaties gaan inzien dat samenwerking nodig is om deze doelen te bereiken.
•
Samenwerking in de zorgketen is beperkt verbeterd sinds Samen Schiedam. Afspraken rond doorverwijzen zijn buiten de Tafels om ontstaan en/of vastgelegd.
•
Gekeken naar het proces valt het volgende op:
-
Meer dan de helft van de organisaties (54%) ervaart het aanvraagproces als moeilijk. De verbeterpunten om het aanvraagproces te vergemakkelijken zijn: aantal in te vullen formulieren verlagen, minder en kortere mails en een eenvoudiger proces toegespitst op vrijwilligersorganisaties inrichten;
-
De uitvoeringsplannen per tafel werken niet naar behoren. Partners zien het document als iets ‘van de gemeente’. Een discussie over doelstellingen en daarbij behorend aanbod wordt nu gemist. Verbeterpunten voor een betere werking van de uitvoeringsplannen zijn: brede kaders binnen het plan hanteren, meer co-creatie mét partners, versimpelde opzet.
-
Een ruime meerderheid (80%) vindt het (ongeveer) duidelijk wat zij moeten doen om de impact die zij bereiken met hun activiteiten, in kaart te brengen met de Impactmonitor. Meerdere vrijwilligersorganisaties geven aan dat zij niet vinden dat de impactmonitor hun activiteiten goed weerspiegeld.
-
Een ruime meerderheid (87%) van de organisaties vindt de wegingscriteria (gedeeltelijk) passend.
-
De samenwerking tussen organisaties aan de thematafels heeft geleid tot gezamenlijke aanvragen en initiatieven, en het verschuiven van taken tussen partners. In de focusgesprekken
Evaluatie Samen Schiedam
4
uiten veel organisaties hun zorgen over het concurrentiegevoel dat gevoeld wordt tussen organisaties aan tafel. Met name in de periode van subsidieaanvraag heerst er aan de tafels eerder een gevoel van concurrentie om het beschikbare budget dan een sfeer van gezamenlijk optrekken. De gemeente geeft aan op dit signaal te zijn ingespeeld en werkwijze te hebben aangepast. We concluderen dat er een discrepantie zit tussen de beleving van de organisaties en de wijze waarop de gemeente denkt te zijn ingespeeld op de signalen van de partners. •
Het programma is onvoldoende flexibel om in te spelen op de (actuele) behoeftes van Schiedammers en de activiteiten van de verschillende organisaties hierop goed af te stemmen. Een innovatiebudget zou meer mogelijkheden bieden, mits de invulling hiervan goed wordt gefaciliteerd. Een duidelijke meerderheid (72%) vindt de lengte van de subsidieperiode (2 jaar) voldoende.
•
Het programma is toegankelijk voor nieuwe organisaties, maar voor sommige organisaties is het moeilijk om een aanvraag in te dienen en duurt het subsidieproces lang.
•
De subsidieregeling en de subsidieplafonds zorgen voor duidelijkheid en transparantie over hoe de budgetten verdeeld worden. Er is beperkt ruimte voor innovatie en ontwikkeling in het huidige budget. Dit terwijl alle partijen wel het belang ervan aangeven.
•
Burgers worden via de tafelpartners betrokken bij het programma. De behoefte van burgers wordt opgehaald via onder andere klanttevredenheidsonderzoeken. Niet alle burgers worden goed bereikt. Bepaalde doelgroepen zijn op dit moment nauwelijks in beeld of moeilijk te bereiken, zoals ZZP’ers met (dreigende) schulden. De partners hebben het gevoel dat er nu weinig (financiële) ruimte is om binnen Samen Schiedam hier actie op te ondernemen.
•
Door Samen Schiedam is het kostenbewustzijn bij partijen toegenomen. Dit bevordert efficiëntie. Vrijwilligersorganisaties geven aan dat de subsidiebedragen vaak onvoldoende zijn om activiteiten uit te voeren. Ze moeten naar aanvullende financieringsbronnen op zoek. Vanuit de gemeente wordt aangegeven dat organisaties actief aangemoedigd worden om cofinanciering te zoeken, gezien de beperkte middelen in het sociaal domein en het bredere maatschappelijke belang dat de gemeente heeft. Er lijkt ook hier een miscommunicatie over te zijn, waarbij organisaties volledige dekking verwachten bij een goede subsidieaanvraag en de gemeente vanuit het bredere maatschappelijke belang een gedeeltelijke bijdrage kan doen. Hier zit een duidelijk verschil in organisatieperspectief en overkoepelend/ maatschappelijk (gemeente)perspectief. Als overbodig aanbod wordt voorkomen, is dit efficiënt voor de gemeente en is dit passend bij het bredere maatschappelijke belang dat de gemeente heeft maar zal de organisatie dat zelf niet zo voelen.
Aanbevelingen •
Om de samenwerking in de zorgketen te verbeteren en eerder en sneller signalen op te pakken en door te verwijzen in de wijken is een goede samenwerking met de WOT’s nodig. Dit heeft de gemeente in gang gezet en is cruciaal om verder uit te bouwen.
•
Kijk kritisch naar het aanvraagproces en de hoeveelheid formulieren. Verken of het mogelijk is de verwachte impact en aanvraagformulier samen te voegen en voor vrijwilligersorganisaties een koppeling te maken met het jaarverslag.
•
Investeer in het proces rond opstellen van het uitvoeringsplan en faciliteer een meer co-creatief proces in het opstellen van doelen en passend aanbod. Maak het plan een levend en simpel document en hanteer brede kaders.
•
Stimuleer het gebruik van de impactmonitor als leerinstrument. Ben ook nieuwsgierig waarom het niet gelukt is de impact te bereiken en maak dit onderwerp aan de thematafels.
•
Onderzoek nader hoe het komt dat de beleving van partners rond het onderwerp concurrentie aan tafel niet matcht met de beleving van de gemeente en ga hierover open met elkaar het gesprek aan.
Evaluatie Samen Schiedam
5
•
Ben als gemeente transparant over dat brede maatschappelijke/gemeentelijke doelen soms niet aansluiten bij organisatiedoelen en dat dit dus kan betekenen dat voor bepaalde organisaties geen plek meer is binnen gemeente Schiedam.
•
Stel een innovatiebudget in om hiaten in het aanbod – bijvoorbeeld ondersteuning voor zzp’ers met (beginnende) schulden - te realiseren.
•
Kijk ook breder naar samenwerkingspartners, zoals een woningcorporatie of zorgverzekeraar. Dit zijn partijen die belang hebben bij een sterke sociale basis en kunnen mogelijk optreden als financier van activiteiten.
Evaluatie Samen Schiedam
6
1
Inleiding
In dit hoofdstuk beschrijven we de aanpak Samen Schiedam. We gaan in op de achterliggende problemen, doelstellingen en het uitvoeringsproces. In de tweede paragraaf beschrijven we het doel van het evaluatieonderzoek en de te beantwoorden onderzoeksvragen.
1.1
Over Samen Schiedam
1.1.1 Probleemanalyse Samen Schiedam is in 2018 gestart om verbeteringen te bewerkstelligen op de volgende gebieden. •
Voorzieningen in de sociale basis zijn sterk versnipperd en soms beperkt vindbaar voor inwoners en eerste en tweedelijns zorgprofessionals. Hierdoor ontbreekt samenhangende ondersteuning dichtbij huis en een stads brede, sterke sociale basis.1
•
Er is onvoldoende zicht op overlap en hiaten in het bestaande aanbod van sociale basisvoorzieningen. Meer zicht hierop is nodig om de kwaliteit van het aanbod te verbeteren.2
•
Er is weinig zicht op de effectiviteit of impact van het huidige aanbod. Er bestaat weinig impuls tot samen verbeteren, samen leren en samenwerken om hiaten in het aanbod op te pakken.
•
Een gelijk speelveld voor alle organisaties ontbreekt. Er is weinig transparantie in welke organisatie welke subsidie krijgt, bij gebrek aan objectieve wegingscriteria.
1.1.2 Doelstellingen van Samen Schiedam De aanpak Samen Schiedam beoogt de volgende doelen voor Schiedammers te bereiken: •
Schiedammers leven gezonder;
•
Schiedammers zijn minder eenzaam;
•
Schiedammers hebben betere maatschappelijke kansen;
•
Schiedammers kunnen zo zelfstandig mogelijk functioneren en meedoen aan de Schiedamse samenleving.
De aanpak Samen Schiedam beoogt de volgende doelen voor het sociaal domein te bereiken: 1. Organisaties binnen het sociaal domein doen de goede dingen en doen de dingen goed. Er is zicht op het bestaande aanbod en hiaten. Hiaten in het aanbod worden opgevuld en overlap wordt voorkomen. 2. Organisaties binnen het sociaal domein werken met elkaar aan kwaliteitsverbetering van de sociale basisvoorzieningen in Schiedam. De impact van voorzieningen wordt in kaart gebracht en er wordt gezamenlijk geleerd en verbeterd. 3. Organisaties binnen het sociaal domein werken optimaal samen binnen de zorgketen waarbij preventie en vroegsignalering leidende begrippen zijn. Hierdoor is afschaling binnen de zorgketen mogelijk. 1.1.3 Uitvoering Samen Schiedam De aanpak van Samen Schiedam werd in 2018 ontwikkeld naar Bredaas voorbeeld3. Per 1 januari 2019 werd Samen Schiedam geïmplementeerd. Het uitgangspunt voor de uitvoering van Samen Schiedam is dat alle partijen – gemeente en alle aanbieders van sociale basisvoorzieningen
1 2 3
Factsheet Samen Schiedam Voor een (h) échte Samenleving. Factsheet Samen Schiedam. Voor een (h) échte Samenleving. De aanpak van Samen Schiedam, is gebaseerd op ‘Bredavoorelkaar’, een programma dat eerder in Breda werd ingevoerd en dat vraag en aanbod van vrijwilligerswerk samenbrengt. Deze aanpak is vervolgens verfijnd om aan de context in Schiedam te voldoen.
Evaluatie Samen Schiedam
7
(professionals én vrijwilligers) - gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een sterke sociale basis. Partijen zoeken samen naar de beste manier om een sterke sociale basis te bereiken. Hierdoor ontstaat meer samenhang in het aanbod en wordt overlap voorkomen. De uitvoering bestaat uit de volgende onderdelen: •
In vier thematafels werken organisaties plannen uit voor een sterke sociale basis. De vier thematafels zijn: Gezondheid, Ontmoeten, Opgroeien en Veerkracht. Elke thematafel heeft een uitvoeringsplan, waarin de plannen en doelstellingen van de tafel staan beschreven. Thematafels werken volgens 8 uitgangspunten: 1. Het ontdekken en stimuleren van talenten van Schiedammers en benadrukken wat mensen (nog) wel kunnen, staat centraal. 2. Preventie en vroegsignalering, het voorkomen dat Schiedammers ondersteuning of zorg nodig hebben, heeft altijd de voorkeur. 3. Alle activiteiten dragen bij aan het vergroten van de zelf- en samenredzaamheid van de Schiedammers. 4. Het beter aansluiten en toegankelijk maken van het huidige aanbod heeft de voorkeur boven het starten van nieuwe activiteiten. 5. Elke Schiedammer telt mee. Er is speciaal aandacht voor het vergroten van het bereik onder moeilijk bereikbare groepen en kwetsbare Schiedammers. 6. Initiatieven van bewoners krijgen alle ruimte en worden ondersteund. De professionele inzet per wijk is aanvullend op activiteiten die bewonersinitiatieven organiseren. 7. Collectieve voorzieningen voor wijkbewoners met vergelijkbare ondersteuningsbehoeften hebben de voorkeur boven individuele oplossingen. 8. Samen Schiedam vervult een signaleringsrol.
Professionals en vrijwilligers weten hoe zij ‘achter de voordeur’ kunnen komen, weten (kwetsbare) Schiedammers te vinden en activeren, en verwijzen bij risicovolle situaties tijdig door naar bijvoorbeeld de Wijkondersteuningsteams (WOT’s).4
•
Aan elke thematafel zitten circa 15-20 partijen. Dit zijn de gemeente en aanbieders van sociale basisvoorzieningen (professionele én vrijwilligersorganisaties). De tafels komen zes tot acht keer per jaar bij elkaar.5 Elke tafel heeft twee tafelvoorzitters. De rol van tafelvoorzitter wordt ingevuld door de gemeente.
•
De meeste partijen6 aan tafel voeren een activiteit uit die binnen de doelstelling en het uitvoeringsplan van de betreffende thematafel past. De partij ontvangt daarvoor subsidie van de gemeente. Elke partij moet daartoe een subsidieaanvraag indienen. De subsidieperiode bedraagt twee jaar. 7
•
De gemeente hanteert wegingscriteria om de subsidieaanvragen van alle partijen te beoordelen, zie Bijlage 1: Oplegger Subsidieplafonds Samen Schiedam 2022-2023 voor een volledige lijst met wegingscriteria. Een domeinoverstijgende beoordelingscommissie beoordeelt de aanvragen. Per aanvraag komt dit neer op drie tot vijf medewerkers die de aanvraag lezen en beoordelen. De gemeente volgt de Algemene Subsidieverordening Schiedam 2017 (ASV 2017) voor het vaststellen van subsidies binnen Samen Schiedam. Doel van de ASV is het stimuleren van het strategisch partnerschap tussen gemeente en organisaties. De focus komt te liggen op verantwoorden in termen van maatschappelijke prestaties en effecten, het stimuleren van eigen verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger en het omlaag brengen van administratieve lasten.
4
5
6
7
Voor alle activiteiten binnen de tafels liggen naast de 8 uitgangspunten zogenaamde leidende principes ten grondslag. Deze zijn als kwaliteitsnorm leidend bij het ontwikkelen van het aanbod en het uitvoeren van de activiteiten. Partijen zijn verplicht om aan een specifiek aantal van deze bijeenkomsten deel te nemen. Hoe groter het subsidiebedrag, hoe meer bijeenkomsten er verplicht gesteld worden. Het minimum aantal bijeenkomsten is twee. Enkele partijen aan de thematafels hebben geen subsidierelatie met gemeente Schiedam, zoals de bibliotheek en Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG). Eenmalig bedroeg de subsidieperiode in 2021 één jaar in plaats van twee jaar.
Evaluatie Samen Schiedam
8
•
De gemeente communiceert aan alle partners binnen Samen Schiedam de resultaten8 van de beoordeling. De omvang van de aangevraagde subsidies varieert van enkele duizenden euro’s tot meerdere honderdduizenden euro’s.
•
Binnen elke tafel is een subsidieplafond vastgesteld, het maximale bedrag dat aan subsidie kan worden uitgekeerd. De gemeente bepaalt de hoogte van dit bedrag. Sinds 2022 zijn de subsidieplafonds opgebouwd in subthema’s met bijbehorende subplafonds. Het tijdpad van het subsidieproces wordt weergeven in Bijlage 2: Tijdpad subsidieproces.
•
Elke partij maakt de impact van uitgevoerde activiteiten inzichtelijk met behulp van de Impactmonitor. Dit online instrument bestaat uit vragen die de partijen moeten beantwoorden. De vragen laten de impact zien op indicatoren zoals ‘preventie en vroegsignalering’ en ‘versterking 0e-1e-2e lijn’. Op basis van een vijfpuntschaal beoordelen organisaties hoe goed ze scoren op de indicatoren.9 Deze score kunnen ze verder onderbouwen door middel van enquêtes, interviews of groepsgesprekken, portretten (storytelling) of beschrijvende impactonderbouwing. De gemeente gebruikt de resultaten van de Impactmonitor bij vaststelling van de subsidie. De resultaten van de impactmonitor dienen als input voor tafelgesprekken over wat goed gaat en beter kan.
1.2
Doel van het evaluatieonderzoek In de raadsvergadering van 9 november 2021, heeft Wethouder Ruseler naar aanleiding van een aangenomen motie10 aangekondigd dat er een onafhankelijke evaluatie komt naar het Samen Schiedam programma. Daarbij gaat aandacht uit naar het ‘functioneren, de efficiëntie en de effectiviteit’ van het programma, en met name (i) de werkbaarheid van het systeem; (ii) eventuele uitbreiding van maatwerk in de wegingscriteria; (iii) de aanpak van de impactmonitoring en de verantwoording hiervan; en (iv) het risico van overbruggingskosten en het anticiperen hierop. Dit evaluatieonderzoek vindt plaats ruim drie jaar na de implementatie van Samen Schiedam en na twee volledige subsidieperiodes. Een belangrijke focus in dit onderzoek is het ophalen van de bevindingen van de deelnemers. De achterliggende reden voor dit verzoek van de raad is het vermoeden dat de gehanteerde aanpak minder passend zou zijn voor vrijwilligersorganisaties en dat deze organisaties mede hierdoor minder aanspraak maken op subsidiëring van hun activiteiten dan gezien hun belang voor het sociale domein en hun impact gerechtvaardigd zou zijn. In vervolg op deze motie heeft de gemeente Ecorys gevraagd om de evaluatie van het programma uit te voeren, die met name de volgende aspecten van Samen Schiedam omvat: doelen, proces, (on)gelijkheid en maatwerk, financiën, en participatie.
Voor elk van deze thema’s zijn diverse evaluatievragen geformuleerd onder meer met betrekking tot meerwaarde, transparantie, effectiviteit en efficiëntie van werkwijze en programma.
8
9 10
Resultaten kunnen toekenning, gedeeltelijke toekenning of weigering zijn. Van elke partij worden de scores op de wegingscriteria gedeeld met alle tafelpartners. De volledige lijst van indicatoren staat beschreven in ‘Meer zicht op impact’ vanuit gemeente Schiedam. Motie ingediend door PvdA Schiedam 14 december 2021.
Evaluatie Samen Schiedam
9
Onderzoeksvragen Vanuit de gemeente Schiedam zijn onderzoeksvragen opgesteld om Samen Schiedam te evalueren. Deze onderzoeksvragen hebben betrekking op de volgende onderdelen van Samen Schiedam: •
Doelen van Samen Schiedam;
•
Proces: uitvoeringsplannen, thematafels en Impactmonitor;
•
Flexibiliteit en toegankelijkheid van het programma;
•
Financiële regeling;
•
Participatie van burgers.
De onderzoeksvragen per onderwerp worden besproken onder Resultaten (hoofdstuk 3).
Evaluatie Samen Schiedam
10
2
Aanpak en methode
In dit hoofdstuk beschrijven we de aanpak van het onderzoek. We gaan in op de wijze van dataverzameling en analyseren de respons op de enquête onder organisaties en gaan in op de representativiteit hiervan.
2.1
Dataverzameling Om de doelstellingen van dit onderzoek te bereiken zijn de volgende stappen ondernomen: •
(Start)overleg met projectleiding;
•
Documentenanalyse;
•
Opstellen en verspreiden enquête;
•
Interne focusgroepen;
•
Externe focusgroepen;
•
Rapportage.
(Start)overleg met projectleiding Half februari 2022 vond de startbijeenkomst plaats van de evaluatie van Samen Schiedam, waarbij projectleiding vanuit gemeente Schiedam en het projectteam vanuit Ecorys aanwezig waren. Tot het einde van het project halverwege mei 2022, vond doorgaans wekelijks overleg plaats met beide partijen. Documentenanalyse Gedurende februari en maart heeft Ecorys een documentenanalyse uitgevoerd aan de hand van verleende documenten vanuit gemeente Schiedam. Daaronder vielen onder andere voorbeelden van subsidieaanvragen, wegings- en beoordelingscriteria, aanvraaghandleiding, samenwerkingsafspraken van thematafels en de Raadsinformatiebrief. Enquête Aan de hand van de onderzoeksvragen en de documentenanalyse is een enquête opgesteld voor bestaande, vroegere en potentiële tafelpartners van Samen Schiedam. In de enquête werden ervaringen opgehaald over het indienen van de subsidieaanvraag, de weging en de beoordeling van de subsidieaanvraag, de Impactmonitor, de thematafels en de financiële regeling van Samen Schiedam. Na bespreking van de conceptversie en verwerking van de feedback, is de enquête geprogrammeerd in online enquêteprogramma CheckMarket. Op 3 maart werd de enquête naar alle tafelpartners verstuurd. Reminders werden verstuurd na zeven en veertien dagen aan partners die de enquête nog niet of slechts gedeeltelijk hadden ingevuld.
De enquête stond een kleine drie weken open en werd gesloten op 21 maart. Zie Bijlage 2: Tijdpad subsidieproces. Interne focusgroepen Binnen gemeente Schiedam zijn er verschillende betrokkenen bij Samen Schiedam. Met vier homogene groepen werd een focusgroep digitaal dan wel op locatie gehouden om tot een antwoord op de verschillende onderzoeksvragen te komen, zie Tabel 2.1. Van het gespreksverslag is een samenvatting geschreven, welke ter controle is voorgelegd aan de aanwezigen van desbetreffende focusgroep. In totaal werd gesproken met achttien betrokkenen vanuit gemeente Schiedam.
Evaluatie Samen Schiedam
11
Tabel 2.1
Overzicht interne focusgroepen
Focusgroep
Samenstelling
Datum
Wijkregisseurs
Vier wijkregisseurs, welke aan drie thematafels
14 maart 2022, digitaal
deelnemen en verschillende wijken in Schiedam vertegenwoordigen, allen tevens onderdeel van de domeinoverstijgende beoordelingscommissie Transformatiewerkgroep
Zes aanwezigen, waaronder strategisch
24 maart 2022, digitaal
beleidsadviseurs sociaal domein en jeugd, alsmede proces- en projectleiders van de wijkondersteuningsteams, een oud-tafelvoorzitter en een lid van de projectleiding. Thematafelvoorzitters
11
Zes aanwezigen, welke samen de vier thematafels
5 april 2022, op locatie
voorzitten. Management Team
Drie aanwezigen, waaronder de projectleiding en
5 april 2022, op locatie
twee teammanagers.
Externe focusgroepen Onder de tafelpartners zijn zowel professionele, semiprofessionele als vrijwilligersorganisaties aanwezig. De organisaties die de enquête invulden, hebben aangegeven of zij deel wilden nemen aan een focusgroep. 31 respondenten gaven aan deel te willen nemen, aan hen zijn per mail verschillende data voorgesteld. De professionele organisaties werden in een focusgroep gezamenlijk gesproken, de semiprofessionele en vrijwilligersorganisaties werden ook gezamenlijk gesproken, zie Tabel 2.2. Op die manier kon vrijuit worden gesproken over de overeenkomsten en verschillen tussen verschillende soorten organisaties. In totaal werd gesproken met zestien vertegenwoordigers van vijftien verschillende organisaties. Tabel 2.2
Overzicht externe focusgroepen
Focusgroep
Samenstelling
Datum
Semiprofessionele en
Twee aanwezigen vanuit verschillende
6 april 2022, digitaal
vrijwilligersorganisaties 1
semiprofessionele en vrijwilligersorganisaties
Semiprofessionele en
Zes aanwezigen vanuit verschillende
vrijwilligersorganisaties 2
semiprofessionele en vrijwilligersorganisaties
Semiprofessionele en
Vier aanwezigen vanuit verschillende
vrijwilligersorganisaties 3
semiprofessionele en vrijwilligersorganisaties
Professionele organisaties
Vier aanwezigen vanuit verschillende
7 april 2022, op locatie
19 april 2022, op locatie
21 april 2022, op locatie
professionele organisaties
2.2
Responsanalyse Verspreiding van de enquête De digitale vragenlijst is verstuurd naar 130 mailadressen, welke werden aangeleverd door de projectleiding van Samen Schiedam. Eén mailadres werd verwijderd vanwege niet deelnemen aan Samen Schiedam. 129 personen uit 75 organisaties zijn aangeschreven.12 Nadat de digitale vragenlijst na drie weken werd afgesloten, bleek een totaal van 69 reacties op de enquête.
11
12
In de focusgroep met de thematafelvoorzitters zijn vooral de eerste resultaten van de enquête besproken, alsmede het antwoord op verschillende onderzoeksvragen. Dit getal kan mogelijk afwijken van het eigenlijke aantal organisaties, bijvoorbeeld vanwege handmatig toevoegen van organisatietitel of organisaties die per abuis op de verzendlijst terecht zijn gekomen, zoals een telecom aanbieder.
Evaluatie Samen Schiedam
12
Verwijderde data De data van zes respondenten werd verwijderd omdat de vragenlijst dubbel was ingevuld of de respondenten slechts enkele vragen hadden ingevuld. Twee respondenten gaven aan geen subsidie te hebben aangevraagd13. Een respondent gaf aan dat de kosten niet tegen de baten opwogen. Een andere respondent gaf aan dat zij geen aanvraag hadden ingediend in verband met weigering van een eerdere subsidieaanvraag. Representatie van organisaties en thematafels De analyses werden vervolgens uitgevoerd met 61 respondenten, waarvan 57 respondenten de vragenlijst compleet hadden ingevuld. 47 organisaties werden gerepresenteerd door 61 respondenten. Daarvan zitten 3 organisaties aan verschillende thematafels, dus meerdere respondenten van eenzelfde organisatie vertegenwoordigen mogelijk verschillende activiteiten. In Tabel 2.3 wordt de verhouding weergegeven tussen het aantal professionele, semiprofessionele en vrijwilligersorganisaties naar wie een enquête is verstuurd. Een professionele organisatie wordt gedefinieerd als een organisatie waarbij de meeste medewerkers betaalde krachten zijn. Een semiprofessionele organisatie wordt gedefinieerd als een organisatie waar beroepskrachten werken, met ondersteuning van vrijwilligers. Bij een vrijwilligersorganisatie ontvangt niemand loon.
De verhouding tussen het aantal enquêtes dat is verstuurd en het aantal respondenten per soort organisatie is goed verdeeld en wijkt niet meer dan 6% af.14 Tabel 2.3
Verhouding van soort organisatie tussen uitgenodigde organisaties en respondenten
Soort organisatie
Aantal enquêtes uitgestuurd
Aantal respondenten
Professionele organisatie
43 (33%)
20 (33%)
Semiprofessionele organisatie
37 (27%)
20 (33%)
Vrijwilligersorganisatie
49 (38%)
21 (34%)
Totaal
129
61
In Tabel 2.4 wordt de verhouding weergegeven tussen het aantal personen per thematafel dat een enquête heeft ontvangen. De verhouding tussen het aantal enquêtes dat per thematafel is verstuurd en het aantal respondenten per soort thematafel blijkt eveneens goed verdeeld en wijkt niet meer dan 8% af. Tabel 2.4
Verhouding van thematafel tussen uitgenodigde personen en respondenten
Thematafel
Aantal enquêtes uitgestuurd
Aantal respondenten
Veerkracht
29 (22%)
10 (16%)
Gezondheid
25 (19%)
16 (26%)
Ontmoeten
40 (31%)
14 (23%)
Opgroeien
35 (27%)
21 (34%)
Totaal
129
61
Representatie van subsidieaanvragen Van de 61 respondenten van de 47 deelnemende organisaties geven 40 respondenten aan in alle drie de subsidieperiodes een subsidieaanvraag te hebben gedaan. Figuur 2.1 laat zien in welke subsidieperiode de organisaties een aanvraag hebben ingediend.
13 14
De vraag ‘waarom zij geen subsidie hebben aangevraagd’ hebben deze respondenten niet ingevuld. Het type organisatie werd door de respondenten van de enquête aan de hand van de gegeven definities naar eigen inzicht ingevuld. Gemeente Schiedam heeft informatie aangeleverd over het type organisatie van organisaties die niet hebben deelgenomen aan de enquête.
Evaluatie Samen Schiedam
13
Figuur 2.1
Overzicht subsidieaanvragen van respondenten naar subsidieperiode (n = 61)15
100%
90%
86% 73%
80% 60% 40% 20% 0%
2019-2020
2021
2022-2023
Organisaties hebben in de enquête aangegeven hoe groot de subsidie was die zij hebben aangevraagd in de meest recente subsidieperiode, alsmede de beoordeling van diezelfde subsidieaanvraag. Uit Figuur 2.2 komt naar voren dat de meeste organisaties (38%) een subsidiebedrag tussen €5.000 en €25.000 hebben aangevraagd. Deze verhoudingen zijn vergeleken met het totaal aantal subsidieaanvragen in de meest recente subsidieperiode, namelijk 2022-2023, zie Tabel 2.5. Het grootste aandeel van het totaal in die periode aanvragen ligt tussen €25.000 en €100.000. Echter zijn de verhoudingen tussen de verschillende aandelen ongeveer hetzelfde en wijken de percentages van de verschillende subsidiegrootten niet meer dan 11% af. Figuur 2.2
Omvang van de meest recente subsidieaanvraag (n = 61)
13%
< €5.000
20%
€ 5.000-25.000 € 25.000-100.000
30%
> €100.000
38%
Tabel 2.5
Verhouding omvang subsidieaanvraag tussen totaal periode 2022-2023 en respondenten 16
Omvang subsidieaanvraag
Omvang totaal aantal subsidie-
Aantal subsidieaanvragen
aanvragen 2022-2023
onder respondenten
< €5.000
15 (15%)
12 (20%)
€5.000 - €25.000
31 (31%)
23 (38%)
€25.000 - €100.000
41 (41%)
18 (30%)
> €100.000
13 (13%)
8 (13%)
Totaal
100
61
Uit Figuur 2.3 komt naar voren dat de subsidieaanvraag van een meerderheid (54%) van de organisaties werd toegekend. Van 10% van de organisaties werd de subsidieaanvraag geheel geweigerd. Deze verhoudingen zijn vergeleken met het totaal aantal subsidieaanvragen in subsidieperiode 2022-2023. Deze verhoudingen zijn ongeveer hetzelfde: het grootste aandeel van de subsidieaanvragen in deze periode is toegekend (54%), het kleinste aandeel is geweigerd (19%). Onder de respondenten was het aandeel geweigerde subsidieaanvragen (10%) ongeveer de helft van het aandeel in periode 2022-2023 (19%).
15 16
De percentages in dit figuur tellen niet op tot 100 procent, omdat organisaties meerdere antwoorden konden aanvinken. De gegevens onder ‘omvang totaal aantal subsidieaanvragen 2022-2023’ zijn gebaseerd op gegevens over alle subsidieaanvragen in deze periode. Dat betekent dat er meerdere subsidieaanvragen per organisatie onder vallen, zoals bijvoorbeeld grotere welzijnsorganisaties die onder meerdere thematafels vallen.
Evaluatie Samen Schiedam
14
Figuur 2.3
Beoordeling van de meest recente subsidieaanvraag (n = 61)
10% Toegekend 36%
Tabel 2.6
2.3
54%
Gedeeltelijk toegekend Geweigerd
Verhouding oordeel subsidieaanvraag tussen totaal periode 2022-2023 en respondenten 17
Oordeel subsidieaanvraag
Aantal subsidieaanvragen in
Aantal subsidieaanvragen
2022-2023
totaal
onder respondenten
Toegekend
49 (49%)
33 (54%)
Gedeeltelijk toegekend
32 (32%)
22 (36%)
Geweigerd
19 (19%)
6 (10%)
Totaal
100
61
Representativiteit van het onderzoek De representativiteit van de resultaten van de enquête wordt onder Representatie van organisaties en thematafels in kaart gebracht. De verhouding tussen de respondenten van de enquête en het werkelijke aantal organisaties is representatief op de volgende kenmerken. •
Het aandeel organisaties per thematafel;
•
Het aandeel organisaties per type organisatie (professioneel, semiprofessioneel of vrijwillig);
•
De grootte van de (meest recente) subsidieaanvraag;
•
De beoordeling van de (meest recente) subsidieaanvraag.
De interne focusgroepen zijn een goede representatie geweest van de betrokkenen bij Samen Schiedam binnen de gemeente. Zowel de wijkregisseurs, de Transformatiewerkgroep, de tafelvoorzitters en het MT hebben hun ervaringen met Samen Schiedam kunnen delen. In de externe focusgroepen was sprake van een oververtegenwoordiging van organisaties die op vrijwillige of semiprofessionele basis werken. De selectieprocedure voor de focusgroepen bestond uit een uitnodiging als afsluiting van de enquête, organisatie konden zelf aangeven of zij deel wilden nemen aan de focusgroepen. Dat heeft ertoe geleid dat vooral organisaties met een kritische blik op het programma zich hebben aangemeld. Dat kan ertoe hebben geleid dat positieve ervaringen met Samen Schiedam minder aan bod zijn gekomen.
17
De gegevens onder ‘Omvang totaal aantal subsidieaanvragen 2022-2023’ zijn gebaseerd op gegevens over alle subsidieaanvragen in deze periode. Dat betekent dat er meerdere subsidieaanvragen per organisatie onder vallen, zoals bijvoorbeeld grotere welzijnsorganisaties die onder meerdere thematafels vallen.
Evaluatie Samen Schiedam
15
2.4
Beperkingen van het onderzoek Bij dit onderzoek is sprake van de volgende beperkingen die mogelijk van invloed kunnen zijn op de onderzoeksuitkomsten. •
Om de onderzoeksvragen te beantwoorden is gekozen voor een combinatie tussen kwantitatief onderzoek in de vorm van een enquête en kwalitatief onderzoek in de vorm van focusgroepen. Er is gekozen voor een brede inventarisatie en daardoor voor een beperkte mate van diepgang per organisatie. Ervaringen en inzichten van de ene partij zijn getoetst en verrijkt met ervaringen van andere partijen. Hierdoor hebben we een rijk beeld gekregen van de ervaringen met Samen Schiedam.
•
Bij het versturen van de enquête is een mailadressenbestand gebruikt waar organisaties en personen mogelijk met meerdere adressen in vermeld stonden. Om die reden hebben meerdere respondenten per organisatie op de enquête gereageerd hebben. Hiervan was sprake bij minder dan tien organisaties.
Evaluatie Samen Schiedam
16
3
Resultaten
In dit hoofdstuk bespreken we de resultaten van het onderzoek aan de hand van 5 thema’s: •
3.1 Doelen van Samen Schiedam;
•
3.2 Proces: uitvoeringsplannen, thematafels en Impactmonitor;
•
3.3 Flexibiliteit en toegankelijkheid van het programma;
•
3.4 Financiële regeling;
•
3.5 Participatie van burgers.
Na een korte beschrijving van de onderzoeksvragen per thema, gaan we in op de resultaten uit de enquête en de focusgroepen. Daarop volgt een korte conclusie per onderdeel.
3.1
Doelen van Samen Schiedam
3.1.1 Onderzoeksvragen Samen Schiedam is ingezet om de sociale basis in Schiedam te versterken. Sociale basisvoorzieningen zijn algemeen toegankelijke voorzieningen, dichtbij huis, waar geen indicatie voor nodig is. Te denken valt aan ontmoetingsplekken, opvoedondersteuning, hulp bij administratie/geldzaken en maatjesprojecten. Een sterke sociale basis werkt preventief, omdat hierdoor meer inwoners met beginnende problemen bereikt worden en sneller en eenvoudiger doorverwezen worden naar de voor hen passende ondersteuning. De aanpak Samen Schiedam beoogt de volgende doelen voor het sociaal domein te bereiken: 1. Organisaties binnen het sociaal domein doen de goede dingen en doen de dingen goed. Er is zicht op het bestaande aanbod en witte vlekken. Witte vlekken in het aanbod worden opgevuld en overlap wordt voorkomen. 2. Organisaties binnen het sociaal domein werken met elkaar aan kwaliteitsverbetering van de sociale basisvoorzieningen in Schiedam. De impact van voorzieningen wordt in kaart gebracht en er wordt gezamenlijk geleerd en verbeterd. 3. Organisaties binnen het sociaal domein werken optimaal samen binnen de zorgketen waarbij preventie en vroegsignalering leidende begrippen zijn. Hierdoor is afschaling binnen de zorgketen mogelijk. In deze paragraaf staan de volgende onderzoeksvragen centraal: •
Heeft de gemeente beter zicht op het aanbod in Schiedam en eventuele overlap of witte vlekken?
•
Is de samenwerking tussen de nulde, eerste en tweede lijn verbeterd? Wordt er beter afgeschaald in de zorgketen?
•
In hoeverre draagt deze aanpak wel of niet bij aan brede welzijnsaanpak? Is hier behoefte aan?
•
Is er andere bijvangst door het programma Samen Schiedam?
Evaluatie Samen Schiedam
17
3.1.2 Resultaten Inzicht in aanbod Over een beter inzicht in het aanbod aan activiteiten zijn de meningen verdeeld. Enerzijds geeft de gemeente (tafelvoorzitters) aan dat de aansturing duidelijker is geworden en dat er beter overzicht is in het aanbod aan activiteiten. Terwijl dit vroeger onder verschillende (3-4) accounthouders Wmo gebeurde, is het nu meer gecentraliseerd. Tafelvoorzitters geven aan dat organisaties door Samen Schiedam in contact zijn gekomen met meer organisaties die ze daarvoor misschien niet kenden. De Transformatiewerkgroep geeft aan dat door de nieuwe manier van samenwerken de partijen elkaar beter hebben leren kennen en dus inhoudelijk beter op de hoogte zijn van waar iedereen mee bezig is. De wijkregisseurs nuanceren dit door te stellen dat er beter inzicht is in het aanbod aan activiteiten op stadsniveau, maar dat initiatieven op wijkniveau nog onvoldoende goed gevonden worden. De partnerorganisaties (vrijwilligers- en (semi-)professionele organisaties) geven aan dat ze beter inzicht hebben in het aanbod binnen hun thematafel. Sommigen – veelal organisaties aan de thematafel Ontmoeten - nuanceren dit beeld en zeggen dat contacten met de organisaties aan tafel ook al bestonden voor Samen Schiedam. Organisaties aan de tafel Opgroeien geven aan dat door Samen Schiedam er meer zicht is op de dekking per wijk.
Gevolg is dat er actief wordt nagedacht over wat er nodig is om dekking uit te breiden naar bepaalde wijken. De partnerorganisaties (vrijwilligers- en (semi-)professionele organisaties) geven ook aan dat ze niet altijd goed zicht hebben op het aanbod aan andere tafels en dat Samen Schiedam niet het totale aanbod aan sociale basisvoorzieningen weerspiegelt uit de stad. Immers, er zijn organisaties die geen subsidie ontvangen vanuit Samen Schiedam maar wel soortgelijk aanbod hebben. Afstemming binnen de zorgketen Volgens de Transformatiewerkgroep zorgt Samen Schiedam voor een makkelijkere interne communicatie en samenwerking binnen de zorgketen. Echter, deze hangt voor een groot deel af van de persoonlijke contacten, welke voorheen al bestonden. Volgens de wijkregisseurs zou er vooral aanbodgericht en weinig vraaggericht gewerkt worden en is de afstemming binnen de zorgketen minimaal. De verbinding tussen de nulde en de eerste lijn is volgens de tafelpartners niet verbeterd sinds Samen Schiedam, want de contacten bestonden al. De verbinding tussen de nulde en eerste lijn ligt voor sommige partijen contractueel vast en gaat zodoende buiten de tafels om. De verwijzingen verlopen over het algemeen via het wijkondersteuningsteam (WOT) of via de Wmo.
Het WOT is dan ook, zoals door de gemeente aangegeven, de ingang voor Schiedammers met een hulpvraag en de opzet is dat opschalingsverwijzingen via het WOT gebeuren. Uit een analyse door de gemeente van het functioneren van de WOT’s kwam naar voren dat de verbinding tussen deze en Samen Schiedam beter kan. De gemeente is vervolgens het gesprek aangegaan met partners en WOT medewerkers. Hieruit kwam het idee naar voren van een ‘makelaarsfunctie’ voor het WOT voor het verbinden van de nulde en eerste lijn en ondersteuning bij het op- en afschalen tussen deze lijnen. Dit voorstel wordt momenteel nader uitgewerkt. Brede welzijnsaanpak Door het Samen Schiedam programma is het bewustzijn gegroeid over de gezamenlijke doelen en zijn de organisaties gaan inzien dat samenwerking nodig is om deze doelen te bereiken. Ook is er meer transparantie in de budgetten dankzij het subsidieproces en is het duidelijk hoe deze onder
Evaluatie Samen Schiedam
18
de organisaties worden verdeeld. Dat zijn belangrijke stappen in de richting van een brede welzijnsaanpak omdat hierdoor randvoorwaarden voor een kwaliteits- en efficiëntie verbetering zijn ingevuld. 3.1.3 Conclusie •
Door het Samen Schiedam programma is het bewustzijn gegroeid over de gezamenlijk doelen. Door het programma zijn de organisaties gaan inzien dat samenwerking nodig is om deze doelen te bereiken.
•
Door het Samen Schiedam programma is er meer transparantie in de budgetten en is zicht op het aanbod binnen de thematafels verbeterd.
•
Het tweede doel van Samen Schiedam is om de samenwerking en afstemming tussen organisaties in de zorgketen te versterken. Aangezien de meeste contacten en samenwerkingsverbanden vooraf aan het programma al bestonden, voegt het programma hier niet de meeste waarde toe.
3.2
Proces: uitvoeringsplannen, thematafels en Impactmonitor
3.2.1 Onderzoeksvragen Als een organisatie subsidie wil aanvragen, start zij met het aanvraagproces, dat uit verschillende onderdelen bestaat. Organisaties moeten onder andere het uitvoeringsplan van de eigen thematafel gebruiken bij het opstellen van de subsidieaanvraag. Later vullen organisaties de Impactmonitor in. Nadat de gemeente de aanvraag heeft gewogen en beoordeeld, krijgen organisaties een beschikking op basis van de wegingsprocedure en beoordelingscriteria. Deze procedure vindt iedere twee jaar plaats. Rondom deze onderwerpen zijn de volgende onderzoeksvragen opgesteld. Aanvraagproces •
Zijn de kaders voor aanvraag voldoende duidelijk?
Uitvoeringsplannen •
Wat is het doel en de meerwaarde van de uitvoeringsplannen?
Impactmonitor •
Heeft de gemeente beter inzicht verkregen in de impact van de gesubsidieerde activiteiten?
•
Sluit de aanpak van de impactmonitoring en de verantwoording aan op de behoeften van de gemeente en partners (zie Raadsinformatiebrief)?
Weging en beoordeling •
Zijn de kaders voor beoordeling voldoende duidelijk?
•
Moet het maatwerk in de beoordelingscriteria per subsidieplafond worden uitgebreid?
Rondom de thematafels en de thematafelbijeenkomsten zijn de volgende onderzoeksvragen opgesteld. •
Wat is de rol van de gemeente tegenover de tafel, ofwel: wie bepaalt wat? Zijn deze rollen voor iedereen helder?
•
Zitten de juiste partners aan de juiste tafel? Is er behoefte aan meer of minder thematafels?
•
Zijn de tafelbijeenkomsten voldoende? Sluit de inhoud van de bijeenkomsten aan op de behoeften van de gemeente en de partners?
•
Wat is de behoefte voor eventueel tafeloverstijgende themabijeenkomsten?
Evaluatie Samen Schiedam
19
3.2.2 Resultaten aanvraagproces Aanvraagproces In de enquête hebben organisaties verschillende vragen beantwoord over het proces van de subsidieaanvraag. Twee derde van de organisaties (66%) geeft aan dat het – na wat puzzelen duidelijk was hoe de aanvraag in te dienen. Slechts een zeer klein deel van de organisaties (3%) is niet goed uit de aanvraag gekomen. Een kwart (25%) van de organisaties heeft de hulp van de gemeente ingeschakeld om de aanvraag te doen (zie Figuur 3.1). Reacties op de vraag: ‘Was het voor u helder wat u moest doen om de aanvraag in te
Figuur 3.1
dienen?’ (n = 61) Ja, dat was direct duidelijk
15%
We moesten even puzzelen maar kwamen er zelf wel uit
41%
We hebben vragen moeten stellen aan de betreffende ambtenaren
25%
Het was erg ingewikkeld, we zijn er niet goed uitgekomen
3%
Anders, namelijk
15%
Weet ik niet
2% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
Negen organisaties hebben kwalitatief aangevuld hoe zij de helderheid van de subsidieaanvraag ervaren hebben. Meerdere organisaties geven aan dat de juiste documenten niet op tijd beschikbaar waren, zoals de wegings- en beoordelingscriteria en de uitvoeringsplannen. Niet voor alle organisaties was de procedure helder omdat het doel van verschillende onderdelen van de aanvraag niet duidelijk was. Ook wordt aangegeven dat de regelgeving niet passend is voor kleine en vrijwilligersorganisaties. Daarnaast worden wat incidentele praktische problemen genoemd, zoals het disfunctioneren van de server bij het verantwoordingsproces van 2021 van de gemeente en de beperkte communicatie hieromtrent. Tabel 3.1 splitst de antwoorden op bovenstaande vraag uit naar thematafel. Bij de meeste thematafels werd de aanvraagprocedure even helder ervaren. Bij thematafel Veerkracht valt op dat er geen organisaties zijn die vragen hebben gesteld bij de gemeente, deze organisaties kwamen er opvallend vaak na wat uitzoekwerk zelfstandig uit (50%). Tabel 3.1
Reacties op de vraag: ‘Was het voor u helder wat u moest doen om de aanvraag in te
dienen?’ per thematafel (n = 61) Antwoord
Veerkracht
Gezondheid
Ontmoeten
Opgroeien
Totaal
Ja, dat was direct duidelijk
2 (20%)
2 (13%)
2 (14%)
3 (14%)
9 (15%)
We moesten even puzzelen
5 (50%)
6 (38%)
5 (36%)
9 (43%)
25 (41%)
0 (0%)
6 (38%)
3 (21%)
6 (29%)
15 (25%)
1 (10%)
0 (0%)
1 (7%)
0 (0%)
2 (3%)
Anders, namelijk
2 (20%)
2 (13%)
3 (21%)
2 (10%)
9 (15%)
Weet ik niet
0 (0%)
0 (0%)
0 (0%)
1 (5%)
1 (2%)
Totaal
10
16
14
21
61
maar kwamen er zelf wel uit We hebben vragen moeten stellen aan de betreffende ambtenaren Het was erg ingewikkeld, we zijn er niet goed uitgekomen
Evaluatie Samen Schiedam
20
Tijdsinvestering De meeste organisaties (51%) hebben meer dan drie werkdagen nodig gehad om de subsidieaanvraag uit te werken en in te dienen. Voor een groot gedeelte duurde dat één tot drie werkdagen (39%), zie Figuur 3.2. Figuur 3.2
Benodigde tijd om de subsidieaanvraag uit te werken en in te dienen (n = 61)
2% 8% Enkele uren 1 tot 3 werkdagen 51%
39%
Meer dan 3 werkdagen Weet ik niet
In Tabel 3.2 wordt de tijdsinvestering verder uitgesplitst naar type organisatie. Daaruit komt naar voren dat vooral vrijwilligersorganisaties relatief veel tijd kwijt zijn aan het uitwerken en indienen van de subsidieaanvraag: 62% van hen heeft daar meer dan drie werkdagen aan besteed. Opvallend is ook het relatief grote aandeel (15%) professionele organisaties dat enkele uren heeft besteed aan het uitwerken en indienen van de subsidieaanvraag. Tabel 3.2
Benodigde tijd om de subsidieaanvraag uit te werken en in te dienen, per type organisatie
Tijdsinvestering
Professionele
Semiprofessionele
Vrijwilligers-
organisatie
organisatie
organisatie
Totaal
Enkele uren
3 (15%)
0 (0%)
2 (10%)
5 (8%)
1 tot 3 werkdagen
8 (40%)
11 (55%)
5 (24%)
24 (39%)
Meer dan 3 werkdagen
9 (45%)
9 (45%)
13 (62%)
31 (51%)
Weet ik niet
0 (0%)
0 (0%)
1 (5%)
1 (2%)
Totaal
20
20
21
61
Organisaties hebben daarnaast in de enquête aangegeven in welke mate de tijd die de organisatie kwijt is met de subsidieaanvraag, in verhouding staat met de omvang van de subsidieaanvraag. Ruim twee derde van de organisaties (69%) vindt de tijd het subsidiegeld (een beetje) waard. Een kwart (26%) vindt het geld de tijd niet waard, zie Figuur 3.3. Figuur 3.3
Verhouding tussen tijdsvestering en opbrengsten van subsidieaanvraag (n = 61)
5% 26% 26%
Ja, de tijd is het subsidiegeld waard Het subsidiegeld is de tijd een beetje waard Nee, de tijd is het subsidiegeld niet waard Weet ik niet
43%
In Tabel 3.3 wordt de ervaren verhouding tussen tijdsinvestering en opbrengsten van de subsidieaanvraag verder uitgesplitst naar thematafel. Daaruit komt naar voren dat vooral organisaties aan de thematafels Gezondheid en Veerkracht de tijd het subsidiegeld (een beetje)
Evaluatie Samen Schiedam
21
waard vinden (90% Veerkracht en 76% Gezondheid). Vooral organisaties aan thematafel Ontmoeten vinden de tijd het subsidiegeld niet waard (43%). Tabel 3.3
Verhouding tussen tijdsvestering en opbrengsten van subsidieaanvraag, per thematafel Veerkracht
Gezondheid
Ontmoeten
Opgroeien
Totaal
Ja, de tijd is het subsidiegeld waard
3 (30%)
6 (38%)
2 (14%)
5 (24%)
16 (26%)
Het subsidiegeld is de tijd een beetje
6 (60%)
6 (38%)
6 (43%)
8 (38%)
26 (43%)
1 (10%)
2 (13%)
6 (43%)
7 (33%)
16 (26%)
Weet ik niet
0 (0%)
2 (13%)
0 (0%)
1 (5%)
3 (5%)
Totaal
10
16
14
21
61
waard Nee, de tijd is het subsidiegeld niet waard
In Tabel 3.4 wordt de verhouding tussen tijdsinvestering en opbrengsten van de subsidieaanvraag verder uitgesplitst naar type organisatie. Er blijken weinig opvallende verschillen tussen de verschillende types organisaties te zijn wat betreft de verhouding tussen tijd en opbrengst. Tabel 3.4
Verhouding tussen tijdsinvestering en opbrengsten van subsidieaanvraag per type
organisatie Professionele
Semiprofessionele
Vrijwilligers-
Totaal
organisatie
organisatie
organisatie
Ja, de tijd is het subsidiegeld waard
5 (25%)
5 (25%)
6 (29%)
16 (26%)
Het subsidiegeld is de tijd een beetje
7 (35%)
11 (55%)
8 (38%)
26 (43%)
6 (30%)
4 (20%)
6 (29%)
16 (26%)
Weet ik niet
2 (10%)
0 (0%)
1 (5%)
3 (5%)
Totaal
20
20
21
61
waard Nee, de tijd is het subsidiegeld niet waard
Tijdens de focusgesprekken werden bovengenoemde resultaten bevestigd. Voor de groep die aangeeft dat de tijd het subsidiegeld niet waard is, is de voornaamste reden dat de tijdsinvestering niet in verhouding zou staan tot het subsidiegeld dat ze krijgen, tijd die ze niet aan hun eigen activiteit kunnen besteden. Dit heeft voornamelijk te maken met de complexiteit van het proces, en wordt vooral genoemd door kleinere (vrijwilligers-)organisaties. Ondersteuning vanuit gemeente bij subsidieaanvraag De gemeente biedt hulp aan bij het aanvragen van de subsidie, in de vorm van vragenuren en direct contact met de betrokken ambtenaren. Uit de enquête blijkt dat de helft van de organisaties (50%) hiervan gebruik heeft gemaakt (zie Figuur 3.4). Het merendeel was hier goed of een beetje mee geholpen, slechts een klein deel vond de ondersteuning niet helpen (5%).
Evaluatie Samen Schiedam
22
Figuur 3.4
Mate waarin ondersteuning vanuit gemeente heeft geholpen bij de subsidieaanvraag (n =
61)
5%
15%
De ondersteuning heeft goed geholpen De ondersteuning heeft een beetje geholpen De ondersteuning heeft niet geholpen
25%
51%
Er is geen gebruik gemaakt van deze ondersteuning 5%
Weet ik niet
Vanuit de gemeente wordt op diverse manieren ondersteuning geboden aan de partners. Zo zijn er handleidingen en beeldmateriaal ontwikkeld om het projectplan op te stellen en de subsidieaanvraag in te vullen. Ook zijn er spreekuren om vragen van partners te beantwoorden. Van de partners wordt een actieve houding verwacht: als er informatie ontbreekt of onduidelijk is dan verwacht de gemeente dat partners dat aangeven zodat de gemeente documenten of andere informatie kan aanpassen. Die actieve houding ziet de gemeente slechts bij een beperkt aantal partners terug. Wat meerdere partijen missen is een overzicht van informatie over het aanbod aan activiteiten en de impact van activiteiten op de website van de gemeente. Partijen wensen deze informatie om zo een compleet overzicht te krijgen van mogelijke samenwerkingspartners en te weten wat de impact op de verschillende doelstellingen van Samen Schiedam is, wat er tot nu toe met elkaar bereikt is. Dit is echter niet mogelijk vanwege het website protocol. De gemeente geeft aan dat er wel wordt gewerkt met WijkConnect, de centrale plek waar het volledige aanbod aan activiteiten in Schiedam te vinden is zowel voor professionals als voor burgers. De partners van Samen Schiedam moeten verplicht hun activiteiten hier melden, maar in de realiteit gebeurt dit nog onvoldoende.
Het is de onderzoekers niet bekend wat de reden is dat partners WijkConnect niet gebruiken. Algemene beoordeling aanvraagprocedure Uit Figuur 3.5 komt naar voren dat het grootste deel van de organisaties (54%) de aanvraagprocedure van Samen Schiedam ervaart als moeilijk. Een klein deel (5%) beoordeelt de aanvraagprocedure als makkelijk. Ruim een derde (38%) beoordeelt de aanvraagprocedure op neutrale wijze. Figuur 3.5
Ervaren moeilijkheidsgraad aanvraagprocedure (n = 61)
3%5% Makkelijk 38% 54%
Neutraal Moeilijk Weet ik niet
Daarnaast hebben ruim veertig organisaties suggesties gedaan voor verduidelijking en/of verbetering van de aanvraagprocedure. Een derde van de organisaties geeft ongeveer hetzelfde
Evaluatie Samen Schiedam
23
antwoord: op dit moment is de aanvraag onoverzichtelijk en kost te veel tijd. Er wordt geopperd om de frequentie van aanvragen en de hoeveelheid in te vullen formulieren te verlagen, bijvoorbeeld door een impactmeting bij de algemene aanvraag te integreren. Ook wordt genoemd dat de aanvraag op dit moment soms vaag en onduidelijk is, de aanvraag kan concreter waardoor deze begrijpelijker wordt en zo ook minder tijd kost. De communicatie vanuit de gemeente wordt tevens genoemd als oorzaak van de onoverzichtelijkheid: een oplossing kan zijn dat er minder mails worden verstuurd, met tekst die korter, concreter en begrijpelijker is. Ook wordt bij deze vraag door enkele partijen genoemd dat zij in de aanvraag slechts beperkt hun verwachte impact kunnen aangeven, omdat ze aangewezen zijn op de thema’s van de thematafel. Dit zijn partijen die activiteiten organiseren die bij meerdere thematafels passen. De gemeente geeft aan dat partners ook aan meerdere tafels kunnen aansluiten als zij activiteiten aanbieden die bij de doelstellingen van deze tafels passen. Veel (kleine) organisaties kiezen hier niet voor omdat dit hen veel tijd kost en zij die tijd liever steken in het uitvoeren van activiteiten dan het praten aan een tafel.
Ten derde geven vrijwilligersorganisaties aan dat zij geen professionele organisatie zijn en daarom ook niet eenzelfde proces door hoeven als de professionele organisaties. Zij wensen dat de medewerkers van de gemeente meelopen en op die manier zicht krijgen op de impact in plaats van dat zij een verantwoording op papier moeten afleggen. Ook zouden zij graag een koppeling zien met het eigen jaarverslag wat ze toch al moeten maken voor de eigen organisatie. Dat verlaagt de administratieve lasten. Vrijwilligersorganisaties uiten hierbij ook de zorg dat subsidieaanvragen worden beoordeeld op wie ‘goed kan schrijven’ en dat professionele organisaties dit per definitie beter kunnen omdat zij hier meer capaciteit voor hebben. De gemeente geeft aan juist vaak heel goede aanvragen te ontvangen van kleinere (vrijwilligers)organisaties en geen relatie te zien tussen de grootte van de organisatie en de kwaliteit van de aanvraag. Ook geeft de gemeente aan dat er in de beoordelingscommissie altijd een zorgvuldige afweging wordt gemaakt tussen de geschreven aanvraag en de persoonlijke relaties en kennis van de tafelvoorzitters. Verder is er volgens de gemeente ook de ruimte om de activiteiten mondeling toe te lichten aan de thematafel, en bezoeken de tafelvoorzitters de activiteiten om een beter beeld te krijgen. Vanwege de Covid-19 pandemie is dit laatste echter in beperkte mate gebeurd.
3.2.3 Conclusie aanvraagproces •
Een ruime meerderheid (twee derde) van de organisaties geeft aan dat het – na even puzzelen - duidelijk was hoe de aanvraag in te dienen;
•
De meeste organisaties (51%) hebben meer dan drie werkdagen nodig gehad om de subsidieaanvraag uit te werken en in te dienen. Vrijwilligersorganisaties zijn hierin oververtegenwoordigd. 62% van hen heeft daar meer dan drie werkdagen aan besteed.
•
Ruim twee derde van de organisaties (69%) vindt de tijd het subsidiegeld (een beetje) waard.
•
Ondanks dat het voor veel organisaties duidelijk was hoe de aanvraag in te dienen ervaart 54% het aanvraagproces toch als moeilijk. De verbeterpunten om het aanvraagproces te vergemakkelijken zijn: aantal in te vullen formulieren verlagen, minder mails en korter en een eenvoudiger proces toegespitst op vrijwilligersorganisaties inrichten.
3.2.4 Resultaten uitvoeringsplannen De uitvoeringsplannen beschrijven de huidige doelen per thematafel, naast actuele ontwikkelingen in het werkveld en eerder bereikte doelen. Organisaties worden bij het schrijven van de subsidieaanvraag geacht het uitvoeringsplan te gebruiken van de thematafel waaraan zij deelnemen. In de originele opzet van Samen Schiedam werd het uitvoeringsplan door alle tafelpartners gezamenlijk geschreven. Omdat dit in de praktijk lastig bleek, wordt op dit moment de inhoud tijdens de thematafelbijeenkomsten besproken en schrijven de tafelvoorzitters het
Evaluatie Samen Schiedam
24
uitvoeringsplan. In Figuur 3.6 komt naar voren dat het grootste deel van de organisaties (61%) vindt dat het uitvoeringsplan (een beetje) heeft geholpen bij het schrijven van de subsidieaanvraag. Opvallend is het aandeel (15%) organisaties dat geen gebruik heeft gemaakt van het uitvoeringsplan. Een verklaring daarvoor kan zijn dat de uitvoeringsplannen van de thematafel nog niet gefinaliseerd waren op het moment van het indienen van de subsidieaanvraag. Figuur 3.6
Mate waarin het uitvoeringsplan heeft bijgedragen aan de subsidieaanvraag (n = 61) Het uitvoeringsplan heeft goed geholpen
13%
Het uitvoeringsplan heeft een beetje geholpen
48%
Het uitvoeringsplan heeft niet geholpen
16%
Er is geen gebruik gemaakt van het uitvoeringsplan
15%
Weet ik niet
8% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
In Tabel 3.5 wordt de bijdrage van het uitvoeringsplan verder uitgesplitst naar thematafel. Bij thematafel Veerkracht blijkt het uitvoeringsplan het minst te hebben bijgedragen aan het schrijven van de subsidieaanvraag (30% goed geholpen, 20% een beetje geholpen). Bij alle andere tafels ligt dat boven de 60%. Bij thematafel Ontmoeten gaat dit in alle gevallen om ‘een beetje geholpen’ en vindt geen enkele partij dat het uitvoeringsplan goed heeft geholpen bij het schrijven van de subsidieaanvraag. Aan thematafel Gezondheid heeft een kwart (25%) van de organisaties het uitvoeringsplan niet gebruikt voor de subsidieaanvraag. Tabel 3.5
Mate waarin het uitvoeringsplan heeft bijgedragen aan de subsidieaanvraag, per
thematafel Veerkracht
Gezondheid
Ontmoeten
Opgroeien
Totaal
3 (30%)
3 (19%)
0 (0%)
2 (10%)
8 (13%)
2 (20%)
9 (44%)
9 (64%)
11 (52%)
29 (48%)
3 (30%)
2 (13%)
2 (14%)
3 (14%)
10 (16%)
1 (10%)
4 (25%)
2 (14%)
2 (10%)
9 (15%)
Weet ik niet
1 (10%)
0 (0%)
1 (7%)
3 (14%)
5 (8%)
Totaal
10
16
14
21
61
Het uitvoeringsplan heeft goed geholpen Het uitvoeringsplan heeft een beetje geholpen Het uitvoeringsplan heeft niet geholpen Er is geen gebruik gemaakt van het uitvoeringsplan
Naast een uitsplitsing naar thematafel, wordt in Tabel 3.6 aangegeven hoe de verdeling per organisatietype is op het gebied van uitvoeringsplannen. Opvallend is dat één op de drie (33%) vrijwilligersorganisaties aangeeft dat het uitvoeringsplan hun organisatie niet geholpen heeft bij het aanvragen van de subsidie. Het uitvoeringsplan blijkt vooral goed te hebben geholpen bij de semiprofessionele organisaties (30%). Een relatief groot deel van de professionele organisaties (25%) heeft geen gebruik gemaakt van het uitvoeringsplan.