Document · PDF

16. WVS Uitnodiging en agenda openbare vergadering

commissie Maatschappelijke Aangelegenheden 3 september 2024, gemeente RucphenBij agendapunt: Ingekomen stukken27.631 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 4

€ 25.928

10%

€ 2.593

Personeelskosten SGO

€ 17.641

€ 882

Personeelskosten doelgroep

€ 65.650

2,5%

€ 1.641

Bedrijfskosten

€ 8.956

€ 448

totaal

€ 7.019

* Minus kostprijs omzet Ofwel op basis van de gehanteerde methodiek en geïnventariseerde risico’s is het benodigd weerstandsvermogen bepaald op € 7,0 miljoen. 3.6 Nadere onderbouwing berekende weerstandsvermogen Het door ons berekende noodzakelijke weerstandsvermogen is gebaseerd op een methodiek en daarbij verwerkte aannames. Andere methodes om te komen tot een bepaling van het weerstandsvermogen zijn denkbaar met mogelijk andere uitkomsten. Een eenduidige, harde methodiek en bijbehorende uitkomst is er niet. Tegelijkertijd zijn wij van mening dat de op basis van de methode berekende bedragen goed bruikbaar zijn in de verdere besluitvorming over het weerstandsvermogen van WVS. Ter nadere onderbouwing van het berekende weerstandsvermogen geven wij onderstaand voor de drie belangrijkste componenten van het berekende weerstandsvermogen concreet aan welke belangrijke incidentele tegenvallers zich kunnen voordoen en dan gedekt moeten worden uit het weerstandsvermogen. Als de genoemde tegenvallers een structureel effect krijgen, moeten deze worden verwekt in de (meerjaren)begroting. Bijdrage overheden De grootste opbrengstenpost voor WVS is de rijksbijdrage. Over 2024 (begroot) bedraagt deze post circa € 52 miljoen. De rijksbijdrage die WVS ontvangt is afhankelijk van het landelijke Macrobudget en van de ontwikkeling van de uitstroom uit de WSW, op macroniveau en bij WVS.

Een lagere uitstroom dan begroot (landelijk en/of bij WVS) kan leiden tot een lagere rijksbijdrage dan begroot. Ter indicatie: een 3% lagere rijksbijdrage per FTE kost WVS circa € 1, 5 miljoen.

3. Risico-inventarisatie en -kwantificering

Het hiervoor berekende bedrag ligt in lijn met het in paragraaf 3.5 genoemde bedrag van € 1,5 miljoen. Aanvullend merken we nog op dat vanaf de begroting 2025 een aanvullende rijksbijdrage Infrastructuur is ingerekend van circa € 1,6 miljoen waarvan de realisatie niet volledig zeker is. Netto omzet en overige opbrengsten Zoals opgemerkt werkt WVS op commerciële markten en loopt de organisatie het risico opdrachten te verliezen. Wij hebben met de directie gesproken over de contracten met diverse grotere opdrachtgevers. Om diverse redenen onderkent de directie onderbouwde risico’s. Door de veranderende samenstelling van de doelgroep geldt het risico op omzetverlies echter in de breedte. Het nu berekende noodzakelijke weerstandsvermogen bevat een bedrag van € 2,6 miljoen voor risico’s op derving van omzet. Dit bedrag lijkt redelijk gelet op het voorgaande, en rekening houdend dat niet alle risico’s zich tegelijkertijd zullen voordoen. Personeelskosten doelgroep De belangrijkste kostenpost uit deze categorie met een totaalbedrag van circa € 66 miljoen betreffen de personeelskosten WSW die voor 2024 op circa € 59 miljoen begroot zijn. Nadelige afwijkingen ten opzichte van de begroting kunnen bijvoorbeeld ontstaan door een lagere uitstroom dan verwacht. Een afwijking van 3% op de loonkosten WSW betekent een risicobedrag van ruim € 1,77 miljoen.

Dit bedrag ligt in lijn met het in paragraaf 3.5 genoemde bedrag van € 1,64 miljoen.

21-311525108 | Onderzoek weerstandsvermogen WVS

4. Beschikbare weerstandscapaciteit

21-311525108 | Onderzoek weerstandsvermogen WVS

4. Beschikbare weerstandscapaciteit

4. 1. Inleiding Op basis van de conceptjaarrekening 2023 en de begroting 2024 en de meerjarenbegroting 2025-2027 is de aanwezige weerstandscapaciteit van WVS in beeld gebracht. 4. 2. Beschikbare capaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit kan worden gevonden in de exploitatie, eventuele stille reserves en het vrij beschikbare deel van het eigen vermogen. Onderstaand gaan wij achtereenvolgens op deze componenten in. Exploitatie

In de meerjarenbegroting van WVS zijn geen budgetten of stelposten opgenomen die intern nog niet zijn gealloceerd voor het doen van uitgaven. Dit betekent dat de exploitatie in principe geen ruimte biedt voor het opvangen van risico’s. Stille reserves Stille reserves zijn reserves die gevormd kunnen worden door de verkoop van activa tegen een marktprijs die hoger is dan de boekwaarde. Het gaat om activa die op korte termijn verhandelbaar zijn en kunnen helpen een acuut financieel probleem op te lossen. Gezien de beperkte verhandelbaarheid van de meeste eigendommen van WVS en het feit dat de marktwaarde veelal niet bekend is, zijn geen stille reserves ingerekend in de beschikbare weerstandscapaciteit. Uit een interne analyse van WVS komt naar voren dat er nagenoeg geen stille reserves aanwezig zijn die op korte termijn kunnen worden gerealiseerd zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering van WVS hier door in het geding komt. Vrij beschikbare deel van het eigen vermogen Uit de conceptjaarrekening 2023 blijkt een eigen vermogen van € 6,6 miljoen per eind 2023, dat als volgt is opgebouwd: Omschrijving

Bedrag x € 1.000

Algemene reserve

€ 3.000

Bestemmingsreserve

€ 850

Gerealiseerd resultaat 2023

€ 2.717

Totaal eigen vermogen

€ 6.567

18 21-311525108 | Onderzoek weerstandsvermogen WVS

4. Beschikbare weerstandscapaciteit

Alleen de Algemene Reserve kan worden beschouwd als “vrij beschikbaar deel van het eigen vermogen”. De verklaring daarvan is als volgt: • De bestemmingsreserves bestaan uit: Een reservering voor extra kosten CAO SGO van € 600.000, waarvan in de concept-jaarrekening 2023 wordt voorgesteld deze uit te keren aan de deelnemende gemeenten. Een reserve voor de viering van het 50 jarig bestaan van WVS ad € 250.000, die in 2024 wordt aangewend. Conclusie is dat de bestemmingsreserves niet beschikbaar zijn als weerstandsvermogen. • Van het gerealiseerde resultaat over 2023 (onderdeel van het eigen vermogen per eind 2023) wordt € 50.000 toegevoegd aan de bestemmingsreserve jubileum en € 1.000.000 toegevoegd aan de algemene reserve. Het restant wordt uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. • Eindconclusie is derhalve dat op basis van de conceptjaarrekening 2023 en rekening houdend met de toevoeging aan de algemene reserve vanuit het resultaat 2023 het vrij beschikbare deel van het eigen vermogen circa € 4 mln. bedraagt.

19 21-311525108 | Onderzoek weerstandsvermogen WVS

5. Financiële analyse weerstandsvermogen

21-311525108 | Onderzoek weerstandsvermogen WVS

5. Financiële analyse weerstandsvermogen

5.1. Uitkomsten confrontatie aanwezige en benodigde weerstandsvermogen Op basis van de resultaten van de risicokwantificering kan het benodigde weerstandsvermogen worden becijferd op € 7,0 miljoen. Uit de financiële analyse naar de stand per 31 december 2023 blijkt dat ongeveer € 3,5 miljoen aan weerstandscapaciteit beschikbaar is. Derhalve is de aanwezige weerstandscapaciteit niet voldoende om als dekking te kunnen fungeren voor de geïdentificeerde risico’s.

Beschikbare weerstandscapaciteit: € 4 miljoen

Risico’s: € 7,0 miljoen

Weerstandsratio: 0,6

5.2 Observaties bij deze uitkomsten Er heeft een uitgebreide analyse van de risico’s die WVS loopt plaatsgevonden. Een kwantificering daarvan om te komen tot een benodigd weerstandsvermogen is altijd gebaseerd op aannames en inschattingen. Uiteraard is een meer gedetailleerde methodiek denkbaar, echter ook dan zullen inschattingen moeten worden gemaakt. Ter beoordeling van het bedrag aan gekwantificeerde risico’s merken wij nog het volgende op: • Het bedrag van € 7,0 miljoen bedraagt ongeveer 7,5% van de totale exploitatie van WVS. • Volgens de concept-jaarrekening 2023 rekening houdend met het voorstel tot resultaatbestemming en de aanwending van de bestemmingsreserves bedraagt de algemene reserve € 4 miljoen. Dit is circa 14% van het voorlopige balanstotaal hetgeen een relatief beperkte solvabiliteit betekent. Uit bovenstaande cijfers blijkt dat de beschikbare weerstandscapaciteit op dit moment behoorlijk lager is dan het totaal van de gekwantificeerde risico’s. Dit gegeven kan van belang zijn bij het bestemmen van de resultaten 2023 en verdere jaren. Uiteraard is dit ook een politieke afweging.

21 21-311525108 | Onderzoek weerstandsvermogen WVS

Bijlagen

21-311525108 | Onderzoek weerstandsvermogen WVS

Bijlage 1. Reikwijdte van onze opdracht

De in het kader van deze opdracht uitgevoerde werkzaamheden valt niet binnen de reikwijdte van de controle en overige standaarden die gelden voor de Nederlandse accountantspraktijk. De aard van de dienstverlening is daarom te kenmerken als advieswerkzaamheden met als doelstelling het managementteam van WVS te ondersteunen bij het actualiseren van de risico-analyse. Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften, waaronder de Verordening Gedragscode. De aard van de hierboven beschreven uitgevoerde werkzaamheden houdt in dat op de genoemde financiële informatie geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Eén en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van eventueel daarin opgenomen cijfermateriaal kan worden ontleend. Van de zijde van WVS is aangegeven dat er geen andere onderzoeken lopen die raakvlakken hebben met of consequenties hebben voor de voorliggende rapportage en de uitwerking hiervan anders dan hetgeen in deze rapportage melding van is gemaakt.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2024 Deloitte The Netherlands

Onderwerp: voorstel tot vaststelling van het KPI verslag 2023 archiefbeheer en het verbeterplan

No. 8 - 2024 Dos. 1/64 A

Aan het algemeen bestuur. Met ingang van 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. WVS valt ook onder dit toezicht met betrekking tot het archiefbeheer en conform de Dienstverleningsovereenkomst met het West Brabants Archief (WBA) is er door genoemde organisatie een KPI verslag archiefbeheer 2023 gemaakt. Dit verslag is bijgevoegd. Naar aanleiding van het KPI verslag is, in overleg met het WBA, een verbeterplan opgesteld waarin is aangegeven welke acties zijn en worden uitgevoerd op de nog openstaande punten. Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen. Het KPI verslag archiefbeheer 2023 en het verbeterplan dienen door het algemeen bestuur te worden aangeboden aan de provincie vóór 15 juli 2024. Voorgesteld wordt om het KPI verslag archiefbeheer 2023 en het verbeterplan vast te stellen conform het bijgevoegde ontwerp besluit en vervolgens vóór 15 juli a.s. toe te zenden aan GS van Noord-Brabant.

Roosendaal, 17 juni 2024. Het dagelijks bestuur van WVS, de secretaris,

de voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

T.C. Melisse.

Het algemeen bestuur van WVS; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur dd. 17 juni 2024, no. 8 - 2024, dos. 1/64 A; gelet op de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gemeenschappelijke regeling WVS;

besluit:

vast te stellen het door de secretaris als zodanig gewaarmerkte KPI verslag 2023 archiefbeheer en het verbeterplan.

Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van WVS op 1 juli 2024.

De secretaris,

De voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

T.C. Melisse.

pagina 2 van 2

Verbeterplan met SMART beschreven verbeteracties NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico Prioriteit Omschrijving eindresultaat (oplossing) Aanpak op hoofdlijnen

1. Lokale regelingen 1 1.6 Mandaatregeling archiefzorg

2. Mensen en middelen 2.2. Achterstanden in de wettelijke verplichte b werkzaamheden

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 3.1. Applicatieoverzicht c Zorg voor een volledig en actueel applicatieoverzicht

3.1. Applicatieoverzicht c Archivering SocialMedia Platformen en Website 3.3 E-depot

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Er is een nieuw Aanwijzings- en • Typefout eruit halen. benoemingsbesluit gepubliceerd. Hierin • Besluit publiceren op DROP. staat een typefout die tot verwarring kan leiden

Datum Start aanbeveling activiteit archivaris

2024

mei-24

Geplande Voortgang in % Realisatie Eventueel korte toelichting of status voortgang realisatie activiteit activiteit 25 50 75 100 mei-24

Besluit is in mei 2024 opnieuw gepubliceerd

Het overbrengen van het te bewaren blok 1997-2015

het maken van het overbrengingsdocument volgens het format van het WBA en het overpakken naar de zuurvrije dozen alvorens de feitelijke overbrenging.

2024

tweede helft 2024

Zie KPI 7.1

Actueel applicatieoverzicht

DIV heeft bij ICT gevraagd welke applicaties binnen WVS gebruikt worden. ICT heeft daar een aantal vragen over, DIV brengt ICT en het WBA met elkaar in contact zodat ICT een volledig en actueel overzicht kan maken.

2024 16-4-2024

tweede helft 2024

Contact informatie verstrekt aan ICT

DIV gaat met Communicatie afspraken maken over wat en hoe er gearchiveerd moeten worden en wie dit gaat doen. Aansluiting op het e-depot van het WBA Samen met het WBA bepalen wat de eisen, voorwaarden, technische aspecten e.d. bepalen en doornemen. Overgaan tot de 'aanschaf ' van een archiveringssysteem dat geschikt is om te communiceren met het e-depot en dit in te richten.

2024 27-6-2024

tweede helft 2024

Hiervoor is een bespreking gepland voor 27-06-2024

2022 begin 2024

tweede helft 2024

De eerste actie is uitgezet en hiervoor is contact opgenomen met VOXTUR, een extern bedrijf dat WVS begeleidt met o.a. het inrichten van AFAS . Het is nu wachten op de terugkoppeling vanuit Voxtur

Een kwaliteitssysteem waarin beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie mogelijk maakt.

2022

tweede helft 2024

Hoofd DIV en het hoofd KAM hebben op 3-6-2024 voor de eerste keer bij elkaar gezeten en zijn tot de volgende conclusie gekomen: WVS voldoet aan de ISO9001, daar staat ook een stukje in over communicatie en documentatie (pagina 20-22). Dat betekent dat Informatiebeheer (logisch) onderdeel is van het Kwaliteitssysteem van WVS . We moeten nog wel vaststellen wat er nog ontbreekt of niet goed werkt.

Archivering van de platformen en de Website

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Binnen WVS zijn er kwaliteitssystemen in het kader van de ISO-certificering. Het WBAkwaliteitssysteem, welke is opgesteld n.a.v. Kido Light, moet worden vergeleken met de kwaliteitssystemen voor de ISO om te bekijken of er nog wat ontbreekt bij WVS. Vermoeden is dat het merendeel aanwezig is, alleen ontbreekt hiervan een eenduidig en totaaloverzicht, welke daarmee ingezet kan worden als vastgesteld kwaliteitssysteem en daarmee jaarlijks met de ISOinspectie kan worden meegenomen

3-6-2024

NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico Prioriteit Omschrijving eindresultaat (oplossing) Aanpak op hoofdlijnen

5.7 Opbouw duurzaam digitaal archiefbeheer Opstellen en vaststellen van een informatiebeleidsplan. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6.2 Converteren en migreren. Ontbreken van een Een door het algemeen bestuur verklaring van migratie. vastgestelde Migratieverklaring

7. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn. 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn. Hiervoor is uitstel bij het WBA aangevraagd

Migratieverklaring vast laten stellen door het bestuur en vervolgens aanleveren bij het WBA.

Naar de archiefbewaarplaats • Beschrijvingen van de over te overgedragen analoge dragen stukken toetsen/aanpassen archiefbescheiden over de periode 1997 aan het normendocument WBA tot en met 2015 overbrenging archiefbescheiden 2020 • Bescheiden ompakken naar zuurvrije mappen met zuurvrije zipclips • De omgepakte mappen in zuurvrije archiefdozen stoppen • Inventaris maken • Dozen, inclusief inventaris overbrengen naar archiefbewaarplaats

Datum Start aanbeveling activiteit archivaris p.m.

2022 27-5-2024

2022

Geplande Voortgang in % realisatie activiteit p.m.

Realisatie Eventueel korte toelichting of status voortgang activiteit Om dit goed uit te kunnen voeren is KPI 3.1c nodig, zodra dit beschikbaar is kunnen we gaan kijken hoe we verder kunnen gaan met het opstellen van het Informatiebeheerplan.

2024

Op 27-05-2024 is de verklaring vastgesteld door het DB.

juni 2024

Uitstel tot overbrenging is bij het WBA aangevraagd, dit moet echter ook bij het IBT. WVS zal in juni 2024 bij IBT om uitstel vragen voor het overbrengen van het te bewaren blok 1997-2015 Bij ITB aangevraagd hoe dit uitstel aangevraagd moet worden.

Vergaderrooster 2025 Algemeen Bestuur WVS

Maandag

27 januari 2025

van 13.30 uur tot 14.30 uur (AB) (besluitvorming kaderbrief 2026)

Maandag

7 april 2025

van 13.30 uur tot 14.30 uur (AB) (bespreking ontwerp jaarstukken in AB)

Maandag

30 juni 2025

van 13.30 uur tot 14.30 uur (besluitvorming over jaarstukken in AB)

Maandag

6 oktober 2025

van 13.30 uur tot 14.30 uur (AB) (bespreking ontwerp herziene begroting 2026 in AB)

Maandag

15 december 2025

van 13.30 uur tot 14.30 uur (AB) (besluitvorming over herziene begroting 2026 in AB)

WVS Jaarstukken 2023

Roosendaal, 8 april 2024

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 1 van 41

Inhoudsopgave

blz.

Jaarverslag 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Inleiding Gerealiseerd resultaat Financiële positie Besluit begroting en verantwoording 2004 Weerstandsvermogen & risicobeheersing Treasuryparagraaf Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Pragraaf rechtmatigheid Paragraaf bedrijfsvoering Paragraaf verbonden partijen Paragraaf Wet Open Overheid

3 4 5 5 6 8 9 10 11 16 17

Jaarrekening Balans per 31 december 2023 Overzicht van baten en lasten 2023 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans per 31 december 2023 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Rechtmatigheid Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid 2023 Overzicht van incidentele baten en lasten 2023 Overzicht programma-taakvelden Toelichting WNT

19 20 21 25 30 31 32 37 38 39

Overige gegevens Voorstel tot verwerking van het resultaat Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

40 41

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 2 van 41

Jaarverslag 1.

Inleiding

Op grond van het BBV moet in de jaarstukken per programma verantwoording worden afgelegd over de zogenaamde 3W-vragen: Wat wilden we bereiken?, Wat hebben we gedaan?, Wat heeft het gekost? WVS onderscheidt slechts 1 programma, welke is vastgesteld door het algemeen bestuur te weten de uitvoering van de Begeleide Participatie. De genoemde W-elementen komen onder andere naar voren in de paragrafen 1 en 9 van het jaarverslag (beschrijving van wat we hebben gerealiseerd en wat we hebben gedaan) en in de jaarrekening (wat heeft het gekost en welke opbrengsten hebben we gerealiseerd). Kortheidshalve verwijzen wij u naar de genoemde onderdelen van de jaarstukken. WVS is onder andere verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) voor de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Woensdrecht en Zundert. Als vergoeding voor de uitvoering van deze wet krijgen de gemeenten een vast bedrag toegekend in hun participatiebudget SW. Basis hiervoor is een fictieve rijkssubsidie per standaardeenheid (SE), die voor 2023 € 33.595,65 bedroeg. Het aantal SE is geraamd o.b.v. de realisatie van 2022 en een fictieve uitstroom van de SW-doelgroep o.b.v. statistische landelijke uitstroomcijfers.

Daarnaast is er nog een rijksbijdrage ontvangen uit andere gemeenten van medewerkers die bij WVS in dienst zijn maar in een andere gemeente woonachtig zijn. Hiertegenover staat dat voor SW-medewerkers woonachtig in een deelnemende gemeente maar werkzaam bij een ander SW-bedrijf de rijksbijdrage aan dat andere SW-bedrijf moet worden overgedragen. De totale fictieve taakstelling voor 2023 voor WVS is 1.534,75 SE. Rekening houdend met verhuizingen en de taakstelling per gemeente is de overschrijding 5,29 SE. Overzicht aantallen SE per gemeente Realisatie Overdracht Voorlopige Def. fictieve Realisatie WVS excl. i.v.m. taakstelling sept.- WVS incl. taakst. verhuizingen verhuizingen Afgeg. in verhuizing en 2022 circ. 2023 324,80 -0,03 322,39 324,77 Bergen op Zoom 327,61 167,90 1,00 167,37 168,90 Etten-Leur 167,21 155,31 0,83 150,67 156,14 Halderberge 151,54 77,20 75,34 77,20 Moerdijk 78,82 -0,17 426,86 433,05 426,69 Roosendaal 439,59 185,30 185,32 185,30 Rucphen 187,99 78,46 78,88 78,46 Steenbergen 78,35 67,29 66,69 67,29 Woensdrecht 67,04 55,29 55,06 55,29 Zundert 56,36 Totaal WVS

1.538,40

1,64

1.554,53

1.534,75

1.540,04

Overrealisatie 2,38 1,53 5,47 1,86 -6,36 -0,02 -0,42 0,60 0,23 5,29

Naast het participatiebudget SW werd in 2023 van de deelnemende gemeenten een bijdrage van € 3.769 per doelgroepmedewerker (SW en participatie) ontvangen. Naast de rijkssubsidie en de gemeentelijke bijdrage genereert WVS voor de Wsw-uitvoering opbrengsten van derden door levering van producten en diensten. WVS heeft voor één gemeente nog de Wet Inschakeling Werkzoekenden (WIW) uitgevoerd. Vanaf 2016 worden ontwikkeltrajecten voor bijstandsgerechtigden met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt uitgevoerd voor het Werkplein en de ISD Brabantse Wal. Daarnaast zijn er ultimo 2023 209 personen met een indicatie beschut werk in dienst bij WVS.

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 3 van 41

Gerealiseerd resultaat

Het gerealiseerde resultaat over 2023 bedraagt € 2.717.000 positief (inclusief de gemeentelijke bijdrage van € 7.700.000). In 2022 was het resultaat € 1.068.000 positief). Deze positieve afwijking is vooral te danken aan niet bedrijfsvoerings gerelateerde zaken, onder andere door een betere rijkssubsidie per SW-er dan verwacht.

Het totale resultaat wordt gerealiseerd door drie "hoofd "activiteiten, te weten: A.

Het subsidieresultaat. Dit is de resultante van de ontvangen rijksbijdrage minus de totale personeelskosten verband houdend met het SW-personeel.

Het operationeel resultaat. De toegevoegde waarde gerealiseerd middels alle activiteiten van WVS, inclusief overige opbrengsten en gemeentelijke bijdragen onder aftrek van de personeelskosten van niet SW-personeel, afschrijvingen en rentekosten en overige bedrijfskosten.

De bijzondere lasten. Dit zijn kosten die bijzonder zijn in het kader van de bedrijfsvoering en verband houden met ex-werknemers van WVS of fiscale claims uit voorgaande boekjaren of noodzakelijk te treffen voorzieningen. Deze bijzondere lasten zijn, overeenkomstig de BBV-voorschriften gerubriceerd onder de posten waar ze naar hun aard thuis horen.

De herziene begroting 2023 is op 19 december 2022 vastgesteld door het algemeen bestuur. De resultaten zijn als volgt (bedragen in € x 1.000 ) :

a. Subsidieresultaat b. Operationeel resultaat c. Incidentele baten en lasten Resultaat WVS

Werkelijk 2023 -€ 7.634 € 2.899 -€ 248 -€ 4.983

Begroot 2023 -€ 11.165 € 3.465 €0 -€ 7.700

Werkelijk 2022 -€ 7.746 € 2.161 -€ 879 -€ 6.464

€ 7.700 € 2.717

€ 7.700 €0

€ 7.532 € 1.068

Totale gemeentelijke bijdrage Overschot/tekort gemeentelijke bijdrage

Uit deze analyse blijkt dat het operationeel resultaat € 566.000 lager is dan de begroting en € 738.000 hoger dan in 2022. In 2022 werd reeds voorzien dat er een tekort van € 600.000 zou gaan ontstaan i.v.m. de loonstijgingen Cao SGO. Hiervoor is een bestemmingsreserve gevormd. Het tekort op de begrote begeleidingsvergoeding beschut was € 55.000 door gemiddeld lagere instroom dan begroot. Daarnaast was er een lagere uitstroom van SW-personeel en een lagere instroom van participanten. Het subsidieresultaat is € 3.531.000 voordeliger dan begroot. In vergelijking met 2022 is het negatieve subsidieresultaat gedaald met € 112.000. De stijging van de rijksbijdrage per SW-er was hoger dan de begrote 2,5 % (7,04 %). De incidentele baten en lasten 2023 bestaan onder andere uit: Afrekening UWV 2022 eo met WVS Schoonmaak VOF Afrekening UWV 2022 eo Overrealisatie Wsw

Jaarstukken 2023

-60 -10 -178 -248

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 4 van 41

Financiële positie

Bij de beoordeling van de financiële positie wordt gekeken naar de omvang van de reserves, de omvang van de niet uit de balans blijkende verplichtingen die het karakter hebben van een (potentiële) verplichting, de risico’s vermeld in de risicoparagraaf en de financieringsstructuur. De reserves dienen – voor zover ze niet zijn bestemd – als buffer voor financiële tegenvallers, zodat bij een negatief exploitatieresultaat de bijdragen van de deelnemende gemeenten niet direct dienen te worden verhoogd. Om een volledig beeld van de financiële positie van WVS te verkrijgen dient de omvang van het eigen vermogen mede in relatie tot de omvang van de risico's en de niet uit de balans blijkende verplichtingen te worden bezien. Ter verbetering van de financiële positie van WVS heeft het algemeen bestuur besloten dat de deelnemende gemeenten voor het boekjaar 2023 een financiële bijdrage van € 3.769 leveren per geplaatste SW- medewerker ter financiering van het verwachte tekort. M.b.t. de bestemming van het positieve resultaat 2023 verwijzen we naar pagina 40 onder "voorstel tot verwerking van het resultaat".

2019

2020

2021

2022

2023*

Algemene Reserve € 2.577 € 2.577 Bestemmingsreserve Compensatie transitievergoeding € 1.345 € 2.317 Bestemmingsreserve Implementatie automatiseringssysteem € 300 €0 Bestemmingsreserve 50 jaar WVS € 50 € 100 Bestemmingsreserve Cao SGO €0 €0 Totaal reservepositie WVS ultimo boekjaar € 4.272 € 4.994 * Het totaal boekjaar ultimo 2023 is exclusief het nog te bestemmen resultaat boekjaar.

€ 6.457 €0 €0 € 150 €0 € 6.607

€ 4.256 €0 €0 € 200 €0 € 4.456

€ 3.000 €0 €0 € 250 € 600 € 3.850

Besluit begroting en verantwoording 2004

In het BBV is onder meer bepaald dat de jaarrekening bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de toelichting alsmede uit de balans en de toelichting. In een aantal gevallen is, in verband met het van gemeenten en provincies afwijkende karakter van de bedrijfsvoering van WVS, de benaming van de posten van de balans en het overzicht van baten en lasten hierop enigszins aangepast. Het BBV schrijft voor dat een aantal verplichte paragrafen in de jaarrekening moet worden opgenomen. Voor WVS betreffen het de paragrafen welke hierna zijn opgenomen onder hoofdstuk 5 tot en met 11.

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 5 van 41

5. 5.1.

Weerstandsvermogen & risicobeheersing Algemeen

Voor het verkrijgen van een getrouw beeld van de financiële positie per ultimo 2023 is inzicht vereist in de risico’s waarvoor in de jaarrekening 2023 geen voorzieningen zijn getroffen. Als risico’s worden beschouwd alle redelijk voorzienbare risico’s, die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot het balanstotaal c.q. het eigen vermogen en de omvang van de exploitatie c.q. het exploitatieresultaat. In 2023 hebben de meeste risico's, die in de herziene begroting 2023 werden voorzien, zich niet voorgedaan. In 2015 heeft op verzoek van het DB van WVS door Deloitte een onderzoek plaatsgevonden naar het benodigde weerstandsvermogen o.b.v. een risicokwantificering. Hieruit bleek dat het benodigde weerstandsvermogen circa € 6 miljoen is. Het benodigde weerstandsvermogen kan worden opgesplitst in twee gedeelten. Het eerste gedeelte is het weerstandsvermogen voor risico's die niet door WVS beïnvloedbaar zijn, de externe risico's. Dit bedrag is circa € 3,2 miljoen. Het tweede gedeelte, ad € 2,8 miljoen is voor wel beïnvloedbare risico's, waarvoor beheersmaatregelen getroffen kunnen worden, ter vermindering van de risico's. Er is gestart met de verdere opzet en implementatie van een organisatie risicomanagement systeem. In 2022 heeft het AB besloten om de algemene reserve geleidelijk te verhogen, afhankelijk van de financiële resultaten.

5.2.

Wetgeving en Fiscale Risico's

De recente onderzoeken door de belastingdienst in de afgelopen jaren hebben duidelijk gemaakt dat de belastingwetten in een aantal gevallen voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn. Het is derhalve van belang regelmatig informatie uit te wisselen met de belastingadviseurs en er scherp op toe te zien dat alle fiscale regels goed worden toegepast. Desondanks bestaat het risico dat de belastingdienst na een boekenonderzoek concludeert dat bestaande wet- en regelgeving niet goed is toegepast met mogelijk belangrijke financiële gevolgen. Per 1-1-2016 zijn alle overheidsbedrijven in beginsel VPB-plichtig geworden. Met de belastingdienst is overeengekomen dat WVS gebruik kan maken van een vrijstelling en derhalve geen VPB-aangifte hoeft te doen. De situatie wordt jaarlijks opnieuw beoordeeld. WVS voldoet nog aan het 90 % criterium. Vanuit de belastingdienst is er eind 2018 meer duiding gekomen omtrent de definitie doelgroep PW. In 2020 heeft er vanuit de belastingdienst middels een bedrijfsgesprek en een steekproef, een toetsing plaatsgevonden omtrent de fiscale toepassingen van WVS op het gebied van BTW. Het onderzoek loopt gedeeltelijk nog.

5.3.

M&O beleid

Het dagelijks bestuur van WVS zorgt ervoor dat binnen de regelingen en werkprocedures van de WVS voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en ziet erop toe dat deze regelingen en procedures worden nageleefd. Over het verslagjaar 2023 zijn daarbij geen indicaties tot misbruik of oneigenlijk gebruik geconstateerd.

5.4.

Participatiewet risico’s

In de financieringssystematiek van de rijkssubidie SW is er pas duidelijkheid over de toegekende SE (subsidie eenheden) en de hoogte van het bedrag per SE bij de meicirculaire van dat jaar. D.w.z. dat pas in mei 2023 duidelijkheid was over de daadwerkelijk te ontvangen rijksbijdrage. De LPO was ingeschat op 2,5 % en is effectief 7,04 % geworden. Daarnaast was de uitstroom SW in 2019, 2020, 2021 en 2022 hoger dan landelijk geraamd. Hierdoor ontving WVS voor meer SE subsidie dan zij feitelijk in dienst had. In de samenwerking van WVS met het Werkplein en de ISD Brabantse Wal, zijn afspraken gemaakt m.b.t. de afname van ontwikkeltrajecten en het aantal plaatsingen beschut werk. WVS heeft als taak om de begeleidingsorganisatie op deze afspraken af te stemmen. In 2023 zijn de afgesproken aantallen ontwikkeltrajecten niet volledig gehaald. Hierdoor had WVS geen volledige dekking van haar kosten.

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 6 van 41

5.5.

Ondernemingsrisico

WVS opereert op de commerciële markt door producten en diensten aan derden te leveren. Hierdoor heeft WVS te maken met het normale ondernemersrisico zoals het debiteuren- en voorraadrisico. Voor zover ze kwantificeerbaar zijn, is bij de waardering van de betrokken actiefposten hiermee rekening gehouden. WVS levert vanuit haar concernstaf diensten aan WVS Schoonmaak VOF. In een SLA zijn afspraken gemaakt ter dekking van die kosten. Daarnaast zijn er niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen, die erg relevant zijn voor de bepaling van de hoogte van het benodigde weerstandsvermogen Openstaande verlofrechten van ambtelijke en SW-medewerkers (1) € 3.484.822 met uitzondering van Ambt. verlofsparen en SW spaarverlof. Hiervoor is per 31-12-2023 een voorziening getroffen in de balans. Vakantiegeldverplichting (juni tot en met december) SW-medewerkers (2) € 2.088.969

€

5.6.

5.573.791

Financiële kengetallen

Jaarrek. (2023)

Begroting (2023)

Jaarrek. (2022)

Begroting (2022)

Jaarrek. (2021)

Begroting (2021)

Jaarrek. (2020)

Begroting (2020)

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte

8,84%

nvt

10,87%

nvt

10,12%

nvt

7,64%

nvt

9,17%

nvt

10,87%

nvt

10,01%

nvt

7,44%

nvt

Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie

23,41%

nvt

21,78%

nvt

21,78%

nvt

35,37%

nvt

2,00% nvt

0,00% nvt

2,00% nvt

0,00% nvt

-1,19% nvt

-2,13% nvt

-0,62% nvt

0,00% nvt

Belastingcapaciteit

nvt

Kengetallen

De netto schuldquote is gedaald. De solvabiliteitratio is verbeterd. Exploitatieruimte bij WVS is gezien de wijze waarop de gemeenten de exploitatietekorten met de gemeentelijke bijdrage dekken, altijd rond 0 %

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 7 van 41

Treasuryparagraaf

In het kader van de Wet FIDO (Financiering decentrale overheden) is een toelichting op het treasurybeleid vereist. In deze paragraaf wordt achtereenvolgens aandacht besteed aan de interne en externe ontwikkelingen die het treasurybeleid beïnvloeden, het risicobeheer, het kasgeldbeheer, de administratieve organisatie en de informatievoorziening over treasury.

6.1.

Interne en externe ontwikkelingen die het treasurybeleid beïnvloeden

In 2018 heeft de BNG een extra kostenpost geïntroduceerd. Voor alle niet gebruikte maar wel beschikbaar gestelde rekeningcourantlimieten moet worden betaald. Hierdoor heeft een herafweging plaatsgevonden m.b.t. de hoogte van deze kredietlimiet. Binnen WVS is er vooral extra liquiditeitsbehoefte in de eerste 7 maanden, de maanden erna wordt dit weer minder. Er is gekozen voor een verlaging van de kredietlimiet per 1-1-2019. Indien nodig worden er tijdelijk extra kortlopende kasgeldleningen aangetrokken. Het rekeningcourant-krediet bij de BNG is in 2023 toegenomen met € 2.003.174.

6.2.

Risicobeheer

Binnen het risicobeheer worden een viertal risico’s onderscheiden: renterisico, kredietrisico, intern liquiditeitsbeheer en valutarisico. Gezien de omvang van (mogelijke) risico’s c.q. kosten en de verantwoording die hierover afgelegd moet worden, wordt hier alleen afzonderlijk aandacht besteed aan het renterisico. Per eind 2023 heeft WVS nog zes langlopende leningen lopen met een restant schuld van € 9.944.539. De leningen hebben een vast rentepercentage gedurende de gehele looptijd van de lening. Het gemiddeld rentepercentage voor deze leningen bedraagt 2,99 %. Over het rekening-courantsaldo wordt wel renterisico gelopen. Dit saldo is in de loop van 2023 opgelopen van positief € 236.554 ultimo 2022 naar € 2.241.547 positief ultimo 2023.

6.3.

Administratieve organisatie van de treasuryfunctie

De randvoorwaarden voor het treasurybeleid liggen vast in het Mandaatstatuut en in het Financierings- en beleggingsstatuut (Treasurystatuut WVS). Het laatste is op 17 december 2001 door het Algemeen Bestuur vastgesteld en op 3 april 2023 laatstelijk aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving. In het Treasurystatuut WVS is de regelgeving van de Wet FIDO verwerkt. De organisatie rond de treasuryfunctie is gecentraliseerd. Vanuit het hoofdkantoor worden alle bankrekeningen beheerd en gecontroleerd, wordt het debiteurenbeheer gevoerd, worden alle betalingen uitgevoerd en worden de kapitaalstromen gecoördineerd. Maandelijks wordt er een liquiditeitsoverzicht opgesteld, waarop de in- en uitgaande geldstromen gespecificeerd staan weergegeven van de diverse bankrekeningen.

6.4.

Informatievoorziening voor de financieringsfunctie

De informatievoorziening is eveneens geregeld in het Treasurystatuut WVS. In de loop van 2001 is de informatievoorziening conform dit statuut tot stand gebracht en in 2023 laatstelijk aangepast aan de wijzigingen. Verder worden de vereiste rapportages volgens het Beleidskader voor het financieel toezicht op gemeenten en gemeenschappelijke regelingen ter toetsing aan de Provincie toegezonden.

6.5.

Kasgeldlimiet

De kasgeldlimiet bedraagt 8,2 % van het begrotingstotaal. In het kader van de wet FIDO zijn in 2023 per kwartaal de bedragen als volgt: (in € x 1.000) kwartaal 1 kwartaal 2 kwartaal 3 kwartaal 4 Gemiddelde netto vlottende schuld -/- gemiddeld overschot vlott. middelen -324 684 -2.205 -4.091 8.048 8.048 8.048 Omvang Kasgeldlimiet 8.048 Ruimte kasgeldlimiet

6.6

8.372

7.364

10.253

12.139

Renterisiconorm

De renterisiconorm houdt in dat de jaarlijkse verplichte aflossingen en rente-herzieningen niet meer mogen bedragen dan 20 % van het begrotingstotaal, omdat er anders teveel rente risico zou worden gelopen. Aflossing langlopende leningen 2023 Aflossing kasgeldlening

2.063 3.000 5.063

Begrotingstotaal Renterisiconorm (20 % van begrotingstotaal)

98.146 19.629 WVS voldoet aan de norm

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 8 van 41

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen boekwaarde ult.2023

ult.2022

1.970 73 8.222 1.098 396 38 481 3.946

1.970 86 8.431 1.183 364 61 425 3.878

16.224

16.398

Vestiging, Ravelstraat 145 te Bergen op Zoom Vestiging, Vaartveld 12 te Roosendaal Vestiging, Bosstraat 48 te Roosendaal Hoofdkantoor en vestiging, Bosstraat 81 te Roosendaal Vestiging, Munnikenheiweg 46 te Etten-Leur

ult.2023 3.343 2.816 1.098 1.461 2.645

ult.2022 3.342 2.928 1.003 1.604 2.793

Totaal boekwaarde per ultimo

11.363

11.670

De kapitaalgoederen in eigendom van WVS bestaan uit: Bedragen x 1.000 € Grond Voorzieningen aan terreinen Gebouwen Installaties Machines Automatiseringsapparatuur Inventarissen Vervoermiddelen Totaal boekwaarde per ultimo (exclusief projecten in uitvoering) De bedrijfspanden betreffen de navolgende locaties:

De industriële bedrijfspanden zijn gebouwd in 1994, 1999 en 2000 en worden goed onderhouden. Ten opzichte van 2022 zijn de totale onderhoudskosten gedaald met € 64.000. De totale onderhoudskosten zijn:

Onderhoudskosten bedrijfspanden

in € x 1.000 begroot 2023 2023 € 136 € 80

€

138

De machines betreffen de machines in gebruik bij de divisies Industrie en Diensten. De onderhoudskosten hiervan zijn:

€

546

€

520

€

501

De automatiseringsapparatuur betreft de bij WVS in gebruik zijnde hard- en software. De onderhoudskosten hiervan zijn:

€

299

€

700

€

501

De inventaris betreft de bij WVS in gebruik zijnde inventarissen. De onderhoudskosten hiervan zijn:

€

238

€

270

€

216

Schoonmaakkosten en overige onderhoud

€

624

€

475

€

559

Totaal onderhoudskosten

€

1.882

€

2.125

€

1.946

De vervoermiddelen betreffen de bij WVS in gebruik zijnde bedrijfsauto’s. Hiervoor zijn meerjarige onderhoudscontracten afgesloten. De totale onderhoudskosten hiervan zijn:

2022

Voor de bedrijfspanden is een meerjarig onderhoudsplan gemaakt en in de loop van de jaren steeds aangescherpt. Hierin zijn alle voorkomende onderhoudsactiviteiten opgenomen. Er wordt afgeschreven op basis van de samenstellende delen van het kapitaalgoed. De uitgaven voor de te onderscheiden samenstellende delen worden afzonderlijk verwerkt en afgeschreven aan de hand van de economische / technische levensduur. Bij deze benadering is er geen sprake van levensduurverlengend groot onderhoud van het actief als geheel, maar van vervanging van de betreffende onderdelen (indien geheel afgeschreven) en is het vormen van een voorziening voor groot onderhoud niet aan de orde.

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 9 van 41

Paragraaf rechtmatigheid

In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur bepaald en bedraagt 1 % van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € 998.000. Bevindingen Er zijn enkel begrotingsonrechtmatigheden die acceptabel zijn o.b.v. artikel 9 lid 4 van de financiële verordening van WVS. Deze behoeven niet te worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 10 van 41

Paragraaf bedrijfsvoering

In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn een aantal paragrafen verplicht gesteld. Eén daarvan betreft de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoeringsparagraaf dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in: personeel & organisatie, financieel beheer, bestuurssecretariaat en facilitaire dienstverlening.

9.1

Personeel & Organisatie

Ziekteverzuim - 2023 WVS totaal

WSW 17,05%

Ambtelijk 11,33%

Arbodienst In 2023 hebben enkele personele wisselingen plaatsgevonden. Eén van de casemanagers en de praktijkondersteuner van de bedrijfsarts (POB) hebben elders een functie aanvaard. Beide functionarissen zijn niet vervangen. De bedrijfsarts is gestopt en deze vacature is inmiddels ingevuld door een arts in opleiding tot specialist arbeid en gezondheid – bedrijfsgeneeskunde. In 2023 is er ruimte ontstaan voor samenwerking in het kader van preventieve activiteiten. Er is een Periodiek Arbeidskundige Onderzoek (PAGO) geïnitieerd bij de afdelingen Post en Groenvoorziening. Post is inmiddels afgerond en Groenvoorziening is nagenoeg klaar. Vervolgens zal het PAGO bij industrie gaan plaatsvinden. Er is een Risico-inventarisatie en -evaluatie bij Arbeidsontwikkeling en Bemiddeling afgerond. Daarnaast is de implementatie gaande van een nieuw BHV melding en oproepsysteem. Er zijn verdiepende inventarisaties naar machineveiligheid en explosieveiligheid gedaan. In het kader van het voorkomen of beperken van psychosociale arbeidsbelasting door ongewenst gedrag zijn bestaande beleidsdocumenten geactualiseerd. Er is een protocol opgesteld van preventieve- en curatieve maatregelen en er zijn agressie-interventieteams samengesteld.

In deze context kan vermeld worden dat vanuit de brancheorganisatie Cedris is aangegeven dat in de periode 2023-2027 sociale veiligheid een speerpunt wordt binnen de gehele sector van leer- werk/ontwikkelbedrijven. De Arbodienst heeft een jaarverslag opgesteld met bevindingen en verbeteradviezen. Dit is gepresenteerd aan de afdeling Gezondheid en Welzijn en heeft geleid tot een aantal gezamenlijke verbeterpunten. Bedrijfsmaatschappelijk werk In het afgelopen jaar heeft BMW circa 217 nieuwe hulpvragen ontvangen. Naast deze nieuwe aanvragen heeft BMW ook lopende begeleidingstrajecten onder de aandacht, waar tijd en inzet aan worden besteed. Het toegenomen aantal hulpvragen voor BMW, met investeringen in de vergroting van bekendheid en bereikbaarheid van BMW, hebben geleid tot de beslissing om de uren van BMW uit te bereiden. Financiële hulpvragen hebben opnieuw een belangrijke rol gespeeld, waarbij BMW ondersteuning heeft geboden bij het verkrijgen van inzicht en indien nodig doorverwijzingen heeft gedaan naar de juiste instanties. In het afgelopen jaar heeft BMW, in samenwerking met andere functionarissen zoals vertrouwenspersonen en de beleidsmedewerker, contact gezocht met SBCM om de Roadshow in te zetten. Het onderwerp ongewenste omgangsvormen krijgt in het land steeds meer aandacht, en dit geldt ook binnen ons bedrijf.

De verwachting is dat deze voorstellingen in 2024 kunnen worden georganiseerd. BMW heeft ook regelmatig contact gehad met andere externe instanties om de samenwerking te versteken, in het belang van de medewerkers. Daarnaast blijft BMW soms langer betrokken bij begeleidingstrajecten vanwege soms de lange wachttijden in de GGZ. De contacten met het BOT(Bedrijf Opvang Team) van de GGZ zijn weer geactualiseerd en er zijn afspraken gemaakt over de inhoud van deze samenwerking en de route voor aanmelding.

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 11 van 41

Personeelsadvisering, -administratie en opleidingen In 2023 zijn bij WVS 104 nieuwe medewerkers ingestroomd en zijn er 149 uitgestroomd. Naast 3 naadloze overplaatsingen vanuit gemeentes buiten ons werkgebied naar WVS en 4 medewerkers die na een afwezigheidsperiode zijn teruggekeerd in de SW, zijn er in 2023 35 personen met een indicatie beschut werk, 9 participanten (waarvan 3 bij schoonmaak), 23 reguliere medewerkers bij Flexkompaan (stafen leidinggevende functies) en 30 reguliere medewerkers bij WVS schoonmaak ingestroomd. Er zijn 64 SW medewerkers uitgestroomd vanwege pensionering en langdurige ziekte. Daarnaast zijn er 17 personen met een indicatie beschut werk en 4 participanten uitgestroomd. In 2023 hebben in totaal 46 reguliere medewerkers WVS verlaten, waarvan 32 bij WVS schoonmaak De P&O afdelingen houden zich bezig met het begeleiden en administreren van in-, door- en uitstroom en het toepassen van arbeidsvoorwaarden en regelingen uit cao’s en wet- en regelgeving. Er wordt continue gewerkt aan het verbeteren van de P&O werkprocessen, de digitalisering daarvan middels Afas HRM en het maken en verstrekken van statistieken en rapportages.

Tot slot houden de collega’s van P&O zich bezig met de werving- en selectie van nieuwe reguliere medewerkers, functiewaarderingen, ondersteuning en advisering bij opleiding- en ontwikkeling, verzuimbegeleiding en het ondersteunen van de leiding in hun taakuitvoering richting medewerkers. Ook in 2023 heeft P&O advies, -administratie en opleidingen weer geparticipeerd in een aantal projecten en verander- en verbetertrajecten. We zijn gedurende het hele jaar bezig geweest met het verder updaten van personele regelingen. Inmiddels zijn een groot aantal ervan al succesvol geïmplementeerd. Ook zijn er weer een aantal nieuwe workflows in Afas gemaakt en in gebruik genomen en heeft de afdeling opleidingen gebruik gemaakt van het nieuw ingerichte cursusmanagement in Afas, waarbij medewerkers zich via Afas zelf kunnen aanmelden voor opleidingen en trainingen. Er zijn een aantal P&O adviseurs die een neventaak hebben. Zo is er één P&O adviseur die loonwaardemetingen doet (4 uur per week), een andere houdt zich bezig met projecten (18 uur per week) en weer een andere collega besteedt een deel van zijn tijd aan persoonlijke coaching van leidinggevenden (8 uur per week).

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 12 van 41

Team Specialisten Het team specialisten heeft een divers takenpakket, waarin iedere medewerker een eigen expertise heeft. Het team ondersteunt de organisatie met het geven van voorlichting en adviezen op een breed gebied van wet- en regelgeving en het verbeteren of behoud van de duurzame inzetbaarheid van medewerkers binnen WVS. Niet alleen wetten wijzigen, maar ook cao’s en jurisprudentie en maatschappelijke veranderingen geven aanleiding tot het formuleren van nieuw beleid en voorlichting in de organisatie. Belangrijke items het afgelopen jaar waren: het updaten van diverse concernregelingen zoals bijvoorbeeld de nieuwe vakantie en verlofregeling, de studiefaciliteitenregeling, Arbo- en Verzuimbeleid, het Verzuim- en werkhervattingsreglement en nog veel meer. Ook is het transparanter maken van brieven en contracten naar aanleiding van de wetswijziging in augustus 2022 een grote klus. Daarnaast is de Flexkompaangids herzien en is er overgegaan naar een werkweek van 36 uur.

Overige werkzaamheden van het team in het afgelopen jaar: het inrichten van een Werving en Selectie module in AFAS en een pre- en onboardingsystematiek in het zelfde systeem, de uitvoering loonwaardemetingen volgens de nieuwe landelijke methodiek, arbeidsrechtelijke vraagstukken, toezien op korting ophoging arbeidsongeschiktheidsuitkeringen, controleren no-riskpolissen en coachingstrajecten voor leidinggevend personeel. Daarnaast zijn twee medewerkers wekelijks een halve dag ingezet voor het geven van taallessen aan laaggeletterde medewerkers. In het kader van het vergroten van de duurzame inzetbaarheid werden verschillende acties die hieraan bijdragen geïnitieerd, voorbereid en uitgevoerd. Drie trainingen pre-gecombineerde leefstijl interventie zijn opgestart. Op twee locaties werd ingezet op het project “30 dagen gezonder”, waarbij aan vier thema’s werd gewerkt. Daarnaast werd aan vier groepen medewerkers een budgetteringstraining gegeven. In het kader van Stoppen met Roken is een nieuw samenwerkingsverband gevonden, dit resulteerde in drie voorlichtingsbijeenkomsten en een groep medewerkers die daarbij individueel wordt begeleid. Ter versterking van de dialoog over duurzame inzetbaarheid werd zes workshops gegeven op basis van het gedachtegoed van de zeven bronnen van arbeidsvreugde.

Twee nieuwe coaches van de zeven bronnen van arbeidsvreugde kregen begeleiding en er werd een spelvariant van de workshop en een nieuw gespreksformat ontwikkeld. Staf en leidinggevend personeel werd trainingen aangeboden in het kader van vroeg signalering burn-out, samen werkstress de baas, meer energiemeer plezier, telefoonvrij; meer focus. Voorts werd door de coördinator duurzame inzetbaarheid uitvoering gegeven aan het arbeidsintensieve traject van het medewerkerstevredenheidonderzoek. In 2023 werden alvast nieuwe thema’s onderzocht en voorbereid, zoals eenzaamheid, werkplektraining post, vitaliteit-beweegplan groenvoorziening, verslaving, veerkracht en overgangsklachten.

Salaris administratie De salarisadministratie heeft een redelijk regulier jaar achter de rug. Wet- en regelgeving 2023 is waar van toepassing geïmplementeerd. Bijvoorbeeld de fiscaal vrijgestelde km-vergoeding van € 0,19 naar € 0,21. De Cao SGO salarisverhoging per 2 januari 2023 is uitgevoerd. De netto vergoeding hybride werken is geïmplementeerd en is uitbetaald over de geregistreerde thuiswerkdagen. In februari is conform beleidsregels een bruto vergoeding EHBO/BHV uitgekeerd aan betreffende medewerkers. De fiscale uitruil Ziektekostenverzekering heeft in de salarisverwerking mei 2023 bij de betreffende medewerkers plaatsgevonden tegen het vastgestelde bedrag vanuit de vrije ruimte werkkostenregeling. Het hoofd salarisadministratie heeft in de loop van het jaar samen met een collega van de personeelsadministratie de opleiding Pensioenambassadeur ABP doorlopen en afgerond. Beiden zijn aanspreekpunt voor pensioenvraagstukken voor zowel ABP als PWRI. Ook worden de ontwikkelingen vanuit de Wet Toekomst Pensioen (WTP) gevolgd. Een eerste nieuwbrief voor medewerkers vallend onder ABP en PWRI is opgesteld en in oktober verspreid. De informatie is ook aangereikt aan WVS Schoonmaak VOF voor wat betreft het pensioen Schoonmaak.

De module wagenparkbeheer is nader in gebruik genomen wat voor de salarisadministratie een nieuwe workflow heeft opgeleverd ter controle van de mutaties in het wagenpark. Vanaf 2024 zal de salarisadministratie het tabblad auto gaan inzetten voor de salarisverwerking van de fiscale bijtellingen. Eind 2023 heeft de personeelsadministratie hiervoor de betreffende kentekens versus contractsoort C1 en B3 aan dit tabblad gekoppeld. De salarisadministratie neemt deel aan de werkgroep ten behoeve van de toekomstige rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). De nieuwe loonafspraak Cao Schoonmaak met ingang van 1 november 2023 is uitgevoerd. De fiscale uitruil km’s woon-werkverkeer zijn volgens de richtlijnen en betreffende keuze van de medewerker uitgevoerd rekening houdend met daadwerkelijk gereisde dagen. De salarisverhoging met terugwerkende kracht per 1 oktober 2023 voor Cao ADS en Cao SW, alsmede de eenmalige uitkering is nog binnen het salarisjaar 2023 uitgevoerd.

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 13 van 41

9.2 Financieel beheer De Financiële Administratie, Controlling, ICT, Projectburo en de afdeling Financial Audit/ KAM vallen onder de verantwoording van het concernhoofd FI&A. Financiële Administratie De afdeling is gehuisvest in de Bosstraat 81. Hier worden, naast het totale financiële beheer voor WVS, de administraties gevoerd voor Propeople Holding BV, WVS Facilitair BV, Flexkompaan BV, de Stichting Op Weg Naar Werk en Stichting Werkwijs West-Brabant, CZPN, Stichting MetWerk en het Administratiekantoor in opdracht van de gemeenten voor de Wiw/ID. ICT In 2023 heeft de digitale transitie en professionalisering nog verder zijn intrede gedaan. De ICT strategie van WVS is verder gestandaardiseerd op de SaaS (Software as a Service). De WVS gebruikers organisatie heeft nu de beschikking over moderne en toekomst vaste functionaliteiten, wat het efficiënt en effectief werken in teams en afdelingen ten goede komt. Door de transitie is de ICT afdeling van WVS tevens getransformeerd van zelf doen naar een regie organisatie. Naast de ICT optimalisatie projecten op de technische infrastructuur zijn er ook veel projecten uitgevoerd op de optimalisatie van de processen en workflows binnen de applicatie AFAS.

De navolgende projecten en activiteiten zijn uitgevoerd en afgerond: -Openbare aanbesteding voor de AFAS diensten en consultancy; -Openbare aanbesteding voor de nieuwe printers en multifunctionals via Cloud; -Verdere professionalisering en transformatie van de ICT afdeling naar een regie organisatie; -Opstarten en uitvoering geven aan diverse optimalisatie en proces verbeterprojecten; -Uitvoering geven aan het informatie beveiligingsbeleid en BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en deelnemen aan kennis sessies van diverse branchegenoten en de IBD; -Opstarten en uitvoering geven aan NIS2.0, inventarisatie op welke werkgebieden van WVS dit van toepassing is; -Optimalisatie Werving & Selectie Processen via AFAS; -Incident registratie AVG, KAM, Ongeval/Bijna Ongeval, vertrouwenspersoon; -Transitie migratie van het Data Ware House naar een toekomst vaste rapportage methode op basis van Power BI.

Projectburo Eind 2022 is er een einde gekomen aan de leerwerktrajecten en aan de proeftuinen. Beide projecten zijn uitvoerig geëvalueerd en dit heeft geresulteerd in een nieuwe aanpak binnen het ontwikkelproces van kandidaten door te beginnen met ontwikkeltrajecten per 01-01-2023. Vooraf heeft er diverse malen overleg plaatsgevonden tussen de afdelingen arbeidsontwikkeling en het projectbureau om de administratieve en financiële inrichting van de systemen zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Gedurende het jaar zijn er op diverse momenten evaluaties geweest die hebben geleid tot optimalisering van het proces en de financiële en administratieve afhandeling. Om de stand van zaken goed te kunnen monitoren vindt er maandelijks een bespreking plaats tussen trajectbegeleiding, backoffice arbeidsontwikkeling, coördinator trajectbegeleiding en het projectbureau. Aanvankelijk gingen we ervan uit dat deze bespreking alleen bij aanvang een aantal maanden nodig zou zijn. In de praktijk blijkt echter dat er meerdere mutaties volgen zodat de stand van zaken aan het einde van de maand op correcte wijze wordt weergegeven. De eerste medewerkers uit het Landelijk Doelgroep Register zijn in dienst gekomen bij Flexkompaan, hiervoor wordt loonkostensubsidie aangevraagd en begeleidingsvergoeding in rekening gebracht.

Dit jaar zijn er 188 aanvragen geweest voor het uitvoeren van externe loonwaardemetingen door onze loonwaardedeskundigen. Er zouden dit jaar 200 metingen uitgevoerd moeten worden, maar er zijn er 31 vervallen. Wat opvalt is dat bij de vervallen metingen er niet is gecommuniceerd tussen de werkgever en opdrachtgever. WVS als opdrachtnemer komt hierachter tijdens het maken van een afspraak. Het aantal uitgevoerde loonwaardemetingen is vergelijkbaar met het aantal van 2022. Het UWV voert de loonwaardemetingen uit voor de medewerkers beschut werk en medewerkers uit het LDR. Het projectbureau verzorgt de planning hiervan en coördineert de voorbereiding die de eigen loonwaardedeskundigen uitvoeren met teamleiding en trajectbegeleiding. Per 01-07-23 is de gemeente waar een beschut medewerker woonachtig is verantwoordelijk voor de verstrekking van de loonkostensubsidie en de betaling van de begeleidingsvergoeding. Er moest in kaart worden gebracht welke medewerker dit betrof en met welke gemeente contact moest worden gelegd en administratief/financieel moest er een herinrichting plaatsvinden. Het blijven bewaken van contractwijzigingen aangaande uren, indiensttredingen, beëindigingen van een dienstverband en verhuizingen naar een andere gemeente blijven essentieel om de juiste loonkostensubsidie te ontvangen.

Er is begonnen met een nieuw ESF project 'West Brabant Werkt aan Morgen (2023-2024)' waarvoor de betrokkene functionarissen hun uren op deelnemer boeken. Deze worden geregistreerd op urenlijsten. Het projectbureau bewaakt mede met de backoffice arbeidsontwikkeling de juistheid. Het projectbureau is verantwoordelijk voor de volledigheid. Financial Auditing / KAM Het jaar 2023 stond in het teken van het optimaliseren en borgen van de opvolging van risico’s. Er zijn stappen gezet om de verbinding te maken tussen de constatering van risico’s via interne en externe audits en onderzoeken en de evaluatie, borging en managementbetrokkenheid. Hiermee krijgt WVS meer zicht op kansen voor verbetering. Voor 2024 is het de bedoeling om deze optimalisatie verder vorm te geven, zowel in de processen als in de diverse systemen. In het verlengde hiervan is ook een start gemaakt met de rechtmatigheidsverantwoording waarover per kwartaal wordt gerapporteerd.

Jaarstukken 2023

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 24 april 2024

pagina 14 van 41

9.3

Bestuurssecretariaat

Concernafdeling Bestuurssecretariaat De concernafdeling Bestuurssecretariaat bestaat uit de afdelingen Marketing & Communicatie, Documentaire Informatievoorziening en Directiesecretariaat. Deze drie afdelingen hebben ieder hun eigen takenpakket (zie hierna). Daarnaast biedt de afdeling ondersteuning aan het Algemeen (6*) en het Dagelijks Bestuur (11*), de Klachten- & geschillencommissie (3*), de Algemene vergaderingen van Aandeelhouders van Propeople Holding BV en dochterondernemingen (4*), de Raad van Commissarissen van Propeople Holding BV (4*), alsmede aan de Cliëntenraad SW (0*). In 2023 behandelde de Klachten- & geschillencommissie 3 klachten, waarvan er twee ongegrond en één gegrond werden verklaard. Het Bestuurssecretariaat biedt tevens juridische ondersteuning aan het totale concern. In 2023 liep de benoemingstermijn van één van de externe DB-leden, te weten de heer P. van der Velden, af. De heer Van der Velden werd met ingang van 1 april 2023 als extern DB-lid opgevolgd door de heer B. van ’t Wout. In het algemeen bestuur vond in 2023 één wijziging plaats. Wethouder Zopfi (Zundert) werd in juli 2023 in het AB opgevolgd door wethouder Van Steen. In 2023 traden er geen wijzigingen op in de RvC van Propeople Holding BV. *Tussen haakjes het aantal vergaderingen in 2023.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14450519/1