Agendabundel
Tekst van het document
Ander huurcontract Mobiel en werkplek onafhankelijke ICT Upgrading MS-365-omgeving in the cloud Nieuw werkplek concept Investeringen Leningen en afschrijvingskosten voor inrichting en ICT
Begrotingsactualisatie ODRA 2022 pag. 8
Uitgebreid inzicht in al deze aspecten zijn beschreven in een aparte notitie en zullen ook in de jaarverantwoording een prominente plek krijgen. Hieronder een korte toelichting. Huisvestingskosten. • In het nieuwe huurcontract (met Eusebius BS) is bepaald dat we 4 verdiepingen huren in de Airborne Tower. Qua vierkante meters en huurprijs is deze vergelijkbaar met het stadskantoor. Het gaat uiteindelijk om hetzelfde complex met dezelfde verhuurder. We hebben wel een incentive afgesproken. We betalen pas huur vanaf 1 februari 2023. De huurafspraken met de gemeente Arnhem zijn per 1 september beëindigd. • De gebouw-gebonden servicekosten zijn lager begroot dan in de oude huurovereenkomst en serviceovereenkomst met De Connectie. Het in eigen beheer nemen van de facilitaire kant betekent enerzijds uitbreiding van de personeelsbezetting, maar verdient zich terug via lagere afschrijfkosten van investeringen en relatief gunstig tarieven in de eigen contracten. • Zoals veel organisaties en bedrijven dit jaar zullen merken, is de verhoging van de kosten voor energie. Die zijn niet meegenomen. Het is nog onduidelijk wat die voor ons gaan betekenen. De ICT kosten • Ook de kosten voor ICT zullen structureel dalen. Deze effecten zijn in de Begroting 2023 opgenomen. Tezamen met lagere kosten voor huisvesting is een besparing van structureel € 150.000 opgenomen.
• In 2022 hebben we te maken met eenmalige transitie kosten voor ICT. Deze zijn deels onder deze noemer begroot, deels onder advieskosten en deels onder onvoorzien. Advieskosten en onvoorzien • De verhuizing en inrichting van de vier verdiepingen in de Airborne Tower is in een relatief korte tijd gerealiseerd. Dit is natuurlijk mede te danken aan de door ons ingeschakelde architect- en projectbureau, maar ook aan de juridische afspraken. De opdracht hebben we verleend op basis van turn-key oplevering tegen vaste prijs en opleverdatum. Hiervoor in ruil is een risico-en aanneem-fee afgesproken. Dit leidt dit jaar eenmalig tot verhoging van onze advieskosten. • Voor de overgang naar een nieuwe ICT-omgeving hebben we veel externe expertise ingehuurd, omdat we deze kennis niet in huis hebben. Voor beheer van the cloudomgeving zal ook die specialistische kennis blijvend worden ingehuurd. • Post onvoorzien zal ten opzichte van de initiële begroting fors toenemen. De ICTontvlechting met De Connectie is dusdanig gecompliceerd, dat veel (extern ingehuurde) inspanning nodig is om ons bij te staan. Daarnaast worden ons de nodige frictiekosten in rekening gebracht. • Deze meerkosten worden uiteindelijk gedekt met de incidentele vrijval uit de huur en andere begrotingsposten.
Bodemtaken Vooruitlopend op het van kracht worden van de Omgevingswet en de daaraan gekoppelde overheveling van bodemtaken van de Provincie naar de gemeenten, zijn in de initiële begroting omzet en kosten apart opgenomen, voor het inzicht en mogelijke overdracht gedurende het jaar. De feitelijke overdracht begint nu bekend te worden. Wij hebben die wijzigingen nu opgenomen in de (concept) werkplannen voor 2023. De initieel geraamde € 0,5 miljoen zijn overgeheveld naar de personeelskosten, omdat we dit jaar zelf het werk niet uitvoeren.
Begrotingsactualisatie ODRA 2022 pag. 9
Overhead. In de geactualiseerde begroting zal het percentage overhead stijgen van 26% naar 27%. Voornamelijk door de toename van incidentele kosten voor de verschillende transities. Ten opzichte van 2021 blijft een dalende trend in het percentage overhead. Overhead specificatie (indirecte kosten) x € 1.000
realisatie overhead 2021
directe kosten 2021
init. begr. overhead 2022
directe kosten 2022
Subtotaal personeel
3.449
12.967
2.878
13.905
16.784
3.318
114
832 883 203 383
698 828 409 248
36 2.225
40 140 595 10 784
832 883 203 269 119 2.575
1.381 1.609
1.500 4.184
5.674
13.752
5.453
15.514
20.967
29,2%
70,8%
26,0%
74,0%
Overige overhead Huisvesting en facilitair ICT Advieskosten Stelselkosten Programmakosten Onvoorzien en overig Subtotaal overige overhead Totaal totale kosten % van de totale kosten
868 842 270 208
totaal kosten 2022
act. begr. overhead 2022
directe kosten 2022
totaal kosten 2022
14.407
17.725
303 2.486
116 929 0 1.045
698 828 409 364 929 304 3.532
5.805
15.452
21.257
27,3%
72,7%
Begrotingsactualisatie ODRA 2022 pag. 10
2 Balans wijzigingen We hebben twee redenen voor wijzigen van de balans in deze geactualiseerde Begroting. De eerste betreft de Jaarrekening 2021, die in april 2022 is vastgesteld. De effecten die we nu meenemen zijn met name de reserves en voorzieningen die in de Jaarrekening zijn gevormd. Tweede reden zijn de investeringen die in 2022 plaatsvinden; inrichting van het kantoor, lening en ICT-investeringen. De afschrijfkosten die voortkomen uit de investeringen zijn door ons verwerkt in de begroting huisvesting en ICT. Zie hoofdstuk 1. Omdat vergelijking met de geprognosticeerde Balans 2022 in de initiële begroting van weinig toegevoegde waarde is, wordt hieronder alleen de nieuwe geprognosticeerde Balans ultimo 2022 weergegeven in relatie tot de Eindbalans 2021 (Beginbalans ‘22).
2.1 Vermogen, bestemmingsfondsen en voorzieningen Reserves Reserves x € 1.000 Algemene reserve BR opleidingen Omgevingswet BR innovatie BR Provincietaken BR Bureau milieumetingen BR mba's Reserves
realisatie toevoeging onttrekking prognose '22 '22 31-12-2022
31-12-2021
470 104 94 92 191 950
64
-9 -64
470 49 92 182 -
64
-222
793
-104 -45
Hierboven geven we de geactualiseerde prognose voor de reserves en bestemmingsfondsen weer. • De toevoeging van € 64.300 betreft het batig saldo van 2021. Ons bestuur heeft uiteindelijk, na zienswijzen door gemeenteraden (en helaas niet unaniem), besloten dat wij dit saldo kunnen toevoegen aan een bestemmingsfonds voor de omzetting van inrichting naar milieubelastende activiteiten (MBA). Een verplichting die Omgevingswet ons oplegt. Deze middelen zullen we dit jaar besteden. • Vanwege uitstel van Omgevingswet zijn ook opleidingsinspanningen doorgeschoven van deels 2020 naar 2022. Onze partners hebben in 2020 een geoormerkt budget ter beschikking gesteld, dat dit jaar zal worden besteed. • Met betrekking tot de innovatiegelden, resterend uit 2021, is vooralsnog een besteding van € 45.000 begroot voor het traject Rijker verantwoorden. In ontwikkeling zijn andere projecten die we dit jaar nog starten, waardoor realisatie mogelijk hoger uitvalt. Dit zal in de Jaarrekening 2022 worden verantwoord. • De reserve Provincie taken heeft nog geen concrete besteding. De reserve voor Bureau milieumetingen is bedoeld voor (vervangings)investeringen van apparatuur. Voorzieningen We hebben vier voorzieningen op de balans opgenomen en in de tabel weergegeven. Geprognosticeerd is een volledige vrijval van Bovenmatig verlof.
Deze voorziening is ontstaan doordat onze medewerkers in coronatijd hun verlof moeilijk hebben kunnen opnemen. De post Frictie heeft betrekking op oude ICT-apparatuur van De Connectie, waarvan zij vinden dat wij die moeten betalen.
Begrotingsactualisatie ODRA 2022 pag. 11
De voorziening Harmonisatie is een langlopende voorziening, ontstaan bij de oprichting van ODRA, bijna 10 jaar geleden. Het dekt de meerkosten in de salarissen van medewerkers die toen zijn overgekomen van de provincie Gelderland. De post Personeel betreft kosten voor individuele trajecten met voormalige ODRAmedewerkers. Voorzieningen x € 1.000
realisatie toevoeging onttrekking prognose 2022
31-12-2021
Harmonisatie Prov. Gelderland Bovenmatig verlof Frictie Personele kosten Voorzieningen
392 158 24 87 661
2022
31-12-2022
-37 -158 -24 -65 -284
-
356 22 378
Investeringen De grootste investering betreft de inrichting van de Airborne Tower. Deze zijn op 1 april 2022 ‘casco’ opgeleverd. De projectontwikkelaar heeft voor het hieronder vermelde bedrag de verdiepingen voorzien van een moderne kantooromgeving, waarbij duurzaamheid en Arbo het uitgangspunt zijn geweest. Onze kantooromgeving is voorzien van automatische Ledverlichting, klimaatoptimalisatie en het meubilair is voor ruim 80% refurbished (hergebruik). De inrichting schrijven we over 15 jaar af. Het meubilair over 10 jaar. Bij de ICT-investeringen is alle mobiele apparatuur (laptops en telefoons) inbegrepen, evenals de technische installaties voor wifi, telefoon en audiovisuele apparatuur in de vergaderruimtes. Dit ondersteunt volledig het thuis- en kantoorwerk via ‘MS-teams’. ICT-apparatuur schrijven we gemiddeld over vier jaar af. Ter dekking van de liquide positie, hebben we een 15-jarige lening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) van € 625.000. De rest van de investeringen financieren we uit de lopende liquiditeiten. Materiële vaste activa x € 1.000
Vervoer Apparatuur ICT en telefonie Inrichting gebouw Software Materiële vaste activa
realisatie 31-12-2021
afschrijving
14 122
404 635 -25
prognose 31-12-2022
14 97
-25
7 141 283
investering
1.039
411 635 141 1.297
Begrotingsactualisatie ODRA 2022 pag. 12
Bijlagen In de navolgende bijlagen hebben we de specificaties opgenomen van de geactualiseerde begroting. Bijlage 1: Betreft de begrote omzet voor ODRA per (is kosten) per klant. Deze komen overeen met de afgesproken werkpakketten voor 2022 + aanvullende opdrachten. Bijlage 2 en 3 geven de geactualiseerde aantallen producten en diensten weer. Bijlage 4 geeft de actualisatie van de gezamenlijke diensten, de projecten en materiele kosten. Detail toelichtingen zijn in dit document achterwege gelaten. Deze zijn bij klanten bekend via de afspraken over de werkpakketten. De algemene lijn is in hoofdstuk 1 en 2 gegeven.
Begrotingsactualisatie ODRA 2022 pag. 13
Bijlage 1; Begrote omzet per klant Baten per klant x € 1.000 Arnhem Doesburg Duiven Lingewaard Overbetuwe Provincie regulier Provincie Bodemtaken Provincie Complexe Handhaving Provincie Aandachtsbedrijven Renkum Rheden Rozendaal Westervoort Zevenaar Subtotaal partners % van de omzet OD Achterhoek OD De Vallei OD Nijmegen OD Noord-Veluwe OD Rivierenland OD Veluwe IJssel Subtotaal OD's
Bouw
Milieu
Totaal
producten producten producten x tarief 2.357 2 10 1.086 18
650 51 2 2 19 4.198
x tarief 870 63 180 435 477 310
x tarief 3.227 65 190 1.521 495 310
Bouw
Milieu
Algemeen
Totaal
diensten diensten
diensten
diensten
x € 92 492 9 4 260 42
x € 92 693 7 51 659 80 323
x € 92 1.838 50 159 1.406 376 597 587 3.488 1.136 412 143 4 30 289 10.515 53%
219 48
x € 92 653 34 103 487 255 274 368 2.320
174 235 7 48 305 3.104
825 286 10 50 324 7.302 37%
57 10 1 1 29 1.172
85 89 2 24 216 4.910
1 18
110
3
1 18 0 3
0
6 30
6 30
110
11 49 59 16 2 16 153
4.198
3.134
7.332
1.282
5.176
0
Subtotaal derden *****) Totaal klanten % van de omzet
1.120 1.136 270 44 1 5 44 4.434 8 17 81 8
45 42 57 57 9 20 58 658
17 131
129 66 140 24 2 33 394 688
7
4.564
11.597
776
112 35%
Gezamenlijke diensten Overige Alle Deel baten Algemeen Totaal partners partners ****) ***) *) **) 193 249 145 587 35 17 13 30 28 13 42 81 72 61 213 117 61 46 107 14 77 27 104 214
55%
*) betreft beheer zones/kaarten/data, keten- en datagedreven toezicht, strafrecht, klantadvies milieu en piketdienst **) betreft klantadvies bouw ***) betreft projectleiding/ondersteuning Omgevingswet, energie, GUOV, circulariteit en innovatiebudget ****) zie specificatie tabel overige baten *****) inclusief 166 duizend euro continueren intensivering bodemtaken
48
368
44 43 7 9 27 436
18 18 18 18 18 18 110
149 100 16 30 85 1.462 7%
7
14 487 2%
Actuele aandeel aandeel bg '22 mil. & bouw baten alg. 5.686 145 390 3.257 992 1.225 587 3.533 1.178 1.385 536 30 110 712 19.766
18 18 18 18 18 18 110
368
436
3.128 12 14 1.514 74 214 219 93 42 755 68 3 2 62 6.199
2.558 133 376 1.743 918 1.011 368 3.440 1.136 630 468 27 107 650 13.566
149 103 159 45 21 58 535
29% 1% 2% 16% 5% 6% 3% 18% 6% 7% 3% 0% 1% 4% 100%
Uren
producten
diensten
4.436 95 259 2.045 698 313
19.976 544 1.727 15.283 4.092 6.491 6.375 37.909 12.348 4.481 1.555 46 328 3.144 114.298
Totaal baten WP's 2022 5.669 146 397 3.261 994 1.220 550 3.533 1.178 1.388 538 31 106 715 19.726
12 64
1.401 721 1.524 256 24 360 4.286
138 94 96 36 9 44 417
8% 10% 66% 25% 124% 32% 28%
7.474
427
72%
10.292
126.058
20.570
2%
1.090 714 19 72 487 10.228
149 103 159 45 21 58 535
7
40
735
1.579
527
21.035
8%
3%
222 balans vrijval 21.257 Totaal 7,7 7,7
%
Aantal
8 35 3 6
735 6.199
14.836
gemiddeld kengetal (inclusief PCH) gemiddeld kengetal (exclusief PCH)
% 0% 0% -2% 0% 0% 0% 7% 0% 0% -1% 0% 3% 0% 0%
Bijlage 2; Producten en Diensten overzicht Omschrijving dienst *)
Aantal producten 2022
Baten 2022 per product x 1.000
€ 1.196 € 368 € 1.288 € 92 € 920 € 828 € 2.116 € 2.024 € 1.012 € 767 aandeel bouw aandeel milieu/alg
8 40 59 1.383 451 1.368 484 55 172 4.020 3.275 745
€ 10 € 15 € 76 € 127 € 415 € 1.133 € 1.024 € 111 € 174 € 3.085 2.299 786
0% 1% 1% 34% 11% 34% 12% 1% 4% 100% 81% 19%
9 23 48 8 10 6 2 9 4 12 7,4
229 229 93 1.107 98 609 1.882 1.620 290 115 6.272 1.658 4.614
€ 190 € 485 € 411 € 815 € 90 € 336 € 346 € 1.341 € 107 € 127 € 4.247 1.900 2.348
6% 6% 2% 28% 2% 15% 47% 40% 7% 3% 100% 26% 74%
€ 712 10.292 aandeel bouw 7.889 aandeel milieu/alg 2.403 *) De vergelijking met de realisatie 2021 ontbreekt vanwege de de implementatie van de nieuwe PDC 2022
€ 7.332 € 4.198 € 3.134
57% 43%
Taakveld Omschrijving product Programma 1. Vergunningverlening Intrekken omgevingsvergunning mba Intrekkingsbesluit BRIKS Maatwerk milieu Meldingen behandelen Besluit bouwen en leefomgeving Meldingen mba Omgevingsvergunning BRIKS cat 1 /gevolgklasse 1 Omgevingsvergunning BRIKS cat 2 /gevolgklasse 2 Omgevingsvergunningen milieubelastende activiteiten Vergunning vuurwerkontbrandingen Totaal (+ gemiddelden)
Programma 2. Toezicht en Handhaving Controle asbest/sloop Controle BRIKS / gevolgklasse 2 Bbl Controle BRIKS / gevolgklasse 3 Bbl Controle BRIKS categorie 1 Handhavingscontrole Hercontrole milieu Klachtbehandeling Preventieve controle mba Rapportageverplichting overig Toezicht vuurwerkevenementen Totaal (+ gemiddelden)
Milieu Bouw Milieu Bouw Milieu Bouw Bouw Milieu Milieu
Bouw Bouw Bouw Bouw Milieu Milieu Milieu Milieu Milieu Milieu
Totaal producten
Begrotingsactualisatie ODRA 2022
Kengetal 2022
Kostprijs 2022
13 4 14 1 10 9 23 22 11 8,3
€ 828 € 2.116 € 4.416 € 736 € 920 € 552 € 184 € 828 € 368 € 1.104 € 677 aandeel bouw aandeel milieu/alg 7,8
%
Taakveld
Programma 1. Vergunningverlening Advies omgevingskwaliteit Advies omgevingsvergunningen en meldingen mba Begeleiden initiatief BRIKS Begeleiden initiatief milieu Beoordelingen Bbl Juridische expertise vergunningen Omgevingsvergunning BRIKS cat 3 /gevolgklasse 3 Omgevingsvergunning complexe bedrijven ODRA Subtotaal
Bouw Milieu Bouw Milieu Bouw Algemeen Bouw Milieu aandeel bouw aandeel milieu/alg
Aantal uren Baten 2022 per 2022 dienst x 1.000
292 2.633 1.315 2.290 2.204 2.320 2.684 13.738 7.243 6.495
Programma 2. Toezicht en Handhaving Bestuursdwang uitvoeren Algemeen 250 Controle bestaande bouw en RO Bouw 4.312 Controle bodemsanering Milieu 5.808 Controle complex bedrijf Milieu 9.649 Controle graven in de bodem onder de IW Milieu 2.619 Handhavingsbesluit nemen Algemeen 10.316 Handhavingscontrole - PCH Milieu 670 Hercontrole milieu - PCH Milieu 1.410 Juridische expertise handhaving Algemeen 4.990 Keten- en data gedreven toezicht - PCH Milieu 795 Klachtbehandeling - PCH Milieu 2.028 Preventieve controle mba - PCH Milieu 657 Projectcontrole Milieu 2.504 Rapportageverplichting EPRTR Algemeen 1.101 Rapportageverplichting overig - PCH Milieu 1.572 Rapportbehandeling bedrijfsmelding en melding ongewoon voorval Milieu 1.464 Transportcontrole Milieu 250 Subtotaal 50.395 aandeel bouw 4.312 aandeel milieu/alg 46.083 Programma 3. Advies Adviesrapport leefomgeving Milieu 9.642 Afhandeling Woo-verzoeken Algemeen 465 Beoordeling saneringsevaluatie Bouw 2.380 Meetadviesrapport leefomgeving Milieu 8.255 Meten luchtkwaliteit langs wegen Milieu 2.168 Subtotaal 22.910 aandeel bouw 2.380 aandeel milieu/alg 20.530 Programma 5.
Algemeen en Projecten Beleids- en bestuursondersteuning Algemeen 2.745 Detachering Algemeen 1.556 Faciliteren participatietraject Milieu 1.876 Partnerspecifieke werkafspraken Algemeen 1.046 Programma- en projectmanagement Algemeen 16.443 Programma- en projectmedewerking Algemeen 14.750 Strafrecht - PCH Milieu 600 Subtotaal 39.015 aandeel milieu/alg 39.015 Totaal uren 126.058 aandeel bouw 13.935 aandeel milieu/alg 112.123 *) de vergelijking met de realisatie 2021 ontbreekt vanwege de de implementatie van de PDC 2022 **) inclusief externe communicatie (aandachtsbedrijven) ***) inclusief kennisontwikkeling en omgevingsscans (aandachtsbedrijven)
pag. 15
%
€ 27 € 242 € 121 € 211 € 203 € 213 € 247 € 1.264 € 666 € 598
2% 19% 10% 17% 16% 17% 20% 100% 53% 47%
€ 23 € 397 € 534 € 888 € 241 € 949 € 62 € 130 € 459 € 73 € 187 € 60 € 230 € 101 € 145 € 135 € 23 € 4.636 € 397 € 4.240
2% 31% 42% 70% 19% 75% 5% 10% 36% 6% 15% 5% 18% 8% 11% 11% 2% 100% 9% 91%
€ 887 € 43 € 219 € 759 € 199 € 2.108 € 219 € 1.889
70% 3% 17% 60% 16% 100% 10% 90%
€ 253 € 143 € 173 € 96 € 1.513 € 1.357 € 55 € 3.589 € 3.589 € 11.597 € 1.282 € 10.315
20% 11% 14% 8% 120% 107% 4% 100% 100% 11% 89%
Bijlage 3; Gezamenlijke diensten en projecten en materiele baten Omschrijving gezamenlijke dienst
Gezamenlijke programma's en projecten
realisatie 2021
init. begr. 2022
Piketdienst
56,0
107,0
106,9
alle partners
Strafrecht
178,7
147,2
147,2
alle partners
Energie
Keten- en data gedreven toezicht
91,1
152,3
170,9
alle partners
Energie label C
Keten- en data gedreven toezicht
39,1
143,9
110,4
alle omgevingsdiensten
EPBD3
alle partners
Circulariteit
Thema
x € 1.000
act. begr. toelichting 2022
Klantadvisering
milieu
6,8
65,4
65,3
Klantadvisering
bouw
396,9
368,0
368,0 bouw partners
133,7
81,2
167,3
alle partners
7,5
alle derden
100,0
100,0
alle partners
22,9 gem. partners
Beheer zones, kaarten en data Beheer zones, kaarten en data Gezamenlijke dienst innovatiebudget
93,3
vanaf 2022 bij Beheer zones, kaarten en data
36,9
nvt
1.318,2 335,8
312,9
Totaal gezamenlijke diensten
1.551,4
1.654,0
1.579,4
*) Zie tabel ….
1.266,5
138,0 pm
Ondermijning
64,1
562,6
138,0
pm
Omgevingswet
RVMK
988,8
194,2
83,0
46,0
46,0
234,7
128,8
128,9
Programma Ondermijning:
23,0
Gezamenlijk deel projecten *)
act. begr. 2022
Programma Omgevingswet:
22,4
Subtotaal
init. begr. 2022
Programma Duurzaamheid:
Gezamenlijke dienst voor algemeen deel van de projecten GUOV ORM
realisatie 2021
x € 1.000
50,6
23,0
Subtotaal
562,6
335,8
312,9
Overige gezamenlijke diensten *)
988,8
1.318,2
1.266,5
1.551,4
1.654,0
1.579,4
Totaal gezamenlijke diensten *) Zie tabel ….
Uitbesteed complexe VV
Baten per klant x € 1.000 Arnhem Lingewaard Overbetuwe Provincie Regulier Provincie Complexe Handhaving Provincie Aandachtsbedrijven Rheden Zevenaar Subtotaal partners
Out of pocket
5 21 14
30 96
340 40
40
380
527
214
7 14 60
87
60
87
Totaal overige baten 35 117 14 214 45 42 7 14 487
45 42
Subtotaal derden Totaal klanten
Wabo, meetdienst en piket *)
bouw 30 96
pag. 16
algemeen
5 21 14 214 45 42
126
7 14 274
87
126
274
127
40
*) betreft Wabo (Arnhem en Lingewaard), meetdienst (provincie), piket en overige baten (derden)
Begrotingsactualisatie ODRA 2022
milieu
1 46.2 Raadsinformatiebrief managementbrief
Raadsinformatiebrief
Onderwerp Raadsinformatiebrief Managementbrief 2022 Adviseur Portefeuillehouder Datum
: Bedrijfsvoering (B. Pelgrum) : Financiën (S. Warmerdam) : 13 december 2022
Aan de Raad Inleiding Bijgaand treft u de managementbrief van de accountant, gericht aan het college. Daarin geeft de accountant de bevindingen en adviezen vanuit de interimcontrole in week 41. De bevindingen zijn tevens gedeeld met een vertegenwoordiging van raad, de controlecommissie op 15 november. Daarbij vindt ook het gesprek plaats over de wijze waarop het college en de organisatie gevolg geeft aan de adviezen en bevindingen van de accountant. Zodat bij eindcontrole voor de jaarrekening te komen tot een financieel getrouw beeld over (rechtmatig) bestede middelen. We adviseren u dit ter kennisgeving aan te nemen. Het college van burgemeester en wethouders,
Kees de Haas a.i., gemeentesecretaris
Ester Weststeijn, burgemeester
Pagina 1 van 1
1 46.2: Bijlage bij Managementbrief 2022 Rozendaal (w.g.)
Managementbrief 2022 Gemeente Rozendaal
Definitief 4 november 2022
Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Rozendaal
Bedankt voor uw vertrouwen
Doetinchem, 4 november 2022 324601/HdF/NK
Geacht College, Tot slot willen wij onze dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de prettige wijze van samenwerking.
Als onderdeel van de controle van de jaarrekening over het kalenderjaar 2022 van uw gemeente hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Naar aanleiding van deze controle ontvangt u onze bevindingen en aanbevelingen. Deze zijn bedoeld als constructieve input voor de organisatie en het College als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van uw organisatie. Met een hebben we aangegeven dat de opvolging van deze aanbeveling noodzakelijk is vanuit onze accountantscontrole.
Met vriendelijke groet,
Wij hebben de interimcontrole verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder andere dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het College. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Vanaf 2022 zal de accountant een nadere toelichting geven in de controleverklaring inzake de betrokken frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn/haar controleopdracht.
2
Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA
Inhoudsopgave
Waar bent u naar op zoek?
1. Kernpunten
2. Aandachtspunten Raad
3. Algemene beheersing
4. Beheersing processen
5. Aandachtspunten jaarrekening
6. Ontwikkelingen wetgeving
7. Afsluiting
3
Kernpunten
Samenvatting
Onze kernpunten Top 3 risico’s Strategie en risicoanalyse U wil graag een zelfstandige gemeente blijven. Er wordt geïnvesteerd in energie en klimaat. Burgerparticipatie staat centraal. U investeert in de bedrijfsvoering in informatietechnologie, projectgericht werken en personele ontwikkeling.
Algemene beheersing en planning en control De financiële administratie en de planning en control is ingericht en is bij. Bijzondere aandacht is nodig voor noodzakelijke verantwoordings- en controleinformatie voor de uitbestede diensten en voor de continuïteit van de IT.
1. Lumpsum financiering jeugdzorg Sommige contracten met de jeugdzorg zijn lumpsum gefinancierd. De contracten zijn onduidelijk over de wijze van afrekenen over 2022. Inzicht en duidelijkheid hierover is essentieel voor het opstellen van de jaarstukken.
2. Uitbestede diensten Het verzamelen van verantwoordings- en controle-informatie van de Connectie en de gemeente Rheden vraagt ook bijzondere aandacht. Deze is belangrijk voor het zeker zijn van de juiste en volledige (controle)informatie voor de jaarrekening.
Fraude en continuïteit in controleverklaring Over 2022 rapporteren wij in de controleverklaring over fraude en continuïteit. U bent bezig met een fraudeanalyse.
3. Europese aanbestedingen
Mandatering
De juiste toepassing van de Europese regels is nog niet gebeurd. Deze wordt nog uitgevoerd. Er is een (gering) risico op het onjuist toepassen van deze regels.
Het mandateringsbesluit is aan actualisatie toe. De budgethoudersregeling is actueel.
Rechtmatigheidsverantwoording 2023 De voorbereiding voor de rechtmatigheidsverantwoording is net gestart en vraagt nog de nodige aandacht om op tijd klaar te zijn. 5
Aandachtspunten Raad
Van de Raad hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Stand van zaken voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording In de voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording onderscheiden wij een aantal stappen. Bij de gemeente Rozendaal staat de voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording nog in de kinderschoenen. Enerzijds zijn de werkzaamheden niet dusdanig omvangrijk gezien de omvang van de organisatie, anderzijds laat de capaciteit intern onvoldoende toe om de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording te leggen. Wij adviseren u extern in te huren om de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording op te zetten (aanpassing formele documenten, intern controleplan, eerste jaar uitvoering en rapportage) en (mogelijk) ook jaarlijks extern uit te laten voeren. Stap 1. Aanpassing interne regelgeving (verordeningen) Als gevolg van de wetswijziging dienen een aantal documenten te worden aangepast waarin wordt gerefereerd aan de inrichting van de interne en accountantscontrole. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording door het College en het oordeel van de accountant dat zich vanaf 2023 beperkt tot getrouwheid, inclusief het oordeel over de opgestelde rechtmatigheidsverantwoording, worden gesplitst.
De aanpassing zal zich voordoen in de volgende documenten: - De financiële verordening - De controleverordening - Het controleprotocol Wij adviseren u deze aanpassingen met ingang van 1 januari 2023 door te voeren. U kunt hierbij de modelverordeningen van de SDU als leidraad gebruiken zodra deze zijn gepubliceerd.
7
Van de Raad hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Stand van zaken voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording Stap 2. Intern controle plan Om de rechtmatigheidsverantwoording een juiste basis te geven is het raadzaam voorafgaand aan de werkzaamheden een intern controleplan op te stellen waarin onder meer aangegeven wordt: - Het theoretisch kader van de verbijzonderde interne controle; - Welke processen worden onderkend en de daarbij behorende risico’s; - Wie is verantwoordelijk voor welk proces; - Wat zijn de hoofdlijnen van de interne controle per proces; - Wie is eindverantwoordelijke voor de verbijzonderde interne controle; - Wie voert de verbijzonderde interne controle uit, wanneer en wat is de organisatorische positie van de interne controleur; - Wat zijn de communicatielijnen over de bevindingen; - Hoe wordt de opvolging van de bevindingen/aanbevelingen bewaakt. Wij adviseren u dit plan op te stellen en door het College te laten vaststellen. Verder adviseren wij u, op basis van de landelijke richtlijnen voor de rechtmatigheidsverantwoording, de volgende interne controles aan het intercontroleplan toe te voegen: - Die op het intern inkoopbeleid; - Die op de overschrijdingen op de drempel van het schatkistbankieren en de renterisiconorm; - Die op de naleving van het beleid van Misbruik en Oneigenlijk gebruik. 8
Van de Raad hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Stand van zaken voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording Stap 3. De uitvoering van de verbijzonderde interne controle De uitvoering van de verbijzonderde interne controle is nog niet formeel belegd. Voor de uitbestede taken aan de Connectie en Rheden blijft Rozendaal verantwoordelijk. De daarvoor uit te voeren werkzaamheden kunnen deels worden uitgevoerd door de betreffende organisaties. Wij adviseren u voor de uitvoering per proces in beeld te brengen wie wat zal gaan doen en dat met de organisaties af te stemmen en onderdeel te maken van de dienstverleningsovereenkomst. Voor de uitvoering is het van belang toetspunten op basis van het proces en het normenkader te bepalen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van software applicaties. Wij adviseren u vooraf te bepalen hoe de vastlegging van de verbijzonderde interne controle zal worden ingezet. De verbijzonderde interne controle van het sociaal domein (WMO, Jeugd, PW) zal door Rheden worden uitgevoerd. Wij adviseren u hiervoor een actualisatie in de dienstverleningsovereenkomst op te nemen waarin de afspraken zijn vermeld over: - Waarvoor is Rheden precies verantwoordelijk en op welke termijn? - Welke informatie levert zij aan Rozendaal op? - Hoe kan Rozendaal de uitgevoerde verbijzonderde interne controle beoordelen?
9
Van de Raad hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Stand van zaken voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording Stap 4. Communicatie van de bevindingen De hoofdlijnen van de uitgevoerde werkzaamheden, de voortgang en de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle zullen periodiek gerapporteerd worden aan de organisatie, de gemeentesecretaris en het College. Wij adviseren u de rapportage lijnen en termijnen te bepalen en deze in 2023 in en uit te voeren.
10
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 2. Stand bestemmingsreserves en voorzieningen Bevindingen Deze vraag beantwoorden wij in het accountantsverslag in het voorjaar van 2023 omdat op 31 december 2022 de actuele standen van de reserves en voorzieningen bekend zijn.
11
Algemene beheersing
Algemene beheersing
Meerdere aspecten van beheersing Tijdens onze interimcontrole controleren wij de interne beheersing binnen uw organisatie. Wij geven hier ons beeld van de algemene beheersing met onder meer de planning & control cyclus, geven de ontwikkelingen weer en rapporteren over de ontwikkelpunten. Voor 2022 willen wij u graag mee nemen in onze beschouwingen van uw strategie in relatie tot de risico analyse.
Strategie en
Ons beeld van de algemene beheersing
risico analyse
Mandatering in de organisatie
ICT
Aanvullend op onze controle hebben we een onderzoek gedaan naar de mandatering in uw organisatie.
Richting de rechtmatigheidsverant woording
Rapporteren over duurzaam ondernemen
13
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing Ons beeld van uw organisatie De interimcontrole 2022 heeft laten zien dat de (door)ontwikkeling op de kwaliteit en inhoud verder ingezet is. De organisatie en werkwijzen worden verder gemoderniseerd en gestructureerd. De opgave voor het beperkt aantal personeelsleden is groot. De organisatie kenmerkt zich door de informele cultuur.
Wij adviseren u de dienstverleningsovereenkomst voor de lokale heffingen ook uit te breiden met de gewenste verantwoordings- en controle-informatie.
Voor wat betreft de algemene beheersing blijft het belangrijk om de uitbestede diensten goed te blijven beheersen. De gemeente Rozendaal heeft meerdere taken aan andere partijen uitbesteed. Daarmee bent u een regiegemeente. Een regiegemeente blijft wel altijd zelf verantwoordelijk voor een correcte uitvoering. De uitvoerende partijen moeten overtuigd worden van de gewenste kwaliteit van de dienstverlening aan Rozendaal en de daarbij naar verhouding behorende lasten en oplevering van resultaten. Deze ontwikkeling is in gang gezet.
De uitvoering van delen van de ICT door de Connectie, zal in 2023 worden ontvlochten en volledig in eigen beheer overgaan.
Wij adviseren u de Connectie te vragen over 2022 een ISAE 3402 type 2 verklaring met betrekking tot de lokale heffingen aan u te verstrekken.
• Uitbesteding aan Rheden De uitvoeringstaken in het Sociaal Domein, zoals de WMO, Jeugd en Participatiewetzijn zijn aan Rheden uitbesteed. De dienstverlening vanuit Rheden is gebaseerd op een dienstverleningsovereenkomst uit 2015. Deze en de bijbehorende prijsafspraken zijn aan actualisatie toe. De gesprekken hierover zijn al enige tijd gaande.
• Uitbesteding aan De Connectie Vanaf 2020 is de financiële administratie uitbesteed aan de Connectie. De afspraak is dat de Connectie jaarlijks een ISAE3402 Type 2 verklaring zou verstrekken met betrekking tot de financiële administratie. Dit is een waarmerk voor de juiste opzet, het bestaan en de werking van financiële processen. De afspraak is dat deze over 2022 wordt geleverd. Voor de lokale heffingen, die worden opgelegd door de Connectie, zijn voor de dienstverlening inhoudelijke afspraken gemaakt. In de dienstverleningsovereenkomst zijn geen afspraken opgenomen over de benodigde verantwoordings- en controle-informatie.
Bij het actualiseren adviseren wij u duidelijke afspraken te maken over de inhoudelijke dienstverlening en de te ontvangen verantwoordings- en controleinformatie. Verantwoordingsinformatie heeft de meeste waarde indien deze wordt gewaarmerkt door de accountant van Rheden.
14
Wij adviseren u een gewaarmerkte SiSa-verantwoording voor de Participatiewet op te laten stellen en een separate gewaarmerkte verantwoording voor de WMOen jeugdzorglasten.
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing • Integriteit
• Normenkader 2022
De integriteit van personeel heeft de aandacht. De indiensttreding van een personeelslid is geformaliseerd met het afleggen van de ambtseed in het bijzijn van alle personeelsleden en het College. Hierbij is het gesprek over integriteit gevoerd.
Het normenkader over 2022 is nog niet geformaliseerd. Wij adviseren u het normenkader 2022 voor 31 december expliciet te laten vaststellen door de Raad en compleet te maken met de ontbrekende wet- en regelgeving.
Wij adviseren u de ingehuurde medewerkers een separate geheimhoudingsverklaring en integriteitsverklaring te laten ondertekenen.
• Urenregistratie Sinds 2021 is de ambtelijke verantwoording van de urenbesteding niet meer verplicht gesteld. De onderbouwing voor het mengpercentage voor de BTW en de kostendekkendheid van leges kan worden gemaakt door ervaringen uit het verleden. Ons advies om incidenteel voor specifieke processen - waarvoor dit echt noodzakelijk is - de tijdbesteding in beeld te brengen.
• Wet inburgering, energietoeslag en Oekraïne gelden Deze nieuwe regelingen zijn in 2022 ingevoerd. De uitvoering is voor al deze regelingen aan de gemeente Rheden gemandateerd. Hiervoor zijn geen schriftelijke afspraken opgesteld. Waar van toepassing wordt aansluiting gezocht bij de bestaande dienstverleningsovereenkomst, maar deze is niet afdoende voor alle nieuwe regelingen.
Het verlof wordt geregistreerd in Youforce.
De verantwoording van de wet Inburgering en de Oekraïnegelden dient aan het einde van het jaar opgenomen te worden in de SiSa-bijlage in de jaarrekening.
Op basis van de – aangepaste - voorschriften van het BBV bent u verplicht voor eventueel opgebouwd spaarverlof – als er een overeenkomst is - een voorziening te treffen.
Wij adviseren u tijdig de omvang van deze regelingen in beeld te brengen zodat we kunnen beoordelen welke controlewerkzaamheden hierop uitgevoerd dienen te worden.
• Informatie budgethouders Door de faciliteiten van de Connectie hebben budgetbeheerders en budgethouders rechtstreeks inzicht op de gerealiseerde lasten ten opzichte van de beschikbare budgetten. In 2022 blijkt dat steeds meer gebruik wordt gemaakt van deze digitale ontsluiting van informatie.
Ook deze adviseren wij u in een dienstverleningsovereenkomst vast te leggen.
15
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing • ICT en continuïteit
De gemeente beschikt over een eigen serverruimte. Hierin zijn de minimale maatregelen genomen voor de continuïteit van de gegevensverwerking. Echter is er geen redundantie in de maatregelen. Wanneer 1 maatregel uitvalt, kan dit gevolgen hebben voor de continuïteit en kwaliteit van de informatie.
Een deel van de It taken is ondergebracht bij de Connectie, een ander deel wordt geleverd via individuele contracten met leveranciers. Er is een traject in gang gezet om de ICT verder op orde te brengen. De ontvlechting van de leveringen bij de Connectie is daar onderdeel van.
In geval van een mogelijke storing is onvoldoende inzichtelijk welke maatregelen te nemen. Dit kan de continuïteit van bedrijfsvoering en gegevensverwerking schaden.
De gemeente beschikt niet over een continuïteitsplan. Het is niet duidelijk welke maatregelen door alle IT-dienstverleners zijn getroffen voor het voorkomen of beperken of oplossen van verstoringen.
Wij onderschrijven het belang van het traject om de ICT op orde te brengen en adviseren u de continuïteit de ICT en daarmee van de dienstverlening te borgen.
Eventuele uitwijk- en recoveryprocedures zijn, voor de processen waarop men invloed heeft, niet beschreven.
16
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing Planning & control cyclus
• Tussentijdse informatievoorziening
De planning & control cyclus vormt de basis van uw beheersorganisatie en geeft u inzicht in wat uw organisatie wil bereiken en in welke mate u dat heeft bereikt.
• Begroting
De raad wordt gedurende het jaar in de financiële ontwikkelingen via 3 tussenrapportages over de voortgang geïnformeerd. Hierin worden financiële afwijkingen toegelicht. In de rapportages wordt geen informatie gegeven over eventuele risico’s die ontstaan door het anders of niet uitvoeren van beleid. Afgelopen jaar is overwogen een toelichting op de voortgang van de vraag ‘wat willen we bereiken’ toe te voegen. Dit advies uit de managementbrief 2021 is niet overgenomen.
Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting. Wij hebben de begroting 2022 aan deze regels getoetst. Wij hebben vastgesteld dat deze in de basis aan de voorschriften uit het BBV voldoet.
In 2022 is de informatie beperkt tot 2x een tussenrapportage waarbij de eerste is verschenen in juni/juli 2022. Een tweede tussenrapportage zal in het vierde kwartaal komen.
De begroting is tijdig bij de provincie ingediend.
•
De begroting voor 2022 laat een positief saldo van € 51.000 zien. Voor de komende jaren is ook sprake van een jaarlijks overschot van tussen de € 19.000 tot € 88.000.
Over de jaarrekening rapporteren wij in ons accountantsverslag.
In de begroting is geen rekening gehouden met de hoge inflatie van 2022. Wel is een waarschuwing opgenomen voor extra lasten als gevolg van de uitvoering van het coalitie akkoord.
De grondexploitatie de Del zal in 2022 worden afgerond. Er zijn vooralsnog geen voornemens nieuwe grondexploitaties te openen.
Hierbij maakt u gebruikt van diverse instrumenten. Enerzijds om de doelstellingen te bepalen en vast te leggen en anderzijds om de voortgang en realisatie te monitoren. De doelstelling is om tijdig bij te kunnen sturen, zodat de doelen gehaald worden.
•
17
Jaarrekening Grondexploitaties
Algemene beheersing
Strategie en risicoanalyse
- Afgelopen jaar zijn de kadernota en de begroting opgebouwd vanuit de organisatie. Deze ontwikkeling wordt verder vertaald naar een uitwerking van de begroting in werkprogramma’s en naar taken van de medewerkers. Er worden ontwikkelgesprekken gevoerd met het personeel waarbij ontwikkeling een prominente plaats krijgt. Het opdrachtgeverschap en de opdrachtnemersrol van personeelsleden wordt in de komende periode nog verder uitgewerkt. - Voor grotere opgaven, projecten worden projectplannen opgesteld met een standaardindeling. Hiermee wordt voorafgaand aan de start een helder en overzichtelijk beeld gegeven van mogelijke risico’s en de planning.
Ontwikkelingen in de samenleving Er is onrust in de samenleving. Als gevolg van de stikstofproblematiek, de boerenprotesten, asielzoekers, de energiecrisis, de naweeën en opnieuw een dreigende Corona-epidemie, personeelstekorten, materiaaltekorten, de inflatie en rentestijgingen en het wantrouwen in de politiek. Met als verwachting van experts dat 2026 het ravijnjaar zal zijn. Van uw organisatie wordt daarom creativiteit gevraagd. Voor een hogere productiviteit, keuzes te maken in wat wel en wat niet te doen en daarmee ambities passend op deze ontwikkelingen te formuleren en bij te stellen, binnen de mogelijkheden.
Fraude en integriteit De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude ligt bij het College. Daarom is het belangrijk om beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik te formuleren en een fraudeanalyse op te stellen. Wij adviseren u de concept fraudeanalyse voor het einde van 2022 te completeren.
Het coalitieakkoord is gevoed met de wens als zelfstandige gemeente te kunnen blijven voortbestaan. Er zal worden geïnvesteerd op energie en klimaat. De modernisering van de dienstverlening is in gang gezet en zal nog verder worden uitgewerkt. Burgerparticipatie staat centraal.
Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Zijn in de organisatie voldoende maatregelen getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen? De keuzes die een gemeente maakt in de uitwerking van de beheersmaatregelen kan worden vastgelegd in een nota inzake het beleid op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid).
Ontwikkelingen in de organisatie Uw organisatie is in ontwikkeling. U wil de organisatie klaar maken voor de toekomst. Daarom heeft u de volgende acties in gang gezet: - In het verlengde van de duurzaamheidsopgave uit het coalitieakkoord is onderzoek uitgevoerd naar de verduurzaming van het gemeentehuis. Overgang naar flexibele werkplekken past in deze ontwikkeling.
Het is overigens niet verplicht om voor het voeren van het M&O-beleid een overkoepelende nota vast te stellen, maar wij adviseren dat wel te doen. 18
Algemene beheersing
Strategie en risicoanalyse Fraude
Continuïteit
Wij zijn vanaf dit controlejaar 2022 verplicht om in onze controleverklaring te rapporteren over de werkzaamheden die wij hebben verricht op het gebied van fraude. Deze verplichting is er voor alle wettelijke controles, waaronder gemeenten. Voor gemeenschappelijke regelingen is deze niet verplicht, maar zullen wij hierover wel rapporteren.
Wij zijn vanaf dit controlejaar 2022 ook verplicht om bij alle wettelijke controles en dus ook gemeenten in de controleverklaring over de continuïteit van een organisatie te rapporteren. Voor gemeenten is er een vangnetregeling, artikel 12 van de gemeentewet. Dit artikel zorgt voor een collectieve verantwoordelijkheid van de gemeenten voor elkaar en wordt door de gemeenten zelf gefinancierd.
De gebruikers van de jaarrekeningen hebben aangegeven hieraan behoefte te hebben: Bestuurders en burgers willen vaak weten welke werkzaamheden de accountant verricht op het gebied van fraude bij de controle van een jaarrekening. Zij hebben behoefte aan meer transparantie op deze gebieden.
Voor uw organisatie zullen wij in dit kader in de controleverklaring met name aangeven hoe aspecten van de continuïteit zich kwalificeren, zoals: • Het proces van risico-inschatting; • De omvang van het beschikbare weerstandsvermogen; • De uitkomsten van het toezicht van de provincie.
De rapportering over de werkzaamheden van de accountant komt dus tot uitdrukking in de controleverklaring. De op te nemen tekst is vormvrij. De beroepsgroep voor accountant adviseert het volgende op te nemen in de controleverklaring over fraude: • de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle van de accountant; • een verwijzing naar toelichtingen in de jaarrekening; • een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden van de accountant; • een indicatie van de uitkomst van die werkzaamheden van de accountant; • belangrijke waarnemingen van de accountant; • of een combinatie van bovenstaande elementen.
In de managementbrief van 2021 zijn wij nader ingegaan op het bepalen van de risico’s, het beschikbare weerstandsvermogen en de weerstandsratio. Ons advies om de bepaling van de risico’s in gezamenlijkheid op te pakken is het afgelopen jaar opgevolgd.
19
Algemene beheersing
Mandatering
Vertaling naar budgethoudersregeling
Bevoegdheden binnen uw organisatie
•
Dagelijks worden in uw gemeente vele besluiten genomen door het College of de burgemeester. Het behoeft geen betoog dat het ondoenlijk is om al deze besluiten door deze bestuursorganen zelf te laten nemen. Om die reden wordt veel gebruik gemaakt van de mogelijkheden om ambtenaren de besluiten namens de bevoegde bestuursorganen te laten nemen of te ondertekenen (mandaat). Als de besluitvormingsbevoegdheden geheel worden overgedragen aan een gemeenschappelijke regeling is sprake van delegatie.
Er is een budgethoudersregeling opgesteld. Daarin is 1 budgethouder aangewezen, de gemeentesecretaris en daarnaast budgetbeheerders. Alle facturen worden door een budgetbeheerder geautoriseerd. Facturen groter dan € 1.000 worden mede door de budgethouder geautoriseerd. De budgethoudersregeling is niet te koppelen aan de huidige mandaatregeling omdat deze toe is aan een actualisatie.
Bij onze interimcontrole hebben wij de mandaatregels, eventueel ondermandaat en een mogelijke vertaling naar een budgethoudersregeling beoordeeld. Hieruit komt het volgende naar voren.
•
Mandatering en ondermandaat
De huidig geldende mandaatregeling behoeft een actualisatie. In de bijlage van de mandaatregeling is een ondermandaatregeling opgenomen met een nadere uitwerking van de hoofdlijnen. Wij adviseren u de mandaatregeling te actualiseren met daarin: Een vermelding van functies zoals deze in de huidige organisatie bestaan. Een vermelding van de mandaten inzake het sociaal domein. Wij adviseren u daarnaast de mandaatregeling op overheid.nl te publiceren.
20
Beheersing processen
Inzicht in de ontwikkeling van de aanbevelingen In de komende pagina’s nemen wij u mee in de bevindingen in de processen, de risico’s en de aanbevelingen. De risico’s met grootste impact worden als eerste getoond.
Aanbevelingen Voor de risico’s waar directe gevolgen zijn voor de jaarrekening wordt dit separaat vermeld en aangeduid met dit teken:
In onze vorige rapportages hebben wij diverse aanbevelingen gedaan om de risico’s beter te beheersen. Bij onze controle hebben wij de opvolging van de aanbevelingen vastgesteld. In komende pagina’s geven wij per bevinding de voortgang van deze aanbevelingen weer. Het jaartal van ontstaan is per bevinding opgenomen. De kleuren geven de status van de opvolging weer: Legenda De organisatie heeft het advies opgevolgd en afgerond. De organisatie volgt het advies op. Het is onderhanden. Er is nog geen actie ondernomen. Het betreft een nieuwe aanbeveling. De organisatie gaat het advies niet opvolgen.
22
Top 3 risico
1. Lumpsum financiering jeugd Aanbeveling
Bevinding
Wij adviseren u de inhoud van de contracten te beoordelen op de verantwoordingsinformatie.
Vanaf 2022 zijn een aantal zorgaanbieders voor de jeugdwet gecontracteerd met lumpsum-contracten.
Wij adviseren u tijdig met Rheden in overleg te treden over de oplevering van de noodzakelijke informatie om de onzekerheid over de geleverde prestatie te reduceren.
De afspraken inzake de verantwoordingsinformatie zijn niet in beeld.
Risico
Gevolgen jaarrekeningcontrole
Door het ontbreken van verantwoordingsinformatie over de geleverde prestatie ontstaat mogelijk een onzekerheid in de juistheid van de lasten voor de jeugdzorg. Gezien het belang dat hiermee gepaard gaat, is er mogelijk sprake van een effect op het oordeel in de controleverklaring.
Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij de opgeleverde verantwoordingsinformatie beoordelen.
23
Top 3 risico
2. Beheersing uitbestede diensten Bevinding
Risico
De gemeente Rozendaal is een regiegemeente, waarbij zoveel mogelijk taken door andere partijen worden uitgevoerd. Dit vraagt om eenduidige contractuele afspraken waarin onder meer de verantwoordelijkheden zijn belegd, maar ook de informatieverstrekking en de controle. In de contracten met beide partijen is de interne controle te beperkt geregeld. De volgende processen zijn aan de Connectie uitbesteed: - De financiële administratie - De salarisadministratie - De lokale heffingen - Delen van de ICT
Door het ontbreken van controle op de uitgevoerde werkzaamheden ontstaat een risico op een onjuiste en inefficiënte uitvoering.
Aanbeveling Wij adviseren u de interne controle op de PW, WMO en jeugd en de wet inburgering bij de gemeente Rheden op te vragen, inclusief de onderliggende documenten en de toetsingspunten. Wij adviseren u een ISAE 3402 Type 2 verklaring op te vragen bij de Connectie over de processen financiële administratie, salarisadministratie, lokale heffingen en ICT. Deze verklaring geeft een oordeel over de opzet, het bestaan en de werking van deze processen.
Er is over 2022 nog geen waarborg ontvangen voor de juiste opzet, het bestaan en de werking van deze processen.
Gevolgen jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij de uitgevoerde interne controle op de uitvoering van de Participatiewet, WMO en jeugd en wet inburgering nader beoordelen.
De volgende processen zijn uitbesteed aan de gemeente Rheden: - De WMO en Jeugd - De Participatiewet - De wet inburgering
Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij nadere aansluitingen maken inzake de baten en lasten op basis van de subadministratie met de boekhouding voor de salarisadministratie en de lokale heffingen.
Er is door gemeente Rheden nog geen interne controle over deze processen uitgevoerd.
Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij de ISAE-verklaring van de financiële administratie nader beoordelen.
24
Top-3 risico
3. Naleving Europese aanbestedingsregels Bevinding
Aanbeveling
Het proces van aanbesteden is bij de budgethouder belegd. Er is een contractenregister als een signaleringsmiddel ingericht. Er zijn verder geen preventieve controlemaatregelen ingericht om het risico dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan te voorkomen.
Wij adviseren u een centraal archief aan te leggen voor de registratie van alle contracten en daarbij het contractenregister volledig te maken. Wij adviseren u de tussentijdse analyse van 2022 gereed te maken op de gevolgde inkoopprocedures.
Gevolgen jaarrekeningcontrole
Risico
De naleving van de aanbestedingsregels dient aanvullend achteraf te worden vastgesteld. Wij zullen deze aanvullend controleren.
Door het ontbreken van een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en is sprake van een onrechtmatigheid.
Follow-up In het contractenregister zijn de grootste contracten opgenomen, maar deze blijkt nog niet volledig. Een aantal contracten zijn (digitaal) niet beschikbaar. Het compleet maken van het register heeft op dit moment geen prioriteit. In de budgethoudersregeling is voorgeschreven dat alle bestellingen > € 15.000 voorgelegd dienen te worden aan het College van B&W.
25
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2022
Algemeen Overheid.nl (ML 2018)
Het treasurystatuut en de verordening op de rekenkamercommissie zijn niet op overheid.nl gepubliceerd.
Wij adviseren u de volledigheid van de publicaties op overheid.nl te toetsen.
Nog geen actie
Lokale heffingen Telling aantal objecten (ML 2020)
De oplegging en inning van de lokale heffingen is aan de Connectie uitbesteed. Rozendaal heeft in de voorgaande jaren periodiek het aantal objecten laten tellen om zo zeker te zijn van het volledig aantal opgelegde aanslagen.
Wij adviseren u afspraken te maken met de Connectie over de uitvoering van de periodieke telling.
Nog geen actie
Opbrengst bouwleges Juistheid tarieven (ML 2021)
De legesfacturen worden handmatig opgesteld aan de hand van tarieven die uit de verordening overgenomen zijn in Excel.
Wij adviseren u verbijzonderde interne controle uit te voeren op de doorberekende leges.
Nog geen actie
Opbrengst bouwleges Achterstand in facturatie (ML 2021)
Er heeft in 2022 tot op heden geen facturatie van de bouwleges plaats gevonden. Dit wordt onder meer veroorzaakt door werkdruk en een nog te ontvangen opgave van de welstandscommissie.
Wij adviseren u voor afsluiting van het boekjaar 2022 de facturatie volledig in te zetten.
Onderhanden
26
DMS zou hier een mogelijke oplossing voor kunnen zijn.
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2022
Inkopen Geleverde prestaties (ML 2019)
De rechtmatigheid van de facturen wordt onderbouwd door de levering van het goed of de dienst of de prestatie ten goede is gekomen aan de gemeente Rozendaal.
Wij adviseren u de mogelijkheden tot het koppelen van bewijsstukken van prestatielevering aan de factuur in overleg met de Connectie te onderzoeken.
Niet overgenomen
Tevens adviseren wij u een interne controle op de prestatielevering uit te voeren.
Onderhanden
Op de facturen wordt in de blokstempel geparafeerd voor levering door degene die de goederen besteld heeft. De achterliggende documentatie wordt niet bij de factuur gevoegd. Er vindt geen interne controle plaats op prestatieleveringen. Door het ontbreken van functiescheiding tussen het bestellen van de goederen en het accorderen van de geleverde prestaties wordt het risico gelopen dat er geld uit te gemeente gaat zonder dat daar een rechtmatige prestatie tegenover staat.
Uit het onderzoek blijkt dat een koppeling bij de factuur niet mogelijk is.
Op basis van een steekproef zijn de onderbouwingen onderzocht. Dit heeft geleid tot een aantal vragen en een aantal ontbrekende documenten.
Door de hoge mate van soft controls en de intern korte lijnen is het risico beperkt.
27
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2022
Inkopen Crediteuren stamgegevens En betalingen
De Connectie is bevoegd tot het muteren van de crediteurenstamgegevens en het autoriseren van de betaallijst.
Wij adviseren u een data-analyse uit te voeren op de bankmutaties en hierbij te selecteren op wijzigingen in crediteurenstamgegevens, ronde bedragen, betalingen in het weekend enzovoort.
Nog geen actie
(ML 2020)
Hierdoor ontstaat het risico dat er onterecht geld uit de gemeente Rozendaal verdwijnt. Dit risico wordt beperkt door de periodieke toetsing van alle individuele boekingen en de beoordeling van de betaallijsten op bijzonderheden.
Inkopen Betalingen (ML 2020)
De Connectie is bevoegd tot het verrichten van eenmalige betalingen buiten de workflow om. Hierdoor ontstaat het risico dat er onterecht geld uit de gemeente Rozendaal verdwijnt.
Wij adviseren u het saldo van het bankafschrift periodiek aan te sluiten met het saldo van de kolommenbalans.
Nog geen actie
Subsidie Verstrekking Tijdigheid (ML 2018)
Bij onze detailcontrole hebben wij geconstateerd dat het verzoek tot indienen van een subsidie (bij 1 van de 4 geselecteerde subsidies) te laat was. Hierdoor ontstaat het risico dat niet wordt voldaan aan de formele rechtmatigheid.
Wij adviseren u de tijdigheid van het indienen en het vaststellen van de subsidies te bewaken.
Onderhanden
Wij adviseren u ook de datum van de behandelingstermijn (8 weken) te tellen vanaf datum na ontvangst aanvraag tot vaststelling zoals dit in de verordening is vermeld. (in tegenstelling tot datum ontvangstbevestiging)
Onderhanden
In 2021 zijn diverse aanvragen verlaat als gevolg van de Corona-pandemie. De Raad heeft de aanvraagtermijn eenmalig verlengd tot 1 september 2021.
28
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2022
Subsidie verstrekking Tijdigheid (ML 2021)
Uit onze detailcontrole is gebleken dat een subsidie nog niet is uitbetaald, ondanks de onderliggende beschikking.
Wij adviseren u de tijdigheid van de betaling van de subsidies te waarborgen.
Onderhanden Invoering DMS
Uit onze detailcontrole is gebleken dat een subsidie over 2020 nog niet is vastgesteld. Er is geen aanvraag tot vaststelling aanwezig.
Wij adviseren u de tijdigheid van het (verzoek tot) vaststellen van de subsidie te waarborgen.
Onderhanden
Subsidie verstrekking Efficiency in proces (ML 2020)
Alle subsidies worden jaarlijks vastgesteld middels individuele collegevoorstellen. Door een bundeling in tijd en omvang kan efficiency ontstaan.
Daarnaast adviseren wij u de mogelijkheid ter onderzoeken naar digitalisering van het proces.
Onderhanden
Rabobank Bevoegdheid
De burgemeester is zelfstandig bevoegd tot het verrichten van betalingen op de Rabobank tot € 2,5 miljoen.
Wij adviseren u de bevoegdheid uit te breiden naar een 2e handtekening.
Nog geen actie
(ML 2021)
29
Invoering DMS
Invoering DMS
Aandachtspunten jaarrekening
Jaarrekening
Aandachtspunten opstellen jaarrekening
De CAO gemeenten biedt per 1 januari 2022 de mogelijkheid tot verlofsparen. Omdat er bij verlofsparen sprake is van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare zijn, dient hier een voorziening voor gevormd te worden.
Vooruitblik naar de jaarrekening Op basis van de beoordeling van de interne processen en controles vragen we aandacht voor de volgende punten bij de voorbereiding van de jaarrekeningcontrole.
•
Wij adviseren u tijdig de voorziening te berekenen op basis van het uurloon inclusief werkgeverslasten en de gespaarde uren.
SKN aanleverportaal
De op te leveren documenten voor de jaarrekeningcontrole vragen wij op via het SKN-aanleverportaal. Begin januari 2023 krijgt u hiervoor toegang.
•
•
Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de betreffende gemeente (zoals verordeningen). De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving.
Afronding verbijzonderde interne controle
Wij vragen uw aandacht voor het tijdig afronden van de verbijzonderde interne controle over 2022. Wij adviseren u de uitvoering van de verbijzonderde interne controle van alle geselecteerde processen af te ronden.
Wij adviseren u in de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening het normenkader toe te lichten, onder meer de datum waarop de Raad dit heeft vastgesteld.
Voor zover mogelijk adviseren wij u voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole de rapportages inzake de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle af te stemmen met de controller/het managementteam.
•
Normenkader 2022
Voorzieningen
Als gevolg van de wisselingen in het College van B&W vragen extra aandacht voor de volledigheid van de voorziening wachtgeld en de voorziening pensioen wethouders. 31
Aandachtspunten opstellen jaarrekening •
De notitie geeft in een stellige uitspraak aan dat er een verplichting is om een voorziening te vormen voor heffingen en rechten die opgelegd zijn bij burgers (afvalstoffen- en rioolheffing) en die niet besteed zijn. Dit is een voorziening o.b.v. artikel 44 lid 2 van het BBV. Hiervoor mag dus geen reserve riolering of afval worden gebruikt.
Wet Open Overheid
In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet Open overheid (Woo) wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
Het vormen van een voorziening voor groot onderhoud of vervangingsinvesteringen is niet verplicht, maar een keuze. Bij het vormen van een voorziening groot onderhoud (artikel 44 lid 1c BBV) moet er een actueel onderhoudsplan zijn dat maximaal 5 jaar oud is. Als dit plan er niet is of niet actueel is, moet deze voorziening omgezet worden naar een voorziening o.b.v. artikel 44 lid 2 en dus niet in een reserve.
Wij adviseren u hierover te rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering.
•
Single Information Single Audit (SiSa)
Ook in 2022 is een stijging van het aantal SiSa-regelingen te zien. Dit betreft de verantwoording inzake specifieke uitkeringen van het Rijk, oftewel de middelen die het Rijk heeft toegezegd, maar die niet vrij besteedbaar zijn.
Een voorziening voor vervangingsinvesteringen kan alleen gevormd worden als in het tarief gespaard wordt voor de vervangingsinvesteringen. Het gespaarde bedrag in de voorziening wordt in mindering gebracht op de investeringen. Over de restant boekwaarde wordt afgeschreven.
De wijze van verantwoorden van onder meer de inburgeringsgelden is afhankelijk van de wijze van uitvoering. Zijn de andere partijen voor de uitvoering gemandateerd of gedelegeerd ? Wie moet verantwoorden ?
We adviseren u de huidige reserves en voorzieningen voor afval en riolering te toetsen aan de nieuwe notitie lokale heffingen.
Wij adviseren u tijdig de te verantwoorden regelingen en de daarbij behorende indicatoren te beoordelen.
•
Jaarrekening
Lokale heffingen
De commissie BBV heeft een notitie Lokale heffingen uitgebracht met aanbevelingen en stellige uitspraken, geldig vanaf begrotingsjaar 2022. 32
Jaarrekening
Aandachtspunten opstellen jaarrekening •
Paragraaf Bedrijfsvoering
•
Oplevering De Connectie
De voorschriften in het Besluit Begroting en Verantwoording inzake de paragraaf Om zekerheid te krijgen over de uitbestede werkzaamheden is afgesproken het volgende te ontvangen van de Connectie: Bedrijfsvoering zijn ruim omschreven door ‘de stand van zaken in de bedrijfsvoering’. Zoals hiervoor aangegeven schrijft de kadernota rechtmatigheid - Financiele administratie: een ISAE 3402 Type 2 verklaring - Lokale heffingen: een aansluiting tussen de subadministratie en het grootboek. 2022 voor om in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting op te nemen over - Salarisadministratie: een aansluiting tussen de subadministratie en het niet-financiële onrechtmatigheden als gevolg van een overschrijding van het grootboek schatkistbankieren. Daarnaast adviseren wij u de verplichte verantwoording over het gevoerde integriteitsbeleid (ambtenarenwet art 4 lid 4) in de paragraaf Bedrijfsvoering toe te lichten.