Agendabundel

•

Oplevering Rheden Sociaal domein

De uitgevoerde interne controle op de processen van PW, WMO, jeugd en wet inburgering.

Planning De jaarrekeningcontrole is gepland in week 19 en 20.

33

Ontwikkelingen in de wetgeving

Ontwikkelingen

Wijzigingen wet- en regelgeving

Het deel van de wet dat rechten geeft aan volksvertegenwoordigers gaat direct per 1 juli 2022 in. Voor het andere deel (verplichtingen om bestaande gemeenschappelijke regelingen aan te passen, om zo scherpere afspraken te maken over bovenstaande punten) geeft de wet een implementatieperiode van twee jaar.

Uw organisatie heeft continu te maken met veranderende wet- en regelgeving. De komen periode zijn er veel wijzigingen die een groot effect hebben op uw organisatie. Wij brengen de volgende wijzigingen specifiek onder uw aandacht:

•

Aanpassing Wet gemeenschappelijke regeling

De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen is per 1 juli 2022 inwerking getreden. Doel van de wijziging is de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen te versterken, onder meer door het vergroten van de controlerende en kaderstellende rol van de raad.

Wij adviseren de bestaande regelingen te toetsen aan de nieuwe vereisten en de verplichte onderwerpen hierin op te nemen.

De wijzigingen zijn in 3 categorieën onder te verdelen: • Versterken positie raden bij besluitvorming (verruiming zienswijzen, introductie gemeenschappelijke adviescommissie, verplichte afspraken over participatie, actieve informatieplicht). • Aanvullende controlemiddelen voor raden (introductie gemeenschappelijk onderzoeksrecht, verduidelijking bevoegdheid lokale rekenkamers richting bestuur gemeenschappelijke regeling) • Verbeteren positie van raden m.b.t. het functioneren van de regeling (verplichte afspraken over evaluatie, aanscherping afspraken uittreding, betere aansluiting begrotingscyclus gemeenschappelijke regeling op gemeentelijke cyclus)

Door de afschaffing van de rekenkamerfunctie moet iedere gemeente een wettelijke rekenkamer krijgen. Hierdoor mogen raadsleden geen lid meer zijn van de lokale rekenkamer. Een verandering ten opzichte van de huidige wettelijke rekenkamer is dat een onafhankelijke ondersteuner niet verplicht is. Dit kan nu door het wetsvoorstel ook een medewerker van de griffie zijn. Deze wetswijziging gaat in per 1 januari 2023. Heel 2023 is een overgangsjaar, per 1 januari 2024 moeten dan alle gemeenten een wettelijke lokale rekenkamer hebben. Wij adviseren u de inrichting van de rekenkamerfunctie hierop aan te passen.

•

35

Wet versterking decentrale rekenkamers

Ontwikkelingen

Wijzigingen wet- en regelgeving •

Aanpassing taakvelden

De ontwikkelingen van de afgelopen jaren onderstreepten het belang van goede data in het sociaal domein. De landelijke indeling van de taakvelden op het gebied van WMO en jeugd is nu vrij grofmazig, waardoor vergelijken van gemeenten lastig is en trends moeilijk zijn te ontwaren. Vanaf 2023 worden in het landelijke model de taakvelden voor het sociaal domein (WMO en jeugd) verder verfijnd. Wij adviseren uw financiële administratie tijdig hierop in te richten.

•

Bouwbesluit kantoorpanden

In 2023 verbreedt de overheid de energiebesparingsplicht. Kantoorpanden van minimaal 100 m2 moeten vanaf 2023 verplicht energielabel C hebben. Het niet voldoen aan deze eis kan leiden tot een boete. Het gevolg is dat het pand niet meer als kantoor gebruikt mag worden. Voor het gemeentehuis is een uitzondering als gevolg van de monumentale status. Wij adviseren u een inventarisatie te verrichten op alle panden in eigendom van de gemeente, het gebruik en het energielabel.

36

Afsluiting

Afsluiting

Wij hebben de concept managementbrief besproken Afstemming Deze managementbrief is tot stand gekomen in overleg met en na afstemming met de betrokken ambtenaren en de wethouder. Deze brief wordt ter kennisgeving aan de controlecommissie verzonden.

Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}

{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA

38

Toegevoegde waarde

die bijdraagt aan uw duurzame succes

Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.

Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl

1 48.1 Raadsinformatiebrief financieel overzicht projecten.docx

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Financieel overzicht projecten Adviseur Portefeuillehouder Datum

: R. Berendsen : S. Warmerdam : 29 november 2022

Aan de Raad Inleiding In de vergadering van 5 juli 2022 is bij de behandeling van de jaarrekening in de commissie gevraagd om een financieel overzicht van de drie grote projecten (de Del, nieuwbouw IKC Dorpsschool en herontwikkeling de Steenhoek). Deze drie projecten kunnen in samenhang worden gezien omdat het voornemen was om voor de kosten voor de nieuwbouw van de Dorpsschool financieel te dekken uit de opbrengsten van de grondverkoop van de Del. Omdat de herontwikkeling van de Steenhoek alleen mogelijk was door de nieuwbouw van de Dorpsschool is er samenhang tussen de drie projecten. Wij hebben uw raad de afgelopen jaren op verschillende momenten op de hoogte gehouden van de (financiële) voortgang van de afzonderlijk projecten. Nu de drie projecten (nagenoeg) afgerond zijn is het ook een goed moment om dit overzicht aan u te presenteren. Voor dit financieel overzicht is gebruikt gemaakt van de volgende informatie. Zo is het overzicht van IKC Dorpsschool gebaseerd op het overzicht dat in september 2021 aan u is toegezonden waarin het financiële resultaat van het project de school is aangegeven. In dit overzicht is het taakstellend budget aangegeven en ook de aanvullende kredieten/uitgaven die betrekking hebben op de realisatie van de school.

Voor het project de Del is gebruik gemaakt van de meest recente cijfers uit de grondexploitatie De Del die op 13 december 2022 ter vaststelling aan uw raad wordt aangeboden. Voor het project de Steenhoek is in het overzicht gebruik gemaakt van de beschikbaar gestelde kredieten en de gerealiseerde opbrengsten. Op de volgende pagina van deze raadsinformatiebrief treft u het gevraagde overzicht aan.

Pagina 1 van 2

Overzicht IKC Dorpsschool Rozendaal Overzicht taakstellend budget (december 2018) Grondkosten (aankoop grond en aanpassingen infrastructuur) Bouwkosten Bijkomende kosten (leges, onderzoekskosten, aansluiting nuts) Losse inventaris gymzaal Voorbereidings- en begeleidingskosten Reservering (onvoorzien) Startkosten Af: Bijdrage Scholengroep Veluwezoom Subtotaal Aanvullende kredieten/uitgaven: Uitgaven herinrichting buitenterrein Aanvullende uitgaven verkeersmaatregelen Krediet Uitvoeringsplan communicatie en handhaving Mediation Partiële herziening bestemmingsplan Subtotaal

€ 905.000,€ 3.198.000,€ 85.000,€ 62.000,€ 650.000,€ 39.000,€ 31.000,- € 150.000,€ 4.820.000,€ 81.500,€ 57.500,€ 8.500,€ 4.000,€ 17.000,€ 168.500,-

Totaal € 4.998.500,NB1, in deze opstelling is planschade niet meegenomen. Op dit moment is hiervoor € 350.000,- aan krediet door de gemeenteraad beschikbaar gesteld. De definitieve kosten voor de afwikkeling van de planschade worden bekend als de besluiten onherroepelijk zijn. NB2 Krediet Uitvoeringsplan communicatie en handhaving en Partiële herziening bestemmingsplan zijn niet volledig besteed. Overzicht Steenhoek Kosten (sloop, ondersteuning selectie ontwikkelaar, bestemmingsplan) Opbrengsten grondverkoop Totaal Overzicht de Del Kosten Opbrengsten

€ 156.000,€ 822.000,€ 666.000,-

Totaal

€ 5.515.000,€ 9.945.000,€ 4.430.000,-

Totaal

€ 5.096.000,-

Het college van burgemeester en wethouders,

Kees de Haas a.i., gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 2 van 2

1 49.1 Raadsinformatiebrief Dienstverlening.docx

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Doorontwikkeling eerstelijns dienstverlening Adviseur Portefeuillehouder Datum

: A. Hartmans : E. Weststeijn : 6 december 2022

Aan de Raad Inleiding In 2021 is het project dienstverlening gestart, met het doel om de kwaliteit voor het eerstelijns contact tussen de inwoners, bedrijven of instellingen en de gemeente te onderzoeken en verbetervoorstellen te doen. De volgende uitgangspunten zijn daarbij leidend geweest: - We willen de kwaliteit van onze dienstverlening (verder) verbeteren ten behoeve van onze klanten. - We willen (beter) inspelen op (digitaal) gebruiksgemak voor onze klanten en aansluiten bij de ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen in digitale dienstverlening. - We willen (meer) maatwerk leveren voor onze klanten in het eerstelijns contact. - We willen ons personeel doelmatig inzetten. Dit project heeft geresulteerd in (1) een Visie op dienstverlening, die het college van B&W heeft vastgesteld op 6 december 2022. U treft de visie aan als bijlage. In aansluiting daarop is (2) het Kwaliteitshandvest geactualiseerd. Ook dit treft u aan als bijlage. Meest merkbare effect voor onze klanten – onze inwoners, bedrijven en instellingen – is (3) een aantal wijzigingen in onze dienstverlening, waaronder nieuwe digitale mogelijkheden, andere openingstijden in combinatie met werken op afspraak en de introductie van ‘huisbezoeken’ (service aan huis). De nieuwe afspraken treft u ter informatie in deze raadsinformatiebrief aan. Afbakening Centraal in deze brief staat de zg.

‘eerstelijns dienstverlening’. Daarmee wordt bedoeld: alle informatie- en klantvragen bij de balie Burgerzaken (identiteitsbewijzen, geboorteaangiften, opvragen VOG etc.), alle meldingen over de openbare ruimte, alle generieke informatieverzoeken over o.a. groen(onderhoud), ruimtelijke procedures en vergunningverlening (bijv. het opvragen van formulieren, informatie over het te volgen proces bij een vergunning- of subsidieaanvraag). Beoogd effect Doel is om onze eerstelijns dienstverlening (verder) te verbeteren en om in onze dienstverlening aan te sluiten op digitale en wettelijke ontwikkelingen op een wijze die passend is bij onze gemeente, waar persoonlijk contact en nabijheid hoog in het vaandel blijven staan. De afspraken in het bijbehorende Kwaliteitshandvest geven hier praktisch invulling aan. Deze afspraken maken helder wat onze klanten van ons mogen verwachten. 1. Visie op dienstverlening 1.1 De nieuwe visie op dienstverlening sluit aan bij de behoeften van onze klanten Behoeften van inwoners ten aanzien van hun eerstelijns contact met de gemeente veranderen in de loop van de tijd. Ook in Rozendaal wensen inwoners meer digitaal gebruiksgemak, bijvoorbeeld bij het maken van een afspraak, het aanvragen van producten of het doen van een melding. Vaak niet per se in plaats van de huidige dienstverleningskanalen, maar bij voorkeur in aanvulling daarop. De

Pagina 1 van 5

resultaten van de enquête dienstverlening die in het laatste kwartaal van 2021 is uitgevoerd, ondersteunen dit. Uw raad is hierover geïnformeerd in een raadsinformatiebrief (13 september 2022). De resultaten van de enquête zijn in de eerste helft van 2022 gebruikt bij het opstellen van de Visie op dienstverlening en bij de actualisatie van het Kwaliteitshandvest. Ook zijn de uitkomsten van de enquête gebruikt in de vormgeving en inrichting van de nieuwe gemeentelijke website. Deze is op 1 oktober 2022 ‘live’ gegaan. De nieuwe website vormt een randvoorwaarde voor de doorontwikkeling van onze digitale dienstverlening. Uw raad is hierover geïnformeerd in een raadsinformatiebrief (27 september 2022). 1.2 De visie op dienstverlening sluit aan bij wettelijke eisen rond digitale dienstverlening Eind 2021 en begin 2022 stelde uw raad kredieten beschikbaar voor de uitvoering van de projecten in de Digitale Agenda. Daarmee wordt planmatig en integraal het ‘informatiehuis’ van Rozendaal op orde gebracht en toekomstbestendig gemaakt. Wettelijke verplichtingen op het vlak van (digitale) openbaarheid, transparantie en digitale dienstverlening worden met de projecten in de Digitale Agneda ingeregeld. De nu voorliggende visie op dienstverlening sluit aan op deze wettelijke verplichtingen.

Met name de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer is van belang: deze wet regelt dat burgers en bedrijven hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen. Zij krijgen het recht om officiële berichten, zoals het aanvragen voor vergunningen/bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. Onze nieuwe website is zoals gezegd randvoorwaardelijk voor de implementatie van digitale dienstverlening. Enkele gebruiksfuncties en technische aspecten (e-formulieren, DigiD aansluiting en E-herkenning) die daarbij horen, zijn begin 2023 operationeel. 1.3 De Visie op dienstverlening gaat uit van een ‘Rozendaalse balans’ tussen ‘nabijheid en flexibiliteit’ In de visie staat het volgende centraal: “We willen een betrokken en nabije dienstverlener zijn. In onze dienstverlening staat gastvrijheid met ‘net dat beetje extra’ centraal. Inwoners, bedrijven en instellingen worden letterlijk en figuurlijk ‘gezien en gehoord’. Onze dienstverlening is correct, professioneel en ter zake kundig, flexibel en oplossingsgericht, betrouwbaar en persoonlijk.

Onze dienstverlening is een verlengstuk van hoe we aankijken tegen onze gemeente en gemeenschap als ‘de kracht van klein’: dicht en in contact met onze inwoners, bedrijven en instellingen, zo veel mogelijk aansluitend op wat onze inwoners, bedrijven en instellingen van ons wensen en verwachten.” Dit geeft al aan dat we – in tegenstelling tot veel andere, grotere, gemeenten – de balans vasthouden tussen nabijheid en persoonlijk contact, keuzevrijheid voor onze klanten in de manier en het moment waarop ze hun zaken met de gemeente regelen, en efficiënte en professionele dienstverlening. We volgen dus bewust niet de landelijke VNG-lijn ‘digitaal waar dat kan, persoonlijk waar dat moet’. De menselijke maat in dienstverlening staat bij ons voorop. 2. Geactualiseerd Kwaliteitshandvest 2.1 Het Kwaliteitshandvest was verouderd Een kwaliteitshandvest gebruiken we in de in- en externe communicatie om aan te geven wat onze klanten in de dienstverlening van ons mogen verwachten. Een kwaliteitshandvest bevat uitspraken en normen over de kwaliteit van de dienstverlening, bijvoorbeeld over verzendbevestigingen, afhandeltermijnen en bejegening. Ons huidige kwaliteitshandvest dateert uit 2012 en mist de beloftes die we de inwoner/klant doen op het digitale vlak. Ten behoeve van de actualisatie zijn gesprekken gevoerd met alle medewerkers over het kwaliteitshandvest.

Ook is een sessie georganiseerd met een vertegenwoordiging van de gemeenteraad (alle partijen waren vertegenwoordigd). U treft ter informatie het geactualiseerde Kwaliteitshandvest aan.

Pagina 2 van 5

3. Nieuwe afspraken in onze dienstverlening 3.1 We kiezen voor minder ruime openingstijden voor de balie Burgerzaken Op dit moment is de balie Burgerzaken 20 uur per week geopend (iedere ochtend 8.30-12.30u). Cijfermatig is onderbouwd dat het relatief kleine aantal inwoners (gemakkelijk) in 10 uur per week geholpen worden. Door minder geopend te zijn, kunnen andere taken opgepakt worden waar we als Rozendaal het onderscheid kunnen maken en waarmee we onze inwoners beter van dienst kunnen zijn. Nieuw is dat we wel één middag in de week geopend zijn. Openstelling op de woensdagmiddag is onder andere handig om kinderen te kunnen helpen met identiteitsbewijzen. De wijziging in openingstijden maakt ruimte voor maatwerk voor specifieke doelgroepen en leidt tot een efficiëntere inzet van personeel, met behoud van de basis onder onze dienstverlening – betrokken en nabij. 3.2 We kiezen voor minder ruime telefonische openingstijden We beperken onze telefonische bereikbaarheid vanaf nu formeel van 8.30u tot 12.00u. Voorheen waren we ook ’s middags van maandag tot en met donderdag van 13.30u tot 16.30u bereikbaar. Dit is door personeelsomstandigheden echter al sinds begin 2022 niet het geval. Daarover zijn bij ons geen klachten of opmerkingen binnengekomen. Met deze beperktere telefonische openingstijden kunnen we met onze beperkte menskracht onze bereikbaarheid beter garanderen.

Dit draagt bij aan een betrouwbare overheid. Wanneer de gemeente telefonisch niet bereikbaar is, is er een antwoordapparaat. De beller wordt gewezen op de momenten dat we wel geopend zijn en er wordt verwezen naar de mogelijkheid tot e-mail en de meldingen-app (zie onder). 3.3 We versterken digitale dienstverlening en bieden onze klanten daarmee meer keuzevrijheid Langskomen in het gemeentehuis, bellen of e-mailen zijn en blijven kanalen waarlangs de burger contact met ons op kan nemen. Via de website komen er nieuwe mogelijkheden bij, zoals de ‘meldingen-app’. Via deze app kunnen inwoners op elk moment van de dag een melding doen (bijvoorbeeld over loszittende stoeptegels, gedumpt afval e.d.). Als de melder daarbij zijn/haar naam en adres achterlaat, krijgt hij/zij inzicht in de voortgang en afhandeling van de melding. Is men iets verloren of heeft men iets gevonden dan is er een systeem waar dat gemeld kan worden. Het voordeel van deze app is dat men dat meteen zelf kan regelen. Wil men liever dat de gemeente de vermissing of het gevonden voorwerp registreert dan kan dat nog steeds.

3.4 We introduceren nieuwe manieren van persoonlijke service voor speciale doelgroepen Efficiënter omgaan met onze openingstijden en telefonische bereikbaarheid en het werken op afspraak (zie onder) draagt eraan bij dat we tijd vrijmaken om inhoud te geven aan de waarde ‘nabijheid en persoonlijk contact’. We gaan burgers van 80 jaar en ouder aanbieden om thuis hun producten aan te vragen. We komen daarvoor op afspraak bij hen aan huis. Tijdens deze huisbezoeken wordt tevens gevraagd of de gemeente Rozendaal nog meer voor hen kan betekenen. Niet alleen inwoners in deze leeftijdscategorie komen voor deze dienstverlening in aanmerking. Ook inwoners met bijvoorbeeld een lichamelijke beperking wordt deze dienstverlening aangeboden. 3.5 Ten behoeve van klantvriendelijkheid en efficiency gaan we deels op afspraak werken Door op afspraak te werken weet onze inwoner dat hij wordt verwacht en treft geen wachtrij. De afspraak wordt voorbereid waardoor deze sneller kan verlopen en de klant kwalitatief beter geholpen wordt. Als een inwoner zelf een afspraak plant, dan krijgt deze bij de bevestiging alle informatie die nodig is voor de desbetreffende afspraak. Ook dat draagt bij aan een klantvriendelijke en correcte afhandeling van de klantvraag.

Pagina 3 van 5

Overzicht van de belangrijkste wijzigingen - Telefonische bereikbaarheid van 08.30u tot 12.00u op alle werkdagen. - De openingsuren van de balie Burgerzaken gaan van 20 naar 10 uur per week in totaal (zie tabel). - We introduceren een meldingen-app, waardoor onze inwoners desgewenst 24/7 meldingen kan doen over zaken die opvallen in de openbare ruimte van de gemeente Rozendaal. - We introduceren een app waarin gevonden/verloren voorwerpen gemeld kunnen worden. Wil men of kan men de app niet gebruiken dan registreert de gemeente de voorwerpen, zodat deze door veel mensen te raadplegen zijn. Dit werkt teruggave aan de rechtmatige eigenaar in de hand. - We starten met huisbezoeken bij inwoners van 80 jaar en ouder en mensen met een (lichamelijke) beperking. - Werken op afspraak voor de balies van Burgerzaken, ruimtelijk domein en vergunningverlening & groen, zodat onze inwoners zelf kunnen bepalen wanneer zij naar de gemeente komen en afspraken goed voorbereid kunnen worden. Daarnaast blijven er voldoende momenten gegarandeerd voor ‘vrije inloop’ (zie tabel). - Woensdagmiddag gaat de balie Burgerzaken op afspraak open om kinderen te helpen die iets van burgerzaken nodig hebben en inwoners die richting het einde van de werkdag zaken willen regelen. - Het blijft mogelijk om in geval van spoed maatwerk aan te bieden. Door o.a.

op tijd de burger te informeren over verlopende documenten is spoed minder vaak nodig. - De nieuwe website biedt mogelijkheden om producten en diensten digitaal te regelen. Onze gemeente doet overigens sinds 15 juli 2022 mee aan een pilot waardoor het mogelijk is dat de inwoner digitaal het rijbewijs kan verlengen. Hiermee lopen we vooruit op een wettelijke verplichte aansluiting per 1 januari 2024. - Aan het eind van ieder jaar sturen we de parkkaart (entree Park Rosendael) aan ieder adres in Rozendaal, zodat inwoners deze niet meer persoonlijk hoefvenaf te halen. Dit gebeurt medio december 2022 voor het eerst. - Communicatie over bovenstaande maatregelen vindt plaats via een brief aan ieder adres in Rozendaal, via onze website en (meermaals) via ‘In de Roos’. Balie burgerzaken Vrije inloop Dinsdag Vrijdag Op afspraak Maandag Woensdag Donderdag Balie ruimtelijk domein/vergunning/groen Op afspraak Maandag Donderdag

08:30-10:30 uur 08:30-10:30 uur 08:30-10:30 uur 14:30-16:30 uur 08:30-10:30 uur 10:30-12:30 uur 10:30-12:30 uur

Tot slot We menen als college dat we met deze nieuwe afspraken en extra diensten, onze eerstelijns dienstverlening op ‘Rozendaalse wijze’ doorontwikkelen. We bieden meer keuzemogelijkheden aan onze inwoners, bedrijven en organisaties om plaats- en tijdonafhankelijk hun zaken met ons te regelen (en voeren daarmee ook een wettelijke verplichting in), en behouden tegelijkertijd onze kracht: de nabijheid en de ruimte voor het persoonlijk contact. Via de huisbezoeken bouwen we dit zelfs verder uit. Pagina 4 van 5

Natuurlijk zijn we benieuwd naar de meningen van onze klanten over de wijzigingen. We evalueren de nieuwe werkwijze na een half jaar, intern, maar ook bij onze inwoners. Indien nodig stellen we de afspraken bij. We evalueren kwalitatief, door onze inwoners te bevragen, en kwantitatief, onder meer door te meten op welk moment er de meeste klanten in het gemeentehuis komen. Het college van burgemeester en wethouders, Kees de Haas a.i., gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlagen - Visie op dienstverlening - Kwaliteitshandvest 2022

Pagina 5 van 5

1 49.1 Bijlage bij RIB dienstverlening Kwaliteitshandvest.docx

Kwaliteitshandvest: wat mag u van ons verwachten De gemeente Rozendaal vindt het belangrijk om haar dienstverlening steeds te verbeteren. Daarom hebben wij een kwaliteitshandvest opgesteld, zodat u weet wat u van ons mag verwachten. Algemeen • U kunt zelf kiezen hoe u de gemeente Rozendaal benadert: digitaal, e-mail, telefoon, brief, of loket. • U hebt recht op correcte, volledige en actuele informatie in begrijpelijke taal. De gemeente stemt de informatie af op uw persoonlijke situatie. • U kunt ervan op aan dat de gemeente uw privacy respecteert en vertrouwelijk omgaat met uw gegevens. • U mag verwachten dat u behandeld wordt zoals wij zelf ook behandeld willen worden. Producten Op de gemeentelijke website staan de producten van de gemeente vermeld. Een product is bijvoorbeeld uw aanvraag voor een paspoort. De servicenormen zijn makkelijk te vinden. Ze staan bij ieder product op de site. Voorbeeld: • U kunt uw aangevraagde reisdocument na vijf werkdagen ophalen. Digitaal U kunt op de website van de gemeente producten digitaal regelen. U mag van ons verwachten dat dit op een veilige manier is geregeld. E-mailen U kunt de gemeente 24 uur per dag, 7 dagen per week e-mailen via gemeente@rozendaal.nl. U ontvangt een ontvangstbevestiging. U ontvangt binnen twee weken een reactie.

Als wij uw vraag niet binnen deze termijn kunnen beantwoorden, laten wij u weten wanneer wij dat wél kunnen. Bellen U kunt de gemeente op iedere werkdag bellen van 08:30 tot 12:00 uur op nummer: 026-3843666 Als wij uw vraag niet direct kunnen beantwoorden, verbinden wij u door of bellen u binnen twee dagen terug. Schrijven Als u de gemeente iets vraagt per brief, ontvangt u een ontvangstbevestiging. Binnen 2 weken ontvangt u een reactie. Als wij uw vraag niet binnen deze termijn kunnen beantwoorden, laten wij u weten wanneer wij dat wél kunnen. Bezoeken Op de website staan de openingstijden vermeld van alle zaken die u met de gemeente kunt regelen. Wilt u niet lang wachten? Maak dan een afspraak en u bent snel aan de beurt! Tips Hebt u tips en suggesties voor verbeteringen? Geef ze door via gemeente@rozendaal.nl Klachten Vindt u dat een medewerker van de gemeente zich niet aan de servicenormen houdt? Of vindt u dat u niet vriendelijk of correct te woord bent gestaan? Dan kunt u die medewerker daarop aanspreken. Komt u er samen niet uit? Dan kunt u een klacht indienen. Binnen 5 werkdagen krijgt u een reactie. Als wij niet binnen deze termijn kunnen reageren, laten wij u weten wanneer we dat wél kunnen.

1 49.1 Bijlage bij RIB dienstverlening.pptx

Visie op dienstverlening gemeente Rozendaal 2022 Op weg naar meer maatwerk in onze eerstelijns dienstverlening

Aanleiding en beoogde resultaten Aanleiding • We willen de kwaliteit van onze dienstverlening (verder) verbeteren ('je hoeft niet ziek te zijn om beter te worden') • We willen meer maatwerk leveren voor inwoners • We willen (beter) inspelen op (digitaal) gebruiksgemak en de ontwikkelingen in digitale dienstverlening • We willen ons personeel doelmatig inzetten Beoogde resultaten Tevreden(er) inwoners door: • Snellere en betere dienstverlening • Meer keuzemogelijkheden voor inwoners • Vergroten gebruiksgemak • Vasthouden en uitbreiden van onze USP 'betrokken en nabij' Tevreden(er) medewerkers door: • Meer tijd voor voorbereiding, kwaliteit en maatwerk • Betere benutting werktijd (minder weglekken van capaciteit) Afbakening Gemeentelijke dienstverlening zoals gebruikt in deze visie betreft alle vormen van 'eerstelijns contact' tussen inwoners, bedrijven of instellingen en de gemeente. Van alle producten en diensten van burgerzaken tot informatie over groenbeheer of afvalinzameling. Van subsidieaanvragen tot (omgevings)vergunningen. Aan de balie, telefonisch, of via internet.

Algemene uitgangspunten (landelijk, VNG) "Gemeenten zijn vaak de meest nabije overheid. Zowel letterlijk, waar het gaat om de leefomgeving van mensen, als figuurlijk, waar het gaat om benaderbaarheid en uitvoering van beleid dat direct de levens van inwoners en ondernemers raakt. Gemeenten willen deze belangrijke taken goed uitvoeren, daarin betrouwbaar zijn en continuïteit bieden. Mensen staan centraal in alle dienstverlening van gemeenten. Inwoners en ondernemers worden zo goed als mogelijk bediend op het kanaal dat zij kiezen, vanuit het principe ‘online waar het kan en persoonlijk waar het moet’." Een dienstverlenende overheid: • stelt inwoners, bedrijven en instellingen centraal; • is een organisatie waarin inwoners zich herkennen; • werkt op basis van vertrouwen in inwoners en professionals; • verdient vertrouwen door haar respectvolle werkwijze en goede dienstverlening; • is een slagvaardige organisatie en werkt efficiënt. Centraal staat passende dienstverlening: dienstverlening die aansluit op de wensen en behoeften van de inwoners. (bron: site VNG)

Maar ook: 'De overheid is er voor de burger' Reinier van Zutphen, Nationale ombudsman (in 2016): "Nederlanders zijn kritisch en geven de overheid een magere voldoende, zo blijkt uit ons onderzoek. De helft van de Nederlanders vindt dat de Nationale ombudsman zich sterk moet maken voor een betere communicatie tussen overheid en burger en voor het sneller oplossen van problemen. Ook hulp bieden aan speciale groepen zoals kinderen, ouderen en sociaal zwakkeren vindt men belangrijk. Dit is een duidelijke boodschap. Er is meer aandacht nodig voor het contact en de relatie met burgers. De overheid moet meer actief luisteren." (bron: nationaleombudsman.nl)

Waarden als basis voor de missie en visie Onze (visie op) dienstverlening sluit aan bij onze waarden ('de ziel van Rozendaal', zie presentatie organisatieontwikkeling aan de raad, 14 oktober 2022). Met name de eerste en tweede waarde werken door in onze (visie op) dienstverlening.

1.

We vormen een hechte gemeenschap

2.

We zijn dienstbaar aan elkaar en doen het samen

3. 4. 5.

We zijn trots op onze historie We hechten grote waarde aan ons groene karakter en natuurlandschap We staan open naar de wereld om ons heen

• •

Wij kennen elkaar, weten van elkaar wie we zijn, we zien elkaar en worden gezien We helpen elkaar als het nodig is en werken samen aan het steeds mooier maken van ons dorp

Missie dienstverlening in Rozendaal De gemeente Rozendaal wil een betrokken en nabije dienstverlener zijn. In onze dienstverlening staat gastvrijheid met 'net dat beetje extra' centraal; inwoners, bedrijven en instellingen worden letterlijk en figuurlijk 'gezien en gehoord'. Onze dienstverlening is correct, professioneel en ter zake kundig. We stellen ons flexibel en oplossingsgericht op. We zijn betrouwbaar en persoonlijk. Onze dienstverlening is een verlengstuk van hoe we aankijken tegen onze gemeente en gemeenschap als 'de kracht van klein': dichtbij en in contact met onze inwoners, bedrijven en instellingen. Zo veel mogelijk aansluitend op wat onze inwoners (etc.) van ons wensen en verwachten.

Uitwerking van de waarden 1. Nabijheid, betrokkenheid en persoonlijk contact als basis •

vrij binnenlopen in het gemeentehuis om een vraag te stellen blijft mogelijk, aangevuld met dienstverlening op afspraak én digitale producten

2. Maximale keuzemogelijkheden voor de klant • •

de vrijheid om persoonlijk langs te komen om zaken te regelen, op afspraak of wanneer het uit komt de vrijheid om zaken digitaal te regelen, daar waar de wet dat toe staat (‘snel, gemakkelijk en vanuit de eigen huiskamer’)

N.b. we volgen dus niet de landelijke VNG-lijn 'digitaal waar dat kan, persoonlijk waar dat moet'; uit onderzoek van de Nationale Ombudsman uit 2016 blijkt dat 83% van de mensen het belangrijk vindt om zelf te kunnen bepalen op welke manier zij contact leggen met de overheid)

3. Professionele, betrouwbare en doelmatige dienstverlening • • • • • •

goed voorbereid advies op maat dienstverlening en advies van goede kwaliteit 'zeggen wat we doen, en doen wat we zeggen' snel en efficiënt, slagvaardig met aandacht voor privacy en informatieveiligheid

4. Flexibele en oplossingsgerichte dienstverlening 5. Maatwerk voor groepen die dat nodig hebben (producten aan huis/huisbezoeken) •

we doen méér dan wettelijk moet, vanuit onze hoge servicebewustzijn en passend bij de 'kracht van klein', bijv. voor ouderen en minder zelfredzamen, of in specifieke situaties

Maatregelen: wat gaan we doen • • • • • •

Werken op afspraak, in aanvulling op tijden waarop 'open inloop' mogelijk blijft Meer digitale diensten via nieuwe website Huisbezoeken voor doelgroepen Duidelijke servicenormen in- en extern App voor meldingen openbare ruimte App voor gevonden/verloren voorwerpen

Na een half jaar volgt een evaluatie met: • ervaringen inwoners etc. (op basis van vragen na elk klantcontact) • ervaringen medewerkers • conclusies en eventuele bijstelling maatregelen

Evaluatie

1 49.2 Raadsinformatiebrief Spreidingswet.docx

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Spreidingswet opvang asielzoekers Adviseur Portefeuillehouder Datum

: C. A. de Haas : E. Weststeijn : 27 november 2022

Aan de Raad Inleiding Op 8 november 2022 bracht het ministerie van JenV de Wet gemeentelijke taak mogelijk maken asielopvangvoorzieningen (hierna: de Spreidingswet) in consultatie. Dit wetsvoorstel is opgesteld naar aanleiding van de ‘Bestuurlijke afspraken doorstroom migratie’ van 26 augustus 2022. De VNG, het Veiligheidsberaad, het IPO en het Rijk spraken toen af dat uiterlijk 1 oktober 2022 spoedwetgeving in consultatie zou worden gebracht, die een wettelijke taak creëert voor gemeenten om asielopvang te realiseren. Met enige vertraging werd het wetsvoorstel op 8 november in consultatie gebracht. Partijen kregen twee weken de tijd om te reageren. Deze raadsinformatiebrief is bedoeld om uw raad te informeren over 1. de werking op hoofdlijnen van de Spreidingswet; 2. de reactie van de VNG namens de gemeenten 3. de (veronderstelde) gevolgen voor onze gemeente, voor zover nu in te schatten. We geven u in deze brief een zo actueel beeld, zoals dat ons eind november bekend is, op grond van overheidsbronnen (site rijksoverheid, site Vereniging Nederlandse Gemeenten). Er spelen echter nog allerlei (politieke) krachten en ontwikkelingen die de feitelijke invoering van de wet, wat betreft invoeringdatum, reikwijdte en instrumentarium, van kleur kunnen doen verschieten. Onze bedoeling is om uw raad overzicht en inzicht te geven op basis van wat we nú weten. 1.

Werking van de Spreidingswet Het wetsvoorstel maakt het mogelijk opvangplekken zo evenredig mogelijk over Nederland te verspreiden en kleinschalige opvang te exploiteren, in lijn met de ‘Uitvoeringsagenda Flexibilisering Asielketen’ uit mei 2022. De wet werkt (vereenvoudigd, op hoofdlijnen) als volgt.1 Stap 1: opgave bepalen Aan het begin van iedere twee jaar wordt per Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) door de minister van JenV het aantal benodigde opvangplaatsen vastgesteld. Door het aantal benodigde plaatsen te verminderen met de voorraad die er al is, wordt de opgave van nog te realiseren opvangplekken duidelijk. Startend in 2023 moet een aantal van 55.000 plekken worden gerealiseerd, zo meldt de toelichting op de systematiek van de wet. Uitgaande van de huidige duurzame voorraad van het COA van 15.000 plekken moeten er dus nu 40.000 opvangplaatsen gevonden worden. Alleen bij uitzonderlijke gevallen (oorlog of natuurramp) kan er tussentijds opgehoogd worden. Daarmee is dus in principe de opgave voor iedere gemeente voor de komende twee jaar bekend. Indicatief is de verdeelslteutel bij 40.000 op te vangen asielzoekers 23 asielzoekers per 10.000 inwoners.

1 Ontleend aan https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2022/11/08/kamerbrief-over-spreidingswet.

Pagina 1 van 4

Stap 2: invullen van de opgave Gemeenten bieden zo veel mogelijk plekken vrijwillig aan. Gemeente bepalen zelf hoeveel plekken en waar. Per provincie maken gemeenten onderlinge afspraken over asielopvang. Dat doen gemeenten aan de zg. Provinciale Regietafel. Niet elke gemeente krijgt per definitie een azc. Gemeenten kunnen ook meer Oekraïners of statushouders opvangen, in plaats van een azc te realiseren (‘uitruil’). Gemeenten die voor 1 mei een plan hebben en meer opvangen dan gevraagd, kunnen een bonus tot € 2.500 euro per extra plek krijgen, te besteden naar eigen inzicht. Alle opvangplaatsen die op een duurzame wijze worden georganiseerd (daarmee wordt bedoeld: locaties voor > 100 personen, voor > 5 jaar), maken vervolgens onderdeel uit van de vaste voorraad van het COA. Bij de volgende tranche in 2025 geldt dan dat er meer duurzame opvangplekken beschikbaar zijn die op de totaal te verdelen opvangplaatsen in mindering kunnen worden gebracht. Bij iedere tranche bouwt de vaste voorraad naar verwachting dus op. Waardoor er steeds meer opvangplaatsen voortkomen uit een duurzame vaste voorraad en minder opvangplaatsen tot stand hoeven te komen via een verdeling bij wet.

Stap 3: indien niet aan de opgave voldaan wordt De staatssecretaris kan een verplichting opleggen, in uiterste gevallen, bijvoorbeeld als een gemeente geen invulling geeft aan haar taak, of geen afspraken maakt met buurgemeenten. Elke gemeente kent haar taak, en kan dus niet meer overvallen worden. De eerste vier jaar vindt het toezicht plaats door de staatssecretaris. Het kabinet komt met een voorstel voor de inrichting van het toezicht daarna. Waarschijnlijk is hier een rol weggelegd voor de provincies. Kortom: gemeenten krijgen een richtcijfer voor het aantal asielzoekers dat ze moeten opvangen. Gemeenten kunnen zelf met een opvangplan komen. Als ze dat voor 1 mei presenteren en gedurende vijf jaar meer dan 100 opvangplekken bieden, kunnen ze een bonus krijgen. Als gemeenten op 1 mei nog geen plan hebben én er in totaal te weinig plek is in die provincie, kan de staatssecretaris gemeenten dwingen. 2. Standpunt gemeenten De Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) stelde in een advies samen met de Adviesraad Migratie (ACVZ) in 2021 vast dat de de huidige manier waarop het asielstelsel in Nederland is ingericht niet functioneert. Het Rijk is afhankelijk van de vrijwillige medewerking van de gemeenten en komt daardoor steevast opvanglocaties te kort.

De gemeenten weten op hun beurt niet waar ze aan toe zijn door het voortdurend op- en afschalen van de opvangcapaciteit van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA). Het resultaat is dat het asielstelsel vastloopt wanneer het aantal asielaanvragen toeneemt. De Spreidingswet is een belangrijke schakel om te komen tot een robuuste en flexibele asielopvang. De VNG stelt zich, namens gemeenten, op het standpunt dat een Spreidingswet nodig is om structureel uit de opvangcrisis te blijven. Echter, op basis van de uitkomsten van een uitvoeringsscan en gesprekken met meer dan 60 gemeenten, concludeert de VNG in haar consultatiereactie dat de Spreidingswet, zoals deze nu voorligt, niet bijdraagt aan een duurzaam en stabiel opvanglandschap met voldoende opvangplaatsen. De kritiek van de VNG heeft met name betrekking op: - De inrichting van de verdeel- en beloningssystematiek. Deze moet worden versimpeld. Het voorstel dat er nu ligt is complex en onnavolgbaar, zorgt voor vertraging en bevordert niet de evenwichtige spreiding van de opvangplekken over gemeenten. - Het verband tussen de beoogde Spreidingswet en de Uitvoeringsagenda Flexibilisering Asielketen. De Spreidingswet moet nadrukkelijk onderdeel vormen van de Uitvoeringsagenda Flexibilisering Asielketen. Dat betekent dat er ruimte moet zijn voor kleinschaligheid, flexibiliteit, Pagina 2 van 4

samenhang met integratie en maatschappelijke voorzieningen en aandacht voor verschillende vormen van opvangvoorzieningen. De VNG doet aanbevelingen om te komen tot een Spreidingswet die uitlegbaar en uitvoerbaar is.2 1. Herzie de verdeel- en beloningssystematiek. 2. Maak kleinschalige opvang écht mogelijk. 3. De Spreidingswet is een lange termijnoplossing; aanvullende acties voor de korte termijn zijn ook nodig. 4. Zorg voor stabiliteit, ook bij krimp. 5. Monitoring vanaf dag één is noodzakelijk. 6. De minister van Justitie en Veiligheid krijgt te veel beslisruimte over het verdeelbesluit. 7. Betrokkenheid van medeoverheden bij uitwerking AMvB’s en aparte uitvoeringstoets zijn nodig. 8. Helderheid over de financieringssystematiek is nodig over de gehele asielopgave.3 Ook de K80, het netwerk van kleine gemeenten, heeft een reactie gezonden aan de VNG. Deze reactie klinkt door in de uiteindelijke VNG-reactie. De K80 heeft in het bijzonder aandacht gevraagd voor het bonussysteem, dat zich in het wetsvoorstel beperkt tot duurzame (lees grote) opvanglocaties. De K80 betoogt dat kleinere gemeenten vaak asielzoekers opvangen op in kleinere aantallen, op kleinere locaties. Kleinere gemeenten zijn sterk gebleken in het opvangen van gezinnen, waarbij de hele gemeenschap helpt bij het integreren en een goed leven in onze kernen.

Ook in kleinschalige opvang, dichtbij de gemeenschap wordt veel tijd en energie gestoken. Door ook een bonussysteem in te voeren voor kleinschalige opvang wordt recht gedaan aan de maatschappelijke bijdrage die onze inwoners, ondernemers en gemeentelijke organisaties leveren. 3. Gevolgen voor Rozendaal De definitieve Spreidingswet zal naar alle waarschijnlijkheid in het eerste kwartaal van 2023 van kracht worden. Ook wanneer de Spreidingswet vormen van kleinschalige opvang voor asielzoekers4 beter mogelijk maakt, blijven de mogelijkheden in Rozendaal beperkt, onder andere vanwege onze ruimtelijke kenmerken (aard van de bebouwing, grenzend aan Natura2000-terrein etc.). Het college van B&W van Rozendaal is zich bewust van de urgentie en omvang van de maatschappelijke opgave. We lopen niet weg voor onze verantwoordelijkheid, maar we lopen, gegeven onze omvang, wel snel tegen grenzen aan. In de Raadsinformatiebrief opvang ontheemden, asielzoekers en statushouders van 6 september 2022 en de mondelinge beantwoording van een rondvraag in de raadsvergadering van 1 november door de portefeuillehouder hebben we aangegeven dat we op dit moment met name inzetten op twee lijnen: 1. onderzoek naar een kleinschalige opvanglocatie voor Oekraïnse ontheemden; 2.

onderzoek naar een vorm van flexwoningen voor statushouders en andere groepen woningzoekenden (denk aan spoedzoekers, starters of studenten). We beogen u in de laatste raadsvergadering van dit jaar, op 13 december 2022, een update over deze zoeksporen te geven. Mede vanwege de Spreidingswet, maar vooral vanuit maatschappelijke verantwoordelijkheid, achten wij het van belang dat (minstens) één van deze beide zoeksporen tot 2 Zie https://vng.nl/brieven/consultatiereactie-wet-gemeentelijke-taak-mogelijk-maken-asielopvangvoorzieningen. 3 Zie https://vng.nl/nieuws/vng-kritisch-over-effectiviteit-en-uitvoerbaarheid-asielwet.

4 Kleinschalig betekent in dit geval minder dan 100 personen. Er zijn op enkele plekken in ons land inmiddels pilotprojecten

waarbij kleinere aantallen asielzoekers op een locatie opgevangen worden, bijvoorbeeld als ‘salellietlocatie’ op hooguit enkele kilometers verwijderd van een azc. Vanuit bedrijfsvoeringsaspecten (efficiency) blijft het COA primair inzetten op grote azc’s waar asielzoekers langjarig (bij voorkeur veel langer dan vijf jaar) opgevangen kunnen worden. Zie: https://www.coa.nl/nl/nieuws/spreidingswet-helpt-en-moet-op-onderdelen-beter-en-scherper.

Pagina 3 van 4

resultaat leidt. Onze inzet in het licht van de Spreidingswet zal dan gericht moeten zijn op een uitruil en/of een vorm van maatwerkafspraak, waarbij onze opgave tegen een bepaalde compensatie door een andere gemeenten wordt overgenomen. Of en hoe dit vorm kan krijgen, is op dit moment niet bekend. U wordt vanzelfsprekend geïnformeerd op het moment dat we hier meer helderheid over hebben. Het college van burgemeester en wethouders,

Kees de Haas, gemeentesecretaris a.i.

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 4 van 4