Bijlage 03. ICTBWB begroting 2022 en jaarstukken 2020.pdf
Tekst van het document
€ €
92.000 92.000
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
€ 6.232.906
€ 2.190.618
€ 2.873.629
€ 2.780.223
€ 1.386.817
€ 1.089.415
TOTAAL ACTIVA
€ 11.468.544
€ 8.882.416
€ 7.382.416
€ 5.882.416
€ 3.082.416
€ 1.582.416
31-12-2020
31-12-2021
31-12-2022
31-12-2023
31-12-2024
31-12-2018
€
€
€
€
61.416
€
61.416
Activa Vaste activa
Vlottende activa
Passiva Vaste passiva Voorzieningen
€
61.416
61.416
61.416
61.416
Vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Totaal vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
€ 8.800.000 € 8.800.000
€ 7.300.000 € 7.300.000
€ 5.800.000 € 5.800.000
€ 4.300.000 € 4.300.000
€ 1.500.000 € 1.500.000
€ €
-
TOTAAL VASTE PASSIVA
€ 8.861.416
€ 7.361.416
€ 5.861.416
€ 4.361.416
€ 1.561.416
€
61.416
€ 2.085.842 € 2.085.842
€ 1.000.000 € 1.000.000
€ 1.000.000 € 1.000.000
€ 1.000.000 € 1.000.000
€ 1.000.000 € 1.000.000
€ 1.000.000 € 1.000.000
Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen Totaal overlopende passiva
€
521.287
€
521.000
€
521.000
€
521.000
€
521.000
€
521.000
€
521.287
€
521.000
€
521.000
€
521.000
€
521.000
€
521.000
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
€ 2.607.128
€ 1.521.000
€ 1.521.000
€ 1.521.000
€ 1.521.000
€ 1.521.000
TOTAAL PASSIVA
€ 11.468.544
€ 8.882.416
€ 7.382.416
€ 5.882.416
€ 3.082.416
€ 1.582.416
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden
27
Bijlage 2. Overzicht taakvelden Taakveld 0.0 - Bestuur en ondersteuning 0.4 - Overhead
2022 2023 2024 2025 Baten Lasten Baten Lasten Baten Lasten Baten Lasten € 6.286.900 € 6.286.900 € 6.282.500 € 6.282.500 € 6.282.500 € 6.282.500 € 6.076.600 € 6.076.600 € 6.286.900 € 6.286.900 € 6.282.500 € 6.282.500 € 6.282.500 € 6.282.500 € 6.076.600 € 6.076.600
1.0 - Veiligheid
€
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
-
2.0 - Verkeer, vervoer en waterstaat
€
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
-
3.0 - Economie
€
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
-
4.0 - Onderwijs
€
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
-
5.0 - Sport, cultuur en recreatie
€
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
-
6.0 - Sociaal Domein
€
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
-
7.0 - Volksgezondheid en milieu
€
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
-
8.0 - Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing
€
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
-
28
Gemeente Roosendaal t.a.v. College van B&W
Onderwerp: Voorlopige jaarrekening en jaarverslag 2020 Datum: 15 april 2021
Geacht college, Hierbij zenden wij u ter kennisname de voorlopige jaarrekening en het jaarverslag 2020 van ICTWBW. Het accountantsrapport en controleverklaring wordt over een paar weken verwacht. Deze zal nagestuurd worden. De definitieve vaststelling inclusief het accountantsrapport en controleverklaring is voorzien in de bestuursvergadering van 14 juli 2021. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West,
Secretaris Dhr. L. Dantuma Bijlage: voorlopige jaarrekening en jaarverslag 2020
BEZOEKADRES: PASTOOR VAN KESSELLAAN 15 4761 BJ ZEVENBERGEN POSTADRES:
POSTBUS 4 4760 AA ZEVENBERGEN
T: 0168-373 600 E: INFO@ICTWBW.NL WWW.ICTWBW.NL
Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT Samenwerking West-Brabant-West Voorlopige jaarrekening en jaarverslag 2020
Zevenbergen, 14 april 2021
Inhoud 1
Inleiding .......................................................................................................................................... 1
2
Jaarverslag 2020 ............................................................................................................................. 2
3
2.1
Financiële samenvatting 2020 .............................................................................................. 2
2.2
Programmaverantwoording ................................................................................................. 3
2.3
De paragrafen........................................................................................................................ 5
2.3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ....................................................................... 5
2.3.2
Bedrijfsvoering .................................................................................................................. 9
2.3.3
Onderhoud kapitaalgoederen ......................................................................................... 10
2.3.4
Financiering ..................................................................................................................... 11
Jaarrekening 2020 ........................................................................................................................ 12 3.1
Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ........................................ 12
3.2
De balans en de toelichting op de balans........................................................................... 14
3.2.1 3.3
Toelichting op de balans.................................................................................................. 15 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting ................................. 21
3.3.1
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting ............................... 22
3.3.2
Analyse van de afwijkingen tussen de begroting en de jaarrekening ............................. 23
3.3.3
Overzicht van incidentele baten en lasten ...................................................................... 29
3.3.4
Begrotingsrechtmatigheid ............................................................................................... 29
3.3.5
Wet normering topinkomens .......................................................................................... 31
Bijlage 1. Afrekening 2020 per deelnemer .......................................................................................... 33 Bijlage 2. Staat van activa .................................................................................................................... 35 Bijlage 3. Overzicht taakvelden............................................................................................................ 36
1 Inleiding Het voorliggende document betreft het jaarverslag en de jaarrekening 2020 voor de bedrijfsvoeringsorganisatie ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST (hierna ICT WBW). In dit document wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het afgesproken beleid en over de financiële resultaten voor het boekjaar 2020. In het jaarverslag wordt ingegaan op de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd. Daarnaast zijn de (wettelijk voorgeschreven) paragrafen opgenomen. In de jaarrekening wordt vervolgens dieper ingegaan op het overzicht van baten en lasten en worden de balansposten toegelicht. Het startpunt voor het boekjaar 2020 is de begroting 2020. Gedurende het jaar is de begroting 2020 bijgesteld in de 1ste en 2e begrotingswijziging 2020. Ten opzichte van de 2e begrotingswijziging 2020 sluit de jaarrekening 2020 met een positief saldo van € 255.600. Dit saldo wordt met name verklaard door een voordeel binnen de post personeel. De kosten (loon- en inhuurkosten, opleiding en overige personeelskosten) vallen per saldo ca. € 103.000 lager uit dan begroot. Daarnaast zijn er ca. € 104.000 meer inkomsten gerealiseerd met betrekking tot projecten en werkzaamheden die 1 op 1 zijn doorbelast aan diverse partijen. Zevenbergen, 14 april 2021 De directeur,
dhr. drs. L.M.Y. Dantuma
Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT Samenwerking West-Brabant-West van 14 juli 2021. De voorzitter,
De secretaris,
mevr. dr. M.W.M. de Vries
dhr. drs. L.M.Y. Dantuma
1
2 Jaarverslag 2020 In dit jaarverslag is allereerst een financiële samenvatting opgenomen met de begrote en bestede budgetten in 2020 (paragraaf 2.1). Vervolgens wordt in de programmaverantwoording ingegaan op de mate waarin de (beleidsmatige) doelstellingen zijn gerealiseerd (paragraaf 2.2), waarna tot slot de wettelijk voorgeschreven paragrafen zijn opgenomen (paragraaf 2.3).
2.1 Financiële samenvatting 2020 Ten opzichte van de 2e begrotingswijziging 2020 sluit de jaarrekening 2020 met een positief saldo van € 255.600. In hoofdstuk 3.3 worden de financiële afwijkingen nader toegelicht. Begroting na wijziging 2020
Lasten 4.1 Exploitatie oude & nieuwe ICT infrastructuur
Rekening 2020
Afwijking tov begroting 2020
Lokale infrastructuur
€
1.251.768 €
1.246.749 €
-5.019
Gemeenschappelijke infrastructuur
€
198.994 €
189.467 €
-9.527
Afname infrastructuurdiensten
€
- €
Dienstverlening aan derden/Werkplein
€
78.000 €
111.737 €
33.737
Personeel Primair Proces
€
3.560.067 €
3.457.485 €
-102.582
Directe Materiële Productiekosten
€
83.797 €
102.417 €
18.620
Kosten bedrijfsvoering en onderst.processen Materiele Overhead
€ €
180.737 € 198.090 €
149.192 € 199.564 €
-31.545 1.474
Onvoorzien
€
- €
-
-
€
299.972 €
301.013 €
1.041
€
55.685 €
54.038 €
-1.647
€
5.907.110 €
5.811.662 €
-95.448
€
28.000 €
33.100 €
-5.100
Personeel primair proces
€
203.156 €
307.813 €
-104.657
Directe Materiële Productiekosten
€
- €
50.414 €
-50.414
Totaal baten
€
231.156 €
391.327 €
-160.171
Saldo lasten en baten
€
5.675.954 €
5.420.334 €
-255.620
Bergen op Zoom
€
1.847.658 €
1.655.087 €
192.570
Etten-Leur
€
1.043.054 €
991.804 €
51.250
Roosendaal
€
1.409.183 €
1.353.927 €
55.256
Moerdijk
€
804.340 €
808.738 €
-4.398
Tholen
€
482.313 €
502.705 €
-20.391
Werkplein
€
89.406 €
108.073 €
-18.667
€
5.675.954 €
5.420.334 €
255.620
-
€
-
4.2 Kosten voor bedrijfsvoering
€
4.3 Nieuwe infrastructuur Kapitaallasten
4.4 Overige kosten Bijz. toelagen BERM-gemeenten
Totaal lasten Baten 4.1 Exploitatie oude & nieuwe ICT infrastructuur Dienstverlening aan derden
4.2 Opbrengsten voor bedrijfsvoering
Bijdragen deelnemers
Totaal Baten Tabel 1 Financieel overzicht 2020
2
2.2 Programmaverantwoording Dienstverlening Reguliere dienstverlening ICT WBW is continu bezig met het ontwikkelen en verbeteren van de dienstverlening. In het advies van Twynstra Gudde uit 2019 is de ambitie om door te groeien naar een regieorganisatie nog eens bevestigd. Hierbij gaf Twynstra Gudde aan dat een belangrijke voorwaarde voor deze doorgroei het vergroten de taakvolwassenheid van de organisatie is. Hier is begin 2020 een start mee gemaakt. Zo is een keuze gemaakt voor een modern procesmodel en worden de dienstverleningsafspraken volledig herzien. Dit programma loopt door in 2021. Basis hiervoor is het verkrijgen en behouden van inzicht van wat onze deelnemers drijft en wat zij van ons verwachten. In 2020 is een accountmanager (tactisch niveau) aangetrokken en is de deelnemersraad (strategisch niveau) van start gedaan. Samen met het reeds aanwezige operationeel overleg is sinds 2020 nu op alle niveau dienstverleningsoverleg geregeld. Binnen deze gremia zijn we tot de conclusie gekomen dat de bestaande dienstverleningsafspraken te onduidelijk zijn en dat deze in het kader van het ontwikkeltraject opnieuw moeten worden vastgesteld inclusief duidelijke KPI’s. Dit traject is begonnen en loopt door in 2021. In onderstaande tabel zijn de kwantitatieve gegevens van de dienstverlening in 2020 opgenomen.
Ter vergelijk zijn ook de cijfers uit 2018 en 2019 in de tabel verwerkt. Geregistreerd en Geregistreerd en opgelost opgelost Jaar standaard wijzigingen incidenten 2018 2698 6893 2019 4683 5108 2020 4178 16623 Toename/afname daling 10% stijging 325% Tabel 2 Kwantitatieve gegevens dienstverlening 2020
Geregistreerd en opgelost service verzoeken 9194 7685 17327 stijging 225%
Aantal Gesprekken servicedesk 23553 25972 19282 daling 34%
Deze cijfers zijn echter niet goed vergelijkbaar. Dit komt omdat we gedurende 2020 zijn gewisseld van procesmodel en we zaken anders hebben ingedeeld en onze werkwijze hebben veranderd. Wat je hier wel in terugziet is dat er minder meldingen telefonisch zijn binnengekomen. Met de ontwikkeling van ons self service portaal zal dat naar verwachting in 2021 nog verder gaan zakken. Daarnaast is er een grote toename van niet-standaard wijzigingen te zien. Dit komt door het programma “nieuwe infrastructuur” (zie hieronder). In dit kader zijn er zeer vele wijzigingen uitgevoerd. Bedrijfsvoering Personeelshandboek Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet Normalisatie rechtspositie ambtenaren is het personeelshandboek aangepast en door de OR vastgesteld. Het handboek is gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld aan de medewerkers d.m.v. een app. Alle medewerkers hebben een voortzettingsovereenkomst getekend. De persoonsdossiers zijn geactualiseerd en gedigitaliseerd in het Personeels Informatiesysteem (ADP). Ontwikkelingen Aanpassing dienstverleningsovereenkomst In 2020 heeft het bestuur van ICTWBW formeel ingestemd met de aanpassing van de dienstverleningsovereenkomst waardoor het mogelijk werd om ook diensten te verlenen aan derde partijen. Op deze manier werd het mogelijk om vanaf 2021 de RWB rechtstreeks als derde partij te bedienen. 3
Pad naar regieorganisatie Het bestuur heeft in 2019 besloten de conclusies van het advies van Twynstra Gudde volledig over te nemen. Concreet betekent dit dat ervoor gekozen wordt de huidige samenwerking te continueren onder de voorwaarden dat deze wordt verbeterd (governance, ICT volwassenheid, verbeteren opdrachtgever- en opdrachtnemerschap). Voorts wordt vasthouden aan de ambitie om op termijn Infrastructuurdiensten vanuit de markt af te nemen, doch dit gefaseerd te doen. Deze fasering omvat twee sporen: 1. Bouwen aan vertrouwen, samenwerking en ICT-volwassenheid; 2. ICT-infrastructuur: technisch doen wat minimaal nodig is op het gebied van kwaliteit en kwetsbaarheid. Dit omvat tevens het realiseren en beheren van één gezamenlijke ICTinfrastructuur. Een taak die wordt ondergebracht bij ICT WBW. Bouwen aan vertrouwen, samenwerking en ICT-volwassenheid In 2020 zijn de volgende zaken gerealiseerd: a. Aanstellen van een eigenstandige directeur b. Gestructureerd overleg realiseren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hiervoor is ook een governance-structuur opgesteld c. Realiseren accountmanagement. Dit is op tactisch niveau opgepakt door het aanstellen van een accountmanager en op strategisch niveau door de eigenstandige directeur. d. Procesmodel gekozen en deels gerealiseerd (loopt door in 2021).
Dit procesmodel helpt om de werkzaamheden efficiënt door de organisatie te leiden en af te handelen. ICT-infrastructuur In 2019 is gestart met het programma “nieuwe infrastructuur”. Het actualiseren van de bestaande, verouderde ICT-infrastructuur en werken naar een nieuwe gemeenschappelijke ICT-infrastructuur voor alle deelnemers, waarvan ICT WBW eigenaar is, wordt programmatisch uitgevoerd. Hiertoe zijn o.a. 36 projecten (per deelnemer 6) gestart voor de actualisatie van de systeem- & basissoftware, is een aantal architectuurontwerpen gemaakt en is een drietal Europese aanbestedingen gerealiseerd. Voor wat betreft de realisatie van de Gemeenschappelijke Infrastructuur is de bouw van de basis ICTinfrastructuur in de nieuwe, via aanbesteding verworven professioneel gerunde, datacentra te Steenbergen en Alblasserdam gerealiseerd. De transitie van de eerste deelnemer (MDK) wordt in kwartaal 1 van 2021 afgerond. Daarna volgen de andere deelnemers in de tijd. De realisatie van genoemde 36 projecten is voor ruim 90% afgerond. Het programma ligt daarmee op koers om conform planning eind 2021 af te ronden. Alle deelnemers maken gebruik van een moderne op Windows 10 gebaseerde virtuele werkplek. Dit heeft een positieve bijdrage geleverd aan het vanwege Corona verplichte thuiswerken.
Het programma en de projecten zijn ondersteund met externe capaciteit (thans 10 medewerkers) en wordt deels uitgevoerd door een, via aanbesteding verworven, externe partij (transitie- en exploitatiepartner). Uittreding Bergen op Zoom Op 3 juli 2020 ontving het bestuur van de GR ICT Samenwerking West-Brabant-West (hierna GR ICT WBW) een brief van de gemeente Bergen op Zoom waarin zij het bestuur verzoekt toestemming te verlenen voor uittreding per 31 december 2021. Hiermee heeft de gemeente Bergen op Zoom de uittredingsprocedure in gang gezet zoals beschreven in artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling ‘ICT Samenwerking West-Brabant-West’. Het bestuur van de GR ICT WBW en de gemeente Bergen op Zoom hebben daarop opdracht gegeven aan het onafhankelijke adviesbureau KokxDeVoogd voor de procesmatige en inhoudelijke begeleiding van de eerste stappen in het uittredingsproces. De resulterende Notitie gevolgen en voorwaarden uittreding Bergen op Zoom en de Notitie uittreedkosten Bergen op Zoom, alsmede het Plan van Aanpak uittreding zijn door de colleges van alle 4
deelnemers eind 2020 vastgesteld. Hiermee is de uittreding van Bergen op Zoom als deelnemer van de GR per 31 december 2021 een feit.
2.3 De paragrafen Conform de regelgeving in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient in het jaarverslag een aantal paragrafen te worden opgenomen. Deze verplichte paragrafen zijn: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Bedrijfsvoering • Onderhoud kapitaalgoederen • Financiering • Lokale Heffingen (niet van toepassing voor GR ICT WBW) • Verbonden partijen (niet van toepassing voor GR ICT WBW) • Grondbeleid (niet van toepassing voor GR ICT WBW) Een aantal van deze paragrafen is niet van toepassing voor ICT WBW. Deze paragrafen zijn daarom niet opgenomen. De resterende paragrafen zijn hieronder nader uitgewerkt.
2.3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om tegenvallers op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Daarnaast zijn in deze paragraaf een aantal kengetallen opgenomen die gebruikt kunnen worden bij de beoordeling van de financiële positie van ICT WBW. Risico’s In het kader van risicomanagement worden jaarlijks de belangrijkste risico’s geïnventariseerd en gemonitord. Covid-19 De uitbraak van het coronavirus COVID-19 eind februari heeft grote impact op de Nederlandse samenleving. Bij het nemen van maatregelen stond en staat nog steeds de gezondheid van onze medewerkers en anderen voorop. Vanzelfsprekend hebben de getroffen maatregelen ook grote gevolgen voor ICT-West Brabant. Die gevolgen zijn op meerdere gebieden zichtbaar, zowel op het vlak van bedrijfsvoering als financieel. Denk hierbij onder andere aan: 1. Beperking in de uitvoering van de primaire taken door ziekte van medewerkers; 2. Hogere kosten vervanging wegens ziekte voor cruciale dienstverlening; 3. Ontstaan van vertraging in de uitvoering van projecten ten opzichte van de begroting; 4. Extra ondersteuning aan deelnemers om hun medewerkers thuis te laten werken; 5.
Extra kosten voor voorzieningen om massaal thuis te werken; 6. Langere doorlooptijden voor vervanging defecte onderdelen vanwege leveringsproblemen bij leveranciers. Inmiddels heeft ICT-West Brabant beheersmaatregelen getroffen om onder deze omstandigheden uitvoering te geven aan de primaire taken. De getroffen maatregelen hebben in 2020 afdoende gewerkt. Slechts een enkele medewerker is kortstondig uitgevallen vanwege het Corona-virus. De dienstverlening en de voortgang van het programma heeft weinig hinder ondervonden. T.b.v. het thuiswerken zijn een aantal extra licenties aangeschaft.
5
Imagorisico De voornaamste risico’s waarmee ICT WBW te maken heeft liggen op het vlak van het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van deelnemers. In feite is hiermee vooral sprake van een imago-risico. Het vertrek van Bergen op Zoom als deelnemer vanaf 2022 heeft het imago van ICT WBW geen goed gedaan. De redenen die Bergen op Zoom heeft aangegeven voor hun vertrek waren voornamelijk het zelf meer sturing kunnen geven aan beslissingen t.a.v. ICT en een positieve TCO na 3 jaar bij het overstappen naar een commerciële beheerpartij (op grond van deskresearch van adviserende partij). Als reactie op het aangekondigde vertrek hebben enkele raden van deelnemers twijfels geuit over verdere deelname. Roosendaal en Tholen hebben daarom beide onafhankelijk onderzoek laten uitvoeren waaruit bleek dat ICT WBW relatief gunstig qua kosten uit de vergelijking met andere beheeropties komt. Om beter te kunnen voldoen aan de verwachtingen is juist het programma Bouwen aan vertrouwen, samenwerking en ICT-volwassenheid in 2020 opgestart. In 2021 zal dit nog verder wordt versterkt door geheel nieuwe dienstverleningsafspraken. Veiligheidsrisico Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die gesteld worden door de deelnemende gemeenten en vastgelegd zijn in de verwerkersovereenkomsten.
Om dit risico zoveel mogelijk te beperken is de volgende maatregel getroffen. Uitvoering actieplan AVG & ISO27001 In 2020 is in nauwe samenwerking met de security specialisten van de deelnemers besloten de aanpak om te komen tot een ISO27001 of SOC2 / ISAE3402 verklaring, welke gebruikelijk is in de commerciële wereld, los te laten en ons te concentreren op de certificeringen die de deelnemers nodig hebben (middels TPM-verklaringen) om te voldoen aan normeringen zoals de BIO en Suwinet. De werkwijze die hierin gevolgd zal worden is: 1. Uitvoeren van risico-inventarisatie van de BIO-maatregelen samen met CISO’s en externe begeleidende partij, inclusief het selecteren van IB-maatregelen om de vastgestelde risico’s te mitigeren 2. Opstellen van Plan van Aanpak met afgestemde prioriteiten 3. Begroten van benodigde financiële middelen en capaciteit 4. Sturen op de uitvoering en implementatie van maatregelen in de organisatie volgens “Plan Do Check Act”-cyclus (PDCA) met behulp van een Information Security Management System (ISMS) en uitvoeren van periodieke controles 5. Jaarlijks opstellen van een Assurance rapport door een onafhankelijke auditor over de afgesproken maatregelen In 2021 zal deze werkwijze worden geïmplementeerd. In September 2021 zal een TPM-verklaring worden afgegeven.
Beveiligingsincidenten In onderstaande tabel zijn de kwantitatieve gegevens van het aantal geregistreerde beveiligingsincident meldingen opgenomen. Hier is een grote toename ten opzichte van 2019 te zien van het aantal meldingen en de daarvoor benodigde afhandeltijd. Een belangrijke oorzaak van de toename is de registratie als beveiligingsincident van meldingen over wachtwoorden. Voorheen werden deze meldingen als service verzoek geregistreerd en afgehandeld.
6
Jaar 2016 2017 2018 2019 2020
Aantal beveiligingsincidenten Niet specifiek geregistreerd Niet specifiek geregistreerd 215 780 2276
Bestede tijd
46 uur 274 uur 790
Tabel 3 Beveiligingsincidenten 2020
Privacy & Verwerking persoonsgegevens In de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden door ICT WBW, kan het voorkomen dat er persoonsgegevens worden verwerkt. ICT WBW treft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de verwerkte persoonsgegevens te beschermen. Daarnaast bezit ICT WBW een datalekprotocol voor het melden van datalekken. De persoonsgegevens die ICT WBW verwerkt, zijn gering van aard en betreffen de persoonsgegevens van de eigen medewerkers (NAW-gegevens en gegevens in het kader van HRM) en contactpersonen van de deelnemende gemeenten en bestuursleden (naam en contactgegevens). Daarnaast worden enkel gewone persoonsgegevens verwerkt. Datalekken 2020 In 2020 heeft zich 1 datalek voorgedaan. De Privacy Officer heeft het datalek geanalyseerd en kwam tot de conclusie dat de gevolgen van minimale aard zijn op de betrokken personen. Daarnaast zijn de rechten en vrijheden van de betrokken personen niet in gevaar gebracht. Het datalek was binnen 48 uur na ontdekking afgehandeld en de kans dat externe betrokkenen de persoonsgegevens hadden ingezien, was zeer minimaal te achten. Op grond van deze analyse was melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens niet nodig. Wel is het datalek is in de interne registers opgenomen.
Dit is gedaan in het kader van procesverbetering, het treffen van verbetermaatregelen en het voorkomen van dergelijke datalekken in de toekomst. Bedrijfsvoeringsrisico’s Personeel Dit risico behelst het niet kunnen leveren van de overeengekomen dienstverlening als gevolg van een hoog ziekteverzuim en/of het niet kunnen verkrijgen van voldoende gekwalificeerd personeel. In 2020 was sprake van een tweetal medewerkers met hoog ziekteverzuim als gevolg van langdurige ziekte (risico is afgedekt door hier rekening mee te houden bij de raming van het personeelsbudget) Zij hebben met succes een re-integratietraject doorlopen. Het ziekteverzuim was in 2020 veel lager dan gemiddeld. Belangrijkste oorzaak hiervan is het vele thuiswerken. Door Corona is de arbeidsmarkt voor inhuurmedewerkers verbeterd. Daardoor was vervanging en inhuur van medewerkers in 2020 kwalitatief goed ingevuld. Weerstandsvermogen ICT WBW beschikt niet over een eigen vermogen en heeft daardoor geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten volledig garant staan voor de kosten van (financiële) tegenvallers. Overigens is de algemene lijn bij de gemeenten in de regio West-Brabant ten aanzien van verbonden partijen dat het niet wenselijk is dat die partijen een ruim eigen vermogen opbouwen.
In principe fungeren de deelnemers als achtervang voor het opvangen van financiële tekorten. Dit risico dienen zij dus zelf af te dekken.
7
Financiële kengetallen Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Hoewel kengetallen vooral zijn ingevoerd voor gemeenten zodat zij zich onderling kunnen vergelijken op hun financiële positie, volgen gemeenschappelijke regelingen ook het BBV. Er is geen externe norm voor de kengetallen vastgelegd. In de onderstaande tabel zijn de financiële kengetallen opgenomen die van toepassing zijn op ICT WBW. Kengetallen
Jaarrekening 2019
Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
26,49% 26,49% 0% 0% n.v.t. n.v.t.
Begroting Jaarrekening 2020 2020 121,88% 121,88% 0% 0% n.v.t. n.v.t.
89,03% 89,03% 0% 0% n.v.t. n.v.t.
Tabel 4 Financiële kengetallen
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De stijging van de netto schuldquote in 2020 (89,03%) ten opzichte van 2019 (26,49%) is het gevolg van het feit dat ICT WBW in december 2019 en januari 2020 leningen van in totaal € 8.800.000 heeft afgesloten. Dit ter financiering van de investeringen die worden gedaan in het kader van de realisatie van een gemeenschappelijke infrastructuur. Een stijging van de netto schuldquote hoeft niet per definitie een probleem te zijn. In het geval van ICT WBW zijn in de jaren (2019-2021) investeringen uitgevoerd/gepland ter realisatie van een gemeenschappelijke infrastructuur. ICT WBW dient deze investeringen voor te financieren. Deze investeringen worden afgeschreven en de hieruit voortkomende kapitaallasten worden in de komende jaren via de deelnemersbijdragen in rekening gebracht bij de deelnemers. Voor ICT WBW is het risico dat niet voldaan kan worden aan de terugbetaling van de lening dus beperkt. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft een indicatie in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen.
Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het totale vermogen. Aangezien ICT WBW geen eigen vermogen heeft bedraagt de solvabiliteitsratio 0%. In het geval van de GR ICT WBW is beslist dat deze geen reserves mag opbouwen. De deelnemende gemeenten staan volledig garant voor de kosten van (eventuele) tegenvallers. Een positief dan wel negatief resultaat wordt verrekend met de deelnemende gemeenten. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Dit kengetal geeft een indicatie welke structurele ruimte aanwezig is om de lasten te dragen. 8
De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Dit is een gevolg van de financieringsconstructie die ICT WBW hanteert. De deelnemende gemeenten staan garant om alle kosten (dus ook eventuele tekorten) van ICT WBW af te dekken en indien er sprake is van een overschot wordt dit ook verrekend met die deelnemers. In het geval dat er in enig jaar incidentele lasten zijn, staan hier dus voor hetzelfde bedrag aan incidentele baten tegenover. Beoordeling kengetallen De waarde van de kengetallen van ICT WBW is enigszins beperkt vanwege de afspraken die in de gemeenschappelijke regeling zijn gemaakt over de financiering van ICT WBW. Zo worden eventuele overschotten of tekorten direct verrekend met de bijdragen van de deelnemende gemeenten en mogen geen reserves worden opgebouwd.
2.3.2 Bedrijfsvoering In deze paragraaf worden de belangrijkste ontwikkelingen op het terrein van bedrijfsvoering weergegeven. Personeel en organisatie De formatie van ICT WBW is toe te rekenen aan de ICT-ondersteuning aan de deelnemers en de bedrijfsvoering van ICT WBW. In onderstaande tabellen zijn de formatieontwikkeling en de personeelsmutaties inzichtelijk gemaakt. Formatieontwikkeling Aantal Jaar fte Omschrijving 2016 33,56 Basis formatie bij oprichting 2017 33,56 Basis formatie bij oprichting 2018 37,06 Toetreding Gemeente Tholen, uitbreiding capaciteit met 3,5 FTE 2019 38,76 Uitbreiding formatie tgv besluit Informatiebeveiliging en AVG, 1,7 FTE 2019 39,36 Uitbreiding formatie tgv vergroten advieskracht 0,6 FTE ( rapport Twynstra&Gudde ) 2019 39,39 Invulling Preventiemedewerker 0,03 FTE 2020 39,39 Geen aanpassingen Tabel 5 Formatieontwikkeling
Personeelsmutaties Aantal Jaar FTE 2016 33,56 2017 33,56 2018 37,06 2019 39,39 2020 39,39
Vast 31,83 29,66 30,77 27,04 31,71
Vacature 1,73 3,9 2,79 8,85 4,18
Flexibele schil 0 0 3,5 3,5 3,5
Uit dienst 0 2 0 6 0
In dienst 0 0 1 4 5
Tabel 6 Personeelsmutaties
Opmerking: met het budget vacatureruimte en flexibele schil worden inhuurkosten gedekt. Door het feit dat inhuur van personeel duurder is dan vaste formatie kan met het budget voor 1 fte formatie effectief 0,67 fte worden ingehuurd.
9
Ziekteverzuim: Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van ICT WBW in 2020 is 4,4%. Dit is inclusief langdurig ziekteverzuim van 2 medewerkers. Het totaal aantal ziekmeldingen was 26. Het landelijk gemiddelde voor het openbaar bestuur lag in 2019 op 5,8% (bron: A&O-fonds 2019, laatste cijfers). Binnen de kaders van de mogelijkheden wordt gewerkt aan een zo laag mogelijk ziekteverzuim door goed oog te houden op werkomstandigheden en werkhoeveelheid en, zo nodig, persoonlijke coaching/begeleiding (waar nodig ook met inzet van bedrijfsarts of andere hulpinstanties) Preventie arbeidsomstandigheden: In 2020 is de preventiemedewerker gestart met het uitvoeren van het RI&E-uitvoeringsplan. Door het thuiswerken stagneert de uitvoering van het plan enigszins. Medewerkers hebben diverse materialen zoals bureaustoel, beeldschermen enz. in bruikleen gekregen voor een goede werkplek thuis. Medewerkers signaleren regelmatig werkdruk. Het uittreden van Bergen op Zoom maakt medewerkers onzeker en versterkt dit signaal. Vanuit de preventiemedewerker en het management is hier bijzondere aandacht voor door het gesprek met medewerkers hierover aan te gaan en in samenwerking met de bedrijfsarts gespreksessies aan te bieden onder leiding van een externe deskundige.
Planning en control In de financiële verordening is vastgelegd dat er jaarlijks naast de begroting en jaarrekening twee tussentijdse rapportages worden opgesteld en aangeboden aan de deelnemers. Voor de jaarlijks op te stellen jaarrekening gelden de gebruikelijke regels met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. In 2020 zijn door het bestuur de jaarstukken 2019, de begroting 2021 en de 1ste en 2de begrotingswijziging 2020 vastgesteld. De jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant gecontroleerd. Dit vindt plaats op basis van de in 2019 met Baker Tilly afgesloten overeenkomst voor de periode 2019-2022. Financiën en administratie De financiële administratie en personeels- en salarisadministratie worden door de gemeente Moerdijk verzorgd. Er wordt gebruik gemaakt van de systemen en applicaties die hiervoor in Moerdijk reeds beschikbaar zijn.
2.3.3 Onderhoud kapitaalgoederen In deze paragraaf wordt ingegaan op de kapitaalgoederen die ICT WBW nodig heeft om haar diensten te kunnen leveren. Huisvesting ICT WBW is gehuisvest in het gemeentehuis van de gemeente Moerdijk. Gemeente Moerdijk brengt hiervoor overeenkomstig de afgesloten dienstverleningsovereenkomst kosten in rekening. In 2020 is € 125.000 in rekening gebracht. Werkplekken In 2019 zijn de werkplekken (laptops) van ICT WBW vervangen. Hiervoor is een investering gedaan van € 57.000. De investering wordt vanaf 2020 in 3 jaar afgeschreven.
10
2.3.4 Financiering In deze paragraaf wordt ingegaan op de wijze waarop ICT WBW de benodigde geldmiddelen aantrekt en (tijdelijk) overtollige geldmiddelen belegt. De uitvoering van de financieringsfunctie dient plaats te vinden binnen de kaders zoals gesteld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Daarnaast zijn in de Financiële verordening GR ICT WBW nadere regels opgenomen over de wijze waarop omgegaan moet worden met de financieringsfunctie. Voor het renterisico worden twee normen onderscheiden; de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Kasgeldlimiet Ter beperking van het renterisico op schulden met een looptijd korter dan één jaar is de kasgeldlimiet wettelijk vastgesteld. Zo wordt voorkomen, dat fluctuaties van de korte rente direct een grote impact hebben op de rentelasten tijdens het boekjaar. De totale netto-vlottende schuld mag maximaal 8,2% van het totaal van de begrote lasten zijn. De berekening van de kasgeldlimiet voor 2020 ziet er als volgt uit: Begrotingstotaal 2020: € 5 907.110 Toegestane kasgeldlimiet (norm = 8,2%): € 484.383 De toegestane kasgeldlimiet is het bedrag dat ICT WBW aan kortlopende kredieten zou mogen aantrekken. In 2020 is geen kortlopend geld aangetrokken, waardoor de norm niet is overschreden.
Renterisiconorm De renterisiconorm is opgesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van een jaar of langer te beperken. Dit komt erop neer dat het renterisico in een bepaald jaar niet meer mag bedragen dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Voor ICT WBW bedraagt de renterisiconorm € 2.500.000. Momenteel wordt vormgegeven aan de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur. ICT WBW dient deze investeringen voor te financieren. Deze investeringen worden in 5 jaar afgeschreven en de hieruit voortkomende kapitaallasten worden in de komende jaren via de deelnemersbijdragen in rekening gebracht bij de deelnemers. Ter financiering van de investeringen heeft ICT WBW 2 leningen afgesloten. In november 2019 is een lening afgesloten van 1.300.000 (looptijd van 5 jaar met aflossing in 2024 en een rentepercentage van 0,08%). In januari 2020 is een aanvullende lening afgesloten van € 7.500.000 (looptijd van 5 jaar met jaarlijkse aflossing en een (negatief) rentepercentage van -0,035%). Doordat voor de leningen die ICT WBW heeft afgesloten de rentepercentages gedurende de looptijd vastliggen, is er geen sprake van renteherzieningen. Daarnaast is een deel van de investeringen eenmalig, waardoor er na afloop van de leningen geen volledige herfinanciering nodig is. Hierdoor blijft ICT WBW binnen de renterisiconorm.
11
3 Jaarrekening 2020 Waar het jaarverslag (hoofdstuk 2) voornamelijk beleidsmatig van aard is, vormt de jaarrekening het financiële gedeelte. In overeenstemming met het BBV bestaat de jaarrekening uit: • de balans en de toelichting (paragraaf 3.2); • het overzicht van baten en lasten en de toelichting (paragraaf 3.3).
3.1 Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het BBV, de gemeenschappelijke regeling ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST en de financiële regelingen die het bestuur heeft vastgesteld, waaronder de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende balanspost anders is vermeld zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten vier jaar. Balans De balans kent activa en passiva. De activa geeft inzicht in bezittingen en de passiva geeft aan hoe het vermogen van de organisatie is opgebouwd.
Activa Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa, al naar gelang zij bestemd zijn om de uitoefening van de werkzaamheid van de gemeenschappelijke regeling al dan niet duurzaam te dienen. Vaste activa Onder vaste activa vallen immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. Bij ICT WBW is in 2020 alleen sprake van materiële vaste activa. Materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. In die gevallen wordt op het netto investeringsbedrag afgeschreven. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Als afschrijvingstermijn wordt 5 jaar aangehouden, waarbij de afschrijving start in het jaar volgend op het jaar van investering. Op investeringen wordt de annuïtaire afschrijvingsmethode toegepast. Vlottende activa Onder de vlottende activa worden afzonderlijk opgenomen de voorraden (niet van toepassing bij ICT WBW), de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar, de liquide middelen en de 12
overlopende activa. De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor eventuele oninbaarheid van vorderingen wordt een risicovoorziening getroffen. Passiva Onder passiva wordt het vermogen van de organisatie aangeduid, waarbij onderscheid wordt gemaakt in vaste en vlottende passiva. Vaste passiva Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen (niet van toepassing bij ICT WBW), de voorzieningen en de vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. ICT WBW beschikt niet over eigen vermogen. In het geval van ICT WBW is beslist dat deze geen reserves mag opbouwen en dat de deelnemende gemeenten garant staan voor de kosten van (eventuele) tegenvallers. Voorzieningen zijn gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Vlottende passiva Onder de vlottende passiva worden afzonderlijk opgenomen de netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en de overlopende passiva. De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
13
3.2 De balans en de toelichting op de balans 31 december 2020
31 december 2019
Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut Totaal materiële vaste activa
€ €
5.235.638 5.235.638
€ €
1.505.271 1.505.271
TOTAAL VASTE ACTIVA
€
5.235.638
€
1.505.271
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met het Rijk Overige vorderingen Totaal uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
€ € € €
1.003.558 4.261.724 5.265.281
€ € € €
504.876 233.636 17.246 755.758
Liquide middelen Banksaldi Totaal liquide middelen
€ €
47.495 47.495
€ €
226.133 226.133
Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruit betaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal overlopende activa
€
920.130
€
532.206
€
920.130
€
532.206
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
€
6.232.906
€
1.514.097
TOTAAL ACTIVA
€
11.468.544
€
3.019.369
Activa Vaste activa
Vlottende activa
31 december 2020
31 december 2019
Voorzieningen
€
61.416
€
61.416
Vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van: - binnenlandse banken en overige financiële instellingen Totaal vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
€ €
8.800.000 8.800.000
€ €
1.300.000 1.300.000
TOTAAL VASTE PASSIVA
€
8.861.416
€
1.361.416
€ €
2.085.842 2.085.842
€ €
786.621 786.621
€
521.287
€
540.314
Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen
€
-
€
331.018
Totaal overlopende passiva
€
521.287
€
871.332
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
€
2.607.128
€
1.657.953
TOTAAL PASSIVA
€
11.468.544
€
3.019.369
Passiva Vaste passiva
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume
Tabel 7 Balans 2020
14
3.2.1 Toelichting op de balans Hieronder wordt een toelichting gegeven op de verschillende balansposten. Vaste activa Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de vaste activa gedurende het jaar Boekwaarde 1 januari 2020 Overige materiële vaste activa
Investeringen 2020
Desinvestering 2020
Afschrijvingen 2020
Bijdragen van derden 2020
Afwaardering 2020
Boekwaarde 31 december 2020
€
1.505.271 €
4.049.288 €
- €
-318.921 €
- €
- €
5.235.638
Totaal €
1.505.271 €
4.049.288 €
- €
-318.921 €
- €
- €
5.235.638
Tabel 8 Activa verloopoverzicht
Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn investeringen (uitgaven) met meerjarig nut die in meerdere jaren worden afgeschreven. De investeringen bij ICT WBW zijn te kwalificeren als investeringen met een economisch nut (is verhandelbaar). Investeringen 2020 In de tabel hieronder zijn de beschikbaar gestelde investeringskredieten voor 2020 afgezet tegen de werkelijke besteding. Investering
Beschikbaar krediet 2020
Nieuwe infrastructuur 2020
€
Werkelijk besteed 2020
6.260.000 €
Restant
4.049.288 € 2.210.712
Tabel 9 Investeringsoverzicht 2020
De investeringen voor het programma (nieuwe infrastructuur) zijn in 2020 lager dan begroot. De uitputting van het programma (ook rekening houdend met de uittreding van BOZ) is nog steeds in lijn met de afgesproken financiële kaders voor het programma (cumulatief 2019-2021). Dit geldt voor zowel de directe inhuur van mensen als de overige kosten (w.o. investeringen in de ICT-infrastructuur). Binnen de jaarbegrotingen zijn wel verschuivingen (naar achteren). Voor de overige kosten gaat het op hoofdlijn om de volgende zaken: - de verworven benodigde ICT-infrastructurele middelen die gepland waren voor eind december 2019 hebben deels in januari 2020 plaats gevonden; - door het met de leverancier van de Gemeenschappelijke Infrastructuur overeengekomen facturatieschema met betrekking tot de realisatie van de Gemeenschappelijke Infrastructuur is slechts een beperkt deel (52,5%) van de bouw van de basis van de Gemeenschappelijke Infrastructuur in 2020 betaald; het restant van de bouw en alle transities worden in 2021 betaald (dit geldt uiteraard niet voor BOZ); - door de eerder dan geplande herijking van de IT-werkplek (Windows10) heeft ICT WBW de kosten hiervoor eerder moeten nemen. Dit heeft voor alle deelnemers in 2020 geleid tot een eerdere uitputting (overuitputting) op deze kosten. Door bovenstaande zaken is er cumulatief gezien sprake van onderuitputting op de overige kosten.
Er zijn geen implicaties voor de initieel afgegeven totale programmabegroting, anders dan de verschuiving naar achter van de lasten (ofwel de kapitaallasten verschuiven naar achteren). Op de mensinzet heeft het programma, gezien de onduidelijkheid van het uitredingseffect van Bergen op Zoom op de kosten, de meest minimale acties in 2020 uitgevoerd voor de transitie naar de gemeenschappelijk infrastructuur. Hierdoor laten de kosten voor deze mensinzet ook een onderuitputting zien. Deze onderuitputting geldt echter niet voor Bergen op Zoom omdat zij niet deelnemen aan de gemeenschappelijk infrastructuur. 15
Cumulatief is ook op de kosten voor mensinzet sprake van onderuitputting. Ook hier zijn er geen implicaties voor de initieel afgegeven totale programmabegroting, anders dan de verschuiving naar achter van de lasten (ofwel kapitaallasten verschuiven naar achteren). De niet-bestede middelen in 2020 zullen dus doorschuiven naar 2021. In de 1ste begrotingswijziging 2021 en de begroting 2022 worden de effecten hiervan (doorschuivende kapitaallasten) verwerkt. De staat van activa met daarin een specificatie van de verschillende investeringen is opgenomen in bijlage 2.
16
Vlottende activa Bij ICT WBW gaat het om uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar, liquide middelen en overlopende activa. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De post uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar wordt onderscheiden in:
Vorderingen op openbare lichamen € € Rekening-courant verhouding met het Rijk 4.261.724 Overige vorderingen € Totaal uitzettingen met looptijd < één jaar €
Boekwaarde 31 december 2020 1.003.558 €
Boekwaarde 31 december 2019 504.876
€
233.636
- € 5.265.281 €
17.246 755.758 Tabel 10 Uitzettingen <1 jaar
Vorderingen op openbare lichamen Dit betreft o.a. een vordering op de belastingdienst (€ 521.000) in verband met teruggevraagde btw op de betaalde facturen. Daarnaast had ICT WBW per 31 december 2020 nog een vordering op o.a. het Werkplein (€ 324.000) en de gemeente Etten-Leur (€ 113.000) voor geleverde diensten die in december zijn gefactureerd. Van deze partijen is inmiddels in 2021 de betaling ontvangen waarmee deze vorderingen zijn afgewikkeld. Rekening-courant verhouding met het Rijk De post rekening-courant verhouding met het Rijk wordt onderscheiden in: Boekwaarde 31 december 2020 4.261.724 € 4.261.724 €
Schatkistbankieren € Rekening-courant verhouding met het Rijk €
Boekwaarde 31 december 2019 233.636 233.636 Tabel 11 RC verhouding Rijk
Schatkistbankieren Op 15 december 2013 is de wet verplicht schatkistbankieren van kracht geworden. Vanaf dat moment zijn decentrale overheden, waaronder gemeenschappelijke regelingen, verplicht om hun overtollige (liquide) middelen in de schatkist bij het ministerie van Financiën aan te houden. Hierbij is wel sprake van een drempelwaarde. Dat is een bedrag (afhankelijk van de omvang van de begroting) dat gemiddeld per kwartaal buiten de schatkist mag worden gehouden. Voor ICT WBW is de drempel voor 2020 € 250.000. In principe hoeven dus alleen de liquide middelen die boven het drempelbedrag van € 250.000 uitgaan in de schatkist te worden aangehouden. In onderstaande tabel is te zien wat de ruimte onder of overschrijding van het drempelbedrag schatkistbankieren gedurende de vier kwartalen 2020 is geweest. In 2020 is het drempelbedrag niet overschreden.
17
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
€
250.000 Kwartaal 1
(2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
(3a) = (1) > (2)
Ruimte onder het drempelbedrag
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
€
€
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
149.342 €
121.819 €
120.778 €
113.272
100.658
128.181
129.222
136.728
-
€
-
€
-
€
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)
Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
(4b) (4c) (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van €250.000
Drempelbedrag
€
5.942.748
€
5.942.748
€
5.442.748
€
250.000
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
(5a)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
(5b)
Dagen in het kwartaal
(2) - (5a) / (5b)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
€
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
13.590.161 €
11.085.496 €
11.111.589 €
10.420.989
91 €
91
149.342 €
92
121.819 €
120.778 €
92 113.272
Tabel 12 Schatkistbankieren
Liquide middelen De post liquide middelen wordt onderscheiden in: Boekwaarde 31 december 2020 47.495 € 47.495 €
Banksaldo € Totaal liquide middelen €
Boekwaarde 31 december 2019 226.133 226.133 Tabel 13 Liquide middelen
Overlopende activa De post overlopende activa wordt onderscheiden in: Overige nog te ontvangen bedragen € Vooruit betaalde bedragen die ten laste van € volgende begrotingsjaren komen Totaal overlopende activa €
Boekwaarde 31 december 2020 93.105 €
Boekwaarde 31 december 2019 72.910
827.025 €
459.296
920.130 €
532.206 Tabel 14 Overlopende activa
Onder de overlopende activa is onder andere opgenomen de nog te ontvangen bedragen voor geleverde diensten die per balansdatum nog niet zijn gefactureerd (circa € 93.000). Dit betreffen onder andere de afrekening van de exploitatiekosten voor het Werkplein (€ 41.000). Daarnaast heeft ICT WBW in 2020 kosten gemaakt voor de diensten van Kokx De Voogd in het kader van de uittreding van Bergen op Zoom. Deze kosten worden conform de afspraken in de uittreednotitie in rekening gebracht bij de gemeente Bergen op Zoom. Daarnaast heeft ICT WBW € 827.000 aan facturen reeds betaald terwijl die betrekking hebben op 2021 en verder. Dit zijn facturen voor onder andere (meerjarige) onderhoudsabonnementen, hardware en licenties die al wel in rekening zijn gebracht, maar die ten laste van toekomstige jaren komen.
18
Vaste passiva Voorzieningen De post voorzieningen wordt onderscheiden in: Boekwaarde 31 december 2020 € 61.416 € 61.416
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s Totaal voorzieningen
Boekwaarde 31 december 2019 € 61.416 € 61.416 Tabel 15 Voorzieningen
Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de voorzieningen gedurende het jaar 2020. Naam voorziening
Voorziening spaarverlof personeel Totaal voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's Tabel 16 Voorziening verloopoverzicht
Saldo 1 januari 2020
€
61.416
€
61.416
Toevoegingen
€ -
Vrijgevallen bedragen
€
-
Aanwendingen
€
-
Saldo 31 december 2020
€
61.416
€
61.416
Dit betreft een voor een medewerker opgebouwde voorziening spaarverlof. De voorziening is in 2016 overgedragen door de gemeente Etten-Leur. Schulden met een looptijd langer dan één jaar In november 2019 heeft ICT WBW een lening afgesloten van € 1.300.000. Deze lening heeft een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van 0,08%. Deze lening wordt aan het eind van de looptijd afgelost (2024). Daarnaast heeft ICT WBW in januari 2020 een lening afgesloten van € 7.500.000. Deze lening heeft ook een looptijd van 5 jaar en een (negatief) rentepercentage van -0,035%. De eerste aflossing van deze lening vindt plaats in februari 2021. Vlottende passiva Onder de vlottende passiva vallen de netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en de overlopende passiva. Schulden met een looptijd korter dan één jaar De post netto-vlottende schulden wordt onderscheiden in:
Overige schulden € Totaal netto vlottende schulden €
Boekwaarde 31 december 2020 2.085.842 € 2.085.842 €
Boekwaarde 31 december 2019 786.621 786.621 Tabel 17 Schulden <1 jaar
Onder de overige schulden zijn de crediteuren opgenomen. Aan het einde van het jaar worden zoals gebruikelijk een groot aantal facturen voor geleverde diensten en materialen ontvangen en verwerkt. De facturen komen ten laste van het begrotingsjaar 2020, maar de betaling vindt echter pas plaats in 2021. Het hogere saldo ten opzichte van vorig jaar wordt vooral verklaard doordat diverse diensten en werkzaamheden m.b.t. de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur in december 2020 zijn gefactureerd.
19
Overlopende passiva De post overlopende passiva wordt onderscheiden in: Boekwaarde 31 december 2020
Boekwaarde 31 december 2019
Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en € die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen 521.287
€ 540.314
Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het € volgende begrotingsjaar komen 0 € Totaal overlopende passiva 521.287
€ 331.018 € 871.332 Tabel 18 Overlopende passiva
De boekwaarde op 31 december 2020 is als volgt opgebouwd. Overlopende passiva
Saldo 31 december 2020
Verrekening resultaat 2020 Gemeente Bergen op Zoom Gemeente Etten-Leur Gemeente Roosendaal Gemeente Moerdijk Gemeente Tholen
€ € € € € €
382.818 239.139 23.329 50.170 18.808 51.372
Verplichtingen geleverde diensten en materialen
€
138.469
Vooruitontvangen bedragen
€
-
Totaal overlopende passiva
€
521.287
Tabel 19 Overlopende passiva
Onder de overlopende passiva zijn de verplichtingen (€ 138.000) opgenomen aan externe partijen voor diensten en materialen die wel in 2020 zijn geleverd, maar waarvoor de factuur pas in 2021 is of wordt ontvangen. Dit betreft voornamelijk inhuur van personeel in de maanden december, waarvan de facturen pas in 2021 zijn ontvangen. Daarnaast ontvangen de diverse deelnemers op basis van de afrekening in deze jaarrekening nog een deel van hun deelnemersbijdragen 2020 terug. Niet uit de balans blijkende verplichtingen ICT WBW is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hierna volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: • Huisvesting locatie gemeentehuis Moerdijk, circa € 125.000 per jaar. • Voor de ondersteunende diensten financiën, personeel en organisatie, salarisadministratie, communicatie en archiefbeheer wordt aan de gemeente Moerdijk een bedrag van circa € 147.000 per jaar betaald.
20
3.3 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting In het overzicht van baten en lasten 2020 (tabel 20 op de volgende pagina) zijn de begrotingscijfers (voor- en na wijziging) opgenomen, waarbij de afwijkingen tussen de begrotings- en realisatie cijfers inzichtelijk zijn gemaakt. De indeling van het overzicht van baten en lasten is identiek aan de indeling van de begroting 2020 en bestaat uit de volgende onderdelen: • 4.1 Exploitatie oude en nieuwe ICT infrastructuur; • 4.2 Bedrijfsvoering (loonkosten, overige bedrijfsvoeringskosten en onvoorzien); • 4.3 Nieuwe infrastructuur (kapitaallasten investeringen); • 4.4 Overige kosten (toelagen BERM-gemeenten). De bedragen in de kolom Begroting voor wijziging 2020 in het overzicht van baten en lasten zijn de ramingen uit de oorspronkelijke begroting 2020. Het bestuur heeft op de begroting 2020 twee begrotingswijzigingen vastgesteld. - De 1ste begrotingswijzing 2020 is door het bestuur vastgesteld op 9 december 2019. - De 2de begrotingswijziging 2020 is door het bestuur vastgesteld op 3 juli 2020. In het overzicht van baten en lasten 2020 ontbreken het overzicht van gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, het bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting en de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves omdat deze onderdelen niet van toepassing zijn voor ICT WBW.
21
3.3.1 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting Ten opzichte van de 2e begrotingswijziging 2020 sluit de jaarrekening 2020 met een voordelig saldo van € 255.600. In paragraaf 3.3.2 worden de afwijkingen per onderdeel nader toegelicht.
Lasten 4.1 Exploitatie oude & nieuwe ICT infrastructuur
Begroting voor wijziging 2020
Lokale infrastructuur
€
Gemeenschappelijke infrastructuur Afname infrastructuurdiensten Dienstverlening aan derden/Werkplein
Begroting na wijziging 2020
Rekening 2020
Afwijking tov begroting 2020
1.273.871 €
1.251.768 €
1.246.749 €
-5.019
€
- €
198.994 €
189.467 €
-9.527
€
259.875 €
- €
-
-
€
35.000 €
78.000 €
111.737 €
33.737
Personeel Primair Proces
€
3.431.312 €
3.560.067 €
3.457.485 €
-102.582
Directe Materiële Productiekosten
€
83.797 €
83.797 €
102.417 €
18.620
Kosten bedrijfsvoering en onderst.processen Materiele Overhead
€ €
172.737 € 198.090 €
180.737 € 198.090 €
149.192 € 199.564 €
-31.545 1.474
Onvoorzien
€
58.839 €
- €
-
-
€
373.542 €
299.972 €
301.013 €
1.041
€
55.685 €
55.685 €
54.038 €
-1.647
€
5.942.748 €
5.907.110 €
5.811.662 €
-95.448
€
35.000 €
28.000 €
33.100 €
-5.100
Personeel primair proces
€
228.199 €
203.156 €
307.813 €
-104.657
Directe Materiële Productiekosten
€
- €
- €
50.414 €
-50.414
Totaal baten
€
263.199 €
231.156 €
391.327 €
-160.171
Saldo lasten en baten
€
5.679.549 €
5.675.954 €
5.420.334 €
-255.620
Bergen op Zoom
€
1.742.514 €
1.847.658 €
1.655.087 €
192.570
Etten-Leur
€
980.953 €
1.043.054 €
991.804 €
51.250
Roosendaal
€
1.352.976 €
1.409.183 €
1.353.927 €
55.256
Moerdijk
€
778.133 €
804.340 €
808.738 €
-4.398
Tholen
€
824.973 €
482.313 €
502.705 €
-20.391
Werkplein
€
- €
89.406 €
108.073 €
-18.667
Totaal Baten
€
5.679.549 €
5.675.954 €
5.420.334 €
255.620
€
4.2 Kosten voor bedrijfsvoering
€
4.3 Nieuwe infrastructuur Kapitaallasten
4.4 Overige kosten Bijz. toelagen BERM-gemeenten
Totaal lasten Baten 4.1 Exploitatie oude & nieuwe ICT infrastructuur Dienstverlening aan derden
4.2 Opbrengsten voor bedrijfsvoering
Bijdragen deelnemers
Tabel 20 Overzicht van baten en lasten
22
3.3.2 Analyse van de afwijkingen tussen de begroting en de jaarrekening Hieronder wordt per onderdeel een analyse van de afwijkingen t.o.v. de begroting 2020 na wijziging gegeven. Onderdeel 4.1 Exploitatie oude en nieuwe ICT-infrastructuur Lokale infrastructuur Binnen de exploitatiekosten was in 2020 hoofdzakelijk sprake van onderhoud en exploitatie van de lokale infrastructuur. Dit is de infrastructuur die bij de deelnemende gemeenten al aanwezig was vóór de samenwerking. Deze kosten worden centraal door ICT WBW betaald en verantwoord, identiek aan de werkwijze in voorgaande jaren. De gemaakte kosten worden één-op-één doorberekend aan de desbetreffende deelnemers, hier is geen specifieke verdeelsleutel op van toepassing. In onderstaande tabel staat de verdeling per deelnemende gemeente. Deelnemer
Begroting 2020 na wijziging
Realisatie 2020
Saldo 2020
Bergen op Zoom
€
393.332
€
328.057
€
-65.275
Etten-Leur
€
254.915
€
234.058
€
-20.857
Roosendaal
€
325.525
€
364.131
€
38.606
Moerdijk
€
179.742
€
198.395
€
18.653
Tholen
€
98.254
€
122.108
€
23.854
Totaal lasten
€
1.251.768
€
1.246.749
€
-5.019
Lasten
Tabel 21 Exploitatie lokale infrastructuur
Op totaalniveau is er geen sprake van een significante afwijking. Wanneer naar de individuele gemeenten wordt gekeken ontstaan wel enkele afwijkingen. Voor de gemeente Bergen op Zoom vallen de lasten € 65.000 lager uit dan begroot. Bij de 2e bestuursrapportage 2020 werd reeds een onderbesteding voorzien van € 33.000. De kosten vallen in 2020 voornamelijk lager uit doordat een aantal kosten in afstemming met Bergen op Zoom en in lijn met de uittredingsafspraken reeds rechtstreeks in rekening zijn gebracht bij Bergen op Zoom. Bij de gemeenten Roosendaal, Moerdijk en Tholen vallen de kosten hoger uit dan begroot. Zoals reeds in de 2e bestuursrapportage 2020 is toegelicht, wordt dit voornamelijk veroorzaakt door kosten voor de Oracle migratie, het Vodafone telefonie abonnement en licenties thuiswerken. Daarnaast zijn er voor de gemeente Roosendaal extra kosten gemaakt voor de realisatie van de GT Vast verbinding Dunantstraat (graafwerkzaamheden) en voor twee nieuwe verbindingen (nieuwe datacenter Roosendaal (TV toren) en tijdelijke huisvesting (Mariadal). Voor de gemeente Moerdijk zijn extra kosten gemaakt voor het ophogen van de bandbreedte van de internetverbinding en het onderhoud van de nieuwe firewall.
23
Nieuwe of Gemeenschappelijke infrastructuur Op termijn zal een deel van de exploitatiekosten van de lokale infrastructuur vervallen. Op dat moment is de transitie naar de gemeenschappelijke infrastructuur afgerond. De exploitatiekosten van de gemeenschappelijk infrastructuur beslaan in 2020 primair de kosten van de twee, via aanbesteding verworven, professionele datacentra. Dit inclusief de verbindingen daarnaartoe vanuit de deelnemers, de verbindingen tussen de datacentra en de exploitatie van het basis platform van de gemeenschappelijk infrastructuur in deze datacentra door een, via aanbesteding verworven, professionele derde partij. Binnen deze post zijn in 2020 geen significante afwijkingen opgetreden. Deelnemer