Document · PDF

Bijlage 03. ICTBWB begroting 2022 en jaarstukken 2020.pdf

Gemeenteraad 17 juni 2021, gemeente RoosendaalBij agendapunt: 5c: Raadsvoorstel 25 zienswijzen begrotingen 2022 Gemeenschappelijke Regelingen21.811 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Gemeente Roosendaal t.a.v. College van B&W

Onderwerp: Ontwerpbegroting 2022-2025 Datum: 15 april 2021

Geacht college, Hierbij zend ik u, namens het bestuur van ICT WBW, de ontwerpbegroting 2022-2025 van ICT WBW toe. Verzoek aan u is om deze ontwerpbegroting ter beoordeling voor te leggen aan uw gemeenteraad. De gemeenteraad heeft de gelegenheid om een zienswijze op de ontwerpbegroting in te dienen tot uiterlijk 23 juni 2021. Het bestuur van ICT WBW zal de begroting 2022-2025 dan op 14 juli 2021 definitief vaststellen en daaraanvolgend indienen bij de provincie ter goedkeuring. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West,

Secretaris Dhr. L. Dantuma Bijlage: ontwerpbegroting 2022-2025 ICT WBW

BEZOEKADRES: PASTOOR VAN KESSELLAAN 15 4761 BJ ZEVENBERGEN POSTADRES:

POSTBUS 4 4760 AA ZEVENBERGEN

T: 0168-373 600 E: INFO@ICTWBW.NL WWW.ICTWBW.NL

Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT Samenwerking West-Brabant West Ontwerpbegroting 2022 (met indicatieve cijfers voor de jaren 2023-2025)

Zevenbergen, 14 april 2021

Voorwoord Het voorliggende document betreft de begroting 2022 (met indicatieve cijfers voor de periode 20232025) voor de ICT Samenwerking West-Brabant-West (ICT WBW). Met deze begroting wordt inzicht gegeven in de doelen en plannen voor 2021 en de hiervoor benodigde middelen. Dit rekening houdend met de kaders uit de Kadernota 2022, die op 21 januari 2021 is vastgesteld. De begroting 2022 is geen reguliere begroting. Door de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW per 31-12-2021, is dit de eerste begroting zonder de gemeente Bergen op Zoom als deelnemer. Bij het opstellen van deze begroting is kritisch gekeken welke organisatie nodig is om in 2022 de werkzaamheden voor de overblijvende deelnemers te kunnen blijven uitvoeren en welke kosten daarmee zijn gemoeid. In de notitie ‘’gevolgen en voorwaarden’’ (van Kokx de Voogd) zijn uitgangspunten en spelregels vastgesteld voor het uittredingsproces. Hierbij is tevens een inschatting gemaakt van de daarmee gepaard gaande uittredingskosten. In lijn met deze notitie is de uittreding van Bergen op Zoom in deze begroting cijfermatig verwerkt voor de jaren 2022-2025. De effecten voor het jaar 2021 zullen worden verwerkt in de 1e begrotingswijziging 2021. Zevenbergen, 14 april 2021

De directeur,

dhr. drs. L.M.Y. Dantuma

Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT Samenwerking West-Brabant-West van 14 juli 2021.

De voorzitter,

De secretaris,

mevr. dr. M.W.M. de Vries

dhr. drs. L.M.Y. Dantuma 3

Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 Inhoud ..................................................................................................................................................... 5 Leeswijzer................................................................................................................................................ 6 1

Beleidsbegroting ............................................................................................................................. 8 1.1

Programmaplan ..................................................................................................................... 8

1.2

Paragrafen ............................................................................................................................. 9

1.2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ....................................................................... 9

1.2.2

Bedrijfsvoering ................................................................................................................ 11

1.2.3

Onderhoud kapitaalgoederen ......................................................................................... 13

1.2.4

Financiering ..................................................................................................................... 13

Financiële begroting ...................................................................................................................... 15 2.1 2.1.1

Richtlijnen Kadernota 2022 ............................................................................................. 15

2.1.2

Onderverdeling van de begroting.................................................................................... 15

2.1.3

Parameters ...................................................................................................................... 15

2.2

Overzicht van baten en lasten ............................................................................................. 16

2.3

Toelichting overzicht van baten en lasten ........................................................................... 17

2.3.1

Bedrijfsvoering ................................................................................................................ 17

2.3.2

Exploitatie ICT-infrastructuur .......................................................................................... 19

2.3.3

Exploitatie derden ........................................................................................................... 21

2.3.4

Uittreedvergoeding Bergen op Zoom .............................................................................. 21

2.4 2.4.1 3

Uitgangspunten ................................................................................................................... 15

Uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting ................................................... 23 Geprognosticeerde balans .............................................................................................. 23

Verrekening van de kosten met de deelnemers ........................................................................... 25 3.1

Verdeelsleutels .................................................................................................................... 25

3.1.1

Accounts .......................................................................................................................... 25

3.1.2

Niet-standaardwijzigingen............................................................................................... 26

3.2

Kostenverdeling 2022 .......................................................................................................... 26

3.3

Wijze van doorberekening ................................................................................................... 26

Bijlage 1. Geprognosticeerde balans 2022-2025 .................................................................................. 27 Bijlage 2. Overzicht taakvelden ............................................................................................................. 28

Leeswijzer Dit document is ingedeeld conform de indeling die in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt gehanteerd. De Begroting 2022 bestaat uit de volgende onderdelen: Hoofdstuk 1. Beleidsbegroting In hoofdstuk 1 staat de beleidsbegroting centraal. De beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen. In het programmaplan worden de (beleidsmatige) doelstellingen en acties voor het jaar 2022 beschreven. Daarnaast bevat de beleidsbegroting een toelichting op diverse (overkoepelende) onderwerpen. Deze onderwerpen worden beschreven in de (wettelijk verplichte) paragrafen. Hoofdstuk 2. Financiële begroting In hoofdstuk 2 is de financiële begroting opgenomen. Hierin worden de (financiële) uitgangspunten toegelicht, die als basis dienen voor deze begroting. Vervolgens wordt door middel van het overzicht van baten en lasten inzicht gegeven in de benodigde budgetten voor 2022. De verschillende begrotingsposten worden hierbij nader toegelicht. Tot slot wordt in de vorm de geprognosticeerde balans inzicht gegeven in de financiële positie van ICT WBW. Hoofdstuk 3. Kostenverdeling In hoofdstuk 3 wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de lasten verdeeld worden over de deelnemers. Hieruit volgen de deelnemersbijdragen per deelnemer.

Dit is de eerste begroting zonder Bergen op Zoom. Deze deelnemer treedt met ingang van 1-1-2022 uit de GR ICT WBW. De definitieve hoogte van de uittreedvergoeding te betalen door Bergen op Zoom en het schaalnadeel dat in de loop der jaren overblijft voor de overblijvende deelnemers, is nog niet bekend. In deze begroting werken we nog met de uittreedvergoeding zoals deze is geraamd in de notitie “Uittreedkosten Bergen op Zoom” van KokxDeVoogd. Dit betekent dat deze begroting nog geen goed beeld geeft van de uiteindelijke kosten voor Bergen op Zoom noch voor de overblijvende deelnemers. Deze kunnen significant afwijken. In de loop van 2021 zal ICT WBW met een begrotingswijziging komen waarin een geactualiseerde raming kan worden gegeven. Zoals hierboven is gezegd blijft er (vanaf 2023) een schaalnadeel over voor de overblijvende deelnemers. ICT WBW zal zijn uiterste best doen om de kosten die dat met zich meebrengt te mitigeren. Een voor de hand liggende mogelijkheid hiervoor is natuurlijk één of meer nieuwe deelnemers, maar er kan ook gedacht worden aan kostenbesparing door efficiënter samen te werken en te zoeken naar manieren om de meerwaarde van het samenwerkingsverband te vergroten.

Financiële samenvatting 2020 jaarrekening

Lasten 1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces

2021 begroting

2022 begroting

2023 begroting

2024 begroting

2025 begroting

Conceptcijfers €

3.457.485 €

3.348.000 €

Bijz.toelagen BERM-gemeenten €

54.038 €

53.000 €

2.896.000 € 2.896.000 € 2.896.000 € 2.896.000 46.000 €

46.000 €

Advieskosten

€

91.491 €

73.000 €

74.000 €

74.000

Facilitaire kosten

€

135.996 €

150.000 €

128.400 €

128.400

Ondersteunende diensten

€

149.192 €

187.000 €

171.400 €

171.400

Exploitatie ICT WBW

€

74.494 €

79.000 €

118.900 €

120.800 €

120.800

Onvoorzien

€

79.000 €

62.000 €

60.000

Lokale infrastructuur

€

1.325.386 €

1.258.000 €

526.900 €

526.900

Gemeensch. infrastructuur

€

189.467 €

1.200.000 €

854.200 €

854.200

Kapitaallasten

€

301.013 €

1.551.000 €

€

33.100 €

28.000 €

€

5.811.662 €

8.006.000 €

€ €

307.813 € 50.414

233.000 €

40.000 €

40.000

Exploitatie derden

€

33.100 €

28.000 €

17.000 €

17.000

Uittreedvergoeding Bergen op Zoom

€

2.051.000 €

666.000 €

320.000 €

Totaal baten

€

391.327 €

261.000 €

2.108.000 €

723.000 €

377.000 €

57.000

Saldo lasten en baten

€

5.420.334 €

7.745.000 €

4.178.900 € 5.559.500 € 5.905.500 € 6.019.600

Bergen op Zoom Etten-Leur

€ €

1.655.087 € 991.804 €

2.499.098 € 1.359.305 €

€ € € 982.539 € 1.322.483 € 1.408.530 € 1.403.613

Roosendaal

€

1.353.927 €

1.936.750 €

1.383.165 € 1.852.337 € 1.979.563 € 2.036.245

Moerdijk

€

808.738 €

1.143.816 €

909.626 € 1.223.718 € 1.303.783 € 1.327.353

Tholen

€

502.705 €

723.031 €

556.086 €

746.915 €

796.647 €

835.638

Werkplein

€

108.073 €

83.000 €

347.483 €

414.046 €

416.978 €

416.751

€

5.420.334 €

7.745.000 €

46.000

2 Exploitatie ICT infrastructuur

1.392.100 € 1.385.800 € 1.385.800 € 1.181.900

3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten

17.000 €

17.000

6.286.900 € 6.282.500 € 6.282.500 € 6.076.600

Baten 1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces Advieskosten

3 Exploitatie derden

€

Bijdragen deelnemers

Totaal deelnemersbijdragen

Tabel 1 Financieel totaaloverzicht

4.178.900 € 5.559.500 € 5.905.500 € 6.019.600

1 Beleidsbegroting De beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen. In het programmaplan worden de (beleidsmatige) doelstellingen en acties voor het jaar 2022 beschreven. Daarnaast bevat de beleidsbegroting een toelichting op diverse (overkoepelende) onderwerpen. Deze onderwerpen worden beschreven in de (wettelijk verplichte) paragrafen.

1.1 Programmaplan Dienstverlening De begroting en het jaarplan 2022 staan in het teken van de uitvoering van de adviezen uit het rapport Twynstra Gudde dat is vastgesteld door het bestuur van ICT WBW in 2019. Dit advies houdt in dat ervoor gekozen wordt de huidige samenwerking te continueren onder de voorwaarden dat deze wordt verbeterd (qua governance, ICT-volwassenheid en verbeteren opdrachtgever- en opdrachtnemerschap). Voorts wordt vasthouden aan de ambitie om op termijn Infrastructuurdiensten vanuit de markt af te nemen, doch dit gefaseerd te doen. Het verbetertraject kent twee sporen in 2022: 1. Verder bouwen aan vertrouwen, samenwerking en ICT-volwassenheid; 2. Het optimaliseren van het werken met één gemeenschappelijke ICT-infrastructuur. Verder bouwen aan vertrouwen, samenwerking en ICT-volwassenheid In 2020 zijn al belangrijke stappen gezet hierin. In 2021 is hiermee verdergegaan. Zo is een nieuw procesmodel geïntroduceerd. Dit procesmodel helpt om de werkzaamheden efficiënt door de organisatie te leiden en af te handelen. In de loop van 2021 zal ook het hele dienstverleningskader vernieuwd worden, onder andere door een heldere nieuwe dienstencatalogus en SLA’s. In 2022 wordt hierop voortgebouwd, zodat de groei in ICT-volwassenheid op de lijn ligt van het uiteindelijk noodzakelijke niveau om te komen tot de regieorganisatie.

Het optimaliseren van het werken met één gemeenschappelijke ICT-infrastructuur In de loop van 2021 zal ICT WBW de (gemeenschappelijke) infrastructuur onderbrengen bij externe partijen en in de jaren daarna zal ICT WBW steeds meer delen van het leveren, het beheren en het onderhouden van deze infrastructuur uit laten voeren door externe leveranciers. Daar deze regierol een zeer specialistische taak is die veel kennis van zowel techniek als de situatie bij de deelnemers vergt en daarbij schaalvoordelen kunnen worden behaald om deze taak bij 1 partij neer te leggen, heeft het bestuur van ICT WBW voor deze ontwikkeling gekozen. De ambitie is om in 2025 de ontwikkeling naar een regieorganisatie voltooid te hebben. Ontwikkelingen Cloudstrategie van de deelnemers: Alle deelnemers wensen de beweging naar de cloud de komende jaren te maken. Het gewenste tempo hiervan verschilt per deelnemer. Daar steeds meer applicaties in de cloud (SaaS-applicatie) worden aangeboden en deelnemers vaker voor deze oplossing zullen kiezen, zal het aantal applicaties dat landt op de (gemeenschappelijke) infrastructuur geleidelijk afnemen. In plaats daarvan zullen afspraken gemaakt moeten worden over hoe deze SaaS-applicaties geïntegreerd moeten worden in de rest van de infrastructuur.

Ook hier heeft ICT WBW een regierol en kan de technische afstemming (de aanbodkant) ten aanzien van de infrastructuur met de leverancier doen. Informatiebeveiliging: Tijdens de transitiefase van de deelnemers naar de gemeenschappelijke infrastructuur zal ook gestart worden met de aansluiting van die infrastructuur op de (door middel van de VNG aanbesteding “GGI Veilig” verworven) SIEM-SOC dienst. Goede monitoring geeft inzicht in de systemen en de status van de digitale veiligheid en helpt om de ICT-beveiliging op tijd te optimaliseren. Met deze dienst kunnen 8

we nieuwe kwetsbaarheden voor zijn en eventuele cyberaanvallen beter onderscheppen. In 2021 wordt een audit uitgevoerd op basis van de BIO. Voor de technische maatregelen wordt de gemeenschappelijke infrastructuur als uitgangspunt gebruikt. De audit levert een nulmeting op. Op basis van een risicoanalyse zullen verbeteringen in kaart worden gebracht en geprioriteerd. In het IBplan 2022 worden de concrete verbeteracties vastgelegd. Conform wetgeving dienen in de begroting een aantal verplichte paragrafen opgenomen te worden. Voor ICT WBW zijn de volgende paragrafen van toepassing: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Bedrijfsvoering • Onderhoud kapitaalgoederen • Financiering

1.2 Paragrafen 1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om tegenvallers op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Daarnaast wordt in deze paragraaf een aantal kengetallen opgenomen die gebruikt kunnen worden bij de beoordeling van de financiële positie. Risico’s In het kader van risicomanagement worden jaarlijks de belangrijkste risico’s geïnventariseerd en gemonitord. Imagorisico De voornaamste risico’s waarmee ICT WBW te maken heeft liggen op het vlak van het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van deelnemers. In feite is hiermee vooral sprake van imago-risico. Sinds 2020 wordt extra ingezet op een hoger dienstverleningsniveau en ICT-volwassenheid. Vanaf 2022 zullen de ingezette maatregelen moeten gaan renderen. Daarnaast is in 2021 de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur afgerond, waardoor er niet meer vijf verschillende infrastructuren onderhouden hoeven te worden. Samen met de strakke processen en goed accountmanagement moet dit ervoor zorgen dat we veel ruimte hebben om aan de verwachtingen van deelnemers te voldoen en daarnaast ook verder te bouwen aan het pad naar een regieorganisatie.

Veiligheidsrisico Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die gesteld worden door de deelnemende gemeenten en vastgelegd zijn in de verwerkersovereenkomsten. Om dit risico zoveel mogelijk te beperken is de volgende maatregel getroffen. Uitvoering actieplan AVG & ISO27001 In 2020 is in nauwe samenwerking met de security specialisten van de deelnemers besloten de aanpak om te komen tot een ISO27001 of SOC2 / ISAE3402 verklaring, welke gebruikelijk is in de commerciële wereld, los te laten en ons te concentreren op de certificeringen die de deelnemers nodig hebben (middels TPM-verklaringen) om te voldoen aan normeringen zoals de BIO en Suwinet.

De werkwijze die hierin gevolgd zal worden is: 1. Uitvoeren van risico-inventarisatie van de BIO-maatregelen samen met CISO’s en externe begeleidende partij, inclusief het selecteren van IB-maatregelen om de vastgestelde risico’s te mitigeren 2. Opstellen van Plan van Aanpak met afgestemde prioriteiten 3. Begroten van benodigde financiële middelen en capaciteit 4. Sturen op de uitvoering en implementatie van maatregelen in de organisatie volgens “Plan Do Check Act”-cyclus (PDCA) met behulp van een Information Security Management System (ISMS) en uitvoeren van periodieke controles 5. Jaarlijks opstellen van een Assurance rapport door een onafhankelijke auditor over de afgesproken maatregelen In 2021 zal deze werkwijze worden geïmplementeerd. Jaarlijks wordt in September een TPM-verklaring afgegeven. Bedrijfsvoeringsrisico Dit risico behelst het niet kunnen leveren van de overeengekomen dienstverlening als gevolg van een hoog ziekteverzuim en/of en niet kunnen verkrijgen van voldoende gekwalificeerd personeel. De verwachting is dat de krapte op de arbeidsmarkt voor ICT-personeel ook voor 2022 zal gelden. Hierdoor bestaat het risico dat er geen voldoende gekwalificeerd personeel kan worden geworven tegen de door ICT WBW geboden salarissen. Weerstandsvermogen ICT WBW beschikt niet over eigen vermogen en heeft daardoor geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen.

De deelnemende gemeenten staan volledig garant voor de eventuele (financiële) tegenvallers. Financiële kengetallen In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dient een set van vijf financiële kengetallen opgenomen te worden. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor ICT WBW niet van toepassing. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Er is geen externe norm voor de kengetallen vastgelegd. In de onderstaande tabel zijn de financiële kengetallen opgenomen die van toepassing zijn op ICT WBW. Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

Jaarrek. Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2020 2021 2022 2023 2024 2025 89,03% 103,57% 83,12% 59,02% 40,39% 21,71% 89,03% 103,57% 83,12% 59,02% 40,39% 21,71% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Tabel 2 Financiële kengetallen

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. In 2020 en 2021 is de netto schuldquote gestegen als gevolg van het feit dat ICT WBW in 2019 en 2020 leningen van in totaal € 8.800.000 heeft afgesloten. Dit ter financiering van de investeringen die in de periode 2019-2021 worden gedaan in het kader van de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur. Deze investeringen worden afgeschreven en de hieruit voortkomende kapitaallasten worden in de komende jaren via de deelnemersbijdragen in rekening gebracht bij de deelnemers. De komende jaren worden de leningen afgelost. Dit is ook terug te zien in tabel 2 in de vorm van een dalende schuldquote vanaf 2022. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft een indicatie in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het totale vermogen. Aangezien ICT WBW geen eigen vermogen heeft bedraagt de solvabiliteitsratio 0%. In het geval van de GR ICT WBW is beslist dat deze geen reserves mag opbouwen. De deelnemende gemeenten staan volledig garant voor de kosten van (eventuele) tegenvallers.

Een positief dan wel negatief resultaat wordt verrekend met de deelnemende gemeenten. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Dit kengetal geeft een indicatie welke structurele ruimte aanwezig is om de lasten te dragen. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Dit is een gevolg van de financieringsconstructie die ICT WBW hanteert. De deelnemende gemeenten staan garant om alle kosten (dus ook eventuele tekorten) van ICT WBW af te dekken en indien er sprake is van een overschot wordt dit ook verrekend met die deelnemers. In het geval dat er in enig jaar incidentele lasten zijn, staan hier dus voor hetzelfde bedrag aan incidentele baten tegenover. Beoordeling kengetallen De waarde van de kengetallen van ICT WBW is enigszins beperkt vanwege de afspraken die in de gemeenschappelijke regeling zijn gemaakt over de financiering van ICT WBW. Zo worden eventuele overschotten of tekorten direct verrekend met de bijdragen van de deelnemende gemeenten en mogen geen reserves worden opgebouwd.

1.2.2 Bedrijfsvoering

Deze paragraaf heeft als doel inzicht te verschaffen in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering in 2022 en verder. Personeel en organisatie In 2021 was de formatie 39,39 fte, toe te rekenen aan de bedrijfsvoering voor de ICT-ondersteuning aan de deelnemende gemeenten. Met de uittreding van Bergen op Zoom per 1-1-2022 zal het werk en daarmee de benodigde formatie afnemen. De reële werklastreductie is nu geraamd op 7,65 FTE (zie 11

paragraaf 2.3.1 voor de toelichting). Dit betekent dat de benodigde formatie vanaf 2022 nu wordt geraamd op 31,74 fte. In de loop van 2021 zal de definitieve formatie in 2022 worden vastgesteld. Ziekteverzuim: Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van ICT WBW in 2020 is 4,4%. Dit is inclusief langdurig ziekteverzuim van 2 medewerkers. Het totaal aantal ziekmeldingen was 26. Het landelijk gemiddelde voor het openbaar bestuur lag in 2019 op 5,8% (bron: A&O-fonds 2019, laatste cijfers). Binnen de kaders van de mogelijkheden wordt gewerkt aan een zo laag mogelijk ziekteverzuim door goed oog te houden op werkomstandigheden en werkhoeveelheid en, zo nodig, persoonlijke coaching/begeleiding (waar nodig ook met inzet van bedrijfsarts of andere hulpinstanties) Preventie arbeidsomstandigheden: In 2020 is de preventiemedewerker gestart met het uitvoeren van het RI&E-uitvoeringsplan. Door het thuiswerken stagneert de uitvoering van het plan enigszins. Medewerkers hebben diverse materialen zoals bureaustoel, beeldschermen enz. in bruikleen gekregen voor een goede werkplek thuis. Medewerkers signaleren regelmatig werkdruk. Het uittreden van Bergen op Zoom maakt medewerkers onzeker en versterkt dit signaal.

Vanuit de preventiemedewerker en het management is hier bijzondere aandacht voor door het gesprek met medewerkers hierover aan te gaan en in samenwerking met de bedrijfsarts gespreksessies aan te bieden onder leiding van een externe deskundige. Voor opleidingen is jaarlijks een budget beschikbaar van 3% van de loonkosten. Voor de functiebepaling en -waardering wordt het systeem HR21 toegepast. Planning en control In de financiële verordening is vastgelegd dat er jaarlijks naast de begroting en jaarrekening twee tussentijdse rapportages worden opgesteld en aangeboden aan de deelnemers. Voor de jaarlijks op te stellen jaarrekening gelden de gebruikelijke regels ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. De jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant gecontroleerd. In 2019 is met Baker Tilly een nieuwe overeenkomst afgesloten voor de periode 2019-2022. Financiën en administratie De financiële administratie en personeels- en salarisadministratie worden door de gemeente Moerdijk verzorgd. De kosten hiervan zijn opgenomen in deze begroting. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de systemen en applicaties die hiervoor in Moerdijk reeds beschikbaar zijn. Inkoop en aanbesteding Voor de expertise op het gebied van inkoop en aanbesteding zal in het algemeen gebruik worden gemaakt van de expertise van een externe inkoopadviseur.

In de afgelopen jaren zijn diverse raamovereenkomsten Europees aanbesteed waardoor verwerving van (aanvullende) hard- en software snel en rechtmatig kan worden ingekocht. Daarnaast wordt zoveel mogelijk aangesloten bij inkoop initiatieven van de VNG.

1.2.3 Onderhoud kapitaalgoederen

Gemeenschappelijke infrastructuur Om te komen tot een gemeenschappelijke infrastructuur heeft ICT WBW investeringen gedaan in harden software en implementatiekosten. Deze investeringen worden in 5 jaar afgeschreven. Op de harden software is een onderhoudscontract afgesloten voor dezelfde periode. Werkplekken ICT WBW De in 2019 vervangen werkplekken (PC’s) van ICT WBW worden in 3 jaar afgeschreven en zijn zodoende in 2022 boekhoudkundig afgeschreven. In 2022 is daarom een vervangingsinvestering begroot van € 62.500. Huisvesting ICT WBW is niet gehuisvest in een eigen pand. De werkplekken worden gehuurd van de gemeente Moerdijk.

1.2.4 Financiering

In deze paragraaf wordt ingegaan op de wijze waarop ICT WBW de benodigde geldmiddelen aantrekt en (tijdelijk) overtollige geldmiddelen belegt. De uitvoering van de financieringsfunctie dient plaats te vinden binnen de kaders zoals gesteld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Daarnaast zijn in de Financiële verordening GR ICT WBW enkele nadere regels opgenomen hoe om te gaan met de financieringsfunctie. Renterisico Voor het renterisico worden vanuit de wetgeving twee normen onderscheiden; de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Er dient binnen deze normen geopereerd te worden. Kasgeldlimiet Ter beperking van het renterisico op schulden met een looptijd korter dan één jaar is de kasgeldlimiet wettelijk vastgesteld. Zo wordt voorkomen, dat fluctuaties van de korte rente direct een grote impact hebben op de rentelasten tijdens het boekjaar. De totale netto-vlottende schuld mag maximaal 8,2% van het totaal van de begrote lasten zijn. De berekening van de kasgeldlimiet voor 2022 ziet er als volgt uit: Begrotingstotaal 2022: € 6.286.900 Toegestane kasgeldlimiet (norm = 8,2%): € 515.500 De toegestane kasgeldlimiet is het bedrag dat ICT WBW aan kortlopende kredieten zou mogen aantrekken. ICT WBW heeft geen kortlopende kredieten, waardoor deze grens niet wordt overschreden.

Renterisiconorm De renterisiconorm is ingesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van een jaar of langer te beperken. Dit komt er op neer dat het renterisico in een bepaald jaar niet meer mag bedragen dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Voor ICT WBW bedraagt de renterisiconorm € 2.500.000. Concreet betekent dit dat ICT WBW in een bepaald jaar maximaal € 2.500.000 aan herfinanciering en renteherziening mag hebben op de vaste schulden. Ter realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur zijn diverse investeringen gedaan. ICT WBW dient deze investeringen voor te financieren. Deze investeringen worden in 5 jaar afgeschreven en de hieruit voortkomende kapitaallasten worden in de komende jaren via de deelnemersbijdragen in 13

rekening gebracht bij de deelnemers. Ter financiering van deze investeringen heeft ICT WBW in november 2019 een lening afgesloten van € 1.300.000 (met een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van 0,08%). Daarnaast is in januari 2020 een lening van € 7.500.000 afgesloten (met een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van -0,035% negatief). Doordat voor de leningen die ICT WBW afsluit de rentepercentages gedurende de looptijd vastliggen, is er geen sprake van renteherzieningen. Daarnaast is er na afloop van de leningen geen volledige herfinanciering nodig. Hierdoor blijft ICT WBW binnen de renterisiconorm. Rentelasten De behoefte aan een eenduidig inzicht hebben ertoe geleid dat in de wetgeving (BBV) is opgenomen, dat de rentekosten aan de diverse taakvelden (vooral bij gemeenten van toepassing) moeten worden toegerekend met behulp van de renteomslag. De berekening van de renteomslag ziet er voor 2022 als volgt uit: Rente Rentelasten: - Rente reserves - Rente voorzieningen - Rente langlopende geldleningen - Rente te vergoeden aan grondexploitatie - Rente financieringssaldo

0 0 -1.060 0 0 -1.060 0 0 -1.060

Af: externe rentebaten Af: ontvangen rente grondexploitatie en projectfinanciering Saldo door te rekenen rente via rente-omslag Boekwaarde vaste activa per 01-01-2022: Immateriële vaste activa Aan boekwaarde toe te rekenen rente-omslag

5.235.639 5.235.639

Omslagpercentage (voor afronding)

-0,020%

Omslagpercentage begroting 2021

0,00% Afgerond

Tabel 3 Renteomslag 2022

Doordat bij een van de door ICT WBW afgesloten leningen sprake is van een negatieve rente ontvangt ICT WBW jaarlijks ca. € 1.000 aan rente. Als gevolg hiervan bedraagt de renteomslag voor ICT WBW 0% (na wettelijk toegestane afronding).

2 Financiële begroting 2.1

Uitgangspunten

2.1.1 Richtlijnen Kadernota 2022

Op 21 januari 2021 is de kadernota 2022 vastgesteld, waarin de kaders voor deze begroting zijn vastgesteld. Deze begroting is opgesteld conform de vastgestelde richtlijnen. Dit betekent onder andere dat: 1 In de ramingen voor 2022-2025 een indexering is toegepast. De kosten voor 2022 zijn ten opzichte van 2021 verhoogd met 1,4% (op basis van de septembercirculaire gemeentefonds 2020) in verband met structurele kostenstijgingen. Op het moment van opstellen van deze begroting is er nog geen nieuwe cao. Omdat er voor 2022 nog geen indexcijfer bekend is, zijn de loonkosten geïndexeerd met 1,3%. Dit is het indexcijfer prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers uit de septembercirculaire gemeentefonds 2020. 2 De loonkosten zijn gebaseerd op de functies met de daarbij behorende functieschaal en de werkelijke periodieken.

2.1.2 Onderverdeling van de begroting

De begroting is onderverdeeld in: 1. Bedrijfsvoering (zie paragraaf 2.3.1) De kosten voor de bedrijfsvoering van ICT WBW (loonkosten, facilitaire kosten etc.) 2. Exploitatie ICT-infrastructuur (zie paragraaf 2.3.2) De kosten van de lokale en gemeenschappelijke ICT-infrastructuur (incl. kapitaallasten)/ 3. Exploitatie derden (zie paragraaf 2.3.3) De kosten die worden gemaakt voor derden. Vanaf 2022 is dat uitsluitend de RWB. Deze kosten worden 1 op 1 aan hen doorbelast.

2.1.3 Parameters

Bij het opstellen van deze begroting is uitgegaan van de volgende parameters. Prijspeilen en indexen Prijsindex Lonen Overige kosten

2022-2025 1,3% (conform Kadernota 2022) 1,4% (conform Kadernota 2022)

Kapitaallasten Afschrijvingstermijnen Methode 1ste jaar afschrijving Kapitaalrente/ rekenrente Normen en kengetallen Opleidingskosten Facilitaire kosten (vergoeding kantoorplek gemeentehuis Moerdijk) Ondersteunende diensten (vergoeding personele ondersteuning gemeente Moerdijk) Onvoorzien Uurtarief ICT WBW

5 jaar (m.u.v. laptops 3 jaar) Afschrijving o.b.v. annuïteit Jaar t+1 0% (op basis van boekwaarde per 1-1-t)

3% van loonkosten € 3.468 per fte per jaar (is verhoogd met 1,4%) € 4.119 per fte per jaar (is verhoogd met 1,3%) Voor 2022 € 62.000 (1% v.d. totale begroting) €79 15

2.2 Overzicht van baten en lasten Hieronder zijn per begrotingsonderdeel de baten en lasten opgenomen. Hierbij zijn tevens de werkelijke kosten uit 2020 en de (indicatieve) meerjarenramingen voor de periode 2023-2025 terug te vinden. In paragraaf 2.3 worden de verschillende begrotingsposten nader toegelicht. In hoofdstuk 3 wordt toegelicht hoe de kostenverdeling over de deelnemers plaatsvindt en hoe de deelnemersbijdragen per deelnemer zijn opgebouwd. 2020 jaarrekening

Lasten 1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces

2021 begroting

2022 begroting

2023 begroting

2024 begroting

2025 begroting

Conceptcijfers €

3.457.485 €

3.348.000 €

Bijz.toelagen BERM-gemeenten €

54.038 €

53.000 €

2.896.000 € 2.896.000 € 2.896.000 € 2.896.000 46.000 €

46.000 €

Advieskosten

€

91.491 €

73.000 €

74.000 €

74.000

Facilitaire kosten

€

135.996 €

150.000 €

128.400 €

128.400

Ondersteunende diensten

€

149.192 €

187.000 €

171.400 €

171.400

Exploitatie ICT WBW

€

74.494 €

79.000 €

118.900 €

120.800 €

120.800

Onvoorzien

€

79.000 €

62.000 €

60.000

Lokale infrastructuur

€

1.325.386 €

1.258.000 €

526.900 €

526.900

Gemeensch. infrastructuur

€

189.467 €

1.200.000 €

854.200 €

854.200

Kapitaallasten

€

301.013 €

1.551.000 €

€

33.100 €

28.000 €

€

5.811.662 €

8.006.000 €

€ €

307.813 € 50.414

233.000 €

40.000 €

40.000

Exploitatie derden

€

33.100 €

28.000 €

17.000 €

17.000

Uittreedvergoeding Bergen op Zoom

€

2.051.000 €

666.000 €

320.000 €

Totaal baten

€

391.327 €

261.000 €

2.108.000 €

723.000 €

377.000 €

57.000

Saldo lasten en baten

€

5.420.334 €

7.745.000 €

4.178.900 € 5.559.500 € 5.905.500 € 6.019.600

Bergen op Zoom Etten-Leur

€ €

1.655.087 € 991.804 €

2.499.098 € 1.359.305 €

€ € € 982.539 € 1.322.483 € 1.408.530 € 1.403.613

Roosendaal

€

1.353.927 €

1.936.750 €

1.383.165 € 1.852.337 € 1.979.563 € 2.036.245

Moerdijk

€

808.738 €

1.143.816 €

909.626 € 1.223.718 € 1.303.783 € 1.327.353

Tholen

€

502.705 €

723.031 €

556.086 €

746.915 €

796.647 €

835.638

Werkplein

€

108.073 €

83.000 €

347.483 €

414.046 €

416.978 €

416.751

€

5.420.334 €

7.745.000 €

46.000

2 Exploitatie ICT infrastructuur

1.392.100 € 1.385.800 € 1.385.800 € 1.181.900

3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten

17.000 €

17.000

6.286.900 € 6.282.500 € 6.282.500 € 6.076.600

Baten 1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces Advieskosten

3 Exploitatie derden

€

Bijdragen deelnemers

Totaal deelnemersbijdragen

Tabel 4 Totaaloverzicht begroting 2022-2025

4.178.900 € 5.559.500 € 5.905.500 € 6.019.600

2.3 Toelichting overzicht van baten en lasten 2.3.1 Bedrijfsvoering

De kosten voor de bedrijfsvoering bestaan uit: • personeelskosten (incl. bijz. toelagen); • bijzondere toelagen; • advieskosten; • facilitaire kosten; • ondersteunende diensten; • werkplek ICT WBW; • en een post onvoorzien. Personeel De toegestane formatie van ICT WBW (per 1 januari 2022) bedraagt 31,74 FTE. De salariskosten zijn ten opzichte van 2021 geïndexeerd met 1,3% (conform de kadernota 2022). Daarnaast is gerekend met de actuele werkgeverslasten (zoals pensioenpremie) en is uitgegaan van de werkelijke periodiek van de schaal waarop de functie is gewaardeerd. Tot slot is voor opleidingskosten 3% van de begrote loonkosten aangehouden. De personeelslasten zijn als volgt opgebouwd: Begrotingspost Kosten personeel primair proces Omvang formatie (inclusief vacatures) Salariskosten (vast en inhuur) Opleidingskosten Algemene persobeelskosten (incl. reiskosten) Tabel 5 Kosten personeel primair proces

€ € € €

B2021 3.348.000 € 39,39 fte 3.138.000 € 85.000 € 125.000 €

B2022 2.896.000 € 31,74 fte 2.711.800 € 82.000 € 102.200 €

B2023 2.896.000 € 31,74 fte 2.711.800 € 82.000 € 102.200 €

B2024 2.896.000 € 31,74 fte 2.711.800 € 82.000 € 102.200 €

B2025 2.896.000 31,74 fte 2.711.800 82.000 102.200

In 2021 was de formatie 39,39 fte, toe te rekenen aan de bedrijfsvoering voor de ICT-ondersteuning aan de deelnemende gemeenten. Met de uittreding van Bergen op Zoom per 1-1-2022 zal het werk en daarmee de benodigde formatie afnemen. De reële werklastreductie is door KokxDeVoogd in hun notitie van oktober 2020 geraamd op minimaal 7,65 fte en maximaal 8,63 fte. M.b.v. een door KokxDeVoogd beschikbaar gesteld model is per functie de proportionaliteit bepaald. De nieuwe werklastreductie komt volgens dit model uit op 7,65 FTE en is dus in lijn met de raming van KokxDeVoogd. In de begroting 2022 wordt dan ook uitgegaan van een formatie van 31,74 FTE. In de loop van 2021 zal de definitieve formatie in 2022 worden vastgesteld. Vanaf 2022 zal in het kader van het pad naar een regieorganisatie het instrument Strategische Personeelsplanning worden ingezet om te zorgen dat medewerkers ofwel mee kunnen groeien naar de regieorganisatie ofwel naar ander werk worden begeleid. Bijzondere toelagen Per 1 januari 2016 zijn alle vaste ICT-medewerkers van de destijds deelnemende gemeenten geplaatst in de nieuwe organisatie op een functie uit het functieboek. Bij een aantal medewerkers is sprake van een garantie- of uitloopschaal, die uitgaat boven de functieschaal waarin men nu geplaatst is. Deze meerkosten worden doorberekend aan de deelnemers waar deze medewerkers oorspronkelijk vandaan komen.

Voor 2022 zijn deze kosten als volgt geraamd.

Begrotingspost

Aantal medewerkers

Kosten per jaar

Bijzondere toelagen Etten-Leur

€

17.000,00

Roosendaal

€

29.000,00

Totaal

€

46.000,00

Tabel 6 Bijzondere toelagen

Advieskosten Voor het inschakelen van externe adviseurs is een bedrag geraamd van € 74.000. Ten opzichte van 2021 is een inflatiecorrectie van 1,4% toegepast (conform de Kadernota 2022). Hier vallen tevens de kosten onder voor het uitvoeren van de controle op de jaarrekening door de externe accountant (€ 23.000). Facilitaire kosten De facilitaire kosten bestaan voornamelijk uit de huisvestingskosten die betaald worden voor het gebruik van de werkplekken in het gemeentehuis van Moerdijk. Daarnaast worden vanuit dit budget diverse kantoorartikelen, print- en kopieerkosten etc. bekostigd. Deze post is als volgt opgebouwd.

Tabel 7 Facilitaire kosten

De kosten voor huisvesting (€ 3.468 per werkplek) dekken de kosten voor huisvesting, meubilair, gasen elektriciteitsverbruik, koffie- en theevoorziening, catering, beveiliging, schoonmaak en klein onderhoud. Ten opzichte van 2021 is het tarief per werkplek met 1,4% geïndexeerd (conform de kadernota 2022). Desondanks dalen de lasten vanaf 2022. Door de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom daalt vanaf 2022 het aantal fte. Waar in 2021 nog werd gerekend met 39,39 werkplekken, wordt in 2022 gerekend met 33 werkplekken (gebaseerd op het aantal fte). Ondersteunende diensten Voor de personele ondersteuning geldt dat ICT WBW deze zoveel als mogelijk afneemt van gastgemeente Moerdijk. Voor de onderdelen financiën, P&O/salarisadministratie en DIV is dit vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de gemeente Moerdijk. Begrotingspost Ondersteunende diensten

€

B2021 B2022 B2023 B2024 B2025 187.000 € 171.400 € 171.400 € 171.400 € 171.400

Financien P&O / salarisadministratie DIV

€ € €

70.000 € 70.000 € 12.000 €

62.470 € 62.470 € 10.970 €

62.470 62.470 10.970

Inkoop Tabel 8 Personele ondersteuning

€

35.000 €

35.500 €

35.500

Ten opzichte van 2021 is een indexering van 1,4% (conform Kadernota 2022) toegepast op de bovenstaande onderdelen. Desondanks daalt het totaal benodigde budget. Door de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom daalt vanaf 2022 het aantal fte. Waar in 2021 de vergoeding aan de gemeente Moerdijk nog was gebaseerd op 39,39 fte, wordt in 2022 gerekend met 31,74 fte.

Exploitatie ICT WBW De kosten voor de exploitatie van de informatievoorziening tbv de bedrijfsvoering van ICT WBW (ICT werkplek, bedrijfsapplicaties) worden voor 2022 begroot op € 118.900.

Tabel 9 Exploitatie ICT WBW

Ten opzichte van de begroting 2021 is het budget bedrijfsapplicaties verhoogd vanwege de opname van de kosten voor de bedrijfsapplicaties in dit onderdeel van de begroting. In voorgaande jaren werden deze kosten doorbelast in de exploitatie lokale infrastructuur van de deelnemers. Daarnaast zijn binnen dit budget de kapitaallasten geraamd die voortkomen uit de aanschaf van de laptops van ICT WBW. De huidige laptops dateren van 2019. Rekening houdend met een afschrijvingstermijn van 3 jaar staat de vervanging van de laptops gepland in 2022. Onvoorzien Als post onvoorzien geldt voor 2022 een bedrag van € 62.000. Dit is 1% van het begrotingstotaal.

2.3.2 Exploitatie ICT-infrastructuur

De kosten voor de exploitatie van de ICT-infrastructuur bestaan uit: • Lokale ICT-infrastructuur; • Gemeenschappelijke infrastructuur; • Kapitaallasten. Lokale ICT-infrastructuur Er zijn diverse kosten die direct zijn toe te rekenen aan de ICT-infrastructuur van de individuele deelnemers. Deze worden 1 op 1 toegerekend aan de betreffende deelnemer. Hieronder zijn per deelnemer de verwachte kosten voor de komende jaren inzichtelijk gemaakt. Deelnemer

JR2020

B2021

B2022

B2023

B2024

B2025

Bergen op Zoom

€

328.057

€

350.000

€

Etten-Leur

€

234.058

€

259.000

€

125.800

€

125.800

€

125.800

€

125.800

Roosendaal

€

364.131

€

331.000

€

160.300

€

160.300

€

160.300

€

160.300

Moerdijk

€

198.395

€

168.000

€

117.400

€

117.400

€

117.400

€

117.400

Tholen

€

122.108

€

100.000

€

71.600

€

71.600

€

71.600

€

71.600

Werkplein

€

78.637

€

50.000

€

51.800

€

51.800

€

51.800

€

51.800

Totaal € 1.325.386 € 1.258.000 Tabel 10 Kosten lokale ICT-infrastructuur

€

526.900

€

526.900

€

526.900

€

526.900

De kosten voor de lokale infrastructuur lopen vanaf 2022 terug doordat op dat moment de overgang naar de gemeenschappelijke infrastructuur is afgerond. In de kosten lokale ICT-infrastructuur zijn alle kosten opgenomen die een op een kunnen worden toegerekend aan betreffende deelnemer. Gemeenschappelijke infrastructuur Nadat de gemeenschappelijke infrastructuur is gerealiseerd dient deze te worden onderhouden en beheerd. Dit betreffen gemeenschappelijke kosten die voor alle deelnemers worden gemaakt. Deze kosten worden dan ook verdeeld op basis van het aantal accounts (gebruikers). 19

Hieronder zijn per deelnemer de verwachte kosten voor de komende jaren inzichtelijk gemaakt. Deelnemer Bergen op Zoom

€

JR2020 56.082

€

B2021 398.000

€

B2022 -

€

B2023 -

€

B2024 -

€

B2025 -

Etten-Leur

€

23.098

€

199.000

€

185.430

€

185.430

€

185.430

€

185.430

Roosendaal

€

34.523

€

296.000

€

277.203

€

277.203

€

277.203

€

277.203

Moerdijk

€

34.967

€

179.000

€

176.488

€

176.488

€

176.488

€

176.488

Tholen Werkplein

€ €

19.039 21.757

€ €

113.000 15.000

€ €

110.128 104.951

€ €

110.128 104.951

€ €

110.128 104.951

€ €

110.128 104.951

Totaal € 189.467 € 1.200.000 Tabel 11 Kosten gemeenschappelijke infrastructuur

€

854.200

€

854.200

€

854.200

€

854.200

Ten opzichte van 2021 nemen de totale kosten af. Dit komt door het feit dat de gemeente Bergen op Zoom per 1-1-2022 uittreedt. Kapitaallasten (voortkomend uit investeringen) Om de gemeenschappelijke infrastructuur te realiseren worden (en zijn) diverse investeringen uitgevoerd. Voor 2021 en 2022 zijn onderstaande investeringsbedragen nodig. Deze investeringen worden uitgevoerd binnen de eerder beschikbaar gestelde investeringskredieten. Om schrijving van de investering

2021

Nieuw e infrastr. Bergen op Zoom 2021 €

120.000

€

2022 -

Nieuw e infrastr. Etten-Leur 2021

€

580.000

€

Nieuw e infrastr. Roosendaal 2021

€

823.000

€

Nieuw e infrastr. Moerdijk 2021

€

523.000

€

Nieuw e infrastr. Tholen 2021

€

345.000

€

Nieuw e infrastr. Werkplein 2021

€

194.000

€

Vervanging laptops ICT WBW

€

62.500

Totaal

€ 2.585.000

€

62.500

Tabel 12 Investeringsoverzicht 2021-2022

Investering gemeenschappelijke infrastructuur De investeringen die in 2021 zijn gerealiseerd worden in de jaren 2022 t/m 2024 in kapitaallasten omgezet. Investering laptops Daarnaast staat in 2022 de vervanging van de laptops gepland. Het gaat hierbij om een investering van € 62.500. Deze laptops worden in 3 jaar afgeschreven. De hieruit voortkomende kapitaallasten van ca. € 21.000 zijn opgenomen en verrekend binnen het budget Exploitatie ICT WBW (paragraaf 3.3.1). Kapitaallasten De investeringen worden in 5 jaar afgeschreven en er wordt gestart met afschrijven vanaf het eerste jaar na investeren. Dit resulteert (samen met de investeringen die reeds in voorgaande jaren zijn uitgevoerd) de komende jaren in kapitaallasten. Hierbij geldt het uitgangspunt dat investeringen die direct zijn toe te wijzen aan een deelnemer, 1 op 1 aan die deelnemers wordt toegerekend. Investeringen die voor alle deelnemers gezamenlijk worden gedaan worden toegerekend op basis van het aantal accounts (gebruikers). Hieronder zijn per deelnemer de verwachte kapitaallasten voor de komende jaren inzichtelijk gemaakt. 20

Deelnemer JR2020 B2021 B2022 B2023 B2024 B2025 Bergen op Zoom € 98.786 € 506.240 € - € - € - € Etten-Leur € 84.209 € 268.099 € 366.400 € 364.800 € 364.800 € 280.800 Roosendaal € 59.891 € 361.000 € 444.400 € 442.100 € 442.100 € 381.900 Moerdijk € 48.855 € 240.319 € 328.700 € 327.200 € 327.200 € 277.200 Tholen € 6.229 € 157.342 € 189.600 € 188.700 € 188.700 € 182.000 Werkplein € 3.043 € 18.000 € 63.000 € 63.000 € 63.000 € 60.000 Totaal € 301.013 € 1.551.000 € 1.392.100 € 1.385.800 € 1.385.800 € 1.181.900 Tabel 13 Kapitaallasten gem. infrastructuur

2.3.3 Exploitatie derden

Tot slot worden door ICT WBW kosten gemaakt voor de dienstverlening aan derden. Vanaf 2021 betreft dit alleen de Regio West- Brabant (RWB). De exploitatie door ICT WBW voor Het Zorg- en Veiligheidshuis De Markizaten stopt vanaf 2022. Deze kosten worden 1 op 1 aan de RWB doorbelast, waardoor dit geen invloed heeft op de deelnemersbijdragen. Deelnemer

JR2020

B2021

B2022

B2023

17.000 €

B2024

17.000 €

B2025

RWB

€

29.069 €

18.000 €

17.000 €

17.000

VHH

€

4.031 €

10.000 €

- €

Totaal € 33.100 € Tabel 14 Exploitatie derden

28.000 €

17.000 €

17.000

2.3.4 Uittreedvergoeding Bergen op Zoom

De gemeente Bergen op Zoom treedt per 1-1-2022 uit als deelnemer bij ICT WBW. Deze begroting is dan ook de eerste zonder de gemeente Bergen op Zoom als deelnemer. Raming uitreedvergoeding Eind 2020 zijn, onder begeleiding van KokxDeVoogd, de uitgangspunten en spelregels vastgesteld voor het uittredingsproces. Dit is vastgelegd in de notitie ‘’Gevolgen en voorwaarden’’. Daarnaast is de notitie “Uittreedkosten Bergen op Zoom” geschreven waarin modelmatig is bepaald wat de maximale uittreedkosten zijn voor Bergen op Zoom. Een belangrijk deel van deze kosten moeten volgens de notitie namelijk “gezien worden als een risico, en minder als ‘harde’ kosten, omdat er maatregelen mogelijk zijn om deze kosten te beperken”. Er kan dus nog geen sprake zijn van een definitieve vaststelling van de uitreedvergoeding. In de notitie van is dit als volgt verwoord: ‘’Deze raming heeft tot doel om de gevolgen van de uittreding te duiden, teneinde de consequenties van de uitgangspunten en spelregels te kunnen overzien.

De raming is nadrukkelijk niet bedoeld voor de vaststelling van de financiële gevolgen als bedoeld in het zesde lid van de GR-tekst, waarin door het Bestuur en het uittredende College gezamenlijk een bindend advies wordt gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige.’’ Daar er nog geen formele besluitvorming heeft plaatsgevonden over de hoogte van de uittreedvergoeding, is in deze begroting ten aanzien van de uittreedvergoeding uitgegaan van de bedragen zoals deze in de notitie van KokxDeVoogd staan. Concreet betekent dit het volgende.

Nr. Component

2021*

Onderzoekskosten

45.000

2022

2023

Projectkosten

50.000

c1) c2) d)

275.000

15.000

Frictiekosten personeel

711.000

476.000

235.000

1.422.000

Frictiekosten contractueel

912.000

72.000

35.000

1.019.000

Desintegratiekosten

153.000

103.000

50.000

306.000

e) Sociaal plankosten TOTAAL

2.051.000

666.000

320.000

3.132.000

95.000

2024

2025

TOTAAL 45.000 340.000

Tabel 15 Actualisatie raming uittreedvergoeding

Effect uittreedvergoeding op deelnemersbijdragen De hoogte van de (tijdelijke) uittreedvergoeding heeft logischerwijs grote invloed op de toekomstige deelnemersbijdragen. Wanneer de gemeente Bergen op Zoom geen uittreedvergoeding zou betalen, zien de deelnemersbijdragen er als volgt uit: 2022 begroting

2023 begroting

2024 begroting

2025 begroting

Bijdragen deelnemers Etten-Leur

€

1.489.238 € 1.488.108 € 1.488.108 € 1.403.613

Roosendaal

€

2.098.782 € 2.097.184 € 2.097.184 € 2.036.245

Moerdijk

€

1.378.877 € 1.377.824 € 1.377.824 € 1.327.353

Tholen

€

843.253 €

842.632 €

835.638

Werkplein

€

419.751 €

416.751

Totaal deelnemersbijdragen

€

6.229.900 € 6.225.500 € 6.225.500 € 6.019.600

Tabel 16 Bijdragen zonder uittreedvergoeding BoZ

Zoals gezegd is in deze begroting vooralsnog uitgegaan van de uittreedvergoeding zoals die door KokxDeVoogd is ingeschat. Deze uittreedvergoeding is over de deelnemers verdeeld op basis van het aandeel van de deelnemers in de betreffende kostencomponenten. - De componenten projectkosten en frictiekosten personeel (nr. b, d en c1 in tabel 15) zijn verdeeld op basis van de verhoudingen in de totale bedrijfsvoeringskosten. - De component frictiekosten contractueel (nr. c2 in tabel 15) is verdeeld op basis van de verhoudingen in exploitatiekosten van de ICT-infrastructuur. Dit leidt tot onderstaande verdeling per deelnemer. Deelnemer Bergen op Zoom Etten-Leur

B2022

B2023

€ €

- € -506.699 €

- € -165.625 €

B2024 - € -79.578 €

B2025 -

Roosendaal

€

-715.616 €

-244.847 €

-117.622 €

Moerdijk

€

-469.250 €

-154.106 €

-74.042 €

Tholen

€

-287.167 €

-95.717 €

-45.985 €

Werkplein

€

-72.268 €

-5.705 €

-2.773 €

Totaal

€ -2.051.000 €

-666.000 €

-320.000 €

(-/- is opbrengst)

Tabel 17 Uittreedvergoeding per deelnemer

De deelnemersbijdragen in deze begroting komen er daarmee als volgt uit te zien. 2022 begroting

2023 begroting

2024 begroting

2025 begroting

Bijdragen deelnemers Etten-Leur

€

982.539 € 1.322.483 € 1.408.530 € 1.403.613

Roosendaal

€

1.383.165 € 1.852.337 € 1.979.563 € 2.036.245

Moerdijk

€

909.626 € 1.223.718 € 1.303.783 € 1.327.353

Tholen

€

556.086 €

746.915 €

796.647 €

835.638

Werkplein

€

347.483 €

414.046 €

416.978 €

416.751

Totaal deelnemersbijdragen

€

4.178.900 € 5.559.500 € 5.905.500 € 6.019.600

Tabel 18 Bijdragen met uittreedvergoeding BoZ

Definitieve besluitvorming uittreedvergoeding In de notitie “gevolgen en voorwaarden” is afgesproken dat de vergoeding op basis van nacalculatie zal worden afgerekend (waar mogelijk en wenselijk kan daarvan bij overeenstemming worden afgeweken). Dit betekent “dat er pas laat definitief duidelijkheid over de totale kosten van uittreding is, omdat de effecten van de uittreding nog jaren kunnen worden gevoeld door GR ICT WBW”, aldus de notitie. In de loop van 2021 zal wel duidelijkheid komen over de definitieve werklastreductie en de financiële doorwerking daarvan op deze begroting. Dit kan verwerkt worden in een begrotingswijziging die een verbeterde raming kan laten zien voor 2022 en verder.

2.4 Uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting 2.4.1 Geprognosticeerde balans

Om de ontwikkeling van de belangrijkste activa (bezittingen) en passiva (eigen vermogen en schulden) inzichtelijk te maken, wordt in de begroting een meerjarige geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar voorgeschreven (artikel 20 van het BBV). Deze gegevens leveren een bijdrage aan het inzicht in de gezondheid en ontwikkeling van de financiële positie van ICT WBW (zie hiervoor ook de kengetallen in paragraaf 1.2.1). Hieronder is de geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar 2022 opgenomen. In bijlage 1 is de meerjarige balans opgenomen. De voornaamste ontwikkeling betreft de investeringen die in de jaren (2019-2021) door ICT WBW worden/zijn uitgevoerd ter realisatie van een gemeenschappelijke infrastructuur. Ter financiering van deze investeringen zijn leningen aangetrokken. De gedane investeringen worden de komende jaren afgeschreven. Dit resulteert in kapitaallasten, die via de deelnemersbijdragen worden ontvangen. Tegelijkertijd worden de komende jaren de aangegane leningen afgelost. Dit is in de tabel hieronder terug te zien in de vorm van de aflopende posten ‘materiele vaste activa’ en ‘vaste schulden’.

31-12-2020

31-12-2021

31-12-2022

Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut Totaal materiële vaste activa

€ 5.235.638 € 5.235.638

€ 6.691.797 € 6.691.797

€ 4.508.786 € 4.508.786

TOTAAL VASTE ACTIVA

€ 5.235.638

€ 6.691.797

€ 4.508.786

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met het Rijk Totaal uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

€ 1.003.558 € 4.261.724 € 5.265.281

€ 1.004.000 € 426.618 € 1.430.618

€ 1.004.000 € 1.316.629 € 2.320.629

Liquide middelen Banksaldi Totaal liquide middelen

€ €

47.495 47.495

€ €

47.000 47.000

€ €

47.000 47.000

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruit betaalde bedragen Totaal overlopende activa

€ €

920.130 920.130

€ €

713.000 713.000

€ €

506.000 506.000

TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA

€ 6.232.906

€ 2.190.618

€ 2.873.629

TOTAAL ACTIVA

€ 11.468.544

€ 8.882.416

€ 7.382.416

31-12-2020

31-12-2021

31-12-2022

€

Activa Vaste activa

Vlottende activa

Passiva Vaste passiva Voorzieningen

€

61.416

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Totaal vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer

€ 8.800.000 € 8.800.000

€ 7.300.000 € 7.300.000

€ 5.800.000 € 5.800.000

TOTAAL VASTE PASSIVA

€ 8.861.416

€ 7.361.416

€ 5.861.416

€ 2.085.842 € 2.085.842

€ 1.000.000 € 1.000.000

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen Totaal overlopende passiva

€

521.287

€

521.000

€

521.000

€

521.287

€

521.000

€

521.000

TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA

€ 2.607.128

€ 1.521.000

TOTAAL PASSIVA

€ 11.468.544

€ 8.882.416

€ 7.382.416

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden

Tabel 19 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2021

3 Verrekening van de kosten met de deelnemers 3.1 Verdeelsleutels Voor de dekking van de uitgaven in de begroting is ICT WBW afhankelijk van bijdragen van de deelnemers. De kosten van de dienstverlening van ICT WBW worden zoveel als mogelijk (naar rato van afname/gebruik) in rekening gebracht aan de deelnemende gemeenten. De kosten worden aan de deelnemers toegerekend op basis van verdeelsleutels. Hieronder is voor iedere begrotingspost aangegeven welke verdeelsleutel van toepassing is. Begrotingspost 1) Bedrijfsvoering Personeel primair proces Bijz.toelagen BERM-gemeenten Advieskosten Facilitaire kosten Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW Onvoorzien

Verdeling accounts* 1 op 1 accounts* accounts* accounts* accounts* accounts*

2) Exploitatie ICT infrastructuur Lokale infrastructuur Gemeensch. infrastructuur Kapitaallasten

1 op 1 accounts 1 op 1 / accounts**

3) Exploitatie derden Exploitatie derden

1 op 1

* m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald. ** Voor specifieke investeringen (1 op 1). ** Voor generieke investeringen (obv accounts)

Tabel 20 Verdeelsleutels

3.1.1 Accounts

Het aantal accounts wordt automatisch geteld volgens een vastgesteld algoritme. Het algoritme is gericht op de echte gebruikers van de kantoorautomatisering. Niet meegeteld worden: • Algemene accounts (cursisten, balies, tweede account voor testen, accounts medewerkers ICT WBW, service-accounts voor systemen) • Functionele mailbox (want beheer is minimaal) • Medewerkers en externen die uitsluitend gebruik maken van webmail (want beheer is minimaal). Zodra iemand kan inloggen in ADS of Exchange wordt die meegeteld als account • Leveranciersaccounts Dit borgen we in de Active Directory door per gebruiker het type op te nemen. De meting wordt uitgevoerd op 1 februari voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar. Alleen gebruikers die in de voorgaande 90 dagen ingelogd zijn worden meegeteld. Indien al zeker is dat zich belangrijke wijzigingen zullen voordoen in de aantallen dan kan een afspraak over een correctie gemaakt worden. Deze verdeling wordt gebruikt voor de begroting én jaarrekening van dat jaar.

In deze begroting is gerekend met de volgende aantallen: Deelnemer Accounts Procentueel Etten-Leur 394 21,71% Roosendaal 589 32,45% Moerdijk 375 20,66% Tholen 234 12,89% Werkplein

223

12,29%

Totaal

1815

100,00%

Tabel 21 Accounts per deelnemer

3.1.2

Niet-standaardwijzigingen

Net zoals de afgelopen jaren worden de uren die door ICT WBW worden besteed aan ‘niet- standaard wijzigingen’ (advies aanvragen, werkzaamheden aan of vragen over producten of diensten die niet in de PDC zijn opgenomen of die niet standaard zijn) op begrotingsbasis naar rato van het aantal accounts verdeeld en opgenomen in het werkprogramma 2022 per deelnemer. Op basis van de urenrealisatie 2022 vindt achteraf een herverdeling van de uren per deelnemer plaats. Deze herverdeling wordt in de jaarrekening 2022 verrekend in de bijdrage 2022 per deelnemer.

3.2 Kostenverdeling 2022 Op basis van de diverse verdeelsleutels ziet de kostenverdeling er voor 2022 als volgt uit. Kostenverdeling 2022

Totaal

Etten-Leur

Roosendaal

1) Bedrijfsvoeringskosten

3.410.700

794.608

1.187.878

46.000

17.000

> Lokale infrastructuur

526.900

> Gemeensch. Infrastructuur

854.200

> Kapitaallasten

Moerdijk

Tholen

Werkplein

756.289

471.924

200.000

29.000

125.800

160.300

117.400

71.600

51.800

185.430

277.203

176.488

110.128

104.951

1.392.100

366.400

444.400

328.700

189.600

63.000

Uittreedvergoeding Bergen op Zoom

-2.051.000

-506.699

-715.616

-469.250

-287.167

-72.268

Totaal

4.178.900

982.539

1.383.165

909.626

556.086

347.483

> Bijz.toelagen BERM-gemeenten 2) Exploitatie ICT infrastructuur

Tabel 22 Kostenverdeling 2022

3.3 Wijze van doorberekening Jaarlijks zal op basis van de vastgestelde begroting een voorschot op de bijdrage aan de deelnemers in rekening worden gebracht in de volgende frequentie: • Vóór 15 januari van het begrotingsjaar: 40% van de bijdrage • Vóór 1 april van het begrotingsjaar: 30% van de bijdrage • Vóór 1 augustus van het begrotingsjaar: 30% van de bijdrage Afrekening van de voorschotten zal plaatsvinden aan de hand van de jaarrekening.

Bijlage 1. Geprognosticeerde balans 2022-2025 31-12-2020

31-12-2021

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut Totaal materiële vaste activa

€ 5.235.638 € 5.235.638

€ 6.691.797 € 6.691.797

€ 4.508.786 € 4.508.786

€ 3.102.192 € 3.102.192

€ 1.695.598 € 1.695.598

€ €

493.001 493.001

TOTAAL VASTE ACTIVA

€ 5.235.638

€ 6.691.797

€ 4.508.786

€ 3.102.192

€ 1.695.598

€

493.001

€ 1.003.558 € 4.261.724 € 5.265.281

€ 1.004.000 € 426.618 € 1.430.618

€ 1.004.000 € 1.316.629 € 2.320.629

€ 1.004.000 € 1.430.223 € 2.434.223

€ 1.004.000 € 243.817 € 1.247.817

€ 1.004.000 € -6.585 € 997.415

Liquide middelen Banksaldi Totaal liquide middelen

€ €

47.495 47.495

€ €

47.000 47.000

€ €

47.000 47.000

€ €

47.000 47.000

€ €

47.000 47.000

€ €

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruit betaalde bedragen Totaal overlopende activa

€ €

920.130 920.130

€ €

713.000 713.000

€ €

506.000 506.000

€ €

299.000 299.000

€ €

92.000 92.000

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.roosendaal.nl/api/v1/meetings/1090/documents/29015