Document · PDF

34 - 03. ICTWBW begroting 2023 en jaarstukken 2021.pdf

Gemeenteraad 23 juni 2022, gemeente RoosendaalBij agendapunt: 5e: Zienswijzen begrotingen 2023 Gemeenschappelijke Regelingen26.596 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Afhankelijk van de uiteindelijke afspraken omtrent het moment van facturering, zal facturatie hiervan naar verwachting in 2022 plaatsvinden. Samenvattend levert dit het volgend beeld op: Uittreedvergoeding totaal Betrekking op 2020-2021 Restant (1)

€ 3.241.100 € 543.900 -/€ 2.697.200

2022 Na aftrek van het deel van de vergoeding die reeds in 2020 en 2021 als opbrengst zijn verantwoord, resteert een bedrag van ca. € 2.700.000. Dat deel van de uittreedvergoeding heeft betrekking op de periode vanaf 2022. Dit bedrag is in de 1e begrotingswijziging in 2022 als opbrengst begroot (zie 0, onder ‘’uittreedvergoeding Bergen op Zoom’’). Een deel van dit bedrag bestaat uit een vergoeding voor de investeringen die ICT WBW t/m 2021 voor Bergen op Zoom heeft uitgevoerd. Deze investeringen hebben per uittredingsdatum (1-1-2022) een boekwaarde van in totaal € 869.000. Dit deel van de vergoeding is dus nodig om de resterende boekwaarden te kunnen afboeken. Dit vormt in 2022 een kostenpost van € 869.000 (zie 0, onder ‘’afboeking boekwaarden BoZ’’. Samenvattend levert dit het volgend beeld op: Restant (1) Afboeking boekwaarden per 1-1-2022 Restant

€ 2.697.200 € 869.000 -/€ 1.828.200

Na aftrek van deze kostenpost resteert een bedrag van € 1.828.000. Dit deel van de vergoeding heeft betrekking op frictie- en desintegratiekosten die vanaf 2022 optreden. Voor overgrote deel zijn deze kosten te beschouwen als schaalnadelen. Voor ieder onderdeel van de vergoeding voor die (frictie)kosten is gekeken op welke jaren dit betrekking heeft. Dit komt erop neer dat is gekeken in welke jaren de onderliggende (frictie)kosten optreden. Logischerwijs wordt de uittreedvergoeding ook aan die jaren toegerekend.

Samenvattend levert dit het volgend beeld op: Restant € 1.828.200

2022

2023

2024

2025

€ 754.000

€ 644.600

€ 429.600

2026

€0

De afspraak die in 2020 is gemaakt is dat de schaalnadelen die op termijn ontstaan niet (oneindig) in rekening gebracht kunnen worden bij Bergen op Zoom. Het overeengekomen afbouwpercentage (100%, 67%, 33%) is dan ook in bovenstaande tabel terug te zien in de bedragen die aan de toekomstige jaren wordt toegerekend. Instellen bestemmingsreserve Om het mogelijk te maken om de vergoeding die we in 2022 ontvangen, in te kunnen zetten ter beperking van de (frictie)kosten die de komende jaren ontstaan, wordt in de 1e begrotingswijziging 2022 voorgesteld om een bestemmingsreserve hiervoor te vormen. Afhankelijk van de afspraken over het moment van factureren, zal het bedrag dat op de jaren vanaf 2022 betrekking heeft, gestort kunnen worden in een bestemmingsreserve. In 2022 – 2026 kan die bestemmingsreserve vervolgens ingezet worden ter dekking van de (frictie)kosten die in die jaren gaan optreden. Op deze manier wordt voorkomen dat de lasten (en daarmee de deelnemersbijdragen) de komende jaren aanzienlijk fluctueren. Effect uittreedvergoeding op deelnemersbijdragen 2023-2026 De hoogte van de (tijdelijke) uittreedvergoeding heeft logischerwijs invloed op de toekomstige deelnemersbijdragen. Zoals hierboven toegelicht, wordt door middel van het instellen van een bestemmingsreserve voorkomen dat er een grote schommeling optreedt in de deelnemersbijdragen 2023-2026.

In deze begroting zijn onderstaande onttrekkingen uit de bestemmingsreserve begroot. Op deze manier wordt de ontvangen uittreedvergoeding zoveel mogelijk over die jaren verspreid waarop de onderliggende (frictie)kosten betrekking hebben. Verwerkt in begroting 2023-2026 Uittreedvergoeding (onttrekking bestemmingsreserve)

2023

2024

2025

€ 644.600

€ 429.600

2026

€0

De onttrekkingen uit de bestemmingsreserve (voortkomend uit de uittreedvergoeding) is over de deelnemers verdeeld op basis van het aandeel van de deelnemers in de betreffende componenten van de uittreedvergoeding: - De componenten die betrekking hebben op de bedrijfsvoering (frictiekosten personeel en personele desintegratiekosten) zijn verdeeld op basis van de het aantal accounts excl. Werkplein (Werkplein betaalt jaarlijks een vast bedrag voor de bedrijfsvoeringskosten). - De component die betrekking heeft op de gemeenschappelijke ICT- infrastructuur (frictiekosten contractueel) is verdeeld naar rato van de begrote kosten voor de gemeenschappelijke ICT - infrastructuur. Dit leidt tot onderstaande verdeling per deelnemer. Deze bedragen zijn meegenomen in de berekening van de deelnemersbijdragen (zie ook hoofdstuk 3). Onttrekking bestemmingsreserve Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal baten

€ € € € € €

B2023 163.211 214.607 149.339 96.619 20.824 644.600

Tabel 11 Verdeling uittreedvergoeding

€ € € € € €

B2024 108.409 140.270 99.150 63.925 17.846 429.600

B2025 € € € € € €

B2026 0 0 0 0 0 0

€ € € € € €

0 0 0 0 0 0

2.4 Uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting 2.4.1 Geprognosticeerde balans

In de begroting wordt een meerjarige geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar voorgeschreven (artikel 20 van het BBV). Deze gegevens geven inzicht in de activa (bezittingen) en passiva (eigen vermogen en schulden) van ICT WBW. Dit zegt iets over de gezondheid en ontwikkeling van de financiële positie van ICT WBW. Deze gegevens worden ook gebruikt voor de berekening van diverse kengetallen (die in paragraaf 1.2.1 nader zijn toegelicht en geduid). Op de volgende pagina is de geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar 2023 opgenomen. In bijlage 1 is de meerjarige balans opgenomen. De voornaamste ontwikkeling betreft de investeringen die in de jaren (2019-2021) door ICT WBW worden/zijn uitgevoerd ter realisatie van een gemeenschappelijke infrastructuur. Ter financiering van deze investeringen zijn leningen aangetrokken. De gedane investeringen worden de komende jaren afgeschreven. Dit resulteert in kapitaallasten, die via de deelnemersbijdragen worden ontvangen. Tegelijkertijd worden de komende jaren de aangegane leningen afgelost. Dit is in de tabel hieronder terug te zien in de vorm van de aflopende posten ‘materiele vaste activa’ en ‘vaste schulden’. Daarnaast is onder het eigen vermogen de vorming van de bestemmingsreserve terug te zien.

Deze wordt t/m 2025 ingezet om de (frictie)kosten te kunnen compenseren, wat resulteert in een afnemende bestemmingsreserve.

31-12-2021

31-12-2022

31-12-2023

Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut Totaal materiële vaste activa

€ 5.879.000 € 5.879.000

€ 5.075.000 € 5.075.000

€ €

3.595.000 3.595.000

TOTAAL VASTE ACTIVA

€ 5.879.000

€ 5.075.000

€

3.595.000

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met het Rijk Totaal uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

€ 673.000 € 1.454.000 € 2.127.000

€ 673.000 € 2.242.200 € 2.915.200

€ € €

673.000 1.726.850 2.399.850

Liquide middelen Banksaldi Totaal liquide middelen

€ €

98.000 98.000

€ €

98.000 98.000

€ €

98.000 98.000

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruit betaalde bedragen Totaal overlopende activa

€ 1.560.000 € 1.560.000

€ €

597.000 597.000

€ €

447.750 447.750

TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA

€ 3.785.000

€ 3.610.200

€

2.945.600

TOTAAL ACTIVA

€ 9.664.000

€ 8.685.200

€

6.540.600

31-12-2021

31-12-2022

€ 1.074.200 € 1.074.200

€ €

429.600 429.600

€

61.000

€

61.000

Activa Vaste activa

Vlottende activa

31-12-2023

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Reserves: - bestemmingsreserves Totaal eigen vermogen

€ €

Voorzieningen

€

61.000

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Totaal vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer

€ 7.300.000 € 7.300.000

€ 5.800.000 € 5.800.000

€ €

4.300.000 4.300.000

TOTAAL VASTE PASSIVA

€ 7.361.000

€ 5.861.000

€

4.361.000

€ 1.082.000 € 1.082.000

€ 1.000.000 € 1.000.000

€ €

1.000.000 1.000.000

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen Totaal overlopende passiva

€ 1.221.000

€

750.000

€

750.000

€ 1.221.000

€

750.000

€

750.000

TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA

€ 2.303.000

€ 1.750.000

€

1.750.000

TOTAAL PASSIVA

€ 9.664.000

€ 8.685.200

€

6.540.600

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden

Tabel 12 Geprognosticeerde balans

3 Deelnemersbijdragen

De diverse kosten worden over de deelnemers verdeeld. Dit gebeurt op basis van diverse verdeelsleutels. De verdeelsleutels worden in paragraaf 3.1. toegelicht. Vervolgens wordt in paragraaf 3.2. inzichtelijk gemaakt hoe dit tot uiting komt in de kostenverdeling per deelnemer, waaruit uiteindelijk de deelnemersbijdragen volgen.

3.1 Verdeelsleutels

Voor de dekking van de uitgaven in de begroting is ICT WBW afhankelijk van bijdragen van de deelnemers. Uitgangspunt is dat de kosten van de dienstverlening van ICT WBW zoveel als mogelijk (naar rato van afname/gebruik) in rekening worden gebracht aan de deelnemende gemeente. ICT WBW heeft de afgelopen jaren hard gewerkt om de volwassenheid van de organisatie te verhogen. Bij deze volwassenheid hoort ook een professionelere, rechtmatiger afrekening. Deze wens is al vaker naar voren gekomen vanuit de deelnemers, maar nu met de gemeenschappelijke infrastructuur is er een natuurlijk momentum ontstaan om nieuwe mogelijkheden voor de kostentoerekening te gebruiken. Tot nu toe werden alle standaard dienstverleningscomponenten afgerekend op basis van het relatieve aantal accounts per deelnemer. Voor een groot aantal componenten die gezamenlijk worden gebruikt is dat een rechtmatige, eerlijke manier. Voor een aantal componenten kan echter wel degelijk naar reëel gebruik worden afgerekend. Hierover zijn gezamenlijke afspraken gemaakt met de specialisten van de deelnemers. Het financiële effect hiervan valt voor de ene deelnemer positief uit en voor de andere negatief. Waarbij aangetekend moet worden dat de deelnemer waarvoor het negatief uitvalt de afgelopen jaren niet heeft hoeven betalen voor het relatieve extra gebruik.

Om de herverdeling zacht te laten landen zal er een ingroeimodel (voor 2023: 33%, voor 2024: 67% en voor 2025: 100%) worden toegepast waardoor het voordeel c.q. het nadeel over een aantal jaren zal worden verspreid. Het gaat voor de vijf deelnemers per jaar om een totaal van €75.000 aan kosten die in 2023 voor 33%, in 2024 voor 67% en in 2025 voor 100% worden herverdeeld. Om inzicht te behouden in deze herverdeling, is hiervoor in de kostenverdeling 2023 (tabel 19) een aparte regel opgenomen. De kostentoerekening kan onderverdeeld worden in twee categorieën:  Kosten die direct verbonden zijn met de afname van betreffende deelnemer. Deze kosten zijn specifiek en worden een op een met betreffende deelnemer verrekend;  Kosten die verbonden zijn aan de afname van een gemeenschappelijke component of voorziening. Deze kosten worden d.m.v. een verdeelsleutel toegerekend. Jaarlijks, in februari worden de kengetallen voor de verdeelsleutels vastgelegd.

Hieronder is voor iedere begrotingspost aangegeven welke verdeelsleutel van toepassing is. Begrotingspost

Verdeelsleutel

1. Bedrijfsvoering Personeel primair proces - Loonkst. Techn. applicatiebeheer (backoffice) - Loonkst. Workplace (backoffice) - Overige personeelskosten Bijz. toelagen BERM-gemeenten Advieskosten Facilitaire kosten Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW Onvoorzien

Applicatieservers VDI virtual desktops Accounts* Specifiek Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts*

2. Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur Gemeenschappelijke infrastructuur - Generiek - Applicatie - Bulkstorage

Specifiek Accounts Virtuele servers per deelnemer TB gereserveerd Volgt uit gedane investeringen in betreffende jaren (zie investeringen)

Kapitaallasten 3. Exploitatie derden

Exploitatie derden Specifiek Investeringen vanaf 2022 Kapitaallasten van investeringen uit voorgaande jaren worden doorbelast conform de verdeelsleutels die ten tijde van de investering golden. Gemeenschappelijke infra - Generiek Accounts - Specifiek Virtuele servers per deelnemer - Storage TB gereserveerd * m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald.

Tabel 13 Verdeelsleutels

Hieronder worden de diverse verdeelsleutels kort toegelicht.

3.1.1 Accounts

Het aantal accounts wordt automatisch geteld volgens een vastgesteld algoritme. Het algoritme is gericht op de echte gebruikers van de kantoorautomatisering. De spelregels voor de telling zijn vastgelegd in de serviceovereenkomst ( SLA ) Accounts 2023

Accounts Procentueel

Etten-Leur

395

22,43%

Roosendaal

548

31,12%

Moerdijk

362

20,56%

Tholen

237

13,46%

Werkplein 219 Totaal 1.761 Tabel 14 Verdeelsleutel - Accounts

12,44% 100,00%

3.1.2 Aantal Virtuele Servers

Op de gemeenschappelijke infrastructuur is per deelnemer een eigen werkomgeving gerealiseerd. Deze werkomgevingen zijn vwb dataverkeer logisch van elkaar gescheiden. Elke werkomgeving bestaat uit logische componenten waaronder een aantal virtuele servers. Een aantal servers wordt ook gezamenlijk gebruikt. In onderstaande tabel is het aantal virtuele servers per deelnemer aangegeven. In de telling worden zowel deelnemer specifieke applicatieservers als het aantal infrastructuur servers voor betreffende deelnemer meegenomen. Virtuele servers

Aantal

Procentueel

Etten-Leur 57,83 25,14% Roosendaal 39 16,96% Moerdijk 51.83 22,54% Tholen 51,33 22,32% Werkplein 30 13,04% Totaal 230 100,00% Tabel 15 Verdeelsleutel – aantal virtuele servers

3.1.3 Bulk storage toegewezen

Ten behoeve van langdurige opslag van allerlei soort documenten is in de gemeenschappelijke infrastructuur een voorziening voor goedkope opslag opgenomen. Deze opslag wordt een op een toegerekend aan deelnemers naar rato van de toegewezen opslagcapaciteit ( in TB ) Bulk storage toegewezen

Aantal

Procentueel

Etten-Leur 10 Roosendaal 15 Moerdijk 20 Tholen 15 Werkplein Totaal 60 Tabel 16 Verdeelsleutel - Bulk storage

16,67% 25,00% 33,33% 25,00% 0,00% 100,00%

3.1.4 Aantal Applicatieservers

Een belangrijke ontwikkeling mbt het applicatielandschap van de deelnemers is het op afstand plaatsen van de applicatie bij betreffende leverancier ( verSaaSing ) Iedere deelnemer volgt hierin een eigen tempo en strategie. Consequentie van het op afstand plaatsen van een applicatie is dat het technisch applicatiebeheer bij ICT WBW verdwijnt. Daarnaast vervallen de betrokken virtuele servers voor die applicaties. Om de beweging “minder werk” betekent minder “kosten” ook financieel te vertalen wordt deze verdeelsleutel toegepast op de loonkosten van de formatie die zich met technisch applicatiebeheer bezig houdt. Applicatieservers

Aantal

Procentueel

Etten-Leur 39,83 29,29% Roosendaal 23 16,91% Moerdijk 36,83 27,08% Tholen 36,33 26,72% Werkplein 0,00% Totaal 136 100,00% Tabel 17 Verdeelsleutel - Applicatieservers

3.1.5 Aantal Citrix Virtuele Desktops

Een aanvullende consequentie van de verSaaSing is dat steeds meer medewerkers van deelnemers gebruik kunnen gaan maken van een laptop en de microsoft office 365 omgeving. Het gebruik van de gemeenschappelijke infrastructuur hangt dus ook af van de mate waarin er nog sprake is van Legacy applicaties die alleen vanuit de Citrix virtuele desktop werkplek ter beschikking kunnen worden gesteld. Om de beweging van de Citrix virtuele werkplek naar de laptop ook financieel te vertalen wordt het aantal Citrix virtuele desktop geteld. Omdat minder werkplekken ook minder werk betekent, wordt deze verdeelsleutel toegepast op de loonkosten van de formatie die zich bezig houdt met de Citrix werkplekken. Virtuele Desktops

Aantal

Procentueel

Etten-Leur

351

23,86%

Roosendaal

627

42,62%

Moerdijk

292

19,85%

Tholen

201

13,66%

Werkplein 0,00% Totaal 1.471 100,00% Tabel 18 Verdeelsleutel – Citrix virtuele desktops

3.1.6 Niet-standaardwijzigingen

Net zoals de afgelopen jaren worden de uren die door ICT WBW worden besteed aan ‘nietstandaard wijzigingen’ (advies aanvragen, werkzaamheden aan of vragen over producten of diensten die niet in de PDC zijn opgenomen of die niet standaard zijn) op begrotingsbasis naar rato van het aantal accounts verdeeld en opgenomen in het werkprogramma 2023 per deelnemer. Op basis van de urenrealisatie 2023 vindt achteraf een herverdeling van de uren per deelnemer plaats. Deze herverdeling wordt in de jaarrekening 2023 verrekend in de bijdrage 2023 per deelnemer.

3.1.7 Verschoven kosten

In de begroting 2023 zijn een aantal deelnemer specifieke kosten opgenomen waarvan het budget bij de deelnemer ligt. ICT WBW is contracthouder van de Microsoft licenties maar de facturatie ervan verliep de afgelopen jaren via de deelnemers. De deelnemers hebben de wens aangegeven de facturatie via ICT WBW te laten verlopen. De kosten voor de Microsoft licenties zullen dan via de deelnemersbijdrage een op een met de deelnemers worden verrekend. Ook voor de kosten van vaste telefonie en de versnelde implementatie van een beveiligingsoplossing ( SIEM-SOC ) geldt eenzelfde motivatie. Consequentie van deze opzet is dat de deelnemersbijdrage stijgt. Omdat het hier om budgetten gaat die binnen de deelnemers al intern zijn begroot en dus geen oorzaak zijn van een mogelijke stijging of daling van de bedrijfsvoeringskosten van ICT WBW, worden deze “verschoven kosten” apart vermeld in de kostenverdeling 2023 (tabel 19).

3.2 Kostenverdeling 2023

Op basis van de diverse verdeelsleutels ziet de kostenverdeling er voor 2023 als volgt uit. Hierin is voor iedere begrotingspost inzichtelijk gemaakt hoe deze wordt verdeeld over de deelnemers. Dit vormt dus de opbouw van de deelnemersbijdragen die op de onderste regel zijn terug te vinden. Kostenverdeling 2023 1) Bedrijfsvoering Personeel primair proces > Loonkst techn. Applicatiebeheer > Loonkst Workplace > Overige personeelskosten Bijz.toelagen BERM-gemeenten Advieskosten Facilitaire kosten Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW Onvoorzien 2. Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur > Specifiek > Specifiek (verschoven kosten) Gemeenschappelijke infrastructuur > Generiek > Generiek (verschoven kosten) > Applicatie > Bulkstorage Kapitaallasten

Totaal

Verdeelsleutel

Etten-Leur

Roosendaal

Moerdijk

Tholen

Werkplein

€ 230.300 € 304.300 € 2.385.400 € 46.000 € 75.000 € 125.800 € 169.400 € 123.200 € 77.000

Applicatieservers VDI virtual desktops Accounts* specifiek Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts*

€ € € € € € € € €

67.453 72.610 553.955 17.000 19.212 32.225 43.394 31.559 19.724

€ € € € € € € € €

38.948 129.705 768.526 29.000 26.654 44.707 60.202 43.783 27.364

€ € € € € € € € €

62.373 60.405 507.676 17.607 29.533 39.768 28.922 18.077

€ € € € € € € € €

61.526 41.580 332.373 11.527 19.335 26.036 18.935 11.835

€ € € € € € € € €

222.870 -

€ 817.400 € 1.024.600

Specifiek Specifiek

€ €

178.900 220.600

€ €

216.400 375.500

€ €

148.400 203.200

€ €

175.500 115.400

€ €

98.200 109.900

€ 680.600 € 169.900 € 59.200 € 2.300 € 1.458.200

Accounts Accounts VM's deelnemer TB gereserveerd Specifiek

€ € € € €

152.662 38.100 14.886 383 386.400

€ € € € €

211.794 52.900 10.038 575 455.500

€ € € € €

139.908 34.900 13.341 767 352.200

€ € € € €

91.597 22.900 13.213 575 217.100

€ € € € €

84.640 21.100 7.722 47.000

Specifiek

€

3. Exploitatie derden

€

Reservemutatie uittreding BoZ Onttrekking

€

-644.600

€

-163.211

€

-214.607

€

Ingroeimodel verdeelsleutels

€

-0

€

-4.459

€

48.755

Totaal deelnemersbijdrage

€ 7.104.000

€

1.681.394

€

2.325.744

* m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald. Tabel 19 Kostenverdeling 2023

€

-149.339

€

-96.619

€

-20.824

€

-967

€

-35.255

€

-8.074

€

1.506.770

€

1.027.559

€

562.533

3.3 Deelnemersbijdragen 2023-2026

Op basis van de kostenverdeling komen de deelnemersbijdragen 2023 er als volgt uit te zien. Ter indicatie zijn ook de meerjarige ramingen voor 2024-2026 opgenomen. Deelnemersbijdragen Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal

€ € € € € €

B2023 1.681.394 2.325.744 1.506.770 1.027.559 562.533 7.104.000

€ € € € € €

B2024 1.753.281 2.399.259 1.571.777 1.086.434 578.049 7.388.800

€ € € € € €

B2025 1.804.963 2.495.596 1.645.876 1.175.833 609.632 7.731.900

€ € € € € €

B2026 1.786.807 2.484.040 1.608.542 1.150.679 608.532 7.638.600

Tabel 20 Deelnemersbijdragen

Jaarlijks zal op basis van de vastgestelde begroting een voorschot op de bijdrage aan de deelnemers in rekening worden gebracht in de volgende frequentie:  Vóór 15 januari van het begrotingsjaar: 40% van de bijdrage  Vóór 1 april van het begrotingsjaar: 30% van de bijdrage  Vóór 1 augustus van het begrotingsjaar: 30% van de bijdrage Afrekening van de voorschotten zal plaatsvinden aan de hand van de jaarrekening.

Bijlage 1. Geprognosticeerde balans 2023-2026 31-12-2021

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut Totaal materiële vaste activa

€ 5.879.000 € 5.879.000

€ 5.075.000 € 5.075.000

TOTAAL VASTE ACTIVA

€ 5.879.000

31-12-2025

31-12-2026

€ €

3.595.000 3.595.000

€ 2.115.000 € 2.115.000

€ €

824.000 824.000

€ €

247.000 247.000

€ 5.075.000

€

3.595.000

€ 2.115.000

€

824.000

€

247.000

€ 673.000 € 1.454.000 € 2.127.000

€ 673.000 € 2.242.200 € 2.915.200

€ € €

673.000 1.726.850 2.399.850

€ € €

673.000 126.500 799.500

€ € €

673.000 66.750 739.750

€ 673.000 € 643.750 € 1.316.750

Liquide middelen Banksaldi Totaal liquide middelen

€ €

98.000 98.000

€ €

98.000 98.000

€ €

98.000 98.000

€ €

98.000 98.000

€ €

98.000 98.000

€ €

98.000 98.000

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruit betaalde bedragen Totaal overlopende activa

€ 1.560.000 € 1.560.000

€ €

597.000 597.000

€ €

447.750 447.750

€ €

298.500 298.500

€ €

149.250 149.250

€ €

149.250 149.250

TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA

€ 3.785.000

€ 3.610.200

€

2.945.600

€ 1.196.000

€

987.000

€ 1.564.000

TOTAAL ACTIVA

€ 9.664.000

€ 8.685.200

€

6.540.600

€ 3.311.000

€ 1.811.000

31-12-2021

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

€ 1.074.200 € 1.074.200

€ €

429.600 429.600

€ €

€

61.000

€

61.000

€

61.000

€

61.000

€

61.000

Activa Vaste activa

Vlottende activa

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Reserves: - bestemmingsreserves Totaal eigen vermogen

€ €

€

Voorzieningen

€

61.000

€ 7.300.000 € 7.300.000

€ 5.800.000 € 5.800.000

€ €

4.300.000 4.300.000

€ 1.500.000 € 1.500.000

€ €

TOTAAL VASTE PASSIVA

€ 7.361.000

€ 5.861.000

€

4.361.000

€ 1.561.000

€

61.000

€

61.000

€ 1.082.000 € 1.082.000

€ 1.000.000 € 1.000.000

€ €

1.000.000 1.000.000

€ 1.000.000 € 1.000.000

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen Totaal overlopende passiva

€ 1.221.000

€

750.000

€

750.000

€

750.000

€

750.000

€

750.000

€ 1.221.000

€

750.000

€

750.000

€

750.000

€

750.000

€

750.000

TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA

€ 2.303.000

€ 1.750.000

€

1.750.000

€ 1.750.000

TOTAAL PASSIVA

€ 9.664.000

€ 8.685.200

€

6.540.600

# € 3.311.000

# € 1.811.000

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden

Tabel 21 Geprognosticeerde balans 2023-20

Bijlage 2. Overzicht taakvelden 2023 Taakveld

2024

2025

2026

Baten

Lasten

Baten

Lasten

Baten

Lasten

Baten

Lasten

0.0 - Bestuur en ondersteuning

€ 7.800.700

€ 7.870.500

€ 7.784.000

€ 7.690.700

0.4 - Overhead

€ 7.800.700

€ 7.870.500

€ 7.784.000

€ 7.690.700

1.0 - Veiligheid

€

2.0 - Verkeer, vervoer en waterstaat

€

3.0 - Economie

€

4.0 - Onderwijs

€

5.0 - Sport, cultuur en recreatie

€

6.0 - Sociaal Domein

€

7.0 - Volksgezondheid en milieu

€

8.0 - Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing

€

Tabel 22 Taakvelden

Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie

ICT-samenwerking West-Brabant West

Jaarstukken 2021

April 2022

Inhoud Inleiding

Leeswijzer

Jaarverslag 2021 1.1

Financiële samenvatting 2021

1.2

Programmaverantwoording

Programma's

Resultaten dienstverlening

Ontwikkelingen

1.3

De paragrafen

1.3.1

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

1.3.2

Paragraaf Bedrijfsvoering

1.3.3

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen

1.3.4

Paragraaf Financiering

Jaarrekening 2021

2.1

Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

2.2

De balans en de toelichting op de balans

2.2.1

Balans

2.2.2

Toelichting op de balans

2.3

Overzicht van baten en lasten en de toelichting

2.3.1

Overzicht van baten en lasten

2.3.2

Analyse van de afwijkingen tussen de begroting en de jaarrekening

2.4

Overzicht van incidentele baten en lasten

2.5

Begrotingsrechtmatigheid

2.6

Wet normering topinkomens

Bijdragen deelnemers

3.1

Verdeelsleutels

3.2

Kostenverdeling 2021

3.3

Deelnemersbijdragen 2021

3.4

Afrekening 2021 per deelnemer

Bijlage 1. Staat van activa

Bijlage 2. Overzicht taakvelden

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

Inleiding Het voorliggende document betreft het jaarverslag en de jaarrekening 2021 voor de bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West (hierna ICT WBW). In dit document wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het afgesproken beleid en over de financiële resultaten voor het boekjaar 2021. Het startpunt voor het boekjaar 2021 is de begroting 2021. Gedurende het jaar is de begroting 2021 bijgesteld in de 1begrotingswijziging 2021. Ten opzichte van die begrotingswijziging sluit de jaarrekening 2021 met een positief saldo van € 918.000. In lijn met wat hierover reeds in de 2° bestuursrapportage 2021 is gemeld, ontstaat voornamelijk een voordeel binnen de exploitatiekosten voor de gemeenschappelijke infrastructuur. Enerzijds komt dit doordat 2021 een overgangsjaar is waarin de exploitatie op de oude infrastructuur wordt afgebouwd en de nieuwe exploitatie van de gemeenschappelijke infrastructuur wordt opgebouwd. Door zorgvuldige en actieve sturing op het startmoment waarop het onderhoud op de nieuwe gemeenschappelijke infrastructuur mag starten, zijn de kosten in 2021 lager uitgevallen dan begroot. Daarnaast ontstaan lagere kosten doordat de gemeente Bergen op Zoom als gevolg van hun uittreding niet deelneemt aan de gemeenschappelijke infrastructuur.

Deze jaarrekening betreft het laatste boekjaar waarin de gemeente Bergen op Zoom als deelnemer is opgenomen. In 2021 zijn door ICT WBW diverse kosten gemaakt in verband met de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom per 1-1-2022. Deze kosten worden conform de opgestelde uittreednotitie in rekening gebracht bij de gemeente Bergen op Zoom. In die notitie zijn ook uitgangspunten opgesteld voor de wijze waarop ICT WBW gecompenseerd wordt voor de frictiekosten die vanaf 2022 zullen ontstaan. De effecten daarvan worden verwerkt in de 1 e begrotingswijziging 2022 en de begroting 2023-2026.

Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West van 11 april 2022. De voorzitter,

De secretaris,

aas li6 ar

Mwranda te ves

+.o4-202à

mevr. Dr. M.W.M. de Vries

vaIa.La aor Ruud panen

7 12-04-2022

dhr. R. Danen

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

Leeswijzer Dit document is ingedeeld in lijn met de indeling die in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt gehanteerd en bestaat uit de volgende onderdelen: Hoofdstuk 1. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen. In de programmaverantwoording wordt een totaalbeeld gegeven van de gerealiseerde baten en lasten 2021. Daarnaast wordt beschreven in hoeverre de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke ontwikkelingen er momenteel spelen. Tot slot wordt in de (wettelijk voorgeschreven) paragrafen inzicht gegeven in diverse overkoepelende onderwerpen zoals de bedrijfsvoering en de beheersing van risico's. Hoofdstuk 2. Jaarrekening In hoofdstuk 2 is de jaarrekening opgenomen (dit betreft het financiële deel van de jaarstukken). Door middel van de balans wordt inzicht verschaft in de bezittingen en de vermogenspositie van ICT WBW. Daarnaast is een overzicht opgenomen van de gerealiseerde baten en lasten. Eventuele afwijkingen ten opzichte van de beschikbaar gestelde budgetten worden nader toegelicht. Tot slot wordt inzicht gegeven in de incidentele baten en lasten, de begrotingsrechtmatigheid en de mate waarin is voldaan aan de Wet normering topinkomens. Hoofdstuk 3. Deelnemersbijdragen 2021 In hoofdstuk 3 wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de lasten verdeeld worden over de deelnemers.

Op basis van de voorschotten die de deelnemers gedurende 2021 hebben betaald, volgt daaruit de financiële afrekening met de diverse deelnemers.

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

Jaarverslag 2021

In dit jaarverslag is allereerst een financiële samenvatting opgenomen met de begrote en bestede budgetten in 2021 (paragraaf 1.1). Vervolgens wordt in de programmaverantwoording ingegaan op de mate waarin de (beleidsmatige) doelstellingen zijn gerealiseerd (paragraaf 1.2), waarna tot slot de wettelijk voorgeschreven paragrafen zijn opgenomen (paragraaf 0).

1.1 Financiële samenvatting 2021 Ten opzichte van de pte begrotingswijziging 2021 sluit de jaarrekening 2021 met een positief saldo van €918.000. In hoofdstuk 2.3 worden de financiële afwijkingen nader toegelicht. Begroting

Afwijking tov

Rekening

na wijziging

2021

begroting

2021

Lasten

1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces

€

3.463.000

€

3.610.103

€

147.103

Bijz.toelagen BERM-gemeenten

€

53.000

€

55.333

€

2.333 189.159

Advieskosten

€

73.000

€

262.159

€

Facilitaire kosten

€

150.000

€

141.612

€

-8.388

Ondersteunende di ens ten

€

187.000

€

152.000

€

-35.000

Werkplek ICTWBW

€

118.900

€

133.088

€

14.188

Onvoorzien

€

79.000

€

-79.000

993.000

€

1.137.405

€

144.405

2 Lokale [r infrastructuur Exploitatiekosten BERMT

€

Exploitatiekosten Werkplein

€

75.000

€

73.191

€

-1.809

Exploitatiekosten derden

€

28.000

€

5.371

€

-22.629

3 Gemeenschappelijke yr infrastructuur Exploitatiekosten BERMT (algemeen)

€

155.100

€

153.483

€

-1.617

Exp I oitati ekosten BE RMT (specifiek)

€

2.119.400

€

1.380.074

€

-739.327

Exploitatiekosten Werkplein (specifiek)

€

39.200

€

55.555

€

16.355

€

7.533.600

€

7.159.373

€

-374.227

Totaal lasten Baten

1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces

€

266.000

€

299.883

€

-33.883

Personeel primair proces (uittreedverg. BoZ)

€

352.886

€

-352.886

Advieskosten (uittreedverg. BoZ)

€

- €

179.662

€

-179.662

€

5.371

€

22.629

€294.000 €

837.802

€

-543.802

6.321.572

€

-918.028

2 Lokale [r infrastructuur Exploitatiekosten derden

€

Totaal baten Saldo lasten en baten Tabel I Financiële samenvatting 2021

€

28.000

7.239.600

€

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

1.2

Programmaverantwoording

Programma's In 2021 heeft ICT WBW gewerkt aan drie grote programma's. Twee daarvan komen voort uit de adviezen uit het rapport TwynstraGudde dat is vastgesteld door het bestuur van ICT WBW in 2019. Het jaarplan 2021 omvat 2 sporen: • Bouwen aan ICT-volwassenheid; •

het realiseren en beheren van één gemeenschappelijke ICT-infrastructuur.

Doordat Bergen op Zoom te kennen heeft gegeven per 31 december 2021 te willen uittreden heeft 2021 ook in het teken gestaan van het uitvoeren van het plan van aanpak "Uittreding Bergen op Zoom" dat 14 oktober 2020 is vastgesteld door het bestuur. Programma Bouwen aan ICT-volwassenheid ICT WBW is continu bezig met het ontwikkelen en verbeteren van de dienstverlening. In het advies van TwynstraGudde uit 2019 is de ambitie om door te groeien naar een regieorganisatie nog eens bevestigd. Hierbij gaf TwynstraGudde aan dat een belangrijke voorwaarde voor deze doorgroei het vergroten van de taakvolwassenheid van de organisatie is. Het doel daarvan is drieledig: 1. Vergroting van de (gepercipieerde) dienstverlening 2. Een efficiëntere werkwijze 3. Kunnen sturen en rapporteren op de dienstverlening Hier is in 2020 een start mee gemaakt. Zo is een keuze gemaakt voor een modern procesmodel. In 2021 is het procesmodel geïmplementeerd. Hierdoor zijn de werkwijzen geharmoniseerd en vereenvoudigd. Deze processen worden nu ook gemonitord en continu verbetert door procesbeheerders. Om te zorgen dat de effecten op de dienstverlening objectief te volgen zijn en bijgestuurd kunnen worden, zijn rapportages ontwikkeld. Daarnaast is na elk kwartaal een uitgebreide gebruikersenquête uitgezet bij alle deelnemers behalve de uittredende deelnemer Bergen op Zoom.

Hierin zijn vragen gesteld over de dienstverlening van ICT WBW. Er is binnen ICT WBW actief gestuurd op de verbeterpunten die uit de enquêtes zijn gekomen. Ten opzichte van kwartaal 1 is het rapportcijfer elk kwartaal gestegen (van 6,9 naar 7,3). De gemiddelde score op alle vragen is gestegen naar een 7,4. Programma Nieuwe infrastructuur In 2019 is het programma "nieuwe infrastructuur" gestart. Dit bestond uit twee delen. In het eerste deel is de bestaande verouderde ICT-infrastructuur in 36 migratieprojecten (6 per deelnemer) compleet gemoderniseerd en is de virtuele werkplek naar Windows 10 gebracht. Dit is in 2020 afgerond. Begin 2021 is gestart met de uitvoering van het tweede deel. Dit betrof de transitie van de losse gemoderniseerde ICT-infrastructuur van de gemeentelijke locaties naar een gemeenschappelijke ICT-infrastructuur ondergebracht in de nieuwe datacentra. Dit programma is eind 2021 zeer succesvol afgerond. De restpunten zullen in 2022 projectmatig, op een reguliere manier en de daarbij horende governance, worden opgepakt. Programma uittreding Bergen op Zoom Het plan van aanpak "Uittreding Bergen op Zoom" bestond uit verschillende zaken die geregeld moesten worden om uittreding eind 2021 mogelijk te maken, waaronder: •

Desintegreren van de ICT-infrastructuur en de contracten van Bergen op Zoom uit de verknopingen met de overige deelnemers

• •

Herinrichting van de ICT-organisatie als gevolg van de uittreding (reductie van fte's) Financiële afhandeling van de uittreding

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

Meer over de personele gevolgen van de uittreding in paragraaf O. De financiële afrekening zal voor het grootste deel in 2022 plaatsvinden. Ten aanzien van de financiële afhandeling zijn in de deze jaarrekening al een aantal zaken verwerkt. In totaal is € 533.000 aan vergoeding vanuit Bergen op Zoom verwerkt in deze jaarrekening: • €180.000 m.b.t. externe advieskosten (zie tabel Tabel 24 en Tabel 31). Dit betreft kosten voor hulp bij de isolatie van de ICT-infrastructuur van Bergen op Zoom, kosten voor begeleiding uittreding door KokxDeVoogd en de inzet van Moerdijk in het uittreedproces. • €353.000 m.b.t. personele kosten (zie tabel Tabel 23). Dit betreft de projectkosten (gemaakte uren ICT WBW i.v.m. de uittreding), de uren voor zogenoemde Project Rfc's en afwijkende dienstverlening en de door KokxDeVoogd geconstateerde inhuurfrictie. De overige zaken zullen in 2022 en verdere jaren worden afgerekend. Zie hiervoor de eerste begrotingswijziging 2022 en de ontwerpbegroting 2023.

Resultaten dienstverlening De uitvoering van deze drie programma's hebben een groot beslag gelegd op de beschikbare capaciteit. Dit kon maar deels opgevangen worden door inhuur. Hierdoor was er minder tijd voor de reguliere dienstverlening en voor doorontwikkeling. Desondanks zijn er goede resultaten geboekt. Hieronder worden de cijfers van de dienstverlening in 2021 toegelicht. Eind 2020 zijn we begonnen met de andere opzet van ons servicemanagement-systeem Topdesk. Hierdoor heeft het weinig zin om de cijfers van 2021 te vergelijken met eerdere jaren. Wel kunnen we een vergelijk maken in het aantal aangemelde en opgeloste meldingen. Werkdrukvergelijking 2018- 2021

Jaar

Aangemelde incidenten

Aangemelde serviceverzoeken

2018 6893 9194 2019 5108 7685 2020 16623 17327 2021 12118 14209 Tabel 2 Werkdruk meldingen 2018-2021

Aangemelde standaardwijzigingen 2698 4683 4178 4463

Deze tabel laat zien dat 2020 en 2021 een enorme werkdruk is ontstaan. Wat deze tabel nog niet laat zien zijn de cijfers ten aanzien van de niet-standaard wijzigingen (categorie 2 en 3). Vanwege de vele projecten zit de toegenomen werkdruk juist daar. Incidenten

Afgerond en niet Behandelaarsgroep Frontüffice Backüffice Management Proces

Aangemeld Afgerond % afgerond

7419 4643 54 2

7474 4739 53 1

Totaal 12118 12267 Tabel 3 Dienstverlening: storingen 2021

60,9% 38,6% 0,4% 0,0%

100%

gehaald

637 995 14 1 1647

% niet op tijd 8,5% 21,0% 26,4% 100,0% 13,4%

De bovenstaande tabel laat de cijfers over de incidenten (storingen) zien. De storingen afgehandeld door de front- en backoffice raken vaak de gebruikers. De KPI voor storingen ligt op 85% oplossing binnen de afgesproken tijd. Onderstaande grafiek geeft aan dat de actieve sturing die hieraan wordt

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

gegeven haar vruchten afwerpt. Zie de blauwe trendlijn. Door het afsluiten van (te) oude meldingen ontstaat er bij de backoffice af een toe een dip. Tijdigheid incidenten per team 105% 100% 95% 903 85% 80 75% 70% 65% 60%

41 IT BW

t FO

tB0

-Doel

Trend (ICT WW)

Figuur I Dienstverlening: tijdigheid storingen 2021

Serviceverzoeken zijn voornamelijk informatievragen. Hiervoor is geen KPI afgesloten. Wel proberen we deze binnen 5 werkdagen af te ronden. Hieronder blijkt dat deze doelstelling ruim gehaald is. Serviceverzoeken

Behandelaarsgroep FrontOffice Basis Infra Management Securitybeleid Proces Totaal

Gemiddelde doorlooptijd Afgerond en niet 'Uitvoering' Aangemeld Afgerond % afgerond gehaald (uu:mm) 11645 11666 82,3% 893 06:25 1925 1919 13,5% 467 07:44 627 581 4,1% 128 22:07 5 5 0,0% 4 04:46 7 2 0,0% 2 13:48 14209 14173 100% 1494

Tabel 4 Dienstverlening: serviceverzoeken 2021

Zoals eerder aangegeven lag in 2021 de druk voornamelijk bij de wijzigingen. Categorie 0 (veelvoorkomende eenvoudige wijzingen) worden voornamelijk door de frontoffice afgehandeld. Categorie 2 en 3 zijn zware, complexe wijzigingsverzoeken die vaak vele subwijzigingen onder zich hebben. Wijzigingsverzoeken zijn, anders dan storingen, altijd planbaar. Dit betekent dat de einddatum afgestemd wordt met de klant, rekening houdend met de beschikbare capaciteit van ICT WBW. Als deze datum niet gehaald kan worden, moet d.m.v. communicatie de verwachting met de klant goed worden gemanaged. Ook hier wordt actief op gestuurd. Dit laat de grafiek hieronder goed zien (zie blauwe trendlijn). Wijzigingen

Soort Cat O Change Cat 1 Change Cat 2 Change Cat3Change (Project] RFP Afgewezen/geannuleerd

Aangemeld Afgerond % afgerond Te laat gesloten % niet op tijd 4463 4442 84,5% 989 18,8% 613 600 11,4% 221 4,2% 173 170 3,2% 60 1.1% 0,6% 12 29 0,2% 10

169

0,3% 0,0%

11 0

0,2% 0,0%

Totaal 5453 5255 100% ... Tabel 5 Dienstverlening: wijzigingsverzoeken 2021

1291

24,6%

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

Tijdigheid wijzigingen

90o/o ----------------------------------------------80% 70% 60% 50% 40% 30%

20% 10% 0r% 40

ICT WBW

t. FO

48 BO

50 Overig

---»

Doel

Figuur 2 Dienstverlening: tijdigheid wijzigingsverzoeken

Ontwikkelingen Dienstverlening Ook in 2022 wordt verder gewerkt aan het systematisch professionaliseren van de dienstverlening. Zo zal in de eerste helft van 2022 een nieuwe dienstencatalogus worden opgeleverd. Dit moet tegemoetkomen aan de grote wens van zowel onze deelnemers als die van ICT WBW zelf om de scope van de dienstverlening van ICT WBW scherper te maken, zodat de wederzijdse verwachtingen beter zijn afgestemd. Daarnaast zal het door datagedreven sturen op dienstverlening mogelijk worden objectief resultaten te presenteren aan de deelnemers, zodat deze de verdere professionalisering kunnen volgen. Tegelijkertijd zullen ook nieuwe KPI's worden besproken met de deelnemers. Als laatste moet het selfservice portaal een echt alternatief voor mail en telefoon vormen voor eindgebruikers waardoor eindgebruikers sneller geholpen zijn en de telefonische bereikbaarheid van de servicedesk verbetert. Visie 2025 Om sturing te kunnen geven aan de verdere ontwikkelrichting van ICT WBW is eind 2021 een traject ingezet om de visie op toekomstige samenwerking vorm te geven. Op basis van de Visie 2025 zal een strategie worden uitgewerkt. De Visie 2025 komt in samenwerking met de deelnemers tot stand, zal in de vorm van een aantal scenario's worden uitgewerkt en voor besluitvorming naar verwachting in Juli 2022 worden voorgelegd aan het bestuur.

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

1.3

De paragrafen

Conform wetgeving dienen in de begroting een aantal verplichte paragrafen opgenomen te worden. Voor ICT WBW zijn de volgende paragrafen van toepassing: a. Weerstandsvermogen en risicobeheersing b. Bedrijfsvoering c. Onderhoud kapitaalgoederen d. Financiering

1.3.1

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om tegenvallers op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico's en de aanwezige weerstandscapaciteit. Daarnaast wordt in deze paragraaf een aantal kengetallen opgenomen die gebruikt kunnen worden bij de beoordeling van de financiële positie van ICT WBW. Risico's In het kader van risicomanagement worden jaarlijks de belangrijkste risico's geïnventariseerd en gemonitord. Imagorisico Een van de risico's waarmee ICT WBW in 2021 te maken heeft gehad liggen op het vlak van het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van deelnemers. In feite was hiermee vooral sprake van imago-risico. De impact van het programma nieuwe infrastructuur op de reguliere dienstverlening was groot ondanks de inzet van externe capaciteit. De werkvoorraad van medewerkers is gedurende een langere periode bovengemiddeld hoog geweest. Dit heeft druk gezet op de ervaren kwaliteit van de geleverde dienstverlening bij de deelnemers. Om dit risico zoveel mogelijk te beperken zijn de volgende maatregelen getroffen. Het managen van verwachtingen door middel van: a. b. c. d. e.

het indien nodig in onderling overleg met het operationeel aanspreekpunt van de deelnemer prioriteren van de geregistreerde activiteiten (incidenten, wijzigingsaanvragen, projecten); het inrichten van een afstemmingsoverleg tussen de lijn- en projectorganisatie; het inzetten van een servicemanager, architecten, CISO, security specialist en technisch specialisten bij adviesvragen, e.e.a. onder aansturing van een accountmanager; het intensiveren van het relatiebeheer op alle niveaus (Strategisch, tactisch, operationeel) uitgaande van een duidelijke Governance; het op strategisch niveau met de deelnemersraad afstemmen van ontwikkelingen.

Veiligheidsrisico's Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die gesteld worden door de deelnemende gemeenten en vastgelegd zijn in de verwerkersovereenkomsten. Om dit risico zoveel mogelijk te beperken zijn de volgende maatregelen getroffen; •

Planning en Control Informatiebeveiliging. In 2021 is ICT WBW gestart met de implementatie van een managementsysteem voor Informatiebeveiliging, een ISMS. Binnen dit systeem zijn diverse normenkaders (BIO, Suwinet) beschikbaar waarlangs de opzet, bestaan en de werking van de organisatorische, procesmatige en technische maatregelen is vastgelegd.

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

•

Uitgevoerde audit Suwinet In 2021 is een externe IT-audit uitgevoerd op het normenkader Suwinet. Het resultaat hiervan is vastgelegd in een TPM (Third Party Memorandum). Op basis van een pre-audit zijn diverse beleidsdocumenten vastgesteld en is het beleid geïmplementeerd. Het oordeel van de auditor is dat alle maatregelen m.u.v. de maatregel t.a.v. logging is voldaan. In 2022 zal de ontbrekende maatregel worden uitgevoerd d.m.v. de implementatie van een SIEM (Security Incident en Event Monitoring) oplossing. Uitvoering nulmeting BIO De deelnemers en ICT WBW moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op het normenkader waarmee deze baseline wordt ondersteund is een nulmeting uitgevoerd. De resultaten hiervan zullen in 2022 input zijn voor een risico-analyse waaruit vervolgens het informatiebeveiligingsplan 2022 wordt opgemaakt en uitgevoerd.

•

Gemeenschappelijke infrastructuur In 2021 is de transitie naar de gemeenschappelijke infrastructuur afgerond. Na de transitie beschikken de deelnemers nu over een moderne infrastructuur waarin ook technische maatregelen vanuit de BIO normering zijn geïmplementeerd en toegepast. Denk hierbij o.a. aan het scheiden van het netwerkverkeer tussen deelnemers en het niet kunnen overschrijven van backups.

Bedrijfsvoeringsrisico Dit risico behelst het niet kunnen leveren van de overeengekomen dienstverlening als gevolg van een hoog ziekteverzuim en/of het niet kunnen verkrijgen van voldoende gekwalificeerd personeel. Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt voor ICT-personeel is dit risico voldoende gemitigeerd. Weerstandsvermogen ICT WBW beschikt niet over eigen vermogen en heeft daardoor geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen. De deelnemende gemeenten staan volledig garant voor de eventuele (financiële) tegenvallers. Financiële kengetallen In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dient een set van vijf financiële kengetallen opgenomen te worden. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie.

Kengetallen

Jaarrekenin g2020

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

89% 89% 0% 0%

n.v.t. n.v.t.

Begrotin Jaarrekenin g g 2021 2021 104% 82% 104% 0% 0% n.v.t. n.v.t.

Tabel 6 Fmanciële kengetallen

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

82% 0% 0% n.v.t. n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoewel vanuit de wetgeving geen externe normen zijn vastgelegd, wordt in de praktijk de netto schuldquote als slecht gezien als deze boven de 130% uitkomt. ICT WBW zit daar met 82% ruim onder. De stijging van de netto schuldquote in de periode 2019 t/m 2021 is het gevolg van het feit dat ICT WBW in 2019 en 2020 leningen van in totaal €8.800.000 heeft afgesloten. Dit ter financiering van de investeringen die in de periode 2019-2021 worden gedaan in het kader van de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur. Een stijging van de netto schuldquote hoeft niet per definitie een probleem te zijn. De investeringen waar ICT WBW leningen voor is aangegaan worden afgeschreven en de hieruit voortkomende kapitaallasten worden in de komende jaren via de deelnemersbijdragen in rekening gebracht bij de deelnemers. Voor ICT WBW is het risico dat niet voldaan kan worden aan de terugbetaling van de lening dus beperkt. Doordat de leningen de komende jaren worden afgelost, zal de netto schuldquote de komende jaren verder dalen.

Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft een indicatie in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het totale vermogen. Aangezien ICT WBW geen eigen vermogen heeft bedraagt de solvabiliteitsratio 0%.

Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Dit kengetal geeft een indicatie welke structurele ruimte aanwezig is om de lasten te dragen. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn.

Beoordeling kengetallen De waarde van de kengetallen van ICT WBW is enigszins beperkt. Zo worden eventuele overschotten of tekorten direct verrekend met de bijdragen van de deelnemende gemeenten en mogen geen reserves worden opgebouwd. Daardoor komen de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte bij ICT WBW altijd op 0% uit. Daarnaast zijn 2 kengetallen (grondexploitatie en belastingcapaciteit) voor ICT WBW niet van toepassing.

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

1. 3.2

Paragraaf Bedrijfsvoering

In deze paragraaf worden de belangrijkste ontwikkelingen met betrekking tot de bedrijfsvoering weergegeven. Personeel en organisatie Van de formatie is 39,39 fte toe te rekenen aan de bedrijfsvoering voor de ICT-ondersteuning aan de deelnemende gemeenten. Als gevolg van de uittreding van gemeente Bergen op Zoom is in 2021 een nieuwe organisatiestructuur en formatieplan gemaakt. Dit heeft geleid tot een nieuwe formatie van 31,74 FTE vanaf 1-1-2022. D.m.v. een vacaturestop vanaf 1-7-2021, de strategische personeelsplanning en de overname van een tweetal medewerkers door de gemeente Bergen op Zoom, is de afschaling met een beperkte boventalligheid (1,67 FTE) gerealiseerd. Met de nieuwe organisatiestructuur is ook een nieuwe managementstructuur ingericht bestaande uit een strategisch manager en een tweetal teamleiders. De werving voor deze functies is begin 2022 gestart. Het gemiddelde ziekteverzuim percentage van ICT WBW lag in 2021 op 4,9%. Dit is inclusief langdurig ziekteverzuim van 2 medewerkers waarvan er 1 met succes is gere-integreerd. Het landelijk gemiddelde voor het openbaar bestuur lag in 2020 0p 5,5% (bron: A&O-fonds Gemeenten).

Binnen de kaders van de mogelijkheden wordt gewerkt aan een zo laag mogelijk ziekteverzuim door goed oog te houden op werkomstandigheden en werkhoeveelheid en, zo nodig, persoonlijke coaching/begeleiding (indien nodig ook met inzet van de preventiemedewerker, de bedrijfsarts of andere hulpinstanties). Voor opleidingen is jaarlijks een budget beschikbaar van 3% van de loonkosten. Voor de functiebepaling en -waardering wordt het systeem HR21 toegepast. Planning en control In de financiële verordening is vastgelegd dat er jaarlijks naast de begroting en rekening twee tussentijdse rapportages worden opgesteld en aangeboden aan de deelnemers. Voor de jaarlijks op te stellen jaarrekening gelden de gebruikelijke regels ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. De jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant gecontroleerd. Omdat de oude overeenkomst met Baker Tilly eind 2019 afliep, is in 2019 met Baker Tilly een nieuwe overeenkomst afgesloten voor de periode 2019-2022. Financiën en administratie De financiële administratie en personeels- en salarisadministratie worden door de gemeente Moerdijk verzorgd. De kosten hiervan zijn opgenomen in deze begroting. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de systemen en applicaties die hiervoor in Moerdijk reeds beschikbaar zijn.

Inkoop en aanbesteding Voor de expertise op het gebied van inkoop en aanbesteding zal in het algemeen gebruik worden gemaakt van de landelijke aanbestedingen via de VNG. Daarnaast wordt in voorkomende gevallen een bureau met expertise in ICT ingeschakeld.

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

1.3.3 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen In deze paragraaf wordt ingegaan op de kapitaalgoederen die ICT WBW nodig heeft om zijn diensten te kunnen leveren. Gemeenschappelijke infrastructuur In 2021 is verder uitvoering gegeven aan de realisatie van een gemeenschappelijke infrastructuur. De eenmalige kosten (investeringen) voor hard- en software en implementatie worden in 5 jaar afgeschreven. Op de hard- en software is een onderhoudscontract afgesloten. Werkplekken ICT WBW In 2019 zijn de werkplekken (PC's) van ICT WBW vervangen. Hiervoor is een investering gedaan van €57.000. De investering wordt in 3 jaar afgeschreven. In de begroting is voor 2022 een vervangingsinvestering van€ 62.500 begroot. Huisvesting ICT WBW is niet gehuisvest in een eigen pand. De werkplekken worden gehuurd van de gemeente Moerdijk. De vergoeding die ICT WBW daarvoor betaald is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Moerdijk.

1.3.4

Paragraaf Financiering

In deze paragraaf wordt ingegaan op de wijze waarop ICT WBW de benodigde geldmiddelen aantrekt en (tijdelijk) overtollige geldmiddelen belegt. De uitvoering van de financieringsfunctie dient plaats te vinden binnen de kaders zoals gesteld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Daarnaast zijn in de Financiële verordening GR ICT WBW enkele nadere regels opgenomen hoe om te gaan met de financieringsfunctie. Renterisico Voor het renterisico worden vanuit de wetgeving twee normen onderscheiden; de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Er dient binnen deze normen geopereerd te worden. Kasgeldlimiet Ter beperking van het renterisico op schulden met een looptijd korter dan één jaar is de kasgeldlimiet wettelijk vastgesteld. Zo wordt voorkomen, dat fluctuaties van de korte rente direct een grote impact hebben op de rentelasten tijdens het boekjaar. De totale netto-vlottende schuld mag maximaal 8,2% van het totaal van de begrote lasten zijn. De berekening van de kasgeldlimiet voor 2021 ziet er als volgt uit: Begrotingstotaal 2021: €8 006.000 Toegestane kasgeldlimiet (norm = 8,2%): € 656.492 Doordat in 2019 en 2020 langlopende leningen zijn aangetrokken (en dus geen gebruik wordt gemaakt van kortlopende schulden) blijft ICT WBW onder deze grens.

Renterisiconorm De renterisiconorm is opgesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van een jaar of langer te beperken. Dit komt erop neer dat het renterisico in een bepaald jaar niet meer mag bedragen dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Voor ICT WBW bedraagt de renterisiconorm €2.500.000. Concreet betekent dit dat ICT WBW in een bepaald jaar maximaal €2.500.000 aan herfinanciering en renteherziening mag hebben op de vaste schulden.

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

Ter financiering van de investeringen in de gemeenschappelijke infrastructuur heeft ICT WBW in 2019 een lening afgesloten van €1.300.000. Deze lening wordt na 5 jaar integraal afgelost en heeft een rentepercentage van 0,08%. In 2020 is een aanvullende lening van €7.500.000 afgesloten. Deze lening heeft een rentepercentage van -0,035% (negatief) en daar wordt jaarlijks€ 1.500.000 op afgelost. Doordat voor de leningen die ICT WBW afsluit de rentepercentages gedurende de looptijd vastliggen, is er geen sprake van renteherzieningen. Daarnaast is een deel van de investeringen eenmalig (migratiekosten), waardoor er na afloop van de leningen geen volledige herfinanciering nodig is. Hierdoor blijft ICT WBW binnen de renterisiconorm. Rentelasten Vanuit de BBV-wetgeving zijn voorschriften opgesteld voor de verwerking van de rentelasten en baten in de begroting en jaarstukken. Doelstelling is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot rente en het eenduidig inzichtelijk maken van de wijze waarop met rente is omgegaan. Hier wordt invulling aan gegeven door de rentekosten aan de desbetreffende taakvelden toe te rekenen met behulp van de renteomslag.

De berekening van de renteomslag ziet er voor 2021 als volgt uit: Rente Rentelasten: - Rente reserves 0 - Rente voorzieningen 0 - Rente langlopende geldleningen -1.585 - Rente te vergoeden aan grondexploitatie 0 - Rente financieringssaldo 0 Af: externe rentebaten Af: ontvangen rente grondexploitatie en projectfinanciering Saldo door te rekenen rente via rente-omslag Boekwaarde vaste actia per 01-01-2021: Materiële vaste activa Aan boekwaarde toe te rekenen rente-omslag

-1.585 0 0 -1.585

5.253.980 5.253.980

I -0@] I @oo]Afgerond

Omslagpercentage (voor afronding) Omslagpercentage Jaarrekening 2021 Tabel 7 Renteomslag 2021

Doordat bij een van de door ICT WBW afgesloten leningen sprake is van een negatieve rente, heeft ICT WBW in 2021 per saldo ca.€ 1.600 aan rente ontvangen. Als gevolg hiervan bedraagt de renteomslag voor ICT WBW 0% (na wettelijk toegestane afronding).

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

Jaarrekening 2021

De jaarrekening vormt het financiële gedeelte van de jaarstukken. In overeenstemming met het BBV bestaat de jaarrekening uit: de balans en de toelichting (paragraaf 2.2); het overzicht van baten en lasten en de toelichting (paragraaf 2.3).

2.1

Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het BBV, de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking West-Brabant West en de financiële regelingen die het bestuur heeft vastgesteld, waaronder de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende balanspost anders is vermeld zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten vier jaar. Balans De balans kent activa en passiva. De activa geeft inzicht in bezittingen en de passiva geeft aan hoe het vermogen van de organisatie is opgebouwd.

Activa Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa, al naar gelang zij bestemd zijn om de uitoefening van de werkzaamheid van de gemeenschappelijke regeling al dan niet duurzaam te dienen.

Vaste activa Onder vaste activa vallen immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. Bij ICT WBW is in 2021 alleen sprake van materiële vaste activa. Materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. In die gevallen wordt op het netto investeringsbedrag afgeschreven. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Als afschrijvingstermijn wordt 5 jaar aangehouden (met uitzondering van de aanschaf van laptops die in 3 jaar worden afgeschreven), waarbij de afschrijving start in het jaar volgend op het jaar van investering. Op investeringen wordt de annuïtaire afschrijvingsmethode toegepast.

Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022

Vlottende activa Onder de vlottende activa worden afzonderlijk opgenomen de voorraden (niet van toepassing bij ICT WBW), de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar, de liquide middelen en de overlopende activa. De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor eventuele oninbaarheid van vorderingen wordt een risicovoorziening getroffen. Passiva Onder passiva wordt het vermogen van de organisatie aangeduid, waarbij onderscheid wordt gemaakt in vaste en vlottende passiva.

Vaste passiva Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen (niet van toepassing bij ICT WBW), de voorzieningen en de vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. ICT WBW beschikt niet over eigen vermogen. In het geval van ICT WBW is beslist dat deze geen reserves mag opbouwen en dat de deelnemende gemeenten garant staan voor de kosten van (eventuele) tegenvallers. Voorzieningen zijn gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies.

Vlottende passiva Onder de vlottende passiva worden afzonderlijk opgenomen de netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en de overlopende passiva. De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.roosendaal.nl/api/v1/meetings/1292/documents/34506