34 - 03. ICTWBW begroting 2023 en jaarstukken 2021.pdf
Tekst van het document
Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie
ICT-samenwerking West-Brabant West
Aanbiedingsbrief
Jaarrekening 2021 1e begrotingswijziging 2022 Ontwerpbegroting 2023
April 2022
1
Voorwoord De afgelopen periode zijn door ICT WBW diverse planning en control (P&C) documenten opgesteld. Deze zijn besproken en vastgesteld in de bestuursvergadering van 11 april 2022. Het betreft de volgende documenten: • Jaarstukken 2021; • 1e begrotingswijziging 2022; • Ontwerpbegroting 2023. Deze documenten worden gelijktijdig aan de deelnemers aangeboden. Naast het feit dat de documenten betrekking hebben op verschillende boekjaren, hebben ze ook een verschillend karakter. Zo legt ICT WBW in de jaarrekening 2021 verantwoording af over het gevoerde beleid en de gedane uitgaven over het jaar 2021 terwijl in de begroting 2023 vooruitgekeken wordt naar ontwikkelingen in toekomstige jaren. Omdat die ontwikkelingen ook deels betrekking hebben op 2022 is er ook een 1e begrotingswijziging 2022 opgesteld. Ondanks de verschillende boekjaren zijn er een aantal ontwikkelingen die een effect hebben op meerdere jaren. In deze aanbiedingsbrief zijn de belangrijkste bevindingen en ontwikkelingen uit de diverse documenten samengevat.
Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West,
Ruud Danen Secretaris bestuur ICT WBW
1
Bestuurlijke samenvatting Ontwikkelingen
Er zijn diverse ontwikkelingen waarvan de financiële effecten zijn verwerkt in de diverse documenten. Hieronder worden de belangrijkste ontwikkeling opgesomd, waarbij per ontwikkeling is aangegeven in welk document deze ontwikkeling is verwerkt. Op de volgende pagina’s wordt nader ingegaan op de diverse documenten. Ontwikkeling
Jaarrek. 2021
Nieuwe verdeelsleutels (‘gebruiker betaald’)
Er zijn een aantal nieuwe verdeelsleutels toegepast die meer recht doen aan het principe ‘’de gebruiker betaald’’. Om het financiële effect van de nieuwe verdeelsleutels te dempen, is een ingroeimodel toegepast.
Beter inzicht in specifieke exploitatiekosten
De specifieke aan de deelnemer toe te wijzen exploitatiekosten zijn herkenbaar gemaakt zodat beter inzicht ontstaat in de kosten die door deelnemers te beïnvloeden zijn.
Verschoven kosten
De deelnemer budgetten voor de kantoorautomatisering software (Microsoft-licenties) en telefonie zijn vanaf 2022 verschoven van de deelnemers naar ICT WBW.
Uittreding Bergen op Zoom
De uittreding per 1-1-2022 heeft financiële consequenties. Door KokxDeVoogd is een toets uitgevoerd op de realisering van de gemaakte uittredingsafspraken. Daarin wordt een oordeel gegeven over de totstandkoming en hoogte van de (eind)afrekening van de uitvlechtingskosten van ICT WBW aan Bergen op Zoom.
2
1e wijz. 2022
Begroting 2023
Jaarstukken 2021
In de jaarstukken 2021 wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het afgesproken beleid en over de financiële resultaten voor het boekjaar 2021. Ontwikkelingen
Uittreding Bergen op Zoom
De jaarrekening 2021 sluit met een positief saldo van € 918.000. Dit komt voornamelijk doordat 2021 een overgangsjaar is waarin de exploitatie op de oude infrastructuur wordt afgebouwd en de nieuwe exploitatie van de gemeenschappelijke infrastructuur wordt opgebouwd. Door zorgvuldige en actieve sturing op het startmoment waarop het onderhoud op de nieuwe gemeenschappelijke infrastructuur mag starten, zijn de kosten in 2021 lager uitgevallen dan begroot. Daarnaast is in de jaarrekening een vordering op de gemeente Bergen op zoom opgenomen i.v.m. kosten die ICT WBW in 2021 heeft gemaakt om de uittreding per 1-1-2022 mogelijk te maken. Deelnemersbijdragen Het positieve resultaat wordt met de deelnemers afgerekend. Voor diverse deelnemers leidt dit tot onderstaande afrekening. Deelnemer Bergen op Zoom Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal
€ € € € € € €
Bijdrage 2021 Voorschot 2021 1.793.047 € 2.208.607 € 1.189.656 € 1.294.827 € 1.551.901 € 1.792.600 € 975.345 € 1.136.852 € 673.440 € 692.515 € 138.184 € 125.668 € 6.321.572 € 7.251.068 €
Afrekening 415.560 105.171 240.699 161.508 19.075 -12.516 929.496
Door Deelnemer Te ontvangen Te ontvangen Te ontvangen Te ontvangen Te ontvangen Te betalen
Goedkeurende accountantsverklaring De externe accountant heeft een controle uitgevoerd op de jaarstukken 2021. Net als in voorgaande jaren heeft hij daarbij een goedkeurende verklaring afgegeven. Ondanks de lage rapporteringstolerantie (alle afwijkingen > € 3.500 moeten gerapporteerd worden), zijn er voor 2021 geen fouten of onrechtmatigheden geconstateerd. Ook in algemene zin ‘’constateren we wederom een verbetering in het proces aangaande de jaarrekening’’. De komende jaren wil ICT WBW die lijn uiteraard voortzetten.
3
1e begrotingswijziging 2022
Een deel van de benoemde ontwikkelingen heeft ook een effect op 2022. De financiële effecten hiervan zijn verwerkt in de 1e begrotingswijziging 2022. Ontwikkelingen
Verschoven kosten
Uittreding Bergen op Zoom
Ten opzichte van de ramingen zoals die in de begroting 2022 waren opgenomen, stijgen de deelnemersbijdragen 2022 met in totaal € 2.336.000. Deze stijging is het gevolg van 2 ontwikkelingen: - Verschuivende kosten Ruim € 1 miljoen van deze stijging is het gevolg van verschuivende kosten die eerst rechtstreeks aan de deelnemers werden gefactureerd. Deze kosten worden nu aan ICT WBW gefactureerd en zijn dus verwerkt in de deelnemersbijdragen. Daarnaast stijgen door een toename van de energieprijs de exploitatiekosten van de gemeenschappelijke infrastructuur. Dit is nader toegelicht in hoofdstuk 3 van de 1e begrotingswijziging 2022. -
Actualisatie uittreevergoeding De resterende stijging van bijna € 1,3 miljoen is het gevolg van de actualisatie van de uittreedvergoeding van Gemeente Bergen op Zoom. Dit is nader toegelicht in hoofdstuk 2 van de 1e begrotingswijziging 2022. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen 2022 komen er hierdoor als volgt uit te zien: Deelnemersbijdragen
2022
Etten-Leur Roosendaal
1.518.071 2.213.646
Moerdijk
1.414.751
Tholen Werkplein
853.187 515.423
Totaal
6.515.078
Instellen bestemmingsreserve In de 1e begrotingswijziging 2022 wordt voorgesteld om de uittreedvergoeding die ICT WBW in 2022 vanuit de gemeente Bergen op Zoom verwacht te ontvangen, te storten in een bestemmingsreserve. In 2022 – 2026 kan die bestemmingsreserve vervolgens ingezet worden ter dekking van de (frictie)kosten die in die jaren gaan optreden. Op deze manier wordt voorkomen dat de lasten (en daarmee de deelnemersbijdragen) de komende jaren aanzienlijk fluctueren.
4
Ontwerpbegroting 2023
In de ontwerpbegroting wordt inzicht gegeven in de doelen en plannen voor 2023 en de hiervoor benodigde middelen. Daarbij wordt tevens inzicht gegeven in de meerjarige effecten. Ontwikkelingen
Verschoven kosten
Uittreding Bergen op Zoom
Beter inzicht exploitatiekosten
Nieuwe verdeelsleutels (‘gebruiker betaald’)
De begroting is opgesteld op basis van de richtlijnen zoals die in de Kadernota 2023 zijn vastgesteld. Naast het toepassen van de gebruikelijke indexeringen voor kostenstijgingen, zijn daarin de diverse ontwikkelingen verwerkt: - Vanaf 2023 worden op een deel van de kosten nieuwe verdeelsleutels toegepast die meer recht doen aan het principe ‘de gebruiker betaald’. Om het financiële effect van de nieuwe verdeelsleutels te dempen, is een ingroeimodel toegepast. - Daarnaast zijn de specifieke aan de deelnemer toe te wijzen exploitatiekosten herkenbaar gemaakt zodat beter inzicht ontstaat in de kosten die door deelnemers te beïnvloeden zijn. - Tot slot hebben ook de verschuivende kosten en de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom een financieel effect in de komende jaren. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen 2023-2026 komen er hierdoor als volgt uit te zien: Deelnemersbijdragen Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal
€ € € € € €
B2023 1.681.394 € 2.325.744 € 1.506.770 € 1.027.559 € 562.533 € 7.104.000 €
B2024 1.753.281 € 2.399.259 € 1.571.777 € 1.086.434 € 578.049 € 7.388.800 €
B2025 1.804.963 € 2.495.596 € 1.645.876 € 1.175.833 € 609.632 € 7.731.900 €
B2026 1.786.807 2.484.040 1.608.542 1.150.679 608.532 7.638.600
Kostenniveau toekomstige jaren Samen met de deelnemers is ICT WBW bezig met de visievorming voor de komende jaren. De hoofdvraag die voorligt is: voor welke uitdagingen binnen het ICT-domein geldt dat samenwerking toegevoegde waarde oplevert in kwaliteit en/of geld. Midden 2022 zal deze visie vorm krijgen, zodat deze in Q3 concreet uitgewerkt kan worden in een ontwikkelplan met een financiële vertaling voor de organisatie, het personeel en de door ICT WBW te leveren diensten.
5
Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie
ICT-samenwerking West-Brabant West
Begroting 2023
(met indicatieve cijfers voor de jaren 2024-2026)
April 2022
1
Voorwoord Het voorliggende document betreft de begroting 2023 (met indicatieve cijfers voor de periode 20242026) voor de ICT Samenwerking West-Brabant-West (ICT WBW). Met deze begroting wordt inzicht gegeven in de doelen en plannen voor 2023 en de hiervoor benodigde middelen. Dit rekening houdend met de kaders uit de Kadernota 2023, die op 27 januari 2022 is vastgesteld. De begroting 2023 is geen reguliere begroting. In deze begroting zijn namelijk diverse ontwikkelingen verwerkt:
De uittreding Bergen op Zoom en de daaraan verbonden uittreedkosten Er zijn een aantal nieuwe verdeelsleutels toegepast voor de gemeenschappelijke kostencomponenten Om het financiële effect van de nieuwe verdeelsleutels te dempen, is een ingroeimodel toegepast De specifieke aan de deelnemer toe te wijzen exploitatiekosten zijn herkenbaar gemaakt in het format van deze begroting De deelnemer budgetten voor de kantoorautomatisering software (Microsoft-licenties) en telefonie zijn verschoven van de deelnemers naar ICT WBW.
_______________________ Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West van 11 april 2022. De voorzitter,
De secretaris,
mevr. Dr. M.W.M. de Vries
dhr. R. Danen
1
Inhoud VOORWOORD .................................................................................................................................................1 TABELLENINDEX ..............................................................................................................................................3 LEESWIJZER .....................................................................................................................................................4 FINANCIËLE SAMENVATTING...........................................................................................................................5 1
BELEIDSBEGROTING ...............................................................................................................................6 1.1 PROGRAMMAPLAN .........................................................................................................................................6 1.2 PARAGRAFEN .................................................................................................................................................7 1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ......................................................................................7 1.2.2 Bedrijfsvoering ...............................................................................................................................10 1.2.3 Onderhoud kapitaalgoederen ........................................................................................................11 1.2.4 Financiering....................................................................................................................................11
2
FINANCIËLE BEGROTING.......................................................................................................................13 2.1 UITGANGSPUNTEN ........................................................................................................................................13 2.1.1 Parameters.....................................................................................................................................13 2.2 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ...................................................................................................................14 2.3 TOELICHTING OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN .................................................................................................15 2.3.1 Bedrijfsvoering ...............................................................................................................................15 2.3.2 Exploitatie ICT-infrastructuur.........................................................................................................17 2.3.3 Exploitatie derden ..........................................................................................................................19 2.3.4 Uittreedvergoeding Bergen op Zoom.............................................................................................19 2.4 UITEENZETTING VAN DE FINANCIËLE POSITIE EN DE TOELICHTING
............................................................................22 2.4.1 Geprognosticeerde balans .............................................................................................................22
3
DEELNEMERSBIJDRAGEN......................................................................................................................24 3.1 VERDEELSLEUTELS.........................................................................................................................................24 3.1.1 Accounts.........................................................................................................................................25 3.1.2 Aantal Virtuele Servers...................................................................................................................26 3.1.3 Bulk storage toegewezen ...............................................................................................................26 3.1.4 Aantal Applicatieservers ................................................................................................................26 3.1.5 Aantal Citrix Virtuele Desktops ......................................................................................................27 3.1.6 Niet-standaardwijzigingen.............................................................................................................27 3.1.7 Verschoven kosten .........................................................................................................................27 3.2 KOSTENVERDELING 2023
..............................................................................................................................28 3.3 DEELNEMERSBIJDRAGEN 2023-2026 ..............................................................................................................29
2
Tabellenindex TABEL 1 FINANCIEEL TOTAALOVERZICHT ............................................................................................................................5 TABEL 2 FINANCIËLE KENGETALLEN...................................................................................................................................9 TABEL 3 RENTEOMSLAG 2023 ......................................................................................................................................12 TABEL 4 OVERZICHT VAN BATEN LASTEN ..........................................................................................................................14 TABEL 5 PERSONEEL PRIMAIR PROCES .............................................................................................................................15 TABEL 6 BIJZONDERE TOELAGEN ....................................................................................................................................16 TABEL 7 SPECIFIEKE ICT - INFRASTRUCTUUR .....................................................................................................................17 TABEL 8 GEMEENSCHAPPELIJKE ICT - INFRASTRUCTUUR .....................................................................................................18 TABEL 9
INVESTERINGSOVERZICHT..................................................................................................................................18 TABEL 10 KAPITAALLASTEN...........................................................................................................................................19 TABEL 11 VERDELING UITTREEDVERGOEDING ...................................................................................................................21 TABEL 12 GEPROGNOSTICEERDE BALANS .........................................................................................................................23 TABEL 13 VERDEELSLEUTELS .........................................................................................................................................25 TABEL 14 VERDEELSLEUTEL - ACCOUNTS .........................................................................................................................25 TABEL 15 VERDEELSLEUTEL – AANTAL VIRTUELE SERVERS ....................................................................................................26 TABEL 16 VERDEELSLEUTEL - BULK STORAGE ....................................................................................................................26 TABEL 17 VERDEELSLEUTEL - APPLICATIESERVERS
.............................................................................................................26 TABEL 18 VERDEELSLEUTEL – CITRIX VIRTUELE DESKTOPS ...................................................................................................27 TABEL 19 KOSTENVERDELING 2023 ...............................................................................................................................28 TABEL 20 DEELNEMERSBIJDRAGEN .................................................................................................................................29 TABEL 21 GEPROGNOSTICEERDE BALANS 2023-2026.......................................................................................................30 TABEL 22 TAAKVELDEN ................................................................................................................................................31
3
Leeswijzer De Begroting 2023 bestaat uit de volgende onderdelen: Hoofdstuk 1. Beleidsbegroting In hoofdstuk 1 staat de beleidsbegroting centraal. De beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen. In het programmaplan worden de (beleidsmatige) doelstellingen en acties voor het jaar 2023 beschreven. Daarnaast bevat de beleidsbegroting een toelichting op diverse (overkoepelende) onderwerpen. Deze onderwerpen worden beschreven in de (wettelijk verplichte) paragrafen. Hoofdstuk 2. Financiële begroting In hoofdstuk 2 is de financiële begroting opgenomen. Hierin worden de (financiële) uitgangspunten toegelicht, die als basis dienen voor deze begroting. Vervolgens wordt door middel van het overzicht van baten en lasten inzicht gegeven in de benodigde budgetten voor 2023. De verschillende begrotingsposten worden hierbij nader toegelicht. Tot slot wordt in de vorm de geprognosticeerde balans inzicht gegeven in de financiële positie van ICT WBW. Hoofdstuk 3. Kostenverdeling In hoofdstuk 3 wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de lasten verdeeld worden over de deelnemers. Hieruit volgen de deelnemersbijdragen per deelnemer.
4
Financiële samenvatting Lasten
2021 jaarrekening Conceptcijfers
2022 begroting Incl. 1e wijz.
2023 begroting
2024 begroting
2025 begroting
2026 begroting
1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces
€ 3.610.103 € 2.896.000 € 2.955.000 € 2.955.000 € 2.955.000 € 2.955.000
Bijz.toelagen BERM-gemeenten
€
55.333 €
46.000 €
46.000 €
46.000 €
46.000 €
Advieskosten
€
262.159 €
74.000 €
75.000 €
75.000 €
75.000 €
75.000
Facilitaire kosten
€
141.612 €
128.400 €
125.800 €
125.800 €
125.800 €
125.800
Ondersteunende diensten
€
152.000 €
171.400 €
169.400 €
169.400 €
169.400 €
169.400
Exploitatie ICT WBW
€
133.088 €
118.900 €
123.200 €
123.200 €
123.200 €
123.200
Onvoorzien
€
-
62.000 €
77.000 €
78.000 €
77.000 €
76.000
-
-
-
-
€
46.000
2 Exploitatie ICT infrastructuur Lokale infrastructuur
€ 1.210.596 € 1.451.078 €
Specifieke infrastructuur
€
-
Gemeensch. infrastructuur
€
477.134 €
Kapitaallasten
€ 1.111.977 € 1.392.100 € 1.458.200 € 1.458.200 € 1.269.500 € 1.177.200
Afboeking boekwaarden BoZ
€
-
€
-
€
€
€
€ 1.842.000 € 1.910.800 € 2.014.000 € 2.014.000
969.200 €
912.100 €
€
869.000 €
-
€
5.371 €
17.000 €
17.000 €
912.100 € -
€
912.100 € -
€
912.100 -
3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten
€
17.000 €
17.000 €
17.000
€ 7.159.374 € 8.195.078 € 7.800.700 € 7.870.500 € 7.784.000 € 7.690.700
Baten 1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces
€
299.883 €
40.000 €
35.000 €
35.000 €
35.000 €
35.000
€
5.371 €
17.000 €
17.000 €
17.000 €
17.000 €
17.000
-
-
-
-
Advieskosten 3 Exploitatie derden Exploitatie derden Uittreedvergoeding Bergen op Zoom
€
532.548 € 2.697.200 €
€
€
€
Totaal baten Saldo lasten en baten
€ 837.802 € 2.754.200 € 52.000 € 52.000 € 52.000 € 52.000 € 6.321.572 € 5.440.878 € 7.748.600 € 7.818.400 € 7.731.900 € 7.638.600
Reservemutaties Toevoeging bestemmingreserve Onttrekking bestemmingreserve Resultaat na reservemutaties
€ € 1.828.200 € € € € € € 754.000 € 644.600 € 429.600 € € € 6.321.572 € 6.515.078 € 7.104.000 € 7.388.800 € 7.731.900 € 7.638.600
Bijdragen deelnemers Bergen op Zoom
€ 1.793.047 €
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Etten-Leur
€ 1.189.656 € 1.518.071 € 1.681.394 € 1.753.281 € 1.804.963 € 1.786.807
Roosendaal
€ 1.551.901 € 2.213.646 € 2.325.744 € 2.399.259 € 2.495.596 € 2.484.040
Moerdijk
€
975.345 € 1.414.751 € 1.506.770 € 1.571.777 € 1.645.876 € 1.608.542
Tholen
€
673.440 €
853.187 € 1.027.559 € 1.086.434 € 1.175.833 € 1.150.679
Werkplein
€
138.184 €
515.423 €
Totaal deelnemersbijdragen
562.533 €
578.049 €
609.632 €
608.532
€ 6.321.572 € 6.515.078 € 7.104.000 € 7.388.800 € 7.731.900 € 7.638.600
Tabel 1 Financieel totaaloverzicht
5
1 Beleidsbegroting
De beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen. In het programmaplan worden de (beleidsmatige) doelstellingen en acties voor het jaar 2023 beschreven. Daarnaast bevat de beleidsbegroting een toelichting op diverse (overkoepelende) onderwerpen. Deze onderwerpen worden beschreven in de (wettelijk verplichte) paragrafen.
1.1 Programmaplan Visie 2025 Samen met de deelnemers is ICT WBW bezig met de visievorming voor de komende jaren. De hoofdvraag die voorligt is: voor welke uitdagingen binnen het ICT-domein geldt dat samenwerking toegevoegde waarde oplevert. En wat betekent dat voor de taken van ICT WBW? De antwoorden op deze vragen helpen ICT WBW om de organisatie hierop in te richten, zowel qua mensen (middels strategisch personeelsmanagement), qua processen en qua diensten (middels een dienstencatalogus). Midden 2022 zal deze visie vorm krijgen, zodat deze in Q3 concreet uitgewerkt kan worden. Verbeterprogramma In de afgelopen tijd heeft ICT WBW een goede basis gelegd voor het werken met een nieuw procesmodel. Dit heeft positieve resultaten gehad voor de dienstverlening. 2022 zal in het kader staan van het meer ontwikkelen van de soft skills waaronder communicatie. Zodra we een dienstencatalogus hebben met nieuwe bijbehorende SLA’s en KPI’s kunnen we ons richten op heldere rapportage richting de deelnemers. In 2023 moet de dienstverlening verder zijn verbeterd en ondersteund zijn met rapportages. Innovatie Nu de transitie naar de gemeenschappelijke infrastructuur is afgerond en daarmee de techniek weer bij de tijd is gebracht, kan ICT WBW zich gaan richten op de toekomstige architectuur die vanaf 2025 gerealiseerd moet zijn nadat de huidige infrastructuur is afgeschreven.
Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met de ontwikkelingen bij de deelnemers en landelijke trends en ontwikkelingen. De volgende ontwikkelingen bij de deelnemers zijn op dit moment in beeld:
De werkplek van gebruikers ontwikkelt zich naar een digital workspace waarbij steeds vaker Laptops en smartphones als apparaat worden gebruikt. De digital workspace ontsluit op een veilige wijze naast kantoorautomatisering functionaliteit alle SaaS applicaties van de deelnemers. De Microsoft E5 licentie die alle deelnemers hebben afgenomen voor de komende jaren bevat veel functionaliteit die de productiviteit en veilig werken van de gebruikers kan ondersteunen. Een traditionele on-premise infrastructuur kan niet de flexibiliteit en time to market bieden die onze deelnemers nodig hebben om hun informatievoorziening te innoveren in het tempo dat zij zelf voorstaan. Door middel van het afnemen van infrastructuur op basis van abonnementen uit een public en/of private cloud kan deze restrictie worden weggenomen. Wat blijft bij elke infrastructuur, cloud of on-premise, is dat zij een gedegen (onder architectuur ontworpen) inrichting nodig hebben om de veiligheid, continuïteit en performance te garanderen die gebruikers ervan eisen en verwachten. Het datagedreven sturen op processen en taken neemt een vlucht. De traditionele datawarehouse oplossingen worden vervangen door datalabs waarin data uit diverse informatiesystemen wordt verzameld, bewerkt en ontsloten. In PowerBI modellen kan de eindgebruiker zelf analyses en rapportages maken op de opgeslagen data.
Waar op dit moment het datagedreven werken nog veel gebruikt wordt t.b.v. 6
verantwoordingsinformatie, zal dit in de toekomst steeds meer ingezet worden om ontwikkelingen te voorspellen. ICT WBW start in 2022 met het ontwikkelen van een aantal High Level Designs en roadmaps naar 2025 waarmee de inrichting van de moderne en veilige werkplek en basis infrastructuur voorzieningen de komende jaren wordt gerealiseerd.
1.2 Paragrafen
Conform wetgeving dienen in de begroting een aantal verplichte paragrafen opgenomen te worden. Voor ICT WBW zijn de volgende paragrafen van toepassing: Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bedrijfsvoering Onderhoud kapitaalgoederen Financiering
1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om tegenvallers op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Daarnaast wordt in deze paragraaf een aantal kengetallen opgenomen die gebruikt kunnen worden bij de beoordeling van de financiële positie. Risico’s In het kader van risicomanagement worden jaarlijks de belangrijkste risico’s geïnventariseerd en gemonitord. Visie 2025 Zoals in paragraaf 1.1 is aangegeven willen we met het traject van visievorming een beeld krijgen van de strategische koers die ICT WBW moet gaan varen de komende jaren. Zonder deze koersbepaling missen we de belangrijke kaders die de organisatie nodig heeft bijvoorbeeld op het gebied van personeel en dienstverlening. Inzoomend op de dienstverlening ziet CT WBW een risico in de huidige onduidelijkheid over wat precies de scheidslijnen zijn van de geboden dienstverlening. Deze onduidelijkheid kan leiden tot verwachtingen tussen deelnemer en ICT WBW die niet matchen. Dit kan weer leiden tot frictie en ontevredenheid. ICT WBW is bezig met een vernieuwde dienstencatalogus die deze onduidelijkheid grotendeels moet wegnemen. Het traject van visievorming zal een verder kader vormen voor de scope van dienstverlening.
De uittreding van Bergen op Zoom heeft laten zien dat er significante schaalnadelen optreden voor de overblijvende deelnemers bij een afname van het aantal deelnemers. Omgekeerd is daarmee ook duidelijk geworden: meer eindgebruikers levert een significant schaalvoordeel op. Schaalvoordelen treden echter niet alleen op bij meer eindgebruikers, maar ook bij het kiezen voor samenwerken op gebieden waar de grootste efficiëntie (bijv. qua financiën of qua kwaliteit) te behalen valt. Het huidige risico zit dus met name op de optredende schaalnadelen door de uittreding van Bergen op Zoom en nieuwe uittredingen. Binnen de visievorming wordt gekeken waar de meeste schaalvoordelen te halen zijn. Ook de visie op uitbreiding van deelnemers zal aan bod komen.
7
Dienstverlening In het kader van schaalvoordelen en efficiënt diensten kunnen verlenen komen de termen standaardisatie/uniformiteit en planmatig (i.p.v. ad hoc) werken altijd naar voren. Niet al het werk kan uniform voor alle deelnemers en planmatig worden uitgevoerd, maar hoe meer volgens deze principes wordt gewerkt hoe groter de gemeenschappelijke voordelen. Om dit te bereiken wordt de governance tussen deelnemers en ICT WBW nog eens kritisch tegen het licht gehouden en zullen werkafspraken samen worden aangescherpt. ICT WBW is de afgelopen jaren gegroeid van een organisatie die louter beheeractiviteiten uitvoert naar een meer dienstverlenende organisatie. Om te zorgen dat het niveau van dienstverlening en de aangeboden dienst zelf bij de tijd blijft, moet ICT WBW blijven innoveren. Hiervoor maakt ICT WBW niet alleen gebruik van aanwezige kennis binnen de organisatie, maar ook van state-of-the-art kennis in de markt. Het onderhouden en uitbreiden van het leveranciers netwerk is voor ICT WBW van strategisch belang om de juiste kennis en kunde in te brengen bij klantvraagstukken. ICT WBW speelt daarin een regierol. Personeel Zoals in elke organisatie zijn het ook bij ICT WBW de medewerkers zelf die het verschil kunnen maken in de dagdagelijkse dienstverlening.
ICT WBW heeft als missie om waarde toe te voegen aan de dienstverleningsketen van leveranciers naar de eindgebruikers van onze deelnemers. Om hieraan te voldoen zal de organisatie zich blijvend moeten ontwikkelen t.a.v de te leveren dienstverlening, de processen en de functies en medewerkers. D.m.v. strategische personeelsplanning wordt actief gestuurd op het beschikbaar hebben van de juiste gekwalificeerde medewerkers. De verwachting is dat de krapte op de arbeidsmarkt voor ICT-personeel ook voor 2023 zal gelden. Hierdoor bestaat het risico dat er geen voldoende gekwalificeerd personeel kan worden geworven tegen de door ICT WBW geboden salarissen. D.m.v. inhuur, partnerships en managed services zal getracht worden dit risico te mitigeren. Eind 2021 heeft het bestuur een nieuwe organisatie sturing structuur vastgesteld. De strategisch manager en beide teamleiders vormen daarin het management van ICT WBW. Voor alle management functies worden nieuwe medewerkers geworven. Om de continuïteit van de bedrijfsvoering te borgen zal het nieuwe management goed moeten worden begeleid en ingewerkt. Dit kan mogelijk tot extra kosten leiden als de huidige inhuur daarvoor moet worden verlengd. Weerstandsvermogen ICT WBW beschikt niet over eigen vermogen en heeft daardoor geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen.
De deelnemende gemeenten staan volledig garant voor de eventuele (financiële) tegenvallers. Financiële kengetallen In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dient een set van vijf financiële kengetallen opgenomen te worden. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor ICT WBW niet van toepassing. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Er is geen externe norm voor de kengetallen vastgelegd. In de onderstaande tabel zijn de financiële kengetallen opgenomen die van toepassing zijn op ICT WBW. 8
Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
Jaarrek. Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2021 2022 2023 2024 2025 2026 81,51% 83,12% 43,38% 27,60% 9,80% 2,42% 81,51%
83,12%
43,38%
27,60%
9,80%
2,42%
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
6,57% 0,00% n.v.t. n.v.t.
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
Tabel 2 Financiële kengetallen
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. In 2021 en 2022 is de netto schuldquote nog ruim 80% als gevolg van het feit dat ICT WBW in 2019 en 2020 leningen van in totaal € 8.800.000 heeft afgesloten. Dit ter financiering van de investeringen die zijn gedaan in het kader van de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur. Deze investeringen worden afgeschreven en de hieruit voortkomende kapitaallasten worden in de komende jaren via de deelnemersbijdragen in rekening gebracht bij de deelnemers. De komende jaren worden de leningen afgelost. Dit is ook terug te zien in tabel 2 in de vorm van een dalende schuldquote vanaf 2023. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft een indicatie in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het totale vermogen. In principe geldt dat ICT WBW geen eigen vermogen heeft. ICT WBW houdt normaal gesproken zelf geen reserves aan. De deelnemende gemeenten staan volledig garant voor de kosten van (eventuele) tegenvallers. Een positief dan wel negatief resultaat wordt verrekend met de deelnemende gemeenten.
Als gevolg van de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom per 1-1-2022 ontvangt ICT WBW een groot deel van de uittreedvergoeding in 2022. Het voorstel is om dit bedrag te storten in een bestemmingsreserve zodat dit in 2023 en 2024 ingezet kan worden om de (frictie)kosten in die jaren, te beperken. Dit is terug te zien in een solvabiliteitsratio van 7 % in 2023, waarna deze eind 2024 weer op € 0 staat. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Dit kengetal geeft een indicatie welke structurele ruimte aanwezig is om de lasten te dragen. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Dit is een gevolg van de financieringsconstructie die ICT WBW hanteert. De deelnemende gemeenten staan garant om alle kosten (dus ook eventuele tekorten) van ICT WBW af te dekken en indien er sprake is van een overschot wordt dit ook verrekend met die deelnemers. In het geval dat er in enig jaar incidentele lasten zijn, staan hier dus voor hetzelfde bedrag aan incidentele baten tegenover.
9
Beoordeling kengetallen Hoewel vanuit de wetgeving geen norm is vastgelegd, wordt een netto schuldquote beneden de 90% doorgaans als ‘’goed’’ bestempeld. Een netto schuldquote van 130% of meer wordt als ‘’slecht’’ bestempeld. ICT WBW zit daar in alle jaren ruim onder. Verder geldt dat de waarde van de kengetallen van ICT WBW enigszins beperkt is vanwege de afspraken die in de gemeenschappelijke regeling zijn gemaakt over de financiering van ICT WBW. Zo worden eventuele overschotten of tekorten direct verrekend met de bijdragen van de deelnemende gemeenten (waardoor de structurele exploitatieruimte altijd op 0 % uitkomt) en mogen in principe geen reserves worden opgebouwd (waardoor het solvabiliteitsratio in principe op 0 % uitkomt). Tot slot zijn de kengetallen ‘grondexploitatie’ en ‘belastingcapaciteit’ op ICT WBW niet van toepassing.
1.2.2 Bedrijfsvoering
Deze paragraaf heeft als doel inzicht te verschaffen in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering in 2023 en verder. Personeel en organisatie Als gevolg van de uittreding van gemeente Bergen op Zoom is in 2021 een nieuwe organisatiestructuur en formatieplan gemaakt. Dit heeft geleid tot een nieuwe formatie van 31,74 FTE vanaf 1-1-2022. D.m.v. een vacaturestop vanaf 1-7-2021, de strategische personeelsplanning en de overname van een tweetal medewerkers door de gemeente Bergen op Zoom, is de afschaling ( van 39,39 naar 31,74 FTE ) met een beperkte boventalligheid (1,67 FTE) gerealiseerd. Met de nieuwe organisatiestructuur is ook een nieuwe managementstructuur ingericht bestaande uit een strategisch manager en een tweetal teamleiders. Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van ICT WBW lag in 2021 op 4,9%. Dit is inclusief langdurig ziekteverzuim van 2 medewerkers waarvan er 1 met succes is gere-integreerd. Het landelijk gemiddelde voor het openbaar bestuur lag in 2020 op 5,5% (bron: A&O-fonds Gemeenten).
Binnen de kaders van de mogelijkheden wordt gewerkt aan een zo laag mogelijk ziekteverzuim door goed oog te houden op werkomstandigheden en werkhoeveelheid en, zo nodig, persoonlijke coaching/begeleiding (indien nodig ook met inzet van de preventiemedewerker, de bedrijfsarts of andere hulpinstanties) Voor opleidingen is jaarlijks een budget beschikbaar van 3% van de loonkosten. Voor de functiebepaling en -waardering wordt het systeem HR21 toegepast. Planning en control In de financiële verordening is vastgelegd dat er jaarlijks naast de begroting en rekening twee tussentijdse rapportages worden opgesteld en aangeboden aan de deelnemers. Voor de jaarlijks op te stellen jaarrekening gelden de gebruikelijke regels ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. De jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant gecontroleerd. Omdat de oude overeenkomst met Baker Tilly eind 2019 afliep, is in 2019 met Baker Tilly een nieuwe overeenkomst afgesloten voor de periode 2019-2022. Financiën en administratie De financiële administratie en personeels- en salarisadministratie worden door de gemeente Moerdijk verzorgd. De kosten hiervan zijn opgenomen in deze begroting. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de systemen en applicaties die hiervoor in Moerdijk reeds beschikbaar zijn. 10
Inkoop en aanbesteding Voor de expertise op het gebied van inkoop en aanbesteding zal in het algemeen gebruik worden gemaakt van de landelijke aanbestedingen via de VNG. Daarnaast wordt in voorkomende gevallen een bureau met expertise in ICT ingeschakeld. Voor 2023 zijn de volgende aanbestedingen voorzien: Managed Services Oracle beheer, Managed Services Security Operating Center, 3e lijns support ondersteuning, Software broker, Mobiele telefonie.
1.2.3 Onderhoud kapitaalgoederen
Gemeenschappelijke infrastructuur Om te komen tot een gemeenschappelijke infrastructuur heeft ICT WBW investeringen gedaan in hard- en software en implementatiekosten. Deze investeringen worden in 5 jaar afgeschreven. Op de hard- en software is een onderhoudscontract afgesloten voor dezelfde periode. In 2022 zijn de laatste investeringen t.a.v. de gemeenschappelijke infrastructuur gepland. Werkplekken ICT WBW De in 2019 vervangen werkplekken laptops van ICT WBW worden in 3 jaar afgeschreven en zijn zodoende in 2022 boekhoudkundig afgeschreven. In 2022 is daarom een vervangingsinvestering begroot van € 65.000. Huisvesting ICT WBW is niet gehuisvest in een eigen pand. De werkplekken worden gehuurd van de gemeente Moerdijk.
1.2.4 Financiering
In deze paragraaf wordt ingegaan op de wijze waarop ICT WBW de benodigde geldmiddelen aantrekt en (tijdelijk) overtollige geldmiddelen belegt. De uitvoering van de financieringsfunctie dient plaats te vinden binnen de kaders zoals gesteld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Daarnaast zijn in de Financiële verordening GR ICT WBW enkele nadere regels opgenomen hoe om te gaan met de financieringsfunctie. Renterisico Voor het renterisico worden vanuit de wetgeving twee normen onderscheiden; de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Er dient binnen deze normen geopereerd te worden. Kasgeldlimiet Ter beperking van het renterisico op schulden met een looptijd korter dan één jaar is de kasgeldlimiet wettelijk vastgesteld. Zo wordt voorkomen, dat fluctuaties van de korte rente direct een grote impact hebben op de rentelasten tijdens het boekjaar. De totale netto-vlottende schuld mag maximaal 8,2% van het totaal van de begrote lasten zijn. De berekening van de kasgeldlimiet voor 2023 ziet er als volgt uit: Begrotingstotaal 2023: € 7.748.600 Toegestane kasgeldlimiet (norm = 8,2%): € 635.000 De toegestane kasgeldlimiet is het bedrag dat ICT WBW aan kortlopende kredieten zou mogen aantrekken. ICT WBW heeft geen kortlopende kredieten, waardoor deze grens niet wordt overschreden.
11
Renterisiconorm De renterisiconorm is ingesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van een jaar of langer te beperken. Dit komt erop neer dat het renterisico in een bepaald jaar niet meer mag bedragen dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Voor ICT WBW bedraagt de renterisiconorm € 2.500.000. Concreet betekent dit dat ICT WBW in een bepaald jaar maximaal € 2.500.000 aan herfinanciering en renteherziening mag hebben op de vaste schulden. Ter realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur zijn diverse investeringen gedaan. Ter financiering van deze investeringen heeft ICT WBW in november 2019 een lening afgesloten van € 1.300.000 (met een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van 0,08%). Daarnaast is in januari 2020 een lening van € 7.500.000 afgesloten (met een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van -0,035% negatief). Doordat voor de leningen die ICT WBW afsluit de rentepercentages gedurende de looptijd vastliggen, is er geen sprake van renteherzieningen. Daarnaast is er na afloop van de leningen geen volledige herfinanciering nodig. Hierdoor blijft ICT WBW binnen de renterisiconorm.
Rentelasten De behoefte aan een eenduidig inzicht hebben ertoe geleid dat in de wetgeving (BBV) is opgenomen, dat de rentekosten aan de diverse taakvelden (vooral bij gemeenten van toepassing) moeten worden toegerekend met behulp van de renteomslag. De berekening van de renteomslag ziet er voor 2023 als volgt uit: Rente Rentelasten: - Rente reserves - Rente voorzieningen - Rente langlopende geldleningen - Rente te vergoeden aan grondexploitatie - Rente financieringssaldo
0 0 -535 0 0 -535 0
Af: externe rentebaten Af: ontvangen rente grondexploitatie en projectfinanciering Saldo door te rekenen rente via rente-omslag
0 -535
Boekwaarde vaste activa per 01-01-2023: Materiële vaste activa Aan boekwaarde toe te rekenen rente-omslag
5.075.000 5.075.000
Omslagpercentage (voor afronding)
-0,01%
Omslagpercentage begroting 2023
0,00% Afgerond
Tabel 3 Renteomslag 2023
Doordat bij een van de door ICT WBW afgesloten leningen sprake is van een negatieve rente ontvangt ICT WBW jaarlijks ca. € 500 aan rente. Als gevolg hiervan bedraagt de renteomslag voor ICT WBW 0% (na wettelijk toegestane afronding). 12
2 Financiële begroting 2.1 Uitgangspunten
Op 27 januari 2022 is de kadernota 2023 vastgesteld, waarin de kaders voor deze begroting zijn vastgesteld. Deze begroting is opgesteld conform de vastgestelde richtlijnen.
2.1.1 Parameters
Bij het opstellen van deze begroting is uitgegaan van de volgende parameters. Prijspeilen en indexen Prijsindex Lonen Overige kosten
2023-2026 2% (conform Kadernota 2023) 1,5% (conform Kadernota 2023)
Kapitaallasten Afschrijvingstermijnen Methode 1ste jaar afschrijving Renteomslag Normen en kengetallen Opleidingskosten Facilitaire kosten (vergoeding kantoorplek gemeentehuis Moerdijk) Ondersteunende diensten (vergoeding personele ondersteuning gemeente Moerdijk) Onvoorzien Uurtarief ICT WBW
5 jaar (m.u.v. laptops 3 jaar) Afschrijving o.b.v. annuïteit Jaar t+1 0% (op basis van boekwaarde per 1-1-t)
3% van loonkosten € 3.520 per fte per jaar (is verhoogd met 1,5%) € 4.201 per fte per jaar (is verhoogd met 2%) Voor 2023 € 77.000 (1% v.d. totale begroting) €85
13
2.2 Overzicht van baten en lasten
Hieronder zijn per begrotingsonderdeel de baten en lasten opgenomen. Hierbij zijn tevens de werkelijke kosten uit 2021 en de (indicatieve) meerjarenramingen voor de periode 2024-2026 terug te vinden. In paragraaf 2.3 worden de verschillende begrotingsposten nader toegelicht. In hoofdstuk 3 wordt toegelicht hoe de kostenverdeling over de deelnemers plaatsvindt en hoe de deelnemersbijdragen per deelnemer zijn opgebouwd.
Lasten
2021 jaarrekening Conceptcijfers
2022 begroting Incl. 1e wijz.
2023 begroting
2024 begroting
2025 begroting
2026 begroting
1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces
€ 3.610.103 € 2.896.000 € 2.955.000 € 2.955.000 € 2.955.000 € 2.955.000
Bijz.toelagen BERM-gemeenten
€
55.333 €
46.000 €
46.000 €
46.000 €
46.000 €
Advieskosten
€
262.159 €
74.000 €
75.000 €
75.000 €
75.000 €
75.000
Facilitaire kosten
€
141.612 €
128.400 €
125.800 €
125.800 €
125.800 €
125.800
Ondersteunende diensten
€
152.000 €
171.400 €
169.400 €
169.400 €
169.400 €
169.400
Exploitatie ICT WBW
€
133.088 €
118.900 €
123.200 €
123.200 €
123.200 €
123.200
Onvoorzien
€
-
62.000 €
77.000 €
78.000 €
77.000 €
76.000
-
-
-
-
€
46.000
2 Exploitatie ICT infrastructuur Lokale infrastructuur
€ 1.210.596 € 1.451.078 €
Specifieke infrastructuur
€
-
Gemeensch. infrastructuur
€
477.134 €
Kapitaallasten
€ 1.111.977 € 1.392.100 € 1.458.200 € 1.458.200 € 1.269.500 € 1.177.200
Afboeking boekwaarden BoZ
€
-
€
-
€
€
€
€ 1.842.000 € 1.910.800 € 2.014.000 € 2.014.000
969.200 €
912.100 €
€
869.000 €
-
€
5.371 €
17.000 €
17.000 €
912.100 € -
€
912.100 € -
€
912.100 -
3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten
€
17.000 €
17.000 €
17.000
€ 7.159.374 € 8.195.078 € 7.800.700 € 7.870.500 € 7.784.000 € 7.690.700
Baten 1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces
€
299.883 €
40.000 €
35.000 €
35.000 €
35.000 €
35.000
€
5.371 €
17.000 €
17.000 €
17.000 €
17.000 €
17.000
-
-
-
-
Advieskosten 3 Exploitatie derden Exploitatie derden Uittreedvergoeding Bergen op Zoom
€
532.548 € 2.697.200 €
€
€
€
Totaal baten Saldo lasten en baten
€ 837.802 € 2.754.200 € 52.000 € 52.000 € 52.000 € 52.000 € 6.321.572 € 5.440.878 € 7.748.600 € 7.818.400 € 7.731.900 € 7.638.600
Reservemutaties Toevoeging bestemmingreserve Onttrekking bestemmingreserve Resultaat na reservemutaties
€ € 1.828.200 € € € € € € 754.000 € 644.600 € 429.600 € € € 6.321.572 € 6.515.078 € 7.104.000 € 7.388.800 € 7.731.900 € 7.638.600
Bijdragen deelnemers Bergen op Zoom
€ 1.793.047 €
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Etten-Leur
€ 1.189.656 € 1.518.071 € 1.681.394 € 1.753.281 € 1.804.963 € 1.786.807
Roosendaal
€ 1.551.901 € 2.213.646 € 2.325.744 € 2.399.259 € 2.495.596 € 2.484.040
Moerdijk
€
975.345 € 1.414.751 € 1.506.770 € 1.571.777 € 1.645.876 € 1.608.542
Tholen
€
673.440 €
853.187 € 1.027.559 € 1.086.434 € 1.175.833 € 1.150.679
Werkplein
€
138.184 €
515.423 €
Totaal deelnemersbijdragen
562.533 €
578.049 €
609.632 €
608.532
€ 6.321.572 € 6.515.078 € 7.104.000 € 7.388.800 € 7.731.900 € 7.638.600
Tabel 4 Overzicht van baten lasten
14
2.3 Toelichting overzicht van baten en lasten
De begroting is onderverdeeld in kosten en opbrengsten voor:
1. Bedrijfsvoering (Paragraaf 2.3.1)
2. Exploitatie ICT-infrastructuur (Paragraaf 2.3.2) 3. Exploitatie derden (Paragraaf 2.3.3)
4. Uitreedvergoeding Bergen op Zoom (Paragraaf 2.3.4)
• Loonkosten • Facilitaire kosten • etc. • Specifieke infrastructuur • Gemeenschappelijke infrastructuur • Kapitaallasten
• Kosten en opbrengsten RWB
• Vergoeding als gevolg van uittreding per 1-1-2022
Figuur 1 Onderverdeling baten en lasten
2.3.1 Bedrijfsvoering
De kosten voor de bedrijfsvoering bestaan uit: Kosten personeel primair proces; bijzondere toelagen; advieskosten; facilitaire kosten; ondersteunende diensten; exploitatiekosten ICT WBW en een post onvoorzien. Personeel primair proces De bedrijfsvoeringskosten bestaan voor een groot deel (circa 82%) uit personeelskosten. Deze kosten zijn als volgt opgebouwd: Personeel Salariskosten (vast en inhuur) Opleidingskosten Algemene personeelskosten Lasten Baten Saldo
€ € € € € €
JR2021 3.446.985 105.994 57.124 3.610.103 299.883 3.310.221
€ € € € € €
B2022 2.711.800 82.000 102.200 2.896.000 40.000 2.856.000
€ € € € € €
B2023 2.766.600 84.400 104.000 2.955.000 35.000 2.920.000
Tabel 5 Personeel primair proces
De daling in de personeelskosten ten opzichte van de jaarrekening 2021 is het gevolg van de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom. In 2021 bedroeg de toegestane formatie nog 39,39 fte. Als gevolg van de uittreding van gemeente Bergen op Zoom is in 2021 een nieuwe organisatiestructuur en formatieplan gemaakt. Dit heeft geleid tot een nieuwe formatie van 31,74 fte vanaf 1-1-2022. De salariskosten zijn ten opzichte van 2022 geïndexeerd met 2%. Daarnaast is gerekend met de actuele werkgeverslasten (zoals pensioenpremie) en is uitgegaan van de werkelijke periodiek van de 15
schaal waarop de functie is gewaardeerd. Tot slot is voor opleidingskosten 3% van de begrote loonkosten aangehouden. Op 1-4-2022 is de fte verdeling als volgt: 23,11 FTE is vast ingevuld, 7,73 FTE is vacatureruimte en 0,9 FTE (Privacy officer, Functionaris gegevensbescherming, CISO) wordt structureel ingevuld d.m.v. inhuur. Als gevolg van de uittreding van Bergen op Zoom zijn 1,67 FTE niet op een beschikbare functie geplaatst en daarmee boven-formatief. De kosten hiervan vallen onder de sociaal plan kosten en worden op basis van nacalculatie doorbelast aan Bergen op Zoom. Bijzondere toelagen Per 1 januari 2016 zijn alle vaste ICT-medewerkers van de destijds deelnemende gemeenten geplaatst in de nieuwe organisatie op een functie uit het functieboek. Bij een aantal medewerkers is sprake van een garantie- of uitloopschaal, die uitgaat boven de functieschaal waarin men nu geplaatst is. Deze meerkosten worden doorberekend aan de deelnemers waar deze medewerkers oorspronkelijk vandaan komen. Voor 2023 zijn deze kosten als volgt geraamd. Bijzondere toelagen Etten-Leur (2 medewerkers) Roosendaal (3 medewerkers) Totaal
€ € €
B2023 17.000 29.000 46.000
Tabel 6 Bijzondere toelagen
Advieskosten Voor het inschakelen van externe adviseurs is in 2023 € 75.000 begroot. Hier vallen tevens de kosten onder voor het uitvoeren van de controle op de jaarrekening door de externe accountant. Ten opzichte van 2021 is een indexering van 1,5% toegepast. Facilitaire kosten De facilitaire kosten bedragen in 2023 € 125.800. Deze kosten bestaan voornamelijk uit de huisvestingskosten die betaald worden voor het gebruik van de werkplekken in het gemeentehuis van Moerdijk. De kosten voor huisvesting bedragen in 2023 € 112.000 (€ 3.520 per werkplek á 31,74 fte). Ten opzichte van 2022 is het tarief per werkplek met 1,5% geïndexeerd. Deze vergoeding dekt de kosten voor huisvesting, meubilair, gas- en elektriciteitsverbruik, koffie- en theevoorziening, catering, beveiliging, schoonmaak en klein onderhoud. Ondersteunende diensten In 2023 is € 169.000 begroot voor ondersteunende diensten. Voor de personele ondersteuning geldt dat ICT WBW deze zoveel als mogelijk afneemt van gastgemeente Moerdijk. Voor de onderdelen financiën, P&O/salarisadministratie en DIV is dit vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de gemeente Moerdijk. De vergoeding voor deze diensten bedraagt in 2023 € 133.000 (€4.201 á 31,74 fte). Ten opzichte van 2022 is op het tarief per fte een indexering van 2% toegepast.
Daarnaast is € 36.000 begroot voor het inzetten van (externe) expertise voor ondersteuning op het gebied van inkoop en communicatie. Exploitatie ICT WBW De kosten voor aanschaf en het beheer van randapparatuur, kantoorautomatisering en software licenties etc. die ICT WBW zelf nodig heeft om haar dienstverlening te kunnen verlenen, worden in 2023 begroot op € 123.200. Ten opzichte van 2022 zijn de kosten met 1,5% geïndexeerd. Daarnaast zijn binnen dit budget de kapitaallasten geraamd die voortkomen uit de aanschaf van de laptops van ICT WBW. De huidige laptops dateren van 2019. Rekening houdend met een afschrijvingstermijn van 3 jaar staat de vervanging van de laptops gepland in 2022. 16
Onvoorzien In 2023 is een post onvoorzien opgenomen van € 76.000 (1% van het begrotingstotaal).
2.3.2 Exploitatie ICT-infrastructuur
De kosten voor de exploitatie van de ICT-infrastructuur bestaan uit: Specifieke ICT-infrastructuur; Gemeenschappelijke infrastructuur; Kapitaallasten. Specifieke ICT-infrastructuur Er zijn diverse kosten die direct zijn toe te rekenen aan de ICT-infrastructuur van de individuele deelnemers. Deze worden 1 op 1 toegerekend aan de betreffende deelnemer. Specifieke ICT Infrastructuur Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten
JR2021 € € € € € €
B2022 0 0 0 0 0 0
€ € € € € €
0 0 0 0 0 0
€ € € € € €
B2023 399.500 591.900 351.600 290.900 208.100 1.842.000
Waarvan verschoven kosten € 220.600 € 375.500 € 203.200 € 115.400 € 109.900 € 1.024.600
Tabel 7 Specifieke ICT - infrastructuur
In de begroting van afgelopen jaren is in de exploitatie steeds onderscheid gemaakt tussen de kosten voor de “oude” lokale infrastructuur en de gemeenschappelijke infrastructuur. In de ontwerpbegroting 2023 wordt deze indeling vervangen door specifieke ICT-infrastructuur en Gemeenschappelijke infrastructuur. Binnen de specifieke infrastructuur kosten vallen alle kosten die een op een toe te rekenen zijn aan betreffende deelnemer ongeacht de locatie van betreffende infrastructuur. Alle andere kosten vallen onder gemeenschappelijke infrastructuur welke op basis van vastgestelde verdeelsleutels aan de deelnemers worden toegerekend. Zoals in bovenstaande tabel is te zien is er sprake van verschoven kosten. Dit betreft diverse kosten die voorheen aan de deelnemers zelf werden gefactureerd en die nu via ICT WBW gefactureerd worden. Hoewel dit een verhogend effect heeft op de deelnemersbijdrage staan daar dus wegvallende kosten bij de deelnemers tegenover. In paragraaf 3.1.7. wordt dit nader toegelicht.
17
Gemeenschappelijke infrastructuur Nadat de gemeenschappelijke infrastructuur is gerealiseerd dient deze te worden onderhouden en beheerd. Dit betreffen gemeenschappelijke kosten die voor alle deelnemers worden gemaakt. Deze kosten worden dan ook verdeeld op basis van het aantal accounts (gebruikers). Hieronder zijn per deelnemer de verwachte kosten voor de komende jaren inzichtelijk gemaakt.
Gemeenschappelijke ICT Infrastructuur Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten
€ € € € € €
JR2021 117.639 167.593 97.330 63.228 31.344 477.134
€ € € € € €
B2022 210.400 314.500 200.200 125.000 119.000 969.200
€ € € € € €
Waarvan verschoven kosten (2023) € 38.100 € 52.900 € 34.900 € 22.900 € 21.100 € 169.900
B2023 206.000 275.300 189.000 128.300 113.500 912.000
Tabel 8 Gemeenschappelijke ICT - infrastructuur
Zoals in bovenstaande tabel is te zien is er sprake van verschoven kosten. Dit betreft diverse kosten die voorheen aan de deelnemers zelf werden gefactureerd en die nu via ICT WBW gefactureerd worden. Hoewel dit een verhogend effect heeft op de deelnemersbijdrage staan daar dus wegvallende kosten bij de deelnemers tegenover. In paragraaf 3.1.7. wordt dit nader toegelicht. Kapitaallasten (voortkomend uit investeringen) Om de gemeenschappelijke infrastructuur te realiseren worden (en zijn) diverse investeringen uitgevoerd. Voor de komende jaren zijn onderstaande investeringsbedragen nodig. Omschrijving van de investering Investering Etten-Leur 2022 Investering Roosendaal 2022 Investering Moerdijk 2022 Investering Tholen 2022 Investering Werkplein 2022 Vervanging laptops ICT WBW Vervangingsinvestering 2025 Totaal Tabel 9 Investeringsoverzicht
2022 € € € € € € € €
295.300 375.700 273.500 194.600 95.300 65.000 1.299.400
2023 € € € € € € € €
2024 -
€ € € € € € € €
2025 -
€ € € € € € € €
3.000.000 3.000.000
Investering gemeenschappelijke infrastructuur In 2022 vinden de laatste investeringen plaats in de gemeenschappelijke infrastructuur. De investeringen t.a.v het programma gemeenschappelijke infrastructuur worden binnen het programmabudget afgerond. In 2022 worden ook de voorbereidingen gestart naar de infrastructuur voor 2025 en verder (zie tabel 9, jaarschijf 2025). Investering laptops Daarnaast staat in 2022 de vervanging van de laptops gepland. Het gaat hierbij om een investering van € 65.000. Deze laptops worden in 3 jaar afgeschreven. De hieruit voortkomende kapitaallasten van ca. € 22.000 zijn opgenomen en verrekend binnen het budget Exploitatie ICT WBW (paragraaf 3.3.1). Kapitaallasten 18
De investeringen die in voorgaande jaren en in 2022 zijn / worden uitgevoerd, worden in 5 jaar afgeschreven waarbij met afschrijven wordt gestart vanaf het eerste jaar na investeren. Dit resulteert de komende jaren in kapitaallasten. Hierbij geldt het uitgangspunt dat investeringen die direct zijn toe te wijzen aan een deelnemer, 1 op 1 aan die deelnemers wordt toegerekend. Investeringen die voor alle deelnemers gezamenlijk worden gedaan worden toegerekend op basis van de verdeelsleutel die het best past bij het principe “de gebruiker betaalt” ( bv aantal applicaties, aantal servers, aantal werkplekken of het aantal accounts ) Hieronder zijn per deelnemer de verwachte kapitaallasten voor de komende jaren inzichtelijk gemaakt. Kapitaallasten Algemeen Bergen op Zoom Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten
JR2021 € 153.483 € 197.766 € 216.155 € 228.634 € 191.459 € 100.269 € 24.211 € 1.111.977
B2022 € € € 366.400 € 444.400 € 328.700 € 189.600 € 63.000 € 1.392.100
B2023 € € € 386.400 € 455.500 € 352.200 € 217.100 € 47.000 € 1.458.200
B2024 € € € 386.400 € 455.500 € 352.200 € 217.100 € 47.000 € 1.458.200
B2025 € € € 305.900 € 401.400 € 305.800 € 212.500 € 43.900 € 1.269.500
B2026 € € € 288.000 € 390.200 € 268.700 € 187.500 € 42.800 € 1.177.200
Tabel 10 Kapitaallasten
2.3.3 Exploitatie derden
Tot slot worden door ICT WBW (beperkte) kosten gemaakt voor de dienstverlening aan de Regio West- Brabant (RWB). Deze kosten worden 1 op 1 aan de RWB doorbelast, waardoor dit geen invloed heeft op de deelnemersbijdragen.
2.3.4 Uittreedvergoeding Bergen op Zoom
De begroting 2022 was de eerste begroting zonder de gemeente Bergen op Zoom als deelnemer. Bij het opstellen van die begroting (april 2021) is kritisch gekeken welke organisatie nodig is om in 2022 de werkzaamheden voor de overblijvende deelnemers te kunnen blijven uitvoeren en welke kosten daarmee zijn gemoeid. Raming 2020 In de notitie ‘’gevolgen en voorwaarden’’ van KokxDeVoogd van oktober 2020 zijn uitgangspunten en spelregels vastgesteld voor het uittredingsproces. Hierbij was tevens een inschatting gemaakt van de daarmee gepaard gaande uittredingskosten. De definitieve hoogte van de, door Bergen op Zoom te betalen, uittreedvergoeding was destijds nog niet bekend. Voor veel posten is destijds ook besloten dit op nacalculatie te bepalen. Daarom is ervoor gekozen om in de begroting 2022 vooralsnog uit te gaan van de uittreedvergoeding zoals die toen was geraamd in de notitie ‘’uittreedkosten Bergen op Zoom’’ van KokxDeVoogd. Daarbij is toen wel de volgende kanttekening gemaakt: ‘’Dit betekent dat deze begroting nog geen goed beeld geeft van de uiteindelijke kosten voor Bergen op Zoom noch voor de overblijvende deelnemers. Deze kunnen significant afwijken.’’
19
Geactualiseerde uittreedvergoeding Inmiddels zijn we zover dat in overleg tussen Bergen op Zoom, ICT WBW en de onafhankelijk expert KokxDeVoogd een nieuwe notitie is opgesteld waarin KokxDeVoogd een toets heeft uitgevoerd op de realisering van de gemaakte afspraken. Daarin wordt een oordeel gegeven over de totstandkoming en hoogte van de (eind)afrekening van de uitvlechtingskosten van ICT WBW aan Bergen op Zoom. Op basis van deze notitie is een totale uittreedvergoeding berekend van € 3,24 miljoen. Deze vergoeding heeft betrekking op diverse onderdelen. Zo heeft ICT WBW in het kader van de uittreding in 2020 en 2021 onderzoekskosten en projectkosten gemaakt. Daarnaast zijn er ook onderdelen (zoals personeel) die na uittreeddatum pas tot (frictie)kosten leiden. 2020/2021 Een deel van de uittreedvergoeding heeft betrekking op 2020 en 2021. Dit betreft de vergoeding voor onderzoekskosten en projectkosten die ICT WBW heeft gemaakt om de uittreding van Bergen op Zoom per 1-1-2022 mogelijk te maken. Vanuit de wetgeving moeten (conform het stelsel van baten en lasten) uitgaven en inkomsten worden toegerekend aan de jaren waarop ze betrekking hebben. In lijn hiermee is dit deel van de uittreedvergoeding als opbrengsten verwerkt in de jaarrekeningen 2020 en 2021. Dit betekent overigens niet dat deze bedragen ook al volledig door Bergen op Zoom zijn betaald.